ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTER REPORT

ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTER REPORT X Mr. O.

client: person concerned:

Date: 6-10-2003 Position/Vacancy: Manager Systems Integration Final evaluation and advice: -/+ (positive with strict reservations) Report drawn up by: P.J.A. van Steenis, Ph.D. Report delivered in 2 copies to: Mr. X.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648

SYNTEX & ENDEAVOUR nv/sa [email protected] www.syntex.be HRL/RCL 97.177 VG.535/B

Veldstraat 46-50 3130 Begijnendijk KBC 733-0148140-51

1. Assignment and Objective The information we procured prior to this assignment consisted of: • Our meeting with Mr. X., • The information and documentation thereby gathered, • Our previous experience with company X in testing and training it's managers. 10

The pillars of each Assessment Center consist of the determination of the actual performance level of the participant and the evaluation of the potential growth. Both aim to provide insight in the actual performance level of the participant, the potential growth of this level, its achievable peek and the necessary follow-up activities with the participant. These goals are achieved by submitting the participant to a personality profile study and a thorough skills analysis. Because the best imaginable predictor of one’s future behaviour is his actual behaviour, the Assessment Center is intentionally aimed at the provocation and the evaluation of this behaviour through practical cases. They offer a measurable indication of the skills the participant has already acquired and form reliable predictors of his future functioning:

20 CRITERIA

CASES

Technical Skills • Asking • Listening • Convincing • Concluding

Leadership & Business Cases • Group Discussion • Appraisal / Coaching • Selection Interview • Quinn Leadership Test • Fact-Finding • In-Basket

Tactical Skills • Interaction • Versatility • Empathy

Sales & Negotiation Cases • Sales Call • Letter • Presentation • Group Negotiation • Buyer/Seller Negotiation • Kennedy Negotiation Test

Strategic Skills • Management Control • Business Acumen • Problem Analysis • Problem Solving • Decisiveness • Creativity • Efficiency • Tenacity • Energy

Personality Profile Assessment • Lauster IQ4 Test • Quinn-Bullmer Empathy Test • Eysenck Personality Test • Eysenck Basic Needs Test • Motivational Interview • Test Results Feedback

Communication Skills • Verbal Proficiency • Written Proficiency

-1 = weak

-2 = rather weak

+1 = rather strong

+2 = strong

Because the Assessment & Development Center is used in Flow-in, Flow-through and Flow-out situations, we will not only take notice of the question ‘Is he/she able to?’ but also of the questions ‘Does he/she want?’ and ‘Does he/she match?’

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



O.xls Full Matrix

Cases

Leadership & Business Cases

Sales & Negotiation Cases

Personality Profile Assessment

Technical Skills Asking Listening Convincing Concluding

2,0 1,0 1,0 1,5

1,0 -1,0 -1,0

1,0

0,0 1,0

1,0 -1,0 0,0

2,0

1,0

1,0

1,5 0,0 0,7 0,6

0,5 0,5 0,5 0,5

+ + +

Tactical Skills Interaction Versatility Empathy

2,0 1,0

1,0 1,5

1,0

0,5

0,5

1,5

1,2 0,3 0,5

0,5 0,5 0,5

+ +

1,0 1,0

0,5

1,0 0,0

0,7 0,2 1,3 1,0 0,8 -0,7 -0,1 1,1 1,1

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

+ + + + + +

0,8 0,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

0,0

Strategic Skills Management Control Business Acumen Problem Analysis Problem Solving Decisiveness Creativity Efficiency Tenacity Energy

1,0 1,0 1,0 1,0 1,0

0,0 -1,0

1,0

0,5 0,5

0,0 -1,0 1,5

1,0

0,0 -1,0 0,0 1,0 1,0

1,0 0,5

1,0 1,0

1,0

2,0 2,0 1,0

-1,5 -1,0 0,0 1,0

1,0

1,0

-2,0

0,5 1,0

1,0

1,5

1,0

1,0

1,0

1,0

1,5 1,5

1,0

Communication Skills Verbal Proficiency Written Proficiency Dutch French English Informatics Other criteria:

0,0

1,0

1,0

0,5

1,5

1,5

AVERAGES

1,3 -0,2

MINIMUM

0,5

0,5

SCORE

+

-

0,3 0,5

0,5

0,5

0,5

-

0,5

0,9

0,3

0,5

0,5

+

-

0,5

SCORE

MINIMUM

AVERAGES

TEST RESULTS FEEDBACK

MOTIVATIONAL INTERVIEW

EYSENCK BASIC NEED TEST

EYSENCK PERSONALITY TEST

QUINN-BULLMER EMPATHY TEST

+2 = strong )

LAUSTER IQ4 TEST

KENNEDY NEGOTIATION TEST

BUYER/SELLER NEGOTIATION

+1 = rather strong

PRESENTATION

LETTER / OFFER

SALES CALL / VISIT

IN-BASKET

-1 = rather weak

FACT-FINDING

QUINN LEADERSHIP TEST

SELECTION INTERVIEW

APPRAISAL / COACHING

GROUP DISCUSSION

( -2 = weak

GROUP NEGOTIATION

Criteria

1,1

1,0

0,5

0,5

+ +

0,5

0,0

0,9

1,0

0,9

0,5

0,5

0,5

0,5

-

+ + +

+ + +

0,5

Achtergrond bij de criteria Technical Skills Asking: doortastend bevragen, tactvol en assertief doorgronden. Listening: actief/analytisch/empathisch luisteren, samenvatten en herhalen. Convincing: gericht informeren, componenten vertalen naar resultaten, deskundig/zelfzeker/sympathiek optreden. Concluding: leidinggeven aan een gesprek of discussie, sturen van gesprekspartners in de gewenste richting, aanvaardingssignalen herkennen en benutten door af te sluiten, eenduidige akkoorden realiseren, overeenstemming/taakduidelijkheid/motivatie bereiken.

Tactical Skills Interaction: tactvolle omgang met anderen, interactief optreden, begrip tonen, betrokkenheid creëren, gesprekspartners gelijkwaardig en onbevooroordeeld benaderen.Versatility: aanpassingsvermogen in uiteenlopende situaties en gesprekspartners, vermogen om zijn eigen basisbehoefte opzij te schuiven ten voordele van de basisbehoefte van de gesprekspartner(s) of de noden van de situatie, vermogen om flexibel in te spelen op onverwachte situaties en informatie, vermogen om zich snel in te leven in een persoon en een situatie.Empathy: inlevingsvermogen, zich verplaatsen in de situatie van anderen, gevoelens en gedachten van anderen herkennen, hun aanleiding correct interpreteren. vertrouwen van de gesprekspartners winnen door in te spelen op hun basisbehoeften.

Strategic Skills Management Control: gesprekspartners aanspreken op hun verantwoordelijkheid, hen durven en kunnen corrigeren, bevoegdheden overdragen met duidelijke instructies.Business Acumen: ondernemerschap, alertheid, kansen zien en benutten, proactief optreden, situaties en reacties anticiperen, scherpheid van geest, sluwheid.Problem Analysis: analytisch vermogen, relevante informatie verzamelen, problemen en hun oorzaken ontdekken. Problem Solving: synthetisch vermogen, genereren van diverse oplossingen, ontwerpen en afwegen van alternatieven, de juiste oplossing bieden rekening houdend met haalbaarheid en uitvoerbaarheid. Decisiveness: besluitvaardigheid, verantwoorde risico's nemen, zonder veel aarzeling keuzes maken. Creativity: zien van nieuwe verbanden, originele oplossingen bieden, vindingrijkheid. Efficiency: systematisch/ordelijk/overzichtelijk werken, starten vanuit welomschreven doelstellingen, prioriteiten stellen, resultaatgericht handelen, mensen en middelen efficiënt inschakelen, kosten versus baten afwegen. Tenacity: incasseringsvermogen, stressbestendigheid, standvastigheid ondanks weerstand of tegenvallers, doorzettingsvermogen, volharding, vastberadenheid. Energy: dynamisme, kracht, fysieke uitstraling, verbale en non-verbale présence, dash, punch, uithoudingsvermogen.

Communication Skills Verbal Proficiency: gesproken uitdrukkings- en taalvaardigheid in presentaties, verkoop- en onderhandelingsgesprekken, vergaderingen, interviews, functioneringsgesprekken. Written Proficiency: geschreven uitdrukkings- en taalvaardigheid in presentaties, offertes, rapporten, verslagen, zakelijke correspondentie, memo's.

Veldstraat 46-50, 3130 Begijnendijk Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602

SYNTEX & ENDEAVOUR The Best Way to Cope With Change is to Help Create It

[email protected] www.syntex.be www.2-ez.be

2. Vertical Analysis of the Matrix of Results

30

Group Discussion

40

During a group discussion the participant is being confronted with opposite visions and opinions. Perseverance, tenacity and persuasiveness together with interpersonal interaction, listening skills and business acumen form the criteria that are being evaluated during this case. The participant showed a lot of initiative during this first case. He really presented himself as the moderator and conciliator of the meeting. He set priorities, watched the time available and saw to it that everyone got his say. His scores are very good on about every item: asking, listening, concluding, interaction, versatility, efficiency, tenacity and control.

Appraisal / Coaching

50

Role-plays offer an ideal setting to put the theoretical strategies of the participant on a practical trial. A realistically staged role-play is in fact the instrument by excellence to assess the communicative, commercial and leading abilities that the participant actually possesses. Therefore the participant is placed in realistic managerial situations with one of the assessors as opponent. This confrontation with a very down-to-earth employee who spoke by the card and never gave any information for free, was a hard introduction to Assessment Centers for this participant. He tried to create contact and build rapport, but was outnumbered by the strictness of his employee. At a certain moment he didn't even knew what to say anymore so the employee overtook all control and concluded the discussion. The communication style the candidate uses while in a leadership-situation is formal and a bit clumsy. He lacks weight and maturity to respond adequately to demanding leadership situations. In these situations he showed that his management control, creativity and versatility are to be developed.

Selection Interview 60

The participant - as future employer - interviews in this case one of the assessors as a potential candidate to a vacancy. During a short preparation time the participant receives the fictitious résumé of the applicant. (not executed)

Quinn Leadership Test This famous leadership test of Quinn refers to the four major management styles this century has known. The leadership of the contemporary natural leader however, characterizes itself by its ability to adapt flexibly to the actual employee concerned and the actual situation he is in, rather than to cling to one rigorous principle. (not executed)

70

Fact-Finding Distilling the facts from a complex and pseudo-financial text is an assignment that, together with the analytical abilities, measures the arithmetical capacities of the participant. (not executed)

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



In-Basket

80

The In-Basket is a highly praised Assessment Center method to measure the ability of the participant to respond correctly and alertly to real situations. It is rather the method that the participant applies than the solution itself that forms the criterion in this case. The assignments present themselves as memos, questions, requests, tasks en acute problem within the fictitious domain of authority of the participant. The reactions of the participant to the several items, memo's and phone calls show a very poor sense of priority management. Concerning his ability to delegate there is still room for improvement.

Sales Call The theoretical strategies prepared by the participant are put on a practical trial in a realistically staged role-play. Therefore the participant is placed in some realistic situations with one of the assessors as one of his clients or prospects. (not executed) 90

Letter Based on the agreements that have been made during the role-play, the participant is expected to address a quote to this client or prospect. Through this case insight is gained into the commercial capacities of the participant as well as into his written proficiency. Strong points of the candidate are interaction, concluding and tenacity. Somewhat weaker are management control, business acumen and written proficiency.

Presentation 100

After a serious amount of preparation time the participant is being asked to offer a founded advice by ways of a strong, visual and logically build up presentation. Interpersonal interaction is next to decisiveness and creativity the criterion that is being measured during this case. Subsequently the concerned person’s tenacity, perseverance and empathy are being assessed during an interpellation. The strongest point of the candidate in this presentation case is his sense of structuring information together with his interaction with his audience, empathy for them, energy and tenacity. Lower scores for management control, decisiveness and creativity.

Group Negotiation 110

In this case the participant is presented with the task to maximally achieve his objectives during a discussion with his colleagues. (not executed)

Buyer / Seller Negotiation

120

Once again role-playing offers the setting to assess all the Assessment Center’s criteria for this participant. Because during these negotiation role-plays it always concerns well-documented cases in which both client as supplier have just as much to win as to loose - so the assessors are able to execute a profound evaluation of both parties - this case is ideal to put two participants on opposite sides. The candidate had put on a strong fight with his opponent. Without loosing his temper, he countered his opponent's demands by negotiating concessions in return ('if you … then I…'). Therefore he scores high on control, creativity and tenacity.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



Kennedy Negotiation Test Gavin Kennedy is the absolute specialist on the domain of negotiating skills. His Negotiation Test is a unique Assessment Center method to assess the level of the concerned person’s ability to react correctly and attentively in realistic negotiating situations. The results of the written test support our findings above concerning the negotiating skills of the candidate: 62% is pretty good. 130

Lauster IQ4 Test

The complete P. Lauster’s IQ-test measures four levels of analytical ability: perception intelligence, practical, verbal and arithmetical intelligence. (not executed)

Quinn-Bullmer Empathy Test 140

Empathy is the ability to have a profound and sensitive understanding of the interlocutor’s emotions and their immediate cause while keeping a sufficient distance to the person himself. The QuinnBullmer empathy test therefore exists out of a series of expressions to which the participant is asked to respond is such a way that the ideas and feelings of the interlocutor are accurately being reflected. The candidate scores 51% on this test discerning peoples feelings. He shows therefore that he has the potential to interact adequately with people, which however has to be developed.

Eysenck Personality Test Eysenck’s personality test is based on the answers of the participant on three series of more than two hundred questions. These answers offer a reliable insight into the concerned person’s personality profile on three criteria: extroverty, dominance and stability. The candidates shows to be a rather assertive and competitive employee with a tendency to stick to himself and be well-organized. 150

Eysenck Basic Needs Test This gauge to the basic need of the participant is based on Maslow's basic needs pyramid. Security, acceptance, recognition and efficiency form the four relevant ‘Basic Interpersonal Needs’ and show an insight in the underlying motives of the participant. His needs go toward realization, results, achievement and personal recognition.

Self Image / Compliance Check 160

This check has as sole goal to assess the self-image of the participant in order to make a comparison with the actual objective test results. Sixty questions reveal his self-image on the criteria of extroverty, dominance, stability, flexibility and empathy. (not executed)

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



Motivational Interview

170

Whereas the above-mentioned situations are aiming to discern the concerned person’s skills and abilities and whereas the psychotechnical tests allow us to evaluate both potential growth and personality profile, the psychological interview is the ideal instrument to map the motivation of the participant. The participant hereby demonstrates a very powerful, personal and mature vision on leadership, motivation, providing feedback to employees and coaching them. He seems however slightly frustrated about his position within the company and he wants to improve this. Working abroad is one of his ambitions. The promotion to Manager Systems Integration might make both ambitions possible: being more abroad and giving personal guidance to people.

Test Results Feedback In this concluding phase feedback is offered to the participant concerning the preliminary conclusions of this Assessment Center in order to provide him with the opportunity to confirm or contradict them. In a Tell / Listen way the participant was briefed about the above-mentioned conclusions. (not executed) 180

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



3. Horizontal Analysis of the Matrix of Results 1. Technical Skills

190

• • • •

Asking scores very strong. Listening scores fluctuating and depends upon his level of stress. Convincing appears to be rather strong. Concluding appears to be rather strong as well overall (except for the very stressful appraisal/coaching case).

2. Tactical Skills • • • 200

210

Interpersonal Interaction is very highly developed. Interpersonal Versatility scores ok, except for the appraisal/coaching. Empathy by recognizing the basic need of the conversation partner scores rather well.

3. Strategic Skills • • • • • • • • •

Management Control scores rather well overall. Business Acumen appears to be less in stressful situations. Problem Analysis scores very well. Problem Solving is highly developed. Decisiveness is strong. Creativity scores rather low overall. Efficiency appears to be an area still to be developed, except for the participant's strong ability to manage a meeting. Tenacity is pretty strong. Energy is very constant and strong.

4. Communication Skills • • •

Verbal Proficiency appears to be ok, be it that the vocabulary of the candidate is rather limited. Written Proficiency is to be developed. The spoken knowledge of French scores strong.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



4. Conclusions and Recommendations 220 The conclusions and recommendations concerning the participant are based on the answers to these three questions:

1. Does he match? Mr. O. is an agreeable young man. He is easy going, makes new contacts fast and is good in people situations. He is communicative, convincing and empathic. He lacks however some versatility, business acumen and creativity. This shows in situations with which he has no experience yet. 230

2. Does he want? The participant has a good sense of what a leader should do and should be. He is eager to assume the function of Manager Systems Integration. We do have a reservation however to his unease with his present situation. Frustration with this present situation should not be the motivation to climb higher on the hierarchical ladder. It seems as if a function abroad seems just as good to the candidate as the promotion concerned.

3. Is he able to?

240

Mr. O. has the potential to become a well balanced, empowering and encouraging leader. It is only a matter of time, because there are few other reasons to restrain him from promoting to a managerial position. He has however no experience at all on this area and needs lots of coaching. Appraisal/coaching discussions, making presentations and learning to prioritize should be the objective of further training for Mr. O..

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



O.xls Empathy & Negotiation Results

Quinn-Bullmer Empathy Test Criterion

Em-1 Empathy

Sc1 Err Corr Sc2

Pro Mtrx

10

51%

0

0

10

Criterion

Neg-1 Negotiation

rather high empathy

51%

1

0%

III

Kennedy Negotiation Test

25%


50%

Sc1 Err Corr Sc2

Pro Mtrx

84

62%

0

0

84

100%

0%

rather high negotiation skills

62%

1

75%

III

25%


50%

75%

100%


O.xls Basic Needs Results

RECOGNITION

ACCEPTANCE 100%

90%

90%

EXTROVERTED

100%

80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10%

70% 60% 50%

30%

11%

0%

100%

90%

90%

80%

80%

70%

70%

47%

20% 10% 0%

REALISATION


INTROVERTED

100%

40%

Basic Interpersonal Needs Criterion BN-1 Acceptance BN-2 Reassurance BN-3 Recognition BN-4 Realisation

Hits 7 10 11 18

% 29% 42% 46% 75%

Sum 16 26 34 68

% 11% 18% 24% 47%

RECESSIVE

DOMINANT

50%

Reassurance 18%

40%

10%

0%

30%

Recognition 24%

80%

20%

24%

60%

Acceptance 11%

60%

Realisation 47%

50% 40% 30% 20% 10%

18%

0%

REASSURANCE



O.xls Personality Results

Ex-1 Ex-2 Ex-3 Ex-4 Ex-5 Ex-6 Ex-7

Criterion Activity Sociability Risk-Taking Impulsiveness Expressiveness Non-Reflectiveness Non-Responsibility

Sc 21 17 14 13 12 8,5 11

No 0-10 - / + 17 6,5 3,1 17 5,0 0,0 16 4,2 -1,6 18 3,6 -2,8 12 4,8 -0,4 14 3,0 -3,9 17 3,1 -3,8

Extroverty

Criterion Agressiveness Assertiveness Achievement Orientation Manipulation Sensation-Seeking Dogmatism Androgenity

0

Sc 13 23 23 13 17 15 19

-1,6 -2,8 -0,4 -3,9 -3,8

Active Sociable Risk-Taking Impulsive Expressive Practical Irresponsible

Gentle Timid Recessive Trusting Security-Seeking Tolerant Feminine

0,0 4,6 5,3 -0,4 0,4 -0,3 3,6

Agressive Assertive Competitive Manipulative Sensation-Seeking Dogmatic Masculine

59%

4 inconsistency/cies on 7

Criterion Self-Esteem Happiness Non-Anxiety Non-Obsessiveness Autonomy Non-Hypochondriasis Non-Guilt

0,0

0

No 0-10 - / + 13 5,0 0,0 16 7,3 4,6 15 7,7 5,3 13 4,8 -0,4 16 5,2 0,4 15 4,8 -0,3 12 6,8 3,6

Dominance

S-1 S-2 S-3 S-4 S-5 S-6 S-7

3,1

43%

2 inconsistency/cies on 8

D-1 D-2 D-3 D-4 D-5 D-6 D-7

Passive Individualistic Risk-Avoiding Rational Reserved Theoretical Responsible

0

Sc 25 25 21 13 26 26 20


0

No 0-10 - / + 22 6,6 3,1 23 6,4 2,9 16 6,6 3,2 22 2,8 -4,3 21 7,5 5,0 26 4,9 -0,2 24 4,1 -1,9

Doubting Pessimistic Anxious

3,1 2,9 3,2

Confident Optimistic Serene

Obsessive Submissive

-4,3

Hypochondriac Focused on the Past

-0,2

Casual Independent Healthy

-1,9

Focused on the Future


5,0


O.xls Personality Results

3,1 2,9 3,2 -4,3 5,0 -0,2

Focused on the Past

Stability 5 inconsistency/cies on 16


-1,9

56% 0

0



Gedragsregels voor Arbeids- en Selectiepsychologen •

Syntex & Endeavour hanteert bij haar tussenkomsten de gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen inzake discretie en geldigheid. Onderstaande voorschriften vormen het fundament van deze beroepsethiek, vastgelegd in Beroepsethiek voor Psychologen, N.I.P., 1993. Dit uittreksel hanteert de term trainer-consultant met betrekking tot de bevoegde Syntex & Endeavour-medewerker, opdrachtgever is de cliënt op wiens aanvraag de prestaties gebeuren en betrokkene, trainee en kandidaat hebben betrekking op de persoon op wie de opdracht van toepassing is.

1. Algemene regels 1.1. Vertrouwelijkheid • • •

De trainer-consultant brengt geen gegevens naar buiten zonder voorafgaand overleg. Bij het aangaan van een opdracht bespreekt de trainer-consultant met opdrachtgever, trainees en overige betrokkenen welke gegevens als vertrouwelijk dienen te worden beschouwd. Wanneer de trainer-consultant in het kader van zijn werk gegevens inbrengt in een interdisciplinair team, is daarvoor de instemming van de trainees nodig. 1.2. Vertrouwensrelatie

• •

Bij het aangaan van een assessment-, training-, of coachingrelatie treedt de trainer-consultant in een vertrouwensrelatie met personen of groepen waarin de geheimhoudingsplicht en een verschoningsrecht besloten ligt met betrekking tot als vertrouwelijk beschouwde gegevens. De trainer-consultant mag deze vertrouwensrelatie niet schaden. 1.3. Aanvaardbaarheid

• • • •

De trainer-consultant moet zijn beroepsethiek kunnen waarmaken. Alvorens een opdracht te aanvaarden, zal de trainer-consultant er zich dan ook van vergewissen dat de voorwaarden geschapen zijn die hem in staat stellen om zich tegenover opdrachtgever, trainees en alle daarbij direct of indirect betrokkenen overeenkomstig de beroepscode en de gedragsregels te gedragen. Wanneer het gaat om de samenwerking met andere in- of externe adviseurs is de trainer-consultant verplicht maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat in overleg zodanige afspraken worden gemaakt dat de toepassing wordt gegarandeerd van wat in de beroepscode - en in de nadere uitwerking daarvan in deze gedragsregels - is neergelegd. De trainer-consultant zal een opdracht weigeren of tussentijds beëindigen wanneer redelijkerwijs kan worden aangenomen dat de uitvoering hem in conflict zal brengen met de beroepscode en met deze gedragsregels.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



2. Regels bij het aangaan van de professionele relatie 2.1. Instemming van de betrokkenen • • • • • •

De medewerking van trainees en betrokkenen dient te berusten op overleg en vrijwilligheid. Het is niet geoorloofd personen aan een assessment, training of coaching te laten deelnemen zonder hun instemming. Het deelnemen aan een individuele assessment in het kader van opleiding, training, vorming of een selectie- of promotieprocedure wordt geacht te geschieden met impliciete instemming. Voorwaarde daartoe is dat de trainee duidelijk is gemaakt waaruit deze assessment bestaat. Voor de uitvoering van een collectieve assessment van organisaties of groepen is instemming van trainees en betrokkenen of representatieve vertegenwoordigers vereist. De trainer-consultant erkent het recht van elke trainee om op welk tijdstip dan ook zijn medewerking aan de assessment, training of coaching op te zeggen. De trainer-consultant bespreekt evenwel met de trainee de mogelijke consequenties van zijn weigering voor diens relatie tot de opdrachtgever. 2.2. Introductie

• •

•

Trainees en betrokkenen hebben, wanneer hun medewerking wordt gevraagd, het recht te weten wat dit voor hen inhoudt en wat het resultaat is waaraan zij hebben bijgedragen. De trainer-consultant dient aan hen met wie hij een professionele relatie wil aangaan een waarheidsgetrouwe beschrijving te geven van de assessment, training of coaching, alsmede een duidelijk inzicht te verschaffen in zaken als de probleemstelling, de te volgen methodiek, de doeleinden waartoe de resultaten gebruikt worden, de wijze van rapportering aan henzelf, de opdrachtgever en eventueel andere betrokkenen. Wijzigingen in bovenstaande punten moeten, zodra zij zich voordoen, met trainees en betrokkenen worden doorgesproken. Bovendien wijst de trainer-consultant op het bestaan van het klachtrecht en de wijze waarop dit is geregeld. Wanneer bij een assessment, training of coaching een vaste procedure wordt gevolgd, zal aan trainees en betrokkenen van tevoren schriftelijk informatie hierover te worden verstrekt. 2.3. Zorgvuldigheid

•

Het aanvaarden van een opdrachtrelatie verplicht de trainer-consultant tot de grootste zorgvuldigheid waar het gaat om informatieverstrekking, rapportering en advisering met betrekking tot de positie van personen met wie de trainer-consultant reeds een professionele relatie heeft of heeft gehad.

3. Regels tijdens de duur van de professionele relatie 3.1. Methodiek • • •

Bij het aangaan van een professionele relatie zal de trainer-consultant maatregelen treffen die hem in staat stellen psychische schade die personen zouden kunnen ondervinden tijdig te herkennen en hen daartegen te beschermen. De trainer-consultant zal zich in zijn handelen onthouden van discriminatie en onnodige aantasting van de privé-sfeer. Bij gebruik van assessment-, training-, of coachingmethoden onthoudt de trainer-consultant zich van het wekken van onjuiste verwachtingen over wat hij. Hij zal ter zake levende onjuiste verwachtingen bestrijden. 3.2. Interdisciplinaire samenwerking en assistentie

• • •

Participatie van methoden en resultaten is essentieel voor de ontwikkeling van het vak waarbij evenwel onder geen beding de vertrouwensrelatie mag worden geschonden. De trainer-consultant heeft het recht vertrouwelijke informatie in geanonimiseerde vorm te bespreken met vakgenoten. Ter bescherming van de belangen van de opdrachtgever, trainees en betrokkenen dienen voor hen specifieke gegevens tenzij anders is afgesproken - zodanig te worden gepresenteerd dat de herkomst niet meer herkenbaar is.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



4. Rapportering 4.1. Recht op informatie • • •

Ieder die met een trainer-consultant een professionele relatie aangaat, heeft het recht geïnformeerd te worden over de resultaten daarvan. De trainee heeft het recht van de trainer-consultant de inhoud en het resultaat te vernemen van een op hem persoonlijk betrekking hebbende assessment, training of coaching. Dit kan geschieden in een voor de trainee kosteloze nabespreking waarin deze in de gelegenheid wordt gesteld kennis te nemen van de letterlijke tekst aangaande hetgeen er over hem werd of wordt gerapporteerd. Indien de trainee daarom verzoekt, kan hem een kopie van het rapport ter hand worden gesteld. De trainer-consultant is hiertoe evenwel geenszins verplicht. 4.2. Vertrouwelijkheid

• • • • • •

De trainer-consultant dient maatregelen te treffen ter voorkoming van inzage door anderen. Hij dient zijn opdrachtgever en overige betrokkenen te houden aan grote zorgvuldigheid. De trainer-consultant zal nimmer aan nieuwe opdrachtgevers kopieën van eerder uitgebrachte rapporten verstrekken. Hij wijst eveneens de opdrachtgever op het ontoelaatbare hiervan. De op punt van vertrouwelijkheid met opdrachtgever en/of trainee gemaakte afspraken blijven van kracht wanneer de opdracht of het contact met de opdrachtgever wordt beëindigd. Wanneer het rapport een individuele persoon betreft, beperkt de trainer-consultant zich in zijn rapportering tot het schriftelijk verstrekken van slechts die informatie die voor het beantwoorden van de vraagstelling van belang is en met indicatie van de reikwijdte van het advies. Wanneer de trainee na overleg met de trainer-consultant dit uitdrukkelijk verlangt, zal de trainer-consultant rapportering over hem aan de opdrachtgever achterwege laten. De trainer-consultant dient de trainee evenwel voor te lichten over de consequenties daarvan. De trainer-consultant is verplicht zijn medewerkers, voor zover die onder zijn professionele verantwoordelijkheid werkzaam zijn, te binden aan deze gedragsregels. Deze gebondenheid blijft van kracht na afloop van het dienstverband of de samenwerkingsrelatie. 4.3. Vertrouwelijkheid van gegevens

•

• •

De trainer-consultant dient zodanige maatregelen te treffen dat zonder zijn voorafgaande toestemming van de opgeslagen gegevens geen ander gebruik kan worden gemaakt dan waarvoor ze zijn afgestaan. Hij is verplicht voor eventueel ander gebruik aan de cliënt alsnog schriftelijk toestemming te vragen met uitzondering van de toepassing ervan bij interdisciplinaire samenwerking, intercollegiale samenwerking en assistentie. Dossiers en archieven staan te allen tijde onder de verantwoordelijkheid van de trainer-consultant, respectievelijk de afdeling, dan wel het adviesbureau in wiens dienst de trainer-consultant werkzaam is en kunnen na toestemming van de opdrachtgever slechts aan professionele collega's doch nimmer aan derden worden overgedragen. De trainee heeft recht op inzage in zijn dossier voor zover het de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens betreft. De trainer-consultant verschaft hem daarbij een verklarende uitleg. 4.4. Opslag van gegevens

• •

Bij de opslag dient de trainer-consultant maatregelen te treffen om misbruik te voorkomen. De trainer-consultant zal zich, met name wanneer door hem verzamelde gegevens beschikbaar blijven, ervan vergewissen dat hiervan geen misbruik, ook in de zin van gebruik waarvoor de cliënt geen toestemming zou hebben gegeven, gemaakt kan worden. 4.5. Bewaringstermijn van gegevens

•

•

Aan de trainee moet desgevraagd de garantie worden gegeven dat de op zijn persoon betrekking hebbende gegevens na gebruik op elk gewenst moment zullen worden vernietigd. De trainee dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen dat de trainer-consultant gedurende dezelfde termijn dient te bewaren als ter zake van het dossier is voorgeschreven, ten bewijze van het feit dat de gegevens werden vernietigd op verzoek van de trainee. De trainer-consultant bewaart na beëindiging van een professionele relatie het dossier niet langer dan noodzakelijk, i.e. minstens een jaar doch hoogstens gedurende vijf jaar.

Tel +32 16 537853 Fax +32 16 537602 BTW/TVA BE 460.958.648



ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTER REPORT

Recommend Documents