BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Pada era globalisasi seperti sekarang ini, banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi dalam menjalankan operasi bisnisnya. Dimana aplikasi yang digunakan bertujuan untuk membantu meringankan pekerjaan yang berkaitan dengan bisnis perusahaan tersebut. Bukan hanya perusahaan besar yang menggunakan aplikasi tetapi perusahaan sedang bahkan perusahaan-perusahaan kecil juga menggunakan jasa aplikasi. Teknologi di Indonesia sekarang ini sudah semakin berkembang, dapat dilihat dari bermunculannya beberapa perusahaan pengembang aplikasi di Indonesia. Saat ini banyak perusahaan-perusahaan yang menciptakan suatu aplikasi yang dapat memudahkan dan memperingan suatu pekerjaan. Di lain sisi, banyak
juga
perusahaan
yang
mencoba
untuk
menggunakan
dan
mengimplementasi aplikasi yang disediakan oleh vendor. Adapun aplikasi yang disediakan oleh vendor sangat bervariasi. Pada lingkungan yang sangat kompetitif ini, perusahaan harus mengembangkan aplikasi yang tidak hanya mendukung operasi bisnisnya, namun juga mendukung proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu, aplikasi-aplikasi yang terpisah itu harus terintegrasi satu sama lainnya. Sistem yang mampu mengintegrasikan semua aplikasi yang terpisah-pisah adalah sistem ERP (Enterprise Resource Planning), yang merupakan sistem berbasis komputer yang dirancang untuk memproses transaksi organisasi dan memfasilitasi
1
2
integrasi serta perencanaan, produksi, dan respon terhadap pelanggan secara realtime. Salah satu sistem ERP yang mampu mendukung operasi bisnis perusahaan dan mampu mengintegrasikan semua area fungsioanal bisnis adalah SAP (System, Application, and Products in Data Processing). SAP merupakan sebuah aplikasi yang berasal dari Negara Jerman pada tahun 1972. SAP merupakan sebuah aplikasi yang dapat mengintegrasikan semua area fungsional perusahaan, sehingga mampu menghasilkan informasi yang up to date dan akurat. PT. Daya Mitra Serasi merupakan perusahaan penyedia jasa pengemudi. Solusi yang PT. Daya Mitra Serasi hantarkan membantu pelanggan korporat meningkatkan efisiensi transportasinya. Untuk mendukung operasional bisnis, maka PT. Daya Mitra Serasi membutuhkan sistem ERP yang mampu mengintegrasikan semua area fungsional bisnis. PT. Daya Mitra Serasi telah menggunakan aplikasi SAP ECC 4.7 pada tahun 2006 untuk mendukung kegiatan operasional bisnis. Perubahan dalam dunia bisnis yang semakin ketat saat ini, menimbulkan kebutuhan adanya peningkatan kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien agar dapat menyesuaikan diri dengan perubahan yang terjadi di masyarakat. Peningkatan kinerja perusahaan bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna, mengurangi
tingkat
kesalahan
dalam
menjalankan
tugas
dan
mampu
mengintegrasikan semua fungsi bisnis yang ada. Selain kebutuhan peningkatan kinerja perusahaan, atas kebijakan induk perusahaan ASTRA INTERNASIONAL diperlukan adanya pengembangan terhadap aplikasi yang sedang berjalan,serta
3
support dari SAP INDONESIA yang akan berakhir pada bulan juli 2009. Untuk itu, perusahaan membutuhkan pengembangan terhadap aplikasi yang sedang berjalan. Pengembangan terhadap aplikasi seringkali menghasilkan sesuatu yang tak terukur (intangible). Oleh karena itu harus dilakukan analisa biaya manfaat. Dimana analisa biaya manfaat mencakup biaya-biaya yang akan dikeluarkan, benefit yang akan diperoleh, sehingga pada akhirnya dapat membandingkan antara nilai keseluruhan dari keuntungan/manfaat yang diperoleh dengan biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan dalam bentuk investasi. Selain melakukan analisa biaya manfaat, pengembangan terhadap aplikasi harus dinilai dari kemampuan terhadap pemecahan masalah dan pengaruh terhadap proses bisnis. Oleh karena itu harus dilakukan Fit/Gap Analysis. Berdasarkan latar belakang tersebut di atas, kami tertarik untuk melakukan analisa terhadap pengembangan aplikasi PT. Daya Mitra Serasi. Adapun judul yang akan kami ambil adalah: Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi SAP pada PT.Daya Mitra Serasi. 1.2. Ruang Lingkup Agar penelitian ini lebih terarah, ruang lingkup Strategi Pengembangan Implementasi Aplikasi SAP pada PT.Daya Mitra Serasi meliputi: •
Penelitian dan analisa dibatasi hanya mengenai aplikasi SAP.
•
Penelitian dilakukan mulai bulan Juli 2008 sampai Januari 2009.
•
Mengevaluasi kinerja dari penggunaan aplikasi SAP.
•
Menganalisa biaya manfaat dan kebutuhan-kebutuhan pengguna.
4
•
Melakukan perhitungan Payback Period, NPV (Net Present Value), PI (Profitability Index, IRR (Internal Rate of Return), dan ROI (Return on Investment) dalam membandingkan strategi pengembangan implementasi aplikasi SAP.
•
Dalam melakukan penelitian ini, data yang dikumpulkan adalah berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara. Kuesioner diberikan kepada staf divisi TI dan kepada pengguna aplikasi SAP di PT.Daya Mitra Serasi. Sedangkan wawancara dilakukan kepada Maintenance System Application Section Head Divisi TI dan Compensation and Benefit Analyst PT.Daya Mitra Serasi.
1.3. Tujuan dan Manfaat Sesuai dengan pembahasan yang telah dikemukakan sebelumnya, maka tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : •
Menganalisis efektifitas dan efisiensi terhadap aplikasi yang berjalan saat ini
•
Mengevaluasi kebutuhan-kebutuhan pengguna terhadap aplikasi SAP ECC 6.0
•
Mengidentifikasikan Fit atau Gap antara kebutuhan pengguna dengan strategi Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0
•
Menganalisis
biaya-biaya
yang
harus
dikeluarkan
untuk
strategi
Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0 •
Menganalisis manfaat-manfaat yang diterima dengan strategi Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0
5
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : •
Dapat menghasilkan sebuah informasi bagi pihak manajemen dalam melakukan perencanaan, analisis dan pengambilan keputusan.
•
Memperjelas kebutuhan-kebutuhan yang dapat terpenuhi dengan strategi Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0
•
Menyajikan biaya yang harus dikeluarkan dan manfaat yang akan diperoleh dengan strategi Reimplementasi aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0
1.4. Metodologi Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah: A. Studi literatur (Literature study) Tujuan studi literatur ini adalah memperoleh bahan-bahan referensi atau acuan seperti buku-buku ilmiah dan bahan referensi lainnya yang mempunyai kaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data yang diperoleh dari studi literatur ini merupakan data sekunder yang teoritis dan ilmiah serta diharapkan dapat menjadi landasan teori yang bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam penulisan skripsi ini. B. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan dilakukan dengan jalan mengadakan penelitian langsung ke perusahaan yang menjadi objek penelitian. Pengumpulan data dilakukan dengan cara sebagai berikut:
6
•
Wawancara (Interview) Wawancara
terhadap
perusahaan
mengenai
proses
bisnis
secara
keseluruhan, kinerja dari aplikasi yang sedang berjalan, biaya dan manfaat yang
dikeluarkan,
serta
kebutuhan-kebutuhan
pengguna
untuk
mendapatkan gambaran menyeluruh. •
Kuesioner (Questionaire) Kuesioner akan digunakan sebagai salah satu alat untuk mengetahui kinerja aktual dari aplikasi yang sedang berjalan saat ini. Kuesioner tersebut akan disebarkan untuk pengguna aplikasi SAP dan staf divisi TI.
C. Pengukuran Kinerja Pengukuran kinerja berfungsi untuk menilai kinerja aplikasi SAP yang berjalan saat ini dengan menggunakan pendekatan IT Balanced Scorecard, yang diukur berdasarkan empat perspektif, yaitu : Perspektif Kontribusi Perusahaan, Orientasi Pengguna, Penyempurnaan Operasional, dan Orientasi Masa Depan. D. Fit/Gap Analysis Pada Fit/Gap Analysis bertujuan untuk mengevalusi kebutuhan pengguna terhadap aplikasi dan mengidentifikasikan apakah Fit atau Gap antara kebutuhan pengguna dengan aplikasi. E. Analisa Biaya Manfaat Dalam
analisa
biaya
manfaat
ada
beberapa
metode
untuk
membandingkan antara biaya dan manfaat yang akan diperoleh untuk
7
menentukan layak tidaknya strategi pengembangan implementasi aplikasi SAP. Adapun metode-metode yang akan digunakan adalah sebagai berikut: -
Pengembalian (Payback Period)
-
Analisis Nilai Sekarang (Net Present Value)
-
Indeks Keuntungan atau Rasio Keuntungan/Biaya (Profitability index)
-
Internal Rate of Return (IRR)
-
Analisis Tingkat Pengembalian Modal (Return on Investment)
1.5. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dari skripsi ini terdiri dari lima bab, yaitu sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang penulisan skripsi ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi yang digunakan serta sistematika penulisan skripsi BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang relevan, lengkap, dan sesuai dengan permasalahan. BAB 3 : EVALUASI KINERJA Bab ini akan dijelaskan tentang profil perusahaan, Struktur Organisasi Perusahaan, Divisi IT, Visi, Misi, serta Strategi Bisnis Perusahaan dan Divisi TI, gambaran proses bisnis, menganalisis kinerja aplikasi SAP yang berjalan pada saat ini dan bagaimana dukungan perusahaan dan divisi TI terhadap aplikasi SAP.
8
BAB 4 : STRATEGI PENGEMBANGAN IMPLEMENTASI APLIKASI Bab ini akan menganalisis kebutuhan-kebutuhan pengguna yang dapat terpenuhi dan membandingkan biaya dan manfaat dari Reimplementation aplikasi SAP ECC 6.0 dan Upgrade aplikasi SAP ECC 4.7 ke SAP ECC 6.0. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini, penulis akan menarik kesimpulan dari hasil analisis dan pengukuran yang didapat dari uraian pada bab-bab sebelumnya dan saran-saran yang mungkin bermanfaat bagi pihak-pihak yang bersangkutan.
