Asset Intelligence als basis voor uw IT strategie en investeringen
Beyond Asset Control
©2010 Asset-I
Verklein het verschil De investering die uw organisatie heeft gemaakt en zal blijven maken, - in uw software, hardware en printer portfolio is belangrijk en vitaal voor uw bedrijfsvoering. Elk bedrijf is vandaag de dag afhankelijk is van optimaal gebruik van innovatieve IT om concurrerend te blijven. Tegelijkertijd wil geen enkel bedrijf een blanco cheque uitschrijven voor de aanschaf, de ondersteuning en het onderhoud van dit alles. Soms kan het voelen dat dit precies is wat men doet. Dat komt omdat u vaak niet over de informatie beschikt die nodig is om juist die zakelijke beslissingen te nemen over hoe de IT te beheren en de IT uitgaven te verminderen. Als u verantwoordelijk bent voor de aanschaf, het verlengen van licenties, "true-up 'onderhandelingen, budgettering of beheersing van de kosten komt een van onderstaande scenario's u dan misschien bekend voor? o
licenties door leveranciers die simpelweg het aantal installaties
Survey biedt u
Exacte inventarisatie van de activa Gebruiksmeting door het registreren van toetsenbord en muis bewegingen Ondersteuning bij uw ITbeslissingen door feiten en inzichten Betere onderhandelingen met leveranciers Verhoogde efficiëntie Kostenbesparing Verbeterde beveiliging en compliancy
Uw organisatie wordt gedwongen om te betalen voor ongebruikte tellen en niet samen met u te kijken naar een reële prijsstelling op basis van wat er daadwerkelijk wordt gebruikt.
o
Uw onderneming heeft een licentieovereenkomst met een softwareleverancier om een specifiek aantal licenties van de software in uw organisatie te installeren. U hebt geen feitelijk overzicht van hoeveel exemplaren er zijn geïnstalleerd, of het gebruik ervan. U weet niet precies of u handelt in overeenstemming met de overeenkomst, maar ook niet hoeveel waarde u krijgt uit de overeenkomst.
o
Een afdeling vraagt dat iedere werknemer een bepaald softwarepakket ter beschikking dient te hebben. U bent echter van mening dat niet iedereen de software nodig heeft, maar u koopt toch, want er is geen manier om te bewijzen wie het gebruikt en wie niet.
o
Een softwareleverancier heeft u meegedeeld dat uw bedrijf een audit moet ondergaan op het gebruik van de geleverde software. U kunt aan de software inventarisatie van uw pc's zien waar de software is geïnstalleerd, maar u weet niet welke on- of ondergebruikte kopieën kunnen worden verwijderd om uw software licentie lasten te verminderen.
o
U koopt software op basis van aanvragen van uw organisatie en medewerkers. Niemand komt bij u terug om te melden dat de bepaalde software niet meer nodig is en dat deze eventueel elders ingezet kan worden. U vermoedt dat software simpelweg niet meer gebruikt zal worden als mensen van baan veranderen, het bedrijf verlaten of promotie krijgen, terwijl u wel meer exemplaren moet aanschaffen.
o
U hebt de asset managers gevraagd om een aantal van deze kwesties aan te pakken, maar u krijgt als antwoord dat dit met de huidige instrumenten bijna onmogelijk is.
Beyond Asset Control
page 1
Organisaties geven teveel uit aan IT Door rechtstreeks te werken met enterprise organisaties om de IT-omgeving te evalueren heeft Asset-I vastgesteld dat organisaties gemiddeld 60% teveel softwarelicenties aanschaffen en niet compliant zijn bij 30% van hun totale software assets. Onze studies hebben aangetoond dat gemiddeld:
82% van de pc's die Microsoft Office Professional geïnstalleerd hebben, niet alle toepassingen gebruiken van deze high-end suite.
84% van de pc's die het volledige Microsoft Visio-pakket hebben geïnstalleerd, alleen gebruik maken van de read only modus, of
Wat krijgt u U zult begrijpen waar uw organisatie nodeloos geld verspilt op software, hardware en printers - en hoe u dit terug kunt brengen. Veelal kunt u 20% van uw jaarlijkse softwarebegroting besparen.
zelfs in zijn geheel niet gebruiken en daarom kunnen volstaan met een gratis viewer.
90% van de pc's die Microsoft Project geïnstalleerd hebben, hier helemaal geen gebruik van maken.
92% van de pc's die het volledige pakket van Adobe Acrobat hebben geïnstalleerd alleen de read only-modus gebruiken of het in zijn geheel helemaal niet gebruiken en daarom prima kunnen volstaan
Hoogtepunten Organisaties kopen gemiddeld 60% teveel licenties en zijn “non-compliant” op 30%. De gemiddelde overbesteding per PC is €369.
met een gratis viewer.
De gemiddelde overbesteding voor bovengenoemde softwareapplicaties per machine € 369 is.
Wilt u dit soort informatie krijgen voor uw eigen IT-omgeving? Wilt u precies weten waar u mogelijk geld kunt besparen? Asset-I kan u helpen te ontdekken waar deze waardevolle informatie verborgen ligt die u kan ondersteunen uw IT-(software)budget omlaag te brengen met 20 tot 40 procent in het eerste jaar.
Asset management tools lossen dit probleem niet op Uw IT-afdeling kan u vertellen dat de informatie die u nodig heeft om echte besparingen te vinden kan worden verkregen door het analyseren van de gegevens van uw IT Asset Management (ITAM) pakket. IT-professionals gebruiken ITAM software om efficiënt te distribueren, te configureren en softwareapplicaties en hardware te bedienen. Deze tools omvatten meestal een robuuste set van diensten die helpen bij de dagelijkse verrichtingen van een computeromgeving, inclusief (remote) desktop support; softwareimplementatie; patch management; inventaris informatie (tracking); en
Beyond Asset Control
fysieke locatie (monitoring).
page 2
Deze activiteiten zijn essentieel om uw IT-omgeving efficiënt te kunnen besturen. De IT Asset Management (SMS / SCCM, Altiris Service & Asset Management Suite, IBM Maximo Asset Management en vele andere) producten zijn geweldige hulpmiddelen voor het beheren van uw IT-omgeving, bijvoorbeeld voor de installatie van besturingssystemen, applicaties en patches. Dergelijke hulpmiddelen kunnen ook basisgegevens laten zien over welke hardware en software er binnen uw organisatie in gebruik zijn. Echter, software "gebruik" wordt meestal verkregen op basis van de meest algemene informatie: de "Open / Close" status van een softwarepakket, die vaak afkomstig is uit het Windows "Add / Remove Programs" register. Dit register is slechts een indicatie van hoeveel keer een pakket wordt geopend
Waarom is Asset Intelligence belangrijk? Zoals met alle complexe zaken kunt u alleen rationele beslissingen nemen als u een goed beeld heeft. In het geval van software heeft u zwaar geïnvesteerd in software om uw organisatie te ondersteunen - U krijgt een feitelijk beeld om te kunnen beoordelen wanneer meer te kopen, te herschikken en te onderhandelen. Asset Intelligence geeft u het inzicht dat u nodig heeft.
of gesloten. Het is niet een maatstaf van het werkelijke gebruik van het pakket, waarbij ook gemeten wordt hoe het product wordt gebruikt, hoe vaak en hoe lang. De screenshot hieronder laat zien hoe Windows en vele Asset Management tools "gebruik" berekenen;
Bijvoorbeeld, een pc-gebruiker start een toepassing automatisch elke dag, omdat die aanvraag in zijn computer start-up routine staat of omdat een ontvangen e-mailbijlage een toepassing start. De gebruiker kan de toepassing minimaliseren of zelfs sluiten zonder het te gebruiken om werkzaamheden mee te verrichten. Een ITAM tool zou zeggen dat dit product dagelijks wordt gebruikt, gebaseerd op het feit dat het dagelijks wordt geopend. De oplossing van Asset-I zou juist zeggen dat het product is geïnstalleerd maar niet wordt gebruikt en dat de licentie kan worden verwijderd of worden vervangen door een (gratis) viewer. Omgekeerd kan ITAM u ten onrechte vertellen dat een toepassing zelden wordt gebruikt, terwijl het in werkelijkheid dagelijks wordt gebruikt voor bedrijfskritische oplossingen. Neem bijvoorbeeld een eindgebruiker die elke week een bijgewerkt projectplan ontvangt. Hij gebruikt Microsoft Project om enkele details aan te passen een stuurt het terug, maar omdat het zelden wordt geopend of gesloten, denkt het Asset Management tool dat de software niet veel is gebruikt. De Asset-I oplossing laat zien dat deze gebruiker het Project licentie gebruikt voor input van kritische informatie. In het bovenstaande voorbeeld zouden een gebruiker Microsoft Project nooit heeft gebruikt en een gebruiker die het programma een keer per week gebruikt voor kritische taken op precies dezelfde manier gerapporteerd worden. Er is een nauwkeurige manier om de informatie te verkrijgen die u in staat stelt om gebaseerd op feiten zakelijke beslissingen te nemen over uw IT-activa en uitgaven. Survey is een kosten beheersende applicatie die gedetailleerde, uitgebreide informatie over het gebruik van software, hardware en printers in uw organisatie biedt.
Beyond Asset Control
page 3
Survey maakt gebruik van volstrekt unieke toonaangevende technologie die de werkelijke interactie van de gebruiker met een toepassing detecteert en analyseert door middel van toetsaanslagen en muisgebruik ten opzichte van de eenvoudige "open / close" detectiecapaciteit die gebruikt wordt door ITAM producten. Survey heeft de mogelijkheid om het verschil aan te tonen tussen een "lezer" en een "schrijver" van een applicatie op basis van het werkelijke gebruik, die de vraag "kan de dure volledige toepassing licentie worden vervangen door een vrije 'read only' versie" kan bepalen. Een belangrijke vraag is dus: opent een gebruiker Microsoft Project elke dag en leest hij gewoon een geactualiseerd projectplan, of maakt hij daadwerkelijk gebruik van Microsoft Project om nieuwe content te creëren of te bewerken? Het verschil heeft zeer grote implicaties voor de licenties en begrotingen. Weten wat het verschil is, dat is Asset Intelligence. In tegenstelling tot ITAM tools die pc's en software configureren en beheren, geeft Asset Intelligence u een business view van de computer systemen en software die u hebt geïnstalleerd. De Asset Intelligence rapporten geven u het inzicht dat u nodig hebt om: o
te stoppen teveel te softwarelicenties aan te schaffen.
o
de kosten op onderhoud en ondersteuning van ondergebruikte soften hardware te minimaliseren
o
reële waarde te krijgen van de jaarlijkse softwarelicentie reviews en "true-up 'onderhandelingen.
o
de ongebruikte software te recyclen in plaats van het kopen van extra licenties.
o
de volledige versies van software titels te vervangen met alleenlezen versies.
o
het bereiken van nauwkeurige compliance als het gaat om vendor licenties.
o
uw IT-budget voor het volgende jaar nauwkeurig te plannen.
Hoe werkt Survey Survey is een thin client applicatie die een agent met een kleine footprint gebruikt op uw client-pc's om het werkelijke gebruik van toepassingen te bepalen, gebaseerd op een zekere mate van toetsaanslagen en muisbewegingen. Deze gegevens worden teruggestuurd naar een centrale server op dagelijkse basis, waar deze worden samengevoegd en geanalyseerd om eenvoudig te begrijpen management rapportages te produceren. De unieke kenmerken van Survey zijn:
Beyond Asset Control
o
Het vermogen om precies te herkennen welke applicaties worden gebruikt, hoe ze worden gebruikt, hoe lang en door wie.
o
De focus is op zakelijke gebruikers en daarmee op het produceren van bruikbare rapporten eenvoudig te interpreteren zijn voor zowel een technisch als een niet-technisch publiek.
page 4
De installatie van Survey en het maken van een snelle analyse van de rapportages geven u inzicht waar "snelle" kansen zijn om kosten te besparen. Wanneer u Survey echter over een langere periode gebruikt ziet u steeds meer over het gebruik van software en ontstaat er steeds meer duidelijkheid over de patronen van gebruik van de verschillende hardware en software toepassingen. Deze analyse helpt u uw inkoop en uw IT beleid te optimaliseren om het maximale rendement op uw IT investeringen te verkrijgen. Survey is geen vervanging voor uw huidige Asset Management tools maar een aanvulling. Uw ITAM applicaties zijn nodig om de technische aspecten van uw IT-omgeving te controleren. Survey is noodzakelijk om de financiële aspecten te controleren. Additioneel wordt Survey gebruikt door diverse afdelingen om verschillende resultaten te bereiken. IT-professionals hebben hun Asset Management tools nodig om de prestaties van de IT-activa te optimaliseren terwijl de financiële deskundigen Survey nodig hebben om de investeringen in IT te optimaliseren.
Hoe gebruikt u Survey om kosten te besparen De gedetailleerde 'gebruiksintelligentie' die Survey genereert kan worden gebruikt tijdens de gehele contractduur van een bepaald product om uw financiële strategieën te sturen. Hieronder vindt u enkele voorbeelden van de belangrijkste gebieden waarin onze klanten vertrouwen op Survey gegevens. Vervanging complete versies software-producten met een read-only versie: Veel bedrijven betalen voor "full version" licenties van software pakketten voor alle gebruikers, zelfs wanneer er een gratis of veel goedkopere "viewer versie" van het product bestaat die voor de meeste gebruikers volstaat. Deze onnodige aankoop leidt tot overmatige uitgaven aan software licenties, onderhoudscontracten en jaarlijkse product training. Survey onthult precies wie in uw organisatie het volledige pakket heeft geïnstalleerd en welke werknemers goede kandidaten zijn voor een viewer versie.
Beyond Asset Control
page 5
Bekijk de huidige inventaris voordat u tot nieuwe aankoop overgaat: Werknemers vragen van tijd tot tijd om nieuwe hardware en software. Zonder gedetailleerde informatie over welke activa in uw organisatie aanwezig zijn en hoe die worden gebruikt is het moeilijk te beoordelen of de nieuwe aankoop noodzakelijk is. U kunt mogelijk honderdduizenden euro’s of meer verspillen aan de aankoop van nieuwe hardware en software wanneer dezelfde producten reeds bestaan in uw omgeving. Met Survey rapporten kunt u vaststellen waar ongebruikte activa kan kunnen worden verplaatst, waardoor u onnodige nieuwe uitgaven kunt vermijden. Controleer de onderhandelingen over softwarelicenties: Grote software bedrijven zoals Microsoft en Oracle zijn in het voordeel als ze onderhandelen over de jaarlijkse licentiekosten. Normaliter vertellen ze u hoeveel u moet betalen dat wil zeggen, tenzij u definitief kunnen bewijzen hoeveel exemplaren van hun software uw bedrijf daadwerkelijk gebruikt. Alleen Survey geeft u deze specifieke informatie om u voor te bereiden op software audits en de vorderingen van de softwareleveranciers te kunnen weerleggen. Survey verschuift het voordeel naar uw kant en kan u helpen aanzienlijke besparingen te bereiken wanneer het tijd is voor "true-up" of "true-down" discussies voor licenties op desktop applicaties alsmede ERP, CRM en andere enterprise software licenties. Het "License Usage Analysis" rapport hieronder geeft een overzicht van licenties die moeten worden betaald (groen); vergunningen die niet zouden mogen worden ingezet (rood) en de licenties die kunnen worden vervangen door een read-only versie of kunnen worden verwijderd (geel). De informatie achter dit rapport vertelt u op welke computers de zelden gebruikte of ongebruikte applicaties staan, zodat u kunt optreden.
Zorg voor naleving van de licentie contracten: de meeste bedrijven installeren (niet opzettelijk) meer exemplaren van een software applicatie dan hun licentie toestaat. Deze situatie kan onverwachte kosten en wellicht boetes met zich meebrengen. Survey draagt bij aan uw compliance door het tonen van nauwkeurige gegevens over software die in gebruik is. U ziet wanneer u extra licenties moet aanschaffen of waar u ongebruikte licenties kunt verwijderen. Koop softwarelicentie voor een korte periode totdat u zeker weet wat u nodig hebt: Voordat u overgaat in tot een overeenkomst voor lange termijn voor een groot aantal software licenties, koopt u eerst een korte termijn licentie. Met behulp van Survey kunt u bepalen welke medewerkers de software echt gebruiken en welke het niet nodig hebben. Wanneer u overgaat naar de lange-termijn overeenkomst koopt u alleen wat u daadwerkelijk nodig hebt, ook om compliant te blijven. Herverdeel of verwijder printers voor een effectievere bedrijfsvoering: Survey verzamelt en analyseert informatie over het gebruik van zowel de netwerk als de lokaal aangesloten printers. U kunt snel identificeren welke printers nauwelijks worden benut, dat ze elders kunnen worden ingezet of volledig kunnen worden verwijderd. Stop met betalen voor aanschaf, service, onderhoud en benodigdheden voor printers die nauwelijks worden gebruikt. Plan uw IT-budget beter: nieuwe zakelijke toepassingen dicteren vaak de behoefte aan nieuwe software op de desktop. Bijvoorbeeld, een nieuwe financiële applicatie vereist de installatie van Oracle Financials software op de PC van elke gebruiker. Uw Survey rapporten kunnen u helpen bij het bepalen van het exacte aantal licenties dat u nodig heeft zodat u de uitrol van de toepassing nauwkeuriger kunt budgetteren. Controleer de kosten van vervangingen: IT-afdelingen plannen normaliter routine hardware- en software upgrades en volledige vervangingen van systemen - of ze nu nodig zijn of niet. Het upgraden of vervangen van systemen die nog prima voldoen is een verspilling van tijd en geld. Met Survey rapporten kunt u vaststellen welke software of systemen de voornaamste kandidaten zijn voor een vervanging en welke eventueel kunnen worden verplaatst naar andere gebruikers. U kunt eenvoudig zien welke medewerkers een high-end PC nodig hebben en wie er eventueel met een low-end PC zou kunnen werken. Dit helpt u met het plannen van uw budget en om controle te krijgen over het maximaliseren van de levensduur van uw IT-assets. Begrijp de IT overlappingen die voortvloeien uit een fusie of overname: het huidige zakelijke klimaat dicteert dat organisaties bij elkaar komen via fusies of overnames. Dit betekent dat niet gelijksoortige IT-afdelingen één moeten worden. De IT groep kan Survey gebruiken om de IT inventaris van de onderneming in kaart te brengen en deze activa onder beheer te nemen. De Survey rapporten kunnen bijvoorbeeld laten zien welke computers in overeenstemming moeten komen met de software-image standaarden.
Beyond Asset Control
page 7
Aan de slag met uw spaargeld programma Klanten van Asset-I hebben vele unieke manieren gevonden om het verkregen inzicht te gebruiken om IT-kosten te verminderen en te beheersen. Veel klanten zijn in staat gebleken om hun IT-budgetten 20 tot 40 procent te verminderen in het eerste jaar. De besparingen blijven gewaarborgd in de daaropvolgende jaren wanneer de verkregen intelligentie en geïmplementeerde processen ingezet worden om besluiten over hardware en software aankopen te doen.
Survey onthult verborgen informatie die u kunt gebruiken om uw IT-uitgaven te optimaliseren, zonder afbreuk te doen aan kwaliteit of productiviteit. Als u vermoedt dat uw bedrijf (te) veel geld uitgeeft aan IT-hardware en-software, kunt u contact opnemen met Asset-I. Samen gebruiken we Survey om het gebruik van uw IT-omgeving te beoordelen en om te bepalen waar u geld kunt besparen of terug kunt verdienen. Hoe u uw IT-activa beter kunt beheren op de lange termijn en om inzichtelijk te maken waar u een aanzienlijk deel van uw ITbudget kunt terughalen. U kunt vandaag nog contact met ons opnemen om te beginnen met besparen.
Beyond Asset Control
Asset-I Siriusdreef 17-27 2132 WT Hoofddorp T. +31 23 557 4559 E.
[email protected] www.asset-i.nl
