ČÁST B. 1. Analýza současného stavu procesů v rámci samosprávných činností

Název příjemce podpory:

MĚSTO VESELÍ NAD MORAVOU tř. Masarykova 119 698 13 Veselí nad Moravou

IMPLEMENTACE PROCESNÍHO ŘÍZENÍ V OBLASTI SAMOSTATNÉ PŮSOBNOSTI MĚSTA VESELÍ NAD MORAVOU ČÁST B. 1. Analýza současného stavu procesů v rámci samosprávných činností

Zpracovatel:

Mgr. David Rucki, Ing. Petra Orságová - DHV CR, spol. s r.o. Ostrava, Ing. Petr Kaděrka, Ing. Vladislava Nováková - Město Veselí nad Moravou

Název projektu:

Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou

Registrační číslo projektu:

CZ.1.04/4.1.01/53.00008

Projekt Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou“ CZ.1.04/4.1.01/53.00008

Obsah 1

ÚVOD .............................................................................................................................................. 3

2

POSTUP PRACÍ V ČÁSTI B.1 ....................................................................................................... 4

3

SHRNUTÍ ........................................................................................................................................ 6

4

ZÁVĚREM ...................................................................................................................................... 7

5

PŘÍLOHY ........................................................................................................................................ 8 5.1. Strukturovaný popis procesů ................................................................................................... 8 5.2. Slovní popis procesů a procesní mapy ................................................................................... 8

2


1

ÚVOD

Projekt „Implementace procesního řízení v oblasti samostatné působnosti města Veselí nad Moravou“ je realizován v rámci projektu „Implementace procesního řízení v oblasti samosprávy a aktualizace a příprava rozvojových strategií města Veselí nad Moravou“ podpořeného v rámci Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. V rámci první části projektu (Část B.1) byly aktivity zaměřeny na analýzu současného stavu procesů, a to v rozsahu odpovídajícím klíčovému zaměření projektu, tedy analýze procesů, které se dotýkají problematiky strategického plánování města. Cílem tedy nebylo zmapování všech procesů dotčených odborů města, ale vytipování těch, které svým významem zasahují do oblastí strategického plánování. V první fázi byla aktivita zaměřena na vlastní proces strategického plánování a rozvoje na základě územního plánu, tedy analýzu stávající metodiky tvorby strategických plánů, jejich aplikací do rozvojových plánů a rozpracování do plánů akčních a návrh optimalizace těchto procesů. Na základě dlouhodobých potřeb stěžejních oblastí strategického řízení byla činnost zaměřena především na identifikaci základních procesů, které se různým způsobem promítají do všech oblastí strategického plánování. Podrobně byly analyzovány tyto okruhy procesů: Procesy týkající se území (formulace záměrů, územní plány, výkup pozemků, sítě) Procesy týkající se nemovitostí (formulace záměrů, výstavba, rekonstrukce, nákup, prodej, udržování, provoz) Procesy finančního krytí aktivit města (rozpočet, úvěry, dotační tituly) Komunikační procesy směrem k občanům a dalším subjektům ve městě (zjišťování podpory záměrů města, zpětná vazba z iniciativ) Různé kombinace těchto procesů se dotýkají všech výše uvedených oblastí strategického plánování města. Procesy byly mapovány v samosprávných útvarech a subjektech, které bezprostředně odpovídají za uvedené oblasti, a to jak jako hlavní, podpůrná či řídící složka. Kompetence výše uvedených aktivit spadají pod tyto odbory města: Odbor kanceláře starosty a tajemníka Odbor rozvoje a správy města Odbor ekonomický Dále byly do analýzy začleněny také právnické osoby zřízené či založené městem, které mají především za úkol rutinní části výše zmíněných procesů provozovat. Jsou jimi: Služby Města Veselí nad Moravou, p.o. Vesbyt, s.r.o.

3


2

POSTUP PRACÍ V ČÁSTI B.1

Na základě požadavků zadavatele byly nejdříve stanoveny výše zmíněné okruhy procesů. Ty byly následně pracovní skupinou, složenou ze zástupců města a zpracovatele, dále rozpracovány na úroveň jednotlivých procesů, ke kterým byli přiřazeny zodpovědné odbory města a pracovníci. Takto sestavený seznam posloužil jako výchozí podklad pro další analýzu a následně byl doplněn o informace vzešlé z pracovního a organizačního řádu města. V další fázi proběhlo projednání s určenými zaměstnanci úřadu, a to především z odboru Rozvoje a správy města, Ekonomického odboru a následně také s řediteli Vesbytu s.r.o. a Služeb Města Veselí z pozice zástupců právnických osob zřízených či založených městem. Výstupem bylo zpracování slovního popisu činností a strukturovaného popisu, který přehledně uvádí zásadní informace o procesu, a to: vymezení odpovědnosti za proces - neboli stanovení vlastníka procesu, odpovědného za plnění procesu, další aktéry, kteří do procesu vstupují, zodpovědného nadřízeného pracovníka, časovou náročnost a frekvenci procesu, rizika ovlivňující průběh a výsledek procesu, vstupy a výstupy procesu a samozřejmě vlastní popis průběhu procesu. Takto identifikované procesy byly následně graficky zpracovány v aplikaci BPMN (viz. obr.č.1), jehož výsledkem bylo vytvoření přehledného popisu celého průběhu procesu, a to od prvotního impulsu (potřeba získání finančních prostředků, potřeba vypsání výběrového řízení, apod.) přes jednotlivé dílčí kroky až po ukončení procesu. Obrázek č. 1: Ukázka znázornění v aplikaci BPMN

Zdroj: Icontio ltd, 2011

4


Výsledkem je znázornění procesů a možnost analyzovat procesy a tok dat v rámci organizační a odpovědnostní struktury a uvědomit si, zda uspořádání pracovních míst a dělba práce mezi jednotlivými pracovníky a odbory je efektivní. Takto sestavené procesní mapy následně poslouží jako cenná databanka a výchozí podklad pro další fáze projektu.

Přehled činností v části B.1: 1. Identifikace klíčových procesů dotčených odborů (Odbor kanceláře starosty a tajemníka, Odbor rozvoje a správy města, Odbor ekonomický) 2. Seznam činností jednotlivých odborů (Organizační a pracovní řád městského zaměstnanců)

úřadu,

popisy

3. Slovní popis činností (řízené rozhovory s dotčenými zaměstnanci, slovní popis procesů) 4. Strukturovaný popis - v tabulkách (překlopení slovního popisu do přehledných tabulek) 5. Grafické znázornění a vytvoření procesních map (znázornění v aplikaci BPMN) 6.

Validace procesů a zapracování připomínek

5

pracovních

pozic


3

SHRNUTÍ

Do procesního řízení byli zahrnuti všichni pracovníci odboru Rozvoje a správy města Veselí nad Moravou a dotčení pracovníci odboru Ekonomického a Kanceláře tajemníka a starosty města. Na základě provedené analýzy a řízených rozhovorů s dotčenými zaměstnanci bylo finálně identifikováno celkem 16 klíčových procesů. Souhrnný přehled řešených procesů, zodpovědných pracovníků a odborů ukazuje následující tabulka. Tab. č. 1: Souhrn procesů

Název procesu Poskytování informací o projektech a záměrech města Vyřizování žádostí a oznámení

Pracovní pozice vedoucí odboru vedoucí odboru referent pro rozvojové programy referent pro přípravu a realizace staveb

Realizace investičních akcí

referent pro přípravu a realizace staveb

Územní plán

referent pro přípravu a realizace staveb

Dotační tituly na investiční akce

referent pro rozvojové programy referent pro přípravu a realizace staveb referent pro přípravu a realizace staveb

Výběrové řízení

referent pro rozvojové programy referent pro životní prostředí, likvidace komunálních odpadů

Výkupy pozemků na investiční akce

referent pro pozemky

Dotační tituly na opravy památek

referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch

Poskytování dotací na kulturní a sportovní akce nebo v oblasti sociálních služeb

referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch referent správy majetku města referent pro bytové hospodářství

Realizace investičních projektů a rekonstrukcí na základě podnětů občanů Metodické řízení a koordinace Služeb města Veselí nad Moravou Metodické řízení a koordinace bytového družstva Vesbyt s.r.o.

referent pro životní prostředí, likvidace komunálních odpadů referent správy majetku města Ředitel společnosti Služby Města Veselí nad Moravou (SMV) referent pro bytové hospodářství Ředitel VESBYT s.r.o.

6

Odbor Rozvoje a správy města (RSM)

referent pro rozvojové programy


Název procesu

Tvorba rozpočtu města

referent pro bytové hospodářství Ředitel VESBYT s.r.o. vedoucí odboru referent pro účetnictví, rozpočet referent pro účetnictví

Finanční zajištění podílu města u dotovaných akcí

referent pro poplatky, psy, příspěvkové organizace, bankovní operace referent

Strategické plánování

Tajemník města, RSM, E, a ostatní

Tajemník města + Odbor Ekonomický ostatní (E) odbory

Vymáhání nájemného za užívání prostor v majetku města a vymáhání plateb za služby v prostředí Vesbytu s. r. o.

Pracovní pozice

Zpracování: vlastní, 2011

4

ZÁVĚREM

V další fázi projektu bude takto zmapovaný skutečný stav dále rozpracován, budou zmapována úzká místa procesů, podrobné mapování odpovědností a kompetencí, bude vypracována aktualizace interní dokumentace a procesy znázorněny v organizační struktuře města. Díky tomu bude možné analyzovat procesy a tok dat v rámci organizační a odpovědnostní struktury a rolí a uvědomit si, zda je uspořádání pracovních míst a dělba práce mezi odbory efektivní. Výsledkem bude vedením města potvrzený, nově uspořádaný a optimalizovaný model, který bude oproti výchozímu stavu výkonnější a efektivnější.

Podrobný popis procesů, strukturované shrnutí procesů a grafické znázornění procesů je přiloženo v následujících přílohách dokumentu.

7


5

PŘÍLOHY

5.1. Strukturovaný popis procesů 5.2. Slovní popis procesů a procesní map 5.2.1. Poskytování informací o projektech a záměrech města 5.2.2. Vyřizování žádostí a oznámení 5.2.3. Realizace investičních akcí 5.2.4. Územní plán 5.2.5. Dotační tituly na investiční akce 5.2.6. Výběrové řízení 5.2.7. Výkupy pozemků na investiční akce 5.2.8. Realizace investičních projektů a rekonstrukcí na základě podnětů občanů 5.2.9. Strategické plánování 5.2.10. Dotační tituly na opravy památek 5.2.11. Metodické řízení a koordinace Služeb Města Veselí nad Moravou 5.2.12. Metodické řízení a koordinace bytového družstva VESBYTu s.r.o. 5.2.13. Vymáhání nájemného za užívání prostor v majetku města a vymáhání plateb za služby v prostředí Vesbyt s.r.o. 5.2.14. Tvorba rozpočtu 5.2.15. Finanční zajištění podílu města u dotovaných akcí 5.2.16. Poskytování dotací na kulturní a sportovní akce nebo v oblasti sociálních služeb

8

Komunikační procesy

Okruh procesu

Zodpovědný odbor

Pracovník zodpovědný za realizaci

Poskytování informací o projektech a záměrech města

RSM

vedoucí odboru

Vyřizování žádostí a oznámení

RSM


RSM

referent (rozvojové programy)

RSM+ ŽPÚP

Referent pro rozvojové programy (RSM), referent (ŽPÚP)

Název procesu

Územní plán

Procesy týkající se území


Procesy týkající se nemovitostí a organizací zřizovaných městem

Forma vstupu

referent (rozvojové projektové dokumentace, papírově, elektronicky, programy), politická studie, projektové záměry ústně reprezentace města, aj.

vedoucí odboru, referent (rozvojové referent pro rozvojové programy), politická programy reprezentace

referent (rozvojové programy)

Vstupy

požadavek/ oznámení občana

papírově, elektronicky

Stručný průběh procesu

Výstup

Forma výstupu

Informování veřejnosti o projektech a záměrech.

Předání požadovaných informací.

papírově, elektronicky, ústně

Projednání žádostí/oznámení v Komisi rozvoje města/ Radě města. Kominukace s občanem. Vyřízení žádosti/oznámení.

Zaslání stanoviska občanovi a zaevidování papírově, elektronicky vyřízené žádosti/ oznámení.

Zajištění výběrového řízení na projektanta, spolupráce papírově, Realizovaný porjekt referent (rozvojové iniciativy politiků, nabídky při tvorbě projektové dokumentace, výběrové řízení na elektronicky, fyzický papírově, elektronicky - realizace programy) dotačních titulů zhotovitele stavby, technický dozor, kolaudace, předání výstup - vlastní výstavby. díla. stavba Referent pro zákony, požadavky Posouzení dopadů požadavků na změny, Modifikovaný rozvojové programy papírově, elektronicky papírově, elektronicky občanů připomínkování, zapracování odsouhlasených změn. územní plán. (RSM), referent (ŽPÚP) Posouzení záměru, vyhledávání případného vhodného projektová dokumentace, referent (rozvojové dotačního titulu (či modifikace záměru na základě Zpracovaná žádost aktuální výzvy, datační papírově, elektronicky papírově, elektronicky programy) příbuzného dotačního titulu), realizace výběrového o dotaci. tituly řízení na zpracovatele žádosti, podání žádosti o dotaci.

referent pro přípravu referent pro přípravu a a realizaci staveb, iniciativy politiků, nabídky realizaci staveb, referent pro dotačních titulů, referent pro rozvojové papírově, elektronicky rozvojové porgramy, zpracovaná projektová porgramy, referent pro referent pro životní dokumentace životní prostředí prostředí

KST, politická reprezentace , Veselská redakční rada

ne

1

KST

ne

2

ŽPÚP, SÚ

ano

3

ŽPÚP, SÚ

ano

4

KST, SÚ

ano

5

ano

6

KST, SÚ, ŽPÚP, E

Trasování na základě projektového záměru města, jednání s vlastníky, převod majetku, podpisy kupních smluv, zápis do katastru.

Zápis do katastru nemovitostí nabývací titul, vlastnictví pozemku

papírově, elektronicky, fyzický výstup - pozemek ve vlastnictví

KST, SÚ, ano (Katastrální Katastrální úřad) úřad

RSM

referent (pozemky)

referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů)

Realizace investičních projektů a rekonstrukcí na základě podnětů občanů

RSM

referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů)

referent (referent správy majetku města)

KST + ostatní odbory města

tajemník města

ne

projektové záměry města, podněty odborů města, papírově, elektronicky iniciativy Rady města a Zastupitelstva


RSM

referent pro školství, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch

referent správy majetku města

Výzva k podání žádosti o dotac, Program papírově, elektronicky regenerace

Metodické řízení a koordinace Služeb Města Veselí nad Moravou

RSM

referent (správa majetku města)

referent (bytové hospodářství)

podklady SMV, pokyny Rady města

Metodické řízení a koordinace Vesbyt s.r.o.

RSM

refernet (bytové hospodářství)


Mandátní smlouva, plán údržby na daný rok

Vymáhání nájemného za užívání prostor v majetku města a vymáhání plateb za služby v prostředí Vesbytu s.r.o.

RSM

refernet (bytové hospodářství)


Přehled o nezaplaceném Vymáhání nezaplacených částek na nájemném, řešení nájemném, soupis papírově, elektronicky pohledávek města. dlužníků města


E

vedoucí odboru, referenti (účetnictví, rozpočet)

referent (účetnictví, rozpočet)

Podklady jednotlivých odborů


Rozpočtové úpravy, přesuny alokovaných finančních prostředků, schválení v zastupitelstvu města.


E

vedoucí odboru, referenti (účetnictví, rozpočet)

referent (účetnictví, rozpočet)

Investiční potřeba, rozhodnutí o poskytnutí dotace.



RSM

Vyhlášení výzvy o poskytnutí dotace

elektronicky

referent (životní referent pro školství, prostředí, likvidace tělovýchovu, kulturu a komunálních cestovní ruch odpadů)

evidenční číslo porcesu




Interakce s externími institucemi

Podepsaná smlouva se zpracovatelem.

RSM

investiční záměry města

Interakce s ostatními odbory

Realizace výběrového řízení od podání výzvy až po uzavření smlouvy se zpracovatelem.



Procesy finančního krytí města

RSM

Zastupitelnost

papírově, Projektová Přijetí žádosti nebo podnětu občana, vyřízení žádosti, podněty a žadavky dokumentace, elektronicky, fyzický papírově, elektronicky realizace výběrového řízení a realizace investiční akce realizovaný projekt, výstup - vlastní subjektů a občanů města nebo rekonstrukce. realizavaná oprava. stavba Maximálně efektivní naplňování potřeb města v souladu se vstupy, konkretizace dlouhodobého směrování a Strategické papírově, elektronicky priorit do jasně formulovaných akcí včetně zhodnocení dokumenty města všech dopadů možné realizace, definování očekávaných efektů.

7

E

ano

8

vedení města, E

ne

9

Zpracování žádosti o dotaci, výběrové řízení na zhotovitele, realizace rekonstrukce památky.

Realizovaná oprava památky

papírově, elektronicky, fyzický výstup - vlastní stavba

E, Stavební úřad

ano

10


Schůzky s provozovatelem služeb, plán údržby,vyplácení příspěvků, kontrola účtů.

Koordinace práce SMV

papírově, elektronicky, fyzické výstupy

E

ne

11


Vytvoření plánu údržby, oprav a investic , dohled nad realizací prací, vyúčtování.

Koordinace práce Vesbytu s.r.o.

papírově, elektronicky, fyzické výstupy

E

ne

12

Vyškrtnutí z evidence pohledávek


E

ano

13

Schválený rozpočet. Alokace fiančních papírově, elektronicky RSM, KST prostředků z rozpočtu města.

ne

14

Jednání s finančními institucemi, zajištění finančního krytí.

papírově, Vyřízení oběhu elektronicky, finanční účetních dokladů. prostředky

E

ano

15

Vyhlášení dotačních titulů města a jejich správa.

Poskytnutí dotace papírově, na sportovní, elektronicky, fyzicky kulturní akci nebo realizace dotační akce sociální služby.

E

ano

16

č. 01

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

Odbor rozvoje a správy města (RSM) + politická reprezentace,

Zodpovědný pracovník

Vedoucí odboru

Zastupuje

Referent (rozvojové programy)

Stručná definice procesu

Informování o projektech a záměrech v tisku (Veselské listy) + TV (kabelová televize)

Účel procesu

Informování občanů o dění na městě.

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces

Elektronicky, papírově. Zdrojem je Strategický plán, Plán rozvoje města, Aktuální projekty apod. Zdroj: Odbor RSM

předchází - od koho vstup dostaneme?)

Popis průběhu procesu (od vznesení žádosti/požadavku jednotlivé kroky, možná řešení, výstup procesu)

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu

Proces začíná požadavkem na informaci ke konkrétní akci, který je vznesen vedením města nebo Redakční radou Veselských listů. Požadavek je předán (elektronicky, písemně nebo ústní formou) vedoucímu RSM. Vedoucí odboru RSM příjme žádost, vyžádá si od konkrétního pracovníka svého odboru podklady, informace. Ten připraví požadované podklady a odesílá je tazateli. V případě, že se jedná jen o doplnění informací, vedoucí odboru poskytne požadované informace a proces tímto končí. Předání informací o projektu nebo záměru města Elektronicky, písemně, ústně Vedení města, Redakční rada, občané Vedoucí odboru Vedoucí odboru Podřízení pracovníci Odboru RSM Tajemník + vedení města Microsoft Word 2x – 3x ročně TV 10x / rok - Veselské Listy

Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

cca 3 hod zpracovat informace + 1 hod prezentace Celková časová náročnost od obdržení požadavku cca 2 dny

Není dostatek reálných podkladů.

Doplnění o fotografie apod.

Jedná se pouze o doplnění informací?

Vedoucí odboru RSM

Přijetí žádosti

Vedení města / Redakční rada (Veselské listy)

Městský úřad

Referent odboru RSM


NE NE

Příprava, doplnění podkladů

Odeslání

Vyžádání podkladů od konkrétního pracovníka

ANO ANO

Poskytnutí požadovaných informací

Písemná, elektronická nebo ústní žádost Požadavek na informace ke konkrétní akci

Podklady pro jednání s médii

Podklady, materiály

č. 02

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Vedoucí odboru, referent (rozvojové programy)

Zastupuje

Referent (rozvojové programy), vedoucí odboru


Vyřizování žádostí a oznámení občanů

Účel procesu

Komunikace s občany, vyřizování žádostí/ oznámení apod.

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází od koho vstup dostaneme?)

Vstupem je vznesený požadavek/oznámení občana. Podkladem je vyjádření vedení města, usnesení ZMV (RMV)

Proces začíná vznesením žádostí nebo oznámení občana anebo instituce na podatelnu MěÚ. Ta předá žádost na příslušný odbor. Vedoucí odboru následně rozdělí žádosti příslušným referentům. Pokud se nejedná o žádost/oznámení k projednání Komisí rozvoje předá ji referent do Rady. Pokud Rada žádost/oznámení projedná, referent na základě zápisu ze zasedání zašle občanovi stanovisko a zaeviduje vyřízené žádosti/oznámení. Proces tímto končí. Popis průběhu procesu (od vznesení žádosti/požadavku jednotlivé kroky, možná řešení, výstup procesu)

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává?

Pokud se jedná o žádost/oznámení k projednání, předá ji referent tajemnici Komise rozvoje, která připraví podklady k projednání, Komise rozvoje věc projedná. Tajemnice Komise se účastní zasedání Komise a zhotovuje zápis. Pokud se jedná o oznámení, je dále předáno na projednání do Rady. Rada oznámení projedná, referent na základě zápisu ze zasedání zašle občanovi stanovisko a zaeviduje vyřízené žádosti/oznámení. Proces tímto končí. V případě žádosti je zkontrolována formální správnost žádosti, pokud není v pořádku, vrací se zpět referentovi RSM k doplnění/ přepracování a následně občanovi k doplnění. V případě, že je žádost v pořádku, je dále předána na projednání do Rady. Rada žádost projedná, referent na základě zápisu ze zasedání zašle občanovi stanovisko a zaeviduje vyřízené žádosti/oznámení. Proces tímto končí.

Zaslání odpovědi /vyjádření občanovi/ instituci. Papírově, elektronicky Občané / instituce apod. vedoucí odboru RSM Vedoucí odboru, referent (rozvojové programy)

Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu

Komise rozvoje, Rada města, RSM Tajemník + vedení města

Microsoft Word

Dle potřeby

Průměrná časová náročnost procesu

Dle charakteru požadavku

Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Neprojednání v Radě, zdržení při nedostatečných informacích

Občan / organizace / stavební úřad


Doplňující informace

Podatelna

Předání žádostí / oznámení na příslušné odbory

Vedoucí odboru RSM

Žádost / oznámení

Rozdělení žádostí jednotlivým referentům

Žádost / oznámení

Jedná se o žádost / oznámení k projednání? Zpracování žádosti / oznámení

Stanovisko

Předání tajemnici Komise rozvoje

komisí rozvoje ANO ANO

Zasedání Rady Předání do Rady

NE NE Sdělení výsledků Rady žadateli

ANO ANO

Projednala Rada žádost / oznámení?

Městský úřad

Referent odboru RSM

NE NE

Doplnění / přepracování žádosti

Zasedání Rady

NE NE ANO ANO

Tajemnice Komise rozvoje

Zpracovaná žádost / oznámení

Je žádost vpořádku?

Zápis

Žádost Žádost

Komise rozvoje

Příprava podkladů k projednání

Účast na zasedání Komise rozvoje

Předání do Rady

Oznámení Oznámení

Rada

Projednání žádosti / oznámení

Zpracovaná žádost / oznámení

Zápis

Zápis

Zápis

Zaevidování vyřízené žádosti / oznámení

č. 03

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Referent (příprava a realizace staveb), referent (rozvojové programy)

Zastupuje

Referent (příprava a realizace staveb)


Zajištění procesu výstavby od výběrového řízení na zhotovitele projektové dokumentace, výběrového řízení na zhotovitele stavby, realizace stavby (technický dozor) až po kolaudaci stavby, vyúčtování dotace, předání dokončené stavby správci.

Účel procesu

Technický dozor nad investičními akcemi

Jaký vstup proces dostane?

Předání projektové dokumentace zhotovitelem, předání veškeré dokumentace (papírově, elektronicky) Podnětem pro zahájení 1. Kroku, tj. vyhotovení projektové dokumentace bývá zpravidla úkol ze zasedání Rady města Veselí nad Moravou či rozhodnutí na vedení Města). Po vyhotovení PD pokračuje proces hledáním dotačního titulu k možnosti využití jiných prostředků než Města, následuje výběr zhotovitele stavby, pak realizace stavby.

V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?)


Proces začíná výběrovým řízením na projektanta, následují výrobní výbory, konzultace s projekční firmou (cca jednou za 14 dní) při zhotovování PD, dokončení PD, předání dokončené PD včetně dosažení stavebního povolení (dle Smlouvy), zajištění stanovisek dotčených orgánů a správců sítí. Samostatným procesem pak je hledání dotačního titulu. Podle rozhodnutí rady dojde k výběru zhotovitele. Rada může rozhodnout o tom, že si zhotovitele vybere sama, pak následuje zajištění výběrového řízení na zhotovitele stavby. Nebo zhotovitele vybírá firma, pak dojde k zajištění výběrového řízení na firmu zajišťující veřejné zakázky. Referent vytvoří na základě PD výzvu k podání nabídek na zhotovitele stavby, realizuje celé výběrové řízení malého rozsahu až po výběr zhotovitele stavby. Při zakázkách většího finančního limitu (nad 6 milionů Kč) provádí výběrové řízení na firmu zajišťující veřejné zakázky, připravuje pro ni podklady k realizaci veřejné zakázky, tj. referent zpracuje zprávu o výsledcích VŘ, kterou schvaluje Rada města Veselí n/M. a obešle uchazeče (dopisem). Následně připraví podklady a návrh smlouvy – tu předá na kontrolu právníkovi, následně předloží ke schválení do Rady. Pokud smlouvu neschválí, následuje nové VŘ dle podmínek Rady města. Pokud je smlouva schválena referent začne koordinovat práci s vybraným zhotovitelem. Po uzavření smlouvy předá referent písemně protokolem staveniště zhotoviteli. Následně referent vykonává funkci technického dozoru stavby (dochází na stavbu, pořádá kontrolní dny stavby a z nich zhotovuje zápisy (1x týdně). Po celou dobu stavby spolupracuje se zhotovitelem a projektantem. Pokud se jedná o dotační investiční akce, referent také hlídá veškerou správnost podmínek dotačního titulu!

Jednou měsíčně kontroluje referent předložené soupisy stavebních prací (zjišťovací protokoly). Na základě odsouhlasených soupisů pak zhotovitele může vystavit fakturu, proběhne opět kontrola celé faktury, předává na ekonomický odbor k proplacení. Před ukončení stavby probíhá příprava ke kolaudaci, podání žádosti se všemi písemnými doklady od zhotovitele stavby. Účast na předání dokončené stavby, vyhotovení písemného protokolu o předání a převzetí dokončeného díla (sepsány vady a nedodělky stavby, které musí být do kolaudace odstraněny). Účast na kolaudaci stavby a protokolární předání zkolaudované stavby správci (Služby Města Veselí n/M. – komunikace, cyklostezky, veřejné osvětlení, zeleň; Vesbyt – nemovitosti nebo jejich ucelené části). Vyúčtování dotace (písemně) s poskytovatelem dotace, následná archivace dokumentů. Jako samostatný proces je označováno zajištění udržitelnosti, které obsahuje monitorovací zprávu, která je zasílána řídícímu orgánu, kterou zasílá referent. Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Dokončená zkolaudovaná stavba včetně předání k užívání papírově, elektronicky, fyzický výstup - stavba Město, občané. Referent (příprava a realizace staveb) Referent (příprava a realizace staveb) celé RSM, E Vedoucí odboru EZOP – spisová a archivní služba, Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet začátkem měsíce – kontrola zjišťovacích protokolů stavby (provedené práce za předchozí měsíc) Dle náročnosti projektu Problém se smlouvami – právník jen kontrola.

Poskytovatel dotace / Správce stavby


Stavební úřad

Předávací protokol

Monitorovací zprávy

Stavební povolení, územní rozhodnutí nebo ohlášení

Dotčené orgány a správci sítí

Stavební povolení

Kolaudační souhlas

Žádost o kolaudaci

Vyjádření

Projektant / Zhotovitel stavby

Projektová dokumentace

Písemné doklady

Odbor E Referent pro přípravu a realizace staveb / Referent pro rozvojové programy / Referent pro životní prostředí, likvidace komunálních odpadů

Městský úřad Rada / Zastupitelstvo

Písemné vyúčtování dotace


Faktury

Zápisy z kontrolních dnů

Průběžné zápisy z jednání Zajištění výběrového řízení na zhotovitele stavby

Účast na výrobních výborech

Potřeba vytvoření projektové dokumentace Zajištění výběrového řízení na projektanta

Konzultace s projekční firmou

Převzetí dokončené projektové dokumentace

Zhotovitele Zhotovitelevybírají vybírají sami sami

Je vyhlášená výzva k podání žádostí o dotaci?

ANO

Vykonávání funkce technického dozoru

Hledání dotačního titulu

Podle rozhodnutí rady

Předávací dokumentace

Vč. kontroly zjišťovacích protokolů

Byly zjištěny nedostatky?

Jedná se o dotační investiční akci? Předání staveniště zhotoviteli

ANO ANO

Dokumentace skutečného provedení stavby, Certifikáty, Prohlášení o shodě, Zkoušky, Revize, Geodetické zaměření skutečného stavu, Geometrický plán apod.

Hlídání správnosti podmínek dotačního titulu

Příprava ke kolaudaci Dokončení stavby

NE NE

Účast na předání dokončené stavby

Jedná se o dotační investiční akci? Účast na kolaudaci stavby

ANO ANO NE NE

Odstranění vad a nedodělků

Protokolární předání zkolaudované stavby správci

ANO ANO NE NE

Zhotovitele Zhotovitelevybírá vybírá firma firma Zajišťování stanovisek dotčených orgánů a správců sítí

NE

Zajištění výběrového řízení na firmu zajišťující veřejné zakázky

Vyskytly se během stavby změny?

ANO ANO Vícepráce, změna termínu plnění díla apod.

Schválila Rada změny? Příprava podkladů do Rady Zasedání Rady

NE NE

Přepracování

Změny ke schválení Úkol

ANO ANO NE NE

Vypracování dodatku smlouvy o dílo

Archivace dokumentů

Vyúčtování dotace s poskytovatelem dotace

Archivace dokumentů

Zajištění udržitelnosti

č. 04

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu

Územní plán

Zodpovědný odbor

RSM



Zastupuje

Referent pro rozvojové programy, referent ŽPÚP


Změny územního plánu nebo nový územní plán města

Účel procesu

Zpracování změn územního plánu nebo nového územního plánu města

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?)


Žádosti od občanů, podněty vedení města

V případě změn územního plánu začíná proces potřebou zapracování změn ÚP. Referent pro rozvojové programy obdrží žádosti na změnu od občanů, následně zpracuje podklady do Rady města. Výstupem je soupis žádostí o změnu. Na základě pokynů Rady města referent zajišťuje výběrové řízení na zpracovatele výběrové dokumentace. V případě, že zadání ÚP zpracovává odbor ŽPÚP předkládá jej následně do Zasedání zastupitelstva. Případně zadání zpracovává externí firma. Po převzetí referentem ŽPÚP je zadání předloženo do Zasedání zastupitelstva. Pokud jej neschválí, ukončuje se spolupráce se zpracovatelem, případně se zpracuje dodatek ke smlouvě. V případě schválení Zastupitelstvem referenti RSM + ŽPÚP dále spolupracují se zpracovatelem ÚP, účastní se výrobních výborů a konzultací. Po dokončení a převzetí plánovací dokumentace je předložena referentem Zastupitelstvu ke schválení. Pokud ji Zastupitelstvo neschválí, proces tím končí, případně jsou materály vráceny k přepracování. V případě schválení je ÚP zveřejněn na úřední desce, předána na stavební úřad města a kraje a proces tímto končí. V případě tvorby nového ÚP má proces shodný průběh kromě prvotního přijímání žádostí od občanů a jejich projednání v Radě.

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane?

Změna územního plánu / nový Územní plán města papírově, elektronicky Město, občané.

Kdo je zodpovědný za proces?


Kdo proces vykonává?


Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

RSM, ŽPÚP, Stavební úřad Vedoucí odborů, Rada města / Zastupitelstvo Microsoft Word, Microsoft Excel Dle potřeby 1x za 2-10 (nový ÚP) let 2-3 roky nový ÚP Problém se zpracovatelem, legislativní náročnost

Zpracovatel

Územní plán

Zadání územního plánu

Dodatek ke smlouvě

Převzetí dokončeného zadání

Ukončení spolupráce se zhotovitelem

Zpracování zadání Odbor ŽPUP

Zpracovává zadání odbor ŽPUP?

Zasedání Zastupitelstva

Účast na výrobních výborech

Konzultace se zpracovatelem Dokončení plánovací dokumentace

Účast na výrobních výborech Zajištění výběrového řízení na zpracovatele plánovací dokumentace Zpracování podkladů do Rady

Změny Změnyúzemního územního plánu plánu

Rada / Zastupitelstvo

Referent pro rozvojové programy

Nový Novýúzemní územníplán plán

Občan

Soupis žádostí o změnu

Žádost

Konzultace se zpracovatelem

Úkol

Plánovací dokumentace

Schválilo Zastupitelstvo plánovací dokumentaci?

ANO ANO

Městský úřad

Zpracování zadání územního plánu

Plánovací dokumentace

Schválilo Zastupitelstvo NE NE zadání?

NE NE

ANO ANO

V případě samostatného zpracování zadání odborem ŽPUP zrušení smlouvy

Převzetí dokončené plánovací dokumentace

Převzetí dokončené plánovací dokumentace

NE NE

ANO ANO Zasedání Zastupitelstva

Vráceno Vrácenokk přepracování přepracování

Zveřejnění a předání

Zveřejnění na www stránkách, úřední desce, předání na stavební úřad, Kraj, Město

č. 05

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM



Zastupuje

Referent (rozvojové programy),


Zpracování žádostí o dotaci

Účel procesu

Zajištění a případná koordinace zpracování žádostí pro investiční akce.


Projektová dokumentace (papírově/elektronicky).

Proces zahajuje potřeba získání finančních prostředků na připravovaný investiční projekt a vyhlášená výzva k podání žádostí o dotaci. Podle charakteru žádostí (rozsahu) referent zpracovává kompletní žádost sám, při rozsáhlejších žádostech vypisuje výběrové řízení na zhotovitele.


Samostatný proces (Výběrové řízení): V případě větších investičních akcí referent zajišťuje výběrové řízení na zhotovitele. Prvním krokem je vytvoření zadávací dokumentace a výzvy k podání nabídek. Podle charakteru zakázky referent buď obešle potenciální zpracovatele, nebo výzvu k podání nabídek předá na odbor (KST) Kanceláře starosty a tajemníka (informatikům) ke zveřejnění. Referent zpracuje zprávu o hodnocení výběrové komise. Na základě došlých nabídek je hodnotící komisí vybrán vítězný uchazeč a referent zpracuje zprávu o výsledcích VŘ a obešle uchazeče (dopisem). Následně připraví podklady a návrh smlouvy do Rady. Pokud smlouvu neschválí, následuje nové VŘ dle podmínek Rady města. Pokud je smlouva schválena referent začne koordinovat práci s vybraným zpracovatelem. Při samostatném zpracování žádosti převezme podklady k projektu od vedoucího RSM, komunikuje s vyhlašovatelem dotačního titulu (případně se zpracovatelem žádosti) a dotčenými orgány, jejichž vyjádření je potřeba k řádnému odevzdání žádosti. Po jejím vyhotovení předá žádost vedoucímu odboru, který ji nechá potvrdit statutárním zástupcem (starostou města) a odesílá vyhlašovateli výzvy. Referent zpracovává případné připomínky vzešlé při hodnocení žádosti. O veškeré činnosti referuje svého vedoucího odboru. Proces končí obdržením Rozhodnutí o získání dotace.

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces?

Výstupem je zpracovaná žádost pro připravovaný elektronicky), obdržení Rozhodnutí o poskytnutí dotace.



Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je process podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

projekt

Papírově / Elektronicky Město Referent (rozvojové programy)

Referent (rozvojové programy), referent (příprava a realizace staveb)

Vedoucí odboru

Microsoft Word, Microsoft Excel

Průběžně Různá Zdržení díky směrnicím, legislativě.

(Papírově,

Vyhlášená výzva k podání žádostí o dotaci

Vyjádření

Zhotovitel

Poskytovatel dotace / Dotčené orgány


Připomínky

Vedoucí odboru RSM

Zpracovaná žádost

Referent pro rozvojové programy

Zpracovaná žádost

Podklady k projektu

Převzetí podkladů k projektu Městský úřad

Žádost o dotaci

Samostatné Samostatné zpracování zpracování

Zajištění vyjádření dotčených orgánů

Vypracování žádosti

Zajištění podpisu statutárního zástupce

Odeslání žádosti

Předání vedoucímu odboru Hodnocení žádostí

Vzešly z hodnocení nějaké připomínky? Potřeba získání finančních prostředků na připravovaný investiční projekt

Předávací protokol ANO ANO NE NE

Větší Většíinvestiční investiční akce akce Zajištění výběrového řízení na zhotovitele

Koordinace práce s vybraným zpracovatelem

Předání zpracované žádosti

Zpracování připomínek

Rozhodnutí o získání dotace

č. 06

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Referent (rozvojové programy), referent (příprava a realizace staveb), referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů)

Zastupuje



Proces pojednává o vypsání a zahájení výběrového řízení, vč. oslovení uchazečů, vytvoření návrhu smlouvy, kontroly procesu právníkem, schválení Radou až po uzavření smlouvy

Účel procesu

Výběrové řízení a uzavření smlouvy s uchazečem Iniciativy politiků, nabídky dotačních titulů (Papírově, elektronicky)



Podnětem pro zahájení 1. kroku, tj. vyhotovení projektové dokumentace, bývá zpravidla úkol ze zasedání Rady města Veselí nad Moravou či rozhodnutí na vedení Města). Po vyhotovení PD pokračuje proces hledáním dotačního titulu k možnosti využití jiných prostředků než Města, následuje výběr zhotovitele stavby, pak realizace stavby… Projektová dokumentace je vyhotovena také na základě vyhlášené výzvy dotačního titulu Impulsem pro začátek procesu je potřeba vypsání výběrového řízení. Referent odboru RSM vytvoří výzvu k podání nabídek. Rozhodujícím je cenová výše zakázky: Pokud se jedná zakázku nad 500 tisíc Kč, dojde k zasedání Rady, která schvaluje výzvu k podání nabídek. Rada má tři možnosti: neschválí výzvu k podání nabídek, vrátí ji k přepracování nebo schválí. V případě že se jedná o zakázku pod 500 tisíc Kč, tak nemusí být výzva k podání nabídek schvalována Radou. Další fází je zveřejnění VŘ (na www stránkách města) a obeslání potenciálních uchazečů (to je limitováno velikostí zakázky). Tímto jsou uchazeči vyzvání k podání nabídek. Uchazeči podají své nabídky. Referent odboru RSM připraví protokoly o otevírání a hodnocení nabídek. Dále dochází k otevírání obálek s nabídkami, posléze k hodnocení nabídek. V případě nabídky do 200 tisíc korun je připravena smlouva, která je dále kontrolována právníkem, poté dochází k uzavření smlouvy a obeslaní všech uchazečů dopisem o výsledcích výběrového řízení, tím je proces ukončen. V případě nabídky nad 200 tisíc korun je připravena zpráva do Rady s návrhem na uzavření smlouvy. Právník zkontroluje návrh smlouvy, který je následně předložen do Rady. Na zasedání Rady proběhne schvalování smlouvy. V případě schválení následuje uzavření smlouvy a obeslaní všech uchazečů dopisem o výsledcích výběrového řízení, čímž je proces ukončen.

Jaký výstup má proces?

Realizace projektového řízení, podepsaná smlouva s dodavatelem

Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

papírově, elektronicky, fyzický výstup - stavba Město, občané. Referent (rozvojové programy) Referent (rozvojové programy) Celé RSM, Stavební, ŽPÚP, E Vedoucí odboru EZOP – spisová a archivní služba, Microsoft Word, Microsoft Excel, Internet Průběžně 2-3 měsíce Majetkoprávní, nejsou finance – odložení. Zdlouhavé vyřízení vyjádření.

Uchazeči


Dopis o zrušení výběrového řízení

Nabídky

Právník

Výzva k podání nabídek

Dopis o výsledcích výběrového řízení

Smlouva

Kontrola návrhu smlouvy

Kontrola smlouvy Návrh smlouvy

Smlouva

Na www stránkách města Příprava smlouvy

Referent odboru RSM

Městský úřad

Zveřejnění VŘ

Schválila Rada výzvu k podání nabídek?

Jedná se o zakázku nad 500 tis. Kč? Vytvoření výzvy k podání nabídek Potřeba vypsání výběrového řízení

Zasedání Rady

Schválila Rada smlouvu?

Do Do200 200tis. tis.Kč Kč Příprava protokolů o otevírání a hodnocení nabídek

ANO ANO

ANO ANO NE NE

Vráceno Vrácenokk přepracování přepracování

Uzavření smlouvy

Otevírání obálek

Nad Nad200 200tis. tis.Kč Kč

Příprava zprávy do Rady s návrhem na uzavření smlouvy

Předložení ke schválení do Rady

ANO ANO Zasedání Rady

NE NE

Obeslání potenciálních uchazečů

Obeslání všech uchazečů

Počet podle limitu (velikosti) zakázky

Hodnocení nabídek

Pouze u veřejných zakázek většího rozsahu

Rada

Hodnotící komise

NE NE

Zpráva o uzavření smlouvy

Návrh smlouvy

Obeslání všech uchazečů

č. 07

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Referent pro pozemky

Zastupuje

ne


Zajištění výkupu pozemků pro realizaci investičních akcí v území

Účel procesu

Nabytí pozemků do vlastnictví města

Jaký vstup proces dostane? V jaké formě? Kdo dodá tento

Vstupem je úkol z Rady nebo Zastupitelstva na zajištění pozemků pro investiční akci

vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?


Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane?

Proces iniciuje úkol z Rady nebo Zastupitelstva na zajištění pozemků pro investiční akci. Vedoucí odboru pověří referenta. Ten následně na základě požadavků začne s trasováním a vyhledáváním vlastníků pozemků. Následně zjišťuje postoj vlastníků k výkupu (dopisem, dotazníkem) a zajistí předběžný souhlas / nesouhlas s prodejem. V případě nesouhlasu referent vyhledává novou trasu nebo je investiční akce zrušena a proces tímto končí. V případě souhlasu s prodejem referent zpracovává zprávu do Rady, ta projedná návrh výkupní ceny. V usnesení Rady stanoví souhlas s navrženou cenou nebo návrh ceny nižší. Následně předkládá Zastupitelstvu návrh na nabytí pozemků. Na základě usnesení Zastupitelstva referent obesílá vlastníky s návrhem ceny, účastní se jednání s vlastníky. V případě, že vlastníci s cenou nesouhlasí, referent znovu zpracuje s vedoucím odboru návrh nové výkupní ceny k projednání do Rady. V případě souhlasu s cenou připraví referent s vlastníky Smlouvu o smlouvě budoucí včetně souhlasu se stavbou. Začíná proces Výstavby. Referent zajišťuje pořízení geometrického plánu (VŘ na externí firmu) na jehož základě uzavírá kupní smlouvu s vlastníkem pozemku. Tu zasílá na katastr nemovitostí pro vkladové řízení. Proces končí Vydáním příkazu k vyplacení kupní ceny odboru Ekonomickému a zavedením do majetku města. Převod vlastnického práva na město Zápis do katastru nemovitostí Město

Kdo je zodpovědný za proces?

Referent (pozemky)


Referent (pozemky)


Geodetici, soudní znalci, katastrální úřad, stavební úřad Vedoucí odboru RSM , Tajemník města Microsoft Excel, Mapový systém, Microsoft Word Jednotky až desítky za rok Dle velikosti akce Není digitální katastrální mapa Cca 30 % vlastníků je nedohledatelných Není lhůta pro vyřízení pozemků Politická vůle/preference

Výkup pozemků na investiční akce

Vlastníci pozemků

Včetně souhlasu se stavbou

Katastr nemovitostí

Dopis + dotazník

Návrh ceny

Předběžný souhlas / nesouhlas s prodejem

Kupní smlouva

Smlouva o smlouvě budoucí

Kupní smlouva

Referent pro přípravu a realizace staveb

Výpis

Kupní smlouva

Výstavba

Trasování

Zjišťování vlastníků pozemků

Zajištění postojů vlastníků

Územní plán

Městský úřad

Referent pro pozemky

Vkladové řízení Souhlasí vlastníci s cenou?

Souhlasí vlastníci s prodejem?

Hledání Hledánínové novétrasy trasy

ANO ANO

Zpracování zprávy do Rady

Obeslání vlastníků

Jednání s vlastníky

ANO ANO

Uzavření smlouvy o smlouvě budoucí

Zajištění geometrického plánu

Uzavření kupní smlouvy

Zavedení do majetku města

NE NE Zrušení Zrušeníinvestiční investiční akce akce

Vydání příkazu k vyplacení kupní ceny

Potřeba zajištění pozemků na investiční akci


Zasedání Rady Pověření konkrétního referenta

Projednání, návrh výkupní ceny

Předložení Zastupitelstvu


Odbor E

Vedoucí odboru RSM

Účetní evidence

Příkaz k vyplacení kupní ceny

Souhlas s cenou / návrh nižší ceny úkol

Požadavky vlastníků

Usnesení

Souhlas s cenou / návrh nižší ceny Návrh na nabytí pozemků

Usnesení

Nesouhlas/ proces tímto končí

č. 08

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů)

Zastupuje

ne


Výstavba a opravy komunikací na základě podnětů občanů.

Účel procesu

Vyřizování požadavků občanů.

Jaký vstup dostane?

proces

V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces

Podnět od občana, např. chce vybudovat silnici. (Písemně)

předchází - od koho vstup dostaneme?

Proces iniciuje písemná žádost podaná na podatelnu města na opravu nebo vybudování nové komunikace. Žádost je předána referentovi, který ji předává vedoucímu odboru, ten zváží opodstatnění a možnost financování z aktuálního rozpočtu odboru RSM. Pokud nelze financovat ze schváleného rozpočtu, podá se návrh na změnu rozpočtu. O realizaci požadavku občana rozhoduje (při malých akcích) vedoucí odboru, (větší akce) předává k rozhodnutí do Rady města. Když je žádost je vyřízena (záporně či kladně) referent zasílá občanovi vyjádření odboru (písemně). Písemná žádost občana může být také podána na SMV = Služby města Veselí. Pokud je oprava v kompetenci SMV, dochází k realizaci opravy a následnému ukončení procesu. V případě, že není v kompetenci SMV, tak je proces automaticky ukončen. Popis průběhu procesu (od vznesení žádosti/požadavku jednotlivé kroky, možná řešení, výstup procesu)

Pokud je žádost občana vyřízena kladně: Při drobných akcích – kontaktuje referent Služby města (písemně / elektronicky) které provedou opravu. Financuje se z rozpočtu SMV. Pokud se nejedná o opravu, ale jde o pořízení nového majetku je postupováno podle zásad pro zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu schválených RMV. U investice do 50 tis. Kč je SMV nebo jiné firmě dle zkušeností na trhu zaslána objednávka. Objednávku referent založí do sešitu objednávek. Po dokončení objednaných prací referent převezme dílo a po doručení faktury za provedené práce zkontroluje fakturu, tu pak nechá podepsat vedoucím odboru a předává na odbor ekonomický. Proces končí založením všech podkladů do spisové složky. Samostatný proces – výběrové řízení: Při akcích 50 - 500 tis. Kč,- vydá vedoucí pokyn referentovi k rozeslání výzvy k podání nabídek na danou akci - obeslání firem papírově, vyvěšení výzvy na www stránkách města prostřednictvím odboru KST. Postup je opět podle zásad pro zadávání a

hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu schválených RMV. Nabídky, které obdrží, jsou vyhodnoceny a je vybrána nejvhodnější. Při akci do 200 tis. rozhoduje vedoucí odboru, který vybere zpracovatelskou firmu, které referent zašle smlouvu podepsanou starostou města. Při větších akcích (nad 200 tis.) předkládá vedoucí odboru podklady do Rady, která rozhoduje o výběru nejvhodnější nabídky a souhlasí s uzavřením smlouvy dle předložené nabídky. Při akcích (500 tis. – 2 mil. Kč) výzvu k podání nabídek na danou akci schvaluje RMV. Výzva je rozesílána dle výše uvedeného. Postup je opět podle zásad pro zadávání a hodnocení veřejných zakázek malého rozsahu schválených RMV. Referent administruje nabídku a podklady jsou předány RMV, která rozhoduje, o výběru nejvhodnější nabídky a souhlasí s uzavřením smlouvy dle předložené nabídky. Referent sleduje plnění smlouvy, účastní se jednání s dodavateli, kontroluje průběh realizace díla až do jeho dokončení. Poté referent převezme dílo (předávací protokol) a po doručení faktury za provedené práce zkontroluje fakturu, tu pak nechá podepsat vedoucím odboru a předává na odbor ekonomický. Proces končí založením všech podkladů do spisové složky. Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Převzetí díla, kontrola faktury. Založení do spisové složky. Papírově. Občané Referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů) Referent (životní prostředí, likvidace komunálních odpadů) Odbor Ekonomický, Služby města, odbor KST Vedoucí odboru Microsoft Word Dle požadavků občanů Podle náročnosti akce - od objednávky, kdy dodací lhůta je od cca 1 týdne až po náročnou investiční akci, jejíž dodávka může trvat až několik měsíců. ---


Služby Města Veselí nad Moravou / jiná společnost

Oprava v kompetenci SMV? Realizace opravy

Realizace opravy

ANO ANO

Realizace investice

Fakturace

NE NE

Vedoucí odboru RSM

Požadavek na provedení opravy

Posouzení možnosti financování z aktuálního schváleného rozpočtu města

Do Do50 50tis. tis.Kč Kč

Lze financovat ze schváleného rozpočtu?

NE NE

Objednávka


Rozhodnutí o realizaci požadavku

Podání návrhu na změnu rozpočtu

ANO ANO Nad Nad50 50tis. tis.Kč Kč

Předání k rozhodnutí do Rady Rozhodnutí Rady

Referent pro životní prostředí, likvidace komunálních odpadů

Městský úřad

Financuje se z rozpočtu Služby města

Podle druhu zakázky může být vybrána i jiná společnost než SMV

Kontaktování Služeb města Průběh opravy Byla žádost vyřízena kladně? Projednání žádosti s vedoucím

Oprava Oprava

Sešit objednávek Dohled nad akcí

Zaslání vyjádření občanovi

Do Do50 50tis. tis.Kč Kč

ANO ANO

Zaslání obejdnávky

NE NE

Realizace investice

Pořízení Pořízenínového nového majetku majetku

Odbor E

Nad Nad50 50tis. tis.Kč Kč

Vyúčtování

Zajištění výběrového řízení

Podatelna

Faktura

Předání žádosti referentovi

Rada / Zastupitelstvo Občan

Faktura

Návrh na změnu rozpočtu

Žádost na opravu nebo vybudování nové komunikace

Žádost na opravu nebo vybudování nové komunikace

Písemné vyjádření odboru

č. 09

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

Kancelář starosty a tajemníka (KST) + ostatní odbory


Tajemník města, vedoucí odborů

Zastupuje

-----


Tvorba strategického plánu města

Účel procesu

Maximálně efektivní naplňování potřeb města v souladu se vstupy, konkretizace dlouhodobého směrování a priorit do jasně formulovaných akcí včetně zhodnocení všech dopadů možné realizace, definování očekávaných efektů.

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký

Projektové záměry zastupitelstva

města,

podněty

odborů,

iniciativy

rady

a

proces předchází - od koho vstup dostaneme?)


Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě

Proces iniciuje potřeba vytvoření strategického plánu města na další období. Proces spadá pod záštitu odboru kanceláře starosty a tajemníka. Prvotním vstupem jsou podněty od občanů města, vedení města a městských odborů. Následně projektový tým sbírá a vyhodnocuje vstupy, které předkládá k doplnění a upřesnění napříč odbory města Radě, Zastupitelstvu i občanům města. Následuje proces samotné tvorby strategie. Formulace mise, vytvoření SWOT analýzy města, vymezení strategických oblastí, formulace vize, stanovení strategických záměrů, jejich přepracování do konkrétního akčního plánu a stanovení měřitelných kritérií pro hodnocení a monitoring. Výsledný strategický plán města vstupuje do realizační fáze, následného monitoringu a adaptace. Strategický plán města Papírově, elektronicky, fyzické výstupy – realizované projekty

Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Občané města Tajemník města Tajemník + vedoucí odborů Odbory města vedení města


10 – 15 let + aktualizace 6-9 měsíců Vnější vlivy, nekoncepčnost materiálů, změna preferencí města, ekonomické faktory

Občan


Podněty

Tvorba strategie

Strategický plán

Mise

Tajemník

Sběr podnětů Sběr a vyhodnocování vstupů

Formulace mise

SWOT Analýza města

Strategické oblasti

Vymezení strategických oblastí

Formulace vize

Vize

Strategické záměry

Stanovení strategických záměrů

Akční plány

Tvorba akčních plánů

Stanovení monitoringu

Monitoring

Realizace

Monitoring a zpětná vazba

Adaptace Časový rámec strategie

Ostatní odbory

Městský úřad Rada / Zastupitelstvo

Doplnění a upřesnění vstupů

SWOT analýza

Podněty

Podněty

č. 10

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

Odbor RSM


Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch

Zastupuje

Referent správy majetku města


Popis procesu získání dotačního titulu na opravy památek

Účel procesu

Získání dotačního titulu na opravu památek

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází od koho vstup dostaneme?)


Výzva k podání žádosti o dotaci, kterou podá poskytovatel dotace (ministerstvo kultury)

Impulsem pro začátek procesu je potřeba získání finančních prostředků na opravy památek. Poskytovatel dotace (ministerstvo kultury vyhlásí výzvu k podání žádosti o dotaci, na kterou reaguje referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch. Proces se dále dělí podle toho, zda se jedná o památkovou zónu nebo ne. V případě památkové zóny se postupuje na základě schváleného Programu regenerace. Referent sepíše žádost a odesílá ji poskytovateli dotace. Akce je realizována nezávisle na přidělení dotace. Pokud město dotaci obdrží, zasílá referent poskytovateli Zprávu o výběrovém řízení a smlouvu. Následuje samotná realizace opravy. Proces končí vyúčtováním dotace. V případě že se nejedná o památku v památkové zóně, referent zajistí vyjádření dotčených orgánů (památkáři, stavební úřad), následně zajistí výběrové řízení na zhotovitele, sepíše žádost o dotaci a předá ji referentovi odboru ŽPÚP. Ten následně zasílá souhrn žádostí za všechny obce ORP poskytovateli dotace. Proces pokračuje dále stejně jako v případě opravy v památkové zóně, tedy vyhlášením výběrového řízení, realizací opravy a finálním vyúčtováním. V tomto případě je referent nezasílá přímo poskytovateli, ale opět referentovi ŽPÚP, který je dále souhrnně zasílá poskytovateli dotace. Proces tímto končí.

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Realizovaná oprava památky Papírově, elektronicky, fyzický výstup – rekonstrukce památkového objektu Město Vedoucí odboru RSM Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch, Referent odboru ŽPÚP, památkáři, Stavební úřad Referent odboru RSM


Dle výzvy Dle náročnosti projektu Komplikace z titulu památkové ochrany, nedodržení podmínek dotace

Poskytovatel dotace (ministerstvo kultury)


Souhrnný přehled obcí o poskytnuté částce

Dotčené orgány / Zhotovitel

Vyhlášená výzva k podání žádostí o dotaci

Vyjádření

Faktura

Referent odboru ŽPÚP Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch

Městský úřad

Vyúčtování

Památkáři, stavební úřad

Zaslání žádosti souhrnně za všechny obce

V případě opravy mimo památkovou zónu

ORP

Jedná se o památkovou zónu?

Zastupitelstvo

Rozhodnutí o poskytnuté dotaci

Žádost o dotaci

Zpráva o výběrovém řízení + smlouva

Potřeba získání finančních prostředků na opravy památek

NE NE

Zajištění vyjádření dotčených orgánů

Zajištění výběrového řízení na zhotovitele

Sepsání žádosti

Vyúčtování

Realizace opravy Přijetí peněz

ANO ANO

Sepsání žádosti

Zaslání smlouvy poskytovateli dotace

Zajištění výběrového řízení na zhotovitele

Schválený Program regenerace

Vyúčtování dotace

Realizace opravy

č. 11

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu


Zodpovědný odbor

RSM


Referent (referent správy majetku města), ředitel Služeb Města Veselí

Zastupuje

Referent (bytové hospodářství)


Realizace plánovaných oprav, mimořádné havarijní stavy, koordinace plánů údržby.

Účel procesu

Metodické řízení Služeb Města Veselí nad Moravou

Jaký vstup proces dostane? V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?


Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává?

Podklady od ředitele Služeb Města Veselí nad Moravou. Pokyny Rady města.

Proces zahajuje potřeba předložení Plánů údržby a plnění rozpočtu, které slouží jako podklad pro rozpočet města, ředitelem Služeb. Ten zašle sestavený Plán údržby a plnění rozpočtu referentovi správy majetku města, který na jeho podkladu vypracuje návrh financování do Rady města – tento předá vedoucímu odboru, který posoudí, zda dále návrh předloží Radě města nebo bude návrh financování přepracován. Vedoucí předkládá Návrh financování do Rady města. O výsledku informuje referent ředitele služeb a dále s ním spolupracuje na měsíčním vyplácení příspěvku. Měsíčně předkládají Služby Města Veselí kompletní výsledovky (výpis provedených prací) za uplynulý měsíc (vždy k 25. v měsíci), na jehož základě referent vydá pokyn odboru Ekonomickému k proplacení měsíčního příspěvku. Výpis provedených prací je posílán také na krajský úřad. V případě potřeby využití investičního fondu zasílá ředitel SMV referentovi žádost o jeho využití (vždy k 25. v měsíci). Referent žádost přepracuje do zprávy, kterou po kontrole vedoucím odboru a případném přepracování předkládá do Rady. Po zasedání Rady informuje referent ředitele SMV o výsledku. Proces končí realizací využití investičního fondu. Komunikace se Službami města Veselí, koordinace jejich prací, proplácení příspěvku. Papírově, elektronicky, vlastní úkon údržby Služby Referent (referent správy majetku města) Referent (referent správy majetku města)


ŽPÚP – referent (životní prostředí) – komunikace, E - referent (poplatky za psy, příspěvkové organizace, bankovní operace) – kontroly, RSM - referent (školství, mládež, tělovýchova, kultura a cestovní ruch) - ¼ roku závazné ukazatele, Zprávy předkládá společně s referentem (školství, mládež, tělovýchova, kultura a cestovní ruch) Vedoucí odboru Microsoft Word, Microsoft Excel 1 ročně do rozpočtu / každý měsíc vyplácení příspěvku -Prodloužení termínu.


Služby Města Veselí nad Moravou

Elektronicky / písemně

Odeslání kompletní výsledovky za uplynulý měsíc

K 25. v měsíci Sestavení plánu údržby středisek

Kompletace a cenové vyjádření

Výsledovka se posílá i na Kraj

Předložení MěÚ Výsledek rozhodnutí Rady

Strategie města 2009 - 2013

Zaslání žádosti o využití investičního fondu

Konec roku Realizace využití investičního fondu

Odbor E

K 25. v měsíci

Schválené využití investičního fondu

Pokyn k proplacení měsíčního příspěvku


Městský úřad

Výsledovka

Plán údržby a plnění rozpočtu

Je návrh financování vpořádku? Příprava návrhu financování

Přepracování

NE NE

ANO ANO

Každý měsíc Předložení návrhu financování do Rady

Zasedání Rady Informování ředitele Služeb

Žádost o využití investičního fondu Konec roku Je zpráva vpořádku? Zpracování žádosti do zprávy

Schválení

Přepracování

NE NE

ANO ANO

Zasedání Rady Předložení zprávy do Rady

Informování ředitele Služeb

Schválení

Návrh financování

Zpráva

Rada

Vedoucí odboru RSM

Vydání pokynu k proplacení měsíčního příspěvku

Návrh financování

Zápis

Zpráva

Zápis

č. 12

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu

Metodické řízení a koordinace bytového družstva VESBYTu s.r.o.

Zodpovědný odbor

RSM


Referent (bytové hospodářství), ředitel VESBYTu s.r.o.


Dohled nad čerpáním schváleného rozpočtu, dodržováním plánu údržby a investic, zodpovědnost za správnost předkládaných správ do Rady města, Zastupitelstva města.

Účel procesu

Dohled nad činností VESBYTu s. r. o. dle uzavřené mandátní smlouvy.


Vstupem je schválená mandátní smlouva, schválený rozpočet města, rozpočet VESBYTU dle mandátní smlouvy, plán údržby a oprav pro daný rok. Následně faktury předkládané VESBYTEM k proplacení za provedené práce a služby.

Vesbyt s.r.o. vytvoří návrh plánu oprav, údržby a investic, co čtvrt roku předkládá plnění plánu dozorčí radě Vesbyt s.r.o., zároveň přijímá požadavky od této rady, na konci roku jsou dozorčí radě předkládány výsledky celého roku, tím proces končí.


Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává?

Impulsem pro zahájení procesu je vytvoření návrhu plánu oprav, údržby a investic, tento návrh je předložen vedoucímu odboru RSM, dochází ke kontrole návrhu, pokud není v pořádku, musí ho Vesbyt s.r.o. přepracovat. V případě, že vedoucí odboru RSM návrh plánu oprav, údržby a investic odsouhlasí, jde tento materiál ke schválení Radě města / Zastupitelstvu města (schvaluje se na celý rok). V průběhu roku se Rada zúčastňuje jednání, která se týkají nemovitostí svěřených do správy VESBYTU dle mandátní smlouvy Dle požadavku Rady města zpracovává úkoly v této oblasti a předkládá je prostřednictvím vedoucího odboru RSM k projednání Radě města nebo Zastupitelstvu. Na začátku každého měsíce Město obdrží od VESBYTU s. r. o. faktury za provedené opravy, případně služby za předcházející měsíc. Faktury obdrží referent v tištěné podobě. Faktury jsou zkontrolovány po formální a obsahové stránce. Pokud jsou zjištěny nedostatky, jsou vráceny k opravě. V případě, že jsou v pořádku, je zkontrolována shoda se schváleným rozpočtem a jsou předány ekonomickému odboru k proplacení. Tímto proces končí. Výstupem jsou zpracované zprávy, vyplývající z činnosti VESBYTu . Rozpočet města. Podklady pro jednání Papírově, elektronicky VESBYT s. r. o., valná hromada, Rada města, Dozorčí rada, nájemci bytů anebytových prostor, školská zařízení, Městské kulturní středisko Referent (bytové hospodářství) Referent (bytové hospodářství)


VESBYT s. r. o., valná hromada, Rada města, Dozorčí rada, nájemci bytů a nebytových prostor, školská zařízení, Městské kulturní středisko, Městské Zastupitelstvo Vedoucí odboru

Microsoft Word, Microsoft Excel Celoročně 1/3 pracovní doby Nepřesnosti v podkladech.

Vedoucí odboru RSM

Metodické řízení a koordinace bytového družstva Vesbyt s.r.o.

V pořádku? Kontrola plánu ANO ANO NE NE

Předložení návrhu plánu ke schválení Návrh plánu

Požadavky

Úkoly

Referent pro bytové hospodářství

Městský úřad

Úkoly

Jednání a zadání úkolů

Zpracované úkoly

Předložení k projednání v Radě nebo Zastupitelstvu

S Vesbyt s.r.o., starostou

Zpracování úkolů Byly zjištěny nedostatky? Zkontrolování po formální a obsahové stránce

Každý měsíc

NE NE

Byly zjištěna shoda? Kontrola shody se schváleným rozpočtem

ANO ANO

ANO ANO

Předání ekonomickému odboru k proplacení

NE NE


Schválení plánu Požadavky

Zpracované úkoly

Za předcházející měsíc, v tištěné podobě

Dozorčí rada Vesbyt s.r.o.

Vesbyt s.r.o.

Návrh plánu

Upravený návrh plánu

Úprava návrhu plánu oprav, údržby a investic

Požadavky

Úkoly

Zpracované úkoly Realizace oprav, údržby, investic

Vytvoření návrhu plánu oprav, údržby a investic

Faktury za provedené opravy a služby

Předložení výsledků celého roku

Předložení plnění plánu Čtvrtletně

Požadavky

Konec roku

Plnění plánu

ANO ANO NE NE

Vrácení k opravě

Schválený Plán oprav, údržby a investic

Konec roku?

Výsledky celého roku

č. 13

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu

Vymáhání nájemného za užívání prostor v majetku města a vymáhání plateb za služby v prostředí Vesbyt s.r.o.

Zodpovědný odbor

RSM


Referent (bytové hospodářství), ředitel VESBYTu s.r.o.


Vymáhání dlužných částek na nájemném, evidence dlužníků, jednání s dlužníky, vymáhání pohledávek soudní cestou

Účel procesu

Vymáhání dlužného nájemného

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup

Vesbyt předá přehled o nezaplaceném nájemném (elektronicky) V průběhu roku je předáván soupis dlužníků dle jednotlivých měsíců. Po ukončení běžného roku je předán celkový soupis dlužníků za příslušný rok. Seznam pohledávek je zaevidován do účetní evidence.

dostaneme?)

Impulsem pro zahájení procesu je obdržení soupisu dlužníků od správy (Vesbyt s. r. o.), tento soupis dlužníků má podobu elektronického přehledu o nezaplaceném nájemném. Následuje zaevidování seznamu pohledávek do účetní evidence na ekonomickém odboru, dále k sepsání upomínek a zaslání na adresy dlužníků. Lhůty pro zaplacení pohledávky se řídí výší pohledávky a možností splátek dlužníka, a to dle uzavřeného splátkového kalendáře. V případě uhrazení pohledávky, dojde k vyškrtnutí dotyčného z evidence dlužníků a proces tímto končí. Popis průběhu procesu (od vznesení žádosti/požadavku jednotlivé kroky, možná řešení, výstup procesu)

V případě nezaplacení do dané lhůty, je mu zaslány další upomínky a výzva k jednání. Pokud dlužník nereaguje je pohledávka vymáhána soudní cestou. Žaloby o zaplacení a návrhy na exekuci vyhotovuje referent, právník pouze podepisuje. Celý spis ohledně vymáhání pohledávky vede referent RSM. Proces končí zaplacením nájemného + příslušenství pohledávky a soudních výloh dlužníkem nebo prominutím pohledávky - rozhoduje RMV nebo ZMV. Zároveň Vesbyt s.r.o. může sám zasílat upomínky dlužníkovi, po zaslání poslední upomínky před žalobou, může dojít vyrovnání splátkového kalendáře, čímž dojde k mimosoudnímu vyrovnání a tím je proces ukončen. Pokud na poslední upomínku dlužník nereaguje, jde případ k soudu, který vydá pravomocný platební rozkaz. Pokud dlužník neplatí, dochází k předání exekutorovi a tím proces končí. Jestliže dlužník po vydání pravomocného platebního rozkazu platí, je proces po zaplacení dluhu ukončen.

Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces?

Vyškrtnutí z evidence pohledávek Papírové/elektronicky dlužníci, ekonomický odbor MěÚ Referent (bytové hospodářství)


Referent (bytové hospodářství)


VESBYT s. r. o., dlužníci, soud, exekutorský úřad, Rada města, ZMV, ekonomický odbor MěÚ

Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Vedoucí odboru, vedoucí oddělení správy města Microsoft Word, Microsoft Excel, datové schránky Průběžně – ročně cca 50 - 60 dlužníků Vymáhání pohledávek věnuje jeden člověk 1/3 pracovní doby. Vymožení pohledávky závisí od velikosti dluhu a schopnosti dlužníka splácet trvá min. 1 měsíc, v komplikovaných případech i roky. Jednání s klienty, zdlouhavý legislativní proces, neefektivnost vymáhání – vyšší náklady než vymožená částka

Dlužník

Vymáhání nájemného za užívání prostor v majetku města a vymáhání plateb za služby v prostředí Vesbytu s.r.o.

Upomínka

Poslední upomínka

Upomínka

Soud / Exekutorský úřad

Upomínka

Návrh na vydání platebního rozkazu / Žaloba o zaplacení

Právník

Podpis návrhu na vydání platebního rozkazu / žaloby o zaplacení

Zaevidování seznamu pohledávek

Referent pro bytové hospodářství

Městský úřad

Byly pohledávka a poplatky z prodlení uhrazeny? Sepsání a zaslání upomínek

NE NE Uplynutí lhůty pro zaplacení

Odbor E

Soupis dlužníků

Vesbyt s.r.o.

Návrh na exekuci

Návrh na vydání platebního rozkazu / Žaloba o zaplacení

Přehled o nezaplaceném nájemném (elektronicky)

ANO ANO

Byly pohledávka a poplatky z prodlení uhrazeny? Zaslání dalších upomínek a výzvy k jednání

NE NE

Podpis návrhu na exekuci

Byly pohledávka, poplatky z prodlení a soudní výlohy uhrazeny?

Vyhotovení návrhu na vydání platebního rozkazu / žaloby o zaplacení

Odeslání datovou schránkou

NE NE Průběh soudního řízení

ANO ANO

ANO ANO

Lhůty pro zaplacení dle uzavřeného splátkového kalendáře

Byly pohledávka, poplatky z prodlení a soudní výlohy uhrazeny?

Rozhodla Rada nebo Zastupitelstvo o prominutí pohledávky?

NE NE

NE NE

Odeslání datovou schránkou ANO ANO

ANO ANO

Zaplacení pohledávky a soudních výloh dlužníkem

Vyškrtnutí dlužníka z evidence

Účetní evidence

Nájemné vymáhá město, služby vymáhá Vesbyt s.r.o.

Každý měsíc

Vyhotovení návrhu na exekuci

Průběh exekučního řízení

Účetní evidence

Zaslání seznamu všech pohledávek

Návrh na exekuci

Soud

Zasílání upomínek

Zaslání poslední upomínky před žalobou

Splátkový kalendář, vyrovnání

Mimosoudní vyrovnání

Pravomocný platební rozkaz

NEPLATÍ NEPLATÍ

PLATÍ PLATÍ

Předání exekutorovi

č. 14

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu


Název procesu

Tvorba rozpočtu

Zodpovědný odbor

Odbor ekonomický


Referent (účetnictví, rozpočet), vedoucí odboru, referent; referent (poplatky psi, příspěvkové organizace, bankovní operace), referent (účetnictví),

Zastupuje

ne


Příprava rozpočtu

Účel procesu

Agenda rozpočtu jako celek – tvorba, realizace a kontrola rozpočtu, rozpočtové úpravy, přesuny alokovaných finančních prostředků, příprava ke schvalování v zastupitelstvu města

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento

Vstupem jsou podklady zaslané jednotlivými odbory.

vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?)

Proces začíná vydáním pokynu všem odborům na přípravu finančních požadavků na příští rok. Odbory sepíší své požadavky v předpřipravené formě a předají je ekonomickému odboru. Referent veškeré požadavky sepíše a vypracuje harmonogram – vše konzultuje se svým vedoucím. Následuje projednání s vedoucími odborů a zapracování úprav. Takto připravený dokument se předkládá Radě města a Zastupitelstvu města / finančnímu výboru k projednání. Následně se zapracují případné připomínky Rady a finančního výboru. Popis průběhu procesu (od vznesení žádosti/požadavku jednotlivé

Takto sestavený rozpočet je vyvěšen a předkládá se zastupitelstvu ke schválení. Pokud jej Zastupitelstvo schválí, zveřejňuje se takto schválený rozpočet na úřední desce města. V případě neschválení rozpočtu je vyhlášeno rozpočtové provizorium a celý proces začíná znovu.

kroky, možná řešení, výstup procesu)

V průběhu roku referent dále zpracovává rozpočtové změny dle aktuálních potřeb/dotačních příležitostí. Požadavky na změny dostává průběžně od vedoucích odborů a čtvrtletně je zpracovává jako podklad pro schválení Zastupitelstvem. Jednotlivé odbory (příkazci operací) obdrží formou tabulek od ekonomického odboru měsíční čerpání rozpočtu. K tomuto čerpání se mají možnost vyjádřit a v případě nesrovnalostí tyto sdělit ekonomickému odboru. V případě, že příslušný příkazce operace zjistí dle skutečného čerpání nedostatek finančních prostředků, vznese na ekonomický odbor požadavek na příslušnou úpravu rozpočtu, tzn. buď si tento požadavek vykryje z vlastních prostředků (jiný rozpočtový řádek) nebo bude muset být zajištěno krytí v rámci rozpočtu celkem. Na konci roku je provedena roční uzávěrka, jejíž součástí je auditorská zpráva a

závěrečný účet, tyto dokumenty jsou předloženy radě města a finančnímu výboru. Následně jsou zveřejněny. Pokud je roční uzávěrka schválena zastupitelstvem bez výhrady, tak proces tvorby rozpočtu města končí. V případě, že se zastupitelstvo vyjádří s výhradami, musí dojít ke zapracování úkolů, tuto činnost má na starost finanční výbor. Po zapracování úkolů je proces tvorby rozpočtu města ukončen. Jaký výstup má proces?

Schválený rozpočet, upravený rozpočet, kontrola rozpočtu, návrh rozpočtu nového rozpočtového období

Jaký výstup proces dostane – v jaké formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces?

Vedoucí odboru referent (účetnictví, rozpočet)


Na procesu se podílí celý subjekt


Průměrná časová náročnost procesu

Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Microsoft Excel Občané, odbory města, zřízené a založené právnické osoby

Společně s vedoucí odboru Vedoucí odboru Účetnický program Fénix Asseco Čtvrtletně operativně, změny v pravomoci RMV na základě zmocnění zastupitelstvem (frekvence rad je čtrnáctidenní), jinak kontrola plnění rozpočtu měsíční, zasedání zastupitelstva čtvrtletní – vždy jsou změny rozpočtu projednávány Od srpna 30-40 % - pokud se týká návrhu rozpočtu na další rok. Současně se zpracovávají požadované změny rok aktuální dle požadavků jednotlivých odborů průměrně cca 130/čtvrtletí, doba zpracování cca 5 týdnů na 1. pokus, návrh rozpočtu musí být 15 dní před projednáním v zastupitelstvu zveřejněn v souladu se zákonem o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů Legislativní, finanční – propad daňových příjmů, vliv ekonomické krize

Vedoucí odboru E

Městský úřad

Vedoucí jednotlivých odborů


Sepsání požadavků

ANO ANO Zpracování harmonogramu

Projednání rozpočtu s vedením města

V předpřipravené formě

Schválila Rada harmonogram?

Konzultace požadavků

Projednání v Radě

Návrh rozpočtových změn

Projednání návrhu rozpočtových změn s vedením města

Vyjádření k čerpání rozpočtu

Měsíční čerpání rozpočtu

NE NE ANO ANO

Projednání návrhu rozpočtových změn s vedením města

Projednání rozpočtu s vedením města

NE NE

Na úřední desce, www stránkách města Referent pro účetnictví, rozpočet

Požadavky

Sepsání veškerých požadavků

Sestavený návrh rozpočtu

Úpravy

Konzultace požadavků

Zapracování úprav

Předložení Radě a Finančnímu výboru

Projednání v Radě a Finančním výboru

Zapracování připomínek Rady a Finančního výboru

Na úřední desce, www stránkách města Schválené rozpočtové změny

Schválilo Zastupitelstvo rozpočet? Vyvěšení a předložení Zastupitelstvu

ANO ANO

Včetně přezkoumání auditorem a zpracování závěrečného účtu

Na úřední desce, www stránkách města

Schválený rozpočet

Předložení Radě a Finančnímu výboru

Zveřejnění schváleného rozpočtu

NE NE

Projednání v Radě a Finančním výboru

Zapracování připomínek Rady a Finančního výboru

Schválilo Zastupitelstvo rozpočtové změny? Předložení Zastupitelstvu

ANO ANO

Bez Bezvýhrady výhrady

Zveřejnění schválených rozpočtových změn

Roční uzávěrka

Zveřejnění Schválení Zastupitelstvem

NE NE

SSvýhradou výhradou

Rada

Vyhlášení rozpočtového provizoria

Úkol

Harmonogram

Zastupitelstvo / Finanční výbor

Je zjištěn nedostatek finančních prostředků?

Harmonogram

Návrh rozpočtu

Návrh rozpočtu

Zaslání měsíčního čerpání rozpočtu


Připomínky

Připomínky

Sestavený návrh rozpočtu

Zpracování úkolů

Pokud Zastupitelstvo změny neschválí, platí starý rozpočet


Připomínky

Připomínky


Auditorská zpráva

Závěrečný účet

Auditorská zpráva

Závěrečný účet

Úkoly

č. 15

Atribut procesu Okruh procesu Název procesu

Charakteristika Procesy finančního krytí městem Finanční zajištění podílu města u dotovaných akcí

Zodpovědný odbor

Odbor ekonomický (E)


Vedoucí odboru, referent (účetnictví, rozpočet), referent (účetnictví), referent (poplatky psi, příspěvkové organizace, bankovní operace), referent (OP LZZ, IOP), RSM (zodpovědný pracovník podle jednotlivých projektů) jako příkazci operací dle zákona 320/2001 o finanční kontrole ve VS,

Zastupuje Není zastupitelnost

referent (účetnictví) (nezastupuje, její náplní je účtování příjmů a výdajů projektů)


Zajištění spolupráce s jinými odbory při přípravě, čerpání a využití dotací a jiných forem podpory v oblasti rozpočtu a účetnictví města.

Účel procesu

Správa financí

Jaký vstup proces dostane? V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně jaký proces předchází - od koho vstup dostaneme?

Odbory (příkazci operací) – nejčastěji KST, RSM (po Rozhodnutí o poskytnutí dotace) a na pokyn Rady/ Zastupitelstva zahájí řešení projektu a předá žádost o zajištění finančního krytí na odbor ekonomický. (požadavek na rozpočet – spolufinancování projektu, předkládají vedoucí ekonomického odboru nebo referentce pro účetnictví, rozpočet) Proces začíná tím, že rada/zastupitelstvo podá žádost o zajištění finančního krytí k vedoucímu odboru E


Při potřebě odbor E na základě získaných informací a rozhodnutí RMV vypíše VŘ na poskytnutí úvěru. Zpracuje výzvu k podání nabídek a předá ji na odbor (KST) kanceláře starosty a tajemníka (informatikům) ke zveřejnění. Na základě došlých nabídek je hodnotící komisí vybrána vítězná banka a následně po schválení radou/zastupitelstvem města podepsána smlouva a zřízen účet. Pokud by rada nebo zastupitelstvo nesouhlasilo s výběrem vítězné banky, vrací se proces do fáze vypsaní VŘ na poskytnutí. Po obdržení faktury a překontrolování správnosti je faktura referentem zapsána do evidence faktur. V opačném případě vrácena odesilateli k opravě. Pokud je faktura v pořádku, je k ní vytvořen průvodní list a je předána konkrétnímu zodpovídajícímu referentovi (který má projekt na starosti = za správnost z pohledu zákona o finanční kontrole ve VS) k prověření. Ten ji potvrdí / nepotvrdí, překontroluje, doplní uznatelné a neuznatelné výdaje a ostatní řeší sám s dodavatelem (odesilatelem). Potvrzené faktury se vrátí zpět na odbor E, kde jsou předány referentce pro úhrady faktur, ta je po úhradě předá referentce účetnictví, která dle výpisu o úhradě zaúčtuje dle právních předpisů. Po zaúčtování je faktura zkontrolována po stránce správnosti uznatelných /neuznatelných výdajů a následně založena do projektového spisu pro budoucí kontrolu od poskytovatele dotace. Tímto proces končí.

Jaký výstup má proces?

Vyřízení oběhu účetních dokladů

Jaký výstup proces dostane – v jaké formě

Papírové (je potřeba podpisů)

Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je proces podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Firmy, odpovědní referenti za projekt Vedoucí odboru Referent (finanční manažer, tzv. měkké projekty, IOP), referent (účetnictví), referent (úhrady faktur), vedoucí odboru, referent (rozpočet) Nejčastěji RSM, KST Vedoucí odboru Microsoft Excel, Microsoft Word Nelze odhadovat. 1 - 5 pracovních dnů. Běžné provozní chyby.

Banka


Informatici


Smlouva

Nabídky

Zveřejnění VŘ

Příslušný odbor


Potvrzení faktury

Doplnění uznatelných a neuznatelných výdajů

Referent pro účetnictví

Prověření faktury

Zaúčtování předpisu faktury

Projektový spis

Schválení (podpis)

Zaúčtování výpisu Výpis o úhradě

Referent odboru E

Kontrola správnosti faktury

Potvrzení faktura

Zajištění podpisu starosty a zřízení účtu

Vypsání VŘ na poskytnutí úvěru

Schválila Rada výsledek výběrového řízení?

Vybrání vítězné banky

Hodnotící komise Rada / Zastupitelstvo

Úhrada faktury

Vrácení odesilateli k opravě

Zasedání Rady

Dodavatel

ANO ANO

Vytvoření průvodního listu

NE NE

Vedoucí odboru E

Městský úřad

Je faktura vpořádku?


Žádost o zajištění finančního krytí

ANO ANO Schválilo Zastupitelstvo výsledek výběrového řízení?

ANO ANO NE NE

Zápis

Schválení (podpis)

NE NE

Zápis

Faktura

Založení kopie do projektového spisu

Založení do spisovny Spisovna

č. 16

Atribut procesu

Charakteristika

Okruh procesu

Proces finančního krytí města

Název procesu


Zodpovědný odbor

Odbor RSM


Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch

Zastupuje



Popis procesu poskytování dotace na sportovní a kulturní akce, nebo v oblasti sociálních služeb

Účel procesu

Získání dotace na sportovní, kulturní akci nebo sociální služby

Jaký vstup proces dostane? (V jaké formě? Kdo dodá tento vstup? (případně

Vyhlášení výzvy o poskytnutí dotace

jaký proces předchází od koho vstup dostaneme?)


Jaký výstup má proces? Jaký výstup proces dostane – v jaké

Proces začíná zveřejněním na úřední desce města výzvy o poskytnutí dotace. Zároveň referent odboru RSM rozešle výzvu o poskytnutí dotace kulturním a sportovním subjektům. Kulturní a sportovní subjekty reagují a posílají své žádosti referentu odboru RSM, ten tyto žádosti zpracovává do tabulky a následně předloží návrh žádostí komisi kultury/komisi tělovýchovy a sportu/komisi sociální a zdravotní. Komise projednávají žádosti a mohou podat referentovi odboru RSM návrh. Žádost projednaná komisemi putuje na zpracování do Rady, která jej projednává (během jednání rady vzniká zápis). V případě, že se jedná o žádosti nad 50 tisíc Kč, musí být žádost předložena k projednání i Zastupitelstvu (to si vede také zápis jednání). U žádostí pod 50 tisíc Kč nemusí být žádost předložena Zastupitelstvu. Dále jsou vyrozuměny příslušné neúspěšné subjekty, čímž proces končí. S úspěšnými subjekty je připravována smlouva, referent odboru RSM vydá příkaz k vyplacení dotací odboru E. Následuje vyúčtování dotací, kdy kulturním a sportovním subjektům jsou vystaveny faktury a daňové doklady. Tím je proces ukončen. Poskytnutí dotace na sportovní, kulturní akci nebo sociální služby. Papírově, elektronicky, fyzicky - finance

formě Zákazníci procesu - Kdo výstup dostane? Kdo je zodpovědný za proces? Kdo proces vykonává? Kdo na procesu spolupracuje? Kdo proces řídí? Komu se zodpovídáte? Je process podporován informačním systémem? Frekvence realizace procesu Průměrná časová náročnost procesu Jaká mohou u procesu nastat rizika?

Kulturní a sportovní subjekty, subjekty působící v sociální oblasti Vedoucí odboru RSM Referent pro školství, mládež, tělovýchovu, kulturu a cestovní ruch Referent odboru RSM, Odbor E, Komise kultury / Komise tělovýchovy a sportu / Komise sociální a zdravotní Referent odboru RSM

Microsoft Word Microsoft Excel

1x ročně Dle došlých žádostí Nedostatečné finance, chyby v žádosti, nedodržení podmínek dotace

Kulturní a sportovní subjekty


Výzva o poskytnutí dotace

žádosti

Vyrozumění

Projednání v Radě

Žádosti nad 50 tis. Kč?

NE NE

Zveřejnění a rozeslání výzvy o poskytnutí dotace

Zpracování zprávy do Rady

Zpracování žádostí do tabulky

Městský úřad

Příprava smluv s úspěšnými subjekty

Vydání příkazu k vyplacení dotací

Odbor E

Návrh

Komise kultury / Komise tělovýchovy a sportu / Komise sociální a zdravotní Rada / Zastupitelstvo

Faktury / Daňové doklady

Informování příslušných neúspěšných subjektů

ANO ANO

na www stránkách města

Referent odboru RSM

Projednání v Zastupitelstvu

Smlouva

Příkaz k vyplacení dotací

Projednání žádostí Návrh

Zápis

Zápis

Vyúčtování dotací

ČÁST B. 1. Analýza současného stavu procesů v rámci samosprávných činností

Recommend Documents