Archieven in transitie

Archieven in transitie Innovatieagenda voor de archiefsector

De reeks Erfgoed NU, die onder redactie staat van Erfgoed Nederland, bundelt opiniërende uitgaven over actuele ontwikkelingen in de erfgoedwereld, zowel op nationaal als op internationaal gebied. Erfgoed NU richt zich op erfgoedprofessionals, politici, beleidsmakers, wetenschappers, studenten, cultuurcritici en erfgoedliefhebbers.

Erfgoed NU Archieven in transitie Innovatieagenda voor de archiefsector

Erfgoed Nederland is het landelijk sectorinstituut voor het erfgoed en richt zich op visieontwikkeling, stimulering en vernieuwing in de erfgoed sector. Erfgoed Nederland ‘stimuleert cultureel vermogen’ door, erfgoedbreed, bruggen te slaan tussen kennis, beleid en praktijk. De reeks Erfgoed NU, die onder redactie staat van Erfgoed Nederland, bundelt opiniërende uitgaven over actuele ontwikkelingen in de erfgoedwereld, zowel op nationaal als op internationaal gebied. Erfgoed NU richt zich op erfgoedprofessionals, politici, beleidsmakers, wetenschappers, studenten, cultuurcritici en erfgoedliefhebbers. Met Erfgoed NU wil Erfgoed Nederland visievorming over het erfgoed, zowel vanuit de eigen organisatie als vanuit het veld en de periferie daarvan, breed verspreiden.

Binnen Erfgoed NU verschenen Monumenten stemmen Visies op de Modernisering van de Monumentenzorg De straat spreekt boekdelen Erfgoed en culturele diversiteit Voorbij Erfgoed à la Carte Een terugblik op de toekomst van erfgoededucatie Archieven in transitie Innovatieagenda voor de archiefsector

Archieven in transitie Innovatieagenda voor de archiefsector Margreet Windhorst in opdracht van Erfgoed Nederland

4

Colofon © Erfgoed Nederland, mei 2010 ISBN 978-90-78956-13-6 Erfgoed Nederland Herengracht 474 1017 CA Amsterdam T (020) 716 73 50 F (020) 716 73 55 [email protected] www.erfgoednederland.nl Teksten Margreet Windhorst (Raamwerk advies en tekst) Eindredactie Aline Knip Ontwerp|opmaak UNA designers, Amsterdam Druk Drukkerij Mart.Spruijt, Amsterdam Als u teksten uit deze uitgave wilt overnemen, kunt u contact opnemen met de redactie.

Margreet Windhorst is historicus en archivaris. Onder de naam Raamwerk advies en tekst werkt zij zelfstandig als beleids adviseur en tekstschrijver op het gebied van erfgoed- en archiefbeleid.

Gesprekspartners Deelnemers agendavormende bijeenkomst 2 september 2009 Luud de Brouwer (Stichting Mommerskwartier) Frans Hoving (Erfgoed Nederland) Romy Jochems (Erfgoed Nederland) Fred van Kan (KVAN/Gelders Archief) Marco de Niet (DEN) Ma Oeh Pe (Nationaal Archief) Jacqueline Slats (Nationaal Archief) Jantje Steenhuis (BRAIN/Gemeentearchief Rotterdam) Gesprekspartners bij het opstellen van de beleidsagenda Luud de Brouwer (Stichting Mommerskwartier) Thomas van Dalen (Sectorinstituut Openbare Bibliotheken) Ingmar Koch (archiefinspectie Noord-Brabant) Mies Langelaar (Gemeentearchief Rotterdam) Floor van Spaendonck (Virtueel Platform) Christian van der Ven (BHIC) Deelnemers bespreking concept-beleidsagenda 24 maart 2010 Nancy van Asseldonk (Reinwardt Academie) Magda Barnhoorn (ministerie van OCW) Paul Breevaart (ministerie van OCW) Frank Bosmans (Tresoar) Luud de Brouwer (Regionaal Archief Tilburg) Marjet Douze (Aletta, Instituut voor Vrouwengeschiedenis) Allow Frings (Stadsarchief Gorichem) Richard Hermans (Erfgoed Nederland) Frans Hoving (Erfgoed Nederland) Romy Jochems (Erfgoed Nederland) Fred van Kan (Gelders Archief, KVAN) Hans van Keulen (Theaterinstituut Nederland) Fred van den Kieboom (GA Tholen) Ellis Kreuwels (Stadsarchief Almere) Casper Molmans (SOD Opleidingen) Marco de Niet (Digitaal Erfgoed Nederland) Frans Smit (Stadsarchief Almere) Jantje Steenhuis (GA Rotterdam, BRAIN) Erik Tigelaar (Utrechts Archief)

5

Erfgoed NU Archieven in transitie

Inhoud

7 Voorwoord Richard Hermans

8 Introductie 10 10 12 12 13 14 14 16 19 20

Archieven in een digitale samenleving Alles in verandering Veelvormige digitalisering Bedreigingen voor beheer; kansen voor dienstverlening Impulsen voor verantwoorde vernieuwing Duurzame opslag en toegankelijkheid Het sociale web daagt uit Knelpunten en behoeften bij instellingen Behoeften van het publiek Bovensectoraal knelpunt: het auteursrecht

22 23 23 25 26 28

De transitie van archief naar e-archief Innovatie van de sector Innovatie van taak en rol Innovatie van de dienstverlening aan en de relatie met het publiek Innovatie van allianties Uitdagingen

Praktijk 15 23 Archiefdingen 24 Bibliotheekvernieuwing: een interessante parallel 27 Waterwolf Gouda 29 Innovatieagenda 29 Doelstellingen 30 8 Agendapunten 4 Gesprekspartners 36 Geraadpleegde literatuur

6

Open access to archives enriches our knowledge of human society, promotes democracy, protects citizens’ rights and enhances the quality of life.* * International Council on Archives, Universal Declaration on Archives, concept, juni 2008

7


Voorwoord

Richard Hermans Directeur Erfgoed Nederland

In de periode van 2004 tot en met 2009 hebben DIVA (de toenmalige branchevereniging voor de archieven) en later Erfgoed Nederland in opdracht van het ministerie van OCW een e-cultuurprogramma in de archiefsector uitgevoerd. Dit programma was gericht op deskundigheidsbevordering en visieontwikkeling in de archief instellingen ten aanzien van hun functioneren in de zich zo snel ontwikkelende informatiemaatschappij. Aan het slot van dit programma heeft Erfgoed Nederland zichzelf de vraag gesteld wat er nu bereikt is en wat er in de komende jaren nog moet gebeuren. De overgangsfase waar de archiefinstellingen in zitten is immers nog lang niet voorbij, sterker nog, het heeft er alle schijn van dat de instellingen nog maar aan het begin staan van een transitie naar een nieuwe rol en verschijningsvorm in de informatiemaatschappij. Dat vraagt om innovatie. Innovatie van het functioneren van de sector als geheel, innovatie in de diensten die de instellingen leveren en innovatie in de wijze waarop zij met elkaar samenwerken. In deze publicatie heeft Margreet Windhorst in opdracht van Erfgoed Nederland een analyse gemaakt van de voorwaarden voor succesvolle innovatie in de archiefsector. Hoewel de instellingen daar zelf een belangrijke rol in spelen, kan die innovatie alleen een succes worden als de overheden ook bereid zijn om een nieuwe visie te ontwikkelen op het functioneren van de instellingen en bereid zijn om naar de consequenties daarvan te handelen.

8

Introductie

Erfgoed Nederland, het sectorinstituut voor het cultureel erfgoed, heeft het stimuleren van cultureel vermogen als doel. Alle activiteiten van Erfgoed Nederland staan in het teken van de versterking van de maatschappelijke positie, het belang en de betekenis van cultureel erfgoed. De toenemende digitalisering en medialisering brengen een wervelende dynamiek teweeg in de relatie tussen cultuur en samenleving. In die dynamiek liggen de kansen en de uitdagingen voor de erfgoedsectoren om hun maatschappelijke positie te verstevigen en de betekenis van hun collecties te vergroten.

Toen de archiefsector zo’n tien jaar geleden de kansen van digitalisering en medialisering begon te zien, was de eerste zorg het gebrek aan deskundigheid op het gebied van ICT en ICT-toepassingen. Met het oog daarop voerde Erfgoed Nederland in de periode 2004–2009 het programma ICT-deskundigheidsbevordering archieven uit. Doel was om de kwaliteit van digitaliseringsprojecten te stimuleren en te ondersteunen, bij te dragen aan een structurele inbedding van ICT in de archiefinstellingen (door middel van geoormerkt budget, voldoende en deskundig personeel en structurele beleidsaandacht) en de voortgang van dat alles regelmatig te monitoren. In het kader van het programma bood Erfgoed Nederland cursussen en trainingen aan op strategisch (besturen, directies, management), tactisch en operationeel niveau (middenkader respectievelijk uitvoering). De voorliggende innovatieagenda vormt het sluitstuk van het programma ICT-deskundigheidsbevordering. Het stuk is primair bestemd voor de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap

9


(OCW), die voornemens is in 2010 een nieuwe archiefvisie te formuleren. Maar de inhoud van deze agenda is ook relevant voor de decentrale overheden, die stuk voor stuk verantwoordelijkheid dragen voor en te winnen hebben bij archieven die de transitie maken naar e-archieven. Terugkijkend op de ervaringen en kennis die in de afgelopen jaren zijn opgedaan en vooruitkijkend naar de ontwikkelingen waarin voor de archiefsector de kansen liggen, geeft Erfgoed Nederland aan wat voor beleid er nodig is om die kansen te verzilveren. De Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid 2009, die in het kader van het programma is uitgevoerd, is daarbij richtinggevend. Datzelfde geldt voor de inbreng vanuit het werkveld. Voorafgaand aan en tijdens het opstellen van de agenda ging Erfgoed Nederland te rade bij stakeholders en deskundigen (zie p. 4). De innovatieagenda vertrekt vanuit een beschrijving en analyse van de ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Het tweede hoofdstuk beschrijft de visie van Erfgoed Nederland op de omslag die de archiefsector de komende jaren moet maken: de transitie van archief naar e-archief. In de kern gaat het daarbij om de innovatie van de sector zelf. De instellingen moeten nauw gaan samenwerken en veel meer als eenheid naar buiten treden om hun bekendheid bij het publiek te vergroten, hun dienstverlening aan het publiek te verbeteren en innovaties in diensten en producten een vruchtbare bodem te bieden. Dat vergt behalve organisatorische ingrepen eerst en vooral een grote verandering in cultuur en attitude. Het derde en laatste hoofdstuk bevat de beleidsaanbevelingen of liever: de agendapunten voor de minister van OCW.

10

Archieven in een digitale samenleving De naam van het programma waarvan deze beleidsagenda het slotstuk is, is een tijdsdocument op zich. ICT-deskundigheidsbevordering archieven: het roept een beeld op van archivarissen in stofjassen die achter een pc worden gezet om te leren op welke knoppen ze moeten drukken; van de techniek die dicteert en van de mens die moet volgen. Gelukkig dekt de naam van het programma de lading niet. De ontwikkeling van de deskundigheid op ICT-gebied was weliswaar een belangrijke doelstelling, maar het programma besteedde net zo goed aandacht aan de (visievorming op de) digitalisering van de sector.

1 De samenstellers van het Global Information Technology Report 2009–2010 meten de ‘paraatheid’ van 133 landen op ICT-gebied af aan hun scores op 68 criteria. Daartoe behoren onder meer de aanwezige fysieke infrastructuur, prijzen van aansluitingen en diensten, overheidsregulering en belastingtarieven.

Alles in verandering De digitalisering en medialisering van de samenleving heeft zich in een ongekend tempo voltrokken. De dynamiek en interactie die internet teweeg bracht, heeft daarin een grote rol gespeeld. Nederland bevindt zich al jaren in de top tien van landen met het hoogste aantal interneten breedbandaansluitingen, het hoogste aantal internetgebruikers en deelnemers aan sociale netwerken. Het World Economic Forum zet Nederland in 2010 op de negende plaats in hun E-Readiness-ranglijst.1 Op het internet bepalen het gedrag, de bezigheden en de interesses van de gebruiker wat hij ziet en waar en hoe hij dat gebruikt. De ontwikkelingen in en rond het web maken online samenwerking mogelijk, faciliteren de opbouw van netwerken van expertise en uitwisseling (social networking) en voorzien in ondersteuning die op het lijf van de gebruiker geschreven is. De verregaande digitalisering en medialisering brengt drastische veranderingen teweeg in de verhouding tussen culturele instellingen en hun publiek. In deze omgeving van het sociale web zijn de rollen

11


van zender en ontvanger, van producent en consument, van zoeker en vinder opeens volstrekt uitwisselbaar. Begrippen die in beton gegoten leken zijn in minder dan geen tijd fluïde geworden. Een boek, een voorstelling, een tentoonstelling, een catalogus: niets is meer wat het was. Ook verandert de manier waarop we naar het intellectueel eigendom en de (economische) waarde van cultuuruitingen en informatie kijken. Eigenaarschap vervaagt, alleenrecht is onbestaan baar. Het wezen van de digitale cultuur ligt in het voortdurend delen, uitwisselen en verrijken van content. Dat roept, niet alleen in de archiefsector maar ook elders, veel vragen op over de positie van en de verhouding tussen instellingen. Geen enkele culturele instelling kan zich nog permitteren om op een eiland te blijven zitten. Meer dan ooit bestaat cultuur in verbinding. Eenzelfde beweging is gaande in bedrijven en instellingen, de vormers van de archieven van vandaag die morgen wellicht van waarde zijn als historische bron of als object van cultureel erfgoed. De emancipatie van de gebruiker in een web 2.0 omgeving zal ertoe leiden dat burgers zich in de dienstverleningsrelatie tussen overheid en burgers ontwikkelen tot partners. Overheidsorganisaties moeten flexibeler worden en vaker samenwerken met derden op basis van gedeelde belangen en complementaire kennis. Input vanuit the crowd wordt een wezenlijk onderdeel van beleidsvorming; ambtenaren en bestuur werken in co-creatie-modellen met burgers en bedrijven. Binnen en buiten de overheid bewegen steeds meer organisaties richting het nieuwe werken. Technologische vernieuwingen werken als aanjager voor een betere inrichting en besturing van (kennis)werk. Het gaat om vernieuwing van de werkprocessen, de fysieke werkplek, de organisatiestructuur en -cultuur, de managementstijl en de mentaliteit van de werknemers en managers. Het primaire proces wordt leidend, de organisatie raakt op de achtergrond. Werknemers gaan tijd, plaats-, organisatie- en apparaatonafhankelijk werken, meer en beter samenwerken en hun kennis en ervaring doelgerichter inzetten. Ook dat genereert een veranderende ondersteuningsbehoefte en triggert ontwikkelingen in de informatiehuishouding. De uitwisselbaarheid van informatie is daarin essentieel. Meegaan met deze ontwikkelingen is niet alleen nodig om als bedrijf of instelling met minder mensen beter te kunnen presteren en goed met de samenleving te kunnen communiceren, maar ook om een aantrekkelijke werkgever te blijven, met name voor de ne(x)t generation.

12

Archieven in een digitale samenleving

Veelvormige digitalisering Het begrip digitalisering wordt in de erfgoedsectoren in verschillende betekenissen gebruikt. In de letterlijke betekenis gaat het om het maken van digitale afbeeldingen van fysieke objecten. Doorgaans, zo ook hier, wordt het begrip ruimer opgevat. Digitalisering gaat dan ook over het toegankelijk maken van het materiaal voor een breder publiek: het online presenteren van materiaal, het toevoegen van metagegevens en het doorzoekbaar maken via gestandaardiseerde indexen en gebruikersvriendelijke zoeksystemen, de toevoeging van informatie over achtergronden, geschiedenis en verhalen bij documenten en bestanden en het aanbieden van (interactieve) digitale diensten. Al snel na de start van het programma ICT-deskundigheids bevordering archieven werd duidelijk dat de veelvormige digitalisering behalve ICT-deskundigheid vooral vraagt om kennis van en inzicht in de impact van digitalisering op maatschappij en cultuur en vice versa. De uitdaging ligt niet zozeer ligt in het aanleren van technische vaardigheden, maar in de toepassing van techniek bij het opnieuw vormgeven van de taken en de organisatie van archief instellingen en het intensiveren en innoveren van hun relatie met het publiek. De digitalisering en medialisering van de samenleving lieten de Janus kop van de archiefsector tollen op zijn schouders. Archiefinstellingen hebben zowel te maken met de digitalisering van werkprocessen en informatiestromen van archiefvormers, als met de stormachtige en onvoorspelbare ontwikkeling van e-cultuur en de omgang van het publiek daarmee. Op beide fronten is er de afgelopen jaren veel gebeurd, uitgeprobeerd en geleerd. Bedreigingen voor beheer; kansen voor dienstverlening Als een van de eerste sectoren in het culturele veld kreeg de archiefsector te maken met de gevolgen van de digitalisering en de medialisering van de samenleving. Zodra de computer oprukte in de bedrijfsvoering van allerhande organisaties, rezen er vragen rondom digitale archiefvorming. De gebrekkige duurzaamheid van machine leesbare bestanden, zoals dat begin jaren 90 nog zo plastisch heette, vormde onmiskenbaar een bedreiging voor de toekomstige collectie vorming. Er kwam een programmabureau Digitale Duurzaamheid, dat nuttig werk deed voor de bewustwording ten aanzien van het duurzaamheidsvraagstuk en dat met gedegen onderzoek de basis legde voor oplossingen daarvoor.

13

2 Rapport Naar een publiekgericht archiefbestel (IOO in opdracht van DIVA, Zoetermeer 2003), p. 40. 3 Zoals opgemerkt in Geven en nemen. Archiefinstellingen en het sociale web, Yola de Lusenet voor Taskforce Archieven en Erfgoed Nederland (z.p. 2008), p. 29.


De archiefsector zelf richtte zich steeds meer op de kansen van digitalisering voor het vergroten van het publieksbereik. Ook daar was de sector redelijk snel mee. Dat de opkomst van internet juist voor archiefinstellingen grote kansen biedt, werd vlot en in brede kring onderkend. De unica die archiefinstellingen beheren, komen binnen ieders handbereik dankzij digitale reproductie en beschikbaarstelling via internet. Die weg sloeg de sector dan ook voortvarend in. In hoog tempo begaven archiefinstellingen zich op het web. Enthousiast maar erg aanbodgericht werden toegangen en bronnen grootschalig gedigitaliseerd en op internet gezet. Gouden bergen lonkten. Het rapport Naar een publieksgericht archiefbestel rekende voor dat het archief potentieel zo’n 3,5 miljoen mensen (28 procent van de bevolking boven de 18 jaar) moest kunnen bereiken.2 Maar hetzelfde onderzoek maakte ook duidelijk dat dat publiek nauwelijks weet had van de uniciteit van archiefmateriaal en van het feit dat iedere geïnteresseerde daar zelf actief mee aan de slag kan. En juist omdat de sector en de aard van de collectie zo weinig bekendheid geniet, gaat het publiek niet zelf actief op zoek naar archieven. De sector moet zorgen dat het publiek geconfronteerd wordt met archieven, er bij wijze van spreken over struikelt. Dat vergt kennis van het publiek en hoe het zich op internet beweegt. Die kennis ontbrak nog grotendeels. Men besefte nauwelijks dat de nieuwe, virtuele gebruikers geen gewone archief bezoekers zijn, maar internetgebruikers op zoek naar informatie of vermaak.3 Dat publiek vergt een wezenlijk andere benadering dan de traditionele publieksgroepen. Impulsen voor verantwoorde vernieuwing De Taskforce Archieven werd ingesteld om het publieksbereik van archiefinstellingen en hun collecties langs digitale weg te vergroten. De Taskforce ontwikkelde componenten van een kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid in de archiefsector, om zo archiefinstellingen in staat te stellen om sneller en beter in te kunnen spelen op de wensen van hun (potentiële) publiek. Tegelijk startte de voormalige archiefkoepel DIVA met het programma ICT-deskundigheidsbevordering, om de kwaliteit van digitaliserings projecten te stimuleren, bij te dragen aan een structurele inbedding van ICT in de archiefinstellingen en onderzoek te doen naar de voortgang van dat alles. Via de subsidieregeling Digitaliseren met beleid (2006–2009) stimuleerde OCW instellingen om weloverwogen en planmatig te werk te gaan bij het digitaliseren van hun collecties en bij het ontwikkelen

14

4 Cijfers afgeleid van de gegevens die de subsidie verstrekker publiceerde: www.senternovem.nl/ Digitaliserenmetbeleid/ projecten/index.asp Uit die gegevens is niet altijd met zekerheid af te leiden of de ontvanger een archiefinstelling is. Het aantal van 53 informatie plannen is ruim genomen: alle gemeenten die op de lijst voorkomen zijn opgevat als archiefinstellingen, ook al was niet uitdrukkelijk vermeld dat het om gemeentearchieven ging. 5 Cijfers afgeleid van de gegevens die de subsidie verstrekker publiceerde: www.senternovem.nl/ Digitaliserenmetbeleid/ projecten/index.asp. In dit geval is het aantal van twintig wel met zekerheid vast te stellen, omdat hier projectbeschrijvingen waren opgenomen die duidelijk maken dat om wat voor soort instellingen en projecten het gaat.


van nieuwe vormen van dienstverlening. Circa 53 archiefinstellingen ontvingen subsidie voor het opstellen van een informatieplan.4 Het hebben van een dergelijk plan was voorwaarde om een aanvraag te kunnen doen voor ontwikkelingsprojecten. Zo trachtte OCW innovaties in te bedden in een stevige langetermijnvisie op collectiebeheer en beschikbaarstelling. In de archiefsector werden 13 ontwikkelings subsidies toegekend.5 Duurzame opslag en toegankelijkheid Intussen wordt de beheer- en duurzaamheidsproblematiek steeds urgenter. De eerste digitale archieven zijn al lang aan overbrenging toe. Het Stadsarchief Amsterdam, het Gemeentearchief Rotterdam en het Nationaal Archief pionieren op het gebied van duurzame opslag en toegankelijkheid. Zij hebben de technische voorzieningen inmiddels voorhanden. Nu is het zaak om archiefvormers aan te laten sluiten op hun e-depot. Dat vergt nog het nodige, van zowel archiefvormers als archiefbeheerders. Digitale informatie is vluchtig. Behoud en toegankelijkheid vergen al in de ontstaansfase maatregelen, zoals uitgebreide metadatering. Dat wat langdurig bewaard moet worden, moet veel eerder dan voorheen worden geïdentificeerd, zodat er tijdig preserveringsmaatregelen kunnen worden getroffen. Bewaar strategieën moeten goed worden afgestemd op de termijn waarop gegevens van belang blijven. Daarvoor is goed ingericht record management bij de administratie nodig, een deskundige en alerte inspectie en een proactief relatiebeheer van de archiefdienst. Het sociale web daagt uit Tegelijkertijd dendert de ontwikkeling van het (sociale) web door. Ook hier heeft de Taskforce nuttig werk verricht. De publicatie Geven en nemen is een goede introductie op het sociale web en de kansen die dat biedt om archiefinstellingen en hun publiek te laten samen werken. Daarnaast ontwikkelde de Taskforce softwaremodules voor het toevoegen van commentaar, trefwoorden en transcripties door onderzoekers. Maar de meeste en de beste 2.0 ontwikkelingen komen van onderop, van individuele instellingen en individuele archiefgebruikers en -medewerkers. Dat is volledig in overeen stemming met het wezen van het sociale web: doe-het-zelven en het in alle openheid delen en samen verrijken van content, ervaring en kennis in communities van gelijkgestemden, belanghebbenden en/of geïnteresseerden.

15

Praktijk


23 Archiefdingen

De online community Archief 2.0 is een platform voor archivarissen die in beweging willen zijn of komen. Leden van deze community pikten de Amerikaanse online cursus 23 Things op, die mensen kennis laat maken met de mogelijkheden van het sociale web. Ze maakten een speciale archiefvariant van deze cursus.* 23 Archiefdingen is anders dan andere cursussen of e-learning programma’s. Deelnemers leren hier vooral door zelf dingen te ontdekken en door er over te schrijven in een eigen weblog. Daardoor worden zij niet alleen handig in het gebruiken van allerlei toepassingen, maar ook worden ze uitgedaagd om te reflecteren op de gevolgen ervan voor het publiek en voor hun eigen werk. De leeromgeving nodigt ook uit om weblogs van medecursisten te bekijken en te reageren op elkaars berichten. Dat bevordert kennisdeling en samenwerking. Zo’n 200 deelnemers doorliepen inmiddels de hele cursus. Zij leerden taggen, bloggen, twittereren en gebruik te maken van Facebook, wiki’s en Flickr. Nog eens 150 deelnemers staan in de startblokken.

* www.23-archiefdingen.nl

16

6 DEN becijfert dat archieven digitalisering voor 72 procent uit eigen middelen betalen, tegen musea 62 procent en zetten gemiddeld 3,9 fte van de vaste formatie in tegen musea 1,3 fte. Gemiddeld besteedde een archief in 2007 ca. b 143.000 in digitalisering van de eigen collectie; een museum ca. b 43.000 en een bibliotheek ca. b 55.000. Overigens kunnen deze cijfers wat vertekend zijn door het feit dat DEN alleen instellingen heeft onderzocht die actief bezig zijn met digitalisering. Musea blijken zowel de digitale beschrijvingen als de reproducties hoofdzakelijk via lokale ICT-voorzieningen aan te bieden. Zoals blijkt uit de antwoorden op de vraag over de drijfveren voor digitalisering, zijn deze voorzieningen ook nog eens vaak alleen voor intern gebruik, bijvoorbeeld om tentoonstellingen voor te bereiden. Archieven en biblio theken zijn aanzienlijk opener in het aanbieden van digitaal erfgoed aan bezoekers. (Rapport De Digitale Feiten, DEN 2008). 7 Cultuurbewonderaars en cultuurbeoefenaars. Trends in cultuurparticipatie en media gebruik (SCP, Den Haag, mei 2009), p. 29: groei van 2,9 procent van de bevolking van 16 jaar en ouder in 1995 naar 4,3 procent in 2007. De Kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven 2009 van branchevereniging BRAIN laat zien dat de afname van het fysiek bezoek ten gunste van het websitebezoek gestopt is. De verhouding tussen digitaal en fysiek bezoek stabiliseerde in 2009. Steeds meer bezoekers gebruiken zowel de websites als de studiezalen. 8 Een recente berekening van het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (gegevens april 2010) gaat uit van 113 gemeenten die geen archivaris hebben aangesteld. Op het totaal van 430 gemeenten is dat 26,3 procent.


Knelpunten en behoeften bij instellingen Programma’s komen en gaan. In 2008/2009 liepen veel programmatische lijnen ten einde. De Taskforce stopte, net als de regeling Digitaliseren met Beleid en ook het programma ICTdeskundigheidsbevordering. Ze hebben hun vruchten afgeworpen. De archiefsector is zeer actief en investeert meer eigen middelen en mensen in de digitalisering van collecties dan welke andere erfgoed sector dan ook. Bovendien deelt de archiefsector de resultaten bijna per definitie gratis met haar publiek, dat via internet rechtstreeks toegang heeft tot het gros van het gedigitaliseerde materiaal.6 Dat heeft, nog los van de immense groei van het bezoek aan archiefsites, bijna een verdubbeling van het fysieke bezoek aan archiefinstellingen tot gevolg gehad.7 Tegelijk is het rendement minder groot dan gehoopt. Ontwikkelingen zetten niet door in de breedte. Instellingen nemen nauwelijks geslaagde innovaties van elkaar over en zijn huivering om de leerervaringen te delen die zij opdeden in minder goed gelukte experimenten. De versnippering is groot. Op sommige plekken gebeurt veel, op andere plekken hoegenaamd niets. Een fors percentage van de Nederlandse gemeenten en waterschappen heeft zelfs geen archivaris aangesteld en doet nauwelijks iets aan publieksvoorzieningen en het bevorderen van het gebruik van archieven.8 Wat gezaaid wordt in het kader van programma’s en/of door innovatieve instellingen, vindt dus lang niet overal een vruchtbare bodem. Randvoorwaarden voor adoptie en adaptatie van vernieuwing zijn op veel plekken niet vervuld. De Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid 2009 geeft inzicht in de knel punten en behoeften bij archiefinstellingen: Beleid en visie Ondanks de stimuleringssubsidies in het kader van Digitaliseren met beleid, heeft een groot deel van de archiefinstellingen nog geen informatieplan.9 Dat wil zeggen dat er op veel plekken nog geen sprake is van een doordachte strategie en prioritering ten aanzien van de inzet van ICT voor beheer, presentatie en dienstverlening. En dat terwijl de meeste archiefinstellingen kampen met krapte van mensen en middelen en dus gedwongen zijn om scherpe keuzes te maken. Beleid en visie vormden de afgelopen jaren niet alleen een knelpunt op het niveau van de afzonderlijke instellingen, maar ook op dat van de sector als geheel. Op dat niveau is er zeker sprake van vooruitgang. De branche- en de beroepsvereniging presenteerden in 2009 hun visie Archiveren is vooruitzien. Nu gaat het er vooral om dat instellingen vanuit die eenheid van visie eensgezind gaan handelen.

17

9 Nederland telt zo’n 125 overheidsarchiefinstellingen, tientallen particuliere archiefinstellingen en tal van bibliotheken en musea die ook archieven beheren. Daarvan hebben er (zie noot 3) 53 een informatieplan laten opstellen in het kader van Digitaliseren met beleid. Wellicht hebben er ook instellingen buiten die regeling om een dergelijk plan opgesteld, maar dat aantal is naar verwachting verwaarloosbaar klein. 10 Het businessmodel Innovatie Cultureel Erfgoed (p. 31) verwoordt dat aldus: ‘Erfgoed instellingen zijn van oudsher gericht op werkzaamheden voor de lange termijn: “bewaren voor de eeuwigheid”. Hierdoor zijn werktradities ontwikkeld die op gespannen voet staan met de toenemende behoefte aan veranderingen in de organisatie.’


Personele capaciteit, kwaliteit en kennisniveau De archiefsector kent een actieve voorhoede, die overtuigend laat zien dat digitalisering van dienstverlening en beheer veel kan opleveren. Achter de koplopers zien we een groep volgers, die goed kijkt wat anderen doen en wat daarvan te leren valt. Maar de sector heeft ook veel instellingen met een formatie kleiner dan tien fte, die veelal tot de achterhoede behoren. Capaciteit en professionaliteit zijn hier veelgehoorde knelpunten. Bij kleine instellingen is de specialisatiegraad van de medewerkers laag. De functies zijn breed en veelomvattend. ICT wordt er vaak zo’n beetje bij gedaan en staat dan ook snel onder druk van andere taken en prioriteiten. Archiefmedewerkers hebben anno 2009 wel meer kennis van ICT dan een paar jaar geleden. Ze kunnen beter met (archief) programmatuur overweg en zijn zich meer bewust van de uitdagingen en mogelijkheden die de voortschrijdende digitalisering met zich mee brengt. Wel is het zo dat de kennisspreiding binnen instellingen onvoldoende is. Dat maakt organisaties kwetsbaar. Kunnen omgaan met archiefprogrammatuur is een ding, inzicht hebben in de eisen die vanuit het bewaarbelang gesteld moeten worden aan de archiefvormers is iets heel anders. De dynamiek in de informatiehuishoudingen van de archiefvormers is enorm. Een archiefdienst moet beschikken over relatiebeheerders en inspecteurs die bij machte zijn de kwaliteit van het recordmanagement bij de archiefvormer te beoordelen en zo nodig te kunnen bijsturen. Feit is, dat veel archiefinstellingen op dit punt onvoldoende kwaliteit en capaciteit in huis hebben. Lang niet overal beschikt het management over voldoende (ICT-)kennis om een goede koers te kunnen uitzetten, als stevige opdrachtgever te kunnen fungeren en beslissingen te kunnen nemen over aanschaf van producten en diensten. Los van de technische kennis die archiefmedewerkers al dan niet hebben, laat de kennis van en het inzicht in de implicaties van het sociale web te wensen over.10 Samenwerking en kennisdeling Instellingen hebben veel behoefte aan het uitwisselen en delen van kennis. Zij staan voor ingewikkelde vraagstukken die zij alleen niet of nauwelijks kunnen oplossen. In de wereld om hen heen is een overvloed aan kennis en informatie beschikbaar, maar het is moeilijk om door de bomen het bos te zien. Checklists voor functionele eisen aan systemen, leveranciers informatie, financierings- en subsidiemogelijkheden: de informatie behoefte is groot en soms heel basaal.

18


Zodra het gaat om meer dan kennis delen, zijn veel instellingen echter terughoudend. Ze hechten sterk aan de eigen identiteit van instellingen en/of collecties, ervaren al snel belangentegenstellingen of belemmeringen van technische aard of hebben simpelweg de tijd niet om echt werk te maken van samenwerking. De praktijk leert, dat samenwerking pas echt van de grond komt als er voor alle partijen concreet winst te behalen valt, als er genoeg vertrouwen is en als de doelstellingen en afspraken glashelder zijn. De sector kan terugvallen en leunen op een ondersteunende infra structuur die zich goed ontwikkelt. Voor instellingen is echter niet voldoende duidelijk welke ondersteunende organisatie waarvoor aanspreekbaar is. Er is behoefte aan een duidelijker taakverdeling tussen ministerie, fondsen, Erfgoed Nederland, Digitaal Erfgoed Nederland (DEN), de Branchevereniging Archiefinstellingen in Nederland (BRAIN), de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN) en het Nationaal Archief. Financiën Veel van de reguliere instellingsbudgetten bieden slechts beperkt ruimte om nieuwe digitaliseringsinitiatieven te starten. Toch maken archiefinstellingen relatief weinig gebruik van aanvullende financiering via fondsen en subsidieregelingen. De instellingen hebben niet alleen behoefte aan overzicht van de mogelijkheden die er op dit gebied zijn, maar ook en vooral aan ondersteuning bij de aanvraag procedures. Die worden ervaren als ingewikkeld en tijdrovend. Instellingen die al kampen met een krappe bezetting en een hoge werk druk, zien daarom soms af van het indienen van aanvragen waarvan men niet zeker weet dat ze worden gehonoreerd. Project- en stimuleringssubsidies zijn doorgaans sterk gericht op innovatie, maar niet op de bestendiging van de resultaten. De financiering van de structurele beheerkosten is in veel gevallen een groot struikelblok. De prestatie-indicatoren die subsidiegevers hanteren, staan innovatie in zekere zin vaak in de weg. Kwantitatieve parameters zoals bezoekersaantallen of een percentage eigen inkomsten zeggen uiteindelijk maar weinig over de mate waarin een instelling succesvol is. Voor een archiefinstelling voegt één participerende bezoeker, die onderzoek doet en zijn resultaten online deelt met vele andere geïnteresseerden, misschien veel meer toe dan vijftig bezoekers die in tien minuten een tentoonstelling bekijken. Bovendien werkt het hanteren van dit soort cijfers concurrend gedrag in de hand daar waar samenwerking wellicht een wenselijker route is. Bij alle aandacht voor innovatie en experiment blijft bovendien de

19

11 Bezoek de website van BRAIN. Over de digitalisering van het culturele aanbod (SCP, Den Haag 2006); Kwaliteits monitor dienstverlening archieven 2009 (BRAIN/Boud, 2009). 12 Kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven 2009 (BRAIN/Boud, 2009), p. 20. 13 Van de gesprekken werd een videoverslag gemaakt, dat online te zien is via vimeo.com/8116898. Inloggen met het password: brain


basisdigitalisering onderbelicht. Voor veel instellingen geldt, dat ze nooit aan innovatie toekomen zolang ze de meest basale digitale voorzieningen niet kunnen realiseren, zoals een beheersysteem, een website en een minimaal niveau van digitale toegankelijkheid. Behoeften van het publiek De geluiden uit de sector zijn uiteraard relevant voor de beleidsagenda voor de komende jaren. Maar de instellingen en hun functioneren zijn geen doel op zich. Uiteindelijk bewaren we om te benutten, om teweeg te brengen, om het publiek zijn geschiedenis te laten ontdekken in de archieven en collecties die de instellingen bewaren. De behoeften van het publiek wegen dan ook minstens zo zwaar bij het uitzetten van toekomstig beleid. Onderzoeken van het Sociaal en Cultureel Planbureau en van de branchevereniging BRAIN11 geven zicht op wat het publiek ervaart en wat het wil. Het beeld is duidelijk. De eerste euforie van het publiek over het gemak van online mogelijkheden voor archiefonderzoek begint weg te ebben. Het publiek wordt mediawijzer, digitaal vaardiger, kritischer en veeleisender. In het kader van de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven 2009 onderzocht BRAIN de klanttevredenheid van de archiefbezoekers van een vijftigtal instellingen. Hoewel de overall waardering voor de digitale dienstverlening onveranderd hoog blijft, is er wel sprak van een lichte daling ten opzichte van voorgaande jaren. Als verbeterpunten komen naar voren: – productinformatie over zowel de eigen producten en diensten als die van andere archieven; – de plaatsing en leesbaarheid van indexen; – de informatie op de websites over de collecties of databanken waarin online kan worden gezocht; – het gemak waarmee op de websites kan worden gezocht; – de navigatie op de sites; – de interactiviteit van de websites; – de actualiteit van de sites.12 In het najaar van 2009 deed BRAIN een Focusgroepenonderzoek. Archiefgebruikers van jong tot oud spraken zich in enkele ronde tafelgesprekken uit over de (digitale) dienstverlening van archief instellingen.13 Zij zijn blij met de groeiende mogelijkheden om archieven langs digitale weg te raadplegen, maar uitermate kritisch over met name het gebrek aan samenhang en samenwerking in de sector.

20


Kritische noten van archiefgebruikers ‘Ik weet soms niet waar ik moet zoeken. Welk archief heeft nou wat?’ ‘Ze trekken zich niets van elkaar aan, het zijn allemaal kleine zelfstandigen.’ ‘Ze werken niet samen, ze concurreren alleen maar.’ ‘De houding van archiefinstellingen is: wat ik heb uitgezocht en opgezet, ga ik niet zomaar weg zitten geven aan een andere instelling.’ ‘Elke site zit weer anders in elkaar. En als je dan eindelijk weet wat waar staat, verandert de site weer.’ Behalve ergernissen formuleren de deelnemers ook duidelijke en dringende wensen: – een compleet online overzicht van collecties van de Nederlandse archiefinstellingen; – online doorzoekbaarheid van alle archieftoegangen; – mogelijkheden om meerdere collecties tegelijk te doorzoeken; – zoveel mogelijk koppelingen tussen bestanden; – uniforme opzet van websites, user interfaces en zoeksystemen; – glasheldere navigatie en user interfaces; – mogelijkheden om gebruikers met elkaar en met archief medewerkers in contact te laten komen via interactieve kanalen; – fysieke dienstverlening in stand houden; de digitale dienst verlening kan nooit in alle behoeften van het publiek voorzien. De boodschap van het publiek is niet mis te verstaan: de instellingen moeten hun eigenbelang opzij zetten en intensief gaan samenwerken. Bovensectoraal knelpunt: het auteursrecht Digitalisering en digitale verspreiding van erfgoed wordt gehinderd door het auteursrecht. Archieven hebben daar last van voor zover het gaat om foto’s en audiovisueel materiaal. Dat zijn nu net de collectie onderdelen bij uitstek waar het internetpubliek voor warm loopt. Voor het online beschikbaarstellen van reproducties van auteursrechtelijk beschermde objecten is toestemming vereist van de rechthebbenden. Het achterhalen wie dat zijn, is bijna ondoenlijk. Veel instellingen

21


zien daar dan ook van af. De keuze om materiaal dat niet rechtenvrij is zonder toestemming op het web te plaatsen is een lastige. Door het niet te doen, blijft het maatschappelijk rendement van digitalisering beperkt en wordt het vrij gebruik van informatie belemmerd. Door het wel te doen, lopen instellingen een aanzienlijk financieel risico. De rechthebbenden kunnen dan immers alsnog een vergoeding eisen voor het openbaar maken over verveelvoudigen van het werk. De erfgoedsectoren, met de archiefsector voorop, kunnen een grote bijdrage leveren aan de kenniseconomie en aan cultuurparticatie. Voorwaarde is wel, dat auteursrechtelijke obstakels worden weggenomen die de verspreiding van digitaal en gedigitaliseerd archiefmateriaal hinderen.

22

De transitie van archief naar e-archief 14 Dat zich daarin gesteund ziet door het veld, getuige de teneur van de visie Archiveren is vooruitzien van BRAIN/KVAN en van de visie e-Archief in ontwikkeling van het Nationaal Archief en de RHC’s. 15 Advies e-Cultuur: Van i naar e, (Raad voor Cultuur, Den Haag, 2003).

Waar de archiefsector staat als het gaat om digitalisering en media lisering weten we wel zo ongeveer. Bovenstaande schets en de achterliggende rapporten geven een beeld van de ontwikkelingen, de voortdurende dynamiek, de tekortkomingen en behoeften. Maar om de beleidsagenda voor de komende jaren richting te geven, moet de sector niet alleen weten waar men staat, maar ook en vooral waar het heen moet. Doel en ontwikkelrichting voor de komende jaren is, in de optiek van Erfgoed Nederland14, de transitie van archief naar e-archief. De term verwijst naar het begrip e-cultuur, dat in het cultuurbeleid inmiddels gemeengoed is. In dat begrip ligt het besef besloten ‘dat de culturele implicaties van digitalisering veel verder reiken dan het instrumenteel benutten van de technische mogelijkheden. E-cultuur gaat over een nieuwe, digitale dimensie, een tot voor kort ongedacht medium waar de bestaande cultuur zich toe moet verhouden en waarin nieuwe cultuur wordt gegenereerd’.15 Iets soortgelijks drukt de term e-archief uit. Het e-archief is niet een archiefinstelling die zijn gedigitaliseerde collectie op internet heeft gezet en waarvan de medewerkers, van stofjas ontdaan, precies weten op welke knoppen ze moeten drukken om hun systemen te laten draaien. Het e-archief is: – het netwerk van professionele archiefinstellingen die tezamen fungeren als betrouwbare informatiemakelaar in het hart van cultuur en samenleving, – met een (digitaal) toegankelijke, unieke en levende collectie erfgoed en bronnen voor zowel de meest recente als de minder recente geschiedenis, – dat mensen, instellingen en gemeenschappen met die collectie en met elkaar in verbinding brengt via interactieve (web) diensten en zo – de maatschappelijke, culturele en zo mogelijk economische waarde van de collectie steeds weet te vermeerderen.

23

16 Advies Netwerken van betekenis. Netwerken in digitale cultuur en media (Raad voor Cultuur, Den Haag, 30 maart 2010).


Innovatie van de sector De essentie van het e-archief is dat het geen op zichzelf staande instelling is, maar een netwerk, waarin het geheel van de collecties, de kennis, de ervaring en de relaties met het publiek meer waard is dan de som der delen. Dat vergt een ingrijpende innovatie van de sector als zodanig. Die netwerkvorming is allereerst in het belang van het publiek, dat veel te winnen heeft bij een intensief samenwerkende archiefsector. Maar het is ook in het belang van de instellingen zelf. Zoals de Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid laat zien, zijn veel archiefinstellingen te klein om zelf alle stormachtige ontwikkelingen bij te houden, laat staan om er optimaal gebruik van te kunnen maken. Samenwerken moet; een andere optie is er niet. Vanuit de optiek van de financiers (overheden en fondsen) is sturen op samenwerking hetzelfde als sturen op rendement. En ook daarvoor geldt, nu nog meer dan ooit: rendement moet. Innoveren en experimenteren is nodig en leuk, maar worden pas echt lonend als resultaten en ervaringen breder worden gedeeld en toegepast. De Raad voor Cultuur is dezelfde mening toegedaan. In het onlangs verschenen advies Netwerken van betekenis16 benadrukt de Raad het belang van samenwerking, zowel binnen de cultuursector als met instellingen daarbuiten en met het publiek. De Raad vraagt daarbij aandacht voor de verankering van innovaties. Innovatie en experiment blijven belangrijk, maar voor een vitaal cultureel klimaat acht de Raad het ook van belang dat er steeds gekeken wordt naar de toepasbaarheid en de verspreiding en verankering van de resultaten daarvan. Innovatie van taak en rol Bij het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam, die ver gevorderd zijn met de opbouw van e-depotvoorzieningen, is al te zien dat de grens tussen overheidadministratie en archiefinstelling verschuift. Digitale informatie is snel aan verval onderhevig en de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid ervan vergt specifieke aandacht en deskundigheid. De archiefvormende overheden zijn daarom geneigd om die zorg sneller dan in het geval van papieren archieven over te dragen aan specialisten. Het Nationaal Archief doet een pilot met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om versneld afgesloten archieven van het ministerie op te nemen in het digitaal depot. Het Gemeentearchief Rotterdam fungeert sinds kort ook als recordmanager voor de gemeente Rotterdam en bouwt een e-depot voor de lopende archieven van de gemeentelijke diensten.

24

Praktijk

De transitie van archief naar e-archief

Bibliotheekvernieuwing: een interessante parallel

Algemene Rijksarchivaris Martin Berendse deed in zijn Ketelaar * Het archief als open source, Ketelaarlezing, 8 oktober lezing in oktober 2009 een opvallende uitspraak: ‘Bij aanvang van 7e 2009, door Martin Berendse. het nieuwe kabinet werd de door het vorige kabinet ingezette ** Informatie ontleend aan landelijke impuls voor vernieuwing van de bibliotheeksector de Encyclopedie openbaar voor de toekomst bestendigd. Al eens over zoiets voor de archief bibliotheekbeleid. sector gehoord? Ik niet. Terwijl naar mijn idee in beide sectoren vergelijkbare vraagstukken aan de orde zijn.’* Het culturele en sociale belang van de openbare bibliotheken ligt in hun kernfuncties: informatie, educatie en lezen. Demografische, sociaal-economische en IT-ontwikkelingen zetten deze functies onder druk. Als gevolg van de digitalisering zijn bibliotheken steeds minder in staat bepaalde taken individueel uit te voeren, omdat die een bovenlokale, landelijke of zelfs bovensectorale aanpak vereisen. Dit wringt met de decentrale inrichting van het stelsel, waarin het ontbreekt aan een instantie die zich als bestuurlijk eigenaar of regisseur manifesteert en als zodanig wordt erkend. De vrijblijvendheid regeert in de bibliotheeksector; er is te weinig gemeenschappelijke richting ten aanzien van inhoudelijke vernieuwing. OCW en de decentrale overheden sturen daarom nu stevig op een samenhangend bibliotheekbeleid. Het innovatie-programma 2009–2012 maakt onderscheid tussen de digitale bibliotheek, de fysieke bibliotheek en het randvoorwaardelijke beleid. De prioriteit ligt bij de digitale bibliotheek, de digitale infrastructuur, de innovatie van digitale diensten en producten en het collectiebeleid. Bibliotheek organisaties die niet meewerken aan de uitvoering van de afspraken over de landelijke openbare digitale bibliotheek, maken geen deel meer uit van het stelsel van openbare bibliotheken. De lokale en provinciale implementatie van activiteiten die passen binnen de landelijk afgesproken kaders krijgen financiële steun.**

25


Als digitale overheidsarchieven van recente datum onder beheer komen van de archiefsector, wordt de rol van archiefinstellingen als hoeder van de openbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie aanzienlijk groter en belangrijker dan tot dusver het geval is. Die kant gaat het ook echt op. De meest recente kabinetsbrief over Informatie op Orde, van juli 2009, maakt duidelijk dat de regering de mogelijkheid van snelle overbrenging en actieve openbaarmaking omarmt. De rol van het openbare archiefwezen komt daarmee steeds meer in het hart van de democratische rechtstaat te liggen. Innovatie van de dienstverlening aan en de relatie met het publiek De omgang met de collectie staat voor het e-archief in het teken van interactie met publiek en samenleving. Archieven hebben wat dat betreft een voorsprong op musea. Moeten die nog leren om hun collectie los te laten en in handen te geven van het publiek, voor archieven is dat de gewoonste zaak van de wereld. Wat betreft de omgang van publiek met archieven is de archiefsector al honderd jaar 2.0. Archief instellingen zijn daarentegen van oudsher terughoudend in het zelf betekenis geven aan hun collecties. Zij hebben nooit anders gedaan dan hun archieven over te geven aan het publiek, dat niet kwam om te bekijken, maar om te onderzoeken, verbanden te leggen en (nieuwe) betekenissen te genereren. Die basishouding van archiefinstellingen en hun medewerkers sluit goed aan op de eisen die de digitale tijd stelt. Anderzijds valt er voor archieven veel te leren van musea en biblio theken als het gaat om het zoeken van de verbinding met het publiek. Op het gebied van publieksgerichte ontsluiting, community building en social tagging lopen andere sectoren voor. Het is nu allereerst zaak om de mediawijsheid in de archiefinstellingen te vergroten zodat zij de mogelijkheden gaan zien en kunnen benutten om de band met het publiek te vernieuwen, te vergroten en te verstevigen. Wat de archiefinstellingen moeten leren loslaten, is hun monopolie op toegankelijkheid. Het toegankelijk maken van en toegang geven tot archieven blijft weliswaar de kernactiviteit bij uitstek, maar die taak moeten zij zoveel mogelijk samen met het publiek uitvoeren. De verzamelde kennis van het publiek overstijgt die van de archief instellingen. Als archiefinstellingen die kennis kunnen aanboren, komt dat niet alleen de toegankelijkheid van hun collecties (en dus het publiek) ten goede, maar ook de community-vorming rondom die collecties. Zo kunnen archiefcollecties echt gaan leven en krijgen archiefinstellingen een second life.

26

17 Zie voor een eerste verkenning van de consequenties van dit probleem voor de erfgoedsector in den brede het rapport van DEN Born digital erfgoedmaterialen bij een selectie van Nederlandse erfgoed instellingen (DEN, 2010).


Innovatie van allianties Allianties omwille van bewustwording Om morgen onderzoek te kunnen doen naar de geschiedenis van vandaag, moeten de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van archieven gisteren al geborgd zijn. Een papieren archief kan heel wat tijd en verwaarlozing doorstaan. Maar een digitaal archief waar niet van meet af aan goed voor wordt gezorgd, is al heel snel onbenaderbaar en daarmee feitelijk verdwenen.17 En al is de techniek voorhanden om digitale archieven langdurig op te slaan en toegankelijk te houden, als (het bewustzijn van) goede archiefzorg bij archiefvormers ontbreekt, zal de kwaliteit van de toekomstige collecties daar zeer onder lijden. Het bewustzijn van de overheid op dit punt groeit gelukkig gestaag. Maar bedrijven, maatschappelijke organisaties en individuen staan nauwelijks stil bij dit vraagstuk. Archiefinstellingen die zich het hoofd breken over de evenwichtige opbouw van hun toekomstige collectie, worden geconfronteerd met onwetendheid en onverschilligheid op het punt van de waarde van archieven voor de samenleving van nu en later. Er is meer en zwaarder geschut nodig om dat probleem op te lossen. Instellingen zouden binnen hun werkgebied met nieuwe strategische partners zoals de Kamer van Koophandel moeten samenwerken aan bewustwording bij archiefvormers. Maar ook en vooral de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zou zich hiervoor hard moeten maken. Hij zou op dit gebied moeten opereren vanuit zowel zijn verantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed als die voor wetenschap en allianties moeten vormen met zijn collega’s: met de minister van Binnenlandse Zaken omwille van de bedrijfsvoering van de overheid en het functioneren van de democratische controle; met de minister van Economische Zaken omwille van de kenniseconomie. Samen zouden zij de voorlichting over het belang van duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van (digitale) informatie ter hand moeten nemen. Interdisciplinaire allianties Samenwerken binnen de sector is een harde randvoorwaarde om de maatschappelijke functie van archieven goed te kunnen vervullen. Samenwerken met partners buiten de sector is altijd inspirerend, soms bedrijfseconomisch aantrekkelijk en leidt tot producten en diensten die verrassend zijn voor het publiek. Bovendien nodigt het sociale web meer dan ooit uit om verwachte en onverwachte verbanden te leggen: lokaal of thematisch, geënt op samenhang of juist op contrast, op gelijkwaardigheid of complementariteit. Subsidieregelingen van de Mondriaan Stichting en

27

Praktijk


Waterwolf Gouda

Laboratorium Waterwolf is een samenwerkingsverband van de Openbare Bibliotheek Gouda, museumgoudA, het Streekarchief Midden-Holland en De Haagse Hogeschool. Waterwolf onderzoekt hoe culturele instellingen zichzelf een plek kunnen verwerven in de digitale netwerksamenleving. Waterwolf maakt gebruik van nieuwe media om producten, diensten en relaties te ontwikkelen en in stand te houden, maar werkt altijd vanuit mensen en lokale betekenis. Hoe krijgt de nabije leefomgeving betekenis voor burgers? De ideeën ontwikkelen zich door in de dagelijkse praktijk van de drie Goudse instellingen te experimenteren. Experiment is essentieel in Waterwolf. Al doende denken. En de straat op. Want met binnen blijven zijn nog nooit nieuwe werelden ontdekt. Zo stond er in februari 2008 opeens een grote rode tent op het Goudse marktplein. ‘Welke herinnering wilt u absoluut vasthouden?’ was de vraag aan voorbijgangers. Het antwoord werd vastgelegd en gekoppeld aan concrete plekken in de stad. Zo worden de lieux de memoires van de gewone Gouwenaar inzichtelijk. De mensen van het lokale archief en museum worden zich bewust van wat leeft in de stad en kunnen daar vervolgens op inhaken in hun productontwikkeling en programmering.*

*

www.waterwolflab.nl

28

18 Zie Musea in transitie. Rollen van betekenis (Erfgoed Nederland, maart 2010), p. 60 het citaat van Gert Loomeijer, Interim-directeur Reinwardt Academie: ‘De discussie over prestatie-indicatoren heeft iets weg van de discussie over de betekenis van rendementen in het bedrijfsleven, ongeveer tien jaar geleden. Toen ontstond de vraag naar duurzaamheid in het licht van de rendements cijfers. Net als in dit geval zal de houding ten opzichte van indicatoren geleidelijk aan en in overleg met verschillende partijen moeten veranderen.’ 19 Niet alle archieven kunnen en hoeven digitaal te worden; daarover is de sector het roerend eens. Zie het rapport De digitale feiten en de visies van KVAN/ BRAIN en NA/RHC’s (uitgever, jaar?).


van het Agentschap.nl (voorheen Senter Novem) sturen niet voor niets op interdisciplinaire samenwerking. Ook Erfgoed Nederland is van mening dat samenwerking buiten de gebaande paden onmisbaar is voor reflectie, ontwikkeling en innovatie. Paradoxaal is dat de kwantitatieve prestatie-indicatoren die veel andere subsidiegevers hanteren niet geschikt zijn om de meerwaarde van samenwerking te meten.18 Het is zaak om bruikbare kwalitatieve parameters te ontwikkelen. Uitdagingen De weg van archief naar e-archief is geplaveid met uitdagingen: – het meedenken over en het faciliteren van de duurzame en voor gebruikers optimale toegankelijkheid van digitale en gedigitaliseerde archieven; – de vormgeving en inrichting van interactieve digitale onderzoeks- en dienstverleningsfaciliteiten; – het inrichten van doeltreffende en doelmatige e-depot voorzieningen, allereerst voor de archiefsector zelf en zijn collecties, vervolgens voor recent gevormde archieven van overheden en wellicht particulieren; – de digitalisering, toegankelijkheid en online beschikbaar stelling van geschikte (veel geraadpleegde en/of kwetsbare)19 collectieonderdelen; – en dat alles in de eendrachtige samenwerking van het filiaal bedrijf dat e-archief heet.

29

Doelstellingen


Innovatieagenda

De belangrijkste beleidsdoelstelling voor de komende jaren is de innovatie van de sector zelf. Het gaat dan met name om het op gang brengen, organiseren en uitbouwen van structurele kwaliteitsverbetering en intensieve samenwerking binnen de sector. Het is nu eenmaal zo dat de meeste instellingen niet op eigen kracht kunnen voldoen aan alle eisen die de maatschappij stelt aan kwaliteit van beheer en dienstverlening. En zelfs als en voor zover ze dat wel zouden kunnen, is het niet wenselijk dat instellingen op hun eigen eiland blijven zitten. Dat is verspilling van overheidsgeld en druist in tegen de belangen van het publiek. Sturen op samenwerking is dus het devies. Tegelijk is het zaak om niet uit het oog te verliezen dat ontwikkeling en innovatie, zeker waar het om digitalisering en medialisering gaat, vaak van onderop komt. Die vernieuwende kracht moet niet worden verstikt, maar juist worden benut en versterkt.

30

Agendapunten

Innovatieagenda

1 Vernieuw de sector

Zet, met als voorbeeld het proces van bibliotheekvernieuwing, een evenwichtig proces op van archiefvernieuwing. Leg daarbij het accent op een forse verbetering van de kwaliteit van archiefdienstverlening en -beheer van overheden en publiek gefinancierde archiefinstellingen. Het is primair aan het werkveld zelf, in casu de branchevereniging BRAIN, om een zelfregulerend kwaliteitssysteem voor zowel beheer als dienstverlening op te zetten. Het is aan de minister om deze inspanning te ondersteunen met middelen en met wetgeving, bijvoorbeeld door wettelijk te bepalen dat overheidsarchieven alleen mogen worden overgebracht naar archiefinstellingen die aan de kwaliteitseisen voldoen. Een gestage uitbreiding van zowel publieksgerichte als beheermatige samenwerking en netwerkvorming binnen de sector zal daarvan het gevolg zijn. Kwaliteitsnormering zal bestuurders nopen tot investeringen in hun archiefzorg danwel tot het aansluiting zoeken bij grotere archiefinstellingen die aan de gestelde eisen voldoen. Vernieuwing van het bestel als zodanig is daarvoor niet persé nood zakelijk. Wel is het zaak dat de onderscheiden verantwoordelijkheden in het bestel duidelijker inhoud krijgen. Allereerst moeten de instellingen zelf het heft in eigen hand nemen en gezamenlijk positie, doel en richting kiezen. Zij moeten de bestuurders via hun branchevereniging zelfbewust en toekomstgericht van input voorzien voor beleidskeuzes die de ontwikkeling van de sector bevorderen en ondersteunen. De zorgdragers moeten hun verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van beheer en dienstverlening. Het rijk, de Algemene Rijksarchivaris voorop, moet positie kiezen als stuwende kracht in de sector. Het archiefbeleid moet de vrijblijvend heid voorbij. Het proces van archiefvernieuwing moet starten met een heldere visie van de bewindspersoon op de positionering van de archiefsector en zijn maatschappelijke functie. Het is daarbij van doorslaggevend belang dat het rijk eensgezind optrekt met alle andere bestuurlijke partners20, voldoende investeert en stevig stuurt op het commitment aan de gemaakte afspraken.

20 De Raad voor Cultuur pleit in zijn evaluatie van de invoering van de Basisinfrastructuur ook voor sterk samenspel van de verschillende overheidslagen op het gebied van cultuurbeleid. Advies evaluatie subsidie systematiek (Raad voor Cultuur, 1 maart 2010).

31


2 Zorg voor adequate ondersteuning van de sector

– Verhelder de reikwijdte van de rijksverantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de archiefsector, met name op het punt van kwaliteitszorg en -normering.21 – Steun samen met IPO, VNG en UvW de sector bij de oprichting van een organisatie die gemeenschappelijke voorzieningen ontwikkelt voor beheer en dienstverlening. Draag deze organisatie ook op om te werken aan de duurzame en sectorbrede verankering van geslaagde experimenten en innovaties.22 – Stel de branchevereniging resp. de beroepsvereniging in staat om het kwaliteitszorginstrumentarium voor institutionele en professionele kwaliteit verder te ontwikkelen en stuur, bijvoorbeeld door middel van overbrengings- en subsidievoorwaarden, op de toepassing daarvan door de verantwoordelijke bestuurders.

21 De Raad voor Cultuur wees in zijn advies Basisinfrastructuur 1.0, p 201–203 (Raad voor Cultuur, 2008) al op het feit dat het concept van de basisinfrastructuur en de daarbinnen onderscheiden functies tekort schiet voor de archiefsector. Hetzelfde geldt voor de bibliotheeksector. Voor die sector heeft de minister van OCW al een aanpassing gedaan: kwaliteitszorg wordt in de bibliotheeksector als besteltaak gezien en dus door het rijk gefinancierd. Eenzelfde aanpassing is voor de archief sector ook wenselijk. 22 Dit transformatieonderzoek (in de termen van de Raad voor Cultuur in zijn advies Netwerken van betekenis) kan gezien worden als noodzakelijk onderdeel van de ontwikkel functie voor archieven. DEN vervult een ander deel van de ontwikkelfunctie, te weten het contextonderzoek naar de toepasbaarheid van innovaties in de erfgoedsectoren.

32

Innovatieagenda

3 Stimuleer gemeenschappelijke voorzieningen Steun samen met IPO, VNG en UvW de ontwikkeling en het beheer van gemeenschappelijke voorzieningen ten behoeve van de archiefsector en zijn publiek. Gemeenschappelijke voorzieningen dienen het belang van het publiek in verschillende opzichten. Niet alleen komen ze rechtstreeks ten goede aan de eenduidige toegankelijkheid van de Archiefcollectie Nederland, ook besparen ze iedere instellingen tijd en geld. Daardoor kunnen instellingen meer investeren in producten en voorzieningen die van belang zijn voor hun instellingsspecifieke doelgroepen. Samenwerken betekent zo niet alleen maar inleveren op de identiteit en autonomie van afzonderlijke instellingen, maar ook versterking, juist van het eigene. Primaire gemeenschappelijke voorzieningen zijn: – e-Depotvoorzieningen en -services, waarvoor ook al wordt gepleit door een brede coalitie van BRAIN, NA, RHC’s, Stadsarchief Amsterdam en Gemeentearchief Rotterdam in samenspraak met LOPAI, KVAN en DEN. – Gemeenschappelijke digitale publieksvoorzieningen, waarlangs bezoekers alle archiefinstellingen in Nederland kunnen benaderen en gebruik kunnen maken van voorzieningen, services en tools. Het belang van gemeenschappelijke publieksvoorzieningen is met name gelegen in de verheldering van de positionering van de sector in de richting van het (potentiële) publiek en in de doelmatige inzet van schaarse mensen en middelen.23

23 Het gaat dan bijvoorbeeld om geïntegreerde toegangen op en generieke doorzoekbaarheid van veel gebruikte bronnen (zoals watwaswaar.nl, wiewaswie, ook wenselijk voor bijvoorbeeld beeldbanken en kranten); tools voor het raadplegen van en onderzoek doen in archieven; een centrale vraag baak (vergelijk Al@din van de openbare bibliotheken); een chatroom voor verschillende onderzoekersgroepen;online cursussen in vaardigheden als het lezen van oud schrift of het opzetten van bepaalde soorten onderzoek (stamboomonderzoek, huizenonderzoek) of een digitale leeromgeving voor archief gebruik in het onderwijs.

33


4 Beloon initiatief

Stimuleer dat wat spontaan en van onderop groeit en ontwikkelt om zich verder te verspreiden. – Formuleer de ontwikkelgebieden, zoals e-depot, digitale collectie, digitale onderzoeksomgeving en community-vorming. Laat samenwerkingsverbanden van instellingen24 daar op intekenen met als doel om voorzieningen, instrumenten en toepassingen tot stand te brengen die bruikbaar zijn voor het hele veld. – Beloon ontwikkelaars voor de adaptatie en implementatie van hun innovaties. – Geef loonkostensubsidies aan instellingen die medewerkers uitlenen aan of stage laten lopen bij andere instellingen, zowel binnen als buiten de archiefsector. – Ontwikkel kwalitatieve prestatie-indicatoren om de meerwaarde van samenwerking en innovatie hard te maken tegenover subsidieverstrekkers.

24 Kennislab, een programmaorganisatie van ICTU die voor de rijksoverheid het programma Informatie op Orde uitvoert, kan hierbij dienen als inspirerend voorbeeld. Het kleine programmateam van Kennislab ondersteunt expert teams die voornamelijk zijn samengesteld uit vakmensen uit de departementen. Die bedenken zelf de oplossingen voor de problemen van de informatie huishouding van het rijk. Kennislab zorgt voor sturing, penvoering, communicatie en bestuurlijke doorgeleiding.

34

Innovatieagenda

5 Propageer vrij gebruik van informatie Wees terughoudend met het invoeren van verdienmodellen voor digitale dienstverlening en digitale informatieverstrekking. Het opwerpen van financiële drempels voor de raadpleging en het gebruik van webcontent staat haaks op het wezen van het sociale web en zal de ontwikkeling van archief naar e-archief belemmeren. De economische waarde van vrij gebruik van informatie is niet zozeer geldelijk, maar ligt vooral op het gebied van kennisvermeerdering en -verrijking. Minstens even zwaar weegt de maatschappelijke waarde die de actieve openbaarmaking van overheidsinformatie zal hebben in de vorm van de versterking van het burgerschap en identiteit en het herstel van het vertrouwen van de burger in de overheid.

6 Neem auteursrechtelijke belemmeringen weg Pleit in EU-verband voor het wegnemen van auteursrechtelijke obstakels die de verspreiding van digitaal en gedigitaliseerd archief materiaal hinderen.

35


7 Kijk vooruit

Laat scenario’s ontwikkelen om in kaart te brengen hoe een archiefinstelling er over tien jaar uit zal zien qua positionering, maatschappelijke functie, schaalgrootte, organisatie, taken, diensten en producten en vertaal dat naar de organisatie van de sector, de verhoudingen tussen de verschillende erfgoedsectoren, de benodigde competenties, kennis, vaardigheden van de professionals en eisen aan de initiële opleidingen. Op deze manier kan de sector tijdig anticiperen op een volgende vernieuwingsslag, die gezien de dynamiek op en rond het web niet lang kan uitblijven.

8 Licht voor

Ontwikkel samen met belanghebbenden een voorlichtingscampagne, gericht op bedrijfsleven en maatschappelijk middenveld, om organisaties ervan te doordringen dat zij maatregelen moeten treffen met het oog op de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van digitale informatie, zowel in hun eigen belang als dat van de kennis economie, de wetenschap en het cultureel erfgoed.

36

Geraadpleegde literatuur Naar een publieksgericht archiefbestel, IOO in opdracht van DIVA (Zoetermeer 2003)

Cultuurbewonderaars en cultuurbeoefenaars. Trends in cultuurparticipatie en mediagebruik, SCP (Den Haag 2009)

e-Cultuur: van i naar e. Advies over de digitalisering van cultuur en de implicaties voor cultuurbeleid, Raad voor Cultuur (Den Haag 2003)

Kwalitatieve Monitor ICT-deskundigheid archieven, Research voor Beleid in opdracht van Erfgoed Nederland (Zoetermeer 2010)

Monitor ICT-deskundigheidsbevordering. Nulmeting, IOO in opdracht van DIVA (Zoetermeer 2005) Bezoek onze site. Over de digitalisering van het culturele aanbod, SCP (Den Haag 2006) Monitor ICT-deskundigheidsbevordering. Vervolgmeting, IOO in opdracht van Erfgoed Nederland (Zoetermeer 2007) Monitor ICT-deskundigheidsbevordering. Derde meting 2007, IOO in opdracht van Erfgoed Nederland (Zoetermeer 2008) Geven en nemen. Archiefinstellingen en het sociale web, Yola de Lusenet voor Taskforce Archieven en Erfgoed Nederland (z.p. 2008) De Digitale Feiten. Onderzoek naar de omvang en de kosten van gedigitaliseerd erfgoed, DEN (Den Haag 2008) Advies Basisinfrastructuur 1.0, Raad voor Cultuur (Den Haag 2010) Monitor ICT-deskundigheidsbevordering 2008. Vierde meting 2008. Eindrapportage, IOO in opdracht van Erfgoed Nederland (Zoetermeer 2009) Businessmodel Innovatie Cultureel Erfgoed, DEN/Kennisland/OCW (z.p. 2009) Archiveren is vooruitzien. Visie van BRAIN en KVAN op de koers en de inrichting van het archiefwezen (z.p. 2009) E-archief in ontwikkeling. Duurzame digitale toegang tot informatie, Consortium van RHC’s en Nationaal Archief (Den Haag 2009) Kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven, BRAIN 2009 Videoverslag Focusgroepenonderzoek Archieven 2009, BRAIN, zie vimeo.com/8116898, inloggen met password brain Het archief als open source, Ketelaarlezing 2009 door Martin Berendse Encyclopedie Openbaar bibliotheekbeleid, OCW i.s.m. VNG, IPO en VOB (z.p. 2009)

Musea in transitie. Rollen van betekenis, Erfgoed Nederland (Amsterdam 2010) Rapport Informatiehuishouding van het rijk, Algemene Rekenkamer (Den Haag 2010) Born digital erfgoedmaterialen bij een selectie van Nederlandse erfgoedinstellingen, DEN (Den Haag 2010) Advies evaluatie subsidiesystematiek, Raad voor Cultuur (Den Haag 2010) Netwerken van betekenis. Netwerken in digitale cultuur en media, Raad voor Cultuur (Den Haag 2010)

De toenemende digitalisering en medialisering brengen een wervelende dynamiek teweeg in de relatie tussen cultuur en samenleving. In die dynamiek liggen de kansen en uitdagingen voor de erfgoedsector. In Archieven in transitie, Innovatieagenda voor de archiefsector blikt Margreet Windhorst in opdracht van Erfgoed Nederland terug op het programma ICT‑deskundigheidsbevordering (2004–2009). De innovatieagenda vertrekt vanuit een beschrijving en analyse van de ontwikkelingen van de afgelopen jaren. Tot slot wordt ingegaan op de voorwaarden voor succesvolle innovatie in de archiefsector. Een van de belangrijkste beleidsdoelstellingen is de innovatie van de sector zelf.

Archieven in transitie

Recommend Documents