Arbocatalogus Werkdruk en werkstress

Arbocatalogus Werkdruk en werkstress Sector Gemeenten Webdocument 5 Het werk gezond organiseren Brochure voor direct leidinggevenden

Inhoudsopgave 5 Het werk gezond organiseren

3

5.1

Sociale steun

4

5.2

Preventieve maatregelen

4

5.3

Stress signaleren

5

5.4 Problemen analyseren en oplossen

6

5.5

7

Meer informatie

Webdocument 5 Het werk gezond organiseren (voor direct leidinggevenden)

Arbocatalogus Werkdruk en werkstress Sector Gemeenten

2

Het werk gezond organiseren

Evenwicht scheppen

Leidinggevenden kunnen dat op verschillende

Leidinggevenden hebben een sleutelrol bij de

manieren doen:

preventie en aanpak van werkdruk en werkstress. Ze staan het dichtst bij de uitvoering van het

• sociale steun bieden

werk. Daardoor kunnen ze problemen als eerste

• preventieve maatregelen nemen

signaleren en oplossingen aandragen.

• de dialoog aangaan met medewerkers

Naast deze reactieve benadering is het ook de taak

De komende pagina’s gaan hier nader op in.

van leidinggevenden om klachten en uitval zo veel

Centraal staan zes veelvoorkomende bronnen

mogelijk te voorkomen. En daarmee een onnodige

van stress, zoals getoond in figuur 1.

belasting van andere collega’s en van het budget. Het is natuurlijk ook in het belang van eventueel

De zes bronnen van werkstress zijn:

overbelaste medewerkers. Niemand gaat graag

1. een te grote hoeveelheid werk en verstoringen in

gebukt onder te veel werkstress.

het werk 2. een verstoorde omgang met collega’s en leiding-

Voorop staat het volgen, begeleiden en steunen

gevende 3. beperkte ontwikkelingsmogelijkheden en werk-

van medewerkers bij de uitvoering van het werk. Dat lijkt op de coaching van topsporters.

zekerheid

Het is zaak om medewerkers te prikkelen om

4. onvoldoende kennis en vaardigheden

te presteren en tegelijkertijd te behoeden voor

5. een disbalans tussen arbeid en privé

misstappen en overbelasting.

6. blootstelling aan ongewenst gedrag (pesten, agressie, geweld)

Het is belangrijk is om een evenwicht te scheppen tussen de hoeveelheid werk en de mogelijkheden die

Of stressbronnen ook daadwerkelijk tot stressklach-

medewerkers hebben om dat werk tot een goed

ten leiden, hangt af van maatregelen die de organisa-

einde te brengen.

tie neemt én van de manier waarop medewerkers er zelf mee omgaan.

Oorzaken in vogelvlucht

de or et g to g m eidin s r l Ve gan en om ga’s lle co

kte Beper ana loopb heden lijk moge

Disba arbeid lans -privé

On vo va ken ldoe ar nis nd dig e e he n de n

n aa g ing dra ell ge tst st oo en Bl gew on

Ho en evee v lh in erst eid he ori we t w ng rk er en k

5

Stress Figuur 1. Bronnen van werkdruk en werkstress Webdocument 5 Het werk gezond organiseren (voor direct leidinggevenden)


3

5.1

Sociale steun

Ook in voortgangs- en functioneringsgesprekken

Sociale steun is het bieden van een luisterend oor

kan werkdruk een onderwerp zijn. Centraal staat

aan iemand met zorgen en daarnaast het geven van

de vraag of er in de ogen van de medewerker

informatie of advies om een probleem op te lossen.

zaken zijn die een goede uitvoering van het werk

Medewerkers die zich gesteund weten door hun

bemoeilijken en welke mogelijkheden er zijn om

leidinggevende lopen minder risico om negatieve

dit te verbeteren.

effecten te ondervinden van werkdruk en werkstress. Doorslaggevend daarbij zijn een passende stijl van lei-

5.2

Preventieve maatregelen

dinggeven en het bespreekbaar maken van werkdruk.

Leidinggevenden kunnen tal van preventieve maatregelen treffen om werkdruk- en werkstressproble-

1. Passende stijl van leidinggeven

men te voorkomen. Aandachtspunten zijn:

Leidinggevenden kunnen medewerkers steunen door in gesprekken te vragen naar knelpunten in het 1. Het werk goed plannen werk, door mee te denken en door suggesties voor

Een leidinggevende kan medewerkers praktisch

oplossingen te doen. De stijl van leidinggeven speelt

en concreet ondersteunen door hen te stimuleren

daarbij een belangrijke rol. Het gaat gemakkelijker

het werk adequaat te plannen. Een goede werk-

als medewerkers openstaan voor begeleiding, als

planning helpt om te voorkomen dat werkdruk en

werkdruk bespreekbaar is en leidinggevenden in

werkstress uit de hand lopen.

staat zijn om een ‘steunend gesprek’ te voeren. Logischerwijs hebben ervaren medewerkers ander-

Er zijn diverse hulpmiddelen beschikbaar, zoals de

soortige begeleiding nodig dan onervaren mensen.

Individuele Werkkaart Gemeenten en de afdelings-

Beginnende medewerkers vragen om een meer

en individuele plannen. Het is goed om knelpunten

directieve stijl van leidinggeven dan ‘taakvolwas-

in het werk periodiek te bespreken met medewer-

sen’ collega’s. Ervaren mensen laten zich het best

kers in een-op-een-gesprekken of in het gezamen-

aansturen met een open, coachende stijl. Dit schept

lijke werkoverleg.

vertrouwen, waardoor zaken bespreekbaar zijn en medewerkers niet het gevoel krijgen dat zij op het

De hoeveelheid uit te voeren werk en de beschik-

aankaarten van problemen worden afgerekend.

bare capaciteit gezamenlijk bespreken geeft een onderbouwd inzicht in de ruimte die er binnen het

Het is lastig om de eigen stijl van leidinggeven

team of de afdeling is om extra werk aan te nemen.

zelf te beoordelen en waar nodig te veranderen.

Vervolgens is het gemakkelijker om in een discus-

Training en coaching, feedback en aanwijzingen van

sie met opdrachtgevers haalbare toezeggingen te

buitenstaanders kunnen helpen om dat zelfinzicht

doen over het al dan niet aannemen van werk en

te verkrijgen en toe te groeien naar een passende

over opleverdata.

stijl van leidinggeven. 2. Het werk goed verdelen 2. Werkdruk bespreekbaar maken

Een goede verdeling van het werk betekent niet alleen

Het is zinvol om het onderwerp werkdruk regelma-

het creëren van mogelijkheden bij medewerkers om

tig op de agenda te zetten tijdens gesprekken met

werk over te dragen of om een deadline op te schor-

medewerkers over het werk. Bij voorkeur vindt die

ten. Het gaat ook om het aanleren van vaardigheden

dialoog al plaats op momenten dat er geen directe

en de durf om een goede verdeling te regelen.

problemen zijn. Dan is het ook niet vreemd om over werkdruk en werkstress te praten wanneer er wel

Leidinggevenden kunnen medewerkers op deze

wat aan de hand is. Het communicatiekanaal is al

gebieden coachen of mensen elkaar laten coachen

gegraven, als het ware.

via een mentorsysteem. Wat het eerste betreft kan een leidinggevende zelf taken, verantwoor-

Werkdruk kan bijvoorbeeld een regelmatig terug-

delijkheden en bevoegdheden van medewerkers

kerend agendapunt zijn tijdens het werkoverleg.

aanpassen. Bijvoorbeeld door een achtervang

Een afdeling of team kan dan gezamenlijk naar

aan te stellen voor ‘eenpitters’, zodat die minder

oplossingen zoeken.

kwetsbaar worden.



4

3. Groei en ontwikkeling stimuleren Aandacht voor groeien ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers is om meerdere redenen belangrijk. Natuurlijk om ervoor te zorgen dat de organisatie in de toekomst kan beschikken over medewerkers met de juiste competenties. Maar ook om te voorkomen dat werkdruk en werkstress negatieve golven hebben.

Signalen van werkstress bij medewerkers • De medewerker klaagt over vermoeidheid, slaap-problemen, hoofdpijn, fysieke klachten (nekklachten, RSI-klachten). • De medewerker is mat en lusteloos, terwijl hij normaliter enthousiast en energiek is. • De medewerker is besluiteloos, terwijl hij normaliter snel weet hoe hij iets aan moet pakken.

Het reguliere POP-gesprek is het geëigende middel om wensen en mogelijkheden op dit gebied te bespreken. Daarnaast vergroten opleidingen, bijscholingen en het opdoen van diverse werkervaringen de inzetbaarheid van medewerkers en daarmee toekomstige loopbaanmogelijkheden.

• De medewerker is prikkelbaar, snel geïrriteerd, of maakt ruzie. • De medewerker is niet meer goed in staat problemen op te lossen. • De medewerker maakt meer fouten, is slordiger en lijkt zich moeilijker te kunnen concentreren dan gewoonlijk.

4. Medewerkers voorlichten

• De medewerker werkt vaker dan gewoonlijk

Medewerkers kunnen zelf het nodige doen om te

over, maar lijkt toch niet meer werk af te

voorkomen dat zij last krijgen van werkdruk en

krijgen dan normaal, eerder minder.

werkstress. Bij de voorlichting hierover is de brochure ‘Je werk gezond organiseren’ beschikbaar. Deze is speciaal gericht op (beleids)medewerkers. Vraag de brochure aan bij de P&O-adviseur,

• De medewerker is chaotisch, terwijl hij normaliter geordend is. • De medewerker is langere tijd uit zijn gewone doen.

arbocoördinator of preventiemedewerker. Op www.aeno.nl is de brochure te downloaden.

Het voeren van een gesprek over werkstress, als leidinggevende met een medewerker, is om verschil-

Het ‘Oplossingenboek’ van de arbocatalogus

lende redenen niet gemakkelijk. Het kan zijn dat

‘Gezond organiseren sector Gemeenten’ beschrijft

een medewerker in sommige gevallen voor zichzelf

meer oplossingen. Zie www.aeno.nl.

nog niet duidelijk heeft wat er nu precies aan de hand

5.3

Stress signaleren

is. Ook kan het zijn dat een medewerker liever niet met de leidinggevende praat over werkstress. Dit

Stressklachten kunnen zich op verschillende

omdat de medewerker de oorzaak, vaak onterecht,

manieren uiten. Informatie uit de risico-inventarisatie

bij zichzelf zoekt of juist bij de leidinggevende legt.

en -evaluatie (RIE), terugkerend medewerkersonder-

Dan is een gesprek op zijn plaats met iemand die

zoek en ziekteverzuimgegevens kunnen leidingge-

de betrokkene beter kent en meer in vertrouwen

venden inzicht geven in de vraag of er binnen het

durft te nemen. Bijvoorbeeld een naaste collega,

team of de afdeling problemen zijn. Als er bijvoor-

een P&O-functionaris of een preventiemedewerker.

beeld weinig tevredenheid bestaat, dan is het belangrijk om in overleg met medewerkers te

Een leidinggevende kan het zelf ook moeilijk

achterhalen wat daarvan de oorzaak zou kunnen zijn.

vinden om het gesprek aan te gaan. Bijvoorbeeld

Als een medewerker meerdere van de onderstaande

als onduidelijk is hoe hij dat moet doen. Of omdat het

signalen vertoont, is het zinvol om het gesprek aan te ongemakkelijk kan zijn om over de privésituatie van gaan. Vooral als de betrokkene langere tijd uit zijn

een medewerker te spreken. In deze gevallen kunnen

gewone doen is.

P&O- of preventiemedewerkers advies geven. Ook de zogenaamde preventieleidraad geeft handreikingen: http://www.kroonophetwerk.nl/In_gesprek_over_ psychische_problemen_897.html



5

Signalen van werkdruk in het team • Recent uitgevoerd medewerkerstevreden-

5.4

roblemen analyseren P en oplossen

heids- en/of arbeidsgezondheidskundig

Stressklachten zijn vaak een belangrijke reden

onderzoek wijst op een hoge werkdruk en/of

waarom mensen afhaken en gaan verzuimen. Van

weinig plezier en betrokkenheid bij het werk.

leidinggevenden wordt verwacht dat zij dit zo veel

• Medewerkers melden regelmatig dat ze het werk niet afkrijgen.

mogelijk vóór zijn. De oorzaken van werkstress lijken ongrijpbaar en het kan lastig zijn hierover in gesprek

• Er wordt regelmatig overgewerkt.

te gaan. Toch is in gesprek gaan de enige manier om

• Pauzes worden regelmatig overgeslagen.

er op tijd bij te zijn en oplossingen te vinden. Om het

• Verlof wordt niet meer opgenomen; er

gesprek te vergemakkelijken kan een leidinggevende

ontstaan verlofstuwmeren. • Deadlines bij dienstverlening of productie worden overschreden. • Het management, de afdeling P&O of de OR krijgt signalen over te hoge werkdruk.

het plaatje met een overzicht van stressbronnen (zie figuur 1) laten zien aan een medewerker met werkdruk- en/of stressklachten. Het idee is dat de betrokkene bij elk blokje aangeeft of dit punt wel of niet aan de orde is.

• Medewerkers maken vaker fouten. • Er zijn klachten over de dienstverlening.

Vervolgens is het zaak dat de medewerker de

• Er doen zich spanningen voor tussen mede-

knelpunten nader toelicht en suggesties doet voor

werkers onderling, tussen medewerkers en

mogelijke oplossingen. De leidinggevende kan

management of tussen afdelingen.

daarbij zelf ook suggesties doen en de medewerker

• De meldingsfrequentie van het verzuim is hoog en er is veel kortdurend verzuim. • De bedrijfsarts rapporteert uitval of drei-

uitdagen om meerdere oplossingen te geven. Bij voorkeur via een open vraag, in de trant van: ‘Zijn er andere oplossingen denkbaar?’

gende uitval van medewerkers door een te hoge werkdruk.

Een belangrijk punt is om te toetsen waarom de medewerker (nog) niet eerder geprobeerd heeft actie

Begeleiden van medewerkers met gezondheidsklach- te ondernemen. Bijvoorbeeld omdat: ten en verzuim door werkstress Het webdocument ‘Omgaan met gezondheidsklachten • de medewerker niet bevoegd was een oplossing in door psychosociale arbeidsbelasting’ van de arbocatalogus ‘Gezond organiseren’ biedt informatie over de begeleiding van medewerkers met gezondheidsklachten en verzuim door werkstress, zoals burnout. Dit is bruikbaar bij het overleg met medewerkers en de bedrijfsarts over verzuimbegeleiding en reïntegratie. Het webdocument is een onderdeel van de arbocatalogus ‘Gezond organiseren sector Gemeenten’. Zie www.aeno.nl.


gang te zetten; • de medewerker niet wist dat hij een mogelijkheid kon benutten; • de medewerker een mogelijkheid niet durfde op te pakken of dat niet wilde; • de werksfeer of organisatiecultuur de betrokkene belemmerde om in actie te komen; • de stijl van leidinggeven de betrokkene belemmerde bij het benutten van mogelijkheden;


6

Hoe om te gaan met werkdrukproblemen in het team? Als blijkt dat meerdere medewerkers in het team werkdruk- of stressklachten hebben, is het zinvol om maatregelen op teamniveau te nemen. Dat begint bij het vaststellen van de mogelijke oorzaken van de klachten. Een leidinggevende kan zich hierbij baseren op de informatie uit eerdere gesprekken met individuele medewerkers. Om alle medewerkers van het team te betrekken bij het achterhalen van oorzaken van werkdruk- of stressklachten, kan het onderwerp op de agenda komen van het werkoverleg. Voor elk van de zes bronnen van werkstress biedt het oplossingenboek suggesties voor oplossingen op teamniveau. Tijdens het werkoverleg kunnen medewerkers ook zelf suggesties en oplossingen aandragen. Daarnaast kunnen leidinggevenden zich laten adviseren door P&O-adviseurs, arbocoördinatoren of preventiemedewerkers.

5.5

Meer informatie

- ‘Arbocatalogus Gezond organiseren’, www.aeno.nl. - Preventieleidraad, www.kroonophetwerk.nl.



7

Arbocatalogus Werkdruk en werkstress

Recommend Documents