SISTEM INFORMASI INVENTORY ALAT TULIS KANTOR BERBASIS WEB DI PT. MEGAH NUSANTARA PERKASA Rendy Adhitama Program Studi Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Pakuan Jl. Pakuan 452, Tegallega, Bogor Tengah, Bogor 16143 Email :
[email protected] ABSTRAK Sistem informasi merupakan sekumpulan prosedur yang dibuat oleh manusia dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan yang bersifat informasi. Kemajuan alat komunikasi pada milenium ketiga semakin mempermudah perolehan informasi dari berbagai sumber untuk berbagai kepentingan, terutama dalam berbagai pengambilan keputusan didalam perusahaan. Itulah sebabnya sangat dirasakan pentingnya mengelola informasi secara terintegrasi pada setiap organisasi perusahaan. Pada umumnya persediaan barang sangat penting dalam suatu perusahaan dalam mengahadapi perubahan pasar produksi serta mengantisipasi perubahan harga dalam permintaan barang yang banyak. Untuk mengetahui stok alat tulis kantor di PT. Megah Nusantara Perkasa masih dilakukan manual dengan menghitung fisik yang ada. Sehingga untuk mengontrol stok akan akan lebih sulit dan sering terjadi kehabisan stok. Pembuatan laporan bulanan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengelola datanya. Melalui penelitian ini diharapkan sistem informasi inventory alat tulis kantor dapat membantu dalam pemenuhan kebutuhan dan kontrol stok alat tulis kantor dapat lebih cepat, efisien dan akurat. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi komputer pada masa sekarang ini sudah sangat cepat dan maju. Berbagai macam teknologi baru telah dihasilkan melalui komputer. Komputer saat ini telah menjadi bagian yang cukup penting dalam melaksanakan seluruh kegiatan di kehidupan sehari-hari. Hampir setiap pribadi, instansi, dan perusahaan menggunakan komputer sebagai alat bantu mempermudah dalam melakukan berbagai pekerjaan. PT. Megah Nusantara Perkasa adalah sebuah perusahaan screen-printing sejak tahun 2007, yang melayani pasar otomotif dengan standar mutu internasional. Diantaranya produk yang dihasilkan adalah emblem, komponen presisi, dan berbagai item permintaan pelanggan lainnya. Pada umumnya persediaan barang sangat penting dalam suatu perusahaan
dalam mengahadapi perubahan pasar produksi serta mengantisipasi perubahan harga dalam permintaan barang yang banyak. Untuk mengetahui stok alat tulis kantor di PT. Megah Nusantara Perkasa masih dilakukan manual dengan menghitung fisik yang ada. Sehingga untuk mengontrol stok akan akan lebih sulit dan sering terjadi kehabisan stok. Pembuatan laporan bulanan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mengolah datanya. Menerapkan Sistem Informasi Inventory Alat Tulis Kantor mempunyai tujuan yang baik demi kemajuan perusahaan. Dengan menggunakan aplikasi tersebut, pemenuhan kebutuhan dan kontrol stok alat tulis kantor, serta pembuatan laporan akan lebih cepat, efisien dan akurat.
c. TINJAUAN PUSTAKA 1.
Sistem Informasi Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai satu tujuan (McLeod, 2000). Sedangkan menurut O’Brian (2000) sistem merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output dengan menggunakan transformasi yang terorganisasi. Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Sistem informasi adalah suatu sistem manusia-mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi (Prahasta, 2002). Inventory Inventory atau sering disebut persediaan merupakan simpanan barangbarang mentah, material atau barang jadi yang disimpan untuk digunakan dalam masa mendatang atau dalam kurun waktu tertentu. Menurut Ristono (2009), inventory adalah suatu teknik untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Secara umum fungsi dari inventory adalah mengelola persediaan barang yang selalu mengalami perubahan jumlah dan nilai melalui transaksi pembelian dan penjualan. Tujuan dari inventory tersebut terdiri dari : a. Menghilangakan pengaruh ketidakpastian b. Mempersiapkan stok apabila ada keperluan mendadak
d. e.
Mengantisipasi perubahan harga pada pasar produksi Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian Mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran
METODE PENELITIAN 1.
Tahap Penelitian Tahap-tahap penelitian menggunakan metode Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau System Development Life Cycle (SDLC). Menurut Turban (2003), System Development Life Cycle (SDLC) adalah metode pengembangan sistem tradisional yang digunakan sebagian besar organisasi saat ini. SDLC adalah kerangaka kerja (framework) yang terstruktur yang berisi proses-proses sekuensial dimana sistem informasi dikembangkan. Tahapan alur SDLC tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.
2.
Gambar 1. Bagan Alur SDLC (Kadir, 2003) 2.
Tahap Perencanaan Tahap perencanaan dilakukan dengan memperkirakan sistem yang akan dibuat, juga melakukan penelititan tentang sistem seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Penggunaan macam teknologi dalam sistem. Teknologi sistem dibuat dengan menggunakan framework codeigneter, bahasa pemrograman PHP dengan bantuan Macromedia Dreamweaver CS 3, MySQL untuk penyimpanan database, serta perangkat lunak lain.
3.
Tahap Analisis Tahap analisis sistem merupakan tahapan menganalisis sistem yang sedang berjalan dengan tujuan membuat sistem yang mudah digunakan oleh operator. Tahap ini juga sebagai tahap pengumpulan data. Fungsi yang akan dibuat difokuskan pada kebutuhan sistem atau informasi yang akan disampaikan. Perihal ini dilakukan untuk mempermudah dalam merancang sistem yang akan dibangun. 4.
Tahap Perancangan Tahap perancangan dilakukan dengan merancang database yang akan diintegrasikan dengan sistem. Lalu mempertimbangkan keinginan user akan tata letak input area, button, dan lain-lain untuk menciptakan user interface yang seefektif mungkin. Pada tahap perancangan sistem ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu perancangan database yang menggambarkan sistem yang akan dibuat dan perancangan sistem secara umum yang merupakan tahapan perancangan secara umum mengenai sistem yang akan dibuat. 5.
Tahap Implementasi Tahap implementasi dilakukan dengan menggabungkan database yang sebelumnya dibuat dengan MySQL, PHP sebagai bahasa pemrogramannya, framework Codeigniter sebagai modul struktural sistem. 6.
Tahap Uji Coba Pada tahap ini dilakukan proses uji coba sistem untuk mengetahui dan menentukan seberapa baik sistem yang dibuat memenuhi kriteria kerja. Jika dalam proses uji coba tersebut mengalami kegagalan, maka akan kembali ke tahap perancangan sistem untuk kemudian dirancang kembali. Namun jika tidak mengalami kegagalan, maka akan langsung berlanjut ke proses penggunaan. Tahap Penggunaan Pada tahap ini dilakukan proses penggunaan dan pemeliharaan sistem yang berguna menjaga stabilitas sistem yang
telah dibuat dan memungkinkan untuk dikembangkan lagi di waktu mendatang RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 1. Tahap Perencanaan Metedelogi yang digunakan dalam pengumpulan data-data sebagai penunjang penelitian ini adalah : 1. Riset Lapangan Riset lapangan dilakukan langsung di PT. Megah Nusantara Perkasa dengan melakukan pengumpulan data penelitian dengan cara meninjau dan meneliti berkas-berkas yang ada di PT. Megah Nusantara Perkasa serta memperhatikan sistem lama yang masih berbasis Microsoft Office Excel. 2. Studi Literatur Pengumpulan bahan-bahan pustaka yang ada hubungan dengan pembahasan dalam penelitian. 2.
Tahap Analisis Tahap analisis sistem merupakan tahapan menganalisis sistem yang sedang berjalan dengan tujuan membuat sistem yang mudah digunakan oleh operator. Tahap ini juga sebagai tahap pengumpulan data. Fungsi yang akan dibuat difokuskan pada kebutuhan sistem atau informasi yang akan disampaikan. Perihal ini dilakukan untuk mempermudah dalam merancang sistem yang akan dibangun. Berikut Gambar 2. sistem yang sedang berjalan dan Tabel 2. daftar barang ATK PT. Megah Nusantara Perkasa.
7.
Gambar 2. Sistem yang sedang berjalan
3.
Tahap Perancangan Tahap perancangan dilakukan dengan merancang database yang akan diintegrasikan dengan sistem. Lalu mempertimbangkan keinginan user akan tata letak input area, button, dan lain-lain untuk menciptakan user interface yang seefektif mungkin. Pada tahap perancangan sistem ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu perancangan database yang menggambarkan sistem yang akan dibuat dan perancangan sistem secara umum yang merupakan tahapan perancangan secara umum mengenai sistem yang akan dibuat.
Gambar 5. Flowchart Admin
Gambar 6. Flowchart Pimpinan Gambar 3. Sistem yang akan dikembangkan 3.1
Flowchart Sistem Proses perancangan untuk menggambarkan sistem secara umum digunakan flowchart sistem baik untuk user, admin, maupun sistem untuk pimpinan. Rancangan flowchart sistem untuk sistem informasi inventori ini dapat dilihat pada gambar 4, 5 dan 6.
Gambar 4. Flowchart User
3.2
Perancangan Antar Muka Perancangan antar muka berfungsi untuk menjelaskan fungsi dari kontrolkontrol yang digunakan pada sistem untuk proses manajemen data barang, stok barang, transaksi, dan manajemen lainnya sesuai kebutuhan.
3.2.1 Perancangan Halaman User User adalah departemen / bagain di PT. Megah Nusantara Perkasa yang melakukan permintaan atk. Didalam sistem, user dapat melakukan permintaan atk sesuai dengan kebutuhan, dan user dapat melihat data permintaan atk yang telah dibuat. Gambar 7 dibawah ini rancangan dari halaman user.
Gambar 7. Rancangan Halaman User Gambar 7 merupakan flowchart user atau alur sistem user menggunakan sistem informasi ini. User harus terlebih dahulu login untuk masuk ke halaman user. Dalam halaman user terdapat beberapa menu yaitu halaman permintaan item yang digunakan untuk user melakukan permintaan barang yang dibutuhkan, dan permintaan tersebut otomatis diproses oleh sistem, apabila item permintaan tersebut telah melewati batas maksimum kuantiti permintaan per bulan, maka item tersebut tidak dapat diproses. Halaman permintaan new item yang digunakan untuk melakukan permintaan penginputan item baru oleh admin, apabila item tersebut tidak tersedia pada list data item di halaman permintaan item. Halaman data item digunakan untuk melihat data permintaan item yang telah dibuat dan juga melihat status permintaan tersebut apakah telah terpenuhi atau masih ada permintaan yang belum terpenuhi.
3.2.2 Perancangan Halaman Admin Admin adalah bagian administrasi gudang atk di PT. Megah Nusantara Perkasa yang mengelola seluruh data atk. Mulai dari transaksi input dan output atk, hingga mengelola laporan data atk. Gambar 8 dibawah ini rancangan dari halaman admin.
Gambar 8. Rancangan Halaman Admin Gambar 8 merupakan halaman admin. Admin harus login terlebih dahulu untuk masuk ke halaman ini. Di dalamnya terdapat menu master data yang berisi data item atk. Admin dapat menambahkan, mengedit, dan menghapus data atk. halaman stok berisi data stok atk untuk admin mengecek ketersediaan stok atk di gudang atk, dan admin dapat menginput stok item masuk. Di dalam menu transaksi admin dapat melakukan proses transaksi pembelian, melihat data item masuk dan item keluar. Dalam menu laporan admin dapat melihat laporan transaksi permintaan barang, laporan item masuk dan item keluar, serta laporan permintaan pembelian admin dapat melakukan filter pencarian terhadap masing-masing laporan. Dalam menu grafik admin dapat melihat laporan dalam bentuk grafik dan dapat juga melakukan filter pencarian terhadap masing-masing grafik. 3.2.3 Perancangan Halaman Pimpinan Pimpinan adalah Supervisor gudang atk di PT. Megah Nusantara Perkasa yang dapat melihat seluruh laporan data atk. Pimpinan dapat melakukan filter pada laporan data atk yang dibutuhkan dan dapat melihat grafik dari laporan tersebut. Gambar 9 dibawah ini rancangan dari halaman pimpinan.
4.1
Membuat Data Permintaan User membuat data permintaan ATK dan permintaan tersebut diproses otomatis oleh sistem. Dapat dilihat dalam Gambar 11, Gambar 12, dan Gambar 13 di bawah ini.
Gambar 9. Rancangan Halaman Pimpinan Gambar 9 merupakan rancangan halaman pimpinan. Di dalamnya terdapat beberapa menu laporan dan grafik seperti yang sudah di jelaskan sebelumnya di rancangan halaman admin. Dari laporan dan grafik ini menjadi alat bantu pimpinan dalam mengevaluasi data pemakaian atk. agar tidak terjadi out of stock atk, dan cash flow kebutuhan atk dapat lebih terkontrol oleh pimpinan. 4.
Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap pembuatan sistem yang telah dirancang sehingga sistem tersebut dapat dipergunakan.
Gambar 11. Halaman Permintaan ATK Gambar 11 adalah form permintaan atk yang terdapat pada user dan admin. user melakukan permintaan atk yang dibutuhkan. Langkahnya pilih item dan masukkan kuantiti permintaan sesuai dengan kebutuhan. Lalu klik simpan maka item dan kuantiti yang sudah ditentukan akan masuk pada list tabel permintaan, apabila kuantiti permintaan melebihi batas permintaan per bulan maka item tersebut tidak bisa diproses lebih lanjut. Jika permintaan telah selesai dilakukan maka klik tombol buat permintaan dan permintaan tersebut langsung diproses otomatis oleh sistem.
Gambar 10. Halaman Data Stok Barang Gambar 10 merupakan salah satu contoh halaman pada sistem informasi ATK. Di dalamnya digunakan untuk melihat seluruh data item ATK beserta stok yang tersedia di gudang ATK. Jika stok kurang atau sama dengan minimal stok yang telah ditentukan pada saat menambahkan data item, maka warna stok akan menjadi merah. Kondisi tersebut digunakan agar admin gudang mendapatkan warning untuk segera melakukan permintaan pembelian ke bagian purchasing.
Gambar 12. Halaman Data permintaan ATK Gambar 12 adalah data permintaan atk. Data permintaan tersebut merupakan hasil dari proses otomatis oleh sistem ketika user mengklik buat permintaan. terdapat status on proses dan full received. status on proses artinya kuantiti permintaan belum semuanya terpenuhi. sebaliknya apabila kuantiti permintaan semuanya telah terpenuhi, maka statusnya full received.
Gambar 13. Hasil Proses Permintaan ATK Gambar 13 merupakan hasil detail dari permintaan atk yang telah diproses otomatis oleh sistem. Dalam hasil tersebut terdapat kolom status yang ditunjukkan untuk pemberitahuan status permintaan tersebut. Jika seluruh kuantiti permintaan terpenuhi maka statusnya complete items, dan jika kuantiti permintaan tidak terpenuhi maka statusnya pending. Apabila statusnya pending maka kekurangan kuantiti permintaan tersebut akan langsung masuk ke permintaan pembelian. Dan Permintaan tersebut dapat diproses kembali apabila stok telah terpenuhi.
Gambar 14. Laporan Permintaan Barang Gambar 14 merupakan salah satu contoh laporan yaitu laporan permintaan barang. Dimana dalam laporan tersebut pimpinan dapat melakukan filter by kolom-kolom yang tersedia maupun filter by date. Laporan tersebut dapat pula di print atau di convert berupa file pdf. Dari hasil filter laporan yang dilakukan oleh pimpinan laporan tersbut dapat juga di lihat grafiknya untuk mengetahui pergerakan transaksi dalam bentuk grafik seperti gambar 15 dibawah ini.
Gambar 15. Grafik Permintaan Barang Gambar 15 merupakan grafik permintaan barang yang isinya banyak permintaan barang per divisi. Di dalam grafik tersebut kita dapat melihat rincian grafik permintaan barang. Dari grafik ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi pimpinan dalam mengontrol permintaan barang per divisi. Di contohkan kita klik grafik pada divisi accounting maka akan keluar grafik detail seperti gambar 16 dibawah ini.
Gambar 16. Detail Grafik Permintaan Barang Gambar 16 merupakan grafik rincian permintaan barang yang isinya nama-nama item permintaan per divisi. Dalam grafik ini dapat dilihat barang apa saja yang permintaannya paling banyak. Dan grafik ini dapat digunakan sebagai acuan dalam menentukan batasan permintaan per divisi dalam bulan berikutnya. 5.2
Uji Coba Sistem Dalam tahap ini membahas tentang uji coba dari sistem yang telah dibuat melalui tahapan-tahapan prosedur dalam uji coba sistem. Uji coba sistem merupakan tahapan untuk mengetahui
proses berjalannya sistem yang sesuai dengan rancangan (kebutuhan). Uji coba yang dilakukan melalui 3 tahapan diantaranya : 1. Uji coba struktural 2. Uji coba fungsional 3. Uji coba validasi
5.2.3 Uji Coba Validasi Uji coba validasi dilakukan untuk mengetahui apakah sistem menghasilkan output yang sesuai dengan data yang diinputkan. Tabel 5. Uji Coba Validasi
5.2.1 Uji Coba Struktural Uji coba yang dilakukan dengan membandingkan kesesuaian antara sistem informasi yang dirancang sebelumnya dengan implementasi (hasil nyata). Tabel 3. Uji Coba Struktural
5.2.2 Uji Coba Fungsional Uji coba fungsional bertujuan untuk menentukan apakan tombol-tombol, fungsi atau form yang telah dibuat berfungsi dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak. Tabel 4. Uji Coba Fungsional
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Sistem informasi ini dibuat dengan tujuan untuk mengimplementasikan sistem informasi inventory alat tulis kantor berbasis web di PT. Megah Nusantara Perkasa. Sistem informasi inventory alat tulis kantor ini dibuat menggunakan bahasa pemrograman HTML, CSS3, Javascript dan PHP. Dalam pembuatan juga menggunakan framework codeigniter. Pada tahap implementasi sistem ini dilakukan melalui tahap implementasi database menggunakan XAMPP kemudian implementasi secara keseluruhan melalui kode-kode program menggunakan Macromedia Dreamweaver CS 3. Sistem informasi inventory alat tulis kantor ini telah melalui tahap uji coba, yaitu uji coba struktural, uji coba fungsional, dan uji coba validasi. Setelah semua tahap uji coba selesai dilakukan, maka sistem siap untuk digunakan. Saran Sistem informasi inventory alat tulis kantor ini merupakan tahap awal dan akan dikembangkan lagi. Dalam proses
penentuan minimal stok dan batas permintaan dapat dikembangkan dengan metode sistem penunjang keputusan safety stok. Dan juga pengembangan sistem yang langsung terintegrasi dengan sistem purchasing. Diharapkan sistem ini dapat dimanfaatkan secara maksimal terutama untuk pengelolaan inventory control di gudang ATK.
Ristono. 2009. Manajemen Persediaan edisi I. Yogyakarta : Graha Ilmu The Liang Gie. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty
DAFTAR PUSTAKA
Ramakrishnan, R and Gehrke, J. 2000. Database Management System (Second Edition). McGraw-Hill International.
Arief M Rudianto. 2011. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan MySQL. CV. Andi Offset, Yogyakarta Didik Dwi Prasetyo. 2004. Solusi Pemrograman Berbasis Web Menggunakan PHP 5 Penerbit Elex Media Komputindo, Jakarta Fathansyah. 1999. Basis Data. Penerbit Informatika, Bandung Gungun Septian. (2011), Trik Pintar Menguasai CodeIgniter, Elex Media Komputindo, Jakarta.
Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis : Pengertian Website. Jakarta : PT. Elex Media Komputindo Kompas, Gramedia Lewis, P.M., A. Bernstein and M. Kifer. 2002. Databases and Transaction Processing; An Application-Oriented. Approach. Addison Wesley. Mcleod, Raymond. 2000. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT. Prenbalindo O’Brian, James.A. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perseptif Bisnis dan Manajerial. Salemba Prahasta, E. 2002. Sistem Informasi Geografis: Konsep-Konsep Dasar. Bandung : Informatika
Turban. E, dkk. 2003. Decision Support Systems and Intelegent Systems (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas) Jilid I. Yogyakarta : Andi Offset
