Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM
Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM
Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM Vrijwel iedere CIO streeft naar lagere kosten en een grotere flexibiliteit van de IT-omgeving. Organisaties ontkomen daarom niet aan applicatierationalisatie. Maar dat is nog niet zo eenvoudig. Er is echter een tool die CIO’s het brood nodige inzicht geeft in hun applicatielandschap: BPM.
B
usiness Process Management (BPM) bestaat al jaren. Het is een methode om processen inzichtelijk te maken en zo te optimaliseren. Deze methode wordt veelal met software ondersteund. Wat de meeste organisaties die BPM-software gebruiken echter vergeten te doen, is vastleggen welke tools en applicaties worden gebruikt om een proces uit te voeren. En daarmee missen ze een geweldige kans om inzichtelijk te maken welke applicaties en onderdelen van de ICT-infrastructuur worden gebruikt in welke processen. Terwijl dat inzicht juist de basis biedt voor applicatierationalisatie.
Waarom rationaliseren? De meeste organisaties ervaren hun ICT-omgeving als complex. Dat is niet vreemd, want uitgerekend in de jaren ’80 en ’90, waarin steeds meer bedrijfsprocessen werden geautomatiseerd, was het decentralisatie wat de klok sloeg. Ieder bedrijfsonderdeel en iedere businessunit kreeg zijn eigen ICT. Toen in het nieuwe millennium er meer behoefte kwam aan centralisatie en veel branches bovendien werden gekenmerkt door fusies en overnames, werd het er qua ICT niet overzichtelijker op. Het bleek bij die vele fusies, overnames en afstotingen van bedrijfsonderdelen geen sinecure om systemen te ontvlechten of juist vervlechten. Het was vele malen makkelijker om twee omgevingen min of meer naast elkaar te laten bestaan en daar wat koppelingen tussen aan te brengen. Op die manier creëerden bedrijven ICT-omgevingen waar niemand nog het overzicht over had. Het gevolg is dat de kosten voor onderhoud en beheer torenhoog zijn. Nog kwalijker is het dat een gemiddelde ICT-omgeving zich niet snel kan aanpassen aan steeds sneller veranderende eisen en wensen van de business. Als de business bij de IT-afdeling aanklopt met de wens voor nieuwe functionaliteit, is het antwoord vaak dat het maanden duurt om dat te ontwikkelen. Niet omdat het zo ingewikkeld is om die functionaliteit zelf te bouwen, maar wel om dit stuk software vervolgens zo te integreren in het huidige ICT-landschap dat het ook daadwerkelijk goed functioneert. De business begrijpt dit niet en gaat ondertussen zelf op zoek naar een geschikte applicatie. Met de opkomst van cloud computing is er immers voor vrijwel iedere functionaliteit een applicatie beschikbaar, die met een druk op de knop in gebruik kan worden genomen en die ook nog eens weinig kost. Dat klinkt afdelingsmanagers als muziek in de oren.
2
Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM
Het gevolg: weer een applicatie erbij, die ergens een koppeling moet krijgen naar de rest van de omgeving. Een applicatie bovendien die waarschijnlijk over veel meer functionaliteit beschikt dan die ene zo gewenste functie. En zo gebeurt het dat bijvoorbeeld basic HRM-, CRM- of boekhoudfunctionaliteit in de meeste organisaties in tientallen verschillende applicaties aanwezig is, die vaak door evenzovele medewerkers en/of afdelingen worden gebruikt. Zie dan nog maar eens alle data kloppend te houden.
Waaruit bestaat rationaliseren? Rationalisatie betekent in de regel het reduceren van het aantal in gebruik zijnde applicaties, evenals het reduceren van de hoeveelheid maatwerk. Applicatierationalisatie bestaat uit vier onderdelen: Harmonisatie: hieronder verstaan we het opheffen van applicaties met vergelijkbare functionaliteit. In plaats van met drie verschillende administratiesystemen, wordt nog maar met één systeem gewerkt. Consolidatie: hieronder verstaan we het samenvoegen van meerdere applicaties tot één. Zo kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van HRM-functionaliteit in het ERP-systeem en is geen aparte HRM-applicatie nodig. Standaardisatie: dit is het vervangen van maatwerkapplicaties door standaardsoftware. Reduceren platforms: de meeste organisaties streven niet alleen naar een reductie van het aantal applicaties, maar ook het aantal platforms. Organisaties moeten in hun roadmap duidelijk aangeven met welke platforms ze willen blijven werken, zodat hier tijdens de harmonisatie, consolidatie en standaardisatie al rekening mee wordt gehouden. Dit betekent dat systemen zullen worden uitgefaseerd. In enkele gevallen zal daarmee ook specifieke functionaliteit verloren gaan die alleen in de systemen zit die buiten gebruik worden gesteld. Die functionaliteit zal dan moeten worden bijgebouwd in de applicaties waar de organisatie mee verder gaat.
Geen overzicht door koppelingen Dit klinkt eenvoudig, maar het is een stuk lastiger dan gedacht. En dat komt vooral door de vele koppelingen die er zijn tussen de verschillende applicaties. Daardoor is het vrijwel onmogelijk te bepalen met welke CRMapplicatie de organisatie het best verder kan gaan, laat staan dat inzichtelijk is wat er precies gebeurt wanneer de andere CRM-systemen buiten gebruik worden gesteld. De kans is immers groot dat er andere applicaties zijn die door deze systemen worden gevoed. Natuurlijk, die koppelingen zouden beschreven moeten zijn, maar hoeveel IT-afdelingen zijn er die hun documentatie volledig op orde hebben? Dat is de belangrijkste reden waarom er naast allerlei nieuwe cloudapplicaties in de meeste organisaties ook nog legacysystemen en oude maatwerkapplicaties in gebruik zijn. De functionaliteit van deze systemen an sich zou eenvoudig vervangen kunnen worden, maar niemand weet hoe diep ze verweven zijn in het complexe systeemlandschap en welke systemen niet meer gevoed worden met informatie als die ene legacyapplicatie wordt uitgefaseerd. Een veelgehoorde uitspraak onder CIO’s is dan ook: ‘if it works, don’t touch it’. En zo dijt het aantal applicaties in veel organisaties nog altijd uit, zonder dat er wordt gesneden. Een situatie die in veel bedrijven onhoudbaar wordt. Enerzijds omdat het nogal wat kost om al die verschillende applicaties in de lucht te houden, anderzijds omdat dit de stabiliteit én flexibiliteit van de ICT-omgeving niet bepaald ten goede komt. De oplossing is rationalisatie van het applicatielandschap.
3
Applicatierationalisatie? Probeer het eens met BPM
Inzicht creëren De eerste stap in rationalisatie is het vaststellen van de uitgangspunten waaraan het nieuwe landschap zou moeten voldoen. Dit betekent dat de CIO of IT-manager een uitspraak moet doen over de platformen waar de organisatie mee verder gaat en dat hij tevens kaders en richtlijnen moet opstellen. Wil de organisatie in het vervolg dat bepaalde functionaliteit nog maar in één applicatie beschikbaar is – bijvoorbeeld de CRM- of HRMfunctionaliteit in het ERP-systeem – of houden afdelingen de keuze tussen twee of drie varianten van bepaalde software? En welke kosten wil de organisatie maken om bepaalde hele specifieke functionaliteit die maar door weinig medewerkers wordt gebruikt in de toekomst nog te ondersteunen? Het is heel lastig hier uitspraken over te doen zonder écht inzicht in de applicaties en systemen. Dat inzicht kan worden verkregen met BPM. Met BPM worden immers processen beschreven. Door daaraan toe te voegen welke applicaties worden gebruikt om die processen uit te voeren, ontstaat vanzelf inzicht in het applicatielandschap én in de mate waarin bepaalde functionaliteit wordt gebruikt. Door processen te relateren aan gebruikte applicaties en infrastructuur wordt in één oogopslag duidelijk welke applicaties cruciaal zijn en welke niet of nauwelijks waarde toevoegen. Ook wordt inzichtelijk welke functionaliteit van die applicaties precies wordt gebruikt. En bovendien krijgt de organisatie een goede indicatie welke koppelingen er tussen systemen bestaan. Als immers stap 1 in een proces met applicatie A wordt uitgevoerd en stap 2 met applicatie B, dan wordt ofwel de informatie die het resultaat is van stap 1 handmatig overgetikt, ofwel er is een koppeling die ervoor zorgt dat deze informatie wordt overgebracht van systeem A naar systeem B. Kortom, BPM geeft eindelijk inzicht in het complexe ICT-landschap.
Conclusie Hoewel organisaties al jaren weten dat het applicatielandschap gerationaliseerd zou moeten worden, worden in de praktijk maar weinig maatregelen op dit gebied genomen. De belangrijkste reden is dat niet duidelijk is wat er precies gebeurt als een bepaalde applicatie wordt uitgefaseerd: naar welke andere applicaties waren er koppelingen? Welke afdelingen maken allemaal gebruik van die software? En van welke functionaliteit dan precies? Is het mogelijk die processen onder te brengen in vergelijkbare software, of mist er dan net een cruciale functionaliteit waardoor een proces stokt? Tegelijkertijd schreeuwt de business om meer flexibiliteit en wendbaarheid. Time-to-market is in vrijwel iedere sector een sleutelbegrip. Maar mede door bovengenoemde reden is ICT vaak een vertragende factor. Tegen de tijd dat de CIO heeft uitgezocht hoe – binnen alle randvoorwaarden van budget en bestaande applicaties – het proces kan worden ondersteund, heeft de business zelf al een abonnement genomen op een applicatie uit de cloud. Terwijl er dus niet of nauwelijks wordt gesneden, worden er wel nieuwe applicaties toegevoegd die nieuwe processen onder steunen. De CIO kan wel roepen dat dit onverstandig is, maar omdat hij geen alternatief kan bieden dat net zo snel beschikbaar is, passeren afdelingsmanagers de ICT-afdeling aan alle kanten. De enige weg uit deze neerwaartse spiraal, is automatiseren vanuit het proces Stel de processen centraal en verbindt daar de benodigde ICT aan. CIO’s die de BPM-beginselen omarmen, zullen in staat zijn hun timeto-market te versnellen en tegelijkertijd de complexiteit én ICT-kosten te verminderen.
4
Over Mavim Rules Rules stelt organisaties in staat om al hun bedrijfsen werkprocessen op eenvoudige en eenduidige wijze te beschrijven, modelleren én te publiceren. Om organisaties te helpen bij die beheersing van de IT-omgeving is in Rules een APM-framework opgenomen. Hierin kunnen alle aspecten die samen hangen met een applicatie worden vastgelegd. Bovendien maakt dit APM-framework het mogelijk dat wijzigingen nog maar op één plek hoeven te worden aangebracht en tegelijkertijd overal worden doorgevoerd. Onderdeel van het APM-framework is een blauwdruk van best practises bij tien toonaangevende Rules-gebruikers in verschillende sectoren, zoals industrie, logistiek, zorg en overheid. Deze blauwdruk kan CIO’s helpen bij de discussie rondom applicatierationalisatie.
