APLIKASI DATABASE PERMINTAAN ALAT TULIS KANTOR BERBASIS WEB PADA ENERGI MEGA PERSADA Anita, Jessita W., Priskila S. Jurs.Teknik Informatika Fasilkom Binus University, Jakarta Jl. Kebon Jeruk Raya no 27 Kebon Jeruk Jakarta Barat Telepon: 021-5345830, 5350660 Fax: 021-5300244 Email :
[email protected] ABSTRAK Tujuan skripsi ini adalah mengembangkan sebuah aplikasi database untuk sistem permintaan alat tulis kantor berbasis web yang dapat menangani informasi pengelolaan alat tulis dan permintaan alat tulis. Pengembangan dilakukan dengan melakukan analisis terhadap sistem berjalan, menemukan masalah yang terjadi dan menentukan pemecahan masalah. Metode perancangan database yang digunakan untuk mengawali pemecahan masalah yaitu database life cycle dan web database design. Hasil skripsi ini adalah implementasi aplikasi database permintaan alat tulis kantor yang dapat membantu bagian General Services and Support (GSS) mengelola alat tulis dan permintaan yang ada. Simpulan yang didapat adalah dengan analisis dan perancangan aplikasi database berbasis web untuk sistem permintaan alat tulis kantor, maka perusahaan dapat mengelola alat tulis dan permintaannya lebih baik lagi. Aplikasi ini telah dievaluasi oleh user dan memenuhi kebutuhan mereka.
Kata kunci: Analisis, Perancangan, Aplikasi Web Database, Alat Tulis Kantor, Energi Mega Persada
PENDAHULUAN Pada era globalisasi ini, komputerisasi sistem dalam sebuah perusahaan menjadi hal yang penting, terutama pada perusahaan-perusahaan menengah ke atas yang memiliki sistem cukup kompleks. Pengaturan sistem-sistem dalam perusahaan akan menjadi lebih mudah dan cepat dengan sistem komputerisasi, termasuk dalam pengaturan sistem pengadaan alat tulis kantor. Banyaknya sumber daya manusia akan berpengaruh pada kebutuhan alat tulis kantor dalam kegiatan bekerja sehari-hari. Makin banyak sumber daya manusia, makin banyak juga kebutuhan alat tulis kantor. Kebutuhan alat tulis kantor yang banyak harus diimbangi dengan penyediaan stok alat tulis kantor yang memadai. Keseimbangan ini mungkin dicapai dengan sistem pemantauan yang jelas pada bagian penyediaan alat tulis kantor. Dalam memantau, dibutuhkan aplikasi yang dapat digunakan oleh pegawai-pegawai di perusahaan yang ingin melakukan permintaan alat tulis kantor. Aplikasi ini juga dapat digunakan oleh bagian penyedia alat tulis kantor dalam mengatur baik penyediaan alat tulis kantor untuk karyawan yang melakukan permintaan maupun mengontrol jumlah stok alat tulis kantor. Aplikasi seperti inilah yang dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan menengah ke atas dalam mengatur penyediaan alat tulis kantor dalam jumlah yang sangat banyak.
Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam pembuatan skripsi ini adalah pengembangan Aplikasi Permintaan Alat Tulis Kantor, meliputi proses dari pegawai melakukan permintaan alat tulis kantor, permintaan pegawai diterima dan disetujui oleh bagian General Services Support (selanjutnya disebut GSS) Coordinator, lalu diteruskan ke bagian GSS Storage untuk disiapkan alat tulis kantor sesuai persetujuan yang kemudian diambil oleh pegawai yang melakukan permintaan. Pengembangan aplikasi ini juga meliputi pengelolaan jumlah alat tulis kantor dan pemesanan kembali alat tulis kantor yang habis ke vendor. Skripsi ini akan dikerjakan di Energi Mega Persada, pada divisi GSS. Tujuan Adapun tujuan dari skripsi ini adalah: pertama, menganalisis sistem yang sedang berjalan untuk permintaan alat tulis kantor di perusahaan. Mengumpulkan data tentang sistem yang sedang berjalan. Menemukan masalah yang terjadi dalam sistem dan memprediksi masalah yang bisa terjadi di masa yang akan datang. Serta menentukan pemecahan masalah yang sesuai untuk digunakan. Kedua, merancang aplikasi database permintaan alat tulis kantor sesuai dengan kebutuhan kantor. Merancang model database konseptual, logikal dan fisikal serta web database. Ketiga, mengimplementasikan rancangan aplikasi di intranet perusahaan. Tinjauan Pustaka Database system pada dasarnya adalah sistem pencatatan terkomputerisasi di mana sistem tersebut ditujukan untuk menyimpan informasi dan mengizinkan pengguna untuk menerima dan mengubah informasi sesuai permintaan (Date, 2000, p5). Informasi yang disimpan dapat berupa apa saja yang dibutuhkan untuk membantu proses bisnis dari individu atau organisasi. Peningkatan kinerja database pun sangat bergantung kepada interaksi dengan database system, seperti yang diungkapkan Leitheiser dan March (1996). Sedangkan database sendiri adalah sekumpulan data yang terhubung secara logika beserta deskripsinya. Database didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari sebuah organisasi (Connolly, 2010, p65). Terhubung secara logika di sini maksudnya adalah sebuah database mewakili entity, atribut dan logic relation di antara tiap entity. Database Design Normalisasi Normalisasi adalah teknik untuk membuat kumpulan relasi dengan properti yang diinginkan berdasarkan persyaratan data dari suatu perusahaan (Connolly, 2010, p416). Menurut Kung dan Case (2004), normalisasi dilakukan untuk mencegah terjadinya anomali data yang mungkin terjadi selama memanipulasi relasi dalam relational database. Anomali data yang mungkin terjadi dibagi menjadi tiga, yaitu: anomali pada saat insert, delete dan update (modifikasi) data. Conceptual Database Design Conceptual database design adalah proses dari membangun sebuah model data yang digunakan di perusahaan dan bebas dari detail implementasi seperti Database Management System (DBMS), program aplikasi, bahasa pemrograman, platform hardware, masalah performa, dan pertimbangan fisikal lainnya (Connolly, 2010, p467). Menurut Lawson, et al. (2012) DBMS merupakan standar penyimpanan data atau informasi dan dapat mengatur serta memelihara struktur dari data yang disimpan. Tahap-tahap yang dilakukan dalam conceptual database design yaitu: (1) Mengidentifikasi tipe entity; (2) Mengidentifikasi tipe relasi; (3) Mengidentifikasi dan menghubungkan atribut-atribut dengan entity atau relation types; (4) Menentukan atribut domain; (5) Menentukan candidate, primary, dan alternate key; (6) Memeriksa redudansi pada model; (7) Memvalidasi conceptual data model terhadap transaksi pengguna; (8) Meninjau kembali conceptual data model dengan pengguna.
Logical Database Design Logical database design adalah proses dari membangun sebuah model data yang digunakan di perusahaan berdasarkan specific data model yang tidak bergantung kepada DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, platform perangkat keras, masalah performa, dan pertimbangan fisikal lainnya (Connolly, 2010, p467). Tahap-tahap yang dilakukan dalam logical database design yaitu: (1) Menurunkan relasi-relasi dari conceptual database design; (2) Memvalidasi relasi menggunakan normalisasi; (3) Memvalidasi relasi terhadap transaksi pengguna; (4) Memeriksa integrity constraits; (5) Meninjau kembali logical data model dengan pengguna; (6) Memeriksa perkembangan data di masa yang akan datang. Physical Database Design Physical database design adalah proses menghasilkan deskripsi implementasi database pada penyimpanan sekunder (Connolly, 2010, p467). Tahap ini menggambarkan relasi dasar organisasi file dan indeks-indeks untuk mencapai akses ke data dan beberapa kendala integritas serta keamanan data. Tahap-tahap yang dilakukan dalam physical database design yaitu: (1) Menerjemahkan logical data model ke DBMS sasaran; (2) Merancang organisasi file dan indeks-indeks; (3) Merancang user views; (4) Mempertimbangkan pengenalan redundansi yang terkontrol; (5) Memantau dan menyesuaikan sistem operasi.
Web Database Design Web Data Analysis Web data analysis adalah proses yang menghasilkan sebuah conceptual model dari data yang akan diwakilkan dalam halaman web (Eaglestone, 2001, p284). Input dari tahap data analysis adalah deskripsi dari organisasi dan system requirements, serta conceptual model (ER) untuk database yang merupakan hasil dari tahap data analysis di perancangan database. Dalam web data analysis terdapat dua tahapan, yaitu web data extraction dan web data connectivity analysis.
Logical Web Data Design Pada logical web data design pengembang mendefinisikan struktur data dari halaman web termasuk tautan antara bagian-bagian dalam halaman web dan tautan ke halaman web lain (Eaglestone, 2001, p265). Pengembang merinci data konten dari halaman web sebagai logical web page schemas. Skema ini merinci struktur dari data yang ditampilkan dan/atau dimasukkan melalui tiap halaman web.
Physical Web Data Design Dalam tahap ini ditentukan pilihan teknis tentang bagaimana komponen database dihubungkan ke halaman web dan bagaimana halaman web tersebut akan dibuat (Eaglestone, 2001: 265). Aplikasi berbasis web harus dibangun berdasarkan web architecture. Menurut Urbanowicz (2001), client-server arsitektur berguna untuk menyediakan infrastruktur organisasi yang fleksibel dan kuat tergantung kepada bagaimana arsitektur tersebut dirancang.
METODOLOGI PENELITIAN Dalam penyusunan skripsi dan pengembangan aplikasi ini akan digunakan metodologi sebagai berikut. Pertama, metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam pembuatan skripsi ini adalah metode wawancara dan document examintation. Wawancara dilakukan kepada divisi GSS untuk mengetahui proses permintaan alat tulis kantor yang saat ini diterapkan di perusahaan. Selain itu wawancara juga dilakukan kepada beberapa pegawai divisi Information and Communication Technology (Selanjutnya disebut ICT). Document examination dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen berkaitan proses bisnis. Dokumen itu dapat berupa formulir-formulir atau laporan-laporan. Kedua, tahap analisis data ini meliputi proses analisis data yang didapatkan dari tahap pengumpulan data, analisis masalah yang terjadi, membuat beberapa pilihan pemecahan masalah, dan menentukan pemecahan masalah yang sesuai dan
paling baik untuk digunakan. Analisis masalah yang terjadi akan menggunakan metode Causeand-Effect Analysis (Whitte, 2004, p207). Ketiga, adapun kegiatan yang akan kami lakukan selanjutnya berlandaskan pada metode perancangan database Connolly (Connolly, 2010, p467) sebagai berikut: (1) Conceptual Database Design; membuat representasi conseptual dari database, meliputi identifikasi entity, relationship, dan atribut. (2) Logical Database Design; menerjemahkan rancangan conseptual menjadi struktur logis, meliputi mendesain relasi antar entity. (3) Physical Database Design; menentukan struktur logis untuk diimplementasikan di Database Management System (DBMS). Metode perancangan web database berlandaskan pada metode Eaglestone (Eaglestone, 2001, p265) sebagai berikut: (1) Web Data Analysis; web data analysis mendefinisikan conceptual model dari informasi yang direpresentasikan dalam halaman web sebagaimana informasi tersebut direpresentasikan oleh database. (2) Logical Web Data Design; Logical web data design mendefinisikan struktur data dari halaman web termasuk tautan antara bagian-bagian dalam halaman web dan tautan ke halaman web lain. (3) Physical Web Data Design; Physical web data design merancang bagaimana halaman web dimplementasikan dan dikoneksikan ke sistem database. Keempat, prototipe aplikasi akan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan untuk sistem database menggunakan Microsoft SQLServer. Kelima, melakukan pengujian prototipe apakah berjalan sesuai sistem yang dirancang dan menguji apakah terdapat kesalahan serta mengevaluasi hasil pengujian.
HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Database Konseptual Perancangan database konseptual untuk sistem ini dilakukan dengan metode Top Down. Metode Top Down adalah merancang database konseptual dari atas ke bawah. Yang dimaksud dari atas ke bawah adalah mengidentifikasikan entity terlebih dahulu, setelah itu mengidentifikasi atribut-atribut dari entity dan hubungan antar entity. Metode Top Down menjadikan prosedur sistem sebagai acuan identifikasi. Berikut merupakan hasil dari perancangan database konseptual.
Gambar 1 Diagram ER - Conceptual Model
Analisis Data Web Tahap analisis data web adalah tahapan awal dari perancangan web database. Sumber dari analisis ini adalah conceptual model hasil dari perancangan database dan deskripsi tentang halaman web.
Gambar 2 Model Konseptual (ER) untuk Halaman Aplikasi Web
Gambar 3 Global Relation Diagram
Desain Data Web Logikal Pada tahapan ini akan didefinisikan struktur data dari halaman web. Data konten dari halaman web akan dirinci ke dalam logical web page schemas. Page schemas dibuat berdasarkan conceptual model untuk halaman web (gambar 4.3). Berikut ini adalah salah satu page schemas untuk Aplikasi Web Database Permintaan Alat Tulis Kantor:
Barang NoBarang: NamaBarang: Deskripsi: Stok: Gambar:
STRING STRING STRING STRING STRING
LIST_OF NoBarang: STRING - NamaBarang: STRING
Out of Stock: LIST_OF NoBarang: NamaBarang: Deskripsi:
Gambar: STRING
STRING STRING STRING
Deskripsi: Stok: JumlahPermintaan:
STRING STRING STRING
Waiting Approval Request/Approved Request
LIST_OF NoPermintaan: Ndepan: Nbelakang: TanggalPermintaan:
STRING STRING STRING DATE
Waiting Approval Reordert/Awaiting Delivery Reorder
LIST_OF NoPemesananKembali: NamaVendor: TanggalPemesananKembali:
STRING STRING DATE
,
Pegawai
Permintaan
PemesananKembali
Ndepan: STRING Nbelakang: STRING
NoPermintaam: STRING JumlahPermintaan: STRING TanggalPermintaan: DATE
NoPemesananKembali: TanggalPemesananKembali:
PAGE-SCHEMA Home { LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING LIST_OF(STRING }
Vendor STRING DATE
NamaVendor:
NoBarang, *Barang) Out of Stock NoBarang, *Barang) Product ID NamaBarang, *Barang) Out of Stock NamaBarang, *Barang) Product Name Deskripsi, *Barang) Out of Stock Deskripsi, *Barang) Description Stok, *Barang) Stock on Hand Gambar, *Barang) Picture NoPermintaan, *Permintaan) Request ID TanggalPermintaan, *Permintaan) Request Date JumlahPermintaan, *Permintaan) Qty NoPemesananKembali, *PemesananKembali) Reorder ID TanggalPemesananKembali, *PemesananKembali) Request ID Ndepan, *Pegawai) Name Nbelakang, *Pegawai) Name NamaVendor, *Vendor) Vendor Name
Gambar 4 Page Schema Home Perancangan Database Fisikal Pada tahap ini dilakukan penerjemahan Logical Database ke Database Design Language (DBDL). Berikut ini DBDL untuk relasi DetailPermintaan.
STRING
Domain NoPermintaan
Domain NoBarang
Domain JumlahPermintaan Domain JumlahDisetujui Domain KeteranganDitolak
Variable Length Character String, Panjang : 12 2 Karakter terdepan menggunakan huruf, karakter selanjutnya dalam digit 09999999999 Variable Length Character String, Panjang : 12 2 Karakter terdepan menggunakan huruf, karakter selanjutnya dalam digit 09999999999 Integer Integer Variable Length Character String, Panjang : 200
DetailPermintaan ( NoPermintaan NoDetailPermintaan NOT NULL, NoBarang NoBarang NOT NULL, JumlahPermintaan JumlahPermintaan NOT NULL, JumlahDisetujui JumlahDisetujui NOT NULL, KeteranganDitolak KeteranganDitolak NOT NULL, PRIMARY KEY(NoPermintaan, NoBarang), FOREIGN KEY (NoPermintaan) REFERENCES Permintaan (NoPermintaan) ON UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION); FOREIGN KEY (NoBarang) REFERENCES Barang(NoBarang) ON UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION); Domain BatasAkhir Date Domain NoBarang Variable Length Character String, Panjang : 12 2 Karakter terdepan menggunakan huruf, karakter selanjutnya dalam digit 0-9999999999 DetailPemesananKembali ( NoPemesananKembali NoPemesananKembali NOT NULL, JumlahPemesananKembali JumlahPemesananKembali NOT NULL, BatasAkhir BatasAkhir NOT NULL, NoBarang NoBarang NOT NULL, PRIMARY KEY(NoPemesananKembali, NoBarang), Foreign Key (NoPemesananKembali) references PemesananKembali (NoPemesananKembali) ON UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION, FOREIGN KEY (NoBarang) REFERENCES Barang(NoBarang)ON UPDATE CASCADE ON DELETE NO ACTION);
Tabel 1 Page Schema Home Merancang Mekanisme Keamanan Database merupakan data penting sebuah perusahaan, maka diperlukan adanya mekanisme keamanan untuk menjaga kerahasiaan dan keutuhan data. Mekanisme keamanan yang dilakukan yaitu dengan menggunakan sistem autentikasi, yaitu bagaimana mengatur bagaimana database diakses dari luar. Pengaturan akses tersebut dilakukan dengan membuat username dan password. Selain itu juga dengan menggunakan sistem authorization, dengan membuat batasan terhadap user yang Log In. Yang mengatur user-user adalah database administrator. Proses memasukan, memperbarui dan menghapus data stationary adalah GSS Administrator. Yang dapat memperbarui data permintaan stationary adalah GSS Coordinator.
Desain Data Web Fisikal Arsitektur Client Server Arsitektur yang digunakan pada aplikasi database berbasis web ini merupakan arsitektur client server. Berikut gambar arsitektur client server yang digunakan.
Gambar 5 Arsitektur Client Server Jaringan yang digunakan yaitu intranet. Intranet adalah LAN yang menggunakan standar komunikasi dan segala fasilitas internet, kondisi ini dapat diibaratkan seperti menggunakan internet dalam lingkugan lokal. Berikut adalah spesifikasi database, web server, dan client browser agar aplikasi dapat berjalan dengan baik: (1) Nama Database: Stationary. (2) DBMS: Microsoft SQL Server 2008 SP1 3.5.5692.0 (3) Operating System : Windows XP, Windows Vista 64-bit x64. (4) Web server: ApacheFriends XAMPP (basic package) version 1.6.7. (5) Client Browser: Microsoft Internet Explorer 8.0.7600.16385, Google Crome Version 23.0.1271.97 m dan Fire Fox 12.0. Struktur Menu
Gambar 6 Struktur Menu
Prototipe Bentuk implementasi dari rancangan yang telah dibuat adalah pembuatan prototipe aplikasi. Berikut ini adalah print screen halaman prototipe aplikasi yang telah dibuat. (Role : User)
Gambar 7 Halaman Log In Halaman ini merupakan halaman awal dari aplikasi untuk semua pengguna. Dalam halaman ini terdapat form untuk masuk ke halaman Home dan informasi tentang barang yang habis. Tidak terdapat tautan pada halaman ini.
Gambar 8 Halaman Home untuk User Halaman ini merupakan Home untuk user. Pada halaman ini terdapat daftar barang yang dapat dipesan dan daftar barang yang out of stock, kolom untuk mengisi dan jumlah yang ingin di pesan. Disediakan pula fitur search barang. Tautan yang ada pada halaman ini yaitu Home, Cart, Request, dan Log Out.
Gambar 9 Halaman Cart Halaman ini merupakan halaman Cart bagi user. Terdapat informasi mengenai daftar barang yang telah diminta oleh user dan terdapat field untuk melakukan update jumlah setiap barang. Tautan yang ada yaitu Home, Request, dan Log Out.
Gambar 10 Halaman Form Request Halaman ini merupakan halaman Form Request bagi user. Pada halaman ini berisikan informasi mengenai daftar barang dalam suatu permintaan.Terdapat juga field isian reason permintaan alat tulis dan pilihan option siapa yang akan diminta untuk melakukan approval permintaan user. Tautan yang ada adalah Send Request.
Gambar 11 Gambar Halaman Request untuk User Ini merupakan halaman Request untuk User. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai daftar permintaan-permintaan yang telah dilakukan oleh user. Terdapat pula tautan Detail uttuk mengetahui detail setiap permintaan. Tautan lainya yaitu Cart, Home, Request dan Log Out.
Gambar 12 Halaman Request Detail untuk User Ini merupakan halaman Request Detail untuk User. Pada halaman ini terdapat informasi mengenai daftar barang dalam suatu permintaan yang telah dilakukan oleh user, berupa UserID, Username, Division, Request Date, dan Status. Tautan pada halaman ini yaitu Home, Request, dan Log Out.
SIMPULAN Skripsi ini telah menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat mempercepat proses bisnis permintaan alat tulis kantor oleh karyawan kepada bagian GSS hingga barang diterima oleh karyawan, dan membantu koordinasi antar karyawan. Deskripsi masing-masing barang yang dapat dipesan pada aplikasi, telah disesuaikan seperti pada Blanket Order dan deskripsi barang dalam daftar permintaan yang masuk telah disesuaikan juga dengan Blanket Order. Penyediaan informasi mengenai barang yang sudah menyentuh minimum stok pada halaman aplikasi, dapat membantu koordinasi antara karyawan menjadi lebih baik lagi. Selain itu, proses bisnis direalisasikan dengan adanya daftar jumlah barang dan permintaan yang dapat langsung dilihat oleh Manager. Proses bisnis juga menjadi lebih cepat dengan adanya sistem notifikasi melalui
email bagi Manager, GSS Admin, dan GSS Coordinator, dimana setiap permintaan yang masuk akan segera disetujui. Sedangkan sistem reminder diperuntukan bagi GSS agar dapat melakukan follow-up kepada vendor jika sudah mendekati tanggal pengiriman barang.
DAFTAR PUSTAKA Connolly, Thomas, & Begg, Carolyn. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5th edition). Pearson Education, Limited. Cullen, K. F. (2002). PHP: An open source solution for web programming and dynamic content. Information Technology and Libraries, 21(3), 116-120. Date, C. J. (2000). An Introduction to Database Systems. (7th edition). AddisonWesley. Eaglestone, Barry, & Ridley, Mick. (2001). Web Database Systems. Berkshire: McGraw-Hill. Energi Mega Persada. 2012. Brief History. 11-12-2012 http://www.energimp.com/brief_history.htm. Kung, H., & Case, T. (2004). Traditional and alternative database normalization techniques: Their impacts on IS/IT students perceptions and performance. International Journal of Information Technology Education, 1(1), 53-76. Lawson, C., Larson, K., Jonathan, V. E., Smith, C., Rizzo, A., Ross, L., et al. (2012). A facilitated interface to generate a combined textual and graphical database system using widely available software. Journal of Software Engineering and Applications, 5(10), 789-796. Lee, M. L., & Tok, W. L. (2003). A methodology for structural conflict resolution in the integration of entity-relationship schemas. Knowledge and Information Systems, 5(2), 225-247. Leitheiser, R. L., & March, S. T. (1996). The influence of database structure representation on database system learning and use. Journal of Management Information Systems, 12(4), 187-187. Machlis, S. (2002). Php. Computerworld, 36(6), 46-46. Urbanowicz, J. (2001). Client-server architecture: What's the ideal strategy? Unisys World, 22(5), 1-1,14+. Whitten, L. Jeffrey, Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2004). Systems Analysis and Design Methods. (6th edition). Pennsylvania State University: McGraw-Hill Irwin.
