1
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Pada era informasi saat ini, komunikasi merupakan sarana penting dalam dunia bisnis, instansi pemerintahan, instansi swasta, pendidikan, baik perorangan maupun kelompok. Salah satu bentuk komunikasi yang sering digunakan adalah surat.
Surat merupakan alat atau sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya. Surat sering digunakan oleh perusahaan atau organisasi karena surat merupakan bukti hitam diatas putih, surat berperan sebagai alat pengingat dan sebagai bahan dokumentasi bagi setiap proses baik internal maupun eksternal.
Bagian tata usaha Dinas Komunikasi dan Informatika kota Medan merupakan bagian yang diberi tugas dan tanggung jawab mengkoordinasikan, mengawasi dan menangani kearsipan surat menyurat. Surat yang harus ditangani mencakup seluruh unit atau bagian yang ada di Dinas Komunikasi dan Informatika kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
2
Penanganan dan pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Dinas Komunikasi dan Informatika kota Medan pada saat ini dilakukan secara konvensional. Surat masuk dan surat keluar dicatat dalam buku agenda. Untuk surat masuk akan dicatat alamat pengirimnya, tanggal surat serta perihalnya. Sedangkan untuk surat keluar akan dicatat nomor surat, penerima, tanggal dikeluarnya surat serta perihal surat.
Khusus untuk surat masuk akan diberi lembar kendali. Lembar kendali ini dipakai oleh petugas Tata Usaha untuk memantau dan mengendalikan surat masuk, karena dalam lembar kendali ini akan berisi tindaklanjut dan disposisi dari petugas yang berwenang menindaklanjuti surat masuk tersebut. Lembar kendali ini merupakan lembar proses dari awal surat diterima kemudian memperoleh tindaklanjut hingga surat tersebut tersimpan dalam lemari arsip.
Sedangkan untuk surat keluar yang dicatat dalam buku agenda belum dilakukan pemisahan beradasarkan kategori surat, misalnya kategori surat tugas, surat edaran dan lain-lain. Semuanya masih digabung menjadi satu, sehingga menyulitkan dalam pembuatan laporan pada akhir tahun.
Sistem penanganan surat seperti di Dinas Komunikasi dan Informatika ini memiliki beberapa kelemahan diantaranya surat yang didistribusikan akan mudah hilang, pendistribusian surat relatif lebih lambat karena harus diantar langsung ke unit yang dituju, membutuhkan waktu yang relatif lama untuk mencari surat yang telah diarsipkan bila surat tersebut dibutuhkan kembali, pembuatan laporan juga
Universitas Sumatera Utara
3
membutuhkan waktu yang lama karena surat harus dihitung kembali dan dikelompokkan berdasarkan kategori yang ada.
Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yang ada saat ini adalah dibangun sebuah Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web.
Dengan aplikasi ini akan memberikan beberapa keuntungan diantaranya dapat menghindari atau memperkecil terjadinya surat yang hilang karena surat dapat disimpan dalam database server sehingga dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Pengarsipan dilakukan secara digital sehingga pencarian surat yang telah diarsipkan akan lebih mudah dan lebih efisien, laporan surat menyurat akan lebih efektif dan lebih efisien karena secara otomatis dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan user.
Sesuai dengan uraian dan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk mengangkat obyek tersebut sebagai bahan tugas akhir dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Web (Studi Kasus : Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Medan)”.
1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
Universitas Sumatera Utara
4
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehiduapan berkebangsaan.
Arsip merupakan hal yang sangat penting dalam perusahaan/instansi. Penyimpanan arsip yang baik dan benar terlihat ketika arsip yang dibutuhkan cepat dan mudah ditemukan.
Dari analisis sistem yang telah dilakukan, maka didapatkan beberapa permasalahan yang muncul pada sistem manual yang ada saat ini sehingga rumusan permasalahan yang perlu diangkat dalam perancangan dan pembuatan aplikasi sistem informasi kearsipan di antara lain:
1. Setiap unit kerja mengatur sendiri arsip yang masih aktif dan berhubungan dengan bidangnya. Penanganan arsip oleh setiap unit kerja menemui kendala karena terbatasnya tempat dan pengetahuan pengelolaan arsip. 2. Penemuan kembali arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu yang lama dan sulit. 3. Bagaimana mengurangi resiko kesalahan dan kehilangan data surat masuk dan surat keluar dalam proses memasukan data.
Universitas Sumatera Utara
5
1.3. Batasan Masalah
Agar dalam penelitian ini dapat berjalan dengan baik dan terarah perlu adanya batasan-batasan yang membatasi ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas yakni :
1. Pembahasan hanya mencakup surat masuk dan surat keluar (pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar dan laporan surat). 2. Pembahasan tentang arsip digital hanya dibatasi pada file dengan format pdf, jpg, jpeg, png dan gif.
1.4 Tujuan Dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penilitian
Dalam penyusunan tugas akhir ini , tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan adalah :
1. Melakukan analisis terhadap pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Medan. 2. Menghasilkan sebuah sistem digitalisasi arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Komunikasi dan Informatika.
Universitas Sumatera Utara
6
1.4.2 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang dapat diambil dari penelitian dan penulisan tugas akhir ini adalah :
1. Mempermudah petugas Tata Usaha dalam pengolahan data kearsipan seperti data masukan, pencarian data, pengubahan data, penghapusan data dan pembuatan laporan. 2. Petugas Tata Usaha dapat lebih produktif dalam memberikan informasi yang akurat, mudah, cepat dan tepat sehingga pengolahan data yang ada dibagian kearsipan dapat berjalan dengan efisien. 3. Dapat memperkecil kemungkinan dokumen yang hilang atau rusak. 4. Meminimalisasi
terjadinya
kesalahan
dalam
memasukan
data,
dilakukan dengan cara proses komputerisasi. 5. Mempercepat dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar. 6. Dengan
adanya
penelitian
ini,
penulis
dapat
menganalisis
permasalahan nyata dalam lingkungan dengan metode penyelesaian yang ada serta menentukan metode apa yang paling tepat untuk diterapkan dalam penyelesaiaan masalah tersebut, yang dalam penelitian ini yaitu perancangan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara
7
1.4 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan menggambarkan secara umum tentang apa yang akan penulis bahas dalam setiap bab dari karya ilmiah ini, terdiri dari enam (6) bab dengan gambaran umum sebagai berikut :
BAB I
: PENDAHULUAN Pada bab ini merupakan bab pendahuluan yang mengemukakan latar belakang masalah, identifikasi masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II
: LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang diteliti dari pokok permasalahan yang diangkat.
BAB III
: GAMBARAN UMUM DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA KOTA MEDAN Bab ini menjelaskan dan menceritakan tentang sejarah, visi dan misi, tugas dan fungsi dinas Kominfo, serta ruang lingkup yang ada didalam Dinas Komunikasi dan Informatika.
BAB IV
: PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi rancangan aplikasi yang akan dibentuk, pengertian perancangan sistem, data flow diagram, flowchart, persiapan database, file yang digunakan serta algoritma terbentuknya program.
Universitas Sumatera Utara
8
BAB V
: IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini berisi uraian pengertian dan implementasi sistem, spesifikasi aplikasi, instalasi PHP, MySQL dan Apache, Pengujian pada browser dan tampilan halaman aplikasi web yang dirancang.
BAB VI
: PENUTUP Bab terakhir ini berisikan kesimpulan dan saran-saran yang merupakan bab penutup dari laporan ini.
Universitas Sumatera Utara
