THE WARRANTY GROUP, INC. WERELDWIJDE ANTICORRUPTIE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES

THE WARRANTY GROUP, INC. WERELDWIJDE ANTICORRUPTIE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES

Goedgekeurd door de raad van bestuur: 18 oktober 2011

1

Inhoudsopgave I.  

II.  

III.  

INLEIDING.....................................................................................................................................1   A.  

Geldigheid van de Richtlijnen en Procedures .................................................................1  

B.  

Verantwoordelijkheden van en informatiebronnen voor werknemers ........................................................................................................................2  

C.  

Sancties tegen overtredingen ............................................................................................2  

ALGEMEEN VERBOD OP OMKOPERIJ.................................................................................3   A.  

Wat is omkoperij? .............................................................................................................3  

B.  

Andere vragen inzake het algemene verbod van TWG op omkoperij .........................4  

C.  

Uitzonderingen...................................................................................................................7   1.  

Geen uitzondering op “smeergelden” .................................................................7  

2.  

Gezondheid, veiligheid en vrijheid van werknemers ........................................7  

3.  

Redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die volgens deze Richtlijnen en Procedures zijn toegestaan of door de Global Compliance Officer zijn goedgekeurd .....................................8  

GASTVRIJHEID, GESCHENKEN EN ANDERE PROMOTIONELE UITGAVEN VAN HET BEDRIJF................................................................................................8   A.Geschenken, maaltijden en entertainment ...............................................................................9   B.Reizen en met reizen verbonden onkosten................................................................................9   C.Door het bedrijf gesponsorde evenementen ...........................................................................11  

IV.  

GIFTEN  AAN  LIEFDADIGHEIDSINSTELLINGEN EN STEUN VOOR MAATSCHAPPELIJKE PROJECTEN ....................................................................................11  

V.  

POLITIEKE BIJDRAGEN EN BELEIDSBEINVLOEDING (LOBBYING).......................13  

VI.  

ZAKEN DOEN MET FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN EN BEDRIJVEN WAARVAN FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN DE VOLLE OF GEDEELTELIJKE EIGENAAR ZIJN..........................................................14  

VII.  

ZAKEN DOEN MET DERDEN..................................................................................................15   A.De juridische risico’s begrijpen ...............................................................................................15   B.Due diligence en juridische beoordeling .................................................................................15   1.  

Derden als bemiddelaars....................................................................................15  

2

2.  

Fusies en overnames ...........................................................................................16  

3.  

Joint Ventures .....................................................................................................17  

C.Verdachte zaken........................................................................................................................18   D.De samenwerking op schrift stellen.........................................................................................19   E.De relatie bewaken: een doorlopende verplichting ................................................................19   VIII.   BOEKHOUDING EN ADMINISTRATIE.................................................................................19   A.Witwassen van geld...................................................................................................................20   IX.  

TWAALF PUNTEN DIE MEN NIET MAG VERGETEN ......................................................20  

X.  

VERWANTE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES .................................................................22  

XI.  

CONTACTINFORMATIE ..........................................................................................................22  

3

I.

INLEIDING

The Warranty Group, Inc. en haar dochterondernemingen (tezamen, “TWG” of het “Bedrijf”), alsmede de raad van bestuur van TWG en het management zetten zich in om de werkzaamheden van TWG over de hele wereld ethisch en in naleving van alle geldende wetten uit te voeren. In overeenstemming met dit commitment bepaalt de Code voor zakelijk gedrag en ethiek (de “Code”) het volgende aangaande omkoperij en corruptie: Wanneer TWG zaken doet maakt zij geen gebruik van omkoperij. TWG zal tevens geen partnership aangaan met enig ander bedrijf dat omkoperij duldt. Daarom zullen wij nooit meedoen aan enige regeling, opgezet om direct of indirect iets van waarde te leveren aan een niet-werknemer van TWG -- inclusief overheidsfunctionarissen – voor ongepaste doeleinden (bij voorbeeld, om op oneerlijke wijze handel te verkrijgen of te behouden of op andere wijze de beslissingen van een persoon ongepast te beïnvloeden). Als de bepalingen van de plaatselijke wet strenger zijn dan deze Code, moet u zich aan de plaatselijke wet houden. Zie hoofdstuk IX van de Code, “Omkoperij en corruptie.” Bovendien voorziet de Code in de volgende specifieke verbodsbepalingen: •

“Het is TWG-werknemers verboden om direct of indirect klanten of andere zakenpartners steekpenningen aan te bieden, te betalen, te geven of te beloven en om zulke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften goed te keuren ongeacht of de begunstigde van dergelijke steekpenningen in de privé- of openbare sector werkzaam is.”

•

“Het is TWG-werknemers verboden om direct of indirect steekpenningen te vragen van een zakenpartner of overeen te komen deze te ontvangen of te accepteren.”

•

“Het is TWG-werknemers verboden om overheidsfunctionarissen om te kopen – bijv. direct of indirect steekpenningen aan te bieden, te betalen, te geven of te beloven aan overheidsfunctionarissen, of om zulke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften goed te keuren.”

Waakzaamheid wat betreft het naleven van de verbodsbepalingen van zowel de Code als anticorruptiewetten als de U.S Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”) en de UK Bribery Act (“UKBA”) is cruciaal omdat TWG wereldwijd steeds meer zaken doet. De wereldwijde anticorruptie Richtlijnen en Procedures van TWG (de “Richtlijnen en Procedures”) zijn aangenomen om de Code aan te vullen door nog meer het belang van naleving van de FCPA, de UKBA en de anticorruptiewetten van alle landen waar TWG werkzaam is te benadrukken. Geen enkel beleid kan iedere mogelijke situatie die zich kan voordoen voorzien. Werknemers worden aangemoedigd met hun managers of met alle leden van de compliance commissie alle vragen over specifieke feiten en omstandigheden die te maken kunnen hebben met enige bepaling uit deze Richtlijnen en Procedures te bespreken. A.

Geldigheid van de Richtlijnen en Procedures 1

Deze Richtlijnen en Proceduress zijn wereldwijd geldig voor TWG en al haar Amerikaanse en internationale dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, vennootschappen, samenwerkingsverbanden en andere zakelijke verenigingen die TWG feitelijk direct of indirect controleert. Zij gelden voor alle bestuursleden, functionarissen en werknemers van het bedrijf, en ook voor contractanten en uitzendkrachten (samen “werknemers”). Zij gelden ook voor iedereen die voor of namens TWG handelt. Bovendien, zoals in detail verderop wordt besproken in hoofdstuk VII, zal TWG alleen samenwerken met die derde partijen die instemmen met het naleven van het verbod van TWG op omkoperij en zich ook anderszins houden aan de in de bedrijfscode genoemde waarden. B.

Verantwoordelijkheden en informatiebronnen voor werknemers

Het is de individuele verantwoordelijkheid van elke werknemer van TWG om zich op de hoogte te stellen van deze Richtlijnen en Procedures en de wettelijke normen en beperkingen die van toepassing zijn op de hen toegewezen taken, inclusief de FCPA, UKBA, en – indien van toepassing -- de normen van het land van oorsprong van de werknemer en de normen van het land waar het werk wordt uitgevoerd, en om zich in alle opzichten dienovereenkomstig te gedragen. Teneinde werknemers te helpen bij hun inspanningen deze verantwoordelijkheid op zich te nemen, heeft de juridische afdeling een uitgebreide samenvatting gemaakt van zowel de FCPA als de UKBA, die bij deze richtlijnen zijn gevoegd als respectievelijk bijlage A en bijlage B. Elke werknemer van TWG dient bekend te zijn met de hier bijgevoegde samenvattingen van de FCPA en UKBA. Bovendien is ieder lid van de compliance commissie van TWG beschikbaar als informatiebron voor werknemers om hen te assisteren bij het begrijpen van deze Richtlijnen en Procedures, de FCPA, de UKBA, of andere relevante anticorruptiewetten, die meestal een overeenkomstig verbod op omkoperij bevatten, vereisten t.a.v. de boekhouding en strenge boetes voor overtredingen. Bovendien moeten werknemers alle vragen die ze hebben richten aan de Global Complicance Officer (“GCO”) of een ander lid van de compliance commissie of, als men anoniem wenst te blijven, via de Ethics Hotline van TWG. Zie hoofdstuk XI hieronder voor relevante contactinformatie. Verder worden werknemers nadrukkelijk aangemoedigd om vermoedelijke overtredingen van deze richtlijnen of van andere anticorruptiewetten door het bedrijf, collega’s of derden te melden. Meldingen van vermoedelijke overtredingen dienen te worden gedaan aan de manager van de werknemer, de GCO, of een lid van de compliance commissie, of via de Ethics Hotline van het bedrijf. Voorzover de wet dit toelaat, zijn op een werknemer disciplinaire maatregelen van toepassing als hij of zij verzuimt om gekende of vermoede vergrijpen te melden. Het bedrijf staat vergelding in welke vorm dan ook niet toe tegen een werknemer die te goeder trouw vermoedelijk wangedrag meldt. Bovendien dient een werknemer die een verzoek om steekpenningen krijgt of aan wie steekpenningen worden aangeboden ogenblikkelijk het verzoek of aanbod te melden bij zijn of haar directe manager, de Global Compliance Officer of een lid van de compliancecommissie. Geen enkele werknemer zal nadelige gevolgen ondervinden van zijn weigering om steekpenningen te betalen, zelfs als dat tot gevolg heeft dat het bedrijf hierdoor business verliest of dit een negatieve impact heeft op bestaande programma’s. C.

Sancties tegen overtredingen 2

Deze Richtlijnen en Procedures zijn een wezenlijk deel van het compliance-programma van TWG. Tegen een TWG werknemer die verzuimt in overeenstemming met deze Richtlijnen en Procedures te handelen of die nalaat gekende of vermoede vergrijpen te melden, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, inclusief de mogelijkheid van beëindiging van het dienstverband, afvloeiing, burgerlijke of strafrechtelijke vervolging of andere correctieve maatregelen of straffen naargelang de omstandigheden. Zulke maatregelen kunnen worden genomen of geïnitieerd door TWG, een overheidsinstantie of een andere bevoegde instantie. TWG zal niet rechtstreeks of indirect een boete betalen die aan iemand is opgelegd als gevolg van de overtreding van internationale anticorruptiewetten, inclusief, zonder beperkingen, de FCPA en de UKBA, of als gevolg van een overtreding van deze Richtlijnen en Procedures. Vooral voor de managers van TWG gelden de hoogste maatstaven. Op een manager zijn verdere disciplinaire maatregelen van toepassing wanneer deze manager weet of reden heeft te vermoeden dat door deze Richtlijnen en Procedures verboden gedrag wordt overwogen door werknemers die aan hem of haar rapporteren en de manager niets doet om dit te verhinderen, of als deze manager weet of reden heeft te vermoeden dat door deze Richtlijnen en Procedures verboden bepalingen door deze werknemers zijn overtreden en de manager verzuimt om passende corrigerende maatregelen te treffen. Kortom, een manager moet zijn of haar team actief aanmoedigen om deze Richtlijnen en Procedures na te leven en mag bewijzen van mogelijke overtredingen niet negeren. II.

ALGEMEEN VERBOD OP OMKOPERIJ

TWG verbiedt alle vormen van omkoperij. Het bedrijf dat noch een derde die handelt namens het bedrijf mag "iets van waarde" aanbieden, betalen, geven of beloven te betalen of geven aan "overheidsfunctionarissen", "werknemers van zakenpartners", of andere personen of instanties voor "ongepaste doeleinden". Evenmin mogen werknemers van TWG dergelijke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloftes of iets van waarde aan overheidsfunctionarissen, werknemers van zakenpartners, of andere personen of instanties voor ongepaste doeleinden goedkeuren, hetzij expliciet, hetzij impliciet door niet te handelen als deze werknemer van TWG "weet of reden heeft iets te weten" over dergelijke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloftes. Ook mag geen enkele werknemer van TWG iets van waarde ontvangen van een klant of een andere persoon of entiteit waar dit gezien kan worden als misbruik van zijn of haar positie of als het geven van een ongepast voordeel aan de gever of een andere derde. Tenzij specifiek schriftelijk toegestaan door de compliance commissie, is het niet toegestaan een geschenk in contanten of het equivalent daarvan aan of ten behoeve van een niet-werknemer van TWG te geven, noch is het een werknemer van TWG toegestaan een geschenk in contanten of het equivalent daarvan te ontvangen. Elke handeling die ook maar de schijn van ongepastheid wekt, dient te worden vermeden. A.

Wat is omkoperij?

“Omkoperij” is het proces van het geven of ontvangen van steekpenningen. “Steekpenningen” kan omschreven worden als een aanbod, belofte, geschenk of toestemming om “iets van waarde” te betalen aan een “overheidsfunctionaris”, “werknemer van een zakenpartner”, of een andere persoon of entiteit, voor “ongepaste doeleinden”. Omkoperij kan in de volgende vormen voorkomen: 3

•

Pogingen van werknemers om ongepaste voordelen te bemachtigen op welk gebied dan ook, bij voorbeeld het verkrijgen of behouden van zaken of het bemachtigen van overheidsgoedkeuringen, vergunningen of andere voorkeursbehandeling

•

Aanbiedingen voor enige vorm van onbehoorlijke beloning, niet alleen geld, inclusief extravagante reizen, amusement of geschenken

•

Alle middelen voor het doorsluizen van ongepaste betalingen of andere voordelen, of voor het maskeren van het doel ervan, hetzij in de vorm van steekpenningen, subcontracten, verkooporders, consultancy-overeenkomsten of provisieloon, hetzij via tussenpersonen of andere derde partijen

•

Werknemers die (direct of indirect) iets van waarde ontvangen in ruil voor de ongepaste bevoorrechting van een derde

•

Werknemers en directieleden die van een derde, direct of indirect, iets van meer dan minimale waarde ontvangen in verband met een transactie aangegaan door TWG

Omkoperij waarmee een TWG bedrijf of haar werknemers over de hele wereld zich inlaten, kan een overtreding van de FCPA, de UKBA of de anticorruptiewetten van andere landen met zich meebrengen. Overtreding van deze wetten is een ernstig vergrijp dat voor TWG boetes en voor personen gevangenisstraffen tot gevolg kan hebben. Zelfs de schijn van het overtreden van deze wetten kan de reputatie van TWG ernstig schaden. B.

Andere vragen inzake het algemene verbod van TWG op omkoperij

Werknemers van TWG kunnen geconfronteerd worden met de volgende vragen als wordt geprobeerd het algemene bedrijfsverbod op omkoperij na te leven. Wat wordt bedoeld met “iets van waarde”? “Iets van waarde” omvat, doch is niet beperkt tot contanten, aan contanten gelijkgestelde middelen (zoals cheques, postwissels, cadeaubonnen/-kaarten of – coupons), geschenken, reizen, maaltijden, amusement, onderdak of waardevolle gunsten zoals onderwijs- en werkgelegenheidskansen voor vrienden en verwanten. In het kader van dit beleid heeft “iets van waarde” geen minimum waarde. Zelfs een klein geschenk is “iets van waarde”. Bovendien zijn liefdadigheidsdonaties, bijdragen in natura, beleggingskansen, uitbestedingen, sponsorship van evenementen, functies in samenwerkingsverbanden, gunstige contracten, zakenkansen en dergelijke alle zaken van waarde die een overtreding kunnen vormen van het beleid van TWG en de anticorruptiewetten. Het dient te worden opgemerkt dat er geen uitzondering bestaat voor “kleine betalingen” als deze worden gedaan met corrupte bedoelingen. Daarom kunnen zelfs geringe betalingen aansprakelijkheid volgens de anticorruptie- en antiomkoperijwetten tot gevolg hebben indien ze met ongepaste bedoelingen worden aangeboden. Wie wordt aangeduid als “overheidsfunctionaris”? 4

De brede definitie van “overheidsfunctionaris” omvat alle gekozen of benoemde overheidsfunctionarissen; een werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een overheidsfunctionaris, instantie, bemiddelaar of onderneming die een overheidsfunctie vervult; een werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een entiteit die in zijn geheel of gedeeltelijk eigendom is van of wordt bestuurd door de overheid; een politieke partij, functionaris, werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een politieke partij of een kandidaat voor een openbaar ambt; of een werknemer of persoon die handelt voor of namens een openbare internationale organisatie (zoals de Verenigde Naties of de Wereldbank). De definitie omvat alle functionarissen en werknemers van bedrijven die eigendom zijn of onder de controle vallen van de overheid, zelfs als dit slechts gedeeltelijk het geval is. Dit betekent dat alle werknemers van bedrijven en instanties die eigendom zijn van de overheid hieronder vallen zelfs als de bedrijven worden gerund als een privé-onderneming. Het dient te worden opgemerkt dat het beleid en de procedures van TWG gelden voor overheidsfunctionarissen in de Verenigde Staten en in andere landen (hoewel sommige bedrijven de anticorruptie-Richtlijnen en Procedures uit de FCPA toepassen op de omgang met uitsluitend niet-Amerikaanse functionarissen). Het dient echter ook te worden opgemerkt dat tal van de Richtlijnen en Procedures van TWG gelden ongeacht of de ontvanger van een betaling, bedrijfsgastvrijheid, enzovoort, een overheidsfunctionaris of een nietoverheidswerknemer is. Worden alleen werknemers van “overheidsfunctionarissen" beschouwd?

de

nationale

of

federale

overheid

als

Nee. De definitie van “overheidsfunctionarissen” omvat werknemers op alle niveaus en onderverdelingen van de overheid (dat wil zeggen plaatselijk, provinciaal en nationaal en administratieve, wetgevende, gerechtelijke en uitvoerende macht). Worden werknemers van overheidsbedrijven of bedrijven onder zeggensschap van de overheid als “overheidsfunctionarissen” beschouwd? Ja, zoals hierboven aangegeven worden de werknemers van bedrijven die geheel of gedeeltelijk eigendom zijn van de overheid dikwijls als overheidsfunctionarissen beschouwd volgens de FCPA en de UKBA en moeten zij als overheidsfunctionarissen worden behandeld volgens de Richtlijnen en Procedures van TWG. Als er enige twijfel bestaat of een entiteit staatseigendom is of gedeeltelijk onder zeggenschap van de overheid valt, neem dan contact op met de Global Compliance Officer. Wie geldt als “werknemer van een zakenpartner”? De definitie van “werknemers van een zakenpartner” omvat alle werknemers van de klanten van TWG. TWG gaat echter dikwijls zakelijke transacties aan waarbij talloze partijen betrokken zijn en er misschien slechts één een klant is van 5

TWG. Onder zulke omstandigheden kan een andere partij dan de klant van TWG de definitieve controle uitoefenen over de transactie. Dientengevolge bestaat voor TWG de kans op commerciële omkoperij niet alleen bij de rechtstreekse klanten van TWG, maar ook bij de andere bij de transactie betrokken entiteiten. Dientengevolge strekt het verbod van TWG op omkoperij zich niet alleen uit tot de werknemers van de klanten van TWG maar tot de werknemers van alle zakenpartners van TWG (dat wil zeggen alle bij de transacties van TWG betrokken entiteiten). Wat zijn “ongepaste doeleinden”? Een aanbod, betaling, geschenk of belofte om iets van waarde te betalen of te geven aan een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner betekent ‘smeergeld’ in de zin van deze Richtlijnen en Procedures en desbetreffende anticorruptiewetten indien dit geschiedt voor “ongepaste doeleinden”. Kortom, TWG beschouwt een betaling aan overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners als gedaan “voor ongepaste doeleinden” tenzij de betaling wordt gedaan onder naleving van deze Richtlijnen en Procedures, zoals redelijke bedrijfsgastvrijheid, of anderszins is goedgekeurd door de Global Compliance Officer. Desalniettemin geeft TWG de volgende voorbeelden van “ongepaste doeleinden” om TWG-werknemers te helpen bij het vaststellen van omkoperij: •

Een handeling of beslissing van de begunstigde in zijn of haar officiële hoedanigheid beïnvloeden en zo TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe spelen;

•

De begunstigde ertoe aan sporen handelingen te verrichten of achterwege te laten onder overtreding van de wettelijke plicht van de begunstigde om TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe spelen;

•

Een ongepast voordeel garanderenv(bij voorbeeld het verkrijgen van vertrouwelijke informatie ) om TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe te spelen;

•

Een overheidsfunctionaris ertoe aan zetten zijn of haar invloed aan te wenden bij de overheid of een overheidsinstantie en zo een beslissing van die overheidsinstelling of –instantie bewerkstelligen of beïnvloeden en daardoor TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe te spelen;

•

Een persoon ertoe aan zetten een essentiële functie of activiteit uit te voeren (bijv. een openbare functie, een activiteit verbonden met een bedrijf, een activiteit die wordt verricht tijdens het dienstverband) op een manier die inbreuk maakt op de verwachtingen van de werkgever of van degene met wie deze persoon een vertrouwensrelatie heeft; 6

•

Iemand belonen voor het verrichten van een essentiële functie of activiteit op een manier die inbreuk maakt op de verwachtingen van de werkgever of degene met wie deze persoon een vertrouwensrelatie heeft; en

•

Een begunstigde een financieel of ander voordeel leveren in de wetenschap of overtuiging dat het aanvaarden van zo’n voordeel inbreuk maakt op de verwachte verrichtingen van de begunstigde bij zijn/haar desbetreffende functie of activiteit.

Wanneer “weet” een werknemer van TWG of “heeft hij/zij reden om kennis te hebben van” mogelijke omkoperij? Een TWG-werknemer hoeft zich niet uitdrukkelijk bewust te zijn van omkoperij of essentiële bewijzen te hebben die bijv. een betaling aan een overheidsfunctionaris of werknemer van een zakenpartner met elkaar in verband brengen om “te weten of een reden te hebben om te weten” dat er sprake is van omkoping. In feite, als een TWG-werknemer zich bewust is van geruchten, "verdachte zaken" of andere indirecte bewijzen met betrekking tot een transactie, heeft de TWG-werknemer wellicht voldoende kennis en/of reden omkoperij te veronderstellen en dient hij de juiste stappen te ondernemen zoals de bewijzen melden aan een medewerker van de juridische afdeling van TWG. C.

Uitzonderingen

Zoals hieronder aangegeven staat TWG geen enkele uitzondering op deze Richtlijnen en Procedures toe in geval van kleine omkoperijen (ook wel genoemd ‘Smeergeld’), maar biedt wel beperkte uitzonderingen wanneer de gezondheid, veiligheid of vrijheid van een werknemer op het spel staat. 1.

Geen uitzondering in geval van “Smeergeld”

In navolging van een rechtsgeldige uitzondering op de FCPA staan sommige ondernemingen hun werknemers toe smeergelden te betalen; dit zijn kleine, niet-openbaar gemaakte en niet transparante betalingen die worden gedaan om routinehandelingen te versnellen of te bespoedigen, meestal door overheidsfunctionarissen, zoals de afgifte van vergunningen, goedkeuring van aanvragen, en verlening van andere diensten. TWG verbiedt zodanige betalingen echter in overeenstemming met het bedrijfsverbod op omkoping. Bovendien zijn zulke betalingen niet toegestaan volgens de UKBA en andere anticorruptiewetten. Als u vragen heeft over dit beleid, neem dan contact op met de GCO of een ander lid van de compliance commissie. 2.

Gezondheid, veiligheid en vrijheid van werknemers

Onder zeer zeldzame omstandigheden kan het personeel van TWG het nodig achten een betaling te doen aan een overheidsfunctionaris om onmiddellijk gevaar voor de persoonlijke gezondheid, veiligheid of vrijheid van een werknemer te voorkomen. Verweer op basis van afpersing en dwang kan gelden voor betalingen die een overheidsfunctionaris opeist indien het leven van een werknemer wordt bedreigd of lichamelijk letsel dreigt, hetgeen indruist tegen de FCPA, UKBA 7

of andere anticorruptiewetten. In zo’n situatie moet die persoon een weloverwogen beslissing nemen en zo snel mogelijk contact opnemen met de GCO om het voorval te melden. De juridische afdeling en de compliance commissie zullen vervolgens eventuele bijkomende te nemen maatregelen vaststellen, zoals het voorval melden aan de Amerikaanse Ambassade in het desbetreffende land of een andere relevante overheidsinstantie. Werknemers van TWG moeten alle betalingen, die onder deze uitzondering vallen, op zijn of haar reis- en onkostendeclaratie noteren . Voorts moeten zulke betalingen nauwkeurig, duidelijk en volledig in de bedrijfsadministratie en boeken worden genoteerd. Als u vragen heeft over deze uitzondering, neem dan contact op met de GCO of een lid van de compliance commissie. Het is werknemers nooit toegestaan om een betaling trachten te verhullen als zijnde gedaan voor iets anders dan het eigenlijke doel. De boete voor pogingen om een betaling te verhullen kan veel groter zijn dan de eventuele boete die staat op het doen van de betaling zelf. 3.

Redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die volgens deze Richtlijnen en Procedures zijn toegestaan of door de Global Compliance Officer zijn goedgekeurd.

Deze Richtlijnen en Procedures voorzien in redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die niet voor ongepaste doeleinden worden gedaan. Als er sprake is van aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften om iets van waarde te betalen of te geven die uitdrukkelijk zijn voorzien in deze Richtlijnen en Procedures en volledig in overeenstemming met de Richtlijnen en Procedures worden gedaan, dan vormt het algemene verbod op omkoperij geen beperking op zodanige handelingen. Bovendien is de Global Compliance Officer gemachtigd om aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften om iets van waarde te betalen of te geven aan een overheidsfunctionaris, werknemer van een zakenpartner of andere persoon of entiteit goed te keuren als de Global Compliance Officer schriftelijk en na afdoend onderzoek en bestudering heeft bevestigd dat een zodanige handeling niet wordt gedaan met ongepaste bedoelingen. Zodanige goedkeuring moet worden verzocht aan en verkregen van de Global Compliance Officer voordat een aanbod, betaling, geschenk of belofte om iets van waarde te betalen of te geven wordt gedaan. III.

GASTVRIJHEID, GESCHENKEN EN ANDERE PROMOTIONELE UITGAVEN VAN HET BEDRIJF

Hoewel geschenken en gastvrijheid (waaronder vervoer, onderdak, maaltijden en entertainment) in veel gevallen gepast kunnen zijn, mogen deze niet worden verstrekt als hiermee het verbod van TWG op corruptie wordt overtreden. Als publiciteitswerkzaamheden overheidsambtenaren betreffen, dient men speciale zorg te betrachten om de schijn te vermijden dat wij deze functionarissen economische voordelen verstrekken met het doel hen op ongepaste wijze bij hun officiële verantwoordelijkheden te beïnvloeden. Dit hoofdstuk omvat drie verschillende soorten uitgaven: (1) geschenken, maaltijden en entertainment; (2) reizen en met reizen verbonden uitgaven; en (3) door het bedrijf gesponsorde evenementen. U moet hoofdstuk V van de Code voor zakelijk gedrag en ethiek raadplegen alsmede het Bedrijfsbeleid inzake reizen en onkosten of, indien van toepassing, uw plaatselijke of 8

regionale beleid inzake reizen en onkosten voor nadere inlichtingen over de specifieke beperkingen die van toepassing zijn op het verlenen of ontvangen van bedrijfsgastvrijheid. A. Geschenken, maaltijden en entertainment

In overeenstemming met en onderhevig aan de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van TWG moeten alle geschenken, gastvrijheid en entertainment die namens het bedrijf aan een ontvangende partij worden verstrekt:      

echte bedrijfsontwikkeling tot doel hebben; redelijk van waarde zijn en in verhouding staan tot de functie van de ontvanger en omstandigheden, en niet overdadig zijn; overeenstemmen met de gebruikelijke beleefdheid; toegestaan zijn onder de geldende wet; volledig overeenstemmen met de Code en het geldende plaatselijke of regionale beleid en de richtlijnen die door het bedrijf zijn aangenomen; en mogen niet worden verstrekt of aangeboden met de bedoeling om de ontvanger daarvan ongepast te beïnvloeden bij het verrichten van zijn/haar officiële verantwoordelijkheden ten behoeve van het bedrijf.

Om er zeker van te zijn dat de geldende wet niet wordt overtreden en dat de schijn van ongepastheid niet wordt gewekt, moet de frequentie waarmee geschenken of gastvrijheid worden aangeboden dan wel verleend door het bedrijf aan een enkele ontvanger, telkens opnieuw worden overwogen. Het is werknemers niet toegestaan om de geldende plaatselijke of regionale richtlijnen te omzeilen wanneer zij meerdere geschenken die onder de overeenkomstige beperkingen vallen aanbieden. Wegens speciale regels die gelden als de bedoelde ontvanger overheidsfunctionaris is, moet men eerst de Global Compliance Officer om een beoordeling en schriftelijke goedkeuring verzoeken voordat een geschenk, maaltijd of gastvrijheid aan een zodanige persoon wordt verstrekt. Betalingen en uitgaven voor alle geschenken en gastvrijheid, ongeacht hoe onbeduidend de geldelijke waarde daarvan is, moeten nauwkeurig in de bedrijfsadministratie worden genoteerd in overeenstemming met de geldende procedures voor onkostendeclaraties. Alle onkostenrapporten en verwante documenten moeten duidelijk de identiteit van de ontvanger(s) vermelden. B. Reizen en met reizen verbonden onkosten Locatiebezoeken, vergaderingen buiten het bedrijf en andere zakelijke transacties die de betaling of terugbetaling door het bedrijf inhouden in verband met reizen en met reizen verbonden onkosten (waaronder bijv. vervoer, onderdak, maaltijden en incidentele uitgaven) van overheidsfunctionarissen en/of werknemers van zakelijke partners kunnen ook aanleiding geven tot corruptie. Van zulke gelegenheden kan bijv. sprake zijn bij een bezoek aan het hoofdkantoor van het bedrijf voor een rondleiding en vergaderingen, een vergadering op een neutrale plaats om over een overeenkomst te onderhandelen, of een vergadering met buitenlandse overheidsfunctionarissen in een andere stad dan hun hoofdstad. Het voornaamste doel van de betaalde reis moet een zakelijk verband hebben, m.a.w. een met zaken verbonden reis moet niet 9

overschaduwd worden door niet-zakelijke activiteiten, zoals uitstapjes naar bezienswaardigheden of bezoek aan familieleden van de buitenlandse functionarissen. Derhalve moeten transacties als het betalen van de reiskosten van een functionaris om een door het bedrijf gesponsord evenement bij te wonen of een bedrijfsfaciliteit te bezoeken zorgvuldig worden georganiseerd zodat consistentie met de FCPA en UKBA wordt gegarandeerd. Op gelijke wijze bevatten de wetten of voorschriften in het land van de overheidsfunctionaris in de meeste gevallen ook bepalingen die de betaling of vergoeding van uitgaven door de functionaris regelen. Zelfs als de plaatselijke wetten het bedrijf toestaan om de uitgaven van de functionaris te voldoen, kunnen er wettelijke vereisten gelden inzake de behandeling, administratie en verslaglegging van zodanige betalingen. Deze wetten en voorschriften moeten ook worden overwogen bij het plannen van door het bedrijf betaalde officiële reizen. Elke situatie moet strikt en op zichzelf staand worden beoordeeld waarbij met alle relevante feiten en omstandigheden rekening wordt gehouden. Voorstellen aangaande door het bedrijf betaalde reizen voor overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners vallen onder elk van de volgende procedures en beoordelingsvereisten: •

Alle verzoeken aan TWG om de reis en aan de reis verbonden onkosten te betalen voor overheidsfunctionarissen vereisen de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Global Compliance Officer. De verzoeken aan TWG om de reis en de met de reis verbonden onkosten voor werknemers van een zakenpartner te betalen die de in de Code voor zakelijk gedrag en ethiek en in het Bedrijfsbeleid inzake reizen en onkosten vermelde bedragen overschrijden, of indien van toepassing, waarbij een lager bedrag is toegestaan volgens uw plaatselijke of regionale beleid inzake reizen en onkosten, vereisen de voorafgaande goedkeuring van de Global Compliance Officer of in sommige gevallen de Audit Commissie.

•

Voordat de Global Compliance Officer de betaling van reiskosten voor een overheidsfunctionaris kan goedkeuren moet TWG eerst de schriftelijke goedkeuring van de manager of werkgever van de bezoeker ontvangen waarin deze wordt gemachtigd de door TWG betaalde reis en/of verwante onkosten te accepteren.

•

Door het bedrijf betaalde onkosten voor overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners moeten het reisbeleid van het bedrijf weerspiegelen dat geldt voor werknemers van het bedrijf, afhankelijk van de bijkomende in het onderhavige beleid vermelde overwegingen.

•

Het bedrijf betaalt de reis of verwante onkosten niet voor echtgenoten of andere familieleden van een overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner voor wie de Global Compliance Officer de betaling van reisonkosten heeft goedgekeurd.

•

Het bedrijf betaalt de reisonkosten van de overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner alleen in geval van de rechtstreekse reis van en naar de plaats van het bedrijfsevenement met inbegrip van de incidentele kosten en het plaatselijk vervoer in verband met de deelname van de overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner aan vergaderingen of andere zakelijke activiteiten met bedrijfswerknemers. Daarom kan het bedrijf bijv. redelijkerwijs betalen voor een standaard auto (gebruik van extravagant vervoer dient vermeden te worden) om de overheidsfunctionaris van en naar de betrokken bedrijfslocaties te vervoeren, maar het bedrijf mag bijvoorbeeld redelijkerwijze niet de kosten betalen voor de auto van 10

een overheidsfunctionaris als deze een weekend doorbrengt met toeristische excursies. •

Verblijfskosten die het bedrijf betaalt mogen uitsluitend de kosten van het onderdak omvatten (met redelijke uitgaven voor maaltijden) die daadwerkelijk zijn gemaakt of gerelateerd zijn aan onderdak in businessclass hotels en uitsluitend tijdens het verloop van de specifieke vergadering, het bezoek aan het bedrijf, seminar of evenement, of op weg naar zodanige activiteit.

•

Betalingen van onkosten moeten rechtstreeks worden gedaan aan de leveranciers (bijv. luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven) en niet aan de overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners zelf . Als rechtstreekse betaling niet mogelijk is, vindt de terugbetaling plaats op voorwaarde dat de overheidsfunctionaris en/of werknemer van de zakenpartner betalingsbewijzen voor de uitgaven waarvoor om terugbetaling wordt verzocht kan voorleggen. Indien mogelijk moeten deze onkosten worden terugbetaald aan de werkgever van de overheidsfunctionaris en de werknemer van de zakenpartner (bijv. de overheid van de overheidsfunctionaris in plaats van aan de individuele functionaris).

•

Betaling in contanten of per cheque zijn streng verboden tenzij de contractvoorwaarden tussen de klant (of ander entiteit) die de overheidsfunctionaris of de werknemer van de zakenpartner vertegenwoordigt en het bedrijf dat expliciet vereisen; deze voorwaarden moeten in ieder geval altijd vooraf en schriftelijk worden goedgekeurd door de Global Compliance Officer. In zulke gevallen dient de overheidsfunctionaris of de werknemer van de zakenpartner een ondertekend ontvangstbewijs af te geven. Deze structuur draagt er mede toe bij dat het bedrijf alleen betaalt voor de feitelijk gemaakte onkosten. Voorschotten in contanten mogen nooit aan overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners worden verstrekt. C. Door het bedrijf gesponsorde evenementen

Werknemers van TWG moeten ook voorzichtigheid betrachten als door het bedrijf gesponsorde evenementen worden georganiseerd, vooral als hier overheidsfunctionarissen bij worden uitgenodigd. Deze speciale evenementen houden dikwijls meer gastvrijheid in dan het hierboven beschreven doorsnee zakelijke entertainment. Dergelijke evenementen kunnen zich uitstrekken over meerdere dagen en brengen dikwijls aanzienlijke kosten met zich mee in verband met geschenken, reis- en onderdak. Daarom vereist de organisatie van dergelijke evenementen zorgvuldige planning en analyse om te verzekeren dat alle geldende wetten worden nageleefd, met inbegrip van de FCPA, UKBA en het bedrijfsbeleid. Om ethische redenen leggen veel landen beperkingen op aan de deelname van hun overheidsfunctionarissen aan deze evenementen. Deze beperkingen moeten worden bestudeerd voordat de uitnodigingen worden gedaan en men dient zich hier strikt aan te houden. Voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de Global Compliance Officer is vereist voor alle door het bedrijf gesponsorde evenementen. De goodwill die wordt gecreëerd als het bedrijf dergelijke evenementen sponsort, kan snel ongedaan worden gemaakt als ook maar de schijn van één ongepaste handeling wordt gewekt. IV.

LIEFDADIGHEIDSINSTELLINGEN EN STEUN VOOR MAATSCHAPPELIJKE PROJECTEN 11

TWG zet zich in om hulp te verlenen aan liefdadigheidsorganisaties en goede doelen die de levenskwaliteit van mensen in de gemeenschappen waar de TWG-werknemers woonachtig zijn verbeteren. Om deze inzet te bevorderen levert TWG regelmatig bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen en burgerlijke, gemeenschaps- of andere openbare projecten. Deze bijdragen worden gedaan in contanten of in aan contanten gelijkwaardige middelen, diensten en artikelen, hetzij direct, hetzij indirect via derden, aan liefdadigheids-, burgerlijke, politieke, overheids- en niet-overheidsorganisaties. Liefdadigheidsbijdragen en sociale bijdragen zijn aan beperkingen onderhevig volgens de FCPA en vergelijkbare anticorruptiewetten voor zover liefdadigheidsinstellingen kunnen worden gebruikt om betalingen aan personen (bijv. overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners) door te sluizen of indien de overheidsfunctionarissen of de werknemers van zakenpartners uit een dergelijke bijdrage persoonlijk (tastbaar of ontastbaar) voordeel kunnen halen. Deze procedures zijn bedoeld om te verzekeren dat de liefdadige en maatschappelijke bijdragen niet in hun geheel of deels worden misbruikt of omgeleid voor het persoonlijk voordeel van overheidsfunctionarissen of andere ongepaste begunstigden (bijv. een werknemer of klant) die in strijd zijn met de FCPA of andere geldende anticorruptiewetten. Voorstellen van TWG inzake liefdadige of maatschappelijke bijdragen zijn onderworpen aan de volgende procedures en beoordelingsvereisten: •

Alle voorgestelde bijdragen moeten door de Global Compliance Officer worden beoordeeld en goedgekeurd door de CEO en General Counsel. Bij de beoordeling van voorstellen voor liefdadige en maatschappelijke bijdragen moet voldoende gedocumenteerd onderzoek worden verricht om vast te kunnen stellen of de voorgestelde ontvanger legitiem is en er dient een controle plaats te vinden op de functionarissen en opdrachtgevers van de ontvangende partij.

•

Ongeacht waar deze bijdragen worden gedaan mogen zij slechts worden overgemaakt aan liefdadigheidsinstellingen met een bewezen historie van betrokkenheid bij het liefdadigheidsdoel (of met voldoende rechtmatigheid naar het oordeel van de compliance commissie als de voorgestelde ontvangende partij geen erkende en gevestigde liefdadigheidsinstelling is) of een openbaar project met een legitiem openbaar doel en aantoonbare steun van de gemeenschap.

•

Voor voorgestelde bijdragen aan een project met slechts één doel (ook wel genoemd een voor een bijzonder doel opgerichte entiteit) of een recent opgerichte liefdadigheidsorganisatie is de voorafgaande schriftelijke goedkeuring vereist van de CEO en de General Counsel.

•

Verzoeken van een overheidsfunctionaris aan TWG of een individuele werknemer om een bijdrage te geven aan een bepaalde organisatie is verdacht. Het is ook verdacht als een opdrachtgever of functionaris van de voorgestelde ontvangende partij een overheidsfunctionaris is wiens verantwoordelijkheden TWG rechtstreeks raken of deze een familielid is van zodanige functionaris. Dergelijke verdachte verzoeken moeten aan de Global Compliance Officer worden gemeld.

•

Alle bijdragen moeten worden gedaan per cheque of overschrijving met een begeleidende brief ,et logo van TWG, waarin het bedrijf bevestigt dat het legitieme doel van de bijdrage bekend is. Zonodig kunnen garanties van de ontvanger worden gevraagd m.b.t. het 12

voorgestelde gebruik van de schenking. Bovendien kan het controleren van de geschonken middelen worden vereist. •

Er mogen geen bijdragen in contanten worden gedaan zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de CEO en de General Counsel.

•

Alle bijdragen moeten nauwkeurig in de bedrijfsadministratie worden geboekt en voorzien zijn van het juiste ontvangstbewijs.

Kortom, als TWG besluit donatie te doen aan een noodfonds of een humanitair of ander liefdadig doel, moet het bedrijf er zeker van zijn dat de geschonken middelen voor het aangegeven doel worden gebruikt, dat de middelen niet worden weggesluisd ten behoeve van overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners, hun naaste familie of andere ongepaste begunstigden alsmede dat de bijdrage anderszins geen vragen oproept volgens de FCPA, UKBA of andere anticorruptiewetten. V.

POLITIEKE BIJDRAGEN EN BELEIDSBEINVLOEDING (LOBBYING)

Politieke bijdragen die beogen een zakelijke kans van een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner te beïnvloeden of te verkrijgen zijn verboden. Het gebruik van bedrijfsmiddelen, eigendommen, diensten of waardevolle voorwerpen voor of ter ondersteuning van politieke partijen of kandidaten voor openbare ambten is over het algemeen verboden. Alle uitzonderingen op deze verboden moeten worden beoordeeld door de Global Compliance Officer en vereisen de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de General Counsel en de CEO van TWG. Lobbying is het woord dat in de VS wordt gebruikt ter beschrijving van het proces waarbij de positie en het belang van het bedrijf bij een voorgestelde of voorgenomen overheidshandeling wordt gecommuniceerd en waarbij wordt getracht overheidsfunctionarissen ertoe over te halen te handelen op een wijze die TWG geschikt acht voor zijn werkzaamheden en openbaar beleid. TWG zou het communiceren van de gezichtspunten van het management aan gekozen en benoemde vertegenwoordigers van overheidsinstellingen kunnen bevorderen en zou hieraan kunnen deelnemen. Dit proces van beïnvloeding van het openbaar beleid bestaat overal ter wereld en neemt verschillende vormen aan, waaronder het gebruik van advocaten, consulenten en handelsorganisaties. Tal van overheden, waaronder de federale en staatsoverheden in de VS, regelen het fenomeen lobbying, waaronder mede verstaan wordt bepaalde communicatie die rechtstreeks verband houdt met opdrachten van de overheid. Overtreding van deze wetten kan behoorlijke boetes of strafrechtelijke maatregelen tot gevolg hebben voor individuele personen en het bedrijf. TWG-werknemers moeten zich houden aan alle wettelijke vereisten en regelgeving op dit gebied. U moet de General Counsel of de GCO (Globe Compliance Officer) raadplegen voor specifieke begeleiding. Onder lobbying wordt niet verstaan de regelmatige contacten met overheidsfunctionarissen of werknemers in verband met normale overheidsprocedures. Voorbeelden van zulke normale overheidsprocedures zijn o.a. belastingcontrole op bedrijfswerkzaamheden van TWG, communicatie met ministeries over verzekeringen en andere contacten met regelgevende instanties in het kader van het ‘gewone’ zaken doen. 13

VI.

ZAKEN DOEN MET FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN EN BEDRIJVEN WAARVAN FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN DE VOLLE OF GEDEELTELIJKE EIGENAAR ZIJN

Potentiële belangenconflicten waarbij overheidsfunctionarissen betrokken zijn verdienen de bijzondere aandacht van het bedrijf. De FCPA en UKBA regelen en, in sommige gevallen, beperken de mogelijkheid van TWG om rechtstreeks zaken te doen met afzonderlijke overheidsfunctionarissen en/of hun familieleden. “Zaken doen” omvat het volledige bestek van zakelijke werkzaamheden zoals het aangaan van een samenwerkingsverband, het aannemen van een overheidsfunctionaris of een familielid van een functionaris als consulent of vertegenwoordiger, het toewijzen van contracten of subcontracten of het uitbesteden van goederen of diensten, het geven van bijdragen in natura, het creëren van beleggingskansen of eenvoudigweg het betalen van een vergoeding voor diensten. In al deze gevallen levert het bedrijf iets van waarde aan een overheidsfunctionaris, hetgeen een overtreding van de FCPA en UKBA kan inhouden. Daarom kan zaken doen met particuliere bedrijven waarvan een overheidsfunctionaris de volle of gedeeltelijke eigenaar is of waarin een overheidsfunctionaris een ander economisch belang heeft, vragen oproepen in het kader van de FCPA. Bijvoorbeeld, als een contract, vooral een contract tegen gunstige voorwaarden, aan een bedrijf wordt toegekend waarin een overheidsfunctionaris een financieel of ander economisch belang heeft, kan dit volgens de FCPA worden beschouwd als een verboden betaling. Zaken doen met een familielid van een overheidsfunctionaris of een particulier bedrijf waarvan het familielid van een overheidsfunctionaris de volle of gedeeltelijke eigenaar is kan een aantal van dezelfde vragen oproepen omdat het waarschijnlijker is dat het familielid de betaling aan de betrokken overheidsfunctionaris doorgeeft. Alle zakelijke transacties met overheidsfunctionarissen, familieleden van overheidsfunctionarissen, of bedrijven die het volle of gedeeltelijke eigendom zijn van een overheidsfunctionaris of een familielid daarvan moeten vooraf worden goedgekeurd door de Global Compliance Officer. Zakelijke transacties, met inbegrip van beleggingen of relaties met derden, met huidige of voormalige overheidsfunctionarissen of hun familieleden, dienen ook nauwgezet gecontroleerd te worden op mogelijke belangenconflicten. Een relatie met een functionaris of familielid van een overheidsfunctionaris waardoor een belangenconflict wordt gecreëerd of de schijn daarvan wordt gewekt is “verdacht” volgens de FCPA. Plaatselijke wettelijke beperkingen inzake de werkzaamheden van overheidsfunctionarissen buiten hun ambt moeten beoordeeld worden en alle niet-openbaar gemaakte belangen van de overheidsfunctionaris moeten worden verkend voordat een relatie met een zodanige functionaris wordt aangegaan. Veel landen hebben geen wettelijke regels met betrekking tot belangenconflicten of officiële ethische normen voor overheidsfunctionarissen. Maar het feit dat de plaatselijke wet niet uitdrukkelijk belangenconflicten verbiedt betekent niet dat ze kunnen worden genegeerd. Zelfs als er geen plaatselijke wet is die deze transacties verbiedt, kan het bedrijf volgens de FCPA verhoogd risico lopen en verlies van goodwill als de transactie de schijn van ongepastheid wekt. In dit geval is de “Wall Street Journal-toets” van toepassing, d.w.z., zou u er zich prettig bij voelen als iets wat u 14

overweegt te doen of te zeggen op de voorpagina van de Wall Street Journal zou verschijnen. Als uw antwoord luidt: “Misschien niet” of “Nee”, moet u ervan afzien hiermee door te gaan. Een transactie met een overheidsfunctionaris of familielid daarvan moet in dit opzicht zorgvuldig worden bekeken. VII.

ZAKEN DOEN MET DERDEN

Zoals hierboven besproken kan het bedrijf onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk worden gehouden voor betalingen gedaan door derden die betrekkingen hebben met overheidsfunctionarissen of zakenpartners, waaronder klanten van TWG. In het volgende deel worden de door het bedrijf aangenomen procedures besproken voor het screenen en controleren van derden en zich in te dekken tegen mogelijke aansprakelijkheid voor hun handelingen. A. De juridische risico’s begrijpen Het bedrijf en de afzonderlijke functionarissen en werknemers kunnen aansprakelijk worden gesteld voor betalingen door een derde, zoals een vertegenwoordiger, makelaar, introducer, onderaannemer, consulent, agent, distributeur, curator of partner in eenjoint-venture, als dit een zaak van waarde betreft, aan een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner, zelfs als deze derde niet onder de FCPA of de UKBA valt en zelfs als het bedrijf zich niet bewust is van de betaling. De FCPA stelt het bedrijf aansprakelijk als het bedrijf of diens functionarissen of werknemers bijvoorbeeld een zodanige betaling verstrekken, voldoen, beloven, aanbieden of goedkeuren waarvan het bedrijf weet of reden heeft om aan te nemen dat die betaling in zijn geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt om een overheidsfunctionaris te betalen. Deze richtlijn van “reden voor wetenschap” wordt agressief ten uitvoer gelegd door de Amerikaanse rechtshandhavers. In het algemeen worden volgens de bedrijfspraktijk alle contracten aan een juridische beoordeling onderworpen. Gezien de risico’s op grond van de FCPA en andere wettelijke risico’s die in internationale zakelijke transactiesnaar boven komen, is het van groot belang dat de juridische afdeling wordt geraadpleegd over voorgestelde contractuele of beleggingsrelaties met betrekking tot zaken buiten de Verenigde Staten, zodat alle wettelijke risico’s kunnen worden bepaald, begrepen en aangepakt. Het bedrijf heeft een zogenaamde “derden’-procedure aangenomen om zich in te dekken tegen relaties met een hoog risico en tegen potentiële wetsovertredingen voortkomende uit de handelingen van derden. Het bedrijfsbeleid vereist een gedetailleerde beoordeling van alle voorgestelde relaties met derden waarbij de belanghebbende derde op een of andere wijze deelneemt aan de inspanningen van het bedrijf om zaken te verwerven buiten de Verenigde Staten (zoals makelaars of introducenten), of op andere wijze omgaat met overheidsfunctionarissen uit naam van het bedrijf (zoals advocaten die geschillen behandelen, belastingsadviseurs die te maken hebben met de fiscus, immigratieagenten en douanemakelaars). De Global Compliance Officer houdt toezicht op dit proces, waarbij de definitieve goedkeuring voor het inhuren van de derden bij de Audit Commissie berust. B. Due diligence en wettelijke beoordeling 1.

Derden als bemiddelaars 15

De belangrijkste stap die het bedrijf kan nemen om zich tegen aansprakelijkheidsstelling voor door derden ongepaste betalingen te beschermen is de verkoopagenten, makelaars, introducers, consulenten, advocaten, belastingsadviseurs, immigratieagenten, douanemakelaars en andere bemiddelaars die op enige wijze deelnemen aan de inspanningen van het bedrijf om zaken te verwerven buiten de Verenigde Staten of op andere wijze omgaan met overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners uit naam van het bedrijf zorgvuldig te selecteren en om van tevoren eventuele verdenking vast te stellen die de voorgestelde relatie kan doen ontstaan. Derhalve heeft het bedrijf verplichte due diligence-procedures aangenomen die bedoeld zijn om de voorgestelde zakelijke relaties met deze derden te beoordelen. Als er enige twijfel is of een derde onder de due diligence procedures valt, moet de Global Compliance Officer worden geraadpleegd. De tijd die nodig is tussen het tijdstip waarop de behoefte aan samenwerking met een derde partij wordt vastgesteld tot het ,moment waarop die derde partij de werkzaamheden namens het bedrijf aanvangt verschilt van geval tot geval. De belangen van het bedrijf worden het best gediend door een doeltreffend en efficiënt proces. Due diligence is alleen doeltreffend en efficiënt als er sprake is van een doordacht samenwerkingsproces, niet een “afvink”-oefening op het laatste moment. Alle bij de transactie betrokken werknemers hebben dezelfde verantwoordelijkheid voor het slagen van dit proces. De verantwoordelijke managers moeten onmiddellijk contact opnemen met de Global Compliance Officer zodra de behoefte aan samenwerking met een derde partij wordt vastgesteld en moeten samenwerken met de Global Compliance Officer om de feitelijke achtergrond te verstrekken voor de afronding van het due diligence proces. De Global Compliance Officer moet snel tewerk gaan om eventuele problemen vast te stellen en die op te lossen op een wijze die het bedrijf tegen risico’s beschermt, maar waarbij tegelijkertijd de inspanningen om te concurreren op de marktmoeten worden bevorderd. Het bedrijf mag nooit betrekkingen met een derde partij aangaan zonder de achtergrond en reputatie van die derde aan een onderzoek te onderwerpen. De omvang van het due diligence onderzoek moet afdoende vaststellen dat (1) de derde partij geen overheidsfunctionaris is of een bedrijf is waarin een overheidsfunctionaris een aanzienlijk belang heeft en (2) de derde partij in geen enkel opzicht een “ongeschikte persoon” is, d.w.z. zich niet zal inlaten met ongepaste praktijken die een aansprakelijk van het bedrijf zouden kunnen stellen creëren of anderszins niet stroken met de zakelijke praktijken van het bedrijf. Daartoe moeten het land en de derde partij aan een onderzoek onderworpen worden en eventuele kwesties moeten worden opgelost naar tevredenheid van het bedrijf voordat men de voorgestelde relatie aangaat. De voor due diligence vereiste tijd en inspanning hangt af van het aantal kwesties, dat tijdens het due diligenceonderzoek naar voren komt en van de complexiteit van dergelijke kwesties. Er mag geen werk worden verricht door een voorgestelde derde partij tot de schriftelijke goedkeuring van de Global Compliance Officer van het bedrijf en de Vice-Directeur voor de betreffende regio verzekerd is. Van alle bij het proces betrokken bedrijfspersoneel wordt verwacht dat zij slagvaardig handelen zodat het due diligence-proces de zakelijke onderhandelingen en werkzaamheden niet vertraagt. 2.

Fusies en overnames

Volgens de FCPA en UKBA kan het bedrijf aansprakelijk zijn voor omkoperij of pogingen daartoe door een volledig onafhankelijke derde partij waarmee het bedrijf fuseert of die het bedrijf overneemt, zelfs als het ongepaste gedrag van het betreffende bedrijf voor de voltooiing 16

van de fusie of de overname door het bedrijf heeft plaats gehad, zelfs als het bedrijf hierover niets wist op het moment dat dit heeft plaats gevonden en zelfs als het betreffende bedrijf ten tijde van het ongepaste gedrag niet onder de FCPA en UKBA viel. Daarom is het van het grootste belang, en dit is ook het Bedrijfsbeleid, dat strenge due diligence volgens de FCPA wordt verricht voordat een definitieve overeenkomst inzake een fusie of overname wordt aangegaan (ongeacht de grootte) die betrekking heeft op (a) een Amerikaanse tegenpartij die niet-Amerikaanse werkzaamheden of een niet-Amerikaanse omzet heeft; en (b) een niet-Amerikaanse tegenpartij (zelfs als deze momenteel niet onder de FCPA of UKBA valt). Het feit dat er corruptie bestaat in veel andere delen van de wereld, vooral in opkomende markten, betekent nog niet dat het bedrijf geen zaken probeert te doen, met inbegrip van fusies en overnames, in die rechtsgebieden. Evenmin betekent het stuiten op een probleem noodzakelijkerwijs dat de voorgestelde transactie niet wordt voltooid. Het is echter cruciaal dat het bedrijf volledig inzicht krijgt in de zakelijke praktijken, zakencultuur, administratieve praktijken, financiële controle van de betreffende onderneming en diens bereidheid om zaken te doen op een toekomstgerichte basis met strikte navolging van de FCPA, de UKBA, de plaatselijke wetten en deze Richtlijnen en Procedures. Als het bedrijf overtuigd is van de bereidheid en het vermogen van de doelonderneming om zich aan deze strenge nalevingsvereisten te houden, kan het bedrijf tot de conclusie komen dat de transactie door kan gaan. Zo niet, dan moet het bedrijf niet doorgaan met de voorgestelde transactie. 3.

Joint Ventures

Bij het oprichten van Joint Ventures is volgens de FCPA en UKBA een grondig en aangepast due diligence onderzoek vereist, alsmede afdoende contractuele bepalingen. Het bedrijfsbeleid houdt in dat de Global Compliance Officer alle due diligence activiteiten volgens het FCPA regisseert m.b.t. de oprichting van Joint Ventures. Behalve het uitvoeren van een grondige due diligence betreffende de mogelijke partner en een aantal van de voornaamste leidinggevenden van de eventuele Joint Venture voordat dit wordt aangegaan, moet het bedrijf nadat de Joint Venture is aangegaan de activiteiten van de Joint Venture en de deelnemers daaraan in de gaten houden om te verzekeren dat alle geldende wetten en de in de samenwerkingsovereenkomst verzekerde contractverplichtingen voortdurend nageleefd worden. Meer in het bijzonder: •

als het bedrijf een meerderheidsbelang of zeggenschap heeft, is het bedrijf volgens de wet verplicht te garanderen dat de Joint Venture de anticorruptievereisten naleeft (en ook te garanderen dat de Joint Venture de vereisten inzake controle van de boekhouding en documentatiebeheer van de FCPA naleeft). Het bedrijf moet onbeperkt toegang tot de boekhouding van de Joint Venture hebben;

•

als het bedrijf een minderheidsbelang heeft en geen zeggenschap, is het bedrijf wettelijk verplicht om zich te goeder trouw in te spannen en te verzekeren dat de Joint Venture de anticorruptiebepalingen van de FCPA naleeft (en hetzelfde doet m.b.t. controle van de boekhouding en documentatiebeheer).

In alle gevallen moet het beleid van het bedrijf zijn waakzaam te zijn met betrekking tot compliance kwesties en de werkzaamheden van de Joint Venture doorlopend controleren. 17

Contractuele waarborgen beantwoorden slechts aan hun doel als wij ons inspannen om ze af te dwingen. Let vooral op “verdachte zaken”, zoals die hieronder zijn aangegeven. C. Verdachte zaken Bij het uitvoeren van een due diligence-onderzoek van derden partijen is het van essentieel belang dat het bedrijfspersoneel ontvankelijk is voor omstandigheden die de kans op corruptie met zich meebrengen. Omstandigheden die volgens de gerechtelijke instanties een reden kunnen zijn wetenschap te hebben van een onwettelijke betaling door een derde, en derhalve van een potentiële overtreding van de FCPA of UKBA, worden over het algemeen aangeduid als “verdachte zaken”. Als er sprake is van verdachte zaken bij een transactie, is kritischer onderzoek vereist alsmede het toepassen van waarborgen ter voorkoming van mogelijke overtredingen. Het betekent niet noodzakelijk dat de transactie niet kan doorgaan. Verdachte zaken die aanleiding geven tot nader onderzoek bij het selecteren of werken met een derde partij zijn divers en talrijk. Hier volgen een aantal voorbeelden. •

Bij het nagaan van aanbevelingen wordt de niet-smetteloze achtergrond of reputatie van die derde partij onthuld;

•

De derde partij wordt voorgesteld door een overheidsfunctionaris of klant, in het bijzonder een partij met discretionaire bevoegdheid over de transactie in kwestie;

•

De derde partij heeft bezwaren tegen de FCPA-/UKBA-anticorruptieverklaringen in de bedrijfsovereenkomsten;

•

De derde partij heeft een nauwe persoonlijke of familierelatie of zakelijke betrekking met overheidsfunctionaris of familielid van een overheidsfunctionaris;

•

De derde partij verzoekt om ongebruikelijke contractvoorwaarden of betalingsregelingen die vragen opwerpen inzake plaatselijke wetten, zoals betaling in contanten, betaling in de valuta van een ander land of betaling in een ander land;

•

Het due diligence onderzoek onthult dat de derde partij een lege vennootschap is of een andere ongebruikelijke bedrijfsstructuur bezit;

•

De enige bijdrage van de derde partij aan het samenwerkingsverband is diens invloed op overheidsfunctionarissen;

•

De derde partij verzoekt dat zijn of haar identiteit, of in geval van een vennootschap, de identiteit van de eigenaars, opdrachtgevers of werknemers, niet wordt vrijgegeven;

•

De provisie of vergoeding aan de derde partij het “gebruikelijke tarief” te boven gaat; of

•

De transactie een land betreft dat bekend staat om corrupte betalingen of andere illegale financiële affaires.

18

Over het algemeen zijn alle feiten die twijfel oproepen over de integriteit van de derde partij of over de daadwerkelijke levering door de derde partij van een noodzakelijk product of een noodzakelijke dienst tegen een redelijke marktprijs verdacht. Als het achtergrondonderzoek verdachte feiten, zoals de bovenstaande, aan het licht brengt, is wellicht een grondiger onderzoek vereist. D. De samenwerking op schrift stellen Als het due diligence-onderzoek naar tevredenheid is afgerond (d.w.z. dat de Global Compliance Officer de derde partij heeft goedgekeurd) en het bedrijf besloten heeft om de relatie met de derde partij aan te gaan, moeten de voorwaarden van de samenwerking op schrift worden gesteld. Om dat proces te bespoedigen werkt de juridische afdeling samen met de businessunit tijdens het verloop van het due diligence-onderzoek en begint met het opstellen van het contract en het aanpassen van de voorwaarden zodat de door het due diligence-onderzoek vastgestelde risico’s kunnen worden bepaald. Het bedrijf eist dat alle relaties met derden in een schriftelijk contract worden neergelegd waarin de overeenkomstige bepalingen aangaande naleving van de wetten, waaronder de FCPA, zijn opgenomen. Mondelinge contracten vormen een aanzienlijk groter zakelijk en juridisch risico voor het bedrijf. Raadpleeg de juridische afdeling voor advies over de vereiste terminologie. Tenzij de juridische afdeling hier specifiek schriftelijke toestemming voor heeft gegeven, moet het contract worden ondertekend voordat de derde met het werk begint. E. De samenwerking bewaken: een doorlopende verplichting Nadat het bedrijf een vertegenwoordiger, makelaar, agent, introducer, consulent of andere bemiddelaar heeft ingehuurd, moeten de activiteiten en uitgaven van de derde partij worden bewaakt en dient het bedrijf zich ervan te verzekeren dat alle geldende wetten en het Bedrijfsbeleid voortdurend worden nageleefd. Als een derde partij ongepaste betalingen doet of geschenken geeft, kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld krachtens de FCPA, zelfs als het die betaling niet heeftgoedgekeurd. Om zich tegen dergelijke aansprakelijkheid te beschermen, moeten werknemers: • • • •

•

aandringen op documentatie of rechtvaardiging voordat zij uitgaven vergoeden; controleren of alle kosten of vergoedingen worden ondersteund door het contract of andere relevante documenten; ongebruikelijke of buitensporige kosten onderzoeken; weigeren een derde partij te betalen en de Global Compliance Officer inlichten als de werknemer vermoedt dat de derde illegale of twijfelachtige betalingen heeft gedaan of geschenken heeft gegeven of dit gaat doen; en aandringen op het recht om de boekhouding, verslaglegging en zakelijke activiteiten van de derde i.v.m. het bedrijf te controleren en dit recht op gezette tijden uit te oefenen.

VIII. BOEKHOUDING EN ADMINISTRATIE De FCPA en andere wetten leggen een verplichting op aangaande verslagleggingsnormen die bedoeld zijn om betalingen in strijd met de anticorruptiewetten te voorkomen en onthullen. Hoewel de FCPA alleen geldt voor Amerikaanse bedrijven met bij de Amerikaanse Commissie 19

van Toezicht op het Effecten- en Beurswezen genoteerde effecten houdt TWG als besloten vennootschap vrijwillig vast aan de normen die bepalen dat TWG een boekhouding moet voeren en tot in redelijke bijzonderheden nauwkeurig en getrouw opgave moet doen van alle betalingen, transacties en beschikkingen over activa en het doel van zodanige gebeurtenissen duidelijk moet aangeven. Deze bepalingen inzake de boekhouding gelden voor alle activiteiten van TWG, zowel binnen als buiten de VS. De FCPA verbiedt het verkeerd benoemen in of weglaten van transacties uit de boeken van een bedrijf en eist dat bedrijven interne controle op de boekhouding verrichten. Men dient grote zorgvuldigheid te betrachten en een nauwkeurige opgave te doen van de reden en het soort betalingen dat wordt gedaan omdat bepaalde betalingen (zelfs indien toegestaan volgens de FCPA) desondanks een overtreding van de FCPA kunnen vormen als deze niet volledig en nauwkeurig in de boekhouding en opgaven van TWG zijn weergegeven. Om aan deze vereisten te voldoen moeten alle werknemers van het bedrijf zonder uitzondering de voorschriften en regels van het bedrijf qua administratieve verantwoording volgen. Het bedrijfspersoneel mag nooit toestemmen in verzoeken om onjuiste of misleidende facturen of voor de betaling van onkosten die ongebruikelijk, buitensporig, onvoldoende gedetailleerd, onvoldoende gedocumenteerd zijn of anderszins vragen oproepen uit hoofde van deze Richtlijnen en Procedures of verwante Bedrijfsrichtlijnen inzake de administratieve verantwoording en verslaglegging. Boekhoudkundige documenten of andere opgaven m.b.t. een transactie mogen op geen enkele wijze worden vervalst waardoor de ware aard van de transactie wordt verdoezeld of verhuld. Werknemers mogen zich niet inlaten met regelingen die een onjuiste opgave in de boekhouding of andere documenten van TWG tot gevolg heeft. Betalingen namens TWG zullen niet worden goedgekeurd of gedaan als er sprake is van een uitdrukkelijke of stilzwijgende overeenkomst waarbij een deel van de betaling gebruikt zal worden voor een ander doel dan is beschreven in het betalingsondersteunende document. Geheime of nietgeboekte middelen en rekeningen zijn verboden. Deze eisen gelden voor alle transacties, ongeacht hun financiële relevantie. Bovendien moeten alle werknemers volledig alle vereisten die gelden voor het opstellen en indienen van onkostendeclaraties naleven (bijvoorbeeld, het aangeven van een zakelijk doel voor maaltijden en entertainment met overheidsfunctionarissen, waarbij alle aanwezigen worden vermeld en alle nodige ontvangstbewijzen worden aangehecht). Raadpleeg de Global Controller als u vragen of twijfels heeft over deze vereisten. A. Witwassen van geld Witwassen van geld is een proces waarbij het bestaan van een illegale bron van inkomsten wordt verborgen en waarbij dat inkomen vervolgens wordt verhuld en de schijn van wettigheid wordt gegeven. Door het gebruik van door zulke illegale activiteiten besmette opbrengsten kan het bedrijf aansprakelijk worden gesteld in landen waar het bedrijf werkzaam is. Werknemers moeten de juridische afdeling die verantwoordelijk is voor hun regio of land of, zo niet beschikbaar, de Global Compliance Officer raadplegen als zij zich bewust worden van omstandigheden die hen doet vermoeden dat er sprake zou kunnen zijn van een transactie die de betaling of de ontvangst van opbrengsten uit een onwettige activiteit betreft. IX.

TWAALF PUNTEN DIE MEN NIET MAG VERGETEN

20

De Richtlijnen en Procedures omvatten veel informatie en moeten op gezette tijden worden geraadpleegd. Alle werknemers moeten er echter voor zorgen dat ze de volgende 12 punten onthouden: 1. TWG verbiedt omkoping in al haar vormen, met inbegrip van smeergelden. 2. Onder zeer uitzonderlijke omstandigheden kan het personeel van TWG het noodzakelijk achten om een betaling te doen aan een overheidsfunctionaris om een onmiddellijke dreiging voor de persoonlijke gezondheid, veiligheid of vrijheid af te weren. In zulke gevallen moet het personeel van TWG de betaling onmiddellijk melden aan de Global Compliance Officer. 3. Alle geschenken, verblijfs- en ontspanningsmogelijkheden die worden verstrekt aan een ontvangende partij moeten in overeenstemming zijn met de Code, deze Richtlijnen en Procedures en de geldende regionale of nationale richtlijnen, hetgeen onder sommige omstandigheden voorafgaande schriftelijke goedkeuring vereist. 4. Alle verzoeken aan TWG om de reiskosten te betalen voor overheidsfunctionarissen moeten voorafgaand door de Global Compliance Officer schriftelijk worden goedgekeurd. 5. Voorafgaande schriftelijke goedkeuring is vereist van de Global Compliance Officer voor alle door het bedrijf gesponsorde evenementen die reiskosten, ontspanning voor en/of opvang van gasten betreffen. 6. Alle voorgestelde maatschappelijke en liefdadige bijdragen moeten beoordeeld worden door de Global Compliance Officer en vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd door de CEO en de General Counsel. 7. Alle politieke bijdragen moeten worden beoordeeld door de Global Compliance Officer en vooraf schriftelijk zijn goedgekeurd door de CEO en de General Counsel. 8. Alle zakelijke transacties met overheidsfunctionarissen, familieleden van overheidsfunctionarissen of bedrijven die het volle of gedeeltelijke eigendom zijn van een overheidsfunctionaris of een familielid van een overheidsfunctionaris moeten vooraf door de Global Compliance Officer worden goedgekeurd. 9. Het bedrijfsbeleid bepaalt dat gedetailleerd onderzoek moet worden verricht m.b.t. alle voorgestelde relaties met derden waarbij de derde partij op enige wijze deel heeft aan de inspanningen van het bedrijf om zaken buiten de Verenigde Staten te doen of anderszins contact heeft met overheidsfunctionarissen namens het bedrijf. De Global Compliance Officer houdt toezicht op dit proces, waarbij de definitieve goedkeuring over het inhuren van de derde berust bij de Audit Commissie. De voorgestelde derde partij mag geen werk verrichten tot de Global Compliance Officer van het bedrijf en de Vice-Directeur voor de desbetreffende regio hun schriftelijke goedkeuring hieraan hebben gegeven. 10. Het bedrijf eist dat alle relaties met derden in een schriftelijk contract worden neergelegd waarin de juiste terminologie aangaande naleving van de wetten, met inbegrip van de FCPA, is vervat. 21

11. Alle werknemers moeten zonder uitzondering de verslagleggingsvereisten van het bedrijf volgen. Het bedrijfspersoneel moet nooit toestemmen in verzoeken om onjuiste of misleidende facturen of de betaling van onkosten die ongebruikelijk, buitensporig, onvoldoende gedetailleerd, onvoldoende gedocumenteerd zijn of anderszins vragen oproepen uit hoofde van deze Richtlijnen en Procedures of verwante bedrijfsrichtlijnen inzake de administratieve verantwoording en verslaglegging. Boekhoudkundige documenten of andere opgaven m.b.t. een transactie mogen op geen enkele wijze worden vervalst waardoor de ware aard van de transactie wordt verdoezeld of verhuld. 12. Alle werknemers moeten volledig alle vereisten die gelden voor het opstellen en indienen van onkostendeclaraties naleven (bijvoorbeeld, het aangeven van een zakelijk doel voor maaltijden en ontspanning met overheidsfunctionarissen, waarbij alle aanwezigen worden vermeld en alle nodige ontvangstbewijzen worden aangehecht).

VERWANTE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES

X.

Dit beleid dient gelezen te worden in samenhang met andere verwante Richtlijnen en Procedures van TWG die u kunt vinden op het intranet van het bedrijf (WARRAN), waaronder doch niet beperkt tot het volgende: • • • • •

Code voor zakelijk gedrag en ethiek Beleid voor het te berde brengen en melden van twijfelachtige gevallen Reis- en onkostenbeleid Handboek voor werknemers OFAC-beleid en procedures CONTACTINFORMATIE

XI.

De werknemers moeten zich altijd vrij voelen om kwesties aangaande de Code te bespreken met hun manager, plaatselijke vertegenwoordiger van de afdeling HR, de juridische afdeling, de Global Compliance Officer of met een lid van de compliancecommissie. De volgende hulpbronnen zijn ook beschikbaar bij TWG om u bij te staan: • • • • • • • • •

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] www.Ethicspoint.com

22

BIJLAGE A SAMENVATTING VAN DE WET OP CORRUPTIE DE VS (FCPA) 1.

INLEIDING

Deze samenvatting van de wet op corruptie buiten de VS (Foreign Corrupt Practices Act of FCPA) moet ervoor zorgen dat alle leden van de raad van bestuur, directie en alle werknemers, agenten, consulenten en vertegenwoordigers van TWG en haar gelieerde en dochterbedrijven (hier alle TWG-werknemers genoemd) de algemene vereisten begrijpen van de wet op corruptie buiten de VS van 1977, met wijzigingen. Deze samenvatting van de FCPA is geen uitputtende uitleg van alle specifieke bepalingen of ingewikkelde teksten van de FCPA. U kunt de volledige tekst van de FCPA lezen op de website van het ministerie van Justitie (Department of Justice) van de VS op http://www.usdoj.gov/criminal/fraud/fcpa/. Op de website zijn ook vertalingen van de FCPA geplaatst in verschillende talen, waaronder het Chinees (Kantonees en Mandarijns), Frans, Duits, Japans, Koreaans, Portugees en Spaans. 2.

ACHTERGROND EN STREKKING VAN DE FCPA

De FCPA is een federale wet van de VS die hoofdzakelijk is ingevoerd om omkoping van buitenlandse functionarissen door bedrijven te voorkomen. De bepalingen van de FCPA verbieden de omkoping van buitenlandse functionarissen door natuurlijke personen en bedrijven uit de VS. Tevens wordt vereist dat emittenten die zijn geregistreerd bij de Amerikaanse Commissie van Toezicht op het effecten- en beurswezen (de SEC), een nauwgezette boekhouding voeren, en nauwkeurige documenten en rekeningen opstellen en bijhouden en een adequaat systeem opzetten en onderhouden voor interne controle van de boekhouding. In 1988 is de bepaling tegen omkoping uitgebreid en omvat sindsdien ook buitenlandse bedrijven en personen die ‘handelen ter bevordering van een zodanige corrupte betaling’ binnen de VS en de territoria ervan. TWG, haar gelieerde en dochterbedrijven en iedere TWG-werknemer zijn verplicht zich te houden aan de FCPA. De complexiteit van de FCPA noch de kosten voor naleving ervan (inclusief de derving van zaken) doen af aan de verantwoordelijkheid om de FCPA na te leven. Het is daarom noodzakelijk dat iedere TWG-werknemer vertrouwd is met de bepalingen van de FCPA. 3.

OMKOPING BESTRIJDEN EN DOCUMENTATIEBEHEER

De FCPA bestaat uit twee delen. De bepalingen tegen omkoping verbieden omkoping van functionarissen buiten de VS. Het tweede deel legt een verplichting op tot goed documentatiebeheer en interne controle van de boekhouding. Het ministerie van Justitie van de VS (Department of Justice of DOJ) is verantwoordelijk voor het strafrechtelijk afdwingen van de bepalingen tegen omkoping. Het DOJ en de SEC delen de verantwoordelijkheid voor het opleggen van civiele straffen bij een overtreding van de bepalingen tegen omkoping. De SEC ziet toe op de naleving van de bepalingen met betrekking tot documentatiebeheer en interne controle van de FCPA. 4.

BEPALINGEN TEGEN OMKOPING Pagina 1 van 7

a.

Verbod op omkoping van buitenlandse functionarissen

De FCPA verbiedt dat TWG en alle TWG-werknemers, ongeacht of zij handelen in of buiten de VS, steekpenningen betalen of aanbieden aan buitenlandse functionarissen om zaken te verkrijgen of te behouden, een ongeoorloofd voordeel vast te leggen of iemand zaken toe te spelen. De FCPA is van toepassing op alle verkregen of behouden zaken, niet alleen op het zaken doen met een buitenlandse regering of buitenlandse overheidsinstantie. b.

Verboden gedrag

Om alle twijfel uit te sluiten, vindt u hieronder een opgave van de elementen van het verboden gedrag krachtens de bepalingen tegen omkoping: • • • • • •

Het bewust betalen, aanbieden, beloven of de betaling goedkeuren van geld of iets van waarde, direct of indirect, aan een buitenlands functionaris of buitenlandse politieke partij met de bedoeling invloed uit te oefenen bij het verkrijgen of behouden van zaken of om anderszins een ongepast zakelijk voordeel te bemachtigen.

Alle elementen moeten aanwezig zijn voor een inbreuk op de FCPA. Voor de duidelijkheid wordt in de volgende rubriek van deze samenvatting elk element afzonderlijk uitgelegd. 5.

ELEMENTEN VAN OMKOPING KRACHTENS DE FCPA

a.

Het bewust betalen, aanbieden of beloven of de betaling goedkeuren

De FCPA verbiedt het betalen, aanbieden of beloven te betalen (of de betaling of het aanbod goedkeuren) van geld of iets anders van waarde. Alleen al de belofte of het aanbod van geld of iets van waarde is voldoende om inbreuk te plegen op de FCPA, ongeacht of de belofte wordt gehouden of het aanbod wordt uitgevoerd. Bovendien is het krachtens de FCPA niet nodig dat het doel van de verboden daad wordt verwezenlijkt. Gewoonweg het feit dat de daad is gesteld, met of zonder verwezenlijking van het doel ervan, betekent een overtreding van de FCPA. b.

van geld of iets anders van waarde,

De tekst ‘iets van waarde’ betekent dat de FCPA niet alleen steekpenningen verbiedt, maar ook omkoping met zaken als: • • • • • • • •

aandelen, entertainment, geschenken, kortingen op producten en diensten die niet algemeen beschikbaar zijn voor het publiek, het aanbod van een baan, overname of kwijtschelding van een schuld, betaling van reiskosten, persoonlijke gunsten. Pagina 2 van 7

Het is hierbij belangrijk dat er geen uitzondering geldt voor ‘betaling van kleine bedragen’ als de bedoeling corruptie is. Dus zelfs de betaling van kleine bedragen kan leiden tot aansprakelijkheid krachtens de FCPA, indien de bedragen zijn aangeboden met de bedoeling van corruptie. c.

direct of indirect,

De betaling, het aanbod of de belofte tot betaling hoeft niet direct van TWG te komen. Het is voldoende dat ze worden gedaan via een tussenpersoon, zoals een makelaar, vertegenwoordiger (ook een aandeelhouder, indien die namens TWG handelt), joint-venturepartner of dochterbedrijf. De overtreding van de FCPA vindt ook plaats als wordt betaald aan de tussenpersoon van een buitenlands functionaris of buitenlandse politieke partij. Een betaling aan een derde, wanneer men weet dat de betaling geheel of gedeeltelijk, direct of indirect zal worden doorbetaald aan een buitenlandse functionaris of een buitenlandse politieke partij, is onwettig krachtens de FCPA. De term ‘bewust’ in de FCPA omvat ook het bewust negeren door een werknemer van bewijs dat een derde betrokken was bij ongeoorloofd gedrag. Een TWG-werknemer kan daarom niet gewoonweg ‘doen alsof’ hij of zij niets heeft gezien van de bewijzen van wangedrag door derden die namens TWG handelen. d.

aan een buitenlands functionaris of een buitenlandse politieke partij

De definitie in de FCPA van een ‘buitenlands functionaris’ is een functionaris of werknemer van een buitenlandse regering of een ministerie, instantie of orgaan van een buitenlandse regering. De term omvat ook functionarissen en werknemers van een publieke internationale organisatie, zoals de Wereldbank, de International Finance Corporation, het Internationaal Monetair Fonds, de InterAmerikaanse Ontwikkelingsbank of de Afrikaanse Unie. Daarnaast is iedere persoon die handelt in een officiële bevoegdheid voor een instantie, ministerie of orgaan van een buitenlandse regering of voor een publieke internationale organisatie een ‘buitenlands functionaris’. Een rechtspersoon die wordt aangenomen om aanbestedingen te beoordelen namens een overheidsinstantie, valt onder deze term. Het DOJ heeft ook bepaald dat de onderstaande personen binnen de definitie van ‘buitenlands functionaris’ vallen: • • •

directieleden en werknemers van bedrijven in handen van een buitenlandse staat, onbetaalde erefunctionarissen, indien zij invloed kunnen uitoefenen op het verkrijgen van business, leden van een Koninklijke familie die eigendoms- of bestuursbelangen bezitten in sectoren en bedrijven in handen van of gecontroleerd door de overheid.

De FCPA verbiedt ook de betaling van steekpenningen aan buitenlandse politieke partijen en hun functionarissen en aan kandidaten voor een openbaar ambt buiten de VS. De FCPA is van toepassing op het betalen van steekpenningen of het aanbieden daarvan aan deze functionarissen, ongeacht de rang of functie. De FCPA is gericht op het doel van de betaling en niet op de taken of de macht van de functionaris die de betaling, het aanbod of de belofte tot betaling ontvangt. Pagina 3 van 7

e.

bij het verkrijgen of behouden van zaken of om anderszins een ongeoorloofd zakelijk voordeel vast te leggen.

De FCPA verbiedt het betalen van steekpenningen of het aanbod van steekpenningen om TWG te helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met, of het toekennen van zaken aan een bepaalde persoon. De interpretatie van het DOJ van ‘zaken verkrijgen of behouden’ is ruim en omvat meer dan alleen maar het toekennen of verlengen van een contract. Een TWG-werknemer mag bijvoorbeeld nooit zaken van waarde betalen of geven aan buitenlandse functionarissen voor de volgende doelen: om invloed uit te oefenen op de toekenning van een contract met de overheid, om een bepaalde overheidsactie te voorkomen, zoals het opleggen van een grote belasting of boete, om vertrouwelijke informatie in te winnen over mogelijke zaken, aanbestedingen of de activiteiten van concurrenten, om een vergunning of licentie te verkrijgen, met uitzondering van de kosten die de aanvraag met zich meebrengt,, om invloed uit te oefenen op belastingtarieven of douanerechten die op zaken van TWG zouden worden geheven, om vrijstelling of verlichting van overheidscontroles te verkrijgen, om de aard van buitenlandse reguleringen of de toepassing van regelgevende bepalingen te beïnvloeden, of om op andere wijzen zaken te verkrijgen of de behouden, acties of beslissingen van de overheid te beïnvloeden of andere commerciële of financiële voordelen te verwerven. 6.

TOEGESTAAN VERWEER (AFFIRMATIVE DEFENSE)

De FCPA voorziet in twee vormen van toegestaan verweer tegen de bepalingen tegen omkoping. De FCPA voorziet in een eerste geval van toegestaan verweer als de betaling, het geschenk, het aanbod of de belofte van iets van waarde was toegestaan krachtens de geschreven wetten van het land van de buitenlandse functionaris of de politieke kandidaat. Over het antwoord op de vraag waaruit een betaling bestaat die aan een buitenlands functionaris is toegestaan krachtens het recht van het land, kunnen de meningen aanzienlijk uiteenlopen. Dergelijke betalingen zijn echter zelden toegestaan onder het plaatselijk recht. Er bestaat ook toegestaan verweer bij een overtreding van de bepalingen tegen omkoping, indien de betaling, het aanbod of de belofte van iets waardevols een redelijke uitgave te goeder trouw was, zoals reis- en hotelkosten gemaakt door of namens de overheidsfunctionaris en met betrekking tot de promotie voor, de voorstelling van of de uitleg over producten of diensten, of de ondertekening of uitvoering van een contract met een buitenlandse regering of overheidsinstelling. Een bedrijf kan de redelijke, noodzakelijke en bonafide onkosten betalen van buitenlandse functionarissen die naar een locatie van het bedrijf zijn gebracht voor inspectie van machines of gebouwen met betrekking tot de mogelijke verkoop van de machines of gebouwen. Dit verweer geldt echter niet als de betaling corruptie betrof en een vergoeding was voor een daad of omissie van de functionaris, aangezien de betaling dan niet bonafide was/het bedrag niet te goeder trouw is betaald. Iedere persoon die een dergelijke betaling heeft uitgevoerd, is ervoor verantwoordelijk te bewijzen dat de betalingen voldeden aan de vereisten voor een eventuele toepassing van toegestaan verweer.

Pagina 4 van 7

7. STRAFFEN VOOR OVERTREDING VAN DE BEPALINGEN TEGEN OMKOPING a.

Strafrechtelijke sancties

De volgende straffen kunnen worden opgelegd volgens het strafrecht voor overtreding van de bepalingen tegen omkoping van de FCPA: • •

TWG kan een boete krijgen tot US$ 2.000.000. Een TWG-werknemer die een inbreuk heeft gepleegd, kan worden veroordeeld tot een boete tot US$ 250.000 en een gevangenisstraf tot vijf jaar.

Krachtens de Alternative Fines Act (Wet inzake alternatieve boeten) kunnen hogere boeten worden opgelegd. De echte boete kan tot twee keer het voordeel bedragen dat men met de corrupte betaling had beoogd. Het is verboden dat TWG een boete betaalt die is opgelegd aan een TWG-werknemer. b.

Civiele sancties

Afhankelijk van het geval, kan de Attorney General (minister van Justitie in de VS) of de SEC een civiele rechtszaak aanhangig maken en een boete eisen tot US$ 16.000 per overtreding tegen TWG en tegen iedere TWG-werknemer die een bepaling tegen omkoping schendt. Als de SEC de handhaving van de wet eist in een rechtszaak, kan de rechter een extra boete opleggen die maximaal gelijk is aan (i) de bruto waarde van het geldelijk voordeel voor de gedaagde ten gevolge van de overtreding, of (ii) een bepaald maximumbedrag in dollars indien dit meer bedraagt. Het gespecificeerde maximumbedrag hangt af van de ernst van de overtreding en kan oplopen tot US$ 150.000 voor een natuurlijk persoon en tot US$ 725.000 voor een rechtspersoon. Afhankelijk van het geval, kan de Attorney General of de SEC ook een civiele rechtszaak aanhangig maken om een activiteit te verbieden van TWG of een TWG-werknemer die de bepalingen tegen omkoping schendt of op het punt staat te schenden. c.

Andere overheidsancties

De budgetafdeling van het Ministerie van Financiën van de VS (Office of Management and Budget of OMB) heeft richtlijnen die bepalen dat iedere natuurlijke of rechtspersoon die de FCPA heeft geschonden, geen zaken meer mag doen met de federale regering. Alleen al de beschuldiging kan leiden tot opschorting van het recht om zaken te doen met de regering van de VS. Daarnaast kan worden bepaald dat een persoon die of een bedrijf dat schuldig wordt bevonden aan overtreding van de FCPA, niet meer in aanmerking komt voor exportvergunningen. De SEC kan personen die de FCPA hebben geschonden, schorsen of verbieden om in effecten te handelen, en kan civiele straffen opleggen. De Commodity Futures Trading Commission (toezichthouder op de termijnmarkt) en de Overseas Private Investment Corporation (overheidsinstelling die bedrijven helpt bij buitenlandse investeringen) kunnen schorsing of uitsluiting van overheidsprogramma’s opleggen voor een overtreding van de FCPA. Een betaling in overtreding van de FCPA kan niet als een uitgave voor fiscale doeleinden worden geboekt. d.

Particuliere rechtszaak

Een overtreding van de FCPA kan ook de basis vormen voor een particuliere rechtszaak met als Pagina 5 van 7

inzet een drievoudige schadevergoeding krachtens de Wet inzake daden van een misdadige organisatie van de VS (Racketeer Influenced and Corrupt Organizations Act of RICO). De overtreding kan ook de aanleiding zijn voor een rechtszaak op basis van het federaal recht of het recht van een van de staten van de VS. Een concurrent kan bijvoorbeeld een rechtszaak aanhangig maken krachtens de RICO op grond van het feit dat de gedaagde een contract in het buitenland in de wacht heeft gesleept. 8. INTERNE CONTROLE DOCUMENTATIEBEHEER a.

VAN

DE

BOEKHOUDING

EN

Boekhouding en controles

Naast de naleving van de bepalingen tegen omkoping verplicht de FCPA emittenten die effecten bij de SEC hebben geregistreerd, om de specifieke bepalingen na te leven inzake de administratieve verantwoording en boekhouding (de ‘bepalingen inzake boeken en bescheiden’). Deze bepalingen stellen dat de emittent 1) boeken, bescheiden en rekeningen moet opstellen en onderhouden die met redelijk detail een accurate en eerlijke weergave zijn van de transacties en verkopen van het vermogen van de emittent, en 2) een systeem voor interne controle van de boekhouding moet organiseren en onderhouden dat redelijke zekerheid biedt dat: transacties worden uitgevoerd overeenkomstig de algemene of specifieke autorisatie gegeven door het management, transacties worden geboekt als vereist (a) om de opstelling van de jaarrekening overeenkomstig de algemeen aanvaarde normen voor boekhoudkundige waardering of andere criteria die van toepassing zijn op deze jaarrekening, mogelijk te maken en dat (b) verantwoording voor het vermogen wordt behouden, toegang tot het vermogen uitsluitend is toegestaan overeenkomstig de algemene of specifieke autorisatie gegeven door het management, en de geboekte verantwoording voor het vermogen op regelmatige tijdstippen wordt vergeleken met het werkelijke vermogen en dat de juiste acties worden ondernomen voor eventuele verschillen. Deze bepalingen inzake boeken en bescheiden zijn bedoeld om tegelijkertijd met de bepalingen tegen omkoping van de FCPA te werken . Ze gelden voor alle beursgenoteerde bedrijven in de VS en al hun dochterbedrijven (in en buiten de VS) waarin deze bedrijven een meerderheidsbelang hebben. Het management kan door toezichthouders en gerechtelijke instanties van de VS aansprakelijk worden gesteld voor zaken die men redelijkerwijze zou moeten weten. Het feit dat het management niet op de hoogte was van een transactie die een overtreding vormde van de FCPA, kan bovendien onvoldoende zijn om aansprakelijkheid te vermijden, in het bijzonder als er geen adequate interne controle was. b.

Overtreding is een misdaad

Iedereen pleegt een misdaad die bewust een systeem voor interne controle van de boekhouding omzeilt of niet onderhoudt. Het is ook een misdaad om bewust boeken of bescheiden voor transacties van TWG te vervalsen. Deze bepalingen zijn bedoeld ter ontmoediging van frauduleuze Pagina 6 van 7

boekhoudkundige praktijken en ter voorkoming van het verbergen van steekpenningen voor buitenlandse overheidsfunctionarissen.

c.

Verantwoordelijkheid voor dochterbedrijven

De bepalingen inzake boeken en bescheiden gelden voor alle beursgenoteerde bedrijven in de VS en al hun dochterbedrijven (in en buiten de VS) waarin deze bedrijven een meerderheidsbelang hebben. De FCPA bepaalt ook dat een bedrijf in goed vertrouwen inspanningen moet leveren die ervoor zorgen dat elk bedrijf (ook joint ventures) waarvan het bedrijf uit de VS of één of meer dochterbedrijven ervan vijftig (50) procent of minder van de stemrechten bezit, een systeem voor interne controle van de boekhouding opzet en onderhoudt om de bepalingen inzake de boekhouding van de FCPA na te leven. Krachtens de FCPA is TWG ervoor verantwoordelijk dat haar 100% dochterbedrijven de bepalingen naleven. Als TWG 50% of minder bezit van de stemrechten van een dochterbedrijf, moet TWG, in goed vertrouwen en redelijk in de gegeven omstandigheden, haar invloed gebruiken om ervoor te zorgen dat het bedrijf de bescheiden en boekhouding correct controleert. d.

Redelijk detail en garantie

‘Redelijk detail’ en ‘redelijke garantie’ betekenen een dergelijk niveau van detail en mate van garantie die toereikend zouden zijn voor directieleden om hun eigen zaken als een goede huisvader te voeren. e.

Straffen voor overtreding

Een overtreding van de bepalingen inzake documentatiebeheer en boekhouding van de FCPA wordt momenteel als volgt bestraft: • •

Tot 20 jaar gevangenisstraf en een boete tot US$ 25 miljoen voor natuurlijke personen Boete tot US$ 25 miljoen voor bedrijven

De Sarbanes-Oxley Act (SOX) (Wet voor goed bestuur) voorziet ook in boeten en tot 20 jaar gevangenisstraf voor bepaalde daden met betrekking tot fouten in de boekhouding. De SOX verbiedt het crimineel veranderen, vernietigen of verbergen van een document met de bedoeling het onderzoek of de administratie van een zaak binnen de rechtsbevoegdheid van de regering van de VS te hinderen.

Pagina 7 van 7

BIJLAGE B SAMENVATTING VAN DE ANTICORRUPTIEWET VAN HET VK (UKBA) 1.

INLEIDING

Deze samenvatting van de anticorruptiewet van het VK (UK Bribery Act) (‘samenvatting van de UKBA’) moet ervoor zorgen dat alle leden van de raad van bestuur en directie en alle werknemers, agenten, consulenten en vertegenwoordigers van TWG en haar gelieerde en dochterbedrijven (hier allen ‘TWG-werknemers’ genoemd) de algemene vereisten begrijpen die de anticorruptiewet van het VK van 2010 (de ‘UKBA’) stelt. Deze samenvatting van de UKBA is geen uitputtende uitleg van alle specifieke bepalingen en ingewikkelde teksten van de UK BA. U kunt de volledige tekst van de UKBA lezen op de website van het ministerie van Justitie van het VK op: http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2010/23/contents. 2.

ACHTERGROND EN STREKKING VAN DE UKBA

De UKBA is in 2010 ingevoerd als gevolg van toenemende internationale druk om het vermeende gebrek aan inspanning bij afdwinging van anticorruptiewetten in het VK aan te pakken. De wet is resultaat van de inspanningen gedurende meer dan 10 jaar om de anticorruptiewetgeving in het VK te moderniseren. De bepalingen van de UKBA zijn van toepassing zowel op de openbare als op de privésector en zijn ook van toepassing op handelingen die buiten het VK worden ondernomen. Elke daad of omissie die de bepalingen van de UKBA schendt en plaatsvindt waar ook in het VK, valt onder de UKBA. Als de daad of omissie in overtreding van de bepalingen van de UKBA buiten het VK wordt gepleegd, is de anticorruptiewet van toepassing als de daad of omissie wordt gepleegd door een persoon met ‘nauwe banden’ met het VK. De definitie van een persoon met nauwe banden met het VK omvat: • • • • • • • • •

een Brits burger, een Brits ‘overseas territories citizen’ (burger van de Britse overzeese gebieden), een Brits ‘National (Overseas)’ (status verstrekt hoofdzakelijk aan inwoners van Hongkong vóór 1997), een Brits ‘Overseas citizen’ (heeft niet automatisch het recht om in het VK te wonen), een persoon die krachtens de Britse nationaliteitswet van 1981 een Brits onderdaan was, een Brits ‘protected person’ (inwoner van voormalige door Groot-Brittannië beschermde gebieden), een persoon met gewone verblijfplaats in het VK, een rechtspersoon opgericht naar het recht van een van de onderdelen van het VK en een partnership in Schotland.

De bepalingen van de UKBA m.b.t. het nalaten door een commerciële organisatie om omkoping te vermijden, zijn van toepassing ongeacht of de corruptie binnen of buiten het VK plaatsvindt, indien de commerciële organisatie: Pagina 1 van 1

• • • •

een rechtspersoon is opgericht naar het recht van een van de onderdelen van het VK, een ander bedrijf is (ongeacht de plaats van oprichting) dat zakendoet of een gedeelte van zijn activiteiten heeft waar ook in het VK, een partnership is opgericht naar het recht van een van de onderdelen van het VK dat zakendoet in of buiten het VK, en elk ander partnership (ongeacht de plaats van oprichting) is dat zakendoet of een gedeelte van zijn activiteiten heeft waar ook in het VK.

De complexiteit van de UKBA noch de kosten voor naleving ervan (inclusief het verlies van zaken) verminderen de verantwoordelijkheid om de UKBA na te leven. Het is daarom noodzakelijk dat iedere TWG-werknemer-werknemer vertrouwd is met de bepalingen van de UKBA. 3.

ALGEMENE BEPALINGEN TEGEN OMKOPING

a.

Onbehoorlijke uitoefening van een relevante functie of activiteit

De algemene bepalingen tegen omkoping van de UKBA verbieden het omkopen of worden omgekocht om de relevante functie of activiteit onbehoorlijk uit te oefenen. De definitie in de UKBA van een ‘relevante functie of activiteit’ is: • • • •

een functie met een openbaar karakter, een activiteit verbonden met een bedrijf, een activiteit uitgeoefend binnen het dienstverband van iemand of een activiteit uitgeoefend door of namens een groep personen ( al dan niet in de vorm van een rechtspersoon).

De UKBA bepaalt ook dat de relevante functie of activiteit moet voldoen aan een van de volgende voorwaarden: • • •

van de persoon die de functie of activiteit uitoefent, wordt verwacht dat hij of zij die in goed vertrouwen uitoefent, van de persoon die de functie of activiteit uitoefent, wordt verwacht dat hij of zij die onpartijdig uitoefent, of de persoon die de functie of activiteit uitoefent, bevindt zich in een vertrouwenspositie door de uitoefening ervan.

Voor toepassing van de UKBA is het van geen belang dat de functie of activiteit geen band heeft met het VK of wordt uitgeoefend in een land of territorium buiten het VK. Een relevante functie of activiteit wordt geacht ‘onbehoorlijk’ te zijn uitgeoefend, als een relevante verwachting wordt geschonden, of als er een activiteit niet wordt uitgevoerd en dat niet uitoefenen zelf een schending van een relevante verwachting oplevert. Wat wordt ‘verwacht’, zal worden gebaseerd op wat een redelijke persoon in het VK zou verwachten voor het respectieve type van functie of activiteit. Indien op de functie of activiteit het recht van het VK niet toepasselijk is, zal men geen acht slaan op plaatselijke gebruiken of praktijken, tenzij de functie of activiteit was toegestaan of vereist was krachtens de schriftelijke wetgeving van het betrokken land of territorium. b.

Algemene corruptiemisdaden Pagina 2 van 2

Algemene corruptiemisdaden krachtens de UKBA gelden zowel voor de privésector als de openbare sector. De UKBA verbiedt het aanbieden, beloven of geven van steekpenningen en het vragen, bereid zijn te ontvangen of accepteren van steekpenningen ongeacht of de steekpenningen worden gegeven aan of ontvangen van een natuurlijke persoon, een bedrijf, een overheidsfunctionaris of een orgaan. Conform de algemene bepalingen tegen omkoping van de UKBA is elk van de onderstaande ‘gevallen’ een overtreding van de bepalingen tegen omkoping: Geval 1: Een TWG-werknemer-werknemer biedt, belooft of geeft een financieel of ander voordeel aan een persoon om deze persoon aan te zetten een relevante functie of activiteit onbehoorlijk uit te oefenen, of om een persoon te belonen voor het onbehoorlijk uitoefenen van een relevante functie of activiteit. Geval 2: Een TWG-werknemer biedt, belooft of geeft een financieel of ander voordeel aan een ander persoon en weet of gelooft dat het aanvaarden van het voordeel zelf een onbehoorlijke uitoefening van een relevante functie of activiteit is. In elk van de bovenstaande gevallen is het van geen belang dat de persoon aan wie het voordeel wordt geboden, beloofd of gegeven, dezelfde persoon is die de betrokken functie of activiteit uitoefent of heeft uitgeoefend. Geval 3: Een TWG-werknemer vraagt, stemt ermee in te ontvangen of accepteert een financieel of ander voordeel bedoeld om ten gevolge daarvan een relevante functie of activiteit onbehoorlijk uit te oefenen, ongeacht of de functie of activiteit wordt uitgeoefend door de TWG-werknemer die het voordeel ontvangt, of door iemand anders. Geval 4: Een TWG-werknemer vraagt, stemt ermee in te ontvangen of aanvaardt een financieel of ander voordeel en het verzoek, de instemming of acceptatie zelf is een onbehoorlijke uitoefening van een relevante functie of activiteit. Geval 5: Een TWG-werknemer vraagt, stemt ermee in te ontvangen of accepteert een financieel of ander voordeel als beloning voor het onbehoorlijk uitoefenen van een relevante functie of activiteit, ongeacht of de TWG-werknemer die het voordeel ontvangt de functie of activiteit heeft uitgeoefend of iemand anders. Geval 6: In afwachting of ten gevolge van het vragen, ermee instemmen te ontvangen of accepteren van een financieel of ander voordeel door een persoon, wordt een relevante functie of activiteit onbehoorlijk uitgeoefend door een TWG-werknemer of door iemand anders met de, al dan niet stilzwijgende, instemming van de TWG-werknemer. Indien iemand anders dan de TWG-werknemer de functie of activiteit uitoefent, is het van geen belang of deze persoon weet of gelooft dat de uitoefening van de functie of activiteit onbehoorlijk is. In elk van de bovenstaande gevallen is het van geen belang of de TWG-werknemer het voordeel direct of via een derde vraagt, bereid is te ontvangen of aanvaardt. Voor gevallen 4, 5 en 6 is het van geen belang of de TWG-werknemer weet of gelooft dat de uitoefening van de functie of activiteit onbehoorlijk is. c.

Omkoping van buitenlandse overheidsfunctionarissen Pagina 3 van 3

De UKBA verbiedt TWG-werknemers om aan ‘buitenlandse overheidsfunctionarissen’ direct of via een derde een financieel of ander voordeel aan te bieden, te beloven of te geven, met de bedoeling om op deze buitenlandse overheidsfunctionaris in zijn of haar bevoegdheid invloed uit te oefenen om zaken te verkrijgen of te behouden, of om een voordeel te verwerven bij het zakendoen. Met ‘officiële bevoegdheid’ van een buitenlands overheidsfunctionaris wordt ook bedoeld het nalaten zijn of haar functies uit te oefenen, en het gebruik van de functie van de buitenlandse overheidsfunctionaris, zelfs voor iets dat buiten zijn of haar bevoegdheid ligt. Dit verbod geldt ongeacht of het financieel of ander voordeel direct aan de buitenlandse overheidsfunctionaris wordt gegeven, of aan iemand anders op verzoek van de buitenlandse overheidsfunctionaris met zijn of haar, al dan niet stilzwijgende, toestemming.

d.

Buitenlands overheidsfunctionaris

De definitie in de UKBA van een ‘buitenlands overheidsfunctionaris’ omvat iedere persoon: • • •

e.

in een wetgevend, bestuurlijk of gerechtelijk ambt van welke aard ook, aangesteld of verkozen, van een land of gebied buiten het VK (of een onderafdeling van dit land of gebied), die een openbare functie uitoefent voor of namens een land of gebied buiten het VK (of een onderafdeling van dit land of gebied) of een openbaar orgaan of een openbare onderneming van dit land of gebied (of onderafdeling), en die een functionaris of agent is van een publieke internationale organisatie, te weten elke organisatie waarvan de leden landen, gebieden, regeringen van landen of gebieden, andere publieke internationale organisaties of een combinatie hiervan zijn.

Nalaten corruptie te verhinderen

TWG zal aansprakelijk zijn voor een overtreding van de UKBA, wanneer een met TWG gelieerde persoon iemand anders omkoopt met het doel zaken voor TWG te verkrijgen of te behouden, of een voordeel bij het zakendoen voor TWG te verkrijgen of te bewaren. Een met TWG gelieerde persoon omvat alle werknemers, agenten en dochterbedrijven van TWG en iedereen die diensten voor of namens TWG verstrekt. In de UKBA wordt voorzien dat TWG zich kan verweren tegen aansprakelijkheid voor het nalaten corruptie te voorkomen, door aan te tonen dat het bedrijf adequate procedures in plaats heeft om met TWG gelieerde personen te verhinderen betrokken te worden bij gedrag dat een overtreding vormt van de UKBA. f.

Overtredingen door leden van de raad van bestuur, de directie en het management

Leden van de raad van bestuur, de directie en het management van TWG zijn aansprakelijk voor overtredingen door TWG-werknemers van de algemene anticorruptiebepalingen of de bepalingen die het omkopen van buitenlandse overheidsfunctionarissen verbieden, indien de overtreding plaatsvond met de instemming of oogluikende toestemming van een dergelijk lid of een persoon die beweert in een dergelijke hoedanigheid te handelen. ‘Leden van de raad van bestuur, de directie en het management’ omvatten bestuurders, managers, leden van het management, secretarissen van het bedrijf en vergelijkbare functionarissen. Pagina 4 van 4

g.

Straffen

Een natuurlijke persoon die schuldig wordt bevonden aan een overtreding van de UKBA, kan worden veroordeeld tot een onbeperkte boete en/of een gevangenisstraf tot 10 jaar. Een bedrijf dat schuldig wordt bevonden aan een overtreding van de UKBA, kan worden veroordeeld tot een onbeperkte boete. Bij een veroordeling kan voor de persoon of het bedrijf ook een strafrechtelijk confiscatiebevel worden uitgevaardigd voor het teruggeven van alle voordelen, te weten de waarde van zaken die door de omkoping zijn verkregen of behouden. Deze teruggave zal niet beperkt zijn tot de nettowinst van de waarde van de omkoping.

Pagina 5 van 5