PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN KENDARAAN BERMOTOR PADA HIKMAH CAR RENTAL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Esti Wulansari 09.12.4059
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
i
DESIGNING INFORMATION SYSTEM RENTAL OF MOTOR VEHICLES IN HIKMAH CAR RENTAL PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENYEWAAN KENDARAAN BERMOTOR PADA HIKMAH CAR RENTAL Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT The continued development of economic activities in the current trigger economic activity in all areas. Including motor vehicles rental business field the Hikmah Car Rental, rent-related business services, all management systems executed manually, making frequent errors or loss of data by accident, which resulted in the loss of the service provider get enough large. The combination of Microsoft Visual Basic 6.0 with MySQL, it is very helpful in the process of making lending transaction and return of motor vehicles, applications as well as searching the data, thus increasing the effectiveness of the work which had previously been an obstacle. The report generated a level of accuracy even when compared with the manual system previously used. The results of the analysis of issues discovered many things overlooked, due to ignorance and lack of awareness and dissemination of knowledge, then at the end of this project aims to collate author information system design on the wisdom of motor vehicle rental in Hikmah car rental used to facilitate community service and try to provide everything related the rental of motor vehicles in Hikmah Car Rental. Keywords : Information Systems, Rental of Motor Vehicles, Hikmah Car Rental
ii
1. Pendahuluan
Sistem informasi pengolahan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi dipergunakan untuk tujuan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, melihat kembali dan juga untuk menyalurkan informasi itu sendiri. Komputer merupakan salah satu cara atau sarana yang dapat membantu dalam sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut akan mempunyai nilai lebih dari pada sebuah sistem yang diolah secara manual, juga akan menghasilkan suatu sistem informasi yang efisien dan mempunyai produktifitas yang tinggi. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memiliki departemen teknologi informasi atau sistem informasi begitu juga pada bidang usaha penyewaan kendaraan bermotor pada Hikmah Car Rental. Komputer memiliki keunggulan yang nyata untuk mempercepat pengolahan data dalam jumlah yang lebih besar melalui sistem pengolahan data. Sistem pengolah data merupakan sistem yang menggunakan media komputer sebagai alat untuk menghasilkan sebuah informasi yang baik, sehingga dapat memberikan manfaat dalam memudahkan bagi pemakainya. Salah satu contohnya sebuah penyewaan kendaraan bermotor memerlukan komputer sebagai alat untuk memudahkan kegiatan pinjam meminjam yang sering terjadi dalam pengolahan sebuah data peminjaman harus dibuat secara cermat dan teliti dalam penulisan dan diusahakan memiliki tujuan untuk mudah dimengerti oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Dari data tersebut penyewaan kendaraan bermotor dengan mudah dapat mengetahui data-data tentang berbagai hal yang diperlukan. Dan untuk membantu berbagai pihak dalam proses pengambilan keputusan. Hikmah Car Rental sebagai tempat penyewaan kendaraan bermotor
yang
merupakan salah satu sarana untuk mendapatkan ilmu pengetahuan dengan mudah, karena didalam terdapat berbagai software, tutorial pembelajaran sampai pengetahuan umum. Hikmah Car Rental masih menggunakan pencatatan manual dalam pengolahan data maupun pembuatan laporan, dengan melihat kondisi pada Hikmah Car Rental diperlukan suatu aplikasi sistem yang mudah untuk memenuhi tuntutan efesiensi tenaga dan waktu.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Menurut Jogiyanto H.M ( 2003 : 34 ), menyatakan bahwa sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut “Sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan
3
tertentu”. Pendekatan sistem yang menekanan pada komponen mendefinisikan sistem sebagai berikut. “ Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai 1
tujuan tertentu( Jogiyanto, HM. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offset)
2.2 Pengertian Informasi Informasi terdiri dari data-data, meskipun demikian define informasi berbeda dengan data, data adalah fakta dan angka yang sedang tidak digunakan pada proses pengambilan keputusan dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Pengertian Informasi pada umumnya adalah hasil dari pengolahan data yang memberi bentuk berarti dari suatu kejadian. Menurut Gordan B.Davis ( 2002 : 2007 ) mengungkapkan : “ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ”.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Sistem Informasi 2.3.2 Komponen Sistem Informasi
2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber–sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari–hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perancangan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perancanaan dan kebijakan oleh tingkat manajemen. Adapun beberapa definisi tentang sistem informasi manajemen, yaitu : Suatu sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi (George M. Scott). Sistem informasi manajemen adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen (Fredrick H. Wu). Dari definisi–definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu untuk
4
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur pedoman, medel manajemen dan keputusan, dan sebuah database.
2.5 Teori Analisis 2.5.1 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi,maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analisis ( Performance, Information, Economy, Control, Eficiency dan Service ). a) Analisis Kinerja (Performance) b) Analisis Informasi (Information) c) Analisis Ekonomi ( Economy ) d) Analisis Keamanan (Control) e) Analisis Efisiensi ( Eficiency ) f) Analisis Pelayanan (Service ) 2.5.2 Analisis Biaya Biaya yang berhubunga dengan sistem informasi dapat diklasifikasikan kedalam 4 kategori utama, yaitu: a) Biaya pengadaan ( procurement cost) b) Biaya Persiapan Operasional c) Biaya Proyek d) Biaya Operasional dan Biaya Perawatan
2.6 Flowchart Sistem Sistem flowchart merupakan diagram aliran data yang menggambarka suatu sistem peralatan komputer atau secara fisikal dalam proses pengolahan data serta hubungan antara peralatan tersebut.
2.7 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah lama aytau sistem baru yang akan dikembangkan secara ligis tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik yang mempengaruhi, baik lingkugan damana data mengalir maupun pada data yang akan disimpan. 2.8 Sistem Manajemen Basis Data
5
Sistem manajemen Basis Data ( Data Base Management System atau DBMS ) adalah perangkat lunak sistem yang memungkinkan para pemakai membuat, memelihara, mengontrol, dan mengakses data dengan cara praktis dan efisien. DBMS berisi suatu koleksi data yang saling berkorelasi dalam satu set program untuk mengakses data tersebut. Jadi DBMS terdiri dari database dan set program pengolahan untuk menambah data, menghapus data, mengambil dan membaca data. Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkungan perusahaan atau instansi. Dalam satu file terdapat record yang sejens, sama besar, sama bentuk, merupakan salah satu kumpulan entity yang seragam. Suatu terdiri dari field-field yang saling berhubungan untuk menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dari rekam dalam satu record.
2.9 Software Yang Digunakan 2.9.1 Pengenalan SQL Server Microsoft SQL server adalah salah satu produk andalan microsof untuk database server. Kemampuan dalam menejemen data dan kemudahan pengoperasian membuat DMBS (Database Management System ) menjadi pilihan para database administrator. 2.9.2 Pengenalan Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi baerbasis microsoft windows secara cepat dan mudah. Visual Basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan/instansi dengan sistem yang lebih besar.
3. Analisis
3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Profil Organisasi Rental Kendaraan Bermotor merupakan salah satu usaha yang bergerak pada bidang penyewaan kendaraan bermotor. Kategori kendaraan bermotor yang disewakan meliputi mobil dan motor. Seiring berkembangnya perusahaan ini, Hikmah Car Rental dengan harapan dapat memberikan layanan yang terbaik di bidang penyediaan jasa transportasi untuk masyarakat khususnya dibidang penyewaan kendaraan bermotor. Untuk itu Hikmah Car Rental sangat mengutamakan kualitas dengan harga yang relatif terjangkau dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan.
6
Hikmah Car Rental berlokasi di Jl.Wahid Hasyim No.38 Gaten CC Depok Sleman Yogyakarta beroperasi setiap hari. Dalam keseharian Hikmah Car Rental melakukan berbagai macam transaksi dalam bidang penyewaan kendaraan bermotor oleh pelanggan. Transaksi biasanya dilakukan dengan uang muka atau uang tunai, dan jaminan penyewaan seperti KTP/ SIM/ MOTOR dan STNK/ KTM/ SERTIFIKAT/ BPKB. 3.1.2 Struktur Organisasi
Pimpinan
Supplier Karyawan Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.3
Prosedur Sistem Prosedur yang dilakukan untuk proses transaksi penyewaan kendaraan
bermotor di Hikmah Car Rental yang dilakukan secara manual adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Transaksi Kendaraan Bermotor 2. Prosedur pengembalian kendaraan bermotor
3.2
Analisis Sistem Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian
komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan, hambatan, yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaik-perbaikannya. 3.2.1 Identifikasi Masalah Mengidentifikasi merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis, masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada Hikmah Car Rental, diidentifikasi bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses atau pencatatan data transaksi peminjaman, juga dalam proses pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama. Keberadaan masalah diatas dikarenakan sistem pencatatan data persediaan barang masih bersifat manual. Masalah inilah
yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak
7
dapat tercapai. Adapun
permasalahan-permasalahan yang timbul di Hikmah Car Rental adalah lambatnya proses pencatatan transaksi penyewaan kendaraan bermotor harus lewat arsip dokumen yang ditulis secara manual dan keadaan ini memerlukan waktu yang cukup lama. Apabila semua proses dalam pengolahan data kendaraan bermotor telah terkomputerisasi maka keefisienan kerja akan tercapai. 3.2.2
Analisis yang Dilakukan
Melihat permasalahan-permasalahan di atas maka data yang selama ini diperoleh kurang, sehingga laporan dapat dikatakan kurang relevan, tidak akurat, tidak tepat waktu. Untuk menyelesaikan permasalahan tersebut, maka disusun beberapa analisis yang dibutuhkan dan akan dilakukan yaitu : a)
Analisis data
b)
Analisis Keluaran
c)
Analisis Kerja
d)
Analisis Dokumen
e)
Analisis PIECES 3.2.3
Analisis Kebutuhan Sistem
Tujuan dari fase analisis adalah memahami depan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa seharusnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Untuk mempermudah analisis sistem dalam mementukan keseluruhan kebutuhan secara lengkap, maka analisis membagi kebutuhan sistem ke dalam 2 jenis. Jenis pertama adalah kebutuhan fungsional (functional requirement) dan jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirement). a)
Kebutuhan Fungsional ( Functional Requirement)
b)
Kebutuhan Nonfungsional (nonfunctional requirement) 3.2.4 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari pada analisi kelayakan sistem adalah untuk mengetahui
apakah sistem yang baru dan akan ditetapkan layak dipakai atau tidak. Dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang matang seberapa yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem yang baru. Analisis kelayakan meliputi beberapa segi, yaitu : 1)
Kelayakan Hukum
2)
Kelayakan Teknologi
3)
Kelayakan Ekonomi
4)
Kelayakan Operasional
5)
Kelayakan Sumber Daya
8
3.2.5 Analisis Biaya dan Manfaat Analisis biaya dan manfaat digunakan untuk memerlukan apakah sistem yang akan diterapkan layak atau tidak untuk digunakan. Biaya terdiri dari biaya pengadaan, biaya pengembanan atau pembuatan sistem informasi persediaan barang dan biaya yang berhubungan dengan operasi (perawatan) suatu sistem. Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Sebagai hasilnya sistem informasi akan memberikan manfaatmanfaat yang dapat berupa manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang akan dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonominya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/ keuntungan. Keuntungan secara langsung dengan nilai uang diperlukan, misalnya seperti keuntungan pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik. a. Komponen Biaya Software SO dan Aplikasi
Harga (dalam rupiah) 1.700.000
MS Windows XP Profesional MS SQL Server 2000
900.000
Jumlah
2.600.000
9
b. komponen manfaat Rincian
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
Biaya overhead (listrik)
700.000
800.000
Biaya perawatan Total Biaya operasional dan perawatan
500.000
700.000
1.200.000
1.500.000
1.200.000
1.500.000
600.000
800.000
1.000.000
2.000.000
200.000
400.000
1.800.000
3.200.000
peningkatan pelayanan
1.600.000
2.200.000
peningkatan pengembalian keputusan
2.000.000
2.500.000
peningkatan kepuasan kerja
1.200.000
1.600.000
Total keuntungan tak berwujud
4.800.000
6.300.000
Total manfaat (TM)
6.600.000
9.500.000
5.400.000
8.000.000
1. Biaya-biaya a. Biaya pengadaan Hardware
2.263.000
Total biaya pengadaan
2.263.000
b. Biaya persiapan operasi Software
2.600.000
Biaya penerapan system
500.000
Biaya pelatihan personali
200.000
Total biaya persiapan operasi
3.300.000
c. Biaya operasi dan perawatan
Total biaya (TB)
5.563.000
2.Manfaat-manfaat a. Keuntungan berwujud pengurangan biaya operasi Peningkatan penjualan pengurangan kesalahan proses Total keuntungan berwujud b. Keuntungan tak berwujud
PROCEED (TM-TB)
5.563.000
10
c. No
Metode Biaya dan Manfaat
1
Payback Period
2
ROI
Nilai 1 tahun bulan 94,84 %
3
Net Present Value
6,697,098
3.3
Keterangan
0,24
Syarat
keputusan
2 tahun
layak
>0
layak
>0
layak
Perancangan Sistem Perancangan sistem secara umum dilakukan dengan maksud untuk memberikan
gambaran secara umum kepada pihak manajemen tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Rancangan secara terperinci. Adapun rancangan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : 3.3.1
Rancangan Model
a) System Flowchart b) Data Flow Diagram (DFD) 3.3.2
Rancangan Database
Database atau basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Berikut adalah rancangan database untuk sistem informasi rental kendaraan bermotor yang akan dibuat. 1. Normalisasi Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji pada beberapa kondisi, apakah ada kesulitan pada saat menambah atau insert, menghapus atau delete, mengubah atau update, dan membaca atau retrieve pada suatu Database. a. Normalisasi Bentuk Pertama b. Bentuk Normalisasi Kedua c.
Normalisasi Ketiga
2. Relasi Antar Tabel Dalam Pemodelan sruktur data, hubungan antara data pada sistem informasi menggunakan diagram hubungan antar tabel yang mana dengan adanya diagram hubungan antar tabel ini akan diketahui hubungan antar tabel yang satu dengan yang lainnya. Hubungan antar tabel pada sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar 3.5 dibawah ini:
11
Gambar 3.5 Relasi Antar Tabel 3. Rancangan Tabel a. Struktur tabel t_pengguna Tabel pengguna merupakan tabel yang berisi data mengenai semua data pengguna, berikut desain tabelnya. b. Struktur tabel t_kendaraan bermotor Struktur t_mobil merupakan tabel yang berisi mengenai semua data kendaraan bermotor, berikut desain tabelnya. c.
Struktur tabel t_transaksi
Tabel t_transaksi merupakan tabel yag berisi mengenai transaksi yang terjadi didalam sistem, berikut desain tabelnya. d. Struktur tabel t_pengembalian Tabel t_pengembalian merupakan tabel yang berisi data mengenai semua data pengembalian yang menyewa kendaraaan bermotor. e. Struktur tabel t_pelanggan Tabel t_pelanggan merupakan tabel yang berisi data mengenai semua data pelanggan yang menyewa kendaraan bermotor. f.
Struktur tabel t_paket
12
Tabel t_paket merupakan tabel yang berisi data mengenai semua data paket yang menyewa kendaraan bermotor. 3.3.3
Rancangan Antarmuka (interface) Antarmuka pemakai (user interface) merupakan media komunikasi antara
pemakai dengan sistem informasi. Hasil perancangan antarmuka antara pemakai akan memudahkan proses implementasi. Adapun antarmuka pemaikai perangakt lunak yang akan dirancang ditampilkan sebagai berikut : 1. Form Login 2. Form Menu Utama 3. Form Data Pelanggan 4. Form Data Kendaraan Bermotor 5. Form Data Paket 6. From Denda 7. From Transaksi Penyewaan 8. Form Pengembalian 9. Laporan Data Pelanggan 10. Laporan Data Kendaraan Bermotor 11. Laporan Data Paket Harga Sewa 12. Laporan Data Sewa Kendaraan
13. Laporan Data Pengembalian 4. Implenentasi Sistem
4.1 Penerapan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dalam tahap implementasi sistem. Rencana implementasi dimaksudkan terutama untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap imlementasi. Waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk skedul
waktu.
Skedul
waktu
berfungsi
sebagai
pengendalian
terhadap
waktu
implementasi.
4.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah sebagai berikut: 4.2.1 Pemograman dan Pengetesan Program
13
Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas terlebih dahulu dari kesalahan-kesalahan. 4.2.1.1 Program 4.2.1.2 Pengetesan Program 4.2.2 Instalasi Program Program ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem baru yaitu Sistem Informasi Penyewaan Kendaraan Bermotor yang
akan
ditempatkan
pada
sistem
komputer
dengan
cara
instalasi
menggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. 4.2.3 Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antara komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen atau komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Terdapat dua metode untuk melakukan pengujian program ini yaitu black box dan white box. a. Black box testing Pada pengujian black box testing, cara pengujianya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit itu sesuai dengan proses yang diingainkan. Jika ada unit yang tidak sesuai outputnya maka untuk menyelesaikanya, dilanjutkan pada pengujian yang kedua yaitu white box testing. Salah satu bentuk uji coba black box adalah testing validasi. Uji coba ini dinyatakan berhasil jika fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan apa yang diterapkan pemakai. b. White box testing White box testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilakn output yang tidak sesuai dengan proses yang dilakukan, maka baris-baris program, variable, dan parameter yang dilibatkan pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang. Saat pengisaian user account, admin diwajibkan untuk menginput username dan password dengan lengkap. Jika admin hanya menginputkan username dan password tidak di isi (tidak sesuai dengan penyimpanan database), maka ketika tombol Login di klik akan menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar. 4.2.4 Pelatihan Personal Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada admin sistem adalah yang berhubungan dengan input data, edit data, pengaturan aplikasi, dan
14
pembuatan laporan-laporan dari aplikasi. Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada user adalah yang berhubungan dengan transaksi, pengaturan aplikasi dan pembuatan laporan-laporan dari aplikasi. 4.2.5 Konversi Sistem Proses konversi sistem merupakan proses untuk melakukan sistem baru supaya siap untuk dapat digunakan. Untuk penerapan sistem informasi penyewaan kendaraan bermotor dilakukan konversi sacara parallel, dimana sistem baru akan diterapkan dan tidak langsung meninggalkan sistem yang lama. Alasan kenapa mengunakan metode ini karena sistem yang baru belum memenuhi apa yang diharapkan, maka sistem yang lama masih bisa digunakan, dan jika terjadi kesalahan maka sistem baru dapat dilakukan perbaikan, dan sistem lama akan tetap digunakan sampai sistem baru siap untuk diterapkan.
4.3 Pemeliharaan Sistem Setelah melakukan proses instalasi terhadap sistem yang baru, maka langkah selanjutnya dari analisis sistem adalah melaksanakan tindak lanjut dari implementasi tersebut,
yaitu
pengetesan
sistem
informasi
kependudukan
dilakukan
dengan
menggunakan data yang sebenarnya, serta berdasarkan jangka waktu yang telah ditentukan. Kegiatan ini dilakukan oleh analisis sistem bersama-sama dengan user. Tahapan ini bertujuan apakah sistem yang baru nantinya dapat diterima dan diterapkan untuk mengganti sistem yang lama atau masih perlu adanya perbaikan. Jika sistem dapat diterima, berarti tugas dari analisis sistem selesai. Tahap akhir dari penerapan sistem adalah tahapan pemeliharaan yang dilaksanakan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan pemeliharaan meliputi : a. Pemeliharaan Software b. Pemeliharaan Hardware 4.4 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoprasikan program aplikasi. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi penyewaan kendaraan bermotor. 4.4.1 Form Login Saat program dijalankan akan muncul login. Pengguna diharuskan untuk memasukkan username dan password untuk dapat masuk ke dalam program. Jika username atau password tidak sesuai maka akan muncul pesan username atau password salah, jika sesuai akan masuk ke menu utama. 4.4.2 Form Menu Utama
15
Dalam menu utama ini terdapat seluruh menu dan fitur-fitur yang disediakan oleh program. Pengguna dapat dengan mudah menentukan pilihan menu yang ingin dijalankan sesuai dengan hak akses dari masing-masing pengguna. Pengguna bisa menggunakan menu yang ada di bagian atas layar untuk menentukkan menu yang akan dijalankan. 4.4.3 Form Pelanggan Dalam form pelanggan ini dimaksudkan untuk mengisi dan menampilkan data pelanggan yang akan melakukan transaksi penyewaan, seperti kode pelanggan, nama pelanggan, nomor id pelanggan, nomor tlp dan alamat. Klik tombol simpan untuk menyimpan, setelah itu akan masuk ke daftar pelanggan disamping itu juga bisa melakukan pencarian data pelanggan dengan milik nama pelanggan atau no id pelanggan. 4.4.4 Form Kendaraan Bermotor Dalam form kendaraan bermotor ini pengguna dapat melakukan prosesproses mengenai data kendaraan bermotor, seperti tambah data kendaraan bermotor, ubah, simpan, edit, hapus atau batal dan pencarian kendaraan bermotor. Untuk melakukan tambah data kendaraan bermotor pengguna dapat menekan tombol tambah, dan selanjutnya mengisi data kendaraan bermotor seperti nomor polisi, merk, tipe, warna, dan status. Setelah itu tekan tombol simpan dan akan muncul tanda konfirmasi apakah yakin atau tidak. Untuk melakukan ubah data kendaraan klik data kendaraan bermotor pada daftar kendaraan bermotor yang akan diubah baru tekan tombol ubah setelah itu ubahlah sesuai data kendaraan bermotor yang diinginkan, kalau sudah baru tekan tanda simpan untuk menyimpan dan mengubah. Untuk menghapus data kendaraan bermotor pengguna harus klik pada daftar kendaraan bermotor pilih yang akan dihapus akan muncul pada formulir setelah itu klik tombol hapus dan akan muncul tanda konfirmasi dan peringatan apabila yakin akan menghapus data tersebut. Untuk
melalukan
pencarian
data
kendaraan
bermotor
pengguna
dapat
menentukan pencarian berdasarkan nomor polisi, merk, status dan tekan tombol cari. Jika data kendaraan bermotor tersebut ditemukan maka data akan ditampikan didaftar kendaraan bermotor. 4.4.5 Form Paket Untuk melakukan tambah data paket pengguna dapat menekan tombol tambah, dan selanjutnya mengisi data paket seperti no.paket, no polisi, merk, tipe, jenis paket dan harga. Untuk mlakukan pencarian data paket pengguna dapat menentukan pencarian berdasarkan no polisi, merk, atau paket. Maka data akan tampil sesuai data yang kita cari.
16
4.4.6 Form Transaksi Penyewaan Dalam menu transaksi penyewaan ini terdapat data penyewa dan data transaksi, dalam data penyewa kita hanya memasukkan kode pelanggan yang sebelumya sudah diinputkan pada form pelanggan setelah itu klik kode maka akan otomatis muncul semua data pelanggan sesuai kode yang kita cari hanya saja kita masukkan jaminan dari pelanggan. Untuk data transaksi ini bagian detail penyewaan terdapat tombol bantu yang akan menampilkan data paket yang telah disimpan sebelumnya. Bagian ini dimaksudkan utuk menentukan pilihan paket dan detail transaksi yang telah ditentukan oleh pelanggan. 4.4.7 Form Pengembalian Jika Kendaraan bermotor telah kembali dan selesai digunakan oleh pelanggan maka akan diproses melalui menu pengembalian. Untuk melakukan proses pengembalian pengguna tinggal klik nomor sewa setelah itu pilih data pelanggan
akan
otomatis
muncul
datanya,
pengguna
cukup
mengisi
pembayarannya saja. 4.4.8 Form Laporan Pelanggan Pada form laporan pelanggan akan menampilkan laporan pelanggan sesuai dengan data yang sudah diinputkan. 4.4.9 Form Laporan Data Kendaraan Pada form laporan data kendaraan akan menampilkan laporan data kendaraan bermotor sesuai dengan data yang sudah diinputkan. 4.4.10 Form Laporan Paket Pada form laporan paket akan menampilkan laporan data paket sesuai dengan data yang sudah diinputkan. 4.4.11 Form Laporan Transaksi Pada form laporan transaksi akan menampilkan laporan data sewa kendaraan bermotor sesuai dengan data yang sudah diinputkan dan bisa tampil secara keseluruhan atau per periode seperti harian, bulanan, tahunan. 4.4.12 Form Laporan Pengembalian Pada form laporan pengembalian akan menampilkan laporan data pengembalian sesuai dengan data yang sudah diinputkan dan bisa tampil secara keseluruhan atau per periode seperti harian, bulanan, tahunan.
17
5. Penutup
5.1 Kesimpulan Dari penjelasan dan uraian serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam akhiran pembahasan “Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Kendaraan Bermotor pada Hikmah Car Rental”,
maka penyusun
mengambil kesimpulan bahwa : 1.
Pengolahan data peminjaman kendaraan bermotor manual yang ada menjadi terkomputerisasi, agar informasi yang diterima efisien dan efektif, maka : a. Sistem yang dirancang untuk pengolahan data dan penyajiannya dengan tampilan yang menarik. b. Mampu menyajikan informasi yang berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c.
Dapat
mempercepat
proses
pencatatan
dan
pengolahan
data
peminjaman kendaraan bermotor. d. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang dihasilkan lebih tepat waktu, akurat, dan relevan bagi penerima informasi dan dapat membantu petugas dalam melayani pelanggan. 5.2 Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi Hikmah Car Rental di dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja karyawan, penyusun mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk Hikmah Car Rental guna untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti
sistem
yang
masih
manual
menjadi
sistem
yang
terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, dalam sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh Hikmah Car Rental, maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data dapat berjalan dengan lancar.
18
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: ANDI. Arief, M Rudyanto. 2006. Pemograman Basisdata menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: ANDI. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI Offset. Jogiyanto, HM. 2001. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI. Sunyoto, Andi. 2007. Perancangan Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI. Zein Immawan, Yosha. 2012. “Sistem Informasi Rental Mobil pada Welltrans Transportation Service Yogyakarta”. Skripsi: STMIK AMIKOM.
19
