Aplikasi Informasi Kehadiran Dosen dan Penjadwalan Di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya

Narotama Collection http://ejournal.narotama.ac.id

Aplikasi Informasi Kehadiran Dosen dan Penjadwalan Di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya Mei Ardyani, [email protected] Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya

Abstrak

Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi informasi berkembang dengan pesatnya di lingkungan perguruan tinggi yang semakin hari semakin meningkat. Di Indonesia sendiri, telah memiliki banyak sekali perguruan tinggi baik negeri maupun swasta. Sudah seharusnya kemajuan teknologi perguruan tinggi di bidang telekomunikasi dapat memanfaatkan peluang ini dengan jalan memberikan fasilitas dan pelayanan yang sebaik mungkin, sehingga mereka tetap dapat bersaing di hati para mahasiswanya. Salah satu teknologi telekomunikasi yang sangat populer adalah SMS (Short Message Service). Sering kali ketika berada di tempat keramaian maupun di lingkungan tempat tinggal, dapat dijumpai orang yang tengah asyik memainkan jari pada handphone mereka, untuk menuliskan pesan singkat atau yang lebih dikenal dengan istilah SMS. Begitu popularnya SMS, sudah selayaknya layanan tersebut dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk kepuasan mahasiswa. Salah satu alternatif pemanfaatan SMS adalah layanan informasi kehadiran dosen dan jadwal kuliah. Dengan adanya fasilitas tersebut, diharapkan nformasi kehadiran dosen dan jadwal kuliah dapat dilakukan secara mobile. Dibutuhkan suatu operator yang bertindak sebagai jembatan antara fakultas dan mahasiswa. Teknologi yang dibutuhkan adalah SMS Gateway. Seperti arti katanya, gateway yang berarti pintu gerbang, sehingga dalam istilah ini SMS Gateway berarti pintu gerbang atau jembatan antara dua buah perangkat atau lebih. Umumnya SMS Gateway berupa sebuah komputer, yang telah terinstall aplikasi untuk menangani pengiriman SMS antar handphone.

Kata Kunci : SMS Gateway, Kehadiran Dosen, Penjadwalan.


Pendahuluan Tugas-tugas yang dilakukan komputer sering disebut sebagai aplikasi. Istilah sistem juga sering digunakan untuk menggantikan kata aplikasi. Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) bisa diartikan sebagai aplikasi yang dirancang dan dibuat untuk mengolah data-data yang berhubungan dengan informasi akademik. Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) memenuhi kebutuhan pihak-pihak yang berhubungan dengan proses akademik di semua tingkat. Pada jenjang pendidikan tinggi, kebutuhan ini akan semakin kompleks. Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) menangani dan mengolah data absensi kehadiran dosen dan data jadwal tiap semester. Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) perlu memberikan tingkatan akses pengguna terhadap data-data tersebut, tidak semua pengguna dapat mengakses seluruh informasi dan melakukan perubahan terhadapnya. Dengan demikian setiap mahasiswa diwajibkan melakukan registrasi pembayaran sebagai bentuk dana deposit yang nantinya dapat mereka gunakan pada saat menggunakan . Pihak staff fakultas yang hanya yang akan melakukan update data kehadiran dosen dan menginputkan data master jadwal yang telah diberikan oleh BAAK.  Akses Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) mampu meningkatkan aksesibilitas secara global. Mahasiswa tidak perlu datang ke kampus hanya untuk melihat jadwal perkuliahan yang akan mereka tempuh dan informasi apakah dosen pengajarnya hadir pada hari itu ataukah tidak, cukup dengan mengirimkan SMS ke nomer ponsel akses aplikasi dimanapun berada. Kehadiran teknologi wireless messaging pada ponsel melalui fasilitas layanan pesan singkat (short message service / SMS), tidak saja memudahkan dalam mendapatkan informasi, namun juga relatif lebih murah sesuai standart tarif sms. Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga, perlu mengetahui tingkat produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut.

Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data yang berhubungan dengan kegiatan akademik. Penerapan teknologi SMS dapat menambah alternatif dan meningkatkan layanan khususnya layanan ke luar organisasi.

Perumusan Masalah Masalah yang akan di bahas adalah bagaimana merancang dan membangun sistem informasi kehadiran dosen dan penjadwalan dengan menggunakan SMS untuk meningkatkan kualitas layanan pendidikan pada Universitas Narotama Fakultas Ilmu Komputer.

Ruang Lingkup Agar permasalahan yang ada dan tidak menyimpang dari judul yang ada. Maka kami membatasi pembahasan dari sistem ini meliputi : 1. Informasi status kehadiran dosen yang mengajar dengan asumsi dosen memberikan info status khadirannya 1 hari sebelum mengajar. 2. Informasi penjadwalan.

Tujuan Tujuan dari Sistem Informasi Akademik berbasis SMS ini ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur dan informatif, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik diantaranya : 1. Dapat merancang dan membangun sebuah sistem monitoring kehadiran dosen dan penjadwalan via SMS. 2. Meningkatkan kualitas layanan pendidikan dalam bidang akademik di lingkungan Universitas. 3. Mengurangi beban kerja administrasi akademik karena mahasiswa dapat mengakses sendiri informasi kehadiran dosen. 4. Memasyarakatkan teknologi informasi dan komunikasi dikalangan civitas akademik di Universitas. 5. Mahasiswa tidak harus datang ke kampus untuk melihat jadwal perkuliahan yang akan mereka tempuh ke bagian administrasi akademik.


Manfaat Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan penerapan Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Penjadwalan via SMS adalah : 1. Mahasiswa dapat dengan mudah mencari informasi data hadir dosen pengajar. 2. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui sms. 3. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi secara langsung dengan mahasiswa yang membutuhkan informasi akademik. 4. Mahasiswa dapat dengan cepat mengetahui informasi data jadwal yang akan ditempuh. 5. Mahasiswa dapat mengetahui informasi akademik yang real time selama masih mendapatkan jaringan GSM sesuai SIM Card. 6. Efektifitas waktu. 7. Hemat biaya.

Mengirimkan sms ke nomor akses akademik pada fakultas, yang nantinya akan langsung mendapat balasan informasi. 2.

Short Message Service Short Message Service (SMS) merupakan aplikasi GSM (Gobal Service Mobile) yang menyediakan layanan untuk mengirim dan menerima pesan pendek berupa huruf dan angka. Aplikasi ini hanya terbatas pada pengiriman dan penerimaan data berupa teks dengan panjang pesan antara 120 – 160 huruf bahkan ada yang sampai 765 huruf. SMS point-topoint menyediakan mekanisme untuk mengirimkan pesan pendek ke dan dari piranti bergerak. Layanan ini menggunakan SMSC yang bertindak sebagai sistem simpan dan penyampaian pesan pendek. Jaringan wireless akan menangani pegiriman pesan pendek antara SMSC dan piranti bergerak.

HLR

VLR

SME SME

Sistem Kerja Aplikasi yang dirancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis sejauh mana kemampuan penulis untuk memahami suatu masalah. Masalah tersebut kemudian akan dianalisa dan diberikan solusi terbaik. Penulis pada Tugas Akhir ini akan membahas bagaimana aplikasi monitoring kehadiran dosen dan penjadwalan di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya, karena penulis menganggap bahwa aplikasi ini adalah suatu sms gateway yang dititik beratkan untuk membantu mahasiswa bekerja sambil kuliah belum lagi kalau dihadapkan pada jam lembur yang tidak memungkinkan bagi mahasiswa untuk datang ke kampus, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengurangi keefektifan kedatangan mereka memperoleh informasi kedatangan dosen dan jadwal harian hanya dengan melalui ponselnya.

SMSC

SMC G/TW/MSC

SS7

MSC

BSS

SME SME

Gambar 1.1 Arsitektur Dasar Jaringan SMS

Dari gambar arsitektur dasar SMS, dapat dilihat SMSC memiliki interkonektivitas dengan SME (Short messaging entity) yang dapat berupa jaringan e-mail, Web dan voice. SMSC inilah yang dapat melakukan manajemen pesan SMS, baik untuk pengiriman, pengaturan antrian SMS, atau penerimaan SMS. Subsistem yang mutlak ada pada layanan SMS adalah: • SME(Short Message Entity), merupakan tempat penyimpanan dan pengiriman message yang akan dikirimkan ke MS tertentu.


SC(Service Centre), bertugas untuk menerima message dari SME dan melakukan forwarding ke alamat MS yang dituju. • SMS-GMSC (Short Message Service – Gateway Mobile Switcing Center ), melakukan penerimaan message dari SC dan memeriksa parameter yang ada. Selain itu GMSC juga mencari alamat MS yang dituju dangan bantuan HLR, dan mengirimkannya kembali ke MSC yang dimaksud. • SMS – IWMSC (Short Message Service – Interworking MSC ), berperan dalam SMSMessage Origiating, yaitu menerima pesan dari MSC • HLR (Home Location Register) merupakan sebuah database yang digunakan sebagai tempat penyimpanan permanen data. Bila diminta oleh SMSC, maka HLR dapat memberikan informasi status tujuan apakah aktif atau tidak. • VLR (Visitor Location Register) merupakan sebuah database tempat menyimpai informasi sementara berisi data pelanggan dari sebuah HLR yang sedang roaming pada HLR lain. • MSC (Mobile Switcing Center ) merupakan sebuah sistem yang melakukan fungsi switching dan mengontrol panggilan telepon dalam sebuah jaringan komunikasi bergerak. Base Station System merupakan kesatuan system yang bertanggung jawab mengatur transmisi sinyal elektronik untuk membawa data dari MSC ke perangkat telepon bergerak. Base Station terdiri dari BSC (Base Station Controller) dan BTS (Base Tranceiver Station).

Format SMS Format SMS yang nantinya akan digunakan untuk mengkases datanya adalah sebagai berikut : 1. Info Kehadiran Dosen contoh : SIS 4 SENIN 14/04/2010

•

* SIS SI adalah nama prodi S adalah kelas Catatan : ‘S’ untuk kelas Sore ‘P’ untuk kelas Pagi ‘I’ untuk kelas Intensif * 4 adalah semester * SENIN adalah hari. * 14/04/2010 adalah tanggal hadir 2.

Info Penjadwalan contoh : SIS 4 SENIN * SIS SI adalah nama prodi S adalah kelas Catatan : ‘S’ untuk kelas Sore ‘P’ untuk kelas Pagi ‘I’ untuk kelas Intensif * 4 adalah semester * SENIN adalah hari.

•

Proses Absensi Pada proses ini dosen memberitahukan status kehadirannya kepada pihak admin sehari sebelum jadwal mengajar. Dengan demikian Admin akan mengupdate status kehadiran dosen tersebut mengajar, jam kosong, ataupun digantikan oleh dosen pengganti.

•

Proses Penjadwalan Pada proses ini pihak fakultas dari kampus memberikan data daftar jadwalnya kepada admin untuk di masukkan kedalam data master jadwal untuk di akses oleh sistem sms gateway yang kemudian nantinya akan di infomasikan kepada user teregistrasi.

•

Proses Registrasi Setiap user yang akan menggunakan fasilitas sms informasi kehadiran dosen dan penjadwalan diwajibkan melakukan registrasi kepada Petugas Fakultas untuk mendaftarkan nomer handphoneny dengan asumsi bahwa biaya tiap balasan sms


Fungsi ini dapat digunakan untuk pesan ad-hoc yang panjang dari sebuah perusahan SMS atau aplikasi access database. Untuk pengembangan, SMS Gateway digunakan mengikuti Dynamic Data Exchange (DDE) dan spesifikasi Object Linking and Embedding Automation (OLE Automation) yang memungkinkan pengiriman dan penerimaan pesan SMS langsung dari aplikasi pendukung lainnya. Aplikasi pendukung DDE & OLE tersebut seperti; Delphi, Paradox , Foxpro, WordPerfect, Excell, Word, Access, Visual Basic, dan banyak lagi. SMS gateway juga mendukung pengiriman pesan ke perorangan atau group asal langsung dari Command Line Interface (CLI).

dikenakan kepada user sebesar Rp. 350/sms. Pada saat mendaftar, user juga akan melakukan pembayaran sebagai bentuk deposit. Jumlah deposit ini akan berkurang seiring dengan informasi sms yang diterima oleh user. Bagi user yang telah terdaftar tetapi Sisa Deposit yang dimiliki telah habis wajib melakukan penambahan deposit lagi, agar sistem yang telah berjalan dapat berlanjut. •

Proses Pengiriman SMS Untuk mendapatkan informasi kehadiran dosen maupun jadwal kuliah mahasiswa mendaftarkan dahulu nomor handpone untuk diregistrasi. Kemudian mahasiswa dapat memperoleh informasi dengan mengirimkan sms request ke nomor GSM akses sms gateway fakultas, data request tersebut kemudian akan diolah oleh system dan kemudian akan dikirim sms balasan berupa sms balasan informasi request yang diminta. SMS Gateway SMS gateway adalah sebuah perangkat pesan SMS yang unik. Fasilitasnya dilengkapi untuk mendukung pesan dua arah melalui jaringan GSM ke/dari aplikasi melalui penggunaan DDE, OLE Automation, SMTP, POP3, HTTP, XML, Command Line Interface (CLI). SMS Gateway dapat digunakan pada system operasi Windows dan Linux. SMS Gateway dikoneksi pada sebuah PC dengan sebuah handset GSM (Mobile terminal/Handphone) mengunakan PCMCIA”Cellular Data Card”, kabel data khusus untuk dihubungkan ke COM (serial) Port, dan juga menggunakan Infra Red atau koneksi Wirelles Bluetooth. Melalui koneksi ini semua pesan (sms yang diterima) yang tersimpan dalam mobile terminal (HP) dapat diterima, mengirim pesan baru, dan pesan terbaru yang diterima langsung dikirim ke PC. SMS Gateway hadir dengan kemampuan interaktif fungsi pesan dua arah yang dinamakan SMS Messenger, ini merupakan unjuk kerja kemampuan dari SMS Gateway.

Basis Data Basis data, menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Basis data juga dapat diartikan sebagai kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang diorganisirkan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan pada hardware (komputer) dan menggunakan software untuk melakukan manipulasi sebagai penyedia infromasi bagi pengguna (user). Dengan basisdata, pengguna dapat menyimpan data secara terorganisir. Sehingga informasi yang terdapat dalam data tersebut dengan mudah dapat diambil.

Tabel – tabel yang dibutuhkan Tabel Dosen Nama Field

Type Data

Ukur an Field

Keteran gan

Dosen_ID

Integer

11

PK

NIP

Varchar

11

NIDN

Varchar

11

GLR_Depan

Varchar

20

Nama

Varchar

50

GLR_BLK

Varchar

20


Nama Field

Type Data

Jenis_Kelamin

Char

Ukur an Field 1

Tmp_Lahir

Varchar

30

Tgl_Lahir Gol_Darah Alamat Kota Telp HP Email Agama Menikah Status Jabatan Gol Aktif Tahun_Masuk Asal Tahun_Keluar Alasan Berat_Badan Tinggi_Badan Penyakit Kelainan Nama_Istri_Sua mi Tmp_Lahir_Istr i_Suami Tgl_Lahir_Istri _Suami Tgl_Perkawinan Foto Lampiran

Date Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Char Char Varchar Char Text Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar

0 2 100 30 20 15 50 10 1 8 30 10 1 4 100 4 0 20 20 100 100 50

Varchar

100

Date

0

Date Varchar Varchar

0 500 500

Tabel Dosen Nama Field Type Data Pengirim Char Pesan Char DateTime Varchar TanggalPros DateTim es e Status Integer Tabel Jadwal Nama Type Field Data Hari Char Waktu Char KDMK Char Semester Char

Ukura n Field 20 30 50 0

Keteran gan

Type Data Char Integer Char

Ukuran Field 7 11 20

Keterangan

Tabel Kehadiran Nama Type Field Data ID Integer Keterangan Char

Ukuran Field 1 30

Keterangan

Tabel Log_Error Nama Type Field Data Pengirim Char Pesan Varchar Waktu Varchar Tanggal DateTime

Ukuran Field 20 20 60 0

Keterangan

Tabel Mata_Kuliah Nama Field Type Data KDMK Text Mata_Kuliah Text SKS Integer

Ukuran Field 0 0 2

Keterangan

Ukura n Field 20 40 11

Keteranga n PK

Tabel Member Nama Field Type Data No_HP Char Nama Char Jumlah_Depos Intege it r Sisa Deposit Intege r Keteranga n

Tabel Outbox Nama Field Tujuan Pesan TanggalKiri m

1

Ukuran Field 20 20 7 1

Nama Field Prodi Dosen_ID Kelas

Keterangan

Type Data Char Char DateTim e

Tabel Sent_Item Nama Field Type Data Tujuan Char Pesan Char TanggalKirim DateT ime

PK

PK

11

Ukura n Field 20 120 0

Keteranga n

Ukuran Field 20 120 0

Keteranga n


DESAIN TAMPILAN PROGRAM Berisikan penjelasan dari program yang dibuat penulis mengenai masukan yang dibutuhkan dari desain tampilan program. Dengan demikian diharapkan dapat mempermudah dalam penggunaannya. Beberapa pembahasan yang terdapat pada modul sistem ini adalah: 1.

Modul Login Modul ini keluar di awal program, yang mana mengkoneksikan antara database SMS di MySQL dengan Sistem Informasi Jadwal dan Kehadiran Dosen berbasis Short Message Service (SMS).

2.

Modul Main Program Modul ini adalah menu utama program yang memuat Koneksi antara modem dengan sistem informasi ini, serta monitoring Data Inbox, Data Outbox, Data Sent Item, dan Data Log_Error.

3.

Modul Master Jadwal Modul ini adalah menu untuk memasukkan data Jadwal yang dikeluarkan oleh fakultas. Sebagai batasan dikarenakan aplikasi ini tidak terhubung dengan database fakultas.

4.

Modul Master Registrasi Modul ini adalah menu untuk mendaftar serta mentop-up ulang dana deposit yang dimiliki oleh user pengguna sistem ini, sebagai upaya mendapatkan informasi mengenai Jadwal dan Info Kehadiran Dosen agar berjalan dengan lancar.

KEBUTUHAN SISTEM Dalam aplikasi SMS Gateway, ada beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang dalam menjalankan program, yaitu : Kebutuhan perangkat keras (Hardware) Hardware merupakan komponen – komponen fisik peralatan yang membentuk suatu item komputer, serta peralatan – peralatan yang membentuk suatu item komputer, serta peralatan peralatan yang mendukung komputer untuk menjalankan tugasnya. Sifat yang umum dari hardware adalah

dapat dilihat dan dipegang bentuk fisiknya. Adapun hardware yang dibutuhkan: 1. Komputer minimum processor Intel Pentium IV (1,3 Ghz). 2. Memori RAM 512 MB. 3. Keyboard. 4. Mouse. 5. Monitor 14” atau lebih. 6. Modem Sierra Wireless AT&T USB Connect 881. 7. SIM Card GSM. Kebutuhan perangkat lunak (Software) Software merupakan kebalikan dari hardware dimana sifatnya adalah bentuk fisik yang maya. Software merupakan program yang diperlukan untuk menjalankan hardware komputer. Adapun software yang dibutuhkan adalah: 1. Microsoft Windows 2000/XP sebagai Operating System. 2. Microsoft Visual Basic VB.Net sebagai bahasa pemrogramannya. 3. MySQL sebagai database yang akan di akses. 4. XAMPP sebagai pengontrol start-up database MySQL. PENERAPAN APLIKASI Penerapan sistem informasi ini secara umum dapat dioperasikan dengan mudah apabila dalam setiap langkah dilakukan dengan lengkap dan benar. Dimulai dari awal penginputan data – data master Jadwal dan Registrasi user pengguna fasilitas sms gateway ini. Serta ketersediaan pulsa yang ada SIM Card GSM, kiriman kembali otomatis SMS dapat berjalan dengan baik. Modul Login Sebelum program dijalankan maka akan tampil form login. Form Login ini sendiri digunakan untuk awal mengkoneksikan aplikasi dengan database SMS pada MySQL. Dengan memasukkan user dan password. Berikut bentuk formnya :


Menu Login Menu Jadwal Modul Main Program Setelah proses login ke database berhasil dilakukan, maka aplikasi akan membuka form yang berfungsi untuk menghubungkan modem dengan aplikasi SMS Gateway.

Modul Registrasi Menu ini sangat penting untuk dilakukan, karena dari sini user dapat menggunakan fasilitas sms informasi jadwal dan kehadiran dosen dengan melihat jumlah deposit yang dimiliki oleh tiap-tiap user.

Dibawah ini adalah desain form main program tersebut :

Menu Registrasi Menu Main Program 3. Form tersebut juga berisi monitoring data yang ada di inbox, outbox, dan sent item. Apabila ada kiriman sms yang salah maka data tersebut akan di masukkan kedalam tabel Log_Error. Modul Jadwal Form ini berfungi untuk menambah data jadwal tiap-tiap kelas diantaranya : regular pagi, regular sore, dan intensif.

Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Bedasarkan uraian yang telah dikemukakan pada pembahasan masalah diatas, penulis melihat bahwa keuntungan yang diperoleh dari pemanfaatan sistem sms gateway ini dapat meningkatkan proses belajar mengajar bagi dosen dan mahasiwa. Dengan demikian mahasiswa dapat meminimalisasikan waktunya tanpa harus datang ke kampus. Karena informasi yang ingin diperoleh hanya cukup dari sms ponsel yang dimilikinya. Saran Adapun saran yang dapat penulis sampaikan untuk aplikasi ini kedepan agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin. Mengingat informasi yang didapat mahasiswa hanya info kehadiran dosen dan jadwal kuliah, penulis berharap aplikasi ini


dapat dikembangkan lagi sehingga mahasiswa dapat memperoleh info data akademik.

Daftar Pustaka 1. Duncan Mackenzie & Kent Sharkey, Belajar Sendiri dalam 21 Hari Visual Basic.Net 2. http://blog.unsri.ac.id/userfiles/MySQL.pdf 3. http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL 4. www.programmersheaven.com

Aplikasi Informasi Kehadiran Dosen dan Penjadwalan Di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya

Recommend Documents