BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi yang begitu cepat sangat mempengaruhi berbagai bisnis yang ada di dunia ini. Dengan perkembangan teknologi yang ada saat ini telah mengubah cara pandang dan penilaian masyarakat tentang alur kerja bisnis di lingkungan sekitarnya. Teknologi menyediakan berbagai kemudahan dalam beragam bidang, salah satu kemudahan yang disediakan teknologi yaitu membuat prosedur kerja bisnis manual yang memakan waktu yang lama, menjadi cepat, praktis dan akurat dengan prosedur yang mudah. Hadirnya internet sangat membawa dampak yang begitu baik dalam penggunaan internet. Dimana teknologi yang telah difasilitasi dengan internet dapat memberikan kegunaan berupa pengaksesan data dan informasi secara global yang tidak terbatas ruang dan waktu dimana lokasi penggunaan teknologi ini haruslah tersedia layanan internet. Dengan adanya teknologi maka setiap bisnis yang ada dapat berjalan dengan lebih baik mulai dari pengelolaan pembelian, transaksi penjualan, dan persedian, serta transaksi bisnis lainnya akan saling terintegrasi. Penggunaan sistem informasi (“SI”) untuk mendukung proses bisnis pada sebuah perusahaan kini telah menjadi satu tuntutan dan keharusan agar perusahaan dapat mencapai keuntungan yang optimal dan dapat mencapai tujuan yang ditetapkan. Oleh karena itu, penerapan SI yang tepat diharapkan dapat
1
1
memberikan nilai tambah (value added) untuk menjaga agar proses bisnis perusahaan tetap beroperasi dengan baik dalam menghadapi persaingan bisnis secara global dengan menyediakan data dan informasi yang tepat dan akurat untuk digunakan dalam setiap pengambilan keputusan bisni. Pembelian dan penjualan merupakan dua kegiatan berbeda dalam melakukan bisnis, namun kedua kegiatan ini sangat berpengaruh terhadap jumlah persediaan. Kegiatan pembelian adalah kegiatan perusahaan membeli bahan mentah untuk dikelola menjadi barang jadi atau barang jadi untuk dijual kembali, dimana kegiatan pembelian akan menambah jumlah persedian perusahaan. Sedangkan kegiatan penjualan adalah proses menjual barang yang menjadi produk dari perusahaan, dimana kegiatan penjualan ini akan mengurangi jumlah persediaan perusahaan. Pembelian, penjualan, dan inventori merupakan komponen kegiatan bisnis dalam perusahaan. Informasi penjualan, pembelian, dan inventori merupakan suatu laporan yang dapat membantu pemilik atau pemimpin perusahaan dalam pengambilan keputusan untuk mengatur jumlah persediaan baik untuk pemebelian, penjualan, dan inventori. Namun realita dunia bisnis yang ada menunjukan bahwa sebagian besar bisnis yang ada tidak menerapkan teknologi dalam proses bisnis usahanya. Banyak bisnis yang masi menggunakan prosedur manual dalam menjalankan proses bisnis dikarenakan pengetahuan teknologi yang di bawah standar dan tidak adanya pemberian informasi mengenai perkembangan teknologi yang sangat membantu dalam kemudahan dan kelancaran proses bisnis suatu bisnis. Sehingga adanya pemborosan waktu, tenaga kerja dan materi walupun bisnis tersebut masih
2
aktif dan tetap menghasilkan keuntungan. Hal inilah yang menyebabkan terjadinya ketidak lancaranya bisnis dalam menuju bisnis yang berkembang dan berdaya saing global. Berawal dari realita ini, diperlukan suatu teknologi yang bisa mengangkat bisnis yang masih menggunakan prosedur manual menjadi bisnis yang akrab dengan teknologi. Maka saat ini pertokoan yang belum menerapkan teknologi haruslah memikirkan betapa pentingnya penerapan teknologi dalam bisnis pertokoan. Dimana pertokoan sangat memerlukan suatu alat yang dapat memproses informasi dengan cepat, tepat dan spesifik yang dapat membantu proses pengambilan keputusan serta dapat membantu kegiatan transaksi bisnis sehari-hari seperti penjualan, pembelian, dan kontrol inventori. Toko Gembira adalah toko yang beralamat di Jl. Raya Ratahan – Belang, Tosuraya, Ratanan Minahasa Tenggara, Manado 95695. Toko ini merupakan toko terbesar pertama di kota Ratahan dan sudah berbadan hukum. Toko ini adalah toko keluarga yang dikelolah oleh keluraga, toko ini juga mempekerjakan 25 orang karyawan. Toko Gembira bergerak dalam bidang retail pertokoan. Dimana toko ini sudah berdiri selama 31 tahun dengan menggunakan sistem manual dalam menjalankan proses bisnisnya. Toko ini memiliki bagian pembelian, penjualan, dan inventori. Sampai sekarang toko ini memiliki banyak pengunjung dan pembeli. Keuntungan per hari adalah Rp. 1.000.000 (Satu Juta) – Rp. 5.000.000 (Lima Juta). Sebagai manajer sekaligus pemilik, Toko Gembira memiliki sistem pengaturan barang yang baik, namun masih sangat manual.
3
Pada awalnya Toko Gembira merupakan satu satunya toko terbesar yang ada di Ratahan, namun seiring berjalannya waktu munculah satu toko besar yang setara dengan Toko Gembira yaitu Toko Restu Sejati dimana lokasinya bersampingan dengan Toko Gembira. Sebelum pemilik Toko Gembira membuka usaha pertokoan pemilik sudah berbisnis dengan usaha yang bergerak di bidang perikanan dan pertamina, dimana pemilik Toko Gembira memiliki kapal ikan dan pertamina perseorangan yang berlokasi di Belang. Toko Gembira ini bergerak di lingkungan bisnis B2C, dimana toko ini menyediakan barang barang yang diperoleh langsung dari pemasok dan dijual kepada pelanggan. Adapun akibat dari tidak diterapkannya sistem komputerisasi pada proses bisnis Toko Gembira yaitu : a. Permasalahan dalam pengontrolan keluar masuk barang sehingga tidak adanya laporan pembelian dan penjualan yang akurat. b. Kesulitan dalam menentukan barang apa saja yang banyak dicari pelanggan dan barang apa saja yang tidak begitu menarik minat pelanggan. c. Kesulitan dalam mencocokkan persedian barang yang tersisa dan yang laku terjual, mengakibatkan ketidak cocokan yang merugikan. d. Laporan keuangan yang tidak akurat, karena laporan pembelian, penjualan, dan inventori tidak akurat. e. Pemilik toko tidak dapat mengontrol dengan benar setiap transaksi yang terjadi setiap harinya.
4
f. Pemilik dan karyawan tidak dapat mengetahui dengan benar apa saja barang yang laku terjual setiap harinya sehingga tidak dapat mengetahui sisa barang yang ada di dalam toko dan sisa barang yang ada di gudang sehingga sering tidak cocok data barang di toko dengan data barang yang keluar dari gudang. g. Tidak dapat mengetahui dengan benar keuntungan yang seharusnya diperoleh oleh toko tersebut. Hal ini dikarenakan penjualan barang tidak menggunakan sistem first in first out. h. Kasir hanya dapat dijaga oleh pemilik. Masalah-masalah yang telah dideskripsikan di atas terjadi dikarenakan sistem penjualan yang digunakan Toko Gembira dalah sistem manual dan belum pernah mencoba untuk beralih menggunakan sistem yang terkomputerisasi seperti yang terdapat pada aplikasi point of sales. Sistem manual inilah yang menyebabkan pengelolaan transaksi penjualan, pembelian, dan inventori tidak terintegrasi. Di tengah persaingan bisnis yang begitu ketat maju tidaknya suatu usaha ditentukan oleh seberapa besar upaya pengusaha menyesuaikan proses bisnis suatu usaha dengan perkembangan teknologi yang ada. Transaksi manual yang selama ini diterapkan dalam proses bisnis Toko Gembira bisa kalah dalam persaingan teknologi bisnis yang ada. Toko ini sering kali mendapatkan keuntungan namun tidak sebesar keuntungan yang seharusnya. Hal ini sangat jelas terlihat ketika dilakukannya wawancara yang dilakukan penulis terhadap pemilik toko. (Dapat dilihat pada lampiran 3).
5
Dengan adanya aplikasi penjualan, pembelian, dan inventori maka akan sangat berpotensi untuk memberikan keuntungan bagi Toko Gembira dalam pengelolaan transaksi sehingga keusilitan-kesulitan yang telah dipaparkan di atas yang diakibatkan karena sistem manual bisa diatasi. Penjual bisa melakukan estimasi pemesanan barang dengan melihat stok barang yang terus diperbarui, adanya laporan dan pencatatan histori transaksi yang baik, Toko Gembira dapat mencapai bisnis yang semakin berkembang dengan terus menjaga keseimbangan stok barang dan mendapat laporan periode yang akurat. Sehingga Toko Gembira dapat terus berjalan maju dan mampu bersaing dalam bisnis tersebut. Keuntungan-keuntungan penggunaan sistem komputerisasi tersebut merupakan potensi ketika aplikasi dapat diselesaikan dengan baik dan diterapkan di Toko Gembira.
6
1.2 Rumusan Masalah Dari gejala permasalahan yang sudah dijelaskan pada bagian latar belakang, maka rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana menganalisis sistem bisnis proses yang sedang
berjalan dan
kemudian merancang bisnis proses yang lebih baik. 2. Bagaimana merancang, membangun, dan mengimplementasikan sistem informasi pembelian, penjualan dan inventori yang sesuai dengan bisnis proses baru yang diusulkan. Dimana rumusan masalah ini dapat dijelaskan secara lebih rinci sebagai berikut : a. Jenis-jenis pengguna apa saja yang diperlikan dalam sistem informasi ini ? b. Sistem operasi dan bahasa pemrograman apakah yang optimal untuk sistem informasi ini ? c. Database seperti apakah yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini ? d. Bagaimana merancang jaringan yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini ?
1.3 Batasan Masalah Dari perumusan masalah yang sudah dideskripsikan diperoleh rumusan masalah yang begitu luas. Namun menyadari keterbatasan waktu dan kemampuan, maka peneliti perlu memberi batasan masalah yang lebih jelas dan fokus. Masalah yang akan menjadi objek penelitian yakni analisis, perancangan dan pembuatan aplikasi penjualan, pembelian, dan inventori pada Toko Gembira. Pembatasan
7
masalah ini mengandung konsep pembuatan aplikasi modul penjualan (sistem kasir) dan modul administrasi yang digunakan dalam berbagai macam transaksi pembelian dan inventorisasi yakni pembelian kepada pemasok, pengecekan stok, dan laporan keuangan dan semuanya akan dikembangkan sampai kepada tahapan aplikasi siap pakai dan akan diimplementasikan serta aplikasi yang akan dikembangkan merupakan aplikasi yang bersifat desktop (stand alone). Pembatasan masalah tidak mencakup proses pembuatan aplikasi menggunakan jaringan dan tidak menggunakan barcode karena keterbatasan waktu, dan kemampuan peneliti.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan penelitian yaitu dibuatnya suatu aplikasi penjualan, pembelian dan inventori yang akan diimplementasikan di Toko Gembira yang pada akhirnya dapat mendukung kegiatan transaksi harian yang akurat dan mempermudah kegiatan bisnis yang selama ini masih menggunakan sistem manual. Dari latar belakang masalah yang ada, maka tujuan penelitian perancangan sistem informasi aplikasi ini adalah : 1. Mengidentifikasi kebutuhan user requirement dengan proses bisnis yang akan didukung oleh sistem/aplikasi. 2. Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan serta merancang proses bisnis yang baru sesuai dengan kebutuhan sistem pada proses bisnis yang terintegrasi.
8
3. Merancang aplikasi penjualan, pembelian dan inventori pada Toko Gembira untuk mendukung bisnis proses transaksinya dari bisnis proses yang manual dengan bisnis proses yang tersistem/terkomputerisasi.
9
