AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT MAKASSAR RAYA MOTOR CABANG KENDARI
SKRIPSI
OLEH:
SYAIFUL HERMAN BIC1 12 177
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HALU OLEO 2017
i
AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT MAKASSAR RAYA MOTOR CABANG KENDARI
SKRIPSI
Diajukan Kepada Universitas Halu Oleo Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Program Sarjana (S-1)
OLEH:
SYAIFUL HERMAN BIC1 12 177
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HALU OLEO 2017
ii
iii
iv
v
ABSTRAK
Syaiful Herman, 2016. Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Pada PT.Makassar Raya Motor Cabang Kendari. Skripsi. Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Universitas Halu Oleo. Pembimbing : (1) Prof.Dr.H.Hasbuddin,SE,.M.Si,.Ak,.QIA,.CA, (2) Sitti Nurnaluri, SE., M.Si
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem dan prosedur fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari telah berjalan secara efektif. Metode yang digunakan ialah mengunakan analisis deskriptif yang memberikan penjelasan mengenai efektivitas fungsi penjualan serta temuan temuan yang diperoleh berdasarkan hasil audit pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari, kemudian memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak atas temuan - temuan tersebut. Hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari diketahui bahwa pengelolaan pada kegiatan penjualan cukup efektif, hasil penelitian ini menunjukan bahwa perusahaan dalam 4 tahun terakhir mengalami kenaikan volume penjualan secara signifikan, telah adanya perencanaan penjualan, sudah memiliki struktur organisasi penjualan dan perusahaan telah menganalisis biaya pemasaran dan produktivitas secara periodik . Adapun kekurangan yang ditemukan pada perusahaan adalah pada tahun 2014 penjualan mengalami penurunan, sistem perencanaan penjualan belum meyakinkan dan belum digunakan dengan efektif , serta tidak terpisahnya secara struktur bagian penjualan dan pemasaran perusahaan.
Kata Kunci : Audit Manajemen, Fungsi Penjualan, Efektivitas,
vi
ABSTRACT
Syaiful Herman, 2016. Management Audit Purchase Functions In Limited Company Makassar Raya Motor Branch Kendari. Essay. Department of Accounting, Faculty of Economics and Business, University of Halu Oleo. Counselors : (1) Prof.Dr.H.Hasbuddin,SE,.M.Si,.Ak,.QIA,.CA, (2) Sitti Nurnaluri, SE., M.Si The purpose of this study was to determine the systems and procedures for selling functions at the Limited Company Makassar Raya Motor Branch Kendari were run effectively. The method used is using descriptive analysis that provides an explanation effectiveness of the selling function and findings obtained based on the results of audits at the Limited Company Makassar Raya Motor Branch Kendari, then make recommendations to the top management on these findings. The results of research conducted at Limited Company Makassar Raya Motor Branch Kendari is known that the management of the selling functions is quite e quite effectives. The results showed that the company in last four years selling has increased significantly, have their sales planning, already had an selling organizational structur and companies have analyzed periodically marketing costs and productivity. The the existing shortcomings in the company in the year realization of the sales 2014 has decreased, the sales planning system has not been used yet convincing and effective, as well as the sales and marketing structures are not separated. Keyword: Management Audit, Selling Function, Effectiveness,
vii
KATA PENGANTAR
Assalamu 'Alaykum Warahmatullahi Wabarakatuh Alhamdulillahirrobbil'alamin
Puji
dan Syukur
peneliti
panjatkan
kehadirat Allah Subhaanahu Wa Ta’ala, atas rahmat dan Karunia-Nya serta shalawat serta salam kepada junjungan suri tauladan, manusia terbaik sepanjang masa, Nabi Muhammad ﷺsehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul ”Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari” Penyusunan skripsi ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat dalam memperoleh gelar Sarjana Akuntansi pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Halu oleo Kendari. Selama proses penyusunan skripsi ini peneliti menghadapi banyak kesulitan baik dalam segi materi, waktu, pikiran dan tenaga. Oleh karena itu perkenankanlah penulis untuk menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi -tingginya kepada kedua orang tua yang peneliti sayangi dan banggakan yakni Ayahanda Herman dan Ibunda Nur Aida Rauf yang senantiasa memberikan doa, cinta, nasihat, bimbingan, peringatan, perintah larangan dan kasih sayangnya dalam bentuk moril maupun materil selama ini. Peneliti menyadari sepenuhnya bahwa dalam upaya penulisan skripsi ini senantiasa mengalami kendala dan hambatan, namun berkat Rahmat Allah Subhannallahu Wa Ta’ala serta dorongan bantuan dari berbagai pihak sehingga segala tantangan dan rintangan dapat teratasi. Oleh karena itu, sepatutnyalah
viii
penulis haturkan ucapan terima kasih yang setulus-tulusnya kepada Bapak Prof.Dr.H.Hasbuddin, SE.,M.Si.,AK.,QIA.,CA selaku pembimbing I dan Ibu Sitti Nurnaluri, SE.,M.Si selaku Pembimbing II yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pemikirannya dalam memberikan bimbingan dan arahan kepada peneliti. Ucapan terima kasih peneliti juga sampaikan kepada : 1.
Bapak Prof. Dr. Ir. Usman Rianse, M.Si selaku Rektor Universitas Haluoleo.
2.
Ibu Dr. H. Rostin, SE., MS selaku Dekan Fakultas Ekonomi.
3.
Ibu Tuti Dharmawati, SE., M.Si., Ak., QIA., CA selaku Ketua Jurusan Akuntansi.
4.
Bapak Safaruddin, SE., M.SA., Ak., CA
selaku Sekretaris Jurusan
Akuntansi. 5.
Bapak Christian Rimporok SE., M.Si, Bapak Dr. Husin M.Si dan Ibu Ibu Tuti Dharmawati, SE., M.Si., Ak., QIA., CA selaku dosen penguji, terima kasih atas waktu yang telah diluangkan untuk memberikan arahan dan bimbingan dalam penyusunan skripsi ini.
6.
Segenap Bapak/Ibu Dosen dan Staf di lingkup Fakultas Ekonomi Uho.
7.
Kepala Cabang PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari yang telah mengarahkan peneliti dalam penyelesaian skripsi ini.
8.
Karyawan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari yang telah membagi pengalaman serta sumbangsih pemikiran dalam proses penyelesain skripsi ini.
ix
9.
Keluarga penulis, kakak Surya Herdawati Rezky, S.Kep. terima kasih atas motivasi dan doanya. Adik tercinta Hernanda Wahyu Tri Mei. Serta Spupuku, Yayu, Wiwi, Ancha, Tachi, Iwan, Yanti, Ningsih, Iin terimakasih atas suportnya.
10. Teman-teman mulai dari 4 tahun lalu, akuntansi kelas D 012 Arizal Waly, Fiqri Zulfikar, Eka Muhammad Rois Haunan, Irwan Sofyan, Kurniawan Harminsyah, Wildhy Bayu Sendana, Muhammad Rangga Kurniawan, Zulkifli Aspar, Dwi Zulfikar Mulyadi, Yadhi Indra Ramadhan, Andi Trisno Musakkir, Sarita Olivia Puspita Ibar, Andi Rafiqah Rivai, Mega Putri Hamid, Reyen Nurul Rias Lias Dita, Alifia Noverianti, Waode Sherly Musdalifah, Lia Tagamsi, yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu, terimakasih atas dukungan dan bantuan kalian selama ini. 11. Teman susulan akuntansi 012, Rizal, Mifta, Utsman, Iwayan Eka, Marianus, Ardino, Razak, Praga, Si Made Ngurah P, Puspita Hasir, Cindhy Amelia Lati, Mulawati, Waode Nela, Rahmawati, Andi Nurjanna, Andi Elsa, Wahda, yang sama-sama berjuang dipneghujung smester akhir. 12. Senior-senior terdahulu, Sitti Nurul Huda Abdullah, Dian Rezki Erdiansyah, Noval Darise, Dibas, Wahyu, yang telah memberi motivasi dan teladan yang baik. 13. Adik-adik junior, Waode Windy Yulardi, Andi, Zulkifli, Sitti Nurhaliza, Ruslin,, Tarmadan, Husin, Hakim Al-Fattah Roi, Putri Harum Sari Trisila, Putri E.R. Assari, Putri Mahsyur, yang juga memberi motivasi.
x
14. Posko Kilo Tiga, Ayu Ansyari, Uci Trisnawati, Mulyadi, Aco, Inal, Ikhsan Sriyati, Wisni, Ainun, Melan, Azizah, Marsela, Nandini, Ica, Mayang, Vista, Sri, Aysa, Yenita, Wulandari, Diarani, Akip, Ahmad Anti, Aisyah, yang memotivasi selama KKN dan semoga bisa berkumpul kembali. 15. Jelasnya untuk semua pihak yang telah membantu dan mendukung dalam penyelesaian skripsi ini yang tidak sempat disebutkan terima kasih atas semuanya.
Akhirnya dengan segala kerendahan hati, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan khususnya bagi pribadi. Semoga Allah Subhanahu Wa Ta’ala senantiasa memberikan hidayah, rahmat dan karunia-Nya kepada kita sekalian. Amiin... Kendari,
2017
Penulis
xi
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ......................................................................................
i
HALAMAN PERSETUJUAN ......................................................................
ii
ABSTRAK ......................................................................................................
iii
KATA PENGANTAR....................................................................................
v
DAFTAR ISI................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ..........................................................................................
xi
DAFTAR SKEMA .........................................................................................
xii
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang.....................................................................
1
1.2. Rumusan Masalah................................................................
6
1.3. Tujuan Penelitian .................................................................
6
1.4. Manfaat Penelitian ...............................................................
7
1.5. Ruang Lingkup Penelitian ...................................................
8
KAJIAN TEORI 2.1.
Penelitian Terdahulu ...........................................................
9
2.2. Audit ....................................................................................
10
2.2.1. Pengertian Audit ......................................................
10
2.2.2. Jenis-jenis Audit ......................................................
11
2.3. Audit Manajemen ................................................................
16
2.3.1. Pengertian Audit Manajemen .................................
16
2.3.2. Ruang Lingkup Audit Manajemen ..........................
17
2.3.3. Tujuan Audit Manajemen ........................................
17
2.3.4. Karakteristik Audit Manajemen ..............................
21
2.3.5. Prinsip-Prinsip Dasar Audit Manajemen .................
22
2.3.6. Manfaat Audit Manajemen ......................................
23
xii
BAB III
2.3.7. Tipe Audit Manajemen ............................................
25
2.3.8. Perbedaan Audit Keuangan Dan Audit Manajemen.
26
2.3.9. Tahap-tahap Audit Manajemen…………………….
28
2.4. Fungsi Penjualan..................................................................
31
2.4.1. Penjualan………………… .....................................
31
2.4.2. Jenis - jenis penjualan…………………..................
32
2.4.3. Teknik Penjualan……. ............................................
33
2.5. Audit Manajemen Atas Fungsi Keuangan...................... .....
36
2.6. Kerangka Pikir Penelitian ....................................................
40
METODE PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian...................................................................
42
3.2. Jenis dan Sumber Data.........................................................
42
3.2.1. Jenis Data.................................................................
42
3.2.2. Sumber Data ............................................................
43
3.3. Populasi Penelitian…………………………………………. 43
BAB IV
3.4. Teknik Pengumpulan Data ..................................................
44
3.5. Metode Analisis Data ..........................................................
44
3.6. Definisi Operasional ............................................................
46
HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Perusahaan……………………………………..
47
4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan ......................................
47
4.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas......................
53
4.1.3. Aktivitas Perusahaan ................................................
64
4.1.4. Sistem dan Prosedur Penjualan.................................
65
4.2. Hasil Penelitian ....................................................................
67
4.2.1. Karakteristik Responden ..........................................
67
4.2.1.1.
Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ..........................................
4.2.1.2.
68
Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir...................
xiii
68
4.2.1.3.
Karakteristik Responden Berdasarkan Lama Kerja..............................................
4.2.2. Analisis
Efektivitas
dan
Efisiensi
69
Audit
Manajemen Fungsi Penjualan Pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari .................................. 4.2.3.1.
71
Analisis Objektivitas Penjualan dan Pemasaran................................................
72
4.2.3.2.
Analisis Perencanaan...............................
73
4.2.3.3.
Analisis Organisasi..................................
73
4.2.3.4.
Analisis Pengawasan ...............................
74
4.3.1. Prosedur Audit ........................................................
76
4.3.2. Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan................
77
4.3.2.1. Audit Pendahuluan.....................................
77
4.3.2.2. Review dan Pengujian ...............................
78
4.3.2.3. Audit Terperinci.........................................
79
4.3. Pembahasan
4.3.2.3.1.
Analisis Manajemen
BAB V
Pemeriksaan terhadap
Efektivitas ...............................
80
4.3.2.4. Pelaporan Audit Manajemen .....................
80
4.3.2.5. Tindak Lanjut Audit Manajemen...............
82
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan………………………………………………… 83 5.2. Saran……………………………………………………......
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
xiv
83
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Data Penjualan PT. Makassar Raya Motor ...................................
5
Tabel 3.1. Jumlah Populasi Sasaran atau Responden Penelitian ...................
44
Tabel 4.1. Daftar Produk Mobil Daihatsu PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari.............................................................................
50
Tabel 4.2. Deskripsi Pembagian dan Pengembalian Kuesioner .....................
67
Tabel 4.3. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ..................
68
Tabel 4.4. Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir .........................................................................................
69
Tabel 4.5 Karakteristik Responden Berdasarkan Lama Kerja ......................
70
xv
DAFTAR SKEMA
Skema 2.1. Jenis - jenis Audit..........................................................................
15
Skema 2.2. Kerangka Pikir...............................................................................
41
Skema 4.1. Struktur Organisasi PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari .
55
xvi
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Penelitian Aktivitas manusia umumnya sangat bergantung pada ketersediaan transportasi, baik itu transportasi umum maupun pribadi. Salah satu transportasi yang paling dibutuhkan yaitu transportasi darat terutama mobil. Transportasi roda empat ini banyak dijumpai diberbagai fungsi pada aktivitas keseharian manusia maupun digunakan untuk kepentingan usaha. Demikian halnya juga semakin berkembangnya dunia bisnis yang mengalami pertumbuhan pesat dan persaingan yang semakin ketat akan berdampak terhadap tantangan dan ancaman yang diberikan pada para persaingan usaha, secara otomatis membuat setiap perusahaan memiliki strategi dan kualifikasi yang memadai disertai keunggulan bersaing untuk terus bisa berkompetisi. Apabila strategi ini tercapai maka semua tujuan yang akan dicapai dapat terlaksana dengan baik. Tidak menutup kemungkinan sebagian perusahaan terhambat kemajuan manajemennya karena tidak bisa mempertahankan eksistensi perusahaan. Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus menyadari bahwa sesungguhnya penghasilan yang diperoleh merupakan timbal balik dari
pemberian
kepuasan
kepada
pelanggannya.
Jadi
dengan
ini
perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mempunyai 1
2
strategi manajemen untuk memaksimalkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan. Mempertahankan
eksistensi
perusahaan
untuk
kemajuan
manajemen usahanya sangat diperlukan peranan manajer agar dapat mengelola perusahaan dengan baik. Manajer mempunyai andil dalam memutuskan kebijakan - kebijakan yang nantinya akan digunakan pada aktivitas manajemen perusahaan. Audit menurut The Report of the Committee on Basic Auditing Concept of the American Accounting Association (Boyton and Johnson, 2010:6), didefinisikan sebagai berikut: "a systemic process of objectively obtaining and evaluating evidence regarding assertions abut economic action and event to ascertain the degree of correspondence between those assertions and established criteria and communicating the result of interest users." Definisi tersebut menjelaskan bahwa audit adalah sebuah proses sistemik yang bertujuan memperoleh dan mengevaluasi bukti dari asersi asersi atau pernyataan pihak manajemen (perusahaan) mengenai aktivitas aktivitas ekonomi. Hal tersebut dilaksanakan untuk memastikan tingkat kesesuaian antara asersi - asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasil dari proses audit ini harus dikomunikasikan kepada pihak pihak yang berkepentingan atas laporan keuangan tersebut. Ilmu audit tidak hanya mengenai wajar atau tidaknya suatu laporan keuangan yang disajikan oleh pihak manajemen. Audit diklasifikasikan
3
menjadi beberapa jenis sesuai dengan tujuan pelaksanannya. Audit dikebanyakan literatur terbagi menjadi tiga jenis, yakni: audit laporan keuangan (financian reporting audit); audit kepatuhan (compliance audit); dan audit manajemen atau audit manajemen (management/operational audit). Ketiganya memiliki tujuan yang berbeda - beda. Audit laporan keuangan lebih berorientasi pada kepentingan eksternal, sedangkan audit kepatuhan dan audit manajemen/operasional lebih berorientasi terhadap kepentingan internal perusahaan. Namun apapun tujuannya, menurut Bayangkara (2008:1) setidaknya ada tiga pihak yang terlibat dalam suatu audit, yakni: auditor, entitas yang diaudit (auditee), biasanya diwakili oleh pihak manajemen; dan entitas yang memerlukan pertanggungjawaban, biasanya diwakili oleh Dewan Komisaris (pemegang saham). Penulis menggunakan salah satu jenis audit sebagai instrumen penelitian, yakni audit manajemen (management audit). Audit manajemen adalah
pengevaluasian
terhadap
efisiensi
dan
efektivitas
operasi
perusahaan. Audit jenis ini bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan program dan aktivitas pada perusahaan tersebut (Bayangkara 2008:2-3). Audit manajemen atau biasa disebut audit opersional merupakan alat yang
digunakan
manajemen
untuk
sebisa
mungkin
memperkecil
pemborosan yang digunakan dalam manajemen perusahaan. Menurut
4
Sukrisno Agoes (2012:11) audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan
operasional
yang
telah
ditentukan
manajemen,
untuk
mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah efektif. Seiring dengan perkembangan bisnis penjualan di dunia. Terutama jenis usaha yang bergerak pada bidang penjualan kendaraan bermotor, suku cadang dan jasa servis. Dalam melaksanakan strategi perusahaan dengan efektif maka untuk mencapai tujuan akan terlaksana dengan baik, manajer mempunyai peranan penting dalam perusahaan untuk mampu mengelola perusahaan dengan baik. PT. Makassar Raya Motor (MRM) merupakan perusahaan yang bergerak pada penjualan kendaraan bermotor merek Daihatsu maupun layanan purna jual. PT. Makassar Raya Motor dengan kegiatan utama perusahaan yaitu dengan penjualan ini juga diharapkan agar perusahaan dapat bertahan dalam usahanya dengan berusaha memperoleh laba untuk tiap periode untuk menutup resiko dan kerugian yang mungkin dapat timbul selama perusahaan beroperasi. Sebagaimana perusahaan yang berorientasi profit, PT. Makassar Raya Motor yang tergabung dalam Kalla Group yaitu salah satu perusahaan terbesar di kawasan timur Indonesia. PT. Makassar Raya Motor menjadikan penjualan sebagai aktivitas utama untuk mencapai tujuan
perusahaan
dalam
hal
memperoleh
keuntungan
(profit).
5
Pengelolaan fungsi penujualan yang baik akan membantu perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut. Uraian di atas menunjukkan bahwa PT. Makassar Raya Motor dalam meningkatkan profit melalui aktivitas utama perusahaan yaitu penjualan kendaraan roda empat. Selain bertujuan untuk meningkatkan profit, PT. Makassar Raya Motor juga mengutamakan kenyamanan pelanggan salah satunya dilakukan pada pengunjung ataupun pelanggan tetap. Demi mencapai tujuan - tujuan tersebut maka dibutuhkan adanya sistem manajerial yang baik. Berkaitan dengan hal tersebut, untuk memastikan terciptanya suatu sistem manajerial perusahaan yang efektif, maka diperlukan adanya pengawasan dan pengendalian
manajemen
yang
memadai.
Fungsi
pengawasan
dan
pengendalian ini menimbulkan suatu aktivitas audit (pemeriksaan). Berdasarkan tujuan, tidak berarti bahwa kinerja manajemen PT. Makassar Raya Motor telah berjalan dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1. sebagai berikut: Tabel 1.1. Data Penjualan PT. Makassar Raya Motor 2011 - 2014 Nomor Tahun Penjualan Perunit 1 2011 278 2 2012 421 3 2013 505 4 2014 459 Sumber: PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari Meskipun dengan tujuan yang akan dicapai perusahaan tersebut peneliti menemukan adanya permasalahan pada perusahaan tersebut, dimana
6
dapat dilihat pada tabel penjualan di atas yaitu pada tahun 2011 hingga tahun 2013 mengalami peningkatan akan tetapi pada tahun 2014 penjualan perusahaan mengalami penurunan menimbulkan adanya prosedur manajemen penjualan yang belum dilaksanakan dengan baik serta dapat mengurangi efektivitas perusahaan. Berdasarkan raian di atas, maka peneliti tertarik menggunakan audit manajemen untuk menilai efektif kegiatan manajemen fungsi penjualan pada PT. Makasssar Raya Motor Cabang Kendari. Oleh karena itu penulis mengambil judul : "Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabarng Kendari" 1.2.
Rumusan Masalah Perumusan masalah berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan ini yaitu "Apakah kegiatan manajemen yang diterapkan fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sudah berjalan secara efektif?
1.3.
Tujuan Penelitian Tujuan penelitian yang ingin dicapai pada penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah kegiatan operasional yang diterapkan fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sudah berjalan secara efektif.
7
1.4.
Manfaat Penelitian Manfaat Teoritis Bagi Penulis 1.
Sebagai bahan perbandingan teori yang diperoleh selama masa perkuliahan dengan yang terjadi di perusahaan.
2.
Sebagai sarana untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan penulis mengenai masalah yang diteliti.
Bagi Universitas 1.
Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai referensi untuk membantu dalam penelitian selanjutnya
2.
Sebagai bahan bacan yang bermanfaat bagi yang memerlukan sehingga dapat menambah pengetahuan.
3.
Sebagai bahan masukan bagi pimpinan dan staf bagian niaga dan pelayanan pelanggan sehubungan dengan hal - hal yang perlu diperhatikan dalam efektivitas manajemen fungsi penjualan perusahaan Manfaat Praktis
1.
Sebagai Masukan untuk mengembangkan pendidikan jurusan akuntansi yang ada dalam rangka menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih berkualitas.
8
2.
Dapat menambah pengetahuan mendalam dibidang audit khususnya audit manajemen fungsi penjualan
3.
Sebagai bahan masukan dalam penyusunan perencanaan penjualan, kebijakan dan strategi penjualan mendatang
1.5.
Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup penelitian ini dan demi menghindari adanya salah penafsiran, maka penelitian membatasi ruang lingkup penelitian ini hanya sebatas mengidentifikasi aspek - aspek kegiatan manajemen fungsi penjualan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1.
Penelitian Terdahulu Penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Anicca Bungin Paddilan (2013) dengan judul Analisis Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Ekspor Pada
PT. Toarco Jaya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
tingkat keefektifan dan keefisienan fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu teknik analisis deskripsi kualitatif dengan menggunakan beberapa tahapan audit manajemen yang terdiri dari audit pendahuluan, review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen, audit terinci, dan pelaporan. Data penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara langsung dengan pihak yang terkait dengan masalah yang akan diteliti dan pengisian kuesioner yang dibagikan kepada personil bagian penjualan pada PT. Toarco Jaya. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan
menunjukkan
bahwa
kegiatan
penjualan
ekspor
yang
dilakukan oleh perusahaan masih belum berjalan secara efektif dan efisien. Hal
ini
disebabkan
oleh sistem
perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian manajemen serta pengukuran dan evaluasi di bidang penjualan ekspor yang belum berjalan sebagaimana mestinya.
9
10
2.2.
Audit 2.2.1. Pengertian Audit Auditing adalah kegiatan memperoleh bukti dan melihat tingkat kewajaran bukti tersebut dengan apa yang seharusnya ada pada sebuah laporan keuangan dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya. Arens (2011:4)"Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan - catatan pembukuan dan bukti - bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut". Menurut Konrath (2002:5) dalam Sukrisno Agoes (2012:2) mendefinisikan auditing sebagai: "Suatu proses sistematis untuk secara objekif mendapatkan untuk mengevaluasi bukti mengenai asersi tentang kegiatan-kegiatan dan kejadian - kejadian ekonomi untuk meyakinkan tingkat keterkaitan antara asersi tersebut dan kriteria yang telah ditetapkan dan
mengkomunikasikan
hasilnya
kepada
pihak
-
pihak
yang
berkepentingan." Pengertian Audit menurut Mulyadi (2013:9): "Proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan - pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian
11
antara pernyataan - pernyataan tersebut dengan kriteria yang ditetapkan, serta
menyampaikan
hasil
-
hasilnya
kepada
pemakai
yang
berkepentingan." Definisi diatas dapat, ditarik kesimpulkan bahwa auditing adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen dalam mengumpulkan bukti - bukti dan informasi dan kemudian mencari derajat kesesuaian antara informasi tersebut dengan kriteria yang sebelumnya telah ditetapkan untuk kemudian dilaporkan kepada pemakai yang berkepentingan. 2.2.2. Jenis-Jenis Audit Menurut (Sukrisno Agoes, 2012:10) Ditinjau dari luasnya pemeriksaan, audit bisa dibedakan atas : 1. Pemeriksaan Umum (General Audit) 2. Pemeriksaan Khusus (Special Audit) Berdasarkan kutipan diatas, penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Umum (General Audit) Suatu pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang dilakukan oleh KAP independen dengan tujuan untuk bisa memberikan perndapat mengenai
kewajaran
laporan
keuangan
secara
keseluruhan.
Pemeriksaan tersebut harus sesuai dengan standar Profesional Akuntan Publik dan memperlihatkan kode etik akuntan Indonesia,
12
aturan etika KAP yang telah disahkan Ikatan Akuntan Indonesia serta standar pengendalian mutu. 2. Pemeriksaan Khusus (Special Audit) Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan Auditee) yang dilakukan oleh KAP yang independen, dan pada akhir pemeriksaannya auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. Pendapat yang diberikan terbatas pada pos atau masalah tertentu yang diperiksa, karena prosedur audit yang dilakukan juga terbatas. Misalnya KAP diminta untuk memeriksa apakah
terdapat
kecurangan
pada
penagihan
piutang
usaha
perusahaan. Dalam hal ini prosedur audit terbatas untuk memeriksa piutang,
penjualan dan penerimaan kas. Pada akhir pemeriksaan
KAP hanya memberikan pendapat apakah terdapat kecurangan atau tidak terhadap penagihan piutang di perusahaan. Jika memang ada kecurangan,
berapa
besar
jumlahnya
dan
bagaimana
modus
operansinya. Sukrisno Agoes (2012 ; 11-13), Ditinjau dari jenis pemeriksaan, audit bisa dibedakan atas: 1. Manajemen Audit (Operational Audit) 2. Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit) 3. Pemeriksaan Intern (Internal Audit) 4. Computer Audit
13
Kutipan diatas penjelasannya adalah sebagai berikut: 1. Manajemen Audit (Operational Audit) Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasioal yang telah ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. Pengertian efisien disini adalah, dengan biaya tertentu dapat mencapai hasil atau manfaat yang telah ditetapkan atau berdayaguna. Efektif adalah dapat mencapai tujuan atau sasaran sesuai dengan waktu yang telah ditentukan berhasil/dapat bermanfaat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Ekonomis adalah dengan pengorbanan yang serendah - rendahnya dapat mencapai hasil yang optimal atau dilaksanakan secara hemat. 2. Pemeriksaan Ketaatan (Complience Audit) Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan sudah menaati peraturan - peraturan dan kebijakan - kebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan (manajemen, dewan komisaris) maupun pihak eksternal (Pemerintah, Bapepam, Bank Indonesia, Direktorat Jendral Pajak, dan lain - lain). Pemeriksaan bisa dilakukan oleh KAP maupun bagian internal audit. 3. Pemeriksaan Intern (Internal Audit) Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan,
14
maupun ketaatan terhadap
kebijakan manajemen
yang telah
ditentukan. Pemeriksaan umum yang dilakukan internal auditor biasanya lebih rinci dibandingkan dengan pemeriksaan umum yang dilakukan KAP. Internal auditor biasanya tidak memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan, karena pihak - pihak diluar perusahaan menganggar bahwa internal auditor, yang merupakan orang dalam perusahaan, tidak independen. Laporan internal auditor berisi temuan pemeriksaan (audit finding) mengenai penyimpangan dan kecurangan yang ditemukan, kelemahan pengendalian intern, beserta saran - saran perbaikannya (recomendations). 4. Computer Audit Pemeriksaan oleh KAP terhadap perusahaan yang memproses data akuntansi dengan menggunakan Electronic Data Processing (EDP) sistem.
15
Skema 2.1. Jenis - jenis Audit
Jenis - jenis Audit
Audit Laporan Keuangan
Audit Kepatuhan
Audit Operasional
Memeriksa Asersi dalam Laporan Keuangan
Memeriksa tindakan perorangan
Memeriksa seluruh atau sebagian aktivitas
kriteria yang digunakan adalah prinsip akuntansi
kriteria yang digunakan adalah kebijakan,
kriteria yang digunakan adalah tujuan tertentu
Laporan berisi pendapat auditor atas keseuaian laporan keuangan dengan prinsp
Laporan audit berisi pendapat auditor atas kepatuhan perorangan
Laporan audit berisi rekomendasi perbaikan aktivitas
Sumber: Mulyadi (2002:30-32)
16
2.3.
Audit Manajemen 2.3.1. Pengertian Audit Manajemen Audit manajemen adalah pemeriksaan dan pengevaluasian untuk menilai efektivitas manajemen pada perusahaan dan juga memberikan opini, rekomendasi atau pemberian saran kepada manajemen untuk membenahi aktivitas perusahaan, dimana rekomendasi ini disampaikan setelah audit manajemen selesai dilaksanakan. Audit manajemen juga dapat menjadi alat kontrol bagi manajemen dalam melakukan fungsi pengendalian dan pengawasan fungsional perusahaan sebab audit manajemen tidak hanya melakukan audit atas hasil - hasil yang telah dicapai, tetapi juga meningkatkan kesigapan dalam menghadapi terjadinya masalah - masalah serta melihat peluang - peluang baru selain itu juga audit manajemen dilaksanakan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan dalam kegiatan manajemen perusahaan. Pengertian Audit Manajemen menurut Bayangkara (2014:2) : "Audit manajemen adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan." Pengertian
Audit
manajemen
menurut
Agoes
(2012:11)
mendefinisikan audit operasional adalah suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan
operasional
yang
telah
ditentukan
manajemen
untuk
17
mengetahui apakah operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien, dan ekonomis. Kesimpulan
dari
kedua
pengertian
tersebut
bahwa
audit
manajemen adalah suatu pengevaluasian atau pemeriksaan yang sistematis dan teratur terhadap penilaian aktivitas suatu perusahaam, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan manajemen yang telah ditentukan manajemen untuk mengetahui apakah aktivitas tersebut sudah dilakukan secara efektif serta penyampaian saran rekomendasi perbaikan kepada manajemen untuk memperbaiki pengelolaan perusahan. 2.3.2. Ruang Lingkup Audit manajemen Bhayangkara
(2014:4)
menjelaskan
ruang
lingkup
audit
manajemen meliputi seluruh aspek kegiatan manajemen, dan berupa kegiatan atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. 2.3.3. Tujuan Audit Manajemen Tujuan
pemeriksaan
manajemen
adalah
membantu
semua
peringkat manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasikan aspek - aspek sistem prosedur dan memusatkan perhatian pada saaran dan tujuan yang akan dicapai serta rekomendasi kepada manejemen untuk meningkatkan efektif. Sasaran dalam audit manajemen adalah kegiatan, aktivitas, program dan
18
bidang - bidang dalam perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/peningkatan, baik dari efektivitas. Sementara Agoes (1995) dalam Rahmat (2012) mengemukakan beberapa tujuan audit manajemen sebagai berikut. 1. Untuk menilai kinerja (peformance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia, mesin, dan harta lainnya) yang dimilki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management dalam memperbaiki kelemahan - kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur manajemen perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan. Tujuan audit manajemen menurut Bayangkara (2014 : 3) "Audit manajemen bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program, aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengolahan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama pada
19
berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa yang akan datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian." Menurut Bayangkara (2014 : 4) ada 3 (tiga) elemen pokok dalam tujuan audit: 1. Kriteria (Criteria) Kriteria
merupakan
individu/kelompok
standar di
dalam
(pedoman, perusahaan
norma) dalam
bagi
setiap
melakukan
aktivitasnya. 2. Penyebab (Cause) Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok didalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas, berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan. 3. Akibat (Effect) Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukan bahwa program/aktivitas telah terselenggara secara baik
20
dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan. Tujuan audit manajemen menurut Agoes (2012 : 163) : 1. Untuk menilai kinerja dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, dan harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management untuk memperbaiki kelemahan - kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur manajemen perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan dan efektivitas dari kegiatan operasi perusahaan. Kesimpulan dari berbagai pendapat diatas, bahwa tujuan audit manajemen adalah untuk mengevaluasi dan menilai kinerja (peformance) manajemen serta berbagai informasi kepada manajemen mengenai efektivitas suatu unit atau fungsi serta memberikan rekomendasi untuk memperbaiki
kelemahan
-
kelemahan
yang
ada
meningkatkan efektivitas kegiatan manajemen perusahaan.
dalam
rangka
21
Kesimpulan dari pendapat diatas, tujuan audit manajemen yang utama adalah memerika, menilai, mengevaluasi prosedur dan metode kegiatan manajemen perusahaan tingkat efektivitas. Berikut ini akan diuraikan pengertian kedua istilah tersebut. Menurut Bayangkara (2014 : 13) pengertian efektivitas, adalah sebagai berikut: "Secara singkat pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program/aktivitas telah mencapai tujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari output. 2.3.4. Karakteristik Audit Manajemen Beberapa karakteristik audit manajemen: 1. Tujuan Pemeriksaan Tujuan pemeriksaan manajemen adalah membantu semua peringkat manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasi aspek - aspek sistem dan prosedur serta rekomendasi pemeriksaan kepada manajemen untuk meningkatkan efektivitas. 2. Independensi Agar manfaat
pemeriksaan manajemen dapat
pemeriksaan tersebut harus bersifat independen. 3. Pendekatan Sistematis
dicapai, maka
22
Dalam perencanaan dan pelaksanaan audit manajemen perlu digunakan pendekatan yang sistematis dan metode - metode yang konsisten. 4. Kriteria Prestasi. Dengan kriteria prestasi pelaksanaan dapat dibandingkan dan dievaluasi. 5. Pemeriksaan Auditor harus dapat merencanakan dan melaksanakan prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang cukup mendukung temuan temuan dan kesimpulan - kesimpulan serta rekomendasi yang dibuatnya. 6. Pelaporan dan Rekomendasi Karakteristik yang membedakan antara audit manajemen dengan jenis audit lainnya adalah terletak pada laporan audit. Dalam audit manajemen, laporan audit menekankan pada temuan - temuan selama pemeriksaan, pembuatan kesimpulan, dan rekomendasi
untuk
meningkatkan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. 2.3.5. Prinsip - prinsip Dasar Audit Manajemen Menurut Bayangkara (2014:5) ada tujuh prinsip dasar yang harus diperhatikan
auditor agar audit manajemen dapat mencapai tujuan
dengan baik, yang meliputi:
23
1.
Audit dititik beratkan pada objek audit yang mempunyai peluang untuk diperbaiki.
2.
Prasyarat penilaian terhadap kegiatan objek audit.
3.
Pengungkapan dalam laporan tentang adanya temuan - temuan yang bersifat positif.
4.
Identifikasi individu yang bertanggung jawab terhadap kekurangan kekurangan yang terjadi.
5.
Penentuan tindakan terhadap petugas yang seharusnya bertanggung jawab.
6.
Pelanggaran hukum.
7.
Penyelidikan dan pencegahan kecurangan.
2.3.6. Manfaat Audit Manajemen Manfaat Audit Operasional menurut Amin Widjaja Tunggal (2012 : 96) adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul, penyebabnya dan alternatif solusi perbaikannya. 2. Menemukan peluang untuk menekan pemborosan dan efisiensi biaya. 3. Menemukan peluang untuk meningkatkan pendapatan. 4. Mengdentifikasi sasaran, tujuan, kebijakan dan prosedur organisasi yang belum ditentukan. 5. Mengidentifikai kriteria untuk mengukur pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
24
6. Merekomendasikan perbaikan kebijakan, prosedur dan struktur organisasi. 7. Melaksanakan pemeriksaan atas kinerja individu dan unit organisasi. 8. Menelaah ketaatan/kepatuhan terhadap ketentuan hukum, tujuan organisasi, sasaran, kebijakan dan prosedur. 9. Menguji adanya tindakan - tindakan yang tidak diotorisasi, kecurangan, atau ketidaksesuaian lainnya. 10. Menilai sistem informasi manajemen dan sistem pengendalian. 11. Menyediakan media komunikasi antara level operator dan manajemen. 12. Memberikan penilaian yang independen dan obyektif atas suatu operasi. Kesimpulan pendapat diatas bahwa manfaat audit manajemen adalah memberi informasi opersional perusahaan yang relevan dan tepat waktu, alat bantu manajemen dalam mengevaluasi catatan, laporan laporan dan pengendalian, memastikan ketaatan terhadap kebijakan yang telah ditetapkan, sebagai alat untuk mengukur manajemen setiap ingkatan dalam melakukan perbaikan sehingga tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dapat tercapai.
25
2.3.7. Tipe Audit Manajemen Menurut Amin Widjaja Tunggal (2012:22-23), terdapat tiga kategori audit operasional, yaitu: 1. Audit Fungsional (Functional Audit) Yang dimaksud dengan fungsional adalah kategori aktivitas dalam suatu bisnis, misalnya fungsi penagihan atau fungsi produksi. Fungsi dapat dikategorikan dan dibagi dalam banyak cara. Misalnya, fungsi akuntansi dapat dibagi menjadi fungsi pengeluaran kas, penerimaan kas dan penggajian. Fungsi penggajian dapat dibagi menjadi fungsi penetapan karyawan, pencatatan waktu, dan pembayaran gaji. Audit fungsional mengurusi satu atau lebih fungsi dalam suatu organisasi, misalnya mengenai efektivitas dan efisiensi fungsi penggajian untuk suatu divisi atau organisasi secara keseluruhan. 2. Audit Organisasi (Organizational Audit) Audit operasional dalam organisasi mengurus unit organisasi seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Audit operasional menekankan pada efektivitas dan efisiensi dalam interaksi fungsi tersebut. Rencana organisasi dan metode untuk koordinasi aktivitas merupakan hal penting dalam audit ini. 3. Penugasan Khusus (Special Assignment) Dalam audit operasional, penugasan khusus muncul karena adanya permintaan dari manajemen dengan jenis audit tertentu, misalnya untuk menentukan penyebab kurangnya efisiensi sistem Teknologi Informasi
26
(TI), meneliti kemungkinan kecurangan dalam divisi, dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi. 2.3.8. Perbedaan Audit Keuangan dan Audit Manajemen Menurut Bayangkara (2014 : 7) Karena karakteristik yang berbeda antara audit keuangan dan audit manajemen, maka tujuan dan tujan auditnya juga berbeda. Secara lebih detail, beberapa hal detail hal yang membedakannya diuraikan sebagai berikut: 1. Tujuan Audit Audit keuangan dilakukan untuk mendapatkan keyakinan bahwa laporan keuangan yang disajikan oleh perusahaan (manajemen) telah disusun melalui proses akuntansi yang berlaku umum dan menyajikan dengan sebenarnya kondisi keuangan perusahaan pada tanggal pelaporan dan kinerja manajemen pada periode tersebut. Sedangkan audit manajemen ditujukan untuk mencapai perbaikan atas berbagai program/aktivitas dalam pengelolaan perusahaan yang masih memerlukan perbaikan. 2. Ruang Lingkup Audit Audit keuangan menekankan auditnya pada data - data akuntansi perusahaan dan proses penyajian laporan keuangan yang disajikan manajemen. Audit manajemen, ruang lingkup audit meliputi keseluruhan fungsi manajemen dan unit - unit terkait yang ada di dalamnya.
27
3. Dasar Yuridis Secara hukum semua perusahaan harus menyajikan laporan keuangan yang telah diaudit oleh auditor independen (akuntan publik) kepada pihak - pihak yang telah berkepentingan dengan laporan keuangan tersebut. Berbeda dengan audit keuangan, audit manajemen bukanlah suatu keharusan bagi suatu perusahaan. 4. Frekuensi Audit Kebutuhan audit berhubungan langsung dengan penerbitan laporan keuangan, audit keuangan dilakukan paling sedikit satu kali dalam satu tahun dan ini bersifat reguler. Sedangkan audit manajemen, tidak ada ketentuan mengikat yang mengharuskan untuk melakukan audit setiap periode tertentu. 5. Orientasi Hasil Audit Audit keuangan dilakukan terhadap data - data keuangan perusahaan yang bersifat historis. Sedangkan audit manajemen lebih menekankan auditnya untuk kepentingan perbaikan - perbaikan yang akan dilakukan di masa yang akan datang. 6. Bentuk Laporan Audit Audit Keuangan telah memiliki standar bentuk laporan keuangan audit yang bersifat baku bagi seluruh akuntan independen yang melakukan audit keuangan.
28
Sedangkan laporan hasil audit manajemen, biasanya disajikan dalam bentuk laporan yang bersifat komperhensif, di mana di dalam laporan tersebut di samping menyampaikan kesimpulan hasil audit, juga disajikan temuan - temuan penting hasil audit yang menjadi dasar pembuatan kesimpulan dan rekomendasi. 7. Pengguna Laporan Laporan keuangan ditujukan kepada berbagai kelompok pengguna yang berbeda di luar perusahaan (eksternal). Berbagai kelompok tersebut diantaranya pemegang saham, kreditor, pemerintah, dan sebagainya. Laporan audit manajemen lebih ditujukan kepada pihak internal perusahaan. 2.3.9. Tahap - tahap Audit Manajemen Melaksanakan audit manajemen memerlukan beberapa tahapan yang harus dilakukan agar supaya audit manajemen dapat mencapai tujuannya, maka setiap tahapan pemeriksaan hendaknya dirancang dengan baik. Audit manajemen harus dilakukan secara sistematis sehingga pelaksanaan pemeriksaannya juga melalui tahap demi tahap agar mencapai pemeriksaaan yang efektif. Menurut Bayangkara (2014 : 9) Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan
dalam
audit
manajemen.
dikelompokkan menjadi lima, yaitu:
Secara
garis
besar
dapat
29
1. Audit Pendahuluan Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai
informasi
yang telah diperoleh untuk
mengidentifikasi hal - hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara (tentative audit objective). Dalam tahap audit ini auditor dapat menentukan beberapa tujuan audit sementara. 2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Pada tahapan ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensial - potensial terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan hasil pengujian pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit yang sesungguhnya (definitive audit objective), atau mungkin ada beberapa
30
tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup (sulit) memperoleh bukti - bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut. 3. Audit Terinci Pada tahapan ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permaslaahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. 4. Pelaporan Tahapan ini betujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi
yang
diberikan
kepada
berbagai
pihak
yang
berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang kebabsahan hasil audit dan mendorong pihak pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan disajikan dalam bentuk komperhensif ( menyajikan temuan - temuan penting hasil audit mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa yang operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti. 5. Tindak Lanjut
31
Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak - pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memliki wewenang untuk mengharuskan manajemen tindak lanjut seuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Suatu rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada pelaksanaan tindak lanjutnya. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit. 2.4.
Penjualan 2.4.1. Pengertian Penjualan Penjualan bertujuan sebagai proses tindak lanjut pemasaran menjadi pendapatan utama untuk kelangsungan hidup perusahaan. Dengan penjualan tersebut perusahaan menjalin hubungan dengan pihak lain. Dimana terjadi penyerahan barang atau jasa dan perolehan kas yang senilai dengan barang atau jasa tersebut. Menurut Mulyadi (2008 : 160) menyatakan bahwa penjualan adalah suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, secara kredit maupun tunai. Menurut Suwardjono (2010 : 381) Penjualan adalah transaksi pertukaran barang atau jasa hasil produksi dengan kas atau klaim.
32
Pengertian penjualan menurut IAI dalam Standar Akuntansi Keuangan (2009 : 23) yaitu: Barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli perusahaan untuk dijual kembali. Kesimpulan dari kutipan diatas, bahwa penjualan adalah kegiatan transaksi penjualan barang atau jasa secara kredit maupun tunai melalui proses pemasaran dari produksi untuk dijual atau barang yang dibeli perusahaan untuk dijual kembali. 2.4.2. Jenis-jenis Penjualan Perkembangan perkenonomian saat ini menimbulkan berbagai macam jenis penjualan. Menurut Swastha (2006 : 11 ) dalam hal ini jenis jenis penjualan dikelompokkan secara umum penjualan dibagi menjadi 2 yaitu: 1. Penjualan Tunai Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang atau jasa segera diikuti dengan pembayaran dari pembeli, sedangkan penjualan kredit ada tenggang waktu antara saat penyerahan barang atau jasa dalam penerimaan pembelian. 2. Penjualan Kredit Dalam penjualan yang dilakukan secara kredit, pada saat penyerahan barang dan jasa, penjualan menerima tanda bukti penerimaan barang dari pembeli sekaligus merupakan pernyataan untuk melakukan
33
pembelian di kemudian hari, bukti inilah yang menimbulkan adanya piutang dari pihak penjual. Keuntungan dari penjualan tunai adalah hasil penjualan tersebut langsung terealisasi dalam bentuk kas yang dibutuhkan perusahaan untuk mempertahankan likuiditas, tetapi saat ini umumnya pembelian cenderung secara kredit. Oleh karena itu dalam usaha untuk memperbesar volume penjualan, umumnya perusahaan menjual produknya secara kredit. Penjualan kredit tidak segera menghasilkan pendapatan kas, tetapi kemudian menimbulkan piutang, kerugian penjualan kredit adalah timbulnya biaya administrasi piutang dan kerugian tak tertagih. 2.4.3. Teknik Penjualan Teknik penjualan merupakan cara atau kiat - kiat yang dilakukan oleh penjual dalam rangka meraih konsumen. Ada lima langkah dalam melakukan penjualan, yaitu: 1. Tentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan Untuk menentukan kebutuhan konsumen haruslah terlebih dahulu diadakan semacam pengamatan atau penelitian sederhana terhadap kebutuhan konsumen, misalnya barang dan jasa apa yang dibutuhkan dan
diinginkan
konsumen,
berapa
jumlahnya,
membutuhkan dan kapan mereka memerlukan. 2. Pilihlah pasar sasaran khusus
siapa
yang
34
Ada tiga jenis sasaran khusus, yaitu: a. Pasar individual, adalah pasar yang memberikan layanan kepada individu - individu tertentu untuk memenuhi kebutuhan secara individual. Jenis pasar ini cocok untuk perusahaan kecil dan menengah. b. Pasar khusus, yaitu pasar yang memberikan pelayanan khusus untuk konsumen tertentu, misalnya petani, pegawai negeri, pedagang dan sebagainya. Jenis pasar khusus sangat cocok untuk perusahaan kecil. c. Pasar tersegmentasi, yaitu pasar yang menyediakan pelayanan bagi kelas konsumen tertentu, misalnya untuk pelanggan kelas berpendapatan tinggi, kelas pelanggan berpendapatan sedang, dan kelas
pelanggan
berpendapatan
rendah.
Konsumen
dikelompokkan berdasarkan geografis (desa, kota), demografis (jenis kelamin, usia, pendapatan, tingkat pendidikan), dan kelas sosial (tingkat sosial, gaya hidup) serta faktor perilaku. 3. Tetapkan posisi pasar Setelah menentukan segmentasi pasar, perusahaan harus menentukan posisi pasar yang ingin diduduki segmen tersebut. Menetapkan posisi pasar ialah menyusun produk ditempat yang lebih jelas, khas, sehingga menimbulkan hasrat terhadap produk tersebut dalam pikiran konsumen daripada produk sejenis yang lain. 4. Tempatkan strategi penjualan dalam persaingan
35
Perusahaan harus lebih siap untuk melakukan bauran pemasaran sebagai strategi pemasaran dalam pengelolaan perusahaan. Bauran perusahaan adalah kombinasi penawaran produk, penetapan harga, metode posisi, dna sistem distribusi untuk menjangkau kelompok konsumen tertentu. 5. Pilih strategi penjualan yang tepat Memilih strategi dengan menempatkan keempat bauran pemasaran, produk, harga, promosi, dan distribusi. Untuk melakukan program penjualan harus dilakukan tahapan - tahapan sebagai berikut: a. Persiapan sebelum penjualan Kegiatan pada tahap ini adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian tentang barang yang akan dijual, pasar yang dituju, dan teknik penjualannya. b. Penentuan lokasi pembeli potensial Tahap kedua adalah menentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya. Dari lokasi inilah dapat disusun daftar calon pembeli atau pembeli potensial. c. Pendekatan pendahuluan Sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah tentang calon pembelinya. Selain itu, perlu juga mengetahui tentang produk atau merek apa yang sedang digunakan dan bagaimana reaksi konsumen untuk membeli suatu produk. Beberapa informasi perlu dikumpulkan untuk mendukung
36
penawaran produk kepada pembeli, biasanya tentang kebiasaan membeli, kegemaran dan kesukaan konsumen. Semua merupakan pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya. d. Melakukan penjualan Melakukan penjualan untuk memikat calon konsumen, kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka, dan pada akhirnya penjual melakukan penjualan terhadap pembeli. e. Pelayanan sesudah penjualan (purna jual) Kegiatan penjualan tidak berakhir saat pembeli membeli dan membayar barang yang dibelinya, tetapi perlu diberikan pelayanan purna jual. Pelayanan purna jual diberikan untuk barang - barang tahan lama seperti elektronika, lemari es, kendaraan bermotor, televisi. Pelayanan purna jual ini banyak macamnya, seperti garansi, reparasi dan pengantaran barang. 2.5.
Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan Berkembangnya
suatu
perusahaan
diikuti
dengan
semakin
kompleknya aktivitas yang dijalankannya, hal ini menuntut pelaksanaan aktivitas yang efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh mana tujuan yang ditetapkan tersebut berbanding dengan kondisi yang ada yang perlu dilakukan audit. Agoes ( 2009 ) pendekatan audit yang biasa dilakukan dalam suatu manajemen audit adalah menilai efisiensi, efektivitas dan keekonomisan dari setiap fungsi yang terdapat dalam perusahaan. Misalnya: fungsi
37
penjualan, fungsi pemasaran, fungsi produksi, fungsi pergudangan dan distribusi, fungsi sumber daya manusia, fungsi akuntansi, serta fungsi keuangan. Jadi, audit manajemen memang dilakukan untuk menanalisa efisiensi, efektivitas, dan keekonomian fungsi - fungsi penting dalam perusahaan,
termasuk
fungsi
penjualan.
Maka
peranan
audit
manajemen ini dalam efektivitas penjualan memang cukup penting. Oleh karena itu berdasarkan kutipan di atas, audit manajemen berperan dalam efektivitas penjualan, karena hasil dari laporan audit itu dapat menjadi evaluasi untuk manajemen. Alexander
Hamilton
Institute
(1984:154-160)
memaparkan
penjelasan mengenai audit manajemen terhadap fungsi penjualan. Audit manajemen pada fungsi penjualan terdiri dari tujuan - tujuan berikut: 1. Objektivitas penjualan Strategi objektivitas fungsi penjualan tidak hanya harus didukung oleh setiap fungsi, tetapi secara tidak langsung harus didukung oleh seluruh fungsi - fungsi utama yang ada dalam perusahaan yang bersangkutan. Salah satu evaluasi penting ialah mempertimbangkan strategi objektivitas penjualan untuk tahun - tahun yang akan datang. Keberhasilannya akan bergantung pada komparasi antara perencanaan penjualan dengan hasil - hasil yang sesungguhnya (aktual) selama tiga tahun terakhir. Periode tahun berjalan biasanya cukup untuk dijadikan pertimbangan keberhasilan strategi objektivitas jangka panjang dan jangka pendek. Selain untuk menentukan keberhasilan fungsi
38
penjualan dan pemasaran, audit manajemen harus menganalisa keberhasilannya dengan berusaha mengkoordinasikan antara fungsi penjualan dengan fungsi - fungsi lain di dalam perusahaan bersangkutan. Misalnya: “efektifkah strategi harga penjualan bila dikoordinasikan dengan bagian keuangan? Adakah jaminan untuk mendapatkan
laba? Apakah bagian manajemen cukup baik untuk
mendukung usaha penjualan?”. 2. Perencanaan Strategi objektivitas penjualan harus didukung dengan organisasi rencana kerja yang baik. Kemampuan untuk menyempurnakan kelanjutan tujuan strategi objektivitas akan tergantung pada suatu perencanaan yang memadai. Kedua fungsi ini, yakni penjualan dan pemasaran, menjadi sangat penting sebab keduanya berperan sebagai sumber dari seluruh fungsi utama perusahaan dalam menyusun strategi dan rencana kerja. Oleh sebab itu, proses audit manajemen harus menganalisa proses perencanaan dan menentukan apakah proses perencanaan tersebut
efektif
untuk mencapai tujuan strategis
perusahaan. 3. Organisasi Organisasi fungsi penjualan terdiri dari beberapa prinsip berikut. a. Fungsi tersebut harus bebas satu sama lain, tapi disusun sedemikian rupa sehingga dapat bekerja sama dengan erat. Prinsip ini menjelaskan bahwa setiap fungsi harus memiliki kebebasan
39
dalam hal tindakan dan pendapat, akan tetapi tetap dalam satu kesatuan agar masing - masing fungsi dapat bekerja sama secara terbuka dan bersama - sama. b. Setiap fungsi harus ditempatkan pada tingkat fungsional yang tinggi karena perannya yang sangat penting. Hal ini menjamin kebebasan dan adanya komunikasi langsung dengan pimpinan teratas. c. Kedua fungsi tersebut harus diisi dengan para profesional yang baik dan mampu untuk mendukung dan mencapai tujuan strategis yang telah ditetapkan perusahaan. 4. Pengawasan Pengawasan di dalam fungsi penjualan merupakan suatu prosedur yang menjamin hal - hal berikut. a. Bahwa ramalan penjualan memberikan gambaran yang layak dan dukungan yang sangat penting untuk kebutuhan tiap - tiap bagian. b. Bahwa tujuan penjualan telah sejalan dengan tujuan untuk mendukung operasi perusahaan. c. Bahwa manajemen memiliki data yang cukup untuk memonitor hasil penjualan dan dibandingkan dengan rencana penjualannya. d. Bahwa terdapat
suatu ringkasan rencana tindakan untuk
menyelidiki situasi pasar dan preferensi konsumen, serta menjamin
bahwa
hasil
dari
penyelidikan
tersebut
telah
40
dimasukkan ke dalam strategi objektivitas dan proses perencanaan yang utama. 2.6.
Kerangka Pikir Penelitian Audit merupakan proses sistemik pengumpulan dan evaluasi bukti yang berkaitan dengan informasi untuk melihat tingkat kewajaran bukti tersebut dengan apa yang seharusnya ada pada laporan keuangan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Audit manajemen adalah pemeriksaan dan pengevaluasian untuk menilai efektivitas operasi pada perusahaan dan juga memberikan opini, rekomendasi atau pemberian saran kepada manajemen untuk membenahi aktivitas manajemen perusahaan, dimana rekomendasi ini disampaikan setelah audit manajemen selesai dilaksanakan. Fungsi penjualan bertujuan untuk mengatur aktivitas - aktivitas penjualan yang menjadi kegiatan utama perusahaan untuk menunjang kelangsungan perusahaan tersebut. Untuk membahas hal di atas, penulis menggunakan metode analisis deskriptif untuk menjelaskan komponen - komponen Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada skema kerangka pikir di bawah ini :
41
Skema 2.2. Kerangka Pikir Penelitian
STUDI TEORITIS
FAKTA EMPIRIK
Audit Manajemen Efektif Fungsi Penjualan Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Objektivitas Penjualan dan Pemasaran Perencanaan Penjualan Organisasi Penjualan Pengawasan Penjualan Bhayangkara (2008) dan Alexander Hamilton Institute (1984)
Fenomena yang terjadi pada fungsi penjualan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari yaitu pada tahun 2011 penjualan mengalami peningkatan hingga 2013, namun pada 2014 penjualan mengalami penurunan
RUMUSAN MASALAH
Apakah kegiatan manajemen yang diterapkan fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sudah berjalan secara efektif?
ANALISIS DESKRIPTIF
HASIL DAN PEMBAHASAN
KESIMPULAN DAN SARAN
BAB III METODE PENELITIAN 3.1.
Objek Penelitian Objek Penelitian adalah fungsi penjualan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari yang berlokasi Jl. M. Hatta No. 71 Kelurahan Sanua, Kecamatan Kendari Barat, Kota Kendari, Sulawesi Tenggara dan bergerak pada penjualan kendaraan bermotor, suku cadang dan jasa servis.
3.2.
Jenis Data dan Sumber Data 3.2.1. Jenis Data Jenis data pada penelitian ini adalah : 1. Data kuantitatif, yaitu berupa data dalam bentuk angka - angka seperti data aktivitas perusahaan 2. Data kualitatif, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian dalam bentuk informasi secara lisan maupun tulisan. Contohnya bisa berupa penjelasan dari pejabat yang berwenang langsung terhadap kebijakan perusahaan yang dilaksanakan, job description, dan struktur organisasi perusahaan.
42
43
3.2.2. Sumber Data Dalam penelitian ini sumber data berasal dari : 1. Data primer, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian. Data tersebut diperoleh dengan cara melakukan pengamatan langsung dan wawancara atau pengajuan pertanyaan kepada pejabat perusahaan yang bersangkutan. 2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian yang sudah terolah dan dalam bentuk dokumen - dokumen serta arsip - arsip perusahaan yang berkaitan dengan penelitian ini. Contohnya ialah sejarah perusahaan, struktur organisasi, job description, dan data - data lain yang relevan dengan penulisan. 3.3. Populasi Penelitian Populasi dalam penelitian ini yang menjadi suatu pengamatan responden adalah seluruh karyawan bagian fungsi penjualan yang terdapat dalam PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari, oleh karena populasi sasaran atau responden relatif tidak besar, sehingga memungkinkan peneliti untuk meneliti seluruh anggota populasi penelitian yaitu sebanyak 30 orang. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada tabel berikut:
44
Tabel 3.1 Jumlah Populasi Sasaran atau Responden Penelitian No Bagian Jumlah (orang) 1 Kepala Cabang 1 2. CRO 1 3 KA.Keuangan 1 4 Accounting 1 5 Kasir 1 6 Supervisor 2 7 Counter 2 8 Admin Sales 1 9 Sales 20 Total 30 Sumber: PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari 2016
3.4.
Teknik Pengumpulan Data 1. Angket (quesioner), yaitu daftar isian pertanyaan yang diajukan kepada responden yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2. Dokumentasi (documentation), yaitu mencatat data - data yang telah didokumentasikan oleh pihak karyawan. 3. Wawancara (inquiry), yaitu mengadakan tanya jawab langsung dengan responden pimpinan dan karyawan. Peneliti melakukan tanya jawab langsung dengan pimpinan dan karyawan.
3.5.
Metode Analisis Data Berdasarkan
rumusan
masalah
dalam
penelitian
ini,
penulis
menggunakan metode analisis deskriptif, yaitu memaparkan penjelasan
45
tentang audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sebagai instrumen analisis untuk menjawab masalah tersebut dan memberikan rekomendasi kepada manajemen fungsi penjualan atas temuan - temuan tersebut. Untuk mengukur efektivitas fungsi penjualan, peneliti menggunakan pendekatan kuisoner yang sifatnya tertutup dengan memberikan dua alternatif jawaban menggunakan skala guttman dengan penilaian sebagai berikut : Jawaban Ya
=1
Jawaban Tidak
=0
Langkah berikutnya adalah untuk mengetahui persentase jawaban responden terhadap efektivitas pada fungsi penjualan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sebagai berikut :
=
× 100%
Dimana : P
= Persentase
f
= Jumlah jawaban responden
n
= Total skor jawaban tertinggi
sumber : Riduwan (2008:28)
46
Kriteria pengukuran hasil perhitungan persentase kesesuaian indikator dengan penggolongan sebagai berikut : 90% - 100%
= Sangat Efektif
80% - 89%
= Efektif
70% - 79%
= Cukup Efektif
60% - 69%
= Kurang Efektif
<59,99%
= Tidak Efektif
sumber : Riduwan (2008 : 62) 3.6.
Definisi Operasional 1.
Audit
manajemen
adalah
suatu
pemeriksaan
terhadap
kegiatan
operasional yang terkait dengan kebijakan - kebijakan yang telah ditentukan manajemen, apakah kinerja yang dilaksanakan sudah berjalan secara efektif. 2.
Efektif adalah ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk dalam mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program atau aktivitas manajemen pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari telah mencapai tujuannya.
3.
Fungsi penjualan adalah adalah seluruh kegiatan manajemen dimana terjadi kegiatan penjualan kendaraan roda empat merk Daihatsu pada
47
PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari. 4. Objektivitas
penjualan
adalah
keberhasilan
fungsi
dalam
mengkoordinasikan antara fungsi penjualan dan fungsi - fungsi lainnya 5. Perencanaan penjualan adalah kemampuan untuk menyempurnakan kelanjutan tujuan strategi objektivitas 6. Organisasi penjualan adalah fungsi yang bebas satu sama lain akan tetapi harus disusun sedemikian rupa sehingga dapat bekerja sama dengan erat serta ditempatkan dan diisi dengan para profesional. 7. Pengawasan penjualan adalah prosedur yang menjamin ramalan penjualan, tujuan penjualan, data penjualan untuk dimoditor manajemen, survei pelanggan.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1.
Gambaran Umum Perusahaan 4.1.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT Makassar Raya Motor yang berlokasi dijalan Jendral Ahmad Yani No. 15 Makassar, didirikan dengan akte nomor 09 tanggal 28 april 1986. oleh notaris Hasan Zaini, SH. Perusahaan tersebut bergerak dalam bidang perdagangan umum. Berdasarkan keluarnya akte pendirian perusahaan, maka PT. Makassar Raya Motor berhak mendirikan atau menjalankan usahanya sebagai perdagangan umum, khususnya penjualan kendaraan, sukucadang dan perawatan kendaraan merek Daihatsu, yang merupakan bagian dari Toyota Internasional Otomotif. Adapun kekuatan hukum yang memperkuat keberadaan PT. Makassar Raya Motor adalah sebagai berikut : 1. Tanda Daftar Perusahaan (TDP) dari kantor pelayanan Administrasi Perizinan Pemerintah Kota Makassar nomor : 202315000459. 2. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dari Kantor Pelayanan Perizinan Pemerintah Kota Makassar dengan nomor : 503/133/SIUPB-P/KPP/2003. 3. Surat Izin Tempat Usaha (SITU) dari Kantor Pelayanan Administrasi Perizinan Pemerintah Kota Makassar dengan nomor : 503/262/IGP/KPAP.
48
49
4. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dari Direktorat Jendral Pajak dengan nomor : 01.412.203.0-801.000 5. Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Tahun 2007 6. Kamar Dagang dan Industri (KADIN) Tahun 2007 Adapun nama-nama persero dari perseroan ini : 1. H. Halim Kalla sebagai Direktur Utama 2. H. M. Natsir Kalla, SE sebagai Direktur 3. Ir. Hj. Farida Kalla sebagai Komisaris Utama 4. Era Elvani Halim Kalla sebagai Komisaris Pengusaha tersebut telah sepakat mendirikan perusahaan tersebut atas dasar kerjasama. Selama berdirinya PT. Makassar Raya Motor, telah banyak membantu dan menyalurkan perdagangan mobil ke cabang / perwakilan. Dengan demikian perusahaan ini mempunyai tanggung jawab yang cukup berat, karena harus mempertahankan harga jual kepada konsumen sesuai dengan harga yang dikeluarkan kantor pusat (Direktur). Dengan kerja sama yang baik antara pimpinan dan segenap karyawannya, maka sampai sekarang ini perusahaan tersebut dapat berjalan dengan baik yang ditandai dengan meluasnya pemasaran baik didalam Kota Madya Makassar maupun diluar.
50
Adapun alamat kantor cabang sebagai berikut: 1. Palu, Jl. Ir. H. Juanda No.11 Palu Sulawesi Tengah Telp.(0451)428644 428667 Fax. (0541) 428674 2. Kendari, Jl. Moh. Hatta No. 71 Telp.(0401)323024 - 324676 Fax. (0401)324280 3. Pare-pare, Jl. Bau Massepe No. 166 Pare-Pare Sulawesi Selatan Telp. (0421) 23399 Fax. (0421) 23399 4. Bone, Jl. Jend. Ahmad Yani No.1 Bone Sulawesi Selatan Telp. (0481) 22400 Fax. (0481)22400 5. Manado, Jl. Sam Ratulangi No. 374 6. Kolaka, Jl. Pramuka No. 45 Telp. (0405) 21585 Fax. (0405) 24003 PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari adalah anak salah satu perusahaan cabang yang berada di daerah kendari , Perusahaan ini terletak di Jl. M. Hatta No. 71 Kelurahan Sanua, Kecamatan Kendari Barat, Kota Kendari, Sulawesi Tenggara. Kegiatan usaha PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari adalah penjualan mobil merek Daihatsu, sparepart dan layanan service mobil Berikut ini adalah daftar produk mobil yang dijual oleh PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari.
51
Tabel 4.1 Daftar Produk Mobil Daihatsu PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari TYPE KENDARAAN XENIA GREAT NEW XENIA AIRBAG D MT 1.0 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG M MT 1.0 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG M MT 1.0 DLX GREAT NEW XENIA AIRBAG X MT 1.3 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG X AT 1.3 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG X MT 1.3 DLX GREAT NEW XENIA AIRBAG X AT 1.3 DLX GREAT NEW XENIA AIRBAG R MT 1.3 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG R AT 1.3 STD GREAT NEW XENIA AIRBAG R MT 1.3 SPORTY GREAT NEW XENIA AIRBAG R AT 1.3 SPORTY
HARGA ON THE ROAD 173.750.000 181.350.000 187.550.000 194.350.000 205.450.000 209.600.000 221.650.000 198.900.000 210.250.000 218.500.000 229.700.000
TERIOS TERIOS X MT TERIOS X MT EXTRA TERIOS X AT EXTRA TERIOS R MT TERIOS R MT ADVENTURE TERIOS R AT TERIOS R AT ADVENTURE TERIOS R MT CUSTOM
216.000.000 226.200.000 237.450.000 247.300.000 257.500.000 263.350.000 273.100.000 252.300.000
52
TERIOS R AT CUSTOM
268.100.000
AYLA D MT MI AYLA D PLUS MT MI AYLA M MT MI AYLA M AT MI AYLA M SPORTY MT MI AYLA M SPORTY AT MI AYLA X MT MI AYLA X AT MI AYLA X ELEGANT MT MI AYLA X ELEGANT AT MI AYLA AIRBAG X MT MI AYLA AIRBAG X AT MI
102.150.000 114.550.000 119.000.000 128.300.000 133.600.000 143.100.000 126.700.000 133.950.000 135.950.000 143.300.000 130.200.000 139.550.000
LUXIO 1.5 D MT MC LUXIO 1.5 D MT MC AMBULANCE LUXIO 1.5 X MT MC LUXIO 1.5 X AT MC
193.100.000
SIRION 1.3 D FMC MT SIRION 1.3 D FMX AT
175.950.000 186.850.000
GRAN MAX PU STD FH GRAN MAX PU BOX 1.3 RD FH GRAN MAX PU BOX 1.3 FT FH GRAN MAX PU BOX 1.3 SLIDING RD FH GRAN MAX PU BOX 1.3 ALUMUNIUM FT FH GRAN MAX PU 1.3 SW FH GRAN MAX PU 1.3 STD FH GRAN MAX PU BOX 1.5 RD FH GRAN MAX PU BOX 1.5 FT FH
153.400.000
AYLA
LUXIO
225.300.000 211.450.000 222.850.000
SIRION
GRAN MAX P.U
151.250.000 151.250.000 152.900.000 152.650.000 135.400.000 137.900.000 156.400.000 156.400.000
53
GRAN MAX PU BOX 1.5 SLIDING RD FH GRAN MAX PU BOX 1.5 ALUMUNIUM FT FH GRAN MAX PU 1.5 SW FH GRAN MAX PU AC PS 1.5 FH GRAN MAX PU AC PS BOX 1.5 RD FH GRAN MAX PU AC PS BOX 1.5 FT FH GRAN MAX PU AC PS BOX 1.5 SLIDING RD FH GRAN MAX PU AC PS BOX 1.5 ALUMUNIUM FT FH GRAN MAX MB-BV GRAN MAX BV 1.3 FH GRAN MAX NV 1.3 AC FH GRAN MAX MB 1.3 D FH GRAN MAX MB D F FH GRAN MAX MB 1.3 D FF AMBULANCE FH GRAN MAX MB 1.5 D FS FH SIGRA SIGRA 1.0 D MT SIGRA 1.0 M MT SIGRA 1.2 X MT SIGRA XMT 1.2 DELUXE SIGRA 1.2 X AT SIGRA X AT 1.2 DELUXE SIGRA 1.2 R MT SIGRA R MT 1.2 DELUXE SIGRA RT AT SIGRA R AT 1.2 DELUXE Sumber: PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari
158.050.000 157.800.000 137.900.000 144.800.000 163.300.000 163.300.000 164.950.000 164.700.000 144.600.000 148.700.000 161.950.000 170.600.000 198.100.000 178.250.000 122.550.000 131.650.000 142.650.000 148.150.000 155.650.000 161.150.000 148.650.000 152.450.000 161.750.000 165.550.000
54
4.1.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan
yang
berhukum
perseroan
terbatas,
diperlukan
pelimpahan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar dan jelas kepada tingkat pimpinan yang lebih menengah dalam unit organisasi sehingga pimpinan dapat berkonsentrasi pada hal - hal yang penting yang menyangkut kelangsungan hidup dan kemajuan masyarakat. Perlunya komunikasi yang baik, cepat dan mudah dalam struktur organisasi sehingga semua tingkatan dapat berkomunikasi, baik secara vertikal maupun horizontal, perlu adanya suatu azas "check and balance" dalam struktur organisasi sehingga menjamin terdapat pembagian kerja dan tanggung jawab antar bagian dan pengendalian intern yang memadai. Struktur organisasi PT. Makassar Raya Motor disusun dengan memperhatikan tingkat manajemen agar arus komunikasi efektif dan pengembalian keputusan dapat dilakukan secara cepat penentuan tingkatan manajemen ini dilakukan dengan memperhatikan faktor rentang kendali dari masing - masing jabatan. Adapun struktur organisasi perusahaan ini adalah sebagai berikut :
Skema 4.1 Struktur Organisasi PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari KEPALA CABANG
CRO
SUPERVISOR
COUNTER
ADMIN SALES
SUPERVISOR
SALES
SALES
KA. KEUANGAN
ACCOUNTING
KASIR
KA. S. PART
PARTMAN
PART SUPPLAY
LOCAL PURCASE
55
KEPALA BENGKEL
SERVICE ADVISOR
ADM.BENGKEL
KEPALA REQ
MEKANIK
ALT & BHN
56
Uraian tugas dari masing - masing bagian dalam struktur organisasi: 1. Kepala Cabang Tugas dan tanggung jawab direktur sebagai berikut : a. Mengawasi kepala bagian pembelian, kepala bagian pemasaran, dan penjualan, kepala bagian akuntansi dan keuangan serta kepala bagian personalia dan umum dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. b. Mengadakan penilaian terhadap kegiatan perusahaan dan prestasi kerja bawahannya. c. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan perusahaan d. Membina hubungan kerja yang harmonis diantara bawahan dan sesama karyawan. 2. CRO Tugas dan tanggung jawab CRO sebagai berikut : a. Menyelenggarakan tertib administrasi perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan Kepala Cabang. b. Menerima tamu - tamu yang berkepentingan kepada Kepala Cabang. c. Menerima telepon yang disampaikan dari pihak ketiga untuk disampaikan kepada Kepala Cabang. d. Mencatat jadwal dan janji - janji antara Kepala Cabang dengan pihak ketiga.
57
e. Mengarsip dokumen yang penting milik perusahaan dengan rapih dan teratur. f. Menyusun dan melaporkan kepada Kepala Cabang dan divisi terkait mengenai laporan CRO
3. Supervisor Tugas dan tanggung jawab kepala bagian pembelian sebagai berikut: a. Menyusun rencana promosi dan penjualan produk - produk perusahaan b. Menganalisis hasil penjualan dan membandingkannya dengan penjualan berikutnya c. Membina hubungan yang baik dengan pelanggan serta meningkatkan mutu pelayanan untuk mendapatkan pelanggan - pelanggan baru d. Menerima keluhan setiap pelanggan Supervisor mengawasi tiga bagian lainnya: 1. Counter Tugas dan tanggung jawab Counter sebagai berikut: a. Membuat order pembelian untuk permintaan pembelian yang telah disetujui bagian pembelian b. Mencatat setiap transaksi pembelian barang umum dalam buku pembelian c. Mengarsip dokumen - dokumen yang berkaitan dengan pembelian umum
58
2. Sales Tugas dan tanggung jawab penjualan barang sebagai berikut: a. Menerima pesanan penjualan dari pelanggan b. Membuat order penjualan berdasarkan pesanan dan syarat syarat yang telah disepakati dengan pelanggan c. Mengarsip dokumen yang berkaitan dengan penjualan 3. Admin Sales Tugas dan tanggung jawab penjualan jasa sebagai berikut: a. Mengarsip dokumen - dokumen yang berkaitan dengan penjualan b. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan c. Menjalankan dengan baik prosedur penjualan jasa yang telah ditetapkan 4. Kepala Keuangan Tugas dan tanggung jawab kepala keuangan sebagai berikut: a. Menyiapkan data keuangan perusahaan dan membuat anggaran perusahaan b. Menyetujui setiap penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan yang didukung dengan bukti - bukti penerimaan dan pengeluaran yang sah
59
c. Mengatur masalah - masalah yang berhubungan dengan kas, perbankan, penagihan kepada pihak ketiga, perpajakan, hutang dan akuntansi d. Menyelanggarakan kegiatan akuntansi dan, keuangan dengan tepat dan dapat dipertanggung jawabkan e. Menganalisis posisi saldo kas bank, hutang - hutang likuiditas dan solvabilitas keuangan perusahaan f. Bertanggung jawab atas perbuatan laporan keuangan perusahaan g. Mengkonsolidasi rencana dari bagian - bagian ke dalam suatu anggaran dan proyeksi keuangan perusahaan yang menyeluruh h. Mengawasi dan melakukan penerimaan dan pengeluaran uang kas perusahaan secara berkala i. Menyerahkan laporan mengenai pemasukan dan pengeluaran kas perusahaan dan laoran lainnya secara berkala kepada bagian akuntansi dan keuangan j. Mengawasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan penagihan piutang dan administrasinya. Kepala keuangan mengawasi dua bagian lain di bawahnya yaitu: 1. Accounting Tugas dan tanggung jawab bagian akuntansi sebagai berikut:
60
a. Membantu kepala bagian akuntansi dan keuangan dalam mengurus hal - hal yang berhubungan dengan pembukuan, perhitungan harga pokok dan perpajakan b. Mengawasi penyelenggaraan catatan akuntansi dan mengarsip dokumen - dokumen dengan baik dan teratur c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penyusunan laporan keuangan sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia d. Bertanggung jawab atas kebenaran, kewajaran, dan keandalan yang dilaksanakan bagian akuntansi e. Membuat laporan keuangan yang berkaitan dengan akuntansi keuangan untuk diserahkan kepada kepala bagian akuntansi dan keuangan secara berkala dengan sewaktu - waktu bila mana diperlukan f. Mengawasi pelaksanaan anggaran yang ditetapkan dan membuat laporan atas penyimpangan - penyimpangannya 2. Kasir Tugas dan tanggung jawab kasir sebagai berikut: 1. Menjalankan proses penjualan dan pembayaran 2. Melakukan pencatatan atas semua transaksi 3. Melakukan proses transaksi pelayanan jual beli
61
4. Melakukan pencatatan kas fisik serta melakukan pelaporan pada atasan 5. KA. S. Part Tugas dan tanggung jawab KA. S. Part sebagai berikut: a. Menyiapkan data parts yang ada dalam perusahaan b. Menyetujui setiap masuk dan keluarnya parts yang ada dalam perusahaan yang didukung dengan bukti - bukti penerimaan dan pengeluaran yang sah c. Mengatur masalah - masalah yang berhubungan dengan bagian part d. Mengawasi dan melakukan penerimaan dan pengeluaran part perusahaan secara berkala e. Menyerahkan laporan mengenai masuk dan keluarnya part yang ada di perusahaan KA S. Part mengawasi dua bagian lain di bawah ini: 1. Partman Tugas dan tanggung jawab Partman sebagai berikut: a. Melakukan dan mencatat order part b. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap part pesanan dan menginformasikan kepada costumer. b. Menerima dan memeriksa part yang datang
62
c. Menyimpan part dan memelihara kondisi fisik part dan ruangan penyimpanan d. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen - dokumen order 2. Part Supplay Tugas dan tanggung jawab Part Supplay sebagai berikut: a. Menyiapkan parts yang akan di order b. Menyiapkan dokumen - dokumen berkaitan orderan part 3. Local Purcase Tugas dan tanggung jawab Local Purcase: a. Menerima pesanan penjualan dari pelanggan b. Membuat order penjualan berdasarkan pesanan dan syarat syarat yang telah disepakati dengan pelanggan c. Mengarsip dokumen yang berkaitan dengan penjualan 6. Kepala Bengkel Tugas dan tanggung jawab Kepala Bengkel sebagai berikut: a. Mengelola seluruh kegiatan bengkel b. Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian, unit entry dan car return c. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel ( dan performance jajaran personel bengkel)
63
d. Mengontrol stock gudang bengkel (parts) sesuai dengan target service rate Kepala Bengkel mengawasi dua bagian di bawah ini: a. Service Advisor Tugas dan tanggung jawab Service Advisor sebagai berikut: 1. Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar
bengkel
dengan
mendengarkan,
menganalisa,
dan
menjelaskan tentang kerusakan kendaraan. 2. Melayani pelanggan dan memasukkan data keluhan pelanggan mengenai kondisi kendaraan pelanggan ke komputer. 3. Membuat Perintah Kerja Bengkel ( PKB ). 4. Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada pelanggan. 5. Menginformasikan
pekerjaan
tambahan
(bila
ada)
kepada pelanggan beserta estimasi biaya dan waktu tambahan yang diperlukan. 6. Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki, apakah sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel ( PKB ). 7. Melakukan test drive dan memeriksa keberadaan parts bekas di dalam kendaraan.
64
8. Menyerahkan kembali kendaraan pada pelanggan dalam keadaan bersih
berikut
parts
bekas
sesuai
dengan
Form
perawatan
berkala
Pemeriksaan Kendaraan ( FPK ). 9. Mengingatkan pelanggan untuk
melakukan
berikutnya pada saat selesai perawatan / perbaikan. 10. Mengisi data ‘account number’ untuk setiap perawatan yang telah selesai dikerjakan yang dipakai sebagai dasar perhitungan biaya perawatan. b. Kepala Req Tugas dan tanggung jawab Kepala Req sebagai berikut: 1. Melayani registrasi jasa servis 2. Mencatat dan membuat dokumen mengenai jasa servis c. Mekanik Tugas dan tanggung jawab Mekanik sebagai berikut: 1. Mengerjakan perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan dan standar K3 yang berlaku. 2. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat waktu kerja (waktu mulai dan waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate.
65
3. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada Foreman / Karu untuk ditindak lanjuti. 4. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi kepada Kepala Regu / Foreman untuk diperiksa. 5. Memelihara (menjaga kebersihan dan kelengkapan) peralatan kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerjanya. d. Admin Bengkel Tugas dan tanggung jawab Admin Bengkel sebagai berikut: 1. Mengarsip dokumen - dokumen yang berkaitan dengan bengkel 2. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan 3. Menjalankan dengan baik prosedur jasa servis yang telah ditetapkan e. Alat dan Bahan Tugas dan tanggung jawab Alat dan Bahan sebagai berikut: 1. Mencatat dan membuat dokumen berkaitan alat dan bahan 2. Menjalankan dengan baik tugas yang berkaitan alat dan bahan 4.1.3. Aktivitas Perusahan PT. Makassar Raya Motor ini bergerak dibidang penjualan segala jenis mobil Daihatsu. Tujuan dari perusahaan ini adalah untuk mendapatkan laba secara optimal sehingga perusahaan mampu menjadi besar. Aktivitas
66
dalam perusahaan meliputi pembelian, penjualan, akuntansi dan keuangan serta jasa servis. Aktivitas pembelian meliputi kegiatan perlengkapan dan suku cadang, dalam melakukan pembelian, bagian pembelian harus berdasarkan permintaan pembelian barang. Aktivitas penjualan meliputi kegiatan - kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa. Bagian penjualan barang dan jasa memperkenalkan produk - produk perusahaan kepada pelanggan dan melakukan penawaran tersebut kepada pelanggan. Aktivitas
akuntansi
dan
keuangan
meliputi
kegiatan
yang
berhubungan pencatatan dan pelaporan umum, akuntansi persediaan, akuntansi pajak, akuntansi biaya, akuntansi kas besar dan kecil, keuangan bank, keuangan piutang dan penggajian. 4.1.4 Sistem dan Prosedur Penjualan Prosedur penjualan yang dilakukan PT. Makassar Raya Motor menerapkan beberapa kebijakan penjualan yang harus dipatuhi, kebijakan dalam hal ini adalah peraturan yang mengarahkan tindakan - tindakan dalam penjualan yang dilakukan oleh perusahaan, adapaun kebijakan penjualan pada PT. Makassar Raya Motor adalah : 1. Cash --- syarat ktp atas nama STNK & BPKP 2. Credit via leasing yang MOU ---
67
Leasing yang MOU : Acc, Adira, Oto Finance, Mandiri Finance, BCA Finance, Niaga Finance 1. Tanda jadi 2.500.000 2. Lengkapi berkas persyaratan dari leasing 3. Survey 4. Leasing Acc atau Reject 5. Jika Acc lanjut pembayaran DP ke Dealer 6. Penyerahan kendaraan Prosedur
penjualan
melibatkan
beberapa
bagian
atas
penjualan, dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Dalam sistem berjalan sesungguhnya terdapat unit - unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik, pelaksanaan audit manajemen atas kegiatan.
68
4.2.
Hasil Penelitian 4.2.1. Karakteristik Responden Karakteristik responden dalam penelitian ini terdiri dari berbagi kategori yaitu kelamin, tingkat pendidikan, dan lama bekerja sebagai karyawan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari. Data Penelitian ini diperoleh dari hasil jawaban kuesioner yang dibagikan kepada 30 orang yang merupakan karyawan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari. Deskripsi mengenai pembagian dan pengembalian kuesioner penelitian ditunjukkan pada tabel berikut ini: Tabel 4.2 Deskripsi Pembagian dan Pengembalian Kuesioner No. 1. 2. 3. 4. 5.
Uraian
Jumlah (rangkap) 30 11 19 19 11
Kuesioner yang dibagi Kuesioner yang tidak kembali Kuesioner yang kembali Kuesioner yang dapat dianalisis Kuesioner yang tidak dapat dianalisis Sumber: Data Hasil Pengembalian Kuesioner 2016
Persentase (%) 100 37 63 63 37
Tabel 4.2 di atas menunjukkan bahwa tingkat pengembalian kuesioner adalah sebesar 63%. Hasil penelitian yang dilakukan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari dengan menyebar kuesioner kepada 30 responden. Deskripsi dari penelitian ini terdiri dari 29 item pertanyaan yang diajukan kepada responden dengan memberikan persentase dari jawaban yang
69
diberikan responden. Karakteristik penelitian responden terbagi menjadi beberapa karakteristik. 4.2.1.1. Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin Karakteristik
responden
berdasarkan
jenis
kelamin,
maka
responden dibagi menjadi dua karakter yaitu responden yang berjenis kelamin pria dan wanita. Responden pria berjumlah 12 orang dan responden wanita berjumlah 7 orang. Karakteristik responden berdasarkan jenis kelamin dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut: Tabel 4.3 Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin No. 1 2
Jenis Kelamin Pria Wanita Jumlah
Frekuensi Orang Persentase (%) 12 63,16 7 36,84 19 100
Sumber: Data Primer Diolah 2016
Tabel 4.3 di atas menunjukkan bahwa responden pria berjumlah 12 orang atau sebesar 63,2%, dan responden wanita berjumlah 7 orang atau 36,8%. Hal tersebut menggambarkan bahwa jumlah responden pria lebih besar daripada jumlah responden wanita. 4.2.1.2.Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir. Karakteristik
responden
berdasarkan
tingkat
merupakan salah satu persyaratan utama yang harus
pendidikan
dimiliki, demi
70
kelancaran usaha PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari harus didukung dengan karyawan yang dituntut memenuhi berbagai kualifikasi pendidikan
yang
diinginkan
perusahaan.
Karakteristik
responden
berdasarkan tingkat pendidikan terakhir dapat dilihat pada tabel 4.4 di bawah ini: Tabel 4.4 Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan Terakhir
No. 1. 2. 3.
Tingkat Pendidikan Terakhir S-1 D-3 SMA Jumlah
Frekuensi Orang Persentase (%) 4 21,1 6 31,5 9 47,4 19 100
Sumber: Data Primer Diolah 2016
Tabel 4.4 di atas menunjukkan bahwa jumlah responden dengan tingkat pendidikan S-1 berjumlah 4 orang, yaitu sebesar 21.1%, tingkat pendidikan terakhir D-3 berjumlah 6 orang, yaitu sebesar 31.5%, dan dengan tingkat pendidikan terakhir SMA berjumlah 9 orang, yaitu sebesar 47,4%. Hal ini menunjukkan bahwa jumlah responden dengan tingkat pendidikan terakhir paling banyak dari jenjang SMA yaitu 9 orang yaitu sebesar 47.4%. 4.2.1.3. Karakteristik Reponden Berdasarkan Lama Kerja Karakteristik responden berdasarkan lama bekerja, responden dikelompokkan menjadi 3 kategoti, yaitu < 1 tahun, 1-3 tahun, dan > 3
71
tahun. Berikut tabel karakteristik responden berdasarkan lama bekerja di bawah ini: Tabel 4.5 Karakteristik Responden Berdasarkan Lama Kerja Frekuensi Orang Persentase (%) 6 31,6
No.
Lama Kerja
1.
< 1 tahun
2.
1-3 tahun
8
42,1
3.
> 3 tahun
5
26,3
19
100
Jumlah Sumber: Data Primer Diolah 2016
Tabel 4.5 di atas menunjukkan bahwa ada 6 orang atau sebesar 31,6% yang lama bekerjanya < 1 tahun (kurang dari 1 tahun), dan yang lama bekerjanya 1-3 tahun adalah 8 orang atau sebebsar 42,1%, serta yang lama bekerjanya > 3 tahun (lebih dari 3 tahun) sebanyak 5 orang atau sebesar 26,3%. Hal ini menunjukkan bahwa jumlah responden yang paling banyak adalah yang lama bekerjanya 1-3 tahun yaitu sebanyak 8 orang atau sebesar 42,1%. 4.2.2. Analisis Efektivitas Audit Manajemen Fungsi Penjualan Pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari Hasil Penelitian ini dirumuskan untuk mengetahui berperannya audit manajemen dalam menunjang penjualan di PT. Makassar Raya Motor. Penulis melakukan penelitian terhadap perusahaan dan menyebarkan
72
kuesioner berisi pernyataan yang berhubungan dengan masalah yang dibahas. Kuesioner disebarkan kepada 19 responden yaitu Kepala Cabang, CRO, Bagian Keuangan, dan Bagian Penjualan. Penelitian ini menggunakan kuisioner dalam mengukur indikator audit manajemen dalam meningkatkan efektivitas penjualan. Analisis ini dilakukan dengan penyebaran kuesioner kepada responden untuk mengukur efektif tidaknya audit manajemen fungsi penjualan dalam menunjuang penjualan. Langkah - langkah yang dilakukan dalam pengelolaan kuesioner dalan sebagai berikut: 1. Memisahkan tiap - tiap jawaban responden sesuai dengan jawaban yang diberikan yaitu : Ya, dan Tidak 2. Menjumlahkan berapa banyak jawaban Ya dan Tidak 3. Menghitung persentase sebagai berikut Penelitian mengenai fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari, maka akan diuraikan lebih lanjut mengenai hasil kuesoner yang diberikan pada karyawan fungsi penjualan untuk menilai efektivitas pada fungsi penjualan PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran, hasil kuisoner yang diberikan dapat di jelaskan sebagai berikut :
73
4.2.3.1 Analisis Objektivitas Penjualan dan Pemasaran Kegiatan pada fungsi penjualan khususnya yang dilakukan oleh bagian penjualan dan pemasaran dapat dilihat pada lampiran 2 mengenai jawaban responden untuk menilai efektivitas pada fungsi penjualan digunakan pendekatan analisis sebagai berikut: = =
100% 100% = 86,18% = Hasil penelitian persentase jawaban responden tersebut
diperoleh 86,18% berada pada skala 80% - 89% (efektif) dengan demikian dapat disimpulkan bahwa kegiatan pada fungsi penujualan yang dilakukan oleh bagian penjualan dan pemasaran pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari telah berjalan secara efektif. Berdasarkan hasil analisis data menunjukkan bahwa jawaban yang diberikan yaitu efektif, hal ini dapat dilihat pada penjualan 4 tahun terakhir dengan adanya kenaikan volume penjualan secara signifikan pada tahun 2011 - 2013 akan tetapi mengalami penurunan secara pada tahun 2014 dan kembali mengalami kenaikan pada tahun 2015.
74
4.2.3.2 Analisis Perencanaan Kegiatan pada fungsi penjualan khususnya perencanaan yang dilakukan oleh kepala sub bagian dan staf akuntansi pada lampiran 3 mengenai jawaban responden untuk menilai efektifitas pada fungsi penjualan digunakan pendekatan analisis sebagai berikut : = =
100% 100% = 78,36% = Hasil perhitungan persentase jawaban responden tersebut
diperoleh 78,36% berada pada skala 70% - 79% (cukup efektif), dapat dilihat bahwa perencanaan penjualan yang meningkatkan penjualan perusaaah selama 4 tahun terakhir akan tetapi dalam perencanaan terdapat kekurangan yaitu sistem perencanaan penjualan belum meyakinkan dan belum digunakan dengan efektif. 4.2.3.3 Analisis Organisasi Kegiatan
pada
fungsi
penjualan
analisis
pada
pengorganisasiannya dapat dilihat pada lampiran 4 mengenai jawaban responden untuk menilai efektivitas pada fungsi penjualan dapat digunakan pendekatan analisis sebagai berikut : =
100%
75
=
100% = 68,42% = Hasil perhitungan persentase jawaban responden tersebut
diperoleh 68,42% berada pada skala 60% - 69% (kurang Efektif) hal ini dapat dilihat bahwa adanya susunan struktur organisasi perusahaan yang sistematis akan tetapi terdapat kekurangan pada penjualan dan pemasarannya yang tidak terpisah secara struktur hal ini dapat berpengaruh pada keefektivan pelaksanaan fungsi pemasaran dan fungsi penjualan. 4.2.3.4 Analisis Pengawasan Kegiatan pada fungsi penjualan analisis pengawasan dapat dilihat pada lampiran 5 mengenai jawaban responden untuk menilai efektivitas pada fungsi penjualan digunakan pendekatan analisis sebagai berikut : = =
100% 100% = 81,05% = Hasil perhitungan persentase jawaban responden tersebut
diperoleh 81,05% berada pada skala 80% - 89% (efektif) hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan telah menganalisis biaya pemasaran dan produktivitas secara periodik.
76
Rata - rata jawaban responden, atas pelaksanaan kegiatan operasional yang dilakukan masing - masing bagian dalam fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari dengan nilai rata - rata 78,51% atau berada pada skala 70% - 79% (cukup efektif) yang dapat dilihat pada lampiran 6. Sehingga dapat diambil kesimpulan bahwa fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari telah dilaksanakan dengan cukup efektif. Peneliti juga melihat efektivitas yang terjadi dalam fungsi penjualan pada perusahaan. Berdasarkan hasil kuesioner dan wawancara yang peneliti lakukan dapat ditarik kesimpulan bahwa kegiatan dalam fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari telah berjalan secara efektif, dalam hal ini melihat perusahaan yang telah memanfaatkan seluruh sumber daya yang dimiliki dalam fungsi penjualan melalui karyawan, peralatan dan produk, kegiatan penjualan dalam hal ini kegiatan melayani pelanggan dan pencatatan transakasi hingga akuntansi perusahaan dilaksanakan melalui komputerisasi sehingga laporan yang dibuat oleh karyawan selalu tepat pada waktunya dan tidak banyak membuang waktu dalam proses pembuatan laporan keuangan.
77
4.3.
Pembahasan 4.3.1. Prosedur Audit Prosedur audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari secara tahunan perlu dievaluasi, agar lebih efektif pada tahun yang akan datang. Berikut adalah prosedur Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari : 1. Melakukan audit pendahuluan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. 2. Melakukan Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen atas fungsi penjualan, untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. 3. Audit Terinci, melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. 4. Pelaporan bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. 5. Tindak Lanjut adalah tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak - pihak yang berwenang untuk melaksanakan perbaikan sesuai dengan rekomendasi yang diberikan.
78
4.3.2. Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Manajemen dalam suatu perusahaan memegang peranan penting, khususnya pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari. Fungsi Penjualan yang terdapat pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari yang bertugas mengelola penjualan. Tujuan terhadap audit manajemen dimaksudkan untuk melihat efektivitas fungsi penjualan yang ada pada perusahaan. Prosedur Audit manajemen atas fungsi penjualan meliputi audit pendahuluan, review dan pengujian, audit terinci, pelaporan, dan tindak lanjut. 4.3.2.1.Audit Pendahuluan Penelitian dengan mengikuti tahapan audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari, diawali dengan pelaksanaan audit pendahuluan. Tahap audit pendahuluan merupakan prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang sejauh mana penilaian tentang cara pengelolaan yang ditetapkan dalam fungsi penjualan apakah sudah berjalan dengan baik. Data - data yang diperoleh penulis dalam audit
pendahuluan
melalui
pengamatan
langsung,
wawancara
dan
menyebarkan kuesioner kepada Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi sampai Supervisor dan Sales. Audit pendahuluan dalam perusahaan diperoleh temuan sebagai berikut: 1. Penjualan pada tahun 2014 mengalami penurunan
79
2. Perusahaan tidak memisahkan bagian penjualan dan pemasaran 3. Pencatatan transaksi penjualan yang kurang memadai 4.3.2.2.Review dan Pengujian Audit pendahuluan yang bertujuan untuk mendapatkan informasi dan bukti - bukti yang diperlukan setelah melakukannya, maka tahap selanjutnya adalah melakukan review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen objek audit. Tahap review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen mencakup keseluruhan sistem yang ada dalam organisasi, termasuk di dalamnya perencanaan, penetapan kebijakan dan penetapan prosedur serta praktek - praktek yang dijalankan dalam pengelolaan kegiatan - kegiatan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, peneliti dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku dalam objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi - potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan PT. Makassar Raya Motor. Penilaian terhadap pengendalian manajemen pada fungsi penjualan perusahaan ini dalam menilainya, maka peneliti memperoleh data kuantitatif dan kualitatif. Untuk data Kuantitatif yang penulis peroleh untuk mendukung audit adalah sebagai berikut: 1. Penuruunan angka penjualan pada tahun 2014.
80
2. Perusahaan tidak memisahkan bagian penjualan dan pemasaran yang dapat dilihat pada struktur organisasinya 3. Pencatatan transaksi penjualan yang kurang memadai dapat terlihat pada SSI Telesurvey 4.3.2.3.Audit Terperinci Penjualan yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa merupakan salah satu kegiatan terpenting dalam perusahaan. Demikian pula pada PT. Makassar Raya
Motor
kegiatan
fungsi
penjualan
diutamakan
dalam
rangka
meningkatkan produknya sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan penjualannya. Tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu Kertas Kerja Audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. Bagian awal dari tahap ini adalah membuat program audit manajemen penjualan agar lebih sistematis. Susunan program audit manajemen terhadap penjualan dapat dilihat pada lampiran.
81
4.3.2.3.1. Analisis Audit Manajemen Terhadap Efektivitas Efektivitas merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk menacapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program atau aktivitas pada PT. Makassar Raya Motor telah mencapai tujuannya. Dalam hal ini efektif terjadi apabila fungsi pemasaran dan penjualan berjalan dengan baik, misalnya bagian penjualan dapat mencapai target yang ditentukan dalam penjualan mobil. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap - tahap sebelumnya ditemukan bahwa target penjualan tahun 2014 mengalami penurunan drastis dibandingkan tahun - tahun sebelumnya, namum terjadi kenaikan signifikan pada tahun 2015. Dengan demikian target penjualan tahun 2014 belum sesuai dengan anggaran yang direncanakan sebelumnya. 4.3.2.4.Pelaporan Audit Manajemen Tahap pelaporan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi berdasarkan evaluasi dan penilaian terhadap kegiatan penjualan perusahaan. Berikut bukti - bukti temuan yang diperoleh selama tahap pemeriksaan sebelumnya pada PT. Makassar Raya Motor. 1. Pemeriksaan manajemen ini dilaksanakan pada bagian penjualan perusahaan. Latar belakang diadakan pemeriksaan ini karena penjualan tahun 2014 mengalami penurunan yang signifikan
82
dibanding pada tahun - tahun sebelumnya, dan mengalami kenaikan signifikan pada tahun 2015. 2. Selama melakukan penelitian lapangan, diperoleh temuan - temuan seperti adalanya karyawan yang tidak ditempatkan berdasarkan keahlian sehingga menghambat kelancaran dalam pekerjannya, tidak dilakukan analisa hasil penjualan sehingga menyulitkan perusahaan mengadakan pengawasan, perusahaan belum menerapkan kertas kerja monitoring pelaksaan internal control sehingga apabila kesalahan tidak dapat segera diatasi. 3. Dari temuan - temuan yang terdapat diatas, maka dapat dikembangkan tujuan pemeriksaan sementara bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku pada perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan terjadi penurunan penjualan sehingga pendapatan perusahaan menjadi lebih kecil dari yang diharapkan. Terealiasai hasil yang diharapkan oleh perusahaan (causes) diakibatkan karena pihak manajer memperhatikan takaran yang ditetapkan oleh manajemen (effect) dari target yang telah ditetapkan perusahaan (criteria). 4.3.2.5.
Tindak Lanjut Audit Manajemen Hasil pemeriksaan manajemen ini disimpulkan bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan sudah berjalan baik, namum masih cukup efektif. Hal ini disebabkan oleh objektivitas
83
penjualan dan pemasaran, perencanaan, organisasi serta pengawasan di bidang penjualan yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Serta adanya faktor lain diluar efektivitas yang menyebabkan tidak tercapai atau menurunnya penjualan. Diharapkan kepada pihak perusahaan agar melakukan proses tindak lanjut audit manajemen dengan melihat rekomendasi - rekomendasi dan temuan - temuan yang telah diberikan.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1.
Kesimpulan Hasil penelitian serta pembahasan yang telah dilakukan yaitu mengenai Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan pada PT. Makassar Raya Motor, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa pada umumnya sistem dan prosedur fungsi penjualan berjalan cukup efektif. Dan jika dilihat dalam fungsi penjualan, indikatornya yaitu:
Objektivitas penjualan dan pemasaran, selama 4 tahun terakhir perusahaan telah mengalami kenaikan penjualan, akan tetapi mengalami penurunan penjualan pada tahun 2014.
Perencanaan penjualannya sudah meningkatkan penjualan perusahaan, tetapi belum meyakinkan dan belum digunakan dengan efektif
Organisasinya sudah terstruktur secara sistematin, akan tetapi terdapat kekurangan
yaitu tidak dipisahkannya bagian penjualan dan
pemasaran secara struktur.
Pengawasan yang dilakukan perusahaan yaitu telah dianalisisnya biaya pemasaran dan produktivitas secara periodik.
5.2.
Saran Hasil penelitian yang telah dilakukan ini, ada beberapa hal yang perlu disarankan demi efektifnya kegiatan manajemen perusahaan yang diteliti, sehingga penulis dapat memberikan saran - saran sebagai berikut:
84
85
1. Bagi PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari sebaiknya memperhatikan temuan dan rekomendasi yang peneliti berikan serta lebih meningkatkan pengendalian manajemen pada fungsi penjualan agar sistem dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan dapat dilaksanakan secara efektif. 2. Bagi Peneliti selanjutnya sebaiknya melakukan penelitian mengenai audit manajemen dengan menggunakan standar penilaian yang memakai acuan lebih mendalam agar hasilnya lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno dan Jan Hoesada. 2009, Bunga Rampai Auditing, Jakarta: Salemba Empat -----------------------------------------. 2012. Auditing, Jilid I, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat Annica Bungin Paddyland. 2011. Audit ManajemePn Atas Fungsi Penjualan Ekspor Pada PT. Toarco Jaya. Skripsi. Universitas Hasanuddin Fakultas Ekonomi Makassar. Arens, Alvin A & Loebbecke, James K. 2011. Auditing, an Integrated Approach Sevent Edition. Upper Saddle River, New Yersey: Prentice-Hall, Inc. Alexander Hamilton Institute, 1984, Manajemen Audit. Usaha Nasional Surabaya Basu Swastha dan Irawan. 2008, Manajemen Pemasaran Modern, Liberty Yogyakarta Bayangkara, IBK. 2014. Audit Manajemen :Prosedur dan Implementasi. Jakarta Salemba Empat. Boynton, W. C. & Johnson, R. N. 2006. Modern Auditing: Assurance Services and The Integrity of Financial Reporting (8th ed.). United States of America: John Wiley and Sons, Inc. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI), 2009. Standar Akuntansi Keuangan (SAK) Tahun 2009. Salemba Emapat, Jakarta. Konrath, Laweey F. 2002. Auditing Concepts and Application, A Risk-Analysis Approach, 5th Edition. West Publishing Company Mulyadi. 2013. Auditing. Jilid 2, Edisi Keenam Jakarta: Penerbit Salemba Empat Riduwan. 2008. Skala Pengukuran Variabel-variabel Penelitian. Alfabeta. Bandung. Suwardjono. (2010), Teori Akuntansi, Edisi ke-3, Yogyakarta: BPFE- Yogyakarta. Tunggal, Amin Widjaya. 2000.Audit Manajemen Kontemporer .Cetakan kedua. Jakarta: Harvarindo. -----------------------------. 2012. Pedoman Pokok Operational Auditing. Harvarndo
LAMPIRAN
Lampiran 1 KUISIONER PENELITIAN
AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN PADA PT. MAKASSAR RAYA MOTOR CABANG KENDARI
OLEH:
SYAIFUL HERMAN BIC1 12 177
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HALU OLEO 2016
Daftar Kuisioner”Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari”.
KATA PENGANTAR
Perihal
: Permohonan pengisian kuisoner
Lampiran
: 1 (satu) Berkas
Dengan Hormat. Perkenankanlah saya untuk menyampaikan daftar isian (angket) kepada Bapak / Ibu dalam rangka penulisan Skripsi yang berjudul “Audit Manajemen Atas Fungsi Penjualan Pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari” Skripsi ini merupakan sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana Akuntansi (S.ak) Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Halu Oleo, maka saya mohon dengan sangat kepada Bapak / Ibu kiranya diisi sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, atau sesuai dengan kondisi pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Mungkin ada hal-hal yang sifatnya rahasia namun semata-mata tujuan penulisan adalah untuk kepentingan ilmiah Setiap jawaban yang diberikan merupakan bantuan yang tidak ternilai harganya dalam penelitian ini, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik kami ucapkan terima kasih.
Kendari, Hormat saya
Penulis
2016
DAFTAR ISIAN
Nama Responden
:
No Responden
:
Hari/Tanggal
:
Pendidikan Terakhir Responden
:
(Sebutkan)
Masa Kerja Responden
:
(Sebutkan)
KUISONER Pertanyaan dibawah ini dijawab dengan kode ““ pada kolom ya atau tidak. Daftar Kuesioner Audit Terinci untuk Menilai Efektifitas dan Efisiensi Kinerja Manajemen Fungsi Penjualan No. I
Pertanyaan OBJEKTIVITAS
Ya
PENJUALAN
DAN
PEMASARAN 1.
Apakah Bagian Niaga dan Pelayanan
√
Pelanggan membangun koordinasi yang baik dengan fungsi-fungsi lain untuk mendukung
aktivitas
operasional
perusahaan? 2.
Apakah volume penjualan meningkat
√
selama lima tahun terakhir? 3.
Apakah perusahaan telah menerapkan
√
konsep pemasaran yang berorientasi kepada pelanggan? 4.
Apakah
manajemen
telah
membuat
√
profil yang akurat untuk setiap segmen pasar? 5.
Apakah
perusahaan memiliki
informasi terdokumentasi?
pemasaran
sistem yang
√
Tidak
Keterangan
6.
Apakah
perusahaan
menjadikan
tanggung
jawab
perusahaan
sebagai
kriteria
sosial dalam
pengambilan
pengambilan
keputusan
√
keputusan? 7.
Apakah
√
pemasaran didasarkan pada hasil riset pemasaran yang memadai? 8.
literatur
√
II
PERENCANAAN
9.
Apakah anggaran perusahaan dibuat
√
Apakah
brosur
atau
penjualan/teknis memadai?
oleh tim khusus (Departemen anggaran atau Komite anggaran) serta orang yang bertanggung
jawab
terhadap
pencapaiannya? 10.
Apakah
anggaran
yang
ada
telah
√
disusun secara terperinci dan lengkap? 11.
Apakah anggaran disusun untuk satu
√
bagian secara keseluruhan? 12.
Apakah
laporan
prestasi
anggaran
memperlihatkan sebab-sebab terjadinya varians
dan
dampak
terhadap
√
pencapaian anggaran? 13.
Apakah
sistem
menghasilkan
perencanaan
sasaran
dan
√
kuota
penjualan yang realistis? 14.
Apakah sistem perencanaan penjualan meyakinkan
dan
digunakan
√
dengan
efektif? 15.
Apakah perusahaan memiliki rencana bisnis
(business
dibandingkan
plan)
nantinya
aktual
untuk
dengan
hasil
√
yang dicapai? 16.
Apakah perusahaan melakukan studi
√
terhadap keinginan, sikap, dan perilaku pelanggan, sebelum memutuskan upaya penjualan yang akan dilakukan? 17.
Apakah
perusahaan
menggunakan
√
prediksi pasar yang komprehensif dalam menyusun rencana penjualannya?
III
ORGANISASI
18.
Apakah fungsi penjualan dan fungsi
√
pemasaran terpisah secara struktur? 19.
Apakah
terdapat
komunikasi
dan
√
hubungan
kerja
yang
baik
antara
penjualan dan pemasaran? 20.
Apakah
fungsi
organisasi
penjualan
penjualan
memiliki
yang
√
baku
(misalnya Job Description tertulis)? 21.
Apakah organisasi penjualan memiliki posisi
strategis
organisasi
di
dalam
perusahaan
√
struktur untuk
mengoptimalkan perannya? 22.
Apakah perusahaan memiliki prosedur
√
perencanaan pasar secara tertulis? 23.
Apakah perusahaan telah menyusun upaya
pemasarannya
√
secara
sistematis? 24.
Apakah upaya penjualan perusahaan
√
didukung oleh SDM yang memadai?
IV
PENGAWASAN
25.
Apakah perusahaan memiliki prosedur
√
pengendalian untuk memastikan bahwa rencana tahunan tercapai? 26.
Apakah
perusahaan
mengendalikan
aktivitas penjualannya melalui analisis
√
biaya,
analisis
pasar,
dan
audit
penjualan? 27.
Apakah Bagian Niaga dan Pelayanan Pelanggan
telah
melaksanakan
rekomendasi-rekomendasi dihasilkan
√
oleh
audit
yang penjualan
sebelumnya? 28.
Apakah
biaya
pemasaran
dan
√
produktivitas dianalisis secara periodik? 29.
Apakah
perusahaan
pelatihan,
motivasi,
memberikan supervisi,
√
dan
evaluasi kepada para staf penjualan? Sumber Kuesioner: Bayangkara (2008) dan Alexander Hamilton Institute (1984)
Lampiran 2. Jawaban Responden Objektivitas Penjualan Dan Pemasaran
No. Res 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Item Pertanyaan 1
0 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 0 1
2
1 1 0 1 1 0 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1
3
1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0 1 0 1 1 1 1 1 1
4
0 1 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1
5
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0
Jumlah 6
1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1
7
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
8
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
75,00 100,00 75,00 100,00 87,50 75,00 87,50 87,50 75,00 87,50 75,00 87,50 75,00 100,00 87,50 100,00 100,00 75,00 87,50
Keterangan Cukup Efektif Sangat Efektif Cukup Efektif Sangat Efektif Efektif Cukup Efektif Efektif Efektif Cukup Efektif Efektif Cukup Efektif Efektif Cukup Efektif Sangat Efektif Efektif SangatEfektif Sangat Efektif Cukup Efektif Efektif
131
Total Jawaban Responden
=
6 8 6 8 7 6 7 7 6 7 6 7 6 8 7 8 8 6 7
Persentase (%)
100% =
131 152
100% = 86,18% =
Lampiran 3. Jawaban Responden Perencanaan
No. Res 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Item Pertanyaan 1
1 1 0 1 1 0 1 1 1 0 1 1 0 1 0 1 1 0 1
2
0 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1
3
1 1 0 1 0 1 1 0 1 0 1 1 0 1 1 1 0 1 1
4
1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1
5
1 1 0 1 1 1 1 0 0 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1
6
1 0 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0
7
0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 0 1 1 1 0 1
8
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1
9
1 1 1 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1
7 8 5 9 6 8 7 6 8 7 7 8 5 8 6 7 7 7 8
134
Total Jawaban Responden
=
Persentase (%)
Jumlah
100% =
100% = 78,36% =
77,78 88,89 55,56 100,00 66,67 88,89 77,78 66,67 88,89 77,78 77,78 88,89 55,56 88,89 66,67 77,78 77,78 77,78 88,89
Keterangan Cukup Efektif Efektif Tidak Efektif Sangat Efektif Kurang Efektif Efektif Cukup Efektif Kurang Efektif Efektif Cukup Efektif Cukup Efektif Efektif Tidak Efektif Efektif Kurang Efektif Cukup Efektif CukupEfektif Cukup Efektif Efektif
Lampiran 4. Jawaban Responden Organisasi
Item Pertanyaan
No. Res
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0
2
1 1 0 1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 1 0 0
3
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4
0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1
5
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Jumlah 6
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7
1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 1 0 1 0 1 1 1 1 1
71,43 85,71 57,14 85,71 42,86 71,43 85,71 57,14 42,86 71,43 71,43 57,14 71,43 57,14 85,71 71,43 71,43 71,43 71,43
Keterangan Cukup Efektif Efektif Tidak Efektif Cukup Efektif Efektif Cukup Efektif Efektif Tidak Efektif Tidak Efektif Cukup Efektif Cukup Efektif Tidak Efektif Cukup Efektif Tidak Efektif Efektif Cukup Efektif Cukup Efektif Cukup Efektif Cukup Efektif
91
Total Jawaban Responden
=
5 6 4 6 3 5 6 4 3 5 5 4 5 4 6 5 5 5 5
Persentase (%)
100% =
91 133
100% = 68,42% =
Lampiran 5. Jawaban Responden Pengawasan
Item Pertanyaan
No. Res
1
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
1 1 0 1 1 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 1 0 1 1
2
1 0 1 0 1 0 1 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 0
3
1 1 0 1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1 0 1 0 1
4
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Total Jawaban Responden
=
Jumlah 5
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Persentase (%)
5 4 3 4 5 3 5 4 4 3 4 4 4 4 5 4 4 4 4
100,00 80,00 60,00 80,00 100,00 60,00 100,00 80,00 80,00 60,00 80,00 80,00 80,00 80,00 100,00 80,00 80,00 80,00 80,00
Keterangan Efektif Efektif Kurang Efektif Efektif Sangat Efektif Kurang Efektif Sangat Efektif Efektif Efektif Kurang Efektif Efektif Efektif Efektif Efektif Sangat Efektif Efektif Efektif Efektif Efektif
77
100% =
77 95
100% = 81,05% =
Lampiran 6. Nilai Rata-rata Persentase Jawaban Responden Secara Keseluruhan
=
86,18 + 78,36 + 68,42 + 81,05 4
= 78,51% (cukup efektif)
100%
Lampiran 7
LAPORAN HASIL AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN PATA PT. MAKASSAR RAYA MOTOR CABANG KENDARI
OLEH:
SYAIFUL HERMAN BIC1 12 177
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HALU OLEO 2016
DAFTAR ISI
BAB I
AUDIT PENDAHULUAN
BAB II
REVIEW DAN PENGUJIAN
BAB III
AUDIT TERINCI
BAB IV
PELAPORAN
BAB V
TINDAK LANJUT
BAB I AUDIT PENDAHULUAN
A. Informasi Umum Perusahaan Penelitian dengan mengikuti tahapan audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Makassar Raya Motor Cabang Kendari, diawali dengan pelaksanaan audit pendahuluan. Tahap audit pendahuluan merupakan prosedur yang dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang sejauh mana penilaian tentang cara pengelolaan yang ditetapkan dalam fungsi penjualan apakah sudah berjalan dengan baik. Data - data yang diperoleh penulis dalam audit pendahuluan melalui pengamatan langsung, wawancara dan menyebarkan kuesioner kepada Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi sampai Supervisor dan Sales. Audit pendahuluan dalam perusahaan diperoleh temuan sebagai berikut: 1. Penjualan pada tahun 2014 mengalami penurunan 2. Perusahaan tidak memisahkan bagian penjualan dan pemasaran 3. Pencatatan transaksi penjualan yang kurang memadai
BAB II REVIEW DAN PENGUJIAN
Audit pendahuluan yang bertujuan untuk mendapatkan informasi dan bukti - bukti yang diperlukan setelah melakukannya, maka tahap selanjutnya adalah melakukan review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen objek audit. Tahap review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen mencakup keseluruhan sistem yang ada dalam organisasi, termasuk di dalamnya perencanaan, penetapan kebijakan dan penetapan prosedur serta praktek - praktek yang dijalankan dalam pengelolaan kegiatan- kegiatan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, peneliti dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku dalam objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan PT. Makassar Raya Motor. Penilaian terhadap pengendalian manajemen pada fungsi penjualan perusahaan ini dalam menilainya, maka peneliti memperoleh data kuantitatif dan kualitatif. Untuk data Kuantitatif yang penulis peroleh untuk mendukung audit adalah sebagai berikut: 1. Penuruunan angka penjualan pada tahun 2014. Hal ini dapat dilihat pada laporan penjualan perusahaan selama tiga tahun terakhir pada tabel 4.1. sebagai berikut:
Tabel 4.1. Penjualan PT. Makassar Raya Motor tahun 2011 - 2015 Tahun
Penjualan Unit
(rp)
2011
278
57,476,100,000
2012
421
85,279,800,000
2013
505
96,192,300,000
2014
459
63,615,150,000
2015
418
70,985,950,000
2. Perusahaan tidak memisahkan bagian penjualan dan pemasaran yang dapat dilihat pada struktur organisasinya 3. Pencatatan transaksi penjualan yang kurang memadai dapat terlihat pada SSI Telesurvey
BAB III AUDIT TERPERINCI
Penjualan yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa merupakan salah satu kegiatan terpenting dalam perusahaan. Demikian pula pada PT. Makassar Raya Motor kegiatan fungsi penjualan diutamakan dalam rangka meningkatkan produknya sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan penjualannya. Tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu Kertas Kerja Audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan. Bagian awal dari tahap ini adalah membuat program audit manajemen penjualan agar lebih sistematis. Susunan program audit manajemen terhadap penjualan dapat dilihat pada lampiran. Analisis Pemeriksaan Manajemen Terhadap Efektivitas Efektivitas
merupakan
ukuran
tingkat
keberhasilan
suatu
perusahaan untuk menacapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program atau aktivitas pada PT. Makassar Raya Motor telah mencapai tujuannya. Dalam hal ini efektif terjadi apabila fungsi pemasaran dan penjualan berjalan dengan baik, misalnya bagian penjualan dapat mencapai
target yang ditentukan dalam penjualan mobil. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap - tahap sebelumnya ditemukan bahwa target penjualan tahun 2014 mengalami penurunan drastis dibandingkan tahun tahun sebelumnya, namum terjadi kenaikan signifikan pada tahun 2015. Dengan demikian target penjualan tahun 2014 belum sesuai dengan anggaran yang direncanakan sebelumnya.
BAB IV PELAPORAN
Tahap pelaporan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi berdasarkan evaluasi dan penilaian terhadap kegiatan penjualan perusahaan. Berikut bukti - bukti temuan yang diperoleh selama tahap pemeriksaan sebelumnya pada PT. Makassar Raya Motor. 1. Pemeriksaan manajemen ini dilaksanakan pada bagian penjualan perusahaan. Latar belakang diadakan pemeriksaan ini karena penjualan tahun 2014 mengalami penurunan yang signifikan dibanding pada tahun - tahun sebelumnya, dan mengalami kenaikan signifikan pada tahun 2015. 2. Selama melakukan penelitian lapangan, diperoleh temuan - temuan seperti adalanya karyawan yang tidak ditempatkan berdasarkan keahlian sehingga menghambat kelancaran dalam pekerjannya, tidak dilakukan analisa hasil penjualan sehingga menyulitkan perusahaan
mengadakan
pengawasan,
perusahaan
belum
menerapkan kertas kerja monitoring pelaksaan internal control sehingga apabila kesalahan tidak dapat segera diatasi. 3. Ditemukan adanya selisih antara realisasi dan anggaran penjualan yang menguntungkan perusahaan yaitu pada tahun 2011, 2012, 2013, 2015
4. Dari temuan - temuan yang terdapat diatas, maka dapat dikembangkan tujuan pemeriksaan sementara bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku pada perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan terjadi penurunan penjualan sehingga pendapatan perusahaan menjadi lebih kecil dari yang diharapkan. Terealiasai hasil yang diharapkan oleh perusahaan (causes) diakibatkan karena pihak manajer memperhatikan takaran yang ditetapkan oleh manajemen (effect) dari target yang telah ditetapkan perusahaan (criteria).
BAB V TINDAK LANJUT Hasil pemeriksaan manajemen ini disimpulkan bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan sudah berjalan baik, namum masih berjalan cukup efektif. Hal ini disebabkan oleh objektivitas penjualan dan pemasaran, perencanaan, organisasi serta pengawasan di bidang penjualan yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Serta adanya faktor lain diluar efektivitas yang menyebabkan tidak tercapai atau menurunnya penjualan. Diharapkan kepada pihak perusahaan agar melakukan proses tindak lanjut audit manajemen dengan melihat rekomendasi - rekomendasi dan temuan - temuan yang telah diberikan.
