Eni Hungaria Zrt. Szervezési, Irányítási és Ellenőrzési MODELL
Jóváhagyta az Eni Hungaria Zrt. Igazgatósága 2013. július 31-én.
1/50
TARTALOMJEGYZÉK ELŐSZÓ
......................................................................................................... 5
1. Fejezet - Az ENI etikai kódexe ......................................................................... 9 ELŐSZÓ ........................................................................................................ 9 I. ÁLTALÁNOS ALAPELVEK: FENNTARTHATÓSÁG ÉS VÁLLALATI FELELŐSSÉG ........... 10 II. VISELKEDÉSI SZABÁLYOK, KAPCSOLAT AZ ÉRDEKELT FELEKKEL ....................... 12 1.
Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás ............................... 12
2.
Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal ................................................... 14
2.1. Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság.................... 14 2.2. Önszabályozó Kódex ............................................................................ 14 2.3. Vállalati információk ............................................................................. 15 2.4. Kiemelt információk ............................................................................. 15 2.5. Média................................................................................................. 15 3.
Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel... 15
3.1. Hatóságok és közintézmények ............................................................... 15 3.2. Politikai szervezetek és szakszervezetek ................................................. 16 3.3. A helyi közösségek fejlesztése ............................................................... 16 3.4. „Non-profit” tevékenységek támogatása ................................................. 17 4.
Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal ................................................ 17
4.1. Ügyfelek és fogyasztók ......................................................................... 17 4.2. Beszállítók és külső közreműködők ......................................................... 18 5.
Az Eni vezetősége, alkalmazottai és munkatársai ........................................ 19
5.1. Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme .......................................... 19 5.2. Tudásmenedzsment ............................................................................. 20 5.3. Vállalati biztonság................................................................................ 20 5.4. Munkahelyi zaklatás és lelki terror.......................................................... 21 5.5. Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés ......... 21 III. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSÁNAK ESZKÖZEI ............................................ 23 1.
A belső ellenőrzés rendszere .................................................................... 23
1.1. Érdekkonfliktusok ................................................................................ 23 1.2. A számviteli feljegyzések átláthatósága .................................................. 25 2.
Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság .............................. 25
3.
Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme ....................................... 26 2/50
4.
Titoktartás ............................................................................................. 26
4.1. Az üzleti titok védelme ......................................................................... 26 4.2. A magánszféra védelme........................................................................ 27 4.3. Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken .................................... 28 IV. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSI TERÜLETEI ÉS REFERENCIA-STRUKTÚRÁI ........ 29 1.
A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség ......................................................................................... 29
2.
Referencia-struktúrák és felügyelet ........................................................... 30
2.1. Az Etikai Kódex Biztosa ........................................................................ 30 2.2. Kódex Promóciós Csapat ....................................................................... 32 3.
A Kódex felülvizsgálata ............................................................................ 32
4.
A Kódex szerződéses jellege ..................................................................... 32
2. fejezet – A Kockázatelemzés módszertana................................................. 33 2.1. Kockázatelemzés és a belső ellenőrzés rendszere ........................................ 33 3. fejezet – A WATCH STRUCTURE FELADATAI...................................................... 36 3.1. A társasági Watch Structure .................................................................... 36 3.1.1. Kollektív működési folyamat ............................................................... 36 3.1.2. Kinevezés ........................................................................................ 36 3.1.3. A Watch Structure feladatai és jogkörei ................................................ 38 3.2. Információáramlás ................................................................................. 39 3.2.1.
A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak ................................................................... 39
3.2.2. Információ áramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás ............ 40 3.3. Információk gyűjtése és tárolása .............................................................. 41 4. fejezet - A Modell címzettjei és az érintettek köre .............................................. 42 4.1. Előszó .................................................................................................. 42 4.2. A Modell címzettjei ................................................................................ 42 4.3. Képzés és Kommunikáció ........................................................................ 42 4.3.1.
A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció......................... 42
4.3.2. Képzés és kommunikáció a vezetőséggel, a szervezeti egységek vezetőivel és a kulcsfontosságú tisztségviselőkkel .............................................. 42
3/50
4.3.3.
Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők) ............................................... 43
4.3.4. Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel ................................ 43 4.4.
Harmadik felek és a piac tájékoztatása ...................................................... 43
5. fejezet A fegyelmi Rendszer szerkezete............................................................ 44 5.1.
A fegyelmi rendszer szerepe .................................................................... 44
5.2.
A Modell megsértése ............................................................................... 44
5.3. A felettesekre, irodai dolgozókra és fizikai dolgozókra vonatkozó fegyelmi intézkedések ...................................................................................... 45 5.4.
A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések ......................................... 46
5.5. Igazgatósági tagokra vonatkozó fegyelmi intézkedések ................................. 46 6. fejezet – ellenőrző eszközök ........................................................................... 47 6.1. Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése ............................................ 47 6.2. Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok .......................... 48 6.3. Ellátás irányítási folyamatok .................................................................... 48 7. fejezet – a Modell aktualizálására vonatkozó szabályok ...................................... 50 7.1. Előszó .................................................................................................. 50 7.2. A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai ....................................... 50
4/50
ELŐSZÓ A jelen szervezési, irányítási és ellenőrzési modellt (a továbbiakban a „Modellt”) az Eni Hungaria Zrt. (a továbbiakban a „Vállalat”) annak érdekében vezette be, hogy biztosítsa a nemzetközi ellenőrzési szabványok betartását és a bevett gyakorlatok alkalmazását, valamint hogy a Vállalat érdekében és annak javára megelőzze, hogy jogszabálysértést kövessenek el: •
olyan magánszemélyek, akik a társaság vagy annak pénzügyi és funkcionális autonómiával
rendelkező
szervezeti
egységének
képviselői,
igazgatói
vagy
vezetői, vagy akik a társaság irányításáért vagy ellenőrzéséért felelnek (csúcs vezető pozícióban lévő egyének vagy „felsővezetők”); •
olyan magánszemélyek, akiket vezető beosztású személy irányít, vagy felügyel (mások irányítása alatt álló egyének).
A
Modell
célja
különösképpen
az,
hogy
megelőzzön
mindennemű
korrupcióval,
zsarolással, pénzmosással vagy csalással kapcsolatos törvényellenes magatartást és általánosságban minden olyan jogszabálysértést, amelyet a Vállalat érdekében vagy annak javára követnek el vagy kísérelnek meg elkövetni (a továbbiakban mint „Jogszabálysértések”), valamint hogy lefektesse azokat a fegyelmi intézkedéseket (lásd az alábbi 5. fejezetben), amelyeket a törvények, szabályozások és/vagy a belső vállalati irányelvek megsértésének minősülő törvényellenes magatartás esetén kell végrehajtani. A Modell szövegezése olyan nemzetközi szabályozások figyelembe vételével történt, amelyekre többek között az alábbi hazai és külföldi korrupcióellenes nemzetközi egyezmények hivatkoznak: -
az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény (Brüsszel, 1995. július 26.) és az első Kiegészítő jegyzőkönyv (Dublin, 1997. szeptember 27.)
-
az Európai Közösségek tisztviselőit és az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény (Brüsszel, 1997. május 26.)
-
az OECD tagállamai által elfogadott, a külföldi hivatalos személyek megvesztegetése elleni küzdelemről szóló egyezmény (Párizs, 1997. december 17.)
5/50
Továbbá a Modell alapját a „fehérgalléros bűnözés” megelőzésére irányuló legaktuálisabb törvények, és különösen a következő szabályozásokban lefektetett eljárási szabályzatok és óvintézkedések képezik1: -
Az Amerikai Egyesült Államok kormánya által 1977. december 19-én aláírt, A külföldön
történő
korrupciós
gyakorlatról
szóló
törvény
(és
annak
1988-as
módosítása, a Nemzetközi korrupcióellenes törvény) -
az olasz kormány által 2001. június 8-án elfogadott 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet (és módosításai)2;
-
az Egyesült Királyság kormánya által 2010. április 8-án elfogadott 2010-es Korrupcióellenes törvény;
-
a United States Sentencing Commission által 2010. november 1-jén kiadott 2010 Federal Sentencing Guidelines Manual & Supplement
Ennek tekintetében a Vállalat az Igazgatótanács 2005. szeptember 8-i ülésén fogadta el először a Modellt. A későbbiekben egyesítették és módosították azt annak érdekében, hogy tükrözze a következőket: •
a Társaság vállalati rendszerében bekövetkezett bármely változás;
•
rendszabályokban, esetjogban, szakértői véleményekben és best practice-okban bekövetkezett bármely változás;
•
a Modell alkalmazását követő bármely észrevételezés esetén, beleértve a büntetőeljárásokból eredő bármely tapasztalatot;
•
cégek gyakorlatát az szervezési, irányítási és ellenőrzési modell a Modellhez kapcsolódóan;
•
1
felülvizsgálatok és belső auditok eredményei;
A szöveg a gazdasági bűncselekmények megelőzését célzó vonatkozó jogszabályok rendelkezéseire hivatkozik.
Ebben a tekintetben meg kell említeni a chilei állam jogi személyiségek büntetőjogi felelősségére vonatkozó szabályozásait, amelyeket a 2009. december 2-i 20393. sz. törvény fektet le, illetve Spanyolországban a 2010. június 22-i 5/2010 sz. törvényt.
2
Megjegyezzük, hogy a Modell szövegezésénél alkalmazott módszer az olaszországi Confindustria által
jóváhagyott Irányelvek javaslatain alapul, illetve hozzájárul ahhoz, hogy a jelen Modell mentesítő tényezőként legyen alkalmazható a Vállalat azon felelőssége tekintetében, amelyről a 231/2001. sz. olasz törvényhozói rendelet rendelkezik.
6/50
A
Társaság
„Szervezési,
Irányítási
és
Ellenőrzési
Modelljének”
elfogadása
–
a
továbbiakban részletezett struktúrában – a projekt keretében végzett tevékenységek eredménye: •
Az Eni Etikai Kódexe (1. fejezet); amely, egyebek közt, a Modell kötelező általános alapelve.
•
A kockázatelemzés módszertana (2. fejezet).
•
A Watch Structure feladatai (3. fejezet), a feladat- és hatáskörre vonatkozó kinevezés
és
megbízás,
valamint
a
vonatkozó
bejövő
és
kimenő
információáramlás meghatározása. •
A
Modell
címzettjei
és
az
érintettek
köre
(4.
fejezet),
mindazon
felek
meghatározása, akikre a Modell vonatkozik; a munkatársak, illetve a piac felé történő kommunikáció alapelveinek definíciója, beleértve a harmadik féllel való kapcsolattartás szerződéses feltételeit, valamint a munkatársak képzését. •
A Fegyelmi Rendszer felépítése (5. fejezet), beleértve a Modell megsértése esetén az elkövetett szabályszegésekre szóló megfelelő és alkalmazható szankciók definícióját.
•
Ellenőrző
eszközök
(6.
fejezet),
az
általános
áttekinthetőségi
szabványok
meghatározása és ellátás-irányítási folyamatok. •
A
Modell
aktualizálására
vonatkozó
szabályok
(7.
fejezet),
az
innováció
megvalósítási program biztosítása jogszabályváltozás, a szervezeti struktúrában vagy a Társaság üzleti szférájában bekövetkezett változások, illetve a Modell jelentős megsértése esetén és/vagy a Modell hatékonyságának elemzése során feltárt vonatkozó eredmények vagy az érintett ágazatban, a közügyek során szerzett tapasztalat hatására. A Modellt az Igazgatóság határozatban hagyta jóvá. A Modell bevezetése és aktualizálása, a számára biztosított hatáskörök értelmében, az ügyvezető igazgató feladata. Mindamellett a Modell kötelező általános alapelveinek ( a következőkben „Általános Alapelvek”) aktualizálását az Igazgatóság végzi, ezek az Általános Alapelvek a következők: a) Az Eni Etikai Kódexe (az 1. fejezetben foglaltak szerint). b) A Kockázatelemzés Módszertana (a 2. fejezetben foglaltak szerint).
7/50
c) A Watch Structure szerepe és az információáramlás (a 3. fejezetben foglaltak szerint). d) Felülvizsgálati tevékenységek éves ütemezése (a 3. fejezetben foglaltak szerint). e) Fegyelmi Rendszer (az 5. fejezetben foglaltak szerint). f) A tevékenységek áttekinthetőségére vonatkozó általános szabványok (a 6. fejezetben foglaltak szerint). g) Innováció megvalósítási program (a 7. fejezetben foglaltak szerint). Azon vállalati rendelkezéseket, beleértve az ellenőrzési eszközöket is, amelyek a Modell bevezetéséhez szükségesek, az érintett vállalati részlegek adják ki. A Watch Structure - a lenti 3. fejezetben szabályozott módon – (a továbbiakban a „Watch Structure” vagy „Structure”) gondozza és tudatja az érintett vállalati részlegekkel az Igazgatóság által a
Modell elfogadása révén, illetve az ügyvezető
igazgató által a mindenkori aktualizálások révén jóváhagyott dokumentumot, beleértve „A
Modell érzékeny tevékenységei és különleges ellenőrzési normái” meghatározását
szolgáló iratot is. Ezen különleges ellenőrzési normákat magukban foglalják a vonatkozó vállalati eljárások.
8/50
1. Fejezet - Az ENI etikai kódexe
ELŐSZÓ Az Eni3 egy nemzetközi kiterjedésű ipari vállalat, amely tevékenységei méretéből és fontosságából adódóan meghatározó szerepet játszik a piacon, illetve az Eni-nél dolgozó vagy azzal együttműködő személyek és az Eni működési területén élő közösségek gazdasági növekedésében és jólétében. Az Eni tevékenysége során előforduló szituációk sokfélesége, a fenntartható fejlődés támasztotta kihívások, illetve a vállalat tevékenységeiben jogos érdekekkel bíró érintett személyek („Érdekelt Felek”) figyelembe vételére való igény még inkább aláhúzza annak fontosságát, hogy világosan meghatározzuk azokat az értékeket, amelyeket az Eni elfogad, elismer és magáénak vall, illetve az általa felvállalt felelősségeket, amelyek által hozzájárul egy mindenki számára jobb jövő megteremtéséhez. Ezt a célt szolgálja az Eni újonnan kidolgozott Etikai Kódexe („Kódex” vagy „Etikai Kódex”).
Elsődleges
fontosságú,
hogy
az
Eni
igazgatói,
auditorai,
vezetősége,
alkalmazottai, valamint az Eni céljainak elérése érdekében Olaszországban vagy külföldön tevékenykedő személyek (együttesen „az Eni Dolgozói”) saját hatáskörükön és felelősségi
körükön
belül
betartsák
a
Kódex
előírásait.
Ez
az
Eni-vel
fennálló
kapcsolatukra érvényes jogi és szerződéses rendelkezések értelmében is szükséges. Így biztosíthatjuk az Eni hatékony és megbízható működését, valamint jó hírnevét, amelyek az Eni sikere és társadalmi környezetének fejlesztése szempontjából létfontosságúak. Az Eni arra törekszik, hogy ismertté tegye a Kódexet az Eni Dolgozói és az egyéb Érdekelt Felek körében, és elfogadja építő jellegű javaslataikat a Kódex alapelvei és tartalma vonatkozásában. Az Eni a Kódex érvényesítése, illetve egységesítése céljából figyelembe veszi az Érdekelt Felek bármilyen javaslatát vagy észrevételét. Az Eni megfelelő információs, megelőzési és ellenőrző eszközök segítségével gondosan ellenőrzi a Kódex betartását, és szükség esetén intézkedéseket tesz valamennyi ügylet és eljárásmód átláthatóságának biztosítása érdekében. Az egyes Eni vállalatok Watch Structure-je az Etikai Kódex biztosának („Biztos”) feladatköreit látja el. Jelen Kódexet figyelmébe ajánljuk mindazon személyeknek vagy szerveknek, amelyek az Eni-vel üzleti kapcsolatban állnak.
3
Az „Eni” az Eni S.p.A.-t, valamint annak Olaszországban és külföldön működő közvetlen vagy
közvetett leányvállalatait foglalja magában.
9/50
I. ÁLTALÁNOS ALAPELVEK: FENNTARTHATÓSÁG ÉS VÁLLALATI FELELŐSSÉG Az Eni Dolgozói mindannyian elkötelezték magukat a törvények, előírások, jogszabályok, önszabályozó kódexek, valamint az etikus viselkedés és a méltányos eljárásmód követése mellett, és ez határozza meg az Eni egész szervezetének működését. Az Eni üzleti és vállalati tevékenységeit az átláthatóság, őszinteség, tisztesség és jóhiszeműség jegyében, a versenyvédelmi szabályokkal összhangban folytatja. Az Eni olyan irányítási rendszert kíván fenntartani és megerősíteni, amely megfelel a nemzetközi „best practice” irányelveknek, képes kezelni az Eni működése során felmerülő komplex helyzeteket, és megfelelni a fenntartható fejlődés kihívásainak. Az Érdekelt Felek bevonására szisztematikus módszerek kerültek elfogadásra, amelyek a fenntarthatósággal és a vállalati felelősséggel kapcsolatos párbeszédet mozdítják elő. Nemzetközi vállalatként, illetve partnereivel folytatott tevékenységei során az Eni kiáll az emberi jogok védelme és előmozdítása mellett. Ezek az ember elidegeníthetetlen és alapvető jogai, amelyek az egyenlőségre, szolidaritásra, a háború elutasítására, a polgári és politikai jogok, társadalmi, gazdasági és kulturális jogok és az ún. harmadik generációs
jogok
(önmeghatározás
joga,
békéhez,
fejlődéshez
és
a
környezet
védelméhez való jog) védelmére épülő társadalmi berendezkedés alapját képezik. A diszkrimináció, korrupció és a kényszer- vagy gyermekmunka minden formáját elutasítjuk. Külön figyelmet érdemel az emberi méltóság, szabadság és egyenlőség, a munka és a szakszervezetek szabadságának védelme, az egészség, a biztonság, a környezet és a biodiverzitás megóvása, valamint mindazok az értékek és alapelvek, amelyek,
a
Nemzetközi
Intézményekkel
és
Egyezményekkel
összhangban,
az
átláthatósággal, az energiahatékonysággal és a fenntarthatósággal kapcsolatosak. E tekintetben az Eni az ENSZ Egyetemes Emberi Jogok Nyilatkozata, a Nemzetközi Munkaügyi Szervezet (ILO) Alapvető Egyezménye és az OECD multinacionális vállalatok számára kidolgozott Irányelvei keretein belül jár el. Az
Eni
valamennyi
dolgozója
(bármilyen
megkülönböztetés
vagy
kivétel
nélkül)
tiszteletben tartja feladatai elvégzése során a Kódex alapelveit és tartalmát mind
10/50
cselekedeteiben, mind magatartásában, saját felelősségi körének megfelelően, hiszen a Kódex betartása alapvető fontosságú a munkájuk minősége és szakmai teljesítményük tekintetében. Az Eni Dolgozói közötti kapcsolatokat minden szinten az őszinteség, tisztesség, együttműködés, lojalitás és a kölcsönös megbecsülés vezérli. Az abban való hit, hogy egy személy az Eni hasznára vagy előnyére cselekszik, semmilyen módon – sem részben, sem egészében – nem igazolhatja a Kódex alapelveibe vagy tartalmába ütköző magatartást.
11/50
II. VISELKEDÉSI SZABÁLYOK, KAPCSOLAT AZ ÉRDEKELT FELEKKEL 1. Etikus, átlátható, tisztességes és professzionális eljárás Az Eni üzleti tevékenységei során a lojalitás, tisztesség, átláthatóság, hatékonyság és a nyílt piac elveit vallja magáénak és tartja be, függetlenül az adott ügylet fontosságától. Az Eni Dolgozóinak a feladataik teljesítése során felmerülő intézkedéseit, ügyleteit és az általuk folytatott tárgyalásokat, illetve általánosságban a viselkedésüket a tisztesség, teljesség, az információk átláthatóságára való törekvés és a törvényesség vezérli a tartalmat és a formát tekintve egyaránt. A hatályos jogszabályokkal és a belső szabályzatokkal összhangban törekednek arra, hogy számviteli dokumentumaik is egyértelmű és valós információt tartalmazzanak. Az Eni valamennyi tevékenységét a lehető legnagyobb gondossággal és szakmai hozzáértéssel kell végezni, a kijelölt feladatnak megfelelő készségek és szakértelem alkalmazásával és olyan módon, amely az Eni jó hírnevének és a róla kialakult pozitív képnek a megőrzéséhez járul hozzá. A vállalat céljai, valamint a projektek, beruházások és intézkedések előterjesztése és végrehajtása arra irányuljon, hogy hosszú távon növeljék a vállalat vagyonát és javítsa irányítási tevékenységét, technológiai és információs színvonalát, valamint értéket és jólétet teremtsen az összes Érdekelt Fél számára. Bármilyen megvesztegetés, jogtalan kivételezés, összejátszás, személyes juttatások igénylése saját részre vagy mások részére akár közvetlenül, akár harmadik felek közreműködésével kivétel nélkül tilos. Tilos bármilyen természetű pénzbeli vagy anyagi juttatás vagy egyéb előnyök közvetlen vagy közvetett nyújtása vagy felajánlása harmadik felek (pl. kormányképviselők, köztisztviselők, közalkalmazottak vagy magánalkalmazottak) részére befolyásolási céllal, vagy a hivataluk által tett intézkedésekért való fizetségként. Az üzleti életben tanúsított figyelmesség eszközei, például kisebb ajándékok vagy a vendégszeretet egyes formái, csak abban az esetben megengedhetők, ha kis értékűek, egyik fél feddhetetlenségét vagy jó hírnevét sem veszélyeztetik, és külső megfigyelő számára sem értelmezhetők jogtalan előnyszerzésre tett kísérletnek. Az ilyen költségeket
12/50
az érvényben lévő belső szabályzat alapján minden esetben engedélyeztetni kell a felelős vezetőkkel, és megfelelő módon dokumentálni kell. Tilos pénzt elfogadni olyan magánszemélyektől vagy vállalatoktól, amelyek az Eni-vel üzleti kapcsolatban állnak vagy üzleti kapcsolatot kívánnak létesíteni. Ha egy személy olyan ajánlatot vagy ajándékot kap, vagy olyan különleges elbánásban részesül, amely nem tekinthető az üzleti életben szokásos kis értékű figyelmességnek, vagy harmadik felektől érkezik hozzá ilyen jellegű kérés, úgy ezt vissza kell utasítania és azonnal jeleznie kell az illető személyek felettesének vagy szervezeti egységének, valamint a Garantálónak. Az
Eni
minden
harmadik
felet
megfelelően
tájékoztat
a
Kódexben
lefektetett
kötelességeiről és állásfoglalásáról, és megköveteli a harmadik felektől, hogy a tevékenységeiket
érintő
területeken
működjenek
együtt
a
Kódex
alapelveivel.
Amennyiben bármely harmadik fél nem működik együtt a Kódex alapelveivel, úgy az Eni megteszi a megfelelő belső, vagy – ha az ügy a saját hatáskörébe tartozik, akkor – külső intézkedéseket.
13/50
2. Kapcsolat a részvényesekkel és a piaccal 2.1. Értékteremtés a részvényeseknek, hatékonyság, átláthatóság Az Eni belső struktúráját és a tevékenységében közvetlenül vagy közvetve részt vevő felekkel fenntartott kapcsolatát olyan szabályok határozzák meg, amelyek biztosítják a megbízható irányítást, valamint a vezetőség hatalma és a részvényesek és egyéb Érdekelt Felek érdekei közötti egészséges egyensúlyt. E szabályok által átláthatóvá és nyomon követhetővé válnak a vezetőség azon döntései, illetve azok az általános vállalati események, amelyek jelentősen befolyásolhatják a kibocsátott pénzügyi eszközök piaci értékét. A részvényesek számára teremtett érték maximalizálását célzó intézkedések és a vezetőség munkájának átláthatóvá tétele érdekében az Eni meghatározza, alkalmazza és folyamatosan fejleszti egységbe foglalt és homogén viselkedési szabályrendszerét. Ez mind belső szervezeti struktúráját, mind pedig részvényeseivel és a harmadik felekkel fenntartott kapcsolatát meghatározza. Ez a szabályrendszer összhangban van a legmagasabb szintű nemzeti és nemzetközi vállalatirányítási normákkal. A vállalat tudatában van annak, hogy a megbízhatóság és az átláthatóság, és ezáltal a jó hírnév, valamint az Érdekelt Felek bizalmának megerősítése szempontjából alapvető fontosságú egy hatékony és működőképes szabályrendszer felállítása a vállalat számára. Az Eni szükségesnek tartja, hogy a részvényesek a saját hatáskörükbe tartozó ügyekben részt vehessenek a döntéshozatalban, és megfelelő információ birtokában hozhassák meg döntéseiket. Ezért az Eni maximális átláthatóságot és időszerű tájékoztatást kíván nyújtani részvényesei és a piac számára (többek között a vállalat internetes oldalán keresztül) a tőzsdén jegyzett vállalatokra vonatkozó törvényeknek és jogszabályoknak megfelelően. Ezen túlmenően az Eni figyelmet kíván fordítani a részvényesek jogos észrevételeire minden olyan témakörben, amelyben jogosultak észrevételeket tenni. 2.2. Önszabályozó Kódex Az Eni fő vállalatirányítási szabályai az Eni S.p.A. Önszabályozó Kódexében találhatók, amely a Borsa Italiana S.p.A. által kiadott Kódexszel összhangban készült; ahol alkalmazható, ott erre a Kódexre jelen dokumentum is hivatkozik.
14/50
2.3. Vállalati információk Az Eni a házon belüli adatkezelésre és a külső felek részére történő kommunikációra vonatkozó szabályzatai által gondoskodik a vállalati információk megfelelő kezeléséről. 2.4. Kiemelt információk A rájuk bízott feladatok elvégzése során az Eni valamennyi dolgozója köteles a kiemelt információk megfelelő kezelésére, így a piaci visszaélésekkel kapcsolatos vállalati szabályok ismeretére és betartására. A bennfentes kereskedelem és bármely, azt esetlegesen előmozdító magatartás szigorúan tilos. Az Eni és az Eni-n kívüli vállalatok részvényeivel
való
kereskedést
minden
esetben
az
abszolút
átláthatóságnak
és
méltányosságnak kell jellemeznie. 2.5. Média Az Eni a külső szereplők részére azonnali, valós, átlátható és pontos információkat szolgáltat. A médiakapcsolatokkal kizárólag az erre a feladatra kijelölt osztályok és vezetők foglalkoznak. A média képviselőinek szánt információt és az információ nyújtásának feladatát az Eni dolgozóinak előzetesen egyeztetniük kell az Eni illetékes szervezeti egységével. 3. Kapcsolat különböző intézményekkel, szervezetekkel és helyi közösségekkel Az Eni minden országban, ahol jelen van, támogatja a párbeszédet valamennyi Intézménnyel és civil szervezettel. 3.1. Hatóságok és közintézmények Dolgozóin keresztül az Eni aktívan és teljes mértékben együttműködik a Hatóságokkal. Mind az Eni dolgozói, mind pedig az Eni-hez valamilyen módon köthető tevékenységet folytató külső munkatársak a közigazgatási szervekkel való kapcsolataikban kötelesek biztosítani a tisztességes eljárást, az átláthatóságot és a nyomon követhetőséget. Az ilyen kapcsolatokkal kizárólag a kifejezetten erre a feladatra kijelölt osztályok és személyek foglalkozhatnak, a jóváhagyott terveknek és vállalati szabályzatoknak megfelelően. Az érintett leányvállalatok osztályainak egyeztetniük kell az Eni illetékes szervezeti egységével
a
szükségessé
váló
beavatkozások
minőségének
értékelését,
illetve
intézkedéseik felosztását, végrehajtását és felügyeletét illetően. Tilos a Hatóságok részére hamis bevallások benyújtása, illetve annak kezdeményezése vagy ösztönzése.
15/50
3.2. Politikai szervezetek és szakszervezetek Az Eni sem közvetlenül, sem közvetve nem támogat semmilyen formában politikai pártokat, mozgalmakat, bizottságokat, politikai szervezeteket és szakszervezeteket, sem azok képviselőit és jelöltjeit, kivéve azokat, amelyeknél a hatályos törvények és jogszabályok ezt kifejezetten megkövetelik. 3.3. A helyi közösségek fejlesztése Az Eni elkötelezte magát a működési területén élő közösségek életminősége, társadalmigazdasági fejlődése, illetve azok emberi erőforrásai és képességei fejlesztésének aktív előmozdítása
mellett.
Üzleti
tevékenységét
a
tisztességes
üzleti
magatartással
összeegyeztethető normák szerint folytatja. Az Eni tevékenységének végzése során tudatában van az Érdekelt Felekkel és különösen a működési területén élő helyi közösségekkel szembeni társadalmi felelősségének. Az Eni hiszi, hogy a civil társadalommal való párbeszéd és kommunikáció képessége a vállalat egy fontos tőkéjét képezi. Az Eni tiszteletben tartja a működési területén élő helyi közösségek kulturális, gazdasági és társadalmi jogait, és a lehető legnagyobb mértékben támogatja, hogy élhessenek is azokkal. Ide tartozik különösen a megfelelő táplálékhoz, ivóvízhez, az elérhető legmagasabb szintű fizikai és szellemi egészséghez, a megfelelő otthonhoz és az oktatáshoz való jog. Az Eni tartózkodik az olyan intézkedésektől, amelyek az ilyen jogok gyakorlását gátolják vagy lehetetlenné teszik. Az Eni törekszik a helyi közösségeknek nyújtott információk átláthatóvá tételére, különös tekintettel a számukra legnagyobb jelentőségű területekre. Az érintett szervezeti egységein keresztül az Eni biztosítja a folyamatos konzultáció lehetőségét is annak érdekében, hogy kellő figyelmet fordíthasson a helyi közösségek jogos elvárásaira vállalati tevékenységeinek megtervezésekor és folytatásakor, és elősegíthesse az adott tevékenységekből származó haszon megfelelő újraelosztását. Az Eni ezért törekszik vállalati értékei és alapelvei ismertté tételére szervezetének minden szintjén, többek között a megfelelő ellenőrzési folyamatokon keresztül. Ezenkívül hozzájárul a helyi közösségek jogainak védelméhez, különös tekintettel azok kultúrájára, intézményeire, kapcsolataira és életstílusára.
16/50
Az Eni Dolgozói kötelesek saját felelősségi körükön belül részt venni az egyedi kezdeményezések meghatározásában, összhangban az Eni szabályzataival és cselekvési programjaival. Ezeket az abszolút átláthatóság követelményeinek megfelelően hajtják végre, és az Eni célkitűzéseinek szerves részeként kezelik. 3.4. „Non-profit” tevékenységek támogatása Az
Eni
jótékonysági
tevékenységei
hátterében
a
fenntartható
fejlődés
iránti
elkötelezettsége áll. Az Eni ezért kötelességének érzi, hogy dolgozói körében erősítse, támogassa és előmozdítsa a „non-profit” tevékenységeket, amelyek tanúsítják a vállalat az iránti elkötelezettségét, hogy segítsen a működési területén élő közösségek igényeinek kielégítésében. 4. Kapcsolat az ügyfelekkel és a beszállítókkal 4.1. Ügyfelek és fogyasztók Az Eni azzal alapozza meg piaci sikerét, hogy minőségi termékeket és szolgáltatásokat kínál versenyképes feltételekkel, ugyanakkor betartja a tisztességes verseny szabályait. Az Eni tiszteletben tartja a fogyasztók azzal kapcsolatos jogát, hogy a hozzájuk kerülő termékek ne legyenek az egészségre és a fizikai jólétre ártalmasak, és teljes körű tájékoztatást kapjanak a számukra kínált termékekről. Az Eni tudatában van annak, hogy a termékeket vagy szolgáltatásokat igénylő fogyasztók megbecsülése az üzleti siker szempontjából elsődleges fontosságú. Az üzleti szabályzatok célja az áruk és szolgáltatások minőségének és biztonságának garantálása, valamint az óvatosság elvének betartása. Ezért az Eni Dolgozói kötelesek: •
együttműködni az ügyfelekkel és fogyasztókkal való kapcsolatot szabályozó házon belüli előírásokkal;
•
a szerződéses korlátozások figyelembe vételével hatékonyan és kellő figyelmesség tanúsításával olyan minőségi termékeket biztosítani, amelyek megfelelnek az ügyfelek és fogyasztók ésszerű igényeinek és elvárásainak;
•
pontos és teljes körű információkat nyújtani a termékekről és szolgáltatásokról, és a valóságnak megfelelő hirdetések és egyéb kommunikációs eszközök által elősegíteni,
hogy
az
ügyfelek
és
a
hozhassanak.
17/50
fogyasztók
megalapozott
döntéseket
4.2. Beszállítók és külső közreműködők Az Eni arra törekszik, hogy professzionális beszállítókat és külső közreműködőket válasszon, amelyek képesek azonosulni a Kódex alapelveivel és tartalmával. Az Eni olyan hosszú távú kapcsolatok kialakítására törekszik, amelyek által fokozatosan növelheti teljesítményét, ugyanakkor védi és támogatja a Kódex alapelveit és tartalmát. A tendereket, közbeszerzést és általánosságban az áruszállítást és/vagy szolgáltatások nyújtását
és
a
külső
közreműködést
(pl.
tanácsadók,
ügynökök
stb.)
érintő
kapcsolataikban az Eni dolgozói kötelesek: •
követni a beszállítók és külső közreműködők kiválasztására és a velük való kapcsolattartásra vonatkozó belső szabályokat, és tartózkodni az Eni beszállítói pályázataiban részt vevő és a követelményeknek megfelelő pályázók kizárásától; jól megalapozott és átlátható, helyénvaló és objektív kiválasztási módszereket alkalmazni;
•
biztosítani a beszállítók és külső közreműködők összehangolt együttműködését annak érdekében, hogy a tőlük jogosan elvárható mértékben garantálják az Eni ügyfeleinek és fogyasztóinak folyamatos elégedettségét a minőség, a költségek és a szállítási idő vonatkozásában;
•
a társasággal kapcsolatban álló felekkel folytatott ügyletek törvényességére vonatkozó előírásokkal és a hatályos törvényekkel összhangban, a lehetőségekhez és a piaci feltételekhez mérten a lehető legnagyobb mértékben felhasználni az Eni vállalatai által biztosított termékeket és szolgáltatásokat;
•
a szerződésekben említést tenni a Kódex elfogadásáról és az abban foglalt alapelvek betartására vonatkozó kötelezettségről;
•
betartani és betartatni a szerződésekben foglalt feltételeket;
•
nyitott
és
őszinte
közreműködőkkel,
az
párbeszédet általános
fenntartani üzleti
a
beszállítókkal
gyakorlattal
és
összhangban;
a a
külső Kódex
bármilyen lehetséges megsértéséről azonnal tájékoztatni a feletteseket és a Biztost; •
tájékoztatni az Eni megfelelő szervezeti egységét bármely, egy adott szállítóval vagy külső közreműködővel kapcsolatban felmerülő súlyos problémáról, az Eni-t érintő lehetséges következmények felmérése céljából.
Díjazás kifizetése kizárólag a nyújtott és a szerződésben meghatározott szolgáltatások arányában történhet. Tilos kifizetést teljesíteni a szerződő féltől különböző harmadik fél
18/50
számára, vagy olyan harmadik Országban, amely különbözik a felek országától, illetve a szerződés teljesítési helyeként meghatározott országtól. 5. Az Eni vezetősége, alkalmazottai és munkatársai 5.1. Az emberi erőforrások fejlesztése és védelme A vállalat legfontosabb „építőkövei” az emberek. A vezetőség és az alkalmazottak elkötelezettsége és professzionális munkavégzése létfontosságú értékeket és feltételeket jelent az Eni céljainak megvalósulása szempontjából. Az
Eni
elkötelezte
képességeit
és
magát
amellett,
készségeit:
így
hogy
teljes
fejlessze
mértékben
vezetősége kiaknázhatják
és
alkalmazottai
energiájukat
és
kreativitásukat a munkában nyújtott teljesítményük során. A munkakörülményeknek biztosítaniuk kell az egyének szellemi és fizikai egészségét, valamint méltóságát. A munkavégzés során nem megengedett a túlzott mértékű nyomás vagy kellemetlen légkör teremtése: a megfelelő munkakörülmények biztosítása érdekében támogatni kell a személyiség fejlődését, és meg kell teremteni a professzionális munkavégzés kereteit. Az Eni a hatályos jogi és szerződéses rendelkezésekkel teljes összhangban egyenlő esélyeket kínál valamennyi alkalmazottjának, biztosítva ezzel, hogy mindegyikük méltányos
bánásmódban
és
bérezésben
részesüljön
bármilyen
diszkriminációtól
mentesen, kizárólag saját érdemei és szakmai tudása alapján. Az illetékes osztályok feladatai: •
minden emberi erőforrást érintő döntéshozatalnál megfelelő, minden helyzetben alkalmazható kritériumok felállítása a (szigorúan szakmai értelemben vett) érdemek és képességek vonatkozásában;
•
emberi erőforrások kiválasztása, kölcsönzése, képzése, jutalmazása és a velük kapcsolatos ügyintézés bármilyen diszkriminációtól mentesen;
•
olyan munkakörnyezet kialakítása, amelyben az egyének jellemvonásai vagy hitnézete nem vezet diszkriminációhoz, és az Eni valamennyi dolgozója nyugodt légkörben végezheti munkáját.
Az Eni azt szeretné, ha az Eni dolgozói minden szinten együttműködnének az emberi méltóság, megbecsülés és jó hírnév tiszteletére épülő légkör fenntartásában. Az Eni minden tőle telhetőt megtesz a sértésnek, megkülönböztetésnek vagy visszaélésnek minősülő magatartásformák kiküszöbölésére. Ebbe a körbe tartozik az általános érzékenységet különösen sértő, munkahelyen kívül tanúsított magatartás is. Minden esetben, kivétel nélkül tilos minden, fizikai vagy erkölcsi bántalmazásnak minősülő magatartás.
19/50
5.2. Tudásmenedzsment Az Eni előmozdítja a kultúrát és az olyan kezdeményezéseket, amelyek az ismereteknek a szervezetén belüli terjesztésére irányulnak. Támogatja ezenkívül az olyan értékek, alapelvek, viselkedésformák és intézkedések meghatározását is, amelyek az üzleti tevékenységek fejlesztése és a vállalat fenntartható növekedése érdekében elősegítik a szakmai csoportok megújulását. Az Eni biztosítja a szükséges eszközöket a szakmai csoportok tagjai, a munkacsoportok és a gyakorlati alapon szerveződő közösségek együttműködéséhez, a koordinációhoz és a szakmai ismeretekhez való hozzáféréshez. Az Eni támogatja a szervezeti egységek legfontosabb kompetenciáihoz kapcsolódó tudás gyarapítását, terjesztését és rendszerbe foglalását, és törekszik a konzisztens működés biztosításához szükséges keretrendszer kialakítására. A tudásmenedzsment feladataiban az Eni valamennyi dolgozója aktívan közreműködik a rájuk bízott tevékenységek keretében, amelyek célja, hogy optimalizálják a tudás egyének közötti megosztásának és terjesztésének módszereit. 5.3. Vállalati biztonság Az Eni elkötelezte magát az olyan stratégiák, szabályzatok és cselekvési tervek tanulmányozása, kifejlesztése és végrehajtása mellett, amelyek célja bármely olyan szándékos vagy nem szándékos magatartás megelőzése vagy megszüntetése, amely az Eni dolgozóira és/vagy a társaság tárgyi vagy immateriális erőforrásaira nézve közvetlen vagy közvetett formában veszélyes lehet. Előnyt élveznek az olyan megelőző vagy védekező intézkedések, amelyek célja az egyéneket vagy az eszközöket fenyegető veszély elleni aktív fellépés szükségességének minimálisra csökkentése (a támadás jellegétől függően). Az Eni valamennyi Dolgozójának hozzá kell járulnia a vállalati biztonság optimális szintjének fenntartásához, tartózkodva a törvénytelen vagy veszélyes magatartástól. Bármely harmadik személy által az Eni eszközeinek vagy emberi erőforrásainak kárára elkövetett cselekményt jelenteni kell az illető személy feletteseinek vagy szervezeti egységének, valamint az Eni érintett szervezeti egységének. A személyes biztonságot érintő, kiemelt figyelmet igénylő esetekben kötelező az Eni által ilyen esetekre meghatározott utasítások követése. Tartózkodni kell az egyének saját biztonságát vagy mások biztonságát veszélyeztető viselkedéstől, és minden, a személyes biztonságra vagy harmadik felek biztonságára nézve veszélyes körülményt azonnal jelenteni kell a felettes vezetőnek.
20/50
5.4. Munkahelyi zaklatás és lelki terror Az Eni támogat minden olyan kezdeményezést, amely a szervezet fejlesztését célzó munkamódszerek alkalmazására irányul. Az Eni megköveteli, hogy a vállalaton belüli vagy kívüli személyes munkakapcsolatokban ne nyilvánuljon meg zaklatás vagy lelki terror. Bármely ilyen magatartás kivétel nélkül tilos, és az alábbiakat foglalja magában: •
egyes alkalmazottakra vagy alkalmazottak csoportjaira nézve megfélemlítő, ellenséges, kirekesztő vagy más módon megkülönböztető munkahelyi légkör kialakítása;
•
a mások által végzett munkába történő indokolatlan beavatkozás;
•
mások munkahelyi kilátásainak vagy várakozásai megvalósulásának akadályozása pusztán
a
személyes
versenyképesség
javítása
érdekében
vagy
más
alkalmazottak miatt. Tilos a bántalmazás vagy zaklatás bármely formája, ideértve a szexuális zaklatást vagy a személyes vagy kulturális különbözőségeken alapuló zaklatást. Ilyen zaklatásnak minősül például: •
egy személy munkáját érintő döntésnek egy szexuális közeledés elfogadásától vagy a személyes és kulturális különbözőségektől való függővé tétele;
•
saját
pozícióból
eredő
befolyás
felhasználásával
szexuális
kapcsolat
kikényszerítése; •
magánjellegű kapcsolat kezdeményezése a célszemély kifejezett vagy reálisan feltételezhető elutasító magatartása ellenére;
•
rokkantságra, fizikai vagy szellemi fogyatékosságra, vagy kulturális, vallási vagy szexuális beállítottságra vonatkozó célzás.
5.5. Alkohollal, kábítószerekkel és a dohányzási tilalommal való visszaélés Az Eni valamennyi Dolgozója személyesen hozzájárul az egymás tiszteletén alapuló munkahelyi környezet kialakításához és fenntartásához, különös tekintettel mások érzéseinek tiszteletben tartására. Az Eni ezért az alkoholos, kábítószeres vagy egyéb hasonló hatású anyag általi befolyásoltság alatt dolgozó egyéneket a munkahelyen az ott végzett tevékenységük folyamán úgy tekinti, hogy ezek az egyének tudatában vannak az említett anyagokkal kapcsolatos kockázatoknak. Az ilyen anyagoktól való krónikus függőség, amennyiben befolyásolja a munkateljesítményt, a szerződéses következmények szempontjából ugyanúgy tekintendő, mint a fent említett esetek. Az Eni a munkaszerződések
21/50
rendelkezéseinek
megfelelően
ilyen
esetekben
támogatja
a
megfelelő
szociális
intézkedések megtételét. Tilos: •
munkavégzés során illetve a munkahelyen kábítószert vagy egyéb hasonló hatású anyagot bármilyen okból birtokolni, fogyasztani, kínálni vagy másnak átadni;
•
a munkahelyen dohányozni. Az Eni támogatja a dolgozók részére a dohányzásról való leszokás érdekében indított magánkezdeményezéseket. A dohányzásra kijelölt helyek meghatározásakor kiemelt figyelmet kell fordítani azokra a személyekre, akik fizikai kellemetlenséget szenvednek el a dohányzókkal közös munkahelyi helyiségekben a füst jelenléte miatt, és védelmet igényelnek a munkahelyi „passzív dohányzás” ellen.
22/50
III. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSÁNAK ESZKÖZEI 1. A belső ellenőrzés rendszere Az Eni törekszik egy megfelelő belső ellenőrzési rendszer kialakítására és fenntartására. Ide tartoznak mindazok a szükséges vagy hasznos eszközök, amelyek a vállalat tevékenységeinek meghatározására, irányítására és ellenőrzésére szolgálnak. Ezek célja a vállalati szabályok és előírások betartásának biztosítása, a vállalat vagyonának védelme, a tevékenységek hatékony irányítása, valamint pontos és teljes körű számviteli és pénzügyi információk szolgáltatása. A hatékony belső ellenőrzési rendszer alkalmazásának felelőssége az Eni szervezeti struktúráján belül az egyes szintek között megoszlik. Ezért az Eni valamennyi dolgozója beosztásától és felelősségi körétől függően köteles meghatározni és aktívan előmozdítani a belső ellenőrzési rendszer megfelelő működését. Az Eni szervezetének minden szintjén támogatja a szabályzatok és előírások terjesztését, tudatosítva az ellenőrzések meglétét és feltételezve a tájékozottságra épülő, önkéntes szabálykövető hozzáállást. Ezért elsősorban az Eni vezetősége, valamint az Eni összes dolgozója minden esetben támogatja az Eni szabályozási rendszerét és abban részt vesz, illetve pozitív szemléletet tanúsítva a munkatársait is bevonja ebbe. Minden alkalmazott felelősséggel tartozik a vállalat azon anyagi és immateriális eszközeiért,
amelyek
a
munkaköréhez
kapcsolódnak.
Egyetlen
alkalmazott
sem
használhatja jogtalanul (és másoknak sem engedheti meg, hogy jogtalanul használják) az Eni eszközeit és felszereléseit. Kivétel nélkül tilos minden olyan gyakorlat vagy magatartás, amely csalás elkövetéséhez vagy az abban való részvételhez kapcsolódik. Az ellenőrzési és felügyeleti szervek, az Eni belső audit osztálya és az auditálásra kijelölt cégek
részére
teljes
körű
hozzáférést
kell
biztosítani
minden
olyan
adathoz,
dokumentumhoz és információhoz, amelyekre munkájuk végzéséhez szükségük van. 1.1. Érdekkonfliktusok Az Eni ismeri és elismeri dolgozói ahhoz való jogát, hogy részt vegyenek az Eni érdekében kifejtett tevékenységekhez nem kapcsolódó egyéb befektetésekben, üzleti ügyekben és más tevékenységekben, feltéve, hogy az ilyen tevékenységek törvénybe nem ütköznek, és összeegyeztethetők az Eni-vel szembeni kötelezettségekkel. Az Eni S.p.A. igazgatói és auditorai között felmerülő bármilyen érdekkonfliktusra az Eni S.p.A. Önszabályozó Kódexe irányadó.
23/50
Az Eni vezetősége és alkalmazottai kötelesek elkerülni, illetve felmerülése esetén bejelenteni
bármilyen
érdekkonfliktust,
amely
személyes
és
családi
gazdasági
tevékenységeik, illetve a vállalaton belül végzett feladataik között merül fel. Így minden személy köteles felhívni a figyelmet bármilyen, számára vagy közeli hozzátartozója vagy házastársa közeli hozzátartozója (második rokonsági fokig) vagy jelenleg vele egy háztartásban élő egyéb személy számára a tudomása szerint gazdasági vagy pénzügyi jelentőséggel bíró speciális helyzetre és tevékenységre (pl. tulajdonosi vagy tagsági viszony). Ide tartoznak a beszállítók, ügyfelek, versenytársak, harmadik felek és az illetékes ellenőrző vállalatok vagy azok leányvállalatai is, amelyekben a fenti személyek érdekeltséget szerezhetnek. Azt is közölni kell, hogy az illető személy(ek) ezekben a vállalatokban adminisztratív, ellenőrző vagy vezető tisztséget tölt(enek)-e be. Ezen túlmenően érdekkonfliktus merül fel az alábbi helyzetekben: •
jogtalan előny szerzése, vagy harmadik felek részére jogtalan előny biztosítása az egyén vállalaton belül betöltött pozíciójának, az ott birtokába jutó információknak, vagy a munkája során megismert üzleti lehetőségeknek a felhasználásával;
•
bármilyen
típusú
munka
végzése
beszállítók,
azok
alvállalkozói
vagy
versenytársak részére az alkalmazottak és/vagy hozzátartozóik által. Az Eni vezetősége és alkalmazottai kerülnek minden olyan helyzetet és tevékenységet, amelynél a Vállalat érdekeivel kapcsolatos érdekkonfliktus merülhet fel, vagy amelyek befolyásolhatják őket az Eni érdekében történő pártatlan és a Kódex alapelveivel és tartalmával teljes mértékben összhangban lévő döntéshozatalban, vagy általánosságban a feladataik és felelősségeik megfelelő ellátásában. Bármely olyan helyzetet, amely érdekkonfliktusnak bizonyulhat vagy azt előidézheti, azonnal jelenteni kell a személy vezetőségen belüli felettesének vagy szervezeti egységének és a Biztosnak. Továbbá, az érintett
fél
köteles
tartózkodni
az
operatív/döntéshozatali
folyamatokban
való
részvételtől, és a vezetőségen belüli érintett felettes, vagy az érintett szervezet: •
meghatározza azt az operatív megoldást, amely az adott esetben biztosítani képes az átláthatóságot és a méltányos eljárásmódot a tevékenységek végzése során;
•
az érintett felek részére (és tájékoztatásul az illető személy felettesének és a Biztosnak) továbbítja a szükséges írásbeli utasításokat;
•
a kapott és küldött dokumentációt az irattárban tárolja.
24/50
1.2. A számviteli feljegyzések átláthatósága A könyvelés átláthatóságát a valós, pontos és teljes körű információk használata biztosítja, amelyek a könyvelési tételek alapját képezik. A vállalat szervezeti egységeinek és vezetőségének minden tagja, valamint minden alkalmazott saját hatáskörén belül köteles együttműködni annak érdekében, hogy a működéssel kapcsolatos események időben és helyes módon kerüljenek rögzítésre a könyvelésben. Tilos
minden
olyan
magatartás,
amely
hátrányosan
befolyásolhatja
a
pénzügyi
beszámolókban megjelenő információk átláthatóságát vagy nyomon követhetőségét. Minden tranzakciónál gondoskodni kell a szükséges bizonylatokról annak érdekében, hogy: •
a tételek rögzítése egyszerűen és pontosan történjen;
•
azonosíthatók legyenek a különböző felelősségi szintek, valamint a feladatok megoszlása és csoportosítása;
•
a
tranzakciók
bemutatása
pontosan
történjen,
a
tárgyi
tévedések
vagy
értelmezési hibák elkerülése érdekében. Minden feljegyzésnek pontosan azt kell visszatükröznie, ami a bizonylatokon látható. Az Eni
valamennyi
dolgozója
köteles
biztosítani
a
dokumentumok
könnyű
nyomon
követhetőségét és archiválását a logikai követelmények alapján. Ha az Eni bármely dolgozója a könyveléssel vagy az azt alátámasztó dokumentumokkal kapcsolatban mulasztásról, hamisításról, illetve hanyag eljárásról szerez tudomást, úgy e tényről azonnal értesítenie kell felettesét vagy szervezeti egységét, valamint a Biztost. 2. Egészség, biztonság, környezetvédelem és közbiztonság Az Eni tevékenységeit a vonatkozó munkavédelmi, biztonsági, környezetvédelmi és közbiztonsági
megállapodásokkal,
nemzetközi
normákkal
és
törvényekkel,
szabályzatokkal, közigazgatási gyakorlattal és a működési terület szerinti országban érvényes szabályozással összhangban végzi. Az Eni a szükséges mértékben aktívan támogatja a környezet és a természeti erőforrások védelmére irányuló tudományos és technológiai fejlesztéseket. Az ilyen tevékenységek operatív irányítása a környezetvédelem és az energiahatékonyság magas szintű követelményeivel összhangban történik, és célja a jobb munkakörülmények biztosítása, valamint a dolgozók biztonságának és egészségének védelme és a környezetvédelem.
25/50
Az Eni valamennyi dolgozója köteles saját felelősségi körén belül aktívan részt venni a kockázatok
megelőzésében,
valamint
a
környezetvédelmi,
közbiztonsági
és
egészségvédelmi intézkedések megtételében saját maguk, kollégáik és harmadik felek vonatkozásában egyaránt. 3. Kutatás, innováció és a szellemi tulajdon védelme Az Eni támogatja a vezetőség és az alkalmazottak által saját beosztásukban és felelősségi
körükben
végzett
kutatási
és
innovációs
tevékenységeket.
Az
ilyen
tevékenységek során létrejövő minden szellemi tulajdon az Eni fontos és alapvető örökös tulajdonát képezi. A kutatási és az innovációs tevékenység kiemelten összpontosít az olyan termékek, eszközök,
folyamatok
energiahatékonyságot,
és a
magatartásformák
környezetre
gyakorolt
támogatására, káros
hatások
amelyek
az
csökkentését,
a
munkavállalók és az Eni működési területén élő helyi közösségek egészségét és biztonságát, valamint általánosságban az üzleti tevékenységek fenntarthatóságát segítik elő. Az Eni Dolgozói saját felelősségi körükön belül aktívan hozzájárulnak a szellemi tulajdon megfelelő kezeléséhez annak fejlesztése, védelme és gyarapítása érdekében. 4. Titoktartás 4.1. Az üzleti titok védelme Az Eni tevékenységéből adódóan rendszeresen előfordul, hogy olyan információk, dokumentumok
és
más,
tárgyalásokkal,
közigazgatási
eljárásokkal,
pénzügyi
tranzakciókkal és know-how-val kapcsolatos adatok (szerződések, okiratok, jelentések, feljegyzések, tanulmányok, vázlatok, képek, szoftverek stb.) megszerzése, tárolása, feldolgozása,
közlése
és
terjesztése
válik
szükségessé,
amelyek
szerződéses
megállapodás értelmében nem hozhatók nyilvánosságra, vagy amelyek idő előtti nyilvános közlése sértheti a vállalat érdekeit. Az
elvégzett
tevékenységek
átláthatóságának
csökkentése
nélkül
és
a
hatályos
rendelkezések által előírt adatszolgáltatási kötelezettségektől eltekintve, az Eni dolgozói titoktartásra kötelesek a munkahelyi tevékenységük során tudomásukra jutott minden információval kapcsolatban, a körülmények által megkívánt mértékben.
26/50
Bármely, az egyes személyek munkája során vagy az Eni-nél teljesített feladatokkal összefüggésben megszerzett vagy feldolgozott információ, ismeret vagy adat az Eni tulajdona, és használata, közlése vagy nyilvánosságra hozatala kizárólag a vezetőségen belüli felettes külön engedélyével, az erre érvényes szabályzatokkal összhangban történhet. 4.2. A magánszféra védelme Az Eni biztosítja a Dolgozóit és a harmadik feleket érintő, az Eni-n belül vagy az Eni tevékenységeinek végzése során létrejött vagy megszerzett információk védelmét, és tartózkodik az ilyen információk illetéktelen felhasználásától. Az Eni biztosítani kívánja, hogy a személyes adatok feldolgozása szervezetén belül az alapvető emberi jogok, szabadságjogok, illetve az érintett felek méltóságának figyelembe vételével történjen, az érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően. A személyes adatokat jogszerű és méltányos módon kell kezelni, és kizárólag olyan adatok kerülhetnek gyűjtésre és megőrzésre, amelyek meghatározott és jogszerű célból szükségesek. Az adatok legfeljebb az adatgyűjtés céljának megfelelő időtartamra őrizhetők meg. Az Eni ezenkívül megfelelő megelőző biztonsági intézkedéseket tesz annak érdekében, hogy minden, személyes adatok tárolására és megőrzésére szolgáló adatbázisban kiküszöbölje az adatok megsemmisülésének vagy az adatvesztésnek a kockázatát, illetve a jogosulatlan hozzáférés vagy az engedély nélküli adatfeldolgozás lehetőségét. Az Eni Dolgozói: •
kizárólag olyan adatokat gyűjthetnek és dolgozhatnak fel, amelyek szükségesek és megfelelőek a munkájuk és felelősségi körük szempontjából;
•
az ilyen adatokat kizárólag meghatározott előírások alapján gyűjthetik és dolgozhatják fel, és megőrzésük során biztosítani kell, hogy azokhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá;
•
az adatokat olyan módon mutatják be és rendszerezik, hogy azokból egy betekintési jogosultsággal rendelkező személy könnyen kaphasson pontos, teljes körű és a valóságot tükröző összefoglalást;
•
az ilyen adatokat csak meghatározott szabályok szerint, illetve felettesük kifejezett engedélyével hozhatják nyilvánosságra, és csak annak ellenőrzése után, hogy az adatok nyilvánosságra hozhatók-e; figyelembe kell venni az Eni-vel bármilyen módon kapcsolatban álló harmadik feleket érintő abszolút vagy viszonylagos korlátozásokat is, és amennyiben ez szükséges, az említett felek jóváhagyását kell kérni.
27/50
4.3. Szervezetekben való tagság, részvétel különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken Az Eni támogatja a szervezetekben való tagságot és a különböző kezdeményezésekben, rendezvényeken vagy külső megbeszéléseken történő részvételt,
amennyiben
ez
összeegyeztethető az adott munkával vagy szakmai tevékenységgel. A tagság és a részvétel az alábbiakat foglalja magában: •
szervezetekben
való
tagság,
konferenciákon,
műhelyi
foglalkozásokon,
szemináriumokon és kurzusokon való részvétel; •
cikkek, tanulmányok és általánosságban publikációk írása;
•
általános részvétel nyilvános rendezvényeken.
E tekintetben az Eni-nek a vállalat célkitűzéseit, eredményeit és szempontjait érintő adatokat
vagy
híreket
bemutató,
illetve
nyilvánosságra
hozó
vezetőinek
és
alkalmazottainak be kell tartaniuk a piaci visszaéléssel kapcsolatos vállalati előírásokat. Ezen túlmenően kötelesek megszerezni a vezetőségen belüli felettesük jóváhagyását a követendő eljárással és az elkészített szövegekkel és jelentésekkel kapcsolatban; ennek keretében a tartalmat egyeztetni kell az Eni érintett szervezeti egységével.
28/50
IV. AZ ETIKAI KÓDEX ALKALMAZÁSI TERÜLETEI ÉS REFERENCIA-STRUKTÚRÁI A Kódex alapelvei és tartalma az Eni valamennyi dolgozójára és tevékenységére érvényesek. Az Eni valamennyi bejegyzett leányvállalata és az elektromos áram és gáz üzletágban működő, felosztás alatt álló leányvállalatok egy-egy példányt kapnak a Kódexből, amelynek
előírásait
be
kell
tartaniuk.
Szükség
esetén
a
Kódexet
vállalatuk
sajátosságainak, és saját vezetőségük önálló jogkörének megfelelően módosíthatják. A képviselők, akiket az Eni a részleges tulajdonában lévő vállalatok, konzorciumok és közös vállalatok szervezetén belül kijelöl, a saját hatáskörükbe tartozó területeken dolgoznak a Kódex alapelveinek és tartalmának megismertetésén. Elsősorban az igazgatók és a vezetőség feladata, hogy pontos formába öntsék a Kódex alapelveit és tartalmát, amelyekért a vállalaton kívül és belül is felelősséggel tartoznak. Ezenkívül ők mozdítják elő a bizalmat, az összetartozás érzését és a csapatszellemet, és viselkedési modellt állítanak fel munkatársaik számára annak érdekében, hogy ők is betartsák a Kódex előírásait, és kérdéseket, javaslatokat fogalmazzanak meg az egyes rendelkezésekkel kapcsolatban. A Kódex maradéktalan betartása érdekében az Eni minden egyes dolgozója közvetlenül is fordulhat a Biztoshoz. 1.
A Kódex ismeretére és a Kódex megsértésének bejelentésére vonatkozó kötelezettség
Az Eni valamennyi Dolgozójával szemben elvárás, hogy ismerjék a Kódex alapelveit és tartalmát, valamint a saját munkakörükre és felelősségi körükre vonatkozó referencia előírásokat. Az Eni valamennyi dolgozója köteles: •
tartózkodni
a
fenti
alapelvekkel,
tartalmakkal
és
előírásokkal
ellentétes
viselkedéstől; •
hatáskörén belül gondosan megválasztani a munkatársakat, és velük a Kódexet teljes mértékben betartatni;
•
az
Eni-vel
kapcsolatban
álló
harmadik
felektől
megerősítést
kérni
arra
vonatkozólag, hogy ismerik a Kódexet; •
azonnal jelenteni feletteseinek vagy szervezeti egységének és a Biztosnak minden olyan saját észrevételét vagy az Érdekelt Felektől kapott információt, amely a Kódex bármilyen megsértésére vagy annak szándékára utal; a Kódex lehetséges megsértéséről szóló jelentést a Vállalati Auditorok Testülete és az Eni S.p.A.
29/50
Felügyeleti Szerve által lefektetett speciális szabályzatok feltételeivel összhangban kell továbbítani; •
a Kódex megsértésének megállapításakor együttműködni a Biztossal és az érintett osztályokkal az alkalmazható speciális előírásoknak megfelelően;
•
szükség
esetén
azonnali
helyesbítő
intézkedéseket
tenni,
és
kiküszöbölni
bármilyen megtorlás lehetőségét. Az Eni dolgozói nem folytathatnak egyéni vizsgálatot és nem cserélhetnek másokkal információt, kivéve saját feletteseiket, szervezeti egységüket és a Biztost. Ha az Eni egy dolgozója a Kódex feltételezett megsértésének bejelentését követően úgy érzi, hogy megtorlás áldozatává vált, akkor közvetlenül fordulhat a Biztoshoz. 2. Referencia-struktúrák és felügyelet Az Eni – a Biztos kinevezése által is – biztosítja: •
a Kódex alapelveinek és tartalmának a lehető legszélesebb körű terjesztését az Eni dolgozói és egyéb Érdekelt Felek körében, gondoskodva minden lehetséges eszközről, amelyek a Kódex tartalmának és végrehajtásának megértéséhez és értelmezéséhez, valamint annak szükség szerinti frissítéséhez szükségesek annak érdekében, hogy az igazodjon a társadalmi érzékenység és a vonatkozó jogszabályok változásaihoz;
•
a Kódex alapelveinek és tartalmának vagy a referencia-előírásoknak bármilyen megsértéséről érkező bejelentések kivizsgálását, a tények objektív értékelését, és szükség esetén helyénvaló szankciók alkalmazását; valamint azt, hogy egyetlen személy se szenvedjen el megtorlást, amiért információt szolgáltatott a Kódex vagy a referencia-előírások lehetséges megsértésével kapcsolatban.
2.1. Az Etikai Kódex Biztosa Az Etikai Kódex többek között az Eni S.p.A. által elfogadott Szervezeti, Vezetési és Ellenőrzési Modell egy kötelező érvényű általános alapelvét testesíti meg; ez a Modell a 2001. június 8-i, 231. számú olaszországi törvényerejű rendeletben lefektetett „Jogi személyek törvénysértésből származó adminisztratív felelőssége” című rendelkezésen alapul.
30/50
Az Eni S.p.A. a Biztos feladatköreivel a Felügyeleti Szervet bízza meg, amely a fent említett Modellel összhangban jött létre. Minden közvetlen vagy közvetett, olaszországi vagy külföldi leányvállalat a vállalat megfelelő szerve által kibocsátott szabályszerű okirat formájában saját Felügyeleti Szervét bízza meg a Biztos feladatköreivel. A Biztos az alábbi feladatköröket látja el: - a Kódex megvalósításának előmozdítása és referencia-előírások kibocsátása; a vállalat ügyvezető
igazgatója
részére
olyan
hasznos
kezdeményezések
előterjesztése
és
ajánlása, amelyek a Kódex még szélesebb körű terjesztését és megismertetését célozzák, és segítenek megelőzni az azt sértő magatartásformák ismételt előfordulását; •
az Eni vezetősége és alkalmazottai részére szervezett speciális kommunikációs és képzési programok támogatása;
•
megfelelő
vizsgálati
eljárás
indítása
a
Kódex
megsértésével
kapcsolatos
bejelentések kivizsgálására; az Eni dolgozói kérésére intézkedések tétele abban az esetben, ha arról érkezik bejelentés, hogy a Kódex megsértésének ügyével nem foglalkoztak megfelelően, vagy ha az Eni valamely dolgozója ellen megtorlást követtek el a Kódex megsértésének bejelentése miatt; •
a megfelelő szervezeti egységek értesítése a vizsgálat eredményéről a lehetséges szankció alkalmazásával kapcsolatban; a megfelelő üzletág/terület tájékoztatása a szükséges intézkedések alkalmazásával kapcsolatban.
Az Eni S.p.A. Biztosa ezenkívül féléves jelentést nyújt be a Kódex alkalmazásáról és esetleges módosításának szükségességéről a Belső Ellenőrzési Bizottságnak, a Vállalati Auditorok Testületének, valamint az Elnöknek és a ügyvezető igazgatónak, akik erről az Igazgatóságnak tartoznak beszámolással. Feladatainak teljesítése érdekében az Eni S.p.A. Garantálója igénybe veszi az „Eni S.p.A. 231. sz. Felügyeleti Szervének Technikai Titkárságát”, amely a Garantálónak tartozik beszámolással, és az Eni S.p.A. megfelelő szervezeti egységeinek támogatását élvezi. A Technikai Titkárság felelős
a megfelelő jelentési és kommunikációs folyamat
elindításáért és fenntartásáért a leányvállalatok Garantálóival fenntartott kapcsolat során. Minden információs folyamatot az alábbi e-mail címre kell küldeni:
[email protected]
31/50
2.2. Kódex Promóciós Csapat A Kódex az érvényben lévő előírásokkal összhangban hozzáférhető az Eni Dolgozói számára, és megtalálható az Eni S.p.A. és leányvállalatai internetes és intranetes oldalain.
A
Kódexszel
kapcsolatos
ismeretek
elmélyítése
és
alkalmazásának
megkönnyítése érdekében jött létre a Kódex Promóciós Csapat, amely az Eni S.p.A. Biztosának tartozik beszámolással. A Csapat az Eni-n belül minden lehetséges eszközről gondoskodik, amely a Kódex tartalmának és végrehajtásának megértéséhez és értelmezéséhez szükséges. A Csapat tagjait az Eni S.p.A. ügyvezető igazgatója jelöli ki az Eni S.p.A. Biztosának javaslatára. 3. A Kódex felülvizsgálata A Kódex felülvizsgálatát az Eni S.p.A. Igazgatósága hagyja jóvá az ügyvezető igazgató javaslatára. Az ügyvezető igazgató az Elnökkel együttműködésben dönt, és a döntés meghozatala előtt kikérik a Vállalati Auditorok Testületének véleményét is. A módosítási javaslat készítése során figyelembe veszik az Érdekelt Feleknek a Kódex alapelveire és tartalmára vonatkozó értékelését, ösztönözve az Érdekelt Feleket az aktív részvételre és arra, hogy mutassanak rá a Kódex esetleges hiányosságaira. 4. A Kódex szerződéses jellege A hatályos törvényeknek megfelelően illetve azok értelmében a Kódexben foglalt szabályok betartása az Eni dolgozóinak alapvető szerződéses kötelezettsége. A Kódex alapelveinek és tartalmának bármilyen megsértése a munkaviszony illetve a fegyelmi
szabályok
tekintetében
elsődleges
kötelességszegésnek
minősül,
és
a
törvényben meghatározott következményeket vonhatja maga után. Ilyen következmény lehet a munkaszerződés felbontása és a Kódex megsértéséből eredő károkkal kapcsolatos kártérítési kötelezettség.
32/50
2. FEJEZET – A KOCKÁZATELEMZÉS MÓDSZERTANA 2.1. A
Kockázatelemzés és a belső ellenőrzés rendszere
vállalati
folyamatelemzés
továbbiakban:
„Érzékeny
eredménye
a
Társaság
Tevékenységek”)
a
azon
feltárása,
tevékenységeinek amelyek
(a
magukban
hordozhatják azoknak a Jogszabálysértések elkövetésének a kockázatát, amelyek megelőzésére szolgál a jelen Modell. Valamennyi Érzékeny Tevékenységhez társul egy az egyedi vállalati folyamatokért, a meglévő működési és irányítási feltételekért, valamint a meglévő ellenőrzési tényezőkért felelős személy (kulcsfontosságú tisztségviselő). Ezután egy összehasonlító elemzésre kerül sor a Modell alapelvei és tartalma, illetve a jelenlegi ellenőrzési környezet vonatkozásában (különös tekintettel az ellenőrzési eszközökre). A Támogató Szervezetek Bizottsága (CoSO) által kiadott, Belső Ellenőrzés –Integrált Keretrendszer (CoSOIC-IF)4 elnevezésű dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzés rendszere meghatározható úgy is, mint az adottságok, eljárások és eszközök készlete, amelyet a vezetőség a vállalati hatékonyság célkitűzéseinek elérése, a pénzügyi információk megbízhatósága, a jogi és szabályozási előírásoknak való megfelelés és a Társaság vagyonának védelme érdekében dolgoz ki.
4
A Treadway Bizottság Támogató Szervezeteinek Biztossága (1992), belső ellenőrzés - integrált
keretrendszer, AICPA, www.coso.org
33/50
A Belső Ellenőrzés – Integrált Keretrendszer című CoSO dokumentumnak megfelelően a belső ellenőrzés rendszere az alábbi összetevőkből épül fel:
Monitoring=folyamatos
ellenőrzés,
Information
&
Comunication=Információ
és
Kommunikáció,
Control
Activities=Ellenőrzési tevékenységek, Risk Assesment=Kockázat felmérés, Control Environment=Ellenőrzési Környezet, Unit A=A egység, Unit B=B egység, Activity 1=1 Tevékenység, Activity 2=2 Tevékenység, Operations=Műveletek, Financial Reporting=Pénzügyi Jelentések, Compliance=Megfelelés
Ellenőrzési környezet: A felső vezetőség hozzáállását és a szervezet ellenőrzésére irányuló fellépését, tevékenységét tükrözi. Az ellenőrzési környezet az alábbi elemekből tevődik össze: •
integritás és erkölcsi értékek;
•
vezetőségi filozófia és stílus;
•
szervezeti felépítés;
•
hatáskörök és felelősségek kijelölése;
•
alkalmazottakra vonatkozó irányelvek és gyakorlatok;
•
alkalmazotti készségek, szakismeretek.
Kockázat felmérés: A vállalat célkitűzéseinek elérését meggátoló leglényegesebb kockázatok azonosítását és kezelését célzó folyamatok meghatározása. Információ és Kommunikáció: Olyan információs rendszer meghatározása (számítógépes rendszer, jelentési útvonal, folyamat/tevékenység indikátorok rendszere), amely lehetővé teszi mind a felső vezetés, mind az operatív személyzet számára saját feladataik végrehajtását. 34/50
Ellenőrző tevékenység: Olyan vállalati szabályzat meghatározása, amely biztosítja a szervezett kockázat- és folyamatkezelést és lehetővé teszi a célkitűzések elérését. Folyamatos Ellenőrzés (Monitoring): A belső ellenőrzési rendszer eredményeit és a minőséget szabályos időközönként ellenőrző folyamat. A belső ellenőrzés rendszerének fent említett összetevőit figyelembe kell venni azon
Jogszabálysértések elkövetési kockázatának elemzése során, amelyek megelőzésére szolgál a jelen Modell. Különös módon,
az ellemző tevékenység kiemelt figyelmet fordít az ellenőrzési
környezet tervezési szempontjaira az érzékeny tevékenységtípusok beazonosításával és – a jelenlegi alkalmazhatóság elemzését követően – a megfelelőség ellenőrzésével az egyes tevékenységtípusokra alkalmazható szabványok segítségével. A
tevékenység
célkitűzése
a
kockázati
terület
aktualizálásának
biztosítása,
a
felügyeleti
tevékenység
felállítása.
35/50
azonosítás céljait
fenntartásának szolgáló
és
rendszer
3. FEJEZET – A WATCH STRUCTURE FELADATAI 3.1.
A társasági Watch Structure
3.1.1. Kollektív működési folyamat A Watch Structure kollektív működési folyamat szabályának megfelelően határozza meg és végzi el feladatait és „független kezdeményezési és ellenőrzési jogkörrel” rendelkezik, továbbá működését saját szabályrendszere segítségével irányítja, amelyet a kinevezést követő első összejövetele során köteles jóváhagyni. A szabályrendszert egyhangúlag köteles jóváhagyni a Watch Structure, majd köteles azt közölni a Vállalat Elnökével. A Watch Structure autonómiáját és függetlenséget együttesen garantálják a Társaság szervezetében és alárendeltségi rendszerében betöltött szerepe; a függetlenség, jó hírnév és szakértelem, mint a Watch Structure-rel szemben támasztott előfeltételek; valamint a számára kijelölt jelentéstételi útvonalak a Felső Vezetés felé. A Watch Structure-t tevékenységeinek meghatározása és teljesítése, valamint a jogszabályi előírások betartása és a folyamatos működés érdekében a Társaság valamennyi vonatkozó szervezeti egysége támogatja, illetve amennyiben szükséges, külső tanácsadókat is igénybe vehet. 3.1.2. Kinevezés A Watch Structure három tagból álló kollektív testület, egyikük egyben a Watch Structure elnöki szerepét is betölti. A Watch Structure kinevezését és szerkezetét, és az ide tartozó valamennyi változást, az ügyvezető igazgató javaslata alapján az Igazgatóság hagyja jóvá Igazgatótanácsi határozat útján. A Watch Structure tagjainak hivatalban töltött ideje 3 év. A Watch Structure tagjai nem kaphatnak megbízatást kettőnél több egymást követően ciklusra. Megszerzett tapasztalaton alapuló Watch Structure-i szerep esetleges módosításának a sérelme nélkül, a Watch Structure tagjai az alábbi esetekben helyettesíthetők, illetve bevonhatók: •
a vállalat keretein belül olyan
feladatokra, szerepekre és/vagy felelősségekre
történő megbízás esetén, amelyek nem összeegyeztethetőek a Watch Structure-
36/50
rel szembeni „autonómia és függetlenség” kitétellel, és/vagy a „tevékenység folytonosságával”; •
valamely Watch Structure tag munkájának megszűnése, felmondás vagy a betöltött funkcióról történő lemondás esetén;
•
valamely Watch Structure tag munkájának megszűnése, felmondás vagy a betöltött funkcióról személyes okokból történő lemondás esetén.
A Watch Structure tagjai és az adott, erre a célra kijelölt munkatársak akkor nem jogosultak e kinevezésre, illetve el kell távolítani őket hivatalból: (i)szülői, házastársi, vagy negyedfokúnál szorosabb rokoni kapcsolat az Igazgatóság valamely tagjával; a Társaság képviselői, igazgatói vagy menedzseri posztját betöltő
személlyel;
olyan
személlyel,
aki
pénzügyi
vagy
működésbeli
függetlenséget élvező szervezeti egység tagja; olyan személlyel, aki a Társaság irányításáért vagy ellenőrzéséért felel, illetve az auditor cég, vagy más, jogszabály alapján meghatározott felekkel; (ii)a Társasággal szemben fennálló érdekellentét – beleértve annak a lehetőségét is , amely ennélfogva veszélyeztetné a függetlenséget; (iii)közvetlen vagy közvetett részesedés, amely nagy befolyás gyakorlását teszi lehetővé a Társaságon belül; (iv)a Watch Structure tagsági kinevezést megelőző 3 üzleti év során betöltött ügyvezető igazgatói tisztség csődeljárás vagy kényszerű felszámolás hatálya alá tartozó vállalkozásban; (v)a Watch Structure tagsági kinevezést megelőző 3 év során központi vagy helyi önkormányzati intézményben betöltött közszolgálat; (vi)bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy büntetés végrehajtási kérelem (ún. „tárgyalási alap”) esetén, ami jogi személyek adminisztratív és/vagy büntetőjogi
felelősség
kapcsán
elkövetett
súlyos
Jogszabálysértések
tárgyában születnek; (vii)bírósági ítélet, beleértve a nem jogerős ügyeket, vagy „tárgyalási alap” jogi személyek vagy vállalkozások sérelmére a közhivatal betöltése során elkövetett diszkvalifikáció
bűntettéhez
-
beleértve
az
ideiglenes
diszkvalifikációt
-
kapcsolódóan, illetve vezetőségi tisztségben elkövetett időleges diszkvalifikáció kapcsán. Amennyiben valamely taggal szemben az előbb felsorolt okok bármelyike felmerül és indokolttá válik a helyettesítés, bevonás, nem válaszhatóság és/vagy eltávolítás, úgy ez 37/50
az adott személy köteles azonnal írásban tájékoztatást adni a Watch Structure többi tagjának és egyben megbízása alóli automatikus felmentésre kerül. A jelen bekezdés szerint a Watch Structure köteles erről tájékoztatni az ügyvezető igazgatót annak érdekében, hogy az be tudja nyújtani a helyettesítési javaslatát az Igazgatóság felé. Amennyiben a Watch Structure tagokkal szemben a helyettesítésre, bevonásra, nem válaszhatóságra és/vagy eltávolításra szolgáló indokok merülnének fel, ez nem jelenti a teljes testület felmentését, még akkor sem, ha a tagok többségére vonatkozna, biztosítva mindenképpen (i) a jelen bekezdés alapján késedelem nélküli helyettesítésüket és (ii) (amennyiben a helyettesítésre, bevonásra, nem válaszhatóságra és/vagy eltávolításra szolgáló indok a Watch Structure összes tagját érintené) annak a tagnak az ideiglenes kötelezettségének a fenntartását a megfelelő tagok megújításáig, akinél utolsóként derült ki a helyettesítésre, bevonásra, nem válaszhatóságra és/vagy eltávolításra szolgáló indok. Különlegesen súlyos esetekben az Igazgatóság a Watch Structure munka- vagy hatáskörének felfüggesztését, illetve visszavonását és egy ideiglenes szerv kinevezését rendelheti el. A felfüggesztés vagy visszavonás okai lehetnek: •
A Watch Structure hibájából– akár véletlenül is - elmulasztott felülvizsgálat vagy nem megfelelő felülvizsgálat, egy a Társasággal szemben fennálló jogi ügymenet – beleértve a lezáratlan ügyeket – kapcsán, vagy „tárgyalási alapnak” számító ügymenetből adódóan.
•
a Watch Structure munka- és hatáskörével szemben elkövetett súlyos vétség.
3.1.3. A Watch Structure feladatai és jogkörei A Watch Structure feladatai a következők: (i)
a
Modell
hatékonyságának
felülvizsgálata;
a
Modell
bevezetésének
és
aktualizálásának monitoringja; (ii)
a Modell megfelelőségének alapos vizsgálata, azaz annak ellenőrzése, hogy hatásosan akadályozza-e meg a jogellenes cselekményeket;
(iii)
ellenőrzések végrehajtása annak meghatározására, hogy a Modell szilárdsága és a funkcionális előírások adott időszak során megmaradnak-e, ezt követően amennyiben az ellenőrzés a korrekciók és kiigazítások szükségességét mutatja, a megfelelő dinamikus értelemben vett frissítés ösztönzése;
38/50
(iv)
jóváhagyni a Vállalat struktúráján és részlegein belüli felügyeleti tevékenységek éves ütemtervét ( a következőkben „Kontrol Program”) a Modellben szereplő elvekkel és tartalommal összhangban; úgymint a belső ellenőrzések rendszerét alkotó ellenőrzéseknek és vizsgálatoknak megfelelve, biztosítva a koordinációt a Kontrol Program végrehajtása és a programozott és nem programozott ellenőrzések megvalósítása között; elemezni az elvégzett tevékenységek eredményeit éa a vonatkozó elkészített jelentéseket, úgymint felvázolni lehetséges javító javaslatokat a Társaság részlegei számára;
(v)
gondoskodni a fontos információ korrekt áramlásáról a vállalati részlegek felé;
(vi)
a jogszabályban, illetve a Modellben meghatározott egyéb feladatok.
A Watch Structure kötelezettségei teljesítése során a vizsgálatok, elemzések és ellenőrzések céljából korlátlanul hozzáférhet a Társaság információihoz. a Watch Structure hatáskörébe eső tevékenységek végzése érdekében a Társaság minden egyes részlegére, dolgozójára és/vagy vállalati testületek tagjaira tájékoztatási kötelezettség vonatkozik a Watch Structure által kiadott kérések tekintetében, illetve a kiemelkedő események vagy körülmények felmerülése esetén. A
Watch
Structure
rendelkezésére
állnak
a
hatáskörébe
tartozó
tevékenységek
végrehajtásához szükséges pénzügyi erőforrások. A Watch Structure évente beszámolót nyújt be az ügyvezető igazgatónak a tevékenységei végrehajtása közben felmerülő költségek tervezett összegéről. Ezt az előrejelzést követően meghatározzák a Watch Structure hatáskörébe tartozó tevékenységekhez rendelkezésre álló költségvetést. Amennyiben valamely tranzakció túllépi a költségvetési összeget, a Watch Structure késedelem nélkül részletes írásos tájékoztatással tartozik az ügyvezető igazgató felé. 3.2.
Információáramlás
3.2.1.
A Watch Structure beszámol a Társaság felső vezetésének és további eni egységek Struktúráinak
A Watch Structure beszámol a Modell megvalósításáról és az esetleg felmerülő kritikus vonatkozásokról, továbbá az elvégzett tevékenységekről.
39/50
A rendelkezések a következő beszámolási eljárásokat írják elő: (i) folyamatos
jelentéstétel
az
ügyvezető
igazgató
felé,
aki
tájékoztatja
az
Igazgatóságot a feljegyzések alapján, a ráruházott hatáskörök és felelősségek tekintetében; (ii) féléves riportolási rendszer az Igazgatótanács felé, itt félévente készül egy riport az elvégzett tevékenységekről, feltüntetve az ellenőrzések eredményeit és a szervezetek
közigazgatási
felelősségével
kapcsolatos
jogi
szabályozások
változásait is; (iii)azonnali jelentéstétel az ügyvezető igazgató felé, amennyiben különösen komoly vagy jelentős tényekre derül fény. Jóllehet mindenegyes leányvállalatnak kizárólagos hatásköre van a saját Modelljét érintő bármely korrekciós intézkedés kapcsán, a Watch Structure-je köteles tájékoztatni az eni international b.v.5 Watch Structure-ét a tudomására jutott tényekről és mindennemű fegyelmi intézkedésekről, amelyek ennek a Modellnek a kiigazítását A vállalat Watch Structure-je, a konkrét esettől függően, köteles tájékoztatást nyújtani az eni spa és/vagy az eni international b.v. Watch Structure-e felé, annak közvetlen kérésére, illetve az eni spa és/vagy az eni international b.v. Watch Structure-ének hatáskörébe tartozó tevékenységek végrehajtása kapcsán felmerült események vagy körülmények előfordulása esetén. 3.2.2. Információ áramlás a Watch Structure felé: kötelező tájékoztatás A Címzettek (lásd lenti 4.2 bekezdés meghatározása) kötelesek tájékoztatni a Watch Structure-t minden olyan eseményről, amely azon Jogszabálysértések elkövetése kapcsán tehetik felelőssé a Vállalatot, amelyek megakadályozására szolgál a Modell: •
a pénzügyi, számviteli és controlling vezető legalább félévente köteles találkozni a Watch Structure-rel a pénzügyi eszközök kezelésével kapcsolatos auditok áttekintésére;
•
az
ügyvezető
igazgató
folyamatosan,
de
legalább
negyedévente
köteles
továbbítani a Watch Structure felé az Eni SpA „Legal Event Presidium Teami”
5
Az eni international b.v. a Vállalat anyavállalata
40/50
részére megküldött feljegyzéseket és az Eni SpA Belső Audit részleg által készített auditjelentéseket, valamint a kapcsolódó nyomon követő jelentéseket. •
valamennyi
vezető
és
munkavállalók
köteles
a
Watch
Structure
részére
beszámolni minden olyan viselkedésről, ami nincs összhangban a Modell elveivel és tartalmával; közvetlenül felvéve a kapcsolatot a Watch Structure-rel, a tanácsadók, munkatársak és üzleti partnerek a Társaság részére vagy nevében végzett munkájukkal kapcsolatos minden beszámolót közvetlenül a Watch Structure-hoz
kötelesek
benyújtani;
a
Watch
Structure
felméri
a
kapott
tájékoztatást és dönt a szükséges lépesekről; Az információkat jóhiszeműen továbbító informátorokat védelemben kell részesíteni a megtorlás,
diszkrimináció
vagy
büntetés
bármilyen
formájával
szemben,
személyazonosságukat bizalmasan kell kezelni, a jogszabályi kötelezettségek, valamint a Társaság vagy a tévesen vagy rosszindulatúan meggyanúsított személyek védelmére vonatkozó előírások csorbítása nélkül. „Külön erre a célra kialakított információs csatornák” biztosítják a kommunikációt és az információ áramlását. Különösképpen valamennyi információt a következő e-mail címre kell eljuttatni:
[email protected] 3.3.
Információk gyűjtése és tárolása
A Modell szempontjából minden releváns tájékoztatást és beszámolót a Watch Structure őriz meg, speciális számítógépes adatbázisban, illetve papíralapú nyilvántartásban. A Hatóságok jogos kéréseinek sérelme nélkül, az adatbázisban tárolt adatokat és információkat csak a Watch Structure előzetes engedélyével lehet a Watch Structure-on kívüli személyek rendelkezésére bocsátani.
41/50
4. FEJEZET - A MODELL CÍMZETTJEI ÉS AZ ÉRINTETTEK KÖRE 4.1.
Előszó
A Modellben szereplő alapelveket a Társaság struktúráján belül és kívül egyaránt széles körben nyilvánosságra hoztuk. Az Eni SpA Watch Structure-je vizsgálja a Modellnek a leányvállalatok körében történő elterjesztésére, illetve a kommunikációra és képzésre irányuló kezdeményezéseket. A Vállalat ügyvezető igazgatója tájékoztató jelleggel megküldi a Modell és annak átdolgozott változatainak egy példányát az operatív igazgató, annak helyettese, a pénzügyi igazgató vagy az Eni Corporate Manager valamelyike számára; annak a személynek, akinek a Vállalat beszámolási kötelezettséggel tartozik az eni illetékes szervezeti egységei és a Vállalat között fennálló információáramlás alapján, és mindenesetre az eni SpA Watch Structure részére. 4.2. A
A Modell címzettjei Modell alapelvei és tartalma éppúgy szólnak a társasági szervek tagjaihoz, a
vezetőséghez és a Társaság munkavállalóhoz, mint mindenki máshoz, aki világszerte a Társaság céljainak eléréséért dolgozik (továbbiakban: a „Címzettek”). 4.3.
Képzés és Kommunikáció
A kommunikáció és az egyéni képzés fontos követelmények a Modell megvalósításához. A
Társaság
elkötelezte
magát,
hogy
a
munkavállalók
számára
megkönnyíti
és
előmozdítja a Modell megismerését; ezek az ismeretek a munkavállalók beosztása és szerepe, valamint a Modell tartalmához tett konstruktív hozzájárulásuk függvényében változnak. 4.3.1.
A társasági szervek tagjai felé irányuló kommunikáció
A társasági szervek minden egyes tagja formális tájékoztatást kap a Watch Structure-től a Modellről és köteles egy nyilatkozat aláírni arról, hogy a Modellt elolvasta és egyetért abnnak elveivel és tartalmával. A Watch Structure őrzi és archiválja ezen nyilatkozatokat. 4.3.2.
Képzés
és
kommunikáció
a
vezetőséggel,
a
szervezeti
egységek
vezetőivel és a kulcsfontosságú tisztségviselőkkel Formálisan a Watch Structure tájékoztatja a Vállalati Managereket, a szervezeti egység vezetőket és a kulcsfontosságú tisztségviselőket (amennyiben az előző két kategóriában nem szerepeltek) a Modellről.
42/50
Az alkalmazandó jogszabályok és a
Modell alapelveit és tartalmát tanfolyamokon is
ismertetik. Ezeken a részvétel kötelező. A képzések struktúráját a Watch Structure hagyja jóvá, a főbb társasági szervezeti egységek javaslatát követően. 4.3.3.
Kommunikáció a felettesekkel, irodai dolgozókkal és fizikai munkásokkal (nem kulcsfontosságú tisztségviselők)
A „ Modell Alapelvei” dokumentumot a Társaság hirdetőtábláin kell elhelyezni, a Társaság minden munkavállalója tájékoztatást kap a Modell alapelveiről és tartalmáról. Ezen kívül egyéb
célzott
kezdeményezéseket
határoznak
meg
annak
biztosítására,
hogy
a
felettesek, irodai dolgozók és fizikai munkások (a nem kulcsfontosságú tisztségviselők) teljes körű tájékoztatást kapjanak a Modellről. 4.3.4. Képzés és kommunikáció informatikai eszközökkel A Modell a Társaság intranet hálózatán konzultációs céllal valamennyi munkatárs részére hozzáférhető; továbbá minden látogató számára elérhető – beleértve a nem a Társaság alkalmazásában álló személyeket – a Társaság honlapján. Emellett konkrét számítógépes programok
és
távoktatási
technikák
segítségével
képzési
és
kommunikációs
kezdeményezéseket is lebonyolítanak. 4.4.
Harmadik felek és a piac tájékoztatása
Az Eljárási Kódexben szereplő szabályozásoknak megfelelően a Társasággal üzleti kapcsolatban álló minden harmadik fél tájékoztatást kap a Modell alapelveiről és tartalmáról. A Társasággal üzleti kapcsolatban álló harmadik felekkel kötött minden szerződésben szerepelnie kell egy záradéknak, amely kötelezővé teszi az aláíró fél számára a Modell alapelveinek betartását. E tekintetben a Modell alkalmazásának biztosítására belső előírások határozzák meg a szabványos záradékot, részleteiben vagy teljes mértékben, a szerződésben foglalt tevékenységnek megfelelően, mint például a szerződésbontáshoz való jog, és/vagy a fizetési szankciók, és/vagy egyéb eszközök és jogorvoslatok a Társaság védelmének érdekében.
43/50
5. FEJEZET 5.1.
A FEGYELMI RENDSZER SZERKEZETE
A fegyelmi rendszer szerepe
A Modell megértése esetén alkalmazható szankciókat, a szabályszegéshez mérten úgy alakították ki, hogy hozzájáruljanak (i) a Modell hatékonyságához, és a (ii) Watch Structure által végzett folyamat hatékonyságához. Ebből a célból egy a Modell előírásainak be nem tartását megfelelőképpen szankcionáló fegyelmi rendszer került kialakításra, amely egyaránt vonatkozik csúcspozícióban lévő személyekre és az ő irányításuk alá tartozó valamennyi munkatársra. A fegyelmi rendszer minden egyéb lehetséges, a vonatkozó jogi hatóságok által vizsgált bűntett alakulásától és eredményétől függetlenül működik. A Watch Structure a Modell bármely megsértéséről tájékoztatja az érintett részlegeket, illetve a Humán Erőforrás terület vezetőjével közösen ellenőri a foganatosított fegyelmi intézkedéseket. 5.2.
A Modell megsértése
A törvényi szabályozásnak megfelelően a Modell lehetséges megsértésének minősülnek például a következők: (i) a Modellben és/vagy az Eni Etikai Kódexében szereplő szabályozásoknak meg nem felelő cselekmények vagy gyakorlatok; az Érzékeny Tevékenységek végzése során Modellben és/vagy az Eni Etikai Kódexében előírt módon történő eljárás vagy gyakorlat átvételének elmulasztása; (ii) a Modellben és/vagy az Eni Etikai Kódexében szereplő szabályozásoknak meg nem felelő cselekmények vagy gyakorlatok; vagy a Modellben és/vagy az Eni Etikai Kódexében előírt eljárás vagy gyakorlat átvételének elmulasztása, olyan érzékeny folyamatokhoz kapcsolódó tevékenységek és/vagy ellátás irányítási folyamatok során, vagy a Watch Structure, Modell szerinti, tájékoztatásának elmulasztása esetén, ha: a) azok a Társaságot olyan helyzetnek teszik ki, amelyekben objektív kockázat áll fenn a Jogszabálysértések valamelyike elkövetésének; és/vagy b) amelyek
célja
egyértelműen
segíteni
a
Jogszabálysértések
valamelyikének az elkövetését; és/vagy c) amelyek
eredményezhetik
a
Jogszabálysértések
kiszabható szankciók Társaság felé való alkalmazását.
44/50
elkövetésekor
Itt kell leszögezni, hogy az ellenőrző eszközöket tartalmazó, vonatkozó vállalati előírások be nem tartása érzékeny tevékenységek végzése során a
Modell megsértésének
minősül. 5.3.
A
felettesekre,
irodai
dolgozókra
és fizikai dolgozókra
vonatkozó
fegyelmi intézkedések A Watch Structure által a Modell megsértéséről küldött értesítést követően lép alkalmazásba az „Eni munkavállalók állítólagos jogsértő magatartásának vizsgálata” elnevezésű eljárás: (i) miután a vonatkozó szerződésen alapuló mulasztás, ill. a Modell és az Etikai Kódex megsértése megállapítást nyert, a szerződés alapján alkalmazható fegyelmi intézkedés megállapítására kerül sor, a fent említett eljárásnak megfelelően, a HR vezető által. (ii) az
alkalmazott
szankciók
a
jogszabálysértés
súlyosságával
arányosak.
A
következő szempontokat szükséges figyelembe venni: a szándékosság, illetve a mulasztás súlyossága; a munkavállaló általános magatartása, különös tekintettel az esetleges korábbi fegyelmi jegyzőkönyvekre; a fegyelmi szabályokat megsértő munkatárs felelősségi szintje és autonómiája; a kihágás hatásainak súlyossága, pl. a kockázati szint, amelynek – az alkalmazandó törvényi szabályozásoknak megfelelően - a munkatárs a magatartásával a Társaságot kitette, minden egyéb sajátos körülmény a szabálysértéssel kapcsolatosan. Az alkalmazható szerződés szerint a szóba jöhető fegyelmi intézkedések a következők: •
szóbeli figyelmeztetés
•
írásbeli figyelmeztetés
•
alapos indokkal történő elbocsátás
A vonatkozó Humán Erőforrás szervezeti egység vezetője felel azért, hogy tájékoztassák a Watch Structure-t az alkalmazott fegyelmi szankciókról. A Watch Structure és a Humán Erőforrás szervezeti egység felel a fegyelmi szankciók alkalmazásának monitoringjáért. A fegyelmi szankciók alkalmazására vonatkozó minden jogszabály és szerződéses kötelezettséget kötelező betartani. A külföldön dolgozó munkavállalókkal fennálló bármely alkalmazotti viszony estében, beleértve a kiküldetést, az 1980. június 19.-i
45/50
Római Egyezmény szerinti szabályozás
alapján
kell
eldönteni,
mely
törvényi
előírások
az
irányadók
a
szerződéses
kötelezettségekre vonatkozóan, időről időre alkalmazandó szabályok által megerősítve a szerződő országokon belül és kívül egyaránt. 5.4.
A vezetőségre vonatkozó fegyelmi intézkedések
Amennyiben a Watch Structure a Modell megsértéséről számol be, és a 5.3
(i)
bekezdésnek megfelelően megállapított módon a jogsértést egy vagy több vezető követte el, a Társaság az elkövetőkkel szemben megteszi a jog és a vonatkozó szerződések által lehetővé tett intézkedéseket az 5.3 (ii) bekezdésben foglalt kritériumok alapján. Ha a Modell megsértése aláássa a Társaságnak az érintett személlyel vagy személyekkel szembeni bizalmát, az érintett személyt/személyeket alapos indok alapján elbocsátja. 5.5.
Igazgatósági tagokra vonatkozó fegyelmi intézkedések
Amennyiben az Igazgatóság egy vagy több tagja megsérti a Modellben foglaltakat, a Watch Structure tájékoztatja az Igazgatóság elnökét és az ügyvezető igazgatót. Ezt követően az Igazgatóság - az érintett felek tartózkodása mellett - lebonyolítja az összes szükséges vizsgálatot, és a Felügyelőbizottsággal történt egyeztetés után megteszi a megfelelő fegyelmi intézkedéseket, amelyek szükség esetén a delegált jogkörök biztonsági okokból történő visszavonását, vagy a helyettesítés megtárgyalása végett a részvényesek összehívását is magukban foglalhatják.
46/50
6. FEJEZET – ELLENŐRZŐ ESZKÖZÖK 6.1.
Az ellenőrző eszközök rendszerének felépítése
Az eszközök, melyeknek célja megelőzni azon Jogszabálysértések elkövetésének a kockázatát, amelyekre a Modell született, támaszul szolgálnak a Modell általánosan kötelező alapelvének, az Eni Etikai Kódexnek6 való megfelelésben és két ellenőrzési szintre tagolhatók: 1. a tevékenységek átvilágításának általános szabványai, amelyeket a Modell által figyelembe vett valamennyi Érzékeny Tevékenység esetében alkalmazni kell; 2. egyedi
ellenőrzési
szabványok,
amelyek
különleges
rendelkezéseket
tartalmaznak az Érzékeny Tevékenységekre jellemző szempontok szabályozására és amelyeket a vonatkozó vállalati eljárásoknak is tartalmazniuk kell. Ezek az eljárások a Modellt referencia szabályozásnak tekintik. A tevékenységek átvilágításának általános szabványai a következők: •
A feladatkörök elhatárolása: a meghatalmazó, ellenőrző és végrehajtó felek feladatköreit el kell határolni egymástól7;
•
Szabályok: olyan vállalati szabályokat kell alkotni, amelyek biztosítják az Érzékeny Tevékenységek kezelésére irányuló általános alapelvek érvényesülését;
•
Aláírási és meghatalmazási hatáskörök: hivatalos szabályokat kell alkotni az aláírási jogok és meghatalmazó hatáskörök gyakorlatára vonatkozóan.
•
Nyomonkövethetőség: az érintett feleknek, vagy részlegeknek és/vagy az alkalmazott információs rendszernek biztosítaniuk kell az eszközök, információk és elvégzett
6
ellenőrzések
azonosítását
és
nyomonkövethetőségét
a
Társaság
Az Eni Etikai Kódexe alapelveinek és tartalmának való megfelelés az egyének ellen irányuló bűntettek megelőzése
érdekében is kötelező, a 2006. évi 7. törvénynek megfelelően („női nemi szerv megcsonkítása”). Kivétel nélkül minden, fizikai vagy erkölcsi erőszaknak minősülő magatartás szigorúan tilos. 7
A szabvány meghatározása a következő: •
az elhatárolásra vonatkozó alapelvnek a szóbanforgó egyedi folyamat összefüggésében kell figyelembe vennie az Érzékeny Tevékenységet;
•
az elhatárolás egységes, összetett és szervezett rendszerben történik, ahol az egyes fázisokat a vezetőség kövezetesen azonosítja és kezeli a végrehajtáshoz kapcsolódó döntések egységes korlátozása, mint a döntések nyomonkövetése, mellett.
47/50
döntéseinek megvalósítása és a pénzügyi eszközök kezelésének támogatása érdekében. Az érintett részlegek gondoskodnak arról, hogy az Érzékeny Tevékenységekre vonatkozó általános átvilágítási szabványok bekerüljenek a vállalati eljárásokba. A vállalati eljárások közlése és elterjesztése a vonatkozó jogszabályok és szerződések alapján az érintett részlegek feladata. A vállalati eljárások betartása a Társaság valamennyi vezetőjére és alkalmazottjára nézve kötelező. 6.2.
Érzékeny Tevékenységek és egyedi ellenőrzési szabványok
Az Igazgatótanács által a
Modell jóváhagyásával, és az ügyvezető igazgató által a
mindenkori aktualizálások révén elfogadott „A Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” azonosítása külön rendelkezéseket tartalmaz az Érzékeny Tevékenységek jellegzetes szempontjainak kezelésére. A Modell által megelőzendő Jogszabálysértésekhez kötődő, „A
Modell Érzékeny
Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványait” (i) a Watch Structure gondozza, (ii) a Watch Structure tájékoztatást küld róla az ügyvezető igazgató alá rendelt első hierarchikus szint részére. Az ilyen egyedi ellenőrzési szabványok beépítése az Érzékeny Tevékenységekhez kapcsolódó vállalati eljárásokba a vonatkozó területek feladata. Ezenfelül „A
Modell Érzékeny Tevékenységei és egyedi ellenőrzési szabványai” című
dokumentum az Eni Belső Auditjához is bejelentésre kerül, a hatáskörébe tartozó tevékenységek érdekében. A vállalati referencia eljárások közlése és elterjesztése a vonatkozó jogszabályok és szerződések alapján az érintett részlegek feladata. Az Eni Etikai Kódexének, a Modell általánosan kötelező alapelvének, való megfeleléstől függetlenül, a vállalati eljárások betartása a Társaság valamennyi vezetőjére és alkalmazottjára nézve kötelező. 6.3.
Ellátás irányítási folyamatok
Az alábbi ellátás irányítási folyamatokat: 1.
Pénzügyi tranzakciók: a vállalat pénzügyi teljesítésének irányítási folyamatai és a vonatkozó szolgáltató cégekhez kapcsolódó folyamatok, beleértve a hitelkezelést és az egyszerűsített finanszírozást;
2.
Termékek és szolgáltatások beszerzése: a termékek és szolgáltatások beszerzésének
folyamata
(i)
a
Társaság
illetékes
részlege
által
és/vagy
szolgáltatási szerződések útján irányított központi beszerzésekhez, (ii) folyamat
48/50
fázisokhoz, beleértve a beszerzési igényeket, beszállító kiválasztást és szerződési szakaszokat, (iii) a nyílt szerződések elfogadásához és kezeléséhez, (iv) a megkötött szerződések felülvizsgálatához kapcsolódóan; 3.
Tanácsadás és szakmai szolgáltatás: szakmai szolgáltatások odaítélési eljárása;
5.
Előnyök: anyagi előnyökkel járó menedzsment folyamatok, különös tekintettel az
ajándékozás,
szponzorálás,
adományozás
és
reprezentációs
költségek
kezelésére; 6.
Ügynökök irányítása: az ügynökökre vonatkozó irányítási folyamat, különös tekintettel
az
olyan
meglévő
ügynöki
szerződések
és
eljárások
jellegzetességeire, amelyek szerint az ügynök kötelezettségeket vállalhat a Társaság nevében, az ügynök vonatkozásába tartozó tevékenységek; az ügynök kiválasztására és kinevezésére vonatkozó eljárások; a jutalék elismerésére, a költségek visszatérítésére, ill. a jutalékok és költségek összegére vonatkozó eljárások; a jutalékok és költségek kifizetésére vonatkozó eljárások; a Társaság saját ügynökeinek tevékenységéhez kapcsolódó ellenőrzési eljárások; 9.
Kereskedelmi Politikák kidolgozása és bevezetése: a kereskedelmi politikák kidolgozásából és bevezetéséből adódó azonosítási és végrehajtási folyamat (pl. transzferár kérdés, vagy kereskedelmi árengedmény politika);
10. Személyzet alkalmazása: alkalmazottak toborzásának és kiválasztásának folyamata; 11. Szerződés menedzsment: a Társaság által kötött szerződések kezelésének folyamata. vállalati utasítások szabályozzák oly módon, hogy az érintett részlegek gondoskodnak arról, hogy azokba megfelelően be legyenek építve az alábbi szabványok: (a) a tevékenységek átvilágításának általános szabványai (6.1. bekezdés) és (b) az egyedi ellenőrzési szabványok (6.2. bekezdés), amelyek célja az imént felsorolt ellátás irányítási folyamatokhoz kapcsolódó
Érzékeny Tevékenységek sajátságos aspektusainak a
megfelelő kezelése.
49/50
7. FEJEZET – A MODELL AKTUALIZÁLÁSÁRA VONATKOZÓ SZABÁLYOK 7.1.
Előszó
A Társaság szervezeti struktúrájának és a vele szorosan összefüggő Modellnek az összetettsége miatt a Modell bármely aktualizálása egy innovációs bevezetési programra épül (a továbbiakban: „Bevezetési Program”). 7.2.
A Bevezetési Program kidolgozásának kritériumai
A Bevezetési Program kidolgozására van szükség a következő esetekben: (a) jogi személyek közigazgatási szabályok megsértéséből eredő bűncselekményekre vonatkozó kötelezettségeihez kapcsolódó jogszabályi változások esetén, (b) a Modell időszakos felülvizsgálata esetén a Társaság szervezeti struktúrájában vagy üzleti tevékenységében bekövetkező
számottevő
változásokkal
is
összefüggésben,
(c)
a
Modell
jelentős
megsértése és/vagy a Modell hatékonyságának ellenőrzéséből, vagy az érintett szektor közügyeiben szerzett tapasztalatokból származó vonatkozó eredmények függvényében. A végrehajtott tevékenység célja a Modell hatékonyságának fenntartása. A
Modell felülvizsgálatának előkészítése az ügyvezető igazgató feladata, aki annak
megvalósításáért is felel a
Modell módszertanának és alapelveinek megfelelően.
Különösképpen: ¾
a
Watch
Structure
tájékoztatja
az
ügyvezető
igazgatót
minden
olyan
információról, amely a Modell aktualizálásának szükségességére utal; ¾
az ügyvezető igazgató elindítja a Bevezetési Programot, tájékoztatva minderről az Igazgatóságot;
¾
az érintett vállalati részlegek bevonásával kerül elkészítésre és kialakításra a Bevezetési
Program;
a
Bevezetési
Program
beazonosítja
a
Modell
aktualizálásához szükséges tevékenységeket, a felelősségi körök, az időrend és a végrehajtási módok meghatározásával együtt. Az érintett vállalati részlegek Modell megfelelő aktualizálásának érdekében kiemelten foglalkoznak a jogi és törvényi követelmények beazonosításával, úgymint az Érzékeny Tevékenységek és ellenőrzési szabványok módosításával és/vagy integrációjával. ¾
A Bevezetési Program eredményeiről tájékoztatást kap az ügyvezető igazgató, aki a hatáskörébe tartozó szükséges intézkedésekkel együtt elfogadja őket és a vonatkozó általános alapelvek mentén javaslatot nyújt be az Igazgatóság részére az eredmények és a szükséges intézkedések elfogadására.
A Watch Structure ellenőrzi a folyamatot, a Megvalósítási Program eredményeit, valamint a szükséges intézkedések elrendelését és tájékoztatja ügyvezető igazgatót mindezen tevékenységek eredményeiről.
50/50
