BAB 1 PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Pada saat ini persaingan didalam dunia bisnis semakin ketat sehingga berbagai cara dilakukan oleh perusahaan agar mampu bersaing dengan para kompetitornya. Salah satu komponen pendukung yang diperlukan perusahaan agar mampu bersaing dengan para kompetitornya ialah penggunaan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI), bahwa SI dan TI dapat berguna sebagai alat untuk inovasi dan dapat meningkatkan keunggulan kompetitif, sehingga sebuah perusahaan mampu bersaing secara sehat dengan pesaingnya. Mengingat peranan SI dan TI tersebut, investasi SI dan TI menjadi sangat penting bagi perusahaan karena dengan pemilihan SI dan TI yang tepat dapat memberikan pelayanan yang lebih baik serta pengambilan keputusan yang tepat. Hal tersebut terjadi karena didukung oleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan up-to-date. Sehingga dapat memberikan manfaat yang sangat besar bagi perusahaan. Oleh karena itu, banyak perusahaan telah mempertimbangkan penerapan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) sebagai sebuah investasi yang benar – benar berguna dan sesuai dengan arahan strategis mereka. Hal – hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan mengenai investasi terhadap modul penerapan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) antara lain, besarnya biaya investasi serta manfaat dan nilai tambah yang dapat dihasilkan 1
2 oleh investasi tersebut didalam mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan. Untuk dapat mengetahui seberapa besar manfaat yang akan diberikan oleh investasi TI, maka diperlukan sebuah metode perhitungan nilai investasi TI sebagai alat bantu untuk mengukur nilai investasi TI yang sudah dikeluarkan maupun masih dalam tahap perencanaan. Salah satu metode terbaik yang dapat digunakan untuk menganalisis investasi TI yaitu Metode New Information Economics (NIE), yang dikembangkan oleh Benson et al. Metode New Information Economics (NIE) merupakan suatu metode yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas operasional serta proyek TI mana yang memberikan manfaat dan keuntungan yang diperoleh financial bagi perusahaan dan aktivitas operasional dan proyek TI apa yang kurang memberikan manfaat dan keuntungan secara non – financial bagi perusahaan. Sehingga diharapkan dapat membantu pihak manajerial untuk mengambil keputusan dalam investasi TI secara tepat. Hal ini dilihat dari pemakaian berbagai macam aplikasi yang sedang digunakan ataupun masih direncanakan, selain itu dari sisi investasi TI mana yang memberikan manfaat bagi perusahaan sehingga perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya terhadap investasi proyek yang secara langsung mendukung strategi bisnis, operasional yang efektif, dan proses bisnis perusahaan secara tepat.. Analisis berdasarkan metode NIE (New Information Economics) akan diterapkan untuk menganalisis investasi sistem dan teknologi informasi pada divisi IT Development PT Pos Indonesia (persero). PT Pos Indonesia (persero) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa yang melayani paket
3 pengiriman pos, wesel, serta pembayaran tagihan – tagihan umum yang ada dirumah tangga (listrik, air, telepon, pajak, cicilan kendaraan bermotor, dan kartu kredit). Aplikasi – aplikasi yang digunakan oleh PT Pos Indonesia (persero) didalam mendukung pelayanan jasanya kepada pelanggan diantaranya aplikasi i-Pos, PosPay / SOPP (System Online Payment Point), dan Pos Remittance. Metode NIE (New Information Economics) ini akan digunakan untuk menganalisis dan mengevaluasi sistem dan teknologi informasi yang sedang berjalan (lights – on) dapat menciptakan dampak pada pencapaian visi, misi dan arahan strategi dari perusahaan, serta rencana proyek SI dan TI apa saja yang dapat mendukung kegiatan perusahaan di masa depan. Divisi IT Development pada PT Pos Indonesia (persero), bertugas untuk mengembangkan dan memenuhi kebutuhan IT internal pada PT Pos Indonesia (persero). Saat ini didalam divisi tersebut sudah terdapat banyak aplikasi – aplikasi yang telah selesai dibuat maupun yang masih dalam perencanaan. Oleh karena itu, agar investasi yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang diperoleh maka penulis menerapkan metode New Information Economics pada Divisi IT Development di PT Pos Indonesia (persero), sehingga perusahaan dapat terus berkembang dan berjalan sesuai dengan arahan strategi yang direncanakan.
4 1.2.
PERUMUSAN MASALAH Beberapa masalah yang akan diteliti sehubungan dengan analisis investasi SI dan TI pada PT Pos Indonesia (persero) diantaranya adalah: 1. Bagaimana investasi TI dan arahan strategi yang digunakan oleh perusahaan dalam mengatasi dampak bottom line? 2. Bagaimana perusahaan mengetahui kebutuhan teknologi yang tepat bagi perusahaan! 3. Apakah investasi TI yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat dan hasil yang diperoleh perusahaan?
1.3.
Ruang Lingkup Agar penelitian ini tetap terarah, maka diperlukan ruang lingkup untuk mengetahui batasan pembahasan yang akan dilakukan. Adapun ruang lingkup penulisan ini dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Penelitian ditujukan untuk menganalisa sistem dan teknologi informasi (SI dan TI) dalam divisi IT Development pada PT Pos Indonesia (persero), yaitu dari sisi infrastruktur (hardware, software, network), service dan management serta proyek apa saja yang sedang direncanakan maupun yang sudah dalam tahap pengembangan. 2. Penelitian ini difokuskan didivisi IT Development pada aplikasi lights-on (i-Pos, PosPay, dan Pos Remittance) perusahaan jasa PT Pos Indonesia (persero) sebagai objek penelitian tugas akhir kuliah.
5 1.4.
Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Melakukan analisis biaya investasi pada sistem yang sedang berjalan (lightson). 2. Melakukan analisis kebutuhan TI pendukung kegiatan bisnis. 3. Membandingkan dan menentukan prioritas dari aplikasi TI yang ada di perusahaan. 4. Menganalisis dan merencanakan arahan strategi TI yang digunakan oleh perusahaan dan bertujuan untuk mendapatkan competitive advantage dalam persaingan bisnis yang akhirnya dapat memberikan benefit pada perusahaan.
Manfaat yang ingin diperoleh dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Mengetahui strategi investasi dari masing-masing aplikasi yang sedang berjalan (lights-on). 2. TI dapat memenuhi kebutuhan aplikasi yang mendukung secara langsung kegiatan bisnis perusahaan. 3. Perusahaan dapat mengetahui TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan TI mana yang tidak dibutuhkan serta dapat mengalokasikan investasi TI kepada TI yang mendukung kinerja dalam perusahaan.
6 1.5.
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini yaitu: 1. Metode Analisis diantaranya sebagai berikut : •
Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan bertujuan untuk mendapatkan data primer, yaitu data yang dikumpulkan langsung dari Divisi IT Development pada PT Pos Indonesia (persero). Penelitian lapangan yang kami lakukan, terdiri atas: a. Pengamatan (Observasi) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan operasional sistem serta keadaan dalam Divisi IT Development pada PT Pos Indonesia (persero). b. Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan secara bertatap muka (face to face) dengan IT Development Manager pada PT Pos Indonesia (persero) guna mendapatkan
semua
informasi
yang
dibutuhkan
dalam
penyusunan skripsi ini. c. Kuisioner Kuisioner diberikan kepada pengguna aplikasi mengenai aplikasi yang sesuai dengan strategi bisnis dengan membuat skala prioritasnya.
7 •
Penelitian Kepustakaan Penelitian kepustakaan dilakukan dalam rangka memperoleh data sekunder. Yaitu dengan mencari, mengumpulkan data dan informasi yang berkaitan dengan topik yang diangkat dalam skripsi ini. Data sekunder diperoleh dengan membaca buku – buku yang berhubungan dengan objek penelitian dan melalui sumber informasi lainnya seperti majalah, artikel, media cetak lainnya, dan internet. Hasil – hasil yang diperoleh dari studi kepustakaan merupakan informasi – informasi yang bersifat teoritis dan ilmiah yang akan digunakan sebagai pedoman dalam penulisan skripsi ini.
2. Metode analisis : Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode NIE yang menghasilkan 6 tahapan dari 12 tahapan dalam framework Strategy to Bottom Line Value Chain yaitu business strategic intention, strategic IT agenda, strategic IT requirements, assessed portofolios, strategic IT plan dan lights – on budget. Serta menggunakan 4 dari 5 praktek manajemen dasar NIE yaitu Strategic Demand / Supply Planning, Innovation, Prioritization, dan Alignment, serta 1 praktek pendukung NIE, yaitu Portfolio Management (Portfolio Aplikasi, Portfolio Infrastruktur, dan Portfolio Service).
8 Teknik Pengumpulan Data a. Metode Studi Literatur Studi literatur dalam sebuah penelitian dilakukan untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang apa yang sudah dikerjakan orang lain dan bagaimana orang tersebut mengerjakannya, kemudian seberapa berbeda penelitian yang akan kita lakukan. Sumber – sumber yang valid untuk digunakan sebagai studi literatur adalah buku, jurnal, paper ilmiah, dan juga referensi skripsi NIE dari Library BINUS University, serta bisa juga melalui website atau internet guna mengetahui kondisi perusahaan.
b. Metode Riset Lapangan Merupakan metode pengumpulan data secara langsung ke perusahaan dengan beberapa cara yaitu :
Observasi Melakukan pengamatan dan peninjauan secara langsung pada objek yang diteliti dari perusahaan tersebut.
Wawancara Melakukan tanya – jawab secara langsung dengan pihak – pihak yang berkepentingan/berhubungan dengan objek yang diteliti untuk mendapatkan data yang diperlukan.
9
Kuisioner Penulis membuat kuisioner dan kemudian dibagikan ke pihak – pihak yang terkait, dimana dari kuisioner tersebut akan menghasilkan data yang dapat diolah secara kuantitatif dan digunakan untuk melakukan analisis.
Teknik Analisis Data Data yang telah terkumpul kemudian dianalisis. Metode yang digunakan untuk mengolah dan menganalisis data ada 2, yaitu: analisis data secara kuantitatif dan analisis data secara kualitatif. Analisis data secara kuantitatif yaitu mengolah data dengan menghitung hasil kuisioner yang telah diperoleh dari beberapa responden. Analisis data secara kualitatif dilakukan dengan menganalisis data yang ada dan menarik kesimpulan dari yang ada dan mendeskripsikannya dalam bentuk uraian yang menjawab pertanyaan dari penelitian ini. Data yang digunakan harus merupakan data / fakta yang sebenarnya agar penelitian ini dapat dipertanggung jawabkan secara akurat dan benar. Dalam penelitian ini, data yang akan dianalisis secara kualitatif dan secara kuantitatif. Selain itu juga akan diadakan pengamatan kondisi internal dan eksternal perusahaan melalui sumber – sumber yang berhubungan dengan obyek yang diteliti, hasil dari pengamatan ini akan dimasukkan dalam matriks SWOT. Matriks SWOT akan menampilkan
10 kondisi perusahaan yang sebenarnya sehingga peneliti pun dapat menentukan usulan strategi untuk masa mendatang. Kemudian dari hasil tersebut akan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan serta meningkatkan nilai dari perusahaan atau yang disebut arahan strategi (strategy intention). Demand / Supply Planning akan memberikan gambaran pada kebutuhan SI dan TI perusahaan serta membantu manajemen didalam menentukan bagaimana cara memenuhi kebutuhan tersebut agar sesuai dengan arahan strategi yang telah ditentukan. Kemudian pada portfolio, dimana tabel – tabel tersebut akan membantu memberikan gambaran mengenai keadaan SI/TI perusahaan melalui prioritization dan alignment serta memberikan gambaran mengenai investai SI dan TI yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
Tempat Penelitian Tempat penelitian skripsi ini adalah: PT. Pos Indonesia (persero) Kantor Pos Jakarta Utara 14000 JL. Swasembada timur XI No. 37 Jakarta Utara 14320
11 1.6.
Sistematika Penulisan Sistematika penulisan penelitian ini disusun sebagai berikut: BAB 1 : PENDAHULUAN Bab pertama akan menjelaskan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab kedua akan dijelaskan mengenai teori – teori umum dan teori khusus New Information Economics serta pendukung lainnya yang dipakai dalam penyusuann skripsi ini.
BAB 3 :
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Bab ketiga akan menjelaskan tentang gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah, struktur organisasi, tugas dan wewenang, visi dan misi, serta penjelasan aplikasi ligths-on beserta portfolio lights-on pada perusahaan yang akan digunakan dalam pembuatan skripsi ini.
BAB 4 :
HASIL DAN PEMBAHASAN Bab keempat akan berisi tentang data perusahaan dan analisis terhadap data yang telah diperoleh yang kemudian dapat diberikan evaluasi yang digunakan sebagai perbandingan terhadap efektifitas
12 dari kinerja sistem dan teknologi informasi serta kontribusinya pada bisnis perusahaan.
BAB 5 :
SIMPULAN DAN SARAN Bab kelima berisi kesimpulan yang diambil dari proses analisis dalam skripsi ini dan saran yang diharapkan dapat berguna bagi perusahaan.
