APLIKASI DATABASE RENTAL MOBIL NANDA CAR RENTAL, YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Sulis Triyono 06.11.1053
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
DATABASE APPLICATION FOR NANDA CAR RENTAL, YOGYAKARTA
APLIKASI DATABASE UNTUK NANDA CAR RENTAL, YOGYAKARTA Sulis Triyono Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTACT Car Rental is a company which operates in the field rental four-wheel vehicle. Database application system of borrowing and return the car at Nanda Car Rental considered not effective where the recording of data storage, data lending, return the car, as well as employees and salaries. still recorded in the books that are easily damaged or lost and the making of the report takes a long time. This study aims to determine the running system, making system design, systems analysis and testing and to perform lending database application system implementation, return the car, as well as employees and salaries. This study is useful for building a database application system of borrowing, repayment, employee data, and salaries at Nanda Car Rental company. In developing the system of borrowing and returning the car, the author structured approach using the method in which the engineering prototype collection of data used include the observation and interviews. To method development using structured methods with several tools and working techniques such as flowchar, context diagram and data flow diagrams. Programming language used in designing and implementing savings and loan information system is a visual basic 6.0 and database used is SQL server 2000. The results of research in Nanda Car Rental can be concluded that with the construction of information system of borrowing and return of car expected to assist employees in managing the data storage, data borrowing and return the data faster and can reduce errors in the process of recording data and reduce errors in the delivery reports.
Keywords: Visual Basic 6.0, Microsoft SQL 2000 1.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Kemajuan Teknologi sekarang sudah sangat pesat sekali. Hal ini terbukti dengan ditemukannya pemakaian
komputer
berkecepatan
sistem komputer sudah
tinggi.Dalam
era
komputerasi saat
ini
memasyarakat di bidang pendidikan, penelitian,
perkantoran maupun masyarakat umum. Selain itu komputer juga berfungsi untuk membantu
memudahkan pekerjaan pengolahan data, pengolaha angka, pengolahan
gambar atau grafika melalui suatu perangkat lunak baik secara paket program atau dengan bahasa pemrograman tertentu. Keterlibatan Teknologi komputer sebagai alat untuk memudahkan suatu pekerjaan juga
dapat
meningkatkan
efisiensi
waktu
dan
tenaga
dalam
menyelesaikan
pekerjaan.Namun masih sangat disayangkan bahwa penggunaan teknologi komputer di Indonesia sangatlah minim. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan biaya yang dimiliki oleh – perusahaan terutama yang bergerak di bidang jasa sewa menyewa
perusahaan
kendaraan (Rental mobil).
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang diatas, dapat dilihat beberapa masalah yang dapat dirumuskan, sehingga diperlukan adanya pengadaan sebuah program Aplikasi Database Rental Mobil di Nanda Car Rental yaitu : 1. Penyajian informasi yang memakan waktu karena data tidak tersimpan dengan rapi . 2. Keakuratan data tidak terjamin. 3. Waktu yang dibutuhkan terlalu banyak dan kurang efisien dalam pencatatan data yang dibutuhkan.
1.3 Batasan Masalah Dari permasalahan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa denggan dibuatkan system yang terkomputerisasi dengan baik ini akan membantu proses bisnis penyewaan mobil di perusahaan Nanda Car Rental. Untuk itu dibuatlah sebuah program aplikasi yang meliputi : 1. Proses pengolahan meliputi proses penginputan data mobil, data sopir, data karyawan 2. berdasarkan jenis, merek, dan informasi data mobil. 3. Proses
pendataan
mengenai
transaksi
yang
terjadi
pada
data
penyewaan mobil, data pemesanan mobil, dan data pengembalian mobil
dari costumer. 4. Proses pembuatan laporan mengennai informasi data mobil, data penyewaan, data pemesanan, data pengembalian.
1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: 1.
Sebagai syarat untuk menyelesaikan program studi Strata-1 Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta.
2.
Menerapkan ilmu dan teori-teori selama mengikuti pendidikan ke dalam aplikasi nyata secara praktis guna membantu dan mendukung kemampuan beraktualisasi dalam penerapan ilmu di dunia nyata.
3.
Merancang dan membuat program aplikasi (sistem informasi) yang dapat diimplementasikan pada perusahaan Nanda Car Rental guna membantu mempermudah operasionalnya dan membantu menghasilkan informasi yang efisien, tepat waktu, dan relefan.
4.
Dapat mengembangkan sistem ini menjadi lebih handal dan user friendly sehingga dapat menjadi pilihan utama.
1.5 Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang di dapat adalah sebagai berikut: 1.
Meningkatkan kemajuan Nanda Car Rental yang lebih baik.
2.
Mempermudah dalam pembuatan laporan.
3.
Mempermudah dalam menyelesaikan masalah pengolahan data dalam penyewaan mobil.
4.
Efektif dan efisien waktu dalam penyajian informasi sehingga membantu dalam pengambilan keputusan.
5.
Meningkatkan kinerja karyawan. .
2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
1
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi didalam sistem. Prosedur didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut : “Prosedur adalah suatu urutan operasi klerikal (tulis-menulis) biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
2
Lebih lanjut Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D.Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut : Suatu prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan
apa
(what)
yang
harus
dikerjakan,
siapa
(who)
yang
mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
3
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen
(components),
batas
sistem
(boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (goal). 1) Komponen Sistem (components Sistem)Suatu Sistem terdiri dari sejumlah sistem yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. 2) Batas Sistem (boundary Sistem) Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan Sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3) Lingkungan luar sistem (environments Sistem) Lingkungan luar (environments) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4) Penghubung sistem (interface Sistem) 1
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamental of System Analysis (edisi kedua; New York: john willey & Sons, 1981), hal,5. 2 Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua: New York: McGrawHill, 1960), hal.10, dikutip oleh Cecil Gellespie, AccountingSystem, Procedures and Methots, (Edisi Ketiga; New Jersey: Prentice-Hall, 1971), hal.2. 3 Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamental of System Analysis (edisi kedua; New York: john willey & Sons, 1981), hal,6.
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya yang membentuk satu kesatuan. 5) Masukan Sistem (input Sistem) Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenanci input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh, di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi sistem informasi. 6) Keluaran Sistem (output Sistem) Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. 7) Pengolah Sistem (process Sistem) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. 8) Sasaran Sistem (objectives Sistem) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mngenai sasaran atau tujuannya.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian Informasi Robert N. Anthony dan John Dearden menyebutkan keadaan dari sistem dalam
hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil pengolah data tersebut bisa menjadi informasi. Infomasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Selanjutnya penerima informasi membuat suatu keputusan atau tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. 4
Siklus ini oleh Jhon Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle) .
2.2.2 Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu modelmenjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan yang lain yang akan membuat data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembaili lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Informasi 5
cycle) . Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (Data prosessing cycles).
PROSES
Output (Informasi)
Input data DATA Data ditangkap
Penerima
Hasil tindakan
Keputusan (tindakan)
Gambar 2.1 Siklus Informasi 4
Jon Burch, Gary Grudnitski,Information System Teory and Practice, (edisi keempat; New York: john willey & Sons, 1986) hal3. 5 .John Burch, Gary Grudnidnitski, Informasi Systems Theory and Practice, (edisi keempat; New York: John Wiley & Sons, 1986), hal: 3.
2.2.3 Kulitas Informasi Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari 3 hal yang sangat dominan yaitu : 1. Akurat Informasi yang diterima harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan. Informasi tersebut harus jelas untuk menjaga keakuratannya karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengakibatkan berubah atau rusaknya suatu informasi. 2. Tepat waktu Informasi yang diterima harus tepat waktu, karena keterlambatan suatu informasi yang diterima sudah tidak berguna lagi. Oleh karena itu mahalnya suatu informasi karena informasi merupakan dasar dalam pengambilan keputusan, apabila terjadi keterlambatan, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi tersebut. 3. Relevan Informasi yang diterima harus memiliki manfaat bagi penerimanya karena informasi tersebut akan digunakan untuk pengambilan keputusan untuk memecahkan suatu masalah. Perlu diketahui juga bahwa relevansi antara orang yang satu dengan yang lain berbeda.
2.3 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI 2.3.1 Pengertian Sitem Informasi Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis definisi dari sistem informasi adalah : “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan.”
6
2.3.2 Komponen Sistem Informasi Dalam perkembangan sistem informasi, John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yang masing-masing saling berinteraksi untuk mencapai suatu sasaran.
6
Jogiyanto, HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ketiga; Yogyakarta : Andi Offset, 2005, Halalam 11.
Pemak ai Pemak ai
Input Teknolo gi
Pemak ai
Mod el Basis Data
Output Kendali
Pemak ai
Pemak Pemak ai ai Sistem Informasi Gambar 2.2 Komponen 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen merupakan sistem manusia atau mesin yang terpadu, untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Adapun elemen yang terdapat pada sistem informasi manajemen antara lain : 1. Perangkat Keras ( Hardware ) 2. Perangkat Lunak ( Software ) 3. Database Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. 4. Prosedur Prosedur adalah suatu rangkaian suatu tugas – tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan – urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakan berulang – ulang. ( Ismail Maya, 1994 : 74 ) 5. Petugas Pengoperasian Petugas pengoperasian bisa disebut dengan pengguna ( User ) dimana user itu merupakan mekanisme komunikasi antara pengguna ( User ) dengan sistem.
2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penyewaan Dan Pengembalian 2.5.1 Sistem Informasi Penyewaan Sistem informasi penyewaan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu perusahaan yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penyewaan jasa / barang dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar penyewa dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
2.5.2 Pengertian Pengembalian Pengembalian merupakan suatu aktifitas yang dilakukan oleh konsumen atau penyewa setelah memakai mobil. Kemudahan konsumen atau penyewa dalam memesan mobil yang spesifik dan tepat waktu menjadi tujuan utama pada suatu perusahaan. Untuk mewujudkan kepuasan konsumen dalam bertransaksi.
2.6 Teknik Perancangan Basis Data Teknik perancangan pada bagian data merupakan salah satu teknik yang dilakukan guna menghindari masalah – masalah yang sering terjadi dalam proses pengolahan data seperti, redudansi, inkonsistensi dan lainnya.
2.6.1 Analisis PIECES Perancangan sistem informasi penjualan dan pemesanan ini menggunakan metode PIECES ( Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service ).
2.6.2 Simbol Flowchart Sistem flowchart merupakan diagram aliran data, penggambaran secara grafik dari langkah – langkah dan urut - urutan prosedur dari suatu program. Untuk memecahkan masalah kedalam segmen – segmen yang lebih kecil dan dalam menganalisis alternatif – alternatif lain dalam pengoperasian.
2.6.3 Simbol Data Flow Diagram ( DFD ) Data flow diagram ( DFD ) merupakan gambaran sistem secara logika. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti isi sistem yang akan dikerjakan / dikembangkan.
2.6.4 Teknik Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun perancangan lojik basis data relasional yang tidak secara langsung, dengan menerapkan aturan – aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Bentuk – bentuk normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Bentuk Normal Pertama Bentuk normal tahap pertama ( 1NF ) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama. 2. Bentuk Normal Kedua Bentuk normal tahap kedua ( 2NF ) terpenuhi jika bentuk kedua telah
memenuhi bentuk normal pertama. Atribut buakan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary sehingga untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci – kunci field yang unik. 3. Bentuk Normal Ketiga Bentuk normal ketiga ( 3NF ) relasi haruslah ada dalam normal kedua dan semua atribut bukan kunci bergantung pada primary key secara menyeluruh yang terbentuk dalam foreign key.
2.7 Perangkat Lunak 2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic merupakan salah satu bahasa pemrograman berorientasi objek yang sering digunakan pada saat ini. Visual basic merupakan bahasa pemrograman terkendali ( event drive ), dimana program menunggu sampai ada respon dari pemakai berupa kejadian atau event, ( Ema Utami dan Sukrisno : 2005 ).
2.7.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL server 2000 merupakan aplikasi database yang dibuat oleh microsoft. Fungsi utamanya sebagai database server yang mengatur semua proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi.
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Tinjauan Umum Berawal dari Nanda Car Rental yang bergerak dibidang barang dan jasa berpusat di yogyakarta pada tahun 2003. Seiring dengan berjalannya waktu, karena melihat dari beberapa aspek penting yaitu pengembangan bisnis rental memiliki peluang yang besar untuk jasa sewa kendaraan, di samping itu tempat-tempat rekreasi didaerah sekitar yogyakarta banyak juga, dengan situasi kondisi seperti itu banyak juga para turis manca negara ataupun dalam negeri yang datang ke jogja untuk menikmati objek wisata tersebut,oleh karena itu membuat Nanda Car Rental menjadi bersemangat untuk mendirikan sebuah rental mobil dengan nama Rental Mobil Nanda Car Rental. 3.2 Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan, kesempatan dan hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah – langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analisis sistem sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis
3.2.1
Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada Nanda
Car Rental, dapat diidentifikasikan beberapa masalah yang dihadapi dari sistem rental mobil yang masih dijalankan secara manual, membutuhkan waktu yang cukup lama dan kurang relefan.
3.2.2
Analisis Kelemahan Sistem Untuk mengidentifikasi masalah – masalah ataupun kelemahan – kelemahan
yang terdapat pada sistem manual yang diterapkan pada Nanda Car Rental, penulis menggunakan metode PIECES ( Performance, Economy, Control, Efficiency dan Security ). 1. Kinerja ( Performance ) Kinerja diukur dari jumlah produksi ( Troughtput ) dan waktu tanggap ( Response Time ). Kelemahan kinerja pada sistem manual yang diterapkan pada Nanda Car Rental . 2. Informasi ( Information ) Dalam penyajian informasi sering terjadi keterlambatan, bahkan kesalahan – kesalahan informasi yang dihasilkan sering tidak dapat langsung digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, oleh sebab itu diharapkan adanya informasi yang akurat , tepat waktu dan relevan. 3. Ekonomi ( Economy ) Persoalan ekonomi berkaitan dengan masalah biaya dan manfaat.. Dalam pembuatan laporan, sistem yang manual menyebabkan tingkat kesalahan tiggi sehingga membutuhkan banyak biaya.
4. Pengendalian ( Control ) Untuk menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap kesalahan – kesalahan yang terjadi serta untuk menjamin keamanan data atau informasi pada sebuah sistem maka diperlukan pengendalian . 5. Efisiensi ( Efficiency ) Efisiensi erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana sumber data yang
ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemempuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan pada kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan. 6. Pelayanan ( Service ) Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari kualitas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Penyimpanan laporan serta dokumentasi mengenai
pengolahan data akan menurunkan kualitas
pelayanan dan akan mengakibatkan pegawai menjadi terganggu, sehingga pelayanan perlu ditingkatkan.
3.1.1
Analisis Kebutuhan Sistem Dalam menentukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis
membagi kebutuhan sistem ke dalam dua jenis yaitu kebutuhan fungsional ( Functional requirement ) dan kebutuhan nonfungsional, hal ini agar mempermudah menganalisis sistem.
3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses – proses yang di lakukan oleh sistem dan informasi – informasi yang dihasilkan oleh sistem. Adapun proses yang dilakukan sistem dan informasi yang dihasilkan oleh sistem adalah : 1. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi penyewa. 2. Pengguna dapat membuat laporan dari semua transaksi pemesanan. 3. Pengguna dapat melakukan pendataan karyawan ( pelayan ). 4. Sistem dapat melakukan transaksi penyewaan. 5. Sistem dapat melakukan transaksi pemesanan
3.2.3.2 Kebutuhan Nonfungsional Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan yang berisi properti yang perilaku yang dimiliki oleh sistem. Kebutuhan nonfungsional ini meliputi antara lain : 1. Kinerja Peningkatan terhadap sistem yang baru dalam mengolahkan data dan menampilkan informasi secara keseluruhan dalam menyelesaikan proses yang ditangani. Adapun kinerjaaa yang diharapkan dari sistem yang baru ini antara lain : a. Memudahkan membuat laporan dan cepat. b. Waktu yang dibutuhkan untuk semua transaksi lebih cepat.
2. Keamanan ( Security ) Keamanan yang diimplementasikan pada sistem berisi keamanan aplikasi, keamanan data, dan keamanan transaksi. Adapun kebutuhan yang mencakup dengan keamanan antara lain : a. Karyawan diberikan hak akses yang berbeda – beda. b. Sistem aplikasi dan database dilengkapi dengan kata sandi ( Password ). 3. Informasi Informasi yang dapat dilakukan oleh pengguna pada sistem aplikasi ini berisi hal – hal yang dilakukan. Antara lain : a. Digunakan untuk memantau pengguna dengan hak aksesnya. b. Digunakan untuk menginformasikan pengguna apabila kata sandi ( Password ) yang dimasukkan salah.
3.2.4
Analisis Kelayakan Ekonomi Dari sisi ekonomi, penggunaan dari sistem baru ini akan memberikan
keuntungan yang layak bagi instansi, hal ini dapat dilihat pada perhitungan biaya dan manfaat dimana dengan menggunakan sistem yang baru ini akan mengalami peningkatan kinerja dan beberapa manfaat berupa penghematan – penghematan baru. Karena dalam proses analisis kelayakan ekonomi diperlukan dua komponen utama yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. Dari analisis biaya dan manfaat ini proyek yang akan dilakukan layak untuk dikerjakan. 3.2.4.1 Komponen – Komponen Biaya Menurut Frederick H. Wu dalam bukunya Accounting Information System, komponen biaya yang berhubungan dengan pengembangan sebuah sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Biaya Pengadaan ( Procurement Cost ) Biaya pengadaan merupakan semua biaya dikeluarkan berkaitan dengan pengadaan hardware. . 2. Biaya Persiapan Operasi ( Start-up Cost ) Biaya persiapan operasi merupakan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperaasikan. Biaya persiapan operasi ini biasanya merupakan biaya – biaya yang terjadi di awal – awal tahun sebelum dioperasikan. 3. Biaya Proyek ( Project-Related Cost ) Biaya proyek merupakan biaya yang berkaitan dengan biaya untuk mengembangkan sistem termasuk biaya penerapannya..
4. Biaya Operasi ( Ongoing Cost ) dan Biaya Perawatan ( Maintenance Cost ) Biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem agar sistem dapat beroperasi. Sedang biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. 3.2.4.2 Komponen – Komponen Manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan antara lain : 1. Keuntungan tak berwujud ( Intengible Benefits ) Keuntungan tak berwujud merupakan keuntungan – keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. 2. Keuntungan berwujud ( Tangible Benefits )Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan – penghematan atau peningkatan – peningkatan didalam perusahaan yang dapat diukur dengan secara kuantitas dalam bentuk satuan uang.
3.2.4.3 Metode Analisis Biaya dan Manfaat Untuk menentukan layak atau tidaknya suatu sistem informasi perlu dilakukan metode kelayakan biaya dan manfaat. Ada beberapa metode kuantitatif yang dapat digunakan untuk melakukan analisi terhadap biaya atau manfaat.
3.2.4.4 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembangan dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.
3.3
Perancangan Sistem Perancangan
sistem
merupakan
tahap
setelah
analisis
dari
siklus
pengembangan sistem dimana bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah ditetapkan pada perancangan program.
3.3.1
Sistem Perancangan Database Perancangan database dapat dikatakan sebagai kumpulan satu atau lebih relasi
dimana setiap relasi merupakan koleksi dari data yang disajikan dalam bentuk tabel yang terdiri dari baris dan kolom. Perancangan ini bertujuan untuk menentukan bentuk tipe data dan ukuran dari masing-masing database sehingga data dapat di simpan sesuai
ukuran dan tipe datanya.
3.3.2
Flowchart Program Flowchart Program merupakan keterangan yang lebih rinci tentang
bagaimana setiap langkah program atau prosedur sesungguhnya dilaksanakan.
3.3.3
Data Flow Diagram ( DFD ) Data flow diagram merupakan gambaran sistem secara logical yang tidak
tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur maupun organisasi file.
3.3.4
Data Flow Diagram ( DFD ) Level 0 Merupakan detail dari konteks diagram.
3.3.5
Data Flow Diagram ( DFD ) Level 1 Menunjukan proses utama dalam keseluruhan system.
3.3.6
Entity Data Relationship (ERD) Gambaran atau diagram yang menunjukan informasi yang dibuat, disimpan, dan
digunakan dalam system.
3.3.7
Struktur Table Relasi antar tabel / field merupakan perancangan lanjutan yang dilaksanakan
setelah perancangan normalisasi bentuk ketiga. Tujuannya adalah agar perancang program dapat memahami arah dan hubungan dari masing – masing tabelnya.
3.4
Rancangan Input dan Output
3..4.1
Rancangan Input Desain input bermaksud memberi keterangan atau gambaran cara atau proses
serta format untuk memasukkan data. Input yang dibutuhkan. Untuk pemasukkan datanya tinggal masukkan dari keyboard.
3.4.2
Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel –
tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan utama dari normalisasi adalah mencegah terjadinya insertion anomayi ( kesalahan penambahan data kedalam database ), delection anomaly ( kesalahan dalam menghapus data yang ada didalam database ), dan update anomaly ( kesalahan dalam mengubah data, baik dalam penambahan atau
keduanya ).
3.4.2.1 Bentuk Normalisasi Pertama ( 1NF / First Normal Form ) Bentuk ini mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk flat file ( file teks yang ada pada sistem operasi ). Nilai dari file berupa atomic value ( tidak dapat dipecah lagi ). Tidak ada baris data yang terulang dalam tabel, setiap sel bernilai tunggal. Data dalam kolom ( atribut dan field ) memiliki tipe data yang sejenis.
3.4.2.2 Bentuk Normalisasi Kedua ( 2NF / Second Normal Form ) Syarat dari bentuk normal kedua adalah bentuk data telah memiliki kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada primary key, untuk membentuk normal kedua harus sudah ditentukan kunci – kunci field.
3.4.2.3 Bentuk Normalisasi Ketiga ( 3NF / Third Normal Form ) Untuk menjadi normal ketiga maka relasi harus dalam bentuk normal kedua, artinya sebuah field dapat menjadi atribut biasa pada suatu relasi tetapi menjadi kunci pada relasi lain. Setiap atribut bukan kunci hanya bergantung pada Primary Key.
4.
PEMBAHASAN
4.1
Pengertian Implementasi Implementasi
sistem
merupakan
tahap
meletakkan
sistem
yang
baru
dikembangkan agar nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.
4.1.1
Pembuatan Database Pembuatan database meliputi penentuan tipe data pada masing-masing field
sekaligus pembuatanya. Dalam membangun aplikasi ini, penyusun menguanakan MySQL Server dalam pembuatan database.
4.1.2
Pembahasan Program Menu Utama adalah
halaman yang muncul ketika pengguna berhasil login,
menu utama terbagi dalam beberapa bagian menu antara lain sistem file, master data, transaksi, laporan, peralatan, dan bantuan.
4.1.2.1
Sistem Manager Pada bagian ini terdapat menu:
1. Ganti Password digunakan untuk mengganti password pengguna. 2. Kunci digunakan untuk mengunci aplikasi agar tidak bisa dipakai pengguna lain yang tidak berkepentingan. 3. Kelola Pengguna digunakan untuk mengolah data pengguna, seperti
untuk
menambah
pengguna
baru,
mengubah,
dan
menghapus data. 4. Logout digunakan untuk pergantian pengguna komputer dengan menutup program. 5. Keluar digunakan untuk keluar dari program aplikasi sistem informasi administrasi sekolah.
4.1.2.2
Master Data Pada bagian ini terdapat menu: 1. Denda kerusakan digunakan untuk mengolah data denda kerusakan dimana suatu penyewa merusakan mobil yang telah dia sewa selama dia menggunakan mobil. 2. Mobil
digunakan untuk mengolah data mobil yang menyangkut
diantaranya : 1. Jenis Mobil yang digunakan untuk memasukan data jenis mobil, mengubah, dan menghapus data mobil 2. Merek yang digunakan untuk mengubah, menambahkan, dan menghapus data merek. 3. Mobil yang digunakan untuk menambahkan, data mobil. 3. Karyawan
digunnakan
untuk
memasukan
data-data
semua
yang
menyangkut tentang karyawan seperti : 1. Jabatan
yang
digunakan
untuk
memasukan,
mengubah,
menghapus data jabatan. 2. Karyawan yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus data karyawan. 3. Klien
yang
digunakan
untuk
memasukan,
mengubah,
menghapus data klien. 4. Penyewa yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus data penyewa. 5. Sopir
yang
digunakan
untuk
memasukan,
mengubah,
menghapus data sopir.
4.1.2.3
Transaksi digunakan untuk mengolah data transaksi yang berjalan seperti:
1. Penyewaan yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus data penyewaan. 2. Pengembaliian
yang
digunakan
untuk
memasukan,
mengubah,
menghapus data pengembalian. 3. Penggajian yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus data penggajian. 4. Pemesanan yang digunakan untuk memasukan, mengubah, menghapus data
4.1.2.4
Laporan Pada bagian ini terdapat menu: 1. Laporan Data Mobil digunakan untuk menampilkan semua laporanlaporan data mobil secara keseluruhan untuk di cetak. 2. Karyawan digunakan untuk menampilkan semua laporan-laporan data karyawan secara keseluruhan untuk di cetak. 3. Klien digunakan untuk menampilkan semua laporan-laporan data klien secara keseluruhan untuk di cetak. 4. Penyewa digunakan untuk menampilkan semua laporan-laporan data penyewa secara keseluruhan untuk di cetak. 5. Transaksi Pada menu ini terdapat menu : 1. Penyewaan digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua laporan data penyewaan. 2. Pengembalian digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua laporan data pengembalian. 3. Penggajian digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua laporan data penggajiian. 4. Pemesanan digunakan untuk menampilkan dan mencetak semua laporan data pemesanan. 6. Sopir digunakan untuk menampilkan semua laporan-laporan data sopir secara keseluruhan untuk di cetak.
4.1.2.5
Peralatan Pada menu peralatan terdapat menu kalkulator dan notepad bawaan Microsoft
Windows. kedalam module untuk meneliti kode-kode program yang ada dan menganalisis apakah ada kesalahan. Uji white box yang dilakukan pada sistem aplikasi Rental Mobil adalah pada saat login pengguna. Jika pengisian username atau password
salah maka akan muncul pesan.
4.2 Manual Program 4.2.1
Form Login Pada form ini seorang penguna aplikasi harus menginputkan username dan
password. Jika terjadi kesalahan dalam pengisian username dan password maka muncul pesan kesalahan.
4.2.2
Form Menu Utama Menu utama merupakan jendela utama tempat user memulai proses pemililhan
dalam mengolah data tertentu. Menu utama berisi tentang menu-menu yang berhubungan dengan input data penyewa, data penyewaan, data mobil, data karyawan, data klien, data jenis mobil, data denda, data pengembalian, data sopir, data merek, data transaksi penyewaan, transaksi pemesanan, dan transaksi pengembalian mobil, dan menu yang menampilkan laporan.
4.2.3
Form Data denda Form data denda berfungsi untuk menambah data mengenai data denda yang
kemudian disimpan di database.
4.2.4
Form Data jenis mobil Form data jenis mobil berfungsi untuk menambah data mengenai data jenis mobil
yang kemudian disimpan di database.
4.2.5
Form Data Merek Form data merek berfungsi untuk menambah data mengenai data merek yang
kemudian disimpan di database
4.2.2
Form Data Mobil Form data Mobil berfungsi untuk menambah data mengenai data Mobil yang
kemudian disimpan di database
4.2.6
Form Data Jenid Gaji
Form data jenis gaji berfungsi untuk menambah data mengenai data jenis gaji yang kemudian disimpan di database.
4.2.7
Form Data Jabatan Form data jabatan berfungsi untuk menambah data mengenai data jabatan
pegawai yang kemudian disimpan di database
4.2.8
Form Data Karyawan Form data Karyawan berfungsi untuk menambah data mengenai data jabatan
Karyawan yang kemudian disimpan di database
4.2.9
Form Data Klien . Untuk menambah data tekan tombol “Baru” kemudian mengisikan data pada
textbox yang tersedia, lalu klik tombol “Simpan” maka data yang telah dimasukkan akan tersimpan ke dalam database klie
4.2.10 Form Data Penyewa Form data penyewa berfungsi untuk menambah data mengenai data penyewa yang kemudian disimpan di database
4.2.11 Form Data Sopir Form data sopir berfungsi untuk menambah data mengenai sopir yang kemudian disimpan di database.
4.2.12 Form Data Penyewaan Form data uraian penyewaan ajaran berfungsi untuk menambah data mengenai data uraian penyewaan yang kemudian disimpan di database.
4.2.13 Form Data Transaksi Pengembalian Form data transaksi pengembalian berfungsi untuk menambah data mengenai data transaksi pengembalian yang kemudian disimpan di database.
4.2.14 Form Data Penggajian Form data penggajian berfungsi untuk menambah data mengenai penggajian yang kemudian disimpan di database.
4.2.15 Transaksi Pemesanan Form data transaksi pemesanan berfungsi untuk menambah data mengenai transaksi pemesanan yang kemudian disimpan di database.
4.2.16 Laporan Data Mobil Untuk menampilkan laporan data mobil.
4.2.17 Laporan Data Karyawan Untuk menampilkan laporan data mobil.
5.
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Dari pembuatan sistem penjualan dan penyewaan Nanda Car Rental, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa Nanda Car Rental memang sangat perlu dibuatkan alpikasi database dikarenakan banyaknya permintaan penyewaan dan pemesanan yang semakin tinggi. Kesimpulan yang dapat diambil secara umum sebagai berikut : 1. Aplikasi ini dapat membantu dalam pencarian data yang dibutuhkan. 2. Untuk setiap transaksi maka setiap user yang mengoperasikan aplikasi sistem ini tidak akan mengalami kesulitan dalam pembuatan laporan kepada pemilik perusahaan. 3. Waktu yang dibutuhkan dalam melakukan transaksi lebih cepat dan efisien. 4. Tingkat kehilangan atau kerusakan data pada aplikasi ini menjadi kecil, dikarenakan data tersebut berbentuk soft document.
5.2 Saran Penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin dapat membantu sistem kerja yang optimal dan akurat. Adapun saran – saran sebagai berikut : 1. Penerapan sistem komputerisasi pada Nanda Car Rental sudah seharusnya diterapkan, karena sistem manual yang selama ini dipakai kurang mampu memberikan informasi dan menjaga keamanan data dengan baik. 2. Nanda Car Rental
hendaknya mengoptimalkan pemanfaatan komputer guna
menangani proses pengolahan berbagai kegiatan. 3. Apabila sistem ini akan dikembangkan diharapkan menambah fungsi tambahan.
DAFTAR PUSTAKA Andi Sunyoto. 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET M. Rudyanto Arief. 2006. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET Emma Utami. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database Dengan SQL Server, Ms.Access dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur, Teri dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : C.V ANDI OFFSET LPKBM MADCOMS. 2002. Seri Panduan Pemograman (Microsoft Visual Basic). Madiun: LPKBM MADCOMS dan ANDI Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stalling, Jr. 1981. Fundamental of System Analysis : New York: john willey & Sons. Richard F. Neuschel, 1960. Management by System : New York: McGrawHill.
