APLIKASI PENDUKUNG GOOD ORGANIZATION GOVERNANCE (GOG) DI LINGKUNGAN STUDENT CREATIVITY DEVELOPMENT CENTER (SCDC) BINUS UNIVERSITY Vincent Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Wandi Hardana Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Yoppy Kosasih Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah merancang dan mengimplementasi aplikasi pendukung GOG di lingkungan SCDC Binus University berbasis web. Metode penelitian yang digunakan dalam skripsi ini meliputi metode analisis dan metode perancangan. Hasil yang ingin dicapai adalah terciptanya aplikasi yang bisa menyelesaikan permasalahan yang ada di Student Creativity Development Center saat ini dan mendukung terciptanya Good Organization Governence.
Setelah menganalisis kebutuhan,
merancang, dan menyusun aplikasi pendukung Good Organization Governence (GOG), dapat ditarik kesimpulan bahwa aplikasi ini dapat membantu dalam
mengarsipkan proposal-proposal yang ada, menumbuhkan tata kelola organisasi yang baik karena transparasi proses terjaga, membantu para stakeholder untuk selalu terhubung dengan aplikasi ini, dan membantu pembina serta manager untuk mengikuti perkembangan setiap organisasi yang ada. Adapun saran dari kami adalah agar disediakan fitur tambahan seperti chat online agar bisa saling terhubung, ditambahkannya keamanan pada sistem untuk menccegah hal-hal yang tidak diinginkan, dan dilakukannya back up secara berkala untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Kata Kunci : Good Organization Governance (GOG), Student Creativity Development Center (SCDC)
1. Pendahuluan Secara umum Good Corporate Governance (GCG) adalah pemahaman aturan yang ditetapkan, sistem hubungan kerja dan prosesnya serta jelas wewenang dan tanggungjawabnya
(UNESCAP,
2012).
Hubungan
kerja
didalam
organisasi
perusahaan yang sangat menentukan adalah hubungan antara pemilik, dewan direksi dan manajer. Tetapi dalam aplikasinya dapat juga dilaksanakan untuk organisasi yang lain, dimana dalam hal ini menurut United Nation Economic and Social Commission for Asia and the Pacific (UNESCAP) yang menyatakan bahwa pemerintah adalah salah satu pelaku governance, sedangkan pelaku lainnya antara lain adalah asosiasi, lembaga swadaya masyarakat, universitas, lembaga penelitian dan pihak yang terkait lainnya. Good Organization Governance (GOG) merupakan hasil dari terapan dari
Good Governance, khususnya pada lingkungan organisasi kemahasiswaan universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, kami akan membahas lebih lanjut mengenai Good Organization Governance (GOG) yang akan kami terapkan di lingkungan Student Creativity Development Center (SCDC) Bina Nusantara. Salah satu asas dalam Good Governance adalah Transparansi dalam proses. Dalam dunia organisasi, kegiatan surat-menyurat sudah menjadi hal yang biasa dilakukan baik dalam bentuk hardcopy maupun e-paper atau e-mail. Kegiatan suratmenyurat tersebut dilakukan tidak terkecuali oleh organisasi mahasiswa yang ada di setiap universitas. Kegiatan surat-menyurat sendiri bertujuan untuk memberikan informasi pada orang/pihak lain. Salah satu bentuk surat-menyurat yang paling sering dibuat adalah proposal. Proposal seperti yang kita ketahui adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Suatu proposal biasanya berisi ringkasan mengenai kegiatan yang diadakan, waktu dan tempat pelaksanaan, anggaran dana, susunan kepanitiaan, dan jadwal kegiatan. Dalam organisasi mahasiswa khususnya di BINUS UNIVERSITY ini, mereka biasanya membuat proposal dengan tujuan untuk memberikan rancangan kegiatan yang akan dilakukan. Satu proposal akan mewakili satu kegiatan yang akan mereka selenggarakan. Proposal yang sudah dibuat tersebut akan diberikan ke pembina untuk dilakukan pengecekan dan kemudian akan disahkan oleh manager. Setelah mendapat pengesahan dari manager barulah kegiatan yang sudah dirancang di proposal tersebut dapat dilaksanakan. Masalah timbul ketika proposal yang biasanya berbentuk hardcopy tersebut akan mengalami kesulitan dalam pengarsipan. Pengarsipan yang baik membutuhkan tempat yang cukup besar agar proposal-proposal yang akan disimpan dapat tersusun dengan rapi dan terstruktur. Mengingat di BINUS UNIVERSITY ini memiliki banyak
organisasi mahasiswa baik UKM (Unit Kegiatan Mahasiswa) maupun HMJ (Himpunan Mahasiswa Jurusan) yang aktif serta tidak sedikit proposal-proposal yang memiliki isi yang tebal kemudian proposal-proposal akan bertambah tiap tahunnya maka akan dibutuhkan tempat yang sangat besar untuk dapat menampung proposalproposal tersebut. Karena di BINUS University ini tidak mempunyai tempat yang cukup besar untuk menampung proposal-proposal tersebut maka akhirnya proposalproposal tersebut ditumpuk sedemikian rupa dan kurang terstruktur. Hal ini akan menyebabkan sulitnya organisasi mahasiswa, ataupun pembina ataupun manager untuk melakukan pencarian terhadap proposal yang akan digunakan kembali karena harus ketempat penyimpanan proposal dan mencarinya satu per satu diantara tumpukan-tumpukan proposal tersebut sehingga akan menyebabkan banyak waktu yang terbuang hanya untuk mencari proposal. Kemudian jika tempat sudah kepenuhan maka proposal-proposal yang lama akan dibuang untuk dapat menampung proposalproposal yang baru. Masalah berikutnya adalah tidak adanya dokumentasi dari proposal-proposal yang masih salah karena proposal yang akan disimpan adalah proposal yang sudah benar dan sudah disahkan oleh manager. Pembuatan proposal biasanya membutuhkan beberapa perbaikan untuk menyempurnakan proposal yang dibuat. Proposal akan diperiksa oleh pembina supaya jika ada bagian yang salah maka organisasi mahasiswa tersebut dapat memperbaikinya. Dengan tidak adanya dokumentasi proposal yang sebelumnya masih salah maka pembina akan mengalami kesulitan untuk memeriksa kembali perbaikan-perbaikan yang sudah dilakukan sehingga tidak jarang pembina harus memeriksa proposal dari awal lagi dan hal tersebut akan mengurangi efisiensi waktu dari pembina maupun dari organisasi mahasiswa. Selain menyulitkan dalam memeriksa perbaikan, tidak adanya dokumentasi proposal yang masih salah juga dapat
menyebabkan beberapa bagian yang masih salah menjadi terlewatkan sehingga terkadang proposal yang masih salah sudah disahkan oleh manager. Padahal dengan adanya dokumentasi dari proposal yang masih salah, selain mempermudah pembina dalam memerika perbaikan, juga dapat dijadikan pembelajaran bagi organisasi mahasiswa lainnya untuk dapat membedakan proposal yang sudah baik dan benar dengan proposal yang masih salah sehingga diharapkan kesalahan dalam pembuatan proposal dapat dikurangi. Masalah tidak terjadi hanya pada pembuatan proposal, tetapi juga dalam pemilihan ketua dari suatu organisasi mahasiswa. Dalam hal pemilihan ketua, pembina dan manager akan mengalami kesulitan untuk mengetahui calon-calon ketua dari masingmasing organisasi mahasiswa, profil masing-masing calon ketua, siapa saja yang melakukan voting, dan sudah sampai sejauh mana proses pemilihan tersebut berlangsung. Selain itu dalam hal pendaftaran anggota baru yang dilakukan secara manual, manager juga akan mengalami kesulitan untuk mengetahui jumlah pendaftar tiap-tiap organisasi mahasiswa, siapa organisasi mahasiswa yang paling diminati dan yang paling kurang diminati, serta berapa banyak organisasi mahasiswa yang diikuti oleh seorang pendaftar. Laporan-laporan tersebut dibutuhkan manager untuk memantau perkembangan setiap organisasi mahasiswa agar dapat lebih berkembang ke depannya. Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan diatas penggunaan aplikasi berbasis web merupakan salah satu solusi pemecahanya. Penggunaan aplikasi web SCDC Online ini membuat pembina dan organisasi tidak perlu untuk saling bertemu sehingga dapat membantu mengefisiensikan waktu pembahasan proposal serta membantu mengatur penyimpanan proposal-proposal yang sudah dibuat sehingga tidak terbengkalai dan juga memudahkan dalam pencarian kembali proposal-proposal
tersebut. Selain itu, adanya laporan-laporan juga dapat membantu pembina dan manager dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi mahasiswa di BINUS UNIVERSITY ini.
2. Metodologi Ruang lingkup dari penelitian mencakup analisa, perancangan, dan implementasi aplikasi pendukung Good Organization Governance (GOG) di lingkungan Student Creativity Development Center (SCDC) Binus University. Adapun pembahasan yang dilakukan meliputi sebagai berikut : -
Perancangan
-
Implementasi
-
Evaluasi
SMS Gateway
Modem USB Client (Manager) SMSC
Ponsel Client (Manager, Pembina, Organisasi Kemahasiswaan)
Email Gateway Intranet
Server Aplikasi Internet
PC Client (Manager, Pembina, Organisasi Kemahasiswaan)
Client (Pembina)
Gambar 1 - Arsitektur Sistem
2.1.Perancangan Dalam merancang aplikasi ini, pertama-tama kami membuat use case, activity diagram, dan perancangan layar untuk menggambarkan kebutuhan-kebutuhan user pada sistem, alur proses dari sistem dan gambaran layar yang akan dibuat dimana user terbagi
menjadi
4
yaitu
Manager,
Pembina,
Sekretariat,
Kemahasiswaan. A. Use Case A.1 Use Case Sistem Pelaksanaan Event
Gambar 2 - Use Case Sistem Pelaksanaan Event
dan
Organisasi
A.2 Use Case Sistem Voting
Gambar 3 - Use Case Sistem Voting B. Activity Diagram B.1
Activity Diagram Pelaksaan Event
Gambar 4 - Activity Diagram Pelaksanaan Event
B.2
Activity Diagram Voting
Gambar 5 - Activity Diagram Voting C. Perancangan Layar C.1
Perancangan Layar Index
Gambar 6 - Perancangan Layar Index
C.2
Perancangan Layar Home
Gambar 7 - Perancangan Layar Home
2.2.Implementasi Implementasi dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut : A. Spesifikasi Sistem A.1 Spesifikasi Perangkat Lunak untuk Sistem yaitu : -
Apache
-
PHP 5.0
-
MySQL
-
Internet Browser
A.2 Spesifikasi Perangkat Keras untuk Sistem yaitu : -
Intel Core2 Duo T4200 2.00GHz
-
Memori 2 GB
-
Harddisk 80GB
-
Monitor
-
Keyboard
-
Mouse
B. Tampilan Layar B.1
Tampilan Layar Index
Gambar 8 - Tampilan Layar Index B.2
Tampilan Layar Home
Gambar 9 - Tampilan Layar Home
2.3.Evaluasi Pengujian (evaluasi) dilakukan melalui beberapa cara, diantaranya : A.
Demo Aplikasi pada Manager dan Pembina.
B.
Kuisioner pada Manager dan Organisasi Kemahasiswaan. Berikut adalah daftar pertanyaan dari kuisioner yang diberikan : Beri tanda pada kolom yang sesuai Ket
:
A
-> Setuju
B
-> Biasa saja / tidak tahu
C
-> Tidak setuju
Pertanyaan Antar muka aplikasi mudah dimengerti Dalam proses pengelolaan suatu event, aplikasi ini menyediakan informasi yang jelas Dokumen-dokumen (proposal, LPJ, flyer) dapat dicari dengan mudah Transparasi data berhasil diwujudkan dengan dukungan aplikasi ini Fitur notifikasi melalui sms dan email membantu agar anda tetap terhubung dengan aplikasi ini Laporan-laporan yang ada telah memberikan data-data yang dibutuhkan oleh Manager, Pembina, maupun Sekretariat Secara keseluruhan aplikasi ini sangat membantu Secara keseluruhan aplikasi ini dibutuhkan
Nilai A B C
.
3. Kesimpulan Setelah menganalisis kebutuhan, merancang dan menyusun aplikasi pendukung Good Organization Governance (GOG), maka dapat ditarik kesimpulan bahwa : 1.
Aplikasi ini dapat membantu mahasiswa, pembina, manager serta secretariat dalam proses proposal, notifikasi sms dan email, voting dan yang lainnya untuk selalu terhubung ke aplikasi ini.
2.
Menumbuhkan tata kelola organisasi yang baik karena transparasi proses yang terjaga oleh sistem/aplikasi.
3.
Dapat menghemat waktu karena informasi mengenai tanggal event, pemberitahuan dan yang lainnya mengenai Student Creativity Development Center (SCDC) dapat dengan mudah diperoleh melalui website.
4.
Aplikasi ini dapat membantu pembina, manager serta secretariat untuk memperoleh laporan dengan cepat dan membantu dalam mengikuti perkembangan setiap organisasi mahasiswa yang ada.
Daftar Pustaka [1] Anonim (http://wammu.eu/gammu/) Diakses 07 Januari 2012 [2] Castro, E. (2007). HTML, XHTML, & CSS, Sixth Edition: Visual QuickStart Guide. Peachpit Press, Berkeley, CA. [3] Comer, D. E., (2004). Computer Networks and Internets with Internet Application. (4th edition). Pearson Education, Inc, New Jersey. [4] Connolly, Thomas M., Begg, Carolyn E. (2002). Database Systems : A practical Approach to Design, Implementation, and Management. (3th edition). AddisonWesley. Publishing Company, Inc, USA. [5] Gupta, P. Short Message Service: What, How and Where?, http://www.wirelessdevnet.com/channels/sms/features/sms.html Diakses 10 Januari 2012 [6] NewNet. Wireless Short Message Service Tutorial, www.mobilein.com/SMS_tutorial.pdf Diakses 10 Januari 2012 [7] Shneiderman, Ben (2010). Designing the User Interface : Strategies for Effective Human Computer Interaction, Fifth Edition. Addison Wesley Longman, Inc. [8] Stallings, William. (2003). Cryptography and Network Security Principles and Practice. (3rd edition). Pearson Education, Inc, New Jersey. [9] Suprianto, Dodit. (2008). Pemrograman PHP. OASE Media, Bandung. [10] Talukder, A. K., Ahmed, Hasan., Yavagal, Roopa R., (2010). Mobile Computing Technology, Applications and Service Creation. (2nd edition). Mc-Graw-Hill, United States of America.
[11] UNESCAP. (2012). What is Good Governance?, http://www.unescap.org/pdd/prs/ProjectActivities/Ongoing/gg/governance.asp Diakses 07 Januari 2012 [12] Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D. (2004). System Analysis and Design Methods. (6th edition). Mc-Graw-Hill, United States of America. [13] Williams, Brian K., Stacey C. Sawyer. (2007). Using Information Technology, Pengenalan Praktis Dunia Komputer dan Komunikasi. (7th edition). Penerbit Andi, Yogyakarta.
