ANTI-CORRUPTIE BELEID (GP-20.A) Dit is bedrijfsbeleid van Armstrong World Industries, Inc. Dat geldt voor u, in uw hoedanigheid als een Armstrong werknemer, en aan alle medewerkers, bestuurders en functionarissen van Armstrong en haar dochterondernemingen wereldwijd.
1. INLEIDING Armstrong heeft zich er aan gecommitteerd haar bedrijfsactiviteiten uit te voeren met eerlijkheid en rechtvaardigheid. Een belangrijk deel van die commitment is ervoor te zorgen dat iedereen bij Armstrong, en iedereen die Armstrong vertegenwoordigt, onze normen van ethisch zakendoen verdedigt. Dit beleid geldt voor u, als Armstrong werknemer, in uw bedrijfsvoering waar dan ook in de wereld. Het beleid geldt ook voor Armstrong's Business Partners die voor Armstrong optreden, evenals voor andere vertegenwoordigers en intermediairs die met regeringsfunctionarissen of commerciële partijen te maken hebben namens Armstrong. Dit beleid is ontworpen voor de naleving van onze waarden en voor de naleving van anti-corruptie wetgeving in alle landen waar we opereren, met inbegrip van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), de Britse omkoping Akte, en andere toepasselijke lokale anti-corruptie wetgeving in Brazilië, China, India, Rusland en elders. Er zijn ernstige financiële en strafrechtelijke straffen voor overtredingen van anti-corruptie wetgeving. Om een voorbeeld te geven, overtredingen van de FCPA kunnen leiden tot miljoenen (USD) aan boetes, evenals tot gevangenisstraf voor individuen, terwijl schendingen van de UK Bribery Wet onbeperkte boetes en gevangenisstraffen kunnen opleveren. Bovendien kunnen boetes die opgelegd zijn aan werknemers, bestuurders, functionarissen en agenten niet betaald of vergoed worden, direct of indirect, door het Bedrijf. Als u er niet in slaagt om zich naar de normen van dit Beleid te gedragen, zullen er disciplinaire sancties genomen worden, tot aan en inclusief ontslag. Onze Zakelijke Gedragscode herinnert en moedigt u aan om problemen te melden zonder angst voor vergelding. U zult nooit gestraft worden, op welke manier dan ook, voor het in goed vertrouwen stellen van vragen of het melden van eventuele problemen. Armstrong Business Partners die de van toepassing zijnde normen vervat in dit beleid niet nakomen zullen ook onderworpen aan acties, inclusief mogelijkerwijze de beëindiging van onze zakelijke relatie, schadevergoedingen en andere rechtsmiddelen.
2. DEFINITIES
De volgende termen en definities gelden voor dit beleid:
Beleid B-231 - pagina 1
" Agent " betekent iedere persoon of onderneming die gemachtigd is, formeel of niet, rechtstreeks of via een tussenpersoon, om te handelen of vertegenwoordigen namens Armstrong; " Iets van waarde " : betekent geld, geschenken (met inbegrip van giften aan familieleden), kortingen op producten en/of diensten die niet direct beschikbaar zijn voor andere klanten, commissie betalingen, een deel van de voorraad, een belofte te betalen, leningen, aanname of kwijtschelding van een schuld, betaling of vergoeding van kosten, persoonlijke gunsten, entertainment, eten, reizen, politieke & liefdadige bijdragen, zakelijke kansen, gezondheidszorg, of een aanbod van tewerkstelling voor een overheidsfunctionaris of een familielid van een overheidsfunctionaris; " Armstrong " : Armstrong World Industries, Inc. en haar dochterondernemingen wereldwijd; " Business Partner " : alle distributeurs, joint venture partners, Agenten, adviseurs en elke andere derde die handelt namens Armstrong of Armstrong representeert; " Faciliterende betaling " : een kleine betaling die bedoeld is om een routine overheidsactie door een overheidsfunctionaris veilig te stellen of te bespoedigen; " Overheidsorgaan" betekent een dienst of bedrijf die in eigendom is, gecontroleerd of gelieerd is aan, door een overheid of een overheidsinstantie; " Overheidsfunctionaris " betekent: • • • • •
Ambtenaren, werknemers of officiële vertegenwoordigers van iedere nationale, regionale, lokale of andere Overheidsentiteit , waaronder verkozen ambtenaren; of Ambtenaren, werknemers of officiële vertegenwoordigers van bedrijven waarin de overheid een belang bezit; of Huidige kandidaten voor politieke functies op elk niveau; of Politieke partijen en hun medewerkers; of Ambtenaren, werknemers of officiële vertegenwoordigers van openbare (semigouvernementele) internationale organisaties, zoals de Wereldbank, het Rode Kruis, de Verenigde Naties, het Internationaal Monetair Fonds, enz.
" Routine overheidshandeling " : het verkrijgen van vergunningen, licenties, of andere officiële documenten; verwerking van overheidsdocumenten, zoals visa's en werkopdrachten; een inspectie plannen; politie bescherming, beveiligen van ophalen of levering van post; het krijgen van aansluitingen van nutsdiensten zoals energie of telefoons; laden en lossen lading; het verplaatsen van bederfelijke goederen door de douane; en acties van dezelfde aard; " U " : a) u, in uw hoedanigheid als een Armstrong werknemer, b) alle medewerkers, bestuurders en functionarissen van Armstrong en haar dochterondernemingen wereldwijd, en (c) alle Business Partners van Armstrong en haar dochterondernemingen wereldwijd, zoals van toepassing. 3. GEDRAGSREGELS a. De Algemene norm Het is door Armstrong strikt verboden om steekpenningen, van welke aard dan ook, te geven of te ontvangen. Het is dus niet niet toegestaan om iets van waarde ten onrechte te geven of te ontvangen om een deal binnen te halen of te behouden of om een zakelijk voordeel te verkrijgen. Armstrong maakt geen onderscheid tussen omkoping van ambtenaren en omkoping van werknemers in andere sectoren. Beide zijn onaanvaardbaar. Armstrong vereist dat alle betalingen en ontvangsten worden geregistreerd in Armstrongs boeken en registers, in overeenstemming met van toepassing zijnde boekhoudkundige normen en wettelijke voorschriften. Beleid B-231 - pagina 2
b. Betalingen U mag geen betaling aan wie dan ook doen, aanbieden, of faciliteren, om invloed te winnen of om enig onjuist zakelijk voordeel te krijgen of te behouden. Ook moet u nooit een dergelijke betaling accepteren. Betalingen die ongepast zijn als ze rechtstreeks aan u gedaan worden mag u ook niet indirect doen (bijvoorbeeld via een familielid). Zelfs indien u niet zeker weet of een deel van een betaling aan een derde partij zal worden aangemerkt als een steekpenning, moet u deze betaling niet doen of faciliteren als u denkt dat er omkoping zal plaatsvinden of waarschijnlijk zal plaatsvinden. Armstrong verbiedt het maken van een faciliterende betaling tenzij (a) de specifieke betaling vooraf schriftelijk bevestigd is en door de Juridische Dienst van Armstrong als rechtmatig en van vitaal belang voor Armstrongs zakelijke belangen is goedgekeurd; of (b) de betaling wordt gemaakt om een dreigend gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het welzijn van u, of een werknemer of zijn of haar familieleden te voorkomen. Alle faciliterende betalingen moeten nauwkeurig worden beschreven en opgenomen in de passende boekhouding en administratie van de desbetreffende Armstrong entiteit. Het ontbreken van voorafgaande schriftelijke toestemming voor en het niet nauwkeurig noteren van een faciliterende betaling, is grond voor disciplinaire maatregelen, tot aan en inclusief ontslag.
c. Verslaglegging en Boekhoudkundige Vereisten Anti-corruptie wetgeving vereist in het algemeen dat een bedrijf in redelijk detail boeken, registers en rekeningen bij houdt, die een nauwkeurig beeld geven van alle transacties van de onderneming, ongeacht hun waarde en dat het bedrijf een adequaat systeem van interne boekhoudkundige controles bijhoudt. Als gevolg hiervan kunt u geen actie ondernemen die gericht is op het falsificeren van registers om een transactie of een gedeelte daarvan te verhullen. U kunt bijvoorbeeld een betaling niet typeren als een betaling gedaan aan partij "x" wanneer het daadwerkelijk aan partij "y" gedaan werd, of het beschreven doel van de betaling wijzigen om het echte doel te verbergen of foutief te representeren. U moet ook altijd de gegevens en bedragen juist invullen. Bijvoorbeeld, u kunt niet een betaling van $100.000 aan agent "x" invullen wanneer er in werkelijkheid was afgesproken dat agent "x" $20.000 van de betaling aan overheidsfunctionaris "y" zou betalen. Armstrong zet zich in voor het bijhouden van een redelijke administratie en boekhouding van alle geldstromen. Daarom moet een steekpenning worden geregistreerd als een steekpenning en een faciliterende betaling als een faciliterend betaling. Indien u van mening bent dat een betaling niet goed is geregistreerd of misschien niet goed zal worden geregistreerd, heeft u een onmiddellijke meldingsplicht bij de: • • •
Business Unit CFO; of de Juridische Dienst; of de Nalevingsdirecteur
d. Geschenken Op sommige locaties kan het gebruikelijk zijn om symbolische geschenken te geven aan overheidsfunctionarissen of Business Partners met wie u zaken doet voor Armstrong. U kunt een klein cadeautje geven als het (1) geen geld of een equivalent van geld (bijv. cadeaubonnen, waardepapieren); (2) niet is in uitwisseling of als beloning voor een handelen of nalaten; (3) is toegestaan zowel onder lokale wetgeving als in de richtlijnen van de werkgever van de ontvanger; (4) overeenkomt met lokale gebruiken; en (5) wordt aangeboden met volledige transparantie en geregistreerd in Armstrongs boeken. U moet schriftelijke toestemming van de Nalevingsdirecteur hebben voor u een cadeau geeft met een waarde van meer dan $150 (USD). Beleid B-231 - pagina 3
Als iemand met wie Armstrong zaken doet u of iemand in uw familie een cadeau aanbiedt gelden dezelfde regels als hierboven beschreven staan voor het geven van geschenken. U mag geen geschenken accepteren die verboden zouden zijn als de rollen omgedraaid zouden zijn. Bovendien mag u nooit om geschenken van welke aard dan ook vragen, en u moet de Nalevingsdirecteur raadplegen vóór het aanvaarden van een geschenk met een waarde van meer dan $150. In het zeldzame geval waarin het teruggeven van een geschenk met een waarde van meer dan $150 als een belediging voor de gever zou worden gezien onder plaatselijke gewoontes en voorafgaande raadpleging is niet praktisch, moet u onverwijld verslag doen van het cadeau aan de Nalevingsdirecteur. Iedere gift die u ontvangt als gevolg van uw werk met Armstrong is eigendom van het bedrijf en moet op verzoek ingeleverd worden . e. Entertainment en Reizen Met betrekking tot Overheidsfunctionarissen staat anti-corruptie wetgeving over het algemeen toe dat bedrijven betalen voor reis- en verblijfkosten van een overheidsfunctionaris die een bedrijf bezoekt of een andere bedrijfsgerelateerde locatie, mits (a) de reis voor een legitiem zakelijk doel is, zoals een vergadering om regelgevende vraagstukken te bespreken of om bedrijfsproducten te demonstreren; en (b) de kosten redelijk zijn gezien de anciënniteit van de overheidsfunctionaris. Bijgevolg vereist Armstrong dat er een Overheidsfunctionaris Reis Bevestiging (Aanhangsel 1) wordt ingevuld voordat er een verplichting tot betalen van reis- of verblijfskosten voor een regeringsfunctionaris wordt aangegaan. Ingevulde, ondertekende Bevestigingen moeten naar de Nalevingsdirecteur worden gestuurd. De reizen mogen geen aanvullende reisjes naar niet-zakelijke bestemmingen omvatten, en Armstrong zal niet de kosten van familie of vrienden betalen. Met betrekking tot Business Partners , geldt dat uitgaven voor business entertainment zowel gewoon en nodig zijn, en voldoen aan één van de volgende twee testen: (a) het entertainment vond plaats in een duidelijke zakelijke setting, OF het hoofddoel van het entertainment was het actief doen van zaken, EN u deed zaken met de persoon tijdens de entertainment-periode, EN u had meer dan een algemene verwachting van een specifiek zakelijk voordeel; of,
(b) het entertainment werd geassocieerd met Armstrongs bedrijf EN het entertainment werd direct voorafgegaan aan of gevolgd door een belangrijke zakelijke bespreking. Alle kosten moeten volledig zijn gedocumenteerd met passende bewijsstukken en een volledige beschrijving met betrekking tot de tijd, plaats en soort entertainment; naam titel en zakelijke relatie van de klanten, leveranciers of andere zakelijke partners; en het zakelijke doel van het entertainment. Als het entertainment plaats vond in een plaats die normaal gesproken niet bevorderlijk is voor een zakelijke bespreking (theater, sportevenement, enz.), toon dan de datum, tijd, duur, plaats, aard, en de deelnemers van de bijbehorende zakelijke discussie voorafgaand aan of volgend op het entertainment. Uitgaven voor geschenken of entertainment die niet toegestaan zijn op grond van dit beleid worden niet vergoed. Voor verdere informatie met betrekking tot reizen en entertainment uitgaven, zie Beleid B-295.
f. Politieke en Charitatieve Contributies U mag geen politieke of charitatieve donaties doen (inclusief sponsoring), ongeacht of het in eigen naam of in naam van Armstrong gebeurt, om zaken te behouden of te verkrijgen of een onrechtmatige voorsprong te verkrijgen. Iedere goedgekeurde politieke of charitatieve bijdrage of Beleid B-231 - pagina 4
sponsoring die Armstrong maakt, moet worden toegestaan door de plaatselijke wetgeving, aan of voor een bonafide politieke of charitatieve organisatie zijn, en goedgekeurd worden in het kader van dit Beleid. Dit Beleid beperkt niet uw persoonlijke steun aan eventuele charitatieve of politieke organisaties onder uw eigen naam. Om zelfs de schijn van laakbaar gedrag te voorkomen, moet u de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de juridische afdeling hebben, voordat u een politieke of charitatieve bijdrage onder Armstrongs naam, of als gevolg van een verzoek aan u in uw rol bij Armstrong, anders dan als gevolg van charitatieve initiatieven die gesponsord worden door Armstrong. Elke connectie van een overheidsfunctionaris met een organisatie die een voorgestelde contributie ontvang moet worden geïdentificeerd.
g. Zaken met Derden & Business Partners Armstrongs inzet voor naleving van anti-corruptie wetgeving strekt zich ook uit tot de activiteiten van haar Business Partners. U dient voorzichtig te zijn, om te voorkomen dat er een situatie ontstaat waarbij een derde partij betrokken is die kan leiden tot een schending van de van toepassing zijnde anti-corruptie wetgeving. Zowel Armstrong als u kunnen aansprakelijk gesteld worden voor onjuiste betalingen door Armstrongs Business Partners aan een derde partij voor rekening van Armstrong, of het niet kunnen voorkomen van omkoping door personen die werken namens Armstrong. Armstrongs beleid vereist periodiek verplichte inzet om op regionaal niveau Business Partners te selecteren die het bedrijf vertegenwoordigen of handelen namens het bedrijf. U moet alert zijn op bepaalde verdachte omstandigheden, de meest voorkomende soorten zijn die als "Rode Vlaggen " hieronder vermeld staan. Deze omstandigheden kunnen een indicatie zijn van een hoger corruptie risico: Rode Vlaggen: De Business Partner: ► is gelegen in, of de transactie zal plaats vinden in, een land met een geschiedenis van corruptie of dat over het algemeen wordt ervaren als een land met een hoge mate van corruptie; of ► faalt, of is niet niet in staat, om te zorgen voor een ingevulde Armstrong Business Partner Vragenlijst; of ►verblijft buiten het land waar de te leveren diensten worden gemaakt; of ► werd specifiek gevraagd of aanbevolen door een overheidsfunctionaris; of ► weigerde een contract te tekenen waarin anti-corruptie beleid was opgenomen of verzocht die tekst te verwijderen of te wijzigen, of ► verstrekt onvolledige of onjuiste informatie in verplichte werk gerelateerde informatie; of ► verzoekt om betalingen aan een derde partij of een derde land bankrekening te maken, of verzoekt om andere ongebruikelijke financiële regelingen; of ►verzoekt om betaling in contanten; of ►verzoeken dat er valse facturen of andere documenten worden gemaakt in verband met een transactie; of ►gebruikt onbekende sub-agenten of onderaannemers om ze te helpen in hun werk; of ►verzoekt een doorgaans hoge commissie of succes bonus in verhouding tot de geleverde diensten; of ►verzoekt dat een commissie wordt betaald voor openbaarmaking of voor een contract is ondertekend of een regelgevend besluit is genomen; of ►verzoekt om extravagante entertainment, geschenken of reizen in verband met de onderhandelingen; of ►verzoekt om een vergoeding voor slecht gedocumenteerde/twijfelachtige uitgaven; of ►heeft banden met familie of zakenrelaties die overheidsfunctionarissen zijn; of ►beschikt niet over de nodige kwalificaties, organisatorische middelen of personeel voor de geboden diensten.
Beleid B-231 - pagina 5
Als u een van deze rode vlaggen tegenkomt of een van deze zaken ziet terwijl u een nieuwe Business Partner aan het evalueren bent of met een bestaande Business Partner werkt, moet u contact opnemen met: • •
de Juridische Dienst; of de Nalevingsdirecteur
[EINDE VAN BELEID]
Nummer Beleid:
B-231
Titel Beleid:
Anti-corruptie
Eigenaar Beleid:
Susan Rhoades
Beleid Laatst Bijgewerkt:
22 Oktober 2012
Bijlage 1 Overheidsfunctionaris Reis Bevestiging Armstrong heeft zich er aan gecommitteerd haar bedrijfsactiviteiten uit te voeren met eerlijkheid en rechtvaardigheid. Dit beleid is ontworpen voor de naleving van onze waarden en voor de naleving van anti-corruptie wetgeving in alle landen waar we opereren, met inbegrip van de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), de Britse Omkoping Akte, en andere toepasselijke lokale anti-corruptie wetgeving in Brazilië, China, India, Rusland en elders. Armstrong verplicht alle overheidsfunctionarissen om deze kennisgeving te lezen en er schriftelijk mee in te stemmen, als voorwaarde voor Armstrong van het betalen van eventuele reis-en / of verblijfkosten. Bekijk alstublieft de details van de reis van Armstrong, vul de gevraagde gegevens in op de volgende pagina, en onderteken voor akkoord op de laatste pagina voordat u het teruggeeft aan Armstrong.
Armstrong Contact Informatie: 1. Naam van het sleutel contact voor de relatie van Armstrong:
2. Adres:
3. Telefoonnummer:
4. E-mail adres:
Reis Details: 5. Korte beschrijving van het zakelijke doel van de reis:
6. Plaats(en) te bezoeken:
7. Wanneer de reis plaatsvindt:
8. Tijdsduur van de reis:
9. Details van de uitgaven die door Armstrong betaald moeten worden:
10. Alle andere relevante informatie:
In te vullen door de reiziger: Overheidsorgaan Informatie: 11. Naam van het overheidsorgaan / overheidsorgaan van de staat/ aan de overheid verbonden entiteit:
12. Adres:
13. Telefoonnummer:
14. Faxnummer:
15. Naam en functie van de contactpersoon - management:
16. E-mail adres van contactpersoon:
Individuele Reizigers Informatie: 17. Volledige naam:
18. Titel / positie:
19. Adres:
20. Telefoonnummer:
21. E-mail adres:
22. Nationaliteit:
23. Paspoortnummer:
Opmerkingen Overheidsfunctionaris over Reis Informatie: 24. Geef eventuele aanvullende opmerkingen over het zakelijke doel van de reis of reis informatie, indien nodig:
Beleid B-231 - Bijlage 1, Pagina 2
Bij het aanvaarden van de betaling van mijn reis-en / of verblijfkosten van Armstrong, bevestig ik hierbij het volgende: •
• • •
• • • • •
de reis is voor een legitiem zakelijk doel, zoals een vergadering om regelgevende vraagstukken te bespreken of best practices in de branche, voor educatieve doeleinden, of om een demonstratie van Armstrongs producten te zien of; De kosten die Armstrong moet betalen zijn redelijk gezien mijn anciënniteit; geen van mijn vrienden of familie gaat op reis met mij. als ik door vrienden vergezeld wordt en/of mijn gezin, zal niets van hun onkosten vergoed worden door Armstrong; Armstrong zal niet voor tussenstops betalen die niet direct met het zakelijke doel van de reis hebben te maken. ik ben het er mee eens en begrijp dat ik verantwoordelijk ben voor de kosten en uitgaven van eventuele niet-business gerelateerde overstappen en bevestig dat zulke overstappen niet in bijkomende kosten voor Armstrong zullen resulteren; waar mogelijk Armstrong betalingen rechtstreeks aan het hotel, de luchtvaartmaatschappij of andere dergelijke dienstverleners zal overmaken; reiskosten worden alleen vergoed als er passende bewijsstukken overgedragen worden; er geen dagvergoedingen worden betaald door Armstrong; er in geen geval enig geld aan mij zal worden overgemaakt, ook niet om mijn eigen reis te regelen; en er geen cadeaus worden gegeven aan mij (of mijn werkgever) door Armstrong, gedurende de reis zelf of anderszins.
ik bevestig ook het volgende: • • • • • • •
ik ken en begrijp de Armstrong Zakelijke Gedragscode; ik ken en begrijp het Armstrong Anti-Corruptie beleid; de reis is niet strijdig met het eigen beleid van mijn werkgever /organisatie; de reis voldoet aan alle van toepassing zijnde wetten en verordeningen; ik heb de goedkeuringen die noodzakelijk zijn van mijn manager /werkgever/organisatie ontvangen, zover van toepassing, om deze reis te mogen ondernemen; er is geen verwachting van enige zaak, waarde of aandacht die gegeven moet worden aan Armstrong als gevolg van de reis; en de reis is niet gerelateerd aan een huidige zakelijke transactie.
Door ondertekening van dit formulier hieronder, verklaar ik dat alle bovenstaande bepalingen juist en nauwkeurig zijn. Ik erken dat de reis die betaald wordt (of geheel of gedeeltelijk) door Armstrong wordt uitgevoerd voor een legitiem zakelijk doel. Ik begrijp ook dat Armstrong alle kosten die aan mij betaald zijn zal proberen terug te krijgen als een van de bovenstaande bepalingen niet waar en/of nauwkeurig zijn. Naam (ondertekend) :_____________________________________________________________________________ Naam (getypt of afgedrukt) :________________________________________________________________________ Naam van Overheidsorgaan (getypt of afgedrukt) :________________________________________________________________________ Datum: _______________________________________________________________________________
Ingevulde, ondertekende bevestigingen moeten naar de Nalevingsdirecteur worden gestuurd.
Beleid B-231 - Bijlage 1, Pagina 3
