Az üzleti etika és jogkövetés viselkedési kódexe, a társaság jogkövetése
Az üzleti etika es jogkövetes viselkedési kódexe, a Társaság jogkövetése Allianz Hungaria Zrt.
Bevezető Az Allianz Hungaria Zrt. es az Allianz Alapkezelő Zrt. a magyarországi Allianz Csoport tagjai. Az Allianz Hungaria Zrt. – a Csoport vezető vállalata – a világ 70 országában működő testvérvállalatával egyetemben a nemzetközi Allianz Csoport tagja. Miként az egész csoport, úgy a magyarországi Allianz Csoport tagjai létének és sikeres tevékenységének bázisát is ügyfeleink, részvényeseink, munkatársaink és a közvélemény megszolgált bizalma jelenti. Ez a kiérdemelt, és nap mint nap újra elnyerendő bizalom a dolgozók, a különböző szintű vezetők és az igazgatósági tagok ("alkalmazottak") magatartásának és képességeinek az eredménye. Elkötelezettek vagyunk, hogy közös munkában teremtsünk értéket ügyfeleink, az Allianz Csoport részvényesei és a magyarországi Allianz Csoport (Csoport) számára. A nemzetközi Allianz Csoport résztvevője az ENSZ Globalitási Egyezményének (Global Compact), és tiszteletben tartja az OECD-nek az Irányelvek Multinacionális Vállalkozások Számára elnevezésű dokumentumában foglaltakat. Ennek megfelelően üzleti tevékenységünkbe integráljuk a fenntartható fejlődés és a társadalmilag felelős vállalati működés követelményrendszerét. Az ENSZ Globálitási Egyezménye Ban Ki Mun ENSZ főtitkár és vezető nemzetközi vállalatok kezdeményezésére született az emberi jogok betartása érdekében (lásd mellékletet). A Csoport Viselkedési Kódexe tehát nemcsak azon alapul, hogy tiszteljük a magyar társadalom nemes hagyományait, és betartjuk a hazánkban érvényes jogszabályokat, hanem azon is, hogy megfelelünk az üzleti etika élenjáró nemzetközi elveinek, előírásainak. A kódex a Csoport minden alkalmazottja számára meghatározza az üzleti magatartás alapvető normáit, és ezzel segít elkerülni, hogy a magyarországi Allianz Csoport tagjai iránti kemény és tisztességes munkával kiérdemelt bizalom sérülhessen.
1. alapelv: Tisztességes és szabályozott üzleti magatartás 1. Az alkalmazottaknak eleget kell tenniük az országban érvényes, és munkahelyükre, munkájukra, munkakapcsolataikra vonatkozó valamennyi törvénynek, jogszabálynak és rendelkezésnek. Ugyancsak meg kell felelniük a cégen belül velük közölt útmutatásoknak és irányelveknek és a Csoport jogszabályi rendelkezéseken alapuló belső szabályzatainak. 2. Munkahelyükön becsületesen, tisztességesen, méltósággal és a csapatmunka aktív részeseiként kell tevékenykedniük. 3. El kell kerülniük, hogy magánérdekeik a Csoport vagy az őket foglalkoztató csoporttag érdekeivel konfliktusba kerüljenek, valamint magánéletükben is ügyelniük kell Csoport és a nemzetközi Allianz Csoport jó hírére. 2. Diszkriminációmentesség/ a visszajelzésekből való tanulás kultúrája/szakmai előmenetel a teljesítmény és a képességek alapján Az Allianz Csoport egyetlen tagvállalata, így a magyarországi Allianz Csoport egyetlen tagja sem tűri az életkorra, testi fogyatékosságra, etnikai hovatartozásra, nemre, fajra, vallásra, nemi beállítottságra, politikai meggyőződésre vagy érdekképviseleti tevékenységre irányuló diszkriminációt. Olyan kedvező légkört teremtünk, amelyben valamennyi érdekelt fél visszajelzéseit ösztönözzük és megbecsüljük. A szakmai előmenetelt az alkalmazottak teljesítménye és képességei határozzák meg. 3. Bizalmas információ, az ügyfél adatainak/információinak védelme, a hatóságok információ igényei 1. A Csoport tagjai iránti bizalom fenntartásának elengedhetetlen feltétele az ügyfelek adatainak védelme, a személyes adatok és üzleti titkok és az ágazati jogszabályokban meghatározott titkok megőrzése, a vonatkozó adatvédelmi jogszabályok és a végrehajtásukra született belső szabályozások maradéktalan betartása. 2. A csoporttagok és a Csoport bizalmas, és a részvényárak szempontjából, illetve egyéni vagy vállalati ügyfelek szempontjából érzékeny bizalmasan kezelendő belső információit és nyilvántartásait harmadik fél, illetve az ügyben nem érintett dolgozók számára elérhetetlenné kell tenni. 3. Amennyiben felhatalmazás nélküli adatszerzés vagy arra irányuló szándék gyanúja merül fel, még abban az esetben is haladéktalanul értesíteni kell a Compliance osztályt, ha ezt már korábban mások megtették.
4. A Csoport együttműködik minden illetékes állami és felügyeleti hatósággal. A tájékoztatásnak hitelesnek, pontosnak és minden felesleges késedelmet nélkülözőnek kell lennie. Információadásra kizárólag az ügyben megfelelő szakértelemmel és felhatalmazással rendelkező osztályok jogosultak és kötelezettek.
4. Bennfentes kereskedés vagy ajánlás tilalma Bizalmas, ár érzékeny információk felhasználása vagy átadása csak abban az esetben engedélyezett, ha erre a jogszerű ügymenet szempontjából szükség van („tudni kell róla” elv). Bármely csoporttag alkalmazottja, akinek tudomása van ilyen információról, nem ajánlhat vagy kezdeményezhet olyan – értékpapírokat vagy más pénzügyi eszközöket érintő – ügyletet, ahol az árat ezek az információk befolyásolhatják. Ilyen esetekben a Compliance osztályt akkor is értesíteni kell, ha ezt már korábban mások megtették. 5. Kommunikáció, az újságírók és a média szakmai függetlensége 1. A csoporttagok minden közleményének az adott ügyre vonatkozóan átfogónak, tisztességesnek, hitelesnek, pontosnak, időben történőnek és érthetőnek kell lennie. 2. A Csoport tiszteletben tartja az újságírók és a média függetlenségét, ebből kifolyólag nem vásárol szerkesztőségi tartalmat. 3. A Csoport információinak nyilvánosság előtti terjesztésére, nyilatkozattételre kizárólag a csoporttagok belső szabályzataiban szóvivői felhatalmazással rendelkezők jogosultak. Amennyiben ilyen felhatalmazással nem rendelkező alkalmazott vállal szóban vagy írásban nyilvános szereplést, és felmerülhet, hogy a Csoport vagy valamely csoporttag képviselőjeként kezelik, és így értékelik az általa nyilvánosságra hozott véleményt, információt, akkor köteles az érintettekkel időben és félreérthetetlenül tudatosítani, hogy kizárólag magánszemélyként vállalt szerepet. 6. Ügyfél-tájékoztatás és tanácsadás 1. A Csoporttagok alkalmazottainak tilos akár szóval, akár cselekedettel félrevezetni, megtéveszteni a piacot vagy az ügyfeleket. 2. Az ügyfelekkel való kapcsolattartáskor vagy pénzügyi szolgáltatások nyújtásakor kellőképp ügyelni kell arra, hogy az ügyfél érthető formában megkapja a számára helyes döntés meghozatalához szükséges információt, legyen szó akár közvetlen termékinformációról, akár üzleti közvetítő által eljuttatott információról vagy tanácsról.
3. A konkrét szolgáltatás, a termék, az ügyfelek, valamint az érvényes piaci normák függvénye, hogy milyen információkra, tanácsokra van szükség és lehetőség. Ugyanez vonatkozik arra is, hogy a megfelelő tanácshoz az ügyféltől milyen információt szükséges és lehetséges kérni. 7. Lehetséges érdekütközések az ügyfelekkel és az üzleti partnerekkel A Csoport kiemelt prioritásként kezeli az ügyfelek érdekeit. Miután az érdekek szintjén felmerülő konfliktus megkérdőjelezheti a szolgáltató szakmaiságát és hitelességét, az érdekkonfliktus lehetőségét is mihamarabb fel kell tárni. Ha valamely érdekütközés elháríthatatlannak bizonyulna, a konfliktushelyzetet a szakmai és emberi tisztesség szabályai szerint kell kezelni. 8. Panaszkezelés A Csoport tagvállalatainak munkatársai az ügyfelek panaszait tisztességesen, a lehető leggyorsabban, a vonatkozó törvényeknek és rendelkezéseknek megfelelően kötelesek orvosolni. Arra törekszünk, hogy a jogos panaszt kiváltó helyzet gyors és hatékony megoldása révén ügyfelünk visszanyerje, sőt megerősítse a Csoport és az érintett csoporttag tisztességébe és szakmaiságába vetett bizalmát. 9. Pénzügyi beszámoló A nemzetközi Allianz Csoport minden tagja, így a magyarországi Allianz Csoport is kötelességének tartja, hogy tagvállalatai hiánytalan, korrekt, pontos, aktuális és érthető pénzügyi beszámolókat, jelentéseket és közleményeket adjanak közre. Ezt azon pénzügyi szakemberek biztosítják, akik felelősek a Csoport és a tagvállalatok pénzügyi, ellenőrzési és számviteli funkcióiért. Minden pénzügyi szakembernek feladata, és a Csoporton belül betöltött sajátos szakmai szerepétől függően kötelessége, hogy hatékony feltáró ellenőrzéseket és eljárásokat, illetve belső ellenőrzéseket és eljárásokat dolgozzon ki és alkalmazzon a pénzügyi jelentések rendszerében. 10. A korrupció és a megvesztegetés tilalma A nemzetközi Allianz Csoport minden tagja, így a magyarországi Allianz Csoport is elutasítja és tiltja a korrupció vagy megvesztegetés minden formáját. Azokra a helyzetekre, amelyek nem minősülnek korrupciónak vagy megvesztegetésnek, ám az alkalmazottaink, ügyfeleink és üzleti partnereink közötti kapcsolattartás során különféle megítélés tárgyát képezhetik, a következő bekezdésekben (11-14) foglaltak adnak iránymutatást.
11. Ajándékok és más juttatások elfogadása 1. Az üzleti partnerektől származó ajándékok és adományok, ha azok nem haladnak meg egy meghatározott mértéket, megfelelnek a szokásos nemzetközi és hazai üzleti gyakorlatnak. Tudni kell azonban, hogy ez érdekellentétet is szülhet, és így veszélyeztetheti a Csoport jó hírnevét, emiatt különösen ügyelni kell arra, hogy az alkalmazottak még a látszatát is elkerüljék az esetleges érdekellentéteknek, illetve a nemzetközi és a hazai Csoport jó hírnevére gyakorolt esetleges kedvezőtlen hatásoknak. 2. Ajándékok és adományok elfogadása mindig tilos, ha az – vélhetően vagy biztosan – a Csoport vagy valamely csoporttag érdekeit hátrányosan érintheti, vagy az alkalmazottak szakmai függetlenségét befolyásolhatja. 3. Ajándékok és más előnyök elfogadása csak és kizárólag akkor megengedett, ha megfelel az Allianz Hungária Zrt. hatályos Korrupció és megvesztegetés megelőzése és megakadályozásáról szóló belső szabályozásában foglalt feltételeknek. 4. A nem üzleti jellegű rendezvényekre, mint pl. hangverseny, színházi előadás, sportesemény vagy egyéb esti rendezvények és hasonló események - beleértve a szemináriumok és konferenciák kiegészítő, szórakoztató/ vendéglátó jellegű részeit is -, ugyancsak a fenti belső szabályozásban foglaltak vonatkoznak. 5. Az ajándékot elfogadó munkatárs köteles a személyi jövedelemadózásból rá háruló kötelezettségeknek megfelelni. 12. Az internetes közösségi portálok, és más közösségi hálózati szolgáltatások (ún. social média) igénybevétele A munkavállaló hivatalos elektronikus levélcímét a munkaviszony ellátásának körén kívül nem teheti hozzáférhetővé a nyilvánosság számára elérhető helyen, ideértve bármely elektronikus vagy más hálózati fórumot (pl. Internet, weblap) is.
Amennyiben a munkavállaló valamilyen közösségi portálon megadja munkahelyét, gondolnia kell arra, hogy megnyilvánulásait, szubjektív véleményét erre irányuló szándéka, vagy a valóság ellenére is azonosíthatják munkahelyének álláspontjával, ezért fokozottan kell ügyelnie arra, hogy magatartásával ne rontsa az Allianz cégcsoport hírnevét, véleményének közlésekor pedig juttassa kifejezésre, hogy az kizárólag saját egyéni nézeteit tükrözi. Ugyanez vonatkozik bármilyen más olyan internetes szolgáltatás használatára (pl. blog) is, amelyben a munkavállaló egyéni nézeteit közli, azzal, hogy a munkavállaló lehetőleg kerülje munkahelyének beazonosítható megjelölését.
13. Ingyenes juttatások közintézmények képviselőinek A Csoport abból indul ki, hogy a hivatalos személyek, köztisztviselők, közalkalmazottak, közszolgáltató vállalatok vagy hatóságok alkalmazottai és politikusok nem fogadhatnak el olyan ajándékokat, meghívásokat vagy adományokat, amelyek szakmai függetlenségüket megkérdőjelezhetik. ·
A kapcsolattartásnak az üzleti szférához hasonlóan a legszigorúbb társadalmi normák tiszteletben tartásával kell megvalósulnia.
·
Tekintettel a pénzügyi szektor jellegéből adódó fokozott érzékenységre, a kapcsolattartás kizárólag igazgatósági tag vagy általa megbízott vezető tisztségviselő által, illetve közvetlen ellenőrzése alatt történhet.
14. Jótékonysági támogatások / szponzorálás Jótékonysági támogatások, valamint szponzorálási megállapodások csak a vonatkozó jogrendszer és az aktuális vállalati stratégia szellemében, az érvényes szabályozás szerint hozhatók létre. 15. Lehetséges ellentétek az alkalmazottak magánérdekei és a társasági érdek között 1. Egyéb munka vagy szaktanácsadói tevékenység vállalása nem ütközhet a Csoport tagjainak tevékenységi köreivel, érdekeivel. 2. Mielőtt a Csoport bármely tagjának bármely alkalmazottja a Csoporton kívüli vállalatnál pozíciót vállalna (pl. igazgatóságban, felügyelő bizottságban, tanácsadói szerepben), nemcsak az illető cég jóváhagyásával kell rendelkeznie, hanem előzetesen a vonatkozó belső szabályzat rendelkezései szerint engedélyeztetnie kell, és tájékoztatnia kell a Compliance osztályt. 3. Az előző pontnak (15.2 pont) megfelelő eljárást kell alkalmazni,ha egy alkalmazott más vállalatnál jelentős pénzügyi részesedést, érdekeltséget szerezne, mivel ez az alkalmazott munkakörét érintheti, és ezáltal érdekellentéthez vezethet. Ugyanígy kell eljárni, ha egy alkalmazottnak tudomására jut, hogy hozzá közeli vagy vele kapcsolatban álló személyek (házastársa, cégnyilvántartás szerinti partnerei, eltartásra jogosult gyermekei és más rokonai, akik legalább egy éve az alkalmazottal közös háztartásban élnek) ilyen pénzügyi részesedésre tesznek vagy tettek szert. 4. A fentiek fokozott biztosítása érdekében a csoporttagok alkalmazottai a vonatkozó belső szabályzatok rendelkezései szerint kötelesek kétévente összeférhetetlenségi nyilatkozatot kitölteni. A nyilatkozatot változás bekövetkeztekor haladéktalanul frissíteni kell. 5. A szervezeti egység vezetőjét és a Compliance osztályt minden esetben tájékoztatni kell, ha egy alkalmazott a csoportnál ellátott munkahelyi feladataival összefüggő közszerepléséért, előadásaiért vagy publikációiért bármilyen anyagi vagy nem anyagi juttatást kap.
6. Ha Csoportunk jó hírneve veszélybe kerül, vagy érdekütközés következik be, az erről tudomást szerző alkalmazottnak és vezetőjének azonnal tájékoztatnia kell a Compliance osztályt. 16. Engedélyek és bejegyeztetés A közvetítőknek, ügynököknek, brókereknek és más a Csoport szolgáltatásainak nyújtásában közreműködő személyeknek valamint az üzleti partnereknek mielőtt a csoport bármely tagvállalatával üzleti kapcsolatba lépnének, be kell szerezniük a jogszabályok által megkövetelt dokumentumokat és engedélyeket. 17. Pénzeszközök átvétele az ügyfelektől és azok kezelése Az alkalmazottak üzleti tevékenységükkel összefüggésben csak akkor vehetnek át pénzeszközöket az ügyfelektől, ha ezt a vonatkozó belső utasítások kifejezetten megengedik, és a vonatkozó készpénzkezelési szabályokat hiánytalanul betartják. 18. A természeti kincsek és a csoporttulajdon védelme 1. Az alkalmazottaknak munkájuk során törekedniük kell a természeti kincsek megóvására, és tevékenységük környezetre gyakorolt hatásának ésszerű és arányos voltára. Takarékosan kell bánni az erőforrásokkal; ügyelni kell az energiafelhasználás hatékonyságára a tervezésnél, az új létesítmények építésénél, átalakításuknál és mindennapos használatuknál egyaránt. 2. Kiemelt figyelmet kell fordítani a hulladékok csökkentésére, szelektív gyűjtésére és újrahasznosítására. 3. A beszállítók, a reklámanyagok és a külső szolgáltatások kiválasztásakor is kiemelt szempontként kell figyelni az ökológiai és társadalmi érdekekre. 4. A Csoport vagyontárgyait és létesítményeit, üzleti dokumentumait, munkaeszközeit és egyéb értékes anyagi és szellemi tulajdonát tilos rendeltetésellenesen, személyes célokra használni vagy harmadik fél rendelkezésére bocsátani, amennyiben a használat a Csoport érdekeit bármilyen formában és mértékben hátrányosan érintheti. 19. A pénzmosás és a terrorizmus támogatásának megakadályozása; illegális cselekmények tilalma 1. A nemzetközi Allianz Csoport minden tagja, így a magyarországi Allianz Csoport is minden alkalmas intézkedést megtesz az illegális cselekmények és a visszaélések megakadályozására, függetlenül attól, hogy azt bármely tagjának alkalmazottja, üzleti partnere vagy egy harmadik fél követné el. 2. A Csoport egésze szilárdan elkötelezte magát a pénzmosás és a terrorizmus támogatása elleni küzdelem mellett, ezért az ide vonatkozó törvények és rendeletek szerint alkalmazza a kockázat alapú „ismerd az ügyfelet” vezérelvet.
3. Az alkalmazottaknak nemcsak részt venniük tilos illegális tevékenységben, de nem is tűrhetik el azt munkahelyükön vagy bármely egyéb alkalommal, ami kapcsolatos a Csoporttal. 4. Ez kiemelten vonatkozik a trösztellenes rendelkezések megsértésére és az adócsalás bárminemű elősegítésére, beleértve az alkalmazott hazáján túl bármely olyan országot is, ahol a Csoport tevékenykedik. 20. Etikus üzletvitel – személyes felelősség és az együttműködés eredményessége Ez a Kódex csak úgy érheti el célját, ha senki sem vonja ki magát alóla. A Viselkedési Kódex alapelveinek betartása egyrészt mindenkinek saját kötelessége, másrészt a csoporttagok vezetőinek felelőssége, hogy példát mutassanak, és ellenőrizzék, hogy beosztottjaik követik-e a Kódexben foglaltakat. A figyelem az első jelekre, a kis problémák feltárása az esetek túlnyomó többségében megakadályozza, hogy nagy problémák keletkezzenek. Ezért minden alkalmazottat arra ösztönzünk, hogy időben lépjen kapcsolatba vezetőjével, illetve a Compliance osztállyal, ha azt tapasztalja, hogy a Csoportot vagy bármely csoporttag jó hírét, értékeit és érdekeit bármilyen veszély fenyegetheti. Az Üzemi Tanács, az érdekképviseletek teljes mértékben egyetértenek a Kódexben foglaltakkal, és támogatják azok megvalósulását. 21. A rendelkezések megsértésének következményei A rendelkezések figyelmen kívül hagyása egyrészt csorbíthatja az alkalmazott, az alkalmazott munkatársai, a Csoport, a Csoport tagvállalata hírnevét, továbbá jogi és hatósági szankciókat vonhat maga után. A súlyos törvényszegés miatt lefolytatott eljárás következménye lehet megrovás, bírság, vagy akár az üzleti tevékenységre kiadott engedély visszavonása vagy felfüggesztése egész egységek vagy konkrét alkalmazottak vonatkozásában. A rendelkezéseket figyelmen kívül hagyó, és ezzel szerződéses kötelezettségeit megszegő alkalmazottat a csoporttagok fegyelmi intézkedésekkel sújthatják 22. Az alkalmazottak védelme illegális vagy gyanús tevékenységekről szerzett értesülések esetén Ha egy alkalmazott tudomást szerez a Csoportnál vagy valamely csoporttagnál bárki által folytatott illegális, aggályos vagy gyanús tevékenységről, haladéktalanul értesítenie kell a Compliance osztály és az Ellenőrzési és felülvizsgálati igazgatóság vezetőit. Az alkalmazott bejelentését anonim módon, a Vészjelzőrendszer igénybevételével is megteheti. Az aggodalmát, gyanúját jóhiszeműen jelentő alkalmazottat közlése miatt nem érheti hátrány, névtelenségét a fenti két szervezeti egységnek kötelessége garantálni.
A Globalitási Egyezmény tíz alapelve Emberi jogok A Csoport feladata: Hatáskörében támogassa és tartsa tiszteletben a nemzetközileg kinyilvánított jogokat. Akadályozza meg az emberi jogi visszaéléseket intézményeinél. Munkaügy A Csoport feladata: Tartsa tiszteletben a gyülekezési jogot és a gyakorlatban is ismerje el a kollektív érdekérvényesítéshez való jogot. Törölje el a kényszermunka, valamint a kötelező munka minden formáját. Törölje el a gyermekmunkát. Törölje el az alkalmazással és a foglalkoztatással kapcsolatos valamennyi diszkriminatív megkülönböztetést. Környezetvédelem A Csoport feladata: Támogassa a megelőzés elvét a környezetvédelmi problémák megoldására. Kezdeményezze az erőteljesebb felelősségvállalást. Bátorítsa környezetbarát technológiák kifejlesztését és terjesztését. Korrupcióellenes küzdelem A Csoportkötelessége: Lépjen fel a korrupció minden formája ellen, beleértve a kenőpénzeket és a megvesztegetéseket.
