ARBEIDSREGLEMENT VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

ARBEIDSREGLEMENT VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

Arbeidsreglement

Versie aangepast na EOC d.d. 26/05/2015

INHOUDSTAFEL

PREAMBULE (10) ............................................................................................................................................. 5 INLEIDING ......................................................................................................................................................... 5 1. ARBEIDSDUUR EN WERKROOSTERS ............................................................................................. 6 1.1. Arbeidsduur ......................................................................................................................................... 6 1.2. Werktijdregeling .................................................................................................................................. 6 1.2.1. Basisprincipe ......................................................................................................................................... 6 1.2.2. Zomeruurregeling.................................................................................................................................. 6 1.2.3. Servicetijden (7) .................................................................................................................................... 7 1.2.4. Variabele werktijdregeling ..................................................................................................................... 7 1.2.5. Credit- en debeturen ........................................................................................................................... 10 1.2.6. Overuren ............................................................................................................................................. 10 1.2.7. Prikklok ............................................................................................................................................... 10 1.2.8. Het toezicht ......................................................................................................................................... 11 1.2.9. Staking openbaar vervoer en intersectorale of sectorale stakingen / betogingen .............................. 11 1.2.10. Te vervullen arbeidsprestaties bij de jaarlijks vastgestelde georganiseerde activiteiten van VMM ... 12 1.3. Plaatsonafhankelijk werken (10) ..................................................................................................... 12 1.3.1. Begrip .................................................................................................................................................. 12 1.3.2. Afspraak tussen personeelslid en evaluatoren. .................................................................................. 13 1.3.3. Plaatsonafhankelijk werken: 3 mogelijkheden .................................................................................... 13 1.3.4. Plaatsonafhankelijk werken en IT-ondersteuning, algemene afspraken ............................................ 14 1.3.5. Melding van werkplek en telefonische bereikbaarheid ....................................................................... 14 1.3.6. Plaatsonafhankelijk werken en werktijdregeling ................................................................................. 14 1.3.7. Financiële aspecten van plaatsonafhankelijk werken......................................................................... 14 1.3.8. Plaatsonafhankelijk werk: ziekteregeling en arbeidsongevallen ........................................................ 15 1.3.9. Plaatsonafhankelijk werken bij calamiteiten en bepaalde medische problemen ................................ 15 2. RUSTDAGEN ..................................................................................................................................... 15 3. JAARLIJKSE VAKANTIE .................................................................................................................. 15 3.3. Verlofregeling .................................................................................................................................... 15 3.3.7. Algemeen ............................................................................................................................................ 15 3.3.8. Het jaarlijks verlof is bepaald op 35 dagen in 5-daagse werkweek .................................................... 15 3.3.9. Overdracht van vakantiedagen: .......................................................................................................... 16 3.3.10. Uitzondering : ...................................................................................................................................... 16 3.4. Bijzondere bepalingen voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin 16 3.4.7. Algemeen ............................................................................................................................................ 16 3.4.8. Het jaarlijks verlof is bepaald op 35 dagen. ........................................................................................ 16 3.4.9. Compensatie 40-urenweek ................................................................................................................. 16 4. LOON .................................................................................................................................................. 17 5. OPZEGGINGSTERMIJNEN (10) ....................................................................................................... 17 6. DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL ............................................................. 17 7. RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL ..................................................... 17 8. STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN ................................................................................ 17 9. EERSTE HULP EN EERSTE HULPKAST......................................................................................... 18 10. ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN.................................................................................................. 18 11. VERPLICHTE VERMELDINGEN INGEVOLGE ANDERE WETTEN EN BESLUITEN DAN DE ARBEIDSREGLEMENTENWET. ....................................................................................................... 18 11.1. Procedures bij psychosociale risico’s op het werk (10) ............................................................... 18 11.2. Veiligheid, gezondheid en hygiëne ................................................................................................. 18 11.2.1. Veiligheid ............................................................................................................................................ 19 11.2.2. Gezondheid en hygiëne ...................................................................................................................... 19 11.2.3. Intern noodplan ................................................................................................................................... 19 11.2.4. Voorkomen van arbeidsongevallen .................................................................................................... 19 11.2.5. Verhindering en vroegtijdige opsporing van ziekten ........................................................................... 19 12. REGELINGEN DIE OVEREENKOMSTIG HET VLAAMS PERSONEELSSTATUUT IN HET ARBEIDSREGLEMENT MOETEN WORDEN VASTGESTELD ....................................................... 19 12.1. Ziektecontrole en arbitrageprocedure ............................................................................................ 19 VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

2/75

Arbeidsreglement


12.1.1. 12.1.2. 12.1.3. 12.1.4. 12.1.5. 12.2.

Melding van de afwezigheid wegens ziekte (8) .................................................................................. 20 Verloop van de geneeskundige controle ............................................................................................ 20 Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht .................................................... 21 Verlof voor arbeidsongeval, ongeval op de weg van en naar het werk of beroepsziekte .................. 22 De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van schadevergoeding 24 Nadere regelingen m.b.t. de aanvraag, voortijdige beëindiging en de opzeggingstermijnen voor verloven. ................................................................................................................................... 24 13. FACULTATIEVE VERMELDINGEN .................................................................................................. 25 13.1. Proeftijd (8) ........................................................................................................................................ 25 13.1.1. Duur proeftijd ...................................................................................................................................... 25 13.1.2. Vorming tijdens de proeftijd ................................................................................................................ 25 13.2. Nadere bepalingen betreffende geldelijk statuut .......................................................................... 25 13.2.1. Maaltijdcheque: ................................................................................................................................... 25 13.2.2. Valorisatie van de prestaties van het schoonmaakpersoneel ............................................................ 26 13.3. Nadere bepalingen betreffende dienstvrijstellingen ..................................................................... 27 13.3.1. Algemene bepaling ............................................................................................................................. 27 13.3.2. Wijze van aanvragen en opnemen van dienstvrijstellingen voorzien in titel 13 van deel X van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd: ................................................................ 27 13.3.3. Andere dienstvrijstellingen .................................................................................................................. 28 13.4. Nadere bepalingen betreffende verloven andere dan vakantieverlof en ziekteverlof ............... 30 13.4.1. Moederschapsrust .............................................................................................................................. 30 13.4.2. Verlof voor deeltijdse prestaties .......................................................................................................... 31 13.4.3. Onbetaald verlof.................................................................................................................................. 33 13.4.4. Vormingsverlof .................................................................................................................................... 33 13.4.5. Omstandigheidsverlof ......................................................................................................................... 33 13.4.6. Loopbaanonderbreking ....................................................................................................................... 33 13.5. Nadere bepalingen betreffende ziekteverlof .................................................................................. 34 13.5.1. Ziekteverlof ......................................................................................................................................... 34 13.5.2. Het samenvallen van ziekteverlof met andere verloven ..................................................................... 35 13.5.3. Ziekte tijdens de werkdag ................................................................................................................... 36 13.6. Procedure moederschapbescherming ........................................................................................... 36 13.6.1. Melding ............................................................................................................................................... 36 13.6.2. Arbeidsgeneeskundig onderzoek ....................................................................................................... 36 13.6.3. Arbeidsgeschikt ................................................................................................................................... 36 13.6.4. Overige ............................................................................................................................................... 36 13.7. Preventieve medische onderzoeken vanaf 45 jaar ........................................................................ 37 13.7.1. Algemeen ............................................................................................................................................ 37 13.7.2. De procedure voor de aanvraag preventief medisch onderzoek is als volgt: ..................................... 37 13.8. Cumulatie van beroepsactiviteiten ................................................................................................. 37 13.8.1. Begrippen ............................................................................................................................................ 37 13.8.2. Cumulatie buiten de diensturen .......................................................................................................... 37 13.8.3. Cumulatie binnen de diensturen ......................................................................................................... 38 13.9. Dienstreizen ....................................................................................................................................... 38 13.9.1. Algemene bepaling ............................................................................................................................. 38 13.9.2. Procedure binnenlandse reizen .......................................................................................................... 39 13.9.3. Procedure buitenlandse reizen ........................................................................................................... 39 13.9.4. Verzekering stoffelijke schade aan het eigen voertuig bij dienstverplaatsingen ................................ 39 13.10. Bepalingen i.v.m. roken, alcohol en drugs op het werk (8) .......................................................... 39 13.10.1. Rookverbod ................................................................................................................................... 39 13.10.2. Regels en procedures met betrekking tot de beschikbaarheid en het gebruik van alcohol en drugs op het werk ......................................................................................................................................... 39 13.11. Gedragscode voor het gebruik van informatica-infrastructuur van de VMM (8) ....................... 40 13.11.1. Gedragscode ................................................................................................................................. 40 13.11.2. Controle van toepassing van de gedragscode en wijze van rapportering .................................... 40 13.11.3. Maatregelen in geval van overtreding van de gedragscode ......................................................... 40 13.12. Nadere bepalingen betreffende permanentie ................................................................................ 40 13.13. Gebruik van dienstwagens en dienstfietsen (8) ............................................................................ 41 13.13.1. Gebruik van dienstwagens ............................................................................................................ 41 13.13.2. Indeling van de dienstwagens ....................................................................................................... 41 13.13.3. Gebruik van dienstfietsen .............................................................................................................. 41 13.14. Tussenkomst bij aanschaf van een bril bij beeldschermwerk............................................................. 41 13.14bis Rechtsbijstand ........................................................................................................................... 41 VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

3/75

Arbeidsreglement


13.15. Kinderopvang .................................................................................................................................... 42 13.16. Hospitalisatieverzekering ................................................................................................................ 42 13.17. Sociale Dienst ................................................................................................................................... 42 13.18. Opheffingsbepaling .......................................................................................................................... 42 14. PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD: ...................... 42 BIJLAGE 1 (3) ................................................................................................................................................. 42 ARBEIDSINSPECTIE...................................................................................................................................... 42 TOEZICHT OP DE SOCIALE WETTEN ......................................................................................................... 42 BIJLAGE 2 (8) ................................................................................................................................................. 49 REGELS EN PROCEDURES MET BETREKKING TOT DE BESCHIKBAARHEID EN HET GEBRUIK VAN ALCOHOL EN DRUGS OP HET WERK............................................................................................ 49 BIJLAGE 3 (8) ................................................................................................................................................. 53 DEONTOLOGISCHE GEDRAGSCODE (E-POLICY) VOOR HET GEBRUIK VAN DE INFORMATICAINFRASTRUCTUUR EN VAN ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN BIJ DE VMM ..... 53 BIJLAGE 4 (8) ................................................................................................................................................. 65 WAGENREGLEMENT VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ ........................................................................ 65 BIJLAGE 5 (10) ............................................................................................................................................... 74 CONTACTPERSONEN PSYCHOSOCIALE RISICO’S OP HET WERK ....................................................... 74 WIJZIGINGEN ................................................................................................................................................. 74

VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

4/75

Arbeidsreglement


PREAMBULE (10) Arbeidsreglement VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ Nr. van neerlegging bij de Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (Toezicht op de Sociale Wetten): 01/00008704/WE Naam + adres overheidswerkgever: Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) Dokter De Moorstraat 24-26 9300 Aalst Plaats van tewerkstelling: Aalst, Dokter De Moorstraat 24-26 In dit arbeidsreglement wordt verstaan onder: hiërarchische meerdere: één van de hiërarchische meerderen van het personeelslid personeelsdienst: de dienst bevoegd voor personeelszaken lijnmanager: de administrateur-generaal van de VMM De personeelsdienst is te bereiken: per brief op het adres: Dokter De Moorstraat 24-26, 9300 Aalst per e-mail op het adres: [email protected] per fax op het nummer: 053 71 10 78 Naam, adres en telefoonnummer van de personeelsdienst en van de personeelsverantwoordelijken van elke VMM-locatie kunnen worden geraadpleegd op het VMM-intranet.

INLEIDING De Vlaamse Milieumaatschappij (VMM) heeft als missie bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen van het milieubeleid door het voorkomen, beperken en ongedaan maken van schadelijke effecten bij watersystemen, de atmosfeer, de rapportering van de staat van het leefmilieu en tot de realisatie van de doelstellingen van het integrale waterbeleid. De Vlaamse Regering stelt de rechtspositieregeling van het personeel vast. Deze rechtspositieregeling van de statutaire personeelsleden is te vinden in het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd in het Agentschapspecifiek besluit. Voor de contractuele personeelsleden is de rechtspositieregeling geregeld door de wet op de arbeidsovereenkomsten van 3 juli 1978, aangevuld met de bepalingen van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd en het Agentschapspecifiek besluit in de mate dat deze op de contractuele personeelsleden van toepassing worden gemaakt. De regelgeving wordt aangevuld met interne reglementen van de VMM die o.m. terug te vinden zijn in de tekst van het hiernavolgende arbeidsreglement. In 1994 werden de personeelsleden van de VMM, die belast waren met de exploitatie van de waterzuiveringsinstallaties en de complementaire inrichtingen, ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. Zoals contractueel werd bedongen is het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd integraal op hen van toepassing, maar voor de functionele werking zijn ze onderworpen aan het NV Aquafin gezag. In principe is bijgaand arbeidsreglement op hen van toepassing tenzij een andersluidende bepaling.


5/75

Arbeidsreglement


1. ARBEIDSDUUR EN WERKROOSTERS 1.1. Arbeidsduur De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14.12.2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid bedraagt 38u/week. De arbeidsduur van 38u wordt gespreid over 5 dagen.

1.2. Werktijdregeling Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin met uitzondering van punten 1.2.9.1 en 1.2.9.2 1.2.1.Basisprincipe Voor alle personeelsleden geldt een variabele werktijdregeling behoudens de uitzonderingen bepaald in dit arbeidsreglement. De werktijd wordt verdeeld in stamtijden en glijtijden. De stamtijd is de periode waarin ieder personeelslid aanwezig moet zijn. De afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door vakantie, verlof, ziekte, zending of dienstvrijstelling behoudens de uitzonderingen goedgekeurd door het afdelingshoofd. De glijtijd is de periode waarin het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst of vertrek kiest, rekening houdend met de dienstnoodwendigheden. Het dagschema wordt als volgt vastgesteld: 07.30 u. – 09.30 u. 09.30 u. – 11.45 u. 11.45 u. – 14.00 u. 14.00 u. – 16.00 u. 16.00 u. – 19.00 u.

: : : : :

glijtijd stamtijd glijtijd stamtijd glijtijd

De gewone dagprestatie bedraagt bij 5-dagenweek: gemiddeld 7.36 uur per dag en 38 uur per week. De halve dagprestatie bedraagt gemiddeld 3.48 uur per dag en 19 uur per week. De maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend, bedraagt 9.00 uur. De maximumduur van een halve dagprestatie bedraagt 9.00 uur – 3.48 uur = 5.12 uur. Bij deeltijds werken kan afgeweken worden van de stamtijden. Personeelsleden die arbeidsprestaties leveren op een locatie verschillend van de standplaats, wordt volgend forfait toegekend : (8)  

bij een arbeidsprestatie van een hele dag : 7.36 uur bij een arbeidsprestatie van een halve dag : 3.48 uur 1.2.1 bis

Stamtijd op de dag voorafgaand aan een feestdag

Voor de feestdagen zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, wordt de stamtijd van de dag voordien vastgesteld van 14.00 uur tot 15.00 uur in de gewone uurregeling en van 13.30 uur tot 14.00 uur in de zomeruurregeling. Op deze dagen wordt het effectief aantal gepresteerde uren verhoogd met 1 uur. Indien het personeelslid op deze dagen in verlof, in deeltijdse prestaties (volledige dag of enkel voormiddag werken), in onbetaald verlof of ziek is, kan het personeelslid geen aanspraak maken op deze aanpassing.(2) 1.2.2.Zomeruurregeling Voor de maanden juli en augustus kan het personeelslid kiezen tussen de gewone uurregeling en de zomeruurregeling. Een week voorafgaand aan de gekozen zomermaand moet de keuze aan de hiërarchische meerdere gemeld worden, teneinde de continuïteit van de werkzaamheden te kunnen verzekeren. De zomeruurregeling is als volgt: 07.00 uur – 09.30 uur: glijtijd 09.30 uur – 11.45 uur: stamtijd VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

6/75

Arbeidsreglement


11.45 uur – 13.30 uur: glijtijd 13.30 uur – 15.00 uur: stamtijd 15.00 uur – 19.00 uur: glijtijd 1.2.3.Servicetijden (7) De servicetijd is de periode waarbinnen elke locatie en/of afdeling bereikbaar moet zijn. De leidinggevende zorgt ervoor dat een contactzoeker (persoonlijk of telefonisch) steeds geholpen wordt: - ofwel door de dossierhouder of door een medewerker ervan; - ofwel door te vernemen dat de dossierhouder er niet is maar elders of later en met vermelding van het concreet tijdstip waarop hij wel bereikbaar zal zijn; - ofwel door aan de contactzoeker de mogelijkheid te bieden om een boodschap achter te laten met de garantie dat hij gecontacteerd zal worden. De servicetijden lopen van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u00, met uitzondering van de telefooncentrale die bemand is van 8u30 tot 17u00. Op vrijdag, tijdens de maanden juli en augustus en op de dag voorafgaand aan een feestdag, loopt de namiddagpermanentie tot 16u00 in plaats van tot 17u00. Vanaf dan kan het antwoordapparaat worden ingeschakeld. 1.2.4.Variabele werktijdregeling Aan specifieke categorieën personeel of aan bijzondere organisatorische eenheden kunnen andere stam- en glijtijden of een vaste werktijdregeling van 38 uur per week worden opgelegd na overleg in het EOC. Volgende variabele werktijdregelingen zijn voor volgende functiefamilies van toepassing: 1.2.4.1. Monsternemers kustwater tijdens het badseizoen (van 1 april tot 30 september) Uitgaande van een aanvangsuur van 5u30, 6u00, 6u30 of 7u00. Uitgaande van een werkdag van 8u06 uren (30 minuten middagpauze inclusief). Met betrekking tot de periode van het badseizoen en op de dagen van de bemonstering. Met betrekking tot de monsternemers die instaan voor de bemonstering van het strandwater waarbij een vroeg aanvangsuur verantwoord is omwille van het getij en/of de verplichting om het strand om 10u00 te verlaten. Uitgaande van een voorstel waarbij één uur buiten de normale glijtijd gelijkgesteld wordt aan een prestatie van 1,5 uur. Tijdens de maanden juli en augustus is de zomeruurregeling van toepassing. Aanvangsuur Aantal uur vóór 7u30 Nog te presteren Uitprikken 5u30 2 x 1,5 = 3u00 5u06 12u36 6u00 1,5 x 1,5 = 2u15 5u51 13u21 6u30 1 x 1,5 = 1u30 6u36 14u06 7u00 0,5 x 1,5 = 45’ 7u21 14u51 Voor de maanden juli en augustus dient het aantal te presteren uren te worden vermeerderd met 45 minuten. 1.2.4.2. Onderhoudspersoneel (6) Het onderhoudspersoneel kan gelast worden met opdrachten die buiten de normale werktijdregelingen uitgevoerd moeten worden. Afspraken met betrekking tot deze uurregeling worden toegevoegd aan de functiebeschrijving van het personeelslid. Naar keuze en in functie van de dienstnoodwendigheden dient een pauze van 30 minuten te worden genomen die niet als dagprestatie aangerekend wordt. De glijtijden van het onderhoudspersoneel kunnen worden uitgebreid.


7/75

Arbeidsreglement


1.2.4.2.1.

Hoofdbestuur

Bij halftijdse tewerkstelling: Voormiddag:

van 7u00 tot 8u00 (glijtijd) van 8u00 tot 10u48 (stamtijd) van 10u48 tot 11u48 (glijtijd) Namiddag (1): van 12u00 tot 12u45 (glijtijd) van 12u45 tot 16u03 (stamtijd) van 16u03 tot 17u00 (glijtijd) Bij voltijdse tewerkstelling: van 7u00 tot 8u00 (glijtijd) van 8u00 tot 11u30 (stamtijd) van 11u30 tot 13u30 (glijtijd) van 13u30 tot 16u06 (stamtijd) van 16u06 tot 17u00 (glijtijd) 1.2.4.2.2.

Locaties

1.2.4.2.2.1. Buitendienst Mechelen Het onderhoudspersoneel staat in voor openen van het gebouw. De werktijdregeling voor het onderhoudspersoneel is als volgt: Personeelslid 1: van 7u00 tot 8u00 (glijtijd) van 8u00 tot 10u48 (stamtijd) van 10u48 tot 11u48 (glijtijd) Personeelslid 2: van 12u12 tot 13u12 (glijtijd) van 13u12 tot 16u00 (stamtijd) van 16u00 tot 17u00 (glijtijd) op donderdag is de stamtijd van 14u12 tot 18u00 en de glijtijd van 18u00 tot 19u00.

1.2.4.2.2.2. Buitendienst Gent De werktijdregeling voor het onderhoudspersoneel is als volgt: Drie halftijdse personeelsleden van 7u15 tot 7u45 (glijtijd) van 7u45 tot 11u00 (stamtijd) van 11u00 tot 12u30 (glijtijd) Eén halftijds personeelslid van 12u30 tot 13u15 (glijtijd) van 13u15 tot 16u00 (stamtijd) ban 16u00 tot 17u00 (glijtijd) 1.2.4.2.2.3. Buitendienst Herentals (8) De werktijdregeling voor het onderhoudspersoneel is als volgt: Personeelslid 1: van 7u00 tot 8u00 (glijtijd) van 8u00 tot 12u00 (stamtijd) van 12u00 tot 13u30 (glijtijd) Personeelslid 2: van 11u45 tot 12u45 (glijtijd) van 12u45 tot 15u33 (stamtijd) van 15u33 tot 16u33 (glijtijd) VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

8/75

Arbeidsreglement


1.2.4.2.2.4. Locatie Antwerpen De werktijdregeling voor het onderhoudspersoneel is als volgt: van 7u00 tot 8u00 (glijtijd) van 8u00 tot 10u48 (stamtijd) van 10u48 tot 11u48 uur (glijtijd) 1.2.4.3. Voor het personeel belast met het onthaal en telefonie in Dr. De Moorstraat (6) en (7) Personeelslid 1

van 8u00 tot 12u00 (stamtijd) van 12u00 tot 13u00 (middagpauze) van 13u00 tot 15u36 (stamtijd)

Personeelslid 2 (gecombineerd met andere functie) staat in het kader van de standaardwerktijdregeling in voor telefoon en onthaal: van 12u00 tot 13u00 van 15u37tot 17u00 (uitgezonderd juli en augustus, elke vrijdag en op de dag voorafgaand aan een feestdag tot 16 uur). Voornoemde vaste werktijdregeling dient bij wijze van een beurtrolsysteem toegepast. De gewone dagprestatie van gemiddeld 7u36 blijft van toepassing. 1.2.4.4. Personeelsleden van de rattenbestrijding en grondwatertechnici (8) De arbeidsprestaties van de personeelsleden van de rattenbestrijding (de rattenbestrijders, de teamleiders rattenbestrijding, de controleploeg van de rattenbestrijding, de coördinatoren van de rattenbestrijding) en de grondwatertechnici bedragen bij voltijdse tewerkstelling, inclusief tussentijdse reistijd en middagpauze, gemiddeld 8u06. De personeelsleden kunnen om functionele redenen individueel de keuze maken om vanuit de woonplaats rechtstreeks naar de eerste werkplaats te vertrekken. Om organisatorische redenen geldt de keuze voor een voldoende lange periode. De keuze kan worden herzien. Voor de personeelsleden die de keuze hebben gemaakt om vanuit de woonplaats rechtstreeks naar de eerste werkplaats te vertrekken, neemt de arbeidstijd een aanvang bij aankomst op de eerste werkplaats of, indien de reistijd naar de eerste werkplaats langer is dan 20 minuten, van zodra de 20 minuten overschreden zijn. De arbeidstijd neemt een einde bij vertrek vanuit de laatste werkplaats of, indien de reistijd vanuit de laatste werkplaats naar de woonplaats langer is dan 20 minuten, op het moment waarop men zou vertrekken indien de reistijd 20 minuten zou bedragen. 1.2.4.5. Terreinwerkers (8) De terreinwerkers (personeelsleden van de rattenbestrijding, gebiedsbeheerders, werftoezichters, grondwatertechnici, assistenten hydrografie, werkmannen kunstwerken, monsternemers van de meetnetten oppervlaktewater en afvalwater, monsternemers bij de dienst Lucht en verzegelaars) kunnen in overleg met hun leidinggevende kiezen tussen de gewone uurregeling en een aangepaste lente- en zomeruurregeling. Een week voorafgaand aan de gekozen maand moet de keuze aan de hiërarchische meerdere gemeld worden, teneinde de continuïteit van de werkzaamheden te kunnen verzekeren. Voor opdrachten die gezamenlijk moeten worden uitgevoerd, dient de individuele regeling in overleg te worden bepaald.


9/75

Arbeidsreglement


De aangepaste lente- en zomeruurregeling is als volgt: Voor de maanden maart, april en september 7u00 – 9u30 : glijtijd 9u30 – 11u45 : stamtijd 11u45 – 13u30 : glijtijd 13u30 – 15u00 : stamtijd 15u00 – 19u00 : glijtijd Voor de maanden mei, juni, juli en augustus 6u00 – 9u30: glijtijd 9u30 – 11u45: stamtijd 11u45 – 13u30: glijtijd 13u30 – 14u00: stamtijd 14u00 – 19u00: glijtijd 1.2.5.Credit- en debeturen De maandelijks te veel gepresteerde uren kunnen uitsluitend opgenomen worden tijdens de glijtijd van de volgende maand; het personeelslid kan ze niet omzetten in recuperatieverlof. Het aantal credituren wordt maandelijks ten belope van maximaal 15 uur behouden en overgeheveld naar de volgende maand. Het eventuele saldo boven de 15 uur vervalt. Voor het begin van de glijtijd ’s morgens en na het einde van de glijtijd ’s avonds worden geen uren meegerekend in het saldo. Toch moet ook dan worden geprikt. Eventuele debeturen moeten ingehaald worden binnen de glijtijden van 07.30 uur tot 19.00 uur. De dagprestatie van 9 uur mag hierbij niet worden overschreden. Op het einde van elke maand mag het aantal debeturen maximaal 12 uren bedragen. Indien dit maximale aantal debeturen zonder geldige reden wordt overschreden, kan bij herhaling toepassing gemaakt worden van administratieve sancties. 1.2.6.Overuren Prestaties buiten de normale diensturen zijn uitsluitend mogelijk in uitzonderlijke omstandigheden en mits voorafgaande goedkeuring van het afdelingshoofd. Voor de compensatie van deze uren komen enkel de werkelijk gepresteerde uren in aanmerking. De te compenseren uren moeten binnen de 4 maanden opgenomen worden. Indien het personeelslid het teveel aan gepresteerde uren binnen de periode van 4 maanden om dienstredenen niet in verlof kan opnemen, worden deze uren geldelijk gecompenseerd. 1.2.7.Prikklok Het gebruik van de prikklok is verplicht voor alle personeelsleden behoudens de vrijstellingen bepaald in dit arbeidsreglement. De lijnmanager, de algemene directeur, de afdelingshoofden en de personeelsleden van rang A2 zijn vrijgesteld van het gebruik van de prikklok gezien zij worden geacht aanwezig te zijn van 9u00 tot 17u00. De personeelsleden van rang A2 kunnen van deze vrijstelling afzien. Het afdelingshoofd kan op gemotiveerde wijze personeelsleden van zijn/haar afdeling vrijstellen van het gebruik van de prikklok en een specifieke regeling voor de betrokken personeelsleden vaststellen. Die specifieke regeling moet in onderling akkoord schriftelijk meegedeeld worden aan het afdelingshoofd Algemene Zaken.(2) In de gebouwen met prikklok ontvangt elk personeelslid een genummerde prikkaart. Deze kaart moet elk personeelslid zelf bijhouden. De handleiding met betrekking tot het gebruik van de prikklok is consulteerbaar op intranet. De personeelsleden die tijdens de middag op hun bureel blijven en die een rustpauze van maximaal 30 minuten nemen, dienen tijdens de middag niet in en uit te prikken.(1) Voor vertragingen op de weg naar het werk krijgt het personeelslid op het einde van de maand automatisch een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend.


10/75

Arbeidsreglement


Vertragingen door openbaar vervoer worden opgevangen door dit forfait. Vertragingen van meer dan 30 minuten worden geregulariseerd na melding per e-mail aan de personeelsverantwoordelijke met de eerste evaluator in cc. De melding wordt gecontroleerd door vergelijking met soortgelijke gevallen of aan de hand van gegevens van de vervoermaatschappijen. (9) In afwachting van een gemeenschappelijk prikkloksysteem moet elk personeelslid, tewerkgesteld in de gebouwen zonder prikklok waar dus geen terminal van de prikklokcomputer beschikbaar is, aan- en afwezigheid nauwkeurig registreren op een aanwezigheidslijst. Het afdelingshoofd berekent de debet- en credituren. Afwezigheden andere dan deze bepaald in punten 3.1, 12.1, 13.3 en 13.4 (al dan niet gelijkgesteld met arbeidsprestaties) moet het personeelslid voor 10 uur meedelen op de snelst mogelijke manier aan de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie. 1.2.8.Het toezicht De lijnmanager is verantwoordelijk voor de inhoud van de gegevens die geregistreerd worden en voor de correcte toepassing van de werktijdregeling. De lijnmanager kan deze bevoegdheid delegeren:  voor de personeelsleden die tot het hoofdbestuur behoren, aan de afdelingshoofden  voor de personeelsleden die tot de buitendienst behoren, aan de locatieverantwoordelijke  aan de personeelsdienst Indien onregelmatigheden worden vastgesteld worden deze gesignaleerd aan de lijnmanager of zijn gedelegeerde. 1.2.9.Staking openbaar vervoer en intersectorale of sectorale stakingen / betogingen 1.2.9.1. Staking openbaar vervoer Op stakingsdagen moet het personeelslid alles in het werk stellen om aanwezig te zijn op de werkplek. Gebruik van dienstwagens: Op stakingsdagen worden dienstwagens optimaal gebruikt voor het gemeenschappelijk vervoer van personeelsleden (carpooling). Wie toch het openbaar vervoer wil gebruiken om naar het werk te komen, moet persoonlijk nagaan of het openbaar vervoer volledig geblokkeerd is. Als blijkt dat dit door staking het geval is, moet het personeelslid dit per e-mail melden aan de personeelsverantwoordelijke met de eerste evaluator in cc. Deze melding wordt gecontroleerd door vergelijking met soortgelijke gevallen of aan de hand van gegevens van de vervoermaatschappijen. Indien na controle blijkt dat de melding ongegrond is, wordt de dag afwezigheid omgezet in een vakantiedag. (9) Dagprestatie: als het personeelslid op een stakingsdag het werk bereikt, maar te laat komt door die staking, krijgt hij/zij een gewone dagprestatie van 7.36 u. Hierbij speelt het geen rol of het personeelslid met eigen vervoer of met het openbaar vervoer gekomen is. Vergoeding reiskosten: indien het personeelslid om het werk te bereiken een ander vervoermiddel moet gebruiken dan gewoonlijk om de verplaatsing te maken, krijgt hij/zij hiervoor een vergoeding (terugbetaling van het busticket, kilometervergoeding voor het gebruik van eigen wagen). Voor het bepalen van het bedrag van de vergoeding en voor het indienen van de aanvraag wordt de regeling van de reis- en verblijfkosten toegepast (het formulier vindt het personeelslid op intranet en bij de personeelsverantwoordelijke van elke locatie).

1.2.9.2. Intersectorale of sectorale stakingen/betogingen (9) De lijnmanager wordt vooraf op de hoogte gebracht van een vakbondsactie waarin wordt opgeroepen om deel te nemen aan een staking/betoging. De personeelsleden die aan de staking of betoging deelnemen hoeven hun hiërarchische meerdere hiervan vooraf niet te verwittigen. Indien het personeelslid afwezig was voor deelname aan een staking/betoging moet hij/zij dit per e-mail melden aan de personeelsverantwoordelijke. De personeelsverantwoordelijken staan in voor de prikklokcorrecties. Als het personeelslid niet wenst deel te nemen aan een staking VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

11/75

Arbeidsreglement


moet hij/zij de nodige maatregelen treffen om op het werk aanwezig te zijn. Indien het om redenen onafhankelijk van zijn/haar wil (staking van openbaar vervoer of omdat de toegang tot de werkplaats belet wordt) onmogelijk is om het werk op te nemen, moet hij/zij dit per e-mail melden aan de personeelsverantwoordelijke met de eerste evaluator in cc. Indien na controle zou blijken dat de afwezigheid ongegrond was of dat het personeelslid geen ziekteverlof of andere toegestane verloven of afwezigheid kan inroepen, wordt de afwezigheid beschouwd als een stakingsdag. Het personeelslid dat deelneemt aan de staking wordt voor de duur van de werkonderbreking niet bezoldigd door de VMM. De personeelsdienst maakt een attest van inhouding van wedde op en stuurt dit naar het privéadres van het personeelslid. Dit attest kan het personeelslid dan overmaken aan de vakorganisatie die eventueel een vergoeding uitbetaalt.

1.2.10. Te vervullen arbeidsprestaties bij de jaarlijks vastgestelde georganiseerde activiteiten van VMM 

Indien geen financiële bijdrage van het personeelslid wordt gevraagd.

Deelname aan de activiteit is verplicht. Als het personeelslid niet deelneemt, moet hij/zij gewettigd afwezig zijn. Uitzonderlijk kan het afdelingshoofd voorafgaand opdracht geven aan een personeelslid de continuïteit van de dienstverlening te voorzien. In dit geval wordt aan het personeelslid voor die dag of halve dag het aantal uren arbeidsprestatie toegekend, bepaald op basis van de prikverrichtingen van dit personeelslid op die dag of halve dag. Al naargelang de te verzekeren dienstverlening een hele of een halve dag uitmaakt, krijgt het personeelslid ter compensatie een hele of halve verlofdag die binnen de vier maanden die volgen op de week van de activiteit opgenomen moet worden. Voor personeelsleden van de buitendiensten moet het betrokken afdelingshoofd in dit geval voorafgaandelijk kennis geven van de te verzekeren dienstverlening aan het hoofd van de betrokken buitendienst. Omdat de deelname aan de activiteit verplicht is, komt de VMM tussen in de reiskosten, tenzij collectief vervoer wordt georganiseerd door de VMM. Voor deelname aan collectieve activiteiten wordt carpooling, al dan niet met eigen wagen, aanbevolen. Bij gebruik van dienstwagens geldt de regeling vastgesteld in punt 13.13 van dit arbeidsreglement. Bij gebruik van de eigen wagen gebeurt de terugbetaling van de gemaakte kosten via de reiskostenstaat. Er wordt echter geen maaltijdvergoeding uitbetaald. 

Indien een financiële bijdrage van het personeelslid wordt gevraagd

Deelname aan de activiteit is niet verplicht. Als het personeelslid niet deelneemt, vervult hij/zij arbeidsprestaties of is hij/zij gewettigd afwezig. Omdat de deelname aan de activiteit niet verplicht is, komt de VMM niet tussen in de gemaakte reiskosten.

1.3. Plaatsonafhankelijk werken (10) Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. 1.3.1.Begrip Elk personeelslid, wiens taken er zich toe lenen, komt in aanmerking om na afspraak met zijn evaluatoren, plaatsonafhankelijk te werken. Het garanderen van de te behalen resultaten en de kwaliteit van de dienstverlening staat daarbij centraal. De personeelsleden blijven natuurlijk voldoende beschikbaar en bereikbaar voor burgers en collega’s.


12/75

Arbeidsreglement


1.3.2.Afspraak tussen personeelslid en evaluatoren. 1.3.2.1. Voor welke taken, hoeveel en waar een personeelslid plaatsonafhankelijk kan werken, wordt bepaald in overleg tussen evaluatoren (1ste en 2de) en het personeelslid, hetzij gepland voor een bepaalde periode, hetzij ad hoc. Waar functioneel noodzakelijk wordt ook overlegd met het hoofd van de buitendienst/de locatieverantwoordelijke. 1.3.2.2. De eventuele weigering tot plaatsonafhankelijk werken wordt functioneel gemotiveerd op het afsprakenformulier: gebaseerd op de ‘telewerkbaarheidskwadrant’ van taken (zie intranet) of omwille van organisatorische of competentie-gebonden reden of bij vaststelling van misbruik. 1.3.2.3. Bij het maken van de afspraken wordt rekening gehouden met:         

vooropgestelde te behalen resultaten en dienstverlening, het aanbieden van bereikbaarheid / beschikbaarheid voor klanten, het garanderen van collegiale samenwerking, servicetijden, eventuele permanenties, (in)formeel overleg binnen team/dienst/buitendienst of locatie van het hoofdbestuur/afdeling, de werking van het alarmteam of het noodinterventieteam, eventuele inwerkperiode bij nieuwe personeelsleden, andere functionele afspraken op niveau van team/dienst/de buitendienst of het hoofdbestuur/de afdeling.

1.3.2.4. Bij het maken van de afspraken kan de hiërarchische lijn, evenals hoofden van de buitendienst of locatieverantwoordelijken omwille van functionele en gemotiveerde redenen het personeelslid opdragen om op bepaalde dagen (of een bepaalde periode) op de vaste werkplaats te werken. 1.3.2.5. De hiërarchische lijn, evenals hoofden van de buitendienst of locatieverantwoordelijken kunnen het werken op een andere plaats ten allen tijde onderbreken en het personeelslid opdragen naar de vaste werkplaats of door hen aangeduide plaats te komen.

1.3.3.Plaatsonafhankelijk werken: 3 mogelijkheden Plaatsonafhankelijk werken kan op 3 mogelijke type-locaties. Dit onderscheid wordt enkel gemaakt in functie van verschillen in IT-ondersteuning en werkplekreservatie. 1.3.3.1. Op een administratieve locatie in beheer van VMM (alle administratieve VMM-locaties, incl. hoofdbestuur, VAC Antwerpen en Leuven – netwerk VMM aanwezig)  Kan op voorwaarde dat er voldoende ingerichte vrije werkplekken zijn.  De werkplek dient vooraf te worden gereserveerd (zie intranet). 1.3.3.2.

Op andere VAC-locaties en locaties niet in beheer VMM (geen netwerk VMM aanwezig)

 Kan op voorwaarde dat er voldoende ingerichte vrije werkplekken zijn.  Het reservatiesysteem (voor werkplekken) eigen aan deze locaties wordt gebruikt. (voor VAC’s: www.facilipunt.be).  Een apart account voor plaatselijke toegang tot internet moet minstens een dag vooraf aangevraagd worden via helpdesk; deze account is jaarlijks te vernieuwen (meer info, zie intranet). 1.3.3.3. Thuis  Thuiswerkers zijn zelf verantwoordelijk voor een veilige, gezonde werkomgeving waarin rustig en geconcentreerd werken mogelijk is.  Thuiswerkers gebruiken hun eigen materiaal (computer, telefoon en internetverbinding) om van thuis uit te kunnen werken. Er is geen financiële tussenkomst voorzien. (Zie ook: Financiële aspecten van plaatsonafhankelijk werken.) VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

13/75

Arbeidsreglement


1.3.4.Plaatsonafhankelijk werken en IT-ondersteuning, algemene afspraken De deontologische gedragscode (e-policy) is uiteraard van toepassing. Volgende elementen zijn van bijzonder belang in het kader van POW:  VMM voorziet 1 IT-device (vaste computer, laptop,…) per gebruiker, indien functioneel noodzakelijk.  Uitleenmateriaal (draagbare toestellen) kan uitgeleend worden via de helpdesk of via het reservatiesysteem van de buitendienst.  Werken op een andere VMM locatie dient te gebeuren met de aanwezige infrastructuur op de telewerkplekken.  De gebruiker dient in te staan voor een veilige werkwijze en het behandelen van apparatuur als een goed huisvader. 1.3.5.Melding van werkplek en telefonische bereikbaarheid 1.3.5.1. Het personeelslid geeft voorafgaand aan het plaatsonafhankelijk werk aan waar hij/zij zal werken door vermelding van de werkplek in outlook, indien deze afwijkt van de vaste werkplek. De outlookagenda wordt opengesteld voor alle collega’s voor wat betreft de werklocatie (zie intranet). Thuiswerk evenals werken op een locatie niet in VMM beheer wordt vooraf gemeld aan de prikklokverantwoordelijke. 1.3.5.2. Het personeelslid zorgt voor telefonische bereikbaarheid. Voor locaties (al dan niet in VMMbeheer) waar geen VOIP-toestellen staan, wordt hiertoe het toestel op de vaste werkplek afgeleid naar een vast toestel op deze werkplek of naar een GSM-toestel (zie instructies op het intranet). 1.3.6.Plaatsonafhankelijk werken en werktijdregeling 1.3.6.1. Servicetijden, stamtijden, evenals de vooropgestelde gemiddelde dagprestatie van 7u36 blijven geldig. 1.3.6.2. Indien het personeelslid op een administratieve locatie in beheer van VMM werkt, prikt hij/zij op de betrokken locatie. 1.3.6.3. Bij thuiswerk of voor werk op een locatie niet in beheer van de VMM wordt de prikklok bij voltijdse prestaties geregulariseerd tot 7u36. 1.3.6.4. Extra prestaties (meer dan 7.36 uur per dag of 38 uur per week werken, nachtprestaties en prestaties op zaterdag, zondag of een feestdag) die het personeelslid verricht zonder dat de leidinggevende daarom verzoekt, worden niet aan het prikkloksaldo toegevoegd en tellen ook niet mee voor een toelage voor prestaties buiten de normale arbeidstijdregeling. 1.3.7.Financiële aspecten van plaatsonafhankelijk werken 1.3.7.1. VMM komt niet financieel tussen in het gebruik van eigen materiaal (computer, telefoon en internetverbinding) om van thuis uit te kunnen werken. Tenzij plaatsonafhankelijk werk uitdrukkelijk tot de opdracht van het personeelslid hoort (zie intranet). 1.3.7.2. Plaatsonafhankelijk werken kan geen aanleiding geven tot het toekennen van een maaltijdvergoeding of reiskosten. Deze zijn immers voorbehouden aan dienstreizen, die steeds gekoppeld zijn aan een specifieke opdracht. 1.3.7.3. VMM vergoedt geen onkosten in het geval van thuiswerk zoals bijvoorbeeld voor kantoorinrichting, gas, elektriciteit,…


14/75

Arbeidsreglement

1.3.8.


Plaatsonafhankelijk werk: ziekteregeling en arbeidsongevallen

1.3.8.1. Bij plaatsonafhankelijk werk blijft de ziekteregeling integraal van toepassing. Wanneer een personeelslid op de dag dat hij/zij thuis of op een andere locatie werkt, ziek is, moet hij/zij dit melden. 1.3.8.2. Bij plaatsonafhankelijk werken blijft de arbeidsongevallenreglementering waaronder de werkgever valt van toepassing. Een beroep op de arbeidsongevallenverzekering is mogelijk als er een aantoonbaar verband is met het werk.

1.3.9.

Plaatsonafhankelijk werken bij calamiteiten en bepaalde medische problemen

1.3.9.1. In geval van calamiteiten (niet-verwachte gebeurtenissen) van eender welke aard, die de bereikbaarheid of de toegankelijkheid van de gebruikelijke werkplaats ernstig bemoeilijkt of onmogelijk maakt voor meer dan één personeelslid, beslist het afdelingshoofd Algemene Zaken, na overleg met de betrokken locatieverantwoordelijke tot toelaten van plaatsonafhankelijk werk voor de betrokken personeelsleden. Dit op voorwaarde dat zij voorafgaand reeds een afspraak tot POW hadden, zodat zij beschikken over de middelen om plaatsonafhankelijk te werken. 1.3.9.2. Indien een bepaalde medische problematiek het personeelslid tijdelijk verhindert om naar de gebruikelijke werkplek te komen kan plaatsonafhankelijk werken een oplossing bieden om toch te kunnen werken, op vraag van het personeelslid en indien de behandelend geneesheer dit toelaat.

2.

RUSTDAGEN

De gewone dagen van inactiviteit zijn: 1. zaterdagen; 2. zondagen; 3. de feestdagen en de compensatiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd; 4. de jaarlijkse vakantiedagen, zoals geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd.

3.

JAARLIJKSE VAKANTIE

3.3.

Verlofregeling

Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin, uitgezonderd punten 3.1.1, 3.1.3 en 3.1.4. 3.3.7.

Algemeen

De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2 van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, en de bijhorende toelichting, zoals deze zal worden gewijzigd. Voor de wettelijke en decretale verlofdagen die samenvallen met een zaterdag of een zondag wordt verlof toegestaan tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Indien het personeelslid voor Kerstmis met pensioen gaat, krijgt het vervangende vakantiedagen gelijk aan het aantal feestdagen die samenvallen met een zaterdag of een zondag tijdens het gedeelte van het jaar voorafgaand aan de pensionering. 3.3.8.

Het jaarlijks verlof is bepaald op 35 dagen in 5-daagse werkweek

De vakantiedagen moeten door het personeelslid vooraf aangevraagd worden bij zijn/haar hiërarchische meerdere. Het nemen van 10 opeenvolgende vakantiedagen kan eenmaal per jaar niet worden geweigerd om dienstredenen. Dit verlof dient minstens 5 werkdagen vooraf te worden aangevraagd. Behoudens bovenvermelde worden bijkomende aanvragen van meer dan 5 vakantiedagen minimum 3 werkdagen vooraf aangevraagd bij zijn/haar hiërarchische meerdere. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

15/75

Arbeidsreglement


Het personeelslid kan vakantiedagen opnemen naar keuze, maar met inachtneming van de behoeften van de dienst en na goedkeuring van de hiërarchische meerdere. Als het vakantieverlof wordt geweigerd om dienstredenen, moet de hiërarchische meerdere de reden van weigering schriftelijk meedelen aan het personeelslid. Het personeelslid heeft echter het recht om binnen het aantal van 35 vakantiedagen 4 werkdagen vakantieverlof te nemen zonder dat het dienstbelang ingeroepen kan worden. Onverminderd de regeling van overdracht van vakantiedagen, wordt het verlof genomen binnen het betrokken kalenderjaar. 3.3.9.

Overdracht van vakantiedagen:

Het personeelslid kan jaarlijks maximum 11 vakantiedagen opsparen, die hij/zij kan aanwenden in het volgende kalenderjaar of in de volgende kalenderjaren en uiterlijk voor de pensionering. Het saldo aan vakantiedagen wordt door de personeelsverantwoordelijke van de betrokken locatie ten belopen van jaarlijks maximaal 11 vakantiedagen automatisch overgedragen naar het volgende jaar en op de verlofkaart vermeld. De personeelsverantwoordelijke van de betrokken locatie beheert de administratie betreffende het vakantieverlof, zowel van de reguliere vakantiedagen, waarvan het aantal dagen in verhouding staat tot het aantal dagen dienstactiviteit, als van de overgedragen vakantiedagen. Beide categorieën vakantiedagen (reguliere en overgedragen) worden afzonderlijk bijgehouden. Wanneer meer dan 5 overgedragen verlofdagen worden opgenomen in datzelfde jaar, moet dit bij het planningsgesprek aan de eerste evaluator worden meegedeeld. 3.3.10. Uitzondering : Indien vakantiedagen in een bepaald jaar niet kunnen worden opgenomen door ziekteverlof en evenmin kunnen worden overgedragen naar het daaropvolgende jaar (overschrijding van het maximum van 11 werkdagen), worden de hiermee overeenstemmende ziektedagen niet aangerekend op het ziektekrediet van 666 werkdagen.

3.4. 3.4.7.

Bijzondere bepalingen voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin Algemeen

Binnen Operaties is permanentie noodzakelijk. Het is dus niet mogelijk de wettelijke en decretale verlofdagen die samenvallen met een zaterdag of zondag tussen Kerstmis en Nieuwjaar vast te leggen. Daarom worden de werkdagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar bij het jaarlijks verlof geteld. 3.4.8.

Het jaarlijks verlof is bepaald op 35 dagen.

Het nemen van een blok van 15 opeenvolgende vakantiedagen – eventuele feestdagen en ADV-dagen (ADV = arbeidsduurvermindering) worden meegerekend – kan eenmaal per jaar niet worden geweigerd om dienstredenen. Deze periode dient vóór 31 maart aan de directe chef ter goedkeuring doorgegeven te worden. Uiterlijk tegen 15 april geeft de directe chef de verlofplanning van zijn/haar medewerkers door aan de hoofdzetel in Aartselaar. 3.4.9.

Compensatie 40-urenweek

Ter compensatie van de 40-urenweek worden 12 ADV-dagen toegestaan. Bij afwezigheden tijdens eenzelfde kalenderjaar wordt het saldo van de ADV-dagen verminderd met ½ ADVdag per ononderbroken periode van 15 kalenderdagen afwezigheid, waarbij wettelijke vakantie, ADV-, recuperatie- en feestdagen niet worden meegerekend. Met uitzondering van de bepalingen onder punt 3.2.2 moet het personeelslid de vakantiedagen minimum 3 werkdagen vooraf aanvragen bij de directe chef. Het personeelslid kan de vakantiedagen opnemen naar keuze, echter met inachtneming van de behoeften van de dienst en na goedkeuring van de directe chef. Als het vakantieverlof om dienstredenen wordt geweigerd, moet de directe chef de reden van weigering schriftelijk meedelen. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

16/75

Arbeidsreglement


Het personeelslid heeft echter het recht om binnen het aantal van 35 vakantiedagen 4 werkdagen vakantieverlof te nemen zonder dat het dienstbelang ingeroepen kan worden.

4.

LOON

De wijzen van meting en van controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon zijn geregeld door het geldelijke statuut dat in overeenstemming met deel VII van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is, en door punt 1.2 van dit arbeidsreglement. De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het geldelijke statuut dat, in overeenstemming met deel VII van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is.

5.

OPZEGGINGSTERMIJNEN (10) Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. De duur van de opzegtermijnen en / of de nadere regelen voor het bepalen van de opzegtermijnen zijn vastgesteld: 1. wat het contractuele personeel betreft: door de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals deze zal worden gewijzigd; door de wet van 20.07.1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals deze zal worden gewijzigd; door de wet van 24.12.1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals deze zal worden gewijzigd; 2. wat het statutaire personeel betreft: door de delen III en XI van het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. Deel XI geldt ook voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. 3. in de wet van 26 december 2013 betreffende de invoering van een eenheidsstatuut tussen arbeiders en bedienden inzake de opzeggingstermijnen en de carensdag en begeleidende maatregelen, zoals die zal worden gewijzigd.

6.

DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL

Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter, kunnen volgende tekortkomingen worden beschouwd als een dringende reden, met onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding voor gevolg: dronkenschap, druggebruik, diefstal, geweldpleging, toebrengen van slagen en verwondingen, beledigingen, laster, eerroof, ongewenst seksueel gedrag, bedrog en fraude.(5) Dat in dit arbeidsreglement bepaalde tekortkomingen niet als dringende reden worden gekwalificeerd, houdt niet in dat geen ontslag om dringende reden kan worden gegeven aan deze tekortkoming.

7.

RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL

De rechten en plichten van het toezichthoudende personeel worden geregeld in het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, in de deontologische code vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals deze zal worden gewijzigd, en in de managementcode, zoals deze zal worden gewijzigd.

8.

STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN

De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld door het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen deze straffen zijn geregeld door het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. Voor het contractuele personeel bestaat het sanctioneringsysteem uit de volgende sancties: VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

17/75

Arbeidsreglement


terechtwijzing; blaam; ontslag.

9.

EERSTE HULP EN EERSTE HULPKAST

Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. Afhankelijk van de ernst van de gevolgen dient de eerste zorg aan slachtoffers van arbeidsongevallen te gebeuren door de personeelsleden die opgeleid zijn als bedrijfseerstehulp, of door het oproepen van een (huis)arts of de hulpdiensten. Als het personeelslid tijdens het werk een verwonding oploopt, hoe onbeduidend ook, is hij/zij verplicht deze te laten verzorgen. De tabel met:  de lokalisatie van het eerste hulplokaal of de eerste hulpkast;  de namen van de personeelsleden die een opleiding bedrijfseerstehulp genoten;  de namen van de eerste hulpverantwoordelijken (om tijdens de werkuren de nodige eerste hulp te kunnen verlenen, dienen de locatieverantwoordelijken het eerste hulplokaal, de eerste hulpkast en de eerste hulp kistjes in de technische dienstvoertuigen periodiek na te kijken en er voor te zorgen dat er voldoende personeelsleden opgeleid zijn als bedrijfseerstehulp) wordt op intranet ter beschikking gesteld van de personeelsleden.

10.

ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN

De adressen van de Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en de Sociale Inspectie gaan als bijlage 1 bij dit arbeidsreglement.

11.

VERPLICHTE VERMELDINGEN INGEVOLGE ANDERE WETTEN EN BESLUITEN DAN DE ARBEIDSREGLEMENTENWET. 11.1. Procedures bij psychosociale risico’s op het werk (10)

De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden die betrekking hebben op psychosociale risico’s op het werk, zijn opgenomen in de omzendbrief in dit verband, zoals die zal worden gewijzigd: a) het onthaal van en de adviesverlening aan de personeelsleden die menen psychische en/of lichamelijke schade te ondervinden door psychosociale risico’s op het werk; b) de informele en formele procedures waarop deze personeelsleden een beroep kunnen doen om een verzoek tot psychosociale interventie te kunnen opstarten; c)

de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur psychosociaal welzijn;

d) de wedertewerkstelling van de personeelsleden die verklaard hebben dat ze schade ondervonden hebben wegens blootstelling aan psychosociale risico’s op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling. Contactpersonen: zie bijlage 5 bij het arbeidsreglement.

11.2. Veiligheid, gezondheid en hygiëne Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin.


18/75

Arbeidsreglement


11.2.1. Veiligheid Elk leidinggevend personeelslid voert binnen de eigen bevoegdheid het beleid van de lijnmanager betreffende preventie en bescherming, inzonderheid door het uitvoeren van de taken zoals bepaald in de codex over het welzijn op het werk, in het globale preventieplan, in het jaaractieplan en volgens adviezen van de diensten voor preventie en bescherming op het werk. De hiërarchische lijn moet de veiligheidsrichtlijnen en andere voorschriften betreffende preventie en bescherming ter beschikking stellen van de personeelsleden en is verplicht de onder hun gezag werkende personeelsleden attent te maken op de mogelijke gevaren die verbonden zijn met het door hen uitgeoefende werk en op de geldende veiligheidsvoorschriften. Het personeelslid moet de veiligheidsrichtlijnen en andere voorschriften betreffende veiligheid en de mondelinge en schriftelijke aanwijzingen betreffende de verhindering van arbeidsongevallen en beroepsziekten nauwkeurig nakomen. Hij/zij moet in zijn/haar doen en laten op de arbeidsplaats – in overeenstemming met de opleiding, de interne veiligheidsvoorschriften en de bepalingen in de welzijnswet– naar het beste vermogen zorg dragen voor de eigen veiligheid en gezondheid en deze van collega's en andere betrokken personen. 11.2.2. Gezondheid en hygiëne Elk personeelslid moet zorg dragen voor de gezondheid en hygiëne in het bedrijf, niet alleen in de werkplaatsen en burelen, maar ook in de sanitaire inrichtingen en op de bedrijfsterreinen. 11.2.3. Intern noodplan De locatieverantwoordelijke moet het interne noodplan ter beschikking stellen van de personeelsleden, moet de personeelsleden informeren over de inhoud en moet het interne noodplan minstens jaarlijks aanpassen als voorbereiding op de jaarlijkse ontruimingsoefening en na de evaluatie van deze ontruimingsoefening. Elk personeelslid moet de inhoud van het interne noodplan grondig kennen en deze kennis in de praktijk kunnen toepassen bij noodsituaties en bij ontruimingsoefeningen. 11.2.4. Voorkomen van arbeidsongevallen Het voorkomen van arbeidsongevallen is een dwingende plicht waaraan alle personeelsleden dienen mee te werken. Het personeelslid moet steeds de veiligheidstoestellen en beschermingsmiddelen die voorhanden zijn, gebruiken. 11.2.5. Verhindering en vroegtijdige opsporing van ziekten Een van de belangrijkste taken van de Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk, afdeling Gezondheidstoezicht, is de verhindering en vroegtijdige opsporing van ziekten onder het personeel. Daarom is elk personeelslid verplicht bij deze afdeling Gezondheidstoezicht:  het voorafgaandelijk gezondheidstoezicht bij aanwerving of krachtens de Welzijnswetgeving te ondergaan;  het gezondheidstoezicht na iedere ziekte met werkonbekwaamheid of in geval van epidemie te ondergaan, telkens wanneer het personeelslid daartoe opgeroepen wordt;  periodiek gezondheidstoezicht te ondergaan, telkens wanneer dit plaats vindt;  de door de Welzijnswetgeving voorgeschreven inentingen te ondergaan, telkens wanneer het personeelslid daartoe opgeroepen wordt.

12. REGELINGEN DIE OVEREENKOMSTIG HET VLAAMS PERSONEELSSTATUUT IN HET ARBEIDSREGLEMENT MOETEN WORDEN VASTGESTELD 12.1. Ziektecontrole en arbitrageprocedure De hierna vermelde regelingen gelden zowel voor de ambtenaren als voor de contractuele personeelsleden, ook voor diegenen die tewerkgesteld zijn en/of verblijf houden in het buitenland.


19/75

Arbeidsreglement


12.1.1. Melding van de afwezigheid wegens ziekte (8) 12.1.1.1. 

  

Indien het personeelslid afwezig is wegens ziekte moet hij/zij dit op de snelst mogelijke manier vóór 10.00 uur meedelen aan de personeelsverantwoordelijke; hij/zij doet dit persoonlijk of via een tussenpersoon en langs de snelste weg. Het personeelslid deelt ook mee op welk adres hij/zij zich bevindt, indien zijn/haar feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn/haar domicilieadres. Indien het personeelslid afwezig is wegens ziekte en hij/zij wil naar het buitenland gaan, dan moet hij/zij op voorhand de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie hiervan op de hoogte brengen, zodat er desgewenst nog een controle kan worden aangevraagd. Personeelsleden die een specifieke werktijdregeling hebben waarschuwen de personeelsverantwoordelijke (directe chef voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van NV Aquafin) zo snel mogelijk. Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid of de tussenpersoon de vermoedelijke duur van zijn/haar afwezigheid onmiddellijk aan de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie. Het personeelslid of de tussenpersoon stuurt het ziektemeldingsformulier dat door de behandelende arts ingevuld en ondertekend is binnen de 24 uur onder gesloten omslag en voldoende gefrankeerd naar het geneeskundige controleorgaan (7). Het contractuele personeelslid moet daarnaast ook het formulier voor het ziekenfonds invullen en aan zijn/haar ziekenfonds toesturen. Indien hij/zij dit niet doet, zal het ziekenfonds hem/haar niet uitbetalen. 12.1.1.2.





    

 



Van meer dan één dag

Van één dag

Indien het personeelslid één dag afwezig is wegens ziekte moet hij/zij dit op de snelst mogelijke manier vóór 10.00 uur meedelen aan de personeelsverantwoordelijke; hij/zij doet dit persoonlijk of via een tussenpersoon en langs de snelste weg. Het personeelslid deelt ook mee op welk adres hij/zij zich bevindt, indien zijn/haar feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn/haar domicilieadres. Het personeelslid blijft op dit adres ter beschikking van een eventuele controlearts van 10.00 uur tot 16.00 uur. Wanneer het personeelslid één dag ziek is en geen arts raadpleegt, moet hij/zij de eerstvolgende werkdag het ziektemeldingsformulier afgeven tegen ontvangstbewijs aan de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie. Het personeelslid vult in dat geval zelf op dit formulier zijn/haar naam, adres (of eventuele tijdelijke verblijfplaats) in, alsook de datum van één dag ziekte. Indien het personeelslid in geval van één dag ziekte het ziektemeldingsformulier niet afgeeft of opstuurt aan de personeelsverantwoordelijke of indien dit niet werd ingevuld zoals hiervoor vermeld, is hij/zij bij herhaling onwettig afwezig. Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt hier onder één dag ziekte begrepen dat de ziekte niet langer duurt dan één door hen geleverde normale arbeidsprestatie. Het aantal werkdagen ziekteverlof wordt wel pro rata berekend. Iedere afwezigheid wegens ziekte moet dus met het ziektemeldingsformulier worden gestaafd. 12.1.2. Verloop van de geneeskundige controle De hiërarchische meerdere kan aan de personeelsdienst vragen om controle van een ziek personeelslid te laten uitvoeren door het geneeskundige controleorgaan (7). Het geneeskundige controleorgaan (7) mag echter ook op eigen initiatief controles uitvoeren. Het onderzoek mag op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdag, zon- en feestdagen indien het betrokken personeelslid normaal op die dagen arbeidsprestaties moet verrichten. De controle vindt plaats tussen 8uur en 19uur. Het onderzoek vindt in regel plaats in de woon- of verblijfplaats van het zieke personeelslid. Het zieke personeelslid dat afwezig is, kan worden opgeroepen om zich op het adres van de controlerende arts aan te bieden voor het onderzoek(5). Het geneeskundige controleorgaan (7) hoeft het onderzoek niet aan te kondigen. De controlerende arts dient zich wel te legitimeren. De controlerende arts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is. Oordeelt de controlerende arts dat de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is, dan deelt hij dit onmiddellijk aan het personeelslid mee bij middel van een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Het personeelslid kan dan afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof. Oordeelt de controlerende arts dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, dan deelt hij dit eveneens onmiddellijk aan het personeelslid mee bij middel van een document dat voor VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

20/75

Arbeidsreglement

 

   

 










ontvangst wordt ondertekend. Het personeelslid moet dan de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op de door de controlerende arts vastgestelde datum. Indien het personeelslid niet akkoord gaat met de beslissing tot vervroegde werkhervatting van de controlerende arts, dan neemt hij/zij onmiddellijk contact op met zijn/haar behandelende arts. Indien ook zijn/haar behandelende arts niet akkoord gaat met het oordeel van de controlerende arts, dan neemt de eerste onmiddellijk – inzonderheid binnen 48 uur na de beslissing van de controlerende arts en vóór de door de controlerende arts bepaalde datum van werkhervatting – contact op met de controlerende arts. Het overleg tussen beide artsen schort de beslissing van de controlerende arts op. Als dit overleg niet binnen vermelde tijdsspanne plaatsvindt, wordt de beslissing van de controlerende arts als definitief beschouwd. Het personeelslid moet binnen de vermelde tijdsspanne zelf informeren naar het resultaat van dit overleg bij zijn/haar behandelende arts. Als de behandelende arts na overleg akkoord gaat met de beslissing van de controlerende arts, dan dient het personeelslid de dienst te hervatten op de eerstvolgende werkdag na de in kennisstelling of op de (latere) datum bepaald door de controlerende arts. Indien de controlerende arts tijdens het overleg zijn beslissing herziet, dan moet het personeelslid de dienst hervatten op de nieuw overeengekomen datum die na het overleg schriftelijk aan hem/haar wordt bevestigd door het geneeskundige controleorgaan (7). Mochten beide artsen niet tot een akkoord komen, dan stellen zij in gezamenlijk overleg een andere arts als arbitrerende arts aan. De arbitrageprocedure schort de beslissing van de controlerende arts op. In afwachting van de beslissing van de arbitrerende arts blijft het personeelslid in ziekteverlof. Deze arbitrerende arts onderzoekt het personeelslid zo spoedig mogelijk na zijn aanstelling. Hij deelt onmiddellijk zijn beslissing aan het personeelslid mee bij middel van een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Deze beslissing is bindend. Als de arbitrerende arts de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, dan moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arbitrerende arts vastgestelde latere datum. Betwistingen over een bepaalde ziekteperiode kunnen alleen worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is daarom nietig. De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij, hetzij van het personeelslid, hetzij van het geneeskundige controleorgaan (7), al naargelang het geval. Indien de datum van de arbeidsongeschiktheid voorgesteld door de arbitrerende arts een datum is die ligt tussen de door de behandelende arts en de controlerende arts voorgestelde data, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen. Indien het personeelslid één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlerende arts na medisch onderzoek oordeelt dat zijn/haar afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, dan bevind hij/zij zich van rechtswege in de administratieve toestand ‘non-activiteit’, tenzij hij/zij nog dezelfde werkdag de dienst hervat. Het geneeskundige controleorgaan (7) deelt altijd binnen 24 uur nadat de beslissing definitief is geworden schriftelijk aan de personeelsdienst mee of de afwezigheid wegens ziekte van het personeelslid gerechtvaardigd is. De personeelsdienst stuurt dit attest onmiddellijk door naar de hiërarchische meerdere. De ambtenaren die zonder gegronde reden weigeren zich aan een controle te onderwerpen, kunnen worden bestraft met een tuchtstraf; de contractuele personeelsleden kunnen gewaarborgd loon verliezen. De personeelsleden die de dienst niet tijdig hervatten zonder geldige reden, zijn ongewettigd afwezig. Zij hebben geen recht op salaris gedurende hun ongewettigde afwezigheid. Voor het ziektemeldingsformulier en eventuele vragen of klachten over de ziektecontrole kan het personeelslid terecht bij de personeelsdienst. 12.1.3. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht 12.1.3.1.

 

Voor de statutaire personeelsleden

Als de controlerende arts van oordeel is dat een zieke ambtenaar geschikt is om zijn ambt met deeltijdse prestaties op te nemen, dan geeft het geneeskundige controleorgaan (7) daarvan schriftelijk kennis aan de personeelsdienst en aan de ambtenaar zelf. Indien de ambtenaar afwezig is wegens ziekte kan hij/zij ook zelf vragen om zijn/haar ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties. Daarvoor legt het personeelslid aan het geneeskundige controleorgaan (7) een geneeskundig attest van zijn/haar behandelende arts voor. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand dat toelaat, dan brengt het geneeskundige controleorgaan (7) de personeelsdienst en het personeelslid daarvan schriftelijk op de hoogte. Bij niet-akkoord kan het personeelslid via zijn/haar behandelende arts aandringen op een arbitrageprocedure. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

21/75

Arbeidsreglement








Het geneeskundige controleorgaan (7) kan met het oog op re-integratie deeltijdse prestaties opleggen of toestaan voor minimum 50% voor een periode van ten hoogste drie maanden. Nochtans kunnen, voor ten hoogste dezelfde periode, verlengingen worden toegestaan op voorwaarde dat het geneeskundige controleorgaan (7) bij een nieuw onderzoek oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat wettigt. De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn volledige dagtaak op te nemen. Bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidsritme en hem opnieuw te re-integreren in zijn functie. Dit betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt gebruik kan maken van deeltijdse prestaties wegens ziekte. Indien een personeelslid niet opteert voor een ander verlof voor deeltijdse prestaties of loopbaanonderbreking en uit het medisch onderzoek van de controlearts zou blijken dat de ambtenaar nooit meer zijn functie aan 100% kan uitoefenen, zal de ambtenaar volledig arbeidsongeschikt verklaard worden in zijn functie. Deze regeling belet niet dat de ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte mag proberen om voltijds te hervatten. Indien hij dan tot de vaststelling komt dat hij dit toch niet aankan, mag hij terug overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur van de oorspronkelijk toegestane periode, zonder opnieuw hiertoe een aanvraag te moeten indienen. De ambtenaar dient wel zijn hiërarchische meerdere en de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie hiervan in kennis te stellen.

12.1.3.2. Voor de contractuele personeelsleden Indien het contractuele personeelslid arbeidsongeschikt is, kan hij/zij aan de adviserende arts van de mutualiteit vragen om het werk gedurende zijn/haar arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten. Bij deze procedure komt het geneeskundige controleorgaan (7) niet tussen. Voorwaarde is wel dat het personeelslid door de adviserende arts nog voor ten minste 50% arbeidsongeschikt wordt bevonden. In geval van toestemming bepaalt de adviserende arts zelf het deeltijds arbeidsregime waartegen gewerkt mag worden. De werkgever kan de werkhervatting met het door de adviserende arts bepaalde arbeidsregime al dan niet toestaan. De ziekteverzekeringwet en haar uitvoeringsbesluiten zijn van toepassing. 12.1.4. Verlof voor arbeidsongeval, ongeval op de weg van en naar het werk of beroepsziekte De VMM is tegen de gevolgen van arbeidsongevallen in de onderneming, op de weg van en naar het werk en tijdens dienstreizen verzekerd bij de verzekeringsmaatschappij Ethias. De contactgegevens van Ethias zijn consulteerbaar op intranet. De ambtenaar en het contractuele personeelslid hebben recht op ziekte- of gebrekkigheidverlof bij een arbeidsongeval, een ongeval op de weg van en naar het werk of een beroepsziekte en dit volgens de federale bepalingen ter zake. Een schematische voorstelling van de procedure wordt gegeven op intranet. 12.1.4.1.

Aangifte van arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk en beroepsziekte Indien het personeelslid het slachtoffer is van een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk, moeten het formulier ‘Aangifte van arbeidsongeval’ en het geneeskundige getuigschrift onmiddellijk correct ingevuld bezorgd worden aan de personeelsdienst via het meest geschikte (elektronische) middel (e-mail, fax, …). Dit doet het personeelslid ofwel zelf ofwel – indien hij/zij daartoe niet in staat is – doet de hiërarchische meerdere of, bij afwezigheid van deze laatste, diens vervanger dit. Als het personeelslid bij NV Aquafin tewerkgesteld is, doet hij/zij onmiddellijk aangifte via het formulier “Aangifte van arbeidsongeval” beschikbaar op het intranet van NV Aquafin en stuurt hij/zij dit via het meest geschikte (elektronische) middel (e-mail, fax, …) naar de personeelsdienst van NV Aquafin. Indien het personeelslid niet zelf in staat is, dan doet de directe chef of, bij afwezigheid van deze laatste, diens vervanger de interne aangifte per fax of telefonisch bij de personeelsdienst van NV Aquafin, die de ongevalfeiten onmiddellijk doormeldt aan de preventiedienst en de aangifte onmiddellijk overmaakt aan de personeelsdienst van VMM. Alle medische getuigschriften worden onmiddellijk en rechtstreeks door het slachtoffer of aangestelde bezorgd aan de personeelsdienst van VMM. Ook de ongevallen die het personeelslid overkomen op de weg van en naar het werk, dienen zo spoedig mogelijk te worden gemeld. In dit laatste geval is het van groot belang de identiteit van eventuele getuigen te noteren. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

22/75

Arbeidsreglement


Aangezien de tijdspanne voor de aangifte en voor de eventuele kennisgeving voor bepaalde arbeidsongevallen heel beperkt is, betekent onmiddellijk dat het formulier de personeelsdienst moet bereiken op de dag van het ongeval of uiterlijk op de eerste werkdag na het ongeval. In geval van beroepsziekte moet het personeelslid het vereiste aangifteformulier onmiddellijk via het meest geschikte (elektronische) middel (e-mail, fax, …) correct ingevuld bezorgen aan de personeelsdienst. Bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, of een beroepsziekte moet het ziektemeldingsformulier van het geneeskundige controleorgaan (7) niet ingevuld worden. Enkel bij verlenging van de periode van arbeidsongeschiktheid bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk of een beroepsziekte, moet het personeelslid het gele formulier MEDEX-1B door zijn/haar behandelende arts laten invullen en naar de personeelsdienst sturen. Bij een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk moet het personeelslid alle verdere briefwisseling betreffende het ongeval, waarvoor geen tussenkomst van de VMM is vereist, rechtstreeks voeren met de verzekeringsmaatschappij Ethias en rechtstreeks naar de op de brief in referte vermelde persoon sturen. Deze briefwisseling zal door Ethias rechtstreeks worden toegestuurd naar het personeelslid en omvat onder meer werkhervatting, attesten betreffende medische onkosten, adres, aansluitingsnummer en klever van het ziekenfonds. Met eventuele vragen in dit verband kan het personeelslid steeds terecht bij de personeelsdienst. Elk contractueel personeelslid moet ook nog bij zijn/haar ziekenfonds aangifte doen van het arbeidsongeval, het ongeval op weg naar en van het werk, of de beroepsziekte. Het personeelslid vult daartoe het 'Inlichtingsblad Uitkeringen' in dat door het ziekenfonds wordt verstrekt. 12.1.4.2.

Verplichtingen van de hiërarchische lijn betreffende arbeidsongevallenonderzoek (9) De hiërarchische lijn heeft volgende wettelijke verplichtingen betreffende arbeidsongevallenonderzoek: Bij een arbeidsongeval met arbeidsongeschiktheid:  de lijnmanager verzoekt de betrokken hiërarchische lijn om een ongevallenonderzoek uit te voeren, hiervan verslag uit te brengen en preventiemaatregelen voor te stellen;  de betrokken hiërarchische lijn stuurt het verslag (zie formulier ’Verslag van arbeidsongevallenonderzoek‘ op het VMM-Intranet) van het ongeval binnen de 10 werkdagen terug naar de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB).  Indien tewerkgesteld bij NV Aquafin zal het ongevallenonderzoek worden uitgevoerd door de preventiedienst van NV Aquafin in samenspraak met de betrokken hiërarchische lijn en worden preventiemaatregelen voorgesteld. Bij een ernstig of een zeer ernstig arbeidsongeval:  de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) of de externe preventieadviseur voert samen met de betrokken hiërarchische lijn en eventuele andere betrokkenen een ongevallenonderzoek uit. Het verslag moet verder aangevuld en ondertekend worden door de lijnmanager en binnen de wettelijk voorziene termijn opgestuurd worden naar de Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk, regionale directie van de plaats waar het arbeidsongeval zich heeft voorgedaan.  Indien tewerkgesteld bij NV Aquafin zal het ongevallenonderzoek worden uitgevoerd door de preventiedienst van NV Aquafin in samenspraak met de hiërarchische lijn, de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) en eventuele andere betrokkenen (o.a. een vertegenwoordiger van de respectieve vakbondsorganisaties van VMM). Het verslag wordt volgens de wettelijk voorzieningen aangevuld met preventiemaatregelen, ondertekend door de directie van NV Aquafin en opgestuurd naar de Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk, regionale directie van de plaats waar het arbeidsongeval zich heeft voorgedaan. Een kopij wordt eveneens overgemaakt aan de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB). Bij een bijna-ongeval: Een beknopt verslag van incidenten en bijna-ongevallen kan via de hiërarchische lijn opgestuurd worden naar de GDPB door middel van het formulier 'Melden incident', te vinden op intranet. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

23/75

Arbeidsreglement


12.1.5. De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van schadevergoeding De lijnmanager neemt de juridische beslissing over de erkenning van arbeidsarbeidsongevallen (inclusief ongevallen op de weg naar en van het werk) en de toekenning van een schadevergoeding voor arbeidsongevallen, ongevallen op de weg naar en van het werk en voor beroepsziekten. Het personeelslid kan hiertegen beroep instellen bij de arbeidsrechtbank van zijn/haar woonplaats.(5) Medex doet uitspraak over de medische aspecten van arbeidsongevallen en beroepsziekten (in samenwerking met het Fonds voor Beroepsziekten). De contactgegevens van Medex zijn consulteerbaar op intranet.

12.2. Nadere regelingen m.b.t. de aanvraag, voortijdige beëindiging en de opzeggingstermijnen voor verloven. Het personeelslid dient bij de aanvraag van een verlofstelsel onderstaande termijnen te respecteren. Het personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel alleen opzeggen om echt dwingende redenen en na overleg met de hiërarchische meerdere.(5) Onverminderd de hogervermelde regel, gelden voor de opzegging van verloven de volgende opzegtermijnen: Soort verlof verlof voor prestaties

Aanvraag deeltijdse

Opzegging op initiatief van bevoegde overheid of ambtenaar

1 maand

loopbaanonderbreking algemeen stelsel

3 maand

loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof)

loopbaanonderbreking (bijstand)

3 maand, tenzij het verlof onmiddellijk aansluit op bevallings- of opvangverlof niet van toepassing

loopbaanonderbreking (palliatief verlof) verlof voor (kabinet)

opdracht

op initiatief personeelslid

niet van toepassing

niet van toepassing

bij overlijden/genezing patiënt

niet van toepassing

niet van toepassing

bij overlijden patiënt

niet van toepassing

niet van toepassing

door minister

niet van toepassing

op personeelslid

verlof voor opdracht (algemeen belang)

van

Opzeggingstermijn 1 maand, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager minstens 1 maand tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager

niet van toepassing

door minister

initiatief

functionele

door ambtenaar


1 maand, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager niet van toepassing 1 maand, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager 24/75

Arbeidsreglement


verlof voor opdracht (terbeschikkingstelling Koning(in) / Prins(es))

niet van toepassing

door Prins(es)

Koning(in)

op initiatief ambtenaar

verlof voor (erkende groep)

opdracht politieke

niet van toepassing

van

op initiatief van de functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn op initiatief ambtenaar

van

onbetaald verlof 1 maand ambtenaar (20 dagen gecontingenteerd) onbetaald verlof 1 maand ambtenaar (5 jaar)

niet van toepassing

op initiatief ambtenaar

van

onbetaald verlof 1 maand contractueel personeelslid (1 jaar)

op initiatief contractuele personeelslid

van

niet van toepassing 1 maand, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager niet van toepassing

1 maand, tenzij in uitzonderlijke omstandigheden en met schriftelijke verantwoording een kortere termijn wordt toegestaan door de lijnmanager niet van toepassing

de Termijn, met schriftelijke verantwoording, overeen te komen met de lijnmanager het Termijn, met schriftelijke verantwoording, overeen te komen met de lijnmanager

13. FACULTATIEVE VERMELDINGEN 13.1. Proeftijd (8) 13.1.1. Duur proeftijd Indien het personeelslid contractueel in dienst is en hij/zij in dezelfde functie toegelaten wordt tot een proeftijd als ambtenaar en hij/zij in die functie al geëvalueerd werd, wordt de duur van de proeftijd als volgt vastgesteld:  niveau D: 4 maanden  niveau C en B: 4 maanden  niveau A: 6 maanden

Indien het personeelslid nieuw in dienst komt op contractuele of statutaire basis, of indien hij/zij toegelaten wordt tot een proeftijd als ambtenaar in een andere functie, wordt de duur van de proeftijd als volgt vastgesteld:   

niveau D: 4 maanden niveau C en B: 9 maanden niveau A: 12 maanden 13.1.2. Vorming tijdens de proeftijd

Het vormingsprogramma voor ambtenaren in proeftijd wordt vastgesteld door de lijnmanager.

13.2. Nadere bepalingen betreffende geldelijk statuut 13.2.1. Maaltijdcheque: 13.2.1.1. Algemene regel Elk personeelslid heeft voor iedere werkdag recht op een maaltijdcheque, behalve wanneer hij/zij een maaltijd op kosten van de VMM heeft ontvangen.


25/75

Arbeidsreglement


‘Werkdag’: het aantal toegekende maaltijdcheques per maand is gelijk aan het aantal dagen waarop het personeelslid effectief arbeidsprestaties heeft geleverd, ook bij deeltijdse dagprestaties, ongeacht de duur ervan. Voor feestdagen, vakantiedagen, afwezigheid bij ziekte, eventuele recuperatie van overuren in volledige werkdagen …. enz. mag geen maaltijdcheque worden toegekend. ‘Maaltijd‘: maaltijdcheques worden niet toegekend wanneer het personeelslid een maaltijd op kosten van de VMM ontvangen heeft. De sociale inspectie omschrijft een normale maaltijd als volgt: "een soep of klein voorgerecht, een (warme) hoofdschotel een nagerecht en een drank, geen snacks of tussendoortjes". 13.2.1.2. Maaltijdcheques bij dienstopdrachten, zendingen: Wanneer geen maaltijd wordt gefactureerd aan de VMM, krijgt het personeelslid een maaltijdcheque. Wanneer wel een maaltijd wordt gefactureerd aan de VMM, krijgt het personeelslid geen maaltijdcheque; de controle verloopt via de boekhouding. 13.2.1.3. Maaltijdcheques bij dienstvrijstellingen: Bij dienstvrijstellingen die geen volledige werkdag in beslag nemen krijgt het personeelslid een maaltijdcheque indien hij/zij arbeidsprestaties tijdens de normale uurregeling van de VMM (glij- en stamtijd) kan bewijzen. Indien er voor die dag geen geldige prikverrichtingen opgetekend zijn, is een prikklokcorrectie noodzakelijk als bewijs voor arbeidsprestaties. Bij dienstvrijstellingen die een volledige werkdag in beslag nemen krijgt het personeelslid enkel een maaltijdcheque als de dienstvrijstelling verleend wordt voor een (collectieve) activiteit georganiseerd door de VMM zelf of door de Vlaamse Gemeenschap én als geen maaltijd op kosten van de VMM wordt aangeboden. In uitvoering van het schrijven van de Vlaamse minister van Ambtenarenzaken wordt vanaf 1 januari 2004 een maaltijdcheque toegekend aan personeelsleden van de VMM die genieten van syndicaal verlof of syndicale dienstvrijstelling indien dit een volledige dag in beslag neemt. In onderstaand schema geven we voor de dienstvrijstelling die een volledige dag in beslag neemt aan of het personeelslid al dan niet recht heeft op een maaltijdcheque: Soort dienstvrijstelling

Maaltijdcheque of niet? Sportdag Vlaamse ambtenaren ja Dienstvrijstelling om sommige politieke mandaten uit te oefenen of ambten die ermee nee gelijkgesteld kunnen worden Dienstvrijstelling voor personeelsleden die zich voorbereiden op bevorderingsexamens ja en een opleiding door of namens de VMM volgen Dienstvrijstelling voor personeelsleden wier beroepsgeschiktheid onderzocht moet ja worden Dienstvrijstelling naar aanleiding van verkiezingen nee Dienstvrijstelling voor bloed, bloedplasma of bloedplasmagevers nee Dienstvrijstelling voor medische onderzoeken nee Dienstvrijstelling voor prenataal onderzoek nee 13.2.1.4.

Maaltijdvergoeding en maaltijdcheque:

Omdat elk personeelslid van de VMM voor elke gewerkte dag een maaltijdcheque ontvangt, wordt de (forfaitaire) maaltijdvergoeding altijd verminderd met de werkgeversbijdrage in de maaltijdcheque. Bij dienstreizen van ten minste 12 uren, waarvoor zowel een middagmaal- en een avondmaalvergoeding wordt betaald, wordt de werkgeversbijdrage slechts één keer in mindering gebracht. Het overzicht met de forfaitaire maaltijdvergoedingen is consulteerbaar op intranet. 13.2.2. Valorisatie van de prestaties van het schoonmaakpersoneel De prestaties van het schoonmaakpersoneel die destijds verplicht deeltijds werkten in de periode van 1 april 1972 tot 31 december 1993 worden vanaf 1 juni 2004 gevaloriseerd in overeenstemming met het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, voor zover deze prestaties minimum de helft bedragen van een voltijdse betrekking.


26/75

Arbeidsreglement


13.3. Nadere bepalingen betreffende dienstvrijstellingen 13.3.1. Algemene bepaling Het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin) beslist of de dienstvrijstellingen bepaald in punten 13.3.3.4 en 13.3.3.5.2 worden toegekend.

Het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin) beslist ook of de dienstvrijstelling wordt toegekend voor één dag, een halve dag of voor de periode vereist door de omstandigheid. Belangrijk hierbij is dat geen afbreuk mag worden gedaan aan het principe van de dienstvrijstelling. Het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin) moet er op toezien dat er geen oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van bepaalde dienstvrijstellingen. Het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin) dient bij de toekenning of de weigering van een dienstvrijstelling rekening te houden met de belangen en de organisatie van de betrokken afdeling. 13.3.2. Wijze van aanvragen en opnemen van dienstvrijstellingen voorzien in titel 13 van deel X van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd: Artikel

Omschrijving

Attest

X 73

Vakbondsactiviteiten

Persoonlijke occasionele oproep of doorlopende opdracht

X 74

Brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming, rode kruis Verkiezingen Topsport

Attest van Rode Kruis of attest brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming

X 75 X 76

Bewijs van deelname Topsporter: verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/zij geselecteerd of gepreselecteerd is; het voorbereidings- en deelnemingsschema Begeleider: verklaring op erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is; verklaring van de federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/zij aangeduid is (als ligatrainer); verklaring van de geselecteerde of gepreselecteerde topsporter waaruit de samenwerking tussen de aanvrager en de topsporter blijkt (persoonlijke trainer, gehandicaptenbegeleider, sparringpartner); het voorbereidings- en deelnemingsschema; kopie van het diploma of getuigschrift van de Vlaamse Trainersschool (voor trainers). Internationaal jurylid: verklaring op erewoord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd , onbezoldigd is; verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid.(5)

X 77 X 78 X 79 X 80

Afstaan beenmerg, Medisch attest organen Bijstand gehandicapten Attest van arbeidsongeschiktheid van gehandicapte en attest van onbezoldigde deelname aan reis of verblijf Bloed, plasma, Attest bloedplaatjes Zwanger personeelslid §1 attest (prenataal onderzoek) VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

27/75

Arbeidsreglement


§2 geen attest (borstvoedingspauzes) 13.3.3. Andere dienstvrijstellingen 13.3.3.1.

Dienstvrijstelling voor bevorderingsexamens, bekwaamheidsproeven en deelname aan aanwervingexamens

13.3.3.1.1. Voorbereiding De ambtenaar heeft recht op een voorbereiding voor examens voor overgang naar het andere niveau en voor examens of bekwaamheidsproeven voor de bevordering door verhoging in graad. De voorbereiding bestaat uit voorbereidende opleidingen georganiseerd door of namens de VMM.  de aard van het examen of de proef is zodanig dat geen specifieke studie ter voorbereiding is vereist. Er wordt geen dienstvrijstelling toegestaan. De beslissing over het feit of al dan niet specifieke studie ter voorbereiding noodzakelijk is, wordt genomen door de lijnmanager.  de aard van het examen of de proef is zodanig dat wel specifieke studie ter voorbereiding is vereist. Tijdens de loopbaan kan voor de voorbereiding van een overgangsexamen naar een hoger niveau maximaal 2 maal per niveau een dienstvrijstelling van maximaal 3 dagen verkregen worden. Voor de voorbereiding van examens of bekwaamheidsproeven voor bevordering door verhoging in graad kan maximaal 2 maal per niveau een dienstvrijstelling van maximaal 2 dagen verkregen worden. Voor een overgangsexamen naar niveau A kan, in de maand voorafgaand aan het examen, maximum 3 dagen dienstvrijstelling gegeven worden. Deze dienstvrijstelling is beperkt tot 1 keer in 5 jaar en maximum 2 keer tijdens de loopbaan van de ambtenaar. 13.3.3.1.2. Deelname Er wordt dienstvrijstelling verleend voor het deelnemen aan bevorderingsexamens, bekwaamheidsproeven en aanwervingexamens bij de VMM en voor betrekkingen vacant verklaard via de Interne Arbeidsmarkt :  dienstvrijstelling ten belopen van een volledige dag wordt verleend voor de dag van het examen of de proef als de duur van het examen of de proef ten minste een halve dag bedraagt;  dienstvrijstelling ten belopen van een halve dag wordt verleend voor de dag van het examen of de proef als de duur van het examen of de proef met inbegrip van de verplaatsing minder dan een halve dag bedraagt. Voor deelname aan bevorderingsexamens, bekwaamheidsproeven en aanwervingexamens bij de VMM kan gebruik gemaakt worden van een treinvordering die kan worden aangevraagd bij de personeelsverantwoordelijke van de locatie van het personeelslid. Het personeelslid dient voorafgaand aan de dienstvrijstelling de rechtstreekse hiërarchische meerdere en de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie schriftelijk of via e-mail in kennis te stellen van de dienstvrijstelling, datum en duur. 13.3.3.2.

Dienstvrijstelling voor preventieve medische onderzoeken

-

Er wordt dienstvrijstelling verleend aan het personeelslid dat zich onderwerpt aan een preventief medisch onderzoek georganiseerd door de VMM.

-

Dienstvrijstelling wordt verleend voor de duur van volgende onderzoeken met inbegrip van de verplaatsing:  preventief kankeronderzoek;  onderzoeken die niet buiten de stamtijden kunnen worden uitgevoerd door een geneesheerspecialist. Hiervoor moet een attest worden voorgelegd van een geneesheer-specialist met vermelding dat het onderzoek niet buiten de normale diensturen kon plaatsvinden. 13.3.3.3.

Dienstvrijstelling om een nieuwe dienstbetrekking te zoeken. 13.3.3.3.1. Contractuele personeelsleden met een arbeidsovereenkomst andere dan een startbaanovereenkomst.

Tijdens de wettelijke opzeggingstermijn heeft het contractuele personeelslid dienstvrijstelling om een nieuwe dienstbetrekking te zoeken (voor sollicitatie of deelname aan een aanwervingexamen georganiseerd door een ander bestuur dan VMM): VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

28/75

Arbeidsreglement


Het contractuele personeelslid wiens jaarlijks loon niet hoger is dan het bedrag, vastgesteld in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, mag in dit kader een- of tweemaal per week afwezig zijn, mits de duur van de afwezigheid in totaal die van één arbeidsdag per week niet overschrijdt. Het contractuele personeelslid wiens jaarlijks loon hoger is dan het bedrag, vastgesteld in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, mag in dit kader gedurende de laatste zes maanden van de opzeggingstermijn een- of tweemaal per week afwezig zijn, mits de duur van de afwezigheid in totaal die van één arbeidsdag per week niet overschrijdt. Tijdens de voorafgaande periode van deze opzeggingstermijn mag het personeelslid slechts één halve dag per week afwezig zijn. Als de opzeggingstermijn korter is dan zeven dagen mag slechts een halve arbeidsdag verlet worden. Voornoemde regeling is tevens van toepassing voor het contractuele personeelslid dat deeltijds is tewerkgesteld, echter in verhouding tot de duur van zijn/haar arbeidsprestaties. Het contractuele personeelslid dient voorafgaand aan de dienstvrijstelling de rechtstreekse hiërarchische meerdere en de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie schriftelijk of via e-mail in kennis te stellen van de dienstvrijstelling, datum en duur. 13.3.3.3.2. Personeelsleden met een startbaanovereenkomst. De personeelsleden met een startbaanovereenkomst hebben onbeperkt dienstvrijstelling om een nieuwe dienstbetrekking te zoeken gedurende het eerste jaar van tewerkstelling. Het contractuele personeelslid dient voorafgaand aan de dienstvrijstelling de rechtstreekse hiërarchische meerdere en de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie schriftelijk of via outlook in kennis te stellen van de dienstvrijstelling, datum en duur. Vereist attest: attest van de werkgever waarbij werd gesolliciteerd met vermelding van plaats, dag en uur waarop men zich heeft aangeboden. Bij contractverlenging valt de startbaner onder de ‘gewone’ regeling voor contractuelen zoals hierboven uiteengezet in punt 13.3.3.3.1. 13.3.3.4. Dienstvrijstelling bij overlijden (7) Bij overlijden van een VMM personeelslid, een echtgeno(o)t(e) of samenwonende partner of van een bloedof aanverwant in de eerste graad van een VMM personeelslid, de echtgeno(o)t(e) of samenwonende partner wordt er dienstvrijstelling verleend voor de duur van de plechtigheid met inbegrip van de verplaatsing. De dienstvrijstelling wordt verleend door het afdelingshoofd voor de personeelsleden van het hoofdbestuur en door de locatieverantwoordelijke voor de personeelsleden van de buitendiensten. 13.3.3.5.

Andere dienstvrijstellingen. 13.3.3.5.1. Afwezigheden die niet moeten worden ingehaald.

Reden afwezigheid oproeping door het gerecht als getuige of als gezworene oproeping om een familieraad bij te wonen oproeping door de burgerlijke en militaire invaliditeitscommissies en door Medex oproeping door statutaire raden en commissies deelneming aan het beheer en raadpleging van de VZW Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap inzage in het persoonlijke dossier getuigenis of hulpverlening bij ongevallen op de weg naar het werk medische behandeling als slachtoffer van een arbeidsongeval of van een ongeval op de weg naar of van het werk gezondheidsredenen die het vertrek van de zieke noodzakelijk maken dienstvrijstelling voor de rest van de dag op de eerste werkdag van het jaar voor personeelsleden die aanwezig waren voor de gebruikelijke VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

Vereist attest bewijs van oproeping bewijs van oproeping bewijs van oproeping bewijs van oproeping bewijs van deelname

29/75

Arbeidsreglement


nieuwjaarswensen. Deze dienstvrijstelling geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. deelneming aan de officiële sportdag voor de Vlaamse ambtenaren, mits attest van deelname (5) de aanwezigheid ter plaatse wordt vastgesteld dienstvrijstelling tijdens de middagpauze van 11.45 uur tot 14.00 uur voor deelname aan het festival ‘Boterhammen in het Park’(uitsluitend voor personeelsleden die in Brussel zijn tewerkgesteld) twee keer 1 uur per maand voor een sportactiviteit georganiseerd of ondersteund door de VMM, tussen 11.45 uur en 14.00 uur

Voor sportactiviteiten onder steund door de VMM moet een bewijs dat het personeelslid gesport heeft, worden geleverd door: - ofwel het sportcomité dat de personeelsverantwoordelijke per e-mail op de hoogte brengt; - ofwel het personeelslid zelf dat hiertoe de personeelsverantwoordelijke op de hoogte brengt per e-mail met de eerste evaluator in cc. (9)

13.3.3.5.2. Afwezigheid die wel moet worden ingehaald Deze dienstvrijstelling geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. Deze dienstvrijstelling wordt overgelaten aan het oordeel en de appreciatie van het afdelingshoofd rekening houdend met de evaluatie van de prestaties van het betrokken personeelslid.

13.4. Nadere bepalingen betreffende verloven andere dan vakantieverlof en ziekteverlof 13.4.1. Moederschapsrust 13.4.1.1. Omschrijving Het vrouwelijke personeelslid heeft recht op bezoldigde moederschapsrust die wordt gelijkgesteld met een periode van dienstactiviteit. De moederschapsrust mag niet meer bedragen dan 15 weken bij een eenling, en niet meer dan 19 weken bij een meerling, tenzij de bevalling plaatsvindt na de vermoedelijke bevallingsdatum. In geval de bevalling plaatsvindt na de vermoedelijke bevallingsdatum, wordt de moederschapsrust tot de werkelijke datum van de bevalling verlengd. 13.4.1.2. Toelichting De moederschapsrust kan ten vroegste ingaan vanaf de 6de week voor de vermoedelijke datum van de bevalling (bij een meerling vanaf de 8ste week). Het personeelslid mag geen arbeid verrichten vanaf de 7de dag die de vermoedelijke bevallingsdatum voorafgaat tot het verstrijken van een periode van 9 weken (bij een meerling 11 weken) die begint te lopen op de dag van de bevalling. De dag van de bevalling behoort tot de postnatale periode (idem bij een meerling). De postnatale rust kan nooit meer dan 14 weken omvatten (bij een meerling 18 weken). Het personeelslid bezorgt ten laatste 7 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum een geneeskundig getuigschrift waaruit deze datum blijkt (bij een meerling ten laatste 9 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum) aan de personeelsdienst.


30/75

Arbeidsreglement


13.4.1.3. Bijkomende week postnatale rust Wijziging arbeidswet en ziekteverzekeringwet Voor bevallingen die plaatsvinden vanaf 1 september 2006 wordt op verzoek van het personeelslid de postnatale rustperiode verlengd met één week, wanneer het personeelslid ongeschikt is geweest om haar arbeid te verrichten wegens ziekte of ongeval gedurende de ganse periode van zes weken voorafgaand aan de werkelijke bevallingsdatum, of van acht weken wanneer de geboorte van een meerling wordt verwacht. De arbeidswet is van toepassing zowel op de statutaire als op de contractuele personeelsleden. Bijgevolg geldt de mogelijkheid van de verlenging van de postnatale rust met één week na een problematische zwangerschap voor alle vrouwelijke personeelsleden die bevallen vanaf 1 september 2006. Voor de contractuelen geldt de ziekteverzekeringwet (moederschapuitkeringen). De bijkomende week postnatale rust is gedekt door moederschapuitkeringen. Bezoldiging van de bijkomende week postnatale rust Voor zover de bijkomende week postnatale rust binnen de periode van 15 weken (één kind) of 19 weken (meerling) valt, stelt zich geen probleem voor de bezoldiging van deze week voor de statutairen en de uitbetaling van het supplement moederschapuitkeringen voor de contractuelen. Indien het personeelslid gedurende de periode van zes weken voorafgaand aan de werkelijke bevallingsdatum doorlopend arbeidsongeschikt is en er geen arbeidsdagen noch gelijkgestelde dagen zijn, dan wordt de verplichte postnatale rust van 9 weken verlengd met één week. In die situatie wordt de maximale postnatale rust 10 weken (of 12 weken in geval van een meerling), tenzij bij hospitalisatie van een kind. 13.4.1.4.

prenatale rust postnatale rust

facultatief verplicht verplicht facultatief

facultatief

Overzicht

eenling maximum 5 weken (35 dagen) 1 week (7 dagen) 9 weken (63 dagen) maximum 5 weken (35 dagen) = niet opgenomen facultatieve prenatale rust bijkomende week postnatale rust (7 dagen)

meerling maximum 7 weken (49 dagen) 1 week (7 dagen) 11 weken (77 dagen) maximum 7 weken (49 dagen) = niet opgenomen facultatieve prenatale rust bijkomende week postnatale rust (7 dagen)

13.4.1.5. Verlofdagen postnatale rust Als het personeelslid de 9 weken verplichte postnatale rust (11 weken bij meerling) met ten minste 2 weken kan verlengen, krijgt zij de mogelijkheid om de laatste 2 weken van de postnatale rust om te zetten in verlofdagen van postnatale rust a rato van haar werkrooster. Zij dient deze dagen op te nemen volgens een eigen planning, binnen de 8 weken te rekenen vanaf het einde van de ononderbroken postnatale rust. Als zij de laatste twee weken postnatale rust wil omzetten in verlofdagen van postnatale rust, moet zij de planning van deze verlofdagen ten minste vier weken voor het einde van de verplichte postnatale rust meedelen met het formulier beschikbaar op intranet en de personeelsverantwoordelijke van haar locatie verwittigen. (4) 13.4.2. Verlof voor deeltijdse prestaties 13.4.2.1.

De ambtenaar kan een verlof voor deeltijdse prestaties krijgen.

Algemeenheden:  duur: minimum 3 maand, maximum 12 maanden. Verlengingen van minimum 3 maand en maximum 12 maanden zijn mogelijk  administratieve stand: wordt voor een periode van 5 jaar gelijkgesteld met dienstactiviteit – onbezoldigd (5 jaar te rekenen vanaf 1 juli 1982). Daarna non-activiteit met behoud van recht op bevordering door verhoging in graad  het verlof voor deeltijdse prestaties moet worden aangevraagd ten minste één maand voor de aanvang van het verlof. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

31/75

Arbeidsreglement


Bijzonderheden:  toekenning verlof deeltijdse prestaties is afhankelijk van de goede werking van de dienst  het verlof voor deeltijdse prestaties moet steeds ingaan op de eerste kalenderdag van de maand en een einde nemen op de laatste kalenderdag van de maand  het verlof voor deeltijdse prestaties dat in de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar valt kan niet worden gerecupereerd  Bij een aanvraag voor verlof voor deeltijdse prestaties, moet voor de volledige periode van de aanvraag eenzelfde prestatieregime gelden. Deze regeling is noodzakelijk voor het administratieve en geldelijke personeelsbeheer alsook om de dienstnoodwendigheden niet in het gedrang te brengen  het verlof voor deeltijdse prestaties wordt opgeschort bij verlof voor bevalling, adoptie, pleegvoogdij, voorbereiding van de kandidatuur bij wetgevende of provinciale verkiezingen, militaire prestaties in vredestijd of burgerdienst  bevordering tot een hogere graad maakt een einde aan de toestemming tot uitoefening van het verlof voor deeltijdse prestaties. 13.4.2.2. Bijzondere categorieën: Verlof deeltijdse prestaties is een recht (d.w.z. het dienstbelang kan niet worden ingeroepen) voor:  de ambtenaar die de leeftijd van 50 jaar heeft bereikt  de ambtenaar die ten minste 2 kinderen ten laste heeft die nog niet de leeftijd van 15 jaar hebben bereikt  de ambtenaar die een kind ten laste heeft dat recht geeft op bijkomende kinderbijslag door een aandoening of handicap. Het betreft een kind dat op de medische-sociale schaal 6 punten in totaal heeft of 4 punten in pijler 1;  de ambtenaar die als eenoudergezin ten minste één kind ten laste heeft dat nog niet de leeftijd van 15 jaar heeft bereikt ste de  de ambtenaar die mantelzorg verleent aan een inwonend gezins- of familielid van 1 of 2 graad. Het verlof voor deeltijdse prestaties is een gunst voor de ambtenaren die een directeursfunctie uitoefenen. De administrateur-generaal, de algemeen directeur, de afdelingshoofden en de directeur operaties kunnen geen verlof voor deeltijdse prestaties opnemen.(3) Bij verlof voor deeltijdse prestaties als recht wordt een geldelijk voordeel toegekend: 1/5 van het niet bezoldigd gedeelte wordt toch bezoldigd, m.a.w. iemand die 50% werkt ontvangt 60%, 80% ontvangt 84% en 90% ontvangt 92%. Het dienstbelang kan wel worden ingeroepen voor het arbeidsregime dat in functie van de behoeften van de dienst moet worden overeengekomen. De personeelsleden die deeltijdse prestaties verrichten hebben de mogelijkheid de dag van de deeltijdse prestaties te verplaatsen:  indien deze samenvalt met een sociale activiteit georganiseerd door de VMM (bv. nieuwjaarsreceptie, milieueducatieve uitstap, sinterklaasfeest,…) of  ingevolge een beslissing van de hiërarchische meerdere in functie van het dienstbelang. De dag waarnaar de deeltijdse prestaties wordt verplaatst, moet schriftelijk of via e-mail worden goedgekeurd door de rechtstreekse hiërarchische meerdere en dient genomen te worden uiterlijk in de week volgend op deze van de sociale activiteit en in overleg met de rechtstreeks hiërarchische meerdere. Het verplaatsen van de dag van de deeltijdse prestaties dient schriftelijk of via e-mail meegedeeld aan de rechtstreekse hiërarchische meerdere en aan de personeelsverantwoordelijke van de locatie. Deze regeling van verplaatsing van de dag van deeltijdse prestaties is eveneens van toepassing:  voor personeelsleden met onbetaald verlof  voor contractuele personeelsleden die deeltijdse prestaties genieten  voor contractuele personeelsleden die uit hoofde van hun functie halftijds tewerkgesteld zijn. Het verlof voor deeltijdse prestaties is niet opgenomen in de verlofregeling voor contractuele personeelsleden. Op aanvraag van het personeelslid en mits gunstig advies van het afdelingshoofd kan, via een addendum aan het contract, de verminderde arbeidsduur worden toegestaan.


32/75

Arbeidsreglement


13.4.3. Onbetaald verlof   

Het onbetaald verlof moet ten minste één maand voor de aanvang van het verlof schriftelijk worden aangevraagd via de hiërarchische lijn. Op de aanvraag moet het personeelslid duidelijk vermelden op welke data hij/zij onbetaald verlof neemt en of het over halve of volledige werkdagen gaat. Wanneer het personeelslid onbetaald verlof neemt, wordt het aantal (gewone) verlofdagen verminderd afhankelijk van het aantal dagen onbetaald verlof:

Aantal dagen onbetaald verlof 0,5 t.e.m. 3,5 dagen 4 t.e.m. 7 dagen 7,5 t.e.m. 11 dagen 11,5 t.e.m. 14,5 dagen 15 t.e.m. 18,5 dagen 19 t.e.m. 20 dagen

Aantal dagen in mindering van gewoon verlof 0 ½ dag 1 dag 1,5 dagen 2 dagen 2,5 dagen

13.4.4. Vormingsverlof Vormingsverlof kan verkregen worden voor opleidingen gevolgd op eigen initiatief en georganiseerd door het departement Onderwijs en Vorming of georganiseerd, gesubsidieerd of erkend door de Vlaamse Overheid in het kader van regelgeving inzake onderwijs en die ’s avonds of in het weekend worden gegeven. 13.4.4.1. Voorwaarde: De opleiding moet in verband staan met het uitgeoefende ambt. De opleidingen die voorbereiden op overgang- en bevorderingsexamens worden in elk geval beschouwd als in verband staande met het uitgeoefende ambt. Het vormingsverlof wordt aangevraagd bij het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin). Het afdelingshoofd of de directeur operaties oordeelt na advies van de verantwoordelijke voor de vorming of de aanvraag in verband staat met het uitgeoefende ambt en of het vormingsverlof verenigbaar is met de belangen van de dienst. Het vormingsverlof is gelijk aan het aantal uren van de opleiding met een maximum van 120 uren per schooljaar. Het vormingsverlof moet worden opgenomen in halve of hele dagen. Het vormingsverlof wordt geschorst indien de opleiding niet regelmatig wordt gevolgd. Het vormingsverlof kan slechts eenmaal worden toegekend voor dezelfde opleiding. Een attest vanwege de instelling die de vorming verstrekt met de melding welke cursus gevolgd wordt en hoeveel uren deze bedraagt, moet bezorgd worden aan de personeelsdienst. Bij beëindiging van de opleiding dient een bewijs van aanwezigheid over de volledige vormingsperiode en een document waaruit het behaalde resultaat blijkt te worden bezorgd aan de personeelsdienst. 13.4.4.2.

De periodes van afwezigheid als gevolg van voornoemd vormingsverlof worden gelijkgesteld met dienstactiviteit.

13.4.5. Omstandigheidsverlof Omstandigheidsverlof wordt toegekend overeenkomstig het Vlaams personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. Het omstandigheidsverlof moet zo dicht mogelijk aansluiten bij de gebeurtenis naar aanleiding waarvan het werd toegekend. 13.4.6. Loopbaanonderbreking Voor deze specifieke regeling verwijzen we de personeelsleden naar de artikelen X 28 tot en met X 31(statutaire) en naar artikel X 41(contractuele) van het Vlaams personeelsstatuut met betrekking tot de mogelijkheden tot het nemen van loopbaanonderbreking'.


33/75

Arbeidsreglement


13.5. Nadere bepalingen betreffende ziekteverlof 13.5.1.

Ziekteverlof 13.5.1.1.

Statutair personeel

Indien de ambtenaar afwezig is wegens ziekte, heeft hij/zij recht op ziekteverlof. Tijdens het ziekteverlof behoudt hij/zij alle administratieve en geldelijke rechten. Vanaf het ogenblik dat de ambtenaar tijdens de loopbaan 666 werkdagen ziekteverlof telt, heeft het geneeskundige controleorgaan (7), na overleg met de VMM, de mogelijkheid een voorstel te formuleren aan Medex tot het definitieve ongeschikt verklaren van de ambtenaar. Voor de berekening van het ziektekrediet van 666 werkdagen wordt 1 januari 1995 als begindatum genomen. Ook de ziektedagen die een personeelslid heeft opgenomen als ambtenaar of stagiair bij de diensten van de Vlaamse overheid worden vanaf 1 januari 1995 aangerekend op het ziektekrediet van 666 werkdagen. Met de stand van het ziekteverlof voor 1 januari 1995 wordt dus geen rekening gehouden. De dagen arbeidsongeschiktheid ten gevolge van een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, een beroepsziekte of een ongeval van gemeen recht veroorzaakt door de schuld van een derde, worden niet aangerekend op het ziektekrediet van 666 werkdagen, doch wel na consolidatie. Worden eveneens niet aangerekend op het ziektekrediet van 666 werkdagen:  de arbeidsvrijstelling van zwangere of borstvoeding gevende ambtenaren die in een schadelijk arbeidsmilieu werken en waarvoor geen aangepaste of andere arbeidsplaats mogelijk is;  de dagen afwezigheid wegens ziekte die zich voordoen binnen 6 weken voor de werkelijke bevallingsdatum. In geval van geboorte van een meerling wordt deze periode verlengd tot 8 weken. De vakantiedagen die een ambtenaar niet heeft kunnen opnemen als gevolg van langdurige ziekte, worden in mindering gebracht op het totale aantal ziektedagen. Voor de andere locaties dan het hoofdbestuur deelt het hoofd van de locatie van de betrokken ambtenaar aan de personeelsdienst mee hoeveel dagen in mindering gebracht moeten worden. De berekening van het ziekteverlof van de ambtenaren met een werktijdregeling die afwijkt van de normale werktijdregeling gebeurt pro rata. Deze berekeningswijze wordt ook toegepast als de ziekte samenvalt met verlof voor deeltijdse prestaties opgenomen in uren volgens een vaste verdeling. Tijdens een periode van halftijdse prestaties wegens ziekte worden de halve of hele werkdagen afwezigheid eveneens als ziekteverlof in aanmerking genomen en pro rata aangerekend op het ziektekrediet van 666 werkdagen. Indien de ambtenaar 60 jaar of ouder is en na zijn/haar zestigste verjaardag in totaal 222 werkdagen afwezig was wegens ziekte, wordt hij/zij ambtshalve op pensioen gesteld. Dit pensioen gaat in op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin hij/zij het totaal van 222 werkdagen bereikte. Voor het berekenen van deze 222 werkdagen wordt de afwezigheid ten gevolge van een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, een beroepsziekte of een ongeval van gemeen recht veroorzaakt door de schuld van een derde, niet in aanmerking genomen. De lijnmanager kan op vraag van de ambtenaar op gemotiveerde wijze beslissen om de ambtshalve opruststelling met een periode van 6 maanden uit te stellen. Deze periode kan stilzwijgend met telkens 6 maanden verlengd worden. Indien het gaat om een lijnmanager die na de leeftijd van 60 jaar meer dan 222 werkdagen afwezig is wegens ziekte, wordt het appreciatierecht ter zake gegeven aan de functioneel bevoegde minister(s). De ambtshalve opruststelling kan uitgesteld worden indien volgende voorwaarden vervuld zijn:  er is geen definitieve ongeschiktheidverklaring van Medex  er is een vraag tot verder zetting van de tewerkstelling door de ambtenaar  de lijnmanager (of functioneel bevoegde minister(s)) en de ambtenaar komen tot een akkoord over de opportuniteit en de haalbaarheid van de het verder zetten van de tewerkstelling. Met het oog op de gemotiveerde beslissing wordt een overleg georganiseerd tussen de lijnmanager (of functioneel bevoegde minister(s)), in voorkomend geval de directe leidinggevende, een verantwoordelijke Personeel en Organisatie van het beleidsdomein en de ambtenaar. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

34/75

Arbeidsreglement


De betrokken ambtenaar kan, aangezien hij ouder is dan 60 jaar, nog steeds op elk moment zijn pensioen aanvragen. De lijnmanager (of functioneel bevoegde minister) kan de beslissing tot uitstel van de opruststelling te allen tijde op gemotiveerde wijze intrekken. De ambtenaar wordt in dit geval ambtshalve op rust gesteld op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de beslissing ingetrokken wordt. 13.5.1.2.

Contractueel personeel

Voor het contractuele personeel geldt betreffende ziekteverlof de reglementering van de privé-sector. Deze reglementering is ter beschikking op het intranet. Het contractuele personeelslid met de hoedanigheid van arbeider en het contractuele personeelslid met de hoedanigheid van bediende gedurende de proeftijd, of met een arbeidsovereenkomst voor een bepaalde duur van minder dan 3 maanden of een arbeidsovereenkomst voor een duidelijk omschreven werk van minder dan 3 maanden, behouden in geval van carenzdag hun bezoldiging voor de betrokken dag. Deze regeling is van toepassing op de carenzdagen die zich voordoen vanaf 1 juli 2006.(1) 13.5.2. Het samenvallen van ziekteverlof met andere verloven 13.5.2.1. Algemene regel Als ziekteverlof samenvalt met andere verloven, is de algemene regel dat het ander verlof niet wordt ingetrokken of opgeschort. Indien het personeelslid ziek wordt vóór de aanvang van of tijdens een toegekend verlof, dan is de duur van de afwezigheid wegens ziekte die samenvalt met het toegekende verlof geen ziekteverlof. Uiteraard is de afwezigheid vóór de aanvang van het toegekende verlof en na het verstrijken van het toegekende verlof, wel ziekteverlof. Deze algemene regel is van toepassing op de volgende verloven:  compensatieverlof tussen Kerstmis en Nieuwjaar  moederschapsrust en opvangverlof  verlof voor deeltijdse prestaties  verlof voor loopbaanonderbreking  vormingsverlof  omstandigheidsverlof  onbetaald verlof  voorbehoedend verlof  politiek verlof  ouderschapsverlof. 13.5.2.2. Specifieke regelingen De afwezigheid wegens ziekte tijdens de volgende drie verloven is wel ziekteverlof, niettegenstaande het verlof ook hier niet wordt ingetrokken of opgeschort:  verlof voor opdracht (kabinet, algemeen belang, Koning, politieke groep)  verlof om in vredestijd als vrijwilliger prestaties te verrichten bij het korps voor burgerlijke veiligheid  vakbondsverlof (voor de vaste afgevaardigden). Het gaat hier immers telkens om een verlof met dienstactiviteit (in principe bezoldigd waarbij de titularis elders tewerkgesteld is, al dan niet in overheidsdienst). Na het verstrijken van het verlof bezorgt het personeelslid aan de personeelsverantwoordelijke van zijn/haar locatie een dienststaat met daarin het aantal dagen afwezigheid wegens ziekte tijdens dat verlof. Daarnaast zijn er nog enkele specifieke regelingen:  Indien het personeelslid ziek wordt vóór het begin van zijn/haar vakantieverlof, kan hij/zij dat intrekken.  Indien het personeelslid tijdens het vakantieverlof ziek wordt, loopt het vakantieverlof door tot het einde van de duur waarvoor het werd aangevraagd (algemene regel), behalve bij opname in ziekenhuis. Slechts het resterende gedeelte van de afwezigheid wegens ziekte dat het vakantieverlof overschrijdt, wordt aangerekend als ziekteverlof. Bij opname in het ziekenhuis en een eventueel hierop aansluitende herstelperiode wordt het vakantieverlof stopgezet.


35/75

Arbeidsreglement

 




De dagen afwezigheid wegens ziekte gedurende de periode van 6 weken die de werkelijke bevallingsdatum voorafgaan, worden als moederschapsrust beschouwd. Bij een meerling wordt deze periode verlengd tot 8 weken. Het voorbehoedende verlof wordt toegekend indien een familielid van het personeelslid dat onder hetzelfde dak woont, aangetast is door een ziekte die de behandelende arts in die mate besmettelijk acht dat zij het personeelslid verhindert om zijn dienst waar te nemen, uit vrees voor verspreiding van de ziektekiemen. Het voorbehoedende verlof wordt toegekend in gemeenschappelijk overleg tussen de behandelende arts en de arts van Medex. Het betrokken personeelslid dient onmiddellijk zelf de lijnmanager op de hoogte te brengen. Het voorbehoedende verlof kan niet worden toegestaan als het personeelslid zelf door de besmettelijke ziekte is aangetast. Vanaf het ogenblik dat het personeelslid zelf de verschijnselen van de ziekte vertoont, wordt het voorbehoedende verlof omgezet in ziekteverlof. De nadere regelen van het voorbehoedende verlof zijn bepaald in het reglement van Medex. Het reglement van Medex is consulteerbaar op intranet. Bij langdurige ziekte kan het personeelslid het verlof voor deeltijdse prestaties en het verlof voor loopbaanonderbreking opzeggen, als hij/zij de statutaire opzegtermijn (één maand voor het verlof voor deeltijdse prestaties en 1 maand voor het verlof voor loopbaanonderbreking) naleeft.

13.5.2.3. Regeling voor de contractuele personeelsleden Voor de contractuele personeelsleden geldt dezelfde regeling als voor de statutaire personeelsleden, met uitzondering van volgende specifieke regelingen: - Als het personeelslid de laatste 7 weken (9 weken ingeval van een meerling) vóór de werkelijke bevallingsdatum zonder onderbreking afwezig is wegens ziekte, dan wordt deze afwezigheid als moederschapsrust beschouwd; hervat hij/zij echter het werk voor de bevalling, dan is het ziekteverlof. - Het verlof voor loopbaanonderbreking is niet opzegbaar bij langdurige ziekte. - Het ziekteverlof wijzigt het deeltijds contract niet. (4) 13.5.3. Ziekte tijdens de werkdag Wanneer het personeelslid ziek wordt tijdens de werkdag wordt de dag beschouwd als een gepresteerde arbeidsdag.

13.6. Procedure moederschapbescherming 13.6.1. Melding Het zwangere personeelslid moet de zwangerschap zo vlug mogelijk melden aan de hiërarchische meerdere, alsook aan de personeelsdienst voor het hoofdbestuur of aan het hoofd van de betrokken locatie. 13.6.2. Arbeidsgeneeskundig onderzoek Het zwangere personeelslid moet een geneeskundig onderzoek ondergaan bij de preventieadviseurarbeidsarts die – eventueel in overleg met de hiërarchische meerdere – de risico’s in de werksituatie evalueert. De personeelsverantwoordelijke van de standplaats organiseert dit arbeidsgeneeskundig onderzoek. 13.6.3. Arbeidsgeschikt De preventieadviseur-arbeidsarts beslist of het zwangere personeelslid al dan niet arbeidsgeschikt is en gaat na of bepaalde maatregelen in de werksituatie noodzakelijk zijn. Deze beslissing wordt op het Formulier Gezondheidsbeoordeling vermeld. Hierbij moet de preventieadviseur- arbeidsarts steeds de mogelijkheid tot aangepast werk onderzoeken. In geval van aangepast werk moet het zwangere personeelslid de voorgestelde nieuwe taak aanvaarden. 13.6.4. Overige Zwangere personeelsleden die deel uitmaken van een permanentieteam worden sowieso tijdelijk uit het permanentieteam genomen. Met vragen hierover kan het personeelslid terecht bij de personeelsdienst.


36/75

Arbeidsreglement


13.7. Preventieve medische onderzoeken vanaf 45 jaar 13.7.1. Algemeen Alle personeelsleden vanaf 45 jaar kunnen op hun aanvraag een preventief medisch onderzoek laten uitvoeren bij een arts naar keuze, andere dan de preventieadviseur-arbeidsarts, waarbij het personeelslid het remgeld kan terugvorderen van de VMM. In dit kader kunnen volgende specifieke preventieve onderzoeken aangevraagd worden:  biometrie (wegen, meten, oogtest, audiometrie, urineonderzoek);  algemeen klinisch onderzoek;  bloedonderzoek: hierbij kunnen de meeste belangrijke parameters worden nagezien, onder meer lipidenbilan (cholesterol);  longfunctie en elektrocardiogram;  bepalen van de specifieke prostaatantistoffen bij mannen vanaf 45 jaar;  schildkliertesten bij vrouwen vanaf 45 jaar. Het medisch onderzoek kan aangevraagd worden vanaf de maand volgend op de 45ste verjaardag van het personeelslid. De periode tussen twee dezelfde medische onderzoeken moet ten minste 3 jaar bedragen. Deze termijn van 3 jaar geldt niet bij verschillende, specifieke medische onderzoeken. Zo moet de periode tussen 2 onderzoeken biometrie bijvoorbeeld ten minste 3 jaar zijn; tussen een onderzoek biometrie en een bloedonderzoek is geen minimumtermijn vereist. Indien het voorziene jaarbudget voor deze onderzoeken wordt overschreden, worden alle bijkomende aanvragen doorgeschoven naar het volgende budgetjaar. 13.7.2. De procedure voor de aanvraag preventief medisch onderzoek is als volgt: Het personeelslid dient een aanvraag voor medisch onderzoek in met het formulier ‘Aanvraag medisch onderzoek’ dat beschikbaar is op het VMM-intranet. Het ingevulde formulier stuurt hij/zij per e-mail of interne post naar de personeelsdienst. De personeelsdienst gaat na of het personeelslid binnen de voorwaarden van de regeling al dan niet een preventief medisch onderzoek bij een arts naar keuze kan laten uitvoeren en stelt hem/haar hiervan in kennis. Na het preventief medisch onderzoek stuurt het personeelslid een schuldvordering (beschikbaar op intranet of bij de personeelsverantwoordelijke van de locatie) met het bewijs van het ziekenfonds als bijlage naar de personeelsdienst. De personeelsdienst zorgt voor de verdere administratieve afhandeling.

13.8. Cumulatie van beroepsactiviteiten 13.8.1. Begrippen Onder de term ‘beroepsactiviteit’ wordt verstaan: - elke bezigheid waarvan de opbrengst als een bedrijfsinkomen belastbaar is; - elke opdracht of dienst in particuliere zaken met winstoogmerk, zelfs als die opdracht of dienst niet bezoldigd is. In afwijking hiervan wordt een politiek mandaat niet als een beroepsactiviteit beschouwd, waardoor het niet onder de cumulatieregeling valt. 13.8.2. Cumulatie buiten de diensturen Een personeelslid mag beroepsactiviteiten cumuleren buiten de diensturen op voorwaarde dat de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken, wordt gerespecteerd en hij/zich onthoudt van elke aangelegenheid die rechtstreeks of onrechtstreeks verband kan houden met de functie bij de VMM. Uitzondering: de toestemming is vereist voor de cumulatie van beroepsactiviteiten tijdens een verlof, onverminderd andere reglementaire bepalingen. (4) VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

37/75

Arbeidsreglement


Enkel bij afwezigheid als gevolg van loopbaanonderbreking moet het personeelslid geen toestemming tot cumulatie verkrijgen en mogen beroepsactiviteiten worden gecumuleerd, op voorwaarde dat voldaan is aan de federale cumulatieregels (zie website van de Rijksdienst voor arbeidsvoorziening: www.rva.fgov.be onder loopbaanonderbreking – gemeenschappelijke bepalingen) en dat de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister bevoegd voor de bestuurszaken, gerespecteerd wordt. Het personeelslid moet zich onthouden van elke aangelegenheid die rechtstreeks of onrechtstreeks verband kan houden met de functie bij de VMM. 13.8.3. Cumulatie binnen de diensturen Het personeelslid kan beroepsactiviteiten die niet inherent zijn aan de functie (onderwijsopdracht,…) cumuleren binnen de diensturen op voorwaarde dat hij/zij de toestemming tot cumulatie heeft verkregen volgens onderstaande procedure:  Het personeelslid moet een schriftelijke en voorafgaande aanvraag tot cumulatie indienen met het formulier ‘Aanvraag voor cumulatie van beroepsactiviteiten’ beschikbaar op intranet. Dit formulier moet ofwel bij aangetekende brief ofwel tegen ontvangstbewijs ingediend worden bij de lijnmanager; tezelfdertijd bezorgt hij/zij een afschrift van de aanvraag aan het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin).  Het afdelingshoofd (de directeur operaties voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin) brengt gemotiveerd schriftelijk advies uit en bezorgt dit binnen de 15 kalenderdagen na ontvangst van de aanvraag aan de personeelsdienst.  De personeelsdienst legt binnen de 5 kalenderdagen het advies en een ontwerp van besluit houdende toestemming, weigering of herroeping voor aan de lijnmanager.  De lijnmanager geeft toestemming voor cumulatie of weigert die of herroept die indien de aanvraag volledig is binnen de 15 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van het besluit houdende toestemming, weigering of herroeping aan de lijnmanager.  De gemotiveerde beslissing van de lijnmanager wordt binnen de 5 kalenderdagen ter kennis gebracht van het personeelslid. Deze termijnen kunnen opgeschort worden indien bijkomende inlichtingen nodig zijn. Indien de nodige inlichtingen niet voorhanden zijn, wordt hierom gevraagd door de personeelsdienst binnen de 35 kalenderdagen vanaf de datum van ontvangst van de aanvraag door de lijnmanager. Het personeelslid heeft 15 kalenderdagen om de inlichtingen te verstrekken, zoniet wordt de aanvraag als vervallen beschouwd. De cumulatie binnen de diensturen wordt getoetst aan de deontologische code en aan het dienstbelang. Indien het personeelslid na een toegestane cumulatie een andere cumulatieactiviteit bij dezelfde of een andere werkgever wenst uit te oefenen, moet hij/zij een nieuwe aanvraag tot cumulatie indienen volgens voornoemde procedure.

13.9. Dienstreizen 13.9.1. Algemene bepaling Dienstreizen worden vergoed in overeenstemming met de regeling vastgesteld in het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd. Reiskosten en maaltijdvergoeding worden slechts vergoed voor dienstreizen, gemaakt op kosten van het personeelslid. De kosten die het personeelslid heeft gehad worden terugbetaald op de wijze die in omzendbrieven over binnenlandse en buitenlandse reizen wordt vastgelegd. Deze worden onder dezelfde voorwaarden vergoed als reiskosten voor dienstreizen. In de mate van het mogelijke wordt het goedkoopste vervoermiddel gekozen dat het personeelslid toch zo snel mogelijk naar zijn bestemming brengt. Parallel met het bevorderen van het openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer, wordt ook voor dienstreizen voorrang gegeven aan het openbaar vervoer. De afweging, die vooraf gebeurt, is de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Om de vlotte werking van de dienst niet te hinderen gebeurt deze afweging zo veel mogelijk bij algemene richtlijn en zo weinig mogelijk bij een individuele voorafgaande beslissing die voor elke dienstreis dient gegeven. Het afdelingshoofd houdt daarbij rekening met de bereikbaarheid, de frequentie en de tijdsduur van de verplaatsing. Aan een personeelslid dat, nadat het afdelingshoofd na afweging, heeft geoordeeld dat de VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

38/75

Arbeidsreglement


dienstreis best met het openbaar vervoer wordt gedaan, desondanks het eigen voertuig gebruikt, wordt geen terugbetaling toegekend. Principieel dienen zendingen, wanneer ze niet met het openbaar vervoer kunnen plaatsvinden, te gebeuren met een dienstwagen. Van dit principe kan slechts afgeweken worden wanneer er geen dienstwagens meer beschikbaar zijn. Alle dienstwagens worden, in principe, via een pool beheerd. 13.9.2. Procedure binnenlandse reizen Voor deze specifieke regeling verwijzen we de personeelsleden naar de omzendbrief betreffende reis- en dagvergoeding voor binnenlandse reizen. De omzendbrief is ter beschikking op intranet. 13.9.3. Procedure buitenlandse reizen Voor deze specifieke regeling verwijzen we de personeelsleden naar de omzendbrief betreffende reis- en dagvergoeding voor buitenlandse reizen. De omzendbrief is ter beschikking op intranet. 13.9.4. Verzekering stoffelijke dienstverplaatsingen

schade

aan

het

eigen

voertuig

bij

Alle personeelsleden die dienstverplaatsingen maken met het eigen voertuig zijn verzekerd. VMM treedt hierbij op als eigen verzekeraar. De modaliteiten hieromtrent zijn consulteerbaar op intranet. Aangifte van een schadegeval: Het personeelslid moet een schadegeval zo vlug mogelijk melden bij de personeelsdienst (telefonisch of via e-mail);  naast de (telefonische of via e-mail) aangifte moet ook het ‘inlichtingenblad schade’, dat beschikbaar is op het VMM-intranet, ingevuld en overgemaakt worden aan de personeelsdienst;  bij het inlichtingenblad wordt een kopie van het Europese aanrijdingformulier gevoegd en/of verhoorblad van de politie indien dit laatste is opgemaakt;  diefstal of poging tot diefstal moet binnen de 24 uren aangegeven worden bij de politie. Het personeelslid moet het attest van neerlegging van klacht bij het inlichtingenblad voegen. Een personeelslid dat occasioneel de eigen wagen gebruikt voor dienstverplaatsingen bewaart het best een kopie van het ‘inlichtingenblad schade’ bij de boorddocumenten van de wagen. Bij ongeval of schade stuurt het personeelslid de vereiste documenten (ingevuld inlichtingenblad, aanrijdingformulier, klacht neerlegging,…) door naar de personeelsdienst die het dossier verder behandelt.

13.10. Bepalingen i.v.m. roken, alcohol en drugs op het werk (8) 13.10.1.

Rookverbod

Er geldt in alle locaties van de VMM een rookverbod. Een personeelslid kan buiten roken in de onmiddellijke nabijheid van de werkplaats op voorwaarde dat de dienstnoodwendigheden dit toelaten. Er geldt echter een rookverbod voor personeelsleden die bepaalde risicovolle taken uitoefenen (zoals bepaald in de 'Richtlijnen Welzijn op het Werk'; bv. werken met of in de nabijheid van ontvlambare stoffen), zelfs indien deze werkzaamheden buiten worden uitgevoerd. Ook op vergaderingen, recepties, e.d. die op locaties van de VMM plaatsvinden is roken niet toegestaan. Dienstvoertuigen gelden als werkplaats, het is dus tevens verboden te roken in elk door de lijnmanager ter beschikking gesteld vervoermiddel. Het rookverbod moet nageleefd worden door alle personeelsleden, tijdelijke personeelsleden, bezoekers, werknemers van externe bedrijven, kortom door iedereen die zich op locaties van de VMM bevindt. Inbreuken kunnen gemeld worden aan de hiërarchische lijn. Er kunnen tuchtsancties worden opgelegd; inbreuken kunnen eveneens aanleiding geven tot strafrechtelijke vervolging. 13.10.2.

Regels en procedures met betrekking tot de beschikbaarheid en het gebruik van alcohol en drugs op het werk

De regels en procedures met betrekking tot de beschikbaarheid en het gebruik van alcohol en drugs op het werk, zijn als bijlage 2 gevoegd bij dit arbeidsreglement. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

39/75

Arbeidsreglement


13.11. Gedragscode voor het gebruik van informatica-infrastructuur van de VMM (8) Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. 13.11.1.

Gedragscode

De gedragscode voor het gebruik van informatica-infrastructuur van de VMM, is als bijlage 3 gevoegd bij dit arbeidsreglement. 13.11.2.

Controle van toepassing van de gedragscode en wijze van rapportering

Een controle op de toepassing van de gedragscode gebeurt enkel op uitdrukkelijke vraag van de lijnmanager aan het afdelingshoofd Kennisbeheer, en uitsluitend voor de personeelsleden die onder het gezag van de lijnmanager staan.(2) De controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik zoals gedefinieerd in deze gedragscode te voorkomen of te beteugelen. Er kan enkel een controle worden uitgevoerd op het gebruik van e-mail, intranet en internet gedurende een periode die start vanaf de datum van de aanvraag. De in het verleden (dit is vóór de datum van aanvraag) ontstane gegevens worden door de dienst Informatica uitsluitend bewaard (gelogd) om de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen. Een uitzondering op voormeld principe geldt indien de wetgever een controle van in het verleden ontstane gegevens toestaat of oplegt. Dat is momenteel al zo bij daden van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De wetgever heeft in de Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk de werkgever opgedragen om bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag een snel en onpartijdig onderzoek uit te voeren. Dat onderzoek kan dus ook via een controle van in het verleden ontstane gegevens gebeuren. De controle dient beperkt tot de periode noodzakelijk om het doel te bereiken. De volgende geïndividualiseerde gegevens kunnen enkel worden opgevraagd indien er, op grond van bepaalde feiten, een vermoeden van ongeoorloofd gebruik door een bepaald personeelslid bestaat:  wat het internetgebruik betreft: de door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode bezochte websites;  wat het emailgebruik betreft: het aantal door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode verzonden emailberichten, de grootte van elk bericht en de geadresseerden. De inhoud van een emailbericht kan echter nooit worden vrijgegeven. De aanvraag bevat een uitdrukkelijke verklaring van de lijnmanager dat er een gegrond vermoeden van ongeoorloofd gebruik van de elektronische middelen door het betrokken personeelslid bestaat. De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaald personeelslid opvorderen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek. 13.11.3.

Maatregelen in geval van overtreding van de gedragscode

Als ongeoorloofd gebruik van de elektronische communicatiemiddelen of overtreding van de gedragscode wordt vastgesteld, treedt de lijnmanager op met alle gepaste middelen die krachtens het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd, gelden. Voor uitzendkrachten en externen dient in het contract met het uitzendkantoor/externe firma de mogelijkheid opgenomen te worden om het contract onmiddellijk te verbreken bij ernstige overtredingen.

13.12. Nadere bepalingen betreffende permanentie Indien een personeelslid ingeschakeld wordt in een permanentiedienst, houdt dit in dat hij/zij genoodzaakt is om ter beschikking te staan buiten de glij- en stamtijden en in voorkomend geval prestaties te leveren buiten de glij- en stamtijden. De vergoedingen en compensaties voor prestaties buiten de normale werktijdregeling worden aan de leden van een permanentieteam toegekend in overeenstemming met het Vlaamse personeelsstatuut, zoals dit zal worden gewijzigd.


40/75

Arbeidsreglement


13.13. Gebruik van dienstwagens en dienstfietsen (8) Dit punt geldt niet voor de personeelsleden ter beschikking gesteld van de NV Aquafin. 13.13.1.

Gebruik van dienstwagens

De dienstwagens moeten er toe bijdragen de opdrachten van de VMM op een efficiënte manier te vervullen. Om het aantal dienstwagens, het gebruik ervan en de impact op het leefmilieu die hiervan het gevolg is, te beperken worden de personeelsleden aangemoedigd om: -overbodige dienstverplaatsingen te vermijden; -dienstverplaatsingen zo veel mogelijk met het openbaar vervoer te maken; -zo veel mogelijk gebruik te maken van de (dienst)fiets; -dienstwagens gezamenlijk te gebruiken voor dienstverplaatsingen met dezelfde bestemming. Voor verplaatsingen met de trein zijn treinvorderingen beschikbaar. Andere kosten van openbaar vervoer worden terugbetaald. De richtlijnen voor het gebruik van dienstwagens zijn consulteerbaar op intranet. De rechten en plichten van de beheerders en de gebruikers van dienstwagens zijn opgenomen in het wagenreglement dat gevoegd is als bijlage 4 bij dit arbeidsreglement. 13.13.2.

Indeling van de dienstwagens

Groep 1: dienstwagens gekoppeld aan een functie. Deze worden persoonlijk toegewezen en zijn permanent ter beschikking van de gebruiker. Tot deze groep behoren de dienstwagens van de leden van de directieraad. Groep 2: dienstwagens die per locatie in pool worden aangewend en gereserveerd kunnen worden door alle personeelsleden voor dienstopdrachten. Groep 3: dienstwagens die functioneel aan een bepaalde persoon of dienst zijn toegewezen en die steeds op een vaste standplaats worden gestationeerd. Groep 4: dienstwagens die functioneel aan een bepaalde persoon of dienst zijn toegewezen en waarvoor het gebruik voor woon-werkverkeer om functionele redenen is toegestaan. Het personeelslid dat gebruik maakt van een dienstwagen uitgerust met het ritregistratiesysteem ondertekent een verklaring waarin hij/zij kennis neemt van: - de plaatsing van een registratiesysteem; - de mogelijkheid van controle; - het feit dat een controle moet gebeuren met een duidelijk omschreven doel, dat vooraf aan het betrokken personeelslid wordt meegedeeld; - het feit dat een controle in overeenstemming moet zijn met het te bereiken doel. 13.13.3.

Gebruik van dienstfietsen

In alle locaties van de VMM worden een aantal dienstfietsen ter beschikking gesteld van het personeel. Om milieuredenen wordt het gebruik ervan sterk aangemoedigd. De locatieverantwoordelijken en het team Facilitair Beheer te Aalst zijn verantwoordelijk voor het beheer van de fietsen. De richtlijnen voor het gebruik van de dienstfietsen zijn consulteerbaar op intranet.

13.14. Tussenkomst bij aanschaf van een bril bij beeldschermwerk Voor deze specifieke regeling verwijzen we de personeelsleden naar de rondzendbrief betreffende werken met beeldschermen. De rondzendbrief is ter beschikking op intranet.(2)

13.14bis

Rechtsbijstand

Voor deze specifieke regeling verwijzen we de personeelsleden naar de omzendbrief betreffende rechtsbijstand. De omzendbrief is ter beschikking op intranet.(1) VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

41/75

Arbeidsreglement


13.15. Kinderopvang De VMM sluit op elke locatie aan bij de bestaande initiatieven die tijdens de schoolvakanties kwaliteitsvolle kinderopvang voorzien; een beperkte tussenkomst is mogelijk na aflevering van een betalingsbewijs afgeleverd door de organisatie.

13.16. Hospitalisatieverzekering Elk personeelslid van de VMM is aangesloten bij de hospitalisatieverzekering afgesloten door de Vlaamse Gemeenschap en heeft de mogelijkheid om gezinsleden aan te sluiten. De modaliteiten van deze hospitalisatieverzekering kunnen geraadpleegd worden op het VMM-intranet. Voor vragen in dit verband kan het personeelslid terecht bij de personeelsdienst.

13.17. Sociale Dienst Elk personeelslid van de VMM kan een beroep doen op de dienstverlening van de Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap. Informatie omtrent de dienstverlening van de Sociale Dienst van de Vlaamse Gemeenschap kan geraadpleegd worden op het VMM-intranet.

13.18. Opheffingsbepaling De dienstorders van de VMM met betrekking tot de materies geregeld in dit arbeidsreglement, worden opgeheven met ingang van 1 juli 2007.

14. PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD: Elk personeelslid van de VMM kan het definitieve arbeidsreglement, inclusief de bijlagen, de wijzigingen eraan en de documenten waarnaar wordt verwezen, alsook alle formulieren betreffende personeelszaken raadplegen: -

op het VMM-intranet;(2) bij de personeelsverantwoordelijke van elke VMM-locatie.

Datum van inwerkingtreding: 1 juli 2007 Opgemaakt te Erembodegem op 29 juni 2007 en gewijzigd na overleg in het entiteitsoverlegcomité van 27 mei 2008, 25 november 2008, 29 september 2009, 28 september 2010, 29 november 2011, 23 oktober 2013, 25 februari 2014, 21 oktober 2014, 24 februari 2015 en 26 mei 2015. Voor de werkgever,

De heer Philippe D’Hondt Administrateur-generaal

BIJLAGE 1 (3) ARBEIDSINSPECTIE TOEZICHT OP DE SOCIALE WETTEN DIRECTIE AALST R.A.C. De Pupillen Graanmarkt 1 9300 Aalst Tel: 053 75 13 33 Fax: 053 75 13 44 VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

42/75

Arbeidsreglement


E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Aalst, Brakel, Denderleeuw, Erps-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Horebeke, Kluisbergen, Kruishoutem, Lede, Lierde, Maarkedal, Ninove, Oudenaarde, Ronse, Sint-LievensHoutem, Wortegem-Petegem, Zingem, Zottegem en Zwalm. DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 – bus 56 2000 Antwerpen ANTWERPEN 1 Tel: 03 213 78 10 Fax: 03 213 78 34 E-mail: [email protected] ANTWERPEN 2 Tel: 03 213 78 10 Fax: 03 213 78 34 E-mail: [email protected] ANTWERPEN 3 Tel: 03 213 78 10 Fax: 03 213 78 37 E-mail: [email protected] ANTWERPEN 4 Tel: 03 213 78 10 Fax: 03 213 78 37 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Antwerpen, Berendrecht, Lillo, Zandvliet, Berchem, Edegem, Ekeren, Kapellen, Kontich, Stabroek, Borgerhout, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Merksem, Schoten, Wuustwezel, Boechout, Borsbeek, Deurne, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven, Zoersel, Aartselaar, Boom, Hemiksem, Hoboken, Hove, Lint, Mortsel, Niel, Rumst, Schelle, Wilrijk en Zwijndrecht. DIRECTIE BRUGGE Breidelstraat 3 8000 Brugge Brugge Oost Tel: 050 44 20 30 Fax: 050 44 20 39 E-mail: [email protected] Brugge West Tel: 050 44 20 30 Fax: 050 44 20 39 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Alveringem, Beernem, Blankenberge, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Torhout, Zedelgem, Zuienkerke, Bredene, De Haan, De Panne, Diksmuide, Gistel, Houthulst, Ichtegem, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Lo-Reninge, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostende, Oudenburg en Veurne DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

43/75

Arbeidsreglement


Tel: 02 235 54 01 Fax: 02 235 54 04 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Het administratief arrondissement Brussel DIRECTIE GENT L. Delvauxstraat 2A 9000 Gent Gent West Tel: 09 265 41 11 Fax: 09 265 41 10 E-mail: [email protected] Gent Oost Tel: 09 265 41 11 Fax: 09 265 41 10 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Aalter, De Pinte, Deinze, Eeklo, Gavere, Kaprijke, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nazareth, Nevele, Sint-Laureins, Sint-Martens-Latem, Waarschoot, Zomergem, Zulte Assenede, Destelbergen, Evergem, Gent, Laarne, Lochristi, Melle, Merelbeke, Moerbeke-Waas, Oosterzele, Wachtebeke, Wetteren en Zelzate.

DIRECTIE HALLE-VILVOORDE d’Aubreméstraat 16 1800 Vilvoorde Halle-Vilvoorde 1 Tel: 02 257 87 30 Fax: 02 252 44 95 E-mail: [email protected] Halle-Vilvoorde 2 Tel: 02 257 87 30 Fax: 02 252 44 95 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Hoeilaart, Drogenbos, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode, Vilvoorde, Steen-okkerzeel, Machelen, Grimbergen, Kapelle-op-den Bos, Kampenhout, Zaventem, Luchthaven, Kraainem, Wezenbeek-Oppem, Zemst, Overijse, Halle, Herne, Bever, Galmaarden, Sint-Pieters-Leeuw, Beersel, Pepingen, Dilbeek, Asse, Ternat, Opwijk, Lennik, Gooik, Roosdaal, Liedekerke, Wemmel, Merchtem, Affligem, Londerzeel en Meise

DIRECTIE HASSELT TT14 Sint-Jozefsstraat 10.9 3500 Hasselt Tel: 011 35 08 80 Fax: 011 35 08 98 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Beringen, Bocholt, Diepenbeek, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Herk-de-Stad, Heusden-Zolder, Houthalen-Helchteren, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Neerpelt, Nieuwerkerken, Overpelt, Peer, Sint-Truiden, Tessenderlo en Zonhoven


44/75

Arbeidsreglement


DIRECTIE KORTRIJK Ijzerkaai 26-27 8500 Kortrijk Tel: 056 26 05 41 Fax: 056 25 78 91 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, SpiereHelkijn, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem

DIRECTIE LEUVEN Federaal administratief centrum Philipssite 3A – bus 8 3001 Leuven Tel: 016 31 88 00 Fax: 016 31 88 10 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Aarschot , Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Boutersem, Diest, Geetbets, Glabbeek, Haacht, Herent, Hoegaarden, Holsbeek, Huldenberg, Keerbergen, Kortenaken, Kortenberg, Landen, Leuven, Linter, Lubbeek, Oud Heverlee, Rotselaar, ScherpenheuvelZichem, Tervuren, Tielt-Winge, Tienen, Tremelo en Zoutleeuw

DIRECTIE MECHELEN Louizastraat 1 2800 Mechelen Tel: 015 45 09 80 Fax: 015 45 09 99 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Berlaar, Bonheiden, Bornem, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Mechelen, Nijlen, Putte, Puurs, Sint-Amands, Sint-Katelijne-Waver en Willebroek

DIRECTIE ROESELARE Kleine Bassinstraat 16 8800 Roeselare Tel: 051 26 54 30 Fax: 051 24 66 16 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Ardooie, Dentergem, Heuvelland, Hooglede, Ieper, Ingelmunster, Izegem, LangemarkPoelkapelle, Ledegem, Lichtervelde, Mesen, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Poperinge, Roeselare, Staden, Tielt, Vleteren, Wielsbeke, Wingene en Zonnebeke

DIRECTIE SINT-NIKLAAS Kazernestraat 16 – blok C 9100 Sint-Niklaas Tel: 03 760 01 90 Fax: 03 760 01 99 E-mail: [email protected]


45/75

Arbeidsreglement


Ambtsgebied: Berlare, Beveren-Waas, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Kruibeke, Lebbeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster, Wichelen en Zele

DIRECTIE TONGEREN E. Jaminéstraat 13 3700 Tongeren Tel: 012 23 16 96 of 012 24 13 19 Fax: 012 39 24 53 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Alken, As, Bilzen, Borgloon, Bree, Dilsen-Stokkem, Genk, Heers, Herstappe, Hoeselt, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Opglabbeek, Riemst, Tongeren, Voeren, Wellen en Zutendaal

DIRECTIE TURNHOUT Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel: 014 44 50 10 Fax: 014 44 50 20 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Arendonk, Baarle-Hertog, Balen, Beerse, Dessel, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herenhout, Herselt, Hoogstraten, Hulsthout, Kasterlee, Laakdal, Lille, Meerhout, Merkplas, Mol, Olen, Oud-Turnhout, Ravels, Retie, Rijkevorsel, Turnhout, Vorselaar, Vosselaar en Westerlo

DIRECTIE VERVOER Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel: 015 45 09 91 Fax: 015 45 09 97 E-mail: [email protected]

Toezicht op het Welzijn op het Werk DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 – bus 77 2000 Antwerpen Tel: 03 232 79 05 Fax: 03 226 02 53 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Provincie Antwerpen

DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel Tel: 02 233 45 46 Fax: 02 233 45 23 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: het Brussels Hoofdstedelijk Gewest VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

46/75

Arbeidsreglement


DIRECTIE LIMBURG – VLAAMS BRABANT Directiekantoor Hasselt TT14 Sint-Jozefsstraat 10.10 3500 Hasselt Tel: 011 35 08 60 Fax: 011 35 08 78 E-mail: [email protected] Directiekantoor Leuven Federaal Administratief Centrum Philipssite 3A – bus 8 3001 Leuven Tel: 016 31 88 30 Fax: 016 31 88 44 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Provincies Limburg en Vlaams Brabant

DIRECTIE OOST-VLAANDEREN Administratief Centrum “Ter Plaeten” Sint-Lievenslaan 33B 9000 Gent Tel: 09 268 63 30 Fax: 09 268 63 20 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Provincie Oost-Vlaanderen

DIRECTIE WEST-VLAANDEREN Breidelstraat 3 8000 Brugge Tel: 050 44 20 20 Fax: 050 44 20 29 E-mail: [email protected] Ambtsgebied: Provincie West-Vlaanderen

SOCIALE INSPECTIE Directie-generaal Sociale Inspectie Eurostation II Victor Hortaplein 40 bus 20 1060 Brussel Tel: 528 62 20 Fax: 02 528 69 62 BRUSSEL HOOFDSTAD e

J.Stevenstraat 7 (20 verd.) 1000 Brussel VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

47/75

Arbeidsreglement


Tel: 02 545 06 70 Fax: 02 545 06 75

ANTWERPEN Antwerpen e Italiëlei 124 – bus 63 (15 verd.) 2000 Antwerpen Tel: 03 206 99 00 Fax: 03 226 90 47 Mechelen Lokalen dienst Toezicht op de Sociale Wetten H. Consciencestraat 5 2800 Mechelen Tel: 015 45 09 80 Fax: 015 45 09 99 Turnhout Lokalen Toezicht op de Sociale Wetten Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel: 014 44 50 12 BRUSSEL – VLAAMS-BRABANT Brussel e J. Stevenstraat 7 (21 verd.) 1000 Brussel Tel: 02 545 07 00


48/75

Arbeidsreglement


BIJLAGE 2 (8) REGELS EN PROCEDURES MET BETREKKING TOT DE BESCHIKBAARHEID EN HET GEBRUIK VAN ALCOHOL EN DRUGS OP HET WERK 1

Doel

De CAO nr. 100 van 1 april 2009, bekrachtigd door het koninklijk besluit van 28 juni 2009 (BS van 13 juli 2009), die elke organisatie in de privésector verplicht om vanaf 1 april 2010 over een preventief alcohol- en drugsbeleid (A&D-beleid) te beschikken en de omzendbrief BZ 2011/3 d.d. 30 mei 2011 van de Vlaamse overheid betreffende 'Alcohol- en drugsbeleid' vormen de basis bij de opmaak van het A&D-beleid binnen de Vlaamse Milieumaatschappij. Het opzetten van een A&D-beleid heeft tot doel het welzijn van de personeelsleden te bevorderen en daardoor de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Daarmee wil de VMM een voorbeeldfunctie vervullen voor andere organisaties. Werkgerelateerd gebruik van alcohol of drugs is namelijk een van de factoren die de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van personeelsleden en hun omgeving negatief kunnen beïnvloeden. De preventieve aanpak is prioritair. De VMM wil met dit beleid het disfunctioneren op het werk ten gevolge van alcohol- of drugsgebruik bespreekbaar maken, het voorkomen en verhelpen. Naast duidelijke regels over beschikbaarheid en werkgerelateerd gebruik volgen praktische procedures zodat de leidinggevenden weten hoe ze moeten reageren als er zich problemen voordoen ten gevolge van alcohol- of drugsgebruik. Voorlichtings- en vormingsactiviteiten hebben tot doel het personeel te sensibiliseren en op de hoogte te brengen van het A&D-beleid. Tot slot worden de hulpverleningsmogelijkheden toegelicht. 2

Uitgangspunten

Het A&D-beleid geldt voor iedereen. Onderstaande regels en procedures zijn van toepassing op alle personeelsleden van de VMM. De VMM vraagt in de contracten met haar dienstverleners dat deze eveneens het beleid respecteren en naleven. In het A&D-beleid staan de (toekomstige) arbeidsprestaties en de werkrelaties centraal. Dit betekent dat de leidinggevende het personeelslid niet confronteert met het (vermoedelijke) gebruik zelf, maar met de mogelijke gevolgen ervan in de werksituatie. Die gevolgen kunnen zowel betrekking hebben op de prestaties als op de werkomgeving van het personeelslid. Het A&D-beleid past in het algemene welzijnsbeleid en sluit aan bij bestaande structuren waarmee het functioneren van personeelsleden wordt geëvalueerd, zoals de evaluatiecyclus, de schorsings- en tuchtprocedure en de ontslagprocedure. Het A&D-beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering kunnen meebrengen of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich meedragen. Het gaat meer bepaald over alcohol, drugs en medicijnen die het functioneren negatief beïnvloeden. Het A&D-beleid schrijft een aanpak uit zowel voor acuut als voor chronisch overmatig gebruik. De aandacht wordt niet alleen op de afhankelijkheidsproblematiek gevestigd, maar ook op eenmalig of incidenteel overmatig gebruik. Het A&D-beleid gaat in eerste instantie uit van een meerkansenaanpak (graduele aanpak). Als de werkprestaties niet verbeteren en eventuele begeleiding niet werkt, kunnen er sancties volgen. Het preventief A&D-beleid houdt, zowel op collectief vlak (bijvoorbeeld door voorlichting) als op individueel vlak, rekening met: - de werkomgeving (bijvoorbeeld maatregelen met betrekking tot de beschikbaarheid van alcohol); - de werkorganisatie (bijvoorbeeld vermindering van stressfactoren); - de arbeidsmiddelen (bijvoorbeeld beveiliging van machines); - de arbeidsrelaties (bijvoorbeeld met collega’s of leidinggevenden). Personeelsleden met een afhankelijkheidsproblematiek worden behandeld op vrijwillige basis. Het eigen functioneren verbeteren blijft een plicht van het personeelslid zelf. Leidinggevenden spelen een cruciale rol in het herkennen en bespreekbaar maken van probleemsituaties. De VMM biedt daarvoor de nodige informatie en opleidingen aan. De uitvoering van het A&D-beleid is een gedeelde verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaar en de personeelsleden. Van iedereen wordt medewerking verwacht om de doelstellingen en acties te realiseren. Daarom krijgt iedereen de nodige informatie en middelen om die taken en verantwoordelijkheden op te nemen. 3

Regels

De algemene regel is dat iedereen het imago van de VMM steeds op een positieve manier uitdraagt tijdens de werkuren en tijdens aan de VMM gelinkte activiteiten. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

49/75

Arbeidsreglement

3.1


Alcohol

Personeelsleden die zich aanbieden op het werk, zijn er toe gehouden normaal te functioneren. Het gebruik van alcoholische dranken is verboden tijdens en onmiddellijk voorafgaand aan de diensturen. Als algemene regel geldt dat door de VMM geen alcohol ter beschikking wordt gesteld van personeelsleden. Uitzondering: bij bepaalde sociale activiteiten en evenementen georganiseerd door de VMM is een beperkt gebruik van alcohol toegestaan wanneer de hoeveelheid en het gebruik niet van die aard zijn dat het functioneren op de werkplaats negatief beïnvloed wordt. Er moet altijd een evenwichtig of bij voorkeur ruimer aanbod alcoholvrije dranken beschikbaar zijn. Het betreft volgende activiteiten: - jaarlijks personeelsfeest; - lokale nieuwjaarsreceptie en andere lokale sociale activiteiten; - bepaalde evenementen georganiseerd door VMM voor externen waarbij ook VMM-personeelsleden aanwezig zijn; - sociale activiteit ter gelegenheid van een verjaardag, pensionering, e.d. Wat betreft het jaarlijks personeelsfeest kunnen de personeelsleden opteren voor vervoer met autobussen tussen een aantal opstapplaatsen en de plaats waar het feest doorgaat en terug. Sociale activiteiten mogen enkel plaatsvinden na toestemming door de directe leidinggevende. Het tijdstip, de duur en de regelmaat van deze feestjes of recepties wordt bepaald in overleg met de leidinggevende. De leidinggevende is continu aanwezig of duidt een vervanger aan bij zijn/haar afwezigheid. Als algemene regel geldt dat personeelsleden geen alcohol ter beschikking stellen, met uitzondering van de hierboven besproken situaties en mits naleven van de vermelde voorwaarden. Besturen van een voertuig op de openbare weg Indien men een (dienst)voertuig bestuurt, dient men zich te houden aan de verkeerswetgeving. Indien een personeelslid toch besluit, op gelegenheden georganiseerd door of met toestemming van de leidinggevende, om tijdens of na de diensturen alcohol te drinken, dient het personeelslid te zorgen voor alternatief vervoer (openbaar vervoer, carpool, taxi, ...). 3.2

Medicatie

Het A&D-beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen en/of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich mee dragen. Het werk mag geen negatieve invloed ondervinden van onoordeelkundig gebruik van psychofarmaca (zoals slaap- en kalmeermiddelen, antidepressiva, pijnstillers en andere medicatie met risico op gedragsverandering), personeelsleden mogen dus niet onder invloed zijn van medicatie tijdens de diensturen. De VMM stelt geen medicatie ter beschikking van het personeel. Personeelsleden mogen geen medicatie verdelen, voorschrijven. Het meebrengen en gebruiken van medicatie kan enkel op voorschrift en onder begeleiding van een behandelende arts. Personeelsleden besturen geen voertuig, vaartuig of machine indien de bijsluiter bij de medicatie en de behandelende arts dit afraadt. 3.3

Drugs

Binnenbrengen, gebruiken, verdelen, verkopen of onder invloed zijn van drugs door het personeelslid tijdens de werkuren (inclusief eventuele wettelijk gedoogde hoeveelheden) is nooit toegestaan. 3.4

Specifieke regels voor personeelsleden met risicotaken

Voor personeelsleden met risicotaken geldt een nultolerantie (= totaal verbod op gebruik zowel tijdens als voorafgaand aan de diensturen) bij het uitoefenen van hun taak. Deze personeelsleden voeren taken uit waarbij hun veiligheid, de veiligheid van andere personeelsleden en/of de veiligheid van derden in het gevaar kan komen, het betreft: - werken in besloten ruimten; - werken op hoogte > 2m; VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

50/75

Arbeidsreglement

-

4


werken aan of in de nabijheid van elektrische installaties (bv. werken aan of in verdeelkasten, het uitvoeren van eender welke werkzaamheden in lokalen met hoogspanningsinstallaties, ...); werken met elektrische handgereedschappen (bv. kettingzaag, slijpmachine, ...); werken met vast opgestelde elektrische machines, gereedschappen (bv. draaibank, kolomboormachine, ...); werken aan of in de nabijheid van installaties op de waterlopen; werken in of in de nabijheid van waterlopen, beken, rivieren; werken in of in de nabijheid van explosiegevaarlijke zones; besturen van vaartuigen, interne voertuigen (bv. heftruck, ...); lassen; werken met chemische agentia; werken met stoffen die (chemische) brandwonden kunnen veroorzaken; werken met gasflessen (bv. voor gebruik in laboratoria, voor onkruidbestrijding, ...); alle andere taken waarvan men redelijkerwijs kan verwachten dat ze onverzoenbaar zijn in combinatie met het gebruik van alcohol en drugs. Procedures

We gaan in eerste instantie uit van een meerkansenbeleid (graduele aanpak). Als er geen verbetering is van de arbeidsprestaties en eventuele begeleiding niet werkt, kunnen er sancties genomen worden. Hieronder worden de procedures beschreven die gevolgd moeten worden bij vaststelling van disfunctioneren ten gevolge van (vermoedelijk) alcohol-, medicatie- en/of ander drugmisbruik. 4.1

Acuut misbruik

Het personeelslid heeft zoveel alcohol, medicatie en/of drugs gebruikt dat hij/zij niet meer in staat is om te werken. 4.1.1

Duidelijke vaststelling van werkonbekwaamheid en snelle verwijdering van de werkvloer

Uit het gedrag van het personeelslid blijkt dat hij/zij niet kan functioneren onder de huidige omstandigheden. In zulke gevallen gaat men uit van het appreciatierecht van de leidinggevende. Snel optreden is immers noodzakelijk (o.a. uit veiligheidsoverwegingen). In geval het een leidinggevende betreft, wordt de hogere hiërarchie ingelicht die hierin verder optreedt. Werkonbekwaamheid en noodzaak tot snel optreden hebben tot gevolg dat het betrokken personeelslid moet stoppen met het uitvoeren van zijn/haar taken en van de arbeidspost verwijderd moet worden. In dit geval dienen de niet gewerkte uren ingehaald te worden. Belangrijk: als het personeelslid naar huis gaat of gestuurd wordt, moet ervoor gezorgd worden dat het betrokken personeelslid veilig thuis raakt. Het personeelslid mag dus zeker niet zelf rijden en wordt naar zijn/haar thuisadres gebracht of begeleid. Eventuele vervoerskosten zijn ten laste van het personeelslid. Op basis van de evaluatie van de toestand van het personeelslid zal het meest gepaste vervoermiddel voorgesteld worden: familielid vragen om het personeelslid te vervoeren, taxi, ziekenwagen, … Wanneer het personeelslid weigert om naar huis te gaan, wordt de hogere hiërarchie en een familielid, kennis of in laatste instantie de politie verwittigd. De politie wordt onmiddellijk opgeroepen als het personeelslid agressief gedrag vertoont. 4.1.2

Leidinggevende heeft een functioneringsgesprek met de betrokkene kort na het voorval

Dit functioneringsgesprek vindt onmiddellijk na de terugkeer van het personeelslid plaats. De leidinggevende bespreekt het probleem en stelt duidelijk dat dergelijke feiten niet getolereerd worden. Daarbij wordt betrokkene gewaarschuwd voor mogelijke zware gevolgen bij herhaling (zie procedure chronisch misbruik). Vervolgens wordt er met betrekking tot dit gesprek een verslag opgesteld waarbij het personeelslid opmerkingen kan toevoegen. Op deze manier wordt het geheel verankerd in de evaluatiecyclus. 4.2

Chronisch misbruik VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

51/75

Arbeidsreglement


Het personeelslid functioneert al enige tijd minder goed tot slecht en dit vermoedelijk ten gevolge van alcohol-, medicatie- en/of drugmisbruik. 4.2.1

Vaststellen disfunctioneren

De leidinggevende stelt disfunctioneren vast en vermoedt dat het gaat om alcohol-, medicatie- of drugmisbruik. Dit kan o.a. blijken uit een bepaalde periode met minder functioneren, verhoogde afwezigheid, problemen met collega’s, … 4.2.2

Functioneringsgesprek

De leidinggevende confronteert het personeelslid met het functioneringsprobleem tijdens een functioneringsgesprek. Tijdens dit gesprek brengt de leidinggevende concreet en objectief feitenmateriaal aan (bv. afspraken niet nakomen, minder resultaten, problemen met collega’s, …). In dit gesprek komen verder de volgende zaken aan bod: - de leidinggevende stelt het personeelslid voor de keuze: verbetering functioneren of maatregel; - de leidinggevende adviseert (kan hem/haar niet verplichten) het personeelslid om contact op te nemen met een hulpverlener (vertrouwenspersoon, preventieadviseur psychosociale aspecten, sociale dienst, preventieadviseur-arbeidsarts, zie onder punt 5. Hulpverlening); - de leidinggevende spreekt met het personeelslid een datum af (maximum 2 maanden later) waarop het functioneren opnieuw geëvalueerd zal worden (tweede functioneringsgesprek); - er worden schriftelijk duidelijke afspraken opgesteld; - er wordt een verslag met betrekking tot dit functioneringsgesprek opgesteld waarbij het personeelslid opmerkingen kan toevoegen. Op deze manier wordt het geheel verankerd in de evaluatiecyclus; - het personeelslid wordt van dichtbij opgevolgd tot aan het afgesproken evaluatiemoment. Ondertussen wordt een personeelslid dat risicotaken uitvoert, verwijderd van de werkvloer (tijdelijke takenwijziging, risicoprofielwijziging, …). In het kader hiervan kan de preventieadviseur-arbeidsarts een advies geven over welke arbeidsprestaties het personeelslid nog kan leveren. 4.2.3

Opvolgingsmoment(en)

Na een relatief korte termijn (maximum 2 maanden) wordt een tweede functioneringsgesprek in dit kader gepland waarin nagegaan wordt of er verbetering merkbaar is. Als er verbetering merkbaar is (met of zonder hulpverlener), wordt de opvolging afgebouwd en wordt 2 à 4 maanden later terug een gesprek ingepland. Dit functioneringsgesprek wordt gedocumenteerd aan de hand van een verslag. Als er geen verbetering van functioneren merkbaar is, wordt het personeelslid verder opgevolgd: - in het kader van de evaluatiecyclus wordt er m.b.t. dit functioneringsgesprek een verslag opgesteld waarbij het personeelslid opmerkingen kan toevoegen; - de leidinggevende adviseert het personeelslid nogmaals om contact op te nemen met een hulpverlener. - de leidinggevende spreekt met het personeelslid een datum af (maximum 2 maanden later) waarop het functioneren opnieuw zal geëvalueerd worden (derde functioneringsgesprek in dit kader); - bereidheid tot behandeling is een positief element (verplichte hulpverlening is weinig zinvol); voor de opvolging van deze bereidheid/motivatie kunnen er duidelijke afspraken gemaakt worden met de hulpverlener, bijvoorbeeld de preventieadviseur-arbeidsarts die de behandeling kan opvolgen. Bij het derde functioneringsgesprek wordt de evolutie verder besproken. Als er verbetering merkbaar is (met of zonder hulpverlener), wordt de opvolging afgebouwd en wordt 2 à 4 maanden later terug een gesprek ingepland. Als er geen verbetering van functioneren merkbaar is, wordt het personeelslid verder opgevolgd zoals hierboven beschreven. Voorts wordt er veel belang gehecht aan de verankering in de evaluatiecyclus. Het niet functioneren zoals verwacht en overeengekomen in de planning kan een negatieve evaluatie tot gevolg hebben. Door middel van tussentijdse functioneringsgesprekken en het aanbieden van hulp wordt aan het betrokken personeelslid de kans geboden om beter te functioneren. Indien er sprake is van twee opeenvolgende negatieve evaluaties bij een statutair personeelslid, leidt dit tot ontslag. Bij een personeelslid die contractueel in dienst is, is dit het geval vanaf één negatieve evaluatie of zelfs zonder evaluatie. Het disfunctioneren bij chronisch misbruik wordt via de evaluatieprocedure aangekaart. Het chronisch misbruik zelf kan echter ook leiden tot een tekortkoming aan de plichten of tot een strafrechtelijke VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

52/75

Arbeidsreglement


veroordeling. Dan kan aan de ambtenaar een tuchtstraf opgelegd worden (bv. bij dronkenschap tijdens het besturen van een dienstvoertuig, bij vandalisme veroorzaakt door dronkenschap, …). Aan een contractueel personeelslid kunnen de in het arbeidsreglement voorziene sancties opgelegd worden. Een tuchtstraf kan alleen worden opgelegd wanneer de tuchtoverheid over voldoende gegevens beschikt die de ten laste gelegde feiten bewijzen. De feiten moeten nauwkeurig vastgesteld worden. 4.2.4

Re-integratie

Wanneer een personeelslid na langdurige afwezigheid (omwille van een mogelijk alcohol- of drugprobleem) opnieuw aan het werk gaat, wordt deze terugkomst goed begeleid: - in overleg met het personeelslid bepalen of een wijziging van risicoprofiel, taken, afdeling/dienst/team, … wenselijk of noodzakelijk is om een nieuwe start te kunnen maken; - mits toestemming van het betrokken personeelslid informatie geven aan leidinggevenden en collega’s betreffende het omgaan met een ex-gebruiker bv. geen druk uitoefenen om toch iets (slechts één glas) te drinken bij sociale gelegenheden, … ; - eventueel peterschap of coaching van het personeelslid aanbieden. 5

Hulpverlening

De voorbeelden van hulpverlening hieronder vermeld, betreffen zowel aanspreekpunten voor het betrokken personeelslid als voor de leidinggevenden en de collega’s. 5.1

Interne hulpverlening -

5.2

Hiërarchische meerdere Team HR-Diensten Interne vertrouwenspersoon Externe hulpverlening

-

-

Sociale Dienst van de Vlaamse overheid Externe preventieadviseur psychosociale aspecten Preventieadviseur-arbeidsarts Anonieme alcoholisten (AA): anonieme alcoholisten is een gemeenschap van mannen en vrouwen die hun ervaring, kracht en hoop met elkaar delen om hun gemeenschappelijk probleem op te lossen en anderen te helpen bij het herstel van hun alcoholisme. De enige vereiste voor lidmaatschap is een verlangen om op te houden met drinken. Druglijn: Bij de druglijn kan je terecht voor een luisterend oor, concrete informatie en/of advies. De druglijn werkt anoniem, objectief en vertrouwelijk. (078 15 10 20 alle weekdagen tussen 10 en 20u.)

BIJLAGE 3 (8) DEONTOLOGISCHE GEDRAGSCODE (E-POLICY) VOOR HET GEBRUIK VAN DE INFORMATICA-INFRASTRUCTUUR EN VAN ELEKTRONISCHE COMMUNICATIEMIDDELEN BIJ DE VMM 1. Inleiding 1.1. Waarom deze gedragscode? Het gebruik van e-mail en internet is goed ingeburgerd bij de VMM: nagenoeg alle medewerkers van de VMM maken er gebruik van. E-mail en internet zijn uitstekende media voor professioneel gebruik: ze werken snel en ze kunnen ons veel tijd besparen. Het kunnen echter ook verleidelijke media zijn die zich lenen tot misbruik. Vandaar dat u in deze gedragscode enkele aandachtspunten en richtlijnen vindt voor het correcte gebruik ervan. Momenteel zijn de ICT-mogelijkheden zeer uitgebreid. D.m.v. deze deontologische code (e-policy) wil de VMM ervoor zorgen dat deze middelen beschikbaar zijn en blijven en op een veilige manier worden gebruikt.


53/75

Arbeidsreglement


Alle hard- en software en alle andere ICT-infrastructuur die u ter beschikking worden gesteld, zijn eigendom van de VMM en dus voor professioneel gebruik bedoeld. Dat neemt niet weg dat de VMM aanvaardt dat u tijdens de uitoefening van uw job in beperkte mate occasioneel gebruik kunt maken van de VMM informatica-infrastructuur voor privédoeleinden (meer hierover wordt toegelicht onder punt 3 van deze gedragscode). Opdat elk personeelslid op een deontologisch verantwoorde manier de informatica-infrastructuur (pc, thin client, gsm, smartphone, …), e-mail en internet zou gebruiken, is een duidelijke gedragscode noodzakelijk. Die is niet alleen nodig voor de goede werking van de infrastructuur en omdat de wetgeving dat vereist, maar ook omdat deze middelen effectief en efficiënt gebruikt moeten worden. Het doel van deze gedragscode is een werkomgeving creëren waarin alle werknemers van de VMM professioneel kunnen functioneren en een algemeen kader bieden met waarden en principes die de VMM personeelsleden respecteren bij het dagelijks gebruik van de informatica-infrastructuur. 1.2. Op welke technologie en op wie is deze gedragscode van toepassing? De gedragscode is van toepassing op de hele informatica-infrastructuur van de VMM en op elke gebruiker ervan. Dat is heel ruim. Ook wie geen eigen pc heeft, komt wel eens in aanraking met de informaticainfrastructuur. 's Morgens als u uw personeelsbadge gebruikt om binnen te komen of wanneer u de prikklok gebruikt… Het gaat niet alleen om personeelsleden van de VMM, ook externe medewerkers, leveranciers, … hebben toegang tot de informatica-infrastructuur van de VMM. Alle medewerkers worden geacht vertrouwd te zijn met de inhoud van deze gedragscode. Daarom zal de dienst Informatica deze gedragscode via verschillende kanalen kenbaar maken aan alle personeelsleden en externe medewerkers. 1.3. Een gedragscode is niet statisch. In functie van veranderende technologische of organisatorische omstandigheden kan de gedragscode aangepast of aangevuld worden; de personeelsleden worden hiervan op de hoogte gebracht. Deze gedragscode en de praktische toepassing ervan blijft een permanent aandachtspunt voor de Vlaamse Milieumaatschappij. 1.4. Contactpersonen Hebt u vragen over of opmerkingen op deze gedragscode, dan kunt u terecht bij het afdelingshoofd Kennisbeheer of het diensthoofd Informatica.

2.

De basis van deze gedragscode

Deze gedragscode is gebaseerd op bestaande richtlijnen en dienstorders van de VMM, richtlijnen en geldende wetgeving van de Vlaamse Overheid (BZ 2014/2 – Omzendbrief ICT-code); de code vervangt de dienstorders 'Richtlijnen voor het verantwoord gebruik van internet en het netwerk' van 23 februari 2000, 'Richtlijnen voor een verantwoord e-mailgebruik' van 21 oktober 2002 en de omzendbrief ICT/2004/02 van 25 juni 2004 “gedragscode voor het gebruik van internet, e-mail en prikborden” en de sociale media policy van de VMM (DR 9 september 2013).

3. Algemene richtlijnen voor het gebruik van de informatica-infrastructuur 3.1. Mate van privégebruik De informatica-infrastructuur is eigendom van de VMM en wordt door de VMM louter ter beschikking gesteld voor professionele doeleinden. Dat neemt niet weg dat de wetgeving op de persoonlijke levenssfeer (wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (BS 18 maart 1993)) voorziet in beperkt persoonlijk gebruik. D.w.z. dat u tijdens de uitoefening van uw job in beperkte mate occasioneel gebruik kunt maken van de VMM informatica-infrastructuur voor privédoeleinden. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

54/75

Arbeidsreglement


Dit occasioneel gebruik mag geen enkel gevolg hebben op de goede werking van het netwerk, de goede gang van zaken en de productiviteit in de VMM. De VMM kan altijd, op vraag van het betrokken afdelingshoofd en gericht aan het afdelingshoofd Kennisbeheer, het privégebruik monitoren en inperken wanneer de medewerker de gedragscode niet naleeft (meer hierover wordt toegelicht onder punt 5 van deze gedragscode). Als gebruiker ben je zelf verantwoordelijk voor je privé-bestanden; de VMM kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor verlies of beschadiging ervan. De evaluatie van de tijdsbesteding en de productiviteit van de medewerker behoort tot de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de eerste evaluator. Privégebruik van GSM en smartphone is wel toegelaten. Hiervoor wordt het split-billing systeem toegepast (zie intranet, rubriek mobiele telefonie). 3.2. Gebruik voor commerciële doeleinden Het is ten strengste verboden het netwerk of de infrastructuur van de VMM te gebruiken voor private commerciële doeleinden. Dit geldt niet alleen voor het ongeoorloofd gebruik van de elektronische communicatiemiddelen zoals e-mail en internet (meer hierover wordt toegelicht onder punt 4 van deze gedragscode), maar ook van multifunctionele toestellen met al hun functionaliteiten (fax, scan, kopie, print, …) en grootformaatprinters. Het begrip 'commerciële doeleinden' wordt ruim geïnterpreteerd: het gaat bijvoorbeeld niet alleen om het kopen of verkopen van goederen via GSM, smartphone en e-mail op het internet, maar ook om het deelnemen aan liefdadigheidsacties, acties van verenigingen en scholen, spelletjes, gokken, het afprinten van documenten in functie van een politiek mandaat, enz. 3.3. Het gebruik van een wachtwoord Als gebruiker krijgt u een individueel wachtwoord en een individuele gebruikersnaam toegewezen, die samen uw 'account' of toegang tot het VMM-netwerk vormen. Bij de eerste inlogging op het VMM-netwerk of bij ingebruikname van een nieuw softwarepakket, krijgt u een tijdelijk wachtwoord. Dit moet u onmiddellijk bij de eerste inlogging wijzigen. De dienst Informatica bepaalt de 'wachtwoorden politiek' van de VMM en schrijft in functie van de beveiliging van het VMM-netwerk bepaalde richtlijnen voor met betrekking tot de vorm en de geldigheidsduur van een wachtwoord. Meer info hierover is te vinden op kennisnet, FAQ informatica, ‘hoe wijzig ik mijn wachtwoord’. Spring voorzichtig om met uw wachtwoord, net zoals u dat doet met de pincode van uw bankkaart. Het wachtwoord moet geheim blijven. Schrijf het niet op, of laat het niet achter op een plaats waar onbevoegde personen het kunnen ontdekken. Vergeet niet dat u verantwoordelijk bent voor alles wat er met uw account gebeurt. Geef uw wachtwoord niet door aan een collega of een leidinggevende en laat niemand anders gebruik maken van uw wachtwoord. Maak geen gebruik van de account van een collega. Het is ten strengste verboden aan te loggen met de account van een collega en/of onder die account berichten te versturen. 'Vergrendel' uw pc wanneer u uw werkplek verlaat; anders bestaat het risico dat iemand via uw account ongeoorloofd gebruik maakt van de VMM-infrastructuur en schade aanricht. 3.4. Draag zorg voor de informatica infrastructuur Alle hardware, software en andere apparatuur die u ter beschikking wordt gesteld voor de uitoefening van uw job, is eigendom van de VMM. Draag zorg voor de toestellen die u worden toevertrouwd (computer, thin client, de multifunctionele toestellen en alle andere hardware zoals gsm, smartphone, vergaderzaalinfrastructuur, uitleenmateriaal, …). VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

55/75

Arbeidsreglement


Informatica-apparatuur op eigen houtje of zonder goedkeuring van de helpdesk verplaatsen kan en mag niet. Enkel de helpdesk is bevoegd voor het installeren van software op de pc's, servers of het netwerk van de VMM. Als gebruiker kan en mag u zelf geen enkele software installeren zonder voorafgaande toestemming van de helpdesk en systeembeheer. Elk toestel of elk medium dat wordt gebruikt buiten de normale kantooromgeving van de VMM, mag niet onbeheerd of onbeveiligd achtergelaten worden op publiek toegankelijke plaatsen. Hou draagbare pc's indien mogelijk steeds als handbagage bij op dienstreizen, draag zorg voor uw gsm of smartphone, laat geen toestellen zichtbaar achter in de wagen, … De software die het mogelijk maakt voor de helpdesk om bij problemen het toestel over te kunnen nemen, mag niet worden uitgeschakeld. Hetzelfde geldt voor de antivirus software. Alle hard- en software blijft eigendom van de VMM. Het gebruik van een thin client is niet persoons-, afdelings- of dienst gebonden. Dat wil zeggen dat een andere gebruiker, indien nodig, onder zijn/haar persoonlijke account op uw toestel kan en mag werken. Gebruik het uitleenmateriaal waarvoor het bestemd is en bezorg het tijdig, in goede staat en compleet terug aan de helpdesk. Behandel de vergaderzaalinfrastructuur met de nodige zorg en volg de ter plaatse beschikbare procedures en handleidingen. Schakel tijdens pauzes en onder de middag de beamer uit. Zorg bij het verlaten van de zaal dat alle hardware correct is uitgeschakeld en waar voorhanden, schakel de spaarknop uit (0-stand). 3.5. Beheer de VMM-informatie op een zorgvuldige manier De VMM is in grote mate een informatiemaatschappij. Ze beheert ontelbare gegevens in databanken, mappenstructuren en op het intranet. Als gebruiker dient u uw verantwoordelijkheid te nemen voor het efficiënt en correct beheer en voor het beveiligen van die informatie. Als gebruiker zorgt u zelf voor het beheer en de inhoud van uw eigen mappen. Hou regelmatig, bijvoorbeeld op maandelijkse basis, een 'opkuis' van de inhoud van de mappen (privé-mappen, gemeenschappelijke mappen, enz.). Verwijder verouderde of achterhaalde documenten en zorg ervoor dat eenzelfde bestand niet op verschillende plaatsen terug te vinden is. Documenten die u niet vaak meer nodig hebt maar die u toch wilt bewaren, archiveert u het best op een DVD of USB. Raadpleeg hiervoor de helpdesk. Bewaar geen bestanden die beschikbaar zijn op het intranet of in een algemene map die voor verschillende gebruikers toegankelijk is, in uw eigen mappen. Dit belast de bestanden server onnodig. Het is absoluut verboden om bestanden te bewaren op het netwerk van de VMM die: -indruisen tegen het auteursrecht ; -lasterlijk of obsceen zijn; -in strijd zijn met de goede zeden; -discriminerend of xenofoob van aard zijn of daartoe kunnen aanzetten; -schade kunnen aanrichten aan de VMM. Als gebruiker mag u niet bewust of opzettelijk op zoek gaan naar persoonlijke informatie, bestanden of andere gegevens van andere gebruikers; in elk geval mag u die bestanden of gegevens nooit wijzigen of wissen of op enige andere manier manipuleren. Indien u als gebruiker onbewust of toevallig toegang hebt tot privé-mappen of privé-informatie van een andere gebruiker, dan moet u de helpdesk hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. U mag die informatie in geen geval verspreiden of gebruiken. In dit geval geldt ook de geheimhoudingsplicht. In de deontologische code van de Vlaamse Overheid is volgende passage opgenomen in verband met de geheimhoudingsplicht: ‘Geheimhoudingsplicht: uw spreekrecht wordt beperkt door de plicht om vertrouwelijke informatie geheim te houden voor iedereen die niet bevoegd is om er kennis van te nemen. De geheimhoudingsplicht slaat onder meer op volgende informatie:


56/75

Arbeidsreglement


-gegevens over het interne beraad dat aan een administratieve eindbeslissing voorafgaat zolang die eindbeslissing nog niet is genomen; -medische, fiscale, sociale of andere gegevens uit de persoonlijke levenssfeer van andere personeelsleden of burgers; -vertrouwelijke commerciële, industriële of intellectuele gegevens.’ 3.6. Informatie- of meldingsplicht Om de dienst Informatica in staat te stellen het netwerk van de VMM zo goed mogelijk te beheren en snel en efficiënt naar oplossingen te zoeken voor eventuele problemen, hebt u als gebruiker de plicht om onregelmatigheden of storingen zo snel mogelijk te melden. Als gebruiker hebt u de plicht om elk probleem in het gebruik van de hard- en/of software, het netwerk, de toegang tot de servers, een beveiligingsprobleem en met betrekking tot defecte toestellen te signaleren aan de helpdesk (de werkwijze voor de vervanging van defecte toestellen wordt beschreven in de Diensten catalogus ICT op het Kennisnet). Indien u vermoedt dat u te maken hebt met een virus, verwittig dan meteen de helpdesk en isoleer het bestand of verwijder de mail. Bij verlies of diefstal van individuele hardware zoals laptop, GSM, smartphone, GPS (m.u.v. Vasco Token en ritregistratiebutton) of soortgelijk uitleenmateriaal, dient u een PV van verlies of diefstal te laten opmaken dat u samen met uw aanvraag tot vervanging indient bij de helpdesk, zie ook intranet, rubriek ‘Richtlijnen bij verlies of diefstal van ICT-materiaal’. Helpdesk VMM Bel het nummer 053 72 62 62 of verkort 6262 of stuur een e-mail naar [email protected] Probeer het probleem zo goed mogelijk te omschrijven!

4. Gedragscode voor het gebruik van e-mail en internet Nagenoeg alle personeelsleden van de VMM maken gebruik van elektronische communicatiemiddelen als email, internet, sociale media. De VMM wil elk personeelslid op uniforme wijze toegang geven tot die elektronische communicatiemiddelen. Vanzelfsprekend staat daar tegenover dat iedereen die communicatiemiddelen op een deontologische en verantwoorde manier moet gebruiken. Daarom is er behoefte aan een duidelijke gedragscode. Deze richtlijnen in verband met gebruik van elektronische communicatiemiddelen gelden zowel bij interne als externe communicatie. 4.1. Gedragscode voor het gebruik van e-mail 4.1.1. Disclaimer Bij elk uitgaand e-mailbericht van de VMM wordt automatisch een disclaimer of vertrouwelijkheid-banner toegevoegd. U hoeft deze tekst dus niet zelf op te nemen in uw bericht. ***DISCLAIMER*** Dit e-mailbericht en alle bijgevoegde bestanden zijn vertrouwelijk, kunnen informatie bevatten die beschermd zijn door auteursrechten, zijn gecontroleerd op computervirussen (wat niet garandeert dat deze bestanden er volledig vrij van zijn) en zijn uitsluitend bestemd voor gebruik door de geadresseerde. Elk gebruik van deze informatie (waaronder de geheel of gedeeltelijke reproductie of verspreiding onder elke vorm) door andere personen dan de geadresseerde(n) is verboden. Indien deze email verkeerdelijk bij u terechtkomt, gelieve de afzender te verwittigen en deze bestanden van uw computer te verwijderen. De inhoud van deze e-mail en zijn bestanden zijn afkomstig van de auteur en verbinden niet noodzakelijk de VMM tenzij dit bevestigd wordt door middel van een geldig ondertekend document van de VMM. Gelieve de afzender zonder uitstel te verwittigen indien u een bevestiging van dit bericht wenst te ontvangen. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

57/75

Arbeidsreglement


4.1.2. Wettelijke bepalingen in verband met discriminatie en schending van goede zeden Houd u aan de wetgeving. Verstuur geen berichten met de volgende inhoud: -berichten die obsceen of beledigend zijn; -berichten die discriminerend zijn of die daartoe kunnen aanzetten; -berichten die in strijd zijn met de openbare orde; -berichten die in strijd zijn met de goede zeden; -berichten die het privéleven van iemand aantasten of zijn/haar reputatie bezoedelen; -berichten die inhoudelijk in strijd zijn met de privacy wetgeving. E-mail met tekst of multimedia met racistische, seksistische of algemeen discriminerende inslag, zijn niet alleen ongeoorloofd, maar zijn ook in strijd met de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenofobie ingegeven daden. Onder discriminatie verstaan we elk onderscheid dat kan leiden tot een ongunstige behandeling op basis van de volgende kenmerken: -geslacht; -huidskleur; -afstamming, zowel nationaal als etnisch; -seksuele geaardheid; -burgerlijke stand; -leeftijd; -geloof of levensbeschouwing; -huidige of toekomstige gezondheidstoestand; -handicap; -fysieke eigenschap of fysiek kenmerk; -hiërarchische rang. … 4.1.3. Wet op het auteursrecht Respecteer de wet op het auteursrecht (1994). Dat betekent onder meer dat u alleen teksten of afbeeldingen van derden mag verspreiden en gebruiken met de toestemming van de oorspronkelijke auteur. De volgende werken kunnen vallen onder het auteursrecht: letterkundige werken, muziekwerken, audiovisuele werken, beelden (o.a. foto's, tekeningen, cartoons), computerprogramma's, databanken. Wilt u een werk gebruiken waarop auteursrechten rusten, neem dan schriftelijk contact op met de eigenaar ervan. Korte citaten kunt u gebruiken op voorwaarde dat u de bron duidelijk aangeeft. Afbeeldingen, videofragmenten, geluidsfragmenten en ander multimediamateriaal mag u enkel gebruiken als de eigenaar van het materiaal expliciet toestemming heeft gegeven voor het gebruik of als het materiaal afkomstig is van een bron waar geen auteursrecht op rust. 4.1.4. Gebruik voor commerciële doeleinden Maak geen gebruik van e-mail voor private commerciële doeleinden, ook niet via mobiele toestellen. Het begrip 'commerciële doeleinden' wordt ruim geïnterpreteerd: het gaat bijvoorbeeld niet alleen om het kopen of verkopen van goederen en diensten, maar ook om het deelnemen aan liefdadigheidsacties, acties van verenigingen en scholen, spelletjes, gokken, enz. 4.1.5. Pesten en stalken Verstuur geen berichten die bedoeld zijn om mensen te pesten. Pesten is vijandig, vernederend of intimiderend gedrag dat steeds gericht is op dezelfde persoon, die meestal niet meer in staat is om zichzelf te verdedigen. Diegene die pest, heeft op de een of andere manier meer macht dan het slachtoffer. Misschien is hij/zij lichamelijk sterker, beter ter taal, heeft hij/zij een hogere positie of krijgt hij/zij meer steun van een groep. De VMM beschouwt pesten absoluut als ongeoorloofd. Pas ook op met sarcasme en cynisme. Een bericht in geschreven vorm kan door een lezer verkeerd geïnterpreteerd worden. 4.1.6. Verhitte discussies voeren


58/75

Arbeidsreglement


Voer geen verhitte discussies (‘flaming’) via e-mail. Hou er rekening mee dat het impulsief reageren op berichten vaak leidt tot een stroom aan reacties heen-en-weer, wat niet alleen veel tijd en negatieve energie vergt, maar ook de samenwerking kan verstoren. Wees dus vergevingsgezind, scheld niet of lach niemand uit als hij/zij een fout maakt. Een bericht in geschreven vorm kan door een lezer gemakkelijker verkeerd geïnterpreteerd worden. 4.1.7. Bestoken met commerciële berichten (spamming) Verstuur geen 'spam' of 'junkmail' en probeer de instroom van dergelijke mail zo veel mogelijk te beperken. Spam, ook wel junkmail of unsolicited commercial e-mail genoemd, is het versturen van commerciële emailberichten naar een grote groep mensen die daar niet om vragen. Spam wordt verstuurd door bedrijven of privépersonen die op een goedkope en snelle manier veel mensen willen bereiken. De meeste spamberichten nemen de vorm aan van: -kettingbrieven; -uitnodigingen voor piramidespelen; -reclame voor pornowebsites en telefoonsekslijnen; -aanbiedingen voor dubieuze producten; -aanbiedingen voor illegale software; -aanbiedingen met beloftes van lucratieve winsten op korte termijn. Spammen is niet alleen agressief en storend, het belast ook het netwerk. Het is daarom niet toegestaan, wat de inhoud van het bericht ook is. Ondanks het feit dat de dienst Informatica van de VMM een systeem in dienst heeft dat alle in- en uitgaande mails controleert op de aanwezigheid van spam, kan het zijn dat u regelmatig spam e-mail ontvangt. Verwittig de helpdesk, verwijder dergelijke berichten meteen en stuur ze zeker niet door naar anderen. Indien u zeker bent dat u een mail had moeten ontvangen en deze niet ontvangen hebt, kun u steeds de helpdesk contacteren. 4.1.8. Phishing Phishing is een vorm van oplichting waarbij je, via valse e-mails, gevraagd wordt naar persoonlijke informatie zoals je kredietkaartnummer, je wachtwoord en accountgegevens. Wanneer je een dergelijke e-mail op het werk ontvangt, verwijder deze dan onmiddellijk en stuur die zeker niet door. Laat je niet verleiden om persoonlijke informatie via een dergelijke e-mail door te geven, niet op het werk noch thuis. 4.1.9. Elektronische kettingbrieven Verstuur geen grapjes, kettingbrieven, beeldmateriaal (foto's, filmpjes) of berichten allerhande die niets met het werk te maken hebben. Via e-mail krijgt u soms kettingbrieven waarin gevraagd wordt om de e-mail door te sturen naar iedereen die u kent. Soms wordt geld beloofd, al dan niet nadat u eerst zelf een bepaald bedrag gestort hebt. De meeste kettingbrieven hebben helemaal geen nut. Ga er dus niet op in, ook al lijkt de boodschap een uitgesproken humanitair karakter te hebben (bv.: stuur een wenskaart naar een ernstig ziek kind). Sommige 'auteurs' van kettingbrieven deinzen er niet voor terug zich achter een officiële humanitaire organisatie te verschuilen (bv. UNICEF), maar heel vaak is die organisatie helemaal niet betrokken. Bevat de e-mail een bijlage, open die dan in geen geval en verwijder het bericht onmiddellijk. De kans is groot dat een virus is meegestuurd. 4.1.10. Virussen en nepvirussen Verstuur geen virussen of valse virusmeldingen. Krijgt u er toch een binnen via mail, verwittig dan onmiddellijk de helpdesk ([email protected], tel. 053 72 62 62).


59/75

Arbeidsreglement


Regelmatig circuleren er waarschuwingsberichten voor niet-bestaande virussen. Die berichten worden ook wel 'hoaxes' genoemd. Ze worden rondgestuurd om onrust en verwarring te zaaien. Stuur deze berichten niet door, maar verwittig de helpdesk. U kunt een 'hoax' meestal zelf herkennen aan de volgende specifieke kenmerken: De hoax bevat een oproep om het bericht zo snel mogelijk ('ASAP') naar zo veel mogelijk mensen door te sturen. De melding wordt vaak kracht bijgezet met veel hoofdletters en uitroeptekens. Niet zelden wordt een groot bedrijf zoals Microsoft of IBM, ten onrechte, als bron genoemd. Er is meestal sprake van een mail die niet geopend mag worden; de gevolgen als u dat wel doet zijn volgens het bericht rampzalig. 4.1.11. Versturen van zware bestanden Zorg ervoor dat u door het gebruik van e-mail de infrastructuur niet overbelast. Pas dus op met doorsturen van grote mails en zware bestanden. Gebruik hiervoor de Accelion-toepassing SFTA. Deze laat toe om zonder extra belasting van de netwerkinfrastructuur grote bestanden zowel intern als extern de VMM te versturen. De handleiding voor het gebruik van SFTA voor het versturen van grote mails en bestanden vind je terug op de VMM-website en op kennisnet. 4.1.12. Versturen van berichten naar 'allemaal VMM' Berichten sturen naar de hele VMM is onmogelijk. Heeft u toch een bericht dat voor iedereen van de VMM of een grote groep geldt, wendt u dan tot uw hiërarchisch verantwoordelijke die de gepaste procedure zal toepassen. 4.1.13. Identificeer uzelf Stuur alleen e-mails vanaf uw eigen account. Neem zowel voor interne als voor externe mails altijd een autohandtekening op in uw berichten. Deze identificatie of ‘autohandtekening’ moet opgesteld worden conform de huisstijl en bevat alle informatie om u te identificeren: de gebruikersidentificatie, het werkadres, de band met de Vlaamse Milieumaatschappij. U vindt de richtlijn voor autohandtekening op het Intranet (zoekterm ‘autohandtekening’). Uw automatische handtekening bevat geen privé-gegevens. 4.1.14. Privégebruik van e-mail In het kader van de wetgeving op de persoonlijke levenssfeer is het in beperkte mate toegestaan om privécontacten te onderhouden met collega’s en derden. De VMM kan altijd, op vraag van het afdelingshoofd gericht aan het afdelingshoofd Kennisbeheer, het gebruik monitoren, inperken en zelfs verbieden wanneer de medewerker de gedragscode niet naleeft (meer hierover wordt toegelicht onder punt 5 van deze gedragscode). Het VMM emailadres mag niet gebruikt worden om registraties uit te voeren op niet-professionele nieuwsbrieven en het aanmaken van privé user accounts. 4.1.15. Versturen van vertrouwelijke documenten E-mail is een zeer onveilig protocol dat zeer vatbaar is voor hacking. Verstuur vertrouwelijke informatie daarom bij voorkeur via SFTA.

4.2.

Gedragscode voor het gebruik van internet

4.2.1. Toegang tot internet Om iedereen op uniforme wijze toegang te geven tot deze informatiebron, werd beslist om toegang tot het internet te voorzien voor elke medewerker, via zijn/haar persoonlijke gebruikersaccount. De VMM kan altijd,


60/75

Arbeidsreglement


op vraag van het afdelingshoofd gericht aan het afdelingshoofd Kennisbeheer, het gebruik monitoren, inperken en zelfs verbieden wanneer de medewerker de gedragscode niet naleeft (zie punt 5). Surf altijd op het internet onder uw persoonlijke account. In geen enkel geval mag u zich met het wachtwoord van een collega toegang verlenen tot het internet. De toegang tot het internet wordt op automatische manier beveiligd en gecontroleerd. Deze gegevens worden gebruikt om globale statistische informatie te bekomen. Bij vermoeden van misbruik zal de verzamelde informatie verder geanalyseerd worden. Het internetverkeer is onderworpen aan een veiligheidsbeleid in lijn met dat van de Vlaamse Overheid. Hiertoe wordt gebruik gemaakt van extra software die het surfverkeer en websites analyseren en categoriseren. Websites die onder categorieën zoals racisme, pornografie, gokken, geweld, … vallen, worden automatisch geblokkeerd, net zoals surfverkeer naar websites die niet standaard worden aangeboden. Geëncrypteerd dataverkeer wordt gedecrypteerd en geanalyseerd ter categorisatie. Er wordt een link (URL) voorzien naar de webpagina waar de gebruikers de categorisatie kunnen nagaan. Enkel surfverkeer van en naar privacy gerelateerde sites zoals banken (persoonsgegevens) wordt niet gedecrypteerd. Web-verkeer met als doel het ingestelde veiligheidsbeleid te omzeilen, wordt eveneens geblokkeerd, net als verkeer van potentieel gevaarlijke protocollen. 4.2.2. Wettelijke bepalingen in verband met discriminatie en schending van goede zeden Alle richtlijnen in verband met de wettelijke bepalingen opgesomd onder 4.1.2 zijn eveneens van toepassing op het gebruik van internet. In elk geval is het absoluut verboden om u toegang te verschaffen tot sites met een pornografische, pedofiele, terroristische, aanstootgevende of illegale inhoud. Mocht u tijdens het surfen op het internet vaststellen dat u terechtkomt op een website die seksistisch, pornografisch, racistisch, gewelddadig of enig andere vorm van potentieel gevaarlijk materiaal bevat, dient u onmiddellijk de internetverbinding te verbreken. 4.2.3. Wet op het auteursrecht Alle richtlijnen in verband met de wettelijke bepalingen opgesomd onder 4.1.3. zijn eveneens van toepassing op het gebruik van internet. Op de meeste commerciële softwareproducten rusten auteursrechten. Iedere aankoop van software dient te gebeuren in samenspraak met de dienst Informatica. Die software mag alleen worden geïnstalleerd met de toestemming van de fabrikant, dit betekent dat de VMM over een geldige gebruikerslicentie moet beschikken. De installatie gebeurt alleen door de helpdeskmedewerkers en/of systeembeheerders van de VMM. Shareware en freeware worden ten onrechte beschouwd als software zonder auteursrechten. Dat is evenwel niet zo. De makers van dit soort software blijven hun auteursrechten behouden. Deze software beschikt altijd over een gebruikersovereenkomst waarin precies staat beschreven wat u moet doen om de auteursrechten te respecteren. In elk geval mag u toch zelf geen software installeren zonder toestemming of tussenkomst van de helpdesk. Raadpleeg hen dus ook indien u shareware of freeware wilt uittesten. 4.2.4. Gebruik voor commerciële doeleinden Maak geen gebruik van internet voor private commerciële doeleinden. Het begrip 'commerciële doeleinden' wordt ruim geïnterpreteerd: het gaat bijvoorbeeld niet alleen om het kopen of verkopen van goederen via email, maar ook om het deelnemen aan liefdadigheidsacties, acties van verenigingen en scholen, spelletjes, gokken, enz.


61/75

Arbeidsreglement


Raadpleeg geen betalende internetsites, tenzij u hiervoor toestemming hebt verkregen via uw afdelingshoofd of een abonnement hebt verkregen via de afdeling Algemene Zaken (bv. via het Milieukenniscentrum). Let op met het doorgeven van kredietkaartnummers. Vergewis u van de identiteit en de authenticiteit van de website. 4.2.5. Downloaden van bestanden Download geen bestanden die indruisen tegen het auteursrecht of tegen de wet op de openbare zeden of de discriminatiewet. Download geen ontspanningssoftware, spelletjes, muziek, films, enz. Download geen bestanden die de goede werking van de VMM kunnen verstoren of die de veiligheid van het VMM-netwerk in gevaar kunnen brengen. 4.2.6. Mate van privégebruik Als personeelslid van de VMM moet u zich tijdens de diensturen volledig aan uw werk wijden. U krijgt toegang tot het internet als informatiebron bij de uitoefening van uw job. In het algemeen mag internet enkel gebruikt worden voor de uitvoering van de taken. Beperkt persoonlijk gebruik is toegestaan, bij voorkeur onder de middag (tussen 11.45u en 14.00u) en op voorwaarde dat: dit geen noemenswaardige belasting van het netwerk tot gevolg heeft; dit geen invloed heeft op de productiviteit van de VMM; dit geen operationele activiteiten van de VMM in het gedrang brengt. Ongeoorloofd gebruik van internet of commercieel gebruik van internet voor privédoeleinden is in geen enkel geval toegestaan. Het is de taak van het lijnmanagement om erop toe te zien dat bovenstaande richtlijnen worden nageleefd. 4.3 Gedragscode voor het gebruik van sociale media Sociale media bieden heel wat kansen, maar kunnen ook minder gewenste gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie wat doet en een aantal aanbevelingen te formuleren voor: wie professioneel de VMM vertegenwoordigt op sociale media; VMM-personeelsleden die privé actief zijn op sociale media. 4.3.1 Officiële vertegenwoordiging VMM op sociale media Voor wie professioneel de VMM vertegenwoordigt op sociale media gelden volgende afspraken: De dienst Externe Communicatie (dienst EC) is eindverantwoordelijke voor alle vormen van VMMcommunicatie op sociale media. Ze beheert de algemene VMM-accounts op de verschillende sociale mediakanalen en bepaalt welke inhoud er op wordt gepubliceerd. De dienst EC staat in voor de volledige webcare van de sociale mediakanalen: monitoring, creatie, onderhoud en verwijderen van accounts, naamgeving, huisstijl,… De dienst EC staat in voor de online monitoring van de reputatie en thema’s van de VMM. Ook de eigen accounts worden elke werkdag meermaals gecontroleerd, zodat snel kan worden gereageerd op vragen of opmerkingen. Er zijn ook een aantal accounts op Facebook en Twitter die beheerd worden door andere VMM-diensten. Dit zijn onder andere : Twitteraccount IMB Twitteraccount IRCEL Twitteraccount Joaquin (IMB) Facebookpagina De Schelde (IMB)

https://twitter.com/VMMeu https://twitter.com/SMOG_BE https://twitter.com/joaquin_project https://www.facebook.com/deschelde


62/75

Arbeidsreglement


Aangezien deze aparte accounts eerder thematisch of projectgebonden zijn, worden ze beheerd door de betrokken diensten. Thematische of projectgebonden inzet van sociale media kan in de toekomst worden toevertrouwd aan een andere dienst mits duidelijke afspraken met de dienst EC. Maar dit zal eerder uitzondering dan regel zijn. Bij voorkeur gebeurt de communicatie op sociale media via de algemene, officiële VMM-kanalen. Nieuwe initiatieven op het vlak van sociale media moeten steeds aangevraagd worden bij de dienst EC d.m.v. een communicatiefiche. Alle personeelsleden die de VMM vertegenwoordigen op sociale media volgen de aanbevelingen uit de handreiking sociale media van de Vlaamse overheid (http://communicatie.vlaanderen.be/nlapps/docs/default.asp?fid=171). 4.3.2 Privé op sociale media – sociale media policy Naast het beperkt aantal collega’s dat de VMM officieel vertegenwoordigt op sociale media, zijn er natuurlijk heel wat meer collega’s privé actief op diverse sociale mediaplatformen. In sommige gevallen is de lijn tussen een privémening en een professioneel standpunt niet altijd even duidelijk. Wat mag een VMM-personeelslid privé op sociale media (over de VMM) zeggen? Elk personeelslid heeft spreekrecht en mag dus zijn persoonlijke mening geven over feiten die hij kent door zijn job. Wie gebruikmaakt van zijn spreekrecht moet wel duidelijk aangeven dat hij zijn eigen mening geeft en niet spreekt namens zijn entiteit. De deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse administratie en het Vlaams Personeelsstatuut regelen het spreekrecht en verplichten personeelsleden ook tot loyaliteit en het geheim houden van vertrouwelijke informatie. In de communicatie naar onze personeelsleden wordt dit vertaald in een sociale media policy die stoelt op drie gouden regels voor verantwoord privégebruik van sociale media met een (on)rechtstreekse link naar de VMM: -

Sociale media = transparantie

Iedereen leest mee op sociale media. Wees je ervan bewust dat alles wat je deelt vindbaar is of verder verspreid kan worden. Problemen op de werkvloer kaart je intern aan en gooi je niet op het internet. Wees altijd open en eerlijk in je communicatie, maar verspreid geen vertrouwelijke informatie. Hou je aan de wettelijke regels over auteursrecht, openbare orde, goede zeden en discriminatie. -

Sociale media = constructieve communicatie

Hanteer een positieve toon en laat je niet verleiden tot oeverloze, hevige discussies. Zo is er ook niets dat later tegen jou kan gebruikt worden. Schrijf constructief en onderbouw je reactie. Iedereen kan een fout maken. Als dat het geval is, geef je fout toe en zet ze recht. Spreek je nooit beledigend uit over andere mensen. Zeker niet over je professionele contacten of collega’s. Meestal kun je gemakkelijk bepalen of iets gepast is of niet. Maar twijfel je of je iets mag schrijven? Wacht dan nog even en bespreek het eerst even met je diensthoofd of met de dienst Externe Communicatie. Als je op de sociale media negatieve zaken over de VMM ontdekt, kun je die altijd doorgeven aan de dienst Externe Communicatie ([email protected]). -

Sociale media = jij bent onze belangrijkste ambassadeur

De VMM-personeelsleden zijn begaan met ons leefmilieu. En dat eindigt niet samen met de werkdag. In je privéleven geef je misschien zelf het goede voorbeeld of ben je actief in een milieuvereniging,... Ook online spreken heel wat collega’s zich uit over ons leefmilieu en informeren/sensibiliseren ze hun eigen netwerk. Dat kan soms als een officieel VMM-standpunt worden geïnterpreteerd. Zolang je duidelijk vermeldt wanneer het om een persoonlijke mening gaat, je loyaal opstelt t.o.v. de VMM en geen vertrouwelijke informatie vrijgeeft, zal er nooit een probleem zijn. Deze sociale media policy werd goedgekeurd door de directieraad op 9 september 2013.


63/75

Arbeidsreglement


5. Controle van toepassing van de gedragscode en wijze van rapportering Het lijnmanagement kan controles (laten) uitvoeren op het e-mail-, intranet- en internetgebruik alsook op het GSM en smartphone verbruik door het opvragen bij het afdelingshoofd Kennisbeheer en het kennisnemen van de gegevens inzake de telecommunicatie die betrekking hebben op de personeelsleden. Dit kan enkel onder de volgende strikte voorwaarden: De controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik of overdreven verbruik zoals gedefinieerd in deze gedragscode te voorkomen of te beteugelen. Een controle gebeurt enkel op uitdrukkelijke vraag van het lijnmanagement onder wie zijn/haar gezag de betrokken personeelsleden staan. Met lijnmanagement worden bedoeld de administrateur-generaal, de algemeen directeur en de afdelingshoofden. De diensthoofden dienen deze vraag eerst aan hun afdelingshoofd te richten en het betrokken personeelslid te informeren van de controle. In principe kan er enkel een controle worden uitgevoerd op het gebruik van e-mail, intranet en internet of het verbruik van GSM en smartphone gedurende een periode die start vanaf de datum van de aanvraag. De in het verleden (dit is vóór de datum van aanvraag) ontstane gegevens worden door de dienst Informatica uitsluitend bewaard (gelogd) om de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen. Een uitzondering op voormeld principe geldt indien de wetgever een controle van in het verleden ontstane gegevens toestaat of oplegt. Dat is momenteel reeds zo bij daden van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De wetgever heeft in de Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk de werkgever opgedragen om bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag een snel en onpartijdig onderzoek uit te voeren. Dat onderzoek kan dus ook via een controle van in het verleden ontstane gegevens gebeuren. De controle dient beperkt tot de periode noodzakelijk om het doel te bereiken. De volgende globale gegevens kunnen, zonder dat daar een directe aanleiding voor is (doch met inachtneming van alle voorwaarden die hier worden vermeld) worden opgevraagd bij de dienst Informatica: wat het internetgebruik betreft: per entiteit (locatie VMM, buitendienst, afdeling) een lijst van de bezochte websites alsook de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie. wat het e-mailgebruik betreft: per postbus of per gebruiker, het volume van de gedurende een bepaalde periode verzonden en ontvangen e-mailberichten. wat het GSM en smartphone verbruik betreft: individuele verbruikskosten betaald door de VMM, die de voorziene grensbedragen (te raadplegen op het Intranet, zoekterm grensbedragen) ruim overschrijden en dit gedurende een periode van minimum drie maand. De volgende geïndividualiseerde gegevens kunnen enkel worden opgevraagd indien er, op grond van bepaalde feiten, een vermoeden van ongeoorloofd gebruik door een bepaald personeelslid bestaat: wat het internetgebruik betreft: de door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode bezochte websites alsook de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie; wat het e-mailgebruik betreft: het aantal door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode verzonden e-mailberichten, de grootte van elk bericht en de geadresseerden. De aanvraag bevat een uitdrukkelijke verklaring van het lijnmanagement dat er een gegrond vermoeden bestaat van ongeoorloofd gebruik van de elektronische middelen door het betrokken personeelslid. wat het GSM en smartphone verbruik betreft: individuele verbruikskosten betaald door de VMM, die de voorziene grensbedragen (te raadplegen op het Intranet, zoekterm grensbedragen) ruim overschrijden.. De inhoud van een e-mailbericht kan nooit worden vrijgegeven. De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaald personeelslid opvorderen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek.

6. Maatregelen in geval van overtreding van de gedragscode 6.1. Maatregelen in geval van ongeoorloofd gebruik VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

64/75

Arbeidsreglement


Als ongeoorloofd gebruik van de elektronische communicatiemiddelen of overtreding van de gedragscode wordt vastgesteld, treedt het lijnmanagement op met alle gepaste middelen die krachtens het personeelsstatuut, in casu de bepalingen uit het Stambesluit, gelden. In het Stambesluit worden volgende sancties voor statutaire personeelsleden vermeld: Persoonlijke nota's waarin ongunstige feiten met betrekking tot het presteren worden vastgesteld. Deze nota's worden, na revisie door en eventuele opmerkingen van betrokkene, opgenomen in het persoonlijk dossier. Tuchtstraffen (in orde van zwaarte): 1. Blaam 2. Inhouding van salaris 3. Tuchtschorsing 4. Lagere inschaling (toekenning van een lagere salarisschaal binnen dezelfde graad) 5. Terug zetten in graad 6. Ontslag van ambtswege (met behoud van ambtenarenpensioen) 7. Afzetting (met verlies van ambtenarenpensioen; enkel recht op privé-pensioen) Voor de stagiairs is er, naast de bovengenoemde tuchtregeling, de mogelijkheid tot afdanking zonder opzegging bij ernstig vergrijp. De tuchtregeling is niet van toepassing op contractanten. Bij ernstige overtredingen door contractanten zijn volgende sancties mogelijk: persoonlijke nota's, eenzijdige beëindiging van het contract, ontslag om dringende reden. Voor uitzendkrachten en externen dient in het contract met het uitzendkantoor/externe firma de mogelijkheid opgenomen te worden om het contract onmiddellijk te verbreken bij ernstige overtredingen. 6.2.

Beoordelingscomité ongeoorloofd gebruik

Om de mate van het ongeoorloofd karakter en de ernst van de inbreuk op de gedragscode te beoordelen, wordt een beoordelingscomité opgericht dat op uitdrukkelijke vraag van het lijnmanagement een advies kan geven over de ernst van de inbreuk. Het beoordelingscomité wordt samengesteld uit: -het afdelingshoofd Kennisbeheer; -het diensthoofd Informatica; -de verantwoordelijke Helpdesk en de verantwoordelijke Systeembeheer; -de verantwoordelijke HR-diensten; -de interne vertrouwenspersoon. Het beoordelingscomité maakt na beraadslaging van de feiten een document op met advies omtrent de ernst van de inbreuk. Dat document wordt overgemaakt aan het lijnmanagement. Het lijnmanagement beslist over de te nemen maatregelen.

BIJLAGE 4 (8) WAGENREGLEMENT VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ 1 Inleiding 1.1 Dienstvoertuig en dienstreis: definitie Een dienstvoertuig is een werkinstrument dat ter beschikking wordt gesteld om de werknemer dienstreizen te laten uitvoeren als andere vervoersmogelijkheden zoals de fiets en het openbaar vervoer geen optie zijn. Onder een dienstreis kan worden begrepen: -de uitvoering van taken, zoals bepaald in de functieomschrijving; -een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar zeer verscheiden bestemmingen in opdracht of op uitnodiging van de bevoegde hiërarchische meerdere van het personeelslid; VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

65/75

Arbeidsreglement


-een verplaatsing van de woonplaats of de standplaats naar een werkplaats die niet de vaste plaats van tewerkstelling is; woon-werkverkeer met een dienstwagen om redenen van kortere afstand of tijd tussen de bestemming van de dienstopdracht en de woonplaats, of in het kader van een gereglementeerde interventietaak. De verplaatsing van de woonplaats naar een vaste plaats van tewerkstelling wordt als woon-werkverkeer beschouwd en is daarom privéverkeer. Een dienstwagen kan alleen worden gebruikt voor woon-werkverkeer en ander privéverkeer als dat conform de personeelsregelgeving is én als dat in dit wagenreglement uitdrukkelijk is bepaald. De werkgever en de gebruiker van het voertuig dragen daarvoor de parafiscale en fiscale gevolgen. 1.2 Doel van het wagenreglement Dit document is opgesteld voor de Vlaamse Milieumaatschappij (VMM). Het heeft tot doel een antwoord te bieden op de meest gestelde vragen over toewijzing, beheer en gebruik van de ter beschikking gestelde voertuigen, en de rechten en verplichtingen uiteen te zetten die daaruit voortvloeien voor de werknemers. Uiteraard geeft de terbeschikkingstelling van een voertuig in geen enkel geval een eigendomsrecht of een zakelijk recht op het voertuig voor de werknemer. De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig op eenvoudig verzoek in te leveren bij de VMM, in perfecte staat en voorzien van alle accessoires en documenten die in de dienstwagen aanwezig waren bij de terbeschikkingstelling. 1.3 Geldigheid en voorwaarden van wijziging Dit wagenreglement geldt voor elke gebruiker van een dienstvoertuig dat ter beschikking gesteld wordt door de VMM. De werknemer wordt geacht dit wagenreglement te kennen. De VMM behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan het wagenreglement en verbindt zich ertoe over die wijzigingen te communiceren. 1.4 Administratie en beheer De VMM neemt het dagelijkse beheer van de voertuigen en van de bijbehorende contracten op zich. Het wagenparkbeheer behoort tot de bevoegdheid van het afdelingshoofd Algemene Zaken die verantwoordelijk is voor het beleid over het operationele gebruik van de dienstvoertuigen en de juiste toepassing ervan. De wagenbeheerder zorgt voor de praktische uitvoering. Een werknemer kan contact opnemen met de wagenbeheerder als hij/zij vragen heeft over een dienstvoertuig. Zijn/haar contactgegevens zijn terug te vinden op intranet. Op intranet zijn ook de gegevens opgenomen van een contactpersoon die verantwoordelijk is voor het administratieve beheer van het voertuig.

2 Het voertuig 2.1 Criteria van toewijzing Het afdelingshoofd Algemene Zaken beslist aan welke afdeling en onder welke groep, zoals bepaald in artikel 13.13.2 van het Arbeidsreglement, een dienstwagen wordt ingedeeld. Het afdelingshoofd Algemene Zaken wijst poolwagens uit groep 2 toe aan een VMM-vestiging. Het betrokken afdelingshoofd bepaalt voor elke werknemer afzonderlijk of hij/zij een dienstvoertuig uit groep 3 of groep 4 krijgt toegewezen. De keuze van het dienstvoertuig is afhankelijk van het professionele gebruik dat de werknemer ervan moet maken. Naargelang de aard van het gebruik kan de toewijzing bestaan uit een permanente of tijdelijke terbeschikkingstelling van een dienstvoertuig. De toewijzing van een voertuig kan te allen tijde gewijzigd of ingetrokken worden. 2.2 Bestelling van het voertuig VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

66/75

Arbeidsreglement


De VMM bestelt het voertuig. Alle contacten met de distributeur of fabrikant verlopen via de wagenbeheerder. De werknemer neemt geen rechtstreeks contact op met de distributeur of fabrikant. 2.3 Vervanging van het voertuig Het voertuig wordt vervangen op basis van criteria die het afdelingshoofd Algemene Zaken vastlegt, met het oog op een optimaal beheer van het wagenpark. De wagenbeheerder informeert de gebruikers over de vervanging van het voertuig. 2.4 Wijzigingen in het voertuig Als de VMM beslist dat tijdens het gebruik van het voertuig aanpassingen aan de uitrusting van het voertuig nodig zijn, vallen die kosten ten laste van de VMM. Wijzigingen in of aan het voertuig op verzoek van de werknemer moeten voorafgaand door de wagenbeheerder worden goedgekeurd en gebeuren op kosten van de werknemer. Het is de werknemer verboden zelf enige wijziging aan een dienstvoertuig of de inrichting van het dienstvoertuig uit te voeren. 3 Gebruik van het voertuig 3.1 Ontvangst van een nieuw voertuig Bij de levering of ontvangst van een nieuw voertuig gaat de wagenbeheerder na of: de wagen overeenstemt met het bestelde voertuig; de wagen beschikt over de wettelijke verplichte uitrusting: met name één gevarendriehoek, een verbanddoos of -kist, een brandblusser, een reflecterend veiligheidsvestje. De wagenbeheerder zorgt ervoor dat het nieuwe voertuig beschikt over: -de standaarduitrusting van de VMM. Dit is: een parkeerschijf, een ijskrabber, een zonnebril, een zeemvel, een landkaart met vermelding van de tankstations, een tankkaart, de informatiefiches inzake de te volgen procedures bij ongeval, glasbraak en pech en de instructies i.v.m. het periodiek onderhoud, een reservewiel of reparatiekit; -een ritregistratiesysteem of een reiswijzer met uitzondering van de wagens uit groep 1; de verplichte boorddocumenten: een verzekeringsattest (een groene verzekeringskaart), een inschrijvingsbewijs, een gelijkvormigheidsattest, een Europees aanrijdingsformulier, de gebruikshandleiding en het onderhoudsboekje. De reservesleutel wordt bewaard: -voor wagens uit groep 1: bij de gebruiker; -voor wagens uit groep 2: bij de balie op de locatie; -voor wagens uit groep 3 en 4: bij de dienst of de gebruiker volgens de afspraken gemaakt met de hiërarchische lijn. 3.2 Controle op de uitrusting De werknemer controleert periodiek of de in artikel 3.1. vermelde boorddocumenten, wettelijke en standaarduitrusting van het dienstvoertuig waarvan hij/zij gebruik maakt, aanwezig zijn. Als de werknemer tekortkomingen vaststelt, neemt hij/zij contact op met de wagenbeheerder. Voor de dienstvoertuigen uit groep 1 en 2 gebeurt deze periodieke controle door de locatieverantwoordelijke die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. Voor dienstvoertuigen uit groep 3 of 4 die niet persoonlijk, maar wel aan een dienst zijn toegewezen, gebeurt deze periodieke controle door het diensthoofd of de teamverantwoordelijke rattenbestrijding die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. 3.3 Voortgangscontrole van het gebruik Het gebruik van het dienstvoertuig wordt opgevolgd door de volgende handelingen: -het invoeren van de kilometerstand bij elke tankbeurt; -het manueel invullen van een reiswijzer voor wagens die niet beschikken over een ritregistratiesysteem;


67/75

Arbeidsreglement


-een automatische registratie door een ritregistratiesysteem, in overeenstemming met de privacy policy van de VMM, gevoegd als bijlage. 3.4 Zorgvuldig gebruik De werknemer gebruikt het voertuig zorgvuldig. Hij/zij mag het voertuig niet ombouwen, noch opties of toebehoren erop installeren of wegnemen, en mag geen enkele markering aanbrengen of verwijderen zonder de voorafgaande toestemming van de wagenbeheerder. De werknemer is verantwoordelijk dat het voertuig goed gebruikt wordt in alle situaties en voor het behoud van de algemene staat. De nodige maatregelen worden genomen gericht op de beperking van de risico’s van diefstal: -de werknemer laat geen waardevolle voorwerpen in het voertuig achter; -de werknemer zal de wagen bij het verlaten afsluiten en zal er zich van vergewissen dat alle ruiten gesloten zijn; -de werknemer parkeert het voertuig altijd op een veilige plaats. Bij het gebruik van het voertuig vertoont de werknemer vanuit zijn/haar voorbeeldfunctie een correct, verkeersveilig, milieubewust en hoffelijk rijgedrag. De werknemer verbindt zich ertoe om het voertuig niet uit te lenen, behalve in de gevallen die opgesomd staan in dit reglement, om het voertuig niet onder te verhuren, noch om het voertuig in onderpand of garantie te geven, op welke manier dan ook. Het is verboden om rijlessen te geven met het dienstvoertuig. Het is de werknemer verboden om personen of goederen te vervoeren tegen betaling of om het voertuig aan te wenden op een manier die niet overeenstemt met de bestemming ervan. De werknemer mag enkel personen of goederen vervoeren in het kader van een dienstopdracht of behoudens uitdrukkelijke toelating van het afdelingshoofd Algemene Zaken. Als de werknemer het Belgische grondgebied verlaat met het voertuig, gaat hij/zij na of de verzekering die verplaatsing dekt. 3.5 Onderhoud en herstellingen De werknemer leeft in samenspraak met de wagenbeheerder de onderhoudsvoorschriften strikt na die opgesteld zijn door de autoconstructeur en waarvan de frequentie is opgenomen in de “Instructies i.v.m. periodiek onderhoud dienstwagens” terug te vinden in het voertuig. Alle richtlijnen en instructies inzake periodiek onderhoud en de noodzakelijke herstellingen zijn terug te vinden op het intranet en worden toegelicht aan de werknemer bij de ontvangst van het voertuig. Als de werknemer aanvullende vragen of problemen heeft, kan hij/zij een beroep doen op de wagenbeheerder. Als er zich een probleem voordoet met het voertuig, leest de werknemer de instructies inzake periodiek onderhoud en noodzakelijke herstellingen op het intranet vóór hij/zij een beroep doet op een officiële concessiehouder van het merk van het voertuig. Grote herstellingen buiten het standaardonderhoud moeten vooraf goedgekeurd worden door de wagenbeheerder. De werknemer of wagenbeheerder al naargelang legt het onderhoudsboekje van de wagen bij elk onderhoud voor en waakt erover dat de concessiehouder een stempel plaatst bij elke onderhoudsbeurt. De werknemer kijkt regelmatig de staat van de banden (bandenspanning, sleet), het peil van de olie en van de koelvloeistof na. Voor de dienstvoertuigen uit groep 1 en 2 gebeurt deze periodieke controle door de locatieverantwoordelijke die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. Voor dienstvoertuigen uit groep 3 of 4 die niet persoonlijk, maar wel aan een dienst zijn toegewezen, gebeurt deze periodieke controle door het diensthoofd of de teamverantwoordelijke rattenbestrijding die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. 3.6 Keuring De werknemer aan wie persoonlijk een dienstvoertuig wordt toegekend, verbindt zich er toe om het voertuig tijdig aan te bieden voor de jaarlijkse keuring hetzij rechtstreeks bij de autokeuring, hetzij bij de Onderhoudsdienst van de VMM conform de richtlijnen en instructies op het intranet. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

68/75

Arbeidsreglement


Voor de dienstvoertuigen uit groep 1 en 2 gebeurt de opvolging door de locatieverantwoordelijke die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. Voor dienstvoertuigen uit groep 3 of 4 die niet persoonlijk, maar wel aan een dienst zijn toegewezen, gebeurt deze periodieke controle door het diensthoofd of de teamverantwoordelijke rattenbestrijding die daartoe een verantwoordelijke voor het dagelijks beheer van het dienstvoertuig aanduidt. Het verrichten van de keuringsformaliteit wordt beschouwd als een dienstopdracht en mag binnen de werktijd gebeuren. 3.7 Reinigen Het personeelslid dat over een dienstwagen beschikt, maakt zelf het voertuig schoon aan de binnen- en buitenzijde met de middelen die de werkgever ter beschikking stelt conform de richtlijnen op intranet. Het reinigen van de dienstwagen wordt beschouwd als een dienstopdracht en mag binnen de werktijd gebeuren. 3.8 Banden De werknemer laat in samenspraak met de wagenbeheerder de banden vervangen bij een bandencentrale of een andere dienstverlener. Hierbij worden enkel “zuinige en stille banden” aangekocht conform de richtlijnen op intranet. Het betreft banden die behoren tot maximaal geluidsklasse 2 en een rolweerstand hebben van minimaal klasse C. Indien voor een voertuig geen banden beschikbaar zijn in de opgelegde klasse, wordt in overleg met de wagenbeheerder het meest milieuvriendelijke alternatief gekozen. 3.9 Pechverhelping Op de instructie “Wat te doen bij pech op de weg” die is terug te vinden in het voertuig, staat beschreven wat de werknemer moet doen bij autopech. De algemene instructies zijn eveneens terug te vinden op intranet. De kosten van pechverhelping zijn ten laste van de VMM als de geldende instructies zijn nagekomen. Er wordt niet voorzien in een vervangvoertuig door een externe firma. 3.10 Glasbraak Op de instructie “Wat te doen bij glasbraak” die is terug te vinden in het voertuig, staat beschreven wat de werknemer moet doen bij beschadiging van een autoruit. De algemene instructies zijn eveneens terug te vinden op intranet. De kosten van herstelling zijn ten laste van de VMM als de geldende instructies zijn nagekomen. 3.11 Brandstof Aan ieder voertuig is een tankkaart met een geheime code gekoppeld. Daarmee kan de werknemer de brandstof betalen die het dienstvoertuig verbruikt. De geheime code mag in geen enkel geval doorgegeven worden aan een derde. De werknemer leeft in ieder geval de gebruiksvoorschriften na die de distributeur van de kaart hem/haar gegeven heeft. De werknemer is verantwoordelijk voor het gebruik van de kaart. In geval van verlies, defect of diefstal van de kaart belt de werknemer onmiddellijk naar de wagenbeheerder. Bij elke tankbeurt is de bestuurder verplicht het juiste kilometeraantal van het voertuig in te geven. Als het gebruik van de kaart uitzonderlijk onmogelijk is, kan de werknemer op een andere wijze betalen. In dat geval overhandigt de werknemer een schuldvordering met het originele ticket in bijlage aan de VMM. Als de werknemer uitzonderlijk geen origineel ticket kan voorleggen, wordt een verklaring op erewoord als bijlage bij de schuldvordering gevoegd. 3.12 Verzekering VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

69/75

Arbeidsreglement


Ieder dienstvoertuig is verzekerd op het vlak van burgerlijke aansprakelijkheid in België. De landen waar de verzekering nog van toepassing is, zijn vermeld op het groene verzekeringsformulier terug te vinden bij de boorddocumenten van het voertuig. 3.12.1 Procedure bij een ongeval of schade Bij elk schadegeval vult de werknemer het Europese aanrijdingsformulier in. Onmiddellijk daarna brengt de werknemer de wagenbeheerder op de hoogte van de schade. Het is eveneens nodig om een Europees aanrijdingsformulier in te vullen als: -er geen tegenpartij is of als de tegenpartij niet bekend is; -een proces-verbaal werd opgesteld door de federale politie; -alleen het voertuig van de tegenpartij beschadigd is; -het niet om een ongeval gaat, maar om diefstal of vandalisme. Ook als een politieagent zegt dat de ongevalsaangifte overbodig is, vult de werknemer het aanrijdingsformulier in. Anders kan de verzekeraar pas kennisnemen van het dossier nadat het parket zijn onderzoek heeft beëindigd, wat soms jaren kan duren. Als de werknemer het Europese aanrijdingsformulier invult, houdt de werknemer rekening met de volgende punten: -de feiten dienen weergegeven te worden zoals ze zich hebben voorgedaan, zonder verantwoordelijken aan te wijzen; -de aangifte wordt altijd onmiddellijk ter plaatse ingevuld en beide partijen ondertekenen de aangifte voor akkoord. Zo is er geen risico op een wijziging van de versie; -op de aangifte wordt aangekruist welke situatie zich heeft voorgedaan; -de werknemer ondertekent het formulier. De handtekening heeft betrekking op het gedeelte van het formulier dat over zijn/haar voertuig handelt en op de schets van het ongeval die samen met de tegenpartij is opgemaakt; -als de werknemer de rubriek “Opmerkingen” niet invult, houdt dat in dat akkoord gegaan wordt met de versie van de tegenpartij; -de werknemer vraagt een afschrift van het proces-verbaal als de politie er een heeft opgemaakt. Bij een ongeval verstuurt de werknemer de aangifte binnen 48 uur (per e-mail, per fax of per post) naar de wagenbeheerder. Een instructie “Wat te doen bij ongeval” is terug te vinden in het voertuig. De algemene instructies zijn eveneens terug te vinden op intranet. 3.12.2 Procedure bij diefstal of poging tot diefstal Bij elke (mislukte) poging tot diefstal of bij diefstal van het voertuig, van de sleutels, van toebehoren of boorddocumenten onderneemt de werknemer de volgende acties: -de werknemer dient zo snel mogelijk klacht in bij de politie; -vervolgens zendt de werknemer een kopie van het proces-verbaal van zijn/haar verhoor, dat ter plaatse overhandigd wordt bij zijn/haar klachtneerlegging, samen met de ongevalsaangifte naar de wagenbeheerder; -in geval van diefstal van het voertuig overhandigt de werknemer alle sleutels aan de wagenbeheerder. Bij diefstal of verlies van een of meer sleutels van het voertuig treft de werknemer onmiddellijk alle maatregelen om de diefstal van het voertuig te vermijden: -de werknemer brengt onmiddellijk de wagenbeheerder op de hoogte; -daarna maakt de werknemer een afspraak met de concessiehouder van het merk van het voertuig. Die zal contact opnemen met de werkgever om de cilinders te vervangen of de sleutels opnieuw te coderen. 3.13 Boetes en diverse kosten De werknemer is verplicht om alle kosten van boetes of andere overtredingen en straffen die de werknemer heeft opgelopen in de periode waarin de werknemer over het voertuig beschikte of het gebruikte, ten laste te nemen, zelfs als de werknemer de VMM ondertussen verlaten heeft, om welke reden dan ook. Alle gevolgen van een inbeslagneming van de wagen door de politie, door het gerecht of door elke andere bevoegde publieke instantie, ten gevolge van een overtreding van de wegcode of andere strafbare feiten, zijn ten laste van de werknemer, als die schuldig wordt verklaard aan de aan hem/haar verweten feiten. VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

70/75

Arbeidsreglement


Het ten laste leggen van andere diverse kosten veroorzaakt door een zware of herhaalde fout van de werknemer (o.a. bij herstellingskosten ten gevolge van een aanrijding) wordt bepaald via een beslissing van de directieraad van de VMM. De kosten van de eventuele huur van een garage en van een privéparkeerplaats zijn ten laste van de werknemer. Dit geldt ook voor de kosten voor de eventuele aanvraag van een bewonerskaart.

3.14 Privégebruik 3.14.1 Toestemming voor privégebruik en de gevolgen ervan Privégebruik van het ter beschikking gestelde voertuig is alleen toegestaan voor de leden van de directieraad aan wie een dienstvoertuig uit groep 1 conform het arbeidsreglement is ter beschikking gesteld. Het brandstofgebruik en de verzekering van het voertuig worden in dit geval door de VMM bekostigd. De VMM betaalt eveneens de CO2-heffing voor ieder voertuig waarmee privégebruik is toegestaan. Het gebruik van het dienstvoertuig moet afgestemd worden op de gesloten verzekering. De personeelsleden die toelating hebben om privéverplaatsingen uit te voeren met hun dienstvoertuig, mogen derden vervoeren.

3.14.2 Fiscaliteit bij privégebruik van dienstvoertuigen Een werknemer die de toestemming krijgt om het dienstvoertuig te gebruiken voor privédoeleinden, zal vaststellen dat het voordeel op de fiscale aangifte is opgenomen. De werknemer moet daarvoor maandelijks voorheffing betalen conform de geldende fiscale regelgeving. De personeelsdienst vervult ter zake de administratieve verplichtingen van de VMM als werkgever t.o.v. RSZ en de bedrijfsvoorheffing. Functioneel of toevallig gebruik van een dienstvoertuig valt niet onder de fiscale regelgeving, evenals het occasioneel gebruik in geval van zeer vroege of zeer late dienstopdrachten, terwijl op de andere dagen gebruik gemaakt wordt van een abonnement op het openbaar vervoer, een fiets of een eigen privévoertuig. Als een werknemer die belast is met een permanentieopdracht met een interventievoertuig naar huis rijdt om dringende taken onmiddellijk te kunnen uitvoeren, wordt dat niet beschouwd als privégebruik van het dienstvoertuig. 3.14.3 Privéverplaatsingen in het buitenland In geval van toegestane privéverplaatsingen in het buitenland is de werknemer ertoe gehouden om de brandstofkosten en tolgeld zelf te betalen. De werkgever komt in geen enkel geval tegemoet in die kosten.

3.15 Schorsing of verbreking van het recht op het dienstvoertuig


71/75

Arbeidsreglement


Het recht op het gebruik van het dienstvoertuig kan geschorst of verbroken worden door de VMM in de onderstaande gevallen. Schorsing: -in geval van voltijdse arbeidsongeschiktheid van meer dan zes maanden zonder onderbreking; -in geval van schorsing van het rijbewijs voor een periode van drie weken of meer. Verbreking: -bij het ontslag van de werknemer; -in geval van zware of herhaalde nalatigheden tegenover de verplichtingen, opgelegd door het wagenreglement; -bij ongeoorloofd privégebruik; -in geval van een gemotiveerde beslissing van de VMM. Als de werknemer zijn/haar recht op het gebruik van een dienstvoertuig verliest, zal deze het voertuig onmiddellijk inleveren. Bij het beëindigen van de tewerkstelling dient de wagen teruggegeven te worden op de laatste werkdag. 3.16 Inlevering van het voertuig Bij een geplande afwezigheid van minstens 10 werkdagen, dient het voertuig ingeleverd te worden op de dienst tenzij uitdrukkelijke toestemming van de beherende dienst. Bij ziekte, langer dan 5 werkdagen, kan de wagen na afspraak afgehaald worden door de beherende dienst op de afgesproken locatie. Bij de inlevering van het voertuig let de werknemer erop dat: -het voertuig proper is, zowel aan de binnen- als de buitenkant; -het voertuig in goede staat (mechanisch, koetswerk, interieur) binnengebracht wordt; -de persoonlijke voorwerpen verwijderd zijn; -de officiële documenten in de wagen blijven (alsook sleutels, wettelijke en standaarduitrusting VMM); -de tankkaart afgegeven wordt. Bijlage 1 bij Wagenreglement: Privacy policy ritregistratiesysteem VMM De doelstelling van deze privacy policy is de gebruikers van de dienstvoertuigen, die uitgerust zijn met een ritregistratiesysteem, ervan op de hoogte te brengen: wanneer er persoonsgegevens van de gebruiker van het dienstvoertuig of van een derde partij door het ritregistratiesysteem worden verzameld; wie deze informatie verzamelt; hoe deze informatie wordt gebruikt; aan wie deze informatie wordt meegedeeld; welke keuzes de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een ritregistratiesysteem, kan maken ten aanzien van de verzameling, gebruik en verspreiding van deze informatie; de veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, misbruik of wijziging van deze informatie te voorkomen; de wijze waarop de gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een ritregistratiesysteem, een correctie kan aanvragen wanneer de informatie inaccuraat zou blijken te zijn. 1

DOEL VAN HET RITREGISTRATIESYSTEEM


72/75

Arbeidsreglement


Het systeem wordt voorzien om aan volgende doelstellingen tegemoet te komen: - Een meer efficiënt wagenparkbeheer: Het ritregistratiesysteem kan zorgen voor meer efficiëntie rond het beheer van het wagenpark en de administratie van de dienstritten. Het systeem zorgt immers dat de gegevens daartoe snel beschikbaar zijn en dat bijsturing mogelijk wordt gemaakt. - Een vermindering van de administratieve last Met het ritregistratiesysteem wordt een rapportagesysteem gecreëerd ter ondersteuning van de administratie. Het zorgt er immers voor dat het manueel invoeren van gegevens door de voertuiggebruiker m.b.t. de reiswijzer niet nodig is en dat de relevante gegevens ihkv de permanentie of een milieu incident kunnen worden gerapporteerd. -

De naleving op de reglementaire bepalingen van de FOD Financiën, de RSZ en het AR te kunnen opvolgen. Met het ritregistratiesysteem wenst de VMM na te gaan of de dienstwagens alleen gebruikt worden in het kader van de toegewezen opdrachten en bij eventuele controle door FOD Financiën of RSZ te attesteren. Beperking milieu impact. Het ritregistratiesysteem biedt de mogelijkheid om de gebruiker te informeren over zijn/haar rijgedrag, de exacte snelheid, het gemiddeld brandstofverbruik teneinde de chauffeur te sensibiliseren tot milieuvriendelijker rijgedrag. 2

DE BEHERENDE INSTANTIE

De Vlaamse Milieumaatschappij (VMM), vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar, beheert de gegevensverzameling en data-administratie via het ritregistratiesysteem. 3

OPSLAG VAN DE GEGEVENS

Voor de doelstelling onder punt 1 worden de gegevens rechtstreeks geconsulteerd op de beveiligde on-line toepassing. De gegevens kunnen worden opgeslagen in de afgeschermde documentenbibliotheken gedurende een termijn van 7 jaar, daartoe beslist door de VMM. Deze gegevens omvatten: kenmerken van het gemaakte traject: datum, tijdstip vertrek, afstand, trajectduur, aankomst, tijdsduur stop, einde stop, snelheid; identiteitsgegevens gebruiker: naam en voornaam, standplaats en/of woonplaats (eventueel aangevuld met afdeling, dienst, team); kenmerken dienstvoertuig: kenteken, merk, type,…; eventueel het doel van de vervoersopdracht. 4

GEBRUIK VAN DE GEGEVENS

De gegevens die worden gegenereerd door de toepassing, met het oog op het doel van dit systeem, kunnen geconsulteerd worden door: de hiërarchische lijn van het betrokken personeelslid (eerste evaluator, tweede evaluator, teamverantwoordelijke, diensthoofd, afdelingshoofd); de administrators van de onderhoudsdienst en hun hiërarchische lijn als wagenparkbeheerder voor het volledige wagenpark van VMM en de verantwoordelijke voor het beheer van het wagenpark bij de afdeling Operationeel Waterbeheer voor wat betreft de wagens van deze afdeling Het ritregistratiesysteem houdt geen permanente opvolging van de dienstvoertuigen in. 5

BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER


73/75

Arbeidsreglement


In toepassing van artikel 17 van de wet van 8 december 1992 heeft de VMM de aangifte van de verwerking van persoonsgegevens overgemaakt aan de commissie ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 6

VEILIGHEIDSMAATREGELEN

De VMM voorziet in de volgende veiligheidsmaatregelen die worden getroffen om het verlies, misbruik of manipulatie van deze informatie te voorkomen: het portaal is niet toegankelijk voor derden, wat het risico op dataverlies sterk doet verminderen; de on-line toepassing van de externe leverancier van het ritregistratiesysteem van waaruit de gegevens worden opgehaald, is beveiligd en enkel toegankelijk mits gebruik van een gebruikersnaam en paswoord, toegekend aan de personen vermeld onder punt 4 en hun administratief daartoe aangestelde medewerkers; de standaardrapporten die worden voorzien worden benaderd via de noodzakelijke toegangsrechten en worden uitsluitend op de daartoe voorziene plaatsen bewaard die eveneens voorzien zijn van de nodige toegangsrechten. 7

RAADPLEGING VAN DE PERSOONLIJKE GEGEVENS

De gebruiker van een dienstvoertuig, uitgerust met een operationeel ritregistratiesysteem, kan op elk moment door middel van een persoonlijk gekozen wachtwoord de rapporten met de gegevens over de gemaakte ritten consulteren. De betrokken gebruiker kan aan zijn hiërarchische meerdere een correctie aanvragen wanneer de informatie onnauwkeurig zou blijken te zijn. Indien een gebruiker een vermoeden heeft van misbruik kan hierover contact worden opgenomen met de HR-verantwoordelijke, die zal fungeren binnen dit systeem als vertrouwenspersoon/aanspreekpunt.

BIJLAGE 5 (10) CONTACTPERSONEN PSYCHOSOCIALE RISICO’S OP HET WERK De vertrouwenspersoon in de entiteit Voor onthaal, doorverwijzing en verzoek tot informele psychosociale interventie De centrale vertrouwenspersonen Voor verzoek tot informele psychosociale interventie De preventieadviseurs psychosociaal welzijn Voor verzoek tot informele of formele psychosociale interventie De Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming (GDPB) (9) Voor advies De externe preventiedienst Enkel na doorverwijzing door de interne preventieadviseur psychosociaal welzijn Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk (DTWW) Na intern verzoek tot informele en formele psychosociale interventie Arbeidsauditeur en correctionele rechtbank (4)

De contactgegevens van de vertrouwenspersoon in de entiteit kunnen geraadpleegd worden op het VMM-Intranet. Coördinaten, zie http://www.bestuurszaken.be/bij-wie-kunt-uterecht Coördinaten, zie http://www.bestuurszaken.be/bij-wie-kunt-uterecht Coördinaten, zie http://www.bestuurszaken.be/bij-wie-kunt-uterecht De contactgegevens van de externe preventiedienst kunnen geraadpleegd worden op het VMM-Intranet. De adressen van de Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk gaan als bijlage 1 bij dit arbeidsreglement. Adressen op te vragen bij de IDEWEpreventieadviseur psychosociale aspecten.(5)

WIJZIGINGEN (1) Gewijzigd na het EOC van 27 mei 2008 (2) Gewijzigd na het EOC van 25 november 2008 VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

74/75

Arbeidsreglement


(3) Gewijzigd na het EOC van 29 september 2009 (4) Gewijzigd na het EOC van 28 september 2010 (5) Gewijzigd na het EOC van 29 november 2011 (6) Gewijzigd na het EOC van 23 oktober 2013 (7) Gewijzigd na het EOC van 25 februari 2014 (8) Gewijzigd na het EOC van 21 oktober 2014 (9) Gewijzigd na het EOC van 24 februari 2015 (10)Gewijzigd na het EOC van 26 mei 2015


75/75

ARBEIDSREGLEMENT VLAAMSE MILIEUMAATSCHAPPIJ

Recommend Documents