1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Di era teknologi informasi yang semakin maju saat ini, kebutuhan akan informasi
yang sangat cepat, tepat dan akurat sangat penting. Berbagai macam instansi atau organisasi sudah banyak melakukan perubahan seperti komputerisasi terhadap semua sistem yang ada dengan tujuan agar dapat bersaing di jaman yang maju ini. Kementerian luar negeri merupakan unsur pelaksana Pemerintah di bidang politik dan hubungan luar negeri. Seiring dengan perkembangan teknologi yang inovatif untuk mempermudah dalam pengolahan data, maka dibutuhkanlah sistem yang dapat melakukan pengolahan data secara cepat dan akurat. Program magang merupakan salah satu program yang diadakan oleh kementerian luar negeri yang diperuntukkan bagi siswa/siswi maupun mahasiswa/mahasiswi yang sedang menjalankan program magang dari pihak
sekolah atau universitas terkait.
Program magang ini juga diperuntukkan bagi masyarakat lainnya yang sedang mengisi liburannya untuk sekedar mencari pengalaman. Mengingat surat lamaran yang masuk tidaklah sedikit, maka diperlukan sistem yang dapat menangani pengolahan data yang menggunakan basis data terintegrasi dan terstruktur. Selain mempermudah pihak kementerian luar negeri dalam pengolahan data, juga mempermudah bagi siswa/siswi atau mahasiswa/mahasiswi yang akan mendaftar,
2
dimana pendaftaran dapat dilakukan secara online. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka akan dilakukan analisa dan perancangan sistem beserta database yang sesuai kebutuhan kementerian luar negeri.
1.2
Ruang Lingkup Kegiatan penelitian dilakukan dengan melakukan analisis dan perancangan
aplikasi beserta implementasi program, dengan ruang lingkup registrasi online sampai kepada pengolahan data calon siswa/siswi dan mahasiswa / mahasiswi yang akan magang pada setiap unit yang terkait pada kementerian luar negeri. Ruang lingkup tersebut secara lebih detail antara lain : 1. Proses yang berhubungan pengolahan data calon magang dan pegawai magang yang ada pada unit - unit terkait dalam kementerian. 2. Proses pendaftaran secara online. 3. Pembuatan laporan tentang intensitas pegawai magang dalam bentuk grafik. 4. Proses pengelolaan konten aplikasi program magang.
3
1.3
Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis kebutuhan dari sistem penerimaan pelamar magang dalam bentuk aplikasi berbasis web. 2. Merancang sistem basis data dan aplikasi sistem informasi program magang di Kementerian Luar Negeri.
Manfaat penyusunan skripsi ini antara lain : 1. Aplikasi yang dihasilkan dapat menunjang kegiatan perekrutan calon pelamar yang akan magang sehingga proses dapat terkoordinasi dengan baik. 2. Mempermudah siswa/siswi maupun mahasiswa/mahasiswi untuk melakukan pendaftaran, karena dapat dilakukan secara online. 3. Mempermudah unit – unit kementerian untuk mengolah data pelamar maupun pegawai magang.
4
1.4
Metodologi Untuk mendukung pembuatan skripsi serta perancangan sistem dan aplikasi
basis data yang sesuai dengan kebutuhan Kementerian Luar Negeri, maka metodologi yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.4.1 Metodologi Analisis a. Observasi langsung pada lokasi kementerian luar negeri dan melakukan
interview
pada
bagian
terkait
mengenai
sistem
pendaftaran online dan unit terkait yang akan menjadi administrator aplikasi tersebut. b. Analisis kebutuhan informasi dan hasil observasi. Pada tahapan ini dilakukan wawancara kepada beberapa pihak terkait, seperti pegawai admin informasi dan media massa, kemudian dilakukan analisis kebutuhan informasi dari hasil observasi yang didapat secara keseluruhan agar dapat mengetahui masalah – masalah apa saja yang sedang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. c. Identifikasi persyaratan sistem Mengidentifikasi
persyaratan
sistem
perancangan sistem yang diusulkan.
yang
diperlukan
untuk
5
d. Memberikan usulan pemecahan dari masalah – masalah yang dihadapi oleh unit- unit di departemen. Pada tahapan ini diberikan usulan suatu sistem baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah – masalah yang sedang dihadapi oleh kementerian luar negeri terhadap sistem yang sedang berjalan sebelumnya. e. Menggunakan referensi kepustakaan yang ada seperti buku, laporan penelitian yang sudah ada, sumber – sumber informasi dari internet yang berkaitan dengan analisis dan perancangan sistem informasi data kepegawaian. 1.4.2 Metodologi Perancangan Metode perancangan dalam penyusunan skripsi ini yaitu: a. Perancangan Alur Proses Merancang urutan proses yang ada pada sistem yang akan dibuat. Perancangan alur dibuat dalam bentuk diagram alur proses (flow cart).
b. Perancangan Aliran Data Data flow atau aliran data menunjukkan input data ke proses atau output data (atau informasi) dari proses. i.
Diagram Aliran Data Konteks. Model proses untuk mendokumentasikan lingkup sistem (model lingkup).
6
ii.
Diagram Sistem (DFD Level 0 dan DFD Level 1). Diagram sistem yang ditujukan untuk menggambarkan semua kejadian untuk sistem diagram tunggal, atau semua kejadian untuk subsistem tunggal pada diagram tunggal.
c. Perancangan Sistem Basis Data i.
Konseptual Menentukan tipe dari entiti, tipe relasi, domain atribut, dan memeriksa apakah terdapat redundansi data.
ii.
Logikal Melakukan normalisasi untuk menghilangkan atribut – atribut yang tidak sesuai dan membuat ERD global.
iii.
Fisikal Implementasi rancangan logikal ke DBMS tertentu.
7
1.5
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dalam menyusun skripsi ini di bagi menjadi lima bab, yaitu : BAB 1. PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan latar belakang pemilihan topik, ruang lingkup pembahasan / penelitian yang akan dilakukan, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2. LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan diuraikan tentang landasan teori yang digunakan dalam penyusunan skripsi seperti teori – teori mengenai basis data, perancangan basis data,perancangan web data base, web programming dan lain sebagainya yang akan menjadi dasar dari penelitian yang dilakukan. BAB 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN Dalam bab ini membahas sejarah singkat tentang kementerian luar negeri, analisis sistem serta prosedur yang berjalan, permasalahan yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, perancangan basis data dan aplikasi.
8
BAB 4. IMPLEMENTASI DAN EVALUASI Dalam bab ini akan dibahas proses implementasi aplikasi basis data yang telah di buat, serta spesifikasi perangkat keras maupun perangkat
lunak
yang
dibutuhkan
serta
evaluasi
dari
implementasinya. BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian akhir dari skripsi sehingga menghasilkan sebuah kesimpulan yang diambil dari hasil penyusanan skripsi yang di sertai dengan saran.
