BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan bisnis yang terjadi sekarang ini menimbulkan banyak persaingan pada dunia kerja khususnya pada perusahaan – perusahaan besar dan ternama. Performa dan pelayanan suatu perusahaan dipertaruhkan untuk dapat memenangkan persaingan, kompleksitas dari pengelolaan perusahaan besar menjadi masalah jika perusahaan tidak menanganinnya dengan baik, maka muncul suatu sistem ERP. ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. Software ERP membantu perusahaan memetakan dan merencanakan pengelolaan berbagai macam sumber daya serta proses bisnis. Perusahaan yang telah menerapkan sistem ERP adalah perusahaan yang memiliki sumber sumber daya yang cukup besar karena pengaturan dan perencanaanya harus dibantu dengan sistem. Sistem ERP telah banyak mengalami perkembangan dan jenis – jenisnya seperti Microsoft Dynamic, People Soft, Epicor, Sunfish ERP, SAP dan lain sebagainya. Sistem yang mereka tawarkan adalah sistem yang masih dapat dikostumisasi dalam artian masih dapat mengikuti atau menyesuaikan proses bisnis perusahaan yang menggunakan sistem ERP tersebut. “The Enterprise resource planning (ERP) is business process management software that allows an organization to use a system of integrated applications to manage the business and automate back office functions. ERP software integrates all facets of an operation, including product planning, development, manufacturing processes, sales and marketing.” Dalam penjelasannya (Gelogo & Kon, 2014), ERP adalah sebuah sistem bisnis proses manajemen yang memungkinkan suatu organisasi dapat menggunakan sistem yang terintegrasi dengan bisnis dan mengotomatisasi segala proses bisnis yang ada pada organisasi tersebut, Software ERP mengintegrasikan semua aspek operasi, termasuk perencanaan produk, pengembangan, proses manufaktur, penjualan dan pemasaran.
1
2 “An enterprise resource planning (ERP) system is an information system that supports and integrates many facets of a business. A critical issue in ERP implementation is how to bridge the gap between the ERP system and an organization's business processes by customizing either the system, or the business processes of the organization, or both”. Menurut (Parthasarathy & Sharma, 2014) bahwa sistem ERP adalah suatu sistem informasi yang mendukung dan mengintegrasikan aspek-aspek bisnis. Permasalahan atau isu dalam implementasi ERP adalah bagaimana menjembatani
kesenjangan
atau
GAP
antar
sistem
ERP
dan
menyesuaikan proses bisnis perusahaan dengan sistem tersebut. Perusahaan PT. SOS Indonesia telah menggunakan sistem ERP selama lebih dari 2 tahun. Evaluasi pada sistem ERP yang dilakukan pada perusahaan tersebut bertujuan untuk mencari kesalahan atau error pada sistem atau hal-hal yang tidak perusahaan butuhkan. Permasalahan yang terjadi pada sistem ERP pada perusahaan PT. SOS Indonesia adalah masih adanya Function atau Menu yang terdapat pada sistem ERP yang tidak sesuai dengan prosedur bisnis PT. SOS Indonesia. “An ERP implementation takes many years to complete and requires a large amount of IT investment and their effectiveness is hard to evaluate. Companies implement ERP systems to integrate the business processes of a company, and help organizations obtain a competitive advantage.”. Menurut (Hsien, Ping, T.Y., & Ling, 2010) Implementasi ERP membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk disesuaikan dengan perusahaan dan membutuhkan investasi dana untuk teknologi informasi yang sangat besar dan efektivitas mereka sulit untuk dievaluasi. Perusahaan menerapkan sistem ERP untuk mengintegrasikan proses bisnis dari sebuah perusahaan, dan membantu organisasi memperoleh keunggulan dalam kompetitif. “Enterprises are facing significant challenges due to the excessive costs associated with accessing a vast market of potential customers. It is essential for organisations to adopt an ERP system to maintain control of their operations and to compete globally. An ERP implementation is expensive and risky for all organisations, but it is still more challenging for organisations, which have particular characteristics.”. Menurut
3 (Maroofi, Kiani, & Nazaripour , 2012) Perusahaan menghadapi tantangan yang penting karena biaya yang dikeluarkan berlebihan terkait dengan pasar yang memiliki potensial menjadi pelanggan. Hal ini penting bagi organisasi untuk mengadopsi sistem ERP untuk mempertahankan kontrol dari operasi mereka dan bersaing secara global. Implementasi ERP sangatlah mahal dan berisiko bagi semua organisasi, tetapi masih lebih menantang untuk organisasi, yang memiliki karakteristik tersendiri. “Enterprise resource planning (ERP) systems have some inherent disadvantages as businesses become more complex and competition more intense. The mismatch between business processes that an organisation desires and the business process provided by ERP systems can be unproductive and dysfunctional due to the inherent lack of flexibility offered by ERP system”. Menurut (Ghandforoush, Sen, Tegarden, & Ramaswamy , 2010) sistem ERP memiliki beberapa kelemahan ketika bisnis
menjadi
lebih
kompleks
dan
persaingan
lebih
ketat.
Ketidaksesuaian antara proses bisnis organisasi dan proses bisnis yang disediakan oleh sistem ERP dapat menjadi tidak produktif dan disfungsional karena kurang melekatnya fleksibilitas yang ditawarkan oleh sistem ERP. Maka evaluasi dilakukan agar sistem ERP dapat bekerja optimal pada perusahaan dan membantu dalam meningkatkan performa dan pelayanan PT. SOS Indonesia. PT. SOS Indonesia belum pernah sekalipun melakukan dokumentasi pada sistem SunFish ERP, perusahaan sudah menggunakan sistem tersebut lebih dari 2 tahun dan tidak memiliki pencatatan alur, PT. SOS Indonesia sudah sering melakukan Customizing pada SunFish ERP, tapi tidak memiliki catatan dari apa yang telah diperbaharui atau diubah. Dokumentasi juga berguna untuk perusahaan mendalami prosedur setiap proses yang akan membantu dalam pengembangan dan pengambilan keputusan kedepannya.
4 1.2 Ruang Lingkup Ruang Lingkup yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini, antara lain: 1. Melakukan Dokumentasi sistem Sunfish ERP pada PT.SOS Indonesia dan Modul yang didokumentasikan adalah General Ledger, Sales, Purchasing, Finance, dan Inventory. 2. Melakukan evaluasi pada sistem Sunfish ERP pada Modul Purchasing. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1
Tujuan Tujuan yang di dapat dari dokumentasi sistem dan evaluasi sistem ini antara lain:
1. Membuat dokumentasi sistem Sunfish ERP pada modul General Ledger, Sales, Purchasing, Finance, dan Inventory. 2. Membuat rekomendasi dari sistem Sunfish ERP berupa alur bisnis baru pada sistem yang dievaluasi dengan menggunakan flowchart. 1.3.2 Manfaat Manfaat yang di dapat dari dokumentasi sistem dan evaluasi sistem ini antara lain: 1. Hasil dari dokumentasi diharapkan dapat mempermudah perusahaan dalam melakukan evaluasi terhadap sistem ERP yang sedang berjalan saat ini. 2. Hasil dari rekomendasi proses bisnis yang dibuat diharapkan dapat membantu proses bisnis pada PT. SOS Indonesia.
5
1.4 Metodologi Metodologi yang dilakukan untuk dapat melakukan evaluasi pada sistem ERP adalah sebagai berikut:
Gambar 1. 1 Metodologi Penulisan 1.4.1 Metodologi Pengumpulan Data Pengumpulan data yang dilakukan antara lain adalah sebagai berikut: 1. Studi Literatur / Studi Pustaka. Data atau informasi terkait dalam melengkapi penulisan ini didapatkan melalui internet, buku, jurnal dan media lainnya dalam menyempurnakan penulisan.
6
2. Interview / Briefing. Data atau informasi didapatkan dengan melakukan interview atau meeting dengan supervisor IT pada perusahaan PT. SOS Indonesia. Dalam briefing supervisor akan menceritakan kendala dan proses bisnis yang berjalan pada perusahaan juga menceritakan tentang keterkaitan bisnis dengan sistem ERP yang digunakan. 3. User Testing. Menggunakan
secara
langsung
sistem
ERP
pada
perusahaan PT. SOS Indonesia. Agar lebih mengetahui sistem lebih detail dan mengerti tentang proses yang dilakukan sistem. 1.4.2 Metodologi Evaluasi Metodologi Evaluasi yang digunakan adalah Gap Analysis, dimana metodologi tersebut akan membandingkan proses bisnis dengan sistem yang berjalan untuk menemukan kesalahan atau ketidaksesuaian sistem tersebut. 1.4.3 Metodologi Dokumentasi Metodologi Dokumentasi yaitu mengubah semua proses dalam sistem ke dalam bentuk flowchart agar lebih mudah diingat dan dipelajari oleh para supervisor dalam perusahaan. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan makalah ini terbagi atas 5 bab, antara lain: Bab 1 Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang masalah, penerapan, tujuan dan manfaat penulisan dari latar belakang yang di tuju. Bab 2 Landasan Teori Bab ini terdiri atas teori-teori umum dan khusus serta kerangka pikir. Bab 3 Analisa Sistem yang Berjalan
7 Bab ini berisi tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tugas dan wewenang tiap jabatan, proses bisnis yang berjalan pada PT. SOS, dan permasalahaan yang dihadapi PT. SOS Indonesia dalam pemakaian SAP modul Purchasing. Bab 4 Hasil dan Pembahasan Bab ini akan berisikan tentang pembahasan evaluasi kinerja aplikasi sistem SAP modul Puchasing pada PT. SOS Indonesia. Bab 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisikan tentang kesimpulan dari sistem yang penulis terapkan pada perusahaan tersebut, dan saran untuk masukan pada pengembangan sistem selanjutnya.
