APLIKASI ADMINISTRASI BLANKO KARTU TANDA PENDUDUK DI DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN TASIKMALAYA ABSTRAK

Aplikasi Administrasi Blanko Kartu Tanda Penduduk Di Dinas Sosoal Kependudukan Dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya (Agus Ramdhani Nugraha – Asep Nurulloh)

APLIKASI ADMINISTRASI BLANKO KARTU TANDA PENDUDUK DI DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN TASIKMALAYA Agus Ramdhani Nugraha 1, Asep Nurulloh 2 1)

Prodi Informatika STMIK DCI Perum Cisalak Blok 2 No. 48 Kota Tasikmalaya Email: [email protected] 2) SMPN 2 Cineam Jl. Lingkar Cibitung Hilir Kertasari Ciamis E-mail: [email protected]

ABSTRAK Sejalan berkembangnya perusahaan,Informasi mengenai data pengeluaran barang tenu sangat diperlukan.untuk memperoleh informasi yang dibutuhan perusahaan,maka diperlukan suatu kecakapan mengelola data-data barang menjadi suatu laporan.Pada masa sekarang ini banyak sarana yang diciptakan untuk memebanatu menyampaikan informasi yang cepat dan tepat.diantaranyaq teknologi computer.selain itu diperlukan juga suatu informasi untuk membantu perusahaan dalam mengelola laporan pengeluaran barang. Menyadari pentingnya hal tersebut,penulis melakukan penelitian akan sistem informasi pengeluaran barang di Dinas Sosial Kependudukan dan tenaga kerja kabupaten Tasikmalaya.penulis melakukan analisis dan perancangan system informasi mengenai pengolahan data pengeluaran barang berupa Kartu Tanda Penduduk(KTP). Adapun bahasa pemograman yang digunakan dalam membantu masalah ini adalah bahasa pemograman Borland Delphi Enterpise Versi 6.0 semoga hasil laporan dapat bermanfaat untuk semua pihak. Kata kunci: Administrasi, KTP, Aplikasi I.

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi saat ini khususnya teknologi berbasis computer dewasa ini sangat pesat dalam hal ini berpengaruh terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal ini mengambil keputusan,meningkatkan efektif pekerjaan serta layanan menggunakan komputer ,begitu juga di Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya khususnya di bidang Umum dan Kepegawaian diperlukan adanya sistem pengolahan ( program) yang mengolah suatu data

mengenai Pengambilan dan pembayaran blanko Kartu Tanda Penduduk (KTP). Kerumitan mengelola data pengambilan dan pembayaran blanko secara manual merupakan fakta yang tidak dapat dibantah. penulis merancang sustu program yang dapat meningkatkan pengolahan data yang lebih akurat dan cepat dengan judul “Aplikasi Administrasi Blanko Kartu Tanda Penduduk Di Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya”.

11


II. 2.1

LANDASAN TEORI Tinjauan Umum Dinas Sosial, Kepnedudukan dan Tenaga Kerja yang dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tasikmalaya Nomor 15 tahun 2008 tentang Dinas Daerah Kabupaten Tasikmalaya memiliki kedudukan sebagai unsur pelaksana Pemerintah Daerah dalam penyelenggaraan sosial, kependudukan dan catatan sipil, tenaga kerja dan transmigrasi. Dinas Sosial, Kependudukan dan Tenaga Kerja dipimpin oleh Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui sekretaris daerah. Adapun tugas Pokok Dinas sosial, Kependudukan dan Tenaga Kerja yaitu melaksanakan kewenangan pemerintah Daerah mengenai urusan sosial, kependudukan dan catatan sipil, ketenagakerjaan dan ketransmigrasian berdasarkan asas otonomi dan tugas pembantuan. Fungsi Dinas Sosial, Kependudukan dan Tenaga Kerja dalam melaksanakan tugas pokok adalah sebagai berikut: a. Perumusan kebujakan teknis di bidang social, bidang kependudukan dan catatan sipil, bidang ketenagakerjaan dan bidang ketransmigrasian b. Penyelenggaraan urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang social, bidang kependudukan dan catatan sipil, bidang ketenagakerjaan dan bidang ketransmigrasian; c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang social, bidang kependudukan dan catatan sipil, bidang ketenagakerjaan dan bidang ketransmigrasian; d. Penyelenggaraan urusan tata usaha Dinas;

e. Pelaksanaan tuga lain yang diberikan oleh Bupati. Dinas Sosial, Kepnedudukan dan Tenaga Kerja memiliki Susunan Organisasi yang terdiri dari: a. Kepala Dinas; b. Sekretariat, membawahkan: 1. Sub Bagian Program; 2. Sub Bagian Keuangan; 3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. c. Bidang Pemulihan dan Pengembangan Sosial, membawahkan: 1. Seksi Bina Lembaga dab Partisipasi Sosial; 2. Seksi Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial; 3. Seksi Bina Usaha Kesejahteraan Sosial (UKS). d. Bidang Bantuan Sosial, membawahkan: 1. Seksi Bantuan Korban Bencana; 2. Seksi Bantuan dan Perlindungan Korban Tindak Kekerasan; 3. Seksi Bantuan Fakir Miskin dan Orang Terlantar. e. Biang Data dan Penyuluhan, membawahkan: 1. Seksi Pengolahan Data dan Pelaporan; 2. Seksi Penyuliuhan. f. Bidang Pendaftaran Penduduk, membawahkan: 1. Seksi Pendaftaran Mobilitas Penduduk; 2. Seksi Administrasi Kependudukan. g. Bidang Pencatatan Sipil, membawahkan: 1. Seksi Pelayanan; 2. Seksi Penyimpanan dan Perubahan. h. Bidang Ketenagakerjaan, membawahkan: 1. Seksi Penempatan dan Peningkatan Produktivitas Kerja; 2. Seksi Hubungan Industrial; 3. Seksi Pengawasan Ketenagakerjaan.

12


i. Bidang Transmigrasi, membawahkan: 1. Seksi Pembinaan, Pendaftaran dan Seleksi; 2. Seksi Kerjasama Antar Daerah dan Pengerahan. j. Kelompok Jabatan Fungsional; k. Unit Pelaksana Teknis Dinas.

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya. (Jogianto,2005,1). Setelah kita mengetahui definisi sistem dan informasi diatas maka system informasi dapat diartikan sebagai alat untuk mengambil keputusan dari serangkaian kegiatan yang sesuai dengan data – data yang telah diolah sedemikian rupa dan sesuai dengan fakta – fakta yang ada. Kualitas suatu informasi ditentukan oleh 3 hal yaitu: - Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak meneyesatkan. - Tepat pada waktunya Informasi yang dating pada penerima harus tepat pada waktunya atau tidak boleh terlambat. - Relevan Informasi yang disajikan harus bermanfaat bagi penerimanya atau pengguna.

2.2 Tinjauan Teori 2.2.1 Pengertian Pengambilan dan pembayaran Blanko KTP Pengambilan dan pembayaran blanko KTP adalah Pengambilan ktp yang disertai dengan pembayaran yang di sesuaikan dengan harga ktp persatuannya. 2.2.2

Cara Pengelusran Blanko KTP Bidang Umum dan Kepegawaian berada dibawah pembinaan, koordinasi dan pelayanan Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya.maka dari itu bidang umum dan kepegawaian terkait memberi pelayanan pada setiap kecamatan yang membutuhkan blanko KTP. Bidang Umum dan Kepegawaian menugaskan kepada bagian bagian gudang untuk mengelurkan blanko KTP.jika dari kecamatan membutuhkan blanko,maka petugas dari kecamatan harus mempunyai surat tugas dan melakukan transaksi.

2.3.3

Definisi Sistem Informasi Sistem informasi dapat diartikan himpunan prosedur – prosedur yang bila dijalankan dapat memberikan informasi untuk mengambil keputusan, komunikasi atau mengendalikan suatu organisasi Menurut Jhon Burch dan Gary Grudnitski sistem informasi memiliki beberapa komponen pembamgun system, diantaranya: 1. Blok Masukan Mewakili data yang masuk ke dalam system termasuk media dan metode untuk menangkap data. 2. Blok Keluaran Informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai system.

2.3 2.3.1

Sistem Informasi Definisi Sistem Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan untuk melakukan suatu kegiatan atau mencapai sasaran tertentu. (Jogianto,2005,1). 2.3.2

Definisi Informasi Informasi dapat didefinikan sebagai suatu yang mengurangi ketidak jelasan tentang keadaan atau kejadian.dapat pula diartikan data yang 13


3. Blok Kendali Untuk menjaga agar system berfungsi sebagaimana yang diinginkan.

2.4

Siklus Pengembangan Sistem Informasi Adapun siklus pengembangan informasi sebagai berikut: 1. Siklus pengembangan system dimulai dengan adanya pengakuan kebutuhan akan system informasi yang baru. Hal ini diseb abkan keperluan informasi baru, teknogi baru atau ketidak tepatan system yang ada untuk memenuhi kebutuhan system informasi. 2. Analisa terhadap kebutuhan – kebutuhan pemakai system informasi. 3. Tahap analisa system, dimana suatu rencana dikembangkan untuk mengatasi kelemahan system. 4. Perancangan system baru yang sesuai dengan kebutuhan – kebutuhan yang diperlukan oleh pemakai system informasi. 5. tahap Implementasi, merupakan tahap pembuatan dan pengujian system baru, apakah informasi yang dihasilkan sudah sesuai dengan kebutuhan pemakai system informasi. 6. Sistem informasi yang baru beroperasi setelah system yang baru menghasilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan para pemakai system informasi. 7. Pemeliharaan dan modifikasi masalah.

2.3.4

Definisi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber – sumber daya modal di dalam sustu organisasi, yang bertanggung jawab mengumpilkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan mengendalian. 2.3.5 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Analisis adalah suatu studi atas sebuah system yang sedang berjalan dengan tujuan untuk merancang suatu system baru yang dikembangkan. [ Mcleod,1993. Hal 145]. Perancangan sistem adalah penguraian dari system informasi ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan. [Adi Nugroho, ST, 2002. Hal 139]. 2.3.6 Tujuan Sistem Informasi Perancangan system informasi memiliki tujuan anatara lain: 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sitem. 2. untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemograman computer dan ahli – ahli tekhnik lainnya yang terlibat. 3. Membentuk sistem agar dapat diterima dengan baik oleh pengguna system maupaun operator.

III. 3.1

ANALISIS SISTEM Analisis Sistem Analisis sistem merupakan penguaraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengevaluasi permasalahanpermasalahan,kesempatan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

14


Sistem pengeluaran blanko KTP di Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja adalah sebagai berikut:

3.2

Analisis Prosedur Analisis prosedur bertujuan untuk mengetahui suatu sistem yang sedang berjalan,dan apa kelebihan dan kekurangan sistem tersebut.dalam hal ini analisis sistem terpusat pada pengeluaran blanko KTP. 3.3

3.3.1 Flowchart Sistem Lama Flowchart merupakan salah satu dari lima macam bagian aliran yang dikenal didalam perancangan system,digunakan sebagai alat bantu komunikasi dan untuk didokumentasikan.

Analisis Sistem Lama

KECAMATAN SURAT TUGAS

PETUGAS

KEPALA DINAS

MENERIM A SURAT TUGAS INPUT DATA SURAT TUGAS

DATA KARTU KENDALI

Dengan exel

DATA PENGAMBILAN

ACC PENGAMBILAN

DATA PENGAMBILAN

Blanko KTP

ACC PENGAMBILAN

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Lama Analisis: Dari Flowchart di atas,terdiri dari 3 entry yaitu kecamatan,petugas,kepala dinas.dari kecamatan memberikan surat

kepada petugas,kemudian petugas mengolah data menjadi data pengambilan kecamatan.Data tersebut kemudian di

15


laporkan ke kepala dinas dan disimpan sebagai arsip oleh pegugas.

Tujuan dari perancangan sistem adalah untuk memenuhi kebutuhan dari pemakai sistem mengenai gambaran yang jelas rancangan sistem yang akan di buat serta diImplementasika 4.1.2

Perancangan Basisdata Basis data(Database) merupakan kumpulan dari data-data yang telah diolah kemudian diarsipkan dalam suatu media penyimpanan.Adapun definisi dari basis data(database) adalah kumpulan dari filefile yang saling berkaitan.pada model data relation dengan kunci relasi(relation key) yang merupakan kunci utama dari masingmasing file.sehingga tabel-tabel dapat dihubungkan. a. Stuktur Tabel Adapun struktur table untuk sistem informasi pengambilan dan pembayaran adalah sebagai berikut:

IV. PERANCANGAN SISTEM 4.1Perancangan Sistem Baru 4.1.1 Pengertian Perancangan Sistem Kegiatan perancangan sistem dilakukan setelah tahap analisis sistem,karena setelah tahap telah mendapat gambaran dengan jelas apa yanga harus di kerjakan.

Tabel 3.2 Kartu Kendali Nama Field NO Hari Tanggal Nomor seri No surat Tanggal surat Blanko keluar Blanko cetak Blanko gagal Blanko sisa Jumlah disetor Jumlah blmdisetor

Tipe C C D C C D C C C C C C

Ukuran 5 5 10 10 10 10 10 10 10 10

Keterangan Nomor urutan Hari pengambilan blanko Tanggal pengambilan blanko Nomor seri KTP Nomor dari kecamatan Tanggal pembuatan surat kecamatan Jumlah KTP yang diminta Jumlah KTP yang dicetak Jumlah KTP yang gagal cetak Sisa blanko dari pembayaran Uang yang disetor sesuai pengambilan Uang yang belum disetor

4.1.3 Perancangan Basisdata Perancangan antar muka merupakan hal yang terpenting dalam pembuatan perangkat lunak.karena antar muka

menjadi media interaksi antara manusia dengan computer, sehingga lebih memudahkan pemakai dengan mengoperasikan perangkat lunak 16


tersebut.perancangan antar muka dibagi menjadi 3 bagian yaitu perancangan input,

perancangan output, dan perancangan menu.

MENU

KARTU KENDALI

LAPORAN

LAPORAN KARTU KENDALI

Gambar 4.1 Menu V. IMPLEMENTASI a. Kebutuhan Program Program yang dibuat adalah “Aplikasi Administrasi Blanko Kartu Tanda Penduduk Di Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmalaya”. Sebelum mengimplementasikan program ini ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dan dipersiapkan agar program berfungsi dengan maksimal.adapun tahapan yang harus dilakukan sebelumnya antara lain : Perangkat Keras(Hardware) Dalam menyimplementasikan program ini ada beberapa perangkat keras(hardware) diantaranya: 1. Processor P4 2.4 2. Memori : 256 MB 3. Hard Disk : 40 GB 4. DVD-ROM Drive : 16X

5. Monitor 6. Printer Perangkat Lunak(Software) 1. Sistem Operasi Window XP 2. Delphi 6 3. Microsoft Word 2003 4. Microsoft Power Point 2003 b. Tampilan Form

Gambar 5.1 Form Menu Utama

17


Gambar 5.2 From KTP VI.

KESIMPULAN Setelah penulis melakukan penelitian terhadap rancangan sistem informasi yang sedang berjalan di Dinas Sosial Kependudukan dan Tenaga Kerja Kabupaten Tasikmlaya,penulis menemukan beberapa hal yang dirasa perlu diperbaharui untuk dapat membantu dalam meningkatkan efektivitas kerjaan serta dapat menghasilkan informasi yang akurat. Adapun kesimpulan yang dapat di ambil dari hasil analisis dan perancangan sistem informasi Pengambilan dan pembayaran sebagai berikut : laporan dengan sistem database,akan 1. memudahkan dalam mengelola data pengambilan dan pengeluaran blanko. 2. Dengan menerapkan sistem database dalam hal laporan perbulan dan lebih 3. meningkatkan keamanan dalam hal penyimpanan data.

VII. DAFTAR PUSTAKA Adi Nugroho, ST, MMSI, Analisis dan pemograman Sistem Informasi dengan metodologi Berorintasi Objek. Bandung: Informatika, 2002. D. Suryadi H. S. Bunawan. Pengantar Metedologi Pengembangan Sistem Informasi.Pondok Cina Depok: Gunadarma, 1994. Kadir, Abdul. “DasarPemograman Borland Delphi”, Andi Offset, Yogyakarta, 2005.

18

APLIKASI ADMINISTRASI BLANKO KARTU TANDA PENDUDUK DI DINAS SOSIAL KEPENDUDUKAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN TASIKMALAYA ABSTRAK

Recommend Documents