Asset of blok aan het been?

Het bedrijfspand

Asset of blok aan het been? Met 7,62 miljoen vierkante meter lege kantoorruimte hebben we in Nederland een groot probleem. En dat wordt alleen maar groter, is de verwachting. Trends als kostenbesparing, Het Nieuwe Werken en duurzaamheid maken het er allemaal niet eenvoudiger op. OfficeMagazine. nl organiseerde een tafeldiscussie om wat feiten en meningen boven tafel te krijgen. Deelnemers: - Henk Waaldijk, adviseur energiebesparing utiliteitsbouw AgentschapNL - Louis Vermeulen, strategisch adviseur INNAX - Dennis Kroes, sales manager Wuestman projectinrichting - Annuska Raaijmakers, vastgoedmanager Facilicom - Roy Bosboom, directeur Fellow Real Estate - Dennis Lenssen, product manager NPQ FM Solutions De discussie werd geleid door Michael van Munster, uitgever van onder andere OfficeMagazine.nl. Plaats van handeling was hotel/ conferentiecentrum Hof van Wageningen te Wageningen.

D

e tafeldiscussie vond plaats aan de hand van enkele stellingen.

Stelling 1. Als bedrijven binnen vijf jaar niet minimaal 20% hebben bespaard op het energieverbruik, heeft de facilitair manager, als belangrijkste adviseur van de directie op dit gebied, iets verkeerd gedaan. Henk Waaldijk is het daar wel mee eens: “Voor energiebesparing ligt het geld als het ware voor het oprapen, en dan zul je wel gek zijn om het niet te doen. Je kunt minimaal 20% besparen. Je kunt Het Nieuwe Werken invoeren, dan heb je minder vierkante meters nodig. Dus als een facility manager het over 5 jaar niet gered heeft, heeft hij inderdaad iets niet goed gedaan. Een voorbeeld: 80% van de installaties in kantoorgebouwen in Nederland is niet goed afgesteld. De investering om dat goed te krijgen is minimaal en het resultaat is optimaal.”

62 OfficeMagazine.nl

Roy Bosboom heeft andere ervaringen: omdat het op dit moment een huurdersmarkt is, gaan veel facilitair managers in onderhandeling met de verhurende partij, om een lagere huurprijs te bedingen. Het financiële voordeel hiervan is veel groter dan de besparing in de energielasten. “Ik zie dat bedrijven nu vaak eerder een keuze maken voor financieel gewin op korte termijn dan op de besparing op de langere termijn.” Louis Vermeulen nuanceert: “Als de eigenaar meer toekomstgericht gaat investeren, kan hij makkelijker een nieuwe huurder aantrekken of het huidige contract verlengen. Omdat het gebouw duurzaam is, met lagere servicekosten, flexibel in gebruik is, beter afgestemd is op de gebruiker, dat zal het zeker ook gaan winnen, dus ik heb zeker het idee dat het aan het kantelen is.” Bosboom is het daar wel mee eens, “Maar 90% van de bedrijven verhuist niet, die blijven zitten waar ze zitten.” Dit omdat ze de kosten voor verhuizen niet willen betalen. Waaldijk ziet echter wel een kentering: “De grote kantoorhoudende organisaties als banken en verzekeringsmaatschappijen, die zijn al om. Daarnaast heb je de Rijksgebouwendienst, die kopen en huren alleen maar panden met minimaal labelC aan, en dat heeft toch weer een stimulerend effect op de markt. En je kunt het als organisatie niet meer maken om in een energieslurpend pand te zitten.” Vermeulen keert terug naar de stelling: volgens hem is de facilitair manager zeker niet alleen verantwoordelijk te houden voor energiebesparing, omdat hij enerzijds een overvloed aan taken heeft in zijn vakgebied, terwijl anderzijds de markt de verplichting heeft om de FM goed te informeren.

Forum Facility

“Uiteindelijk is het de taak van de FM om al die informatie van de diverse vakgebieden binnen het facilitaire werkveld te bundelen en regie te voeren over de uitvoering en planning. Annuska Raaijmakers vult aan: “Maar als die FM wil scoren bij de directie, moet hij vooral aankomen met energie, want daar zitten veel besparingsmogelijkheden. Maar het is wel heel lastig voor een FM om te bepalen hoe hij dat integraal gaat aanpakken en hoe hij dat alles wat er te halen valt, kan bundelen.” Volgens Dennis Lenssen wordt die FM een maincontractor, “een schakel tussen de klant en de leveranciers, de markt. Er is een onderzoek gedaan naar de ontwikkelingen in de FM-markt, waaruit blijkt dat de functie aan het verschuiven is, van operationeel uitvoerend naar meer regie, en binnen de PPS’en zie je dat heel duidelijk. Daar worden heel duidelijke afspraken gemaakt welke input de FM moet krijgen en output hij moet leveren om te kunnen voldoen aan de doelstellingen. Maar uiteindelijk is de FM wel verantwoordelijk met zijn takenpakket.”

Stelling 2. De facilitair manager moet zich de komende jaren steeds verder strategisch ontwikkelen tot professioneel opdrachtgever, bijvoorbeeld door het opzetten van een integrale aanpak van gebouwbeheer en service management. Lenssen reageert: “In onze visie gaat het gebouw steeds meer centraal staan, en ik denk dat het heel belangrijk

Solutions

is dat al die informatie inzichtelijk is. In de praktijk vernemen we bijvoorbeeld nog te vaak dat men geen goed zicht heeft op het beschikbare aantal vierkante meters. In het kader van BIM moet die informatie vertaald kunnen worden naar een PvE, waar de ontwerper mee aan de slag kan. Met tools als het FMIS met bijvoorbeeld integratie naar een gebouwmodel is dit goed mogelijk.” Raaijmakers vertaalt dit naar energiebesparing: “Als FM heb je voor elk afzonderlijk deel informatie, voor diensten, gebouwen enzovoort. En voor elk deel kun je energie besparen. En om dat te bundelen tot één verhaal, om één business case te maken, vergt heel veel tijd van de FM, maar de kennis ontbreekt vaak. Er zijn wel adviseurs, maar die richten zich vaak maar op één deel van het geheel, en het kost heel veel tijd om met al die verschillende leveranciers en adviseurs om tafel te zitten.” Waaldijk vindt dit moeilijkdoenerij: “Je kunt het je makkelijker maken door met labels te werken. Je kunt zeggen: van de gebouwen die we hebben, willen we over 5 jaar 80 procent op C-niveau of op B-niveau hebben. Het gaat erom: hoe vertaal je het verhaal naar de directie?” Raaijmakers relativeert: “Directies zijn gevoelig voor quick-wins, zeker in deze tijd. Dus als je zegt over een paar jaar willen we een bepaald niveau hebben, dan is dat een mooi initiatief, maar nu levert dat niets op, dan is de noodzaak minder duidelijk.” Bosboom stelt: “Alles valt of staat met de rekensom die

OfficeMagazine.nl

63

je vooraf moet maken op basis van alle informatie die de FM moet verzamelen zodat hij een business case kan opstellen.” Raaijmakers weer: “Maar als jij in een pand zit dat heel veel energie kost, en je hebt geen geld om te verhuizen, moet je toch kijken naar je energieverbruik.” Volgens Vermeulen zijn er genoeg methodes voor verduurzaming van panden, maar die worden onvoldoende ingezet. “Er zijn ook voldoende mogelijkheden om vreemd kapitaal aan te trekken om een gebouw te upgraden. En dan is het exploiteren van gebouwen wel rendabel én duurzaam.” Bosboom wijst op de private equity fondsen: “Die kopen de vastgoedportefeuilles hier op en die gaan gewoon stunten met marktprijzen, panden aanbieden voor circa 70, 80 euro per vierkante meter. Die gaan de onderkant van de markt bedienen voor bedrijven die geen energiezuinige maatregelen kunnen nemen.” Waaldijk geeft aan dat de onderkant van de markt te maken krijgt met het Activiteitenbesluit. “Dat zegt dat je in panden met een verbruik groter dan 50.00 kWh of 25.000 m3 gas alle maatregelen moet treffen die binnen 5 jaar terugverdiend zijn. De overheid gaat daar strenger op toezien.” Vermeulen gaat daar op in: “In dat Activiteitenbesluit staan heel veel zaken die op korte termijn terugverdiend kunnen worden. Maar het wordt bijna nog niet in de markt gedaan. Bundel het nu samen tot een integrale aanpak.” Volgens hem is er een terughoudendheid om als facilitair bedrijf met de eigenaar om tafel te gaan, er wordt al van uitgegaan dat die eigenaar dat niet wil. Maar het is ook van belang voor die eigenaar. Echter: “De waarde en de functie van het facilitaire bedrijf worden nog steeds onderschat. Maar het is een enorm ingewikkeld vak dat alleen maar in belang groeit. Het begint zelfs een beslissende factor te worden.” Raaijmakers ziet dat het vastgoed steeds meer verschuift naar de FM. “Maar de contractonderhandelingen over het vastgoed worden veelal door de directie gedaan en niet door de FM. Maar als het gaat over vastgoedinstallaties, dan moet de FM wel zorgen voor het beheer, onderhoud en dergelijke.”

3. De facilitair manager is de cruciale factor voor het doen slagen van het Nieuwe Werken. Hij/zij heeft immers de tools om de fysieke implementatie te realiseren. Raaijmakers is het daar helemaal mee eens. “HNW richt zich echt op gebouw, mens en techniek. Facilicom zegt: we missen een vierde pijler en dat is het facilitair management. Vaak is er een directie die beslist: we gaan volgens HNW opereren. Nu loopt de FM een beetje achter de feiten aan, hij moet even regelen wat er besloten is. Wij pleiten ervoor om de FM meer aan de voorkant bij de besluitvorming te betrekken omdat elk idee en aspect van HNW ingrijpt op iets facilitairs. Daarom moet hij aan de voorkant zitten zodat er een goed concept kan worden neergezet en HNW ook op facilitair gebied kan slagen.”

64 OfficeMagazine.nl

Lenssen valt haar bij: “De FM moet bij de discussie en de besluitvorming worden betrokken. Het gebeurt nog te vaak dat hij gewoon een opdracht meekrijgt van iets dat al besloten is.” Raaijmakers gaat verder: “Hij moet worden betrokken bij de strategische besluitvorming.” Lenssen weer: “Juist, en niet alleen bij de operationele uitvoering.” Kroes denkt dat HNW wel gaat doorzetten, “want het is ook een manier om kosten te besparen, al denk ik niet dat de FM de cruciale factor is om HNW te doen slagen. Het zit hem veel meer in het gedrag van de bewoners c.q. gebruikers. En daar heeft de FM niet zo heel veel invloed op. Zo’n project kan best slagen als de FM aan de voorkant wordt betrokken bij de discussie, maar het is nooit alleen de FM die de cruciale factor is.” Raaijmakers geeft toe: “Natuurlijk is HR, de factor mens, er heel erg belangrijk in, maar FM is daarin te vaak het ondergeschoven kindje. Het zijn sowieso de harde dingen die je moet faciliteren. De ICT, de werkplek, noem het maar op. Maar er zit ook dienstverlening aan, de soft services zoals schoonmaak, die je anders moet inregelen dan op de traditionele manier.” Lenssen vult aan: “Je moet ook inzicht hebben in waar je als organisatie naartoe wil, wat zijn de nieuwe functies van de ruimtes, wat zijn de beschikbare middelen, aan welke eisen moet het voldoen? Hoeveel werkplekken moeten er overblijven en wat voor soort werkplekken moeten dat dan zijn? Als je daar vantevoren bij betrokken wordt, dan kun je het goed en tijdig inregelen en krijg je minder problemen dan als je het achteraf nog moet regelen.” Vermeulen pleit voor een integrale aanpak: “Als je HNW wilt invoeren, kan het niet anders dan dat de IT-manager en de FM met elkaar samenwerken, voor zover dat nog gescheiden is. Als je dat niet integraal benadert, dan krijg je een probleem.” Vermeulen stelt vast: “De FM heeft een zeer complex vakgebied. Dat wordt vaak onderschat. Ik vind dat de FM meer waarde moet krijgen binnen het bedrijf. Maar die waarde moet ook gegeven worden.” Raaijmakers ziet een verschuiving meer naar ICT en naar vastgoed. “Dus eigenlijk wordt het werkvlak alleen maar breder.” Lenssen vult aan: “De FM heeft weliswaar een dashboard waarin hij alle gegevens kan monitoren, maar hij moet ook weten wat voor hem interessant is, waar ga ik actie in ondernemen en wat kost mij het meeste?” Vermeulen gaat verder: “Je moet het allemaal als FM regisseren, en dan komen we weer terug bij de informatievoorziening, de informatiestroom en de deskundigheidsgebieden. Al die informatie moet wel transparanter worden, er is heel veel te winnen als het gaat om de exploitatiefase, beheer

Forum Facility

Solutions

en onderhoud, welke documentatie is nu eigenlijk aanwezig? Het vak moet naar een hoger niveau, het moet transparanter worden en beïnvloedbaarder worden zodat de FM echt in control komt. En de toegevoegde waarde van facilitaire dienstverlening echt kan laten zien aan de core business. Bovendien: als je gebruiker bent van een gebouw moet je aan allerlei voorwaarden voldoen die weten regelgeving eisen en het toezicht wordt alleen maar geïntensiveerd. Dus moet je het zo allemaal kunnen laten zien.” Annuska Raaijmakers

Dennis Kroes

4. Onder invloed van de economische crisis zouden budgetten voor energiebesparing aan andere zaken moeten worden uitgegeven, het is immers een hype en heeft geen wezenlijk voordeel voor een organisatie. Waaldijk denkt niet dat het een hype is. “In Nederland wordt, ondanks de crisis, nog steeds geïnvesteerd in energiebesparende maatregelen. Nu moet ik wel zeggen dat voor koplopers, leidende organisaties in de top van de markt, duurzaamheid synoniem is aan kwaliteit.” Toch worden veel milieubesparende zaken niet gedaan, ondanks de financiële voordelen. Kroes reageert: “Heeft dat er niet mee te maken dat organisaties niet weten hoe lang ze in een pand blijven zitten? Of dat ze bezig zijn met het implementeren van HNW? Als je al weet dat je binnen afzienbare tijd teruggaat van 200 naar 100 werkplekken, dan ga je toch niet investeren in een gebouw?” Bosboom wijst op de lange terugverdientijd, die is 5 tot 10 jaar. Vermeulen: “Als bedrijf zou je je duurzaamheidsambitie goed moeten formuleren. Een aantal doet dat wel, maar lang niet allemaal. Ze investeren tot de volgende horizon die ze hebben gesteld. De tools zijn er, maar het is nog niet gewoon om het te doen. Je moet duurzaamheid integreren in je bedrijfsvoering, anders ga je het uiteindelijk verliezen. Er zijn al goede business cases bekend van organisaties die in een pand van G naar C label zijn gegaan, ook in monumentale panden. Door gewoon goed overleg met de huurder en de eigenaar.” Vermeulen is van mening dat de langetermijn horizon ook de rol is van de FM: “Wat is het uiteindelijke effect van HNW, hoe gaan we met de gebouwenportefeuille om, hoe is de strategie, wat is de duurzaamheidsambitie?” Kroes wijst op het belang van de inrichting: “De mensen moeten productiever zijn, en de omgeving moet dat stimuleren. Ook dat is een rol van de FM.

OfficeMagazine.nl Roy Bosboom

65

Je gaat minder oppervlakte nodig hebben, maar wat je overhoudt, moet van een hogere kwaliteit zijn. De FM is daarbij een sleutelfiguur.” Raaijmakers wijst op een ander probleem: “De horizon wordt steeds minder lang. Dus je gaat naar kortere periodes kijken, en dan kan de strategie van de onderneming wel vastliggen, maar omdat het allemaal zo beweegt op de markt, gaan mensen geen langetermijn-beslissingen nemen. Dat houdt in dat mensen gaan voor quick-wins, en niet voor iets wat zich pas op een termijn van 5 jaar uitbetaalt. Duurzaamheid is nog steeds belangrijk voor organisaties, maar je kunt duurzaamheid ook in andere oplossingen zoeken.” Vermeulen gaat verder: “Kijkend naar je gebouwenportefeuille, naar duurzaamheid en HNW, dan kun je gebouwen snel afstoten, en daar ga je natuurlijk niet meer in investeren, dat kan de nieuwe eigenaar doen. Maar panden die je per se wilt behouden, daar ga je wel in investeren.” Raaijmakers is het daarmee eens, “en duurzaamheid zal ondanks de crisis toch belangrijk zijn, maar duurzaamheid hoeft niet per se te zitten in de optimalisatie van je installaties. Dat kun je ook zoeken in duurzaamheid voor je personeel. Arbeidsproductiviteit: hoe zorg je dat je mensen zo lang mogelijk aan de slag kunnen gaan? Dat is een heel andere insteek.” Waaldijk relativeert: “De teneur van deze discussie is dat de ontwikkelingen zo ontzettend snel gaan, de tijden zo onzeker zijn dat we niet snel meer geneigd zijn om investeringen op langere termijn te doen, die stelt men kennelijk uit. Maar je zou toch mogen verwachten dat besturen 10, 15 jaar verder denken?”

5. Het zou wettelijk verplicht moeten worden dat bij het ontwerp van nieuw te bouwen kantoorpanden reeds actief wordt gedacht over lifecycle management, dus ook over duurzaam gebouwbeheer middels ‘green lease’. Waaldijk geeft aan: “In de komende jaren gaat Nederland steeds energiezuiniger bouwen, tot energieneutraal in 2020.

Dat ligt vast in Nederlands en Europees overheidsbeleid. In 2020 moet alle nieuwbouw energieneutraal zijn. Green lease komt er in feite op neer dat huurder en eigenaar samen nadenken over de financiering van duurzame maatregelen. Dat kun je vastleggen in zo’n Leidraad Green Lease. Jij gaat als huurder minder betalen voor je energierekening, en daarnaast krijg je dan een hogere huurprijs.” Raaijmakers werpt tegen: “Ik heb liever een lagere huur en dan koop ik zelf wel mijn energie in.” Vermeulen ziet het probleem niet: “Maar het hoeft niet of-of, het kan toch ook en-en zijn?” Van Munster wijst op een belangrijk verschil: “Als je gaat nieuwbouwen, dan ga je toch zo duurzaam mogelijk bouwen? Dat is wel een verschil met als je in een bestaand pand gaat zitten.” Kroes relativeert: “Het maakt dan wel uit of je eigenaar of huurder bent.” Vermeulen geeft aan dat je een bestaand gebouw ook heel goed kunt verduurzamen. Raaijmakers is sceptisch: “Maar wie heeft daar belang bij? Als je partijen hebt die elkaar daarin kunnen vinden, dan is dat heel mooi, alleen de markt is nu een beetje anders. Uiteindelijk denk ik dat alle partijen daar belang bij hebben. Maar dan moet dat wel kunnen, en het verschilt heel erg met wie je aan tafel zit. Met privé-beleggers krijg ik misschien nog wel meer voor elkaar dan bij grote partijen. Want die hebben helemaal geen centen meer, en dan krijg ik meteen te horen: teken maar even voor 10 jaar. En dan beloven ze nog niets.” Vermeulen is van mening dat green lease uitermate geschikt is voor bestaande panden. “Maar de partijen moeten het lef hebben om elkaar op te zoeken, het gesprek aan te gaan en natuurlijk zal de ene eigenaar meer welwillend zijn dan de andere.” Kroes is ervan overtuigd dat de eigenaren die het wel doen, zelf in die panden zitten. “Dus de gebruiker is ook de eigenaar. De mensen die het niet doen, dat zijn de eigenaren die het onderverhuren. Die moeten hun verlies nemen. En daar zijn ze denk ik niet toe bereid.”

Regulierenring 16, 3981 LB, Bunnik Postbus 148, 3980 CC, Bunnik T +31(0)30 659 7411 - I www.NPQfm.com E [email protected]

66 OfficeMagazine.nl

Forum Facility

Solutions

Vermeulen oppert dat als je contract expireert, het interessant is om op basis van green lease een nieuw contract aan te gaan. Bosboom werpt tegen: “Dat ga je nooit dichtrekenen. De besparing van 10 euro op je energielasten weegt niet op tegen de besparing die je kunt krijgen door je contract te heronderhandelen.” Waaldijk concludeert: “Overleven is momenteel belangrijker.”

Henk Waaldijk

Louis Vermeulen

6. De komende 10 jaar mogen er geen nieuwe kantoorpanden worden gebouwd, er staat immers al genoeg leeg. Bosboom reageert: “Dat kan niet, want overheden zijn verplicht om nieuw te laten bouwen. Ze moeten grond blijven uitgeven, anders gaan de gemeentes failliet.” Lenssen wijst op het beleid van Amsterdam aan de Zuidas: “Daar mag niet nieuw worden gebouwd als er niet eerst wordt gekeken of er bestaande bouw geschikt is.” Waaldijk nuanceert: “Dat is een heel gewilde locatie, dus die kunnen zich dat permitteren.” Hij vervolgt: “De gemeentelijke overheden zijn sterk afhankelijk van de verkoop van grond, maar ik verwacht dat er wel ergens een wetgeving zal komen die dat reguleert. Die gemeentes zitten nu al met verliezen omdat ze heel veel grond hebben aangekocht waar ze niets mee kunnen.” Vermeulen noemt een ander aspect: “Het is ook een doodssteek voor een gemeente als je al gebieden leeg hebt staan. Dat is qua aantrekkelijkheid funest voor een gemeente.” Volgens Bosboom is er geen budget om dit effectief, integraal aan te pakken. Waaldijk noemt het Platform Duurzame Huisvesting: “Daar is ook onderzoek naar leegstand gedaan en juist vanuit de beleggerskant is gezegd dat de overheid niet moet ingrijpen. De markt zal zichzelf corrigeren, de overheid zou volgens hen niet moeten interveniëren.” Wat Kroes wel ziet, zijn initiatieven van organisaties om zogeheten derde werkplekken in te richten, op aparte locaties of als gedeelte van een bedrijfspand dat niet (meer) door de organisatie zelf wordt gebruikt. Lege panden kunnen bijvoorbeeld ook worden omgebouwd tot woon/werklocaties: appartementen met werkruimtes. Bosboom sluit af: “Er zijn diverse oplossingen die ervoor zorgen dat de panden in ieder geval gebruikt worden, zoals transformeren naar hotel, zie het gebouw waar wij vandaag zijn.”

OfficeMagazine.nl Dennis Lenssen

67