s S/ NEDERLANDS
VS»*
ARCHIEVENBLAD
TIJDSCHRIFT VAN DE
VERENIGING
VAN ARCHIVARISSEN
IN NEDERLAND
VIER EN TACHTIGSTE JAARGANG 1980
GRONINGEN B.V. ERVEN B. VAN DER KAMP
Archivistiek
Inhoud
Drs. M. S. Polak, 'Dit regijster en beduytt niet vele'. De vorming van het oudste, papieren 'register' in Holland Dr. F. C. J. Ketelaar, Jan van Houts 'Registratuer' Inventarisatie van archieven, gevormd volgens het dossierstelsel . . . F. R. Biesta, De verantwoording van ordeningsbeginselen
Mededelingen van het bestuur Samenstelling van het bestuur per 1 maart 1980 Notulen van de jaarlijkse algemene vergadering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland op 27 februari 1980 in Hotel Central te 's-Hertogenbosch Jaarrede van de voorzitter van de Vereniging van Archivarissen in Nederland, drs. C. O. A. baron Schimmelpenninck van der Oije, uitgesproken op de vergadering te 's-Hertogenbosch op 27 februari 1980 . . Notulen van de algemene ledenvergadering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland op 16 oktober 1980 in de Manegezaal van schouwburg Odeon te Zwolle
Oorkondenleer 89
92
204 215
Mr. W. Downer, Sint Juttemis
452
Archiefrecht
28 30 33
100 197 199 482 497 497 516 525 529 532
Archieven Rapport van de Kommissie Normering Archieven Lagere Overheden, ingesteld door de Vereniging van Archivarissen in Nederland en de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen Dr. E. P. de Booy, drs. M. C. van Leeuwen-Canneman en drs. G. W. M. Ruitenberg, Centraal Register van particuliere archieven Overzicht van de tentoonstellingen en andere activiteiten in archieven en musea in Nederland naar aanleiding van de internationale archiefweken 1979 Streekarchivariaat of streekarchief? Studiedag van de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen Mr. A. E. M. Ribberink, De overheid opent haar archieven 1766—1829 .
Prof. dr. C. van de Kieft, Twee vrijlatingsoorkonden van koning Zwentibold • Drs. G. van Herwijnen, Maastricht en Lotharingen, Enige kanttekeningen bij twee oorkonden uit 919 Chronologie
520
Personalia Het afscheid van mevrouw dr. E. P. de Booy als hoofd van het Centraal Register van Particuliere Archieven Mr. K. Schaap, Afscheid van de heer A. S. Stempher van het Arnhemse Gemeentearchief Prof. dr. J. L. van der Gouw, Het levenswerk van Jhr. L. F. Teixeira de Mattos Drs. P. Th. J. Kuyer nam afscheid als stadsarchivaris van 's-Hertogenbosch Ten geleide (bij de aan Professor Van der Gouw aangeboden bundel) . . Drs. P. A. Henderikx, Afscheid van een schoolmeester (J. L. van der Gouw) Lijst van publicaties van Professor dr. J. L. van der Gouw, samengesteld door drs. J. S. Calff Afscheid van professor dr. J. L. van der Gouw Prof. dr. J. L. van der Gouw, Munimenta et Monumenta Mr. A. E. M. Ribberink, Karakter Drs. F. W. J. Scholten, In memoriam W. Zondervan, met chronologische lijst van zijn geschriften Drs. W. A. Fasel, In memoriam Jan Schimmel Drs. J. Fox, Publicaties van mr. B. van 't Hoff (1900—1979) . . . .
278 400 548 567
2 42
46 103 440
H. W. van Veldhuizen, Toezicht op zorg en beheer, klimaat wordt gunstig voor oplossingen Dr. W. J. van Hoboken, Zorg en beheer, toezicht en inspectie: de begrippen en hun betekenis Drs. W. A. Fasel, Over zorg en beheer II, met naschrift van dr. W. J. van Hoboken Drs. A. J. M. den Teuling, Toezicht op zorg, inspectie op beheer? met naschrift van dr. W. J. van Hoboken
40 134 572 575
Opleiding en vorming Drs. D. J. Tilborghs, De door de rijks archiefschool op te leiden archiefambtenaren, samenvatting van een vooruitberekening Drs. J. P. Sigmond, De kursus 1980—1981 van de rijks archiefschool. .
148 545
Conferenties en studiedagen Mr. Caspar van Heel en mr. J. Rinzema, De 53e Duitse Archiefdag te Bonn 8—11 oktober 1979 J. M. F. IJsseling, De 21ste Brabantse Archivarissendag te Lier, 11 en 12 oktober 1979; met samenvatting van de voordracht over 550 jaar wederwaardigheden van een Universiteitsarchief (Leuven) door dr. J. Roegiers Drs. E. van Laar, De derde Caribische Archiefconferentie, 22—25 oktober 1979, Nassau, Bahama's Dr. F. C. J. Ketelaar, Memory of the nation, tools for the administration, verslag van de 19e Table Ronde des Archives
49
151 158 579
Overige bijdragen H. J. van Meerendonk, De Stichting Tehuis voor Archiefambtenaren de Morrenstichting in 1979 Mr. J. Rinzema, Nog eens over zakelijk en persoonlijk in de kritiek . . Mr. A. E. M. Ribberink, Polen en Nederland Drs. P. A. Henderikx, De Lek en de Hollandse Usel in de vroege middeleeuwen Dr. C. Dekker, De dam bij Wijk
99 146 163 229 248
WWl.lllillllllilll'viilil
Drs. J. Fox, Belening gezamender hand in het graafschap Holland. Nieuw inzicht uit een nieuw ontdekte oorkonde Prof. dr. F. W. N. Hugenholtz, Wat Stoke wegliet uit het Chronicon Egmundanum Drs. W. A. Fasel, De onlusten te Alkmaar tot aan het jaar 1500. . . . Prof. mr. J. Th. de Smidt, Rechtsherstel anno 1477? Drs. R. C. Hol, Malder-malderzaadsgelijk. Dijkplicht van de Baarbroekse dijk onder Angerlo, anno 1480 C. Postma, De zorg voor Delflands duinen in de zestiende eeuw . . . Prof. dr. T. S. Jansma, Enkele beschouwingen bij twee Geervlietse tolrekeningen (1531/2 en 1533/4) Drs. S. Groenveld, Natie en nationaal gevoel in de zestiendeeeuwse Nederlanden Dr. Th. W. Jensma, Predikantenperikelen in Dordrecht, 1572—1579 . . Drs. L. Hovy, Schikking in strafzaken in Holland tijdens de Republiek . G. 't Hart, Tussen Ter Lips en Duivenvoorde, Een verkeersconflict . . Drs. H. Sarfatij, De Alblasserwaard-Vijfheerenlanden: een archeologisch stergebied
267 302 312 322 430 348 362 372 388 413 430
Samenstelling van het bestuur van de Vereniging van Archivarissen in Nederland per 1 maart 1980.
456
N.B. Het jaartal achter de namen geeft het jaar van aftreden aan.
Vaste rubrieken Boekbespreking . . . H. M. Brokken en M. W. Lindemann, Inventaris van het archief van de kommanderij van de Duitse orde te Gemert, 1249—1795, en A. C. M. Kappelhof, Inventaris van de archieven der Duitse orde te Vught (N.B.), door mr. C. van Heel Between People and Statistics, essays on modern Indonesian history presented to P. Creutzberg, door F. de Rochemont J. A. K. Haas, De verdeling van de landen van Overmaas 1644—1662, door drs. P. H. J. van der Laan A short-title catalogus of books printed at Hoorn before 1701, door M. B. Lohmann-De Roever Friedricht Beck-Manfred Unger, ...mit Brief und Siegel. Dokumente aus Archiven der Deutschen Demokratischen Republik, door dr. W. J. Formsma H. A. J. van Schie, De archieven van het Comité te Lande 1795—1798 en het Ministerie van Oorlog 1798-1810(1813)doordrs.F.J.M.Otten F. A. M. Fölting-Homan, Catalogus van boeken en tijdschriften verschenen vóór 1900, aanwezig in de bibliotheek van de Hoge raad van adel, door M. B. Lohmann-de Roever Biografisch lexicon voor de geschiedenis van het Nederlands Protestantisme, door dr. J. P. van Dooren Mikrograaf 1980/1981, door mr. J. H. van den Hoek Ostende . . . Wij ontvingen De aandacht wordt gevestigd op Archiefrecht1 Kroniek2 Berichten Personalia 1 2
Mededelingen van het bestuur
52, 164, 586
52 57 164 167
168 586
590 590 591 59, 170 64 65, 592 78, 179, 595 80, 186, 600 85, 191, 603
Samengesteld door dr. F. C. J. Ketelaar. Medewerkers: drs. H. J. Ernst, drs. R. H. Krans, drs. B. Woelderink, J. M. F. IJsseling en de redacteur.
Drs. C. O. A. baron Schimmelpenninck van der Oije, voorzitter (1983) Mr. J. Rinzema, vice-voorzitter (1981) L. M. Th. L. Hustinx, secretaris, Hoeflaan 65, 5223 JJ 's-Hertogenbosch (1984) H. J. M. Mijland, penningmeester, postbus 67, 5688 ZH Oirschot, postgiro 487283 (1983) P. J. M. de Baar, tweede secretaris (1982) Mr. Caspar van Heel, p.a. Provinciale Archiefinspectie in Overijssel, Ter Pelkwijkpark 21, 8011 SH Zwolle, sollicitatieoproepen (1981) Mevrouw F. Cossee-de Wijs, tweede penningmeesteres (1985) O. A. M. W. Hartong, p.a. Provinciale Archiefinspectie in Groningen, Sint Jansstraat 4, 9712 JN Groningen, ledenadministratie (1983) Mr. J. H. van den Hoek Ostende, redacteur van het Archievenblad, p.a. Gemeentelijke Archiefdienst, Amsteldijk 67, 1074 HZ Amsterdam (1981) Samenstelling van het bestuur van de Stichting H. J. M. Mijland Mevrouw dr. E. P. de Booy Dr. C. Dekker R. Wartena Mr. J. H. van den Hoek Ostende
[1]
Archiefpublikaties
Rapport van de Kommissie Normering Archieven Lagere Overheden, ingesteld door de Vereniging van Archivarissen in Nederland en de Landelijke Kring van Gemeenteen Streekarchivarissen*.
1.
VRAAGSTELLING, WERKWIJZE EN KONKLUSIE
1.1. Voorgeschiedenis Uit de diskussie rond het rapport van de kommissie Archieven lagere overheden (ALO)\ welke kommissie door het bestuur van de Vereniging van archivarissen in Nederland (VAN) in 1974 werd ingesteld, kwam naar voren, dat bijlage IV van dat rapport, getiteld 'Normering van subsidiëring', te beknopt was om duidelijkheid te brengen in deze moeilijke materie. De kommissie archieven lagere overheden was in haar rapport 2 tot de konklusie gekomen, dat het grondvlak voor een lokale of regionale archiefdienst eerst bij een inwonertal van minstens 80.000 realiseerbaar is. Stelt men de jaarlijkse lasten op 200.000 tot 250.000 gulden, dan betekent zulks een bedrag van ƒ 3.— per hoofd van de bevolking. Liever zou de kommissie het grondvlak groter zien om de technische outillage behoorlijk op te zetten, zodat samenwerking geboden is. Uit de diskussie kwam niet duidelijk naar voren welk getal archiefdiensten in totaal de kommissie archieven lagere overheden voor ogen stond. In het rapport werd het getal van ongeveer 80 nieuwe diensten genoemd 3 , berekend op een inwoneraantal van circa 7.500.000, dat nog niet onder het verzorgingsgebied van een gemeentelijke archiefdienst viel. Op dat moment vielen ongeveer 6.000.000 inwoners onder het verzorgingsgebied van ruim 60 gemeentelijke archiefdiensten. Intern was de kommissie tot de konklusie gekomen, dat 25 bestaande archiefdiensten een regionale funktie zouden kunnen krijgen, zodat met in totaal 115 archiefdiensten in een dekkend net van archiefverzorging kon worden voorzien. Er werd besloten om de uitwerking van dit gedeelte van het rapport, dat niet is afgedrukt in het Nederlands Archievenblad (NAB) aan een nieuwe kommissie voor te leggen, nu ingesteld door de vereniging van archivarissen in Nederland (VAN) en de
Definitieve versie waarin onder meer rekening is gehouden met de opmerkingen, gemaakt op de gecombineerde ledenvergadering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland en de Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen op 15 november 1978 te Zutphen, N.A.B. 83 (1979), p. 1-7. Rapport, toegezonden aan de leden bij schrijven van 17 september 1976. N.A.B. 81 (1977), p. 10-36 Bijlage IV. Rapport, p. 25 Idem; N.A.B. 81 (1977), p. 3. [2]
Landelijke kring van gemeente- en streekarchivarissen (LKGS) tezamen, genaamd: de kommissie Normering archieven lagere overheden. 1.2. Vraagstelling Bij de bespreking van het rapport van de kommissie ALO was gebleken dat er in verband met het oprichten van nieuwe plaatselijke of regionale archiefdiensten, en bij het uitbreiden van reeds bestaande diensten behoefte bestond aan een indikatie van de omvang, kosten en organisatiewijze van zo'n dienst in relatie tot de te beheren archieven, het beschikbare financiële draagvlak en andere plaatselijke omstandigheden. De vraagstellig werd door de VAN en de LKGS als volgt nader vastgesteld: la. het vaststellen van een wettelijk voor te schrijven takenpakket voor een lokale/regionale archiefdienst. lb. het vertalen van dit takenpakket in financiële konsekwenties, rekening houdend met bijzondere omstandigheden waarin archiefdiensten kunnen verkeren, zoals omvang en aard van het oude en het nieuwe archiefbestand, de huisvesting en dergelijke. 2a. het vaststellen van een optimaal te achten takenpakket voor een lokale/regionale archiefdienst. 2b. als lb. 3a. aan te geven welk deel van de uitvoering en welk deel der kosten van het takenpakket (la en 2a) ingebracht zou kunnen worden in intergemeentelijke regionale samenwerkingsverbanden. 3b aan te geven welk deel der uitvoering en welk deel der kosten van het takenpakket (la en 2a) ingebracht zou kunnen worden in een samenwerkingsverband met of zou kunnen worden overgedragen aan een hogere bestuurslaag (provincie oude of nieuwe stijl, rijk). 4. het maken van een indeling in regio's van de gemeenten, rekening houdende met bestuurlijke en historische grenzen (b.v. analoog aan de indeling in NoordHolland). het geven van een indikatie van de grenzen waarbinnen het draagvlak voor een lokale/regionale archiefdienst zou moeten liggen. 1.3.
Werkwijze van de kommissie
1.3.1. Oprichting en vergaderingen De eerste bijeenkomst had plaats te Zwolle op 5 april 1977. Sedertdien is de kommissie daar 10 malen bijeen geweest. Leden waren: drs F. C. Berkenvelder, gemeentearchivaris van Zwolle, voorzitter mr. Caspar van Heel, provinciaal inspekteur der archieven in Overijssel, sekretaris mr. Th. N. Schelhaas, adjunkt-gemeentearchivaris van Haarlem drs C. O. A. baron Schimmelpenninck van der Oije, gemeentearchivaris van Zutphen [3]
C. R. Schoute, streekarchivaris in de Krimpenerwaard drs A. J. M. den Teuling, provinciaal inspekteur der archieven in Drenthe 1.3.2. Doelstellingen, taken en werkzaamheden van een archiefdienst (nader uitgewerkt in hoofdstuk 2) De kommissie is begonnen de doelstellingen van de lokale/regionale archiefdienst vast te stellen. Kortheidshalve zal in het rapport verder gesproken worden over 'archiefdienst'. Vervolgens heeft de kommissie vastgesteld welke de taken van een archiefdienst zijn zoals deze uit Archiefwet en -besluit, alsmede uit de plaatselijke verordeningen voortkomen. Daarna werd vastgesteld welke de werkzaamheden van een archiefdienst behoren te zijn. De kommissie is er van uit gegaan dat de dokumentatietaak een onlosmakelijk onderdeel vormt van het takenpakket van de lokale/regionale archiefdienst. Deze taak wordt bijna overal door de bestaande gemeentelijke archiefverordeningen en overige regelingen geregeld. 1.3.3.
Omvang van de archiefdienst (nader uitgewerkt in hoofdstuk 3)
Sommige werkzaamheden van de archiefdienst kunnen uitbesteed worden aan derden, andere kunnen in samenwerking worden uitgevoerd. Kleine archiefdiensten zijn niet in staat het gehele takenpakket in eigen beheer uit te voeren. Uit een oogpunt van het efficiënt besteden van de beschikbare gelden is dat ook niet wenselijk. Al naar gelang de grootte van een archiefdienst maakt de kommissie een onderscheid in kleine, middelkleine, middelgrote en grote archiefdiensten. Grote archiefdiensten zijn die diensten die alle werkzaamheden in eigen beheer kunnen uitvoeren. De kommissie heeft zich bezig gehouden met de kleine, middelkleine en middelgrote archiefdiensten. 1.3.4. Toestand bij bestaande archiefdiensten (nader uitgewerkt in hoofdstuk 4) De kommissie heeft gegevens vergaard bij gemeente- en streekarchieven om haar ideeën over taak, werkzaamheden en omvang van een archiefdienst te relateren aan de bestaande praktijk. Getracht is een objektief kriterium te vinden om de grootte van een archiefdienst te bepalen. Dit geschiedde aan de hand van een waardering van de vraagbepalende elementen (inwonertal, historische stadskern, aantal monumenten) en van de antwoordbepalende elementen (aard en omvang van de te beheren archieven). De som van beiden, door de kommissie genoemd het waarderingscijfer, werd beschouwd als bepalend voor de grootte van de archiefdienst. De kommissie is er zich zeer wel van bewust dat het kwantificeren van dit soort gegevens nooit tot een absoluut cijfer kan leiden. Gestreefd is naar het geven van een indikatie van de wenselijke omvang van een ar[4]
achiefdienst in een gegeven gebied in relatie tot aard en omvang van de te beheren archieven. Het spreekt vanzelf dat bij ieder bijzonder geval de plaatselijke omstandigheden bij de besluitvorming moeten worden betrokken. Aan de hand van het gevonden waarderingscijfer voor de verschillende archiefdiensten, gedeeld door het aantal daar aanwezige formatieplaatsen voor archiefambtenaren, berekende de kommissie het aantal punten per formatieplaats. Bij grotere diensten blijkt dit aantal bijna steeds aanzienlijk lager te zijn dan bij kleine. Het bedrag dat per formatieplaats uitgegeven werd bij de verschillende diensten was betrekkelijk konstant. 1.4. 1.4.1.
Toepassing van de gevonden waarderingscijfers op de 'witteplekken' (nader uitgewerkt in hoofdstuk 5) Organisatie
Aan de hand van de waarderingscijfers voor de 'witte plekken' en de gevonden aantallen punten per formatieplaats is het mogelijk te berekenen hoeveel formatieplaatsen nodig zijn om te komen tot een redelijk archiefbeheer. Men kan dit opvullen van de 'witte plekken' op verschillende wijzen uitwerken, namelijk: door het oprichten van nieuwe diensten of door het uitbreiden van bestaande diensten. Voor het uitvoeren van sommige taken (vooral op technisch gebied) zullen de nieuw te vormen diensten in het algemeen niet groot genoeg zijn. Men zal dan onderling tot samenwerkingsverbanden moeten komen. Zowel bij het ontstaan van nieuwe archiefdiensten als bij het vormen van deze samenwerkingsverbanden kan de provincie organisatorisch en ook financieel stimulerend werken. De kommissie heeft voor het opvullen van de 'witte plekken' een berekening per provincie gemaakt van het aantal benodigde formatie plaatsen en de kosten daarvan (Bijlage VIII). Het is naar het oordeel van de commissie in het algemeen niet wenselijk dat lokale of regionale archiefdiensten de provinciegrenzen overschrijven. Het uitwerken van een sluitend net van lokale/regionale archiefdiensten is een taak voor de plaatselijke bestuurders die daarin door de provincie kunnen worden gesteund. Bij de berekening is de kommissie ervan uitgegaan dat een nieuwe dienst niet onmiddellijk op volle sterkte behoeft te gaan werken; financieel noch organisatorisch is dat wenselijk. Het verdient de voorkeur om op een ruim voldoende draagvlak met een kleine dienst van 2 à 3 man te starten, die dan uit kan groeien tot een middelgrote dienst. Bij de voorbereiding moet een meerjarenplan gemaakt worden, opdat de betrokken besturen een inzicht hebben in de te verwachten groei. 1.4.2. Kosten Uit het onderzoek van de kommissie is gebleken dat kleine diensten thans meestal goedkoper werken dan grote. Deze goedkoopte is echter schijn: kleine diensten leveren meestal minder service aan de bezoeker/vragensteller. Zij komen dikwijls niet aan do[5]
kumentatie, edukatie en inspektie toe, en vooral: zij kunnen weinig of niets aan de conservering van en materiële zorg voor de stukken doen. Dit uitstel van onderhoud aan een uitermate belangrijk en onvervangbaar kultuurgoed kan katastrofale gevolgen hebben. De kommissie meent dat alle in 2.2 genoemde taken moeten voorkomen op de begroting van een archiefdienst, ook al kunnen ze niet in eigen beheer worden uitgevoerd. De kommissie heeft, ook al gezien de onduidelijkheid inzake de aangekondigde reorganisatie van het binnenlands bestuur, geen vast omlijnd oordeel kunnen geven over dat deel van het takenpakket waarvan uitvoering en kosten overgebracht zouden kunnen worden naar een hogere bestuurslaag. Wel is ze van oordeel dat provincie en rijk door aanloopsubsidies het ontstaan van nieuwe archiefdiensten zeer kunnen bevorderen. Ook is ze van mening dat het nodig kan zijn dat rijk en provincie bijspringen in de vaak hoge kosten van de materiële zorg en restauratie 1 . 1.5.
Konklusie
De kommissie heeft op de gestelde vragen (1.2.) de volgende antwoorden gegeven: 1 en 2. Het door de kommissie voorgestelde wettelijke takenpakket is omschreven in hoofdstuk 2; daarbij is de dokumentatietaak uitdrukkelijk opgenomen. Het verschil tussen het wettelijk en optimaal takenpakket ligt niet in de uitbreiding van het aantal taken maar in de intensievere uitvoering van het wettelijk takenpakket. Aan de hand van de enquêtegegevens bleek het mogelijk tot een indikatie te komen van de kosten van een 'minimale' archiefdienst en van een redelijk funktionerende dienst. 3. Er is aangegeven welke delen van het takenpakket eventueel in een samenwerkingsverband kunnen worden ondergebracht. Het maakt naar het oordeel van de commissie geen verschil of deze samenwerkingsverbanden tussen alleen lagere overheden tot stand komen of dat daar ook een hogere bestuurslaag bij betrokken is. 4. De commissie heeft geen voorstellen willen doen om te komen tot concrete regionale samenwerkingsverbanden. Dit rapport kan evenwel een werktuig zijn voor de lagere overheden en de hen begeleidende provinciale archiefinspecties om zulke verbanden te vormen. 5. De commissie heeft als onderste grens van een benodigd draagvlak aangegeven: a. voor een kleine gemeente met een omvangrijk oud-archief: 25.000-50.000 inwoners. b. voor een grotere gemeente met weinig eigen oudere archivalia: 60.000 inwoners. 1
Zie hiervoor ook Advies nr. 86 van de Archiefraad inzake normering van het op de rijksbegroting 1975 uitgetrokken bedrag voor tegemoetkomingen, als bedoeld in art. 27, tweede lid, van de Archiefwet 1962. Overigens zij voor het probleem van de subsidiering verwezen naar het derde hoofdstuk van het rapport van de commissie archieven lagere overheden, gepubliceerd in N.A.B. 81 (1977), p. 20-21. [6]
2.
DOELSTELLINGEN, TAKEN en WERKZAAMHEDEN VAN EEN ARCHIEFDIENST
2.1. Doelstellingen en taken van een archiefdienst De kommissie aanvaardde de volgende formulering van de doelstellingen van een archiefdienst: Het beschikbaar krijgen, houden en stellen van informatie uit archieven en verzamelingen ten behoeve van de kennis van rechten en plichten van de overheid en van de burger en ten behoeve van de bestudering van de ontwikkeling van de plaatselijke en regionale samenleving, zich vooral uitend in haar geschiedenis en kuituur. De kommissie ziet, mede gelet op de archiefwet 1962, het archiefbesluit en op gemeentelijke archiefverordeningen en instrukties de volgende taken van een archiefdienst: 1. 2. 3. 4.
beheer van de overgebrachte archieven toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven advisering van het gemeente-bestuur het funktioneren als gemeentelijk-regionaal historisch centrum 2.2.
Werkzaamheden
van een archiefdienst
2.2.1. Organisatorisch Het werk van een archiefdienst vertoont de volgende aspecten: 1.
2.
3.
4.
Organisatie van de dienst. a. management b. administratie c. huishouding Beheer van de overgebrachte archieven en verzamelingen a. inventarisatie b. konservering c. wetenschappelijke taak d. dokumentatie Dienstverlening a. t.b.v. bezoekers b. onderzoek voor gemeentebestuur of derden c. edukatie Inspektie
2.2.2. Funktioneel Funktioneel gezien volgen uit deze opsomming de volgende tien geboden: 1. management-taak: a. organisatie en planning b. personeelsbeleid, waaronder personeelsscholing c. het onderhouden van externe relaties [7]
d. financieel-ekonomisch beleid 2. inventaristatie-taak: het toegankelijk maken van de archiefbescheiden door a. inventariseren b. het inhoudelijk toegankelijk maken 3. inspektie-taak: a. toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven b. advisering ten aanzien van de ordeningssystemen en de vernietiging c. toezicht op de zorg voor de niet-overgebrachte archieven 4. dienstverlenende taak: a. bezoekers in de studiezaal behulpzaam zijn b. het verrichten van onderzoekingen naar aanleiding van verzoeken van eigen gemeentebestuur of derden 5. konserverende taak: a. het materieel verzorgen en restaureren van de archiefbescheiden b. het op een andere informatiedrager, bv. mikrofilm overbrengen van veel geraadpleegde archiefbescheiden om slijtage te voorkomen en om een schaduwarchief te vormen met het oog op kalamiteiten c. beveiliging van de archiefbescheiden tegen brand, wateroverlast en inbraak 6. dokumentatie-taak: a. akwisitie van niet-overheidsarchieven b. het vormen van een bibliotheek op het gebied van de plaatselijke/regionale geschiedenis met een bewaarfunktie c. het vormen van een beelddokumentatie, door het maken en verzamelen van foto's en films en het verzamelen en eventueel reproduceren van kaarten, prenten en tekeningen van plaatselijke/regionale historisch-topografische waarde d. het vormen van een geluidsdokumentatie van plaatselijke/regionale belangrijke gebeurtenissen en personen e. het vormen van dokumentatie van, uit en over elders berustende archivalia betreffende het ambtsgebied 7. wetenschappelijke taak: a. bronnenpublikaties b. het schrijven van boeken en artikelen over de plaatselijke/regionale geschiedenis. 8. edukatieve taak: a. het organiseren van tentoonstellingen b. het verzorgen van inleidingen en rondleidingen c. het onderhouden van kontakten met het onderwijs d. het organiseren van kursussen 9. administratieve taak: a. agendering en sekretariaat, post- en archiefzaken b. type-werkzaamheden, telefoon en receptie c. financiële werkzaamheden [8]
10. verzorgende taak: a. het halen en brengen van stukken naar archiefambtenaren en studiezaal b. kontrole van de apparatuur, verrichten van kleine werkzaamheden c. het stempelen en inpakken van archivalia d. het schoonmaken gebouw, kantinewerkzaamheden, planten verzorgen. 3.
OMVANG VAN EEN ARCHIEFDIENST
3.1.
Het uitbesteden en in samenwerking verrichten van sommige werkzaamheden Van alle bij een archiefdienst te verrichten werkzaamheden kunnen de volgende worden uitbesteed, c.q. in een samenwerkingsverband worden uitgevoerd: 1. Het materieel verzorgen en restaureren van archiefbescheiden 2. Het mikrofilmen 3. Het vormen van beelddokumentatie 4. Het vormen van geluidsdokumentatie 5. Het organiseren van tentoonstellingen 6. Het organiseren van kursussen 7. Het vormen van een bibliotheek, met dien verstande dat natuurlijk elke dienst moet beschikken over een handbibliotheek; daarnaast kan er behoefte bestaan aan een vollediger historische bibliotheek die door meer dan één dienst geraadpleegd kan worden, b.v. in plaatsen waar zich zowel een rijks- als gemeentearchief bevinden. 8. In bepaalde gevallen de inspektie. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt natuurlijk bij de betrokken archivaris. De onder 1 t/m 4 genoemde activiteiten vereisen een beduidende investering in ruimte en apparatuur, daarnaast brengen zij hoge kosten voor personeel en verbruiksmateriaal met zich mee. Zij vereisen gespecialiseerde medewerkers. De onder 5 t/m 8 genoemde activiteiten vereisen een deskundigheid waarover gewoonlijk enkele medewerkers van zowel de kleine als de grotere diensten zullen (kunnen) beschikken. Door deze activiteiten in samenwerkingsverband te verrichten zal het evenwel mogelijk zijn op efficiënte wijze van ruimten en personeel gebruik te maken. Voor de onder 5 en 6 genoemde activiteiten kunnen ook samenwerkingsverbanden met anderssoortige diensten worden aangegaan, b.v. musea, historische verenigingen e.d. Geografische afstanden kunnen een belemmering vormen voor een efficiënt samenwerkingsverband voor de onder 3 t/m 8 genoemde activiteiten. 3.2.
Indeling van de diensten naar grootte
3.2.1. Terminologie De kommissie onderscheidt vier typen van archiefdiensten: 1. Groot. Alle bovengenoemde werkzaamheden kunnen in eigen beheer worden uitgevoerd. [9]
Voorbeelden: Amsterdam, Rotterdam. 2. Middelgroot. Enkele van de bovengenoemde werkzaamheden kunnen niet door de dienst zelf worden verricht. Voorbeelden: Zwolle, Delft. 3. Middelklein. De meeste van bovengenoemde werkzaamheden kunnen niet door de dienst zelf worden verricht. Voorbeelden: 's-Hertogenbosch, Alkmaar. 4. Klein. Zo goed als alle bovengenoemde werkzaamheden kunnen niet door de dienst zelf worden verricht. Voorbeelden: Roermond, Gorkum. De kommissie heeft zich slechts met de laatste drie typen beziggehouden, aangezien er geen plaats aan te wijzen valt waar het vormen van een grote archiefdienst op lokaal/regionaal niveau aan te raden is. 3.2.2. De kleine archiefdienst. Aan een kleine dienst zijn de volgende minimumeisen te stellen: 1. Personeel: minstens 2 archiefambtenaren en een andere funktionaris (sekretaressetypiste, komptabele, bode-concierge, depotbediende). (i.v.m. de studiezaal is de permanente aanwezigheid van één archiefambtenaar vereist) 2. Het gebouw dient minimaal te omvatten 1 : a. Een goedgekeurde archiefbewaarplaats met een grootte, enerzijds afhankelijk van het thans aanwezige overgebrachte materiaal, anderzijds met een overcapaciteit voor 25 jaar 2 . b. Een studiezaal geschikt voor circa 10 bezoekers. c. Twee grote werkkamers en een kleine. 3. Een jaarlijks budget, waarin gereserveerd dient te worden voor die werkzaamheden die niet door de dienst zelf worden verricht.
1. Personeel: 4 archiefambtenaren, een technikus (restaurateur, fotograaf of mikrovist, geluid- en beelddokumentalist) en een andere funktionaris. 2. Het gebouw: a. Een goedgekeurde archiefbewaarplaats als onder 3.2.2. b. Studiezaal geschikt voor circa 15 bezoekers. c. Vier grote werkkamers en een kleine. d. Een zeer grote werkruimte. e. Een vergaderruimte geschikt voor circa 30 personen (schoolklas). 3. Budget naar verhouding als boven. 3.2.4. De middelgrote dienst Minimumeisen: 1. Personeel: Zes archiefambtenaren, drie technici en twee andere funktionarissen. 2. Gebouw: a. Een goedgekeurde archiefbewaarplaats als onder 3.2.2. b. Een studiezaal geschikt voor circa 20 bezoekers. c. Zes grote werkkamers, twee kleine. d. Drie zeer grote werkruimten. e. Een vergaderruimte geschikt voor circa 30 personen. f. Een tentoonstellingsruimte. 3. Budget naar verhouding als boven. 4.
TOESTAND BIJ BESTAANDE ARCHIEFDIENSTEN
4.1.
Enquête bij de archiefdiensten (Zie bijlage 1)
4.1.1. Vraagstelling De kommissie heeft een enquête gehouden met de bedoeling antwoord te kunnen geven op de volgende vragen:
3.2.3. De middelkleine dienst Minimumeisen:
Uiteraard dient een archiefgebouw ook te bevatten ruimte zoals: een hal of entree, garderobe, toiletten, gangen, trappen en berging, werkkast(en) en een kantine en/of keuken en een sorteerruimte. Zie NAB 81 (1977) p. 394 ev. Formsma, W. J. en Ketelaar, F. C. J., Gids voor de Nederlandse Archieven, Bussum, 19752, p. 30 e.v. noemt voor gemeentesekretarieën een vorming van archiefmateriaal van 3/4 à 1 strekkende meter per 1000 inwoners per jaar. De schattingen van de percentages te vernietigen stukken lopen uiteen. Ook dient rekening gehouden te worden met een mogelijk verkorten van de termijn voor het overbrengen van archieven van 50 tot 25 jaar. Daarnaast spelen natuurlijk plaatselijke organisatorische faktoren een rol (wenselijke en/of waarschijnlijke groei van de dienst bijvoorbeeld door het samenvoegen van gemeenten) en ruimtelijke faktoren (zal het in de toekomst mogelijk zijn het depot te vergroten). Over de hoeveelheid archief, die per ambtenaar geproduceerd wordt valt informatie te verkrijgen in Der Archivar, jaargang 25 (1972) p. 50-56. [10]
1. Kunnen de begrippen kleine, middelkleine en middelgrote archiefdienst afgegrensd worden op een zo objektief mogelijk wijze. 2. Welke kosten zijn er aan dergelijke archiefdiensten verbonden. Voor de enquête is gebruik gemaakt van de vragen opgesteld door een kommissie, die werd voorgezeten door drs F. C. Berkenvelder en hem materiaal moest verschaffen voor het samenstellen van een referaat gehouden tijdens de V.A.N, studiedagen in 1977, getiteld: Het ideale archiefgebouw van de middelgrote gemeentelijke archiefdienst en de werkelijkheid in de vier IJsselsteden 1 . De kommissie heeft zich beperkt tot slechts een deel van de elementen die bepalend zijn voor de omvang van een goed funktionerende archiefdienst. Slechts die gegevens die gemakkelijk kwantificeerbaar en di1
NAB 81 (1977) p. 382 e.v. [11]
rekt vergelijkbaar zijn, zijn onderzocht. Dit gezien de noodzaak de uit de praktijk verkregen gegevens te waarderen, om ze vervolgens te projekteren op die gebieden waar nog geen archiefdienst aanwezig is. 4.1.2. Vraagbepalende elementen Op zoek naar kwantificeerbare gegevens die (mede)bepalend zijn voor de hoeveelheid vragen die een lokale/regionale archiefdienst te verwerken krijgt, zowel vanwege de (gemeente)besturen als van derden heeft de kommissie zich beperkt tot de volgende drie vraagbepalende elementen: 1. Aantal inwoners van gemeente of regio per 1 jan. 1977. 2. Aantal hektaren historische stadskern. 3. Aantal monumenten. Het is duidelijk dat hierbij andere, soms evenzeer belangrijke vraagbepalende elementen verwaarloosd worden (Aanwezigheid van universiteit, hogeschool of andere onderwijsinstelling, het verloren gaan van historische stadskern of monumenten. Zodoende kan het waarderingscijfer duidelijk te laag uitkomen, zoals bijvoorbeeld in het geval van Nijmegen). 4.1.3. Antwoordbepalende elementen Aard en hoeveelheid van de aanwezige archieven en verzamelingen bepalen de hoeveelheid werk die in antwoord op de vraag verricht moet worden. De kommissie heeft zich beperkt tot de volgende gegevens: 1. 2. 3. 4.
Aantal aanwezige charters. Hoeveelheid sekretarie-archief van vóór 1813. Hoeveelheid sekretarie-archief van na 1813. Hoeveelheid overige archivalia en verzamelingen. N.B. Hieronder zijn ook begrepen de rijksarchivalia voor zover deze in bewaring gegeven zijn.
Ook hier weer een verwaarlozing van de moeilijk te kwantificeren elementen, zoals kwalitatieve verschillen tussen archieven van dezelfde omvang etc. 4.1.4. Beschikbaar budget. Gevraagd is naar het totale bedrag dat op de begroting 1977 gebracht was, dus zowel salarissen als exploitatiekosten. Het was niet altijd mogelijk de volledige cijfers te krijgen. Het zal duidelijk zijn dat archiefdiensten met (bijna) nieuwe gebouwen op verhoudingsgewijs veel hogere kapitaalslasten uitkomen dan diensten in oudere, geheel of gedeeltelijk afgeschreven gebou-
[12]
4.1.5. Formatie Gevraagd is het aantal op de begroting voorkomende 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Archiefambtenaren Restauratoren Fotografen Bibliothekarissen Beeiddokumentalisten Geluiddokumentalisten Edukatieve medewerkers
4.2. Waardering van de toestanden bij bestaande archiefdiensten Getracht is voor elke archiefdienst een waarderingscijfer te vinden, dat globaal in gelijke delen bepaald zou worden door de vraagbepalende elementen en de antwoorbepalende elementen. Daarvoor heeft de commissie de gegevens gebruikt van die archiefdiensten die naar het voorlopig oordeel van de kommissie 'normaal' funktioneerden. Later zijn ook bekeken enkele gemeenten met méér dan 60.000 inwoners en met weinig archief van vóór 1813 en streekarchiefdiensten (Zie bijlagen I, V en VI). 4.2.1. Waarderingscijfer Het vraagbepalende element wordt gevormd door: a. Het aantal inwoners per 1-1-1977 b. Het aantal hektaren historische stadskern c. Het aantal monumenten1 In de door de kommissie toegepaste waardering is men er van uit gegaan dat deze elementen zich onderling verhielden als 10:3:2. Daarbij werden de volgende waarden toegekend: 1. 6000 inwoners is een punt 2. 15 hektaren historische stadskern is een punt 3. 150 monumenten betekent een punt Het antwoordbepalend element wordt gevormd door: m. Het n. Het p. Het q. Het
aantal aantal aantal aantal
charters strekkende meters sekretarie-archief van vóór 1813 strekkende meters sekretarie-archief van na 1813 strekkende meters overige archieven en verzamelingen
In principe is natuurlijk elk woonhuis, elke boerderij, elke gebouw vraagbepalend; de kommissie heeft zich echter wegens de onmogelijkheid dit te kwantificeren, beperkt tot de monumenten. [13]
1. 2. 3. 4.
1000 charters een sekretarie-archief sekretarie-archief overige archieven
punt van vóór 1813: 25 strekkende meter een punt van na 1813: 100 strekkende meter een punt en verzamelingen: 150 strekkende meter een punt
Het waarderingscijfer is uit te drukken in de volgende formule:
6000
15
150
m 1000
25
100
150
W
Binnen de formule zijn alle getallen tot hele getallen afgerond; a = inwoners, b = hektaren historische stadskern, c = aantal monumenten, m = aantal charters, n = strekkende meters archief van vóór 1813, p = strekkende meters sekretarie-archief van na 1813, q = gedeponeerde archieven. W = het waarderingscijfer. Bij de onderzochte kleine tot middelgrote diensten liep dat cijfer van 15 punten (Roermond) tot 53 (Nijmegen) met als uitschieter naar boven Haarlem met 79 punten. Bij het beoordelen van de gevolgde procedure moet men zich steeds bedenken dat getracht is een globale indikatie te vinden van de omvang van bestaande en nog te vormen archiefdiensten. 4.2.2. Formatieplaatsen (Zie bijlagen II en VI) Interessant is het te zien hoe de verhouding is tussen het aantal formatieplaatsen voor archiefambtenaren bij de dienst en het aantal waarderingspunten (W : formatieplaatsen van archief ambtenaren). Het blijkt dat bij de grotere diensten Nijmegen, Zwolle, Alkmaar en Delft met 5 tot 10 formatieplaatsen het aantal punten per archiefambtenaar tussen 5,3 en 7,3 ligt; bij kleinere diensten, van 2 tot 4 formatieplaatsen, ligt dat tussen 7,5 en 11,5, met ver daarbovenuit het sterk onderbezette Gouda met 18 punten. Bij de streekarchiefdiensten beweegt het aantal punten (bij de diensten met méér dan een archiefambtenaar) zich tussen 11 en 14. Het lijkt dus redelijk om als norm aan te nemen dat men met 15 punten minstens een formatieplaats moet hebben, terwijl hij 7,5 punten per plaats een redelijke bezettingsgraad wordt bereikt.
Deze kosten bedragen ƒ 4,40 (Gouda) tot ƒ 12,51 (Kampen). Verwaarloost men de twee laagste en de twee hoogste bedragen dan ziet men dat het bedrag per hoofd van de bevolking zich (1977) beweegt tussen ƒ 5.— en ƒ 10.—. Opvallend is dat de grotere diensten liggen tussen circa ƒ 8.— en ƒ 11.—. De meeste kleine diensten geven minder dan ƒ 7.— uit aan de archiefzorg. Ook is gekeken naar de kosten per formatieplaats. Dit bedrag werd gevonden door het budget te delen door het aantal formatieplaatsen voor archief ambtenaren. In dit bedrag zijn dus ook de kosten voor het overige personeel opgenomen (restaurator, bibliothekaris, e t c ) . Kampen, met een nieuw gebouw, steekt ver boven alles uit met ƒ 186.500.—. De meeste diensten blijven met hun kosten per formatieplaats echter tussen de ƒ 110.000.—en/130.000.—. • Tot op heden heeft de praktijk aangetoond dat samenwerkende gemeenten niet terstond overgaan tot het stichten van een centraal depot maar voorlopig gebruik blijven maken van de diverse gemeentelijke archiefbewaarplaatsen, waardoor de kosten betrekkelijk laag blijven. Op den duur schaadt dit de efficiëntie. 4.3. Toetsing van de gevonden cijfers aan andere archiefdiensten De gevonden waarderingscijfers zijn ontleend aan 'normale' archiefdiensten, d.w.z. diensten in steden die een regelmatige groei gekend hebben, die van betekenis zijn geweest tijdens de Republiek of eerder en waarvan de archieven over het algemeen vrij ongeschonden bewaard zijn gebleven. De kommissie heeft de gevonden waarderingsmethode willen toetsen aan enkele andere bestaande archiefdiensten. 4.3.1. Gemeenten met meer dan 60.000 inwoners, met een archiefdienst en weinig archivalia van vóór 1813 (Zie bijlage V)
4.2.3. Kosten (Zie bijlagen III en IV) Grote gemeenten met een belangrijk historisch verleden doen relatief meer voor hun archieven dan kleine gemeenten. Dit wordt bevestigd als men het aantal waarderingspunten per formatieplaats vergelijkt met de kosten van de archiefdienst per hoofd van de bevolking.
Bekeken zijn daartoe de gemeenten Velsen, Heerlen, Eindhoven en Tilburg. Allen hebben een plotselinge groei in de 19e eeuw gekend rondom een opkomende industrie. De nadruk ligt dan ook veelal op de geschiedenis van de 19e en 20e eeuw. Door de snelle ontwikkeling hebben er veel topografische veranderingen plaats gehad, hetgeen extra dokumentatie noodzakelijk maakt. Er bestaat veelal een goede samenwerking met het bedrijfsleven dat ook zelf bij deze dokumentatie gebaat is. Het aantal waarderingspunten per formatieplaats ligt tussen 5,4 (Eindhoven) en 10,6 (Heerlen). Opvallend groot is (zoals te verwachten valt) het verschil tussen vraagbepalend en antwoordbepalend element. Het blijkt dat bij grote steden met kleine archieven toch wel degelijk behoefte bestaat aan een redelijk omvangrijke archiefdienst, niet alleen om de eigen archieven te bewerken maar ook om aanvullende dokumentatie-arbeid te verrichten ten behoeve van de vraagstellers. Duidelijk zal zijn dat ook de inspektietaak in een grote gemeente zwaarder is. In het geval van deze vier gemeenten blijkt dat de eerder gevonden punten per formatieplaats redelijk voldoen; men mag derhalve verwachten dat ze ook hanteerbaar zijn bij toepassing op soortgelijke gemeenten waar nog geen archiefdienst gevestigd is.
[14]
[15]
4.3.2. Streekarchiefdiensten (Zie bijlage VI) Er zijn vijf streekarchiefdiensten bekeken; vier liggen er in Noord-Brabant, waar dit instituut het eerst en het volledigst is ontwikkeld. Twee van de vijf (Land van Cuyk en Krimpenerwaard) bezitten een centrale archiefbewaarplaats. Naar het oordeel van de kommissie is dit de uiteindelijk enig wenselijke organisatievorm; dit in verband met de service aan de bezoekers (een steeds geopende studiezaal met een ambtenaar en een bibliotheek) en een efficiënte bedrijfsvoering (geen konstant heen- en weer trekken, hulpmiddelen, waaronder de bibliotheek, steeds ter beschikking, etc). Het aantal punten per formatieplaats ligt hier tussen de 11 en 27. Rekenen wij de twee diensten met slechts één archiefambtenaar niet mee dan komen wij op 11 tot 14 punten per plaats. De indruk is dat streekarchiefdiensten mager bezet zijn. 4.4. Gevonden gegevens Uit het voorafgaande kunnen wij drie gegevens afleiden die wij kunnen toepassen op de 'witte plekken' op de Nederlandse kaart: Het waarderingscijfer (Zie 4.2.1.). Voor een gegeven gebied met een gegeven archiefbestand kunnen wij dit uitrekenen. Het aantal punten per formatieplaats (Zie 4.2.2.) Het aantal punten per formatieplaats mag ten hoogste 15 bedragen, een behoorlijk streefgetal is 7,5. De kosten per formatieplaats (Zie 4.2.3.) Deze liggen (1977) over het algemeen tussen ƒ 110.000.— en ƒ 130.000.—. De kosten die per hoofd van de bevolking worden gemaakt, worden sterk beïnvloed door de huisvestingskosten (veelal sterk bepaald door het stichtingsjaar van het gebouw; immers een afgeschreven gebouw is goedkoper dan een pas gesticht gebouw). 5. TOEPASSING VAN DE GEVONDEN GEGEVENS OP DE 'WITTE PLEKKEN'
Wat de jongere archieven betreft (1813-circa 1930) zijn de problemen niet overal even groot. In sommige provincies zijn talrijke archieven geordend (bijvoorbeeld in Limburg), in andere provincies zijn belangrijke gedeelten van gemeentearchieven van vernietigbare stukken ontdaan. Op weer andere plaatsen moet nog vrijwel alles aan de 19e eeuwse archieven gebeuren; zie I.3.4.1) Bij bestaande archiefdiensten is vaak een hoeveelheid gedeponeerde archieven aanwezig, voornamelijk van partikuliere instellingen afkomstig. Het aanwerven van dergelijke archieven gebeurt in streken zonder archivaris wel door de rijksarchivaris in de provincie. Aangezien dit rapport is bedoeld als een instrument bij de besluitvorming die nodig is om deze 'witte plekken' van een behoorlijk archiefbeheer te voorzien, zal allereerst een uiteenzetting gegeven worden van de organisatorische mogelijkheden om tot een sluitend net van archiefdiensten te komen. Vervolgens wordt globaal aangegeven hoeveel personen en geld daarmee gemoeid zullen zijn. 5.2. Mogelijke organisatievormen Voor het invullen van de 'witte plekken' zijn verschillende organisatievormen denkbaar: geheel nieuwe diensten of uitbouw van bestaande diensten. 5.2.1. Geheel nieuwe diensten a. Grotere gemeenten kunnen zich zelfstandig van een archiefdienst voorzien. b. Gemeenschappelijke regelingen tussen gemeenten en inliggende waterschappen. 5.2.2. Uitbouw van bestaande diensten a. Uitbouw van bestaande gemeentelijke archiefdiensten tot gemeenschappelijke regelingen (Voorbeeld: Zierikzee). b. Uitbreiding van bestaande gemeenschappelijke regelingen met nieuwe gemeenten en waterschappen (Voorbeeld: Krimpenerwaard). c. Bilaterale privaatrechtelijke overeenkomsten tussen centrumgemeente en kleinere randgemeente (Voorbeelden: Alkmaar en St. Paneras, Rotterdam en Capelle a/d IJssel). De juridische vorm hierbij is: in bewaringgeving, met onkostenvergoeding. 5.2.3. Ruimtelijke begrenzing Bij het vormen van gemeenschappelijke regelingen dient men bij voorkeur de historische grenzen en verbanden in het oog te houden. Daar archieven als uiting van een plaatselijke kuituur zijn te beschouwen, acht de kommissie het een juist uitgangspunt, dat plaatselijke archieven ook in zo klein mogelijke streekverbanden worden beheerd. In het belang van de raadpleegbaarheid zouden wel die vestigingsplaatsen verkozen moeten worden, die al een centrumfunktie hebben. Ook vervoersmogelijkheden kunnen hierbij een rol spelen.
5.1. Lagere overheden zonder archiefdienst Lang niet alle lagere overheden laten hun archieven beheren door een archivaris in de zin van de Archiefwet 1962. Vooral bij de kleine gemeenten en de waterschappen is dit het geval. De grote steden met omvangrijke historische archieven zijn alle al van archiefdiensten voorzien. Kleinere historische steden zijn nog lang niet alle 'verzorgd'; hoeveelheid en belang van hun archieven lopen sterk uiteen. Men vergelijke de gegevens over de stadjes in Gelderland en Zeeland met die in Groningen, Drente en Overijssel. De kleine steden in Utrecht, Noord-Brabant en Limburg zijn van archiefdiensten voorzien, voorzover er belangrijke archieven van voor 1813 zijn. In Noord- en Zuid-Holland zal de situatie niet anders zijn.
Evenals bij de rijksarchiefdienst — zie pag. 11 van het jaarverslag over 1977 van de rijksarchiefdienst — is de achterstand in inventarisatie bij de lagere overheden erg groot. Tot nog toe zijn exacte gegevens over de omvang van de inventarisatieachterstand bij de lagere overheden niet bekend.
[16]
[17]
1
Gemeenschappelijke regelingen die de provinciale grenzen overschrijden zijn in het algemeen minder gewenst, zowel om historische als om bestuurlijke redenen. 5.2.4. Het in samenwerkingsverband verrichten van werkzaamheden Verscheidene werkzaamheden van archiefdiensten lenen zich ervoor in samenwerkingsverband te worden uitgevoerd. (Zie 3.1.). Afgezien van incidentele samenwerking kan men voor bijvoorbeeld archiefrestauratie, fotografie, dokumentatie, inspektie en dergelijken tot samenwerkingsverbanden komen. Gezien de mogelijk onderling verschillende organisatiewijze van de deelnemende archiefdiensten verdient de privaatrechtelijke overeenkomst hier de voorkeur. Uit de praktijk is duidelijk dat kostbare ondernemingen als het stichten en draaiend houden van een restauratiewerkplaats alleen in samenwerking voor kleinere diensten bereikbaar is. Om de dan toch nog hoge lasten bij de besluitvorming begrijpelijk te maken moet men bereid zijn de kosten van werkzaamheden die de eigen dienst niet kan uitvoeren toch op de begroting te brengen. Zeker in het geval van restauratie en mikroverfilming kan het niet-uitvoeren van de taak niet alleen uitstel van onderhoud en verhoging van kosten betekenen: het kan zelfs leiden tot verlies van de stukken zelf. Vanuit een oogpunt van efficiënt beheer verdient het vermoedelijk de voorkeur zo'n gemeenschappelijk atelier bij één van de deelnemende archiefdiensten onder te brengen. Zoals gezegd onder 1.4.2. zou de provincie bij dit soort initiatieven stimulerend kunnen werken, zowel organisatorisch als financieel. 5.3.
Toepassing van de gevonden gegevens (Zie 4.4. en bijlagen VII en VIII) Bij de toepassing van de gevonden gegevens op de 'witte plekken' op de kaart is de kommissie er van uit gegaan dat de kleinst mogelijke archiefdienst bestaat uit 2 archiefambtenaren en een andere funktionaris. Per formatieplaats wordt als maximum 15 punten gerekend, als streefgetal 7,5. Dat wil dus zeggen dat men een regio met een waarderingscijfer van 15 tot 30 punten een kleine archiefdienst van 2 formatieplaatsen kan toedenken. Een bedrag van ƒ 110.000.— tot ƒ 130.000.— per formatieplaats (1977) is een goede kostenindikatie. Dat betekent dat een kleine archiefdienst ƒ 220.000.— tot ƒ 260.000.— per jaar zal kosten. Uiteraard een zeer globaal cijfer, sterk afhankelijk van aanwezige ruimte, eventuele nieuwbouw, etc. Aan de hand van het totale waarderingscijfer van de gemeenten zonder archivaris is per provincie een berekening gemaakt van de personele en financiële gevolgen van het stichten van archiefdiensten. Gegevens betreffende de archieven van waterschappen zijn onvoldoende beschikbaar. Deze zijn dan ook niet bij de berekening betrokken. Organisatorische en financiële begrenzing 5.4. Wij hebben gezien dat een werkbaar geheel verkregen wordt bij diensten met een puntental per formatieplaats van 7,5. De kleinste dienst heeft twee formatieplaatsen, zodat het laagste waarderingscijfer waarbij men een dienst kan stichten op 15 gesteld kan worden. [18]
Wij hebben echter ook gezien dat bij diensten van 5 of meer formatieplaatsen in de huidige toestand het aantal punten per formatieplaats nog later ligt dan 7,5. Bij die diensten wordt meer werk gemaakt (en terecht) van de dokumentatietaak en inspektie. Het komt de kommissie dan ook voor dat het de voorkeur verdient om bij het opzetten van nieuwe diensten te streven naar een eventueel uitgroeien tot een dienst met 5 of meer archiefambtenaren. Een gunstig draagvlak (organisatorisch) zal dan liggen bij een regio met een waarderingscijfer van 37 of meer. Zo'n dienst kan starten met een bezetting van drie man en later uitgroeien aan de hand van een meerjarenplan. Voor grotere gemeenten met weinig archivalia van vóór 1813 blijkt een archiefdienst eveneens noodzakelijk. De nadruk ligt bij die gemeenten op de dokumentatie (door de snelle groei is vaak de topografische dokumentatie van groot belang) en de bestudering van de recente geschiedenis, de inspektie en edukatieve werkzaamheden. De benedengrens van zo'n gemeente is te stellen op 60.000 inwoners. Wij hebben gezien dat de kleinste archiefdienst ƒ 220.000.— tot ƒ 260.000.— per jaar gaat kosten. De kosten per inwoner bewegen zich in de praktijk tussen ƒ 5.— en ƒ 10.— per jaar. Het lijkt dus redelijk te stellen dat een gemeente of gemeenschappelijke regeling minstens tussen de 25.000 en de 50.000 inwoners moet hebben om zich een eigen archiefdienst te kunnen veroorloven. 5.5. Verkaveling van archivistisch Nederland (Zie bijlage VIII) De kommissie meent te moeten konkluderen, dat er geen met archiefdiensten ingevulde kaart van Nederland is te leveren. De plaatselijke verhoudingen, de aanwezigheid van archiefdiensten in de direkte omgeving, omvang en aard, alsmede staat van ordening van archieven, evenals de potentiële vraag, verschillen daarvoor te zeer. Aan de hand van het hier ontwikkelde waarderingssysteem en de aangeduide ruimtelijke, organisatorische en financiële begrenzingen en met in acht neming van plaatselijke verhoudingen en gegevens is het mogelijk om per provincie een indeling voor te stellen.
Augustus 1979
De kommissie. [19]
E n q u ê t e bij 15 ' n o r m a l e ' archiefdiensten Vraagbepal :nde elementen inwonertal 1-1-1977
ha. hist. monustads- menten k ern
pnt Alkmaar Bergen op Zoom Delft Deventer Gorkum Gouda Haarlem 's-Hertogenbosch Kampen Leeuwarden Nijmegen Roermond Schiedam Zutphen Zwolle
67.700 42.133 85.118 65.140 28.539 56.000 162.774 86.807 29.807 85.435 148.439 36.534 76.865 29.727 79.384
11 7 14 11 5 9 27 14 5 14 25 6 13 5 13
47 39 85 35 31 80 107 128 39 44 15 40 48 33 45
179
Bijlage
I
Antwoordbepalende elementen totaal
pnt
rnt
3 3 6 2 2 5 7 9 3 3 1 3 3 2 3
300 2 199 1 595 4 480 3 152 1 300 2 1100 7 232 2 455 3 400 3 85 1 139 1 158 1 365 2 350 2
16 11 24 16 8 16 41 25 11 20 27 10 17 9 18
55
35
269
sekr arch van na 1813
charters sekr arch vóór 1813 1int 1000 400 1000 3000 800 4000 4000 2000 2713 105 3500 500 500 5184 4752
pnt
1 88 4 0 89 4 1 126 5 90 4 3 1 60 2 4 233 9 4 392 16 2 400 16 96 4 3 0 110 4 4 120 5 1 23 1 1 100 4 77 3 5 5 166 7 35
88
overige arch.+ verz.
1 1400 9 6 1021 7 5 238216 2 624 4 3 505 3 4 435 3 9 1308 9 2 200 1 1 450 3 4 655 4 6 163511 1 294 2 6 1300 9 2 552 4 752 5 5 57
formatieplaatsen archief ambtenaren
punten per plaats
budget 1977
5 3 7 3 2 2 7 4 2 4 10 2 4 3 7
6,2 9,3 7,3 9,6 8,5 18.— 11,3 11,5 11.— 8.— 5,3 7,5 9,3 7,7 5,7
600.000 251.152 806.654 294.536 190.960 246.700 895.661 435.820 373.000 454.335 .244.683 222.467 457.161 282.707 892.196
90
15 17 27 13 9 20 38 21 11 12 26 5 20 14 22
31 28 51 29 17 36 79 46 22 32 53 15 37 23 40
270
539
Bijlage III
Bijlage II
Nijmegen Zwolle Alkmaar Delft Roermond Zutphen Leeuwarden Gorkum Schiedam Bergen op Zoom Deventer Kampen Haarlem 's-Hertogenbosch Gouda
[20]
punten per plaats
formatieplaatsen
5,3 5,7 6,2 7,3 7,5 7,7 8 8,5 9,2 9,3 9,6 11 11,3 11,5 18
10 7 5 7 2 3 4 2 4 3 3 2 7 4 2
bibl.
pnt
pnt 137 590 549 236 260 352 900 200 104 435 625 140 600 158 488
to- totaal taal
x Vi
Bijlage IV
kosten per hoofd var de bevolking, 1977
Kampen Zwolle Zutphen Delft Alkmaar Nijmegen Gorkum Roermond Bergen op Zoom Schiedam Haarlem Leeuwarden 's-Hertogenbosch Deventer Gouda
x Vi
/
aantal form. plaatsen
pun ten per plaats
12,51 11,23 9,51 9,47 8,86 8,38 6,69 6,08 5,97 5,94 5,50 5,31 5,02 4,52 4,40
2 7 3 7 5 10 2 2 3 4 7 4 4 3 2
11 5,7 7,7 7,3 6,2 5,3 8,5 7,5 9,3 9,2 11,3 8 11,5 9,6 18
kosten per formatieplaats, 1977
Bergen op Zoom Zutphen Gorkum Deventer 's-Hertogenbosch Roermond Leeuwarden Schiedam Delft Alkmaar Gouda Nijmegen Zwolle Haarlem Kampen
83.717 94.235 95.480 98.178 108.955 111.233 113.583 114.290 115.235 120.000 123.350 124.468 127.456 127.951 186.500
[21]
fotogr.
beelddok.
eduk. medewerker
Bijlage V
Gemeenten met meer dan 60.000 inwoners, met een archiefdienst en weinig archivalia van vóór 1813
Velsen Heerlen Eindhoven Tilburg
inwoners aantal punten 1-1-1976
historische kern ha punten
64.000 70.900 192.600 151.500
— — 8 9
11 12 32 25
-
monumenten aantal punten
totaal 1
11 12 33 26
ca.60. <75 1 11 1 8
charters aantal punten
sekretariearch. vóór 1813 m1 punten
15
11 5 53 40
sekretariearch. van na 1813 m1 punten
— 200 62 2 210 2 360
gedep. arch. m1 punten
2 ca. 50 1 460 2 200 4 700
82 formatieplaatsen
Bijlage VI Aantal gemeenten
De Markkant Land van Cuyk Oosterhout Peelland Krimpenerwaard
5 10 13 8 9
totaal 1 + 2
punten per plaats
2 4 5 11
13 16 38 37
6,5 10,6 5,4 7,4
22
104
totaal 2
Eindhoven 7 + dokum. + admin. Tilburg 5 ( + 1 ) + bibl. + rest. Velsen 2 + adm. Heerlen Wi + 1/3 adm. + 1 bibl. + dok.
Streekarchiefdiensten monumenten totaal inwoners hist, stadskern aantal punten ha. punten aantal punten kat. 1
57.087 10 73.175 12 127.922 21 82.654 14 66.000 11
11 10 16
ca 60 ca 75 ca 40 < 75 217
12 14 23 14 15 78
68
charters aantal punten
sekretarie sekretarie gedep. arch, vóór 1813 van na 1813 m 1 punten rieters punten meters punten
< 100
51 72 66 40 39
ca 300 ca 700
— 1
totaal kal. 2
6 290 3 396 7 427 6 600 6 481
3 142 4 54 4 365 6 100 5 131
10 7 13 13 13
22 21 36 27 28
28
22
56
134
Personeel.' Markkant 2 arch. Land van Cuyck 1 arch. + streekreg. Oosterhout 3 arch. + streekreg. Peelland 1 arch. Krimpenerwaard 2 arch. + streekreg.
[22]
totaal 1 + 2
[23]
punten per plaats 11 21 (10,5) 12 ( 9 ) 27 14 ( 9,3)
oo m NO
—
r-4
8
—•
i n oo ro v"i co rs
(N
a
2 +
•*
8
88
>0
r^
^
^-
f*i
« (N — m O c £
r-
O ON o
ON O
t^ (N
ON
'sD —<
, - . O O O O Q O O Q O
co (N co m ON t>
r*"> (N ON
m (N ^
^2 c MO -o v Om na\o ho h-oi (N n O' t t m ^ Soo _: _: —'
C-i ~- co •'t —> m
-
I I I I I I I I I I |
\o m c*i (~- — •• — •
r
oo (N
-^ Tf m
ND
-
s
n
A ï ï
«
—
( N
m (N m
(S (N f*-
-
O
N
h »n O
r) ^
^ rn oo
^
in rCM
^
I
Àn5
a s 00
O O O O O c o «O fNJ c o M _ O m ^ O o o O N C N O O O O
S oo oo oo oo oq oo oq oo og o go
I 8S I I
8 -
N
I-
I I 3 03 « 3p .
-C
28
I I
88
I ci
'>0
(N
^
'O
^
O
O
»
>n
'-ß
. O o O ' O t N o O h i n O ' t f i W
I I
N ' - O ( N " ' « O D h 0 O C O 0 O i n r ^ O N t ^ - i n O c o r - t N C N C N O
£; '•©
s
«n
m
co
'^
(N
—i
^
•£>
x m 'O N os
s g.
—• OO CC CN OO NO «
p f - j f s ] ^ - —' M V I OO ^ O O N C N ^ - < N O N C N > O C O c o
«D
\0 »n co r- — CN O *n co
K; -Si
IN ~«
( N O f N X i ^ - O O ' t r J
" n O N c o O O c o o O N "ri ( f l N fO ^ N ^O
o
T ,
f r t | N . i ^f - H| | j i c |o o O ' i
ö h O '
i
n h
M
r-
*
T
in co
<4> ex
—' W
,
(NCO"t(Nr^tOXMOiO^ o o f N O — o r^ -
o
c i o n
n ' - N O ^
'•£! o o *o rs
-o —>
^t ~-
i
1
ON
M O O ' t ( N m ^ > O O O N O \ ^ o o ( N O — o r - - ^ - O T f ' ^ * n f ^ 1 , ' î ( » ^ i , o \ n —««n
S £ -g 2 "S Ä
=
p
j3
T3 £
w
O U . Q O O D Z N N Z - 1
[24]
CÛ po
8 8 8 0 3 8 5 s-f-S-a
13 -a g
m
X O
53 cc j>
u
a E o fl a
O P - Q O O D Z N N Z - J
[25]
Inhoud 1. Vraagstelling, werkwijze en konklusie 1.1. Voorgeschiedenis 1.2. Vraagstelling 1.3. Werkwijze van de kommissie 1.3.1. Oprichting en vergaderingen 1.3.2. Doelstellingen, taken en werkzaamheden van een archiefdienst 1.3.3. Omvang van een archiefdienst 1.3.4. Toestand bij bestaande archiefdiensten 1.4. Toepassing van de gevonden waarderingscijfers op de 'witte plekken' 1.4.1. Organisatie 1.4.2. Kosten 1.5. Konklusie 2. Doelstellingen, taken en werkzaamheden van een archiefdienst 2.1. Doelstellingen en taken van een archiefdienst 2.2. Werkzaamheden van een archiefdienst 2.2.1. Organisatorisch 2.2.2. Funktioneel 3. Omvang van een archiefdienst 3.1. Het uitbesteden en in samenwerking verrichten van sommige werkzaamheden 3.2. Indeling van de diensten naar grootte 3.2.1. Terminologie 3.2.2. De kleine archiefdienst 3.2.3. De middelkleine dienst 3.2.4. De middelgrote dienst 4. Toestand bij bestaande archiefdiensten 11 4.1. Enquête bij de archiefdiensten 4.1.1. Vraagstelling 4.1.2. Vraagbepalende elementen 4.1.3. Antwoordbepalende elementen 4.1.4. Beschikbaar budget 4.1.5. Formatie 4.2. Waardering van de toestand bij bestaande archiefdiensten 4.2.1. Waarderingscijfer 4.2.2. Formatieplaatsen 4.2.3. Kosten 4.3. Toetsing van de gevonden cijfers aan andere archiefdiensten 4.3.1. Gemeenten met meer dan 60.000 inwoners, met een archiefdienst en weinig archivalia van vóór 1813 4.3.2. Streekarchiefdiensten 4.4. Gevonden gegevens [26]
5. Toepassing van de gevonden gegevens op de 'witte plekken' 5.1. Lagere overheden zonder archiefdienst 5.2. Mogelijke organisatievormen 5.2.1. Geheel nieuwe diensten 5.2.2. Uitbouw van bestaande diensten 5.2.3. Ruimtelijke begrenzing 5.2.4. Het in samenwerkingsverband verrichten van werkzaamheden 5.3. Toepassing van de gevonden gegevens 5.4. Organisatorische en financiële begrenzing 5.5. Verkaveling van archivistisch Nederland
16
Bijlagen
20
I II III IV V
Enquête bij 15 'normale' archiefdiensten Aantal punten per formatieplaats Kosten per hoofd van de bevolking Kosten per formatieplaats Gemeenten met meer dan 60.000 inwoners, met een archiefdienst en weinig archivalia van vóór 1813 VI Streekarchiefdiensten VII Gemeenten zonder archiefdienst per provincie VIII Kosten van het invullen van de 'witte plekken' per provincie, personeel en financieel
[27]
Het afscheid van mevrouw dr. E. P. de Booy als hoofd van het Centraal Register van Particuliere Archieven.
Op 4 januari 1980 werd mevrouw De Booy in het nieuwe gebouw van het Algemeen Rijksarchief, Prins Willem Alexanderhof 20 te 's-Gravenhage, bij haar vertrek als hoofd van het Centraal Register van Particuliere Archieven toegesproken door de algemene rijksarchivaris mr. A. E. M. Ribberink. Hij dankte haar voor het vele werk, dat zij voor 'haar Register' verricht heeft, en bood haar antieke wijnglazen, een bedrag onder couvert en een plant als afscheidsgeschenken aan. In haar antwoord dankte mevrouw De Booy allen die bijgedragen hadden tot de ontwikkeling van het Register: collega's, onderzoekers en een aantal verenigingen. Zonder hen had het Register niet kunnen worden wat het nu is — zij heeft getracht met zo weinig mogelijk moeite en kosten hun aktiviteiten te coördineren zodat haar aandeel eigenlijk niet zo groot is geweest als wel eens wordt gedacht. De registratie van familiearchieven is al veel eerder begonnen dan menigeen beseft. In 1947 is H. A. Ett onder auspiciën van het Historisch Genootschap te Utrecht familiearchieven 'van belang voor de geschiedenis' gaan registreren en hij heeft dit werk tot in 1950 voortgezet; de daarvoor ter beschikking gestelde subsidie hield toen op. Tien jaar lang gebeurde er niets, behalve dan dat familiearchieven aan de lopende band verdwenen: op veilingen, in kachels en papiermolens. Op instigatie van de Rijkscommissie voor vaderlandse geschiedenis en het Historisch Genootschap heeft omstreeks 1960 een aantal verenigingen op genealogisch gebied zich tot de minister gewend met een verzoek maatregelen te nemen tot behoud van deze belangrijke bronnen. Dit resulteerde in 1964 in de aanstelling van mevrouw De Booy als chartermeester belast met de registratie van familiearchieven. Daar gebleken was dat een eenmalige registratie niet de oplossing kon zijn, had vooral de algemene rijksarchivaris, de heer H. Hardenberg, erop aangedrongen dat de registratie van blijvende aard zou zijn, en dit zou het beste bereikt worden door aanstelling van een ambtenaar in vaste dienst. Het door Ett verzamelde materiaal werd tot haar beschikking gesteld en zij heeft daar een dankbaar gebruik van kunnen maken — wel bleek dat veel van de voor 1950 geregistreerde collecties thans door verhuizing of overlijden van de eigenaar onvindbaar waren geworden. Het onderhouden van de contacten met de eigenaars van dergelijke verzamelingen is altijd een probleem gebleven. Een van de belangrijkste methoden om dit contact te bewaren was en is het sturen van onderzoekers naar die collecties, en mevrouw De Booy dankte daarom al deze onderzoekers die gediend hebben als waak- en speurhonden en die steeds weer nieuwe informatie aan het Register doorgaven. Zij moest daar natuurlijk wel wat tegenover stellen: langzamerhand is een kaartsysteem opgebouwd dat door een groeiend aantal [28]
mensen wordt geraadpleegd. Vooral de laatste jaren is dat sterk toegenomen en thans worden er zo'n 500 schriftelijke inlichtingen per jaar verstrekt, terwijl er ruim 100 bezoekers het register zelf kwamen raadplegen. Dit leidt ertoe dat de aard van het werk sterk is veranderd. Het is nu niet meer zo nodig zelf er veel op uit te trekken — de impulsen komen van buiten af en het Register is geworden tot een contactpunt waar onderzoekers, archiefeigenaren en archivarissen elkaar kunnen vinden. In het begin was dat anders. In 1964 bleken er veel uiteenlopende opvattingen te bestaan over doel en werkwijze van de registratie. Archivarissen zagen er wellicht een instrument in om archieven binnen te halen, onderzoekers om ideeën op te doen voor een scriptie of dissertatie, genealogen om zonder teveel inspanning hun stamboom nog wat op te kunnen voeren. De plaatsing van het Register — ver van te grote beïnvloeding in welke richting dan ook — heeft ertoe bijgedragen dat het zich niet voor een of ander karretje liet spannen en rustig kon werken aan de opbouw van een apparaat dat uiteindelijk misschien aan alle categorieën wat wils gaf. Mevrouw De Booy is nog steeds dankbaar voor de wijze waarop zij haar taak heeft kunnen verrichten en voor het vertrouwen dat de opeenvolgende algemene rijksarchivarissen in haar hebben gesteld. In het bijzonder is zij de heer Van der Gouw erkentelijk omdat hij al in een zeer vroeg stadium ervoor gezorgd heeft dat zij het werk niet meer geheel alleen behoefde te doen. Begin 1968 kwam Kees Schoute als werkstudent bij het Register en is daar vijfjaar gebleven, heeft als klankbord en discussiepartner gediend en veel van zijn suggesties en verbeteringen zijn nu nog gehandhaafd. Hij werd opgevolgd door Nouk Ruitenberg, die evenals Schoute uiteindelijk archiefexamen heeft gedaan en die op 1 januari 1980 is opgevolgd als hoofd van het Register. Mevrouw De Booy prees zich gelukkig in haar iemand gevonden te hebben aan wie zij het werk in het volste vertrouwen kon overlaten. Inmiddels was er nog een werkkracht bijgekomen: Mieke van Leeuwen-Canneman, die sinds februari 1978 protestantse kerkelijke en semi-kerkelijke archieven ging registreren. Doordat zij dit werk in Den Haag verrichtte, vooruitlopend op de toekomstige verhuizing van het Register, heeft zij dit werk zeer zelfstandig moeten doen. De resultaten laten zien dat een dergelijk zelfstandig begin toch wel een goede formule is. Teveel begeleiding van boven af kan verstikkend werken. Mevrouw De Booy wijdde enige woorden van dank aan de rijksarchivarissen in Utrecht die haar gedurende vijftien jaar gastvrij onderdak hebben gegeven en eindigde met haar vertrouwen uit te spreken dat de overplanting van het Register naar Den Haag uitstekend zou slagen.
[29]
Afscheid van de heer A. S. Stempher van het Arnhemse Gemeen tearch ief
Op donderdag 17 januari 1980 nam collega Stempher wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd officieel afscheid van het Arnhemse Gemeentearchief, van zijn Arnhemse collega's en van zijn vele andere contacten binnen en buiten de archiefwereld. Anders dan velen denken, is Ton Stempher geen geboren Arnhemmer. Hij werd op 15 december 1914 in Deventer geboren. Typisch voor het behoudende — niet conservatieve, Ton kwam uit een 'links' nest —, wat hem ook als archiefambtenaar kenmerkte is dat hij tot op de dag van vandaag met zijn hoogbejaarde vader plat-Deventers is blijven spreken! Op tienjarige leeftijd kwam hij naar Arnhem. Na de lagere school doorlopen te hebben ging hij naar de Centrale Ulo, waar hij onder meer les kreeg van de heer P. L. A. Janssen, toen in Arnhem net zo bekend als nu zijn zoon, de huidige directeur van het Gemeentemuseum. Hij mocht verder leren, het werd de kweekschool, en hier werd hij onder meer opgeleid tot de goede verteller en docent, die met zijn lessen en lezingen zo velen aan zich heeft verplicht. Toen hij in 1934 van de kweekschool kwam was er zelfs geen plaats als 'kwekeling-metakte' voor hem. Na een korte periode zonder werk kwam hij op kantoor bij de Zuivelbond; hier leerde hij een boekhouding op te zetten en bij te houden. In de zomer van 1936 deed hij examen voor schrijver ter gemeentesecretarie. Deze moordende wijze van selectie — uit honderd examencandidaten werden de tien beste uitgekozen en op een lijst gezet om bij een eventuele vacature voor benoeming in aanmerking te kunnen komen — overleefde hij. En zo trad hij op 1 oktober 1937 in tijdelijke dienst, als een deeltijdwerker avant la lettre: 's-morgens op de afdeling Bevolking, 's-middags op de Burgerlijke Stand. Na 1938 kwam hij hele dagen op Bevolking, en in 1942 werd hij ambtenaar van de Burgerlijkse Stand. Intussen was hij begonnen met het verwerven van de diploma's, die hem op latere leeftijd tot de meest gediplomeerde in de tweede klasse der wetenschappelijke Archiefambtenaren zou maken. In 1936 het Mercurius-diploma Boekhouden, in 1940 het diploma Bevolkingsboekhouding. De oorlog onderbrak zijn studie, maar in 1949 kwam het diploma Gemeenteadministratie I erbij. In 1947 werd hij waarnemend hoofd van de afdeling Expeditie ter secretarie, en was hij in die hoedanigheid in feite belast met de controle op alle uitgaande post. Hier leerde ik hem kennen, omdat we samen zitting kregen in de Commissie Ambtelijke Vorming, die zorgde voor de introductie en eerste studie van de in dienst tredende ambtenaren. Toen in 1954 het Gemeentearchief werd opgericht, gingen wij beiden van de Secretarie hiernaar over, hij bijna een halfjaar later dan ik, op [30]
15 mei. Zijn opleiding tot archiefambtenaar kreeg hij ten dele in Zutphen. In 1956 behaalde hij het diploma bedrij fsarchivaris en in 1957 S.O.D.-B II. Op het archief, waar hij aanvankelijk als manusje-van-alles moest opereren — we waren maar met z'n tweeën en ik had als archivaris ook maar een deeltaak — specialiseerde hij zich al snel. Met name de niet-overgebrachte archieven kregen zijn aandacht. Hij zorgde voor een goed beheer — inclusief de vernietiging — en besteedde veel aandacht aan de opleiding van de Arnhemse collega's, later, via de S.O.D. opleiding, ook aan leerlingen uit andere gemeenten. Doordat in de Tweede Wereldoorlog een groot deel van de Arnhemse archieven verloren was gegaan, besteedde de dienst veel aandacht aan de verwerving van ander documentatiemateriaal. Collega Stempher droeg met name hieraan bij, doordat hij bij zijn vele lezingen over Arnhem steeds weer het verzoek deed, gegevens uit particulier bezit, met name foto's, ter copiëring of definitief aan het archief af te staan. Zo droeg hij veel bij aan de vorming van onze huidige fotocollectie. Hij verrijkte die verder met duizenden foto's en dia's, die hij zelf in zijn vrije tijd maakte van het zich zeer snel wijzigende Arnhem. Hij vervaardigde een vijftal publicaties over panden in het vooroorlogse Arnhem, waarvan twee samen met mij. Naast zijn ambtelijke werk was hij een actief vakverenigingsman. Van 1970 tot 1975 was hij secretaris van de — nu opgeheven — Vereniging van Wetenschappelijke Archiefambtenaren in Overheidsdienst. Voor de Nederlandse Bond van Gemeenteambtenaren zat hij tot zijn pensionering in het Georganiseerd Overleg. Voor al deze verdiensten besloot het Gemeentebestuur hem op zijn officiële afscheidsreceptie de zilveren stadsmedaille uit te reiken. Terecht droeg deze het opschrift: 'Hij legde Arnhems geschiedenis in woord en beeld vast'. Honderden waren er getuige van dat onze wethouder, mevrouw C. J. Lavell-de Vries, hem die overhandigde. Wij namen daarna in een levendig samenzijn afscheid van onze collega. Wij hopen hem als vriend nog heel lang en heel vaak in ons midden te zien.
K. Schaap
[31]
Het levenswerk van Jhr. L. F, Teixeira de Mat tos L. F. Teixeira de Mattos De Waterkeeringen, Waterschappen en Polders van ZuidHolland, 's-Gravenhage, 1906-1961, 10 dln. in 14 bdn. 4°. Met krtn. en port.
De geschiedenis van de totstandkoming van dit boek mag geacht worden aan te vangen in de zitting van de provinciale staten van Zuid-Holland van 17 juli 1894. De commissie van rapporteurs over de begroting voor 1895 had in het verschijnen van de tweede druk van de beschrijving der zeeweringen en waterschappen in Noordholland van Mr. G. de Vries Az. aanleiding gevonden om aan gedeputeerde staten te vragen ook voor ZuidHolland zo'n boek te doen samenstellen. Op deze vraag was in het schriftelijk antwoord niet gereageerd en dus herhaalde de heer J. F. W. Conrad de vraag ter vergadering. Het lid van gedeputeerde staten Mr. P. L. F. Blussé heeft zich toen enige moeite getroost om aan te tonen, dat aan een dergelijk werk eigenlijk geen behoefte bestond, dat het personeel van de griffie er geen tijd voor had en dat voor het totstandkomen ervan nodig was 'een auteur, die doordrongen van de behoefte aan het boek, het feu sacré bezit om in die behoefte te voorzien. En zulk een, zoo hij bestaat, doet zich van zelf voor'. 'Indien de heer Conrad of een ander van zijne bekwaamheid dat voorbeeld (n.l. van Mr. De Vries) mocht volgen, twijfel ik er niet aan of deze Staten zullen, evenals die van Noordholland, tot het doen drukken van dat werk besluiten', werd er hoopgevend aan toegevoegd. Conrad speelde een troef uit door mede te delen, dat onlangs ook NoordBrabant zulk een boek had tot stand gebracht en besloot met de hoop uit te spreken, dat die man met het nodige feu sacré zou worden gevonden. Dat die man gevonden was, kwam aan het licht toen in 1906 bij Martinus Nijhoff te 's-Gravenhage het eerste deel verscheen van 'De Waterkeeringen, waterschappen en polders van Zuid-Holland door Jhr. L. F. Teixeira de Mattos, civiel-ingenieur. Met een voorrede van Mr. J. G. Patijn, commissaris der koningin in de provincie Zuid-Holland', die — het is opvallend — het in die voorrede aldus stelt, dat juist de gedeputeerde Blussé de wenselijkheid van het boek in bovengememoreerde statenzitting heeft bepleit. Jonkheer Louis Frederik Teixeira de Mattos stamde uit een Portugees-Israëlitische bankiersfamilie, waarvan de leden reeds vele eeuwen een vooraanstaande plaats in het maatschappelijk leven hadden ingenomen. Hij werd op 18 mei 1872 te Amsterdam geboren als zoon van Isaäc Eduard Teixeira de Mattos en Abigaël Mendes. Zijn vader was de stichter van de Amsterdamse bankiersfirma Gebr. Teixeira de Mattos; de stijl van de familie blijkt uit een schenking van ƒ 100.000,— voor de bouw van een ziekenhuis te Amsterdam in 1886. Louis Teixeira studeerde te Delft aan de Polytechnische School, waar hij in 1896 met goed gevolg het examen voor civielingenieur aflegde.
Foto Gemeentearchief Arnhem
[32]
[33]
In de jaren 1898-1900 was Teixeira adjunct-ingenieur bij de provinciale waterstaat in Overijssel. Hier bleek al dadelijk zijn neiging in de richting van documentatie en publicistische arbeid. Hij stelde zich ten doel de waterstaat van Overijssel volledig te beschrijven, maar toen hij in november 1900 Zwolle weer verliet, had hij dat doel vanzelfsprekend in de verste verte niet bereikt. Als vrucht van zijn onderzoek publiceerde hij in 1900 'Twee bescheiden met betrekking tot het dijkwezen in de provincie Overijssel' en in 1903 een zeer omvangrijk werk 'De Dedemsvaart', dat in zijn soort volmaakt mag heten. In 1901 werd Teixeira benoemd tot adjunct-commies bij het departement van waterstaat, handel en nijverheid; uit deze functie werd hij op eigen verzoek ontslagen, nadat hij bij koninklijk besluit van 25 juni 1902 no. 36 was benoemd tot secretaris van de Staatscommissie tot voorbereiding van de wettelijke regeling van het waterstaatsbestuur. De spanningen in en rond deze commissie waren Teixeira te veel; in 1907 kreeg hij op zijn verzoek ontslag 'wegens herhaalde en langdurige afwezigheid uit 's-Gravenhage'. Beter naar zijn aard was het hem toevertrouwde secretariaat van de in 1905 ingestelde 'Staatscommissie tot het nagaan van de toestand waarin het binnenschipperij bedrij f verkeert'. In december 1911 kwam het lijvige rapport uit; Teixeira's aandeel in dit als historische bron nu nog zeer belangrijke boekwerk werd erkend door een benoeming tot ridder in de Orde van de Nederlandsche Leeuw. Inmiddels had Teixeira zich ook met ander werk bezig gehouden. Bij brief van 14 mei 1902 had hij aan gedeputeerde staten van Zuid-Holland laten weten, dat hij voornemens was 'zijne krachten te beproeven aan eene beschrijving van de waterkeeringen, waterschappen en polders der provincie Zuid-Holland'. Hij verzocht daartoe de nodige steun en medewerking. Die medewerking werd na enige besprekingen gaarne verleend. Het eerste deel, gewijd aan de Algemeene Provinciale Reglementen en aan het hoogheemraadschap van Rijnland kwam in 1905 gereed en werd in 1906 voor rekening van het Provinciaal Bestuur van Zuid-Holland uitgegeven. De drukkosten waren begroot op ƒ 1580,—. Toen de kosten tegenvielen werd aan de drukker nog ƒ 225,— uitbetaald en aan de auteur ƒ 117,— gerestitueerd, wegens door hemzelf betaalde kosten van het voorwerk over de provinciale reglementen, dat niet strikt onder de bewoordingen van de gemaakte overeenkomst viel. Hoe de tijden ook op dit punt zijn veranderd, moge blijken uit het feit, dat nu, in 1960, met het drukken van het laatste deel ƒ 30.500,— is gemoeid. Het eerste deel kreeg in de vakpers een gunstige beoordeling. Aan een wenk van Dr. E. F. van Dissel in 'De Ingenieur' van 23 maart 1907 om de inhoudsopgave wat uitgebreider te maken werd in deel II, verschenen in 1908 en handelend over Delfland, Schieland, Woerden en Amstelland, tegemoetgekomen door in het 'alphabetisch register', in de index dus, meer in bijzonderheden te gaan. Moeilijker was het tegemoet te komen aan het o.a. door Dr. A. A. Beekman geuite bezwaar, dat de stof meer dan nodig versnipperd werd. Hier stonden twee onverzoenbare inzichten tegenover elkaar. Beekman, die het bij al zijn detailwerk op het gebied van het dijk- en waterschapsrecht en de historische geografie, toch altijd was begonnen om het inzicht en dus om het beeld van het geheel, kon niet voldaan zijn over het werk van de ingenieur Teixeira, die zich pas gerust voelt, als hij aan de opgave van de hoogte van een spoorwegdam zowel ten opzichte van A.P. als van D.P. tussen haakjes heeft toegevoegd: 'bovenkant spoorstaaf' en [35]
die, om te laten zien hoe de zaken in elkaar zitten, alles uit elkaar peutert. Zo waren dus van het in tien delen opgezette werk er na enkele jaren reeds twee verschenen en het leek erop, dat het werk regelmatig zou worden voortgezet. Bij brief van 22 januari 1909 deelde Teixeira evenwel aan gedeputeerde staten mede, dat hij door vestiging buiten deze provincie genoodzaakt was zijn arbeid aan het boek te staken. Hij vestigde zich te Beekbergen, wij mogen aannemen terwille van zijn niet zeer robuuste constitutie. De uitgever Nijhoff kon zich bij het afbreken van het werk na de verschijning van twee van de tien delen niet neerleggen en stelde de vraag of het niet mogelijk was het werk door een ander namens het provinciaal bestuur te laten voortzetten. Daarvoor werd gevonden de oud-hoofdingenieur van de provinciale waterstaat J. van der Vegt, die zou beginnen met de Krimpenerwaard. Na diens overlijden heette het werk te worden voortgezet door de ingenieur H. Veth, maar we krijgen niet de indruk dat er veel gebeurde. Op een uiting van ongeduld bij de uitgever reageerden gedeputeerde staten met de mededeling, dat aan de auteur moet worden overgelaten te beslissen, wanneer zijn werk rijp is voor publicatie. Maar niet tevergeefs was op het titelblad van de reeds verschenen delen gezet: 'Alles komt teregt'. Als een deus ex machina verscheen in 1915 Teixeira weer op het toneel, die bij brief van 26 februari te kennen gaf het werk te willen voortzetten. In de behoefte aan bronnenmateriaal kon voorzien worden door hem te Beekbergen, later te Apeldoorn, toe te zenden wat hij voor zijn werk nodig had. Het probleem van de omvang van de voor de voltooiing van het boek nodige arbeid was moeilijker op te lossen. De ingenieurs van de waterstaat Van der Vegt en Veth moeten wel danig gehandicapt geweest zijn door het feit, dat voor de eilanden en de waarden zoveel minder dan voor de oude hoogheemraadschappen op het vasteland van Holland studies waren gemaakt, waarop men kon steunen en dat de outillage van de daar fungerende waterschapsbesturen er zoveel minder op berekend was om het tekort aan exacte technische gegevens te helpen aanvullen. Daarbij moest Teixeira's ingeboren neiging tot het perfecte in detail hem doen streven naar beter, dan hij tot nu toe had geleverd. Voor wie een kleine 1000 pagina's nodig heeft voor een beschrijving van de Dedemsvaart, kon een boekwerk in twee delen van tezamen 2000 bladzijden voor alle waterschappen van het vasteland van Zuid-Holland slechts een oppervlakkig avontuur blijven, hoe tevreden het provinciaal bestuur van Zuid-Holland dan ook was over het resultaat van Teixeira's belangeloze arbeid. Ook was Teixeira in Gelderland geen ambteloos burger gebleven. Hij was in de politiek gegaan, was sinds 1913 voor de Christelijk-Historische Unie raadslid te Apeldoorn en aldaar van 1917 tot 1923 wethouder van openbare werken. In 1923 en 1924 was hij lid van de provinciale staten van Gelderland. Als lid van het Nationaal Comité van de C.H. Unie verzette hij zich 'met alle macht', zoals hij het zelf noemde, tegen het vrouwenkiesrecht, maar hij maakte het later goed door 'ten behoeve der geestverwante vrouwen' te Beekbergen en te Apeldoorn drie charmante voordrachten te houden, die in 1921 voor rekening van het De Savornin Lohman-fonds onder de titel Onze Grondwet werden uitgegeven. Zo leidden de omstandigheden vanzelf tot een verdeling van het werk aan het grote boek. Het samenstellen van de delen over de waarden bleef toevertrouwd aan de inge-
nieur Veth, terwijl Teixeira de beschrijving van de eilanden zou bewerken. Inderdaad verscheen in 1916 een bescheiden deel (V) over Rozenburg en in 1919 en zeer omvangrijk deel over IJsselmonde. Men kan aan alles merken, dat de auteur zich meer met zijn stof vertrouwd heeft gemaakt en zijn methode volledig heeft uitgebalanceerd. Verdienstelijk is de poging om een schets te geven van het ontstaan van de eilanden; voorlopig moest Teixeira hier nog steunen op oudere auteurs als Van Heurn en Ramaer. Pas later kon hij gebruik maken van het pionierswerk op het terrein van de historisch geografie van de eilanden door de toenmalige inspecteur der archieven, Van Rheineck Leyssius, verricht. Nog op een andere wijze zou Teixeira gaan profiteren van de archiefinspectie. Zolang de ter inspectie vervaardigde inventarissen werden gedrukt achter de Verslagen omtrent 's Rijks Oude Archieven werden ze voorzien van soms vrij uitvoerige inleidingen, die met de zeer gedetailleerde beschrijving van de archiefbescheiden veel en betrouwbare stof verschaften. De goede kwaliteit van het in 1925 verschenen deel VIII over de Hoekse Waard mag gedeeltelijk aan die omstandigheid worden toegeschreven. Inmiddels had Teixeira zijn functies in Gelderland neergelegd en was weer naar Den Haag verhuisd. Hij kreeg ter provinciale griffie een kamer voor het voltooien van wat ieder nu toch wel als een groot werk was gaan zien. Het gaat nu zijn hele werkkracht in beslag nemen; of het ook een levensvervulling werd voor de mens Teixeira moet bij een zo vormelijk man altijd een open vraag blijven. Zijn haast onpersoonlijke correctheid beschermde hem voortreffelijk tegen het verzet, dat hij soms opriep door zijn vasthoudendheid als hij voor zijn werk iets wilde hebben of iets wilde weten. De arbeid van de ingenieur Veth aan het boek had intussen geen afgeronde resultaten opgeleverd. Bij het verschijnen van deel III (De Krimpenerwaard) in 1927 vertelt Teixeira, dat de heer Veth van zijn aanvankelijk voornemen om de delen over de waarden te bewerken moest afzien, 'tengevolge waarvan ik de door hem voorgenomen taak overnam' voegt hij er laconiek bij. Wij mogen de achtergrond van deze gang van zaken zoeken in de geweldige uitbreiding van het arbeidsveld van de provinciale waterstaat o.a. op het gebied van de wegen, die aan de eerstaanwezend ingenieur Veth zoveel bezigheden zal hebben verschaft, dat er voor het schrijven van een boek niet veel tijd overbleef. Maar Teixeira, die nu toch het feu sacré bleek te bezitten, dat reeds in 1894 voor zulk werk onontbeerlijk werd geacht, ging onverdroten verder. In 1929, 1931 en 1933 verscheen in drie forse banden deel IV over De Alblasserwaard en De Vijfheerenlanden. De bewerking van het deel over Voorne en Putten moest nog wat wachten, omdat een reorganisatie van het dijkbeheer in het voornemen lag, die in 1954 haar beslag zou krijgen. Na het verschijnen in 1936 van deel IX over het eiland van Dordrecht en de Biesbosch, werd begonnen met de bewerking van Goedereede en Overflakkee. Dat de technische materie de auteur geen moeilijkheden meer opleverde spreekt wel vanzelf; in toenemende mate richt zijn energie zich op het geven van een antwoord op de vraag hoe het geworden is. Met de bronnen is hij in de loop der jaren geheel vertrouwd geraakt; de noodzakelijke hulp van archivarissen en bibliothecarissen vloeit hem, de gezaghebbende op zijn terrein, nu als vanzelf toe. Zijn gehele habitus wordt in deze jaren ook zó, dat wie hem niet kende hem eerder voor een hardhorend archivaris dan voor een ingenieur zou hebben gehouden.
[36]
[37]
Hoe Teixeira zich aan het werk geschoold heeft, blijkt als hij in 1937 vraagt bij het deel over Goedereede en Overflakkee zes kaarten te mogen laten drukken, waarop de wording van het eiland in beeld is gebracht. Hier heeft hij zich voor het eerst een geheel onafhankelijke visie op het historisch verloop verworven. Het historisch verhaal in hoofdstuk II van het in 1941 verschenen deel X over Goedereede en Overflakkee bleef overigens het werk van de ingenieur. Geen detail mocht achterwege blijven en aan letterlijke citaten geen gebrek. Maar Teixeira gaf hier het optimum van wat hij te geven had en zeker zou hij ons, als het hem vergund was geweest, twee even accuraat bewerkte en juist door hun volledigheid als lectuur niet zeer aantrekkelijke delen over Voorne en Putten hebben nagelaten. Door het bombardement van 3 maart 1945, waarbij het hele voorgebouw van de provinciale griffie werd verwoest, ging het voor drievierde voltooide manuscript en al het op Teixeira's kamer bijeengebrachte bronnenmateriaal verloren. Het zegt iets voor de gelijkmoedigheid en volharding van de auteur, dat hij vrijwel onmiddellijk de opzet van de delen over Voorne en Putten weer vastlegde, om geheel van voren af met het werk te beginnen. Kort daarna kwam het provinciaal bestuur tot de conclusie, dat het tot dan toe niet veel waardering had getoond voor Teixeira's geheel belangeloze arbeid. Eigenlijk had er nooit meer afgekund dan een bedankbriefje na het verschijnen van elk deel. Teixeira had wel eens doen blijken, dat hij gaarne ter griffie zou worden aangesteld, zonder dat het hem om een bezoldiging te doen was, maar er was nooit iets van gekomen. Met terzijdestelling van een aantal formele bezwaren werd op 23 juli 1945 door Gedeputeerde Staten besloten 'aan Jhr. Ir. L. F. Teixeira de Mattos te 's-Gravenhage den honorairen rang van Administrateur-Titulair ter Provinciale Griffie van Zuid-Holland te verleenen'. Deze op hoge prijs gestelde onderscheiding kwam niet te vroeg. Op grond van de geschiedenis van zijn geslacht was Teixeira ontkomen aan de Duitsers, maar zijn gezondheid was ondermijnd. Op 30 oktober 1945 is de terecht bewonderenswaardig genoemde man te 's-Gravenhage overleden. De waterstaatkundige beschrijving van Voorne en Putten is in opdracht van het provinciaal bestuur van Zuid-Holland voltooid door de oud-administrateur ter provinciale griffie K. B. A. Buytendorp (deel VII1, verschenen in 1952) en door Mr. G. J. C. Schilthuis, oud-lid van gedeputeerde staten van Zuid-Holland. Het werk, 'De waterkeeringen, waterschappen en polders van Zuid-Holland' in tien delen tezamen uitmakende veertien banden is hiermede, nadat er acht en vijftig jaren bijna onafgebroken aan is gearbeid, voltooid. Dat de waterstaatkundige gegevens, vooral wat de oudste delen betreft, reeds aanmerkelijk zijn verouderd, is onvermijdelijk; ondanks dat, zal het werk altijd een rijke bron van kennis blijven voor wie onder de komende generaties zoeken naar meer dan oppervlakkige kennis van de Zuid-Hollandse waterstaat. De geschiedenis van de totstandkoming van dit werk, dat, hoeveel gebreken men er ook aan opmerkt, van blijvende waarde mag heten, kan niet los gezien worden van de levensgang van Jhr. L. F. Teixeira de Mattos, die er, met een onderbreking van enkele jaren, van 1902 tot 1945 geheel belangeloos en met voorbeeldige toewijding aan heeft gearbeid. De dankbaarheid, die de gebruikers van het boek tot in de verre toekomst [38]
verschuldigd zijn aan de auteurs, mag ook betrokken worden op de onbekrompen wijze, waarop het werk van het eerste tot het laatste deel is uitgegeven.
Van der Gouw
Naschrift Toen deel VII11 van het grote werk van de hand van Mr. G. J. C. Schilthuis in 1961 verscheen en het daarmee voltooid was, bevattte dit deel aan het eind een epiloog door J. L. van der Gouw (blz. 933-938). Een epiloog, die daar tot dusver een wat verborgen bestaan heeft geleid, maar een ruimere lezerskring verdient. Daarom is zij nu met toestemming van Prof. van der Gouw in het Nederlands Archievenblad herdrukt. Uiteraard niet meer met het opschrift Epiloog, maar onder een nieuwe titel. Aan veler medewerking is te danken, dat tevens het portret van Jhr. L. F. Teixeira de Mattos uit deel VII' (1952) kon worden overgenomen.
[39]
Toezicht op zorg en beheer klimaat wordt gunstig voor oplossingen
In NAB 1979, afl. 4 p. 303 e.v. gaat drs. A. J. M. den Teuling uitvoerig in op de nota van vier gemeentelijke archiefinspecteurs, afgedrukt in N AB 1979 afl. 2 p. 110 e.v. Als één van genoemd viertal wil ik hem bij deze hartelijk danken voor zijn reaktie. Ik geloof dat ik er echt weer wat van heb geleerd, al laat dit laatste zich in deze regels misschien nog niet zo gemakkelijk verifiëren. Mijn goede vriend geeft in zijn bespreking echter ook wear aanleiding tot enige tegenspraak. Den Teuling is bij het samenstellen van zijn bijdrage namelijk niet steeds even secuur te werk gegaan. Bij het hanteren van een uitspraak van een gewaardeerd staatssecretaris lette hij m.i. onvoldoende op het verband waarin de bewuste woorden werden gesproken. Daarnaast laat hij in zijn commentaar ons dingen zeggen die in onze nota niet te vinden zijn. Dat is natuurlijk wel jammer, vooral omdat het in deze gevallen niet om ondergeschikte puntjes gaat. Het maakt de gedachten wisseling wat moeizaam en — voor wat ik wel even de toeschouwers mag noemen — nodeloos ingewikkeld. Om die reden meen ik met het volgende te moeten volstaan. Wij spraken in onze nota op p. 115 de veronderstelling uit dat de wetgever in artikel 22 van de Archiefwet 1962 (handelende over het toezicht van de provinciale inspecteur op de archiefbescheiden van de provinciale organen) min of meer uit onachtzaamheid het woord 'zorg' heeft gebruikt. Als belangrijkste motief hiervoor noemden wij het feit dat het geharrewar over zorg en beheer pas begon bij de behandeling van artikel 25, 2e lid, betreffende het toezicht van de gemeentearchivaris. De heer Den Teuling is van zulk een ongepaste gedachte bepaald onthutst en zegt 'Als de wet zorg zegt bedoelt zij ook zorg'. Daarbij wijst hij er op dat de staatssecretaris er nog zo uitdrukkelijk bij heeft verteld dat er een hiërarchische orde moet zijn in het provinciale en gemeentelijke toezicht. Mijn antwoord hierop is: Dank u wel, dat u ons nog even op deze woorden hebt willen wijzen. Want wanneer en in welk verband sprak onze staatssecretaris deze woorden? Hij deed dat in de behandeling van artikel 25, 2e lid en trok toen een vergelijking met het toezicht dat onder de bevelen van gedeputeerde staten door de provinciale archiefinspecteur wordt uitgeoefend. En nu weet ik heel goed dat deze provinciale inspecteur zich krachtens artikel 22 o.a. met de archieven van de provinciale organen heeft bezig te houden. Maar juist het feit dat de staatssecretaris sprak over de vereiste hiërarchische orde tussen provinciaal toezicht en gemeentelijk toezicht, sterkt mij in mijn overtuiging dat het bij deze uitspraak vooral ging om een vergelijking tussen de artikelen 25, 2e lid en 26. Dus om de verhouding tussen het toezicht van de gemeentearchivaris en het toezicht van gedeputeerde staten op het gemeentebestuur. Wat deze artikelen [40]
25 en 26 betreft kan ik mij voorstellen dat men door een verschillende woordkeuze — zorg en beheer — de bestaande hiërarchie tussen provincie en gemeente tot uitdrukking heeft willen brengen. Artikel 22 heeft met de hiërarchie in vorenbedoelde zin echter niets uitstaande. Daarom blijf ik nog steeds bij mijn opvatting dat, gemeten aan de rest van de wet en de toelichting daarop, het woord 'zorg' in artikel 22 met onvoldoende zorg is gebruikt. Verder wordt op p. 308 door de heer Den Teuling gesteld dat wij pleiten voor wijziging van het toezicht van de algemene rijksarchivaris, in die zin dat deze voortaan alleen maar het toezicht op het beheer zou moeten hebben. Wij zouden deze suggestie hebben omschreven in de laatste alinea van paragraaf d op p. 116. Ik wil er daarom bij deze op wijzen dat wij, slechts enkele regels daarvóór, hebben verklaard het nauwelijks denkbaar te achten dat op een andere wijze dan nu in artikel 19 is gebeurd, in de behoefte aan toezicht op de zorg zou zijn voorzien. Wij repten met geen woord over het afschaffen van dit toezicht. Wij hebben daarentegen — geheel in de lijn van de heer Den Teuling — er voor gepleit dat de algemene rijksarchivaris bovendien het toezicht op het beheer ontvangt. Het ernstige bezwaar van de heer Den Teuling moet ik dan ook als ongegrond van de hand wijzen. Ik begon met waardering en kan daar tot mijn genoegen ook mee eindigen. Voor wie uit het voorafgaande betoog van de heer Den Teuling de indruk gekregen mocht hebben dat deze krampachtig zijn territoir verdedigt, bevat het slot een bijzondere verrassing. Hij zegt daarin namelijk dat hij er eigenlijk helemaal geen bezwaar tegen zou hebben als de gemeentearchivarissen in de toekomst het toezicht op de 'zorg' zouden ontvangen. Kijk, dat vind ik nou verademend. Al vraag ik mij wel af of dit nu weer niet net wat te veel van het goede is. Sympathiek is deze geste in elk geval wel. In dit verband moet ik tevens denken aan wat de heer Fasel in dezelfde aflevering van het NAB schreef op p. 310 e.v. Deze laat daar blijken intussen doodmoe te zijn geworden van alle getheoretiseer over zorg en beheer. Hij toont echter ook de bereidheid afstand te doen van het hem als gemeentearchivaris toegekende of opgelegde toezicht op het beheer. Bij mij rijst nu de vraag of de algemene rijksarchivaris, na deze gebaren van een provinciale inspecteur en een gemeentearchivaris, eigenlijk nog wel achter kan blijven. Als ook hem een soortgelijke verklaring over de lippen kan komen ontstaat naar mijn gevoel het ideale klimaat om opnieuw te beginnen. Als ik nog even hardop mag denken: Ik zie Den Teuling wel provinciaal archivaris worden. Wie weet heeft hij zelf ook al eens aan deze mogelijkheid gedacht. Fasel blijft gewoon gemeentearchivaris, zonder inspektiezorgen. Bij wat voor instelling ik zelf nog eens op de loonlijst zal komen kan ik met geen mogelijkheid zeggen. Aangenomen al dat het dan inderdaad nog om een echte arbeidsverhouding zal gaan. Alles nog eens overwegende, geloof ik toch dat we onze nota net op tijd op het ministerie hebben ingeleverd.
H. W. van Veldhuizen
[41]
Centraal Register van particuliere archieven:
Verhuizing Het Register is in december 1979 verhuisd naar het nieuwe gebouw van het Algemeen Rijksarchief. Het adres is thans: Prins Willem Alexanderhof 30, 2595 BE 's-Gravenhage, tel. 070-81 43 81. Aan particuliere archiefeigenaren die hun archief bij ons geregistreerd hebben en die voor zover ons bekend hun archief nog onder zich hebben, werd een nieuwe registratiekaart toegezonden om bij dit archief te leggen. Hierop is het tegenwoordige adres van het Register vermeld, met het verzoek te melden wanneer de verblijfplaats van het archief een wijziging heeft ondergaan. Het is voor het goed functioneren van het Register namelijk van het grootste belang dat wij op de hoogte blijven van de eenmaal bij ons geregistreerde collecties, zodat wij onderzoekers steeds naar het juiste adres kunnen verwijzen. Het register in de jaren 1967-1979 In de afgelopen jaren heeft het Register een sterke ontwikkeling doorgemaakt, die zich kenmerkte door een uitbreiding van het aantal bezoekers en verzoeken om inlichtingen, een uitbreiding van de taak van het Register en gelukkig ook een kleine uitbreiding van het personeel. De registratie is begonnen in 1965. In de beginjaren verzamelden wij voornamelijk gegevens over verblijfplaats en inhoud van familiearchieven. Het bleek echter dat deze vaak (fragment)archieven bevatten van bijvoorbeeld verenigingen en bedrijven; hieruit ontstond de behoefte meer te weten te komen over deze categorie van archieven. Deze behoefte werd versterkt door de vragen die bezoekers tot ons richtten en ook door het besef dat archieven van verenigingen minstens even kwetsbaar waren als die van families. Om deze reden zijn er in de afgelopen jaren ook enquêtes uitgegaan naar besturen van landelijke verenigingen. In het totaal werden er circa 1700 verenigingen aangeschreven — de respons was ongeveer 40%. Op het Register berusten daardoor nu ca. 700 ingevulde enquêteformulieren, met gegevens over ouderdom, omvang en toegankelijkheid van evenzovele verenigingsarchieven, waarop tevens mededelingen voorkomen over de archieven van voorafgaande of gefuseerde verenigingen. In een aantal gevallen leidde de enquête tot nader contact met de verenigingsbesturen, die advies vroegen over
* Voorheen: Centraal Register van familiearchieven, waarvan mededelingen verschenen in 1966, 1969, 1972 en 1976. [42]
de bestemming van het archief of over een betere bewaring en ordening. Het hieraan verbonden werk is nog niet beëindigd. Het verkrijgen van informatie over bedrijfsarchieven was en is de taak van het in Amsterdam gevestigde Centraal Register van bedrijfsarchieven (Herengracht 220), met welke zusterinstelling wij uitstekende relaties onderhouden. Ons Register kreeg echter sinds begin 1978 ook de taak om de archieven van protestantse kerkelijke en semikerkelijke instellingen te registreren en om de inspectie van deze archieven te coördineren door middel van consulenten. Deze taak werd in het bijzonder opgedragen aan mevrouw drs. M. C. Van Leeuwen-Canneman, die — vooruitlopend op de toen in het uitzicht zijnde verhuizing naar Den Haag — dit werk in Den Haag uitoefende en die nu eveneens haar intrek genomen heeft in het nieuwe archiefgebouw. Dat wij om misverstanden te voorkomen de naam van het Register hebben gewijzigd in Centraal Register van particuliere archieven zal niemand na het lezen van bovenstaande mededelingen verwonderen. In verband met de verhuizing naar Den Haag heeft mevrouw dr. E. P. de Booy haar taak neergelegd als hoofd van het Register. Zij is opgevolgd door mevrouw drs. G. M. W. Ruitenberg, die al jaren lang als part-time kracht aan het Register verbonden was. Wij hopen dat spoedig voor deze vacature-Ruitenberg een opvolger/ster gevonden zal worden. In de tussentijd zal mevrouw De Booy op vrijwillige basis nog enige werkzaamheden aan het Register blijven verrichten, vooral in verband met de omwerking van kaartsystemen en dossiers, die in een zodanige toestand behoren te worden gebracht dat zij zonder al te veel begeleiding door bezoekers kunnen worden geraadpleegd. Hoeveel bezoekers dit zullen worden is niet te voorspellen. Wij verwachten echter dat de stijging die in de afgelopen jaren te constateren viel zich zal handhaven. In 1977 waren er 77 bezoeken, in 1979 over de 150. Het aantal schriftelijke inlichtingen, in 1976 nog 187, bedroeg in 1979 over de 500. Ook het aantal geregistreerde collecties nam toe. Op 1 januari 1976 waren dat er 1326, op 1 januari 1980 2072. Adviezen aan archiefeigenaren In toenemende mate vragen eigenaren van particuliere archieven advies over de bestemming en de ordening van hun archief. Wij zijn alleen in staat dit advies telefonisch of schriftelijk te geven wanneer de eigenaar zelf over voldoende informatie beschikt inzake aard en inhoud van het archief. Vaak zal daarom eerst een nader onderzoek gewenst zijn, hetzij ter plaatse, hetzij op het Register waar het archief in onderzoek gegeven kan worden. Voor de eigenaar zijn hieraan geen kosten verbonden; het werk wordt gedaan in het algemeen belang. Meer en meer wordt immers ingezien dat ook particuliere archieven deel uitmaken van ons nationaal cultuurbezit. Raadpleging van het Register Op het Register beschikt men over beschrijvingen van de daar geregistreerde archieven, die variëren van een ingevuld enquêteformulier tot een uitvoerige archiefinventaris. Kaartsystemen, zowel op namen als op onderwerpen, geven toegang tot deze beschrijvingen. Deze indices, dossiers en inventarissen zijn geplaatst op de bibliotheek van het [43]
Algemeen Rijksarchief, waar de bezoekers ze op de openingsuren van deze instelling kunnen raadplegen. Het verdient echter wel aanbeveling, vooral bij een eerste bezoek, vooraf contact op te nemen met een der medewerkers van het register, hetzij na telefonische afspraak, hetzij door de chef van de leeszaal te verzoeken een der medewerkers op te roepen. Dit is in de eerste plaats in het belang van de onderzoekers: bij een gesprek komen soms aspecten aan het licht waardoor de onderzoeker op archieven gewezen kan worden waar hij/zij in eerste instantie niet aan gedacht zou hebben. Verder kan hij/zij eventueel in contact gebracht worden met anderen die aan eenzelfde soort onderzoek bezig zijn. En ten slotte kunnen in bepaalde gevallen later aan het licht gekomen gegevens alsnog aan de onderzoeker gemeld worden. In de tweede plaats is het contact met onderzoekers in het belang van de registratie. De medewerkers van het Register stellen er prijs op te vernemen welke — mogelijk bij het Register nog niet bekende — archieven geraadpleegd zijn en welke ervaringen zijn opgedaan bij het raadplegen van bij het Register bekende archieven. Een niet onaanzienlijk deel van de nu bij het Register bekende en soms later in bewaring gegeven archieven zijn gered dank zij deze contacten met onderzoekers. Wij zijn hen daarvoor zeer erkentelijk en hopen dat, hoewel het contact door de nieuwe behuizing iets minder vanzelf zal gaan dan voorheen, zij toch de moeite zullen nemen tot ons door te dringen. Het Register kan alleen dan een goede schakel zijn tussen archiefeigenaren, archiefbewaarplaatsen en onderzoekers, wanneer het met alle drie de categorieën een geregeld contact kan onderhouden.
Bijlage Vragen, te beantwoorden bij opgave van een verzameling particuliere papieren. Te zenden aan: Centraal Register van particuliere archieven, Prins Willem Alexanderhof 30, 2595 BE 's-Gravenhage. 1. Naam en adres van de eigenaar 2. Plaats waar het archief is ondergebracht 3. Beschrijving van het archief: a. omvang (aantal mappen, koffers, strekkende meters) b. families en/of plaatsen waarop de stukken betrekking hebben c.q. doel van de vereniging c. aard van de stukken (b.v. brieven, notulen, rekeningen, aanstellingen) d. tijdperk waarop de stukken betrekking hebben, c.q. stichtingsdatum van de vereniging 4. Bestaat er een inventaris van het archief (zo mogelijk opzenden ter reproductie) 5. Bent u bereid inzage van het archief te geven ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek? 6. Overige mededelingen die van belang kunnen zijn.
Nieuwe aanmeldingen Wij eindigen onze mededelingen als van ouds met een opwekking om particuliere archieven, van welke aard ook, bij ons te melden. De registratie verplicht de eigenaar tot niets, maar hij heeft door zijn archief te laten registreren wel bijgedragen tot behoud van dit voor de kennis van onze geschiedenis en cultuur zo waardevol materiaal. De vragen waarop wij in eerste instantie bij aanmelding gaarne voor zover mogelijk antwoord ontvangen zijn hierna als bijlage opgenomen.
E. P. de Booy M. C. van Leeuwen-Canneman G. W. M. Ruitenberg
[44]
[45]
Overzicht van de tentoonstellingen en andere activiteiten in archieven en musea in Nederland naar aanleiding van de internationale archiefweken 1979
Groningen RA en GA Groningen: 18 t/m 20 oktober in de etalages van V & D in Groningen een gecombineerde tentoonstelling GA en Groninger Museum: 26 oktober-15 december in museum een tentoonstelling gericht op het onderwijs. Friesland RA: 23 en 24 oktober open dagen met vertoning van de film, kleine tentoonstelling, demonstratie archiefwerkzaamheden in verschillende stands en première van een diaserie over het archief. GA Leeuwarden: 27 oktober open dag. Streekarchivariaat Noord-Oost Friesland: 25 en 26 oktober open dagen met kleine expositie te Dokkum. RA, GA Leeuwarden en streekarchivariaat Noord-Oost Friesland: gezamenlijk vouwblad. RA en GA Leeuwarden: serie prentbriefkaarten met afbeeldingen van archiefstukken. Drenthe RA en Provinciaal Museum: 3 november-8 december in museum een tentoonstelling; viering van het 100-jarig bestaan van het rijksarchief en het 125-jarig bestaan van het museum. Samen een aflevering van het maandblad "Drenthe". Aanbieding van "De archieven in Drenthe". Overijssel RA: 1 november archiefdag met vertoning van film, kleine tentoonstelling, rondleiding en toelichting door de gemeentearchivaris van Deventer naar aanleiding van de film. Deze dag is herhaald.
GA Barneveld: 16 oktober-3 november in Veluws Museum Nairac een tentoonstelling over de registratie van mensen door de eeuwen heen "Afgestoft, levenstekens uit het Bameveldse gemeentearchief". GA Nijmegen: 13 oktober-23 november tentoonstelling "Van Blok vol rechten tot Arsenaal vol wetenswaardigheden" met uitvoerige catalogus; vertoning van de film. GA Rheden: 26 november-21 december een tentoonstelling van o.a. aanwinsten van de laatste jaren. GA Zutphen: 20 oktober-18 november in Stedelijk Museum een tentoonstelling "Zutphen in stukken" aan de hand van onderzoek door het gezin van slager Teunissen te Zutphen; vertoning van de film; open dag in het archief. Streekarchivariaat Tiel-Buren-Culemborg: 8-17 november in de Waterpoort te Tiel een tentoonstelling "Van ganzeveer tot typemachine. Streekgeschiedenis in stukken" met catalogus. Utrecht GA Utrecht: 13 oktober-5 januari 1980 tentoonstelling " 'De stad ten baat...' Zorg voor en beheer van de archieven en verzamelingen van de Gemeentelijke Archiefdienst Utrecht geïllustreerd aan de hand van aanwinsten van de laatste 10 jaar" met uitvoerige catalogus. Aansluitend een lezingencyclus voor de rol van de archiefdienst. In het hoofdpostkantoor te Utrecht is 22 oktober-19 november gestempeld met "Archiefweken 1979". Noord-Holland GA Amsterdam en Amsterdams Historisch Museum: 26 oktober-6 januari 1980 in museum een tentoonstelling "Het archief pakt uit", met begeleidend artikel in het maandblad ons Amsterdam en publikatie van het boekje "Het gemeentearchief Ook voor U!" GA Amsterdam: organisatie Noord-Hollandse historische dag op 2 november, gewijd aan "het archief"; vertoning van de film. In de provincie is op vele plaatsen de film vertoond. In het hoofdpostkantoor te Amsterdam is 22 oktober-19 november gestempeld met "Archiefweken 1979".
Gelderland RA en GA Arnhem: 16 oktober-3 november in Bibliotheek Arnhem een tentoonstelling. GA Apeldoorn: 20-30 november op stadszolder van het raadhuis een tentoonstelling "Archief??? Beheer van het geschreven verleden".
Zuid-Holland GA Delft: 18 oktober-15 februari 1980 een tentoonstelling rond het Delftse handvest van 1246 "Uw archief, de bronnen van de historie". In samenwerking met "Delfia Batavorum" en de genealogische vereniging "Prometheus" 30 oktober in TH Delft een lezing met vertoning van de film. Verschijning van een brochure over het gemeentearchief. GA Gouda: 24 oktober-2 december in Katharinagasthuis een tentoonstelling "Archief open en bloot".
[46]
[47]
GA GA "Kijk GA
Leiden: 25 oktober open huis. Rotterdam: 18 oktober-14 december in de archiefwinkel een tentoonstelling in het stadsarchief" met vertoning van de film. Vlaardingen: semi-permanente tentoonstelling over het archiefwezen.
De 53e Duitse Archiefdag te Bonn 8-11 oktober 1979
In de hoofdpostkantoren te 's-Gravenhage en Rotterdam is 22 oktober-19 november gestempeld met "Archiefweken 1979". Zeeland RA, Provinciale archiefinspectie en gemeentearchieven: 26 oktober in Provinciehuis een Zeeuwse archiefdag met vertoning van de film en aanbieding van "De archieven in Zeeland". RA en gemeentearchieven: 26 oktober-12 januari 1980 in rijksarchief een tentoonstelling over Zeeuwen in het buitenland; vertoning van de film in Zeeuws Museum. Noord-Brabant GA Bergen op Zoom en Gemeentemuseum: 27 oktober-7 januari 1980 in Markiezenhof een tentoonsteling "Op zoek naar het eigen verleden". GA Breda: 18 oktober-2 november in Openbare Bibliotheek een tentoonstelling over de Heren van Breda. GA Tilburg: 18 oktober-31 december in Natuurhistorisch Museum een tentoonstelling over archiefrestauratie "Behouden verleden'; vertoning van de film; verschijning van het fotoboek "Tilburg in beeld 1865-1945". Streekarchivariaat Langs Aa en Dommel: kleine tentoonstelling. Streekarchivariaat Land van Heusden en Altena met Drunen en Vlijmen: 20-31 oktober in Ceramisch Centrum te Heusden een tentoonstelling. RA, GA 's-Hertogenbosch, Bossche Godshuizen en Kathedraalarchief: 25 november in stadhuis te 's-Hertogenbosch archievendag. In de provincie is op vele plaatsen de film vertoond. Limburg RA en de gemeentelijke archiefdiensten: reizende tentoonstelling met vertoning van de film. Heerlen 20 oktober-18 november; Roermond 23 november-17 december; Sittard 21 december-21 januari 1980; Venray 25 januari-25 februari; Venlo 29 februari-31 maart; Maastricht 3 april-5 mei; Weert 13 juni-14 juli.
[48]
Het weer had niet beter gekund voor dit meestal zo herfstige congres. Zo warm, tot lang na zonsondergang, als de zomer het niet vertoond had. Misschien àl te gunstig voor dit doel. Het was voor menigeen 's middags beter aan de Rijn met het zicht op de Drachenfels. Of in de gave, oude kern van deze universiteitsstad, waar van ouds al veel meer buitenshuis geleefd wordt dan op deze breedten gebruikelijk is. De zittingen van het congres waren overigens niet in Bonn zelf maar in het pas na de oorlog geannexeerde Bad Godesberg, veel meer woonstad, maar met talrijke ruim gebouwde 19e eeuwse villa's, parken en ander groen. Ook de begroetingsavond en, daarbij aansluitend, de lezing-met-lichtbeelden door de stadsarchivaris, was al in Bad Godesberg en wel op het hoogste punt, de ridderzaal van de 13e eeuwse Godesburg, die overdag een fraai uitzicht biedt op stad en rivier. Wel een geschikte plaats om 'Impressionen aus zwei Jahrtausenden' mee te krijgen. De keus van het congresoord (Bondshoofdstad) bracht mee dat aan de traditionele begroeting door 'Land-' en 'Stadt-'regeringen bij de opening op dinsdagmorgen deze keer ook de Bondsregering (minister van Binnenlandse Zaken) was toegevoegd. Zoals voor de hand lag stond de Archiefdag 'in het teken van de internationale archiefweken 1979', waar in deze begroetingswoorden (ook vanwege de Internationale Archiefraad) dan ook enige aandacht aan gegeven werd, maar waarneembare praktische consequenties voor het programma had dit verder niet. Het is natuurlijk ook moeilijk te zeggen wat voor consequenties dat dan wel hadden moeten zijn. In elk geval luidde het thema 'Normung und Planung im Archivwesen' en dat leverde genoeg stof voor de beide plenaire zittingen van dinsdagmiddag (Planung) en woensdagochtend (Normung). Eerst werd echter de dinsdagochtend nog afgesloten met een rede door de president van het 'Bundesarchiv': 'Archive im Spannungsfeld zwischen Verwaltung, Forschung und Politik'. Hij betoogde dat de recente veranderingen, die vooral zouden bestaan in een grotere bekendheid van de archieven, hun weerslag hadden op de betrekkingen met elk van de drie genoemde grootheden. Wat de politiek betreft hoort men allerwegen het verwijt dat de objectiviteit en onpartijdigheid van archivarissen bij het produceren van politiek relevant materiaal slechts schijn is. Zij zijn immers employe's en dus afhankelijk van de instanties waarbij zij in dienst zijn. Ook bij het bewerken kunnen zij al een partijdige selectie toepassen. De spreker drong aan op een wettelijke beperking van de mate waarin een archivaris gebonden moet zijn aan dienstaanwijzingen (instructies, orders). Van zijn kant moet de archivaris een beroepsethos hebben. Op het gebied van [49]
onderzoek moeten de traditionele taken niet verwaarloosd worden ten gunste van de sterk toegenomen belangstelling voor contemporainhistorische en lokaal- of regionaalhistorische bronnen. De behandeling van het thema was minder algemeen dan de titels van de referaten zouden doen vermoeden. Voor 'Normung' ligt het bij nader inzien voor de hand dat de positief-rechtelijke situatie in Duitsland uitgangspunt is, maar ook uit de inleidingen over 'Planung' kwam — op één uitzondering na — weinig van algemene geldigheid naar voren, en dat waren dan doorgaans inderdaad algemeenheden. Vermelding verdient de stelling van de stadsarchivaris van Borck dat 'Archivare sind Behörde der Informationsverwaltung'. Het zal niet verwonderen dat de bedoelde uitzondering, de voordracht die zich niet op de Duitse situatie toespitste, van een niet-Duitser was: dr. F. C. J. Ketelaar. Zijn referaat 'Archivstatistik als Instrument archivischer Planung' was weliswaar uiteraard op nederlands materiaal gebaseerd, maar generaliserend in zijn conclusies. Het werd algemeen zéér gunstig ontvangen. De archiefstatistiek is nog jong: bij de introductie van dr. Ketelaar zei de voorzitter van zijn panel (zo zal dat in het nederlands wel heten) dat niemand in Duitsland zich in deze materie competent had geoordeeld. Het onderdeel 'Normung' draaide vooral om het probleem dat de Bondsrepubliek geen speciale archiefwetgeving kent. Een dergelijke wetgeving werd allereerst noodzakelijk geacht omdat de regeling van a) de positie van de archieven binnen de overheidsinstanties, b) de rechten van de archiefgebruikers en c) de bescherming van de archieven als monument, zonder wet in formele zin aan de uitvoerende macht wordt overgelaten, wat de rechtszekerheid afbreuk doet. Een moeilijkheid is dat de deelstaten in hun cultuurbeleid souverein zijn, zodat behalve de Bond alle deelstaten een archiefwet moeten hebben. Op twee randgebieden is echter wetgeving tot stand gekomen die het archiefwezen raakt, nl. monumentenzorg en databescherming. Monumentenzorg is uiteraard per deelstaat geregeld, met grote onderlinge verschillen. In acht van de elf deelstaten is het begrip monument zo gedefinieerd dat archief er onder kan vallen. In sommige wordt en archief beschermd als toebehoren van het gebouw waar het in bewaard wordt. Alleen Noordrijnland-Westfalen kent een archiefbeschermingswet. Het nadeel, ook bij de beste bedoelingen, is dat archieven een vreemd element blijven. Er is geen gespecialiseerd overheidsorgaan, een dat primair van archiefzorg uitgaat. De door deze spreker voorgestelde minimumregelingen die een archiefwet zou moeten bevatten, zouden een forse ingreep betekenen in het eigendomsrecht van de particuliere archiefbezitter. Misschien wordt deze achterstand nog eens het spiegelbeeld van een remmende voorsprong. Verder is Duitsland zeker, ondanks de naam van het tegendeel, op het gebied van databescherming. Er is tenminste een wet, en een die verder gaat dan de meeste archivarissen lief is. Computergegevens worden nl., ook als zij naar een archief zijn overgebracht, nooit openbaar, integendeel: als het oorspronkelijke doel waarvoor zij vervaardigd zijn niet meer van toepassing is, zijn zij verder van iedere toegankelijkheid of raadpleegbaarheid uitgesloten. Alleen hierom al zouden er archiefwetten moeten komen. [50]
Archiefwet of niet, bij sommigen kwam de sombere vraag op of de veel geciteerde stroomversnelling waarin het archiefwezen zich bevindt wel snel genoeg is; of met name de razendsnelle ontwikkeling in de informatica niet allang bezig is ons in te halen en de pas af te snijden. De excursies waren naar de donderdag verschoven — voor ons een reden om er van af te zien. Voor de woensdagmiddag, zonder plenaire zitting, was er de mogelijkheid van een rondleiding door het tussenarchief van het 'Bundesarchiv' of het bijwonen van een van de bijeenkomsten van 'vakgroepen'. De archivarissen van lagere overheden, kerkarchieven en huis- en familiearchieven vergaderden gedeeltelijk gecombineerd, waarbij gesproken werd over 'nichtstaatliche Archivpflege' in respectievelijk Westfalen-Lippe en Rijnland. De bezetting van het 'Landesamt für Archivpflege' in Westfalen-Lippe, te Munster, omvat zes hogere en verscheidene middelbare archiefambtenaren1) en heeft een budget van 1.150.000 DM. In Dusseldorp (Rijnland) zijn deze cijfers onderscheidenlijk drie en vier en 1.400.000. Het totale personeelsbestand hier zal in een paar jaar worden uitgebreid tot 36. Beide Landesämter houden zich bezig met ordening van archieven van lagere publiekrechtelijke organen en van particulieren, waaronder de bisschoppelijke archieven in Munster en Paderborn, geven bouwadviezen, restaureren, verrichten gezamenlijke schaduwverfilming (9.000.000 opnamen per jaar), geven part-time archiefopleiding (in Duisburg) en archiefcursussen van zeven à acht dagen aan gemeente- en 'Kreis'-ambtenaren (in Rijnland) en geven tenslotte publicaties uit. Evenals een drievoudige begroeting aan het begin waren er ook drie officiële ontvangsten. Op dinsdagavond twee: eerst door de Bondsminister van Binnenlandse Zaken, in aansluiting op het bezichtigen van de met veel geld en vakmanschap in elkaar gezette tentoonstelling '30 Jahre Bundesrepublik Deutschland', daarna, voor de daartoe uitgenodigde buitenlandse deelnemers, door de vertegenwoordiging van de deelstaat Nedersaksen bij de Bond. Dat het avondeten er daardoor bij inschoot was geen bezwaar: de 'hapjes' die Nedersaksen aanbood waren ruimschoots bij machte een volwassen luxueuze maaltijd te vervangen. Dezelfde zorg voor internationale 'public relations' bleek uit de tentoonstelling die de archiefdienst van de deelstaat had ingericht onder de titel: 'Von London bis Byzanz. Die Territorien Niedersachsens in ihren Beziehungen zum Ausland'. De ontvangst op woensdagavond tenslotte, door de burgemeester, in het oude raadhuis aan de markt, vormde voor ons de afsluiting van het congres. Een plezierige afsluiting! Vooral om het aanvangsuur af te wachten op een van de volle café-terrassen aan het stijlvolle, barokke marktplein, terwijl de hitte van de dag langzaam afzakte. Maar ook hieraan kwam een eind. Caspar van Heel Jaap Rinzema ») Er zijn in de Bondsrepubliek archiefambtenaren van de 'höhere Dienst', academici en van de 'gehobene Dienst', zgn. Abiturienten. [511
Boekbespreking H. M. Brokken en M. W. Lindemann, Inventaris van het archief van de kommanderij van de Duitse orde te Gemert, 1249-1795 ('s-Hertogenbosch 1977) 2 delen, en A.C. M. Kappelhof, Inventaris van de archieven der Duitse orde te Vught (N.B.) ('s-Hertogenbosch 1978), verschenen in de inventarisreeks van het rijksarchief in Noord-Brabant als nrs. 19 en 21, resp. f 35,— en f 15,—.
De archieven van de ca. twintig commanderijen van de Duitse orde, die in vroeger tijd in ons land zijn geweest, zijn geconcentreerd op een drietal plaatsen: Utrecht, waar de Duitse orde een eigen archivaris heeft in de persoon van mr. J. H. de Vey Mestdagh, Hasselt (Belgisch Limburg) waar de archieven van de balije Oudenbiezen met de commanderij Maastricht in het rijksarchief berusten en rijksarchief in Noord-Brabant te ' s-Hertogenbosch1. Het is een zeer gelukkige zaak dat de archieven van de beide Noordbrabantse commanderijen van de Duitse orde thans geïnventariseerd en daarmee volledig toegankelijk zijn. Het is ook zeer interessant de inventarissen met elkaar te vergelijken en daaruit lering te trekken. Beide inventarissen worden voorafgegaan door gedegen inleidingen, die elkaar echter op kleine punten tegenspreken (Bv. het stichtingsjaar van de Duitse orde, 1198 bij Brokken en Lindemann, 1190 bij Kappelhof — en bij Post). De commanderij van Gemert werd gesticht in het tweede kwart van de 13e eeuw, die van Vught in het eerste kwart van de 14e eeuw. De ontstaansgeschiedenis is totaal verschillend: Gemert is van het begin af aan duidelijk een commanderij, Vught blijkt dat pas naderhand te zijn. Gemert bezit sinds 1271 de helft van de allodiale heerlijkheid Gemert — sinds 1366 de hele heerlijkheid. Vught daarentegen bezit alleen maar verspreide goederen en rechten. De omvang van de archieven is navenant: Gemert 7 meter (sinds 1271), Vught 2 meter (sinds 1349). De rijke bezittingen van beide commanderijen, vooral van Gemert, de parochiële zielzorg in het vnl. katholiek blijvende Brabant en vooral ook de souvereine status van de Duitse orde maakten het mogelijk dat de goederencomplexen Gemert en Vught tot 1795 intact konden blijven. De archieven van de beide commanderijen zijn van hot naar her versleept, bij elkaar gevoegd en uit elkaar gehaald en opnieuw versleept. Bij beide inventarisaties is getracht een/de? oude orde te herstellen, o.a. met behulp van dorsale aantekeningen; in beide inleidingen wordt met spijt geconstateerd dat intensieve pogingen daartoe onvoldoende resultaat hebben opgeleverd. Toch komt het mij voor dat het interessant zou zijn beter inzicht te hebben in de gevolgde methodiek, dan nu uit de inleidingen mogelijk is. Gezien de magere resultaten is het begrijpelijk dat de auteurs hun methodiek niet uitvoerig toelichten, maar wellicht 1
Van de commanderij Ootmarsum berusten behalve in Utrecht fragment-archieven in het rijksarchief in Overijssel en in het Staatsarchiv Munster (Kommende Mülheim). [52]
zou hun gepuzzel toch eens in het Archievenblad uit de doeken gedaan kunnen worden. Nu word ik verleid tot wellicht domme vragen als: was met behulp van een computer misschien niet toch een beter resultaat bereikt, en: als deze methodiek ook toegepast zou zijn op de in Wenen, Düsseldorf en Hasselt aanwezige archivalia — zonder computer waarschijnlijk onuitvoerbaar —, zouden de resultaten dan beter geweest zijn, of juist nog magerder? De inleiding op de inventaris van Gemert is uitvoeriger dan die van Vught, maar leest moeilijker. Is dat het gevolg van het feit dat Brokken en Lindemann zich evenzeer verantwoordelijk wilden achten voor deze publikatie? (pag. XVIII) Bepaald verwarrend zijn de eerste alinea op pagina II en de eerste acht regels op pagina XIV. Het resultaat van de inventarisatie mag er zijn, al zijn er blijken van merkwaardige opvattingen. Enkele voorbeelden, eerst uit de inventaris Gemert: de inventaris is verdeeld in A en B, algemeen en bijzonder; B is onderverdeeld in I - X, waarbij de afdelingen VIII - X niet onder bijzonder van het archief van de kommanderij van Gemert thuis horen, maar zelfstandige archieven betreffen. De nummering van het archief loopt dan ook door tot het eind van afdeling VII. Afdeling VIII is verdeeld in la - c (nummers 1 -56), ld (nummers 1 - 63) en 2 (nummers 1 - 4). Afdeling IX is verdeeld in la - c (nummers 1 - 21), 2a (nummers 1 - 65), etc. Ook afdeling X telt de nummers 1 - 34. Wellicht weer een domme vraag: Hoe moet ik de staat van goederen van de kerk van Geldrop aanvragen, als archief van de commanderij van Gemert, inv.nr. VIII ld 19? En krijg ik die staat dan werkelijk in de studiezaal? Of is het stuk al afgevoerd naar Hasselt? Nog griezeliger vind ik de keuze van de stukken die in aanmerking komen om in regestvorm vermelding te krijgen. Dat zijn de afdelingen A, B I - VII en B VIII 1 b 1. Brokken en Lindemann nemen de regesten op de oorkonden in de laatste afdeling op 'daar het hier uitoefening van de rechten van de Duitse Orde betreft' (blz. XVII). De oorkonden uit de gedeponeerde kerkelijke archieven zijn niet in regest gebracht, aangezien het hier archieven betreft 'waarvan toevallig (het) restant(en) bij het archief van de kommanderij van Gemert terecht gekomen zijn' (eveneens blz. XVII)2. Ik acht deze motivatie niet juist. Mijns inziens komt afdeling VIII la - c in aanmerking voor overdracht naar Hasselt. Opname van regesten van oorkonden in deze afdeling kan dus op den duur verwarrend werken. De gedeponeerde kerkarchieven van Bakel, Deurne, Gemert, Nistelrode — en mogelijk ook van Geldrop — komen voor vervreemding niet in aanmerking. De oorkonden van vóór 1500 in deze archieven zijn niet in regestvorm opgenomen en zullen vermoedelijk nooit meer in regestvorm worden opgenomen en dat is een gemiste kans. Het is voor mij toch al de vraag of afdeling VIII, 'Stukken die niet in het archief van de kommanderij Gemert thuis horen', wel in deze uitgegeven inventaris mag voorkomen. Naar mijn gevoel was het beter geweest vóór de publicatie de afdracht van deze stukken te regelen en een 'schone' inventaris te publiceren. In de inventaris Vught kan het mij — althans uit de omschrijvingen — niet duidelijk worden waarom bv. een opdracht van erfcijns t.b.v. de kerkbouw in 1521 (inv.nr. 239) en een bestek voor de bouw van de toren, midden 16e eeuw (inv.nr. 133) niet in de zelfde afdeling beschreven kunnen worden. Het was in de middeleeuwen gebruikelijk in één testament legaten te maken voor diver- Waarom zijn in de inventaris de regesten B IX 2 d 3 a- h opgenomen?
2
[53]
se kerkelijke instellingen. Het is voor de inventarisator van nu vrijwel onmogelijk uit te maken tot welk archief een dergelijk testament moet behoren. Dât Kappelhof een keuze gemaakt heeft stemt tot tevredenheid, maar ik had zo graag willen weten op grond waarvan inv.nrs. 244, 252, 254 en 268 terecht gekomen zijn in het archief van de St. Lambertuskerk en inv.nrs. 320, 322, 329, 370, 373 en 387 in het archief van de H. Geest, terwijl beide instellingen aan al deze oorkonden rechten ontlenen. Of zijn het toch de dorsale notities die de inventarisator het inzicht gaven tot welk archief deze stukken gerekend moesten worden? Als dat zo is, blijkt dat onvoldoende. Aan het eind van de inleiding Vught blijkt Kappelhof wat gestoeid te hebben met jaarstijlen. Afgezien van de onmogelijkheid voor de lezers van de inventaris om noot 51 te controleren — slechts de door de inventarisator opgeloste datum wordt vermeld — staat voor mij niet onomstotelijk vast dat de kerststijl werd gebruikt: in alle in noot 51 genoemde oorkonden is de jaardagstijl niet uitgesloten. Het notariaat gebruikte in geheel Europa ten noorden van de Alpen kerststijl of jaardagstijl (zie o.a. — tegenstrijdig — F. Luschek, Notariatsurkunde und Notariat in Schlesien (Weimar 1940) 88, 89 en P.-J. Schuler, Geschichte des Südwestdeutschen Notariats (Bühl 1976) 268-271). Aan het lijstje in noot 51 wil ik toevoegen regest nr. 84 ter (dat was terecht eerst 82 bis, zie bij inv.nr. 322), 1432, 10e indictie, eerste jaar van paus Eugenius IV (dat laatste is een fout van de notaris, de kroning van deze paus vondt 11 maart 1431 plaats) en vooral regest nr. 205,1526 december 30 (dat staat in de oorkonde zelf), 13e indictie, derdejaar van paus Clemens VII. Dit duidt dus op de datum 1525 december 30, waarbij het incarnatiejaar kennelijk de kerststijl volgt en de indictie kennelijk jaardagstijl. Ingewikkeld. Ik sluit me bij Kappelhof en Van Bavel aan dat jaarstijlen grondig onderzocht dienen te worden (pag. 22), maar archivarissen zouden dit onderzoek kunnen stimuleren door behalve een opgeloste datum ook de dateringselementen in het regesthoofd te vermelden. Met een bepaald type oorkonde heeft Kappelhof grote moeilijkheden gehad en de oplossing die hij gekozen heeft is niet juist. Het betreft de inventaris nrs. 264 en 265, 273 en 274, en 395 en 396. De beschrijvingen in inv.nrs. 264, 273 en 396 beginnen met: Transsumpt, geïnsereerd in (respectievelijk) nr. 265, 274 en 396. Bij onderzoek blijkt dit juist te zijn, echter de nrs. 264 en 265 zijn één stuk en verdienen dus niet meer dan onder één inv.nr. beschreven te worden. Hetzelfde geldt voor de beide andere tweetallen inv.nrs. Het zijn alle drie akten van notarissen, die in opdracht van de officiaal van Luik het protocol van een overleden notaris hebben overgenomen, door de officiaal gemachtigd zijn uit dat protocol grossen te vervaardigen, en die vervolgens op verzoek van deze of gene een dergelijke grosse leveren. Het voert misschien wat ver in een recensie, maar ten aanzien van deze drie charters wil ik trachten een betere beschrijving te geven, echter belangrijk verkort: 264. Testament van Peter Loekaert en zijn echtgenote Aleid, 1452, grosse 1455. 1 charter (regest nrs. 105 bis, 107 en 108) 265. vervallen. 273. Testament van Nicolaas Brabans, 1487, grosse 1510. Met een afschrift van de grosse (2e helft 18e eeuw). 1 charter en 1 stuk (regest nrs. 139 bis, 163 en 166) 274. vervallen. [54]
395. Testament van Nicolaas Brabans, 1487, grosse 1492. 1 charter (regest nrs. 139 bis, 150 en 151) 396. vervallen. En de daarbij behorende regesten: 105bis. 1452 augustus 22 Notaris Johannes Eyckman oorkondt dat Petrus Loekaert en zijn echtgenote Aleydis testeren. afschrift (1455 juni 10) in regest nr. 108. 107. 1454 september 20 De officiaal van het bisdom Luik draagt notaris Engbertus Fabri alias de Palude op, uit het protocol van wijlen notaris Johannes Eyckman grossen te maken voor hen die daarom vragen. afschrift (1455 juni 10) in regest nr. 108. 108. 1455 juni 10 Notaris Engbertus Fabri alias de Palude geeft als commissaris van de officiaal van het bisdom Luik een grosse van het testament van Petrus Loekaert en zijn echtgenote Aleydis. oorspr. (inv.nr. 264) met insertie van regest nrs. 105 bis en 107. Met het signet van de notaris. Hoewel het zegel van de curie van Luik wordt aangekondigd, is dat er niet aan bevestigd geweest. 139bis. 1487 november 5 Notaris Henricus de Poynenborch oorkondt dat Nicolaus Brabans testeert. a) afschrift (1492 december 3) in regest nr. 151; b) afschrift (1510 februari 28) in regest nr. 166; c) afschrift (ca. 1750) (inv.nr. 273). 150. 1492 oktober 3 De officiaal van het bisdom Luik draagt notaris Henricus van der Loe de Oesterwijck op, uit het protocol van wijlen notaris Henricus de Poynenborch grossen te maken voor hen die daarom vragen. afschrift (1492 december 3) in regest nr. 151. 151. 1492 december 3 Notaris Henricus van der Loe de Oesterwijck geeft als commissaris van de officiaal van het bisdom Luik een grosse van het testament van Nicolaus Brabans. oorspr. (inv.nr. 395) met insertie van regest nrs. 139 bis en 150. Met het signet van de notaris. 163. 1504 januari 3 Dit regest is correct a) afschrift (1510 februari 28) in regest nr. 166; b) afschrift (ca. 1750) (inv.nr. 273). 166. 1510 februari 28 Ook dit regest is in principe correct. a) oorspr. (inv.nr. 273) met insertie van regest nrs. 139 bis en 163. Met het signet van de notaris. b) afschrift (ca. 1750) (inv.nr. 273) Een ander probleem waarmee Kappelhof heeft geworsteld zijn de regest nrs. 77, 78 en 81: latere afschriften van testamenten door de assistent in de St. Lambertuskerk van Vught. Bij alle drie regesten wordt een locatie en een opsomming van getuigen gegeven. [55]
Daarmee wordt gesuggereerd dat datum, locatie en getuigen bij elkaar horen. Dat is niet juist: locatie en getuigen horen bij de momenten waarop de testamenten verleden werden en niet bij de momenten waarop de afschriften werden gemaakt. Dit probleem zou ondervangen zijn, als van de testamenten van 1429 mei 10 en 1430 augustus 12 aparte regesten waren gemaakt. Ten aanzien van de regestenlijst van Gemert een paar kleine opmerkingen: Bij regest nrs. 272 en 273 is sprake van het handmerk van Godefridus de Alendorp, geestelijke van Maastricht; als in de middeleeuwen sprake is van een clericus Trajectensis, zoals hier, dan is dat altijd een geestelijke van het bisdom Utrecht3. Bij regest nr. 335 wordt een locatie aangegeven, bij regest nr. 336 niet. De laatste akte is gepasseerd in Gemert. Volgens het regest zou de elect van Luik, n.b. in Gemert, t.o.v. notaris, getuigen en executeurs-testamentair goedkeuring hebben gegeven aan de stichting van een altaar. Blijkens regest nr. 338 doet hij dat opnieuw vijf dagen later en aan deze tweede goedkeuring hangt hij zijn zegel. Zonder twijfel is de tekst van regest nr. 336 onjuist. Vermoedelijk hebben de executeurs-testamentair voor het door hen gestichte altaar goedkeuring verzocht aan de elect. In het onderschrift van de notaris is dan ook sprake van fundatorum ordinatio, fundatio, bonorum resignatio, dotatio et mortificatio (i.e. het doen van rechtsafstand) en niet van approbatio of iets dergelijks. Zeer interessant is de vergelijking van de manier waarop Brokken en Lindemann regesten maken, met de wijze waarop J. Grauwels regesten maakt van dezelfde oorkonden in het archief van de commanderij Oudenbiezen, bv. regest nr. 6a Gemert: G oorkondt dat hij bevestigt; en regest nr. 62 Oudenbiezen: G bekrachtigt. Persoonlijk prefereer ik de constructie Grauwels. In theorie sluit de constructie Brokken/Lindemann waarschijnlijk beter aan bij de tekst van de oorkonde, maar de kortere wijze is beter leesbaar. Tenslotte nog een paar opmerkingen over de indexen. Die op het archief van de commanderij Gemert is gemaakt door G. J. P. Toonen, die op het archief van de commanderij Vught door een ongenoemde, vast niet door Kappelhof. Dat in de laatste index Nicolaus Hoyberchs van Bladel twee keer voorkomt is niet erg, zonder kruisverwijzing echter wel lastig, zeker onder de H. Maar dat onder Buscoducis, Johannes Cousmeker de — nog drie andere notarissen schuil gaan, vindt ik eigenlijk al te gek, zeker als de drie niet genoemde notarissen nergens anders in de index figureren. Het is jammer dat bij de inventaris Vught geen index op de aardrijkskundige namen is gevoegd. Het verband tussen inv.nrs. 407 en 295 en inv.nrs. 411 en 262 was dan zeker naar voren gekomen. Nu staan deze stukken (nrs. 407 en 411) in de afdeling, waarvan het verband met de archieven van de Duitse orde te Vught niet is gebleken. De index van Gemert wordt uitvoerig verantwoord. Dat onder Ro(e)ver (pag. 450) Dire en Theodericus niet zijn samengevoegd is conform de verantwoording maar blijft merkwaardig. Wat ik ook niet begrijp is de volgorde der functies onder de voornaam Johannes (pag. 427), kennelijk Brabant, Cuyck, Gemert, Luik, Megen, etc. en onder de voornaam Wilhelmus (pag. 465), kennelijk burggraaf, deken, heer, hertog, in3
Deze verkeerde vertaling komt buiten het 'bisdom Utrecht' helaas vaker voor, bv. in de inventaris van het archief van het Kruisherenklooster Sint Agatha bij Cuyck, regest nr. 377, waar een clericus te Maastricht als notaris in Luik optreedt. [56]
vestiet, priester, proost en zoon. Tot slot een grapje van Brokken en Lindemann: op pagina X (inleiding), noot 41 en 42 en elders citeren zij ene E. H. J. Paquay. Het geciteerde boekje is in het rijksarchief in Limburg te Maastricht te raadplegen. E. H. J. betekent: de Eerwaarde Heer Jan. In het begin van deze recensie heb ik gesteld dat de inventarisatie er zijn mag, geslaagd is. Toch ben ik haast niet opgehouden kritiek te leveren. In de eerste plaats: er is inhet verleden zo gehannest met deze archieven4, dat het überhaupt een wonder is dat er nog een systeem in te brengen viel. In de tweede plaats is het schrijven van deze recensie oneindig veel gemakkelijker dan het vervaardigen van deze inventarissen. Ten derde zou ik aan een werkelijk slechte inventaris niet zoveel aandacht willen besteden. Tot slot geloof ik dat ik naar fouten heb gezocht. Caspar van Heel. 4
Jammer is dat de stukken de regelmatige verhuizingen niet altijd ongeschonden hebben doorstaan: op inv.nr. 336, regest nr. 164 bv. staan twee stempels van het rijksarchief in Limburg (1926) en n.b. drie stempels van het rijksarchief in Noord-Brabant (1974).
Between People and Statistics. Essays on Modern Indonesian History Presented to P. Creutzberg. Redactie-commissie Francien van Anrooy, Dirk H. A. Kolff, Jan T. M. van Laanen en Gerard J. Telkamp. Uitgegeven bij Martinus Nyhoff B.V., 's-Gravenhage (1979). Gepubliceerd onder auspiciën van het Koninklijk Instituut voor de Tropen, Amsterdam. 316 blz., tabellen en grafieken, f 39,50. Zoals de ondertiteling heeft aangegeven omvat deze bundel een aantal bijdragen, zowel in het Nederlands (11) als in het Engels (9) gesteld, handelend over onderwerpen uit de moderne geschiedenis van Indonesië en waarvan het merendeel in het teken staat van de sociaal-economische historie. Een twintigtal historici heeft het bereiken van de vijfenzeventigste verjaardag door Mr. P. Creutzberg in december 1979 aangegrepen om tot de samenstelling van de hiervoor aangekondigde bundel over te gaan, om hun dankbaarheid te betuigen dat zij — naar zijn voorbeeld — werkzaam zijn op het gebied van de nieuwe Indonesische geschiedenis. Te meer verheugend is daarom de verschijning van deze tweetalige bundel, die in de eerste plaats het resultaat weergeeft van een deel van het hedendaags toenemend aantal onderzoeken en anderzijds de geschiedschrijving in internationale context plaatst. Al met al een bijdrage vormend om de lacune te willen vullen. In het kader van deze boekbespreking is het niet doenlijk om iedere bijdrage de revue te laten passeren en ik heb gemeend te kunnen volstaan met hierna één bijdrage te bespreken, met dien verstande dat de overige niet als minder gekwalificeerd mogen worden, t.w. 'De kontroleur G. K. van Hogendorp (1844-1879): een enthousiast statisticus' door Dirk H. A. Kolff. (blz. 175-206). In zijn verhandeling betoont Kolff zich een kundig gids met veelzijdig artistiek inzicht. Studies als deze lopen soms het gevaar al te esthetisch uit te vallen. Kolff laat de lezer ook kennismaken met enkele bestuurstechnische- en economische factoren, die vaak een verrassende invloed hebben. Uit de aanwezigheid van het overvloedi[57]
ge en welgekozen bronnen- en notenapparaat blijkt, dat wij hier te doen hebben met een persoonsbeschrijving uit het milieu van de bestuursambtenaren uit het voormalig Nederlandsch-Indië, goed gefundeerd en van een hoog niveau. Volledigheidshalve nog de opmerking dat de bijdragereeks wordt voorafgegaan door een levensbeschrijving van Mr. P. Creutzberg van de hand van professor dr. I. Schöffer, terwijl na de genoemde reeks voor de niet-Nederlandse lezer — zo vraag ik mij af — een summary als extra service niet misstaan zou hebben. Hier zou ik willen eindigen met te vermelden dat deze opmerkelijke bundel door inhoud èn uitvoering uitdrukking geeft aan de eenheid in verscheidenheid, die typerend is voor de geschiedschrijving van Indonesië en deze een bijzondere bekoring verleent.
F. de Rochemont
Wij ontvingen
Van de Dienst Inspectie der Archieven in Limburg Inventaris van de archieven der gemeente Helden 1588 (1421)-1939 samengesteld door J. G. A. Hendriks en W. van Mulken, Maastricht 1976. In deze inventaris zijn beschreven de archieven van het dorpsbestuur; het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; van de gemeente-ontvanger; van het electriciteitsbedrijf; van de commissie tot wering van schoolverzuim te Panningen; van het burgerlijk armbestuur; van de ambtenaar van de burgerlijke stand en van het kadaster. Inventaris van de archieven der gemeente Horst 1579-1939 samengesteld door W. van Mulken, Maastricht 1977. Deze inventaris is een enigszins verkorte uitgave van de meer gedetailleerde inventaris van de archieven der gemeente Horst door de heer Van Mulken in de periode 1962-1964 samengesteld. De uitgebreide vorm is vooral bedoeld ten dienste van de gemeentesecretarie, voor het geschiedkundig onderzoek is de hier genoemde uitgave te verkiezen. Zij omvat de archieven van het dorpsbestuur; van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; van de schoolcommissie; van de gemeenteontvanger; van het burgerlijke armbestuur; van de ambtenaar van de burgerlijke stand; van het kadaster; van de woningvereniging; van het kiesdistrict Horst; van de kantonale raad voor de burgerwacht; van de provisoren van de beurzenstichtingen: Joannes Molitoris, Christiaan Mulders, Antonius Sartorius; van de rentmeester der goederen van de familie Von und zu Westerholt und Gijsenberg; van burgemeester A. Kannegiesser als inspecteur van de buurtwegen van het kanton Horst en van burgemeester L. Neujean als inspecteur van het 17e buurt wegendistrict. Inventaris van de archieven der Gemeente Susteren 1635-1948 samengesteld door W. van Mulken, Maastricht 1978. Deze inventaris omvat de archieven van het stadsbestuur; van het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; van het kabinet van de burgemeester; van de politie; van het college van zetters voor 's rijks directe belastingen; van het burgerlijk armbestuur; van de ambtenaar van de burgerlijke stand en van het kadaster. Inventaris van de archieven der gemeente Stramproy 1592-1937samengesteld door W. van Mulken, Maastricht 1979. Deze inventaris omvat de archieven van het dorpsbestuur; van het armenbestuur; van
[58]
[59]
het gemeentebestuur, gevormd onder beheer van de gemeentesecretaris; van de gemeenteontvanger; van het college van zetters voor 's rijks directe belastingen; van het burgerlijk armbestuur; van de ambtenaar van de burgerlijke stand; van het kadaster en van particulieren. Van de heer W. van Mulken te Bunde W. van Mulken, Inventaris van het archief van fanfare 1975, Meers 1976.
'St. Joseph' te Meers 1929-
W. van Mulken, Inventaris van de archieven van de rooms-katholiekeparochie H. Gerlachus te Houthem 1598-ca. 1953, Houthem 1978. Als resultaat van de voortgezette vorming
van de
voor
Noord-Limburg
Archieven betreffende de voedselvoorziening in verband met de oorlog van 1939-1945 deel I: archief van het Rijksbureau voor de voorbereiding van de voedselvoorziening in oorlogstijd (1936-1940); de Afdeling algemene zaken van het Rijksbureau voor de voedselvoorziening in oorlogstijd (1940-1945); de Raad voor de voedselvoorziening (1942-1945) en het College van overleg voor de voedselvoorziening (1942-1949) door J. G.M. A. Rolf es, 1974.
Zaken
Inventaris van het archief van de eerste conferentie Nederland-Suriname-Curaçao (z.g. Ronde Tafel Conferentie West) en van de archieven van de commissies, ingesteld vóór of tijdens deze conferentie 1945-1951 door H. Kuijper, 1974. Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk
voor de
Inventaris van het archief van de hoofdinspecteur Revier, 1974.
der visserijen (1910-1924) door H.
Inventaris van het archief van het Rijkstuinbouwconsulentschap mie te Kesteren (1963-1970) door J. Delfos, 1974.
voor
bedrijfsecono-
Werk
Inventaris van de archieven van de Raad voor Sociale Aangelegenheden in Indonesië 1954-1958 en van het Centraal Maatschappelijk Werkkantoor in Indonesië 1954-1958 door L. J. v. d. Post, 1974. Inventaris van het archief van de Rijkscommissie 1903-1952 door L. J. M. van der Maarel, 1975.
Inventaris van het archief van het Rijkslandbouwconsulentschap 1951-1969 door A. J. M. Zeeuwe, 1974.
Het archief van dr. W. Beyerinck (1891-1960) over de jaren 1912-1957 door J. H. S. Lodewijks, 1974. Dr. Beyerinck was van 1931 tot 1956 directeur van het Biologisch Station te Wijster.
archiefbeheer
Ministerie van Binnenlandse
Ministerie van Landbouw en Visserij
Het archief van de Rijks Landbouwwinterschool Delfos, 1976.
te Winterswijk (1919-1957) door J.
Inventaris van het archief van de houtvesterij Breda van het Staatsbosbeheer (18991953) door J. J. Dijkman, 1974.
Monumentenbeschrijving Inventaris van de archieven van de Rijksbijenteeltconsulentschappen (1943-1973) door A. J. M. Zeeuwe, 1977.
in Nederland
Ministerie van Financiën Inventaris van het archief van het Departement van Financiën te Londen — later: Afwikkelingsbureau van het Agentschap van het Ministerie van Financiën te Londen 1940-1948, door C. P. Stegenga, 1974.
Inventaris van het archief van de Rijkslandbouwleraar/Rijkslandbouwconsulent Drenthe (1892-1936) door J. H. S. Lodewijks, 1978. Inventaris van het archief van het Rijkszuivelconsulentschap 1959-1971 door H. M. Meijnen, 1979.
voor
voor Kaas te Arnhem
Inventaris van het archief van de adviseur van de minister van financiën te New York, 1940-1943, afkomstig van de Nederlandse ambassade te Washington door B Fisscher' 1975.
Ministerie van Sociale Zaken
Ministerie van Justitie
Inventaris van het archief van de afdeling Arbeidsbemiddeling van de Rijksdienst der Werkloosheidsverzekering en Arbeidsbemiddeling 1916-1940 door P. van Midden, 1977.
Inventaris van het archief van het kantongerecht te Brielle 1878-1920 door J Eneelaan 1974. [60]
Hierbij is tevens opgenomen de voorgeschiedenis 1902-1916. [61]
Inventaris archief van het Rijksarbeidsbureau in oorlogstijd (1940-1945) door P. van Midden, 1977. Inventaris van het Archief van de Afdeling Arbeidersverzekering (Sociale Verzekering) 1901-1949 door A. M. Bosters, H. A. Telgt en G. V. W. L. van Rooij, 1979. Ministerie van Verkeer en Waterstaat Inventaris van het archief van de Delta-commissie 1953-1961 door H. B. Miserus, 1975.
Uit België Une visite au musée des Archives de l'Etat à Namurpar J. Bovesse, Archives Générales du Royaume, Bruxelles 1978. Inventaire des archives de la famille Cornet d'Elzius provenant du château Vilain XIIII à Maisières (XIVe-XXe siècles) par G. Preud'homme, Archives de l'Etat à Mons, Bruxelles 1978.
Inventaris van het archief van de Inspecteur in Buitengewone Dienst voor de Scheepvaart te Londen 1940-1946 door Jac. Vos Dzn., 1975.
Histoire d'un contentieux archivistique belgo-néerlandais (1806-1953), les chartes extradées de la trésorerie des comtes de Hainaut par G. Wymans, Miscellanea Archivistica XX, Archives Générales du Royaume, Bruxelles 1978.
Inventaris van het archief van de Buitengewone Raad voor de Scheepvaart te Londen 1940-1946 door Jac. Vos Dzn., 1975.
De documenten in omloop bij het Belgisch Kadaster (1835-1975) door A. Zoete, Miscellanea Archivistica XXI, Algemeen Rijksarchief, Brussel 1979.
Inventaris van het archief van de Commissie Scheepvaartrechten 1935-1948 door H. B. Miserus, 1976.
Inventaire analytique des Enquêtes judiciaires du Conseil de Namur V1701-1748 par C. Douxchamps-Lefèvre, Archives de l'Etat â Namur, Bruxelles 1978.
Inventarissen van de werkarchieven van Dr. Ir. L. R. Wentholt, Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat 1940-1943 en Ir. C. T. C. Heijning, Wnd. Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat 1942-1943, door Jac. Vos Dzn., 1976. Inventarissen van de archivalia van de Rijkswaterstaat aangevuld met de gedeponeerde archieven van de secretaris van de demarcatiecommissie ir. C. in 't Veld en ir. J. van de Kerk betreffende de grenscorrecties met Duitsland 1947-1963 door Jac. Vos Dzn., 1977. Inventaris van de archieven van de commissie hefschroefvliegtuigen en haar subcommissies 1953-1956 door H. B. Miserus, 1977. Inventaris van archivalia betreffende de oorlogs-onderscheidingen voor het koopvaardij- en luchtvaartpersoneel 1940-1976 door Jac. Vos Dzn., 1977.
J. Buntinx, Inventaris van het Archief van de Raad van Vlaanderen, Rijksarchief te Gent, Brussel 1979. Bronnen voor de historische geografie in België, tentoonstelling 26 april-31 mei 1979 ter gelegenheid van het colloquium georganiseerd door het Algemeen Rijksarchief en de Vereniging van Archivarissen en Bibliothecarissen van België, Brussel 1979. De oorkondenschat van de graven van Henegouwen, woord en wederwoord, door G. Wijmans en J. Fox, Miscellanea Archivistica XXIII, Algemeen Rijksarchief, Brussel 1979. Mededelingen van het Navorsings- en Studiecentrum voor de Geschiedenis van de Tweede Wereldoorlog, nr. 9, Brussel, maart 1979. Uit de Verenigde Staten
Inventaris van de archieven van de Commissie inzake het luchthavenvraagstuk en haar ondercommissie 1939-1945 door H. B. Miserus, 1978.
Index to the Papers of the Continental Congress 1774-1789 compiled bij John P. Butler, 5 volumes, published by the National Archives and Records Service 1978.
Inventaris van de archieven van de Commissie Schieveen-Ypenburg en haar subcommissies 1949-1950 door H. B. Miserus, 1978.
De delen I-IV van dit werk tellen 5922 bladzijden, die de alfabetische index vormen. Deel V heeft 693 bladzijden en bevat een chronologische lijst van de ongeveer 50.000 stukken, die tezamen rond 170.000 bladzijden tellen. Hierbij zijn verslagen van de zittingen van het Congress, rapporten van commissies, adressen en brieven van diplomaten, militairen en anderen. Zowel Amsterdam als 's-Gravenhage kregen ongeveer 9 pagina's in de index, Rotterdam 2 en Zwolle, het laatste trefwoord, een halve kolom, vooral dankzij baron Van der Capellen.
Inventaris van de archivalia van de Noodcommissie Luchtvaartterreinen 1945-1946, Rijkscommissie Luchtvaartterreinen 1945-1948 en de Commissie tot liquidatie van de subsectie Vliegvelden van het Militair Gezag 1945-1946 door Jac. Vos Dzn., 1979.
[62]
[63]
De aandacht wordt gevestigd op
Open van november en december 1979, waarin J. G. Brouwer schrijft over Microfilm en archiefbescheiden (blz. 560-566 en 612-617). Zijn bijdrage verscheen reeds eerder in het Nederlands Juristenblad van 1978 (blz. 960-967) en het Nederlands geodetisch Tijdschrift van 1979 nr. 4. De auteur, die hoofd is van de afdeling Juridische Zaken bij de hoofddirectie van het Kadaster en de Openbare Registers te Apeldoorn, behandelt enige aspecten betreffende de bewaarplicht van archiefbescheiden en de mogelijkheid tot vervanging van deze bescheiden door microfilms. Hij stelt daarbij aan de orde archiefproblemen bij het bedrijfsleven, bewijskracht van mechanische reprodukties en overheid en microfilm. Hij legt in het bijzonder de nadruk op het verschil dat de wetgever gemaakt heeft tussen de overheid en het particuliere bedrijfsleven, wat betreft de mogelijkheid archiefbescheiden te vervangen door reproducties op microfilm. Bepaald zou moeten worden dat onder bepaalde voorgeschreven omstandigheden tot stand gebrachte reproducties dezelfde bewijskracht bezitten als de oorspronkelijke vervangen bescheiden. Jaarboek van het Centraal Bureau voor Genealogie en het Iconographisch Bureau, deel 33, 1979, waarin Rainer Hoppe schrijft over Genealogisch onderzoek ten behoeve van het medisch erfelijkheidsadvies (blz. 76-85). Dit onderzoek heeft een drieledige doelstelling. Het kan een diagnostische bijdrage leveren door het vaststellen of bevestigen van de erfelijkheidsmodus, het opsporen bevorderen van familieleden, die een eventueel verhoogd risico hebben op het krijgen van kinderen met een erfelijke ziekte of aandoening, en het percentage helpen bepalen van de bevolking dat drager is van eenzelfde autosomaal-recessief overervend ziektebeeld. Bij de verschillende overervingswijzen dient het stamboomonderzoek steeds op een andere manier te worden opgezet, hetgeen door de auteur aan de hand van drie voorbeelden wordt uiteengezet. Ook wijst hij op de valstrikken die zich daarbij voor de klinischgeneticus kunnen voordoen.
[64]
Archiefrecht XIX
Mr. L. Lieuwes, die in 1976 de verzorging van deze rubriek van mij overnam, heeft vorig jaar gevraagd van deze taak ontheven te worden. Op verzoek van de redacteur van het Nederlands Archievenblad zal ik de rubriek vanaf heden weer verzorgen. Getracht zal worden de sedert aflevering XVIII (NAB 80 (1976) blz. 224-229) ontstane achterstand in het signaleren van onderwerpen die voor het archiefrecht van belang zijn, in te lopen 1 . Wet openbaarheid van bestuur Op 1 mei a.s. treden in werking de wet van 9 november 1978 houdende regelen betreffende de openheid en openbaarheid van bestuur (Wet openbaarheid van bestuur, Stb. 1978, 581) en het Besluit openbaarheid van bestuur (Stb. 1979, 590). Art. 1 van de WOB schept voor de overheid de plicht tot informatie en geeft daarmee de burger een recht op informatie: "Een verzoek om informatie, gericht tot een overheidsorgaan wordt ingewilligd tenzij daartegen bezwaar bestaat op een van de in deze wet genoemde gronden." De wet is van toepassing op organen van rijk, provincies en gemeenten. Interessant is dat de wet ook van toepassing is op privaatrechtelijke instellingen die "onder verantwoordelijkheid" van de overheid werkzaam zijn. In de nota van toelichting op het Besluit openbaarheid van bestuur wordt gewezen op N.V.'s, stichtingen en verenigingen voor wie hetzij in hun statuut hetzij bij nadere regeling is bepaald dat zij zich moeten richten naar de opdrachten van overheidsorganen en/of dat zij onder verantwoordelijkheid van die organen werkzaam zijn. Dit beginsel zal ongetwijfeld tot een rijke jurisprudentie aanleiding geven. Onder informatie wordt verstaan: gegevens neergelegd in documenten 2 , dat zijn 1
2
Voor de in 1978 totstandgekomen wijziging van de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende gemeentelijke archiefbescheiden (gepubliceerd in Stcrt. 1978, 215 en in Overheidsdocumentatie 1978, blz. 235) zie: NAB 83 (1979) blz. 35-37. Voor de vernietiging van een besluit van de gemeenteraad van Goes wegens strijd met de Archiefwet 1962, zie: NAB 83 (1979) blz. 269-270. Het begrip documenten in de zin van het Besluit openbaarheid van bestuur is beperkter dan het begrip archiefbescheiden van de Archiefwet 1962 omdat niet als documenten worden beschouwd "schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, die bestemd zijn om te worden verzonden of reeds zijn verzonden, totdat mag worden aangenomen dat zij de geadresseerde(n) hebben bereikt. Concepten voor en kopieën van zulke stukken en zulk ander materiaal worden eveneens pas als documenten beschouwd als de stukken of het ander materiaal zelf de geadresseerde(n) hebben bereikt." Anderzijds is het begrip documenten ruimer dan het begrip archiefbescheiden: ook documenten die berusten bij privaatrechtelijke instellingen die onder verantwoordelijkheid van de overheid werken, vallen eronder. [65]
"schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat, die berusten bij overheidsorganen en bij instellingen, diensten en bedrijven, die onder verantwoordelijkheid van deze organen werkzaam zijn." Hieruit volgt reeds dat de WOB voor de archivaris van groot belang is: de wet heeft immers betrekking op informatieverschaffing over het handelen van de overheid voor zover dat uit documenten kan worden gekend: bij uitstek het werkterrein van de archivaris. De WOB beoogt door openheid en openbaarheid een bijdrage te leveren aan "een goede en democratische bestuursvoering". Ook daarmee is de archivaris reeds lang vertrouwd, sinds de eerste regeling van de openbaarheid van overheidsarchieven (1829)3. Al biedt daarom de WOB raakpunten met het archiefwezen, zij staat toch naast de Archiefwet 1962. Van deze laatste wet moet worden aangenomen dat zij als lex specialis derogeert aan de WOB die een algemenere materie regelt. Daarom moeten, ook al staat dat niet uitdrukkelijk in de wet, de bepalingen van de WOB geacht worden niet van toepassing te zijn op de archiefbescheiden die in de archiefbewaarplaatsen berusten en die mitsdien (art. 7 Archiefwet 1962) openbaar zijn. Hoewel de WOB ten opzichte van de Archiefwet 1962 een lex generalis is, gaat zij minder ver dan de Archiefwet 1962. Heeft ingevolge de Archiefwet 1962 ieder het recht de in de archiefbewaarplaatsen berustende archiefbescheiden te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften of uittreksels te maken, de WOB en het Besluit openbaarheid van bestuur gaan niet verder dan een recht op informatie. De verzoeker moet bovendien vermelden "de bestuurlijke aangelegenheid" waarover hij informatie wenst te ontvangen, wat ook beperkter is dan het regime van de Archiefwet 1962. De informatie wordt verstrekt door van de betreffende documenten a. kopie te geven of de letterlijke inhoud ervan in andere vorm te verstrekken; b. kennisneming van de inhoud toe te staan; c. uittreksel of samenvatting van de inhoud te geven of d. inlichtingen daarover te verschaffen. Informatie uit documenten die zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad wordt "in geobjectiveerde vorm" verstrekt. Bij het kiezen tussen de genoemde vormen van informatie houdt het overheidsorgaan "rekening met de voorkeur van de verzoeker en met het belang van een vlotte voortgang der werkzaamheden". Voor het verstrekken van fotokopieën door de centrale overheid gelden tarieven die door de minister-president, in overeenstemming met de minister van Binnenlandse Zaken, worden vastgesteld. De WOB is dus van toepassing op documenten die niet zijn overgebracht ingevolge de Archiefwet 1962. Dat betekent dat informatieverstrekking uit het niet-overgebrachte "archief van het archief" beheerst wordt door de WOB. Een burger die bv. wil weten hoe een incidentele machtiging tot vernietiging tot stand is gekomen, kan op grond van de WOB de archiefdienst om informatie vragen. Art. 4 WOB geeft de uitzonderingen. Het verstrekken van informatie blijft achterwege indien dit: a. de eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen of 3
H. J. van Meerendonk-A. E. M. Ribberink, De oorsprong van de openbaarheid, in: Verslag en bijdragen rijks archiefschool 1970-1971, blz. 35-44.
[66]
b. de veiligheid van de staat zou kunnen schaden. Het blijft eveneens achterwege indien het betreft c. bedrij fs- en fabricagegegevens voor zover deze door natuurlijke of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn medegedeeld. Het vindt ook niet plaats indien en voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen: d. de betrekkingen van Nederland met andere landen; e. de economische en financiële belangen van de staat en andere publiekrechtelijke lichamen; f. de opsporing en vervolging van strafbare feiten; g. inspectie, controle en toezicht door of vanwege overheidsorganen; h. het recht van een ieder op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van medische en psychologische onderzoekresultaten, die individuele gevallen betreffen; i. het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden. Men ziet dat alleen de gevallen a-c absoluut zijn geredigeerd; in de overige gevallen moet de overheid het belang van informatieverstrekking afwegen tegen andere belangen4. Als een verzoek om informatie wordt afgewezen, kan de belanghebbende op grond van de Wet administratieve rechtspraak overheidsbeschikkingen (AROB) in beroep gaan bij de Raad van State, afdeling Rechtspraak5. Dat geldt ook voor de derde, die zich geschaad acht door een besluit tot informatieverstrekking. Ook een besluit houdende weigering een besluit te nemen is (volgens vaste jurisprudentie van de administratieve rechter) een voor beroep vatbare beschikking. Een besluit tot weigering van informatieverstrekking, zowel als een besluit tot weigering een besluit te nemen, moeten schriftelijk worden gegeven, wil van een voor AROBberoep vatbare beschikking sprake zijn. Zo'n beschikking dient gemotiveerd te zijn. De WOB verdient de aandacht van het archivariaat. In de eerste plaats omdat de plicht tot verstrekking van gegevens uit nog niet overgebrachte documenten ook geldt voor de 4
5
Door de CRM-commissie "nota archiefbeleid" wordt overwogen voor te stellen t.z.t. de Archiefwet 1962 in zoverre aan te passen aan de WOB dat de overheid bij het stellen van beperkingen van de openbaarheid ingevolge de Archiefwet 1962 niet verder zal mogen gaan dan de in art. 4 WOB geregelde gevallen. Nu is men volkomen vrij om bij de overbrenging naar een archiefbewaarplaats beperkingen aan de openbaarheid van de archiefbescheiden te stellen: zie mijn artikel Openbaarheid en privacybescherming in het bijzonder met betrekking tot advocatenarchieven, in: NAB 83 (1979) blz. 40. Al is bij de parlementaire behandeling van de WOB uitgesproken dat van een beschikking houdende afwijzing van een verzoek om informatie AROB-beroep mogelijk moet zijn, onder gezaghebbende juristen bestaat twijfel of een dergelijke beschikking wel een besluit is "gericht op enig rechtsgevolg", wat een voorwaarde is voor AROB-beroep. Een recente beslissing van de voorzitter van de afdeling Rechtspraak van de Raad van State (27 november 1979) maakt echter tamelijk aannemelijk dat de Raad van State een dergelijk beroep wel ontvankelijk zal verklaren. Zie A. A. L. Beers, De Wet openbaarheid van bestuur en de ontvankelijkheid van AROBberoep, in: Nederlands Juristenblad 55 (1980) blz. 199-206. [67]
archiefdienst. Belangrijker nog is dat de WOB niet zal nalaten invloed te hebben op de archiefvorming. Ook al zou de informatieverstrekking in de eerste plaats een zaak voor de afdelingen voorlichting worden, dan nog zal hun werk weer nieuwe en hoge eisen stellen aan de betrouwbaarheid en de efficiency van de registratuur. In het ontwerpBesluit algemene secretarieaangelegenheden rijksadministratie (dat het Besluit post- en archiefzaken rijksadministratie 1950 K 425 moet gaan vervangen) bepaalt art. 21, lid 2 dat het hoofd van de algemene secretarie (thans: hoofd post- en archiefzaken) zorgdraagt voor de afhandeling van ingewilligde verzoeken van derden om informatie uit archiefbescheiden. Verder zal het interessant zijn te zien of de grotere openbaarheid van overheidsdocumenten bij de administratie invloed zal uitoefenen op de belangstelling voor en het gebruik van de wat oudere bescheiden die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Het valt te hopen dat de beduchtheid van sommige overheidsorganen voor de openbaarheid ingevolge de Archiefwet 1962 zal afnemen wanneer men dankzij de WOB met grotere openheid en openbaarheid vertrouwd is geraakt. Toezicht archiefzorg instellingen van weldadigheid
Interessant is vergelijking van art. 2 van de nieuwe AMvB met het analoge art. 59 van het Archiefbesluit: de noodzaak te voorzien in ruimten voor de bewaring van archiefbescheiden wordt in de AMvB uitdrukkelijk genoemd. De term "archiefbewaarplaats" is terecht niet gebruikt, daar deze is gereserveerd voor de in de wet genoemde archiefbewaarplaatsen (art. 1, lid 1, onder c, Archiefwet 1962). Uitlening De lijst van archiefbewaarplaatsen, bibliotheken en andere instellingen waaraan de beheerder van een archiefbewaarplaats ingevolge art. 23 van het Archiefbesluit verplicht is archiefbescheiden uit te lenen, is sedert de verschijning van de vorige aflevering aangevuld. Dit geschiedde bij beschikkingen van de staatssecretaris van CRM van 27 mei 1977, nr. MMA/Ar 190.410 (Stcrt. 117) en van 25 september 1978, nr. MMA/Ar 198.407 (Stcrt. 216). Rubriek A (archiefbewaarplaatsen) van de thans geldende lijst wordt hierna als bijlage II gepubliceerd; voor de rubrieken B (bibliotheken) en C (andere instellingen) raadplege men aflevering XV (NAB 79 (1975) blz. 198) of Duparc, Commentaar Archiefwet 1962, II.2.b-55-56.
Bij KB van 29 januari 1979 (Stb. 42) (bijlage I) zijn regels vastgesteld over het door Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de zorg voor de archieven van de burgerlijke en gemengde instellingen van weldadigheid. De lange voorgeschiedenis van dit KB begon in 1973, toen G.S. van Gelderland de staatssecretaris van CRM erop wezen dat aan het derde lid van art. 20 octies van de Romp wet Instellingen van weldadigheid (vroeger Armenwet) nog steeds geen uitvoering was gegeven. In deze bepaling (in de Armenwet ingevoegd ingevolge art. 43 van de Archiefwet 1962) staat dat G.S. toezicht uitoefenen op de aan de besturen der instellingen van weldadigheid opgedragen zorg voor de archiefbescheiden, overeenkomstig bij AMvB te stellen regelen. De Archiefraad (advies nr. 50, verslag 1973, blz. 63) ondersteunde het verzoek om de totstandkoming van die AMvB te bevorderen. De directie Bijstandszaken van het ministerie van CRM had echter bezwaren (verslag Archiefraad 1976, blz. 16). In advies nr. 125 van 5 augustus 1977 (verslag Archiefraad 1977, blz. 38) ging de Raad op deze bezwaren in. Toen duurde het nog tot 1 december 1978 alvorens de voordracht aan de Kroon plaatshad. De Archiefraad adviseerde in 1973 het KB te redigeren overeenkomstig de artt. 55-62 van het Archiefbesluit, waarin regels over het toezicht van G.S. op de archiefzorg der gemeenten en waterschappen zijn gegeven. Dit advies is opgevolgd, met dien verstande dat art. 1 bepaalt "Onder de bevelen van Gedeputeerde Staten oefent de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 22 van de Archiefwet 1962, toezicht uit op de zorg... ". Art. 55 Archiefbesluit is anders geredigeerd: "Onder de bevelen van Gedeputeerde Staten is de provinciale inspecteur, genoemd in artikel 22 van de wet, belast met de inspectie...'" Terecht, omdat dit art. 55 een uitvloeisel is van art. 26 van de wet, waarin aan G.S. het toezicht op de zorg wordt opgedragen. Nu in de Rompwet Instellingen van weldadigheid (naar analogie van art. 26 Archiefwet 1962) aan G.S. het toezicht op de zorg is opgedragen, is het onjuist dat in het KB de provinciale inspecteur óók met het toezicht op de zorg wordt belast.
Bij beschikking van de staatssecretaris van CRM van 12 februari 1979, nr. MMA/Ar 200.718 (Stcrt. 35) (bijlage III) zijn de tarieven van de rijksarchiefdienst voor afdrukken door middel van een reader-printer gewijzigd. De tarieven waren laatstelijk vastgesteld bij beschikking van 27 juni 1975, nr. MMA/Ar 179.308 (Stcrt. 125). Verder is het toepassingsgebied van het zg. interne tarief verruimd, daar het thans ook moet worden toegepast "ten behoeve van onderzoek door personen en instellingen indien dit onderzoek naar het oordeel van de beheerder [van de rijksarchiefbewaarplaats] een zuiver wetenschappelijk doel beoogt." Volgens de oude beschikking profiteerden van het interne tarief reeds: beheerders van andere archiefbewaarplaatsen, de directeur van de rijks archiefschool, overheidsinstellingen en organisaties op het gebied van het archiefwezen. De wijziging is een gevolg van een aanbeveling van de Archiefraad. In advies nr. 168 van 10 november 1978 inzake de uitlening van archiefbescheiden overwoog de Raad dat in de behoefte tot raadpleging van bescheiden elders, niet altijd door uitlening, maar in veel gevallen door het zenden van kopieën kan worden voorzien. De kosten zouden volgens de Raad berekend moeten worden op basis van het laagste, doorgaans "interne", tarief. Bij de wijziging van de tarievenbeschikking is men echter naar mijn mening veel verder gegaan dan de Archiefraad bedoelde. Men had kunnen bepalen dat bij afwijzing van een verzoek om uitlening (art. 24 Archiefbesluit) de beheerder — indien de verzoeker met een kopie kan volstaan — bevoegd is het interne tarief in rekening te brengen. Desnoods zou een beperking tot onderzoek met een zuiver wetenschappelijk doel aangebracht kunnen zijn. Deze beperking gold reeds volgens de oude tarievenbeschikking: voor het doen van onderzoek door de dienst en voor het verstrekken van afschriften en uittreksels zijn kosten verschuldigd tenzij het onderzoek naar het
[68]
[69]
Tarieven rijksarchiefdienst
oordeel van de beheerder een zuiver wetenschappelijk doel beoogt. In deze gevallen geschiedt de aanvraag meestal schriftelijk, zodat de toetsing van de aard van het onderzoek na beraad kan plaatshebben. De wijziging van de tarievenbeschikking echter leidt er toe dat de chef van de studiezaal in beginsel bij elk verzoek om een Xerokopie of een foto moet toetsen of het onderzoek een zuiver wetenschappelijk doel beoogt. In de praktijk blijken onderzoekers zich er op te beroepen dat hun onderzoek reeds in een ander rijksarchief het keurmerk van "zuiver wetenschappelijk" heeft gekregen. Mijns inziens zou men het onderscheid tussen onderzoek met een zuiver wetenschappelijk doel en ander onderzoek geheel moeten schrappen. Toepassing van het onderscheid leidt in de praktijk tot discriminatie. Voorshands echter moeten aan onderzoekers die niet een zuiver wetenschappelijk doel beogen dus hogere tarieven worden berekend. Dat geldt niet alleen voor de rijksarchieven, maar ook voor de gemeentearchieven ten aanzien van de door het rijk in bewaring gegeven bescheiden. In aflevering IX van deze rubriek (NAB 76 (1972) blz. 300) wees ik er reeds op hoe weinig elegant het is dat de toepasselijkheid van het rijkstarief voor de gemeentearchieven moet volgen uit de toelichting op de bijlage bij de beschikking6. Bezoekersreglement rijksarchiefdienst De staatssecretaris van CRM heeft bij beschikking van 23 januari 1980, nr. MMA/Ar 205.989 (bijlage IV) een bezoekersreglement voor de rijksarchiefdienst vastgesteld. Het ontwerp voor dit reglement was in 1979 door de algemene rijksarchivaris ingediend, overeenkomstig voorstellen van een Conventscommissie. De algemene rijksarchivaris stelde de staatssecretaris voor om, in afwachting van de vaststelling van het in art. 12, lid 5, van de Archiefwet 1962 bedoelde koninklijk besluit tot vaststelling van de "nadere inrichting" van de rijksarchiefdienst, het bezoekersreglement in werking te doen treden. Een dergelijk reglement, zo was ook het gevoelen van het Convent, kan de uniformiteit en daarmee de duidelijkheid in de serviceverlening aan het publiek bevorderen. Voor het organisatiebesluit ex art. 12, lid 5 is overigens reeds in 1975 door de algemene rijksarchivaris een door het Convent vastgesteld ontwerp bij CRM ingediend. Vaststelling van dit organisatiebesluit kan echter volgens CRM pas geschieden als de technische herziening van de Archiefwet 1962 tot stand is gekomen. De Archiefraad bracht over het ontwerp-bezoekersreglement advies uit (advies nr. 192). De Raad kon er zich mee verenigen dat het reglement, in afwachting van de vaststelling van het organisatiebesluit, voorlopig wordt vastgesteld. De Raad stelde verder enige verbeteringen voor. Zijn voorstel echter om (in verband met vaststelling van de identiteit bij verdenking van beschadiging of verduistering van archivalia) voor te schrijven dat iedere bezoeker zich desgevraagd dient te legitimeren, is niet overgenomen. Het ministerie van CRM schrok terug voor de consequentie van het niet-nakomen van zo'n voorschrift, nl. weigering van de toegang tot de studiezaal. In Nederland is men niet verplicht een identiteitsbewijs bij zich te dragen; zelfs de politie kan niet iemand dwingen zich te legitimeren. De bezoeker van een openbare instelling als een ar6
chiefgebouw is dus niet laakbaar als hij zich niet kan legitimeren. Overigens is het opgeven van een valse naam als men door het bevoegd gezag naar zijn naam wordt gevraagd, strafbaar (art. 435, 4o. Wetboek van Strafrecht). Dat geldt ook voor de bezoeker van een studiezaal. Het vragen van een legitimatiebewijs is intussen niet verboden, evenmin als het vragen naar het doel van het onderzoek, het beroep enz. (zie art. 5 van het bezoekersreglement). De bezoeker staat het echter vrij op deze vragen niet te antwoorden.
F. C. J. Ketelaar
Afgesloten 12 maart 1980
SUMMARY Archival law Review of recent statutes affecting archival management. An English translation of the Archives Act 1962 and the Archives Decree 1968 has been published in Nederlands Archievenblad 75 (1971) p. 190-208. On 1 May 1980 the Public Information Act will come into effect. This act will give citizens a right to information on government policy, but will not entitle to access to records as the Archives Act does. The reviewer presumes that the Public Information Act will not be applicable to records which are public in virtue of the Archives Act after transfer to the state or municipal archives. By Royal Decree (annexe I) rules on the supervision by the Provincial Executive on the records management of semi-public charitable institutions have been laid down. Annexe II enumerates the archival institutions to which any keeper of a repository has to lend out archives in virtue of section 23 of the Archives Decree. The reviewer is opposed to the recent extension (annexe III) to any scientific researcher of the reduced rates for reproductions by the State Archives, from which already archival institutions could profit. The new rules for visitors to the State Archives are published as annexe IV.
Zie ook aflevering XVI, in: NAB 79 (1975) blz. 401 en Duparc, Commentaar Archiefwet 1962, II.2.b-4. [70]
[71]
BIJLAGE I
Soestdijk, 29 januari 1979
K.B. van 29 januari 1979, houdende vaststelling van de in het derde lid van artikel 20 octies van de Rompwet Instellingen van weldadigheid bedoelde regelen. Wij Juliana, bij de gratie Gods, Koningin der Nederlanden, Prinses van OranjeNassau, enz., enz., enz. Op de voordracht van de Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 1 december 1973, Directie Bijstandszaken en Directie Musea, Monumenten en Archieven, Nr. 200.481; Gelet op artikel 20 octies, derde lid, van de Rompwet Instellingen van weldadigheid; Gezien de adviezen van de Archiefraad van 14 maart 1973, Nr. 7304 en van 5 augustus 1977, Nr. 76117; De Raad van State gehoord (advies van 13 december 1978 Nr. 16); Gezien het nader rapport van de Staatssecretaris voornoemd van 23 januari 1979 Nr. 201.297; Hebben goedgevonden en verstaan: Artikel 1 Onder de bevelen van gedeputeerde staten oefent de provinciale inspecteur, bedoeld in artikel 22 van de Archiefwet 1962, toezicht uit op de zorg voor de archiefbescheiden van de instellingen, als bedoeld in artikel 2, onder a en d, van de Rompwet Instellingen van weldadigheid. Artikel 2 Wanneer gedeputeerde staten van oordeel zijn dat het bestuur van een in artikel 1 bedoelde instelling onvoldoende zorg draagt voor de archiefbescheiden, kunnen zij, na het bestuur te hebben gehoord, bepalen voor welk tijdstip de door hen nodig geachte voorzieningen moeten zijn getroffen, daaronder begrepen ruimten voor de bewaring van archiefbescheiden. De provinciale inspecteur brengt aan gedeputeerde staten ter zake verslag uit. Artikel 3 Op het in artikel 1 bedoelde toezicht zijn de laatste volzin van artikel 55 als mede de artikelen 56, 58, 60 en 62 van het Archiefbesluit van overeenkomstige toepassing.
Juliana
De Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk, G. C. Wallis de Vries
Uitgegeven de zevenentwintigste februari 1979 De Minister van Justitie, J. de Ruiter
nota van toelichting Met de Archiefraad is de ondergetekende van mening, dat de totstandkoming bevorderd dient te worden van de in het derde lid van artikel 20 octies van de Rompwet Instellingen van weldadigheid bedoelde algemene maatregel van bestuur, houdende de regelen met betrekking tot het door gedeputeerde staten uit te oefenen toezicht op de zorg voor de archiefbescheiden van de burgerlijke en gemengde instellingen van weldadigheid. Volledigheidshalve zij vermeld, dat het bovengenoemde artikel ingevolge artikel 43 van de Archiefwet 1962 in de Armenwet (thans Rompwet Instellingen van de weldadigheid) is opgenomen. Om redenen van praktische aard en mede terwille van de uniformiteit wordt het wenselijk geacht voor de hierboven bedoelde regelen aansluiting te zoeken bij het bepaalde in de artikelen 55, 56, 58, 60 en 62 van het Archiefbesluit, welke artikelen een regeling inhouden van het toezicht door gedeputeerde staten op de zorg voor de archiefbescheiden van gemeenten, waterschappen en veenpolders. Het onderhavige besluit beoogt een en ander te verwezenlijken. De Staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk G. C. Wallis de Vries
BIJLAGE II Archiefbewaarplaatsen waaraan de beheerder van een archiefbewaarplaats ingevolge art. 23 van het Archiefbesluit verplicht is archiefbescheiden uit te lenen.
Lasten en bevelen, dat dit besluit met de daarbij behorende nota van toelichting in het Staatsblad zal worden geplaats en dat daarvan afschrift zal worden gezonden aan de Raad van State.
1. de rijksarchiefbewaarplaatsen; 2. de archiefbewaarplaatsen van de gemeenten Alkmaar, Amsterdam, Apeldoorn, Arnhem, Axel, Bergen op Zoom, Breda, Brielle, Delft, Deventer, Dordrecht, Eindhoven, Etten-Leur, Goes, Gorinchem, Gouda, 's-Gravenhage, Groningen, Haarlem, Heerlen, Helmond, 's-Hertogenbosch, Hoorn, Hulst, Kampen, Leeuwarden, Leiden,
[72]
[73]
Maastricht, Nijmegen, Roermond, Roosendaal en Nispen, Rotterdam, Schiedam, Sittard, Tholen, Tilburg, Utrecht, Velsen, Venlo, Vlaardingen, Vlissingen, Weert, Zierikzee, Zutphen en Zwolle; 3. de archiefbewaarplaatsen van de hoogheemraadschappen van Delfland te Delft, van Rijnland te Leiden en van Schieland te Rotterdam; 4. de archiefbewaarplaats van het streekarchivariaat Noord-Kempenland te Oirschot en van het streekarchivariaat Krimpenerwaard te Schoonhoven.
Artikel 3 Deze beschikking, welke zal worden geplaatst in de Nederlandse Staatscourant, treedt in werking met ingang van 1 maart 1979. Afschrift van deze beschikking zal worden gezonden aan de Algemene Rekenkamer.
BIJLAGE IV
BIJLAGE III Beschikking van de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 12februari 1979, nr. MMA/Ar200.718. De staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk, overwegende, dat de tarieven voor onderzoekingen en andere werkzaamheden, door of vanwege de beheerders van de rijksarchiefbewaarplaatsen ten behoeve van derden verricht, vastgesteld bij de beschikking van de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 27 juni 1975, Directie M.M.A., Afd. Ar., nr. 179.308 (Stcrt. 125), herziening behoeven; besluit: Artikel 1 In de bijlage van de beschikking van de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 27 juni 1975, Directie M.M.A., Afd. Ar., nr. 179.308 (Stcrt. 215) wordt het onder "Afdrukken door middel van een reader-printer" gestelde als volgt gelezen: formaat A 4 per afdruk: -,75 -,50 formaat A 3 per afdruk: 1,— -,75 formaat A 3 per afdruk: 2,— 1,25 Artikel 2 In de noot bij de in artikel 1 bedoelde bijlage worden de navolgende wijzigingen aangebracht: 1. In de eerste zin vervalt de punt achter "archiefwezen" en wordt deze zin aangevuld met: alsmede ten behoeve van onderzoek door personen en instellingen, indien dit onderzoek naar het oordeel van de beheerder een zuiver wetenschappelijk doel beoogt; 2. De tweede zin wordt als volgt gelezen: In alle andere gevallen is het externe tarief verschuldigd; 3. In de derde zin vervalt achter B het woord "extern." [74]
Beschikking van de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk van 23 januari 1980, nr. MMA/Ar 205.989. De staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk besluit: vastgesteld wordt het volgende bezoekersreglement voor de rijksarchiefdienst: Artikel 1 1. De studiezalen van een rijksarchief zijn voor het publiek geopend op werkdagen van 9.00 uur - 17.00 uur. Op zaterdag is in elk rijksarchief tenminste één studiezaal geopend van 9.00 - 12.30 uur. 2. De studiezalen van de rijksarchieven te 's-Gravenhage zijn bovendien geopend op zaterdag van 12.30 - 17.00 uur. 3. De rijksarchivaris kan bepalen dat de studiezalen buiten de in het eerste en tweede lid genoemde tijden voor het publiek geopend zijn. Artikel 2 In bijzondere gevallen kunnen de rijksarchivaris, na machtiging van de algemene rijksarchivaris, en de algemene rijksarchivaris, na machtiging van de minister, besluiten tot beperkte of volledige sluiting van een of meer studiezalen dan wel tot andere beperking van de dienstverlening gedurende de openingstijden. Artikel 3 De rijksarchivaris kan bepalen, dat andere ruimten dan de studiezalen voor het publiek toegankelijk zijn op door hem vastgestelde tijden. Artikel 4 Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot die ruimten die door de rijksarchivaris zijn aangewezen. [75]
of omvang van de bescheiden dan wel eventuele beperkingen van de openbaarheid zich daartegen verzetten.
Artikel 5 1. Bij ieder bezoek meldt een bezoeker zich ter inschrijving in het bezoekersregister bij de daartoe aangewezen ambtenaar. Deze inschrijving dient naam, adres en woonplaats van de bezoeker te bevatten. 2. Het bezoekersregister wordt ingericht volgens een door de algemene rijksarchivaris vast te stellen model. Artikel 6 Het meenemen van jassen, koffers en tassen in een studiezaal is niet toegestaan. Het meenemen van andere voorwerpen, die naar het oordeel van de chef van de studiezaal bescheiden kunnen beschadigen of de orde kunnen verstoren, is evenmin toegestaan. Artikel 7 1. Het aanvragen van bescheiden geschiedt schriftelijk bij de chef van de studiezaal of een andere daartoe aangewezen ambtenaar. 2. Voor het aanvragen van bescheiden maakt de bezoeker gebruik van de daarvoor bestemde aanvraagformulieren. Per formulier kan slechts één inventaris/catalogusnummer worden aangevraagd. Indien het opeenvolgende nummers betreft, kunnen maximaal drie nummers per formulier worden aangevraagd, tenzij in het desbetreffende rijksarchief anders is bepaald. 3. De chef van de studiezaal kan het aantal tegelijk door één bezoeker te raadplegen bescheiden beperken. 4. Het raadplegen van bescheiden is kosteloos. Artikel 8 Bezoekers behoeven voor het reproduceren van bescheiden met daartoe door hen meegebrachte apparatuur toestemming van de rijksarchivaris of een door hem aangewezen ambtenaar. Artikel 9 1. Het aanvragen van kopieën of foto's geschiedt schriftelijk bij de chef van de studiezaal of een andere daartoe aangewezen ambtenaar. 2. Voor het aanvragen van kopieën of foto's maakt de bezoeker gebruik van de daarvoor bestemde aanvraagformulieren. 3. Het vervaardigen van kopieën of foto's geschiedt voor rekening van de aanvrager tegen de door de Minister van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk vastgestelde tarieven. 4. De rijksarchivaris of een door hem aangewezen ambtenaar kan weigeren bepaalde bescheiden te doen kopiëren of fotograferen, indien naar zijn oordeel de toestand [76]
Artikel 10 1. Bescheiden, kopieën en foto's kunnen tot een half uur voor sluitingstijd worden aangevraagd, met dien verstande dat op zaterdag te raadplegen bescheiden vrijdag vóór 12.30 uur dienen te worden aangevraagd. 2. Tussen 12.30 - 13.30 uur worden geen bescheiden, kopieën of foto's verstrekt. Artikel 11 1. De bezoeker dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten ten aanzien van de te raadplegen bescheiden. 2. De verstrekte bescheiden dienen direct na raadpleging in dezelfde staat en volgorde, waarin ze zijn ontvangen, teruggegeven te worden. 3. Bescheiden, die ter vrije raadpleging door bezoekers in de studiezaal aanwezig zijn dienen eveneens direct na raadpleging in dezelfde staat en volgorde, waarin ze zijn aangetroffen, teruggeplaatst te worden. Artikel 12 1. De bezoeker kan de rijksarchivaris verzoeken te bewerkstelligen, dat archiefbescheiden, die in een andere archiefbewaarplaats worden bewaard, aan het rijksarchief worden uitgeleend om door hem aldaar te worden geraadpleegd. 2. De rijksarchivaris deelt de bezoeker zo spoedig mogelijk mede of zijn verzoek door de beheerder van de archiefbewaarplaats, waar de desbetreffende archiefbescheiden berusten, zal worden ingewilligd. Artikel 13 Bezoekers, die weigeren zich te gedragen naar de in dit reglement gestelde voorschriften en/of naar aanwijzingen, die hun door of namens de rijksarchivaris in het belang van de orde en veiligheid zijn gegeven, kan onmiddellijk een verder verblijf in het rijksarchief worden ontzegd. Artikel 14 Dit besluit, waarvan tenminste één exemplaar bij de ingang van elk rijksarchief ter raadpleging aanwezig is, kan worden aangehaald als "Bezoekersreglement rijksarchiefdienst".
[77]
administration: a manual for intermediate and smaller organizations and for local government.
Kroniek
Buitenlandse archaistische literatuur Journal of the Society of Archivists. In vol. 5 no. 7 (april 1977) geeft Roderick Floud voorbeelden van verschillenden soorten kwantitatieve onderzoekingen op grond van archiefmateriaal, en vergelijkt de huidige methoden (waaronder de toepassing van standaardprogramma's voor het opsporen van fouten en voor statistische bewerkingen) met die uit de begintijd van de computer. Hij pleit voor het permanent bewaren van de door de onderzoeker verzamelde gegevens, tezamen met een beschrijving van zijn methode van werken. Michael Roper zet de bibliografie A ut o mat ie Data Processing in Archives voort. Madeleine Gray beschrijft het compromis tussen kosten, toegankelijkheid en behoud van het materiaal bij de berging van ruim 60.000 foto's door de Gwynedd Archives. Bij de boekbesprekingen wordt aandacht besteed aan de herdruk van Charles Trice Martin's klassieke The Record Interpreter, en aan A biographical register of the University of Oxford, A. D. 1501-1540 door A. B. Emden. Vol. 5 no. 8 (oktober 1977) bevat een presidential address door J. R. Ede, dat aansluit bij het in vol. 5 no. 4 gepubliceerde. Nu worden behandeld de activiteiten van het PRO die ook voor plaatselijke archieven van belang zijn.
Vol. 6 no. 3 (april 1979) bevat een beschouwing van Felix Hull over de verantwoordelijkheid van de archivaris voor vernietiging, beperking van slijtage, en inventarisatie, die in het gedrang komen door educatieve activiteiten. M. Palmer behandelt gedetailleerd ervaringen met het gebruik op scholen van door archiefdiensten samengestelde educatieve pakketten. V. Daniels beschrijft enige effecten van luchtverontreiniging op archiefmateriaal. Het verslag van de jaarvergadering van de society bevat een discussie over handel in archiefstukken. In vol. 6 no. 4 (oktober 1979) geven D. J. Butler en W. H. Nicholson een beschrijving van het geautomatiseerde beheer van de semi-statische archieven in Tyne and Wear County; niet alleen bij opvraag van stukken onder hun oorspronkelijke nummers maar ook bij de vernietiging speelt de computer een rol. Vergelijkbaar is het artikel van Maureen Patch, Records Management in Dyfed. M. J. Underwood zet uiteen hoe de archieven van St. John's College, Oxford, via de computer toegankelijk worden gemaakt.
H. J. E.
In vol. 6 no. 1 (april 1978) toetst Felix Hull praktische problemen bij de acquistitie en het beheer van particuliere archieven aan de archivistische theorieën van Jenkinson. Malcolm Underwood behandelt de rechtspraak bij de universiteit van Oxford sinds de zestiende eeuw. A. G. Veysey zet uiteen over welke bewaarplaatsen de parochiearchieven van Wales thans zijn verdeeld. Een bijdrage over de taak van de archivaris ten aanzien van de 'oral history' vindt een weerwoord in vol. 6 no. 3. De boekbesprekingen vermelden het overzicht Original parish registers in record offices and libraries, met het eerste supplement (het tweede wordt besproken in vol. 6 no. 3), en A guide to genealogical source sin Guildhall library. L. Bell geeft kritische aanvullingen op M. Duchein, Archive buildings and equipment. In vol. 6 no. 2 (oktober 1978) betoogt D. G. Vaisey dat conservering niet alleen een zaak van restauratoren is, maar ook de verantwoordelijkheid van de archivaris. Patricia M. Pugh beschrijft het Oxford Colonial Records Project, een grootscheepse actie waarbij ondanks geringe personele middelen particuliere koloniale archieven systematisch werden bijeengebracht, beschreven, en ondergebracht in de Rhodes House Library te Oxford. Ten gevolge van gezinsverplichtingen van de auteur gebeurde het beschrijven van het materiaal grotendeels in de avonduren. Boekbesprekingen zijn er van S. S. Wilson, The cabinet office tot 1945, H. A. L. Cockerell en Edwin Green, Archives [78]
[79]
Berichten
3. Vraag: Zo ja, wil de staatssecretaris dan aan de onder 2 genoemde bevoegdheid zo snel mogelijk een einde maken? Antw.: Ik verwijs naar de beantwoording van vraag 2.
Dienstverlening Rijksarchiefdienst Het lid van de Tweede Kamer, mr. dr. V. A. M. v.d. Burg (CDA), heeft op 20 december 1979 schriftelijk vragen gesteld aan de staatssecretaris van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk, de heer G. C. Wallis de Vries, over dienstverlening rijksarchief. De staatssecretaris heeft op 17 januari 1980 deze vragen schriftelijk als volgt beantwoord: 1. Vraag: Kan de staatssecretaris mededelen wat het resultaat is van zijn bespreking met de voorzitters van de drie landelijke organisaties op genealogisch gebied over de maatregelen, welke de algemene rijksarchivaris met ingang van 7 mei 1979 genomen heeft en die de dienstverlening aan het publiek aanzienlijk beperkt hebben? Antw.: De bespreking met de voorzitters van de drie landelijke organisaties op genealogisch gebied inzake de met ingang van 7 mei 1979 gewijzigde dienstverlening door de rijksarchiefdienst heeft ertoe geleid, dat aan een van de belangrijkste bezwaren van de genealogische verenigingen, n.l. het stopzetten van het op schriftelijke aanvrage verstrekken van xeroxkopieën, wordt tegemoet gekomen. Indien schriftelijke aanvragen van xeroxkopieën niet door een correspondent kunnen worden afgehandeld, zal met ingang van 1 januari 1980 dit dienstbetoon weer door de rijksarchiefdienst worden verleend. Het bestaande systeem voor beantwoording van genealogische brieven zal gehandhaafd blijven, hetgeen betekent dat, indien de aanvrager niet zelf het onderzoek in de studiezaal kan of wil verrichten, hij wordt verwezen naar hetzij vaste correspondenten, hetzij de landelijke lijst van genealogische onderzoekers. 2. Vraag: Deelt de staatssecretaris de mening, dat de bevoegdheid die in de maatregelen van de algemene rijksarchivaris aan de rijksarchivarissen wordt verleend — de burger, die zich op het archief vervoegt, naar zijn doel te vragen en vervolgens zelf te beoordelen of dat doel wel maatschappelijk voldoende belangrijk is — in strijd is met het in de Archiefwet neergelegde beginsel van openbaarheid van archieven? Antw.: Ik ontken dat de bevoegdheid van de algemene rijksarchivaris aan de rijksarchivarissen verleend n.l. om de burger, die zich op het archief vervoegt naar zijn doel te vragen, in strijd zou zijn met het in de Archiefwet 1962 neergelegde beginsel van openbaarheid van archieven. De maatregelen van de algemene rijksarchivaris betekenen niet dat de rijksarchivarissen bevoegd zouden kunnen zijn te beoordelen of het doel van een archiefonderzoek wel maatschappelijk voldoende belangrijk is. Zij dienen ervoor om de burgers te wijzen op de mogelijkheden die binnen de rijksarchiefdienst — en daarbuiten — bestaan ten behoeve van hun onderzoek. Deze vorm van dienstverlening tast op geen enkele wijze het beginsel van openbaarheid aan.
Adviezen van de Archief raad De Archiefraad heeft in een brief van 17 januari 1980 drie adviezen voorzien van een korte toelichting doen toekomen aan de staatssecretaris van CRM. — Advies 196 inzake de toepassing van het bepaalde in het tweede lid van de artikelen 27 en 34 van de Archiefwet 1962. De Raad reageert op het voornemen van CRM om voor het toekennen van een tegemoetkoming uit 's rijks kas t.b.v. de archiefzorg van gemeenten en waterschappen op dit moment beschikbare bedrag alleen te gebruiken voor langlopende subsidieaanvragen. De Raad is het er mee eens, dat de omvang van de thans beschikbare middelen noopt tot het stellen van prioriteiten bij het toekennen van subsidies, maar zag liever dat er onderscheid gemaakt zou worden tussen aanvragen, die wel voor inwilliging vatbaar zijn, doch waarvan de uitvoering kan worden getemporiseerd en aanvragen eveneens voor inwilliging vatbaar, maar waarvan het niet toekennen van subsidie aanmerkelijk schadelijke gevolgen zou hebben voor het desbetreffende archief. De Raad is van mening overigens, dat een goed gebruik van de in het tweede lid van de artikelen 27 en 34
[80]
[81]
Streekarchief Waterland Sinds 1 januari 1980 kunnen de archieven en verzamelingen van dit streekarchief worden geraadpleegd in het Waterlandhuis, Waterlandlaan 63, Postbus 188, 1440 AD Purmerend, telefoon 02990-34407. Hier bevinden zich de archieven (ouder dan 50 jaar) van de gemeenten Beemster, Broek in Waterland, Ilpendam, Jisp, Katwoude, Landsmeer, Marken, Monnickendam, Purmerend, Wormer, Wijdewormer en Zeevang (de voormalige gemeenten Beets, Kwadijk, Middelie, Oosthuizen en Warder). Ook de tot de archieven behorende registers van de burgerlijke stand (1811-1882, geboorte, huwelijk en overlijden), alsmede de bevolkingsregisters zijn aanwezig. De archiefbewaarplaats van het Hoogheemraadschap van de Uitwaterende Sluizen te Edam, Schepenmakersdijk 16, is mede aangewezen als archiefbewaarplaats van het Streekarchief Waterland. Hier berusten de archieven van het Hoogheemraadschap van de Uitwaterende Sluizen, van de Polder Geestmerambacht, de Banne Harenkarspel, drooggemaakte Veenpolder, polder Assendelft, polder Het Woud, Krommenieër-woudpolder, Waterschap Waarland, Polder Burghorn, Slikvenpolder, Schrinkkaagpolder, Polder Westerkoog, Hobrederkoog, Polder Katwoude, Zuidpolder, Polder Kwadijkerkoog, Heemraadschap Strijkmolens van de Niedorperkogge, Overweerse Polder, Polder Wijdewormer, Hoogheemraadschap Waterland, met de daarbij behorende opgeheven bannen, n.l. Broek in Waterland, Buiksloot, Ilpendam en Watergang, Landsmeer, Monnickendam, Nieuwendam, Purmerend, Purmerland, Ransdorp en Schellingwoude en het archief van de Nederlands Hervormde gemeente Edam.
van de Archiefwet 1962 gegeven beleidsinstrumenten het archiefwezen ten goede zal komen, doch dat dit een structurele aanpassing van het begrotingsartikel vereist. — Advies 197 inzake wijziging en aanvulling van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van het ministerie van Justitie. Het voorstel voorziet in een aanpassing van de categorieën stukken betreffende personeel, stukken betreffende verpleegden in tuchtscholen, rijksopvoedingsgestichten en rijksobservatietehuizen en stukken betreffende minderjarigen, betrokken geweest bij een onderzoek door een raad voor de kinderbescherming. — Advies 198 inzake vaststelling van de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden van de onder het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening ressorterende Dienst van het Kadaster en de Openbare Registers. De Raad kan zich behoudens geringe wijzigingen met de inhoud van de conceptlijst, alsmede met de ontwerp-toelichting daarop verenigigen. Commissie Informatie Programma Unesco (CIPU) Onlangs is door de Archiefraad, de Bibliotheekraad en het NOBIN opgericht de Commissie Informatie Programma Unesco (CIPU). In navolging van een reorganisatie bij Unesco, waarbij de programma's van Unisist en van de voormalige afdeling documentatie, bibliotheken en archieven van Unesco zijn ondergebracht in een nieuw gevormde divisie voor het zgn. General Information Programma (GIP), hebben genoemde organisaties besloten tot instelling van deze gezamenlijke commissie, die in de plaats komt van de tot dusver bestaande Nederlandse Unisist Commissie. De taak van de commissie is als volgt geformuleerd: 1. Adviseren over doelstellingen van het General Information Programme van Unesco (GIP) en de realisering daarvan, zowel nationaal als internationaal; 2. Voorbereiden van Nederlandse standpunten in aangelegenheden het GIP betreffende. Hiertoe behoort ook het voordragen van kandidaten voor afvaardiging naar bijeenkomsten in het kader van GIP; 3. Publiciteit geven aan doelstellingen en activiteiten van het GIP; activiteiten stimuleren; 4. Onderzoeken op welk terrein door Nederland een eigen bijdrage aan GIPactiviteiten kan worden geleverd. De samenstelling van de CIPU is: voorzitter: prof. dr. E. M. Uhlenbeck; leden: vanwege Archiefraad: mr. dr. L. de Gou en mr. A. E. M. Ribberink; vanwege Bibliotheekraad: dr. C. Reedijk en P. J. Th. Schoots; vanwege NOBIN: A. van der Laan en mr. W. L. Renaud
organisaties wordt verzorgd. Voor de eerste drie jaren berust deze bij de Bibliotheekraad (drs. A. F. van der Kooi, Postbus 230, 2280 AE Rijswijk). De CIPU kan rechtstreeks adviseren aan de regering ter voorbereiding van internationale bijeenkomsten in het kader van Unisist/GIP. Indien er aanleiding is adviezen uit te brengen die de situatie in Nederland betreffen, worden deze in beginsel uitgebracht aan de deelnemende organisaties, bij wie ook de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid berust. De commissie adviseert niet rechtstreeks aan andere organisaties. Het is niet de bedoeling dat de CIPU zich naast de andere adviesorganen actief gaat bezighouden met de binnenlandse informatieproblematiek. A rchiefbibliotheken Op 21 november 1979 werd in het gemeentearchief in Dordrecht de eerste bijeenkomst gehouden voor bibliothecarissen van archiefdiensten bij de overheid. Van de 72 al eerder positief gereageerd hebbende archiefdiensten waren in totaal ruim 40 medewerkers aanwezig (van grotere archiefdiensten meerdere medewerkers per dienst). Namens de V.A.N, was de voorzitter C.O.A. Schimmelpenninck van der Oije aanwezig, 's Ochtends werd er n.a.v. een aantal inleidingen gediskussieerd. Er konden veel ervaringen en er kon ook veel informatie worden uitgewisseld. Nadat bleek dat er wel degelijk behoefte was aan een bepaalde vorm van blijvend overleg, werd 's middags aan de orde gesteld in welke vorm overleg in de toekomst zou moeten plaatsvinden. De eerder gehouden enquête had uitgewezen dat, als men voor organisatie was, de ene groep voor aansluiting bij de N.V.B, voelde, de Nederlandse Vereniging van Bibliothecarissen, Documentalisten en Literatuuronderzoekers, de andere voor aansluiting bij de V.A.N., en weer een andere groep voor aansluiting bij beide verenigingen. Ook tijdens de bijeenkomst waren de meningen verdeeld. Aan het eind van de middag werd besloten tot de instelling van een aantal werkgroepen, waarvan er één zich zal beraden over een mogelijke organisatievorm. De stuurgroep van archiefbibliotheken: S. Baarda J. G. P. C. van Tiggelen S. Veldhuijzen Kontaktpersoon van de stuurgroep archiefbibliotheken is: J. van Tiggelen, Gemeentearchief, Oude Delft 169, 2611 HB Delft, tel. 015-133111, tst. 2206.
De leden van de commissie worden in principe voor een periode van 2 jaar door de deelnemende organisaties à titre personnel aangewezen; de voorzitter wordt in onderling overleg gekozen. Het secretariaat wordt door de drie deelnemende organisaties gezamenlijk gevoerd, met dien verstande dat de penvoering bij toerbeurt door één van de
Behoefte aan archiefambtenaren Op verzoek van de Rijks archiefschool is in opdracht van het ministerie van C.R.M, het onderzoekrapport "De behoefte aan op te leiden hogere en middelbare archiefambtenaren" uitgebracht. Het is geschreven door drs. D. J. Tilborghs van het Instituut voor Sociaal Wetenschappelijk Onderzoek te Tilburg, bijgestaan door een begeleidingscommissie. De probleemstelling luidde: "Welke aantallen personen dient de rijks archiefschool naar verwachting jaarlijks tot haar opleiding voor hoger en middelbaar archiefambtenaar toe te laten, opdat jaarlijks in de periode 1978-1995 een situatie van evenwicht ontstaat tussen het verwachte aantal beschikbare archiefambtenaren en de te verwachten behoefte aan deze functionarissen". Een poging tot vooruitberekening, zoals de onder-
[82]
[83]
titel van het rapport luidt. De totale bestanden aan archiefambtenaren vormden het uitgangspunt. De uitbreidingsbehoefte is moeilijker te overzien, maar leverde genoeg materiaal op. Om in de behoefte te kunnen voorzien zullen jaarlijks ongeveer 8 hogere en ongeveer 40 middelbare archiefambtenaren opgeleid moeten worden. Tot het jaar 1995 moeten 127 hogere en 638 middelbare archiefambtenaren worden opgeleid. Het rapport is verkrijgbaar bij het IVA, Instituut voor Sociaal-Wetenschappelijk Onderzoek, Postbus 90153, 5000 LE Tilburg. De prijs is ƒ 15,—. Biografisch Woordenboek van Nederland Op 8 januari 1980 is het eerste exemplaar van het eerste deel van het Biografisch Woordenboek van Nederland in de hal van het ministerie van Onderwijs en Wetenschappen door de voorzitter van de redactiecommissie, prof. dr. I. Schöffer, aangeboden aan de minister van Onderwijs en Wetenschappen dr. A. Pais. Tevens werd een exemplaar aangeboden aan de bewerker dr. J. Charité. Het deel telt ca. 650 blz. en kost gebonden ƒ 125,—. Staatsiefoto nieuw Koninklijk Paar De aankondiging van het naderend aftreden van H.M. de Koningin is voor Samsom Efficiency B.V. — vanouds leverancier van staatsieportretten — aanleiding geweest reeds nu de mogelijkheid te openen tot het reserveren van de officiële staatsiefoto van het nieuwe Koninklijke Paar. Onmiddellijk na het vrijgeven van het nieuwe staatsieportret zal Samsom Efficiency dit in full-color in de collectie opnemen en ingelijst verkrijgbaar stellen. De prijs zal vermoedelijk circa ƒ 125,— per exemplaar bedragen (excl. BTW). Wie nu reserveert, verzekert zich van toezending, direkt na verschijning. Eén telefoontje is voldoende; ook schriftelijk reserveren is mogelijk bij Samsom Efficiency, Antwoordnummer 1111, 2400 VB Alphen aan den Rijn, tel: 01720-61333. Adres Centraal Bureau voor Genealogie Het postadres van het Centraal Bureau voor Genealogie luidt thans Postbus 11755, 2502 AT 's-Gravenhage. Men gelieve correspondentie voortaan uitsluitend aan dit adres te richten. Adres Provinciale Archiefinspectie Limburg Dit luidt sinds 17 december 1979 Van Hasseltkade 10, 6211 CC Maastricht.
[84]
Personalia Ten vervolge op het medegedeelde op blz. 191 van de vorige jaargang kan worden bericht dat de heer H. J. M. Mijland per 1 september 1979 is benoemd tot streekarchivaris van het streekarchivariaat Noord-Kempenland. Archief raad Bij Koninklijk Besluit van 14 januari 1980, nr. 24 is met ingang van 1 januari 1980 Jhr. mr. C. C. van Valkenburg op zijn verzoek eervol ontslag verleend als lid van de Archiefraad en is als zodanig voor het tijdvak aanvangende 1 januari 1980 en eindigende 31 december 1984 benoemd: mr. C. P. Briët, rechter bij de arrondissementsrechtbank te Rotterdam. Nieuwe leden F. A. Hertman, Vilvoordehof 11, 5628 TG Eindhoven. J. P. Planjer, Kanaalweg 5, 2313 DS Leiden. Adspirant-leden per 1 januari 1980 Drs. A. A. Augustijn, RA Overijssel M. A. Bakker, GA Rotterdam Mevr. G. A. Balk, ARA I Mevr. A. J. P. van den Berg, RA Noord-Brabant P. J. Bresser, GA Zutphen T. N. M. J. Broens, ARA II Drs. H. G. J. Buijcks, GA Rotterdam Drs. J. J. Cahen, GA 's-Gravenhage A. van Dal fsen, RA Friesland R. M. Delahaye, StrA Nassau-Brabant W. N. H. Doyen, GA Eindhoven Mevr. H. B. van der Eem, GA Haarlem Mevr. S. M. M. Gabriels, GA Delft Mevr. dr. L. A. M. Giebels, ARA III Mevr. J. L. Hannema, RA Utrecht J. H. G. Harder, ARA II Mevr. R. M. B. Hengstmengel-Koopmans, GA Leiden F. A. M. Hennekam, GA Utrecht J. den Hertog, GA Deventer Mevr. drs. B. C. M. barones van Hövell tot Westerflier-van Hellenberg Hubar, GA Maastricht Drs. R. C. Hol, RA Gelderland Drs. H. H. Jongbloed, RA Drenthe Tj. Jongsma, GA Leeuwarden Mevr. H. J. M. Kattestaart, GA Eindhoven [85]
Mevr. drs. J. van Keulen, RA Utrecht J. J. A. M. Koenen, StrA De Markkant Drs. A. Labrie, RA Noord-Holland J. J. G. Luijten, GA Maastricht G. H. Maassen, GA Utrecht Mevr. E. W. Manning, GA Arnhem J. t. J. Michel, GA Weert H. Noordhuis, archiefinspectie Overijssel Drs. H. G. Oost, ARA III Drs. E. P. M. Ramakers, RA Limburg J. P. G. Renkens, GA Venray Mevr. W. T. Resida, ARA II P. H. M. van Riet, ARA II Mevr. G. L. A. Roks, RA Limburg Drs. J. G. M. Sanders, RA Noord-Brabant J. M. P. M. Schlicher, GA Maastricht Drs. A. C. M. M. Schrauwen, GA Tilburg J. J. Seekles, ARA, RAI P. A. Siepman, GA Delft Mevr. drs. R. M. Sprenger, RA Utrecht D. Struycken, GA Tilburg Mevr. drs. D. A. Sy-a-Foek, GA 's-Hertogenbosch J. Tabak, GA Zwolle F. J. Truijens, ARA II J. F. J. Vaissier, archiefinspectie Zuid-Holland Mevr. J. Valenbreder-Everse, GA Amsterdam G. Valk, GA Alkmaar L. J. M. D. Verlouw, GA Nijmegen A. L. J. Verschuuren, GA Breda Mevr. drs. O. Vlessing, GA Amsterdam Mevr. Y. J. A. Welings, RA Overijssel P. F. T. M. Wouters, ARA III J. R. van der Zeijden, GA Eindhoven
H. K. Fr. Boks, P. H. M. Boselie, Aafke J. Brunt, H. H. Frans, L. de Graaff, mej. A. H. van der Horst, mej. M. St. Jansen, mej. S. J. Janssens, J. A. Klein Lankhorst, J. H. Kompagnie, mej. S. Kramer, mej. H. Krol, J. P. J. Lyten, A. A. Mietes, mej. S. Mudde, mevr. drs. H. M. van Nederveen, K. D. Paranavitana, E. Schut, drs. G. Schut, H. J. W. Snel, J. Sturkenboom, Th. H. P. M. Thomassen, mevr. M. J. Visch-Camphuis, T. Wiegman, A. P. Willeboordse.
Afgevoerd als lid P. F. Duinker, Meppelrade 239, 2544 XR 's-Gravenhage. Dr. G. C. M. van Dijck, Maarten van Rossumstraat 1, 5327 AG Hurwenen. Drs. M. P. H. Roessingh, p / a Algemeen Rijksarchief, 's-Gravenhage. Uitslagen archiefexamens In de tweede helft van 1979 zijn geslaagd voor het examen hoger archief ambtenaar eerste deel: drs. C. H. G. Schutgens; voor het examen hoger archiefambtenaar tweede deel: mevr. drs. M. van Heuven-Bruggeman, drs. P. Schotel en mr. A. P. A. M. Spijkers en voor het examen middelbaar archief ambtenaar: A. J. Barth, J. A. G. Bekker, [86]
[87]
S s~/ Mededelingen van het bestuur
J. R. STERKEN RESTAURATOR
gnwiwirsniw -
Restauratie van boeken in leer, perkament, etc. Schoonmaken en restauratie van prenten. Verdoeken en opzetten van oude kaarten. Restauratie en conservering van papier, perkament en leer. - Sealen en ingieten van waszegels. - Encadreren van prenten en kaarten. - Advisering bij de berging, tentoonstelling en gebruik van boeken, prenten, kaarten, charters, zegels, etc.
Zoveel als mogelijk worden de oorspronkelijke materialen in de restauratie verwerkt; een oud boek behoudt de charme van een oud boek. Eventueel nieuw te gebruiken materialen zijn zo origineel mogelijk en staan onder voortdurende controle. In het bezit van het getuigschrift "archiefrestaurator" afgegeven door het ministerie van CRM.
Atelier: Leimuidenplaats 22 a , 6843 H G Arnhem Telefoon: 085-811185 Privé: Goudaweg 16, 6843 EP Arnhem
Notulen van de jaarlijkse algemene vergadering van de Vereniging van Archivarissen in Nederland, gehouden op woensdag 27 februari 1980 in Hotel Central te 's-Hertogenbosch. 1 De voorzitter opent de vergadering om 10.45 uur en heet allen van harte welkom. 2 Hierna spreekt hij de jaarrede uit.1 Berichten van verhindering zijn ingekomen van drs. C. Th. Lohman, drs. R. L. Koops en R. Ch. M. Jacobs. 3 De notulen van de algemene vergadering van 30 mei 1979 te Rotterdam zoals afgedrukt in NAB 1979 p. 193-200 worden ongewijzigd vastgesteld. 4 Financiën: de voorzitter biedt excuses aan voor het feit dat de bij dit agendapunt behorende stukken de leden niet op tijd bereikt hebben; de schuld hiervoor ligt echter niet bij het bestuur. Bij de ingang van de zaal zijn deze stukken uitgereikt, zodat de aanwezigen er toch nog kennis van hebben kunnen nemen. a het lid van de kascommissie de heer J. J. C. van Dijk leest, mede namens het andere lid van die commissie, mr. O. Schutte, een verklaring voor dat de boekhouding van de penningmeester gecontroleerd is en in goede staat bevonden, en waarin voorgesteld wordt het bestuur te dechargeren. Dit voorstel wordt door de vergadering overgenomen. b de penningmeester geeft een korte toelichting op de rekening over 1979 en de begroting voor 1980. Daar de Rijkssubsidie voor 1979 hetzelfde bleef als voor 1978, moest de omvang van het laatste nummer van het Nederlands Archievenblad beperkt worden en de kosten van bestuursactiviteiten beknot worden, zodat b.v. geen bestuurslid de Table Ronde op Guadeloupe bij kon wonen. De studiedagen waren daarentegen een financieel succes; het negatieve saldo kon beperkt blijven tot minder dan ƒ 2000,-. Op de begroting voor 1980 is de post contributies vrij laag geraamd, gezien de onzekerheid i.v.m. de invoering van het nieuwe gedifferentieerde contributiesysteem. Doordat het Archievenblad niet meer gedrukt, maar in offset uitgegeven zal worden, wordt een besparing van ca. 13% bereikt, die aan de omvang ervan ten goede kan komen. Ook deelt hij mede dat het bestuur van plan is voor 1981 de subsidieaanvraag zuiver op het tekort in de uitgave van het Archievenblad te richten; de andere activiteiten zouden dan uit de contributies bekostigd moeten kunnen worden. 1
Zie hierna blz. 92. [89]
