auteurs met medewerking van

WELK MONITORINGSYSTEEM VOOR HET ZIEKTEVERZUIM PAST HET BESTE IN DE BRANCHE? Handleiding ter ondersteuning van het keuzeproces

24 maart 2003

auteurs ir. Carla G.L. van Deursen drs. Cathelijne L. van der Burg

met medewerking van drs. Theo J. Veerman Maggy P.S. van Kolck AStri Stationsweg 26 2312 AV Leiden Tel.: Fax: E-mail: Internet:

071 --- 512 49 03 071 --- 512 52 47 [email protected] www.astri.nl

INHOUDSOPGAVE

1

INLEIDING

2

UITGANGSSITUATIE, BEHOEFTEN EN IMPLEMENTATIEMOGELIJKHEDEN 2.1 Uitgangssituatie 2.1.1 De huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf 2.1.2 De huidige verzuimregistratie door de arbodienst 2.1.3 De samenstelling van de branche 2.2 Doelen die de verzuimregistratie moet dienen 2.3 Implementatiemogelijkheden 2.3.1 Implementatie van het systeem 2.3.2 Promotie van deelname 2.3.3 Financiering

3 3 3 6 8 9 11 12 13 14

DE HUIDIGE MOGELIJKHEDEN VOOR MONITORING VAN ZIEKTEVERZUIM OP HOOFDLIJNEN 3.1 Verzuimregistratie door het bedrijf zelf 3.2 Monitoring door aftappen van bedrijfsregistratiesystemen 3.2.1 Op geaggregeerd niveau via een peilstation 3.2.2 Op individueel niveau via een gespecialiseerd bedrijf 3.3 Monitoring via complete branchesystemen 3.4 Monitoring via de arbodienst 3.5 Monitoring via een verzuimloket 3.6 Monitoring via een werknemersenquête

17 18 20 20 21 23 23 25 28

4

VAN UITGANGSSITUATIE NAAR KEUZE SYSTEEMOPTIE 4.1 Leeswijzer hulpschema’s 4.2 Schema voor branches met kleine bedrijven 4.3 Schema voor branches met grote bedrijven

31 31 34 36

5

VOORBEELDEN VAN SYSTEEMOPTIES 5.1 Softwarepakketten voor verzuimregistratie door bedrijven zelf 5.2 Systemen voor aftappen op van bedrijfsinformatie 5.2.1 Aftappen op geaggregeerd niveau 5.2.2 Aftappen op individueel niveau 5.3 Complete branchesystemen 5.4 Systemen van de vijf grootste arbodiensten 5.5 Verzuimloketten 5.5.1 Zuiver administratieve loketten in combinatie met

39 39 41 41 41 43 45 51

3

1

5.6 6

arbodienst 5.5.2 Loketten met terugkoppeling van meldingsinformatie 5.5.3 Zorgloketten Werknemersenquête

LITERATUUR

BIJLAGE.

OVERZICHT VAN ACHT (SOFTWARE)PAKKETTEN VOOR VERZUIMREGISTRATIE

51 53 54 55 57

59

1

1

INLEIDING

Vroegtijdige reïntegratie thema in veel arboconvenanten Het onderwerp ziekteverzuim en vroegtijdige reïntegratie vormt in veel arboconvenanten een belangrijk thema. Door veel bedrijven (dan wel door hun arbodienst) wordt wel één of andere vorm van verzuimregistratie bijgehouden, maar goed zicht op de situatie in de branche als geheel ontbreekt vaak. Veel van de branches die een arboconvenant afsluiten, hebben daarom behoefte aan een instrument waarmee zicht op de omvangontwikkeling en de aard en de oorzaken van het ziekteverzuim verkregen kan worden. Branches hebben echter vaak geen overzicht over de mogelijkheden die er op dit terrein bestaan. Ook is het moeilijk te bepalen welke systeemoptie het beste aansluit bij de mogelijkheden en specifieke behoeften van de eigen branche. Om deze reden heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid AStri opdracht gegeven om voorliggende handleiding te ontwikkelen.

Handleiding als hulpmiddel bij keuze verzuimregistratie-optie Deze handleiding is bedoeld om (convenants)branches te ondersteunen bij het maken van een goed onderbouwde keuze uit de opties voor verzuimregistratie en monitoring die op dit moment bestaan. De handleiding is nadrukkelijk niet bedoeld als middel om ‘de’ methode van verzuimmonitoring te bepalen voor een bepaalde branche. De nadruk ligt op het geven van inzicht in de factoren die belangrijk zijn bij de keuze voor een systeem (de vraag) en de systeemopties die hierop aansluiten (het aanbod). Daarbij wordt ook inzicht gegeven in hetgeen komt kijken bij de implementatie van het systeem (doorlooptijd, kosten, bemensing, voorlichting en public relations).

Ontwikkeling van deze handleiding Voor de ontwikkeling van deze handleiding is zowel de vraagkant als de aanbodkant onderzocht. Wij hebben eind 2002 gesprekken gevoerd met informanten van twaalf branches waarbinnen al een verzuimregistratie is opgezet, of die nog in het keuzeproces zitten. Deze gesprekken hebben ons inzicht gegeven in de verschillende aspecten die een rol kunnen spelen bij de systeemkeuze. Daarnaast zijn eind 2002 en begin 2003 enquêtes gehouden onder aanbieders van softwaresystemen, en zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van arbodiensten, verzuimloketten en organisaties die branchespecifieke systemen beheren of bedrijfscijfers verwerken tot branchecijfers. Uit deze aanbodinventarisatie zijn vijf verschillende systeemopties voor monitoring van het ziekteverzuim naar voren gekomen.

2

In toekomst monitoring via CBS? Vermeldenswaardig is dat het CBS samen met de Brancheorganisatie Arbodiensten (BOA) momenteel bezig is met het opzetten van een landelijke verzuimstatistiek. Hierin worden verzuimgegevens van arbodiensten gekoppeld aan bedrijfsgegevens die het CBS heeft over het aantal werknemers in het bedrijf. In 2002 is een pilot-onderzoek gestart om de ziekteverzuimgegevens van de zes grootste arbodiensten geschikt te maken voor de statistiek. Gewerkt is aan de kwaliteit en volledigheid van deze gegevens. Het is de bedoeling om hier meer arbodiensten in te betrekken. Op den duur zou het mogelijk moeten zijn om voor elke bedrijfstak afzonderlijk de verzuimgegevens te produceren. Een kanttekening bij deze verzuimstatistiek is wel dat deze uitgaat van SBI-codes, die niet altijd stroken met de indeling van de branche zelf. De statistiek is op dit moment nog niet operationeel, hangende het besluit van het CBS om het op te nemen in haar regulieren statistiekenstroom.

Indeling van deze handleiding In hoofdstuk 2 worden handvatten gegeven voor het in kaart brengen van de behoeften van de branche (de vraagkant): wat is de uitgangssituatie, welke doelen wil men met verzuimregistratie bereiken, welke mogelijkheden zijn er om het verzuimregistratiesysteem of -optie te implementeren? In hoofdstuk 3 worden de beschikbare systeemopties op hoofdlijnen geschetst, zonder specifieke systemen te beschrijven. De aandachtspunten die in hoofdstuk 2 naar voren gebracht zijn en de systeemopties die in hoofdstuk 3 aan de orde komen, zijn in hoofdstuk 4 in tabelvorm gecombineerd. Met deze tabel wordt het gemakkelijk om na te gaan welke systeemoptie(s) voorzien in de mogelijkheden en behoeften van een specifieke branche. Daarbij is een onderscheid gemaakt naar branches met voornamelijk kleine en voornamelijk grote bedrijven. In hoofdstuk 5 wordt een aantal specifieke verzuimregistratiesystemen en -opties beschreven.

3

2

UITGANGSSITUATIE, BEHOEFTEN EN IMPLEMENTATIEMOGELIJKHEDEN

Om een goede keus te kunnen maken uit de verschillende systeemopties voor monitoring van het ziekteverzuim, moet een branche eerst de eigen uitgangssituatie, informatiebehoeften en mogelijkheden goed in kaart brengen. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke zaken hierbij van belang zijn, en waarom dit zo is. In §2.1 wordt ingegaan op de uitgangssituatie: wat gebeurt er al aan verzuimregistratie door de bedrijven zelf, wat doet de arbodienst en hoe is de samenstelling van de branche? In §2.2 worden de doelen beschrijven die de systeemoptie zou kunnen dienen en waaruit een keuze gemaakt moet worden. In §2.3 wordt ingegaan op de implementatieaspecten die van belang zijn bij de definitieve keuze, onderverdeeld naar systeemimplementatie, promotie van deelname en financiering. De informatie die in dit hoofdstuk vermeld wordt, is mede gebaseerd op gesprekken die wij gevoerd hebben met informanten van twaalf branches waar 1 verzuimregistratie een kwestie is .

2.1

Uitgangssituatie Voorafgaand aan de keuze van een systeem moet de uitgangssituatie in de branche geïnventariseerd worden. Hier zijn vooral de volgende drie kenmerken van belang, namelijk: 1. de huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf, 2. de huidige verzuimregistratie door de arbodienst, 3. de samenstelling van de branche. Hierop wordt in de volgende drie subparagrafen ingegaan.

2.1.1

De huidige verzuimregistratie bij de bedrijven zelf De uitgangssituatie binnen een branche met betrekking tot verzuimregistratie is doorgaans als volgt: bedrijven hebben geen speciaal registratiesysteem voor ziekteverzuim: meldingen worden alleen - direct of via een loket - doorgegeven aan de arbodienst, óf; 1

Wegvervoer, BVE-sector, Grafimedia, Kappers, Koek en Snoep, Podiumkunsten, Provincies, Vleessector, Zorgsector, Welzijn en Jeugdhulpverlening, Kinderopvang, WSW.

4

-

naast het doorgeven van meldingen aan de arbodiensten, worden de zieken herstelmeldingen ook in een eigen registratiesysteem bijgehouden.

Over het algemeen voeren grote bedrijven zelf een verzuimregistratie en doen kleine bedrijven dit niet. Bij middelgrote bedrijven (30 tot 100 werknemers) zal dit per bedrijf en per branche verschillen. Voor zover er wel verzuim wordt geregistreerd door bedrijven in een bepaalde branche, gebeurt dit doorgaans met uiteenlopende systemen (soms ook handmatige systemen). Branches waarbinnen alle bedrijven hetzelfde systeem gebruiken, zijn wij niet tegengekomen.

Verschillen in bestaande systemen Wanneer alle systemen de verzuimcijfers volgens dezelfde rekenregels zouden berekenen, zou het gebruik van verschillende systemen geen probleem vormen. Er wordt echter ook wel eens te veel belang gehecht aan verschillen in berekeningswijze die er in feite weinig toe doen. Niet alle verschillen zijn namelijk van invloed op de onderlinge vergelijkbaarheid. Verschillen die de vergelijkbaarheid van verzuimpercentages niet of nauwelijks verminderen zijn: de eenheid van registratie (kalenderdagen, werkdagen of werkuren); het al dan niet corrigeren voor parttimewerk. Definitieverschillen die voor de meeste branches wel belangrijk zijn, zijn: het al dan niet meerekenen van zwangerschaps- en bevallingsverlof, en aan zwangerschap gerelateerde ziekte; de wijze waarop gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend: niet, volledig of naar rato; de wijze waarop therapeutisch werken (dus werken zonder loonwaarde) wordt meegeteld: volledig of geheel niet. Bovenstaande zaken kunnen de hoogte van het ziekteverzuimpercentage vrij sterk beïnvloeden. Geleidelijke werkhervatting --- waarbij het aantal werkuren langzaam wordt opgebouwd --- vormt een belangrijk instrument voor vroegtijdige reïntegratie. Wanneer dit gedeeltelijk verzuim niet of juist volledig wordt meegerekend, kan dit verbeteringen in vroegtijdige reïntegratie maskeren. Alleen wanneer dit verzuim ook naar rato wordt meegerekend, worden de effecten van geleidelijke reïntegratie ook zichtbaar gemaakt in de hoogte van het verzuimpercentage. Op de meldingsfrequentie zijn de drie laatstgenoemde definitieverschillen nauwelijks van invloed. Wanneer in een branche weinig vrouwen werken (zoals in de bouw of in het wegvervoer) zijn eventuele verschillen in de wijze waarop

5

verlof en aan zwangerschap gerelateerd verzuim worden meegeteld, nauwelijks relevant.

PUV Standaard: standaard rekenregels voor verzuimmaten In 1996 zijn in Nederland standaard rekenregels voor verzuimmaten afgesproken. Deze zijn vastgelegd in de zogenoemde PUV-standaard 2 (Projectgroep Uniformering Verzuimgrootheden, 1996) . Enkele kenmerken van de berekening van het verzuimpercentage volgens de PUV-standaard zijn: gedeeltelijk verzuim wordt naar rato meegerekend; verzuim van parttimers wordt naar rato van de aanstellingsomvang meegewogen in de gemiddelden; therapeutisch werken wordt als volledig verzuim meegerekend; zwangerschap wordt ofwel niet meegerekend, ofwel er worden twee percentages berekend, namelijk in- en exclusief zwangerschap; verzuim dat de duur van 365 dagen overschrijdt, wordt niet meegerekend. Bij toepassing van de PUV-rekenregels zijn verzuimcijfers tussen bedrijven en branches altijd onderling vergelijkbaar, ook al worden ze vanuit verschillende systemen berekend. Voor de monitoring van het ziekteverzuim in branches heeft het gebruik van PUV-conforme verzuimcijfers de voorkeur, maar het is voor dit doel niet absoluut noodzakelijk. Voor de effectevaluatie is het immers het belangrijkst om veranderingen in het ziekteverzuim van de branche betrouwbaar in kaart te kunnen brengen. Voorwaarde om veranderingen betrouwbaar in kaart te brengen is wél dat de definities van de verzuimcijfers niet tussentijds veranderen, en dat de discipline waarmee de ziek- en herstelmeldingen niet substantieel verbetert of verslechtert. Om het effect van geleidelijke werkhervatting zichtbaar te maken, is het --- zoals eerder vermeld van belang dat gedeeltelijk verzuim naar rato wordt meegerekend.

Mate waarin bedrijven het ziekteverzuim al zelf registreren Als bedrijven tevreden zijn over het verzuimregistratiesysteem dat ze gebruiken, zullen ze niet gemakkelijk te bewegen zijn een ander systeem te gaan gebruiken. Overstappen kost immers menskracht en geld. Dit geldt voor veel grote bedrijven. In dat geval kan beter gezocht worden naar een manier om goede branchecijfers te verkrijgen vanuit de bestaande systemen. Hiervoor zijn verschillende opties voorhanden (zie hoofdstuk 3). Bij de middelgrote bedrijven zal het nodig zijn systematisch te inventariseren wat er al gebeurt aan verzuimregistratie, en of dit een basis kan vormen voor 2

De PUV-standaard is terug te vinden op www.arbo.nl/publications/#overig: Berekening van ziekteverzuim: standaard voor verzuimregistratie.

6

monitoring op brancheniveau. Middelgrote bedrijven die nog niet registreren kunnen hier mogelijk toe overgehaald worden, als hen een gebruikersvriendelijk systeem wordt geboden. Het is naar onze mening niet zinvol van kleine bedrijven te verwachten dat zij op grote schaal zelf hun verzuim gaan registreren. Voor hen wegen de voordelen hiervan (verzuiminformatie voor zichzelf en de branche) niet altijd op tegen de nadelen (verhoging administratieve lastendruk). Efficiënter is om de verzuimregistratie te koppelen aan wat ze toch al moeten doen, namelijk de ziek- en herstelmeldingen doorgeven aan de arbodienst. Ook hiervoor zijn verschillende opties beschikbaar (zie hoofdstuk 3).

2.1.2

De huidige verzuimregistratie door de arbodienst Over het algemeen is er ook voor de kleine bedrijven wel iets bekend over de omvang van het ziekteverzuim, namelijk via de arbodienst. Aansluiting bij een arbodienst is wettelijk verplicht en aan deze verplichting wordt door de meerderheid van de bedrijven ook voldaan. Alle grote arbodiensten zijn in staat om uit te rekenen hoeveel ziekmeldingen zij in een bepaalde periode van het bedrijf hebben ontvangen en hoeveel dagen er in totaal is verzuimd. Onder een aantal voorwaarden kunnen de gegevens van de arbodienst een goede basis vormen voor monitoring van het ziekteverzuim in een branche. De belangrijkste voorwaarden worden hieronder gegeven.

Volledigheid van doorgegeven ziekmeldingen Een verzuimregistratiesysteem is zo sterk als de zwakste schakel. Als een bedrijf ziekmeldingen niet doorgeeft aan de arbodienst, kan het verzuim ook niet betrouwbaar berekend worden, maar zal het onderschat worden. Ook moeten de herstelmeldingen niet vergeten worden.

Juiste opgave van het aantal werknemers De formule voor de berekening van het verzuimpercentage is een breuk, met het totaal aantal verzuimde dagen in de teller, en het totaal aantal beschikbare werkdagen in de noemer. Om het totaal aantal beschikbare werkdagen te bepalen, moet bekend zijn hoeveel personen er in de desbetreffende periode in dienst van het bedrijf waren. Dit is bij de arbodienst niet altijd exact bekend, waardoor het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie ook niet goed berekend kunnen worden. Als bedrijven voor een correcte opgave zorgen, zal de arbodienst in de regel ook betrouwbare verzuimcijfers kunnen produceren. Als bedrijven of branches zelf wel over goede informatie over het aantal werknemers beschikken, kunnen ze deze samen met ziekteverzuiminformatie (de teller) van de arbodienst gebruiken om een betrouwbaar

7

verzuimpercentage te berekenen.

Kwaliteit van het registreren Voor betrouwbare verzuimcijfers is het van belang dat de arbodiensten de mutaties ook tijdig en foutloos invoeren in hun systeem. Vooral de herstelmeldingen zijn gevoelig voor fouten. Wanneer een verzuim open blijft staan, omdat er nooit een herstelmelding is ingevoerd, drukt dit zwaar op het 3 verzuimpercentage . Van een arbodienst mag verwacht worden dat zij actie ondernemen op openstaande langdurige verzuimen, door hierover contact met de werkgever op te nemen. Een verzuim van langer dan 6 weken waarbij geen contact is geweest tussen werknemer en arbodienst, zou zeker onder de Wet Verbetering Poortwachter (WVP) niet meer moeten voorkomen. Van het bedrijf mag verwacht worden dat ze ook herstel tijdig melden.

Opgave van parttimerfractie Volgens de PUV-standaard dient bij de berekening van verzuimcijfers het verzuim van parttimers naar rato (in plaats van volledig) meegeteld te worden. Dit kan de arbodienst echter alleen doen als de parttimerfractie ook geregistreerd wordt bij de ziektegevallen en als hiermee ook rekening gehouden wordt bij de opgegeven aantallen werknemers.

Zo min mogelijk diversiteit aan arbodiensten Elke arbodienst heeft zijn eigen mogelijkheden en beperkingen in de productie van verzuimcijfers voor bedrijven. Dit heeft als gevolg dat cijfers van verschillende arbodiensten onderling niet altijd vergelijkbaar zijn. Monitoring van het verzuim in de branche via arbodienstcijfers, is daarom vaak alleen goed mogelijk als een meerderheid van de bedrijven bij één arbodienst aangesloten is. Een alternatief kan zijn dat de verschillende arbodiensten de verzuimgegevens gestandaardiseerd aanleveren aan een centraal punt. Zoals in de inleiding vermeld, hebben CBS en BOA een dergelijk systeem in ontwikkeling.

Mogelijkheid om branche af te bakenen Wanneer een branche contractafspraken met de arbodienst heeft, verstrekt de arbodienst in de regel ook periodiek verzuimcijfers aan de brancheorganisatie. Wanneer er geen mantelcontract is, kan het voor de arbodienst lastig zijn om 3

Bij de berekening van het verzuimpercentage krijgen openstaande verzuimen een fictieve einddatum, zijnde de dag volgend op het einde van de observatieperiode. Een verzuimgeval van bijvoorbeeld 1 tot 8 februari (7 dagen), zal dan voor 334 dagen meetellen in een jaarverzuimpercentage. Vooral bij kleine bedrijven geeft dit een grote overschatting van het verzuimpercentage.

8

dergelijke verzuimcijfers te produceren. Er is dan namelijk niet altijd een bruikbare systeemvariabele voorhanden, waarmee de branchebedrijven van de overige bedrijven (uit andere branches) kunnen worden onderscheiden. In de regel gebruiken arbodiensten de SBI-code (Standaardbedrijfsindeling van het CBS) om de bedrijfsactiviteit aan te duiden. Deze spoort echter niet altijd met de branche-indeling. In geval van mantelcontracten krijgen de bedrijven die onder dat contract vallen een unieke code, waardoor verzuimanalyse op brancheniveau geen probleem vormt.

2.1.3

De samenstelling van de branche Geen enkel bedrijf kan verplicht worden om zelf een verzuimregistratie te gaan voeren. Bij de keuze voor een systeem is het daarom belangrijk om aan te sluiten bij de eigen behoeften van de bedrijven en de technische en praktische mogelijkheden die er zijn. De volgende branchekenmerken zijn medebepalend voor de behoeften en de mogelijkheden: het aantal bedrijven, de omvang van de bedrijven, de organisatiegraad, de veranderbereidheid en de automatiseringsgraad. Het is belangrijk deze, als onderdeel van het keuzeproces, in kaart te brengen. Hieronder worden de vijf genoemde aspecten toegelicht.

Het aantal bedrijven In sommige branches is het aantal aangesloten bedrijven zo klein dat men letterlijk om de tafel kan gaan zitten om de mogelijkheden voor verzuimregistratie te bespreken. Het gaat dan om branches met grote bedrijven. In dat geval is het mogelijk om de meest verregaande optie te onderzoeken, namelijk overschakeling op één uniform (of zelf een op brancheniveau beheerd) systeem, met een centraal punt waar de branchecijfers berekend worden. Wanneer een branche veel bedrijven bevat, is het voor de monitoring niet nodig dat ze allemaal 'meedoen'. Wel is het belangrijk dat de bedrijven die meedoen, representatief zijn voor de branche als geheel, dat wil zeggen dat ze een aselecte (willekeurige) steekproef vormen op de relevante kenmerken. Ze moeten dus een doorsnee van de branche vormen wat bedrijfsomvang, hoogte van het ziekteverzuim en het voeren van verzuimbeleid betreft. Er mogen bijvoorbeeld niet alleen bedrijven meedoen die een actief verzuimbeleid voeren.

De omvang van de bedrijven De omvang van de bedrijven in de branche is sterk bepalend voor de te kiezen systeemoptie. Kleine bedrijven hebben andere behoeften en praktische

9

mogelijkheden dan grote bedrijven. Kleine bedrijven beschikken vaak niet over een systeembeheerder om een programma te installeren of een administratieve kracht om de invoer van de mutaties te verzorgen. Middelgrote bedrijven willen meestal graag een simpel systeem, zonder onnodige ‘toeters en bellen’. Grote bedrijven hebben vaak al een verzuimregistratiesysteem, vaak ook als onderdeel van een personeelsinformatiesysteem.

De organisatiegraad Wanneer gekozen wordt voor een bepaalde systeemoptie, moeten bedrijven ook nog bereid gevonden worden die toe te passen. Dit gaat gemakkelijker naarmate de organisatiegraad van de werkgevers hoger is. Via bladen, mailings en bijeenkomsten van de werkgeversorganisatie, kan bekendheid gegeven worden aan het systeem en het gebruik ervan gestimuleerd worden.

De veranderbereidheid In de ene branche is het gemakkelijker om de werkgevers over te halen om ergens aan mee te doen, dan in de andere branche. Als de veranderbereidheid vooraf ingeschat wordt als klein - en nauwelijks te beïnvloeden -, worden hiermee bepaalde systeemopties bij voorbaat uitgesloten.

De automatiseringsgraad Gebruik van (personal) computers, en vooral ook aansluiting op internet opent voor kleine en middelgrote bedrijven een aantal opties, die enkele jaren geleden nog niet voorhanden waren. Naarmate de aansluitingsgraad op internet van de bedrijven in de branche groter is, ligt het meer voor de hand om de opties te overwegen, die hiervan gebruik maken. Verder geldt dat bij geautomatiseerde verzuimregistratie de opties voor het aftappen van branchecijfers voor monitoring beter zijn dan bij handmatige verzuimregistratie.

2.2

Doelen die de verzuimregistratie moet dienen Verzuimregistratie kan uiteenlopende doelen dienen. Voor de arboconvenanten staat één doel vast, namelijk: 1. het mogelijk maken om de ontwikkeling in de omvang van het ziekteverzuim in de branche te volgen gedurende de looptijd van het convenant en erna. Dit is de minimale doelstelling waaraan de te kiezen systeemoptie moet voldoen. Bij de opzet van een systeem kan echter nog een aantal andere

10

doelstellingen meegenomen worden, zowel op brancheniveau, als voor het individuele bedrijf. Deze worden hieronder weergegeven.

Op brancheniveau 2.

3. 4.

Inzicht geven in de aard (en niet alleen in de omvang) en de oorzaken van het verzuim op brancheniveau (zoals kort frequent, langdurend, oorzaak van de ziekte, diagnose). Inzicht geven in risicogroepen op brancheniveau (zoals leeftijd, geslacht, functie, sector binnen branche, bedrijfsgrootte). Bieden van benchmark (vergelijkingscijfers): verzuim van het eigen bedrijf vergelijken met dat van andere bedrijven uit de branche.

Op bedrijfsniveau 5. 6. 7. 8.

Inzicht geven in de omvang, de aard en de oorzaken van het ziekteverzuim binnen het bedrijf. Inzicht geven in risicogroepen binnen het bedrijf (zoals functie, geslacht, leeftijd, omvang aanstelling, afdeling). Hulpmiddel bij de individuele verzuimbegeleiding / bij de uitvoering van de Wet Verbetering Poortwachter (herinneringsfunctie, informatiefunctie). Inzicht geven in kosten ziekteverzuim (totale kosten, dan wel kosten/baten, analyse bij bekostiging individuele reïntegratie4 instrumenten) .

Elke branche zal zelf moeten bepalen aan welke doelstellingen de systeemoptie dient te voldoen. Wel kan in het algemeen gesteld worden dat de doelstellingen sterk afhankelijk zijn van de grootte van de bedrijven in de branche. Hieronder worden wat algemene overwegingen op een rijtje gezet, die kunnen gelden voor kleine, respectievelijk grote bedrijven. Voor middelgrote bedrijven is het lastig in het algemeen iets over de doelstellingen van verzuimregistratie te melden. Deze zullen per branche verschillen, en moeten daarom door de branche zelf in kaart gebracht worden.

Doelen voor kleine bedrijven Voor branches met veel kleine bedrijven (minder dan 10 werknemers) is het minder zinvol een systeem te kiezen dat het bedrijf ook statistische informatie levert. De verzuimcijfers zijn bij kleine bedrijven sterk afhankelijk van toevalsschommelingen, en daarmee weinig relevant voor het verzuimbeleid 4

Voor het verkrijgen van inzicht in de kosten (en baten) van ziekteverzuim kan ook gebruik gemaakt worden van een apart kosten-batenmodel, dat dus ook geen onderdeel hoeft uit te maken van een verzuimregistratiesysteem.

11

van het bedrijf. Mede daardoor is er binnen kleine bedrijven weinig behoefte aan dit soort informatie. De doelstellingen 4, 5 en 6 vervallen hiermee automatisch. Op brancheniveau kan statistische informatie, uitgesplitst naar een aantal voor de branche relevante achtergrondkenmerken wel van belang zijn (doelstelling 2 en 3). Voor branches met veel kleine tot middelgrote bedrijven kan ondersteuning bij individuele verzuimbegeleiding belangrijk zijn (doelstelling 7). Langdurig verzuim komt daar doorgaans slechts sporadisch voor. Het is daarom handig als de systeemoptie de werkgever een melding geeft wanneer deze een bepaalde stap in het begeleidingstraject moet zetten. Ook is het handig al er een helpdesk aanwezig is (digitaal of ‘bemensd’) waar men terecht kan voor informatie over hoe te handelen bij langdurig verzuim en over de taken en verplichtingen van alle betrokken partijen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter (werknemer, werkgever en arbodienst).

Doelen voor grote bedrijven Grote bedrijven hebben vaak behoefte aan benchmark (doelstelling 4). Het verkrijgen van benchmark kan daarmee ook een belangrijke stimulans vormen voor uniformering van de verzuimregistratie en het beschikbaar stellen van de eigen gegevens voor monitoring van de branche. Ook hebben grote bedrijven behoefte aan statistische informatie over het ziekteverzuim binnen het bedrijf, om richting te kunnen geven aan beleidsmaatregelen ter terugdringing van het ziekteverzuim. Voor grote bedrijven kunnen daarmee de doelstellingen 2 t/m 6 en 8 van belang zijn.

Administratieve lastenverlichting: doormelding van ziek- en herstelmeldingen Naast bovengenoemde doelstellingen, die kunnen bijdragen aan terugdringing van het ziekteverzuim, hebben sommige systeemopties als bijkomend voordeel dat ze kunnen zorgen voor administratieve lastenverlichting. Bij bepaalde systeemopties is automatische doormelding van ziek- en herstelmeldingen mogelijk aan arbodienst, verzekeraar en/of UWV. Ook doormelding van mutaties in personeel (in- en uitdiensttredingen, veranderingen in aard arbeidscontract) aan UWV, arbodienst, verzekeraar en pensioenfonds behoort tot de mogelijkheden. Vooral voor kleinere bedrijven kan administratieve lastenverlichting van doorslaggevende reden zijn om zich aan te sluiten bij een verzuimregistratiesysteem waarin deze optie zit.

2.3

Implementatiemogelijkheden

12

Bij de keuze voor een nieuwe vorm van verzuimregistratie moet rekening gehouden worden met de mogelijkheden en verwachte moeilijkheden bij de implementatie ervan. Daarbij is, zoals beschreven in §2.1, de uitgangssituatie van belang. Zelfs als gekozen is voor een optie die minimaal belastend is voor de bedrijven (of hun zelfs alleen maar voordelen biedt), zullen ze nooit geheel spontaan bereid zijn hieraan hun medewerking te verlenen. Kortom, de houding van de werkgever dient beïnvloed te worden. Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Financiële stimulansen zijn een mogelijkheid, maar ook inhoudelijke argumenten zijn belangrijk. Verder moet gezorgd worden dat de overstap op het nieuwe systeem geen onnodige problemen of vermijdbaar meerwerk voor de bedrijven met zich meebrengt. In deze paragraaf wordt ingegaan op een aantal belangrijke implementatieaspecten: de implementatie van het systeem zelf, de promotie van deelname en de financiering ervan.

2.3.1

Implementatie van het systeem Testperiode voor nieuwe systemen inbouwen Wanneer speciaal voor de branche een nieuw systeem wordt ontwikkeld is het belangrijk dit vooraf te testen bij een kleine groep belangstellende bedrijven. Op deze manier kunnen eerst de onvermijdelijke ‘kinderziektes’ uit het systeem gehaald worden. Naar aanleiding van problemen waar bedrijven tegenaan lopen en suggesties die zij doen, kunnen dan verbeteringen worden aangebracht in het systeem, voordat dit op grotere schaal in gebruik wordt genomen. Dit betekent wel dat bij een nieuw systeem rekening gehouden moet worden met een lange implementatieperiode. Het eerste jaar zullen er nog geen bruikbare verzuimcijfers verkregen worden. Voor systemen waarmee elders goede ervaringen zijn opgedaan, is deze testperiode niet nodig, of kan deze verkort worden.

Inlezen van bestaande gegevens en privacy Voor de continuïteit en vergelijkbaarheid van gegevensstromen kan het wenselijk zijn de gegevens van oude registratiesystemen over te brengen naar het nieuwe systeem. Hiervoor dient aandacht te zijn bij de implementatie. Bij de keuze voor een loketsysteem is het van belang dat de toegang tot het systeem veiliggesteld wordt: onbevoegde derden mogen er geen gebruik van kunnen maken. Gegevens die bijvoorbeeld de werkgever wel mag weten en de arbodienst niet, moeten toegankelijk zijn voor de werkgever en afgeschermd worden voor de arbodienst, en vice versa.

Helpdesk

13

Bij de implementatie van een uniforme methode van verzuimregistratie is het belangrijk dat de gebruikers de nodige ondersteuning wordt gegeven. Deze voorlichting kan betrekking hebben op verschillende aspecten, mede afhankelijk van de methode waarvoor gekozen wordt. Wordt er gekozen voor een methode waarbij bedrijven zelf de verzuimregistratie bijhouden in een eigen registratiesysteem en zelf de gegevens analyseren, dan dient er uitgebreidere ondersteuning in de vorm van een goede helpdesk gegeven te worden, dan wanneer dit bijvoorbeeld aan een verzuimloket wordt overgelaten.

2.3.2

Promotie van deelname Promotieplan Wanneer er een registratieoptie gekozen is, moet dit bekend gemaakt worden bij de werkgevers in de branche, en moeten ze gestimuleerd worden hieraan deel te nemen. Een voorlichtings- en promotieplan vormt daarom een belangrijk onderdeel van de implementatie. Goede, op de branche toegespitste promotie en voorlichting is van groot belang. Kanalen die in de interviews genoemd zijn, zijn mailings aan de bedrijven, brancheperiodieken, internet en bijeenkomsten van werkgevers. Wanneer verwacht wordt dat het in een bepaalde branche moeilijk is om de werkgevers te bereiken of ze over tot deelname over te halen, is het niet aan te raden te kiezen voor een registratieoptie die sterk afhangt van deze bereidheid.

Inspelen op de belangen van de werkgevers in de branche Directe kostenbesparing en tijdsbesparing (gemak) kunnen voor de kleine werkgever belangrijke stimulansen tot deelname vormen. Een andere belangrijke stimulans kan zijn, wanneer de registratieoptie inspeelt op problemen waarmee het bedrijf in de praktijk geconfronteerd wordt. Zo melden bedrijven zich vaak bij Remedium (zie hoofdstuk 3) aan op het moment dat ze met een problematisch verzuimgeval zitten. Bij bedrijven uit het MKB moet dus ingespeeld worden op de praktische voordelen die aansluiting kan bieden: gemak, tijdswinst en expertise. Grote bedrijven zullen gemakkelijker overtuigd kunnen worden van de voordelen die verzuimregistratie zelf hen biedt (cijfers ter ondersteuning van eigen verzuimbeleid en benchmark). Zij zullen eerder bereid zijn in de verzuimregistratie zelf te investeren, los van de vraag of deze andere praktische voordelen met zich meebrengt.

Stroomlijning van procedures Voor welke vorm van registratie ook gekozen wordt, belangrijk is dat ziek- en herstelmeldingen snel en juist worden doorgegeven aan het registratiepunt. Dit

14

punt kan dus binnen het bedrijf liggen, maar ook daarbuiten. Bij een verzuimregistratiesysteem op bedrijfsniveau dienen degenen die zorgen voor de input van gegevens (administratief medewerkers e.d.) goed op de hoogte te zijn van de wijze van invoer van de mutaties in het systeem. Bij hen moet het belang van juiste, volledige en tijdige vulling van het systeem benadrukt worden. Betrokkenen die werken met de output van informatie dienen ervan op de hoogte gesteld te worden hoe ze de gegevens uit het systeem kunnen bewerken tot verzuimoverzichten of verzuimmaten (al dan niet in een aparte ‘report-tool’). De uiteindelijke gebruikers van de informatie (management, personeelsfunctionarissen) dienen deze verzuimcijfers te kunnen interpreteren en hieruit conclusies te kunnen trekken voor het te voeren verzuimbeleid. Ook hierbij kan ondersteuning vanuit de branche nodig zijn. Alleen bij een gestroomlijnde procedure van ziek- en herstelmeldingen kan betrouwbare en up-to-date informatie worden verkregen. Dit kan bereikt worden met duidelijke handleidingen, gekoppeld met een feedbackmechanisme wanneer de werkgever het niet goed doet en een helpdesk. Het kan ook een aanbeveling zijn om bovenstaande punten middels een roadshow of workshops of iets dergelijks te communiceren richting de gebruikers. Dit is mogelijk te organiseren door de softwareleverancier of brancheorganisatie. Bij een doormeldingssysteem kan de arbodienst en/of verzekeraar hierin ook betrokken worden.

2.3.3

Financiering Belangrijk is de vraag te stellen in hoeverre er draagvlak is binnen de branche voor de medefinanciering van ontwikkelings- en onderhoudskosten. Voor veel bedrijven is dit afhankelijk van de kosten-batenanalyse: wat kost het om het systeem aan te schaffen en te onderhouden en wat levert het op? Als bedrijven niet willen of kunnen betalen voor een nieuw registratiesysteem en ook de brancheorganisaties dit niet zelf kunnen bekostigen, dan bestaat er mogelijk een probleem. Binnen kleine organisaties zal het financiële draagvlak over het algemeen kleiner zijn dan binnen grotere organisaties. De kosten van de bestaande softwarepakketten lopen sterk uiteen. Voor kleine bedrijven zijn ook eenvoudige systemen op de markt verkrijgbaar, waarvan de kosten beperkt zijn. Voor de financiering kan ook gezocht worden naar externe financieringsbronnen. Mogelijk zijn er financiers, fondsen (onderzoeks- of 5 ontwikkelingsfonds ) of premies (van werkgevers of werknemers) waaruit de

5

Binnen BGZ Wegvervoer en de gemeenten wordt dit reeds gebruikt als financieringsbron.

15

ontwikkeling van een uniforme verzuimregistratiemethode (deels) bekostigd kan worden. Voor de individuele bedrijven zijn er dan lagere of zelfs geen 6 directe kosten meer aan verbonden . Bij de keuze voor een systeem waarin doormeldingen naar instanties als arbodiensten, verzekeraars en andere partijen worden gedaan, zullen deze bereid zijn om voor deze dienstverlening te betalen.

Financiële stimulansen Hoewel het overtuigen van het belang of de voordelen van deelname aan het registratiesysteem het belangrijkst lijkt, kunnen financiële prikkels ook de deelname stimuleren. Financiële stimulansen voor bedrijven kunnen zijn: bedrijven die nog niet aangesloten zijn op internet, deze aansluiting gratis 7 aanbieden (mogelijk te bekostigen via een externe financieringsbron ); premieverlaging bij toepassing (arbodienst, loonkostenverzekeraar); fiscale stimulansen; subsidie verstrekken op aanschafkosten of aansluitkosten; gebruik van het systeem koppelen aan andere subsidie/voordelen (subsidie voor nemen van maatregelen in kader van arbo- en verzuimbeleid, gratis gebruik helpdesk, informatiematerialen).

6

7

Als de financieringsbron (mede) door werkgeverspremies wordt gevuld, zijn er wel indirecte kosten. Binnen de branche Podiumkunsten wordt dit via het scholingsfonds bekostigd.

17

3

DE HUIDIGE MOGELIJKHEDEN VOOR MONITORING VAN ZIEKTEVERZUIM OP HOOFDLIJNEN

In hoofdstuk 2 is ingegaan op de uitgangssituatie in de branche, de informatiebehoeften en de mogelijkheden rond monitoring van ziekteverzuim. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verschillende systeemopties waarlangs deze monitoring gerealiseerd kan worden. De ziek- en herstelmelding in geval van ziekteverzuim van een werknemer vormt de basis voor bijna elke vorm van monitoring. De werkgever vormt daarmee de bron van informatie over vast de leggen ziekteverzuimmutaties: daar meldt een werknemer zich immers ziek en beter. Het vastleggen van de informatie over ziekte en herstel kan op één of op meerdere plekken gebeuren. De meest gebruikelijke plekken waar een volledige registratie van deze meldingen bijgehouden wordt (of zou kunnen worden) zijn het bedrijf zelf, de arbodienst en/of een eventueel verzuimloket. Daarnaast kunnen ziek- en herstelmeldingen terechtkomen bij UWV, loonkostenverzekeraar, pensioenfonds, reïntegratieloket en reïntegratiebedrijf, maar vaak betreft het dan alleen de meer langdurige verzuimgevallen. De registratiesystemen van deze instanties zullen daarmee in de regel geen basis vormen voor monitoring, 8 tenzij de branche vooral in aanpak van het langdurig verzuim geïnteresseerd is . In deze handleiding wordt echter alleen op opties ingegaan, waarlangs een volledige verzuimregistratie gerealiseerd kan worden: bedrijf zelf, arbodienst en verzuimloket. Daarnaast wordt een alternatieve methode besproken om een indicatie te krijgen van het verzuim in de branche, namelijk de werknemersenquête. Er zijn vijf opties waarlangs monitoring van het ziekteverzuim in de branche gerealiseerd kan worden, namelijk: 1. door het aftappen van verzuimgegevens van individuele bedrijven (§3.1 en §3.2); 2. via een compleet branchesysteem (§3.3); 3. via de arbodienst (§3.4); 4. via een verzuimloket (§3.5); 5. via een enquête onder een steekproef van werknemers (§3.6).

8

Dit is bijvoorbeeld het geval bij de Architecten en de Uitgeverijen. Omdat het verzuimpercentage daar zeer laag is en kort verzuim nauwelijks voorkomt, hebben zij zich voor het Arboconvenant met name de reductie van het aantal langdurig verzuimgevallen tot doel gesteld.

18

Bij de eerste optie dienen er op brancheniveau twee zaken geregeld te worden, namelijk 1) verzuimregistratie door de bedrijven zelf en 2) het aftappen van deze gegevens voor het genereren van branchecijfers. In de volgende paragrafen wordt dit uitgewerkt: de verzuimregistratie door bedrijven in §3.1 en het aftappen van de gegevens in §3.2. Het is ook mogelijk om bedrijfsregistratie en branchemonitoring via hetzelfde systeem te laten plaatsvinden. De bedrijven hebben dan geen eigen verzuimregistratiesysteem, maar brengen mutaties direct in het branchesysteem aan (§3.3). Het doorgeven van ziek- en herstelmeldingen via een tussenliggend (administratief) loket is sterk in opkomst. In principe kan dus zowel via de arbodienst, als via de bestaande of toekomstige mogelijkheden die het tussenliggende loket biedt, monitoring van ziekteverzuim plaatsvinden. In de §3.4 wordt monitoring via de arbodienst besproken, in §3.5 komen de verzuimloketten aan de orde. In §3.6 worden de voordelen --- en ook de beperkingen --- van de werknemersenquête uitgelicht.

3.1

Verzuimregistratie door het bedrijf zelf Wanneer gekozen wordt voor het aftappen van bedrijfsgegevens, moeten de bedrijven een hiervoor geschikt eigen verzuimregistratiesysteem hanteren. In sommige branches zal dit het geval zijn, in andere niet. Hieronder wordt ingegaan op deze verschillende uitgangssituaties.

Veelgebruikt systeem tot standaard maken Als een bepaald geautomatiseerd verzuimregistratiesysteem al relatief veel gebruikt wordt binnen de branche, en men hier tevreden over is (qua gebruiksgemak, mogelijkheden, gehanteerde definities van verzuimkengetallen en kosten), kan dit een overweging zijn om dit systeem te kiezen als standaard voor de gehele branche.

Veel bedrijven in branche zonder verzuimregistratie Branches binnen het MKB bestaan vaak uit enkele grote bedrijven of ketens en veel kleinere bedrijven. De grote bedrijven of ketens voeren vaak een verzuimregistratie, terwijl dit bij de kleine bedrijven nog niet het geval is. Voor deze kleinere bedrijven, kan op brancheniveau één geschikt systeem gekozen en geïmplementeerd worden. Uiteraard is het van belang hierbij te letten op de vergelijkbaarheid met de bedrijven die al wel een systeem hebben. Er is niet bij voorbaat één meest geschikt systeem aan te wijzen. Er is een groot scala aan systemen op de markt. In hoofdstuk 5 worden van enkele bekende systemen de specificaties gegeven. Het is ook mogelijk om een eigen systeem te laten

19

9

ontwerpen of een bestaand systeem op maat te laten maken . Wanneer de branche de middelen heeft om een eigen systeem te laten ontwerpen of een bestaand systeem aan te passen, is het handig om ook rekening te houden met de mogelijkheid tot het ‘aftappen’ van gegevens voor de monitoring van het verzuim in de branche. Dit kan door een menuoptie in te bouwen, waarmee de cijfers die de branche nodig heeft ‘automatisch’ op een rij gezet en verzonden kan worden. Voor bedrijven van meer dan 30 werknemers is het zonder meer aan te bevelen voor een geautomatiseerde verzuimregistratie te kiezen. Wanneer in een branche veel kleine bedrijven zijn en de automatiseringsgraad laag is, moet overwogen worden om naast een softwarepakket ook een 10 handmatig systeem aan te bieden

Verschillende typen registratiesystemen Bij de keuze voor een geautomatiseerd bedrijfseigen systeem zijn er nog twee opties: een stand-alone verzuimregistratieprogramma of een verzuimmodule die onderdeel uitmaakt van een algemeen personeelsinformatiesysteem of HRM-systeem. De tweede optie heeft als voordeel dat personeels- en functiegegevens uit het algemene systeem kunnen worden gekoppeld aan de verzuimmodule, zodat deze niet apart hoeven te worden ingevoerd of ingelezen. Dit bespaart extra werk en vermindert de kans op achterstallig onderhoud bij het verwerken van personeelsmutaties (zoals in- en uitdiensttredingen, veranderingen in aanstellingsomvang). Zowel stand alone programma’s als verzuimmodules binnen personeelsinformatiesystemen zijn in allerlei variaties verkrijgbaar op de markt (zie voor voorbeelden hoofdstuk 5).

Bedrijfsverzuimregistratie en branchemonitoring via één systeem Het is ook mogelijk dergelijke systemen via internet te laten hosten door de leverancier of een centrale organisatie. Dit heeft onder andere voordelen voor bedrijven met meerdere vestigingen. Ook een branchesysteem kan op deze manier worden opgezet. Een dergelijke systeemoptie heeft als voordeel dat er niet een speciaal aftappunt ingericht hoeft te worden voor de monitoring op brancheniveau: de branche-informatie kan rechtstreeks uit het systeem gehaald worden.

Uniformiteit niet altijd een vereiste Wanneer er binnen de branche verschillende systemen (met verschillende definities voor de berekening van de verzuimkengetallen) gehanteerd worden, kan er in sommige gevallen toch voor gekozen worden om deze te gebruiken 9

Globale indicatie van ontwerpkosten: ten minste 25.000 euro. M.G.M. van der Poel e.a., Maatregelen verzuimbegeleiding en vroegtijdige reïntegratie, 2001.

10

20

voor aanlevering van branchecijfers. Er dient dan wel aandacht te zijn voor uniformiteit van de cijfers op de punten die van belang zijn voor de onderlinge vergelijkbaarheid (zie §2.1.1). Vaak kunnen bedrijven zelf de cijfers volgens verschillende opties aanleveren, of kunnen deze achteraf zodanig bewerkt worden dat ze vergelijkbaar zijn (zie §3.2).

3.2

Monitoring door aftappen van bedrijfsregistratiesystemen Wanneer bedrijven een eigen verzuimregistratiesysteem hebben, moeten deze bedrijfsgegevens verzameld worden op brancheniveau. Cijfers van bedrijven kunnen op twee manieren aangeleverd worden voor bewerking tot branchecijfers, namelijk op geaggregeerd niveau en op individueel niveau. Aanlevering op geaggregeerd niveau is het minst bewerkelijk, maar biedt ook de minste mogelijkheden tot uitsplitsing naar achtergrondkenmerken als leeftijd, geslacht en functie, of tot uniformering achteraf van de cijfers. Aanlevering en verwerking op individueel niveau stelt relatief hoge eisen aan de systemen van de toeleverende bedrijven en de verwerkende instantie. 11 Randvoorwaarde voor het aftappen is dat ofwel een meerderheid , ofwel een representatief deel van de bedrijven binnen de branche mee wil werken aan het 12 beschikbaar stellen van deze cijfers .

3.2.1

Op geaggregeerd niveau via een peilstation Verzuiminformatie op geaggregeerd niveau kan via een enquête worden verzameld, bijvoorbeeld door het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie van het totale bedrijf op te vragen of de basisgegevens voor de berekening ervan. Daarbij zal in de praktijk maar een beperkt aantal uitsplitsingen naar achtergrondkenmerken mogelijk zijn, bijvoorbeeld naar leeftijd en naar geslacht. Ook kan gevraagd worden naar het verzuim in- en exclusief zwangerschap. Uiteraard is het verzuim exclusief zwangerschap beleidsmatig het meest relevant: dit deel van het verzuim is immers beïnvloedbaar. Van belang is dat de bedrijven duidelijke instructies krijgen over hoe de verzuimmaten berekend moeten worden (zie §2.1.1). Bij branches met een groot aantal bedrijven is het niet nodig om alle bedrijven deel te laten nemen: er kan dan volstaan worden met een steekproef. Van belang daarbij is dat de steekproef representatief is. Voorkómen moet worden

11

Hoe meer bedrijven er meedoen, hoe kleiner de kans dat eventuele afwijkende cijfers bij de nietdeelnemers bedrijven, de gemiddelden beïnvloeden. 12 Dit betekent dat ze een soort doorsnee van de branche moeten vormen wat betreft bedrijfsomvang, hoogte van het ziekteverzuim en het voeren van verzuimbeleid.

21

dat bijvoorbeeld vooral bedrijven meedoen die actief zijn op het terrein van verzuimaanpak. Voor de dataverzameling zijn er verschillende opties. Zoals eerder aangegeven is het handig als in het registratiesysteem al een menuoptie zit waarmee de verzuiminformatie die het peilstation nodig heeft, op een rij gezet wordt. Aanlevering aan de centrale instantie (het peilstation) kan schriftelijk, telefonisch, of elektronisch (bijvoorbeeld via modem, e-mail of web-enquête) plaatsvinden. De verwerking van de bedrijfscijfers tot branchecijfers vereist geen ingewikkelde rekenprogrammatuur. Voor de hand liggende programma’s zijn 13 SPSS of Excel. Wel is enige deskundigheid op het terrein van ziekteverzuimberekeningen vereist, om te zorgen dat de cijfers op de juiste manier (her)berekend, gewogen en geïnterpreteerd worden. Hiervoor zou bijvoorbeeld eenmalig advies gevraagd kunnen worden aan een instantie die ervaring heeft met de bewerking van verzuimcijfers. Voorbeelden van dergelijke peilstations op landelijk niveau zijn de kwartaalstatistiek van het CBS, het (inmiddels opgeheven) SZWwerkgeverspanel. Op brancheniveau onderhouden onder andere de BVE-sector en de gemeenten peilstations. Onder de volgende voorwaarden is het aftappen op geaggregeerd niveau een voor de hand liggende optie: een representatief deel van de bedrijven heeft al een eigen verzuimregistratie of wil deze gaan voeren; deze bedrijven zijn in staat om de verzuimcijfers volgens voorgeschreven definities te leveren (waarbij vooral het uitsluiten van zwangerschapverlof, en uniformiteit in de wijze waarop gedeeltelijk verzuim wordt meegerekend van belang zijn); er is geen behoefte aan gedetailleerde informatie over de aard, de achtergronden en de risicogroepen van het ziekteverzuim, noch voor de monitoringfunctie, noch voor benchmark.

3.2.2

Op individueel niveau via een gespecialiseerd bedrijf Verzuimgegevens die de bedrijven zelf bijhouden in een (eigen) verzuimregistratiesysteem kunnen door een hierin gespecialiseerde organisatie worden afgetapt en volgens de PUV-standaard worden verwerkt tot branchecijfers. Uniformiteit van de toeleverende verzuimregistratiesystemen is hierbij geen vereiste. Het voorbeeld van een organisatie die de bewerking van verzuimcijfers 13

Afkorting van: Statistical Package for Social Sciences. Dit is een statistisch verwerkingspakket, wat veel gebruikt wordt voor de analyse van enquêtegegevens.

22

14

als kernactiviteit heeft, is Vernet . De bedrijfscijfers worden door Vernet volgens de standaard rekenregels herberekend. Deze worden vervolgens teruggerapporteerd aan de bedrijven zelf en (op geaggregeerd niveau) aan de brancheorganisaties. De herberekening van de bedrijfscijfers heeft als voordeel dat de bedrijven hun cijfers zonder voorbehoud kunnen vergelijken met de branchegemiddelden (benchmark). Voorwaarde voor het op dergelijke wijze aftappen bij bedrijven is dat in een branche voldoende bedrijven een eigen, geautomatiseerde verzuimregistratie hebben of bereid zijn die te gaan voeren. Ook moeten zij technische faciliteiten hebben of creëren (internet, e-mail, modem) om elektronische bestanden periodiek door te sturen naar de verwerkende instantie. Dit kan een probleem zijn binnen branches met veel kleine, niet geautomatiseerde bedrijven. 15 Voor vier grote banken voert AStri ten behoeve van de monitoring van de effecten van het arboconvenant een vergelijkbare operatie uit. De arbodiensten van de vier grote banken leveren jaarlijks de basisgegevens over ziek- en herstelmeldingen en over de werknemerspopulatie volgens een voorgeschreven format aan AStri. AStri verwerkt deze basisgegevens volgens in SPSS tot verzuimkengetallen (verzuimpercentage, meldingsfrequentie, naar duurklassen en naar achtergrondkenmerken) volgens de PUV-standaard voor verzuimregistratie. 16 Ook BGZ Wegvervoer verwerkt de branchegegevens op individueel niveau in SPSS: de gegevens over ziekteverzuim zijn daarbij afkomstig van de arbodiensten, de gegevens over de werknemers uit het registratiesysteem van BGZ Wegvervoer zelf. Het op deze wijze aftappen van bestaande (niet uniforme) systemen kan een optie zijn indien de volgende omstandigheden zich voordoen: er is bereidheid bij de bedrijven tot medewerking aan het periodiek aftappen van hun verzuimgegevens en tot het creëren van technische mogelijkheden daartoe (de gegevens moeten in een speciale format worden aangeleverd); het aantal bedrijven is niet te groot, en van middelgrote tot grote omvang (anders is dit moeilijk te implementeren); er is behoefte aan een goede benchmark.

14

www.vernet.nl www.astri.nl 16 www.bgzwegvervoer.nl 15

23

3.3

Monitoring via een compleet branchesysteem Vooral voor branches binnen het MKB, maar ook voor branches met een beperkt aantal grotere bedrijven kan het handig zijn om het registreren op bedrijfsniveau en het monitoren op brancheniveau te combineren in één systeem. Dit systeem moet dan op brancheniveau onderhouden en beheerd worden. Voordeel voor de bedrijven is dat ze niet zelf hoeven te zorgen voor het installeren en updaten van het softwarepakket, en geen extra handelingen hoeven te verrichten ten behoeve van ‘het aftappen’ voor de monitoring (zoals het invullen van een enquête). Dergelijke systemen zijn vooral efficiënt als een groot deel van de bedrijven een internetaansluiting heeft, of als deze aansluitingsgraad ten minste sterk stijgende is. Een dergelijk branchesysteem kan tevens als een loket fungeren, waarlangs administratieve gegevens over ziekteverzuim en personeel naar de arbodienst en andere relevante organisaties worden doorgesluisd (zie §3.5). Wij zijn twee voorbeelden van dergelijke systemen tegengekomen, namelijk het 17 Verzuim en MutatieSysteem (VMS) van BGZ Wegvervoer en P-reva . Via het VMS brengen aangesloten werkgevers mutaties aan, worden meldingen doorgesluisd naar de arbodienst en andere belanghebbenden, en kunnen de bedrijven zelf verzuimoverzichten opvragen. Omdat de aansluitingsgraad momenteel nog te laag is voor monitoring, gebeurt dit nog op een andere manier (zie §3.2). In de nabije toekomst gaat men hiervoor echter van het VMS gebruik maken (zie §5.2). P-reva is een human resource management systeem, met als één van de onderdelen een verzuimregistratiesysteem. Het systeem richt zich voornamelijk op de zeer grote bedrijven (met meerdere vestigingen). Via branches kunnen ook de wat minder grote bedrijven het systeem benutten. Voor de bibliotheken wordt momenteel een aparte server ingericht waarop P-reva draait. Alle bibliotheken kunnen via deze ene server hun mutaties aanbrengen. Het systeem wordt beheerd door de leverancier (zie §5.2).

3.4

Monitoring via de arbodienst De ziek- en herstelmeldingen die direct of indirect aan de arbodienst worden doorgegeven, vormen in principe een heel efficiënte basis voor de berekening van branchecijfers. Alle bedrijven, ook de kleine bedrijven, geven deze meldingen immers al door, zodat van hen geen extra inspanning gevraagd

17

http://www.ipplus.nl/preva/

24

hoeft te worden (behalve om ook álle ziektegevallen te melden en de herstelmeldingen niet te vergeten). De arbodienst kan met behulp van de ziek- en herstelmeldingen en informatie over het aantal werknemers, ziekteverzuimmaten berekenen, en deze terugrapporteren aan het bedrijf. Voor de levering van bedrijfseigen verzuimcijfers moeten individuele bedrijven soms aparte afspraken maken met de arbodienst, en soms is dit inbegrepen in het basispakket. Sommige arbodiensten kunnen tegen betaling ook verzuimcijfers leveren op deelsectorniveau (onderdelen van de branche). Zijn er mantelcontracten met arbodiensten afgesloten dan vormen brancherapportages vaak een onderdeel hiervan. Steeds meer arbodiensten bieden de mogelijkheid om de mutaties via internet door te geven. Het bedrijf kan dan soms ook zelf via internet een verzuimrapportage over het eigen bedrijf laten maken, zonder tussenkomst van de 18 arbodienst . Arbodienstcijfers op brancheniveau omvatten zelden de gehele branche, aangezien er binnen veel branches meerdere arbodiensten zijn waarbij de bedrijven zijn aangesloten. Slechts het deel van de bedrijven dat een arbodienst bedient, kan in de branchecijfers worden meegenomen. Soms is het voor de arbodienst lastig een branche goed af te bakenen, omdat hiervoor geen geschikte systeemvariabele in het systeem is vastgelegd. De SBI-codering (CBS-conform) voldoet niet altijd en niet alle arbodiensten hanteren deze al. Hoewel er in de regel kanttekeningen te maken zijn bij de verzuimcijfers die de arbodiensten bieden, hoeft deze optie --- vanwege het grote gemak voor de onderliggende bedrijven --- niet bij voorbaat terzijde geschoven te worden. Vaak is verbetering mogelijk. In de volgende gevallen is het voor branches met veel kleine bedrijven de moeite waard deze optie te verkennen: er is een mantelcontract met één arbodienst en een meerderheid van de bedrijven maakt hiervan gebruik; de arbodienst is accuraat in het muteren van verzuim, door werkgever vergeten herstelmeldingen worden opgemerkt; de bedrijven hebben een goede ziek- en herstelmeldingsdiscipline; de opgegeven gegevens over het aantal werknemers kloppen, of het is mogelijk de verzuimcijfers van de arbodienst achteraf te herberekenen met informatie over uit andere bron; een eventuele onderrapportage is redelijk stabiel.

18

Van de vijf grootste arbodiensten beschikken in ieder geval Commit, ArboNed (met ‘Meldned’) en ArboUnie (met ‘E---meld’) over deze mogelijkheid. Ook bij Maetis zal dit binnenkort het geval zijn. Achmea Arbo werkt via Pien en het eigen internetmeldingssysteem Arie. Met Arie kunnen echter geen verzuimoverzichten worden uitgedraaid.

25

Het is de moeite waard met de arbodienst en/of de bedrijven afspraken te maken op deze punten. Bedacht moet wel worden dat een verbetering van de registratiediscipline een duidelijke stijging van de meldingsfrequentie en ook een lichte stijging van het verzuimpercentage tot gevolg kan hebben. Bij de interpretatie van veranderingen in ziekteverzuim over de jaren, moet hiermee dan rekening worden gehouden. Monitoring via de arbodienst is in de volgende gevallen geen voor de hand liggende optie: de bedrijven in de branche zijn bij veel verschillende arbodiensten aangesloten; de verzuimcijfers door de arbodienst(en) zijn niet kloppend te krijgen (door sterke onderregistratie van kortdurend ziekteverzuim door bedrijven of door ontbreken van goede informatie over de omvang van de werknemerspopulatie).

3.5

Monitoring via een verzuimloket Hoe ziet een verzuimloket eruit? Een verzuimloket geeft ziek- en herstelmeldingen en personeelsmutaties namens de werkgever door aan de arbodienst. Daarnaast kunnen ook aan andere relevante instanties gegevens doorgesluisd worden, zoals aan UWV, de loonkostenverzekeraar, het pensioenfonds en het reïntegratiebedrijf. Daarbij kan het ook gaan om bijvoorbeeld jaaropgaven en loonkostengegevens. Voordeel voor de arbodienst en andere ontvangende bedrijven is dat ze zelf de administratieve rompslomp niet hebben. Voordeel voor het bedrijf is dat ze mutaties maar aan één instantie hoeven door te geven.

Brancheloketten en algemene loketten Er bestaan brancheloketten en algemene loketten. Het brancheloket is een initiatief van werkgevers (en soms ook werknemers) uit dezelfde branche. Het voordeel van een brancheloket is dat hier branchespecifieke kennis aanwezig is, welke bijvoorbeeld bij een arbodienst vaak ontbreekt, omdat deze meerdere en vaak zeer verschillende branches onder haar hoede heeft. Bij een algemeen loket kunnen alle bedrijven of branches zich aansluiten, soms echter met als voorwaarde dat zij bij één of meer specifieke arbodiensten en verzekeraars zijn aangesloten.

26

Naast administratieve functies bieden sommige loketten ook verzuimbegeleiding Sommige loketten hebben naast een administratieve functie ook een functie in de verzuimbegeleiding en/of kunnen de ziek- en herstelmeldingen ook verwerken tot verzuimkengetallen op bedrijf- en brancheniveau. Een (branche)loket kan tevens als informatiepunt voor werkgevers fungeren of een rol spelen in de verzuimbegeleiding. Een voorbeeld van een loket dat deze drie functies combineert is Remedium voor de drogisterijbranche en de tabakswinkels. Remedium verzorgt bij ziekmeldingen vanaf de eerste dag het casemanagement. Remedium rapporteert geen verzuim op bedrijfsniveau (vanwege de kleine omvang van de bedrijven wordt dit niet zinvol geacht), maar levert wel betrouwbare verzuimcijfers op brancheniveau. Dit concept is inmiddels in twee andere brancheorganisaties overgenomen (Hibin Zorg en Frugi Venta). Een voorbeeld van een administratief loket dat tevens een herinneringsrol heeft, en dat ook verzuimkengetallen voor de aangesloten bedrijven produceert is Verzuimdata Nederland. Verzuimdata Nederland ondersteunt de werkgever bij de verzuimbegeleiding, door terugkoppeling van verzuiminformatie per email (zie verder §5.4.2). Daarnaast zijn er ook loketten die ondersteuning bieden rond langdurig verzuim: reïntegratieloketten. Voorbeelden hiervan zijn het verzuimsteunpunt Grafimedia en het reïntegratiecentrum Wegvervoer. Bij de Uitgeverijen en de Architecten zijn dergelijke loketten in ontwerp. Deze loketten krijgen via de arbodienst of via een tussenliggend loket digitaal de informatie over lopende langdurige verzuimgevallen aangeleverd. In de Grafimedia en het Wegvervoer heeft de Traject-Assistent hier een belangrijke rol in. Reïntegratieloketten bieden alleen een basis voor monitoring van langdurig verzuim, niet voor het totale verzuim.

Geschiktheid van een loket voor monitoring voor ziekteverzuim De loketten beschikken in de regel over zowel de tellergegevens (ziekteverzuim), als de noemergegevens (informatie over het aantal werknemers in het bedrijf) voor de berekening van ziekteverzuimkengetallen. Ook technisch gezien kan in principe aan elk loket een verzuimregistratie worden gehangen. Monitoring via een loket biedt echter niet altijd voordeel boven de arbodienst. Bij zuiver administratieve loketten wordt de verzuiminformatie alleen maar doorgesluisd (dataroutering) naar de arbodienst en eventuele andere instanties, zonder verdere controle van begin- en einddatum. Als het bedrijf bijvoorbeeld vergeet een herstelmelding door te geven, dan zou dit gewoon mee blijven tellen in het ziekteverzuimpercentage,

27

omdat het loket het niet tot haar taak rekent dit te signaleren en aan te passen. Ook worden mutaties in de omvang van een verzuimgeval (het afwezigheidspercentage) niet bij alle loketten verwerkt. Voorbeelden van zo’n zuiver administratief loket zijn Pien en Plato (zie §5.4.1). Dergelijke zuiver administratieve loketten dus niet zonder meer een basis voor monitoring van ziekteverzuim. Wel kunnen ze het mogelijk maken om de administratieve lastendruk van de bedrijven te verminderen of een basis vormen, waaraan een brancheregistratiesysteem of een reïntegratieloket opgehangen wordt. Loketten met een functie op het terrein van verzuimbegeleiding, waar naar aanleiding van de verzuimmeldingen ook actie wordt ondernomen en/of waar er (administratieve) feedback naar de werkgever is, kunnen wel een goede basis voor monitoring van het ziekteverzuim in de branche vormen. Dit gebeurt momenteel al bij Remedium en bij Verzuimdata Nederland (zie §5.4.2 en §5.4.3).

Zelf ontwikkelen of gebruik maken van bestaande mogelijkheden? Branchesystemen brengen vrij hoge ontwikkelingskosten met zich mee. Wanneer een bedrijf zou kiezen voor een branchesysteem, is het aan te raden dit te baseren op een al bestaand branchesysteem, of gebruik te maken van de technologie van een algemeen loket. Het is altijd mogelijk om een brancheloket zelf ‘aan te kleden’ met extra dienstverlening rond ziekteverzuim en reïntegratie (bijvoorbeeld helpdesk, verzuimbegeleiding), en het verwerken en doorsluizen van de verzuim- en personeelsmutaties over te laten aan een al goed functionerend administratief loket.

28

3.6

Monitoring via een werknemersenquête Ziekteverzuimmodule uit Monitor Arboconvenanten In opdracht van SZW heeft AStri ten behoeve van de arboconvenanten een vragenlijstmodule opgesteld voor een gestandaardiseerde bepaling van ziekteverzuim via vragenlijstonderzoek onder werknemers. Deze module is 19 opgenomen in de Monitor Arboconvenanten . Bij veel branches zijn of worden in het kader van het arboconvenant vragenlijsten uitgezet onder werknemers. Deze dienen als nulmeting van bijvoorbeeld werkdruk en fysieke belasting. De vragenlijsten zullen tegen het einde van de looptijd van het convenant en soms ook tussentijds opnieuw worden afgenomen, zodat nagegaan kan worden in hoeverre de blootstelling en de gevolgen ervan verminderd zijn. Aan deze vragenlijst kan eenvoudig de ziekteverzuimmodule worden toegevoegd.

Voor- en nadelen van monitoring ziekteverzuim via werknemersenquête Bepaling van het ziekteverzuim via een vragenlijst (zelfgerapporteerd ziekteverzuim) heeft voor- en nadelen. Nadeel is dat de betrouwbaarheid van de aldus verkregen cijfers minder goed is als die van gegevens uit een verzuimregistratiesysteem: het betreft immers een steekproef in plaats van het voltallige werknemersbestand en het geheugen van de respondent is niet altijd accuraat. De absolute hoogte van het op basis van vragenlijsten berekende verzuimpercentage en meldingsfrequentie zal daarom onderschat worden. Met vragenlijstgegevens is het echter wel goed mogelijk verschillen in ziekteverzuim aan te tonen tussen verschillende personeelsgroepen en tussen verschillende jaren. Ook is het mogelijk de werknemers te vragen waaraan het verzuim volgens hen te wijten is. Hoewel het daarbij om een subjectieve inschatting gaat, zullen eventuele verschillen in hoogte van het ziekteverzuim (en de oorzaken ervan) tussen twee meettijdstippen (bijvoorbeeld de nulmeting en de eindmeting voor het arboconvenant) wél betekenisvol zijn. Nagegaan kan worden of de doelstelling (bijvoorbeeld een daling van het verzuimpercentage met 10 procent) gehaald is. Bij het uitzetten van de werknemersenquête is het van belang op de volgende zaken te letten: de steekproef van werknemers moet representatief en van voldoende omvang zijn; ook werknemers die ziek thuis zijn, moeten een vragenlijst toegestuurd

19

Lebbink M, J. Prins, L. Dijkstra, R.J. Fortuin, J.P.J. Broersen. Monitor Arboconvenanten: vragenlijstmodules en toelichting voor branches, technische specificaties voor onderzoeksbureaus. Amsterdam: SKB, 2002.

29

-

krijgen; bij de eindmeting moeten wijze van steekproeftrekking, aanschrijving en vraagstelling identiek zijn aan de nulmeting; omdat het seizoen van invloed is op de hoogte van het ziekteverzuim, moeten alle vervolgmetingen in ongeveer dezelfde kalendermaand 20 plaatsvinden als de nulmeting .

Wanneer ziekteverzuim via werknemersenquête zinvol? Er zijn drie situaties waarin het zinvol is om het ziekteverzuim (tevens of uitsluitend) via een werknemersenquête in kaart te brengen: wanneer in een branche geen van de in §3.1 --- §3.5 genoemde opties haalbaar zijn; wanneer pas gedurende de looptijd van het convenant een verzuimregistratiesysteem kan worden geïmplementeerd. De werknemersenquête kan dan als nulmeting dienen; wanneer men informatie wil over de relatie die werknemers zelf leggen tussen ziekteverzuim en factoren in de arbeidssituatie; wanneer men het statistisch verband tussen blootstelling (zoals werkdruk en fysieke belasting) aan de ene kant en ziekteverzuim aan de andere kant wil onderzoeken.

20

Het ziekteverzuim is standaard hoger in vierde en eerste kwartaal dan in tweede en derde kwartaal.

31

4

4.1

VAN UITGANGSSITUATIE NAAR KEUZE SYSTEEMOPTIE

Leeswijzer hulpschema’s In hoofdstuk 2 is aangegeven dat het bij de keuze van een systeemoptie voor verzuimregistratie belangrijk is, goed op de hoogte te zijn van de uitgangssituatie in de branche. Vragen die beantwoord moeten worden zijn: wat gebeurt er al aan verzuimregistratie, welke informatie moet het systeem kunnen genereren (doelen), welke implementatiemogelijkheden zijn er en welke moeilijkheden zijn daarbij eventueel te verwachten? In hoofdstuk 3 zijn vijf systeemopties geschetst waarlangs monitoring van het ziekteverzuim in een branche in hoofdlijnen gerealiseerd kan worden: via registraties van de afzonderlijke bedrijven in combinatie met een ‘aftapsysteem’, via de arbodienst, via een compleet branchesysteem, via een verzuimloket en via een enquête onder werknemers. In het huidige hoofdstuk wordt de koppeling gelegd tussen de uitgangssituatie en de systeemkeuze: welke systeemoptie (dit kunnen er ook meerdere zijn) vormt voor een specifieke branche nu de beste keuze? Als hulpmiddel bij deze keuze worden in dit hoofdstuk twee schema’s gepresenteerd: een schema voor branches met voornamelijk kleine bedrijven en een schema voor branches met voornamelijk grote bedrijven. Bedrijven met meer dan 100 werknemers beschouwen we hierbij als groot. Bedrijven met minder dan 30 werknemers als klein. Over verzuimregistratie(opties) voor de tussenliggende groep bedrijven, kunnen we geen algemene uitspraken doen. Op sommige aspecten lijken ze op grote bedrijven, op andere aspecten op kleine bedrijven. Een deel van de systeemopties komt ook in beide schema’s terug. We adviseren middelgrote branches daarom beide schema’s te gebruiken.

Verwerking uitgangssituatie in de schema’s In de schema’s komen niet alle aspecten van de uitgangssituatie terug. Sommige aspecten van de uitgangssituatie zijn van weinig belang voor het maken van een keuze op hoofdlijnen, waar vooral voor de concrete keuze die men binnen de gekozen systeemoptie maakt (bijvoorbeeld zelf een systeem ontwikkelen versus gebruik maken van een bestaand systeem).

Systeemopties in de schema’s

32

Ook komen niet alle systeemopties in elk van beide schema’s terug. Een aantal systeemopties valt namelijk al bij voorbaat af voor kleine, dan wel grote bedrijven. Hieronder wordt aangegeven welke systeemopties of combinaties de meest voor de hand liggende keuzen zijn voor kleine en grote bedrijven:

Meest voor de hand liggende systeemopties voor kleine bedrijven 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

(al dan niet uniform) verzuimregistratiesysteem voor bedrijven, geaggregeerd aftappen op brancheniveau; compleet branchesysteem, beheerd op brancheniveau; arbodienst; arbodienst in combinatie met zuiver administratief loket; administratief loket met terugkoppeling verzuiminformatie; zorgloket; werknemersenquête.

Meest voor de hand liggende systeemopties voor grote bedrijven 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

uniform systeem voor alle bedrijven, geaggregeerd aftappen; uniform systeem voor alle bedrijven, individueel aftappen; eigen systemen van bedrijven hanteren, geaggregeerd aftappen; eigen systemen van bedrijven hanteren, individueel aftappen; compleet branchesysteem, beheerd op brancheniveau; arbodienst; werknemersenquête.

In hoofdstuk 5 worden voorbeelden gegeven van leveranciers van dergelijke systeemopties.

Werkwijzer schema 1 en 2 1. In de rijen staat de meest relevante kenmerken van de uitgangssituatie, onderverdeeld naar doelen en aspecten van uitgangssituatie en implementatie. In de kolommen staan de beschikbare systeemopties op hoofdlijnen. In de cellen van het schema staan twee plussen (++) als de systeemoptie past bij het kenmerk van de uitgangssituatie. Wanneer er één plus staat (+), betekent dit dat de systeemoptie in beperkte mate in deze optie voorziet, of dat dit afhangt van de precieze ‘leverancier’ van deze optie (bijvoorbeeld de ene arbodienst wel, de andere niet) en de afspraken die hiermee gemaakt kunnen worden. Een minnetje (-) geeft aan dat er een contra-indicatie is voor de keuze van de betreffende systeemoptie. Een nul (0) betekent dat er noch sprake is van een contraindicatie, noch van een speciale reden om voor de betreffende

33

systeemoptie te kiezen. 2.

Kies het schema wat het meest van toepassing is voor de branche: schema 1 voor branches met voornamelijk kleine bedrijven, schema 2 voor branches met grote bedrijven en beide schema’s voor de overige branches.

3.

Ga als volgt te werk: arceer in het schema elke rij waarin een aspect van de uitgangssituatie staat omschreven, dat voor uw branche geldt (horizontaal arceren). Kijk vervolgens in de kolommen (verticaal) bij welke systeemoptie de meeste plussen gearceerd zijn. Als bij een bepaalde systeemoptie alle ‘plussen’ gearceerd zijn, is dit voor de branche een geschikt systeem, zeker als het vooral ‘dubbele’ plussen betreft. Als bij geen enkele systeemoptie alle ‘plussen’ gevuld zijn, moet nagegaan worden of er wellicht doelstellingen of randvoorwaarden zijn gearceerd die minder belangrijk zijn of (met extra inspanningen) opgelost zouden kunnen worden. Dubbele ‘plussen’ (++) willen zeggen dat het systeem helemaal aan de betreffende doelstelling of randvoorwaarde voldoet, één plus (+) betekent dat dit van de precieze situatie afhangt. Wanneer één of meer ‘minnen’ (-) in de kolom gearceerd zijn, betekent dit dat het systeem niet geschikt is voor de branche. ‘Nullen’ (0) kunnen verder genegeerd worden: deze betekenen dat de randvoorwaarde geen speciale reden vormt om voor het systeem te kiezen, maar hiervoor ook geen contraindicatie vormt.

4.

Lees hetgeen in hoofdstuk 3 geschreven is over de systeemoptie(s) die volgens het schema het meest geschikt zijn. In hoofdstuk 5 worden van de meeste systeemopties één of meer concrete voorbeelden gegeven. In het schema wordt aangegeven in welke paragraaf dit precies is. Lees ook nog eens §2.3 en bepaal dan pas, of de betreffende systeemoptie of opties inderdaad geschikt zijn voor verdere verkenning.

4.2

voorbeelden van dergelijke systemen

substantieel deel van bedrijven registreert niet zelf het verzuim substantieel deel van bedrijven registreert al zelf het verzuim meerderheid bedrijven is bij 1 arbodienst aangesloten bedrijven zijn verspreid over meerdere arbodiensten aansluitingsgraad internet is (voorlopig) laag administratieve lastenverzwaring onacceptabel administratieve lastenverlichting wenselijk extra ondersteuning bedrijven bij verzuimbegeleiding wenselijk

uitgangssituatie en implementatie (zie §2.1 en §2.3) ++ 0 0 0 ++ ++ ++

§5.3

0

bijlage1 §5 1

++ ++ ++ ++ ++ ++ +

2

compleet branchesysteem

0 ++ 0 0 0 + 0

1 + + + + ++ 0 +

monitoring omvang verzuim op brancheniveau inzicht in aard en oorzaken van het verzuim op brancheniveau inzicht in de risicogroepen op brancheniveau benchmark bedrijven versus branchegemiddelde statistische verzuiminformatie op bedrijfsniveau herinneringsfunctie verzuimbegeleiding bedrijf conform WVP inzicht in kosten ziekteverzuim op bedrijfsniveau

eigen systeem bedrijven, geaggregeerd aftappen

doelen (zie §2.2)

schema 1 kleine bedrijven (<30 werknemers)

Schema voor branches met kleine bedrijven

§5.4

0

0 0 ++ 0 ++ 0

+ ++ + + + 0 -

3

arbodienst

§5.4 §5.5.1

0

0 0 ++ 0 ++ ++

+ ++ + + + -

4

arbodienst met administratief loket

§5.5.2

++

++ 0 ++ 0 0 ++ ++

++ ++ ++ ++ ++ ++ 0

5

loket met terugkoppeling verzuiminformatie

§5.5.3

++

0 0 0 0 0 ++ ++

++ ++ ++ ++ ++ ++ -

6

zorgloket

34

§3.6 §5.6

0

++ 0 0 0 ++ ++ 0

+ + ++ -

7

werk nemersenquête

§5.2.1

35

4.3

voorbeelden van dergelijke systemen

substantieel deel van bedrijven registreert al zelf het verzuim een substantieel deel wil een (beter) systeem bereidheid tot overstap op nieuw systeem klein meerderheid bedrijven is bij 1 arbodienst aangesloten bedrijven zijn verspreid over meerdere arbodiensten administratieve lastenverzwaring onacceptabel financiële lastenverzwaring bedrijven/branche een probleem

uitgangssituatie en implementatie (zie §2.1 en §2.3)

monitoring omvang verzuim op brancheniveau inzicht in aard en oorzaken van het verzuim op brancheniveau inzicht in de risicogroepen op brancheniveau benchmark bedrijven versus branchegemiddelde statistische verzuiminformatie op bedrijfsniveau herinneringsfunctie verzuimbegeleiding bedrijf conform WVP inzicht in kosten ziekteverzuim op bedrijfsniveau

doelen (zie §2.2)

schema 2 grote bedrijven (>100 werknemers)

Schema voor branches met grote bedrijven

++ 0 0 bijlage 1 §5.1 §5.2.2

bijlage 1 §5.1 §5.2.1

2 ++ ++ ++ ++ ++ ++ +

§5.2.1

++ 0 0 0 0 + +

3 + + + + ++ 0 +

§5.2.2

++ 0 0 0 0 -

4 ++ + ++ ++ ++ + +

eigen eigen bedrijven systemen systeem uniform bedrijven bedrijven systeem, handhaven, handhaven, individueel geaggregee individueel aftappen rd aftappen aftappen

++ 0 0 -

1 ++ + + ++ ++ ++ +

bedrijven uniform systeem, geaggregeerd aftappen

§5.3

0 ++ 0 0 ++ -

5 ++ ++ ++ ++ ++ ++ +

compleet branchesysteem

§5.4

0 0 0 ++ ++ ++

6 + ++ + + + 0 -

arbodienst

36

§3.6 §5.6

0 0 0 0 0 ++ +

7 + + ++ -

werknemersenquête

37

39

5

VOORBEELDEN VAN SYSTEEMOPTIES

In dit hoofdstuk worden concrete voorbeelden gegeven van systeemopties die momenteel beschikbaar zijn. In §5.1 worden elf softwarepakketten beschreven en één systeem voor handmatige registratie. De informatie is verzameld via schriftelijke enquêtes naar de ontwikkelaar. In §5.2 worden enkele manieren/systemen beschreven waarmee informatie op brancheniveau kan worden ‘afgetapt’ en in §5.3 worden twee complete branchesystemen beschreven. §5.4 gaat over de mogelijkheden die de vijf grootste arbodiensten bieden en §5.5 over verzuimloketten. In §5.6 wordt ten slotte in het kort informatie gegeven over monitoring via een werknemersenquête.

5.1

Softwarepakketten voor verzuimregistratie door bedrijven zelf Kleine selectie uit aanbod In de bijlage zijn in tabelvorm de specificaties gegeven van 12 verschillende verzuimregistratiesystemen voor bedrijven. Bij de beschreven systemen van softwareleveranciers gaat het om een kleine selectie uit een heel groot aanbod. Geprobeerd is de meest toegepaste systemen hierin mee te nemen. Via internet en vaktijdschriften is het aanbod van softwaresystemen bekeken. Systemen die we vaak tegenkwamen, en met name ook in door derden gemaakte overzichten van verzuimregistratiesystemen, zijn in het onderzoek betrokken. We hebben softwareleveranciers benaderd met het verzoek een vragenlijst over het systeem in te vullen. Alleen degenen die dit binnen de gestelde termijn gedaan hebben, zijn in de bijlage opgenomen.

Indeling Alle registratieopties zijn ’gescoord’ op een aantal onderdelen en weergegeven in een schema, zodat de onderlinge verschillen in mogelijkheden duidelijk naar voren komen. Waar relevant wordt een toelichtende tekst weergegeven in voetnoten. Alle informatie is afkomstig van de aanbieders van deze registratieopties: hierop is door ons geen controle uitgevoerd. De volgende onderdelen komen hierbij aan de orde: type systeem; doelgroep van het systeem; helpdesk; kosten; eenheid van meting;

40

-

input op werknemersniveau: kenmerken werknemers en ziektegeval; output op bedrijfsniveau: mogelijkheden voor standaard uitdraaien; PUV-compatibiliteit; aansluiting op andere systemen; wijze van aanlevering mutaties/meldingsgegevens.

Het overzicht van (software)pakketen voor verzuimregistratie is weergeven in bijlage 1. Hieronder worden enkele algemene indrukken van deze systemen weergegeven.

Verzuimregistratiesystemen voor de bedrijven zelf De diversiteit in de doelgroep van de systemen is groot. Sommige systemen richten zich op kleinere bedrijven, andere systemen juist op grotere bedrijven. Soms bedienen systemen bepaalde branches, andere systemen worden in allerlei branches gebruikt. Alle geautomatiseerde systemen hebben een helpdesk, waaraan meestal geen extra kosten zijn verbonden. Deze zitten in de onderhoudskosten inbegrepen. De aanschaf- en onderhoudskosten zijn veelal variabel, afhankelijk van de bedrijfsgrootte, het aantal gebruikers en de gebruikte functionaliteiten. De aanschafkosten per bedrijf kunnen variëren van een paar honderd tot tienduizenden euro’s. De jaarlijkse onderhoudskosten liggen veelal in de orde van grootte van zo’n honderd tot een paar duizend euro’s. Bij veel systemen geldt in zekere mate: ‘U vraagt, wij draaien’. Dit betreft bijvoorbeeld de achtergrondkenmerken van werknemers die kunnen worden ingevoerd in het systeem. Ook de periode waarover verzuimoverzichten kunnen worden uitgedraaid en de duurklassen van verzuimpercentages en meldingsfrequenties zijn vaak instelbaar naar de wensen van de afnemer. De uitsplitsingen die mogelijk zijn in standaard verzuimpercentages zijn in sommige systemen heel divers en kunnen veel variabelen betreffen. De wijze waarop meldingsgegevens of mutaties kunnen worden aangeleverd, is ook vaak divers en aan te passen aan de wensen van de afnemer. Informatie in het kader van individuele verzuimbegeleiding kan vanuit elk systeem wel in bepaalde mate worden opgevraagd. Doormeldingen aan arbodienst of UWV is mogelijk, aan de verzekeraar niet altijd. De basisvariabelen die nodig zijn voor de berekening van verzuimgrootheden volgens de PUV-standaard zijn bijna overal standaard in te voeren in de systemen. In alle systemen kunnen de verzuimgrootheden verzuimpercentage

41

(inclusief en exclusief zwangerschap) en meldingsfrequentie (exclusief zwangerschap) ook standaard worden uitgedraaid. De verzuimgrootheden worden echter (nog) niet overal volgens de rekenregels van de PUV-standaard berekend. Verzuimkostenpercentages zijn met lang niet alle systemen te berekenen. Wanneer dit wel kan, gebeurt dit lang niet altijd volgens de PUV-standaard. Dit laatste hoeft overigens geen beletsel te zijn: vooral voor deze maat is het belangrijk dat deze aansluit bij de behoeften van het bedrijf zelf. De meeste systemen zijn verzuimmodules die deel uitmaken van een personeelsinformatiesysteem, waar dubbele invoer van persoonsgegevens niet nodig is. In een aantal systemen kunnen gegevens uit andere systemen worden ingelezen, bijvoorbeeld bij ingebruikname van een nieuw systeem.

5.2 5.2.1

Systemen voor aftappen op van bedrijfsinformatie Aftappen op geaggregeerd niveau Gemeenten --- A+O fonds / SGBO Het A+O fonds Gemeenten zorgt voor monitoring van het ziekteverzuim van de 21 Nederlandse gemeenten, als onderdeel van een bredere personeelsmonitor . In 2001 nam een kwart van de Nederlandse gemeenten deel aan de monitor; het aantal deelnemers is nog stijgende. De deelnemers van 2001 worden (al) als representatief beschouwd wat ziekteverzuim betreft. De informatie over het ziekteverzuim van de deelnemende gemeenten wordt verkregen via een panelenquête, waarin gevraagd wordt het ziekteverzuimpercentage (totaal en naar duurklassen), de meldingsfrequentie en de gemiddelde verzuimduur te rapporteren, naar een aantal achtergrondkenmerken van het personeel, en inen exclusief zwangerschap. De gegevens worden dus op geaggregeerd niveau verzameld. Deze ziekteverzuimmonitor bestaat sinds 1991.

5.2.2

Aftappen op individueel niveau Zorgsector en contractcatering - Vernet Vernet is een bedrijf dat zorgt voor de productie van brancheverzuimcijfers, op basis van informatie over ziekteverzuim en personeel zoals die door de deelnemende bedrijven wordt aangeleverd. De bedrijven leveren de bestanden volgens een bepaalde format aan. Voor de meeste personeelsinformatiesystemen zijn inmiddels interfaces ontwikkeld, waarmee 21

A+O fonds Gemeenten. Personeel in perspectief: monitoring gemeenten 2001. Den Haag: Stichting Arbeidsmarkt- en Opleidingsfonds Gemeenten, 2002

42

de informatie volgens het vereiste format weggeschreven kan worden. De aangeleverde gegevens worden door Vernet gestandaardiseerd en gecontroleerd. Vervolgens worden verzuimgrootheden berekend volgens de PUV-standaard en teruggestuurd naar de bedrijven en (op geaggregeerd niveau) aan de brancheorganisaties. Dit betreft zowel verzuimpercentages (inclusief en exclusief zwangerschap) als meldingsfrequenties (exclusief zwangerschap), uitgesplitst naar duurcategorie en naar een aantal achtergrondkenmerken. Momenteel zijn twee branches aangesloten, namelijk de zorgsector (met een aantal subsectoren) en de contractcatering. Belangrijkste functies van Vernet voor die sectoren zijn het monitoring van het ziekteverzuim in de branche en het analyseren van het verzuim (Wat is de aard en de omvang van het verzuim? Bij welke personeelsgroepen en subsectoren is het verzuim met name hoog?) en het bieden van benchmark voor de deelnemende bedrijven. Er zijn geen aanschafkosten en de variabele kosten betreffen abonnementsprijzen die afhankelijk zijn van de bedrijfsgrootte. Brancherapportages worden afzonderlijk in rekening gebracht. De aanwezige helpdesk is gratis. Voor bedrijven die nog geen geautomatiseerde verzuimregistratie voeren, biedt Vernet gratis het systeem Wever (zie ook de bijlage). Dit systeem bevat tevens een mini-personeelsinformatiesysteem. Daarnaast biedt Vernet Versys: een systeem waarmee het bedrijf zelf statistische verzuimoverzichten kan maken op basis de teruggerapporteerde verzuimgegevens.

Banken - AStri Ook de monitoring van het ziekteverzuim van de banken, vormt ook een voorbeeld van het aftappen van bedrijven met verschillende systemen, waarbij de gegevens op individueel niveau worden verwerkt. De interne arbodiensten van de vier grote banken leveren jaarlijks personeelsgegevens (geslacht, leeftijd, salarisklasse, parttimefractie) en verzuimgegevens (inclusief diagnosecodes) aan AStri, volgens een vast --- in overleg met de systeembeheerders vastgesteld --- format. AStri bewerkt deze gegevens tot PUV-conforme verzuimkengetallen. Bij de banken gelden echter een paar gunstige randvoorwaarden: personeelsen verzuiminformatie komen uit één bron omdat de banken interne arbodiensten hebben, ze zijn bereid tijd beschikbaar te stellen voor het aanleveren en hebben ook de benodigde technische kennis hiervoor, en met ‘slechts’ vier bedrijven wordt een grote meerderheid van de branche bereikt. Voor branches met veel bedrijven zou een dergelijke verwerking te tijdsintensief zijn.

43

Bouwnijverheid - EIB Het Economisch Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB) verzorgt de monitoring van het ziekteverzuim voor de Bouwnijverheid. Dit gebeurt via de arbodiensten, waarvan ArboDuo de belangrijkste is. Van de arbodienst(en) worden voor ruim 6.000 bedrijven de gegevens verkregen van de ziek- en herstelmeldingen, met daarbij oorzaakcodes. Om de verzuimkengetallen zoals het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie te kunnen berekenen, worden deze gegevens gekoppeld aan het dienstverbandenbestand van het Sociaal Fonds Bouwnijverheid (SFB). Uit dit bestand is de leeftijd, beroepsgroep en woonprovincie af te leiden. De gegevens worden dus op individueel niveau verzameld. De ziekteverzuimmonitor bestaat in de huidige vorm sinds 1996, het jaar van de invoering van Wulbz. Daarvoor werden de ziekteverzuimgegevens over de 22 Bouwnijverheid verkregen via de bedrijfsvereniging voor de Bouwnijverheid .

BVE-sector --- ArboServicepunt BVE Ook in de BVE-sector is een peilstation voor de monitoring van het ziekteverzuim opgezet. Er is in opdracht van het ArboServicepunt BVE een instrument ontwikkeld waarmee de BVE-instellingen de verzuimgegevens uit het eigen registratiesysteem volgens een standaardformat kunnen wegschrijven in een databestand op individueel niveau. Dit databestand wordt aangeleverd aan het Servicepunt, waar het verwerkt wordt tot kwartaalrapportages voor de sector. Hierin worden uitgebreide analyses en uitsplitsingen naar achtergrondkenmerken beschreven. Op dit moment doet 80 procent van de instellingen mee aan de monitor. Deze instellingen worden als representatief voor de hele sector beschouwd.

5.3

Complete branchesystemen P-reva (Programma reïntegratie voor arbeidsongeschiktheid) P-reva is een human resource management systeem, met als één van de onderdelen een verzuimregistratiesysteem. Het systeem richt zich voornamelijk op de zeer grote bedrijven (met meerdere vestigingen). Via branches kunnen ook de wat minder grote bedrijven het systeem benutten. Voor de bibliotheken wordt momenteel een branchesysteem opgezet. Het systeem is recent in de markt gezet; eind 2002 maken 15 bedrijven 22

Economische Instituut voor de Bouwnijverheid (EIB). Het ziekteverzuim in de bouwnijverheid in

2001. Amsterdam: EIB, 2002

44

er gebruik van. De kosten bedragen (uitgaande van 300 werknemers) 9 euro per werknemer per jaar, inclusief helpdesk, onderhoud en backup. Het systeem werkt via internet of intranet. Voor de bibliotheken wordt een aparte server geïnstalleerd. Naast verzuimregistratie biedt het systeem ook modules voor RI&E, belastingprofielen van functies, en het meten van de ervaren belasting (psychisch, fysiek, welzijn, sociale veiligheid) van de werknemers. P-reva biedt ondersteuning bij de verzuimbegeleiding conform de Wet Verbetering Poortwachter, zoals een logboek van reïntegratieactiviteiten, een verzuimoverzicht, een opzet voor een reïntegratieplan. Via interfaces (koppelstukken) kan vanuit de meeste personeelsinformatiesystemen informatie worden ingelezen. De informatie uit P-reva wordt niet automatisch doorgestuurd naar arbodienst, loonkostenverzekeraar of UWV: deze partijen kunnen deze zelf ‘aftappen’ uit het systeem.

BGZ Wegvervoer 23

BGZ Wegvervoer is een brancheloket dat oorspronkelijk is opgericht om de aansluiting bij de arbodienst te verzorgen. Aansluiting bij BGZ Wegvervoer was oorspronkelijk ook via de CAO verplicht gesteld. Dit had tot gevolg dat een meerderheid van de bedrijven in de sector de arbozorg via BGZ Wegvervoer regelde. Bij BGZ Wegvervoer zijn 5.000 werkgevers aangesloten met in totaal 95.000 werknemers. Een betrekkelijk nieuwe functie van BGZ Wegvervoer is het bieden van een loket voor ziek- en herstelmelding aan arbodienst, UWV en verzekeraar, met daaraan gekoppeld een verzuim&mutatiesysteem: het VMS. De mutaties (zieken herstelmelding, en personeel) worden via internet verricht door de bedrijven, en ze kunnen zelf via deze weg hun verzuimcijfers uitdraaien, uitgesplitst naar een aantal achtergrondkenmerken. Vooralsnog maakt BGZ Wegvervoer voor de berekening van de verzuimcijfers op brancheniveau gebruik van de verzuimgegevens van de arbodienst (tellerinformatie), gekoppeld aan de eigen informatie over de aangesloten werknemers (noemerinformatie). De reden hiervoor is dat de aangesloten bedrijven (30 procent) niet representatief zijn voor de branche als geheel. Bijkomend voordeel van melding via internet is dat de bedrijven geen uitgebreide ziekmeldingsformulieren hoeven in te vullen: een groot deel van de informatie over de betreffende werkgever, wordt automatisch ingelezen op het ‘internetformulier’, vanuit het werkgeversinformatiesysteem dat BGZ

23

www.bgzwegvervoer.nl

45

Wegvervoer bijhoudt. Dit systeem bevat informatie over de werkgevers, hun werknemers en het contract met de arbodienst. Grote bedrijven kunnen eventueel hun personeelsgegevens uit het eigen systeem via een interface laten inlezen. Via het VMS worden ook ‘poortwachtersignalen’ gegeven aan de werkgever. De ontwikkelingskosten van het VMS bedroegen een kleine 400.000 euro. De jaarlijkse onderhoudskosten 40.000 euro. Deelnemers aan het VMS krijgen 4,52 euro per werknemer korting op de arbopakketpremie. Van de aangesloten bedrijven maakte eind 2002 30 procent gebruik van deze functie. Het aandeel is stijgende. Vooral de vermindering van de administratieve lastendruk ervaren de bedrijven als positief. Het systeem levert branchevergelijkingscijfers. De cijfers zijn niet helemaal PUV-conform, omdat de werkgevers de aanstellingsomvang van hun werknemers niet goed invullen. In de praktijk beïnvloedt dit de cijfers nauwelijks, omdat er weinig parttime gewerkt wordt in deze branche. De formule van BGZ Wegvervoer is overdraagbaar naar andere branches. Een en ander is op verzoek van het ministerie van SZW vastgelegd in de publicatie

Brancheaanpak arbo, verzuim, reïntegratie: handleiding op basis van de aanpak 24 in het wegvervoer.

5.4

Systemen van de vijf grootste arbodiensten Bij onderstaande beschrijven van de vijf grootste arbodiensten maken wij enig voorbehoud. De beschrijvingen zijn voor een klein deel gebaseerd op ingevulde enquêtes, voor een deel op informatie van de website, en deels op interviews waarin om toelichting werd gevraagd. Naarmate arbodiensten uitgebreidere informatie op internet hebben geplaatst en meer tijd hebben genomen om de vragenlijst telefonisch toe te lichten en ook een beeld te schetsen van recente ontwikkelingen, is onderstaande beschrijving ook uitgebreider en vollediger. Om een exact en up-to-date beeld te krijgen van de mogelijkheden en onmogelijkheden (de ontwikkelingen staan voorlopig niet stil), raden wij aan zelf contact op te nemen met de arbodienst.

Commit Bedrijven kunnen mutaties in ziek- en herstelmelding en personeel aanleveren per e-mail, schriftelijk (fax), via internet (inloggen op de Commit website) of via 24

Bolk, H., J. Kloosterboer, A.A.M. Smit, C.J.W. Steenbergen. Brancheaanpak arbo, verzuim, reïntegratie: handleiding op basis van de aanpak in het wegvervoer. Doetinchem: Elsevier bedrijfsinformatie bv., 2001.

46

een digitaal bestand. Ook kunnen mutaties via Pien (zie §5.4.1) verwerkt worden. De ziek- en herstelmeldingen worden bij Commit verwerkt in PRIOS (Preventie Reïntegratie Informatie Ondersteunend Systeem). Alle tellerinformatie die benodigd is voor de berekening van PUV-conforme verzuimkengetallen wordt hierin vastgelegd. De noemerinformatie is echter niet voor alle werkgevers volledig bekend. Voor klanten die digitaal hun werknemergegevens aanleveren kan Commit een volledige werknemerregistratie voeren, en dus daarmee ook verzuimkengetallen berekenen. Voor de overige werkgevers wordt alleen gewerkt met de verzuiminformatie zoals die bij Commit bekend is (teller). Verzuimkengetallen worden dan niet berekend, maar het aantal ziektedagen en ziekmeldingen wordt teruggerapporteerd. Daarbij zijn uitsplitsingen mogelijk naar leeftijd, geslacht, functiegroep en aantal werkuren (mogelijk volgens CBSberoepenclassificatie). Bedrijven worden geregistreerd met SBI-code. Voor bedrijven met een mantelcontract wordt ook de werkgeversvereniging geregistreerd. Met behulp van deze codes kunnen bedrijven worden afgebakend, voor het produceren van statische verzuiminformatie op brancheniveau. In de brancheoverzichten zijn uitsplitsingen mogelijk naar leeftijd, geslacht en (branche)onderdeel. Commit ondersteunt (net als onder meer de arbodiensten ArboUnie en Maetis) 25 het pakket VerzuiMManager van Systecon , wat zowel stand alone als in een netwerk het ziekteverzuim in bedrijven kan registreren, en waarmee statistische informatie kan worden uitgedraaid. Het systeem bevat tevens een verzuimbegeleidingsmodule. Het pakket is gericht op kleinere bedrijven, die (nog) geen personeelsinformatiesysteem hebben. Met het systeem kunnen verzuimpercentage, meldingsfrequentie en gemiddelde verzuimduur berekend worden, uitgesplitst naar geslacht, leeftijd of afdeling (volgens de PUV26 standaard). Kosten van dit systeem bedragen 225 euro per bedrijf ; bedrijven die bij Commit zijn aangesloten ontvangen korting. Via het systeem kunnen ziek- en herstelmeldingen per modem of via internet naar Commit worden verzonden.

Maetis Ziek- en herstelmeldingen kunnen aan Maetis schriftelijk, per e-mail of als digitaal bestand worden doorgegeven. Kleine bedrijven kunnen voor digitale aanlevering onder andere gebruik maken van koppelingen via Verzuimdata Nederland, Beaufort en Getronics. Het doorgeven van mutaties in ziekte en 25 26

www.verzuim.com Inclusief de meldingsmogelijkheid aan één arbodienst of verzekeraar.

47

personeel via internet is op dit moment (februari 2003) niet mogelijk, maar men verwacht dit op korte termijn te realiseren. De ziek- en herstelmeldingen worden bij Maetis verwerkt in ProMaetis. Maetis legt in principe alle gegevens van de aangesloten werknemers vast, ook van degenen die niet verzuimd hebben. Uiteraard is het aan de werkgever om te zorgen dat deze gegevens ook accuraat en tijdig worden doorgegeven. Maetis verstrekt op aanvraag jaarlijks statistische verzuiminformatie aan de bedrijven. De eerste keer is dit gratis, daarna worden hiervoor kosten in rekening gebracht. De verzuimkengetallen zijn niet helemaal PUV-conform: de parttimecorrectie wordt niet toegepast. Met branches kunnen afspraken gemaakt worden over brancherapportages. Momenteel kan dit alleen met branches waarmee mantelcontracten bestaan, omdat alleen in dat geval een systeemvariabele beschikbaar is waarmee de bedrijven kunnen worden afgebakend. Zeer binnenkort worden aan alle bedrijven SBI-codes gehangen, waardoor de mogelijkheden voor brancheanalyses verruimd worden. Net als bij Commit ondersteund Maetis Commit ondersteunt het pakket VerzuiMManager (zie onder Commit). Er is geen kortingsregeling op de aanschaf. Wel krijgen bedrijven die via de VMM (of andere door Maetis ondersteunde digitale aanleveringsvormen) mutaties doorgeven, een korting van ruim 3 euro per werknemer op de kosten het arbodienstcontract.

ArboUnie Ziek- en herstelmeldingen kunnen op de ‘traditionele manier’ aan ArboUnie worden doorgegeven (per fax of per telefoon (dit laatste zal binnenkort niet meer mogelijk zijn)), maar ook via internet. Hiervoor heeft ArboUnie het online 27 programma E-meld. Na eenmalige invoer van het personeelsbestand , kunnen ziek- en herstelmeldingen online worden doorgegeven. Het bedrijf kan via eMeld zelf statistische verzuimoverzichten maken. Ook stuurt ArboUnie dan periodiek (keuze uit 2 dagen, 2 weken of maand) een e-mail met een overzicht 28 van de openstaande verzuimen . Op dit moment meldt circa 2 procent van de aangesloten bedrijven via E-meld, het aandeel is stijgende. Op den duur kunnen dan via E-meld brancherapportages worden gemaakt. De branche-indeling is echter om pragmatische redenen vrij grof: circa 30 branches. Voor monitoring van arboconventsbranches zal in de meeste gevallen een fijnmaziger indeling nodig zijn. 27

28

ArboUnie stelt geen eisen aan de kwaliteit hiervan. Alleen voor de zieke werknemers hebben zij de personeelsinformatie nodig. De statistische verzuiminformatie die het bedrijf uitdraait, is echter alleen betrouwbaar als de personeelsinformatie (in- en uitdienst e.d.) up-to-date is. Brochure E-meld, verkregen via www.arbounie.nl (https://e-meld.arbounie.nl/Arbo_Emeld_brochure.pdf)

48

Voor grote bedrijven streeft men erna steeds meer verzuim- en personeelsmutaties via koppelstukken aan de bedrijfseigen personeelsinformatiesystemen binnen te halen. Daarnaast worden Pien, Verzuimdata Nederland, BGZ Wegvervoer, de Traject-Assistent en p-Reva ondersteund. De niet op E-meld aangesloten bedrijven krijgen periodiek een standaard verzuimrapportage vanuit de vestiging, als vast onderdeel van het dienstverleningspakket. ArboUnie (een uit fusies ontstane arbodienst) kan nog geen brancherapportages maken, omdat er over de verschillende vestigigingen 15 verschillende basisregistraties gehanteerd worden. In de toekomst worden deze vervangen door één uniform systeem, waarmee ook de mogelijkheden voor brancherapportages verbeteren. Tot nu toe worden alle gegevens van de werknemers waarover men arbozorg verleent, geregistreerd (positieve registratie). Omdat het invoeren en up-to-date houden van deze informatie veel kosten met zich meebrengt, overweegt men de personeelsinformatie in de toekomst te versimpelen, en de verzuimkengetallen te baseren op de personeelsaantallen die het bedrijf dan periodiek opgeeft. ArboUnie ondersteunt op dit moment nog het pakket VerzuiMManager. Dit gaat men echter afstoten: de betreffende werkgevers kunnen de VMMgegevens wel via de tussenweg van Verzuimdata Nederland aan ArboUnie melden.

49

ArboNed Online verzuimmelding is bij ArboNed mogelijk via MeldNed. Met dit systeem kunnen verzuimmutaties worden aangebracht en kan het bedrijf eigen statistische verzuimoverzichten opvragen. De arbodienst leest voor het bedrijf eenmalig de personeelsgegevens in zoals die daar bekend zijn. Dit met de kanttekening dat deze waarschijnlijk niet helemaal up-to-date zijn: voor de actualisering moet het bedrijf zelf zorgen. Net als bij ArboUnie is er ook optioneel een periodieke e-mail service, waarmee het bedrijf wordt herinnerd aan openstaande verzuimen. Dit heeft mede als voordeel dat niet gemakkelijk 29 vergeten wordt om een werknemer hersteld te melden . Begin 2003 wordt naar schatting 30 procent van de verzuimmutaties via MeldNed verricht. Verder komen meldingen per fax en schriftelijk binnen en voor een klein deel nog telefonisch. ArboNed ondersteunt verder onder meer de informatievoorziening via de loketten van Pien, Remedium en de Grafimedia. Daarnaast komen mutaties binnen via een aantal verzekeraars (MN-services, Rea-direct (Metaal) en binnenkort ook DeltaLoyd). Grote bedrijven kunnen hun gegevens vaak elektronisch aanleveren via een koppeling vanuit hun personeelsinformatiesysteem. ArboNed ondersteunt geen verzuimregistratiesystemen van kleine bedrijven (dus ook niet de VMM). Aangesloten bedrijven krijgen tenminste jaarlijks een verzuimrapportage. Naarmate bedrijven groter zijn wordt er met grotere frequentie gerapporteerd. Voor grote bedrijven maakt de bedrijfsarts tevens een inhoudelijke analyse. Branches waarmee op collectief niveau afspraken zijn gemaakt, krijgen jaarlijks brancherapportages, met onder andere diagnosegegevens en vergelijkingsgegevens. Branches waarmee dergelijke afspraken niet bestaan, kunnen tegen betaling verzuimanalyses laten verrichten. Voor de afbakening kan geselecteerd worden op de contractnummers, de vroegere bedrijfsvereniging of op (delen van) de bedrijfsnaam. In de loop van het jaar zal ook afbakening op BIK-code mogelijk worden. ArboNed voert geen positieve personeelsregistratie. Verzuimkengetallen worden gebaseerd op opgaven van werknemersaantallen door bedrijven (grote bedrijven vier keer per jaar, kleine bedrijven één keer per jaar).

29

Info verkregen via: https://www.arboned.nl/arboned/functies.asp

50

Online raadplegen van procesinformatie verzuimgevallen Een nieuwe ontwikkeling bij ArboNed is het online beschikbaar stellen van procesinformatie over ziekteverzuimgevallen aan partijen waarmee hierover contractafspraken zijn gemaakt. Binnenkort start een pilot, waarbinnen enkele verzekeraars via de database de informatie over ‘hun’ cliënten kunnen raadplegen. Later zal deze dienstverlening uitgebreid worden naar branches (denk aan branches met een loket voor casemanagement of reïntegratie) en grote bedrijven.

Achmea Arbo Achmea Arbo is per 1 januari 2003 ontstaan uit een fusie van ArboGroep Gak (AGG) en Arbo Management Groep (AMG). AGG hanteert het systeem Arbo Totaal en AMG maakt gebruik van AMI. In de loop van 2004 zal geheel Achmea Arbo waarschijnlijk overstappen op het AMG-systeem. Het online doorgeven van verzuimmutaties aan Achmea Arbo verloopt via Arie of Plato (zie §5.5.1). Arie is een internetsysteem van Achmea Arbo zelf, waarmee bedrijven hun ziek- en herstelmeldingen en in- en uitdiensttredingen kunnen doorgegeven. Arie koppelt geen verzuiminformatie terug naar de bedrijven. Daarnaast kunnen meldingen telefonisch, schriftelijk, per e-mail en per fax worden doorgegeven. Grote bedrijven kunnen mutaties digitaal doorgeven vanuit het eigen personeelsinformatiesysteem. Achmea Arbo voert voor de ene werkgever wel en voor de andere niet een positieve werknemersregistratie. In het laatste geval worden verzuimkengetallen gebaseerd op opgaven van aantallen personeelsleden. Aangesloten bedrijven krijgen, na ontvangen verzoek hiertoe, standaard verzuimrapportages, waarin het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie wordt uitgesplitst naar een beperkt aantal achtergrondkenmerken. Op verzoek kan de rapportage uitgebreid worden met bijvoorbeeld informatie over diagnoses en oorzaken van het ziekteverzuim. Branches kunnen worden 30 afgebakend met behulp van BIK-codes , maar deze wordt nog niet voldoende betrouwbaar geacht voor afbakening van branches. Aan verbetering van de betrouwbaarheid wordt wel gewerkt. Bij brancheafbakening ten behoeve van verzuimmonitoring in het MKB baseert Achmea Arbo zich vooralsnog op klantnummers. Voor de grotere instellingen (zoals de overheidsinstellingen die van oorsprong bij AMG zaten) zijn de mogelijkheden voor brancherapportages groter. Achmea Arbo ondersteunt onder meer de informatie-uitwisseling met de loketten van Remedium en Hibin Zorg. De sector Grafimedia heeft plannen om de verzuimgegevens van langdurig zieken vanuit Plato over te nemen in 30

Dit is de bedrijfsindeling die de Kamer van Koophandel hanteert. Deze komt bijna geheel overeen met de SBI.

51

een database (Traject-Assistent). Met enkele andere branches is men momenteel in overleg over ondersteuning bij branche-initiatieven.

5.5

Verzuimloketten In de inventarisatie van systemen zijn we verschillende typen verzuimloketten tegengekomen. De meest relevante punten waarop ze verschillen zijn: het al dan niet op dit moment al kunnen berekenen van verzuimkengetallen voor branches en de daartoe behorende bedrijven; het al dan niet controleren van de volledigheid van de ziek- en herstelmeldingen; het al dan niet hebben van een verzuimbegeleidingfunctie. In grote lijnen zijn er vier typen loketten te onderscheiden: de zuiver administratieve loketten, de loketten met terugkoppeling van ziekteverzuimcijfers en begeleidingsinformatie, de loketten waarbij het coördineren van de verzuimbegeleiding/casemanagement vanaf het begin van de ziekmelding centraal staat (zorgloket) en de reïntegratieloketten. Op reïntegratieloketten kunnen bedrijven een beroep doen voor de reïntegratie van werknemers die langdurig ziek zijn. Hierbij kan het gaan om een informatie- of helpdesk, maar ook om bemiddeling ten behoeve van reïntegratie. Omdat bij deze loketten in de regel de ziekmeldingen niet vanaf de eerste ziektedag gemeld worden, bieden deze geen aanknopingspunten voor registratie en monitoren van het volledige ziekteverzuim, maar alleen voor langdurig verzuim. In dit hoofdstuk worden ze daarom verder niet besproken. Wij hebben geprobeerd een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de verschillende mogelijkheden die de eerste drie typen loketten kunnen bieden. De bevindingen worden hieronder weergegeven.

5.5.1

Zuiver administratieve loketten in combinatie met arbodienst Zuiver administratieve loketten bieden op zichzelf geen basis voor monitoring. Wel kunnen ze het mogelijk maken om de administratieve lastendruk van de bedrijven te verminderen of een basis vormen, waaraan een brancheregistratiesysteem opgehangen kan worden. Hieronder worden de twee meest bekende administratieve loketten beschreven: Pien en Plato. Daarnaast zijn er verschillende (andere) verzekeringsmaatschappijen die een eigen loket beheren of waarbij dat in oprichting is.

52

Pien Pien is een administratief loket dat ziek- en herstelmeldingen, mutaties in arbeidsverhoudingen (in- en uitdienst, loonsommutaties) en jaaropgaven doorgeeft aan Commit Arbo, Relan Pensioenen en/of Interpolis Inkomensverzekeringen. Berichten kunnen desgewenst ook aan UWV worden doorgegeven. De gegevens kunnen door bedrijven op verschillende manieren worden aangeleverd: schriftelijk (per fax), via internet, digitaal of via EDI. Van deze laatste mogelijkheid wordt vooral door grote bedrijven gebruik gemaakt. Bij aansluiting moeten de bedrijven eenmalig de volledige personeelsgegevens doorgeven, daarna alleen mutaties hierin. De berichtenroutering is kosteloos voor de inzenders. Pien verhaalt de kosten op de ontvangende partijen. Begin 2003 zijn acht brancheverenigingen aangesloten, afkomstig uit detailhandel, waaronder de ANKO (werkgeversvereniging van kappers). Daarnaast worden gegevens verwerkt voor een aantal administratiekantoren en werkgevers met meerdere vestigingen. In 2002 waren 50.000 werkgevers bij Pien aangesloten, voor 2003/2004 streeft men naar verdrievoudiging. De dienstverlening van Pien zal stapsgewijs worden uitgebreid. Op de langere termijn zal mogelijk ook ziekteverzuiminformatie aan bedrijven en branches worden geleverd. Pien kan in principe al beschikken over de informatie die nodig is om de verzuimkengetallen te berekenen. De benodigde software is echter nog niet ontwikkeld en ook privacyaspecten zouden moeten worden geregeld. Op de ziek- en herstelmeldingen vindt momenteel geen feedback naar de werkgever plaats, waardoor er ook geen prikkel aan de werkgever wordt gegeven om verzuimgevallen correct af te sluiten en mutaties in omvang door te geven. Dit is een punt van aandacht wanneer gestart zou worden met het terugkoppelen van verzuimkengetallen aan bedrijven en branches. De enige verzuiminformatie die Pien op dit moment betrouwbaar kan geven is een telling van het aantal verrichte ziek- en herstelmeldingen in aangesloten branches.

Plato Plato is een administratief loket dat ziek- en herstelmeldingen, mutaties in arbeidsverhoudingen (in- en uitdienst, loonsommutaties) en jaaropgaven door kan geven aan meerdere afnemende instanties, waaronder arbodiensten, UWV en loonkostenverzekeraar. Momenteel kunnen ziek- en herstelmeldingen worden doorgegeven aan de volgende arbodiensten: ArboUnie, Maetis en Achmea Arbo. De bedrijven kunnen de mutaties uitsluitend via internet aanbrengen. Momenteel zijn er ongeveer 3.000 bedrijven aangesloten. Deze zijn

53

hoofdzakelijk afkomstig uit het MKB, waaronder de Grafimedia en de metaalbranche. Uitbreiding naar grote bedrijven is mogelijk. Deelname is gratis voor de gebruikende werkgever. Afnemende instanties betalen een berichtprijs. Bij aansluiting moeten de bedrijven eenmalig de volledige personeelsgegevens doorgeven, daarna alleen mutaties hierin. Voor sommige personeelssystemen bestaan interfaces, ook kan de bij UWV vastgelegde personeelsinformatie als basisbestand voor een bedrijf worden ingelezen. Afhankelijk van de informatiebehoeften van de ontvangende arbodiensten, worden meer of minder details (zoals mutaties in afwezigheidpercentage, zwangerschap, aanstellingsomvang) over de ziekmelding doorgegeven. Plato zelf biedt zelf geen dienstverlening op het terrein van monitoren van ziekteverzuim op brancheniveau of terugkoppeling van verzuimkengetallen naar bedrijven. Plato beschikt ook niet voor alle bedrijven over de complete personeelsgegevens (‘tellerinformatie’). De Grafimedia heeft plannen om een volgsysteem voor langdurig zieke werknemers --- de Traject-Assistent genaamd --- te laten vullen vanuit Plato. Voorwaarde is dan wel dat de bedrijven eenmalig 31 het complete personeelsbestand laten inlezen. De Traject-Assistent is een volginfrastructuur waarin informatie rond de verzuimbegeleiding van langdurig zieke werknemers wordt vastgelegd. Het systeem verzorgt de informatieuitwisseling tussen betrokken partijen (werkgever, arbodienst, verzekeraar, reïntegratiebedrijven en UWV) en stuurt op de diverse fasen van het reïntegratieproces. Het is een softwareapplicatie die via internet door alle geautoriseerde gebruikers is te benaderen. Elke gebruiker heeft uitsluitend toegang tot die informatie, die voor de taakuitvoering van de betreffende organisatie van belang is.

5.5.2

Loketten met terugkoppeling van meldingsinformatie Verzuimdata Nederland Verzuimdata Nederland is een onafhankelijk, algemeen loket dat ziek- en herstelmeldingen en personeelsmutaties doorgeeft aan alle arbodiensten. Ook wordt, afhankelijk van de wensen van de werkgever, informatie doorgegeven aan UWV, WAO- en loonkostenverzekeraar, pensioenfonds en reïntegratiebedrijf. De aansluitingskosten voor de werkgevers zijn 4,10 euro per werknemer. Dit bedrag kan vaak worden 'terugverdiend' doordat de ontvangende partij (bijvoorbeeld de arbodienst) het bedrijf korting verleent. Begin 2003 zijn er circa 12.500 bedrijven aangesloten met in totaal 250.000 werknemers. Ongeveer de helft van de werknemers is afkomstig van het MKB.

31

Zie www.ta-applicatie.nl

54

Verzuimdata Nederland is gestart per 1 januari 2002, het systeem bevat voor veel bedrijven echter ook de verzuiminformatie van de twee daaraan voorafgaande jaren. Aansluiting wordt vanuit verschillende kanalen geïnitieerd, bijvoorbeeld vanuit de arbodienst, de loonkostenverzekeraar (aansluiting is verplicht gesteld door Ohra/Deltaloyd), of op eigen initiatief van het bedrijf (onder andere naar aanleiding van advertenties). Onlangs is een contract gesloten met het salarisadministratiekantoor Logica CMG om voor alle daar aangesloten bedrijven in de komende twee jaar de ziek- en herstelmeldingen via Verzuimdata Nederland te laten lopen (800.000 werknemers van 200-plus bedrijven). De Vleessector wordt momenteel aangesloten ten behoeve van de monitoring van de effecten van het arboconvenant. Voordeel van dit loket boven de zuiver administratieve loketten is dat na ziekmelding ook op frequente basis terugkoppeling naar de werkgever plaatsvindt. Dit werkt positief naar twee kanten: in de eerste plaats wordt de werkgever herinnerd aan de stappen die gezet moeten worden in het kader van de verzuimbegeleiding en de Wet Verbetering Poortwachter, in de tweede plaats wordt de werkgever er op die manier aan herinnerd om een ten onrechte nog openstaand verzuim af te laten sluiten, of eventuele mutaties in het afwezigheidpercentage door te geven. Aanlevering van de mutaties kan op alle mogelijke manieren: telefonisch, per email, per fax, schriftelijk, via internet of via een interface rechtstreeks vanuit het eigen personeelsinformatiesysteem. Verzuimdata Nederland verzorgt verzuimrapportages voor de deelnemende werkgever. Deze worden per e-mail gestuurd, maar het bedrijf kan ook via internet de eigen overzichten bekijken. Deze laatste mogelijkheid wordt relatief weinig benut (<10 procent van de aangesloten bedrijven). Op brancheniveau kunnen afspraken gemaakt worden voor de levering van branchecijfers. De gehanteerde definities van de verzuimmaten zijn conform de PUV-standaard.

5.5.3

Zorgloketten Remedium 32

Remedium is een brancheloket voor de drogisten (ANCO) en de tabaksdetailhandel waar het coördineren van de verzuimbegeleiding voorop staat. Remedium verzorgt de verzending van eigen verklaringen naar de zieke werknemer. Wanneer deze aanleiding geven tot actie (bijvoorbeeld een arbeidsconflict, trauma of privé-problematiek) gaat Remedium na of het nodig is hierin te bemiddelen en zoekt hiervoor dan de juiste functionaris (zoals

32

www.kndb.org, tabblad Remedium

55

traumapsycholoog, mediator, bedrijfsmaatschappelijk werker) en regelt de financiering hiervoor (vanuit Rea, loonkostenverzekeraar of pensioenfonds). Ook treedt Remedium op als casemanager in het kader van de uitvoering WVP, en vormt in het algemeen een intermediator tussen werkgever en arbodienst. Na twee weken ziekte, wordt ook de arbodienst ingeschakeld. Het verzuimregistratiesysteem van Remedium is primair opgezet ten behoeve van de individuele verzuimbegeleiding. Alle informatie die nodig is voor de berekening van PUV-conforme verzuimmaten is echter aanwezig en de controle op de data is goed. Remedium berekent periodiek het brancheverzuim, uitgesplitst naar een aantal achtergrondkenmerken. De reden om geen verzuimcijfers terug te koppelen naar de deelnemende bedrijven is, dat hieraan bij deze --- veelal kleine - bedrijven geen behoefte bestaat. De tarieven die Remedium hanteert zijn vergelijkbaar met die van de arbodiensten, de dienstverlening is echter inclusief de verplichte aansluiting bij een arbodienst. De Remediumformule is overdraagbaar naar andere branches, en inmiddels met enkele aanpassingen overgenomen door Hibin (bouw toeleveringsbedrijven), Frugi Venta (agrarische groothandel), DLR (tassen en lederwaren), Modint (textiel), Bruna (boeken). Indien bij bepaalde branches de behoefte zich zou voordoen, zou het systeem uitgebreid kunnen worden met een softwarepakket voor de berekening van PUV-conforme verzuimmaten op bedrijfsniveau. Remedium en de afgeleide constructies worden beheerd door werkgeversorganisaties. Momenteel wordt nagegaan of ook bipartiete constructies mogelijk zijn.

5.6

Werknemersenquête Het ministerie van SZW heeft speciaal voor de arboconvenanten een werknemersvragenlijstmodule laten ontwikkelen, waarmee het ziekteverzuim in kaart gebracht kan worden. Deze vragenlijstmodule is de vinden in de Monitor 33 Arboconvenanten . Deze module dient voorgelegd te worden aan een representatieve groep werknemers in de branche (zie voor uitgebreide informatie §3.6). De module is vooral geschikt voor het leggen van verbanden tussen arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim, en voor het verrichten van nul-, tussen- en eindmetingen. De met deze module berekende 33

Lebbink M., J. Prins, L. Dijkstra, R.J. Fortuin, J.P.J. Broersen. Monitor Arboconvenanten:

vragenlijstmodules en toelichting voor branches, technische specificaties voor onderzoeksbureaus. Amsterdam: SKB, 2002.

56

verzuimkengetallen geven echter geen goed zicht op de absolute hoogte van het verzuim: deze wordt onderschat. Branches waarbinnen het verzuim inmiddels met deze vragenlijst in kaart is gebracht is of zal worden zijn de gemeenten, de provincies, de zorg, de ICT, de podiumkunsten, de installatiebranches en de schoen- en leerbranches.

57

6

LITERATUUR

A+O fonds Gemeenten. Personeel in perspectief: monitoring gemeenten 2001. Den Haag: Stichting Arbeidsmarkt- en Opleidingsfonds Gemeenten, 2002 Bolk H., J. Kloosterboer, J. Smit, C. Steenbergen (2001). Brancheaanpak Arbo

Verzuim Reïntegratie: handleiding op basis van de aanpak in het wegvervoer. Doetinchem: Elsevier bedrijfsinformatie bv. Deursen, C.G.L. van. Basisprincipes voor registratie van verzuim. In: Gründemann R.W.M., Langius S.W.T., Schellart A.J.M., Smulders P.G.W., Steensma HO, red. Handboek Verzuimmanagement. Alphen aan den Rijn: Samsom Bedrijfsinformatie bv, 1998 (A8100-1 tot A8100-22). Deursen, C.G.L. van, T.J. Veerman. Registratie en analyse van ziekteverzuim. Het Groot Arbowerk, themakatern ziekteverzuim. Alphen aan de Rijn, Kluwer, 2002. Deursen, C.G.L. van, B. Cuelenaere, A.M.H. Reuling. Monitoring ziekteverzuim en WAO-instroom bij de banken. Leiden: AStri, 2001. Hopstaken, L, M. Knotter (1995). Verzuimregistratie en personeelsinformatiesystemen: mogelijkheden bekeken en vergeleken. Amsterdam: NIA. Knotter, M, T.J. Veerman (1994). Verzuimregistratie op de PC:

geautomatiseerde verzuimregistratie: programma’s bekeken en vergeleken. Amsterdam: NIA. Lebbink M, Prins J, Dijkstra L, Fortuin RJ, Broersen JPJ. Monitor

Arboconvenanten: vragenlijstmodules en toelichting voor branches, technische specificaties voor onderzoeksbureaus. Amsterdam: SKB, 2002. Poel, M.G.M. van der, C.G.L. van, Deursen, R. Prins. Maatregelen

verzuimbegeleiding en vroegtijdige reïntegratie: overzicht ten behoeve van arboconvenanten. Doetinchem: Elsevier Bedrijfsinformatie bv, 2002 Mart van der Poel, Carla van Deursen, Rienk Prins. Handvaten voor verzuimbegeleiding en vroegtijdige reïntegratie. Arbeidsomstandigheden, 77 (nr 11) 21-25.

58

Projectgroep Uniformering Verzuimgrootheden. Berekening van ziekteverzuim: standaard voor verzuimregistratie (PUV), Amsterdam: Nederlands Instituut voor Arbeidsomstandigheden, 1996. (tekst is te downloaden via www.arbo.nl/publications/#overig) Veerman, T.J., C.G.L. van Deursen. Omvang en aard van ziekteverzuim (C4-2). Handboek Bedrijfsgezondheidszorg. Elsevier bedrijfsinformatie, 2000

BIJLAGE. OVERZICHT VAN (SOFTWARE)PAKKETTEN VOOR VERZUIMREGISTRATIE

59

5

12

ja

21

HRMcorner - HRMcorner ja

29

ja

Persmaster voor Windows - CMG

Perman II - ADP

ja

40

ja

4

6

ja

geen

variabel

nee

3

ja

ja

geen

variabel

13

variabel

ja

11

250

ja

ja

ja

geen

.

.

ja

17

5000

basisvariabelen die standaard kunnen worden ingevoerd in het systeem

input op werknemersniveau: kenmerken werknemers en ziektegeval

anders

werkuren/werkurenrooster

individuele werkdagen/rooster

kalenderdagen

eenheid van meting

kosten helpdesk (indien aanwezig)

jaarlijkse (onderhouds)kosten

aanschafprijs

kosten

helpdesk aanwezig

helpdesk

marktsegmenten die worden bediend met het systeem

aantal bedrijven dat het systeem in gebruik heeft (naar schatting)

doelgroep van het systeem

ja

ja

geen

variabel

22

variabel

ja

20

80

ja

geen

30

variabel

E1500

ja

28

150

ja

ja

geen

E1230

v/aE4919

ja

37

400

14

ja

variabel

41

variabel

40

variabel

ja

39

600

48

ja

ja

ja

geen

variabel

49

variabel

ja

47

200

55

ja

geen

variabel

56

variabel

ja

54

350

ja

2

Perman I voor Windows - ADP ja

PMS - CMG

verzuimregistratiemodule als onderdeel van personeelsinformatiesysteem

geen

DBS Talent - DBS Business Solutions ja

Agresso Business World - Unit4Agresso

ja

1

Handregistratie werkgeverspanel AStri ja

Pever - De Raaf management support

stand alone systeem voor PC

handmatige registratie

type systeem

P-Reva - IP Plus / Logica 62

ja

geen

variabel

n.v.t.

ja

61

15

ja

68

ja

69

35

ja

ja

geen

geen

n.v.t.

Wever - Vernet

60

76

ja

geen

variabel

79

78

v/aE225

ja

77

2000

75

ja

VerzuiMManager Systicon

ja ja ja ja ja ja ja

- datum mutatie omvang ziektegeval

- vanaf mutatiedatum geldende omvang van de afwezigheid (1-100%)

- code voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, minimaal ja / nee

- aanstellingsomvang / parttimefractie

- begindatum indiensttreding

- einddatum indiensttreding

DBS Talent - DBS Business Solutions ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Perman I voor Windows - ADP ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Perman II - ADP ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

CBS beroepenclassificatie te hanteren geen

nee

nee ja

ja

ja

ja

ja

onbeperkt onbeperkt

.

ja

.

ja

ja

.

ja

verzuimgrootheden die standaard kunnen worden uitgedraaid

output op bedrijfsniveau: mogelijkheden voor standaard uitdraaien

- vrij in te vullen achtergrondkenmerken

-

- functiecode

nee

nee

indeling te maken: 0-11 uur, 12-19, 20-34, 35 uur en meer

nee

- aantal werkuren

nee

nee

- geslacht

leeftijdsindeling: 15-24, 25-34, 3544, 45-54, 55-64 jaar

- geboortejaar

23

ja

ja

ja

ja

ja

ja

achtergrondkenmerken van werknemers die kunnen worden ingevoerd in systeem

ja

- einddatum ziektegeval

Handregistratie werkgeverspanel AStri

- begindatum ziektegeval

HRMcorner - HRMcorner onbeperkt

ja

ja

ja

31

ja

ja

ja

31

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Persmaster voor Windows - CMG ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

42

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Agresso Business World - Unit4Agresso onbeperkt

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Pever - De Raaf management support ja

.

ja

.

ja

ja

.

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

P-Reva - IP Plus / Logica 63

ja

ja

ja

nee

ja

ja

nee

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

1

ja

ja

nee

Wever - Vernet

PMS - CMG

61

5

ja

ja

nee

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

VerzuiMManager Systicon

8

ja

8

ja

8

Handregistratie werkgeverspanel AStri ja

ja ja

- naar aanstellingsomvang

- naar functiegroep

ja

- signalering frequent verzuim

ja ja

ja

- lopend verzuim op bepaalde datum

ja

- signalering poortwachter/WAO

ja

- openstaande verzuimen met een duur van x dagen

Informatie in kader individuele verzuimbegeleiding

ja

14

ja

- anders

ja

- kwartaal

ja

- jaar

ja

ja

ja

ja

14

ja

ja

ja

14

ja

ja

ja

ja

ja

periode waarover verzuimoverzichten kunnen worden uitgedraaid

ja

14

ja

- naar geslacht

- naar andere kenmerken

ja

- naar leeftijd

ja

14

14

ja

14

ja

ja

ja

ja

Perman I voor Windows - ADP

14

ja

ja

ja

ja

DBS Talent - DBS Business Solutions

uitsplitsingen die mogelijk zijn in standaard verzuimrapportages

- meldingsfrequenties in duurklassen

- verzuimpercentage in duurklassen (bijv. kort, middellang, lang verzuim)

- meldingsfrequentie, exclusief zwangerschap

- verzuimpercentage, inclusief zwangerschap

- verzuimpercentage, exclusief zwangerschap

ja

ja

ja

25

ja

14

ja

24

ja

ja

ja

ja

ja

14

14

ja

ja

ja

ja

HRMcorner - HRMcorner ja

ja

ja

14

ja

32

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Persmaster voor Windows - CMG ja

ja

14

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

38

38

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

14

ja

ja

ja

43

ja

ja

ja

ja

ja

ja

14

14

ja

ja

ja

ja

Agresso Business World - Unit4Agresso ja

ja

ja

ja

14

ja

50

ja

ja

ja

ja

ja

ja

14

14

ja

ja

ja

ja

Pever - De Raaf management support ja

ja

ja

14

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

57

57

ja

ja

ja

ja

P-Reva - IP Plus / Logica ja

ja

ja

ja

14

ja

ja

ja

64

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

Wever - Vernet

PMS - CMG

Perman II - ADP

ja

ja

ja

70

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

ja

14

14

ja

ja

ja

ja

62

ja

ja

ja

ja

14

ja

14,64

ja

ja

ja

38

ja

ja

ja

ja

ja

VerzuiMManager Systicon

volgens PUV-standaard

Handregistratie werkgeverspanel AStri geen

1996

ja

nee

15

ja

1997

ja

nee

DBS Talent - DBS Business Solutions

wijze van aanlevering mutatie/meldingsgegevens

wijze van toelevering van verzuiminformatie van bedrijven naar branchesysteem

branchesystemen 9

ja

- naar UWV ja

ja

- naar verzekeraar

- geen doormeldingen

ja

- naar arbodienst

doormeldingsmogelijkheden van ziek- en herstelmeldingen:

aansluitingsmogelijkheden op andere (verzuimregistratie- of PI-) systemen

bedrijfssystemen

aansluiting op andere systemen

sinds wanneer

verzuimgrootheden worden volgens rekenregels PUV-standaard berekend

PUV-compatibiliteit

-

- berekening verzuimkostenpercentage met het systeem

kosteninformatie

- overige mogelijkheden in kader van begeleiding

ja

ja

ja

15

ja

19

nee

18

Perman I voor Windows - ADP ja

Perman II - ADP 27

ja

ja

26

ja

19

nee

ja

ja

ja

35

ja

2003

34

ja

ja

34

ja

33

HRMcorner - HRMcorner ja

Persmaster voor Windows - CMG ja

ja

26

ja

19

nee

PMS - CMG ja

ja

ja

46

ja

deels

nee

44

ja

45

Agresso Business World - Unit4Agresso 51

53

ja

ja

ja

52

ja

w.n.

nee

ja

60

ja

ja

60

ja

59

ja

1996

ja

nee

58

Pever - De Raaf management support ja

67

ja

ja

ja

66

ja

.

ja

nee

65

P-Reva - IP Plus / Logica ja

ja 71

73

ja

72

ja

begin

ja

nee

Wever - Vernet

63

ja

ja

ja

82

ja

81

81

ja

80

ja

VerzuiMManager Systicon

anders

ja

- als digitaal bestand

ja

- per fax of schriftelijk

ja

ja

- per e-mail

- internet

ja

- telefonisch

10

n.v.t.

Handregistratie werkgeverspanel AStri

variabel

DBS Talent - DBS Business Solutions

16

Perman I voor Windows - ADP

n.v.t.

Perman II - ADP

variabel

HRMcorner - HRMcorner

36

ja

ja

Persmaster voor Windows - CMG

PMS - CMG ja

ja

ja

ja

ja

ja

Agresso Business World - Unit4Agresso

ja

ja

Pever - De Raaf management support

ja

ja

P-Reva - IP Plus / Logica

74

ja

64

Wever - Vernet

ja

ja

ja

VerzuiMManager Systicon

65

voetnoten bij tabel 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

Systeem voor aftappen verzuimgegevens op geaggregeerd niveau kan hieraan gekoppeld worden. Productie is na 2000 gestopt, maar kan zonodig weer worden opgepakt. Kleinbedrijf (< 20 werknemers) of kleinere afdelingen/filialen binnen grotere bedrijven. Zou gekoppeld kunnen worden aan centraal kwartaalsgewijs aftappen. Afhankelijk van oplage; bij 1000 stuks circa 15 euro per stuk (excl. kosten van centraal aftappen). Met correctie voor aanstellingsfactor (conform PUV). Gebruiker kan ze wel individueel vastleggen, maar uitsplitsing verzuimcijfers zou men dan zelf handmatig moeten berekenen. Niet mogelijk voor afzonderlijke gebruikers, maar kan wel op centraal aftappunt (AStri) worden berekend en retour gerapporteerd. Centrale aftap kan telefonisch gebeuren a.d.h.v. verzamelstaten van deelnemende bedrijven. Gebeurt niet op individueel niveau; bij aftappen worden alleen geaggregeerde bedrijfscijfers doorgegeven. Met name bedrijven van 50-2000 werknemers. Afhankelijk van de bedrijfsgrootte. Percentage van bruto licentieprijs. Zelf aan te geven / naar wensen klant. Systeem is onderdeel van volledig geïntegreerd personeelsinformatie- en salarissysteem (geen dubbele invoer nodig). Afhankelijk van interne procedure van de klant. MKB en grotere bedrijven. Eerste verzuimdag. Volgens normen van het NIA (Nederlands Instituut voor Arbeidsomstandigheden). Bedrijven van minimaal 500 werknemers. Basis van 16.050 euro + licenties (2 licenties = 1400 euro) + huurpijs per maand (2 wp: 438 - 644 euro, afhankelijk van bedrijfsgrootte). 126 euro per uur, eerste 8 uur gratis. Afhankelijk van wensen klant. Contractsoort, afdeling, salarisschaal. Mogelijk, maar niet standaard. Systeem is onderdeel van personeelsmanagementsysteem (geen dubbele invoer nodig). Via salarisadministratiepakket. MKB, circa 10-150 werknemers. Inclusief 1-daagse training voor 2 gebruikers. Variabele kosten: afhankelijk van geactiveerde modules variërend van 3,50 tot 6,50 euro per medewerker per maand. Niet standaard, wel mogelijk om via queryfunctie overzicht te creëren. Afdeling, medewerker. Verzuim op duur en ziektesoort. Vanaf 1 februari 2003 zijn alle ziekteverzuimberekeningen aangepast aan de PUVstandaard rekenregels. Systeem bevat een import- en exportfunctie voor bestanden uit andere systemen. De import/export kan automatisch met de gewenste frequentie worden uitgevoerd (instelbaar).

66

36.

37. 38. 39. 40. 41. 42. 43.

44. 45.

46.

47.

48.

49.

50. 51. 52.

53.

54. 55. 56. 57. 58. 59.

Afhankelijk van wensen klant. Door koppeling met MS Word/Excel kunnen overzichten geprint, gefaxt of gemaild worden. Telefonisch kan altijd, Ook kunnen eventueel gescande documenten in het systeem opgeslagen worden. Gehele bedrijfsleven (10 - 50.000 werknemers). Kort, middellang en langdurend verzuim (volgens NIA). Alles behalve overheid. Afhankelijk van het aantal gebruikers. Percentage van de aanschafprijs. Klanten kunnen via vrije schermen alle mogelijke achtergrondinformatie registreren. Arbeidsduur, burgerlijke staat, dienstverband, functie, duur dienstverband, locatie, maatschappij / afdeling, persoonsnaam, reden afwezigheid, organisatieeenheid, postcode, rooster, salaris, ziekteduur in uren / dagen. Standaardrapportage verzuimpatroon, verzuim in uren/dagen, verzuim naar geslacht, verzuimrapportage per maand en rapportage langdurig verzuim. Afwijkend: de berekening van verzuimpercentages op basis van kalenderdagen, rekening houdend met parttime percentages. Standaardrapportages worden in 2003 uitgebreid om aan PUV-voorwaarden te kunnen voldoen. Verzuimmodule is volledig geïntegreerd in personeelsinformatiesysteem. Mutaties hoeven slechts eenmalig te worden ingevoerd. Bij nieuw gebruik van het personeelsinformatiesysteem kunnen gegevens van vorige personeelsinformatiesysteem via externe invoer worden ingelezen in het nieuwe systeem. Specifieke doelgroepen waarop gericht wordt: PSA markt (projectgestuurde organisaties waar mensen centraal staan), publieke sector, gezondheidszorg, onderwijs en financiële diensten (bank, verzekeringen). Kosten zijn zeer afhankelijk van gewenste modules, aantal gebruikers en functionaliteiten (bijvoorbeeld wel of geen webservices). Een minimale installatie start bij ongeveer 50.000 euro aan licentiekosten. Voor implementatie moet men rekening houden met een factor 1:1. De onderhoudskosten zijn gebaseerd op de verschillende onderhoudsniveaus en variëren van 17% tot 35% van de licentiewaarde op jaarbasis. Kosten voor de helpdesk zijn hierin inbegrepen. Kenmerken zijn vrij te definiëren en te koppelen aan medewerkers, waardoor op basis van de vastlegging uitsplitsingen in het ziekteverzuim mogelijk zijn. Aan elke verzuimcode kan een kostenfactor worden toegekend die vervolgens gebruikt kan worden om verzuimkostenpercentages te berekenen. Systeem biedt ruime mogelijkheden voor aansluiting met andere systemen. Het systeem biedt een aantal standaard interfaces voor zowel absentieregistratie als medewerkerinformatie. Bij het eerste gebruik kunnen historische gegevens worden ingeladen. Personeelsmutaties hoeven niet dubbel ingevoerd te worden. Dit kan plaatsvinden door zowel directe koppelingen waarbij mutaties moeten worden doorgegeven, of via batch loads waarbij informatie per dag/week/maand wordt aangeleverd. Hoofdzakelijk MKB. Variërend van 130 euro tot circa 1850 euro (afhankelijk van aantal werknemers, aantal modules, DOS- of Windows-versie), exclusief eventuele installatie. Variërend van 40 euro tot bijna 400 euro (afhankelijk van aantal werknemers, aantal modules, DOS- of Windows-versie). Standaard (1-7, 8-42, 43-365 dagen) + vrije keuze. Verzuimverlofkaart: relatie gewoon verlof versus verzuim. Systeem is een modulair opgebouwd personeelsinformatie-, verzuim- en verlofregistratiepakket (geen dubbele invoer nodig). Conversie vanuit andere

67

60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68.

69. 70. 71. 72.

73. 74. 75.

76. 77. 78.

79.

80.

81. 82.

systemen is mogelijk of kan gemaakt worden. Optioneel. Voornamelijk grotere bedrijven van circa 1000 werknemers, soms ook kleinere bedrijven. Abonnementsvorm. Kosten bij 300 werknemers: 9 euro per werknemer per jaar (inclusief helpdesk, onderhoud, backup). Afhankelijk van andere modules. Afdeling. Ervaren belasting, beeld werknemer m.b.t. probleem, oorzaken belasting. Legio mogelijkheden, afhankelijk van input/output-mogelijkheden van andere systemen. Webbased: alles op centrale server, waar naartoe gesurfd wordt. Arbodienst en werkgever maken dus gebruik van hetzelfde systeem. Wever was in eerste instantie opgezet met het doel om verzuimgegevens naar Vernet te kunnen sturen t.b.v. brancheoverzichten. Versys is een product waarmee op dienstverbandniveau ziekteverzuimoverzichten kunnen worden gemaakt. Met de nieuwste versie (geplande releasedatum maart 2003) van Wever in combinatie met Versys is een volwaardig verzuimsysteem gemaakt. Wever heeft nu uitgebreide mogelijkheden voor personeel- en verzuimregistratie. Versys en de Vernetoverzichten kunnen door elk bedrijf worden gebruikt waarmee Vernet een koppeling heeft gerealiseerd. De Vernetoverzichten zijn verzuimoverzichten voor een bedrijf in vergelijking met andere bedrijven van dezelfde branche, zowel op regionaal niveau als landelijk. MKB. Maand, voortschrijdend kwartaal/jaar. Wijkt hier licht van af (?). Naast gegevens uit Wever, kunnen middels koppelstukken gegevens uit diverse personeelsinformatiesystemen worden ingelezen ten behoeve van Vernetoverzichten en Versys (geen dubbele invoer nodig). Via speciale (gratis) software. In 2003 zal toelevering via internet gaan verlopen. Gecodeerd digitaal bestand via speciale software, dat vervolgens per e-mail of modem verstuurd wordt. Stand alone of (bij vestigingen/filialen van grotere bedrijven) in een netwerk. Met het systeem VerzuiMManager uit te breiden tot een compleet personeelsinformatiesysteem. Indien vestigingen/filialen apart gerekend worden. MKB en vestigingen/filialen van grotere bedrijven. De basisversie kost 225 euro, waarmee registratie van ziekteverzuim en doormelding aan 1 arbodienst of verzekeraar mogelijk is (geen uitdraaien mogelijk). Met de extra module Management Informatie (79 euro) zijn statistische overzichten uit te draaien. Extra licenties per bedrijf kosten 90 euro, extra licenties per meldinstantie 135 euro. Een eenjarig onderhoudscontract is 95 euro voor een basislicentie, een driejarig onderhoudscontract is 225 euro. Bij extra modules of licenties wordt hieraan toegevoegd: 15% van de aanschafprijs van de module/licentie bij een eenjarig onderhoudscontract, 40% bij een driejarig onderhoudscontract. Met de extra module Aktief verzuimbeleid (159 euro) kan men aan de hand van een door het bedrijf gedefinieerd verzuimbeleid worden geattendeerd op de te ondernemen acties. Per 1 april 2003 volledig volgens normen van het NIA. Systeem heeft importfunctie voor werknemersgegevens.