ARBEIDSREGLEMENT. Departement Landbouw en Visserij 1 juli Arbeidsreglement. Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

Arbeidsreglement

ARBEIDSREGLEMENT Departement Landbouw en Visserij 1 juli 2012 Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

ARBEIDSREGLEMENT DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ Nr. van neerlegging bij de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten): 35/00007437/WE Naam + adres overheidswerkgever: Vlaamse Gemeenschap Departement Landbouw en Visserij Koning Albert II-laan, 35, bus 40 1030 Brussel Plaats van tewerkstelling:

• Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel • Wetstraat 61-63, 1040 Brussel • Lange Kievitstraat 111-113, 2018 Antwerpen • Burg. Van Gansberghelaan 92, 9820 Merelbeke • Burg. Van Gansberghelaan 115 A, 9820 Merelbeke • Koning Albert I-laan 1/2, bus 102, 8200 Brugge • Vrijhavenstraat 5, 8400 Oostende • Koningin Astridlaan 50 bus 6, 3500 Hasselt • Diestsepoort 6 bus 101, 3000 Leuven

INHOUD HOOFDSTUK 1 ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1 Arbeidsduur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Werktijdregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.1 Toepassingsgebied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.2 Basisprincipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.3 De prikklok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2.4 Recuperatie en inhalen van werkuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2.5 Overuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2.6 Melden van afwezigheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2.7 Gebouwen zonder prikklok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2.8 Deeltijdse personeelsleden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.2.9 Specifieke werktijdregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.2.10 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

HOOFDSTUK 2 RUSTDAGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 HOOFDSTUK 3 JAARLIJKSE VAKANTIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 HOOFDSTUK 4 LOON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.1 Berekening van het loon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.2 Betaling van het loon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

HOOFDSTUK 5 OPZEGTERMIJNEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 HOOFDSTUK 6 DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL . . . . 10 HOOFDSTUK 7 RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 HOOFDSTUK 8 STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

HOOFDSTUK 9 WELZIJNSREGLEMENTERING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 9.1 Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk . . . . . . . . . . . . . 11 9.1.1 Materiële en organisatorische maatregelen ter voorkoming van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk . . . 11 9.1.2 Toepasselijke procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 9.1.3 Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 9.2 Alcohol- en drugsbeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 9.3 Rookbeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 9.4 EHBO en verbandkist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 9.5 Bescherming op het werk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 9.6 Brand en noodsituaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

HOOFDSTUK 10 ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 10.1 Mededeling van de afwezigheid wegens ziekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 10.2 Het verloop van de ziektecontrole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 10.3 Ziekte of ongeval bij een buitenlandse zending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

HOOFDSTUK 11 NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

HOOFDSTUK 12 VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING . . . . . . . 28 HOOFDSTUK 13 MUZIEK OP DE WERKVLOER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 HOOFDSTUK 14 FACULTATIEVE VERMELDINGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.1 Deontologische code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.2 Non-discriminatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.3 Aanvullen van Vlimpersgegevens door personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.4 Telewerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.5 Wagenreglement voor dienstwagens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.6 Gedragscode ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.7 Gebruik van een bedrijfs-gsm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

HOOFDSTUK 15 ADRES INSPECTIEDIENSTEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 HOOFDSTUK 16 PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 BIJLAGE 1 ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 BIJLAGE 2 OMZENDBRIEF BZ 2011/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 BIJLAGE 3 GEDRAGSCODE VOOR PERSONEELSLEDEN BIJ DE UITOEFENING VAN EEN CONTROLETAAK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 BIJLAGE 4 GEDRAGSCODE ICT DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Hoofdstuk 1 ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING 1.1 Arbeidsduur De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid bedraagt 38 uur/week.

1.2 Werktijdregeling 1.2.1 Toepassingsgebied De werktijdregeling van het personeel van minstens rang A2 wordt in onderling overleg met de lijnmanager (= de N-functie van de entiteit) of zijn gemandateerde bepaald. Het personeel van rang A1 en lager wordt tewerkgesteld met een variabele werktijdregeling volgens onderstaande principes.

1.2.2 Basisprincipe Deze variabele werktijdregeling houdt in dat de werktijd wordt verdeeld in stamtijden, glijtijden en service-tijd. 1. De stamtijd is de periode waarin ieder personeelslid aanwezig moet zijn. Afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door verlof, ziekte, een opdracht, een zending, dienstvrijstelling enz. 2. De glijtijd is de periode waarin het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst of vertrek kiest, rekening houdend met de goede werking van de dienst. 3. De servicetijd is de tijdsduur waarin de dienst (en niet elk individueel personeelslid) bereikbaar moet zijn. De servicetijd loopt van 8.30 uur tot 12.30 uur en van 13.15 uur tot 17.00 uur. De lijnmanager moet ervoor zorgen dat de dienst tijdens de servicetijd operationeel is.

Arbeidsreglement | Departement Landbouw en Visserij

1

4. Het dagschema wordt ingedeeld in 5 periodes:

• De ochtend: van 7.30 uur tot 10.00 uur = glijtijd • De voormiddag: van 10.00 uur tot 11.45 uur = stamtijd • De middag: van 11.45 uur tot 13.45 uur = glijtijd • De namiddag: van 13.45 uur tot 15.30 uur = stamtijd • De avond: van 15.30 uur tot 19.00 uur = glijtijd 5. Een gewone dagprestatie bedraagt 7.36 uur, een halve dagprestatie 3.48 uur. Dit geldt ook voor controleurs die een dag op kantoor doorbrengen. Personeelsleden die controles ten velde uitvoeren, moeten in principe ook 7.36 uur per dag presteren, maar om praktische redenen kan het noodzakelijk zijn hiervan af te wijken. Het is dan de taak van de hiërarchische chef erop toe te zien dat in zijn globaliteit gemiddeld 7.36 uur per dag wordt gepresteerd. Voor een personeelslid dat werkt in een project van de 4-dagenweek bedraagt een gewone dagprestatie 9.30 uur, een halve dagprestatie 4.45 uur. Die tijdsduur wordt ook aangerekend bij vakantie, ziekte, enz. 6. De maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend bedraagt 9.00 uur; de maximale halve dagprestatie bedraagt 9.00 uur - 3.48 uur = 5.12 uur. Voor een personeelslid met een 4-dagen week bedraagt de maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend 11.00 uur en de maximumduur die voor een halve dagprestatie wordt aangerekend 11.00 uur - 4.45 uur = 6.15 uur. De tijd vóór 7.30 uur en na 19.00 uur kan niet als prestatie worden beschouwd, tenzij de extra uren gepresteerd worden in opdracht van de lijnmanager of zijn gemachtigde. Behalve in geval van overmacht, moeten deze extra prestaties op tijd gevraagd worden aan het betrokken personeelslid. Ze kunnen alleen bij wijze van uitzondering gevraagd worden (zie punt 1.2.5.). 7. Bij de personeelsleden die een halve dag vrijaf nemen, wordt bij een voltijdse tewerkstelling 3.48 uur in rekening gebracht. Bij een 4-dagenweek wordt 4.45 uur in rekening gebracht. Tijdens de andere daghelft moet het personeelslid de stamtijd respecteren, nl. van 10.00 uur tot 11.45 uur als hij in de namiddag vrijaf neemt of van 13.45 uur tot 15.30 uur als hij in de voormiddag vrijaf neemt.

2


8. In uitzonderlijke gevallen worden door de lijnmanager of zijn gemandateerde aan de personeelsleden prestaties opgedragen die buiten de gewone kantooruren (van 7.30 uur tot 19.00 uur) of op zaterdag, zondag of feestdagen gepresteerd moeten worden. Het betreft uitzonderlijke prestaties die in het belang van de dienst zijn, die duidelijk omschreven worden en uitdrukkelijk worden opgelegd. De lijnmanager kan na advies van het afdelingshoofd individuele- en groepsafwijkingen toestaan van de hierboven vermelde stam- en glijtijden, rekening houdend met de noden van de dienst en met bijzondere situaties.

1.2.3 De prikklok De personeelsleden moeten persoonlijk met hun prikkaart de volgende gegevens registreren:

• aankomst ’s morgens en vertrek ’s avonds; • het begin en het einde van een toegestane afwezigheid; • in alle omstandigheden het verlaten van het gebouw. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor personeelsleden die een rookpauze nemen wanneer er geen aangepast rooklokaal in het gebouw werd voorzien. Als men gaat eten in een ander gebouw van de Vlaamse overheid, prikt men daar ook in en uit. Personeelsleden die in hoofdzaak controles ter plaatse bij landbouwers of op bedrijven uitvoeren, zijn dus ook verplicht om, wanneer ze op kantoor komen, steeds in en uit te prikken indien zij werkzaam zijn in een gebouw waar een prikklok is voorzien. Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 30 minuten die niet als dagprestatie aangerekend wordt, ook als de geregistreerde middagpauze minder dan 30 minuten bedraagt. De lijnmanager kan met instemming van het personeelslid vrijstelling van prikverrichting verlenen. De telewerkers verkrijgen een vrijstelling van de prikverrichting op de dag waarop ze telewerken. Het al dan niet prikken, heeft geen invloed op de overige bepalingen van het Arbeidsreglement. Ter informatie: wanneer men om privé-redenen het gebouw verlaat, is men niet verzekerd voor arbeidsongevallen.


3

1.2.4 Recuperatie en inhalen van werkuren A) Algemeen Op het einde van elke maand wordt het aantal gepresteerde uren verrekend door een vergelijking te maken met de referentietijd die, voor een voltijdse tewerkstelling, 7.36 uur x het aantal arbeidsdagen bedraagt. Voor de personeelsleden met deeltijdse prestaties worden de per dag te verrichten gemiddelde prestaties in verhouding verminderd. De te presteren maandelijkse arbeidstijd wordt verminderd met 60 minuten voor vertragingen op de weg naar het werk. Dat betekent dat de personeelsleden op het einde van de maand automatisch een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend krijgen. Vertragingen op de weg naar het werk worden alleen in de volgende gevallen geregulariseerd:

• bij vertragingen van het openbaar vervoer: als de vertragingen afzonderlijk meer dan 30 minuten bedragen of als bij de combinatie van verschillende openbare vervoersmiddelen een totale vertraging wordt opgelopen van meer dan 30 minuten op de voorziene aankomsttijd;

• bij andere vertragingen: als de vertragingen afzonderlijk meer dan 60 minuten bedragen. Het aanwezige personeelslid dat in de namiddag voorafgaand aan kerstavond prestaties levert, krijgt een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend. Op die dag begint de avondglijtijd bij uitzondering om 14.30 uur. Bovenvermelde regel geldt enkel indien kerstavond op een werkdag valt. Op het einde van elke maand heeft het personeelslid meestal een overschot (krediet) of een tekort (debet) aan werkelijk gepresteerde uren. B) Overschot De maandelijks te veel gepresteerde uren kunnen uitsluitend opgenomen worden tijdens de glijtijd: tussen 7.30 uur en 10.00 uur, tussen 11.45 uur en 13.45 uur en tussen 15.30 uur en 19.00 uur. De lijnmanager of zijn gemachtigde is ervoor verantwoordelijk dat de belangen van de dienst hierbij niet in het gedrang komen.

4


C) Tekort De debeturen moeten worden ingehaald binnen de variabele werktijdregeling van 7.30 uur tot 19.00 uur. De dagprestatie van 9 uur in geval van de 5-dagenweek of 11 uur in geval van de 4-dagenweek mag hierbij niet overschreden worden. De middagpauze telt niet mee. Op het einde van iedere maand mag het aantal debeturen maximaal 7.36 uur bedragen bij voltijdse tewerkstelling. Bij deeltijdse prestaties wordt die grens in verhouding verminderd. Als het maximum aantal debeturen zonder geldige reden wordt overschreden, wordt, met behoud van de toepassing van tuchtstraffen:

• in de eerste plaats de jaarlijkse vakantie verminderd naar rato van het tekort;

• bij gebrek aan jaarlijkse vakantie het debet boven de maximumgrens als onwettige afwezigheid beschouwd. In dat geval verliest het betrokken personeelslid zijn recht op salaris. 1.2.5 Overuren Onder overuren wordt verstaan alle prestaties boven de normale arbeidstijd van toepassing op het personeelslid, onder volgende voorwaarden: 1. de maximale arbeidstijd werd overschreden; 2. de extra prestaties worden verricht op uitzonderlijke en uitdrukkelijke vraag van de lijnmanager of zijn gemachtigden. Voor een personeelslid op wie de normale arbeidstijdregeling van toepassing is, zijn dat prestaties boven 38 uur per week. A) De betaalde overuren De personeelsleden aan wie overuren worden uitbetaald, kunnen hiervoor bijkomend geen uren krijgen welke recht geven op compensatie zoals bedoeld in 1.2.5.B. Iedere maand moeten de namen van deze personeelsleden worden meegedeeld aan de bevoegde medewerker van de personeelsdienst die dan de maandelijkse overdracht op de nulstand brengt.


5

B) De niet-betaalde overuren De lijnmanagers of hun gemachtigde die hun personeelsleden bij wijze van uitzondering vragen extra uren te presteren, moeten dit aan de bevoegde medewerker van de personeelsdienst melden. In afwijking van punt 1.2.4.B. kan de lijnmanager of zijn gemachtigde in uitzonderlijke omstandigheden, vooral in piekperiodes, toestaan om te veel gepresteerde uren om te zetten in verlof. Als het personeelslid het teveel aan gepresteerde uren binnen een periode van vier maanden niet in verlof kan opnemen, worden die uren geldelijk gecompenseerd.

1.2.6 Melden van afwezigheden Om een afwezigheid te melden, zijn volgende regelingen van toepassing:

• als het personeelssysteem het toelaat, moeten de personeelsleden elke afwezigheid tijdens de stamtijd melden via de selfservice van Vlimpers;

• personeelsleden van diensten waar de prikklok het technisch toelaat, moeten elke afwezigheid tijdens de stamtijd zelf melden door een code in te geven in de prikklok;

• personeelsleden van diensten waar de prikklok het technisch niet toelaat, moeten elke afwezigheid tijdens de stamtijd aan de MOD melden met een door de lijnmanager of zijn gemachtigde ondertekend regularisatieformulier.

1.2.7 Gebouwen zonder prikklok In gebouwen die niet voorzien zijn van een terminal van de prikklokcomputer, moeten de personeelsleden hun aan- en afwezigheid nauwkeurig registreren op een presentielijst. Er worden door de lijnmanager verantwoordelijken aangeduid die zorgen voor de toepassingen met betrekking tot de variabele werktijdregeling. De MOD is hiervoor niet verantwoordelijk.

6


1.2.8 Deeltijdse personeelsleden Personeelsleden die deeltijds werken, zijn ook onderworpen aan het systeem van de variabele werktijdregeling. Hun werktijdregeling wordt in onderling overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde bepaald.

1.2.9 Specifieke werktijdregeling In afwijking van de voorgaande paragrafen geldt voor een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling. Dit is het geval voor:

• de chauffeurs; • de controleurs van de Zeevisserij te Oostende van ALVB; • de controleurs karkasclassificatie van ALVB; • de personeelsleden van de teams Vorming, Voorlichting en Kwaliteit uitgangsmateriaal van ADLO. Voor deze personeelsleden geldt o.m. dat

• de uren gepresteerd in het kader van hun specifieke opdracht buiten de stam- en glijtijden en eventueel op de normale dagen van inactiviteit wél worden beschouwd als prestatie;

• deze uren opgenomen kunnen worden uiterlijk binnen 4 maanden na de maand waarin zij werden verricht. Het tijdstip van opname binnen de 4 maanden wordt bepaald mits de leidinggevende vooraf zijn goedkeuring geeft;

• de leidinggevende ervoor verantwoordelijk is dat de dienstverlening daarbij niet in het gedrang komt. Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut. Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer:

• verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden;

• andere glijtijden worden opgevolgd; • vaste dienstroosters worden opgelegd.


7

1.2.10 Controle A) Verantwoordelijkheid van de lijnmanager De lijnmanager is volledig verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van zijn diensten. De lijnmanager of zijn gemachtigde draagt de volle verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing van de werktijdregeling. B) Sancties bij misbruiken Het systeem van de variabele werktijdregeling biedt belangrijke voordelen. Om het systeem van de werktijdregeling goed te laten functioneren, moet elk personeelslid het loyaal toepassen. Tegen elk misbruik moet dan ook zeer streng worden opgetreden, zeker bij herhaling. Het personeelslid dat zonder toestemming of kennisgeving afwezig is, komt in non-activiteit te staan zonder salaris, tenzij in geval van overmacht. Daarnaast kan aan de ambtenaar een tuchtstraf of een administratieve maatregel worden opgelegd. Als het contractuele personeelslid ongewettigd afwezig is, ontvangt het geen salaris, met behoud van de toepassing van het arbeidsrecht. Prikken voor andere personeelsleden en klaarblijkelijk bewust niet prikken tijdens de middagpauze, alsook misbruik maken van de zendingsknop of zendingscode worden als een zware fout beschouwd. Naast een vermelding in het individuele evaluatiedossier met persoonlijke nota’s en de toepassing van tuchtstraffen geven die zware fouten aanleiding tot het opleggen van een vaste werktijdregeling, zonder enige vorm van recuperatie.

Hoofdstuk 2 RUSTDAGEN Voor het personeel met een algemene werktijdregeling zijn de gewone dagen van inactiviteit:

• de zaterdagen en zondagen; • de feestdagen en de compensatiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd; 8


• de jaarlijkse vakantiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;

• … Hoofdstuk 3 JAARLIJKSE VAKANTIE De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd.

Hoofdstuk 4 LOON 4.1 Berekening van het loon De wijzen van meting en van controle op de arbeid om het loon te bepalen zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is, en in punt 1.2.10.B (controle op de variabele werktijdregeling) van dit arbeidsreglement.

4.2 Betaling van het loon De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is.

Hoofdstuk 5 OPZEGTERMIJNEN De duur van de opzegtermijnen en / of de nadere regels om de opzegtermijnen te bepalen, zijn vastgesteld:

• voor het contractuele personeel: in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals die zal worden gewijzigd;

• voor het statutaire personeel: in deel III en XI van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd.


9

Hoofdstuk 6 DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter, worden de volgende tekortkomingen beschouwd als een dringende reden, met onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding tot gevolg: diefstal, opzettelijke wanprestatie, ongerechtvaardigde afwezigheid, fraude, vervalsing en misbruik van medische attesten en prikkaarten. Dat in dit arbeidsreglement bepaalde tekortkomingen niet als dringende reden worden gekwalificeerd, houdt niet in dat geen ontslag om dringende reden kan worden gegeven voor die tekortkomingen.

Hoofdstuk 7 RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, in de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals die zal worden gewijzigd, en in de managementcode, zoals die zal worden gewijzigd.

Hoofdstuk 8 STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen die straffen zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. Voor het contractuele personeel bestaat het bestraffingssysteem uit de volgende sancties: terechtwijzing, blaam en ontslag.

10


Hoofdstuk 9 WELZIJNSREGLEMENTERING 9.1 Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk 9.1.1 Materiële en organisatorische maatregelen ter voorkoming van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk De materiële en organisatorische maatregelen om geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk te voorkomen, zijn opgenomen in de rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/7, zoals die zal worden gewijzigd.

9.1.2 Toepasselijke procedures De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden, en die betrekking hebben op een van de volgende aspecten, zijn opgenomen in de rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/7, zoals die zal worden gewijzigd: A) het onthaal van en de adviesverlening aan de personen die verklaren het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk; B) de nadere regels volgens welke die personen een beroep kunnen doen op de preventieadviseur en de vertrouwenspersonen, aangewezen voor de feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; C) de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur; D) de wedertewerkstelling van de werknemers die verklaard hebben dat ze het voorwerp zijn geweest van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling.


11

9.1.3 Contactpersonen

Telefonisch meldpunt

• Voor advies en melding

Spreekbuis, een luisterend oor bij werkconflicten Te bereiken via: Tel. 0800 92 593 (gratis) E-mail: [email protected] 24/24 bereikbaar

De interne vertrouwenspersonen

• Informele klachtenprocedure: onthaal en advies, bemiddeling en interventie door de hiërarchische lijn • Formele klachtenprocedure:

voor indienen formele klacht en onmiddellijk doorgeven van formele klacht aan de preventieadviseur psychosociaal welzijn

Naam: Nathalie De Cooman (dept.) Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel [email protected] Tel. 02 552 77 52 Naam: Dirk Demaeght (dept.) Vrijhavenstraat 5 8400 Oostende [email protected] Tel. 059 43 19 38 Naam: Frederic Vanwingene (dept.) Burg. Van Gansberghelaan 92 9820 Merelbeke [email protected] Tel: 09 272 22 70 Naam: Ilse Maes (dept.) Lange Kievitstraat 111-113, bus 71 2018 Antwerpen [email protected] Tel. 03 224 92 71 Naam: Inse Jehaes (ALV) Koning Albert II-laan 35, bus 41 1030 Brussel [email protected] Tel. 02 552 74 15 Naam: Jonathan Willems (ALV) Koning Albert I-laan 1/2, bus 102 8200 Sint-Michiels - Brugge [email protected] Tel. 050 24 76 40

12


De preventieadviseurs Psychosociaal Welzijn Interne preventiedienst:

• Informele klachtenprocedure:

onthaal en advies, bemiddeling en interventie door de hiërarchische lijn

• Formele klachtenprocedure:

voor neerleggen en in ontvangst nemen van een formele klacht, voor meewerken aan het onpartijdig onderzoek

Annemie Lagrain Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus 44 1000 Brussel Tel. 02 553 49 54 | Gsm. 0499 59 38 07 [email protected] Sofie Nuyts Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus 44 1000 Brussel Tel. 02 553 49 54 | Gsm. 0491 35 61 22 [email protected] preventieadviseur bereikbaar: maandag tot vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur

Externe preventiedienst: Het onpartijdig onderzoek in het kader van de formele klachtenprocedure wordt door de interne preventieadviseur psychosociaal welzijn van de GDPB doorgegeven aan de preventieadviseur psychosociale aspecten van IDEWE

Els Coussement Preventieadviseur psychosociale aspecten IDEWE Departement psychosociale aspecten Wetstraat 23 1040 Brussel Tel. 02 237.33.31 [email protected] preventieadviseur bereikbaar: maandag tot vrijdag van 8.30 tot 16.30 uur

Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW) Arbeidsinspectie

Adressen zie bijlage 1

Voor neerleggen van een met redenen omklede klacht Arbeidsauditeur en correctionele rechtbank

Adressen op te vragen bij uw preventieadviseur psychosociale aspecten


13

9.2 Alcohol- en drugsbeleid Illegale drugs binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is niet toegestaan. Als algemene regel geldt dat het gebruik van alcoholische dranken tijdens de diensturen niet is toegestaan, tenzij bij speciale gelegenheden (Nieuwjaar, verjaardag, promoties, team building …). Voor personeelsleden met een veiligheidsfunctie of een functie met verhoogde waakzaamheid geldt een nultolerantie voor alcoholgebruik tijdens het uitoefenen van de taak of onmiddellijk voorafgaand aan het werk. Het gaat om de functies van chauffeur en controleur. Als er op de werkvloer vermoedens zijn dat een personeelslid overmatig alcohol of drugs heeft gebruikt, waardoor de werking of het imago van het departement worden geschaad, nemen de hiërarchische meerdere en het afdelingshoofd de passende maatregelen. Als leidraad voor de te volgen procedure kan verwezen worden naar omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid en zijn bijlage. De krachtlijnen van het alcohol- en drugsbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid. Dit beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich meedragen. Het gaat dus ook over medicijnen die het functioneren negatief beïnvloeden.

9.3 Rookbeleid Roken aan de hoofdingangen van de gebouwen van de Vlaamse overheid in de Noordwijk, het Arenberggebouw en de Vlaamse Administratieve Centra (VAC’s) is niet toegestaan. Voor personeelsleden die tewerkgesteld zijn in het Ellipsgebouw treedt het rookverbod aan de ingang pas in werking vanaf de ingebruikname van het rooklokaal. De krachtlijnen van het rookbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/5 van 30 juni 2011 betreffende het rookbeleid.

14


9.4 EHBO en verbandkist De richtlijnen die personeelsleden moeten volgen bij een ongeval waarbij ter plaatse dringende medische assistentie nodig is, staan in omzendbrief BZ 2011/1 van 7 januari 2011 betreffende de organisatie van de eerste hulp bij ongevallen. De noodnummers en procedures in de verschillende gebouwen zijn ook terug te vinden op Intraland: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=284 of Intraland > Werkplek > Gebouwen. De EHBO-verantwoordelijke is te bereiken op de volgende plaats: Plaats van tewerkstelling

Naam EHBO-verantwoordelijke(n)

Telefoonnummer

Ellips Koning Albert II-laan, 35 1030 Brussel Gebouw A, Verdieping 5

Kathy Lapiere (MOD) Maya Callewaert (AOSB)

02 552 77 48 02 552 77 13


Margriet Baert (ADLO) Vanessa De Raedt (ADLO) Ellen Maertens (AMS) Valerie De Wulf (AMS)

02 552 79 11 02 552 78 86 02 552 78 25 02 552 78 29


Hubert Hernalsteen (ALVB) Eric Vercammen (beleidsdomein WVG)

02 552 79 35 02 553 33 52

Lange Kievitstraat, 111 - 113 2018 Antwerpen

Roos Van Hamme (ADLO) Yves Marcipont (ADLO) Natalie Schegers (ALV - SI)

03 224 92 80 03 224 92 72 03 224 92 28

Burgemeester Van Gansberghelaan, 92 9820 Merelbeke

Frederic Vanwingene (AMS) Linda Deplorez (ALV - MIB) Kris De Ridder (ALV - MIB)

09 272 22 70 09 272 22 05 09 272 22 26

Burgemeester Van Gansberghelaan, 115a 9820 Merelbeke

Thomas Premereur (ADLO)

09 272 23 10


15

Plaats van tewerkstelling

Naam EHBO-verantwoordelijke(n)

Telefoonnummer

Koning Albert I-laan 1/2, bus 102 8200 Brugge

An Bertrem (ADLO) Hilde Verbeke (ADLO)

050 24 77 16 050 24 77 18

Koningin Astridlaan 50 bus 6 3500 Hasselt

Karolien Thijs (AMS) (o.v.) Jan Eskens (ADLO) (o.v.)

011 74 26 86 011 74 26 97

Vrijhavenstraat, 5 8400 Oostende

Geert Devogel (ALVB)

059 43 19 26

Diestsepoort 6, bus 101 3000 Leuven

Lydia Christiaens (ADLO) (o.v.) Corry Hennus (AMS) (o.v.)

016 66 61 25 016 66 61 04

Wetstraat 61-63 1040 Brussel

Corinne Cuyl Lien Meyers

02 233 03 91 02 233 21 92

De meest actuele lijst van hulpverleners en hun contactgegevens staat op Intraland: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=375 of Intraland LV > Werkplek > Gebouwen > EHBO-hulpverleners De verbandkist bevindt zich op de volgende plaats: Plaats van tewerkstelling

16

Plaats verbandkist

Verantwoordelijke verbandkist


Locker nummer 65

Kathy Lapiere (MOD) 02 552 77 48


Locker nummer 68

Margriet Baert (ADLO) 02 552 79 11


Locker nummer 48

Hubert Hernalsteen (ALVB) 02 552 79 35

Lange Kievitstraat, 111 - 113 2018 Antwerpen

3e verdieping: keuken

Roos Van Hamme (ADLO) 03 224 92 80


Plaats van tewerkstelling

Plaats verbandkist

Verantwoordelijke verbandkist

Burgemeester Van Gansberghelaan, 92 9820 Merelbeke

1e verdieping: lokaal 28

Linda Deplorez (ALV – MIB) 09 272 22 05

Burgemeester Van Gansberghelaan, 115a 9820 Merelbeke

Gelijkvloers: lokaal 2

Thomas Premereur (ADLO) 09 272 23 10

Koning Albert I-laan 1/2 bus 102 8200 Brugge

verdieping: onthaal

Jonathan Willems (ALV MIB) 050 24 76 40

Koningin Astridlaan 50 bus 6 3500 Hasselt

Ingang 2A5: kastje met rood kruis

Marie-Jeanne Brems (ADLO) 011 74 26 87

Vrijhavenstraat, 5 8400 Oostende

1e verdieping: lokaal 179

Martine Velghe (ALVB) 059 43 19 21

Diestsepoort 6, bus 101 3000 Leuven

12e verdieping: naast het printlokaal van de afd. KWA

Marian Van Den Bossche (ALV – MIB) 016 66 61 43

Wetstraat 61-63 1040 Brussel

5e verdieping: balie

Nicole Van Der Mijnsbrugge 02 233 03 12

9.5 Bescherming op het werk A) Verplichtingen hiërarchische lijn Overeenkomstig art. 13 van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk voeren de leden van de hiërarchische lijn elk binnen hun bevoegdheid en op hun niveau het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk uit. B) Verplichtingen personeelsleden Overeenkomstig artikel 6 van de Welzijnswet moet ieder personeelslid in zijn doen en laten op de arbeidsplaats, overeenkomstig zijn opleiding en de door de werkgever gegeven instructies, naar best vermogen zorg dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en deze van de andere betrokken personen.


17

De personeelsleden moeten zich onderwerpen aan alle medische onderzoeken, telkens als deze georganiseerd worden volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen. Zij zijn eveneens verplicht, als het om de veiligheid gaat, alle persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken die voor de uitvoering van het werk vereist worden. Zij moeten ook ieder gevaar melden als het de veiligheid in gedrang brengt en ook dadelijk de eerste maatregelen treffen. Het personeelslid moet de bescherm- en werkkledij die hem door de werkgever voor bepaalde activiteiten ter beschikking wordt gesteld, tijdens deze activiteiten ook effectief dragen.

9.6 Brand en noodsituaties Meer informatie over de te volgen procedure bij brand en noodsituaties in de verschillende gebouwen, is terug te vinden op Intraland: http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?fid=284 of Intraland > Werkplek > Gebouwen

Hoofdstuk 10 ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) De volgende regelingen gelden zowel voor statutaire als voor contractuele personeelsleden, ook als ze in het buitenland werken of verblijven.

10.1 Mededeling van de afwezigheid wegens ziekte Het personeelslid deelt elke afwezigheid wegens ziekte, persoonlijk of via een tussenpersoon, vóór 10 uur ’s ochtends mee aan zijn hiërarchische chef via de snelste weg (telefoon, fax, e-mail...). Het personeelslid deelt ook mee op welk adres het zich bevindt, als zijn feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn domicilieadres. Wegens ziekte afwezige personeelsleden die naar het buitenland wensen te gaan, brengen hun chef hiervan minstens één week op voorhand op de hoogte. De chef stelt het ziektecontroleorgaan in kennis en kan desgewenst een controle aanvragen. Personeelsleden die een specifieke werktijdregeling hebben (bv. de chauffeurs), waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een uur na het normale begin van hun activiteiten.

18


Personeelsleden in continudiensten (niet van toepassing binnen LV) waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk één uur vóór het normale begin van hun activiteiten. Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn afwezigheid onmiddellijk aan zijn chef, die de personeelsdienst daarvan op de hoogte brengt. Het personeelslid stuurt het ziektemeldingsformulier dat ter beschikking gesteld is door de werkgever en dat door de behandelende arts ingevuld en ondertekend is, binnen 24 uur, onder gesloten enveloppe en voldoende gefrankeerd, rechtstreeks naar het ziektecontroleorgaan. Het ziektecontroleorgaan zal onvoldoende gefrankeerde omslagen weigeren. De personeelsleden die verblijven in Nederland en een Nederlandse arts consulteren, vullen het attest zo veel mogelijk zelf in, als de Nederlandse arts weigert om dat te doen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts raadpleegt, moet het toch het ziektemeldingsformulier opsturen naar het controleorgaan met de vermelding “ééndagsziekte”. Het personeelslid vult op het formulier zelf zijn naam, personeelsnummer en adres (of eventuele tijdelijke verblijfplaats) in, alsook de datum van de ééndagsziekte. Als het personeelslid geen ziektemeldingsformulier opstuurt, is het ongewettigd afwezig. Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt onder één dag ziekte begrepen dat de ziekte niet langer duurt dan één door hen geleverde normale arbeidsprestatie. Het aantal werkdagen ziekteverlof wordt pro rata berekend. Iedere afwezigheid wegens ziekte moet met het ziektemeldingsformulier worden gestaafd.

10.2 Het verloop van de ziektecontrole 1. Iedere lijnmanager of zijn gemandateerde kan het controleorgaan verzoeken om een controlebezoek af te leggen bij een personeelslid. Dat verzoek kan schriftelijk, telefonisch, per fax of per e-mail ingediend worden. Het controleorgaan kan, in afspraak met de betrokken entiteit, ook op eigen initiatief gerichte controles uitvoeren. 2. De medische controle kan op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdag, zon- en feestdagen bij personeelsleden die normaal op die dagen arbeidsprestaties moeten verrichten.


19

De controle vindt plaats tussen 8 uur en 19 uur. Bij personeelsleden van continudiensten kan de controle plaatsvinden tussen 5.00 uur en 21.00 uur. De controles mogen alleen worden uitgevoerd door Nederlandstalige artsen. 3. De controles vinden plaats in de woon- of verblijfplaats van het personeelslid. Het controleorgaan hoeft het controlebezoek niet aan te kondigen. De controlearts moet zich legitimeren. Als het zieke personeelslid afwezig is, laat de controlearts een bericht achter waarin het personeelslid wordt uitgenodigd zich tijdens de vermelde spreekuren aan te melden bij de bevoegde arts. Het personeelslid dat het werk spontaan vervroegd hervat heeft, brengt zelf het controleorganisme daarvan telefonisch op de hoogte indien het voor een controlebezoek werd uitgenodigd. Personeelsleden die hun woon- of verblijfplaats mogen verlaten, kunnen door het controleorgaan schriftelijk worden opgeroepen om zich persoonlijk aan te bieden voor een controleonderzoek. 4. De controlearts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid gerechtvaardigd is. De controlearts moet voldoende informatie hebben over de medische achtergrond van het te controleren personeelslid. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is, deelt hij dit onmiddellijk mee aan het personeelslid met een document dat het personeelslid tekent voor ontvangst. Het personeelslid kan dan afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, overhandigt hij onmiddellijk, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, wordt dat door de controlearts vermeld op het bovenvermelde document. Als de behandelende arts na overleg akkoord gaat met het oordeel van de controlearts, moet het personeelslid de dienst hervatten op de eerstvolgende werkdag na de inkennisstelling of op een (latere) datum, bepaald door de controlearts.

20


Als de controlearts tijdens het overleg zijn oordeel herziet , moet het personeelslid de dienst hervatten op de nieuw overeengekomen datum, die daarna schriftelijk aan het personeelslid wordt bevestigd door het controleorgaan. Binnen twee werkdagen nadat het personeelslid de bevindingen van de controlearts heeft ontvangen, kan de meest belanghebbende partij, na akkoord van de controlearts en de behandelende arts, een arts als scheidsrechter aanwijzen die voldoet aan de bepalingen van de wet van 13 juni 1999 betreffende de controlegeneeskunde. Zo snel mogelijk na zijn aanstelling onderzoekt die arbitrerende arts het personeelslid. Hij deelt onmiddellijk zijn beslissing aan de betrokkene mee in een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Die beslissing is bindend. Als de arbitrerende arts de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arbitrerend arts vastgestelde latere datum. Betwistingen over een bepaalde ziekteperiode kunnen alleen worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is nietig. De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij, hetzij van het personeelslid, hetzij van het controleorgaan, naargelang het geval. Als de datum van de arbeidsongeschiktheid, voorgesteld door de arbitrerende arts, tussen de data ligt die de behandelende arts en de controlearts hebben voorgesteld, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlearts na medisch onderzoek oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, bevindt het personeelslid zich van rechtswege in de administratieve toestand ‘non-activiteit’, tenzij het personeelslid dezelfde werkdag de dienst nog hervat.


21

5. Het controleorgaan licht altijd binnen 24 uur na de definitieve beslissing de hiërarchische meerdere van het personeelslid en de Managementondersteunende Diensten of de personeelsdienst schriftelijk (via e-mail) in over het al dan niet gerechtvaardigd zijn van de afwezigheid. Bij afwezigheid van het personeelslid brengt het controleorgaan ook binnen 24 uur de hiërarchische meerdere van het personeelslid en de personeelsdienst schriftelijk (via e-mail) ervan op de hoogte dat het personeelslid opgeroepen zal worden om zich voor een controle aan te melden. Statutaire personeelsleden die zonder gegronde reden weigeren zich aan een controle te onderwerpen, kunnen worden bestraft met een tuchtstraf. Contractuele personeelsleden lopen het risico hun recht op gewaarborgd loon te verliezen. Personeelsleden die de dienst niet op tijd hervatten zonder geldige reden, zijn ongewettigd afwezig. Zij hebben geen recht op salaris gedurende hun ongewettigde afwezigheid. Voor het ziektemeldingsformulier en eventuele vragen of klachten over de ziektecontrole kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsfunctie. 6. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de statutaire personeelsleden) Als de controlearts van oordeel is, na raadpleging van de behandelende arts, dat een zieke ambtenaar in staat is om zijn ambt met deeltijdse prestaties op te nemen, of als een ambtenaar die wegens ziekte afwezig is, vraagt om zijn ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties, legt de ambtenaar aan het geneeskundig controleorgaan een geneeskundig attest van zijn behandelende arts voor. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat toelaat, brengt het geneeskundig controleorgaan de personeelsdienst waaronder de ambtenaar ressorteert, en de ambtenaar zelf daarvan schriftelijk op de hoogte. Als de controlearts oordeelt dat de aanvraag voor deeltijdse prestaties wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, of als een personeelslid niet akkoord gaat met het oordeel van de controlearts om deeltijdse prestaties wegens ziekte te verrichten, overhandigt de controlearts, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen onmiddellijk schriftelijk aan het personeelslid.

22


Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, vermeldt de controlearts dat op het bovenvermelde document. Het personeelslid kan via zijn behandelende arts aandringen op de arbitrageprocedure, vermeld in punt 4. Het geneeskundig controleorgaan staat, met het oog op re-integratie, deeltijdse prestaties toe van minstens 50% voor een periode van maximaal drie maanden. Er kunnen meermaals verlengingen worden toegestaan met een periode van maximaal drie maanden op voorwaarde dat het geneeskundig controleorgaan voorafgaand bij een nieuw onderzoek oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat wettigt. Dit nieuwe medische onderzoek vindt plaats volgens dezelfde procedure. De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn volledige dagtaak op te nemen. De bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte, de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidstempo en hem te re-integreren in zijn functie. Dat betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt kan gebruikmaken van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte. Die regeling belet niet dat de ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte, mag proberen om zijn functie voltijds te hervatten. Als hij vaststelt dat hij een voltijdse job toch niet aankan, mag hij weer overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur van de oorspronkelijk toegestane periode, zonder dat hij daarvoor opnieuw een aanvraag hoeft in te dienen. De ambtenaar moet wel zijn personeelsdienst daarvan op de hoogte brengen. 7. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voorcontractuele personeelsleden) Het contractuele personeelslid dat arbeidsongeschikt is, kan aan de adviserende arts van het ziekenfonds vragen om het werk gedurende zijn arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten. Bij die procedure komt het geneeskundig controleorgaan niet tussenbeide. Voorwaarde is wel dat het contractuele personeelslid door de adviserende arts nog voor minstens 50% arbeidsongeschikt wordt bevonden.


23

Als de adviserende arts toestemming verleent, bepaalt hij zelf de deeltijdse arbeidsregeling waarin het personeelslid mag werken. De werkgever kan de werkhervatting van het personeelslid in de door de adviserende arts bepaalde arbeidsregeling, al dan niet toestaan. De ziekteverzekeringswet en de uitvoeringsbesluiten ervan zijn van toepassing. 8. Verlof voor arbeidsongeval, ongeval op de weg van en naar het werk of beroepsziekte Statutaire en contractuele personeelsleden hebben recht op ziekte- of gebrekkigheidsverlof bij een arbeidsongeval, een ongeval op de weg van en naar het werk of bij een beroepsziekte en dit volgens de federale bepalingen daarover. a. Procedure Bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, of een beroepsziekte volgt het statutaire of contractuele personeelslid dezelfde procedure als bij ziekte. Er hoeven geen AGD1B-formulieren te worden ingevuld en opgestuurd naar MEDEX. Het personeelslid moet zo snel mogelijk aangifte doen van het arbeidsongeval of van de beroepsziekte bij zijn personeelsdienst. Een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk wordt aangegeven met een in tweevoud opgemaakt formulier “aangifte van een ongeval” (model A). Als het ongeval een arbeidsongeschiktheid van meer dan één dag tot gevolg heeft of kan hebben, moet daarbij een doktersattest (model B) worden gevoegd. Bij een beroepsziekte wordt de aangifte gedaan met het in tweevoud opgemaakt formulier BZ1 en het geneeskundig getuigschrift (formulier BZ2). Het staat de behandelend arts vrij zijn getuigschrift op een afzonderlijk blad op te stellen, als dat getuigschrift een antwoord bevat op al de vragen uit de verschillende rubrieken van vermeld formulier BZ2. Het personeelslid voegt dat getuigschrift dan bij het formulier. Het geneeskundig getuigschrift moet altijd worden overgelegd onder gesloten enveloppe. Op die enveloppe staat duidelijk vermeld: “medisch getuigschrift BZ2 van ... (naam van het slachtoffer)”.

24


Ingevolge de wet van 19 oktober 1998 is de werkgever bij wie het arbeidsongeval van een contractueel personeelslid wordt aangegeven, verplicht om binnen dertig dagen nadat hij de aangifte heeft ontvangen, het ziekenfonds of de Hulpkas van het personeelslid op de hoogte te brengen als er twijfel bestaat over de erkenning van het arbeidsongeval. Toch wordt aan contractuele personeelsleden aangeraden om, in afwachting van de erkenning van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, altijd ook zelf aangifte te doen bij hun ziekenfonds. Zij vullen daarvoor het Inlichtingenblad uitkeringen in dat het ziekenfonds ter beschikking stelt. Zowel aan contractuele als aan statutaire personeelsleden wordt aangeraden hun dokters- en apothekerskosten in te dienen bij hun ziekenfonds zolang het arbeidsongeval of de beroepsziekte niet erkend is. Het slachtoffer heeft er alle belang bij om alle formulieren nauwkeurig en volledig in te vullen of te laten invullen. b. De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van een schadevergoeding De administrateur-generaal van het Agentschap voor Onderwijsdiensten, of zijn gemachtigde, neemt de juridische beslissing over de erkenning van arbeidsongevallen (inclusief ongevallen op weg naar en van het werk) en de toekenning van een schadevergoeding voor arbeidsongevallen, ongevallen op weg naar en van het werk en voor beroepsziekten. Het Fonds voor Beroepsziekten neemt de juridische beslissing over de erkenning van beroepsziekten. MEDEX doet uitspraak over de medische aspecten van arbeidsongevallen en beroepsziekten (in samenwerking met het Fonds voor Beroepsziekten). Voor nadere inlichtingen en de nodige formulieren en attesten kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsdienst.

10.3 Ziekte of ongeval bij een buitenlandse zending Meer informatie over de verzekering en de te volgen procedure bij ziekte of ongeval tijdens een buitenlandse zending, is terug te vinden op Intraland: http:// lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=276#Verzekering Bagage of Intraland LV > Personeel > Verloning > Vergoedingen > Buitenlandse zendingen


25

Hoofdstuk 11 NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel enkel opzeggen om echt dwingende redenen en na overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde. Rekening houdend met de hogervermelde regel, gelden voor de aanvraag en de opzegging van verloven, de volgende termijnen. Soort verlof

Aanvraagtermijnen

Opzegging

Opzeggingstermijn

Verlof voor deeltijdse prestaties

Minimaal 1 maand voor aanvang verlof

Op initiatief van lijnmanager of zijn gemachtigde of ambtenaar

1 maand tenzij een kortere termijn wordt overeengekomen

Loopbaanonderbreking algemeen stelsel

Minimaal 2 maanden voor aanvang verlof

Op initiatief van personeelslid

Minstens 1 maand

Loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof)

Minimaal 1 maand ook indien niet aansluitend op het bevallings-, vaderschaps- of opvangverlof

Op initiatief personeelslid

Afhankelijk van regeling RVA

Loopbaanonderbreking (medische bijstand)

Geen aanvraagtermijn

Bij overlijden patiënt

-

Loopbaanonderbreking (palliatief verlof)

Geen aanvraagtermijn

Bij overlijden patiënt

-

Verlof voor pleegzorgen: 6 dagen Enkel voor contractuele personeelsleden

Ten minste 2 weken vooraf


Afhankelijk van regeling RVA

Door minister

1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

Verlof voor opdracht (kabinet)


26


Soort verlof

Aanvraagtermijnen

Opzegging

Opzeggingstermijn

Verlof voor opdracht (algemeen belang)

Door functionele minister

-

Door ambtenaar

1 maand tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

Verlof voor opdracht (terbeschikkingstelling Koning(in)/ Prins(es))

Door Koning(in) Prins(es)

-

Op initiatief van ambtenaar

1 maand tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

Verlof voor opdracht (erkende politieke groep)

Op initiatief van functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn

-

Op initiatief van ambtenaar

1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

onbetaald verlof ambtenaar (5 jaar)


op initiatief van de ambtenaar

Termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde

onbetaald verlof contractueel personeelslid (1 jaar)


op initiatief van het contractuele personeelslid

termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde

Onbetaald verlof (20 dagen werkdagen)

In principe 1 maand voor aanvang verlof

Op initiatief van het personeelslid

1 maand


27

Loopbaanonderbreking moet steeds ingaan op de eerste dag van de maand, behalve: 1. als deze aansluit op een andere vorm van loopbaanonderbreking of moederschapsrust; 2. in geval van loopbaanonderbreking voor medische bijstand of palliatief verlof. Het ouderschapsverlof en het medisch bijstandsverlof in de vorm van loopbaanonderbreking kunnen worden opgesplitst overeenkomstig de in het personeelsstatuut opgenomen regeling (geldt niet als opzegging).

Hoofdstuk 12 VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING Voor de hierna vermelde dienstvrijstellingen moeten de volgende attesten worden ingediend of voorgelegd: Dienstvrijstelling

Vereist attest

• Vakbondsactiviteiten • deelname aan de

persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht

• uitoefening van de

persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht

werkzaamheden van een onderhandelings- of een overlegcomité

in de wet opgesomde prerogatieven:

• stappen bij de

overheden in het gemeenschappelijk belang van de personeelsleden of in het bijzonder belang van een personeelslid

• bijstandsverlening

aan een personeelslid dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen

28


Tijd Volgens overeenkomst tussen de gevolmachtigde onderhandelaar, de vakbondssecretaris en de voorzitter van het MC

Dienstvrijstelling

Vereist attest

Tijd

• uithangen van

berichten tijdens de diensturen

• innen van vakbonds-

bijdragen tijdens de uren (enkel voor de representatieve vakorganisaties)

• aanwezigheid bij

de vergelijkende examens en bij de examens die voor de personeelsleden worden georganiseerd (enkel voor de representatieve vakorganisaties)

• deelname aan de

vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen beleggen, na indiening van een voorafgaand verzoek bij de bevoegde overheid

Doktersbezoek/ziekenhuis-

Medisch attest

raadpleging

Moet zo veel mogelijk worden gepland buiten de diensturen. Indien niet mogelijk buiten de diensturen, moet de afwezigheid ingehaald worden. Afwezigheid voor de duur van het onderzoek + verplaatsing wordt toegestaan, maar moet worden ingehaald.

Preventief kankeronderzoek

Medisch attest met vermelding “preventief kankeronderzoek”

Dienstvrijstelling voor de duur van het onderzoek en de verplaatsing


29

Dienstvrijstelling

Vereist attest

Tijd

Prenataal onderzoek

Medisch attest met vermelding “prenataal onderzoek”

Het zwangere personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor de duur van het prenataal onderzoek en de verplaatsing als dat tijdens de diensturen plaats heeft

Borstvoeding op het werk

Geen attest vereist

Afstaan bloed, plasma, bloedplaatjes

Een door de dokter van de bloedtransfusiedienst ondertekend bewijsstuk

Dienstvrijstelling voor de benodigde tijd om bloed, plasma of bloedplaatjes af te staan en voor een verplaatsingstijd (heen en terug van/naar de arbeidsplaats) van 2 uur en dit maximaal 1x per maand. Onder benodigde duur wordt verstaan 45 min voor bloed, 65 min voor plasma en 120 min voor bloedplaatjes. Indien op de plaats van de gift blijkt dat het personeelslid geen bloed(plaatjes) of plasma kan of mag geven, bedraagt de benodigde tijd 15 minuten. Wanneer blijkt dat de benodigde duur meer bedraagt dan bovenstaande richttijden, kan dienstvrijstelling voor de werkelijke duur worden toegekend indien betrokkene een geldig attest kan voorleggen waarop het begin- en einduur van de afname vermeld staat. Dienstvrijstelling voor de verplaatsingstijd wordt enkel toegekend voor de verplaatsing tussen de arbeidsplaats en het bloedafnamecentrum.

30


Dienstvrijstelling

Vereist attest

Tijd Als het personeelslid rechtstreeks van zijn woonplaats naar de plaats van de gift gaat vooraleer naar het werk te komen of na de gift niet meer terug langs het werk komt, wordt de verplaatsingstijd dus gehalveerd. Deze dienstvrijstelling wordt enkel toegestaan wanneer bloed, plasma of plaatjes worden gegeven tijdens de diensturen en blijft een gunst.

Afstaan beenmerg

Medisch attest

Het personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor het afstaan van beenmerg a rato van maximum 4 werkdagen per afname.

Afstaan organen of weefsels

Medisch attest

Het personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor het afstaan van organen of weefsels voor de benodigde duur van de voorafgaande (medische) onderzoeken, de ziekenhuisopname en het herstel.

Vrijwilliger brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming

Attest korpscommandant

Het personeelslid krijgt als vrijwilliger van een brandweerkorps dienstvrijstelling voor dringende hulpverlening. Dit kan voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar

Actieve vrijwilliger Rode Kruis

Attest Rode Kruis

Het personeelslid krijgt als actieve vrijwilliger van het Rode kruis dienstvrijstelling voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar.


31

Dienstvrijstelling Voorzitter/bijzitter/ (adjunct-)secretaris stembureau of stemopnemingsbureau

Vereist attest

Tijd

Attest van de voorzitter van het stem- of stemopnemingsbureau (voor de voorzitter zelf medeondertekend door de secretaris)

Het personeelslid dat als voorzitter, bijzitter of (adjunct-)secretaris van een stembureau of stemopnemingsbureau werkt bij de verkiezingen, krijgt dienstvrijstelling:

• de dag van de vekiezingen, als hij dan moest werken;

• de eerstvolgende werk-

dag na de verkiezingen, mits afgezien wordt van het presentiegeld.

Onbezoldigd topsporter/ internationaal jurylid

• voor de topsporter: • verklaring op

erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is;

• verklaring van de

federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/ zij geselecteerd of gepreselecteerd is;

• het voorbereidingsen deelnemingsschema

32


Voor de topsporter/begeleider: Het personeelslid dat onbezoldigd topsporter of hun begeleider is kan dienstvrijstelling krijgen voor bepaalde sportmanifestaties waarvan de maximumduur vastgesteld is op 90 werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport

Dienstvrijstelling

Vereist attest

Tijd

• voor het internationaal jurylid:

Voor het internationaal jurylid: Voor het internationale jurylid geldt een maximum van 20 werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport

• verklaring op ere-

woord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is;

• verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid

Onbezoldigde begeleiding/ bijstand van gehandicapten/zieken tijdens vakantiereizen en verblijven in binnen- en buitenland

• medisch attest m.b.t. de arbeidsongeschiktheid van de gehandicapte/ zieke

• attest van deelname

aan reis/verblijf, afgegeven door de organiserende vereniging

Het personeelslid kan dienstvrijstelling krijgen voor de onbezoldigde inzet bij het begeleiden en bijstaan van gehandicapten en zieken tijdens de voor deze personen georganiseerde vakantiereizen en verblijven in het binnen- of buitenland a rato van de helft van het aantal te besteden verlofdagen met een maximum van 5 werkdagen per jaar.

Deelname aan wervingsexamens, bevorderings- en overgangsexamens binnen de Vlaamse Overheid

Aanwezigheidsattest examen

Dienstvrijstelling voor de duur van het examen en de verplaatsing als het examen tijdens de diensturen valt. Vergoeding verplaatsing conform binnenlandse dienstreizen, zie omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/6

Oproeping door het gerecht als getuige of als gezworene

Oproepingsbrief

Dienstvrijstelling voor de benodigde duur

Oproeping door het Bestuur van de Medische expertise

Oproepingsbrief



33

34

Dienstvrijstelling

Vereist attest

Tijd

Medisch onderzoek bij de diensten van de diensten van de Vlaamse Regering (in het kader van arbeidsgeneeskunde)

Bewijs van aanwezigheid. Bovendien wordt na het onderzoek, het resultaat ervan bezorgd aan de MOD.

Dienstvrijstelling voor de duur van het medisch onderzoek en de verplaatsing

Oproeping door statutaire raden en commissies

Oproepingsbrief


Getuigenis of hulpverlening bij ongevallen op de weg naar het werk

Erewoordverklaring


Medische behandeling als slachtoffer van een arbeidsongeval of van een ongeval op de weg van of naar het werk

Medisch attest


Deelname aan de officiële sportdag voor de Vlaamse ambtenaren, als de aanwezigheid ter plaatse wordt vastgesteld

Deelnemersattest

Dienstvrijstelling voor 1 dag

Deelname aan sociaalculturele en sportieve activiteiten

Verklaring/vraag

Dienstvrijstelling, na goedkeuring door de directieraad, voor 1 uur/week, tenzij anders vermeld

Het bereiken van de leeftijd van 65 jaar

Dienstvrijstelling vanaf de datum waarop men 65 wordt tot het einde van de maand

Afzetten (klein-)kinderen aan schoolpoort op 1 september

Uitzonderlijk mag men tot 10.00 uur op kantoor toekomen. Deze afwezigheid moet worden ingehaald.


Hoofdstuk 13 MUZIEK OP DE WERKVLOER Muziek op de werkvloer is verboden, tenzij met hoofdtelefoon.

Hoofdstuk 14 FACULTATIEVE VERMELDINGEN 14.1 Deontologische code De deontologische code moet door ieder personeelslid gerespecteerd worden en is terug te vinden in de Omzendbrief BZ 2011/6 van 6 juli 2011 betreffende de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid, zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden. De personeelsleden van het Departement Landbouw en Visserij belast met uitvoering van controles ter plaatse bij landbouwers, tuinbouwers, vissers of operatoren moeten de gedragscode voor personeelsleden van het departement bij de uitoefening van een controletaak respecteren, zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden (cf. bijlage).

14.2 Non-discriminatie Elke vorm van discriminatie op grond van het zogenaamd ras, de afkomst, de geboorte, de nationale of etnische afstamming, de huidskleur, het fortuin, de leeftijd, het geslacht, de seksuele geaardheid, de burgerlijke staat, de levensbeschouwing, de politieke, filosofische of geloofsovertuiging, de vroegere, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een fysieke eigenschap of handicap is verboden.

14.3 Aanvullen van Vlimpersgegevens door personeel Ieder personeelslid wordt gevraagd de eigen persoonsgegevens up-to-date te houden via de Selfservice van Vlimpers.

14.4 Telewerk De regeling betreffende occasioneel en structureel telewerk is terug te vinden op Intraland (http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=319 of Intraland LV > Werkplek > Telewerken > Informatie en afspraken) Personeelsleden die samenwonende partners zijn, kunnen niet op dezelfde dag telewerken.


35

14.5 Wagenreglement voor dienstwagens De afspraken inzake het gebruik van dienstwagens zijn terug te vinden in het wagenreglement. De automatische voortgangscontrole via het GPS-opvolgingssysteem is in dit document geïntegreerd. Het wagenreglement gekoppeld aan een functie is te raadplegen op Intraland (http://lv.vonet.be/nlapps/data/docattachments/wagenreglement.doc of Intraland LV > Personeel > Reglementering > Wagenreglement voor dienstvoertuigen gekoppeld aan een functie)

14.6 Gedragscode ICT De personeelsleden van het Departement Landbouw en Visserij moeten de gedragscode ICT, zoals die zal worden gewijzigd of vervangen, respecteren en de betreffende nalevingsverklaring ondertekenen (cf. bijlage). Deze is ook terug te vinden op Intraland: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=3298 of Intraland > Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.)

14.7 Gebruik van een bedrijfs-gsm Als een personeelslid meent permanent nood te hebben aan een bedrijfs-gsm neemt hij hiervoor contact op met het afdelingshoofd. Het verschil met een dienst-gsm is dat het personeelslid deze bedrijfs-gsm eventueel kan gebruiken voor privégesprekken. In dat geval geldt voor de bedrijfs-gsm belprofiel met split billing, wat betekent dat het personeelslid zelf voor de gevoerde privégesprekken betaalt.

Hoofdstuk 15 ADRES INSPECTIEDIENSTEN De adressen van de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en van de Sociale Inspectie zijn opgenomen in bijlage 1.

36


Hoofdstuk 16 PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD Aanplakking: Het arbeidsreglement wordt op een zichtbare en toegankelijke plaats (infobord) uitgehangen in ieder gebouw waar personeelsleden van de betrokken entiteit zijn tewerkgesteld. Intranet: Het arbeidsreglement kan op elektronische wijze geraadpleegd worden op het intraland onder de link: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=343 of Intraland LV > Personeel > Reglementering > Arbeidsreglement Departement Internet: http://www2.vlaanderen.be/personeel/statuten/arbeidsreglementen.htm#LV Datum van inwerkingtreding: 1 juli 2012

Voor de werkgever,

Jules Van Liefferinge Secretaris-generaal


37

Bijlage 1 ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN 1 ARBEIDSINSPECTIE 1.1 Toezicht op de Sociale Wetten DIRECTIE AALST R.A.C. De Pupillen Graanmarkt 1 9300 Aalst Tel. 053 75 13 33 Fax 053 75 13 44 [email protected] Ambtsgebied: Aalst, Brakel, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Horebeke, Kluisbergen, Kruishoutem, Lede, Lierde, Maarkedal, Ninove, Oudenaarde, Ronse, Sint-Lievens-Houtem, WortegemPetegem, Zingem, Zottegem en Zwalm DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus 56 2000 Antwerpen Antwerpen 1 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 34 [email protected] Antwerpen 2 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 34 [email protected]

38

Bijlage 1 | Adressen inspectiediensten

Antwerpen 3 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 37 [email protected] Ambtsgebied: Antwerpen, Berendrecht, Lillo, Zandvliet, Berchem, Edegem, Ekeren, Kapellen, Kontich en Stabroek, Borgerhout, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Merksem, Schoten en Wuustwezel, Boechout, Borsbeek, Deurne, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel Aartselaar, Boom, Hemiksem, Hoboken, Hove, Lint, Mortsel, Niel, Rumst, Schelle, Wilrijk en Zwijndrecht DIRECTIE BRUGGE Breidelstraat 3 8000 Brugge Brugge - Oost Tel. 050 44 20 30 Fax 050 44 20 39 [email protected] Brugge - West Tel. 050 44 20 30 Fax 050 44 20 39 [email protected] Ambtsgebied: Alveringem, Beernem, Blankenberge, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Torhout, Zedelgem en Zuienkerke Bredene, De Haan, De Panne, Diksmuide, Gistel, Houthulst, Ichtegem, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Lo-Reninge, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostende, Oudenburg en Veurne DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel Tel. 02 235 54 01 (Permanentie N en F) Fax 02 235 54 04 [email protected] - [email protected] Ambtsgebied: het administratief arrondissement Brussel.


39

DIRECTIE GENT Savaanstraat 11/002 9000 Gent Gent - West Tel. 09 265 41 11 Fax 09 265 41 10 [email protected] Ambtsgebied: Aalter, De Pinte, Deinze, Eeklo, Gavere, Gent, Kaprijke, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nazareth, Nevele, Sint-Laureins, SintMartens-Latem, Waarschoot, Zomergem en Zulte Gent - Oost Tel. 09 265 41 11 Fax 09 265 41 10 [email protected] Attaché-directiehoofd: Arlette Boeckx Ambtsgebied: Assenede, Destelbergen, Evergem, Gent, Laarne, Lochristi, Melle, Merelbeke, Moerbeke-Waas, Oosterzele, Wachtebeke, Wetteren en Zelzate DIRECTIE HALLE-VILVOORDE d’Aubreméstraat 16 1800 Vilvoorde Halle-Vilvoorde 1 Tel. 02 257 87 30 Fax 02 252 44 95 [email protected] Halle-Vilvoorde 2 Tel. 02 257 87 30 Fax 02 252 44 95 [email protected] Ambtsgebied: Hoeilaart, Drogenbos, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode,Vilvoorde, Steenokkerzeel, Machelen, Grimbergen, Kapelle-op-den-Bos, Kampenhout, Zaventem, Luchthaven, Kraainem, Wezembeek-Oppem, Zemst en Overijse Halle, Herne, Bever, Galmaarden, Sint-Pieters-Leeuw, Beersel, Pepingen, Dilbeek, Asse, Ternat, Opwijk, Lennik, Gooik, Roosdaal, Liedekerke, Wemmel, Merchtem, Affligem, Londerzeel en Meise Openingsuren: Maandag en vrijdag van 9u tot 12u Woensdag van 9u tot 17u, zonder onderbreking Buiten deze uren: op afspraak 40


DIRECTIE HASSELT TT14 Sint-Jozefsstraat 10.9 3500 Hasselt Tel. 011 35 08 80 Fax 011 35 08 98 [email protected] Ambtsgebied: Beringen, Bocholt, Diepenbeek, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Herk-de-Stad, Heusden-Zolder, Houthalen-Helchteren, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Neerpelt, Nieuwerkerken, Overpelt, Peer, Sint-Truiden, Tessenderlo en Zonhoven. DIRECTIE KORTRIJK IJzerkaai 26-27 8500 Kortrijk Tel. 056 26 05 41 Fax 056 25 78 91 [email protected] Ambtsgebied: Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere-Helkijn, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem DIRECTIE LEUVEN Federaal administratief centrum Philipssite 3A - bus 8 3001 Leuven Tel. 016 31 88 00 Fax 016 31 88 10 [email protected] Ambtsgebied: Aarschot, Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Boutersem, Diest, Geetbets, Glabbeek, Haacht, Herent, Hoegaarden, Holsbeek, Huldenberg, Keerbergen, Kortenaken, Kortenberg, Landen, Leuven, Linter, Lubbeek, Oud Heverlee, Rotselaar, ScherpenheuvelZichem, Tervuren, Tielt-Winge, Tienen, Tremelo en Zoutleeuw


41

DIRECTIE MECHELEN Louizastraat 1 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 80 Fax 015 45 09 99 [email protected] Ambtsgebied: Berlaar, Bonheiden, Bornem, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Mechelen, Nijlen, Putte, Puurs, Sint-Amands, Sint-Katelijne-Waver en Willebroek. DIRECTIE ROESELARE Kleine Bassinstraat 16 8800 Roeselare Tel. 051 26 54 30 Fax 051 24 66 16 [email protected] Ambtsgebied: Ardooie, Dentergem, Heuvelland, Hooglede, Ieper, Ingelmunster, Izegem, Langemark-Poelkapelle, Ledegem, Lichtervelde, Mesen, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Poperinge, Roeselare, Ruislede, Staden, Tielt, Vleteren, Wielsbeke, Wingene en Zonnebeke DIRECTIE SINT-NIKLAAS Kazernestraat 16 - blok C 9100 Sint-Niklaas Tel. 03 760 01 90 Fax 03 760 01 99 [email protected] Ambtsgebied: Berlare, Beveren-Waas, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Kruibeke, Lebbeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster, Wichelen en Zele DIRECTIE TONGEREN E. Jaminéstraat 13 3700 Tongeren Tel. 012 23 16 96 of 012 24 13 19 Fax 012 39 24 53 [email protected]

42


Ambtsgebied: Alken, As, Bilzen, Borgloon, Bree, Dilsen-Stokkem, Genk, Heers, Herstappe, Hoeselt, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Opglabbeek, Riemst, Tongeren, Voeren, Wellen en Zutendaal DIRECTIE TURNHOUT Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel. 014 44 50 10 Fax 014 44 50 20 [email protected] Ambtsgebied: Arendonk, Baarle-Hertog, Balen, Beerse, Dessel, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Herselt, Hoogstraten, Hulsthout, Kasterlee, Laakdal, Lille, Meerhout, Merksplas, Mol, Olen, Oud-Turnhout, Ravels, Retie, Rijkevorsel, Turnhout, Vorselaar, Vosselaar en Westerlo DIRECTIE VERVOER MECHELEN Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 91 Fax 015 45 09 97 [email protected] VERSIE 17.02.2011 - WEBSITE http://www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=6552

1.2 Toezicht op het Welzijn op het Werk DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus 77 2000 Antwerpen Tel. 03 232 79 05 Fax 03 226 02 53 [email protected] Ambtsgebied: provincie Antwerpen


43

DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel Tel. 02 233 45 46 Fax 02 233 45 23 [email protected] - [email protected] Ambtsgebied: het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest DIRECTIE LIMBURG - VLAAMS-BRABANT Koning Albertstraat 16B 3290 Diest Tel. 013 35 90 50 Fax 013 35 90 89 [email protected] Ambtsgebied: provincie Limburg en Vlaams-Brabant DIRECTIE OOST-VLAANDEREN Ketelvest 26/202 9000 Gent Tel. 09 265 78 60 Fax 09 265 78 61 [email protected] Ambtsgebied: provincie Oost-Vlaanderen DIRECTIE WEST-VLAANDEREN Breidelstraat 3 8000 Brugge Tel. 050 44 20 20 Fax 050 44 20 29 [email protected] Ambtsgebied: provincie West-Vlaanderen VERSIE 17.02.2011 – WEBSITE: http://www.werk.belgie.be/defaultTab. aspx?id=6550

44


2 SOCIALE INSPECTIE DIRECTIE – GENERAAL SOCIALE INSPECTIE Kruidtuinlaan 50, bus 110 1000 Brussel Tel. 02 528 65 46 of 02 528 65 47 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 REGIO BRUSSEL HOOFDSTAD Kruidtuinlaan 50, bus 1 1000 Brussel Tel. 02 528 65 48 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 REGIO ANTWERPEN Antwerp Italiëlei 124 bus 63 (15e verdieping) 2000 Antwerpen Tel. 03 206 99 00 Fax 03 226 90 47 Mechelen Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 80 Fax 015 45 09 99 Turnhout Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel. 014 44 50 12


45

REGIO BRUSSEL – VLAAMS-BRABANT Brussel Kruidtuinlaan 50, bus 110 1000 Brussel Tel. 02 528 65 48 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 Leuven Philipssite 3a bus 7 3000 Leuven Tel. 016 29 32 69 REGIO LIMBURG St-Jozefstraat 10 bus 8.1 en 8.2 3500 Hasselt Tel. 011 35 08 20 Fax 011 35 08 38 REGIO OOST - VLAANDEREN Ketelvest 26 / 002 9000 GENT Tel. 09 265 41 41 Fax 09 265 41 45 REGIO WEST - VLAANDEREN Brugge Oude Gentweg 75c 8000 Brugge Tel. 050 44 59 60 Fax 050 44 59 70 Kortrijk Ijzerkaai 26-27 8500 Kortrijk Tel. 056 20 57 12 VERSIE 17 FEBRUARI 2011 – WEBSITE: http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/overde-fod/organogram/sociale-inspectie/contact/contact-sociale-inspectie.htm

46


Bijlage 2 OMZENDBRIEF BZ 2011/6

Bijlage 2 | Omzendbrief BZ 2011/6

47

48



49

50



51

52



53

54



55

56



57

58



59

Bijlage 3 GEDRAGSCODE DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ 1 DIENSTORDER DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ Vlaamse Overheid Departement voor Landbouw en Visserij Management Ondersteunende Dienstverlening Ellips - 5de verdieping Koning Albert II laan 35 bus 40 | 1030 Brussel Fax 02 552 77 41 17 april 2012 Betreft: Gedragscode voor DLV-personeelsleden bij de uitoefening van een controletaak Referentie: Bestemming:

De personeelsleden van het Departement voor Landbouw en Visserij belast met uitvoering van controles ter plaatse bij landbouwers, tuinbouwers, vissers of operatoren.

Correspondent: Motivering:

1.1 Inleiding Bij het uitvoeren van controles ter plaatse op landen tuinbouwbedrijven, bij vissers en operatoren of op bedrijven, gerelateerd aan landbouw, tuinbouw en visserij incl. commercialisering en verwerking, is het van groot belang, zowel voor de gecontroleerde als voor het personeelslid die belast is met de uitvoering deze, dat deze efficiënt, doelmatig en tevens sereen en met het nodige respect voor de gecontroleerde kunnen verlopen.

60

Bijlage 3 | Gedragscode Departement Landbouw en Visserij

Daartoe worden de personeelsleden die belast zijn met de uitvoering van controle ter plaatse uitgenodigd de gedragscode als bijlage aan te nemen. In deze gedragscode worden rechten en plichten vastgesteld die als fundamenten moeten worden beschouwd voor een efficiënte en klantvriendelijke controle ter plaatse. Veel van de stelregels in deze gedragscode zijn de eenvoudige vertaling van de deontologische code voor personeelsleden van de Vlaamse administratie en de omzendbrieven van de Vlaamse Regering (o.a. omzendbrieven PEBE/DVO/2006/5 en PEBE/DVO/2006/6) naar de functie van de ambtenaar die de controle ter plaatse uitvoert. De gedragscode verleent ten aanzien van de gecontroleerde meer duidelijkheid over de normen die gelden, zowel over hoe in een bepaalde situatie wordt gehandeld, als over procedures die moeten worden gevolgd. Het doel van de gedragscode is eveneens om de controleur een houvast te bieden bij het bepalen van zijn houding tijdens de uitvoering van de functie. Deze duidelijke afspraken vergroten de transparantie en de doeltreffendheid van de controles ter plaatse. De personeelsleden belast met de controle ter plaatse en ieder personeelslid van DLV zodra hij/zij een controletaak opneemt, zijn op de naleving van deze gedragscode aanspreekbaar en wanneer zij zich er niet aan houden kan dat gevolgen hebben voor hun functioneren en voor hun evaluatie. De controleagenten dienen er zich hierbij van bewust te zijn, dat zij net als alle vlaamse ambtenaren kunnen onderworpen worden aan een tuchtprocedure indien zij hun verplichtingen niet nakomen. In de mate waarin de inbreuk op de deontologie tevens een misdrijf of een burgerlijke fout die de schade heeft veroorzaakt aan de dienst van de Vlaamse overheid of derden zou uitmaken, kan naast de tuchtrechterlijke vervolging ook een strafrechterlijke vervolging en/of burgerrechterlijke vervolging worden ingesteld.

1.2 Richtlijnen Het personeelslid van gelijk welk niveau die belast is met de uitvoering van de controle ter plaatse verbindt zich er persoonlijk toe de gedragscode na te leven en ondertekent daartoe de gedragscode die als bijlage bij deze instructie is gevoegd.


61

1.3 Toepassingsmodaliteiten Deze dienstinstructie treedt in werking samen met arbeidsreglement (voorzien 1 december 2007). Brussel,

Jules Van Liefferinge Secretaris-generaal

2 BIJLAGE BIJ BIJLAGE 3: GEDRAGSCODE VOOR HET PERSONEELSLID BELAST MET DE CONTROLE TER PLAATSE Departement Landbouw en Visserij Het personeelslid belast met de uitvoering van controletaken in het kader van de uitvoering van het landbouw- en visserijbeleid van het Departement voor Landbouw en Visserij is zich ervan bewust dat tijdens de uitvoering van een controle ter plaatse bij landbouwers, tuinbouwers, vissers of operatoren, onverminderd de deontologische code voor personeelsleden van de Vlaamse administratie en de dienstinstructies binnen zijn entiteit, de volgende principes gelden: Als personeelslid belast met de controle ter plaatse neem ik een correcte houding aan bij het aanmelden van de controle. Voorafgaand aan elke controle ter plaatse, tenzij overeenkomstig de dienstinstructie de aanwezigheid van de betrokkene tijdens de controle niet vereist is, stel ik mij voor aan de verantwoordelijke of afgevaardigde van het gecontroleerde bedrijf of instelling en vertoon daarbij op eenvoudig verzoek mijn legitimatiebewijs. Ik licht vervolgens toe waarom, waar en hoe de controle wordt uitgevoerd.

62


Wanneer de gecontroleerde verzoekt om de controle op een ander ogenblik uit te voeren en hij hiervoor duidelijk gegronde redenen heeft, verleen ik binnen de mogelijkheden van de geldende dienstinstructies en voor zo ver relevant, uitstel van controle. De omstandigheden en de redenen hiervoor worden duidelijk gerapporteerd in het controleverslag. Indien mogelijk verzamel ik daartoe de nodige bewijzen of doe ter plaatse de nodige vaststellingen. Ik neem desnoods bewarende maatregelen zodanig dat een volwaardige controle mogelijk blijft. In de uitvoering van mijn controletaak waarborg ik de gelijke behandeling van de gecontroleerde personen, bedrijven of instellingen. Ik verricht geen controles bij personen waarmee ik een familieband of een zakelijke relatie heb. Ik stel mij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig en onbevooroordeeld op bij de controle. Ik let er in alle omstandigheden op dat ik beleefd, hoffelijk en respectvol blijf en verlies nooit de menselijke en de psychologische aspecten van mijn contact met de gecontroleerde of zijn afgevaardigde uit het oog. Dit houdt in dat ik passend optreed in alle omstandigheden. Ik maak als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse een weloverwogen gebruik van de mij toegekende onderzoek– en controlerechten. Ik sta ervoor in dat de controle aan het nagestreefde doel beantwoordt en dat ze geen disproportionele last voor het gecontroleerde bedrijf of instelling en voor de bedrijfsvoering of activiteit veroorzaakt. Om die reden zorg ik er voor dat ik terdege voorbereid aan de controle begin. De ingezette controlemaatregelen staan in verhouding tot de beoogde doelstelling van de controle. Als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse zie ik er op toe dat overheidsmiddelen nodig voor de uitvoering van de controles op een rationele en efficiënte wijze worden ingezet en dat verspilling van middelen in elk geval wordt vermeden. Ik zorg er tevens voor geen indruk van partijdigheid op te wekken. In dit verband maak ik bij de gecontroleerde enkel gebruik van officieel materiaal (vb. geen materiaal (papier, balpen, …) met de naam of het logo van derden gebruiken). Ik maak geen onnodig gebruik van uitrusting en lokalen van de gecontroleerde. Ik blijf steeds zakelijk en verleen geen individuele adviezen over de materie waarin ik mijn controletaak uitvoer. Ik beperk mij tot het vaststellen en noteren van de feiten en het geven van algemene toelichting en voorlichting van de toepasselijke regelgeving en procedures. Wanneer de gecontroleerde of zijn afgevaardigde om informatie verzoekt, bezorg ik die hem op duidelijk objectieve en neutrale wijze. Indien ik mijn persoonlijk standpunt of kritiek wens toe te voegen, moet het voor de gecontroleerde of zijn afgevaardigde duidelijk zijn dat ik enkel in eigen naam spreek. Bijlage 3 | Gedragscode Departement Landbouw en Visserij

63

Ik respecteer het vertrouwelijk karakter van de informatie die ik tijdens de controle ter plaatse verzamel. Ik ga hiermee steeds discreet om en gebruik deze informatie niet om enig onrechtmatig voordeel te verkrijgen. Ik maak van tegenwerkingen, onregelmatigheden en bedreigingen tegen mijn persoon of mijn goederen steeds melding in het controleverslag en bij mijn hiërarchische overste. Ik vraag, in overleg met mijn hiërarchische overste, bijstand van de lokale of de federale politie wanneer de controle ter plaatse moeilijk of onmogelijk gemaakt wordt door de houding of de verwachte houding van de gecontroleerde of van derden. Ik voer de controleprocedures correct uit en verdedig hierbij steeds het belang van de overheid. Ik zie het wel als mijn plicht, mijn eigen bemerkingen en/of suggesties, die het verloop, de effectiviteit, de efficiëntie of afhandeling van de controles kunnen helpen optimaliseren, mee te delen aan mijn overste. Als iemand van de pers met mij contact opneemt over dienstaangelegenheden, dan verwijs ik hem of haar naar het personeelslid dat binnen mijn entiteit is aangesteld als woordvoerder. Dat neemt niet weg dat ik in de pers een persoonlijk standpunt mag vertolken. Ik maak dan wel duidelijk dat ik in eigen naam spreek. Ik draag er zorg voor dat mijn werkkleding aangepast is aan de omstandigheden van de controle, maar niettemin steeds verzorgd en conform de bedrijfshygiëne van de te controleren sector. Ik neem de voorgeschreven hygiënemaatregelen in acht die nodig zijn om ziekte- insleep of besmetting te voorkomen. Om mijn objectiviteit niet in het gedrang te brengen of om mij niet tot een wederdienst te laten verplichten, weiger ik beleefd, maar formeel, elk geschenk en ander voordeel of in te gaan op ieder voorstel dat mij wordt aangeboden. Ik ontvang geen relatiegeschenken tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding én in het teken staat van het algemeen belang van de organisatie. Indien ik een relatiegeschenk aanvaard of op een uitnodiging van een gecontroleerde inga, meld ik dit steeds aan mijn hiërarchische overste. Het voorgaande betreft niet aangeboden koffie, thee en frisdranken.

64


Tijdens de controle ter plaatse:

• Rook ik niet op plaatsen waar dit niet toegelaten of verantwoord is; • Gebruik ik geen alcoholische dranken; Bij het afsluiten van de controle ter plaatse stel ik voor zo ver relevant de gecontroleerde steeds in kennis, desnoods schriftelijk, van de gedane vaststellingen en noteer letterlijk de opmerkingen of bemerkingen die daarbij worden gemaakt. Ik geef in de mate van het mogelijke aan wat de gevolgen van de uitgevoerde controle kunnen zijn, zonder op uiteindelijke beslissing vooruit te lopen. Ik deel hem mee hoe hij zal worden geïnformeerd over de resultaten van de controle. Wanneer dit mogelijk is maak ik het originele controleverslag in het bijzijn van de gecontroleerde op en laat het door alle betrokken partijen dateren en ondertekenen. Indien de betrokkene niet wenst te ondertekenen, maak ik hiervan uitdrukkelijk melding op het controleverslag. Ik verschaf steeds een afschrift van het controleverslag aan de gecontroleerde of verstuur het hem nadien per post. Wanneer van toepassing deel ik de gecontroleerde via het controleverslag mee hoe er bezwaar kan aangetekend worden wanneer hij/zij niet akkoord gaat met de controleresultaten. Ik wijs hem eventueel mondeling op de klachtenprocedure. Bij het acteren van vaststellingen die gerechtelijk kunnen vervolgd worden, hou ik in het bijzonder rekening met de relevante bepalingen die in de zgn. Franchimont-wet zijn opgenomen. Voor akkoord Het personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse


65

Bijlage 4 GEDRAGSCODE ICT DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ 14/12/2011 v4.03 Documentkenmerken Doelgroep(en):

Personeelsleden Departement Landbouw en Visserij

Eigenaar:

De ICT veiligheidsverantwoordelijke van het Departement Landbouw en Visserij is de eigenaar van dit document.

Van toepassing vanaf:

01/01/2011

Herziening:

Dit document werd gebaseerd op de Praktische gedragscode voor het gebruik van informatiesystemen van het Agentschap voor Landbouw en Visserij en de Richtlijn voor het deontologisch correct, veilig en legaal gebruik van informatica- en communicatiemiddelen binnen de Vlaamse overheid, opgesteld in opdracht van het College van Ambtenaren-generaal.

Verantwoordelijken Naam

Herzien door

Functie ICT veiligheidsverantwoordelijke

Bernard Biesbrouck Departement Landbouw en Visserij

Secretaris-Generaal Goedgekeurd door

Jules Van Liefferinge Departement Landbouw en Visserij

66

Bijlage 4 | Gedragscode ICT Departement Landbouw en Visserij

Handtekening en datum

Historiek van de aanpassingen

Datum

Reden voor de aanpassing

Auteur

Versie

Eerste versie

Bernard Biesbrouck

1.00

Tweede versie

Bernard Biesbrouck

2.00

Bernard Biesbrouck

3.00

2010-06-10

Integratie van de Richtlijn voor het deontologisch correct, veilig en legaal gebruik van informatica- en communicatiemiddelen binnen de Vlaamse overheid, opgesteld in opdracht van het College van Ambtenaren-generaal.

2011-05-20

Opname richtlijnen gebruik van chat/video/audiotools (vb. skype ... ) binnen het departement.

Bernard Biesbrouck

4.00

Goedkeuring DR

Bernard Biesbrouck

4.01

Afspraken WLAN en beheersmaatregelen rond spyware op toestellen

Bernard Biesbrouck

4.02

Opmerkingen EOC

Bernard Biesbrouck

4.03

2008-10-03 2009-04-22

2011-07-14 2011-07-14 2011-12-14

1 INLEIDING 1.1 Waarom een gedragscode ICT? Deze gedragscode wil u bewust maken van zowel de informatieveiligheid als de bijdrage die u kunt leveren om mee te werken aan een veilige ICT-omgeving. De techniek ten spijt zijn informatiesystemen kwetsbaar. Iedereen kan meehelpen om het niveau van veiligheid van deze systemen te handhaven. Samen kunnen we een aanzienlijke bijdrage leveren om de veiligheidsrisico’s van het departement in te perken.


67

Deze gedragscode is gebaseerd op het veiligheidsbeleid van het departement en is een leidraad met betrekking tot de wachtwoorden, computers en netwerk, telecommunicatie, e-mail, gegevensopslag en bedrijfstoepassingen. Er bestaan veel technische maatregelen om elektronische gegevens van bedreigingen te vrijwaren, maar het is het gedrag van elke medewerker dat het succes van onze informatieveiligheid bepaalt. Bijvoorbeeld, u bezit een gebruikersnaam en wachtwoord dat u toegang geeft tot belangrijke gegevens van het departement. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om deze gegevens te printen, te veranderen of te verwijderen. Stel, u noteert het wachtwoord op papier, dan kan een andere persoon die deze notities vindt, met uw wachtwoord dezelfde gegevens afprinten, veranderen of verwijderen.

1.2 Waarom informatieveiligheid? De goede werking van het departement is in hoge mate afhankelijk van informatie en informatiesystemen die dus als cruciaal voor onze organisatie beschouwd en behandeld moeten worden. Vernietiging, onbeschikbaarheid of verstoring van informatiesystemen en onterechte wijziging of onthulling van informatie, opzettelijk of per ongeluk, kan de werking van het departement ernstig verstoren. Daarom definieerde het departement een specifiek veiligheidsbeleid. De basis voor het veiligheidsbeleid van het departement vindt u terug in het document Strategisch veiligheidsbeleid1 dat door de directieraad goedgekeurd werd.

Het veiligheidsbeleid wil de basisvereisten en mechanismen preciseren die tot een aanvaardbaar en coherent niveau van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie en informatiesystemen moeten leiden. Het beleid benadrukt ook het engagement en de vereisten van het hogere management met betrekking tot de informatieveiligheid.

1 Meer info op Intraland (Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.))

68


1.3 ICT-veiligheidsverantwoordelijke De ICT-coördinator van het Departement Landbouw en Visserij is de eigenaar van het strategisch veiligheidsbeleid. Het beleid moet voorgelegd worden aan de Werkgroep ICT van het Departement Landbouw en Visserij, net als aan de directieraad van het Departement Landbouw en Visserij die het formeel moet goedkeuren en publiceren. Contactgegevens: Bernard Biesbrouck [email protected] 02 552 77 07

2 DE TIEN GEBODEN De tien belangrijkste richtlijnen van de gedragscode ICT worden samengevat in onderstaande lijst: 1. Gebruik een sterk wachtwoord. 2. Schrijf nooit een wachtwoord op. 3. Een wachtwoord is steeds strikt persoonlijk. 4. Wijzig halfjaarlijks uw wachtwoord. 5. Vergrendel uw computer steeds als u uw bureau verlaat. 6. Persoonlijke administratorrechten worden niet toegestaan. 7. Bewaar werkgerelateerde data op de netwerkschijven. 8. Beperk het gebruik van externe opslagmedia (USB-stick, cd-rom, diskette …). 9. Persoonlijke bestanden horen niet thuis op hardware of infrastructuur van de Vlaamse overheid. 10. Toegang tot toepassingen is strikt voorbehouden aan bevoegde medewerkers.


69

3 WACHTWOORDEN Enkele vuistregels voor wachtwoorden:

• Gebruik een sterk wachtwoord! Wachtwoorden zijn als de sleutels op onze deuren: we schermen er iets mee af. Net als bij sleutels, zijn er vele soorten wachtwoorden, de één al veiliger dan de andere. Opdat iedereen van het Departement Landbouw en Visserij enkel sterke (veilige) wachtwoorden zou gebruiken, worden enkele voorwaarden opgelegd waaraan een wachtwoord minstens moet voldoen. Een sterk wachtwoord bestaat uit minimaal 8 karakters. Het wachtwoord mag geen deel van uw gebruikersnaam bevatten. In dit wachtwoord komen minstens volgende zaken voor:

• één kleine letter (a, b, c ...) • één hoofdletter (A, B, C .…) • één cijfer (1, 2, 3 …) • speciale tekens, zoals bijvoorbeeld: -, _,* … Voorbeeld van een sterk wachtwoord: Ve-12vfr

• Schrijf een wachtwoord nooit op! • Een wachtwoord is altijd strikt persoonlijk! Een wachtwoord doorgeven aan een collega is uit den boze. U bent verantwoordelijk voor wat met behulp van uw account en wachtwoord uitgevoerd wordt.

• Wijzig halfjaarlijks uw wachtwoord! In uw eigen belang en in dat van onze organisatie bent u verplicht elke 6 maanden uw wachtwoord te wijzigen. Hoe u dat kunt doen vindt u terug in bijlage 1.

• Als u niet meer binnen het departement werkt of verandert van functie binnen het departement, is het mogelijk dat u technisch nog steeds (voor een korte periode) toegang blijft hebben tot gegevens en bestanden die u niet meer moet/mag raadplegen. Het spreekt voor zich dat u deze gegevens of bestanden niet meer raadpleegt, wijzigt, kopieert of doorstuurt.

• Als u merkt dat u toegang blijft hebben tot dergelijke gegevens of bestanden die u niet meer mag raadplegen, meld dit dan onmiddellijk aan uw vorige leidinggevende.

70


4 COMPUTERS Acties die uitgevoerd zijn onder uw gebruikersnaam worden verondersteld effectief door u te zijn uitgevoerd. Vergrendel steeds uw computer als u uw bureau verlaat! Computers moeten ook altijd vergrendeld worden bij het verlaten van het kantoor. Hoe u uw computer vergrendelt, wordt uitgelegd in bijlage 1. Een onbewaakte computer die niet vergrendeld is, kan door anderen misbruikt worden. Als extra garantie kunt u de schermbeveiliging zo instellen dat uw computer automatisch vergrendeld wordt. Meer informatie hierover vindt u in bijlage 1. Als personeelslid moet u zich ervan bewust zijn dat u verantwoordelijk bent voor wat er gebeurt met (de informatie op) uw computer van de Vlaamse overheid (zowel op het werk als daarbuiten) en voor het wijzigen van informatie (op het netwerk) die ontsloten wordt via uw pc. U krijgt een computer ter beschikking om uw opdracht uit te voeren. Deze computer is volgens een bepaalde basisconfiguratie samengesteld. Alleen de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener mag software installeren en logische of fysieke wijzigingen aan de computer- of netwerkconfiguratie aanbrengen. Persoonlijke administratorrechten worden niet toegestaan! Het installeren van programma’s is alleen toegelaten mits goedkeuring van het afdelingshoofd en de departementale ICT-coördinator en kan uitsluitend uitgevoerd worden door de afdelings ICT-coördinator, en dit enkel in uitzonderlijke gevallen (vb. hoge tijdsdruk…). Normaal gezien mogen laptops van firma’s en consultants of laptops in privégebruik niet op het netwerk worden aangesloten. Als dat voor professionele doeleinden toch nodig is, is een uitzondering mogelijk. Voor persoonlijke doeleinden wordt geen enkele uitzondering toegestaan.


71

Toegang van buitenaf tot het netwerk wordt enkel toegestaan als deze toegang voorzien werd door de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener. Onderstaande sites zijn bereikbaar van buitenaf2 door middel van een federaal token of digitale identiteitskaart3 :

• Webmail (https://webmail.vlaanderen.be) • Team (https://team.vlaanderen.be) • Ambtenarenportaal (https://ambtenarenportal.vlaanderen.be/). Via het ambtenarenportaal hebt u toegang tot:

• Vlimpers • Intraland • Koepelsite • … 4.1 Diefstal, verlies of beschadiging Bewaak mobiele hardware (USB-stick, pda, laptop …). Elke diefstal van ICT-materiaal moet aangegeven worden bij de politie. Er moet een PV worden opgesteld en de diefstal moet gemeld worden aan het afdelingshoofd, de afdelings ICTcoördinator van de afdeling4 en de ICT-veiligheidsverantwoordelijke. Vermijd diefstal. Bewaak steeds uw hardware tijdens transport. Plaats uw hardware in de koffer in plaats van op de achterbank van de wagen en hou uw hardware bij u op de trein in plaats van in het bagagerek. Als er sprake is van bedrog, een zware fout of een veelvoorkomende lichte fout5 is het personeelslid aansprakelijk voor de kosten die voortvloeien uit het verlies en de beschadiging van de gebruikte apparatuur.

2 Meer informatie op intraland (werkplek>ICT>PC hints en tips): http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?id=1845 3 Meer informatie op intraland (werkplek>ICT>PC hints en tips): http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?id=1844 4 Meer informatie op intraland (werkplek>ICT>ICT-contactpunt): nlapps/docs/default.asp?fid=42

http://lv.vonet.be/

5 Meer informatie op intraland (werkplek>ICT>ICT ondersteuning): http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?id=755

72


Bij diefstal van een blackberry moet de gebruiker zo snel mogelijk zowel de ICTveiligheidsverantwoordelijke als de servicedesk van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener (tel. 39000) contacteren om het toestel te laten blokkeren.

4.2 Virussen, spyware, malware … Alle pc’s van het departement worden zo goed mogelijk voorzien van de nodige antivirussoftware. Die software en de bijbehorende virusdefinities worden automatisch geüpdatet. Dagelijks worden de toestellen binnen het netwerk van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener gecontroleerd op spyware en malware. De hier uit voortvloeiende meldingen worden gecontroleerd door een medewerker van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener (conform afspraken binnen het GISEC, i.e. de subwerkgroep ICT security van de Gemeenschappelijke ICT Dienstverleners Overleg). Bij vaststelling van spyware wordt onmiddellijk de gebruiker van de PC hieromtrent geïnformeerd. Tevens wordt de vraag gesteld om contact op te nemen met de gemeenschappelijk ICT dienstverlener voor het inplannen van het reinigen van de PC. Hieraan dient zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de 48 uur gehoor aan gegeven te worden. Indien er geen reactie komt of indien gebruiker hiervoor (nog) geen tijd wil vrijmaken mag de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener deze PC tijdelijk de toegang tot het GID netwerk af te nemen tot de malware is verwijderd. Wanneer een personeelslid omwille van afwezigheid (ziekte, verlof,…) het toestel niet kan binnengebracht worden, kan uitstel gegeven worden voor de inlevering van het toestel. Het toestel mag in tussentijd niet gebruikt worden door het personeelslid en akn door de GID geblokkeerd worden.


73

5 TELECOMMUNICATIE Over het gebruik van telecommunicatiemiddelen bestaat een afzonderlijke omzendbrief (Omzendbrief ICT/2005/1 overzicht gsm-belprofielen van het MVG vanaf 1 november 2005 6 ). Deze richtlijn is een aanvulling op deze omzendbrief, waarvan de bepalingen onverminderd blijven gelden. Als algemeen uitgangspunt geldt dat de ter beschikking gestelde telecommunicatiemiddelen enkel gebruikt worden voor de uitvoering van de arbeidstaak. U gaat kostenbewust met deze middelen om. Hiervoor moet u onder meer rekening houden met volgende richtlijnen:

• het gebruik van een gsm is in eerste instantie bedoeld voor telecommunicatie op verplaatsing;

• Als u op uw dienst of in het gebouw aanwezig bent, moet u gebruik maken van de gewone telefoontoestellen;

• een vast telefoontoestel doorverbinden naar een gsm is niet toegestaan; • kosten in het buitenland kunnen sterk verschillen van kosten in België. Onderzoek de beste manier van communiceren voor u vertrekt. U gaat veilig met deze middelen om. Hiervoor moet u onder meer rekening houden met volgende richtlijnen:

• behandel vertrouwelijke informatie op een doordachte manier; • als u een nieuw gsm-toestel krijgt, wis dan alle gegevens (zoals telefoonnummers, sms- en/of mailberichten, contactgegevens, documenten …) uit het oude toestel;

• volg de overeengekomen procedure (bepaald in richtlijnen uitgewerkt door het GISEC (Gemeenschappelijke ICT Dienstverleners Overleg – subwerkgroep ICT security) en goedgekeurd door GIDO (Gemeenschappelijke ICT Dienstverleners Overleg) om gegevens in smartphones te beveiligen) (zie bijlage 3);

• neem onmiddellijk de gepaste actie bij verlies of diefstal van het toestel7.

6 Meer informatie op het ICT-extranet: http://ict.vonet.be/nlapps/docs/default. asp?id=690 7 Meer informatie op intraland (Werkplek > Kantoordiensten > Telefonie – aanvraag mobiele telefonie – Verlies of diefstal van een GSM): http://lv.vonet.be/nlapps/docs/ default.asp?id=124

74


De aansluiting van privételecommunicatietoestellen (pda’s, USB-sticks, mobiele dragers) op het netwerk verhoogt het veiligheidsrisico (bv. privésmartphones synchroniseren met outlook) en is niet toegelaten. Als u kiest om persoonlijke telefoongesprekken te voeren met een toestel van het werk op eigen kosten (in functie van het gekozen belprofiel), bedenk dan dat als u dat doet tijdens de werkuren, u nog steeds werktijd van uw dienst gebruikt voor privédoeleinden. Doe dit dan ook op een verantwoorde manier. Dit geldt ook voor telefoneren met het eigen toestel. Het gebruik van telecommunicatie wordt gemonitord (11.2.1).

6 NETWERK De meeste personeelsleden hebben toegang tot het netwerk. De mogelijkheden die deze middelen bieden, staan tot uw beschikking om uw taken uit te oefenen. Dit hoofdstuk is van toepassing op alle netwerkverkeer tussen toestellen in beheer van de Vlaamse overheid. Binnen de Vlaamse overheid is beperkt privégebruik (in tijd en volume) van het netwerk toegestaan. Het beperkt gebruik (in tijd en volume) van persoonlijke webmails is ook toegestaan. Verder is volgend gebruik van het internet niet toegestaan:

• downloaden of bewaren van programma’s (zie hoofdstuk 4), • downloaden of bewaren van materiaal van pornografische, racistische of gewelddadige aard,

• binnenbreken in eigen sites, • tussenkomen in de normale werking van het netwerk, of van enig ander netwerk met de bedoeling deze werking te verstoren,

• gebruiken van de internettoegang om de goede naam of reputatie van de Vlaamse overheid in het gedrang te brengen. Om uw arbeidstaak uit te oefenen, kan het zijn dat u gebruik moet maken van zogenaamde ’streaming media’. Het video- en audioverkeer dat hierdoor wordt gegenereerd vormen een zware belasting voor het netwerk. Het gebruik van deze ’streaming media’ moet beperkt worden en is enkel toegestaan als het werkgerelateerd is. In een ‘Anders-Werken-omgeving’ is het hoorbaar beluisteren van video’s en internetradio storend. Gebruik steeds een koptelefoon.


75

Hetzelfde geldt voor het gebruik van sociaalnetwerksites als Facebook en Netlog. De nadruk moet liggen op internetsites die gericht zijn op professionele netwerken of die noodzakelijk of nuttig zijn om uw arbeidstaak goed uit te oefenen. Als u deze middelen gebruikt om te communiceren, dan volgt u de algemene richtlijnen die van toepassing zijn op overheidscommunicatie en de regels rond spreekrecht, spreekplicht en zwijgplicht uit het personeelsstatuut en de algemene deontologische code. U respecteert hierbij de wet op het auteursrecht (1994). Dat betekent onder meer dat u alleen teksten of afbeeldingen van derden mag verspreiden en gebruiken met de toestemming van de oorspronkelijke auteur. Daarbij moet u zowel de auteursrechten van derden als die van de Vlaamse overheid respecteren. U bent zorgvuldig bij het publiceren van informatie en publiceert geen onwettige informatie of informatie die schade kan berokkenen aan derden. Het gebruik van het netwerk wordt gemonitord (11.2.1).

6.1 Draadloos netwerk Sinds de zomer van 2011 is het mogelijk om op het 5de, 6de en 7de verdiep van de ellips gebruik te maken van draadloos netwerk. Bovenstaande afspraken gemaakt voor het netwerk, zijn ook van toepassing op het draadloos netwerk. De voorwaarden van toegang is afhankelijk van de entiteit waartoe de gebruiker behoort. Departement Landbouw en Visserij8 Collega’s van het departement Landbouw en Visserij zijn automatisch verbonden met het draadloze netwerk wanneer ze de portable uit hun dockingstation nemen. Het volstaat gewoon met je portable een vergaderzaal binnen te wandelen en je kan perfect draadloos werken. Enige voorwaarde is dat het blauwe wifi lampje op je portable brandt.

8 Zie ook op intraland (Werkplek > ICT > PC hints & tips > Draadloze internettoegang in Ellipsgebouw (verdieping 5-6-7)): http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?id=6755

76


Andere bezoekers Collega’s van het agentschap, ILVO of VLAM moeten eerst toegang krijgen via een collega van het departement (zie internettoegang verlenen voor meer info), bij voorkeur het IT-contactpunt van de verdieping in kwestie. De bezoeker krijgt dan een afdruk van logingegevens en paswoord, met onderaandde “Akkoordverklaring internettoegang voor bezoekers”. De bezoeker bezorgt dit ondertekend terug aan de collega van het departement, die hem toegang gaf. Hiermee verklaart de bezoeker kennis genomen te hebben van en verklaart hij/zij zich akkoord met het ICT veiligheidsbeleid Bezoekersnetwerk9 en de gedragscode van de Vlaamse Overheid. Met dit login en paswoord heb je enkel toegang tot het internet. Kies bij de beschikbare netwerken voor VO Bezoeker. Internettoegang verlenen Enkel collega’s van het departement kunnen toegang verlenen aan derden. Dit kan door:

• een bezoekersaccount aan te maken via de website http://bezoekers. vonet.be voor de periode dat de toegang nodig is (max. vijf werkdagen);

• de pagina met logingegevens/paswoord af te geven en te laten ondertekenen door de bezoeker of collega van agentschap/VLAM/ILVO;

• het ondertekende document aan Bernard Biesbrouck (Ellips, 5e verdieping) te bezorgen. Het personeelslid dat de toegang verleent is verantwoordelijk dat de stappen beschreven in “internettoegang verlenen” correct worden uitgevoerd. Indien geen getekend en correct ingevulde “Akkoordverklaring” wordt bezorgd aan de ICT veiligheidsverantwoordelijke, is het personeelslid verantwoordelijk voor de acties, uitgevoerd met de bezoekersaccount, die hij/zij aanmaakte.

9 Meer informatie op het ICT-extranet: http://ict.vonet.be/nlapps/docs/default. asp?id=7054 Bijlage 4 | Gedragscode ICT Departement Landbouw en Visserij

77

6.2 Filtering De bandbreedte zal worden gereserveerd voor het meest cruciale internetverkeer. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener kan daarom de toegang tot bepaalde websites en protocollen die voor de werking van de Vlaamse overheid als ongeschikt of ongeoorloofd worden beschouwd, blokkeren. Hij kan de hiervoor beschikbare bandbreedte verminderen. Enerzijds kan de toegang tot bepaalde websites worden geblokkeerd door het gebruik van zogenaamde blacklists voor pornografie, piraterij en malware. Anderzijds kan de toegang geblokkeerd worden tot bepaalde categorieën van websites (goksites, sport …). Eventuele uitzonderingen kunnen door de leidend ambtenaar, na advies van de ICT-veiligheidsverantwoordelijke, worden toegestaan.

7 HET GEBRUIK VAN E-MAIL Respecteer het e-mailbeleid van het Departement Landbouw en Visserij (zie bijlage 1). Aan alle personeelsleden van de Vlaamse overheid wordt een persoonlijk emailaccount volgens de geëigende procedure toegekend. Uw e-mailaccount aangeboden door de Vlaamse overheid mag u enkel gebruiken om uw arbeidstaak uit te voeren en moet u ordentelijk archiveren, zodat een al dan niet digitaal dossier volledig beschikbaar is. Afspraken rond de manier van archiveren (chronologisch, thematisch,…) van e-mail gebeuren binnen de afdeling of het team. Belangrijke mails moeten afzonderlijk bewaard worden op de gemeenschappelijke schijf, ze moeten geklasseerd worden in het correcte digitale dossier en verwijderd worden uit de mailbox. Denk na wat u schrijft, u bent individueel verantwoordelijk voor de inhoud van de berichten die u verspreidt. U bent ook verantwoordelijk voor het correct gebruik van het mailsysteem en uw mailbox. Probeer de onderstaande goede praktijken zoveel mogelijk na te komen.

• Verwijder onbelangrijke of onbelangrijk geworden berichten uit de mailbox; • Maak de map ‘verwijderde items’ (deleted items) regelmatig leeg; • Hou berichten op een gestructureerde manier bij door in de mail-toepassing submappen aan te maken;

78


• sla belangrijke bijlagen die u wil bewaren op de netwerkschijf op; • maak uw inbox regelmatig vrij en archiveer oude items. Het is verboden, bij de uitvoering van de arbeidstaak, gebruik te maken van private mailadressen. Alle elektronische correspondentie verloopt in principe langs het officiële mailadres. Onderstaand gebruik van e-mail is niet toegestaan:

• de loginnaam en het paswoord van iemand anders gebruiken om e-mails te verzenden;

• het gebruiken van een andere handtekening dan de uwe; • de e-mailaccount aangeboden door de Vlaamse overheid gebruiken voor niet-werkgerelateerde communicatie;

• kettingmails verspreiden; • e-mail gebruiken voor commerciële of illegale doeleinden. Onderstaand gebruik van e-mail wordt sterk afgeraden, maar is toegestaan als er geen alternatief voor handen is of als het nodig is in het kader van de professionele werkzaamheden:

• e-mails van grote omvang versturen (tenzij gecomprimeerd); • zich abonneren op elektronische magazines, ook al is het abonnement gratis;

• zich inschrijven in mailinglists. Het is verboden om e-mailberichten te versturen die obsceen of beledigend zijn, die in strijd zijn met de openbare orde of met de goede zeden, het privéleven van iemand aantasten of een discriminerende of xenofobische inslag hebben of daartoe aanzetten. Het gebruik van e-mail wordt gemonitord (11.2.1). Afwezigheid en continuïteit: Het kan zijn dat u voor korte of lange tijd afwezig bent, waardoor het noodzakelijk is om afspraken te maken voor de continuïteit van de werking. Als u weet dat u afwezig zult zijn, dan stelt u een afwezigheidsboodschap (autoreply) in waarin de contactgegevens staan van de collega die u tijdens uw afwezigheid vervangt .


79

Omwille van de continuïteit van de dienstverlening kan het voor de leidinggevende of een collega dringend nodig zijn om toegang te krijgen tot bepaalde mails in de mailbox van het personeelslid dat onverwacht kort- of langdurig afwezig is, waardoor overleg onmogelijk is. Dit is echter alleen van toepassing als er geen alternatief voor handen is. Een mogelijk alternatief is bv. het opslaan van belangrijke mails op de gemeenschappelijke schijf. De eerste evaluator (of bij diens afwezigheid, het afdelingshoofd) kunnen inzage hebben in specifieke mails van het personeelslid, na akkoord van de secretaris-generaal en de ICT-veiligheidsverantwoordelijke. De aanvraag moet gemotiveerd zijn en er moet aangegeven worden wat het voorwerp is van de mails waarvan men inzage wenst. Op hetzelfde moment wordt het personeelslid hiervan op de hoogte gesteld.

7.1 Filtering Conform de huidige afspraken van het generieke ICT-veiligheidsbeleid, blijft het e-mailverkeer gefilterd op virussen en spam. Alle bijlagen van het e-mailverkeer worden gefilterd en de niet toegelaten extensies worden geblokkeerd. Geblokkeerde e-mailbijlagen kunnen worden vrijgegeven op verzoek van de geadresseerde bij de helpdesk. Als de helpdesk van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener van oordeel is dat het vrijgeven van de bijlage een te groot veiligheidsrisico inhoudt, dan is de toestemming van de leidend ambtenaar nodig. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener informeert de leidend ambtenaar over het mogelijke veiligheidsrisico. De leidend ambtenaar aanvaardt de volle verantwoordelijkheid voor eventuele gevolgen van het vrijgeven van de e-mailbijlage. De filterregels worden bepaald door het college van ambtenaren-generaal (CAG). De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener zal samen met het overlegorgaan over informatieveiligheid periodiek de filterregels (vb. blokkeren sportsites tijdens tour de France) evalueren en noodzakelijke wijzigingen aanbevelen aan het CAG.

80


8 GEBRUIK VAN (VIDEO-/AUDIO-/TEKST-) CHATPROGRAMMA’S Gebruik van (video-/audio-/tekst-)chatprogramma’s en voice over IP (vb. skype ... ) of gelijkaardige tools op sites wordt binnen het departement toegestaan mits goedkeuring van het afdelingshoofd van de betrokken afdeling. Het afdelingshoofd kan het gebruik voor bepaalde duur en bepaalde opdrachten toestaan, doch ook voor onbepaalde duur al dan niet gekoppeld aan een bepaalde functie. Bij het gebruik van video- en audiochat, moeten volgende afspraken worden nageleefd:

• de tools worden ter beschikking gesteld voor de uitvoering van de arbeidstaak. Als je persoonlijke gesprekken voert via dit programma is het gebruik van dit programma kosteloos voor de werkgever. Bedenk echter dan dat als u dat doet tijdens de werkuren, u nog steeds werktijd van uw dienst gebruikt voor privédoeleinden. Doe dit dan ook op een verantwoorde manier.

• Behandel vertrouwelijke informatie op een doordachte manier; Hou er rekening mee dat

• je geen impact hebt op hoe de ontvanger omgaat met uw informatie; • je niet weet of de beveiliging van de systemen van de ontvanger voldoende is (niet duidelijk of ontvanger op het werk, thuis of op cyber café is);

• de inhoud van berichten, boodschappen alsook doorgestuurde documenten bewaard worden op de servers gekoppeld aan de chatdienst;

• je altijd het programma of de site van de aanbieder van de chatdienst gebruikt. Bij het gebruik van programma’s of sites die niet rechtstreeks door de aanbieder van de chatdienst aangeboden worden, biedt je je login en paswoord aan derden aan. Dit is niet toegestaan.

• Bewaar documenten die belangrijk zijn voor de dienst, steeds op de netwerkschijf van de dienst. Aangezien audio en video beslag leggen op bandbreedte van de organisatie, gebruik je deze functionaliteit, enkel wanneer dit nodig is.


81

• Wat kan NIET: • gebruik maken

van private accounts bij de uitvoering van de arbeidstaak. Alle professionele gesprekken verlopen via een afzonderlijke account, die uitsluitend voor professionele doeleinden gebruikt wordt. Deze account moet steeds de naam en voornaam van de gebruiker bevatten en eindigen op “LV”;

• de login en het paswoord van iemand anders gebruiken om chat gesprekken te voeren. Dit hoofdstuk is niet van toepassing op het gebruik van de video-conferencinginfrastructuur, o.a. voorzien in Brussel, Merelbeke en Oostende.

9 GEGEVENSOPSLAG U zorgt ervoor dat u bestanden die van belang zijn voor collega’s, zo opslaat dat ze tijdens uw afwezigheid geraadpleegd kunnen worden. Daarvoor maakt u gebruik van de groepschijf (G:\). H:\ schijf: Deze schijf mag enkel gebruikt worden voor bestanden die strikt persoonlijk zijn, zoals de PLOEG documenten en regularisatieformulieren. Op deze schijf mogen geen andere documenten bewaard worden. De reden is dat bij overlijden of wegvallen van de persoon, data moeilijk of niet kunnen gerecupereerd worden door de wet op de privacy. De grootte van de inclusief uw persoonlijke (home) H:\ schijf mag de 300 Mb niet overschrijden (Zie bijlage 2). G:\ schijf: Op deze schijf staan alle werkgerelateerde documenten en bestanden, met uitzondering van de strikt persoonlijke documenten (zie H:\schijf). Hier kan, via een eenvoudig verzoek aan uw AIC, schijf - of leesrechten gegeven worden tot bestaande mappen. Het aanmaken van nieuwe mappen of het aanpassen van de directorystructuur dient in samenspraak te gebeuren met de collega’s. De AIC kan deze na jullie goedkeuring aanpassen. Regelmatig worden er back-ups gemaakt van de gegevens op de netwerkfolders (inclusief uw persoonlijke (home) H:\ schijf en de groepschijf G:\). Van de data op de harde schijf van uw pc (C:\ en D:\) worden geen back-ups gemaakt. Deze gegevens worden dus als niet-kritiek (en dus niet-recupereerbaar) beschouwd in geval van een pc-crash. Bewaar werkgerelateerde data op de netwerkschijven!10 10 Meer informatie op intraland (werkplek>ICT>PC hints en tips): http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?id=1091

82


Organisatiegevoelige, geheime of vertrouwelijke gegevens moeten op het juiste medium worden opgeslagen. Transport van deze gegevens (door uw laptop, uw USB-stick … mee te nemen) beperkt u tot situaties waarin dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van uw werk. U bent zich in zo’n situatie steeds bewust van het risico en doet al het mogelijke om te voorkomen dat gegevens in verkeerde handen komen of verloren geraken. U informeert zich voor al uw gegevens over een gepaste vorm van beveiliging via wachtwoorden en waar nodig via speciale beveiligingsvoorzieningen zoals afscherming door wachtwoorden of encryptie. Externe opslagmedia, zoals USB-sticks, cd-roms, diskettes … laten snelle uitwisseling van gegevens tussen computers toe en zijn hierdoor een extra risico voor het uitlekken van informatie. Beperk het gebruik van externe opslagmedia! Bij het gebruik van de webmail (webmail.vlaanderen.be) op een toestel dat niet in beheer is van de Vlaamse overheid, moeten geopende bijlagen systematisch opnieuw verwijderd worden van het gebruikte toestel. Vergeet niet om ook de prullenbak te wissen (zie bijlage). Documenten en externe opslagmedia (diskette, cd-rom … ) die mogelijk vertrouwelijke informatie bevatten moeten met zorg behandeld en opgeborgen worden. Persoonlijke bestanden horen niet thuis op hardware of infrastructuur van de Vlaamse overheid! Waak erover dat u de gedecomprimeerde bestanden van winzip altijd zorgvuldig wist. In de meeste gevallen worden deze bestanden bewaard in c:\unzipped (afhankelijk van de instellingen) en zijn ze niet gekoppeld aan een gebruikersprofiel. Iedereen die op uw pc inlogt kan deze documenten lezen. De ruimte op de netwerkmappen is beperkt, bewaar enkel wat noodzakelijk is in het kader van een goede werking en in het kader van afspraken rond documentbeheer11.

• Bestandtypes van foto’s, muziek en afbeeldingen (zoals avi, mp3) hebben een groter effect op de serverruimte en -performantie. Beperk het gebruik van deze bestanden tot het absoluut noodzakelijke om uw werkgerelateerde taken uit te voeren.

• Als u een definitieve versie opmaakt, verwijder dan de kladversies, tenzij het nadien nuttig is om de ontstaansgeschiedenis van een document te achterhalen.

11 Meer informatie op Intraland ((werkplek>Documentbeheer): http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?fid=286 Bijlage 4 | Gedragscode ICT Departement Landbouw en Visserij

83

Bewaar deze gegevens bij voorkeur op gemeenschappelijke schijven of werk met zogenaamde ’collaboration tools’ (Team). Het opslaan van gegevens wordt gemonitord (11.2.4).

10 BEDRIJFSTOEPASSINGEN Toegang tot informatie, bedrijfstoepassingen en systemen is strikt voorbehouden aan bevoegde medewerkers. Deze toegangen worden enkel toegekend als ze absoluut nodig zijn om uw functie te kunnen uitoefenen en moeten aangevraagd worden aan de toepassingsverantwoordelijke of applicatiebeheerder. De toestemming om de toepassing te gebruiken, wordt gegeven door uw leidinggevende die de applicatiebeheerder hierover inlicht. Bedrijfstoepassingen bevatten vaak privacy-gevoelige informatie of maken deel uit van de beheersdienst van PDPO (Vlaams Programmadocument voor Plattelandsontwikkeling). Zie er daarom steeds strikt op toe dat de afspraken in verband met de wachtwoorden strikt worden nageleefd (zie hoofdstuk 3). Conform hoofdstuk 3 is speciale aandacht vereist als iemand het departement verlaat of van functie verandert.

11 NALEVING VAN DE GEDRAGSCODE 11.1 Nalevingsverklaring Met de praktische gedragscode correspondeert een formulier voor de nalevingsverklaring over deze gedragscode. Alle medewerkers moeten dit formulier ondertekenen en overhandigen aan hun afdelingshoofd. U kunt dit formulier downloaden van het Intraland 12 of aanvragen bij de veiligheidsverantwoordelijke. Deze nalevingsverklaring moet u slechts een keer ondertekenen. Bij een aanpassing van de gedragscode moet u de nalevingsverklaring niet meer ondertekenen als u dat eerder al bij een vorige versie van de gedragscode hebt gedaan.

12 Meer info op Intraland (Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.))

84


11.2 Controle De controle van de gedragscode gebeurt in twee fasen. In een eerste fase mogen enkel globale gegevens worden verzameld zonder dat de personen worden geïdentificeerd. Deze controles gebeuren op initiatief van de ICT-veiligheidsverantwoordelijke volgens noodzaak. In een tweede fase van de controle worden de gegevens geïndividualiseerd. Het toeschrijven van de geviseerde gegevens aan een bepaald personeelslid mag slechts gebeuren nadat bij een globale statistische controle abnormaliteiten werden vastgesteld. Bv. het abnormaal langdurig raadplegen van het internet, adressen van verdachte sites, een hoge frequentie en aantal, de omvang van email, het type bijlage dat een email vergezelt, abnormaal hoge kosten … De werkgever wordt door de wet (wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk) verplicht om bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op de werkvloer, een onderzoek in te stellen. In dat kader heeft de leidend ambtenaar de bevoegdheid om de verzamelde elektronische online communicatiegegevens te individualiseren. Het gaat daarbij zowel om de gegevens verzameld via een occasionele controle als de gegevens verzameld via de permanente controle. Omdat een individualisering van de verzamelde gegevens een inmenging in de persoonlijke levenssfeer van een personeelslid tot gevolg heeft, moet deze inmenging tot een minimum beperkt worden. Enkel de elektronische online communicatiegegevens die noodzakelijk zijn voor de doelstellingen van de controle, mogen worden geïndividualiseerd. De gegevens moeten, uitgaande van deze doelstellingen, toereikend, ter zake en niet overmatig zijn. De individualisering van de controle kan enkel op initiatief van een afdelingshoofd of de leidend ambtenaar gebeuren. Bij misbruik en inbreuk kan een gepaste sanctie worden opgelegd. Een controle gebeurt binnen volgend tijdskader:

• In principe kan er enkel een controle worden uitgevoerd tijdens een periode die start vanaf de datum van de aanvraag.

• De controle moet beperkt blijven tot de periode die noodzakelijk is om het doel te bereiken.


85

Er zijn twee mogelijkheden om de gegevens te individualiseren: 1. De directe procedure – d.i. het onmiddellijk uitvoeren van een geïndividualiseerde controle - kan worden gevolgd voor de controle in het kader van:

• de bestrijding van onrechtmatig gedrag (vbn. pesterijen op het werk, …); • de bescherming van het belang van de organisatie, de veiligheid van het net en de informatie van de organisatie (vbn. spelen en lotterijen, verspreiding van kettingmails (zelfs voor al dan niet vermeende liefdadige doeleinden), introductie van virussen en andere software die de vertrouwelijkheid, de beschikbaarheid en de integriteit van gegevens in gevaar kan brengen, deelname aan gokspelen, downloaden van software zonder toestemming van de DIC of AIC, niet toegestane toegang tot computersystemen of netwerken ...);

• vermoedelijk

onwettelijke of lasterlijke feiten, of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden (vbn. racisme, vreemdelingenhaat, alle vormen van ‘cyberhate’ (fora, netwerksites, e-mail...), ontkenning van volkerenmoord, ongewenste intimiteiten, pesterijen, …).

2. De indirecte procedure - d.i. het uitvoeren van een geïndividualiseerde controle pas nadat de werknemers zijn voorgelicht, waarbij ze op een duidelijke en begrijpelijke wijze worden ingelicht over het bestaan van de onregelmatigheid en over het feit dat de elektronische communicatiegegevens geïndividualiseerd zullen worden als opnieuw een dergelijke onregelmatigheid zou worden vastgesteld. Deze indirecte procedure wordt toegepast op de controle uitgevoerd ter naleving van de interne netwerkafspraken binnen het bedrijf

11.2.1 Telecommunicatie Bepaalde gegevens over telecommunicatie worden verzameld, met name:

• inventarisering van de opgeroepen abonneenummers; • type oproep; • tijdstip van aanvang en de duur van de oproepen; • gemaakte telefoonkosten.

86


Per kwartaal ontvangt elk afdelingshoofd een rapport met de maandelijkse gesprekskosten per personeelslid, zowel van de vaste als de mobiele telefonie. De rapporten bieden per entiteit een overzicht van de bovenstaande gegevens. De departementale ICT-coördinator heeft daarnaast inzage in gepersonaliseerde gegevens die nodig zijn voor het beheren van de kosten en het betalen van abonnementen, zoals GPRS en blackberry- en thuiswerkabonnementen. Kennisname van de inhoud van telefoongesprekken is niet toegestaan, tenzij in de hiervoor wettelijk voorziene omstandigheden.

11.2.2 Netwerk Rapporten die toelaten om individuele gebruikers te identificeren worden enkel verstrekt op vraag van de leidend ambtenaar of van het afdelingshoofd die alle regels van de privacywetgeving in acht nemen, of in het kader van een gerechtelijk onderzoek. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener monitort het internetgebruik van alle pc’s en toestellen die verbonden zijn met het netwerk van de Vlaamse overheid. Het monitorsysteem legt het IP-adres, de datum, het tijdstip, het gebruikte protocol en de doelsite of –server van alle internetverkeer vast. Het systeem legt de user-id van de persoon of account die de verbinding initieert, vast. Die gegevens worden 6 maanden bewaard, zoals de wet bepaalt. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener heeft altijd toegang tot de rapporten en vastgelegde gegevens om op te treden in het geval van incidenten. De lijst van controles op globale gegevens die op regelmatige basis bezorgd wordt aan de ICT-veiligheidsverantwoordelijke en de leidend ambtenaar:

• netwerkverkeer in de site van het departement, vb. op maandbasis het gemiddelde aantal Gb per dag, netwerkverkeer per uur voor een bepaalde dag, totale volume netwerkverkeer per dag;

• niet-geïndividualiseerd rapport met trends op het gebied van websitebezoek: dit rapport biedt per entiteit een overzicht van de hoeveelheid verkeer, een spreiding van dat verkeer in de tijd (uren en dagen) en een overzicht van de meest bezochte websites.


87

Voor onderstaande lijst van controles op persoonlijke gegevens en controles op globale gegevens is goedkeuring nodig van de secretaris-generaal of het afdelingshoofd:

• lijst van bezochte websites; • netwerkverkeer per uur voor een bepaalde dag. 11.2.3 Het gebruik van e-mail De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener monitort het e-mailverkeer van alle pc’s en toestellen die verbonden zijn met het netwerk van de Vlaamse overheid. Van de verzonden e-mails registreert het monitorsysteem het IP-adres van de afzender en de ontvanger, de datum en het tijdstip. Het systeem legt de user-id van de persoon of account die de verbinding initieert, vast. Het systeem zal ook de aard van de verstuurde bijlage loggen. De vastgelegde gegevens worden voor de periode van 6 maanden bewaard, zoals de wet bepaalt. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener heeft altijd toegang tot deze gegevens om op te treden in het geval van incidenten. De gemeenschappelijke ICT-dienstverlener volgt dan ook de afgesproken procedure voor de crisisorganisatie van de entiteit of van de Vlaamse overheid. Rapporten die toelaten om individuele gebruikers te identificeren, worden enkel verstrekt op vraag van de leidend ambtenaar of het afdelingshoofd die alle regels van de privacywetgeving in acht nemen, of in het kader van een gerechtelijk onderzoek. De lijst van controles op globale gegevens die maandelijks bezorgd worden aan de ICT-veiligheidsverantwoordelijke en de leidend ambtenaar:

• Globale, niet-geïndividualiseerde rapporten met trends op het gebied van e-mailgebruik. De rapporten bieden per entiteit een overzicht van de hoeveelheid verkeer en de aard van de verstuurde bijlagen. De lijst van controles op gepersonaliseerde gegevens en controles op globale gegevens waarvoor goedkeuring nodig is van de secretaris-generaal of het afdelingshoofd:

• Geïndividualiseerd rapport over de hoeveelheid trafiek en de aard van de verstuurde bijlagen.

88


Volgende gegevens kunnen niet door de administratie opgevraagd worden:

• De inhoud van een e-mailbericht kan in het kader van de monitoring nooit worden vrijgegeven (tenzij dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld in het kader van een gerechtelijk onderzoek door de bevoegde gerechtelijke autoriteiten). Dit belet niet dat mails kunnen worden geraadpleegd om de continuïteit te garanderen en als de toestemming niet gevraagd kan worden omdat iemand afwezig is. 11.2.4 Gegevensopslag De lijst van controles op globale gegevens die op regelmatige basis bezorgd worden aan de ICT-veiligheidsverantwoordelijke en de leidend ambtenaar :

• Grootte H-schijf (gemiddeld voor het departement, per afdeling) • Grootte G-schijf De lijst van controles op gepersonaliseerde gegevens en controles op globale gegevens waarvoor goedkeuring nodig is van de secretaris-generaal of het afdelingshoofd:

• Grootte H-schijf (persoonlijk) • Grootte bestanden per extensie op H-schijf (persoonlijk) Volgende gegevens kunnen niet door de administratie opgevraagd worden:

• Inhoud van bestanden op de H-schijf 11.3 Optreden tegen onregelmatigheden Als er ongeoorloofd gebruik van deze communicatiemiddelen vastgesteld wordt, kan de leidinggevende optreden met alle gepaste middelen die volgens het personeelsstatuut gelden.

11.4 Update Als deze praktische gedragscode officieel geüpdatet wordt, wordt u hiervan via e-mail op de hoogte gebracht. U wordt verondersteld vanaf dan de geactualiseerde gedragscode na te leven. De versie van de gedragscode ICT die van kracht is binnen het departement is steeds terug te vinden op Intraland13. 13 Meer info op Intraland (Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.)) Bijlage 4 | Gedragscode ICT Departement Landbouw en Visserij

89

11.5 Melden onregelmatigheden Veiligheidsincidenten en mogelijke veiligheidsrisico’s moeten gemeld worden aan de ICT-veiligheidsverantwoordelijke en aan de leidend ambtenaar. U hebt de plicht de volgende zaken te melden of wanneer een vermoeden bestaat dat deze zaken plaatsvonden:

• vertrouwelijke of geheime informatie is verloren gegaan of is openbaar gemaakt aan derden;

• er is een mogelijk veiligheidslek of er werd een mogelijke bedreiging opgemerkt;

• informatiesystemen zijn op een ongeoorloofde manier gebruikt; • een wachtwoord werd gestolen of openbaar gemaakt; • een bedrijfseigendom of informatie is ontvreemd; • alle andere ernstige onregelmatigheden ten opzichte van deze gedragscode. 11.6 Uitzonderingen Een uitzondering op de gedragsregels kan enkel worden toegestaan voor professionele doeleinden. De uitzondering moet voorgelegd, goedgekeurd en gemotiveerd worden door zowel de leidend ambtenaar, het betrokken afdelingshoofd als door de ICTveiligheidsverantwoordelijke.

12 BIJKOMENDE INFORMATIE Meer informatie over deze gedragscode of het ICT veiligheidsbeleid vindt u terug op Intraland (Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.)14) Als u vragen hebt, kunt u contact opnemen met de ICT veiligheidsverantwoordelijke.

14 Meer informatie op intraland (Werkplek > ICT > ICT-veiligheid (dept.): http://lv.vonet. be/nlapps/docs/default.asp?fid=599

90


12.1 E-mailbeleid departement Landbouw en Visserij Maak even deze bedenking: voor u duurt het misschien enkele seconden om een e-mail naar 60 mensen door te sturen, maar als die 60 mensen elk gemiddeld een minuut nodig hebben om de e-mail te lezen/behandelen/beoordelen betekent dit al een uur voor de volledige organisatie. Hieronder vindt u enkele richtlijnen die de werklast veroorzaakt door e-mails kunnen inperken. Is e-mail het juiste middel?

• Rechtstreekse face-to-facecommunicatie en telefonische contacten verdienen de voorkeur boven e-mail, zeker bij dringende mails of complexe opdrachten of vragen. Mail kan wel ter ondersteuning of om alle info/ bestanden over te maken.

• Gebruik geen e-mail voor één-op-één-gesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen.

• Respecteer de privacy van de afzender. Behandel confidentiële e-mails voorzichtig en vertrouwelijk. Stuur persoonlijk geladen boodschappen nooit door. Stuur berichten van collega’s enkel door naar externen indien dit vereist is voor de uitvoering van een werkgerelateerde opdracht door de externe partij. Denk na over de geadresseerden. Is de e-mail echt noodzakelijk voor elke geadresseerde?

• Mensen van wie actie wordt verwacht niet in ‘cc’ maar in ‘aan’ zetten. Personen die fungeren als backup voor de actie in afwezigheid van iemand anders horen in ‘cc’.

• Zet enkel personen in ‘cc’ indien nodig. • Vermijd ‘Allen beantwoorden’ en ‘bcc’. Zeker bij triviale conversaties. Wanneer iemand een oproep doet aan de hele afdeling is het antwoord vaak enkel echt relevant voor de verzender van de oproep. Een antwoord van iemand zou niet mogen afhangen van het antwoord van iemand anders. Als u vindt dat elk antwoord toch voor iedereen relevant is, dan was e-mail waarschijnlijk niet het juiste medium voor de initiële vraag en verhuist de discussie best naar een groepsoverleg.


91

Denk aan de ontvanger bij het opstellen van een e-mail.

• Vul altijd een onderwerp in. Formuleer het ook zo dat uw bestemmeling meteen weet waarover het gaat. Het is zeer lastig om door e-mails te scannen als er veel berichten tussen staan die geen onderwerp bevatten.

• Neem uw tijd. Herlees uw mails voor u ze verstuurt. • Zet het belangrijkste eerst. Start uw bericht met het antwoord op de vragen wie, wat, waarom, wanneer en waarmee.

• Zet bij een verzoek tot actie of verzoek om info altijd een deadline. Soms betekent ‘dringend’ namelijk binnen het uur, soms binnen de maand. Uw bestemmeling kan op die manier beter en gemakkelijker prioriteiten stellen. Een timing moet steeds realistisch zijn en moet verantwoord worden door de zender. De zender van de e-mail kan niet verwachten dat buiten de normale diensturen snel geantwoord wordt en moet er rekening mee houden dat de ontvanger ook tijdens de diensturen niet steeds achter zijn/haar pc zit.

• Gebruik enkel ‘hoge urgentie’ als iets echt dringend is. Wanneer u dit te vaak gebruikt, is de kans groot dat het niet meer serieus genomen wordt.

• Gebruik indien mogelijk links naar bestanden in plaats van bijlagen: dit kan altijd als uw bestemmeling ook toegang heeft tot de bestandslocatie.

• Vermijd ophoping van overtollige tekst, of moeilijk te lezen conversaties. • Streef naar korte krachtige e-mails. Probeer de lengte van een e-mail te beperken, maak gebruik van witruimtes om rust in de tekst te creëren. Zo toon uw respect voor de tijd van uw lezer.

• Stel Outlook zo in dat er slechts een beperkte handtekening (bij voorkeur enkel naam en telefoonnummer) wordt toegevoegd (zie bijlage 2 als uw berichten doorstuurt en zeker als u ze beantwoordt). Dit om te vermijden dat een conversatie meer handtekening dan inhoud bevat. Als dat risico effectief bestaat is e-mail wellicht niet het meest aangewezen communicatiemiddel. Persoonlijk contact en telefoon zijn in de dat geval efficiënter.

• Als u bij het doorsturen of beantwoorden van een e-mail het oorspronkelijke bericht meestuurt, doe dit dan als inline text, niet als bijlage. Vermijd ook inspringing of markering met speciale tekens. Dit kunt u standaard instellen (zie bijlage 2).

92


• Bij e-mails waarbij de historiek van de conversatie wordt meegestuurd (en waarbij daarover een vraag wordt gesteld): markeer dan de belangrijkste punten (vet, cursief, geel,…) en/of geef een korte samenvatting van de bijgevoegde historiek, zodat bestemmeling niet heel de conversatie vanaf het begin hoeft door te nemen.

12.2 Praktische tips 1. Wachtwoord wijzigen Binnen de Vlaamse overheid hebt u twee belangrijke wachtwoorden:

• Uw vlimpers-wachtwoord • Uw Outlook- en Windows-wachtwoord In uw eigen belang en dat van onze organisatie bent u verplicht om het wachtwoord elke 6 maanden te wijzigen. Werkwijze:

• In Vlimpers: http://smtp.vlaanderen.be:8808 • In Outlook en Windows (alfa): http://www.labora.vlaanderen.be:81 ofwel (véél gemakkelijker): Ctrl-Alt-Del en dan knop ‘Wachtwoord wijzigen’

Natuurlijk moet u uw wachtwoord kennen vooraleer u het kan wijzigen. Is dat niet het geval, dan moet u de servicedesk van de gemeenschappelijke ICTdienstverlener (39000) contacteren, waarna men uw wachtwoord zal resetten. U moet na de reset een eigen wachtwoord instellen.


93

2. PC vergrendelen U kunt uw pc op twee manieren vergrendelen :

• De toetsencombinatie: windows-knop () + L • De toetsencombinatie Ctrl-Alt-Del, gevolgd door een druk op de entertoets ( ) of door het aanklikken van de knop ’Computer-vergrendelen’

3. Schermbeveiliging instellen Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad. Onderstaand menu verschijnt. Kies ’Eigenschappen’.

Het dialoogvenster ‘Eigenschappen voor Beeldscherm’ verschijnt:

94


Klik op het tabblad ‘schermbeveiliging’. Kies een schermbeveiliging (vb. windows xp) en zet het aantal minuten op 5.

Druk op ’OK’.

4. Outlook aanpassen aan het e-mailbeleid

• Outlook zo instellen dat bij doorsturen en zeker bij beantwoorden een sterk beperkte handtekening wordt toegevoegd (kies extra > opties > tabblad E-mailindeling > knop Handtekeningen > Tabblad E-mailhandtekening > sectie ‘Standaardhandtekening). Maak meerdere handtekeningen aan. Een uitgebreide handtekening voor het versturen van mails, een beperkte handtekening die bij voorkeur enkel u naam en telefoonnummer bevat. Kies bij Antwoorden en doorgestuurde berichten voor een handtekening die bij voorkeur enkel uw naam en telefoonnummer bevat.

• Als u bij Forward en Reply het oorspronkelijke bericht meestuurt, doe dit dan als inline text, niet als bijlage. Vermijd ook inspringing of markering met speciale tekens. Dit kan u allemaal standaard instellen (extra > opties > tabblad voorkeuren > knop emailopties > tweede sectie): alle keuzelijsten instellen op ‘tekst oorspronkelijk bericht meezenden’


95

5. Tijdelijke bestanden wissen Bij het gebruik van de webmail (webmail.vlaanderen.be) op een toestel dat niet in beheer is van de Vlaamse overheid, moeten geopende bijlagen systematisch opnieuw verwijderd worden van het gebruikte toestel. Vergeet niet om ook de prullenbak te wissen. Hierna wordt uitgelegd hoe u in verschillende browsers de tijdelijke internetbestanden kan wissen, aangezien geopende bijlagen vaak in deze tijdelijke bestanden achterblijven. De werkwijze wordt gegeven voor verschillende versies van Microsoft Internet Explorer en Mozilla Firefox, op dit moment de meest voorkomende browsers. Merk op dat het altijd aanbevolen is om de meeste recente versie te gebruiken. Microsoft Internet Explorer Dit is de browser die standaard op het werk gebruikt wordt. De werkwijze varieert naargelang de versie. De versie kunt u controleren door in het menu ‘help’ op de optie ‘Over Internet Explorer’ te klikken. U krijgt dan een klein venstertje te zien, waarbij onder andere de versie wordt weergegeven. Hieronder vindt u de werkwijzen voor versie 6 en versie 8.

96


Internet Explorer 6 Klik in het menu ‘Extra’ op ‘Internet-opties’. Het venster ‘Internet-opties’ verschijnt. Klik op het tabblad ‘Algemeen’ in de sectie ‘Tijdelijke Internet-bestanden’ op de knop ‘Bestanden verwijderen’.

Het dialoogvenster ‘Bestanden verwijderen’ verschijnt. Klik daarin op ‘OK’ om de bestanden effectief te verwijderen.

Daarna kunt u ook in het venster ‘Internet-opties’ op ‘OK’ klikken om dit te sluiten.


97

Internet Explorer 8 Rechts bovenaan is de ‘opdrachtbalk’ te zien. Klik onder ‘Beveiliging’ op ‘Browsergeschiedenis verwijderen’ (of gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl+shift+Del).

Het venster ‘Browsergeschiedenis verwijderen’ verschijnt. Let er op dat minstens de optie ‘Tijdelijke internetbestanden’ is aangevinkt. Als uw webmail in uw favorieten hebt opgeslagen moet u er zeker op letten dat u de eerste optie (‘Gegevens van favoriete websites behouden’) uitvinkt, anders zullen de bijlagen niet verwijderd worden. Klik daarna op de knop ‘Verwijderen’.

Wanneer het een tijdje geleden is dat de browsergeschiedenis verwijderd werd, kan er een venster verschijnen dat de voortgang van het proces weergeeft. Dit kan even duren.

98


Mozilla Firefox De werkwijze voor Firefox kan ook variëren naargelang de versie, maar is meestal gelijkaardig. Hieronder wordt de werkwijze geïllustreerd voor versie 3.6. Het is steeds een goed idee om steeds de laatste versie te gebruiken (klik in het menu ‘Help’ op ‘Controleren op updates’).

Klik in het menu ‘Extra’ op de optie ‘Recente geschiedenis wissen’ (of gebruik de sneltoetscombinatie Ctrl+shift+Del)

Het venster ‘Recente geschiedenis wissen’ verschijnt.


99

Bij de ‘Te wissen tijdsperiode’ kunt u kiezen hoe veel er wordt verwijderd. Als u de bestanden nog nooit eerder hebt verwijderd kunt u hier best voor ‘Alles’ kiezen. Vink daarna onder ‘Details’ minstens de optie ‘Buffer’ aan, en klik op ‘Nu wissen’.

6. Grootte van de H-schijf meten U kan gemakkelijk de grootte van uw schijf controleren door alle bestanden te selecteren in verkenner. (dit doe je eventueel met de toetsencombinatie ctrl-a.) Klik vervolgens met de rechtermuistoets op een bestand of folder en selecteer ‘Eigenschappen’. U zal zien dat er dan een tellertje begint te lopen dat de grootte van uw bestanden gaat weergeven. Dit mag de 300 MB niet overschrijden.

12.3 Richtlijnen GISEC over blackberry Deze richtlijn is gebaseerd op het verslag van 27 februari 2007 (GISEC 3). Het ’VO-standaard beleid’ wordt als standaard beveiligingsinstelling te gebruiken voor alle reeds bestaande en nieuwe blackberry gebruikers:

• wachtwoordsamenstelling moet voldoen aan ’minstens 1 letter en 1 cijfer’

• automatisch blokkeren wanneer in holster wordt op ’Nee’ ingesteld • sneller blokkeren door gebruiker toestaan • maximale aantal pogingen voor deblokkeren toestel is gelijk aan 5 Het ‘VO-standaard beleid met verminderde beveiliging’ is niet toegestaan binnen het departement.

100


Arbeidsreglement

ARBEIDSREGLEMENT. Departement Landbouw en Visserij 1 juli Arbeidsreglement. Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

Recommend Documents