ARBEIDSREGLEMENT. Agentschap voor Landbouw en Visserij 1 oktober Arbeidsreglement. Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

Arbeidsreglement

ARBEIDSREGLEMENT Agentschap voor Landbouw en Visserij 1 oktober 2012 Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

ARBEIDSREGLEMENT AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ Nr. van neerlegging bij de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten): 35/00007459/E Naam + adres overheidswerkgever: Vlaamse Gemeenschap Agentschap voor Landbouw en Visserij Koning Albert II-laan, 35 (bus 41) 1030 Brussel Plaats van tewerkstelling:

• Koning Albert II-laan 35, 1030 Brussel • Lange Kievitstraat 111-113, 2018 Antwerpen • Burg. Van Gansberghelaan 92, 9820 Merelbeke • Burg. Van Gansberghelaan 109, 9820 Merelbeke • Koning Albert I-laan 1/2, bus 102, 8200 Brugge • Koningin Astridlaan 50 bus 6, 3500 Hasselt • Diestsepoort 6 bus 102, 3000 Leuven

INHOUD HOOFDSTUK 1 ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.1 Arbeidsduur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2 Werktijdregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.1 Toepassingsgebied . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.2 Basisprincipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1.2.3 De prikklok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2.4 Recuperatie en inhalen van werkuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2.5 Overuren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.2.6 Melden van afwezigheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2.7 Gebouwen zonder prikklok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.2.8 Deeltijdse personeelsleden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.2.9 Specifieke werktijdregeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.2.10 Controle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

HOOFDSTUK 2 RUSTDAGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 HOOFDSTUK 3 JAARLIJKSE VAKANTIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 HOOFDSTUK 4 LOON . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.1 Berekening van het loon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.2 Betaling van het loon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

HOOFDSTUK 5 OPZEGTERMIJNEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 HOOFDSTUK 6 DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL . . . . 10 HOOFDSTUK 7 RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

HOOFDSTUK 8 STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 HOOFDSTUK 9 WELZIJNSREGLEMENTERING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 9.1 Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk . . . . . . . . . . . . 11 9.1.1 Materiële en organisatorische maatregelen ter voorkoming van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk . . . 11 9.1.2 Toepasselijke procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 9.1.3 Contactpersonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 9.2 Alcohol- en drugsbeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 9.3 Rookbeleid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 9.4 EHBO en verbandkist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 9.5 Bescherming op het werk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 9.6 Brand en noodsituaties . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

HOOFDSTUK 10 ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 10.1 Mededeling van de afwezigheid wegens ziekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 10.2 Het verloop van de ziektecontrole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 10.3 Ziekte of ongeval bij een buitenlandse zending . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

HOOFDSTUK 11 NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 HOOFDSTUK 12 VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING. . . . . . . 28

HOOFDSTUK 13 MUZIEK OP DE WERKVLOER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 HOOFDSTUK 14 FACULTATIEVE VERMELDINGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.1 Deontologische code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 14.2 Non-discriminatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.3 Aanvullen van Vlimpersgegevens door personeel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.4 Telewerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.5 Wagenreglement voor dienstwagens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.6 Gedragscode ICT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 14.7 Gebruik van een bedrijfs-gsm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

HOOFDSTUK 15 ADRES INSPECTIEDIENSTEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 HOOFDSTUK 16 PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 BIJLAGE 1 ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 BIJLAGE 2 OMZENDBRIEF BZ 2011/6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 BIJLAGE 3 GEDRAGSCODE VOOR PERSONEELSLEDEN BIJ DE UITOEFENING VAN EEN CONTROLETAAK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 BIJLAGE 4 GEDRAGSCODE ICT AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Hoofdstuk 1 ARBEIDSDUUR EN WERKTIJDREGELING 1.1 Arbeidsduur De arbeidsduur is geregeld door de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector, zoals deze zal worden gewijzigd. De gemiddelde arbeidsduur voor een voltijds personeelslid bedraagt 38 uur/week.

1.2 Werktijdregeling 1.2.1 Toepassingsgebied De werktijdregeling van het personeel van minstens rang A2 wordt in onderling overleg met de lijnmanager (= de N-functie van de entiteit) of zijn gemandateerde bepaald. Het personeel van rang A1 en lager wordt tewerkgesteld met een variabele werktijdregeling volgens onderstaande principes.

1.2.2 Basisprincipe Deze variabele werktijdregeling houdt in dat de werktijd wordt verdeeld in stamtijden, glijtijden en service-tijd. 1. De stamtijd is de periode waarin ieder personeelslid aanwezig moet zijn. Afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door verlof, ziekte, een opdracht, een zending, dienstvrijstelling enz. 2. De glijtijd is de periode waarin het personeelslid elke dag zijn uur van aankomst of vertrek kiest, rekening houdend met de goede werking van de dienst. 3. De servicetijd is de tijdsduur waarin de diensten (en niet elk individueel personeelslid) bereikbaar moeten zijn. De servicetijd loopt van 9.00 uur tot 12.30 uur en van 14.00 uur tot 16.30 uur. De lijnmanager moet ervoor zorgen dat de dienst tijdens de servicetijd operationeel is.

Arbeidsreglement | Agentschap voor Landbouw en Visserij

1

4. Het dagschema wordt ingedeeld in 5 periodes:

• De ochtend: van 7.30 uur tot 10.00 uur = glijtijd • De voormiddag: van 10.00 uur tot 11.45 uur = stamtijd • De middag: van 11.45 uur tot 13.45 uur = glijtijd • De namiddag: van 13.45 uur tot 15.30 uur = stamtijd • De avond: van 15.30 uur tot 19.00 uur = glijtijd 5. Een gewone dagprestatie bedraagt 7.36 uur, een halve dagprestatie 3.48 uur. Dit geldt ook voor controleurs die een dag op kantoor doorbrengen. Personeelsleden die controles ten velde uitvoeren, moeten in principe ook 7.36 uur per dag presteren maar om praktische redenen kan het noodzakelijk zijn hiervan af te wijken. Het is dan de taak van de hiërarchische chef erop toe te zien dat in zijn globaliteit gemiddeld 7.36uur per dag wordt gepresteerd . Voor een personeelslid dat werkt in een project van de 4-dagenweek bedraagt een gewone dagprestatie 9.30 uur, een halve dagprestatie 4.45 uur. Die tijdsduur wordt ook aangerekend bij vakantie, ziekte, enz. 6. De maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend bedraagt 9.00 uur; de maximale halve dagprestatie bedraagt 9.00 uur - 3.48 uur = 5.12 uur. Voor een personeelslid met een 4-dagenweek bedraagt de maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend 11.00 uur en de maximumduur die voor een halve dagprestatie wordt aangerekend 11.00 uur - 4.45 uur = 6.15 uur. De tijd vóór 7.30 uur en na 19.00 uur kan niet als prestatie worden beschouwd, tenzij de extra uren gepresteerd worden in opdracht van de lijnmanager of zijn gemachtigde. Behalve in geval van overmacht, moeten deze extra prestaties op tijd gevraagd worden aan het betrokken personeelslid. Ze kunnen alleen bij wijze van uitzondering gevraagd worden (zie punt 1.2.5). 7. Bij de personeelsleden die een halve dag vrijaf nemen, wordt bij een voltijdse tewerkstelling, 3.48 uur in rekening gebracht. Bij een 4-dagenweek wordt 4.45 uur in rekening gebracht. Tijdens de andere daghelft moet het personeelslid de stamtijd respecteren, nl. van 10.00 uur tot 11.45 uur als hij in de namiddag vrijaf neemt of van 13.45 uur tot 15.30 uur als hij in de voormiddag vrijaf neemt.

2


8. In uitzonderlijke gevallen worden door de lijnmanager of zijn gemandateerde aan de personeelsleden prestaties opgedragen die buiten de gewone kantooruren (van 7.30 uur tot 19.00 uur) of op zaterdag, zondag of feestdagen gepresteerd moeten worden. Het betreft uitzonderlijke prestaties die in het belang van de dienst zijn, die duidelijk omschreven worden en uitdrukkelijk worden opgelegd. De lijnmanager kan na advies van het afdelingshoofd individuele- en groepsafwijkingen toestaan van de hierboven vermelde stam- en glijtijden, rekening houdend met de noden van de dienst en met bijzondere situaties.

1.2.3 De prikklok De personeelsleden moeten persoonlijk met hun prikkaart de volgende gegevens registreren:

• aankomst ’s morgens en vertrek ’s avonds; • het begin en het einde van een toegestane afwezigheid. • in alle omstandigheden het verlaten van het gebouw. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor personeelsleden die een rookpauze nemen wanneer er geen aangepast rooklokaal in het gebouw werd voorzien. Als men gaat eten in een ander gebouw van de Vlaamse overheid, prikt men daar ook in en uit. Personeelsleden die in hoofdzaak controles ter plaatse bij landbouwers of op bedrijven uitvoeren, zijn dus ook verplicht om, wanneer ze op kantoor komen, steeds in en uit te prikken indien zij werkzaam zijn in een gebouw waar een prikklok is voorzien. Het systeem registreert automatisch een middagpauze van 30 minuten die niet als dagprestatie aangerekend wordt, ook als de geregistreerde middagpauze minder dan 30 minuten bedraagt. De lijnmanager kan met instemming van het personeelslid vrijstelling van prikverrichting verlenen. De telewerkers verkrijgen een vrijstelling van de prikverrichting op de dag dat ze telewerken. Het al dan niet prikken, heeft geen invloed op de overige bepalingen van het Arbeidsreglement. Ter informatie: wanneer men om privé-redenen het gebouw verlaat, is men niet verzekerd voor arbeidsongevallen.


3

1.2.4 Recuperatie en inhalen van werkuren A) Algemeen Op het einde van elke maand wordt het aantal gepresteerde uren verrekend door een vergelijking te maken met de referentietijd die, voor een voltijdse tewerkstelling, 7.36 uur x het aantal arbeidsdagen bedraagt. Voor de personeelsleden met deeltijdse prestaties worden de per dag te verrichten gemiddelde prestaties in verhouding verminderd. De te presteren maandelijkse arbeidstijd wordt verminderd met 60 minuten voor vertragingen op de weg naar het werk. Dat betekent dat de personeelsleden op het einde van de maand automatisch een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend krijgen. Vertragingen op de weg naar het werk worden alleen in de volgende gevallen geregulariseerd:

• bij vertragingen van het openbaar vervoer: als de vertragingen meer dan 30 minuten bedragen of bij de combinatie van verschillende openbare vervoersmiddelen een totale vertraging wordt opgelopen van meer dan 30 minuten op de voorziene aankomsttijd;

• bij andere vertragingen: als de vertragingen afzonderlijk meer dan 60 minuten bedragen. Het aanwezige personeelslid dat in de namiddag voorafgaand aan kerstavond prestaties levert, krijgt een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend. Op die dag begint de avondglijtijd bij uitzondering om 15.00 uur. Bovenvermelde regel geldt enkel indien kerstavond op een werkdag valt. Op het einde van elke maand heeft het personeelslid meestal een overschot (krediet) of een tekort (debet) aan werkelijk gepresteerde uren. B) Overschot De maandelijks te veel gepresteerde uren kunnen uitsluitend opgenomen worden tijdens de glijtijd tussen 7.30 uur en 10.00 uur, tussen 11.45 uur en 13.45 uur en tussen 15.30 uur en 19.00 uur. De lijnmanager of zijn gemachtigde is ervoor verantwoordelijk dat de belangen van de dienst hierbij niet in het gedrang komen.

4


Op het einde van iedere maand mag het aantal kredieturen op de prikklok maximaal 15 uur bedragen. De uren die dit maximum overschrijden worden van het prikkloksaldo verwijderd. Overgangsregeling: Reeds opgespaarde kredieturen boven de 15 uur kunnen tijdens de glijtijden worden afgebouwd tot eind 2013. Vanaf 1 januari 2014 wordt het saldo maandelijks teruggebracht tot max. 15 uur, cf. bovenstaande regeling. C) Tekort De debeturen moeten worden ingehaald binnen de variabele werktijdregeling van 7.30 uur tot 19.00 uur. De dagprestatie van 9 uur in geval van de 5-dagenweek of 11 uur in geval van de 4-dagenweek mag hierbij niet overschreden worden. De middagpauze telt niet mee. Op het einde van iedere maand mag het aantal debeturen maximaal 7.36 uur bedragen bij voltijdse tewerkstelling. Bij deeltijdse prestaties wordt die grens in verhouding verminderd. Als het maximumaantal debeturen zonder geldige reden wordt overschreden, wordt, met behoud van de toepassing van tuchtstraffen:

• in de eerste plaats de jaarlijkse vakantie verminderd naar rato van het tekort;

• bij gebrek aan jaarlijkse vakantie het debet boven de maximumgrens als onwettige afwezigheid beschouwd. In dat geval verliest het betrokken personeelslid zijn recht op salaris. 1.2.5 Overuren Onder overuren wordt verstaan alle prestaties boven de normale arbeidstijd van toepassing op het personeelslid, onder volgende voorwaarden: 1. de maximale arbeidstijd werd overschreden; 2. de extra prestaties worden verricht op uitzonderlijke en uitdrukkelijke vraag van de lijnmanager of zijn gemachtigden. Voor een personeelslid op wie de normale arbeidstijdregeling van toepassing is, zijn dat prestaties boven 38 uur per week.


5

A) De betaalde overuren De personeelsleden aan wie overuren worden uitbetaald, kunnen hiervoor bijkomend geen uren krijgen welke recht geven op compensatie zoals bedoeld in 1.2.5.B. Iedere maand moeten de namen van deze personeelsleden worden meegedeeld aan de medewerker van de personeelsdienst die dan de maandelijkse overdracht op de nulstand brengt. B) De niet-betaalde overuren De lijnmanagers of hun gemachtigde die hun personeelsleden bij wijze van uitzondering vragen extra uren te presteren, moeten dit aan de bevoegde medewerker van de personeelsdienst melden. In afwijking van punt 1.2.4 B kan de lijnmanager of zijn gemachtigde in uitzonderlijke omstandigheden, vooral in piekperiodes, toestaan om te veel gepresteerde uren om te zetten in verlof. Als het personeelslid het teveel aan gepresteerde uren binnen een periode van vier maanden niet in verlof kan opnemen, worden die uren geldelijk gecompenseerd.

1.2.6 Melden van afwezigheden Om een afwezigheid te melden, zijn volgende regelingen van toepassing:

• als het personeelssysteem het toelaat, moeten de personeelsleden elke afwezigheid tijdens de stamtijd melden via de selfservice van Vlimpers

• personeelsleden van diensten waar de prikklok het technisch toelaat, moeten elke afwezigheid tijdens de stamtijd zelf melden door een code in te geven in de prikklok;

• personeelsleden van diensten waar de prikklok het technisch niet toelaat, moeten elke afwezigheid tijdens de stamtijd aan de MOD melden met een door de lijnmanager of zijn gemachtigde ondertekend regularisatieformulier.

1.2.7 Gebouwen zonder prikklok In gebouwen die niet voorzien zijn van een terminal van de prikklokcomputer, moeten de personeelsleden hun aan- en afwezigheid nauwkeurig registreren

6


op een presentielijst. Er worden door de lijnmanager verantwoordelijken aangeduid die zorgen voor de toepassingen met betrekking tot de variabele werktijdregeling. De MOD is hiervoor niet verantwoordelijk.

1.2.8 Deeltijdse personeelsleden Personeelsleden die deeltijds werken, zijn ook onderworpen aan het systeem van de variabele werktijdregeling. Hun werktijdregeling wordt in onderling overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde bepaald.

1.2.9 Specifieke werktijdregeling In afwijking van de voorgaande paragrafen geldt voor een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling. Dit is het geval voor de chauffeurs. Voor deze personeelsleden geldt o.m. dat

• de uren gepresteerd in het kader van hun specifieke opdracht buiten de stam- en glijtijden en eventueel op de normale dagen van inactiviteit wél worden beschouwd als prestatie;

• deze uren opgenomen kunnen opgenomen worden uiterlijk binnen 4 maanden na de maand waarin zij werden verricht. Het tijdstip van opname binnen de 4 maanden wordt bepaald mits de leidinggevende vooraf zijn goedkeuring geeft;

• de leidinggevende ervoor verantwoordelijk dat de dienstverlening daarbij niet in het gedrang komt. Het bevoegde overlegcomité kan evenwel geen nieuwe voordelen of compensaties opleggen die strijdig zijn met de statutaire bepalingen van het Vlaams personeelsstatuut.


7

Bij deze uitzonderlijke werktijdregeling kunnen onder meer:

• verplichtingen worden opgelegd om sommige vaste uren te presteren binnen de glijtijden;

• andere glijtijden worden opgevolgd; • vaste dienstroosters worden opgelegd. 1.2.10 Controle A) Verantwoordelijkheid van de lijnmanager De lijnmanager is volledig verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van zijn diensten. De lijnmanager of zijn gemachtigde draagt de volle verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing van de werktijdregeling. B) Sancties bij misbruiken Het systeem van de variabele werktijdregeling biedt belangrijke voordelen. Om het systeem van de werktijdregeling goed te laten functioneren, moet elk personeelslid het loyaal toepassen. Tegen elk misbruik moet dan ook zeer streng worden opgetreden, zeker bij herhaling. Het personeelslid dat zonder toestemming of kennisgeving afwezig is, komt in non-activiteit te staan zonder salaris, tenzij in geval van overmacht. Daarnaast kan aan de ambtenaar een tuchtstraf of een administratieve maatregel worden opgelegd. Als het contractuele personeelslid ongewettigd afwezig is, ontvangt het geen salaris, met behoud van de toepassing van het arbeidsrecht. Prikken voor andere personeelsleden en klaarblijkelijk bewust niet prikken tijdens de middagpauze, alsook misbruik maken van de zendingsknop of zendingscode worden als een zware fout beschouwd. Naast een vermelding in het individuele evaluatiedossier met persoonlijke nota’s en de toepassing van tuchtstraffen geven die zware fouten aanleiding tot het opleggen van een vaste werktijdregeling, zonder enige vorm van recuperatie.

8


Hoofdstuk 2 RUSTDAGEN Voor het personeel met een algemene werktijdregeling zijn de gewone dagen van inactiviteit:

• de zaterdagen en zondagen; • de feestdagen en de compensatiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;

• de jaarlijkse vakantiedagen, vermeld in deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd;

• … Hoofdstuk 3 JAARLIJKSE VAKANTIE De jaarlijkse vakantie is geregeld door deel X, titel 2, van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, en in de bijbehorende toelichting, zoals die zal worden gewijzigd.

Hoofdstuk 4 LOON 4.1 Berekening van het loon De wijzen van meting en van controle op de arbeid om het loon te bepalen zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is, en in punt 1.2.10 B (controle op de variabele werktijdregeling) van dit arbeidsreglement.

4.2 Betaling van het loon De wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon zijn geregeld door het geldelijk statuut dat overeenkomstig deel VII van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, op het personeelslid van toepassing is.


9

Hoofdstuk 5 OPZEGTERMIJNEN De duur van de opzegtermijnen en / of de nadere regels om de opzegtermijnen te bepalen, zijn vastgesteld:

• voor het contractuele personeel: in door de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, zoals die zal worden gewijzigd, in de wet van 20 juli 1991 houdende sociale en diverse bepalingen, zoals die zal worden gewijzigd in de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid, zoals die zal worden gewijzigd;

• voor het statutaire personeel: in deel III en XI van het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd.

Hoofdstuk 6 DRINGENDE REDENEN CONTRACTUEEL PERSONEEL Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter, worden de volgende tekortkomingen beschouwd als een dringende reden, met onmiddellijk ontslag zonder opzeggingstermijn of verbrekingsvergoeding tot gevolg: diefstal, opzettelijke wanprestatie, ongerechtvaardigde afwezigheid, fraude, vervalsing en misbruik van medische attesten en prikkaarten. Dat in dit arbeidsreglement bepaalde tekortkomingen niet als dringende reden worden gekwalificeerd, houdt niet in dat geen ontslag om dringende reden kan worden gegeven voor die tekortkomingen.

Hoofdstuk 7 RECHTEN EN PLICHTEN TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL De rechten en plichten van het toezichthoudend personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd, in de deontologische code, vastgesteld door de Vlaamse minister, bevoegd voor de bestuurszaken, zoals die zal worden gewijzigd, en in de managementcode, zoals die zal worden gewijzigd.

10


Hoofdstuk 8 STRAFFEN EN BEROEPSMOGELIJKHEDEN De straffen voor het statutaire personeel zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. De beroepsmogelijkheden tegen die straffen zijn geregeld in het Vlaams personeelsstatuut, zoals dat zal worden gewijzigd. Voor het contractuele personeel bestaat het bestraffingssysteem uit de volgende sancties: terechtwijzing, blaam en ontslag.

Hoofdstuk 9 WELZIJNSREGLEMENTERING 9.1 Geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk 9.1.1 Materiële en organisatorische maatregelen ter voorkoming van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk De materiële en organisatorische maatregelen om geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk te voorkomen, zijn opgenomen in de rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/7, zoals die zal worden gewijzigd.

9.1.2 Toepasselijke procedures De procedures die van toepassing zijn als er feiten gemeld worden, en die betrekking hebben op een van de volgende aspecten, zijn opgenomen in de rondzendbrief DVO/BZ/P&O/2009/7, zoals die zal worden gewijzigd: A) het onthaal van en de adviesverlening aan de personen die verklaren het voorwerp te zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk; B) de nadere regels volgens welke die personen een beroep kunnen doen op de preventieadviseur en de vertrouwenspersonen, aangewezen voor de feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk; C) de snelle en volledig onpartijdige interventie van de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur; D) de wedertewerkstelling van de werknemers die verklaard hebben dat ze het voorwerp zijn geweest van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, en de begeleiding van die personen naar aanleiding van hun wedertewerkstelling.


11

9.1.3 Contactpersonen

Telefonisch meldpunt

• Voor advies en melding

Spreekbuis, een luisterend oor bij werkconflicten Te bereiken via: Tel. 0800 92 593 (gratis) E-mail: [email protected] 24/24 bereikbaar

De interne vertrouwenspersonen

• Informele klachtenprocedure: onthaal en advies, bemiddeling en interventie door de hiërarchische lijn • Formele klachtenprocedure:

voor indienen formele klacht en onmiddellijk doorgeven van formele klacht aan de preventieadviseur psychosociaal welzijn

Naam: Inse Jehaes (ALV) Koning Albert II-laan 35, bus 41 1030 Brussel [email protected] Tel. 02 552 74 15 Naam: Jonathan Willems (ALV) Koning Albert I-laan 1/2, bus 102 8200 Sint-Michiels - Brugge [email protected] Tel. 050 24 76 40 Naam: Nathalie De Cooman (dept.) Koning Albert II-laan 35, bus 40 1030 Brussel [email protected] Tel. 02 552 77 52 Naam: Dirk Demaeght (dept.) Vrijhavenstraat 5 8400 Oostende [email protected] Tel. 059 43 19 38 Naam: Frederic Vanwingene (dept.) Burg. Van Gansberghelaan 92 9820 Merelbeke [email protected] Tel. 09 272 22 70 Naam: Ilse Maes (dept.) Lange Kievitstraat 111-113, bus 71 2018 Antwerpen [email protected] Tel. 03 224 92 71

12


De preventieadviseurs Psychosociaal Welzijn Interne preventiedienst:

• Informele klachtenprocedure:

onthaal en advies, bemiddeling en interventie door de hiërarchische lijn

• Formele klachtenprocedure:

voor neerleggen en in ontvangst nemen van een formele klacht, voor meewerken aan het onpartijdig onderzoek

Annemie Lagrain Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus 44 1000 Brussel Tel. 02 553 49 54 | Gsm. 0499 59 38 07 [email protected] Sofie Nuyts Preventieadviseur psychosociaal welzijn Vlaamse overheid Departement Bestuurszaken Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming Boudewijnlaan 30, bus 44 1000 Brussel Tel. 02 553 49 54 | Gsm. 0491 35 61 22 [email protected] preventieadviseur bereikbaar: maandag tot vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur

Externe preventiedienst: Het onpartijdig onderzoek in het kader van de formele klachtenprocedure wordt door de interne preventieadviseur psychosociaal welzijn van de GDPB doorgegeven aan de preventieadviseur psychosociale aspecten van IDEWE

Els Coussement Preventieadviseur psychosociale aspecten IDEWE Departement psychosociale aspecten Wetstraat 23 1040 Brussel Tel. 02 237.33.31 [email protected] preventieadviseur bereikbaar: maandag tot vrijdag van 8.30 tot 16.30 uur

Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW) Arbeidsinspectie

Adressen zie bijlage 1

Voor neerleggen van een met redenen omklede klacht Arbeidsauditeur en correctionele rechtbank

Adressen op te vragen bij uw preventieadviseur psychosociale aspecten


13

9.2 Alcohol- en drugsbeleid Illegale drugs binnenbrengen, gebruiken, verdelen of verkopen, of onder invloed zijn ervan tijdens de werkuren is niet toegestaan. Als algemene regel geldt dat het gebruik van alcoholische dranken tijdens de diensturen niet is toegestaan, tenzij bij speciale gelegenheden (Nieuwjaar, verjaardag, promoties, team building,…). Voor personeelsleden met een veiligheidsfunctie of een functie met verhoogde waakzaamheid geldt een nultolerantie voor alcoholgebruik tijdens het uitoefenen van de taak of onmiddellijk voorafgaand aan het werk. Het gaat om de functies van chauffeur en controleur. Als er op de werkvloer vermoedens zijn dat een personeelslid overmatig alcohol of drugs heeft gebruikt, waardoor de werking of het imago van het departement worden geschaad, nemen de hiërarchische meerdere en het afdelingshoofd de passende maatregelen. Als leidraad voor de te volgen procedure kan verwezen worden naar omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid en zijn bijlage. De krachtlijnen van het alcohol- en drugsbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/3 van 30 mei 2011 betreffende het alcohol- en drugsbeleid. Dit beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich meedragen. Het gaat dus ook over medicijnen die het functioneren negatief beïnvloeden.

9.3 Rookbeleid Roken aan de hoofdingangen van de gebouwen van de Vlaamse overheid in de Noordwijk, het Arenberggebouw en de Vlaamse Administratieve Centra (VAC’s) is niet toegestaan. Voor personeelsleden die tewerkgesteld zijn in het Ellipsgebouw treedt het rookverbod aan de ingang pas in werking vanaf de ingebruikname van het rooklokaal. De krachtlijnen van het rookbeleid van de Vlaamse overheid zijn terug te vinden in Omzendbrief BZ 2011/5 van 30 juni 2011 betreffende het rookbeleid.

14


9.4 EHBO en verbandkist De richtlijnen die personeelsleden moeten volgen bij een ongeval waarbij ter plaatse dringende medische assistentie nodig is, staan in omzendbrief BZ 2011/1 van 7 januari 2011 betreffende de organisatie van de eerste hulp bij ongevallen. De noodnummers en procedures in de verschillende gebouwen zijn ook terug te vinden op Intraland: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=284 of Intraland > Werkplek > Gebouwen. De EHBO-verantwoordelijke is te bereiken op de volgende plaats:

Plaats van tewerkstelling

Naam EHBOverantwoordelijke(n)

Telefoonnummer

Ellips Koning Albert II – laan, 35 1030 Brussel Gebouw A, Verdieping 2

Marina De Ketelaere (POD) Ellen Colle (POD) Christel Meuris (POD)

02 552 76 07 02 552 75 97 02 552 76 29


Stefanie De Vroe (POD) Tim Baeten (MIB) Mieke Verelst (MIB)

02 552 75 79 02 552 75 36 02 552 75 60


Heidi Van Schepdael (SI) Martine De Belser (Staf)

02 552 75 04 02 552 74 10

Lange Kievitstraat, 111 - 113 2018 Antwerpen

Natalie Schegers (SI) Roos Van Hamme (dept. – ADLO) Yves Marcipont (dept. – ADLO)

03 224 92 28 03 224 92 80 03 224 92 72

Burgemeester Van Gansberghelaan, 92 9820 Merelbeke

Linda Deplorez (MIB) Kris De Ridder(MIB) Frederic Vanwingene (dept. AMS)

09 272 22 05 09 272 22 26 09 272 22 70


Krista Ongena (KWA)

09 272 23 23

Koning Albert I-laan 1/2, bus 102 8200 Brugge

Jonathan Willems (MIB) Shalini Deblock (MIB) Hannelore Moens (MIB)

050 24 76 40 050 24 76 22 050 24 76 28


15

Naam EHBOverantwoordelijke(n)


Telefoonnummer

Koningin Astridlaan 50 bus 6 3500 Hasselt

Karolien Thijs (AMS) (o.v.) Jan Eskens (ADLO) (o.v.)

011 74 26 86 011 74 26 97

Diestsepoort 6 bus 101 3000 Leuven

Jeroen Draelants (KWA)

016 66 61 80

De meest actuele lijst van hulpverleners en hun contactgegevens staat ook op Intraland: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=375 of Intraland LV > Werkplek > Gebouwen > EHBO-hulpverleners De verbandkist bevindt zich op de volgende plaats:


Verantwoordelijke verbandkist


Locker nummer 90

Ellen Colle (POD) 02 552 75 97


Locker nummer 48

Stefanie De Vroe (POD) 02 552 75 79


Locker nummer 48

Heidi Van Schepdael (SI) 02 552 75 04

3e verdieping: keuken

Roos Van Hamme (dept. – ADLO) 03 224 92 80


1e verdieping: lokaal 28

Linda Deplorez (MIB) 09 272 22 05


Lokaal I.35

Krista Ongena (KWA) 09 272 23 23

Lange Kievitstraat, 111 - 113 2018 Antwerpen

16

Plaats verbandkist


Plaats van tewerkstelling Burgemeester Van Gansberghelaan, 115a

Plaats verbandkist

Verantwoordelijke verbandkist

Gelijkvloers: lokaal 2

Thomas Premereur (dept. – ADLO) 09 272 23 10

Koning Albert I-laan 1/2, bus 102 8200 Brugge

3e verdieping: onthaal

Jonathan Willems (MIB) 050 24 76 40

Koningin Astridlaan 50 bus 6 3500 Hasselt

Ingang 2A5: kastje met rood kruis

Marie-Jeanne Brems (dept. – ADLO) 011 74 26 87

Diestsepoort 6, bus 102 016 66 61 80

12 e verdieping: naast het printlokaal van de afd. KWA

Marian Van Den Bossche (MIB) 016 66 61 43

9820 Merelbeke

9.5 Bescherming op het werk A) Verplichtingen hiërarchische lijn Overeenkomstig art. 13 van het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk voeren de leden van de hiërarchische lijn elk binnen hun bevoegdheid en op hun niveau het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk uit. B) Verplichtingen personeelsleden Overeenkomstig artikel 6 van de Welzijnswet moet ieder personeelslid in zijn doen en laten op de arbeidsplaats, overeenkomstig zijn opleiding en de door de werkgever gegeven instructies, naar best vermogen zorg dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en deze van de andere betrokken personen. De personeelsleden moeten zich onderwerpen aan alle medische onderzoeken, telkens als deze georganiseerd worden volgens de wettelijke en reglementaire bepalingen.


17

Zij zijn eveneens verplicht, als het om de veiligheid gaat, alle persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken die voor de uitvoering van het werk vereist worden. Zij moeten ook ieder gevaar melden als het de veiligheid in gedrang brengt en ook dadelijk de eerste maatregelen treffen. Het personeelslid moet de beschermen werkkledij die hem door de werkgever voor bepaalde activiteiten ter beschikking wordt gesteld, tijdens deze activiteiten ook effectief dragen.

9.6 Brand en noodsituaties Meer informatie over de te volgen procedure bij brand en noodsituaties in de verschillende gebouwen, is terug te vinden op Intraland: http://lv.vonet.be/ nlapps/docs/default.asp?fid=284 of Intraland > Werkplek > Gebouwen

Hoofdstuk 10 ZIEKTECONTROLE EN ARBITRAGEPROCEDURE (ARTIKEL X 18) De volgende regelingen gelden zowel voor statutaire als voor contractuele personeelsleden, ook als ze in het buitenland werken of verblijven.

10.1 Mededeling van de afwezigheid wegens ziekte Het personeelslid deelt elke afwezigheid wegens ziekte, persoonlijk of via een tussenpersoon, vóór 10 uur ’s ochtends mee aan zijn hiërarchische chef via de snelste weg (telefoon, fax, e-mail...). Het personeelslid deelt ook mee op welk adres het zich bevindt, als zijn feitelijke verblijfplaats verschilt van zijn domicilieadres. Wegens ziekte afwezige personeelsleden die naar het buitenland wensen te gaan, brengen hun chef hiervan minstens één week op voorhand op de hoogte. De chef stelt het ziektecontroleorgaan in kennis en kan desgewenst een controle aanvragen. Personeelsleden die een specifieke werktijdregeling hebben (bv. de chauffeurs), waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een uur na het normale begin van hun activiteiten. Personeelsleden in continudiensten (niet van toepassing binnen LV) waarschuwen hun chef zo snel mogelijk en uiterlijk één uur vóór het normale begin van hun activiteiten. 18


Na raadpleging van een arts meldt het personeelslid de vermoedelijke duur van zijn afwezigheid onmiddellijk aan zijn chef, die de personeelsdienst daarvan op de hoogte brengt. Het personeelslid stuurt het ziektemeldingsformulier dat ter beschikking gesteld is door de werkgever en dat door de behandelende arts ingevuld en ondertekend is, binnen 24 uur, onder gesloten enveloppe en voldoende gefrankeerd, rechtstreeks naar het ziektecontroleorgaan. Het ziektecontroleorgaan zal onvoldoende gefrankeerde omslagen weigeren. De personeelsleden die verblijven in Nederland en een Nederlandse arts consulteren, vullen het attest zoveel mogelijk zelf in, als de Nederlandse arts weigert om dat te doen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts raadpleegt, moet het toch het ziektemeldingsformulier opsturen naar het controleorgaan met de vermelding “ééndagsziekte”. Het personeelslid vult op dit formulier zelf zijn naam, personeelsnummer en adres (of eventuele tijdelijke verblijfplaats) in, alsook de datum van de ééndagsziekte. Als het personeelslid geen ziektemeldingsformulier opstuurt, is het ongewettigd afwezig. Voor personeelsleden met een specifieke werktijdregeling wordt onder één dag ziekte begrepen dat de ziekte niet langer duurt dan één door hen geleverde normale arbeidsprestatie. Het aantal werkdagen ziekteverlof wordt pro rata berekend. Iedere afwezigheid wegens ziekte moet dus met het ziektemeldingsformulier worden gestaafd.

10.2 Het verloop van de ziektecontrole 1. Iedere lijnmanager of zijn gemandateerde kan het controleorgaan verzoeken om een controlebezoek af te leggen bij een personeelslid. Dat verzoek kan schriftelijk, telefonisch, per fax of per e-mail ingediend worden. Het controleorgaan kan, in afspraak met de betrokken entiteit, ook op eigen initiatief gerichte controles uitvoeren. 2. De medische controle kan op alle werkdagen plaatsvinden, ook op zaterdag, zon- en feestdagen bij de personeelsleden die normaal op die dagen arbeidsprestaties moeten verrichten. De controle vindt plaats tussen 8 uur en 19 uur. Bij personeelsleden van continudiensten kan de controle plaatsvinden tussen 5.00 uur en 21.00 uur. De controles mogen alleen worden uitgevoerd door Nederlandstalige artsen. Arbeidsreglement | Agentschap voor Landbouw en Visserij

19

3. De controles vinden plaats in de woon- of verblijfplaats van het personeelslid. Het controleorgaan dient het controlebezoek niet aan te kondigen. De controlearts moet zich legitimeren. Als het zieke personeelslid afwezig is, laat de controlearts een bericht achter waarin dit personeelslid wordt uitgenodigd zich tijdens de vermelde spreekuren aan te melden bij de bevoegde arts. Het personeelslid dat het werk spontaan vervroegd hervat heeft, brengt zelf het controleorganisme daarvan telefonisch op de hoogte indien het voor een controlebezoek werd uitgenodigd. Personeelsleden die hun woon- of verblijfplaats mogen verlaten, kunnen door het controleorgaan schriftelijk worden opgeroepen om zich persoonlijk aan te bieden voor een controleonderzoek. 4. De controlearts oordeelt na medisch onderzoek of de afwezigheid gerechtvaardigd is. De controlearts moet voldoende informatie hebben over de medische achtergrond van het te controleren personeelslid. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte gerechtvaardigd is, deelt hij dit onmiddellijk mee aan het personeelslid met een document dat het personeelslid tekent voor ontvangst. Het personeelslid kan dan afwezig blijven voor de duur van het toegestane ziekteverlof. Als de controlearts oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, overhandigt hij onmiddellijk, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, wordt dat door de controlearts vermeld op het bovenvermelde document Als de behandelende arts na overleg akkoord gaat met het oordeel van de controlearts, moet het personeelslid de dienst hervatten op de eerstvolgende werkdag na de inkennisstelling of op een (latere) datum, bepaald door de controlearts. Als de controlearts tijdens het overleg zijn oordeel herziet, moet het personeelslid de dienst hervatten op de nieuw overeengekomen datum, die daarna schriftelijk aan het personeelslid wordt bevestigd door het controleorgaan.

20


Binnen twee werkdagen nadat het personeelslid de bevindingen van de controlearts heeft ontvangen, kan de meest belanghebbende partij, na akkoord van de controlearts en de behandelende arts, een arts als scheidsrechter aanwijzen die voldoet aan de bepalingen van de wet van 13 juni 1999 betreffende de controlegeneeskunde. Zo snel mogelijk na zijn aanstelling onderzoekt die arbitrerende arts het personeelslid. Hij deelt onmiddellijk zijn beslissing aan de betrokkene mee in een document dat voor ontvangst wordt ondertekend. Die beslissing is bindend. Als de arbitrerende arts de afwezigheid niet medisch gerechtvaardigd acht, moet het personeelslid de dienst hervatten de eerstvolgende werkdag of op een door de arbitrerende arts vastgestelde latere datum. Betwistingen over een bepaalde ziekteperiode kunnen alleen worden beslecht via een arbitrageprocedure. Een nieuw attest van de behandelende arts over dezelfde periode en met dezelfde diagnose kan de betwisting niet beslechten en is nietig. De kostprijs van een arbitrage is ten laste van de verliezende partij, hetzij van het personeelslid, hetzij van het controleorgaan, naargelang het geval. Als de datum van de arbeidsongeschiktheid, voorgesteld door de arbitrerende arts, tussen de data ligt die de behandelende arts en de controlearts hebben voorgesteld, worden de kosten evenredig verdeeld tussen beide partijen. Als het personeelslid één dag ziek is en geen arts heeft geraadpleegd, en de controlearts na medisch onderzoek oordeelt dat de afwezigheid wegens ziekte niet gerechtvaardigd is, bevindt het personeelslid zich van rechtswege in de administratieve toestand ‘non-activiteit’, tenzij het personeelslid dezelfde werkdag de dienst nog hervat. 5. Het controleorgaan licht altijd binnen 24 uur na de definitieve beslissing, de hiërarchische meerdere van het personeelslid en de Managementondersteunende Diensten of personeelsdienst schriftelijk (via e-mail) in over het al dan niet gerechtvaardigd zijn van de afwezigheid. Bij afwezigheid van het personeelslid brengt het controleorgaan ook binnen 24 uur de hiërarchische meerdere van het personeelslid en de personeelsdienst schriftelijk (via e-mail) ervan op de hoogte dat het personeelslid opgeroepen zal worden om zich voor een controle aan te melden.


21

Statutaire personeelsleden die zonder gegronde reden weigeren zich aan een controle te onderwerpen, kunnen worden bestraft met een tuchtstraf. Contractuele personeelsleden lopen het risico hun recht op gewaarborgd loon te verliezen. Personeelsleden die de dienst niet op tijd hervatten zonder geldige reden, zijn ongewettigd afwezig. Zij hebben geen recht op salaris gedurende hun ongewettigde afwezigheid. Voor het ziektemeldingsformulier en eventuele vragen of klachten over de ziektecontrole kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsfunctie. 6. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voor de statutaire personeelsleden) Als de controlearts van oordeel is, na raadpleging van de behandelende arts, dat een zieke ambtenaar in staat is om zijn ambt met deeltijdse prestaties op te nemen of als een ambtenaar die wegens ziekte afwezig is, vraagt om zijn ambt weer te mogen opnemen met deeltijdse prestaties, legt de ambtenaar aan het geneeskundig controleorgaan een geneeskundig attest van zijn behandelende arts voor. Als de controlerende arts oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat toelaat, brengt het geneeskundig controleorgaan de personeelsdienst waaronder de ambtenaar ressorteert en de ambtenaar zelf daarvan schriftelijk op de hoogte. Als de controlearts oordeelt dat de aanvraag voor deeltijdse prestaties wegens ziekte niet gerechtvaardigd is of als een personeelslid niet akkoord gaat met het oordeel van de controlearts om deeltijdse prestaties wegens ziekte te verrichten, overhandigt de controlearts, na raadpleging van de behandelende arts, zijn bevindingen onmiddellijk schriftelijk aan het personeelslid. Als het personeelslid op dat ogenblik kenbaar maakt dat hij niet akkoord gaat met de bevindingen van de controlearts, vermeldt de controlearts dat op het bovenvermelde document. Het personeelslid kan via zijn behandelende arts aandringen op de arbitrageprocedure, vermeld in punt 4.

22


Het geneeskundig controleorgaan staat, met het oog op re-integratie, deeltijdse prestaties toe van minstens 50% voor een periode van maximaal drie maanden. Er kunnen meermaals verlengingen worden toegestaan met een periode van maximaal drie maanden op voorwaarde dat het geneeskundig controleorgaan voorafgaand bij een nieuw onderzoek oordeelt dat de lichamelijke toestand van de ambtenaar dat wettigt. Dit nieuwe medische onderzoek vindt plaats volgens dezelfde procedure. De deeltijdse prestaties wegens ziekte moeten de ambtenaar toelaten om na een periode van zware of langdurige ziekte opnieuw zijn volledige dagtaak op te nemen. De bedoeling van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte is de ambtenaar die afwezig geweest is wegens ziekte de mogelijkheid te geven om zich opnieuw aan te passen aan het normale arbeidstempo en hem te re-integreren in zijn functie. Dat betekent dat een ambtenaar niet onbeperkt kan gebruikmaken van het verlof voor deeltijdse prestaties wegens ziekte. Die regeling belet niet dat de ambtenaar die deeltijds werkt wegens ziekte mag proberen om zijn functie voltijds te hervatten. Als hij vaststelt dat hij een voltijdse job toch niet aankan, mag hij weer overschakelen op deeltijdse prestaties wegens ziekte voor de duur van de oorspronkelijk toegestane periode, zonder dat hij daarvoor opnieuw een aanvraag hoeft in te dienen. De ambtenaar moet wel zijn personeelsdienst daarvan op de hoogte brengen. 7. Deeltijdse prestaties wegens ziekte of ongeval van gemeen recht (voorcontractuele personeelsleden) Het contractuele personeelslid dat arbeidsongeschikt is, kan aan de adviserende arts van het ziekenfonds vragen om het werk gedurende zijn arbeidsongeschiktheid deeltijds te hervatten. Bij die procedure komt het geneeskundig controleorgaan niet tussenbeide. Voorwaarde is wel dat het contractuele personeelslid door de adviserende arts nog voor minstens 50% arbeidsongeschikt wordt bevonden. Als de adviserende arts toestemming verleent, bepaalt hij zelf de deeltijdse arbeidsregeling waarin het personeelslid mag werken. De werkgever kan de werkhervatting van het personeelslid in de door de adviserende arts bepaalde arbeidsregeling, al dan niet toestaan. De ziekteverzekeringswet en de uitvoeringsbesluiten ervan zijn van toepassing.


23

8. Verlof voor arbeidsongeval, ongeval op de weg van en naar het werk of beroepsziekte Statutaire en contractuele personeelsleden hebben recht op ziekte- of gebrekkigheidsverlof bij een arbeidsongeval, een ongeval op de weg van en naar het werk of een beroepsziekte en dit volgens de federale bepalingen daarover. a. Procedure Bij een arbeidsongeval, een ongeval op weg naar en van het werk, of een beroepsziekte volgt het statutaire of contractuele personeelslid dezelfde procedure als bij ziekte. Er hoeven geen AGD1B-formulieren te worden ingevuld en opgestuurd naar MEDEX. Het personeelslid moet zo snel mogelijk aangifte doen van het arbeidsongeval of van de beroepsziekte bij zijn personeelsdienst. Een arbeidsongeval of een ongeval op weg naar en van het werk wordt aangegeven met een in tweevoud opgemaakt formulier “aangifte van een ongeval” (model A). Als het ongeval een arbeidsongeschiktheid van meer dan één dag tot gevolg heeft of kan hebben, moet daarbij een doktersattest (model B) worden gevoegd. Bij een beroepsziekte wordt de aangifte gedaan met het in tweevoud opgemaakt formulier BZ1 en het geneeskundig getuigschrift(formulier BZ2). Het staat de behandelend arts vrij zijn getuigschrift op een afzonderlijk blad op te stellen, als dat getuigschrift een antwoord bevat op al de vragen uit de verschillende rubrieken van vermeld formulier BZ2. Het personeelslid voegt dat getuigschrift dan bij het formulier. Het geneeskundig getuigschrift moet altijd worden overgelegd onder gesloten enveloppe. Op die enveloppe staat duidelijk vermeld: “medisch getuigschrift BZ2 van ... (naam van het slachtoffer)”.

24


Ingevolge de wet van 19 oktober 1998 is de werkgever bij wie het arbeidsongeval van een contractueel personeelslid wordt aangegeven, verplicht om binnen dertig dagen nadat hij de aangifte heeft ontvangen, het ziekenfonds of de Hulpkas van het personeelslid op de hoogte te brengen als er twijfel bestaat over de erkenning van het arbeidsongeval. Toch wordt aan contractuele personeelsleden aangeraden om, in afwachting van de erkenning van het arbeidsongeval of de beroepsziekte, altijd ook zelf aangifte te doen bij hun ziekenfonds. Zij vullen daarvoor het Inlichtingenblad uitkeringen in dat het ziekenfonds ter beschikking stelt. Zowel aan contractuele als aan statutaire personeelsleden wordt aangeraden hun dokters- en apothekerskosten in te dienen bij hun ziekenfonds zolang het arbeidsongeval of de beroepsziekte niet erkend is. Het slachtoffer heeft er alle belang bij om alle formulieren nauwkeurig en volledig in te vullen of te laten invullen. b. De erkenning van arbeidsongevallen en beroepsziekten en de toekenning van schadevergoeding De administrateur-generaal van het Agentschap voor Onderwijsdiensten, of zijn gemachtigde, neemt de juridische beslissing over de erkenning van arbeidsongevallen (inclusief ongevallen op weg naar en van het werk) en de toekenning van een schadevergoeding voor arbeidsongevallen, ongevallen op weg naar en van het werk en voor beroepsziekten. Het Fonds voor Beroepsziekten neemt de juridische beslissing over de erkenning van beroepsziekten. MEDEX doet uitspraak over de medische aspecten van arbeidsongevallen en beroepsziekten (in samenwerking met het Fonds voor Beroepsziekten). Voor nadere inlichtingen en de nodige formulieren en attesten kan het personeelslid terecht bij de bevoegde personeelsdienst.

10.3 Ziekte of ongeval bij een buitenlandse zending Meer informatie over de verzekering en de te volgen procedure bij ziekte of ongeval tijdens een buitenlandse zending, is terug te vinden op Intraland: http:// lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=276#Verzekering Bagage of Intraland LV > Personeel > Verloning > Vergoedingen > Buitenlandse zendingen


25

Hoofdstuk 11 NADERE REGELINGEN M.B.T. DE AANVRAAG, DE VOORTIJDIGE BEËINDIGING VAN EN DE OPZEGGINGSTERMIJNEN VOOR VERLOVEN. Een personeelslid kan een aangevraagd, respectievelijk begonnen verlofstelsel enkel opzeggen om echt dwingende redenen en na overleg met de lijnmanager of zijn gemachtigde. Rekening houdend met de hogervermelde regel, gelden voor de aanvraag en de opzegging van verloven, de volgende termijnen. Soort verlof

Verlof voor deeltijdse prestaties

Aanvraagtermijnen

Opzegging

Opzeggingstermijn

Minimaal 1 maand voor aanvang verlof

op initiatief van lijnmanager of zijn gemachtigde of ambtenaar

1 maand tenzij een kortere termijn wordt overeengekomen

Loopbaanonderbreking

Minimaal 2 maanden voor aanvang verlof

op initiatief van

minstens 1 maand

Minimaal 1 maand ook indien niet aansluitend op het bevallings-, vaderschaps- of opvangverlof

Op initiatief personeelslid

Afhankelijk van regeling RVA

Geen aanvraagtermijn

bij overlijden patiënt

-

Geen aanvraagtermijn

bij overlijden patiënt

-

Ten minste 2 weken vooraf

Op initiatief personeelslid

Afhankelijk van regeling RVA

personeelslid

algemeen stelsel Loopbaanonderbreking (ouderschapsverlof) Loopbaanonderbreking (medische bijstand) Loopbaanonderbreking (palliatief verlof) Verlof voor pleegzorgen: 6 dagen Enkel voor contractuele personeelsleden

26


Soort verlof

Aanvraagtermijnen

Opzegging door minister

Verlof voor opdracht

op initiatief personeelslid

(kabinet)

Opzeggingstermijn 1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

door functionele minister

-

door ambtenaar

1 maand tenzij in overleg

Verlof voor opdracht (algemeen belang)

met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

Verlof voor opdracht (terbeschikkingstel-

door Koning(in) Prins(es)

-

op initiatief van ambtenaar

1 maand tenzij in overleg met de lijnmanager een kortere termijn wordt

ling Koning(in) / Prins(es))

overeengekomen -

Verlof voor opdracht

op initiatief van functionele minister op voorwaarde dat er dienstredenen zijn

(erkende politieke groep)

op initiatief van ambtenaar

1 maand tenzij in overleg met lijnmanager een kortere termijn wordt overeengekomen

op initiatief van de

termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde

Onbetaald verlof ambtenaar (5 jaar)


ambtenaar


27

Soort verlof

Aanvraagtermijnen

Opzegging

Onbetaald verlof contractueel personeelslid


op initiatief van het contractuele personeelslid

termijn overeen te komen met lijnmanager of zijn gemachtigde

In principe 1 maand voor aanvang verlof

op initiatief van het

1 maand

(1 jaar) Onbetaald verlof (20 dagen werkdagen)

Opzeggingstermijn

personeelslid

Loopbaanonderbreking moet steeds ingaan op de eerste dag van de maand, behalve: 1. als deze aansluit op een andere vorm van loopbaanonderbreking of moederschapsrust; 2. in geval van loopbaanonderbreking voor medische bijstand of palliatief verlof. Het ouderschapsverlof en het medische bijstandsverlof in de vorm van loopbaanonderbreking kunnen worden opgesplitst overeenkomstig de in het personeelsstatuut opgenomen regeling (geldt niet als opzegging).

Hoofdstuk 12 VEREISTE ATTESTEN VOOR DIENSTVRIJSTELLING. Voor de hierna vermelde dienstvrijstellingen moeten de volgende attesten worden ingediend of voorgelegd: Dienstvrijstelling

• Vakbondsactiviteiten • deelname aan de

Vereist attest persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht

werkzaamheden van een onderhandelings- of een overlegcomité

28


Tijd

• uitoefening van de

in de wet opgesomde prerogatieven:

persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht

• stappen bij de

overheden in het gemeenschappelijk belang van de personeelsleden of in het bijzonder belang van een personeelslid

• bijstandsverlening

aan een personeelslid dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen

• uithangen van

berichten tijdens de diensturen

• innen van vakbonds-

bijdragen tijdens de uren (enkel voor de representatieve vakorganisaties)

• aanwezigheid bij

de vergelijkende examens en bij de examens die voor de personeelsleden worden georganiseerd (enkel voor de representatieve vakorganisaties)

• deelname aan de

vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen beleggen, na indiening van een voorafgaand verzoek bij de bevoegde overheid


29

Doktersbezoek/ziekenhuis-

Medisch attest

raadpleging

Moet zo veel mogelijk worden gepland buiten de diensturen. Indien niet mogelijk buiten de diensturen, moet de afwezigheid ingehaald worden. Afwezigheid voor de duur van het onderzoek + verplaatsing wordt toegestaan, maar moet worden ingehaald.

Preventief

Medisch attest met vermelding “preventief kankeronderzoek”

Dienstvrijstelling voor de duur van het onderzoek en de verplaatsing

Prenataal onderzoek

Medisch attest met vermelding “prenataal onderzoek”

Het zwangere personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor de duur van het prenataal onderzoek en de verplaatsing als dat tijdens de diensturen plaats heeft

Borstvoeding op het werk

Geen attest vereist

kankeronderzoek

30


Afstaan bloed, plasma, bloedplaatjes

Een door de dokter van de bloedtransfusiedienst ondertekend bewijsstuk

Dienstvrijstelling voor de benodigde tijd om bloed, plasma of bloedplaatjes af te staan en voor een verplaatsingstijd (heen en terug van/naar de arbeidsplaats) van 2 uur en dit maximaal 1x per maand. Onder benodigde duur wordt verstaan 45 min voor bloed, 65 min voor plasma en 120 min voor bloedplaatjes. Indien op de plaats van de gift blijkt dat het personeelslid geen bloed(plaatjes) of plasma kan of mag geven, bedraagt de benodigde tijd 15 minuten. Wanneer blijkt dat de benodigde duur meer bedraagt dan bovenstaande richttijden, kan dienstvrijstelling voor de werkelijke duur worden toegekend indien betrokkene een geldig attest kan voorleggen waarop het begin- en einduur van de afname vermeld staat. Dienstvrijstelling voor de verplaatsingstijd wordt enkel toegekend voor de verplaatsingen tussen de arbeidsplaats en het bloedafnamecentrum. Als het personeelslid rechtstreeks van zijn woonplaats naar de plaats van de gift gaat vooraleer naar het werk te komen of na de gift niet meer terug langs het werk komt, wordt de verplaatsingstijd dus gehalveerd.


31

Afstaan beenmerg

Medisch attest

Deze dienstvrijstelling wordt enkel toegestaan wanneer bloed, plasma of plaatjes worden gegeven tijdens de diensturen en blijft een gunst.

Afstaan organen of weefsels

Medisch attest

Het personeelslid krijgt dienstvrijstelling voor het afstaan van organen of weefsels voor de benodigde duur van de voorafgaande (medische) onderzoeken, de ziekenhuisopname en het herstel.

Vrijwilliger brandweerkorps of korps burgerlijke bescherming

Attest korpscommandant

Het personeelslid krijgt als vrijwilliger van een brandweerkorps dienstvrijstelling voor dringende hulpverlening. Dit kan voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar

Actieve vrijwilliger Rode Kruis

Attest Rode Kruis

Het personeelslid krijgt als actieve vrijwilliger van het Rode kruis dienstvrijstelling voor maximaal 38 uur of 5 werkdagen per jaar.

Voorzitter/bijzitter/ (adjunct-)secretaris stembureau of stemopnemingsbureau

Attest van de voorzitter van het stem- of stemopnemingsbureau (voor de voorzitter zelf medeondertekend door de secretaris)

Het personeelslid dat als voorzitter, bijzitter of (adjunct-)secretaris van een stembureau of stemopnemingsbureau werkt bij de verkiezingen, krijgt dienstvrijstelling:

• de dag van de vekiezingen, als hij dan moest werken;

• de eerstvolgende werk-

dag na de verkiezingen, mits afgezien wordt van het presentiegeld.

32


Onbezoldigd topsporter/ internationaal jurylid

• voor de topsporter: • verklaring op

erewoord dat de voorbereiding van en de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is;

• verklaring van de

federatie of het BOIC waaruit blijkt dat hij/ zij geselecteerd of gepreselecteerd is;

• het voorbereidingsen deelnemingsschema

• voor het internationaal jurylid:

• verklaring op ere-

woord dat de deelname aan de sportmanifestatie waarvoor dienstvrijstelling wordt gevraagd, onbezoldigd is;

• verklaring van de bevoegde instantie dat hij/zij geselecteerd is als internationaal jurylid

Voor de topsporter/begeleider: Het personeelslid dat onbezoldigd topsporter of hun begeleider is kan dienstvrijstelling krijgen voor bepaalde sportmanifestaties waarvan de maximumduur vastgesteld is op 90 werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport Voor het internationaal jurylid: Voor het internationale jurylid geldt een maximum van 20 werkdagen per jaar. De lijnmanager van het personeelslid beslist over de toekenning van de dienstvrijstelling, na het advies te hebben ingewonnen van de bevoegde lijnmanager binnen het beleidsdomein voor de sport


33

Onbezoldigde begeleiding/ bijstand van gehandicapten/zieken tijdens vakantiereizen en verblijven in binnen- en buitenland

• medisch attest m.b.t. de arbeidsongeschiktheid van de gehandicapte/ zieke

• attest van deelname

aan reis/verblijf, afgegeven door de organiserende vereniging

34

Het personeelslid kan dienstvrijstelling krijgen voor de onbezoldigde inzet bij het begeleiden en bijstaan van gehandicapten en zieken tijdens de voor deze personen georganiseerde vakantiereizen en verblijven in het binnen- of buitenland a rato van de helft van het aantal te besteden verlofdagen met een maximum van 5 werkdagen per jaar.

Deelname aan wervingsexamens, bevorderings- en overgangsexamens binnen de Vlaamse Overheid

Aanwezigheidsattest examen

Dienstvrijstelling voor de duur van het examen en de verplaatsing als het examen tijdens de diensturen valt. Vergoeding verplaatsing conform binnenlandse dienstreizen, zie omzendbrief DVO/BZ/P&O/2007/6

Oproeping door het gerecht als getuige of als gezworene

Oproepingsbrief

Dienstvrijstelling voor de benodigde duur

Oproeping door het Bestuur van de Medische expertise

Oproepingsbrief


Medisch onderzoek bij de diensten van de diensten van de Vlaamse Regering (in het kader van arbeidsgeneeskunde)

Bewijs van aanwezigheid. Bovendien wordt na het onderzoek, het resultaat ervan bezorgd aan de MOD.

Dienstvrijstelling voor de duur van het medisch onderzoek en de verplaatsing

Oproeping door statutaire raden en commissies

Oproepingsbrief


Getuigenis of hulpverlening bij ongevallen op de weg naar het werk

Erewoordverklaring



Medische behandeling als slachtoffer van een arbeidsongeval of van een ongeval op de weg van of naar het werk

Medisch attest


Deelname aan de officiële sportdag voor de Vlaamse ambtenaren, als de aanwezigheid ter plaatse wordt vastgesteld

Deelnemersattest

Dienstvrijstelling voor 1 dag

Deelname aan sociaalculturele en sportieve activiteiten

Verklaring/vraag

Dienstvrijstelling, na goedkeuring door de directieraad, voor 1 uur/week, tenzij anders vermeld

Hoofdstuk 13 MUZIEK OP DE WERKVLOER Muziek op de werkvloer is verboden, tenzij met hoofdtelefoon.

Hoofdstuk 14 FACULTATIEVE VERMELDINGEN 14.1 Deontologische code De deontologische code moet door ieder personeelslid gerespecteerd worden en is terug te vinden in de Omzendbrief BZ 2011/6 van 6 juli 2011 betreffende de deontologische code voor de personeelsleden van de Vlaamse overheid, zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden. De personeelsleden van het Agentschap voor Landbouw en Visserij belast met uitvoering van controles ter plaatse bij landbouwers of operatoren moeten de gedragscode voor ALV - personeelsleden bij de uitoefening van een controletaak respecteren, zoals tot op heden gewijzigd en gewijzigd zal worden (cf.bijlage).


35

14.2 Non-discriminatie Elke vorm van discriminatie op grond van het zogenaamd ras, de afkomst, de geboorte, de nationale of etnische afstamming, de huidskleur, het fortuin, de leeftijd, het geslacht, de seksuele geaardheid, de burgerlijke staat, de levensbeschouwing, de politieke, filosofische of geloofsovertuiging, de vroegere, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een fysieke eigenschap of handicap is verboden.

14.3 Aanvullen van Vlimpersgegevens door personeel Ieder personeelslid wordt gevraagd de eigen persoonsgegevens up-to-date te houden via de Selfservice van Vlimpers.

14.4 Telewerk De voorwaarden, afspraken en te volgen aanvraagprocedure voor telewerken binnen ALV is terug te vinden in de dienstinstructie ALV2 van 1/10/2007 op Intraland (http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=183 of Intraland LV > Organisatie > Agentschap > ALV dienstinstructies)

14.5 Wagenreglement voor dienstwagens De afspraken inzake het gebruik van dienstwagens zijn terug te vinden in het wagenreglement. De automatische voortgangscontrole via het GPS-opvolgingssysteem is in dit document geïntegreerd. Het wagenreglement gekoppeld aan een functie is te raadplegen op Intraland http://lv.vonet.be/nlapps/data/docattachments/wagenreglement.doc of Intraland LV > Personeel > Reglementering > Wagenreglement voor dienstvoertuigen gekoppeld aan een functie)

14.6 Gedragscode ICT De personeelsleden van het Agentschap voor Landbouw en Visserij moeten de gedragscode ICT, zoals die zal worden gewijzigd of vervangen, respecteren en de nalevingsverklaring ondertekenen (cf. bijlage).

36


Deze is ook terug te vinden op https://lvportaal/ALV/POD/ICT/SAS/security/Documentbibliotheek%20Richtlijnen/1/Praktische%20Gedragscode%20v2.0.pdf De meest recente versie van deze gedragscode is terug te vinden via service desk online.

14.7 Gebruik van een bedrijfs-gsm Als een personeelslid meent permanent nood te hebben aan een bedrijfs-gsm neemt hij hiervoor contact op met het afdelingshoofd. Voor elke bedrijfs-gsm geldt een belprofiel met split billing, wat betekent dat het personeelslid zelf voor de gevoerde privégesprekken betaalt.

Hoofdstuk 15 ADRES INSPECTIEDIENSTEN De adressen van de Arbeidsinspectie (Toezicht op de Sociale Wetten en Toezicht op het Welzijn op het Werk) en van de Sociale Inspectie zijn opgenomen in bijlage 1.

Hoofdstuk 16 PLAATS WAAR HET ARBEIDSREGLEMENT KAN WORDEN GERAADPLEEGD Aanplakking: Het arbeidsreglement wordt op een zichtbare en toegankelijke plaats (infobord) uitgehangen in ieder gebouw waar personeelsleden van de betrokken entiteit zijn tewerkgesteld. Intranet: Het arbeidsreglement kan op elektronische wijze geraadpleegd worden op het intraland onder de link: http://lv.vonet.be/nlapps/docs/default.asp?fid=343 of Intraland LV > Personeel > Reglementering > Arbeidsreglement Agentschap Internet: http://www2.vlaanderen.be/personeel/statuten/arbeidsreglementen.htm#LV


37

Datum van inwerkingtreding: 1 oktober 2012

Voor de werkgever,

Noël Van Ginderachter Administrateur-generaal

38


Bijlage 1 ADRESSEN INSPECTIEDIENSTEN 1 ARBEIDSINSPECTIE 1.1 Toezicht op de Sociale Wetten DIRECTIE AALST R.A.C. De Pupillen Graanmarkt 1 9300 Aalst Tel. 053 75 13 33 Fax 053 75 13 44 [email protected] Ambtsgebied: Aalst, Brakel, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Herzele, Horebeke, Kluisbergen, Kruishoutem, Lede, Lierde, Maarkedal, Ninove, Oudenaarde, Ronse, Sint-Lievens-Houtem, WortegemPetegem, Zingem, Zottegem en Zwalm DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus 56 2000 Antwerpen Antwerpen 1 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 34 [email protected] Antwerpen 2 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 34 [email protected]

Bijlage 1 | Adressen inspectiediensten

39

Antwerpen 3 Tel. 03 213 78 10 Fax 03 213 78 37 [email protected] Ambtsgebied: Antwerpen, Berendrecht, Lillo, Zandvliet, Berchem, Edegem, Ekeren, Kapellen, Kontich en Stabroek, Borgerhout, Brasschaat, Brecht, Essen, Kalmthout, Merksem, Schoten en Wuustwezel, Boechout, Borsbeek, Deurne, Malle, Ranst, Schilde, Wijnegem, Wommelgem, Zandhoven en Zoersel Aartselaar, Boom, Hemiksem, Hoboken, Hove, Lint, Mortsel, Niel, Rumst, Schelle, Wilrijk en Zwijndrecht DIRECTIE BRUGGE Breidelstraat 3 8000 Brugge Brugge - Oost Tel. 050 44 20 30 Fax 050 44 20 39 [email protected] Brugge - West Tel. 050 44 20 30 Fax 050 44 20 39 [email protected] Ambtsgebied: Alveringem, Beernem, Blankenberge, Brugge, Damme, Jabbeke, Knokke-Heist, Oostkamp, Torhout, Zedelgem en Zuienkerke Bredene, De Haan, De Panne, Diksmuide, Gistel, Houthulst, Ichtegem, Koekelare, Koksijde, Kortemark, Lo-Reninge, Middelkerke, Nieuwpoort, Oostende, Oudenburg en Veurne DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel Tel. 02 235 54 01 (Permanentie N en F) Fax 02 235 54 04 [email protected] - [email protected] Ambtsgebied: het administratief arrondissement Brussel.

40


DIRECTIE GENT Savaanstraat 11/002 9000 Gent Gent - West Tel. 09 265 41 11 Fax 09 265 41 10 [email protected] Ambtsgebied: Aalter, De Pinte, Deinze, Eeklo, Gavere, Gent, Kaprijke, Knesselare, Lovendegem, Maldegem, Nazareth, Nevele, Sint-Laureins, SintMartens-Latem, Waarschoot, Zomergem en Zulte Gent - Oost Tel. 09 265 41 11 Fax 09 265 41 10 [email protected] Attaché-directiehoofd: Arlette Boeckx Ambtsgebied: Assenede, Destelbergen, Evergem, Gent, Laarne, Lochristi, Melle, Merelbeke, Moerbeke-Waas, Oosterzele, Wachtebeke, Wetteren en Zelzate DIRECTIE HALLE-VILVOORDE d’Aubreméstraat 16 1800 Vilvoorde Halle-Vilvoorde 1 Tel. 02 257 87 30 Fax 02 252 44 95 [email protected] Halle-Vilvoorde 2 Tel. 02 257 87 30 Fax 02 252 44 95 [email protected] Ambtsgebied: Hoeilaart, Drogenbos, Linkebeek, Sint-Genesius-Rode,Vilvoorde, Steenokkerzeel, Machelen, Grimbergen, Kapelle-op-den-Bos, Kampenhout, Zaventem, Luchthaven, Kraainem, Wezembeek-Oppem, Zemst en Overijse Halle, Herne, Bever, Galmaarden, Sint-Pieters-Leeuw, Beersel, Pepingen, Dilbeek, Asse, Ternat, Opwijk, Lennik, Gooik, Roosdaal, Liedekerke, Wemmel, Merchtem, Affligem, Londerzeel en Meise Openingsuren: Maandag en vrijdag van 9u tot 12u Woensdag van 9u tot 17u, zonder onderbreking Buiten deze uren: op afspraak


41

DIRECTIE HASSELT TT14 Sint-Jozefsstraat 10.9 3500 Hasselt Tel. 011 35 08 80 Fax 011 35 08 98 [email protected] Ambtsgebied: Beringen, Bocholt, Diepenbeek, Gingelom, Halen, Ham, Hamont-Achel, Hasselt, Hechtel-Eksel, Herk-de-Stad, Heusden-Zolder, Houthalen-Helchteren, Leopoldsburg, Lommel, Lummen, Neerpelt, Nieuwerkerken, Overpelt, Peer, Sint-Truiden, Tessenderlo en Zonhoven. DIRECTIE KORTRIJK IJzerkaai 26-27 8500 Kortrijk Tel. 056 26 05 41 Fax 056 25 78 91 [email protected] Ambtsgebied: Anzegem, Avelgem, Deerlijk, Harelbeke, Kortrijk, Kuurne, Lendelede, Menen, Spiere-Helkijn, Waregem, Wervik, Wevelgem en Zwevegem DIRECTIE LEUVEN Federaal administratief centrum Philipssite 3A - bus 8 3001 Leuven Tel. 016 31 88 00 Fax 016 31 88 10 [email protected] Ambtsgebied: Aarschot, Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boortmeerbeek, Boutersem, Diest, Geetbets, Glabbeek, Haacht, Herent, Hoegaarden, Holsbeek, Huldenberg, Keerbergen, Kortenaken, Kortenberg, Landen, Leuven, Linter, Lubbeek, Oud Heverlee, Rotselaar, ScherpenheuvelZichem, Tervuren, Tielt-Winge, Tienen, Tremelo en Zoutleeuw

42


DIRECTIE MECHELEN Louizastraat 1 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 80 Fax 015 45 09 99 [email protected] Ambtsgebied: Berlaar, Bonheiden, Bornem, Duffel, Heist-op-den-Berg, Lier, Mechelen, Nijlen, Putte, Puurs, Sint-Amands, Sint-Katelijne-Waver en Willebroek. DIRECTIE ROESELARE Kleine Bassinstraat 16 8800 Roeselare Tel. 051 26 54 30 Fax 051 24 66 16 [email protected] Ambtsgebied: Ardooie, Dentergem, Heuvelland, Hooglede, Ieper, Ingelmunster, Izegem, Langemark-Poelkapelle, Ledegem, Lichtervelde, Mesen, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Poperinge, Roeselare, Ruislede, Staden, Tielt, Vleteren, Wielsbeke, Wingene en Zonnebeke DIRECTIE SINT-NIKLAAS Kazernestraat 16 - blok C 9100 Sint-Niklaas Tel. 03 760 01 90 Fax 03 760 01 99 [email protected] Ambtsgebied: Berlare, Beveren-Waas, Buggenhout, Dendermonde, Hamme, Kruibeke, Lebbeke, Lokeren, Sint-Gillis-Waas, Sint-Niklaas, Stekene, Temse, Waasmunster, Wichelen en Zele DIRECTIE TONGEREN E. Jaminéstraat 13 3700 Tongeren Tel. 012 23 16 96 of 012 24 13 19 Fax 012 39 24 53 [email protected]


43

Ambtsgebied: Alken, As, Bilzen, Borgloon, Bree, Dilsen-Stokkem, Genk, Heers, Herstappe, Hoeselt, Kinrooi, Kortessem, Lanaken, Maaseik, Maasmechelen, Meeuwen-Gruitrode, Opglabbeek, Riemst, Tongeren, Voeren, Wellen en Zutendaal DIRECTIE TURNHOUT Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel. 014 44 50 10 Fax 014 44 50 20 [email protected] Ambtsgebied: Arendonk, Baarle-Hertog, Balen, Beerse, Dessel, Geel, Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Herselt, Hoogstraten, Hulsthout, Kasterlee, Laakdal, Lille, Meerhout, Merksplas, Mol, Olen, Oud-Turnhout, Ravels, Retie, Rijkevorsel, Turnhout, Vorselaar, Vosselaar en Westerlo DIRECTIE VERVOER MECHELEN Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 91 Fax 015 45 09 97 [email protected] VERSIE 17.02.2011 - WEBSITE http://www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=6552

1.2 Toezicht op het Welzijn op het Werk DIRECTIE ANTWERPEN Theater Building Italiëlei 124 bus 77 2000 Antwerpen Tel. 03 232 79 05 Fax 03 226 02 53 [email protected] Ambtsgebied: provincie Antwerpen

44


DIRECTIE BRUSSEL Ernest Blerotstraat 1 1070 Brussel Tel. 02 233 45 46 Fax 02 233 45 23 [email protected] - [email protected] Ambtsgebied: het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest DIRECTIE LIMBURG - VLAAMS-BRABANT Koning Albertstraat 16B 3290 Diest Tel. 013 35 90 50 Fax 013 35 90 89 [email protected] Ambtsgebied: provincie Limburg en Vlaams-Brabant DIRECTIE OOST-VLAANDEREN Ketelvest 26/202 9000 Gent Tel. 09 265 78 60 Fax 09 265 78 61 [email protected] Ambtsgebied: provincie Oost-Vlaanderen DIRECTIE WEST-VLAANDEREN Breidelstraat 3 8000 Brugge Tel. 050 44 20 20 Fax 050 44 20 29 [email protected] Ambtsgebied: provincie West-Vlaanderen VERSIE 17.02.2011 – WEBSITE: http://www.werk.belgie.be/defaultTab. aspx?id=6550


45

2 SOCIALE INSPECTIE DIRECTIE – GENERAAL SOCIALE INSPECTIE Kruidtuinlaan 50, bus 110 1000 Brussel Tel. 02 528 65 46 of 02 528 65 47 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 REGIO BRUSSEL HOOFDSTAD Kruidtuinlaan 50, bus 1 1000 Brussel Tel. 02 528 65 48 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 REGIO ANTWERPEN Antwerp Italiëlei 124 bus 63 (15e verdieping) 2000 Antwerpen Tel. 03 206 99 00 Fax 03 226 90 47 Mechelen Louizastraat 1A 2800 Mechelen Tel. 015 45 09 80 Fax 015 45 09 99 Turnhout Warandestraat 49 2300 Turnhout Tel. 014 44 50 12

46


REGIO BRUSSEL – VLAAMS-BRABANT Brussel Kruidtuinlaan 50, bus 110 1000 Brussel Tel. 02 528 65 48 Fax 02 528 69 64 of 02 528 69 65 Leuven Philipssite 3a bus 7 3000 Leuven Tel. 016 29 32 69 REGIO LIMBURG St-Jozefstraat 10 bus 8.1 en 8.2 3500 Hasselt Tel. 011 35 08 20 Fax 011 35 08 38 REGIO OOST - VLAANDEREN Ketelvest 26 / 002 9000 GENT Tel. 09 265 41 41 Fax 09 265 41 45 REGIO WEST - VLAANDEREN Brugge Oude Gentweg 75c 8000 Brugge Tel. 050 44 59 60 Fax 050 44 59 70 Kortrijk Ijzerkaai 26-27 8500 Kortrijk Tel. 056 20 57 12 VERSIE 17 FEBRUARI 2011 – WEBSITE: http://www.socialsecurity.fgov.be/nl/overde-fod/organogram/sociale-inspectie/contact/contact-sociale-inspectie.htm


47

Bijlage 2 OMZENDBRIEF BZ 2011/6

48

Bijlage 2 | Omzendbrief BZ 2011/6


49

50



51

52



53

54



55

56



57

58



59

60


Bijlage 3 GEDRAGSCODE AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ 1 DIENSTORDER AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ

Bijlage 3 | Gedragscode Agentschap voor Landbouw en Visserij

61

62


2 BIJLAGE BIJ BIJLAGE 3: GEDRAGSCODE VOOR HET PERSONEELSLID BELAST MET DE CONTROLE TER PLAATSE Agentschap voor Landbouw en Visserij Het personeelslid belast met de uitvoering van controletaken van het Agentschap voor Landbouw en Visserij is zich ervan bewust dat tijdens de uitvoering van een controle ter plaatse bij landbouwers of operatoren, onverminderd de deontologische code voor personeelsleden van de diensten van de Vlaamse Regering en de dienstinstructies binnen zijn entiteit, de volgende principes gelden: Als personeelslid belast met de controle ter plaatse neem ik een correcte houding aan bij het aanmelden van de controle. Voorafgaand aan elke controle ter plaatse, tenzij overeenkomstig de dienstinstructie de aanwezigheid van de betrokkene tijdens de controle niet vereist is, stel ik mij voor aan de verantwoordelijke of afgevaardigde van het gecontroleerde bedrijf en vertoon daarbij op eenvoudig verzoek mijn legitimatiebewijs. Ik licht vervolgens toe waarom, waar en hoe de controle zal worden uitgevoerd. Wanneer de gecontroleerde verzoekt om de controle op een ander ogenblik uit te voeren en hij hiervoor duidelijk gegronde redenen heeft, verleen ik, binnen de mogelijkheden van de geldende dienstinstructies, uitstel van controle. De omstandigheden en de redenen hiervoor worden duidelijk gerapporteerd in het controleverslag. Indien mogelijk verzamel ik daartoe de nodige bewijzen of doe ter plaatse de nodige vaststellingen. Ik neem desnoods bewarende maatregelen zodanig dat een volwaardige controle mogelijk blijft. In de uitvoering van mijn controletaak waarborg ik de gelijke behandeling van de gecontroleerde personen of bedrijven. Ik verricht geen controles bij personen waarmee ik een familieband of een zakelijke relatie heb. Ik stel mij eerlijk, onafhankelijk, onpartijdig en onbevooroordeeld op bij de controle. Ik let er in alle omstandigheden op dat ik beleefd, hoffelijk en respectvol blijf en verlies nooit de menselijke en de psychologische aspecten van mijn contact met de gecontroleerde uit het oog. Dit sluit niet uit dat ik streng optreed in de gevallen waarin dit verantwoord of vereist is. Ik maak als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse een weloverwogen gebruik van de mij toegekende onderzoek - en controlerechten. Ik sta ervoor in dat de controle aan het nagestreefde doel beantwoordt en dat ze geen disproportionele last voor het gecontroleerde bedrijf en voor de bedrijfsvoering veroorzaakt. Om die reden zorg ik er voor dat ik terdege voorbereid aan de controle begin. De ingezette controlemaatregelen staan in verhouding tot de beoogde doelstelling van de controle. Bijlage 3 | Gedragscode Agentschap voor Landbouw en Visserij

63

Als personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse zie ik er op toe dat overheidsmiddelen nodig voor de uitvoering van de controles op een rationele en efficiënte wijze worden ingezet en dat verspilling van middelen in elk geval wordt vermeden. Ik zorg er tevens voor geen indruk van partijdigheid op te wekken. In dit verband maak ik bij de gecontroleerde enkel gebruik van officieel materiaal (vb. geen materiaal (papier, balpen, …) met de naam of het logo van derden gebruiken). Ik maak geen onnodig gebruik van uitrusting en lokalen van de gecontroleerde. Ik blijf steeds zakelijk en verleen geen individuele adviezen over de materie waarin ik mijn controletaak uitvoer. Ik beperk mij tot het vaststellen en noteren van de feiten en het geven van algemene toelichting en voorlichting van de toepasselijke regelgeving en procedures. Wanneer de gecontroleerde om informatie verzoekt, bezorg ik die hem op duidelijk objectieve en neutrale wijze. Indien ik mijn persoonlijk standpunt of kritiek wens toe te voegen, moet het voor de gecontroleerde duidelijk zijn dat ik enkel in eigen naam spreek. Ik respecteer het vertrouwelijk karakter van de informatie die ik tijdens de controle ter plaatse verzamel. Ik ga hiermee steeds discreet om en gebruik deze informatie niet om enig onrechtmatig voordeel te verkrijgen. Ik maak van tegenwerkingen, onregelmatigheden en bedreigingen tegen mijn persoon of mijn goederen steeds melding in het controleverslag en bij mijn hiërarchische overste. Ik vraag, in overleg met mijn hiërarchische overste, bijstand van de lokale of de federale politie wanneer de controle ter plaatse moeilijk of onmogelijk gemaakt wordt door de houding of de verwachte houding van de gecontroleerde of van derden. Ik voer de controleprocedures correct uit en verdedig hierbij steeds het belang van de administratie. Ik zie het wel als mijn plicht, mijn eigen bemerkingen en/ of suggesties, die het verloop, de effectiviteit, de efficiëntie of afhandeling van de controles kunnen helpen optimaliseren, mee te delen aan mijn overste. Als iemand van de pers met mij contact opneemt over dienstaangelegenheden, dan verwijs ik hem of haar naar het personeelslid dat binnen mijn administratie is aangesteld als woordvoerder. Dat neemt niet weg dat ik in de pers een persoonlijk standpunt mag vertolken. Ik maak dan wel duidelijk dat ik in eigen naam spreek. Ik draag er zorg voor dat mijn werkkleding aangepast is aan de omstandigheden van de controle, maar niettemin steeds verzorgd en conform de bedrijfshygiëne van de te controleren sector. Ik neem de voorgeschreven hygiënemaatregelen in acht die nodig zijn om ziekte-insleep of besmetting te voorkomen.

64


Om mijn objectiviteit niet in het gedrang te brengen of om mij niet tot een wederdienst te laten verplichten, weiger ik beleefd, maar formeel, elk geschenk en ander voordeel of in te gaan op ieder voorstel dat mij wordt aangeboden. Ik ontvang geen relatiegeschenken tenzij dit past in het kader van een normale professionele verhouding én in het teken staat van het algemeen belang van de organisatie. Indien ik een relatiegeschenk aanvaard of op een uitnodiging van een gecontroleerde inga, meld ik dit steeds aan mijn hiërarchisch overste. Het voorgaande betreft niet aangeboden koffie, thee en frisdranken. Tijdens de controle ter plaatse:

• rook ik niet op plaatsen waar dit niet verantwoord is; • gebruik ik geen alcoholische dranken; Bij het afsluiten van de controle ter plaatse stel ik de gecontroleerde steeds in kennis, desnoods schriftelijk, van de gedane vaststellingen en noteer letterlijk de opmerkingen of bemerkingen die daarbij worden gemaakt. Ik geef in de mate van het mogelijke aan wat de gevolgen van de uitgevoerde controle kunnen zijn, zonder op de uiteindelijke beslissing vooruit te lopen. Ik deel hem mee hoe hij zal worden geïnformeerd over de resultaten van de controle. Wanneer dit mogelijk is, maak ik het originele controleverslag in het bijzijn van de gecontroleerde op en laat het door alle betrokken partijen dateren en ondertekenen. Indien de betrokkene niet wenst te ondertekenen, maak ik hiervan uitdrukkelijk melding op het controleverslag. Ik verschaf steeds een afschrift van het controleverslag aan de gecontroleerde of verstuur het hem nadien per post. Ik deel de gecontroleerde via het controleverslag mee hoe er bezwaar kan aangetekend worden wanneer hij/zij niet akkoord gaat met de controleresultaten. Voor akkoord, Het personeelslid belast met de uitvoering van de controle ter plaatse.


65

Bijlage 4 GEDRAGSCODE ICT AGENTSCHAP VOOR LANDBOUW EN VISSERIJ Betreft: Deze procedure bevat praktische richtlijnen voor alle medewerkers i.v.m. de correcte toepassing van de informatiesystemen en hun informatie van het ALV. Bestemming: Deze praktische gedragscode richt zich tot alle medewerkers van het ALV, inclusief externe medewerkers die toegang hebben tot de informatiesystemen en hun informatie van het ALV. Nieuwe medewerkers dienen deze gedragscode door te nemen en te ondertekenen vooraleer ze in contact komen met de informatie en de informatiesystemen van het ALV. Van toepassing vanaf: 14/10/2010

66

Bijlage 4 | Gedragscode ICT Agentschap voor Landbouw en Visserij

1 INLEIDING 1.1 Waarom deze gedragscode? Het doel van deze gedragscode is u bewust maken van informatieveiligheid en van het gedrag dat het management van het ALV van u verwacht met betrekking tot informatieveiligheid. Informatiesystemen zijn kwetsbaar en iedereen heeft een belangrijke verantwoordelijkheid om het niveau van veiligheid van deze systemen te handhaven. Samen kunnen we een aanzienlijke bijdrage leveren om de veiligheidsrisico’s van het ALV binnen de perken te houden. Deze gedragscode bepaalt de te respecteren gedragsregels met betrekking tot de werkplaats, computers, het gebruik van informatiesystemen, gegevensopslag, wachtwoorden, e-mail en internet. Elk van de bovenvermelde onderwerpen zal worden toegelicht aan de hand van 4 elementen:

• Principes: de algemeen geldende principes • Risico’s: de belangrijkste risico’s • Wat te doen: enkele richtlijnen over het omgaan met dat onderwerp • Wat is verboden: wat hier beschreven staat is bindend voor elk personeelslid en moet als reglement beschouwd worden.

1.2 Waarom informatieveiligheid? De goede werking van het ALV is in hoge mate afhankelijk van informatiesystemen en hun informatie. Deze zijn dus te beschouwen en te behandelen als zeer belangrijke werkmiddelen van onze organisatie. Vernietiging, onbeschikbaarheid of verstoring van informatiesystemen en onterechte wijziging of onthulling van hun informatie, hetzij opzettelijk hetzij per ongeluk, kunnen het ALV aanzienlijke schade toebrengen. Daarenboven verplicht de Europese Commissie elk betaalorgaan, zo ook het Vlaams betaalorgaan (onderdeel van ALV), om te voldoen aan ISO 27002. Dit is een internationale standaard wat betreft informatieveiligheid.


67

Daarom heeft het ALV een specifiek veiligheidsbeleid gedefinieerd dat is goedgekeurd door het management. Dit kan geraadpleegd worden op de LV-portaal site van security (zie link op het einde van dit document). De doelstelling van het veiligheidsbeleid bestaat erin de basisvereisten en mechanismen te preciseren die tot een aanvaardbaar en coherent niveau van vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid (zie ook paragraaf 1.5) van informatiesystemen en hun informatie moeten leiden en conformiteit met ISO 27002 moeten verzekeren. Het beleid benadrukt tevens het engagement en de vereisten van het management ten aanzien van de informatieveiligheid. Veiligheidsincidenten en bedreigingen zijn reëel en kunnen een grote impact hebben op onze werking!

1.3 Waarom u? Er bestaan vele technische maatregelen om elektronische gegevens van bedreigingen te vrijwaren, maar het is het gedrag van elke medewerker van het ALV dat het succes van onze informatieveiligheid in allereerste instantie zal bepalen. Informatieveiligheid is maar zo goed als zijn zwakste schakel. En in de ‘ketting’ van de informatieveiligheid is elke medewerker van het ALV een schakel. Bijvoorbeeld, u bezit een gebruikersnaam en wachtwoord dat u toegang geeft tot belangrijke gegevens van het ALV. Hierdoor hebt u de mogelijkheid om deze gegevens te printen, te veranderen, te verwijderen of door te geven. Als u slordig omspringt met wachtwoorden, gevoelige informatie op papier achteloos weggooit of de voorschriften in verband met het gebruik van onze informatiesystemen niet naleeft, dan bent u een risico voor de goede werking van het ALV. Wees niet de zwakste schakel, wij rekenen op u!

1.4 Wat moet u doen? Elke medewerker heeft de verantwoordelijkheid om de gegevens van het ALV zo goed mogelijk te beschermen en verantwoord om te gaan met onze informatiesystemen.

68


Bijgevolg moet u weten welke mogelijke veiligheidsproblemen zich kunnen voordoen in uw dagelijks werk en hoe u hiermee dient om te gaan. Deze gedragscode is hierbij uw leidraad. We rekenen op u! Veel succes! Uw veiligheidsbewustzijn is de garantie voor de informatieveiligheid van het ALV!

1.5 Vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid. Als we spreken over de beveiliging van informatiesystemen dan worden er typisch 3 pijlers onderscheiden: vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid. Wat betreft vertrouwelijkheid: in dit document wordt meermaals gesproken over gevoelige informatie. Maar over welke informatie hebben we het dan? Gevoelige informatie is alle informatie waarbij niet-geëigende of foutieve aanwending een ernstige werkingsimpact heeft. Voor het ALV zijn dit onder andere persoonsgegevens en de gegevens die betrekking hebben op interne audit. De integriteit van de gegevens (correctheid en volledigheid) binnen het ALV is steeds zeer belangrijk. Alle informatieverwerkingssystemen zijn dan ook zo opgebouwd dat deze zoveel mogelijk gevrijwaard blijft. De beschikbaarheid van de informatiesystemen is afgestemd op de behoefte die hiervoor is.

1.6 De basis van de gedragscode Deze gedragscode is gebaseerd op:

• het veiligheidsbeleid van het ALV (zie punt 1.2); • de omzendbrief ICT/2004/02 betreffende de gedragscode voor het gebruik van internet, e-mail en prikborden voor de personeelsleden van de Vlaamse Overheid.


69

1.7 Toepassingsgebied Deze gedragscode is van toepassing voor alle medewerkers van het ALV, inclusief externe medewerkers, die toegang hebben tot de informatiesystemen en hun informatie van het ALV. Hierbij geldt wel volgende opmerking: indien in deze gedragscode wordt gesproken over computers, gaat het over computers die worden beheerd door het ALV. Al deze computers worden op een specifieke manier geconfigureerd zodat ze allemaal op een veilige manier kunnen aangesloten worden op het netwerk. Het gaat hier dus niet over computers voor privégebruik, die niet aangesloten mogen worden op het netwerk

1.8 Uitzonderingen Een uitzondering op de gedragsregels kan enkel worden toegestaan voor professionele doeleinden. De uitzondering moet voorgelegd en goedgekeurd worden door de ICT-veiligheidsverantwoordelijke (zie contactgegevens in het laatste hoofdstuk).

2 GEDRAGSREGELS 2.1 Werkplaats PRINCIPES

• Fysieke toegang tot onze gebouwen en kantoren, en tot het materiaal dat zich in deze kantoren bevindt, dient beperkt te worden tot bevoegde medewerkers en personen.

• Onze werkplaatsen zijn opgedeeld in een aantal ruimten (ook ‘veiligheidszones’ genoemd): onder meer de gewone werkplaatsen, de Exploitatiezone en de zone voor Interne Audit ALV en Betalingen en Inningen ALV. Elke ruimte mag enkel betreden worden door daartoe bevoegde personen. RISICO’S

• Niet geautoriseerde fysieke toegang kan leiden tot diefstal of manipulatie van belangrijke informatie of tot het toebrengen van schade aan de hardware of software.

70


WAT TE DOEN?

• Betreed enkel een ruimte indien je zelf bevoegd bent om die ruimte te betreden of indien je begeleid wordt door iemand die hiervoor bevoegd is.

• Begeleid andere medewerkers van het ALV binnen de ruimten van ALV waar zij normalerwijze geen toegang tot hebben.

• Begeleid bezoekers binnen de ruimten van het ALV. • Wanneer een ruimte niet in gebruik is, sluit dan de deuren (indien mogelijk). WAT IS VERBODEN?

• Toegang verlenen aan onbevoegde personen. • Uw bezoekers permanent zonder begeleiding achterlaten in een ruimte van ALV.

• Uw toegangsbadge uitlenen aan iemand anders. Draag bij tot een veilige omgeving. Het is essentieel voor onze informatieveiligheid

2.2 Wachtwoorden en RSA-tokens PRINCIPES

• Wachtwoorden en RSA-tokens tokens zijn als de sleutels op onze deuren: we schermen er iets mee af.

• Een wachtwoord kan aanzien worden als een kennisfactor (iets dat men weet). Voor toegang tot ons netwerk van buitenaf maken we daarenboven gebruik van een bezitsfactor (iets dat men heeft), meer bepaald een RSA-token.

• Net als bij sleutels, zijn er vele soorten wachtwoorden, het ene al veiliger dan het andere. Opdat iedereen binnen ALV enkel sterke (veilige) wachtwoorden zou gebruiken, worden enkele voorwaarden opgelegd waaraan een wachtwoord minstens moet voldoen.

• Na 5 mislukte logon pogingen wordt uw account automatisch geblokkeerd. Enkel de Service Desk kan dit weer ongedaan maken.


71

RISICO’S

• Een wachtwoord is één van de sleutels tot uw computer, tot het ALV netwerk en zijn informatie: zwakke wachtwoorden liggen aan de basis van de meeste veiligheidsinbreuken.

• Veel wachtwoorden kunnen gemakkelijk geraden worden, vooral als de potentiële misbruiker over enige achtergrondinformatie van zijn slachtoffer beschikt.

• Wachtwoorden kunnen ook gemakkelijk ontdekt worden als de gebruiker er onzorgvuldig mee omspringt. WAT TE DOEN?

• Kies een sterk wachtwoord dat moeilijk te raden is door anderen. • Hou bij het kiezen van uw wachtwoord rekening met volgende regels: • het wachtwoord moet een minimum lengte van 8 karakters hebben; • het wachtwoord moet bestaan uit karakters van minstens drie van de volgende vier groepen: kleine letters, hoofdletters, cijfers, speciale tekens (zoals *?./!”%);

• maak nooit letterlijk gebruik van namen, patronen of woorden die in een woordenboek te vinden zijn;

• verander uw wachtwoord periodiek en dit minstens om de 90 dagen. • Een mogelijkheid om een sterk wachtwoord te maken is hetvolgende: zoek een zin die u gemakkelijk kunt onthouden en vervang dan elk woord door de eerste letter of door een cijfer of leesteken. Bijvoorbeeld van de zin ‘Wat heb jij twee grote wenkbrauwen zeg! ’ maakt u het wachtwoord ‘Whj2g””z!’.

• Scherm uw wachtwoord steeds goed af. Weersta aan de verleiding om uw wachtwoord door te geven of op te schrijven.

• Kom je toch in de verleiding om je wachtwoord door te geven, omdat dit volgens jou nodig is voor de continuïteit van de dienstverlening? Neem dan contact op met de Service Desk. Zij zullen dan samen met jou naar een andere oplossing zoeken.

• Wachtwoorden moeten een minimale levensduur van 1 dag hebben. Een uitzondering hierop zijn de wachtwoorden toegekend door de Service Desk, die moeten onmiddellijk gewijzigd worden.

• Hebt u uw RSA-token nodig maar niet bij de hand? Neem dan contact op met de Service Desk voor het verkrijgen van een tijdelijk token.

72


WAT IS VERBODEN?

• Uw wachtwoord kenbaar maken aan iemand anders. Zelfs aan uw leidinggevende of aan iemand van de Service Desk mag u uw wachtwoord nooit doorgeven.

• Uw wachtwoorden opschrijven. • Een kleefbriefje met uw wachtwoord aan uw computer hechten. • Alledaagse en gemakkelijk te achterhalen wachtwoorden gebruiken, zoals het letterlijk gebruik van namen van familieleden, huisdieren, nummerplaten, favoriete artiesten, woorden uit het woordenboek of triviale opeenvolgingen van karakters zoals ‘azerty’.

• Als nieuw wachtwoord hetzelfde als één van de vorige drie wachtwoorden gebruiken.

• Uw RSA-token uitlenen. Kies sterke wachtwoorden en gebruik deze verstandig!

2.3 E-mail PRINCIPES

• E-mail wordt u ter beschikking gesteld als communicatiemiddel voor professionele doeleinden. Gebruik van het mailsysteem voor privédoeleinden moet beperkt blijven.

• Om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van het netwerk te vrijwaren, wordt het gebruik van e-mail opgevolgd (zie 4.2) en worden er bepaalde technische maatregelen uitgevoerd. Het gaat onder andere om volgende maatregelen:

• bijlagen van bepaalde types worden geblokkeerd; • verdachte of ongeoorloofde mails worden door de spamfilter of virusscanner tegengehouden.

• Outlook is niet bedoeld om te gebruiken als opslagruimte. RISICO’S

• De echtheid, integriteit en vertrouwelijkheid van e-mailberichten kunnen niet gegarandeerd worden.

• E-mail kan virussen bevatten of bijlagen met kwaadaardige programma’s. • E-mailsystemen kunnen verzadigd raken en onbeschikbaar worden als grote hoeveelheden e-mailberichten met omvangrijke bijlagen worden verstuurd.


73

WAT TE DOEN?

• Wees steeds voorzichtig wanneer u externe e-mail ontvangt. Als u een verdacht bericht ontvangt, mag u het bericht en de bijlage niet openen en moet u de Service Desk verwittigen.

• Stuur nooit een viruswaarschuwing of andere elektronische kettingbrief door naar uw collega’s. De kans is namelijk heel groot dat het om een valse viruswaarschuwing (hoax) of ander vals bericht gaat. Indien u toch vermoed dat het om een echt bericht gaat, stuur dan het bericht door naar de Service Desk. Zij zullen de waarschuwing nagaan en de nodige stappen ondernemen.

• Beperk het verspreiden van je e-mail adres aan niet-professionele relaties en vermijd het publiceren ervan op een website of op één of andere publiek toegankelijke ruimte.

• Als u vermoedt dat uw e-mailgegevens worden misbruikt, meld dit dan aan de Service Desk.

• Maak zo veel mogelijk gebruik van het ALV-portaal of de gedeelde netwerkschijven om documenten te verspreiden in plaats van documenten als bijlage van interne mails op te nemen.

• Verstuur geen grote bijlagen indien er andere alternatieven bestaan. • Indien u een groot document wil uitwisselen, neem dan contact op met de Service Desk. Zij zullen u een gepaste oplossing aanbieden.

• Als een mail of bijlage ten onrechte wordt geblokkeerd, neem dan ook contact op met de Service Desk.

• Wanneer u e-mail wil gebruiken om gevoelige informatie door te geven of in het kader van belangrijke beslissingen, kan u eventueel een mechanisme van beveiligde e-mail gebruiken. Neem contact op met de Service Desk om hiervoor een passende oplossing te verkrijgen. WAT IS VERBODEN?

• Gevoelige informatie tot buiten het ALV verspreiden via gewone (onbeveiligde) e-mail.

• Berichten versturen die obsceen of beledigend zijn, die in strijd zijn met de openbare orde of met de goede zeden, die het privéleven van iemand aantasten of die discriminerend of xenofobisch zijn of daartoe aanzetten.

• Berichten versturen die bedoeld zijn om mensen te pesten of te stalken. Pas ook op met sarcasme en cynisme. Een bericht in geschreven vorm kan door een lezer verkeerd geïnterpreteerd worden.

• Verhitte discussies voeren via e-mail. 74


• E-mail gebruiken voor persoonlijk winstbejag. • Kettingbrieven, spam (junk mail), pornografisch materiaal, spelletjes … verzenden.

• Snooping: toegang proberen te krijgen tot andermans e-mail. • Spoofing: zich via e-mail voordoen als iemand anders. • Automatisch e-mail doorsturen naar een persoonlijk of ander extern emailadres. Wees op uw hoede voor de herkomst en inhoud van e-mail en voor mogelijke virussen!

2.4 Internet PRINCIPES

• Net zoals bij e-mail wordt het internet ter beschikking gesteld voor professionele doeleinden. Tijdens de werkuren moet het gebruik van internet voor niet-professionele doeleinden beperkt blijven. Tijdens uw middagpauze mag u het internet vrij gebruiken voor persoonlijke doeleinden, rekening houdend met de niet-toegestane activiteiten.

• Om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van het netwerk te vrijwaren, wordt het internet gefilterd en het gebruik ervan opgevolgd (zie 4.2).

• Er zijn 3 soorten websites: • Toegelaten websites: hier

kan het personeelslid zonder problemen naartoe surfen. Er zijn hierbij geen restricties opgelegd.

• Toegelaten

websites na bevestiging: de eindgebruiker beoordeelt hierbij of hij/zij deze toegang nodig heeft en drukt daarbij op de knop “Doorgaan” respectievelijk “Vorige pagina”. Hij/zij komt dan op de gevraagde website uit. Exploitatie blokkeert de toegang tot deze websites niet, maar verwittigt de surfer met een boodschap.

• Verboden websites: hier kan het personeelslid onder geen enkele omstandigheid naartoe surfen. Exploitatie blokkeert de toegang tot deze websites. De surfer wordt hiervan verwittigd met een boodschap. RISICO’S

• Boodschappen en gegevens achterlaten in nieuwsgroepen of praatprogramma’s kan leiden tot misbruik van deze gegevens en het veelvuldig versturen van ongewenste mails (spam) achteraf.


75

• Programma’s die gedownload worden vanaf het internet kunnen leiden tot vertrouwelijkheidinbreuken, foutieve werking van uw computer en andere vervelende effecten. Denk maar aan virussen en dergelijke!

• Valse websites kunnen gebruikers verleiden tot het geven van vertrouwelijke informatie.

• Het raadplegen van bepaalde websites gebruikt soms meer datadebiet dan je op het eerste gezicht zou denken. Op deze manier kan het netwerk overbelast worden waardoor het netwerk trager of zelfs tijdelijk onbeschikbaar wordt. WAT TE DOEN?

• Gebruik het internet hoofdzakelijk voor professionele doeleinden. • Verifieer de authenticiteit van websites waar u zich moet aanmelden en persoonlijke gegevens vermelden.

• Let extra op bij het downloaden van bestanden. • Videostreaming vanaf het internet is verboden. Indien dit om professionele doeleinden toch nodig is (bijvoorbeeld voor het volgen van een cursus op internet) moet dit specifiek worden aangevraagd aan de Service Desk.

• Als een website ten onrechte wordt geblokkeerd, neem dan contact op met de Service Desk. WAT IS VERBODEN?

• Gevoelige informatie via het internet verspreiden. • Gegevens op het internet plaatsen die de aandacht naar u als personeelslid van ALV trekken: hierdoor kan u en ALV een doelwit worden.

• Software downloaden zonder voorafgaande toestemming • Spelletjes, muziek, films, screensavers … downloaden. • Sites, met obscene, pornografische, haatdragende of andere verwerpelijke inhoud bezoeken.

• Gegevens downloaden in strijd met de copyrightwetgeving of het auteursrecht.

• Alle internetactiviteiten (o.a. hacking) die bij wet verboden zijn. • Videostreaming vanaf het internet voor niet-professionele doeleinden, bijvoorbeeld tv-fragmenten bekijken via het internet.

76


• Serving (bestandsuitwisseling over het netwerk, bijvoorbeeld Kazaa). • Internet gebruiken voor persoonlijk winstbejag door bijvoorbeeld beursgegevens en online beurshandel te raadplegen.

• Voor het goede beheer van het internet en ter ondersteuning van de maatregelen zijn er een aantal technische beperkingen opgelegd en kunnen er in de toekomst nog bijkomende beperkingen worden opgelegd. Het is verboden om deze beperkingen te omzeilen. Gebruik het internet voor professionele doeleinden!

2.5 Computers en netwerk PRINCIPES

• Een computer wordt u ter beschikking gesteld om uw opdracht uit te voeren. Deze computer is volgens een bepaalde basisconfiguratie samengesteld.

• Binnen het ‘Anders Werken’ principe werken we met virtuele computers. Hierop zijn dezelfde regels van toepassing als op de klassieke fysieke computers.

• Alleen de Service Desk of andere medewerkers van Exploitatie mogen software installeren en logische of fysieke wijzigingen aan de computerof netwerkconfiguratie aanbrengen.

• Computers mogen niet onbeheerd achtergelaten worden bij het verlaten van de werkplaats.

• Alle computers van het ALV worden voorzien van antivirussoftware. Die software en de bijbehorende virusdefinities worden automatisch geüpdatet.

• Draagbare computers van firma’s en consultants of draagbare computers voor privégebruik mogen niet op het interne netwerk van ALV worden aangesloten. RISICO’S

• Elke ongepaste aanpassing of uitbreiding van de computer kan leiden tot een slechte werking, tot ongewenste effecten op het netwerk en tot mogelijke foutieve diagnose of tussenkomst.

• Installatie van niet geautoriseerde software kan leiden tot een slecht werkende computer, virussen en mogelijke boetes wegens het niet respecteren van de licentieovereenkomsten.

• Een computer die onbeheerd is achtergelaten is, kan door anderen misBijlage 4 | Gedragscode ICT Agentschap voor Landbouw en Visserij

77

bruikt worden.

• Draagbare computers die niet beheerd worden door het ALV kunnen mogelijk virussen en dergelijke bevatten en bij aansluiting op ons netwerk dit infecteren. WAT TE DOEN?

• Als u uw werkplek voor een langere tijd verlaat, moet u uitloggen of uw computer afsluiten. Op die manier wordt verzekerd dat alle toepassingen afgesloten zijn. Dit doet u door de applicaties te sluiten en daarna in het menu ‘START’ op de knop ‘Log off’ of ‘Afmelden’ te klikken.

• Ook voor korte onderbrekingen mag u uw computer nooit onbeheerd achterlaten. U kunt de computer disconnecteren of locken zonder de applicaties af te sluiten, als volgt:

• de verbinding te verbreken (disconnecteren): klik op het kruisje in de lichtgele balk bovenaan OF

• de werksessie te vergrendelen (locken): druk op de toetsen ‘Ctrl’, ‘Alt’ en ‘End’. Klik daarna op ‘Lock Computer’ of voor de Nederlandstalige versie ‘Computer vergrendelen’.

• Neem contact op met de Service Desk in volgende gevallen: • als u vermoedt dat de antivirussoftware op uw computer niet correct functioneert;

• bij abnormaal gedrag van uw computer (mogelijk door virussen); • als u een pop-up bericht krijgt met de boodschap om de Service Desk te verwittigen (bv omdat er een virus op uw computer werd gevonden)

• Voor professionele doeleinden (bijvoorbeeld als u een presentatie moet geven), kunt u tijdelijk een (draagbare) computer aanvragen bij de Service Desk. Die computers worden op dezelfde manier geconfigureerd als de gewone computers van het ALV en kunnen op het netwerk worden aangesloten. Het aantal beschikbare draagbare computers is wel beperkt. Als u absoluut een draagbare computer nodig hebt op een bepaalde datum, kunt u die het best op voorhand reserveren.

• Wenst u een aanpassing of uitbreiding aan uw computer? Of moet er ICTapparatuur verhuisd of verwijderd worden? Contacteer dan de Service Desk.

78


WAT IS VERBODEN?

• Verandering aanbrengen in het besturingssysteem of in de systeemconfiguratie, zelf software installeren of apparatuur aansluiten, zonder hiervoor eerst de toestemming bekomen te hebben via een aanvraag aan de Service Desk.

• Een modem of een andere communicatiefaciliteit aansluiten op uw computer.

• Bewust administratorrechten op uw werkstation gebruiken of verkrijgen om bovenvermelde wijzigingen uit te voeren.

• Zonder toestemming een draagbare computer proberen aan te sluiten op het netwerk.

• Zelf ICT-apparatuur verhuizen of verwijderen. • Op een ongeauthoriseerde manier van buitenaf toegang proberen te verkrijgen tot het netwerk.

• Software via een USB-stick, cd-rom of andere media op het systeem brengen zonder de toestemming van Exploitatie. Respecteer de standaardconfiguratie van uw computer!

2.6 Informatie en toepassingen PRINCIPES

• Toegang tot informatie en toepassingen is strikt voorbehouden aan bevoegde medewerkers.

• Deze toegangen worden enkel toegekend wanneer ze absoluut vereist zijn in het kader van de uitvoering van de functie van de medewerker en moeten aangevraagd worden door de dienstchef of projectleider van de medewerker.

• U kunt aansprakelijk gesteld worden voor alle acties die zijn uitgevoerd onder uw gebruikersnaam.

• Documenten en externe opslagmedia (diskette, cd-rom, USB-stick … ) die mogelijk gevoelige informatie bevatten moeten met zorg behandeld en opgeborgen worden.


79

RISICO’S

• Ongepaste toegang tot toepassingen en informatie kan leiden tot onthulling van gevoelige gegevens, tot diefstal van deze gegevens of tot foutieve of frauduleuze wijziging of vernietiging van belangrijke gegevens en informatie.

• Documenten of externe opslagmedia kunnen ontvreemd worden van bureaus, uit de prullenmanden of van de printers. WAT TE DOEN?

• Gebruik enkel een toepassing wanneer u daarvoor geautoriseerd bent en wanneer u voldoende kennis en opleiding heeft om deze toepassing uit te voeren.

• Berg documenten of externe opslagmedia met gevoelige informatie veilig op.

• Vernietig documenten die gevoelige informatie bevatten alvorens ze weg te gooien.

• Verwijder ALV gegevens van externe opslagmedia wanneer deze niet langer nodig zijn.

• Neem documenten met gevoelige informatie onmiddellijk weg van de printer en fax nadat deze zijn afgedrukt. Verwijder ook zo snel mogelijk informatie op borden (bv. vergaderzalen).

• Stel gevoelige informatie alleen aan andere partijen beschikbaar als die partijen daartoe gerechtigd zijn. WAT IS VERBODEN?

• Toepassingen en informatiesystemen zonder autorisatie gebruiken. • De ingebouwde veiligheid trachten te omzeilen, zelfs niet met het doel om het toegangsmechanisme en de veiligheid te testen.

• Gebruikersnamen en wachtwoorden van een andere medewerker gebruiken, zelfs niet wanneer deze u daarvoor zijn toestemming heeft gegeven.

• Een niet geautoriseerde gebruiker - bijvoorbeeld collega, partner, familie of vriend - toegang verlenen tot gevoelige bedrijfsinformatie van het ALV.

• Gevoelige informatie op printers, faxen of borden achterlaten • Gevoelige gegevens op privéapparatuur (diskettes, USB-stick, (draagbare) privécomputer …) bewaren Behandel gevoelige informatie met zorg!

80


2.7 Gegevensopslag PRINCIPES

• Om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens te verzekeren moeten deze alleszins op de juiste manier worden opgeslagen.

• De opslagruimte op de beschikbare schijven is niet onbeperkt. Probeer daarom zo verstandig mogelijk om te springen met deze ruimte.

• Het ALV-portaal bundelt alle sites van alle afdelingen en projecten van het ALV. Elk portaal vormt hierbij een werkplek waar interactief kan worden samengewerkt en informatie uitgewisseld.

• Regelmatig worden er back-ups gemaakt van de data op het ALV-portaal en de netwerkschijven (zoals uw persoonlijke h:\ schijf, en de groepsschijf g:\ ).

• Uw persoonlijke ‘mijn documenten’-map is gekoppeld aan uw persoonlijke h:\ schijf en zit dus ook vervat in de back-ups.

• De c:\ schijf is gemeenschappelijk voor verschillende gebruikers en de gegevens op deze c:\ schijf worden regelmatig gewist.

• Outlook is niet bedoeld om te gebruiken als opslagruimte. • Externe opslagmedia, zoals USB-sticks, cd-roms en diskettes, laten snelle uitwisseling van gegevens toe tussen computers. Deze opslagmedia moeten zo min mogelijk en met de nodige voorzichtigheid gebruikt worden.

• Gevoelige gegevens mogen niet op privéapparatuur (diskettes, USB-stick, (draagbare) privécomputer …) worden bewaard. RISICO’S

• De beschikbare opslagruimte kan verzadigd geraken. • Gegevens kunnen verloren gaan als deze niet op de juiste plaats worden bewaard.

• Sommige externe opslagmedia kunnen met de tijd beschadigd geraken of onbruikbaar worden, zodat de opgeslagen gegevens verloren gaan.

• Mogelijke virusinfectie bij uitwisseling van gegevens/bestanden tussen een computer en een extern opslagmedium (zoals een USB-stick).

• Diefstal van intellectuele eigendom of confidentiële gegevens. Dit kan gebeuren wanneer het opslagmedium wordt verloren of gestolen.


81

WAT TE DOEN?

• Bewaar gemeenschappelijke gegevens zo veel mogelijk op het ALV-portaal. Hou hierbij rekening met volgende zaken:

• probeer uw gegevens regelmatig in te checken want van uitgecheckte gegevens kunnen wij geen back-up garanderen.

• maak gebruik van versiebeheer omdat anders het terugzetten van een vorige versie heel ingewikkeld is.

• U kunt gemeenschappelijk gegevens ook in een groepsfolder (bv de g:\ schijf) bewaren.

• Uw persoonlijke gegevens kunt u bewaren op het ALV-portaal (op “Mijn site”), in uw persoonlijke h:\ schijf of in uw persoonlijke ‘mijn documenten’map.

• Hou regelmatig opkuis in de beschikbare opslagruimten. Vermijd zo veel mogelijk het gebruik van externe opslagmedia (zoals USB-sticks). Als u die toch gebruikt, hou dan rekening met volgende zaken:

• Vergewis u steeds van de afkomst van het medium. • Gebruik deze media enkel voor tijdelijke opslag en niet om gedurende lange tijd informatie te bewaren.

• Indien het opslagmedium belangrijke informatie bevat, zorg dan zeker voor een bijkomend exemplaar (back-up).

• Verwijder ALV gegevens die niet langer noodzakelijk zijn onmiddellijk van een extern opslagmedium.

• Bewaar externe opslagmedia steeds op een veilige plaats. Voeg steeds contactinformatie (geen verwijzing naar het ALV, maar wel een telefoonnummer) toe aan het medium, zodat het kan terugbezorgd worden. WAT IS VERBODEN?

• Gevoelige informatie bewaren op de C:\ schijf. De gegevens op deze schijf zijn namelijk leesbaar voor iedereen en worden periodiek verwijderd.

• Outlook als opslagruimte gebruiken. • Een extern opslagmedium gebruiken als enig exemplaar voor het bewaren van belangrijke informatie.

• Een extern opslagmedium uitlenen aan iemand anders als u niet zeker bent dat de opgeslagen gegevens niet gevoelig zijn.

• Een extern opslagmedium achterlaten waar het gemakkelijk gestolen kan worden.

82


• Gevoelige gegevens op privéapparatuur (diskettes, USB-stick, (draagbare) privécomputer …) bewaren. Gegevens zijn belangrijke werkmiddelen van het ALV. Bescherm ze te allen tijde!

2.8 Draagbare pc’s PRINCIPES

• De draagbare pc’s van het ALV zijn bedoeld om te connecteren met de werkplek (rechtstreeks of via telewerk). Het is dus niet de bedoeling op de draagbare pc zelf ALV-gegevens te bewaren en verwerken. RISICO’S

• Draagbare pc’s lopen een hoger risico op verlies of diefstal; • Bij verlies of diefstal van de computer heb je het directe verlies van de computer zelf. Maar indien er gevoelige gegevens op zouden bewaard worden dan kan het verlies van deze gegevens nog grotere schade met zich meebrengen omdat:

• de onthulling of diefstal van gevoelige gegevens zeer schadelijk kan zijn voor het imago van het ALV;

• het verlies van belangrijke gegevens aanzienlijk tijdsverlies met zich mee kan brengen. WAT TE DOEN? Respecteer naast de regels van ‘Computers en netwerk’, ook volgende bijkomende regels:

• Verbind de pc minstens eens per week met het internet om de noodzakelijke software updates, back-ups en synchronisaties te verwezenlijken.

• Indien de pc op het kantoor wordt achtergelaten moet deze in op een veilige manier bewaard (bijvoorbeeld een gesloten kast) worden.

• Bij gebruik op een andere locatie dan de gebouwen van het ALV of thuis moet u de pc ook steeds veilig opbergen. Indien nodig moet u gebruik maken van een slot waarmee u de pc kan vastleggen.


83

WAT IS VERBODEN?

• Wachtwoorden opschrijven en bijhouden op de draagbare pc of in de bijhorende draagtas.

• De draagbare pc onbeheerd achterlaten. • Opslaan van ALV-gerelateerde gegevens op de draagbare pc. (Deze gegevens zijn immers bereikbaar via de werkplek of via telewerk). Wees bewust van de veiligheidsrisico’s bij informatie op uw draagbare PC!

2.9 Handheld-toestellen PRINCIPES

• Een adequate beveiliging van de gegevens op handheld-toestellen (palmtops, smart-phones, …) is moeilijk realiseerbaar. Daarom mogen handheldtoestellen geen gevoelige informatie bevatten. Uitzondering hierop zijn de controleurs die een beperkt aantal gegevens via handheld-toestellen mogen verwerken. RISICO’S

• Handheld-toestellen worden, net als draagbare computers, frequenter verloren of gestolen. WAT TE DOEN?

• Indien het toestel op het kantoor wordt achtergelaten, bewaar het dan in een gesloten kast.

• Synchroniseer enkel taken, agenda en contactgegevens. WAT IS VERBODEN?

• Het toestel uitlenen aan anderen. • Het toestel onbeheerd achterlaten. • Bewaren van mails of bijhorende bijlagen. • Bewaren van documenten met gevoelige informatie. Bewaar geen gevoelige informatie op uw handheld-toestel!

84


2.10 Telewerken PRINCIPES

• Telewerken mag uitsluitend gebeuren na goedkeuring door uw leidinggevende en via een beveiligde verbinding met https://telewerk.lenv.be, gebruik makend van de door het ALV aangeleverde Telewerk cliëntsoftware.

• Een gebruiker die zich aanmeldt op de “Anders werken”-omgeving, ziet alleen zijn eigen persoonlijke sessie.

• ALV bezit gevoelige gegevens. Er moet vermeden worden

dat deze infor-

matie via telewerken wordt geopenbaard. RISICO’S

• De interne systemen van het ALV zijn nu ook extern toegankelijk van buiten de ALV omgevingen. Via het internet kunnen malafide personen trachten onrechtmatig toegang te krijgen tot de informatiesystemen van het ALV. WAT TE DOEN?

• Enkel uzelf als personeelslid van ALV kan gebruik maken van deze connectie en dit enkel voor werkdoeleinden.

• Volg de handleiding tot “Anders werken” en het reglement met betrekking tot telewerken voor het goede verloop van telewerken.

• Meldt incidenten zo snel mogelijk, ook buiten de “normale” werkuren. Doe dit waar mogelijk via de toepassing Omnitracker.

• Log uit aan het einde van uw werkdag. WAT IS VERBODEN?

• De connectie misbruiken voor persoonlijk of ander gebruik (bijvoorbeeld veelvuldig gebruik van het internet voor persoonlijke doeleinden via Terminal Server).

• De connectie toegankelijk stellen aan derden (bijvoorbeeld familie of bezoekers).

• De sessie onbewaakt achterlaten. Waan u op kantoor als u thuis werkt!


85

2.11 Gebruik van ICT-materiaal PRINCIPES

• De deontologische code van de Vlaamse administratie stelt dat u moet waken over het zuinig beheer van middelen die de overheid u ter beschikking stelt voor de uitvoering van uw taken.

• Verstandig omspringen met belastinggeld en zorg voor het milieu zijn ook aandachtspunten van de Vlaamse overheid.

• Net als alle andere middelen worden de ICT-middelen, zoals de printer, u ter beschikking gesteld voor professionele doeleinden.

• Werk- en private middelen moeten duidelijk gescheiden worden zodat hierover geen misverstanden kunnen voordoen.

• Kapot of verouderd materiaal wordt door de Service Desk ingezameld. RISICO’S Aan dit hoofdstuk zijn in vergelijking met de andere hoofdstukken geen rechtstreekse veiligheidsrisico’s verbonden. Maar zuinig beheer van middelen behoedt ons onder andere voor een verspilling van het belastingsgeld en draagt ook bij tot bevordering van het milieu. WAT TE DOEN?

• Zet uw PC af ‘s avonds na uw werkdag. • Print niet onnodig af, denk eerst eens na of het anders kan. • Print waar mogelijk vier bladzijden op een blad. • Indien u merkt dat materieel kapot of verouderd is, laat dit dan weten aan de Service Desk. WAT IS VERBODEN?

• Het gebruik van de beschikbare middelen van het ALV voor private doeleinden zoals het printen voor niet-professioneel gebruik.

• Het mee naar huis nemen van materiaal zonder toestemming. • Middelen die u in gebruik hebt uitlenen aan derden. • Beschadigd of verouderd materiaal toe-eigenen of in de vuilbak gooien. Wees een ambassadeur voor milieu en maatschappij!

86


3 MELDPUNTEN We onderscheiden twee soorten meldingen:

• meldingen over veiligheidsaspecten (veiligheidsrisico’s en veiligheidsincidenten);

• meldingen over morele aspecten (racistische berichten, pesten of stalken door middel van e-mail …).

3.1 Veiligheidsrisico’s en –incidenten melden Alle incidenten en mogelijke risico’s met betrekking tot informatieveiligheid moeten, , verplicht worden gemeld aan de ALV Service Desk (contactgegevens: zie laatste hoofdstuk). Onderneem hierbij zelf geen corrigerende maatregelen. Een handleiding over het gebruik van Omnitracker vindt u op de ALV-portaalsite van Service Desk online. Indien de applicatie Omnitracker niet beschikbaar is dient u telefonisch of per mail contact op te nemen met de service desk van ALV en daarbij alle relevante informatie door te geven. De medewerker van Service Desk zal u indien nodig over de situatie verder bevragen. Het is verboden om de beveiliging te testen of om te zoeken naar kwetsbaarheden in de systemen (bijvoorbeeld om een zwakke plek te bewijzen) zonder expliciete toestemming van de veiligheidsverantwoordelijke. Dat wordt namelijk beschouwd als een misbruik van het systeem. Een uitzondering hierop wordt gemaakt voor informatici van Ontwikkeling die hun eigen ontwikkelde software willen testen, en medewerkers van Exploitatie die systeemconfiguraties testen. Ter ondersteuning van de richtlijnen die in deze gedragscode zijn opgesomd zijn er een aantal technische beperkingen opgelegd. Het omzeilen van deze beperkingen of een mogelijke omzeiling uittesten wordt eveneens beschouwd als een misbruik van de systemen. Iedere medewerker heeft de plicht te melden wanneer de volgende zaken hebben plaatsgevonden of wanneer een vermoeden bestaat dat deze zaken hebben plaatsgevonden:

• gevoelige informatie is verloren gegaan of is openbaar gemaakt aan derden;

• er is een mogelijk veiligheidslek of een mogelijke bedreiging opgemerkt; • informatiesystemen zijn op een ongeoorloofde manier gebruikt; • een wachtwoord is verloren gegaan, gestolen of openbaar gemaakt; Bijlage 4 | Gedragscode ICT Agentschap voor Landbouw en Visserij

87

• een verdachte e-mail werd ontvangen; • een bedrijfseigendom of informatie is ontvreemd; • alle andere ernstige onregelmatigheden ten opzichte van deze gedragscode. Voor de contactgegevens van de Service Desk: zie laatste hoofdstuk

3.2 Morele onregelmatigheden melden Waar kunt u terecht met klachten over de verspreiding van berichten met het volgende karakter:

• discriminatie; • seksisme; • racisme; • schending van goede zeden; • pesten; • stalking. Het eerste aanspreekpunt voor deze gevallen is uw leidinggevende. Als het niet lukt om in de eigen werkomgeving bij de leidinggevende gehoor te vinden, kunt u altijd terecht bij de interne vertrouwenspersoon van het ALV. Als u liever bij iemand van buiten het beleidsdomein te rade gaat, kunt u te allen tijde een beroep doen op het meldpunt “Spreekbuis”. Wie naar “Spreekbuis” belt, krijgt een onafhankelijke expert aan de lijn die kan luisteren, advies geven, bemiddelen of doorverwijzen.

3.3 Contactgegevens interne vertrouwenspersoon van het ALV Voor de actuele gegevens: zie http://koepel.vonet.be/gdpb, link ‘psychosociaal welzijn’.

3.4 Contactgegevens ‘Spreekbuis’ Telefoon: 0800/92 593 E-mail: [email protected] Internet: http://www.vlaanderen.be/spreekbuis

88


4 NALEVING VAN DE GEDRAGSREGELS 4.1 Nalevingsverklaring Met de praktische gedragscode correspondeert een formulier voor de nalevingsverklaring betreffende de richtlijnen van deze gedragscode. Alle medewerkers moeten dit formulier ondertekenen en overhandigen aan hun dienstchef, die de ingevulde formulieren doorgeeft aan de veiligheidsverantwoordelijke. De ondertekening van deze verklaring is onlosmakelijk verbonden met de uitoefening van de taken als medewerker bij het ALV. Deze nalevingsverklaring moet slechts eenmalig worden ondertekend. Bij een aanpassing van de gedragscode moet u de nalevingsverklaring dus niet meer ondertekenen, indien u dit eerder voor een vorige versie van de gedragscode heeft gedaan. U kunt dit formulier aanvragen aan de Service Desk.

4.2 Algemene controles De leidend ambtenaar en de afdelingshoofden behouden het recht om controles betreffende de naleving van de gedragsregels uit te voeren of te laten uitvoeren door Exploitatie. Dit doen zij op regelmatige basis aan de hand van gedepersonaliseerde en anonieme organisatie- en organisatieonderdeeloverkoepelende, algemene rapporten. Een voorbeeld zou kunnen zijn “De top tien bezochte websites (al dan niet per categorie)”. Tevens betreft het hier de ad hoc meldingsplicht van markante misbruiken met gevaar voor de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen van de onderneming, met inbegrip van de controle op de kosten die ermee gepaard gaan alsook de fysieke bescherming van de installaties van de onderneming. Elke exploitatiemedewerker meldt onregelmatigheden aan de directeur van Exploitatie. De directeur van Exploitatie evalueert deze meldingen en beslist om dit te melden aan de betrokken leidinggevende. Wat betreft de controles op het gebruik van e-mail, internet en printen gelden er speciale regels (zie volgende paragraaf).


89

Bij misbruiken en inbreuken op de richtlijnen kunnen de leidend ambtenaar en de afdelingshoofden optreden met alle gepaste middelen die krachtens het personeelsstatuut gelden.

4.3 Controle op het gebruik van internet, e-mail en printen De leidend ambtenaar en de afdelingshoofden kunnen, onder de volgende voorwaarden, door Exploitatie controles laten uitvoeren op het gebruik van de e-mail- , internet- en printinfrastrucuur. Dit door de elektronische communicatiegegevens van de personeelsleden op te vragen. Een controle kan enkel als doel hebben een ongeoorloofd gebruik zoals gedefinieerd in deze gedragscode te voorkomen of te beteugelen, alsook de veiligheid of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen te garanderen.

• In een eerste fase mogen enkel globale gegevens worden opgevraagd bij Exploitatie. Het gaat om volgende gegevens:

• voor het internetgebruik: per afdeling en dienst een lijst van de bezochte websites, alsook de frequentie, duurtijd en het volume van de doorgezonden informatie. Eventueel kan ook een gebruikersprofieloverzicht zonder naamvermelding opgevraagd worden.

• voor het e-mailgebruik: per postbus of per gebruiker, het volume van de verzonden en ontvangen e-mailberichten gedurende een bepaalde periode

• voor het printen: per afdeling of dienst het volume en de karakteristieken van het afgedrukte materiaal (zoals kleur, zwart/wit en recto/ verso), de betrokken printers en de tijdstippen..

• In een tweede fase mogen ook geïndividualiseerde gegevens opgevraagd worden.

• Het gaat om volgende gegevens:

90

ʆʆ

voor het internetgebruik: de door een personeelslid gedurende een bepaalde periode bezochte websites, alsook de frequentie-, duurtijd en het volume van de doorgezonden informatie

ʆʆ

voor het e-mailgebruik: het aantal door dat personeelslid gedurende een bepaalde periode verzonden e-mailberichten, de grootte van elk bericht en de geadresseerden. De inhoud van een e-mailbericht kan nooit worden vrijgegeven.


ʆʆ

voor het printen: per personeelslid het volume en de karakteristieken van het afgedrukte materiaal (zoals kleur, zwart/wit en recto/ verso), de betrokken printers en de tijdstippen. Ook de namen van de printjobs kunnen individueel opgevraagd worden.

• Welke gegevens mogen niet opgevraagd worden? ʆʆ

Voor het e-mail gebruik: de inhoud van mails

ʆʆ

Voor het printen: de inhoud van de afgedrukte papieren

• Voorwaarden voor deze geïndividualiseerde controle: ʆʆ

ʆʆ

De controle mag slechts gebeuren bij een gegrond vermoeden van ongeoorloofd gebruik door bepaalde personeelsleden, bijvoorbeeld nadat ter aanleiding van een algemene controle onregelmatigheden zijn vastgesteld. Voorbeelden van dergelijke onregelmatigheden: ʆʆ

voor het internetgebruik: een uitzonderlijk lange duur van het gebruik van internet, adressen van verdachte sites, …

ʆʆ

voor het e-mailgebruik: een uitzonderlijk hoge frequentie, omvang of groot aantal e-mailberichten, uitzonderlijke type van bijlages, …

ʆʆ

voor het printen:uitzonderlijk veel afdrukken, opvallende tijdstippen, hoog percentage kleurenafdruk, …

De controle kan enkel worden uitgevoerd op initiatief van een afdelingshoofd of leidend ambtenaar. Die moet daartoe een gedateerde aanvraag indienen bij de directeur van Exploitatie. Deze aanvraag moet een uitdrukkelijke verklaring bevatten dat er een gegrond vermoeden bestaat van ongeoorloofd gebruik van de informaticamiddelen.


91

ʆʆ

De betrokken personeelsleden moeten op een duidelijke en begrijpelijke wijze ingelicht worden over het bestaan van de onregelmatigheden en over het feit dat er een controle van geïndividualiseerde gegevens volgt als opnieuw onregelmatigheden worden vermoed. De betrokken personeelsleden moeten bij start en einde van de controle op de hoogte gebracht worden.

ʆʆ

De controle moet beperkt blijven tot de periode die noodzakelijk is om het doel te bereiken.

ʆʆ

In principe kan er enkel een controle worden uitgevoerd gedurende een periode die start vanaf de datum van de aanvraag. De in het verleden (dit is vóór de datum van de aanvraag) ontstane gegevens worden door Exploitatie uitsluitend bewaard (gelogd) om de goede werking van het netwerk na te gaan en de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen.

ʆʆ

Een uitzondering op voorgaand principe geldt indien de wetgever een controle van in het verleden ontstane gegevens toestaat of oplegt. Dit is steevast het geval bij daden van georganiseerde misdaad.

4.4 Uitzonderingen De bovenstaande voorwaarden zijn niet van toepassing wanneer gerechtelijke autoriteiten gegevens van een bepaald personeelslid opeisen in het kader van een opsporingsonderzoek of een gerechtelijk onderzoek. De bovenstaande voorwaarden zijn evenmin van toepassing voor de kennisname van de gegevens betreffende telecommunicatie door Exploitatie die enkel tot doel heeft de goede werking van de systemen na te gaan, de goede uitvoering van de ICT-diensten te garanderen en de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie te garanderen.

92


5 AANPASSINGEN Als deze praktische gedragscode officieel aangepast wordt, wordt u hiervan via e-mail op de hoogte gebracht. U wordt verondersteld vanaf dan de richtlijnen van de geactualiseerde gedragscode na te leven.

6 MEER INFORMATIE & CONTACTGEGEVENS Meer informatie over de thema’s die in deze gedragscode aan bod zijn gekomen en andere veiligheidsthema’s kan u terugvinden op het ALV-portaal:

• De portaalsite van team ICT- veiligheid: https://lvportaal/ALV/POD/ICT/ SAS/security

• De portaalsite van Service Desk (de Service Desk Online): https://lvportaal/ALV/POD/ICT/servicedesk Contactgegevens Service Desk Indien mogelijk gelieve uw vraag, opmerking of probleem in te geven via OmniTracker. In andere gevallen kunt u de Service Desk ook contacteren op volgende manieren:

• e-mail: [email protected] (kort: service desk) • tel: 02/552 76 00 Contactgegevens team ICT Veiligheid

• e-mail: [email protected] (kort: ICT Veiligheid) • tel: 02/552 76 41 (Herman-Peter Steens) of 02/552 75 97 (Ellen Colle)


93

Arbeidsreglement

ARBEIDSREGLEMENT. Agentschap voor Landbouw en Visserij 1 oktober Arbeidsreglement. Vlaamse overheid Beleidsdomein Landbouw en Visserij

Recommend Documents