AUDIT OPERATIONS AT THE PRODUCTION FUNCTION. PERKASA Primarindo Niki Purwitasari Undergraduate Program, Faculty of Economics Gunadarma University http://www.gunadarma.ac.id
Key words: Operational Audits, Production Function
ABSTRACT Decline in corporate profits may be an indication of inefficiency in the production process. Excess production will increase costs such as storage or maintenance fees. Otherwise the lack of production will result in higher average production cost per unit and the lost at a chance to sell. Information on productions was obtained through examination conducted continuously. Audit performed for that purpose is called operational audit. This research aims to identify and assess controls over the production function. They know the operational audit of the production function at the company that became the object of the audit. This was a qualitative study using field research and library research, and analysis of data using questionnaires and determine the percentage of answers to the questioner’s results to draw conclusions. Based on research results obtained, that the control on the production functions is implemented PT. Perkasa Primarindo quite effective, although still found some weakness? However, this does not affect the Achievement of corporate goals. And operational audits have a role in controlling the activities of production of PT. Perkasa Primarindo. This can be seen in its implementation that could provide information to companies about the weakness that occurs in the production process.
AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PRODUKSI PADA PT. PERKASA PRIMARINDO Niki Purwitasari Pembimbing : Dr. M. Abdul Mukhyi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, Jakarta ABSTRAK Penurunan laba perusahaan mungkin merupakan petunjuk adanya inefisiensi kerja dalam proses produksi. Kelebihan produksi akan memperbesar biaya yang harus dikeluarkan seperti biaya penyimpanan atau biaya pemeliharaan. Sedangkan kekurangan produksi akan berakibat pada tingginya biaya produksi rata-rata per unit dan hilangnya kesempatan untuk menjual. Informasi mengenai kondisi produksi tersebut diperoleh melalui pemeriksaan yang dilakukan secara terus menerus. Pemeriksaan yang dilakukan untuk tujuan itu disebut audit operasional. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi pengendalian utnuk produksi, mengetahui audit operasional atas fungsi produksi pada perusahaan yang menjadi objek audit. Penelitian ini bersifat kualitatif dengan menggunakan metode penelitian lapangan (Field research) dan penelitian kepustakaan (Library research), serta analisa data dengan menggunakan kuesioner dan menentukan persentase hasil jawaban kuesioner untuk menarik kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh, bahwa pengendalian atas fungsi produksi yang dilaksanakan PT. Perkasa Primarindo cukup efektif, walaupun masih ditemukan beberapa kelemahan. Namun, hal ini tidak mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan. Dan audit operasional telah berperan dalam mengendalikan kegiatan produksi pada PT. Perkasa Primarindo. Hal ini dapat dilihat pada pelaksanaannya yang dapat memberikan informasi kepada perusahaan mengenai kelemahan yang terjadi pada proses produksinya. Kata Kunci: Audit Operasional, Fungsi Produksi
ABSTRACT Decline in corporate profits may be an indication of inefficiency in the production process. Excess production will increase costs such as storage or maintenance fees. While the lack of production will result in higher average production cost per unit and the lost at a chance to sell. Information on productions were obtained through examination conducted continously. Audit performed for that purpose is called operational audit. This research aims to identify and asess controls over the production function. Knowing the operational audit of the production function at the company that became the object of the audit. This was a qualitative study using field research adn library research, and analysis of data using quesionnaires and determine the persentage of answers to the quesionner results to draw conclusions. Based on research results obtained, that the control on the production function is implemented PT. Perkasa Primarindo quite effective, although still found some weakness. However, this does not affect the achievement of corporate goals. And operational audits have a role in controlling the activities of production of PT. Perkasa Primarindo. This can be seen in its implementation that could provide information to companies about the weakness that occurs in the production process. Key words: Operational Audits, Production Function
1
standar-standar industri dimana perusahaan berada. Menurut Arens dkk (2003; 738), definisi audit operasional yaitu: “An operational audits is a review of any part of organizations operating prosedures and methods for the purpose of evaluatung efficiency and effectiveness. At the completion of an operational audit, recommendations to management for improving operationsare normally expected.” Definisi menurut Kell dan Boyton (2002; 987), adalah: “Operational auditing is a systematic process of evaluating an organizations effectiveness, efficiency, and economy of operations under managements control and reporting to appropriate person the results of the evaluation along with recommendation for improvement.” Dari definisi diatas dapat disimpulkan audit operasional adalah pemerikasaan secara sistematis atas operasi suatu perusahaan untuk menilai dan mengevaluasi efektivitas dan efisien sehingga apabila timbul masalah dapat segera diidentifikasi dan dicari pemecahannya.
I. PENDAHULUAN Audit operasional merupakan suatu jenis audit yang dilakukan dalam operasional perusahaan dan laporan alternatif pemecahanannya. Audit operasional secara umum bertujuan memeriksa apakah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan apa yang diharapkan (standar). Hasil audit operasional menyajikan informasi mengenai hasil analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar-komentar penting mengenai kegiatan perusahaan, sehingga perusahaan memperoleh informasi yang berguna untuk meningkatkan pengendaliannya. Melihat pentingnya audit operasional bagi perusahaan untuk mengetahui kelemahan yang terjadi dalam kegiatan produksi perusahaan, sehingga diharapkan perusahaan dapat mengatasi kelemahan tersebut dan meningkatkan pengendaliannya. Berdasarkan latar belakang, penulis tertarik untuk meneliti audit operasional atas fungsi produksi PT. Perkasa Primarindo sebagai tempat penelitian dalam rangka penulisan skripsi dengan judul “Audit Operasional Atas Fungsi Produksi Pada PT. Perkasa Primarindo”.
2.2 Tujuan Audit Operasional Menurut Bayangkara, IBK (2008; 3), “Audit operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut”. Menurut Amin Widjaya Tunggal (2001; 12), beberapa tujuan audit operasional adalah: 1. Objek dari audit operasional adalah mengungkapkan kekurangan dan ketidakberesan dalam setiap unsur yang diuji oleh auditor operasional dan untuk menunjukkan perbaikan apa yang mungkin akan dilakukan untuk memperoleh hasil yang terbaik dari operasi yang bersangkutan. 2. Untuk membantu manajemen mencapai administrasi operasi yang paling efisien.
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Audit Operasional Menurut Bayangkara, IBK (2008; 2), “Manajemen audit atau operasional audit adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan”. Tunggal A.W.(2001; 4) menyatakan sebagai berikut: Audit operasional merupakan penelaahan secara sistematis dan komprehensif atas operasi suatu perusahaan atau unit-unitnya dan dilakukan dengan maksud untuk menentukan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai, mengidentifikasi bidang-bidang kegiatan dimana usaha penyempurnaan perlu dilakukan, serta direkomendasikan tindakan-tindakan perbaikan berdasarkan tujuan perusahaan norma-norma intern perusahaan yang telah ditetapkan atau 2
3. Untuk mengusulkan kepada manajemen cara-cara dan alat-alat untuk mencapai tujuan apabila manajemen organisasi sendiri kurang pengetahuan tentang pengelolaan yang efisien. 4. Audit operasional bertujuan untuk mencapai efisiensi dari pengelolaan. 5. Untuk membantu manajemen, auditor operasional berhubungan dengan berbagai fase dari aktivitas usaha yang dapat merupakan dasar pelayanan kepada manajemen. 6. Untuk membantu manajemen pada setiap tingkat dalam pelaksanaan yang efektif dan efisien dari tujuan dan tanggungjawab mereka.
Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. 4. Pelaporan Tahap ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.
2.3 Tahap-tahap dalam Audit Operasional Menurut Bayangkara (2008; 9-11). Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi lima, yaitu: 1. Audit Pendahuluan Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada tahap ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan dan kebijakan tertentu yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit.
5. Tindak Lanjut Sebagai tahap terakhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. 2.4 Pengertian Produksi Menurut assauri (2008; 17),”Pada Umumnya produksi dapat diartikan sebagai kegiatan atau proses yang mentransformasikan masukan ( input ) menjadi hasil keluaran ( output ). Dan menurut Prasetyawan (2008; 1), “produksi merupakan aktivitas pengolahan bahan baku menjadi produk jadi yang dapat dijual sebagai suatu bagian dari fungsi organisasi perusahaan”. Jadi produksi dapat diartikan sebagai kegiatan mengolah bahan baku yang bernilai rendah menjadi bahan baku yang bernilai jual tinggi dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dalam memenuhi kebutuhan manusia.
2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Terinci 3
h. Perencanaan dan pengendalian persediaan dan pengadaan bahan.
2.5 Ruang Lingkup Manajemen Produksi Menurut Assauri (2008; 19), “Manajemen produksi merupakan kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber-sumber daya yang berupa sumber daya manusia, sumber daya alam dan sumber daya dana serta bahan, secara efektif dan efisien untuk menciptakan dan menambah kegunaan (utility) sesuatu barang atau jasa”. Mengacu pada pendapat Assauri selanjutnya, manajemen dapat dibatasi pada ruang lingkup sebagai berikut:
III. Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah peninjauan langsung ke lokasi objek penelitian dengan tujuan memperoleh data yang dapat dipercaya. Untuk mendapatkan data baik skunder maupun primer, dengan metode pengumpulan data sebagai berikut: 1. Penelitian Lapangan (Field Research a. Observasi b. Wawancara c. Kuesioner 2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
1. Perancangan atau penyiapan sistem produksi Perencanaan sistem produksi perlu dipersiapkan dengan teliti karena akan digunakan dalam jangka panjang dan bukan untuk jangka pendek. Jika dilakukan perubahan pada sistem produksi, maka hal ini merupakan perubahan yang bersifat mendasar dan dibutuhkan biaya tidak sedikit. Beberapa hal yang berkaitan dengan perencanaan sistem produksi dapat diuraikan sebagai berikut: a. Seleksi dan rancangan atau desain hasil produksi (produk) kegiatan produksi dan operasi harus dapat menghasilkan produk, berupa barang atau jasa secara efektif dan efisien, serta dengan mutu atau kualitas yang baik. Oleh karena itu setiap kegiatan produksi dan opersi harus dimulai dari penyeleksian dan perancangan produk yang akan dihasilkan. b. Seleksi dan perancangan proses dan peralatan c. Pemilihan lokasi dan site perusahaan dan unit produksi d. Rancangan tata letak (layout) dan arus kerja atau proses e. Rancangan tugas pekerjaan f. Strategi produksi dan operasi serta pemilihan kapasitas g. Penyusunan rencana produksi
IV. PEMBAHASAN 4.1 Pengendalian Atas Fungsi Produksi Berdasarkan penelitian, wawancara dengan bagian-bagian terkait serta kuesioner, penulis berpendapat bahwa proses produksi pada PT. Perkasa Primarindo cukup efektif. Hal ini didukung beberapa faktor di bawah ini: 1. Pengelolaan dan penggunaan sumber daya secara efisien a. Bahan baku Semua permintaan material diidentifikasi berdasarkan kebutuhan barang yang diperlukan. Setiap bahan baku yang diterima, dicatat ke dalam form khusus untuk mengetahui peletakan, pemakaian, dan jumlah persedian yang tersedia. Dilakukan pemilihan dan pengevaluasin terhadap pemasok sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan yaitu: kesesuaian produk, harga yang bersaing, kondisi perusahaan pemasok serta ketepatan waktu pengiriman. Apabila kinerja pemasok baik maka perusahaan menentukan status pemasok tersebut dan memasukkannya ke dalam daftar pemasok. Hal ini dilakukan guna menghindari adanya kepentingan pihak-pihak yang akan 4
mengakibatkan perusahaan.
kerugian
bagi
unit. Hal ini terjadi karena adanya penurunan pesanan. b. Ketepatan jumlah produk yang dihasilkan.
b. Tenaga kerja Untuk menunjang sistem manajemen mutu, perusahaan menyediakan sumber daya manusia dengan persyaratan umum sebagai berikut: a. Melihat kemampuan karyawan sesuai dengan bidangnya. b. Menyediakan kebutuhan peningkatan kualitas yang kegiatannya memiliki dampak terhadap peningkatan mutu baik berupa pelatihan, seminar, dan kegiatan lokakarya. c. Mengkaji ulang dan mengevaluasi hasil pelatihan, seminar, dan lokakarya untuk melihat hasil pengembangan kualitas karyawan.
TARGET PRODUKSI DAN REALISASI PT. PERKASA PRIMARINDO Tahun 2009 (dalam ribuan unit) Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember
2. Pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan a. Ketepatan waktu penyelesaian produksi Tercapainya waktu pelaksanaan proses produksi tergantung pada ketersediaan bahan baku, kesiapan peralatan produksi yang digunakan secara optimal serta jumlah tenaga kerja yang memadai. Berdasarkan penelitian yang dilakukan terdapat penurunan target produksi dengan realisasi hasil produksi, seperti pada bulan januari terdapat selisih sebesar 2,31 unit, dari target sebesar 165,00 unit dengan realisasi sebesar 162, 87
rencana 165,00 200,00 135,00 165,00 115,00 120,00 120,00 120,00 75,40 200,00 220,00 250,00
realisasi 162,87 179,02 124,61 160,02 111,00 116,00 116,00 113,00 68,39 191,07 216,28 235,69
Selisih 2,13 20,98 10,39 4,98 4,00 4,00 4,00 7,00 7,01 8,93 3,72 14,31
Tabel 4.1 Target Produksi dan Realisasi c. Ketepatan kualitas produk yang dihasilkan Ketepatan kualitas dari produk yang dihasilkan sesuai dengan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan. Hal ini dapat dicapai dengan penggunaan bahan baku yang sesuai dengan formulasi yang digunakan dalam proses produksi dan pemeriksaan kualitas barang setengah jadi yang dilakukan saat produksi berjalan.
5
4.2. Perbandingan Hasil Audit Operasional dengan Realisasi pada Perusahaan Anggaran Biaya Material Produksi dan Realisasinya PT. Perkasa Primarindo Per Bulan Mei 2010 Keterangan Bahan baku Mineral Frit Pasta Pigment Chemical Clay/tanah Total bahan baku
Realisasi
Rencana
Selisih
Persentase
Rp. 188.963.900 Rp. 617.470.800 Rp. 144.014.500 Rp. 282.585.820 Rp. 3.190.000 Rp. 432. 649.050 Rp. 1.668.874.070
Rp. 1.645.374.000
Rp. 23.530.070
1,43%
Tabel 4.2 Anggaran Biaya Material Produksi dan Realisasi a. Perusahaan selalu menyusun anggaran produksi, sehingga perusahaan dapat mengetahui target produksi yang akan dicapai. b. Pelaksanaan produksi selalu berpedoman pada kebijakan, sistem, dan prosedur produksi yang telah ditetapkan. c. Adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas, sehingga wewenang dan tanggung jawab masing-masing individu dalan organisasi dapat diketahui dengan jelas dan tegas. d. Efektivitas tercapai karena tujuan perusahaan tercapai. Hal ini ditandai dengan kualitas dan kuantitas bahan baku yang memadai dan sesuai dengan standar, ketepatan waktu penyelesaian, dan ketepatan kualitas produk yang dihasilkan. e. Efisisensi dapat tercapai karena penggunaan sumber daya telah disesuaikan jumlah kebutuhan, mesin yang digunakan telah digunakan secara optimal dan tenaga kerja yang digunakan telah disesuaikan dengan bidangnya.
Berdasarkan tabel 4.2, realisasi biaya material produksi pada perusahaan mengalami over budget. Hal tersebut dapat dilihat dari kenaikan yang terjadi sebesar Rp. 1.668.874.070 atau sebesar 1,43 % perusahaan juga memberikan batas kenaikan sebesar 10% dari total realisasi, hal tersebut dilakukan agar apabila terjadi kenaikan harga dipasaran perusahaan masih dapat membeli bahan baku. Kenaikan yang terjadi biaya pada biaya realisasi tersebut tidak terlalu merugikan bagi perusahaan karena kenaikan tersebut terjadi akibat adanya penambahan pesanan. Hal tersebut dapat menunjukkan bahwa PT. Perkasa Primarindo telah berhasil mencapai target. V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Pelaksanaan pengendalian atas fungsi produksi pada PT. Perkasa Primarindotelah dilakukan secara memadai. Hal ini didukung: 6
2. Audit operasional telah berperan dalam mengendalikan kegiatan proses produksi. Hal ini dapat dilihat pada: a. Audit operasional telah memadai karena dalam pelaksanaannya perusahaan dapat mengetahui kelemahan-kelemahan apa saja yang ada pada kegiatan produksinya. Hal ini didasarkan dari hasil audit yang telah dilakukan. b. Berbagai temuan dalam audit operasional dapat digunakan sebagai tolak ukur dalam penentuan rekomendasi dan tindak lanjut sebagai langkah perbaikan terhadap kelemahan yang terjadi.
1.
2.
5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan penulis memberikan saran sebagai berikut:
Bagi perusahaan, perusahaan sebaiknya segera mengambil keputusan untuk mendukung dan menindak lanjuti rekomendasi yang diberikan yaitu dengan segera menetapkan dan mensahkan peraturan yang kurang tegas dan konsisten, serta membuat salinan kebijakan untuk setiap karyawan agar dapat mendukung kegiatan produksi karyawan yang lebih optimal. Bagi penelitian selanjutnya, bagi penulis yang tertarik untuk menggunakan skripsi ini sebagai referensi diharapkan dalam penulisannya menggunakan standar audit dengan 3 ( tiga ) selisih untuk membandingkan data hasil penelitian yang diperoleh dengan realisasi pada perusahaan.
Boyton, W. C., Johnson, R. N., and Kell, W. G., 2002. Modern Auditing. 7th edition. New York: Ronald Press Publication, John Wiley and Sons, Inc. . 2002. Modern Auditing. Jilid 1 edisi 7 (alih bahasa Rajoe, P. A., Gania, G., Budi, I. S ). Jakarta: Penerbit Erlangga. Djayanti Salim, 2009. Audit Operasional Atas Fungsi Produksi pada CV. Endang Aji Trading. Jakarta: Penerbit Lembaga Penerbit Universitas Bina Nusantara. Iwan Setiawan, 2005. Peranan Audit Operasional Atas Proses Produksi dalam Mendukung Efektifitas Proses Produksi Perusahaan. Bandung: Penerbit Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama. Nasution, A. H., 2003. Perencanaan & Pengendalian Produksi. Edisi 1. Surabaya: Penerbit Prima Printing. Prasetyawan, Y., 2008. Perencanaan & Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Tunggal, A. W., 2001. Audit Operasional Suatu Pengantar. Jakarta: Penerbit Bineka Cipta.
DAFTAR PUSTAKA Agoes, S., 2004. Pemeriksaan Akuntansi oleh KAP. Buku 1 edisi 3. Jakarta: Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Aman Santoso. 2004. Audit Operasional dalam Usaha Menekan Tingkat kecacatan produk (studi kasus PT “X” Bandung). Bandung: Penerbit Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Widyatama. Arens, A. A., Mark S. Beasley., 2003. Auditing and Assurance Services an Integrited Approach. 9th edition. New Jersey: Person Education, Inc. Arens, A. A., and J. K Loebbecke., 2003. Auditing: Pendekatan Terpadu. Buku 1 dan 2 (alih bahasa Jusuf, A.A) Jakarta: Penerbit Salemba Empat. Assauri, Sofyan., 2008. Manajemen Produksi & Operasi. Edisi Revisi. Jakarta: Penerbit Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Bayangkara, IBK., 2008. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
7
