Richtlijnen en procedures

Richtlijnen en procedures voor de uitvoering van projecten in het kader van

Het Geheugen van Nederland

Projectbureau Het Geheugen van Nederland Maart 2006 Versie 4.1

© Projectbureau Het Geheugen van Nederland

Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

INHOUD Inleiding ................................................................................................................................................... 4 Het Geheugen van Nederland............................................................................................................. 4 Procedures en Richtlijnen.................................................................................................................... 4 Verantwoordelijkheden ........................................................................................................................ 5 Aangaan van de verplichting ............................................................................................................... 5 Het Projectbureau Het Geheugen van Nederland............................................................................... 5 Metamorfoze........................................................................................................................................ 6 1. Het traject ............................................................................................................................................ 7 1.1. Werkpakketten.............................................................................................................................. 7 2. Het voortraject ..................................................................................................................................... 9 2.1 Inrichting projectorganisatie........................................................................................................... 9 2.2 Rapportage en overleg .................................................................................................................. 9 2.3 Documentatie................................................................................................................................. 9 2.4 Selectie en verantwoording van het materiaal .............................................................................. 9 2.5 Materiaalanalyse.......................................................................................................................... 10 2.6 Test met het scannen van het materiaal en opstellen specificaties voor het digitaliseren.......... 10 2.7 Bepalen van de benodigde opslagruimte .................................................................................... 11 2.8 Aanvragen offerte voor het digitaliseren...................................................................................... 11 2.9 Bepalen van restricties en auteursrecht ...................................................................................... 11 2.10 Opstellen en goedkeuren van het projectvoorstel ..................................................................... 11 3. Richtlijnen voor de projectvoorstellen................................................................................................ 13 3.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 13 3.2 Onderdelen van het projectvoorstel............................................................................................. 13 3.3 Planning....................................................................................................................................... 13 3.4 Begroting en toelichting op de begroting..................................................................................... 14 4. Richtlijnen voor de uitvoering van werkpakket 2. Metagegevens ..................................................... 16 4.1 Algemeen..................................................................................................................................... 16 4.2 Specificaties voor dumps............................................................................................................. 17 4.3 Technische metadata .................................................................................................................. 18 5. Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 3. Digitaliseren ........................................................ 19 5.1 Verstrekking van de opdracht...................................................................................................... 19 5.2 Voorbewerking van het materiaal ................................................................................................ 19 5.3 Verzending van het materiaal...................................................................................................... 19 5.4 Opslag en behandeling van het materiaal................................................................................... 19 5.5 Uitvoeren van het digitaliseren .................................................................................................... 19 5.6 Controleren van de opgeleverde objecten .................................................................................. 20 5.7 Eventueel opnieuw laten uitvoeren van digitalisering.................................................................. 20 5.8 Oplevering gedigitaliseerde objecten .......................................................................................... 20 5.9 Laden van de digitale objecten bij de landelijke voorziening ...................................................... 20 5.10 Opslag van de digitale objecten bij de instellingen.................................................................... 20 5.11 Het produceren van full-text bestanden .................................................................................... 20 6. Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 4. Ontwikkeling van de subsite ............................... 21 6.1 Opstellen van specificaties voor het zoeken en bladeren ........................................................... 21 6.2 Het aanleveren van content voor de subsite ............................................................................... 21 6.3 Het aanleveren van content voor de topstukken-pagina ............................................................. 22 6.4 Ontwikkelen en implementeren van de subsite en de topstukken-pagina .................................. 22 6.5 Testen van de subsite en de topstukken-pagina......................................................................... 22 6.6 Acceptatie van de subsite en de topstukken-pagina ................................................................... 23 7. Richtlijnen voor de uitvoering van Werkpakket 5. Financiële verantwoording, eindverslag en evaluatie ................................................................................................................................................ 24 Bijlage 1. Werkpakketten....................................................................................................................... 25 Werkpakket 1. Voortraject ................................................................................................................. 25 Werkpakket 2. Metagegevens ........................................................................................................... 25 Werkpakket 3. Digitalisering .............................................................................................................. 26 Werkpakket 4. Ontwikkeling subsite.................................................................................................. 26 Werkpakket 5. Evaluatie en eindrapport............................................................................................ 26 Bijlage 2. Berekening opslagruimte ....................................................................................................... 27 Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

2

Bijlage 3. Model Projectvoorstel ............................................................................................................ 30 1. Projectvoorstel [Naam project] en [Projectnummer Geheugen van Nederland] ........................... 30 2. Planning......................................................................................................................................... 31 3. Begroting en toelichting op de begroting ....................................................................................... 31 4. Verzoek tot betaling van subsidie.................................................................................................. 34 Bijlage 4. Model Schriftelijke overeenkomst en Bepalingen auteursrecht............................................. 35 Model schriftelijke overeenkomst (herzien maart 2003).................................................................... 35 Bepalingen auteursrecht.................................................................................................................... 37 Bijlage 5. Model Project Fact Sheet (PFS) ............................................................................................ 39 Bijlage 6. Model Materiaalanalyse......................................................................................................... 40 Bijlage 7. Datamodel.............................................................................................................................. 48 Uitgangspunten.................................................................................................................................. 48 1. Document Type Definition Geheugen van Nederland................................................................... 48 2. XML structuur Geheugen-records ................................................................................................. 52 3. Relationeel model Geheugen van Nederland ............................................................................... 54 Bijlage 8. Aan te leveren materiaal voor de subsite .............................................................................. 55 1. Richtlijnen ...................................................................................................................................... 55 2. Aan te leveren materiaal................................................................................................................ 57 3. Voorbeelden .................................................................................................................................. 59 Bijlage 9. Richtlijnen voor het digitaliseren van stilstaand beeld en audio-visueel materiaal................ 65 1. Stilstaand beeld ............................................................................................................................. 65 1.1 Specificaties scannen van origineel of intermediair .................................................................... 66 1.2 Specificaties scannen van microfilm............................................................................................ 70 1.3 Toevoegen van technische metagegevens................................................................................. 74 1.5 Bestandsnamen........................................................................................................................... 78 2. Audio-visueel materiaal ................................................................................................................. 80 2.2 Audio............................................................................................................................................ 80 2.3 Quicktime object of panaroma movies ........................................................................................ 81 Bijlage 10. Model Aanvraag offerte digitaliseren ................................................................................... 82 Bijlage 11. Richtlijnen voor de kwaliteitscontrole van het digitaliseren ................................................. 85 1. Procedure kwaliteitscontrole.......................................................................................................... 85 2. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel van instellingnaam ........................ 87 3. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van microfilm van instellingnaam ....................... 90 Bijlage 12. Typen objecten en opbouw van bestandsnamen................................................................ 93 1. Typen objecten .............................................................................................................................. 93 2. Opbouw bestandsnamen............................................................................................................... 94 Bijlage 13. Richtlijnen voor het aanvragen van offertes ........................................................................ 97 Bijlage 14. Inhoudelijke en financiële verantwoording en evaluatie deelnemende instellingen ............ 99 1. Financiële verantwoording............................................................................................................. 99 3. Evaluatieformulier ........................................................................................................................ 106


3

INLEIDING Het Geheugen van Nederland Het Geheugen van Nederland is een sectoroverschrijdend digitaliseringsprogramma, waarin een belangrijke rol is weggelegd voor het onderwijs. De algemene doelstelling van het project is de opbouw van een nationale digitale collectie voor iedereen, waarbij speciale nadruk ligt op de interessen van het voortgezet onderwijs. Het beoogde eindresultaat is een website die eenduidig en eenvoudig toegang biedt tot minimaal zestien digitale collecties van evenzoveel verschillende erfgoedinstellingen. Inmiddels (eind 2003) is dit aantal gegroeid tot ruim 50. De digitale collecties zullen via www.geheugenvannederland.nl gratis beschikbaar worden gesteld. De metagegevens worden ook geïndexeerd in de Cultuurwijzer. De website biedt tevens toegang tot een educatief deel dat specifiek voor het voortgezet onderwijs lesmogelijkheden biedt op basis van de digitale collecties van de deelnemende instellingen. De deelnemende instellingen zullen collecties digitaliseren. De Koninklijke Bibliotheek financiert in belangrijke mate, coördineert het programma, stelt deskundigheid beschikbaar en verzorgt de centrale opslag en beschikbaarstelling van de materialen. De te digitaliseren materiaaltypen omvatten teksten, afbeeldingen, geluid en bewegend beeld. Het programma is eind 2000 van start gegaan en heeft in mei 2003 de eerste resultaten opgeleverd. De eerste fase van het programma is in 2005 afgerond. In 2006 is de tweede fase van het Geheugen van start gegaan.

Procedures en Richtlijnen In het Geheugen van Nederland worden collecties van verschillende instellingen gedigitaliseerd. Sommige van de deelnemende instellingen hebben meer ervaring met het digitaliseren van collecties dan andere. Om er zeker van te zijn dat elk van deze projecten goed verloopt, goed gecoördineerd kan worden en inpasbaar is in de infrastructuur, is het belangrijk dat procedures voor de werkwijze worden opgesteld. Dit document beschrijft die procedures. Daarnaast worden richtlijnen gegeven om ervoor te zorgen dat alle op te leveren producten van goede en eenduidige kwaliteit zijn. Deze procedures en richtlijnen vormen een handleiding voor het opstellen van projectvoorstellen, planningen en begrotingen en voor het uitvoeren van de digitaliseringsprojecten. Deze richtlijnen en procedures zullen aan iedere deelnemende instelling worden uitgereikt bij aanvang van het project. De instellingen zijn gehouden de procedures en richtlijnen zoals in dit document beschreven, op te volgen. In Hoofdstuk 1 wordt het te volgen traject van een project beschreven, van de aanvang van het project tot de afsluiting ervan. Hoofdstuk 2 beschrijft de werkwijze in het voortraject en Hoofdstuk 3 geeft een handleiding voor het opstellen van het projectvoorstel, de planning en de begroting. In Hoofdstuk 4 tot en met 6 worden de richtlijnen besproken voor de uitvoering van de digitaliseringsprojecten. Tot slot wordt in Hoofdstuk 7 aangegeven hoe de financiële afwikkeling en de evaluatie is geregeld. Bij deze richtlijnen wordt een diskette meegeleverd waarop sjablonen staan van de volgende bijlagen: • Bijlage 2. Spreadsheet voor de berekening van de benodigde opslagruimte • Bijlage 3. Model Projectvoorstel (inclusief planning, begroting en verzoek tot betaling van subsidie) • Bijlage 5. Model Project Fact Sheet • Bijlage 6. Model Materiaalanalyse • Bijlage 10. Model Aanvraag offerte digitaliseren • Bijlage 11. Model Acceptatieformulier kwaliteitscontrole • Bijlage 14. Inhoudelijke en financiële verantwoording deelnemende instellingen, bestaande uit drie documenten: - Bijlage 14-1 - Afrondingsdocument project - Bijlage 14-2 - Financiële verantwoording projecten DI - Bijlage 14-3 - Financiële verantwoording projecten GVN Na de uitvoering van de eerste projecten zijn deze procedures en richtlijnen aangepast aan de hand van de opgedane ervaringen.


4

Verantwoordelijkheden Het programma Het Geheugen van Nederland wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek. De landelijke projecten die in Het Geheugen van Nederland door de Koninklijke Bibliotheek met erfgoedinstellingen worden opgezet dragen het karakter van samenwerkingsprojecten. Ook bij samenwerkingsprojecten is het noodzakelijk dat de onderlinge verhoudingen en de verantwoordelijkheden duidelijk zijn afgesproken. Het gaat bovendien om omvangrijke projecten waarin zowel de KB als de deelnemende instelling financieel risico lopen. Voor lokale projecten in Het Geheugen van Nederland zijn daarom een aantal specifieke richtlijnen en aanwijzingen opgesteld die er toe moeten leiden de verhoudingen en de verantwoordelijkheden duidelijk te maken en alle partijen de mogelijkheid te geven die verantwoordelijkheden ook uit te oefenen. In Bijlage 13 zijn richtlijnen opgenomen voor het aanvragen van offertes. De instellingen die deelnemen in Het Geheugen van Nederland zijn verantwoordelijk voor de correcte uitvoering van het project en voor de oplevering van het in het projectplan afgesproken resultaat. Overschrijding van de planning en de begroting komen dan ook voor hun eigen rekening. Het Geheugen is verplicht aan het einde van het project verantwoording af te leggen aan haar subsidiegevers en stelt een aantal eisen aan de kwaliteit van de werkzaamheden, en aan besteding en verantwoording van middelen om aan die verplichting te kunnen voldoen. De instelling aanvaardt die eisen door mee te doen in Het Geheugen van Nederland tenzij er schriftelijk andere afspraken zijn gemaakt. De collectie blijft ook in digitale vorm eigendom van de deelnemende instelling. In geen enkel geval worden er meer rechten op het gebruik van het digitale materiaal overgedragen dan in de overeenkomst en in de algemene voorwaarden is vastgelegd.

Aangaan van de verplichting Tussen de deelnemende instelling en het Projectbureau Het Geheugen van Nederland van de Koninklijke Bibliotheek wordt een overeenkomst gesloten, waarin beide partijen zich akkoord verklaren met de richtlijnen, het definitieve projectvoorstel, de planning en de begroting, en waarin oplevering en financiële verplichtingen worden geregeld. Ook worden hierin zaken afgesproken met betrekking tot auteursrecht en worden eventuele andere afspraken vastgelegd.

Het Projectbureau Het Geheugen van Nederland Het Geheugen van Nederland wordt gecoördineerd door het Projectbureau Het Geheugen van Nederland (Projectbureau GvN) van de Koninklijke Bibliotheek. Het Projectbureau GvN zal vanaf de aanvang van het voortraject nauw betrokken zijn bij de projecten van de instellingen. Voor het Geheugen van Nederland zijn de volgende personen beschikbaar in het Projectbureau GvN: Projectmanager Dennis Schouten 070-3140373 [email protected] Projectcoördinator Reinier Deinum 070-3140598 [email protected] Onderwijscoördinator Johanneke van Marle 070-3140104 [email protected] Kwaliteitsmanager Robèrt Gillesse 070-3140453 [email protected] Programmeurs Edward Wolthuis 070-3140123 [email protected] Webredacteur Sara Handstede 070-3140965 [email protected] Webmaster Hans de Kuiper 070-3140158 [email protected] Communicatiemedewerker Andrea Langendoen 070-3140159 [email protected] •

•

De projectmanager is verantwoordelijk voor de algemene voortgang en het eindresultaat van het gehele project. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de financiële bewaking en -afwikkeling. De projectmanager verzorgt de bestuurlijke contacten met de deelnemende instellingen en vertegenwoordigt het project naar buiten. Ieder afzonderlijk lokaal project zal worden begeleid door één van de projectcoördinatoren. De projectcoördinator leidt de projecten vanuit het Projectbureau GvN en is het centrale aanspreekpunt voor de deelnemende instelling. De projectcoördinator: • biedt ondersteuning aan alle werkzaamheden van de lokale projectgroep wanneer dat nodig is; • verzorgt de informatie vanuit het Projectbureau GvN naar de projectgroep; • verzorgt de informatie vanuit de projectgroep naar het Projectbureau GvN; • is regelmatig aanwezig op vergaderingen van de projectgroep.


5

•

•

•

De kwaliteitsmanager begeleidt de instellingen met het gehele digitaliseringsproject waaronder: • het uitvoeren van de materiaalanalyse; • het uitvoeren van de testscans en/of de bepaling van het kwaliteitsijkpunt; • het opstellen van de specificaties voor het digitaliseren; • het aanvragen van offertes voor het digitaliseren; • de controles van de gedigitaliseerde bestanden. De programmeurs ondersteunen bij de uitvoering van de projecten met het schrijven van conversiescripts, het geven van advies over metadata en andere technische zaken en het ontwikkelen van infrastructurele software. Daarnaast zorgen zij voor de daadwerkelijke beschikbaarstelling van de digitale bestanden. De webmaster en webredacteur zijn verantwoordelijk voor • het contentmanagementsysteem; • het beheer van de centrale en subwebsites en de onderwijsschil; • de technische implementatie van subwebsites.

Metamorfoze Via het nationale conserveringsprogramma Metamorfoze zullen verscheidene collecties die op microfilm zijn gezet, worden gedigitaliseerd en aan Het Geheugen van Nederland worden toegevoegd. Conservering en digitalisering gaan goed samen. Het streven van Metamorfoze is dan ook zoveel mogelijk vanaf de microfilms te scannen. Voor digitaliseringsprojecten volgt Metamorfoze de Richtlijnen en Procedures van Het Geheugen van Nederland. Daarnaast worden voor enkele onderdelen eigen Richtlijnen opgesteld. Metamorfoze wordt gecoördineerd door het Bureau Metamorfoze van de Koninklijke Bibliotheek (www.metamorfoze.nl). Projectmanager Projectcoördinatoren

Communicatie en publiciteit Kwaliteitsmanager microverfilming

Dennis Schouten 070-3140373 Erik van der Doe 070-3140795 Barbara de Goederen 070-3140348 Henriette Reerink 070-3140319 Sophie Ham 070-3140616 Andrea Langendoen 070-3140151

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

Hans van Dormolen

[email protected]

070-3140129

Henriette Reerink is de coördinator voor digitalisering. De digitaliseringscoördinatoren van Metamorfoze en het Projectbureau GvN zullen vanaf de aanvang van het voortraject nauw betrokken zijn bij de Metamorfozeprojecten.


6

1. HET TRAJECT 1.1. Werkpakketten Ieder project is verdeeld in vijf werkpakketten. Een samenvatting van deze werkpakketten is te vinden in Bijlage 1. Hoewel de onderdelen van deze werkpakketten voor ieder project dezelfde zijn, zal de doorlooptijd van de pakketten per project verschillen afhankelijk van de aard en omvang van de afzonderlijke collecties. Hieronder wordt het te doorlopen traject kort beschreven per werkpakket. Overigens kunnen (en moeten) de verschillende werkpakketten tegelijk worden uitgevoerd. Zo zal met het schrijven van de teksten voor de website al bij aanvang van het project kunnen worden begonnen. 1.1.1 Werkpakket 1. Voortraject In het voortraject worden werkzaamheden uitgevoerd om de definitieve omvang van het project te bepalen. Deze werkzaamheden maken wel al onderdeel uit van het project. Iedere instelling zal voor de daadwerkelijke uitvoering van het project het voortraject moeten doorlopen. In het voortraject wordt de projectorganisatie ingericht en worden afspraken gemaakt over rapportages, overleg en documentatie. Een belangrijk onderdeel van het voortraject is de selectie en de materiaalanalyse die nodig zijn om de omvang van het project en de kosten voor de benodigde opslagruimte te bepalen. Om de omvang van de opslag te berekenen is een spreadsheet ontwikkeld (zie Bijlage 2). De materiaalanalyse is ook nodig voor het aanvragen van offertes voor het digitaliseren tijdens het voortraject. Er worden minimaal twee offertes aangevraagd. Het maken van een test is onderdeel van de offerte. Ook zaken als restricties en auteursrecht worden in het voortraject geregeld. Wanneer het gehele voortraject is doorlopen, worden een projectvoorstel, een planning en een begroting opgesteld (zie Hoofdstuk 3 en Bijlage 3). Deze worden ter goedkeuring voorgelegd aan het Projectbureau GvN. Wanneer een voorstel is goedgekeurd, wordt een schriftelijke overeenkomst getekend waarin alle gemaakte afspraken zijn opgenomen en waarin de instelling verklaart zich te houden aan de richtlijnen zoals die door het Projectbureau GvN worden aangegeven (zie Bijlage 4). Ook worden hierin zaken geregeld met betrekking tot auteursrecht. Pas dan kan een aanvang worden gemaakt met de uitvoering van het project. Het voortraject zal binnen drie maanden moeten zijn afgerond. Het Projectbureau GvN zal in het voortraject nauwe contacten onderhouden met de instelling en de werkzaamheden begeleiden wanneer dat nodig is. De werkzaamheden van het voortraject worden verder beschreven in Hoofdstuk 2. In Hoofdstuk 3 worden richtlijnen gegeven voor het projectvoorstel, de planning en de begroting. 1.1.2 Werkpakket 2. Metagegevens In dit werkpakket worden de metagegevens van de collectie opgeleverd. Hiervoor wordt eerst gekeken of extra metagegevens nodig zijn (voor bijvoorbeeld het bladeren in gebonden materiaal) en naar de inpassing van bestaande metagegevens in het datamodel dat is ontwikkeld voor het Geheugen. Indien niet voldoende metagegevens aanwezig zijn bij de instelling zal onderzocht worden op welke manier de ontbrekende gegevens het beste kunnen worden toegevoegd. Indien nodig kan een invoermodule worden ontwikkeld. De gegevens zullen geconverteerd worden naar het Geheugen-model. Er wordt vanuit gegaan dat de te digitaliseren collecties reeds beschreven en ontsloten zijn waarbij metagegevens beschikbaar zijn in digitale vorm. Het is niet de bedoeling dat tijdens het project metagegevens van de grond af aan worden opgebouwd. Uitsluitend het vervaardigen van metagegevens die minimaal nodig zijn voor het datamodel van het Geheugen valt binnen het project. Het vervaardigen van metagegevens ten behoeve van het collectiebeheer valt te allen tijde buiten het project. De werkzaamheden van werkpakket 2 worden verder beschreven in Hoofdstuk 4.


7

1.1.3 Werkpakket 3. Digitalisering In werkpakket 3 wordt het digitaliseren uitgevoerd en worden de opgeleverde afbeeldingen gecontroleerd op volledigheid en kwaliteit. Tijdens het digitaliseren kunnen technische of structurele metagegevens worden gemaakt. Tot slot worden afgeleiden gemaakt van de archiefbestanden (tiffs) voor de presentatie en worden de afgeleiden (jpegs, mrSid's) bij de Koninklijke Bibliotheek geladen in het opslagsysteem. De archiefbestanden (de tiffs) zullen worden opgeslagen op CD-Rom, DVD of harde schijf. De presentatiebestanden voor de website worden opgeslagen in een centraal opslagsysteem waar ook een backup van wordt gemaakt. Het beheer over deze presentatiebestanden wordt gegarandeerd voor minimaal vijf jaar na afloop van het project. Over de opslag van de archiefbestanden voor de lange termijn in het depot van de Koninklijke Bibliotheek kunnen in een later stadium afspraken worden gemaakt. Overigens kunnen - na afloop van het project - ook bij de instellingen zelf de bestanden worden opgeslagen en beheerd. Voor het scannen, het aanvragen van de offertes en de kwaliteitscontrole voor digitalisering zijn richtlijnen opgesteld die in de Hoofdstukken 2 en 5 en in de Bijlagen 9, 10 en 11 zijn uitgewerkt. 1.1.4 Werkpakket 4. Ontwikkeling subsite Iedere gedigitaliseerde collectie wordt gepubliceerd op een "subsite" van de centrale Geheugenwebsite met een eigen zoekinterface. Voor het ontwikkelen van de subsite worden specificaties opgesteld voor het zoeken en bladeren in de collectie, aangezien de manier van zoeken en bladeren af kan wijken van die van de centrale website. Ook worden de teksten voor de subsite opgesteld aan de hand van de richtlijnen in Hoofdstuk 6 en Bijlage 8. Zodra werkpakketten 2 en 3 zijn afgerond, kan de subsite worden ontwikkeld. Een testplan wordt geschreven en de subsite wordt getest. Na acceptatie door de instelling en het Projectbureau GvN zal de subsite in productie worden genomen. De werkzaamheden van werkpakket 4 worden verder beschreven in Hoofdstuk 6. 1.1.5 Werkpakket 5. Financiële verantwoording, eindverslag en evaluatie Wanneer de werkpakketten 1-4 geheel zijn afgerond wordt een financiële verantwoording gedaan, een eindverslag geschreven en wordt het project geëvalueerd. Na de evaluatie vindt de financiële afwikkeling plaats. De werkzaamheden van werkpakket 5 worden verder beschreven in Hoofdstuk 7.

1.2 Onderwijsapplicatie In de eerste projecten werd standaard een onderwijsapplicatie ontwikkeld. In de latere projecten is dit een apart traject geworden. De richtlijnen voor de onderwijsapplicaties worden in een apart document opgenomen.


8

2. HET VOORTRAJECT 2.1 Inrichting projectorganisatie Vanuit de deelnemende instelling wordt bij aanvang van het voortraject één projectleider benoemd die het project gaat coördineren en de planning en begroting bewaakt. Deze projectleider is het eerste aanspreekpunt voor het Projectbureau GvN en is verantwoordelijk voor de op te leveren elementen van de werkpakketten. Waarschijnlijk zal de projectleider niet alleen werken, maar het werk van een aantal andere medewerkers van de instelling coördineren. In het projectvoorstel zullen de inrichting van de projectorganisatie en de taken van ieder projectlid beschreven moeten worden. Vanuit het Projectbureau GvN wordt elk project gecoördineerd door één van de projectcoördinatoren. Tijdens de besprekingen in het voortraject wordt met de projectcoördinator afgestemd bij welke taken van het project het Projectbureau GvN ondersteuning verleent.

2.2 Rapportage en overleg Vanaf de aanvang van het voortraject wordt een "Project Fact Sheet" (PFS) bijgehouden. In dit PFS wordt de stand van zaken met betrekking tot opleveringen en eventuele problemen die zich voordoen, bijgehouden. De projectcoördinator heeft het PFS nodig om het overzicht te houden over de verschillende projecten in het Geheugen van Nederland. Het PFS wordt door de projectleider bij de instelling regelmatig opgestuurd naar de projectcoördinator. In het voortraject wordt afgesproken met welke regelmaat dit zal plaatsvinden. Standaard wordt elk kwartaal een PFS ingevuld en naar de projectcoördinator gestuurd. Het PFS is puntsgewijs opgesteld en de volgende onderwerpen moeten in ieder geval worden vermeld: • Verrichtte werkzaamheden van de afgelopen maanden, waarbij de nadruk ligt op de op te leveren elementen uit de werkpakketten en waarbij verwijzingen worden gegeven naar de vermelde stand van zaken uit vorige Project Fact Sheets. • Een vooruitblik op de komende maand. • Problemen: een korte beschrijving van lopende of te verwachten problemen en eventuele oplossingen. • Een bijgewerkte planning Afwijkingen van de overeengekomen begroting worden altijd afzonderlijk en schriftelijk vastgelegd en goedgekeurd. Een model voor het PFS is te vinden in Bijlage 5. Daarnaast zal vanaf de aanvang van het project regelmatig overleg plaatsvinden. Hiervoor worden in het voortraject afspraken gemaakt. Van de projectleider bij de instellingen wordt verwacht dat hij/zij problemen en wijzigingen in de planning, begroting en/of de werkzaamheden zo snel mogelijk doorgeeft aan de projectcoördinator van het Projectbureau GvN, ook buiten het reguliere overleg om.

2.3 Documentatie Van de instelling wordt verwacht dat het project goed gedocumenteerd wordt, in het bijzonder waar het de uitbesteding, de financiële verplichtingen en de auteursrechten betreft.

2.4 Selectie en verantwoording van het materiaal De Koninklijke Bibliotheek heeft een externe Adviescommissie ingesteld, die adviseert over de inhoud van Het Geheugen. In overleg met de Adviescommissie zijn enkele inhoudelijke criteria opgesteld: • spreiding over meerdere aspecten van de Nederlandse geschiedenis (politieke, sociaaleconomische en culturele geschiedenis) • evenwichtige verdeling over de ‘tijdvakken’ en de ‘kenmerkende aspecten’ zoals door de Commissie De Rooy geformuleerd Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

9

• •

twee globale thematische invalshoeken: biografisch en geografisch (mens en omgeving) verschillende typen informatiebronnen: beeld, geluid, bewegend beeld en tekst. De nadruk zal liggen op visueel aantrekkelijk materiaal.

Bij de selectie van instellingen en de door hen voorgestelde collecties is rekening gehouden met deze criteria. In het voortraject moet bij de daadwerkelijke selectie van de objecten ook rekening worden gehouden met die criteria. In deze fase van het project moet ook vast een globale berekening worden gemaakt van de benodigde hoeveelheid opslagruimte. De globale berekening kan worden gedaan met behulp van de matrix uit Bijlage 2.

2.5 Materiaalanalyse Om een goed inzicht te krijgen in de omvang en de kosten van het project is het nodig een uitgebreide materiaalanalyse uit te voeren. In de materiaalanalyse dienen in ieder geval de volgende zaken aan bod te komen: • Beschrijving van de wijze waarop de materiaalanalyse is uitgevoerd. Is bijvoorbeeld een steekproef genomen of zijn alle objecten geteld en beschreven? • Totaal aantal objecten • Soort objecten (b.v. schilderijen, boeken, foto's, munten, affiches, pamfletten, tijdschriften, etc.) - aantal gebonden objecten (titels, delen) - totaal aantal pagina's in gebonden objecten - aantal ongebonden objecten • Beschrijving van de inhoudelijke structuur - ordening (bijvoorbeeld naar grootte, chronologisch, etc.) - relatie tussen de objecten - relatie met andere objecten buiten de selectie • Bevat de achterkant of de verpakking (bijvoorbeeld enveloppen) van de objecten informatie die eveneens gedigitaliseerd moet worden? • Bevinden zich op de objecten stempels of inkt die gedigitaliseerd moet worden? • Afmetingen van de objecten - gemiddeld - grootste object - kleinste object • Indien het gebonden materiaal betreft: de grootte van de marges • Aanwezigheid van analoge intermediairs (foto's, dia's, microfilm) • Fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, vergaan, vergeeld, los in dozen) • Methode/datamodel waarmee de collectie is ontsloten (beschrijving van de velden) • Mate van ontsluiting (percentage gereed, compleetheid, formaat) • Eventueel het aantal ontbrekende objecten en plaats daarvan binnen de collectie De materiaalanalyse wordt opgenomen in een tabel. Het model voor deze tabel is te vinden in Bijlage 6. Afhankelijk van de aard van de objecten die in de collectie zijn opgenomen, worden delen van de tabel gebruikt. Wanneer in de tabel niet voldoende informatie over een bepaalde collectie kan worden opgenomen kan de tabel naar behoefte worden aangepast. Aan de hand van de materiaalanalyse zal tijdens het voortraject worden vastgesteld of in het project structurele metadata nodig zijn. (Zie verder Hoofdstuk 4).

2.6 Test met het scannen van het materiaal en opstellen specificaties voor het digitaliseren Uit de gemaakte selectie wordt een kleinere selectie gemaakt voor het laten uitvoeren van een scantest bij de bedrijven waarbij offertes worden aangevraagd. Deze test is nodig om te kijken of de bedrijven aan de kwaliteitseisen kunnen voldoen en om te kijken of de specificaties voor het digitaliseren moeten worden bijgesteld (zie bijlage 9). Aan de hand van de test kunnen de definitieve specificaties worden opgesteld. Het is belangrijk dat een representatieve selectie wordt gemaakt om de test mee uit te voeren. Wanneer een collectie bestaat uit verschillende soorten objecten (bijvoorbeeld foto's en affiches) Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

10

worden voorbeelden van ieder soort object opgenomen in de set. Deze selectie zal samen met de kwaliteitsmanager van het Projectbureau GvN worden samengesteld. De kwaliteitsmanager is betrokken bij alle fases van de test. In deze fase van het project kan ook worden bepaald op welke wijze de gescande bestanden zullen worden gekoppeld aan de metagegevens. Dit zal worden gedaan door het toevoegen van een "identifier" [unieke naam] in de bestandsnaam van het gedigitaliseerde object.

2.7 Bepalen van de benodigde opslagruimte Aan de hand van de materiaalanalyse en de test met het digitaliseren kan met behulp van de spreadsheet die op de diskette wordt meegeleverd worden bepaald hoeveel opslagruimte nodig is voor de gemaakte selectie. De handleiding voor het gebruik van de spreadsheet is opgenomen in die spreadsheet en wordt meegeleverd op diskette. Indien nodig moet een verdere afbakening plaatsvinden van de gemaakte selectie.

2.8 Aanvragen offerte voor het digitaliseren Voor het digitaliseren wordt een offerte aangevraagd bij minimaal twee bedrijven. De aanvraag voor de offerte en de begeleidende brief worden opgesteld volgens het model in Bijlage 10. De gegevens voor de onderdelen van de aanvraag die specifiek voor de afzonderlijke collectie moeten worden ingevuld, zijn tijdens het voortraject beschikbaar gekomen. Vervolgens worden de uitslagen van de testen en de offertes met elkaar vergeleken en wordt in overleg met het Projectbureau GvN bepaald welk bedrijf het digitaliseren zal uitvoeren. De opdracht voor digitalisering wordt door de deelnemende instelling pas verstrekt na ondertekening van de overeenkomst. Er worden in het voortraject wel al afspraken gemaakt over de startdatum en de doorlooptijd van het digitaliseren. Daarnaast worden afspraken gemaakt over aanlevering en teruglevering van de objecten, de aanlevering van de digitale bestanden, de controlewerkzaamheden en over de wijze van opslag en behandeling van het materiaal tijdens het traject van digitaliseren. De gemaakte afspraken zullen worden vastgelegd in de verstrekking van de opdracht. Wanneer een instelling zelf de digitalisering wil uitvoeren, zal door het Projectbureau GvN worden bepaald of aan de kwaliteitsnormen kan worden voldaan en of de prijzen marktconform zijn.

2.9 Bepalen van restricties en auteursrecht Tijdens het voortraject dienen de instellingen ervoor te zorgen dat zaken rondom het intellectuele eigendom van het materiaal in de aangeboden digitale collecties zijn geregeld. Dit wil zeggen dat eventueel rechthebbenden toestemming moeten hebben gegeven voor beschikbaarstelling vóór het project een aanvang kan nemen of dat er een degelijk plan ligt hoe de auteursrechten geregeld worden, waarbij de zekerheid moet zijn dat 90% van het materiaal zonder auteursrechten kan worden verkregen. Auteursrechten moeten voor onbepaalde tijd worden geregeld. In principe zal worden gestreefd naar het aanbieden van collecties waar geen rechten op berusten, anders dan die van de beherende instelling zelf of waarvan de rechten kostenneutraal zijn te regelen. Voor de auteursrechten moet een dossier worden aangehouden, dat na afloop van het project wordt overgedragen aan het projectbureau. De kosten van claims die ontstaan na publicatie van het materiaal zijn voor de verantwoordelijkheid van de deelnemende instelling.

2.10 Opstellen en goedkeuren van het projectvoorstel Het projectvoorstel wordt opgesteld volgens de richtlijnen die worden gegeven in Hoofdstuk 3. Vervolgens wordt het voorstel besproken met het Projectbureau GvN en eventueel aangepast. Na goedkeuring van het projectvoorstel door het Projectbureau GvN wordt de schriftelijke overeenkomst getekend en kan het project worden gestart. In de schriftelijke overeenkomst zijn alle gemaakte afspraken tussen de instelling en het Projectbureau GvN opgenomen en verklaart de instelling zich te houden aan de richtlijnen zoals die door het Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

11

Projectbureau GvN zijn aangegeven (zie Bijlage 4). Ook worden hierin zaken geregeld met betrekking tot auteursrecht.


12

3. RICHTLIJNEN VOOR DE PROJECTVOORSTELLEN 3.1 Inleiding Het projectvoorstel bestaat uit drie onderdelen: • Een voorstel voor het project • Een planning • Een begroting Een modelprojectvoorstel bestaande uit deze drie onderdelen is opgenomen in Bijlage 3.

3.2 Onderdelen van het projectvoorstel In het projectvoorstel moeten minimaal de volgende onderdelen worden opgenomen: • De instelling en eventueel de ervaring met het digitaliseren bij de instelling Hier kan kort worden ingegaan op de taken van de instelling. Wanneer een instelling zelf het digitaliseren ter hand wil nemen worden de aanwezige mogelijkheden en expertise voor digitaliseringsactiviteiten in de eigen instelling beschreven. •

Een korte samenvatting van het doel van het digitaliseringsproject

•

Een beschrijving van het project In de projectbeschrijving komen onder meer de resultaten uit het voortraject naar voren. De beschrijving bestaat uit: Beschrijving van de collectie (samenstelling collectie, totstandkoming, belang van de collectie) Regelingen met betrekking tot restricties en auteursrechten Materiaalanalyse en mate van ontsluiting Berekening van de benodigde opslagruimte Eventuele samenwerkingsverbanden en gemaakte afspraken met eventuele partners Wanneer de instelling na afloop van het project het gedigitaliseerde materiaal wil ontvangen om dit bijvoorbeeld zelf te beheren en/of beschikbaar te stellen - moet dit duidelijk worden aangegeven in het projectvoorstel

•

De inrichting van de projectorganisatie Hier worden de namen, taken en verantwoordelijkheden van de projectleider en de overige projectleden genoemd.

•

Gemaakte afspraken over digitalisering (onder verwijzing naar de offerte)

•

Rapportage en overleg Hier worden de afspraken over rapportage en overleg genoemd, zoals die zijn gemaakt in het voortraject.

3.3 Planning De planning bevat: De officiële startdatum van het project De verwachte totale doorlooptijd van het project Daarnaast wordt in de planning een opsomming gegeven van alle te ondernemen activiteiten en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering. Daarbij worden deadlines genoemd. Bij iedere activiteit worden start- en einddata aangegeven. De planning heeft de vorm van een checklist; afgeronde onderdelen kunnen worden afgevinkt. De eerste keer wordt de planning opgenomen in het projectvoorstel. Daarna wordt de planning iedere keer meegestuurd met het Project Fact Sheet. Wijzigingen in de planning worden dan aangegeven. Het model voor de planning is opgenomen in Bijlage 3.


13

Deelnemende instellingen kunnen uiteraard andere onderdelen opnemen in het activiteitenplan en de planning dan hier wordt aangegeven. Minimaal zullen echter de onderdelen die hier worden genoemd moeten worden opgenomen.

3.4 Begroting en toelichting op de begroting 1. De Koninklijke Bibliotheek zal in het algemeen een project voor 70 procent financieren. Van de instelling wordt verwacht dat van de totale begroting 30 procent zelf wordt bijgedragen. 2. De bijdrage van het Geheugen zal worden overgemaakt volgens een in de overeenkomst vastgesteld schema van betalingen. 3. De kosten voor advisering door het Projectbureau GvN over het digitaliseren en de projectuitvoering (de inzet van de kwaliteitsmanager digitalisering en projectcoördinatoren van het projectbureau GvN) worden niet in de begroting opgenomen. 4. De kosten voor opslag (van zowel onlinebestanden als tiffs op locale drager (CD, DVD of harde schijf)), het vertalen van de teksten van de subsite en van de inzet van de programmeurs van het projectbureau GvN worden in de begroting opgenomen als onderdeel van de bijdrage van het Geheugen (70%). De kosten voor deze activiteiten worden in overleg met de instelling begroot en overschrijdingen op deze posten zijn voor risico van het Geheugen, met uitzondering van het vertalen van de teksten. De kosten voor de vertaling wordt tot maximaal 4000 woorden in de begroting opgenomen. Over langere teksten moeten vooraf afspraken worden gemaakt. Genoemde kosten worden direct door het Geheugen betaald en worden derhalve niet aan de deelnemende instelling uitbetaald. Op de begroting en in de overeenkomst wordt aangegeven welk bedrag aan de deelnemende instelling uitbetaald wordt. 5. Alleen de werkelijke bruto loonkosten van vaste en tijdelijke medewerkers zijn subsidiabel (dus inclusief vakantiegeld en werkgeverslasten, maar exclusief wachtgeld voorzieningen, overhead, en kosten voor normale werkplek inrichting etc.). Er wordt op redelijkheid getoetst bij het opvoeren van uurbedragen voor specifieke werkzaamheden. Hiervoor gelden maximale normbedragen die zijn afgeleid van de CAO-WVOI. Voor de verschillende werkzaamheden moeten bij de instelling gangbare schalen gebruikt worden. 6. Bij de berekening van loonkosten in een project wordt gerekend met effectieve uren. Een fte bevat 1600 effectieve uren per jaar. 7. Inhuur van externe expertise voor taken die normaal met personeel van binnen de instelling kan worden uitgevoerd, worden alleen subsidiabel geacht voor de hoogte van de normbedragen. 8. De kosten van de aanschaf van hardware worden in principe niet ondersteund tenzij kan worden aangetoond dat de aanschaf alleen nodig is voor het project en niet voor de normale bedrijfsvoering nodig is. Scanapparatuur kan alleen bij uitzondering worden begroot. Kosten voor opleiding en bijscholing kunnen niet worden begroot. 9. Alleen die activiteiten die betrekking hebben op het project kunnen worden begroot. Activiteiten die ten goede komen aan het project maar toch al door medewerkers (moeten) worden verricht, kunnen niet op de projectbegroting voorkomen. Zo wordt de beschrijving van collecties in principe beschouwd als een reguliere activiteit van de instelling en kan deze activiteit niet worden begroot. 10. De raming van de materiële en personele kosten moet zo exact mogelijk zijn, waarbij een post onvoorzien niet is toegestaan. 11. Indien BTW verschuldigd is voor de inhuur van personeel of aanschaf van materieel wordt het BTW-bedrag in de offerte apart opgenomen. BTW bedragen worden op de begroting vermeld. Als een instelling BTW-plichtig is, kan de BTW niet worden gesubsidieerd. Eventueel verschuldigde BTW over het subsidiebedrag komt ten laste van de instelling. De KB zal binnen de wettelijke en pragmatische grenzen meewerken om te voorkomen dat over het subsidiebedrag BTW moet worden afgedragen.


14

12. Overschrijding van de begrote bedragen is voor rekening van de deelnemende instelling, met uitzondering van de posten die onder 4 genoemd zijn. 13. Indien minder wordt uitgegeven dan begroot, dan wordt het meerdere in principe niet uitbetaald. 14. Voor de kosten die gemaakt worden door andere instanties dan de deelnemende instelling is een offerte vereist. Alle financiële afspraken worden schriftelijk en vooraf vastgelegd, voordat daardoor aanspraak op vergoeding door Het Geheugen ontstaat. 15. Herziening en bijstelling van de begroting is alleen mogelijk als dit bij het tekenen van de overeenkomst is afgesproken. 16. Een modelbegroting is afgedrukt in Bijlage 3 en is tevens als spreadsheet beschikbaar.


15

4. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 2. METAGEGEVENS 4.1 Algemeen De objecten die in het kader van het Geheugen worden gedigitaliseerd zullen goed doorzoekbaar moeten zijn. Hiervoor zijn metagegevens nodig die de verschillende aspecten van de objecten beschrijven en ze betekenis, context en ordening geven. In het Geheugen zal zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van de metagegevens en beschrijvingen die reeds bij de instellingen aanwezig zijn. De metagegevens van de instellingen zullen echter wel geconverteerd moeten worden naar een gemeenschappelijk format (datamodel) zodat de collecties ook integraal doorzoekbaar zullen zijn. Voor het Geheugen van Nederland is een datamodel en een Document Type Definition (DTD) ontworpen. De metagegevens zullen worden opgeslagen in XML-formaat. Het datamodel is te vinden in Bijlage 7. De metagegevens van iedere collectie die in het Geheugen wordt opgenomen moeten geconverteerd worden naar dit datamodel. Daarnaast kunnen per collectie aanvullende metagegevens nodig zijn. Dit zal moeten worden onderzocht bij aanvang van de uitvoering van dit werkpakket. In het datamodel zijn -naast beschrijvende/bibliografische metagegevens - ook enkele technische metagegevens opgenomen. Getracht zal worden de technische metagegevens zoveel mogelijk tijdens het digitaliseren van de objecten automatisch toe te voegen.1 In het Geheugen-datamodel zijn ook structurele metagegevens opgenomen. Per collectie zal worden bekeken of structurele metagegevens nodig zijn en hoe deze het beste kunnen worden aangebracht. Dit zal mede worden gedaan aan de hand van de gemaakte materiaalanalyse waarin de interne structuur van de objecten is beschreven. Er zijn twee mogelijkheden: • De structuur wordt aangebracht door middel van bestandsnamen. Dit is het geval als de onderdelen van een object niet afzonderlijk worden beschreven. Voor de naamgeving van bestanden wordt in dit geval gebruik gemaakt van de richtlijnen voor het opstellen van bestandsnamen zoals beschreven in Bijlage 12. • De structuur wordt aangebracht door middel van elementen in de xml. Dit is het geval als de onderdelen van een object afzonderlijk worden beschreven. Bibliografische metagegevens die voorhanden zijn in de databases van de instellingen en die niet passen in het datamodel van het Geheugen, zullen in een rest-veld worden opgenomen zodat ze wel te zien zullen zijn bij de weergave van een object. Er kan dan niet op worden gezocht. Er wordt vanuit gegaan dat de te digitaliseren collecties reeds beschreven en ontsloten zijn waarbij metagegevens beschikbaar zijn in digitale vorm. Het is niet de bedoeling dat tijdens het project metagegevens worden aangelegd. In uitzonderlijke gevallen kan dit toch het geval zijn. In die gevallen zal worden bekeken op welke manier dit het beste kan plaatsvinden. Eventueel kan een invoermodule worden ontwikkeld die XML genereert volgens de structuur van de Geheugen-DTD zodat geen conversie meer hoeft plaats te vinden. 1

Er worden meestal drie brede categorieën metadata onderscheiden: bibliografische, structurele en administratieve metadata. Bibliografische metadata: worden gebruikt voor het beschrijven en identificeren van bronnen. Deze beschrijvingen worden toegekend voor bijvoorbeeld zoeken en vinden. Een voorbeeld hiervan is het zoeken in beeldbanken naar afbeeldingen. Bibliografische metadata kunnen veel elementen bevatten. Er worden fysieke elementen beschreven zoals het medium, de afmetingen en de conditie. Bibliografische attributen zijn onder andere: titel, auteur/kunstenaar, taal en trefwoord. Structurele metadata: worden gebruikt bij het navigeren en het presenteren van de structuur van de elektronische bron. Het geeft informatie over de interne structuur zoals: paginering, bladzijden, paragrafen, indexen en inhoudsopgave. Daarnaast beschrijft het de relatie tussen de materialen zoals een hoofdstuk uit een boek of een plaatje uit een bepaald document. Structurele metadata verbinden de verschillende elementen en de relaties tussen documenten. Administratieve (of technische) metadata: regelen korte- en lange termijn organisatie en beheer van digitale collecties. Zij bevatten technische gegevens over de vervaardiging en de kwaliteitscontrole. Daarnaast bevatten ze gegevens over licenties, toegang en gebruikscriteria. Ook geven ze informatie die nodig is voor het behoud en authenticiteit van de digitale gegevens. Elementen zijn: gegevens over scanners, resolutie, bitdiepte, kleur, lichtbron, eigenaar, copyright, datum, licenties enz. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

16

Aangezien bij iedere instelling die deelneemt aan het Geheugen andere metagegevens worden aangelegd en ook verschillende methodes en databases zullen zijn gebruikt, kunnen geen algemene richtlijnen worden opgesteld. Er zal per collectie bekeken moeten worden hoe de conversie van de metagegevens naar de Geheugen-DTD het beste plaats kan vinden. Hiervoor zal overleg plaatsvinden met een medewerker van het Projectbureau GvN. Daarnaast zal per collectie worden bekeken hoe en welke technische en/of structurele metagegevens zullen worden toegevoegd. Voor de uitvoering van werkpakket 2 zijn de volgende stappen nodig: • Onderzoek naar benodigde ontbrekende en/of extra metagegevens (al in voortraject) • Eventueel onderzoek naar benodigde structurele metadata (al in voortraject) • Onderzoek naar de beste manier van converteren van het bestaande datamodel bij de instelling naar de Geheugen-DTD in overleg met een medewerker van het Projectbureau GvN (al in voortraject) • Opstellen van specificaties voor de conversie van de bestaande metagegevens naar de Geheugen-DTD • Eventueel ontwikkelen van een invoermodule. Deze invoerapplicatie kan worden gemaakt door een medewerker van het Projectbureau GvN in overleg met de instelling. De invoerapplicatie zal XML genereren gestructureerd volgens de Geheugen-DTD zodat geen conversie meer hoeft plaats te vinden. • Eventueel controleren, corrigeren en aanvullen van bestaande metagegevens • Het maken van een selectie en een dump uit de bestaande database bij de instelling • Aanlevering van het bestand met metagegevens aan het Projectbureau GvN • Toevoegen van de technische en/of structurele metagegevens • Uitvoeren en controleren van de conversie door een programmeur van het Projectbureau GvN • Testen en accorderen van de conversie door de instelling • Controleren van de koppeling van de metagegevens met de digitale bestanden • Opnemen van de metagegevens in de Geheugen-database • Indexeren van de metagegevens Er kunnen geen inhoudelijke wijzigingen in de records worden doorgevoerd na het accorderen van de conversie door de instelling. Bij hoge uitzondering (bijvoorbeeld bij constatering van zeer ernstige fouten) kan in overleg met het Projectbureau GvN een nieuwe dump worden aangeleverd en een nieuwe conversie worden uitgevoerd. Het Projectbureau GvN zal zelf geen wijzigingen doorvoeren in geleverde dumps. Zoals gezegd zal het onderzoek dat bij aanvang van de uitvoering van dit werkpakket wordt uitgevoerd, moeten uitwijzen of extra of andere stappen nodig zijn. Deze extra stappen zullen in de planning moeten worden opgenomen.

4.2 Specificaties voor dumps Indien een dump uit een bestaande database van een instelling wordt gebruikt, dient aanlevering bij voorkeur op de volgende manier te geschieden: • • •

tagged format: de veldnamen vooraan de regel met daarachter de inhoud recordscheiding: $ (dollarteken) of een ander teken maar liever geen witregel herhaalde velden op een nieuwe regel, voorafgegaan door ; (puntkomma) of : (dubbele punt). Een spatie voor de puntkomma of dubbele punt is geen probleem.

Andere formaten zijn mogelijk in overleg met de programmeurs van het Projectbureau GvN. Dumpbestanden met een grootte tot 10 MB kunnen worden gemaild naar het algemene mailadres van het Geheugen van Nederland: [email protected]. Grotere bestanden kunnen op CDRom worden aangeleverd.


17

4.3 Technische metadata Onder technische metadata worden verstaan: metadata die enerzijds als doel hebben de lange termijn bewaring van het bestand veilig te stellen en anderzijds documentatie over de kwaliteit van de afbeelding bevatten. Voor deze metadata is de volgende draft NISO standaard beschikbaar: NISO Z39.87-2002: http://www.niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf).2 Een belangrijk deel van de technische metadata kan batchmatig uit de header van de TIFF-bestanden worden onttrokken. Dit gebeurt met de JHOVE tool (http://hul.harvard.edu/jhove/). Een ander deel (met name de documentatie van het scanproces) zal moeten worden aangeleverd door de dienstverlener. Wanneer het de bedoeling is dat de masterbestanden worden opgenomen in het TIFF-archief / edepot van de KB moeten technische metadata worden toegekend aan elk individueel TIFFmasterbestand. Het ontrekken van de informatie uit de TIFF-fileheader zal worden uitgevoerd door de KB. De dienstverlener wordt gevraagd een beperkte set van tags aan te leveren. Er kan worden uitgegaan van een batchmatige toekenning van technische metagegevens. Wanneer de bestanden niet zullen worden opgenomen in het TIFF-archief dan ligt de keuze om wel of niet technische metadata te creëren bij de instelling. Om enige documentatie over de manier van scannen voor de toekomst te bewaren wordt het gebruik van de technische metadata wel sterk aangeraden. In het schema in bijlage 9, paragraaf 3, wordt aangegeven welke NISO Z39 87 tags door de dienstverlener dienen te worden aangeleverd.

2

Inmiddels (maart 2006) is er bijna een nieuwe versie beschikbaar (zie ballot versie: http://www.niso.org/standards/resources/Z39-87-200x-forballot.pdf?CFID=4088044&CFTOKEN=41507080). Zodra deze definitief is gepubliceerd zullen deze richtlijnen worden aangepast. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

18

5. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 3. DIGITALISEREN 5.1 Verstrekking van de opdracht Na goedkeuring van het projectvoorstel door het Projectbureau GvN wordt de opdracht verstrekt aan het bedrijf dat gaat digitaliseren. Alle afspraken worden door de instelling en scanbedrijf in de offerte/opdracht vastgelegd. Aanvullende afspraken moeten goed gecommuniceerd worden tussen scanbedrijf, deelnemende instelling en projectbureau.

5.2 Voorbewerking van het materiaal Het materiaal zal op een dusdanige wijze moeten worden aangeboden dat het productieproces zo soepel mogelijk kan verlopen. Afhankelijk van het soort materiaal zullen verschillende werkzaamheden moeten worden uitgevoerd voor de voorbewerking. Mogelijke werkzaamheden zijn ontbinden, ontnieten of het uit verpakkingen halen van objecten. Daarnaast kunnen ontbrekende objecten of pagina's worden vervangen of kan worden aangegeven waar die zich bevinden. Het maken van documentatie en instructies over bijvoorbeeld de wijze en de inhoud van de verpakking voor het bedrijf dat de digitalisering uit gaat voeren, behoort ook tot de voorbewerking van het materiaal. Belangrijk is ook dat duidelijk wordt aangegeven wanneer bepaalde pagina's niet gedigitaliseerd hoeven te worden. Daarnaast wordt het materiaal gesorteerd aangeboden. Dit wil zeggen dat wanneer er verschillende soorten objecten moeten worden gedigitaliseerd, de objecten per soort worden aangeleverd (bijvoorbeeld foto's en affiches). Voor de verzending van de objecten zal het materiaal ook veilig moeten worden verpakt.

5.3 Verzending van het materiaal Met het bedrijf dat gaat digitaliseren worden afspraken gemaakt over de wijze waarop het materiaal wordt verzonden. Er worden afspraken gemaakt over: • aanlevering in één keer of in etappes • tijdstip(pen) van aanlevering • wijze van aanlevering (per koerier, per post) Daarnaast worden met het bedrijf afspraken gemaakt over de teruglevering van het materiaal wanneer het digitaliseren is afgerond. Het is verstandig te wachten met de teruglevering van het materiaal tot de controle van de digitale bestanden is uitgevoerd, omdat sommige objecten na de controle misschien opnieuw moeten worden gedigitaliseerd. Er kan een verzekering worden afgesloten voor het vervoer van het materiaal.

5.4 Opslag en behandeling van het materiaal Met het bedrijf dat gaat digitaliseren worden afspraken gemaakt over de wijze waarop het materiaal wordt opgeslagen tijdens het traject van digitaliseren en over de manier waarop met het materiaal moet worden omgegaan.

5.5 Uitvoeren van het digitaliseren De digitalisering dient plaats te vinden volgens de algemene richtlijnen voor digitaliseren in Bijlage 9. Daarnaast worden de scaninstellingen die in het voortraject zijn vastgesteld voor de betreffende collectie aangehouden. Tussentijds wordt een controle uitgevoerd van het gedigitaliseerde materiaal volgens de richtlijnen voor kwaliteitscontrole in Bijlage 11. Wanneer is afgesproken dat het bedrijf ook (technische) metagegevens toevoegt moet dit eveneens tussentijds gecontroleerd worden.


19

5.6 Controleren van de opgeleverde objecten Er vinden één tot drie controles plaats van de gedigitaliseerde objecten: afhankelijk van de omvang van het project maximaal twee tussentijdse controles en een controle aan het eind van het digitaliseringstraject. Deze controles vinden plaats volgens de richtlijnen voor kwaliteitscontrole uit Bijlage 11. Gemiddeld moet een steekproef worden gecontroleerd van tien procent van de bestanden. Dit percentage kan eventueel worden aangepast afhankelijk van het totale aantal objecten.

5.7 Eventueel opnieuw laten uitvoeren van digitalisering Gedigitaliseerde bestanden die niet voldoen aan de kwaliteitsnormen zullen opnieuw moeten worden gedigitaliseerd. Ook fouten in de toegevoegde technische metagegevens moeten worden gecorrigeerd. Uiteraard moeten ook de opnieuw gedigitaliseerde bestanden en de correcties aan metagegevens worden gecontroleerd.

5.8 Oplevering gedigitaliseerde objecten Aangezien het per collectie kan gaan om grote hoeveelheden materiaalmateriaal is het noodzakelijk duidelijke afspraken te maken over de wijze van aanlevering van de bestanden. De te maken afspraken worden in de offerte aanvraag opgenomen.

5.9 Laden van de digitale objecten bij de landelijke voorziening Na de oplevering van de gecontroleerde en gecorrigeerde digitale bestanden zullen deze worden geladen in het opslagsysteem van de Koninklijke Bibliotheek. Na een controle om te kijken of de objecten kunnen worden gekoppeld aan de metagegevens kunnen de bestanden beschikbaar worden gesteld op de website.

5.10 Opslag van de digitale objecten bij de instellingen Na de oplevering van de bestanden bij de instelling kan ook daar worden gezorgd voor opslag, beheer en beschikbaarstelling van het materiaal. Dit valt echter buiten het project voor het Geheugen van Nederland.

5.11 Het produceren van full-text bestanden Wanneer een collectie tekstbestanden bevat waarin gezocht moet kunnen worden, zal eerst de vraag moeten worden beantwoord hoe de tekst gebruikt gaat worden: 1. De tekst wordt alleen gebruikt voor het zoeken en wordt niet aan de gebruiker getoond. 2. De tekst wordt zowel gebruikt voor het zoeken als voor het tonen aan de gebruiker. Mede afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt, kan óf de tekst van het origineel gescand worden waarna ocr wordt toegepast óf er kan gekozen worden voor het (laten) overtypen van de tekst. Zeker voor oudere teksten zal overtypen een lagere foutmarge opleveren dan toepassing van ocr. Wanneer de tekst ook zal worden getoond aan gebruikers kan een minimale opmaak in de vorm van regelovergangen aan de tekst worden toegevoegd. De instelling kan hierover contact opnemen met het projectbureau GvN. Voor de toegestane foutmarge van full-text bestanden zijn nog geen kwaliteitseisen vastgesteld. Indien van toepassing zullen deze eisen in overleg tussen instelling en het Projectbureau GvN worden vastgesteld. De procedures voor digitaliseren en presenteren van tekstmateriaal zijn nog in ontwikkeling. Tussen projectbureau en deelnemende instelling zullen in voorkomende gevallen aanvullende afspraken moeten worden vastgelegd


20

6. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 4. ONTWIKKELING VAN DE SUBSITE 6.1 Opstellen van specificaties voor het zoeken en bladeren De collectie kan op twee manieren worden doorzocht op de Geheugen-website: via de algemene zoekpagina en via de eigen zoekpagina op de subsite van de collectie. Beide zoekpagina's worden zo eenvoudig en eenduidig mogelijk gehouden. Op de eigen zoekpagina van de collectie kan één extra zoekveld worden aangeboden waarmee in een specifiek veld wordt gezocht. Daarnaast worden maximaal drie indexen gemaakt waarmee in de collectie gebladerd kan worden. De indexen zijn te benaderen via het menu van de subsite. Voor het zoeken en bladeren in de collectie moeten specificaties worden doorgegeven. Deze specificaties worden opgesteld in overleg met het Projectbureau GvN.

6.2 Het aanleveren van content voor de subsite Teksten Op de subsite van de collectie wordt een aantal teksten over de collectie geplaatst. De volgende teksten worden verplicht aangeleverd: • Inleiding • Over de collectie (een beschrijving van de collectie) • Auteursrecht en andere beperkingen indien deze afwijken van de standaardtekst van de Geheugen–website • Colofon Naast de verplicht aan te leveren teksten kan - afhankelijk van de aard van de collectie - een beperkt aantal aanvullende teksten worden geplaatst. De teksten voor de subsite worden geschreven volgens de richtlijnen voor teksten voor de website in Bijlage 8. De teksten worden na aanlevering geredigeerd door een tekstschrijver en vertaald in het Engels. Afbeeldingen Op de subsites wordt op een aantal pagina’s links bovenin één afbeelding geplaatst als illustratie bij de tekst. Het gaat om de volgende pagina’s: • Inleiding • Over de collectie • Pagina’s over de context van de collectie Het is mogelijk een zogenaamde ‘ALT-tekst’ op te geven voor een afbeelding. Dit is een korte tekst die verschijnt als de gebruiker de muis op de afbeelding laat rusten. Structuur De subsite heeft een menu dat het mogelijk maakt om maximaal acht pagina’s direct te benaderen. Van deze acht ‘menu’-plaatsen zijn er vijf al vergeven, te weten: • • • • •

Inleiding / homepage van de subsite Over de collectie Zoeken (wordt automatisch aangemaakt) Bladeren Colofon


21

Er zijn dus drie menu-items vrij. Indien meer pagina’s geplaatst worden op de subsite zullen deze via links op andere pagina’s toegankelijk gemaakt moeten worden. De instelling geeft bij de teksten aan onder welke menu-item ze vallen en maakt een overzicht van de subsitestructuur. Eventuele afwijkingen op de structuur kunnen alleen in overleg met de webmaster van de projectgroep. De pagina over auteursrecht staat niet in de structuur. Deze wordt bereikt via een aparte knop ‘auteursrecht’. Korte collectienaam en samenvatting Naast de gewone - vaak vrij lange - naam, heeft de collectie een korte naam nodig. Deze korte naam wordt onder meer gebruikt als alias voor de subsite. Het heeft de voorkeur dat deze korte naam één woord is. Bijvoorbeeld: ‘Arbeidersbeweging’ voor ‘De Nederlandse arbeidersbeweging tot 1918. De alias voor deze subsite wordt dan: http://www.geheugenvannederland.nl/arbeidersbeweging/. Voor het collectieoverzicht is een samenvatting/wervende tekst nodig van niet meer dan vijftien woorden.

6.3 Het aanleveren van content voor de topstukken-pagina De topstukken-pagina maakt het mogelijk om tien objecten uit de collectie snel te bekijken. De topstukken-pagina wordt bereikt via een link op de homepage van de subsite en opent in een popupwindow. Er zijn twee versies van de topstukken-pagina: een ‘liggende versie’ en een ‘staande versie’. Welke gebruikt wordt, hangt af van het formaat van de afbeeldingen: vooral een liggend of een staand formaat. (Staand: hoogte is groter dan breedte. Liggend: breedte is groter dan hoogte.) Voor de topstukken-pagina levert de instelling tien afbeeldingen aan met allen een overwegend liggend dan wel allen een overwegend staand formaat. Voor de beschrijving van de afbeeldingen wordt gebruik gemaakt van de geleverde metagegevens. De instelling kan echter ook aangepaste metagegevens leveren. De bijschriften worden na aanlevering vertaald in het Engels.

6.4 Ontwikkelen en implementeren van de subsite en de topstukken-pagina Aan de hand van de specificaties voor het zoeken en bladeren wordt de zoekpagina ontwikkeld. Op basis van de teksten, de afbeeldingen en structuuroverzicht worden de pagina’s gemaakt, gekoppeld aan menu-items en zonodig via links aan elkaar gekoppeld. Om technische redenen gebeurt dit direct in de website. De topstukken-pagina wordt conform specificaties gemaakt, maar wordt niet direct in de website ontwikkeld.

6.5 Testen van de subsite en de topstukken-pagina Omdat de subsite direct op de website wordt ontwikkeld kan de instelling de subsite ook direct testen. Bij het testen wordt gekeken of het zoeken en bladeren werken volgens de specificaties en of de teksten juist zijn geplaatst. Het testen van de subsite wordt uitgevoerd binnen de instelling en binnen het Projectbureau GvN. Na de eerste testronde worden de testresultaten verzameld, beoordeeld en besproken met een medewerker van het Projectbureau GvN. Omdat de subsite ‘live’ gebouwd wordt, is het van groot belang dat vooral ernstige fouten zo snel mogelijk gevonden en verholpen worden. De instelling en het Projectbureau GvN werken hierin nauw samen.


22

De topstukken-pagina wordt niet ‘live’ ontwikkeld waardoor de noodzaak van direct testen minder groot is. Als de topstukken-pagina klaar is, stuurt het projectbureau GvN het internetadres van de topstukken-pagina naar de instelling, die vervolgens de pagina test. De resultaten van de test worden besproken met een medewerker van het Projectbureau GvN.

6.6 Acceptatie van de subsite en de topstukken-pagina Wanneer de subsite en de topstukken-pagina aan alle criteria voldoen, volgt acceptatie door het Projectbureau GvN en de instelling.


23

7. RICHTLIJNEN VOOR DE UITVOERING VAN WERKPAKKET 5. FINANCIËLE VERANTWOORDING, EINDVERSLAG EN EVALUATIE De laatste fase van een digitaliseringsproject in Het Geheugen van Nederland is de inhoudelijke en financiële verantwoording (werkpakket 5). De financiële verantwoording dient om te bepalen in hoeverre de begroting overeenkomt met de uitputting van het budget en welk restbedrag van de subsidie nog aan de deelnemende instelling betaald moet worden. Verantwoording en verrekening gebeuren conform wat overeengekomen is in de overeenkomst tussen Het Geheugen en de deelnemende instelling. De financiële verantwoording wordt tevens gebruikt om beter inzicht in de kosten van digitaliseringsprojecten te krijgen. De gegevens worden vertrouwelijk behandeld en waar ze gebruikt worden voor een ander doel dan verantwoording binnen de KB of naar de subsidiegevers van Het Geheugen, worden ze geanonimiseerd of geaggregeerd3. Doel van het inhoudelijk eindverslag is om het Projectbureau GvN en de instelling informatie te verschaffen over het verloop van projecten: wat zijn de knelpunten geweest en op welke onderdelen zijn projecten succesvol verlopen. De gegevens worden gebruikt om kennis over het digitaliseringsproject vast te leggen, te verspreiden en zodoende bij te dragen aan de verbetering van het proces. Uiteraard ook in geanonimiseerde vorm. De volgende documenten maken onderdeel uit van de eindrapportage: 1. De financiële verantwoording volgens bijgeleverd model in bijlage 14. 2. Kopieën van offertes en facturen van aan derden betaalde kosten en door derden geleverde diensten en eventuele contracten van speciaal voor het project aangenomen medewerkers. 3. De accountantsverklaring. 4. Een verzoek aan Het Geheugen om uitbetaling van het restant van het subsidiebedrag. 5. Een kopie van het dossier auteursrechten en eventuele informatie over beperkingen op de beschikbaarstelling. 6. Het inhoudelijk eindverslag volgens bijgeleverd model in bijlage 14. 7. Het evaluatieverslag volgens bijgeleverd model in bijlage 14. Met de ontvangst en goedkeuring door het Projectbureau GvN van de hierboven genoemde documenten en de betaling van het restbedrag wordt het project afgesloten. Uiterlijk twee maanden na acceptatie en oplevering van de subsite moeten de bedoelde documenten bij het Projectbureau binnen zijn. In de stukken is op verschillende plekken sprake van een onderwijstoepassing. Deze onderdelen hoeven slechts te worden ingevuld als een onderwijstoepassing is gemaakt in het kader van het project. De hierboven genoemde stukken worden bij Het Geheugen ingeleverd. Na goedkeuring van de stukken en vaststelling door Het Geheugen van het restantbedrag dat aan de instelling wordt uitgekeerd, vindt betaling plaats. Contactpersoon voor de inhoudelijke en financiële verantwoording is de betreffende projectcoördinator van Het Geheugen.

3

De gegevens worden gebruikt voor benchmarking in het LUND-initiative, een activiteit onder auspiciën van de Europese Gemeenschap (informatie: http://www.cultuurtechnologie.net (in ontwikkeling). Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

24

BIJLAGE 1. WERKPAKKETTEN Werkpakket 1. Voortraject Onderdelen 1.1 Inrichten projectgroep 1.2 Afspraken maken over rapportage en overleg/In gebruikname Project Fact Sheet (PFS) 1.3 Selectie en verantwoording van het materiaal 1.4 Materiaalanalyse 1.5 Invullen van de spreadsheet om de benodigde opslagruimte te bepalen 1.6 Indien nodig verdere selectie doorvoeren 1.7 Opstellen van de offerteaanvraag voor het scannen volgens de specificaties voor digitaliseren 1.8 Keuze voor het bedrijf voor digitalisering 1.9 Afspraken maken over startdatum, doorlooptijd en oplevering 1.10 Afspraken over opslag en behandeling van het materiaal 1.11 Afspraken over aanlevering van de digitale bestanden 1.12 Bepalen van (aanpak voor) restricties en auteursrecht 1.13 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning 1.14 Goedkeuring door het Projectbureau GvN van projectvoorstel, begroting en planning 1.15 Afsluiten schriftelijke overeenkomst Op te leveren elementen • Project Fact Sheet • Uitgewerkte materiaalanalyse • Berekening van de benodigde hoeveelheid opslagruimte • Offertes voor het digitaliseren • Projectvoorstel, begroting en planning • Schriftelijke overeenkomst

Werkpakket 2. Metagegevens Onderdelen • Onderzoek naar benodigde ontbrekende en/of extra metagegevens • Eventueel onderzoek naar benodigde structurele metagegevens • Onderzoek naar de beste manier van converteren van het bestaande datamodel naar de Geheugen-DTD in overleg met een medewerker van het Projectbureau GvN • Opstellen van specificaties voor de conversie van de bestaande metagegevens naar de Geheugen-DTD • Eventueel ontwikkelen van een invoermodule. Deze invoerapplicatie kan worden gemaakt door een medewerker van het Projectbureau GvN in overleg met de instelling. De invoerapplicatie zal XML genereren gestructureerd volgens de Geheugen-DTD zodat geen conversie meer hoeft plaats te vinden. • Eventueel controleren, corrigeren en aanvullen van bestaande metagegevens • Het maken van een selectie en een dump uit de bestaande database bij de instelling • Aanlevering van het bestand met metagegevens aan het Projectbureau GvN • Uitvoeren en controleren van de conversie • Testen en accorderen van de conversie door de instelling • Opnemen van de metagegevens in de Geheugen-database • Indexeren van de metagegevens Op te leveren elementen • Specificatie van eventueel benodigde extra metagegevens • Specificaties voor de conversie • Eventueel een invoerapplicatie • Bestand van geïndexeerde metagegevens


25

Werkpakket 3. Digitalisering Onderdelen 3.1 Verstrekken opdracht 3.2 Voorbewerking van het materiaal (ontnieten, verpakken, markeren van pagina's die niet gedigitaliseerd worden etc.) 3.3 Verzending van het materiaal naar het bedrijf dat gaat digitaliseren 3.4 Uitvoeren van het digitaliseren volgens de richtlijnen voor digitaliseren 3.5 Toevoegen van (technische) metagegevens 3.6 Controleren van de opgeleverde objecten volgens richtlijnen voor kwaliteitscontrole 3.7 Eventueel opnieuw laten uitvoeren van digitalisering 3.8 Eventueel opnieuw controleren van opgeleverde objecten 3.9 Opleveren objecten 3.10 Laden van de digitale objecten en de metagegevens bij de landelijke voorziening 3.11 Opslag van de digitale objecten en de metagegevens bij de instellingen Op te leveren elementen • Bestand van gedigitaliseerde objecten gekoppeld aan de metagegevens • Eventueel een bestand van teksten gekoppeld aan de metagegevens

Werkpakket 4. Ontwikkeling subsite Onderdelen 4.1 Opstellen van specificaties voor het zoeken en bladeren in de collectie 4.2 Het aanleveren van content voor de subsite volgens de richtlijnen in Hoofdstuk 6 en Bijlage 8 4.3 Het aanleveren van content voor de topstukken-pagina volgens de richtlijnen in Hoofdstuk 6 en Bijlage 8 4.4 Laten vertalen van de teksten in het Engels 4.5 Ontwikkelen en implementeren van de subsite en de topstukken-pagina 4.6 Testen van de subsite en de topstukken-pagina door het Projectbureau GvN en de instelling 4.7 Acceptatie van de subsite en de topstukken-pagina door het Projectbureau GvN en de instelling 4.8 In productie zetten van de topstukken-pagina Op te leveren elementen • Specificaties voor het zoeken en bladeren in de collectie • Teksten voor de subsite (Nederlandse en Engelse) • Structuur voor de subsite • Afbeeldingen en logo's voor de subsite • Afbeeldingen voor de topstukkenpagina's

Werkpakket 5. Evaluatie en eindrapport Onderdelen 5.1 Financiële verantwoording 5.2 Inhoudelijk eindverslag 5.3 Evaluatie Op te leveren elementen • Financiële verantwoording • Inhoudelijk eindverslag • Evaluatie


26

BIJLAGE 2. BEREKENING OPSLAGRUIMTE Om te kunnen berekenen hoeveel geheugenruimte een collectie inneemt op het online systeem wordt uitgegaan van de als JPEG en MrSID opgeslagen beeldschermafbeeldingen en de thumbnails. Het is niet precies uit te rekenen hoe groot deze bestanden worden. Dat ligt aan het feit dat bij de ene afbeelding de compressie succesvoller is dan bij de andere. Het gaat hier wel om kleine marges. In de spreadsheet, die gebruikt wordt om de totale hoeveel benodigde geheugenruimte te berekenen voor een collectie, is een aantal aannames gedaan voor de gemiddelde JPEG bestandsgroottes bij verschillende pixelbreedtes. Dit is ook gedaan voor het MrSid formaat (afbeeldingen om op te kunnen inzoomen). In de onderstaande tabel wordt een voorbeeld van de genoemde spreadsheet gegeven (in dit geval van de RGB werkblad). Collectie

Hoog in Breed cm in cm

Posters A3 Posters A2 Ekta's categorie 3

20 25 13

Aantal scans

15 35 18

Resolutie

2000 500 1000

TIFF per scan (MB)

400 300 500

21,29 34,92 25,94

3500

TIFF Totaal (MB)

TIFF Totaal (Gb)

42.527 17.461 25.942

41,57 17,05 25,33

85.971

83,96

JPEG 750 JPEG 1000 JPEG 1200 JPEG 1500 JPEG JPEG Mr SID Totaal pixels pixels pixels pixels thumbnail 150 thumbnail 50 inzoom- beeldscherm, breed breed breed breed pixels breed pixels hoog afbeeldingen MrSid en kwaliteit 6 kwaliteit 6 kwaliteit 6 kwaliteit 6 kwaliteit 5 kwaliteit 5 (GB) thumbs (GB) (GB) (GB) (GB) (GB) (GB) (GB) 0.50 0.70 1.00 1.20 0.05 0.01 2.00 5.46 0.13 0.18 0.25 0.30 0.04 0.00 0.85 1.75 0.25 0.35 0.50 0.60 0.06 0.01 1.27 3.04 0.16 0.02 4.12 10.24 0.88 1.23 1.75 2.10 Per scanmodus - bitonaal, grijswaarden en RGB (elk op een eigen werkblad) - kan de benodigde opslag worden uitgerekend. In het laatste werkblad worden de totalen en het aantal benodigde cd's (inclusief de master TIFF bestanden – zie onderstaande) berekend. Deze spreadsheet staat op de diskette die bij de richtlijnen wordt meegeleverd. De berekening voor de benodigde opslag van audio-visueel materiaal gebeurt op een andere manier. Hierbij wordt de bitrate (letterlijk: de datastroom), uitgedrukt in aantal bits (dus geen bytes!) per seconde, afgezet tegen de tijdsduur van het video of audio fragment. In de onderstaande tabel wordt dit weergegeven voor: Bitrate/Tijd

34 kbs

50 kbs

100 kbs

300 kbs

500 kbs

1 minuut

0.25 MB

0.37 MB

0.73 MB

2.2 MB

3.66 MB

30 minuten

7.54 MB

10.99 MB

21.97 MB

65.92 MB

109.86MB

1 uur

14.94 MB

22.97 MB

43.95 MB

131.84 MB

219.73 MB

1.46 GB

2.15 GB

4.29 GB

12.87 GB

21.46 GB

100 uur

Hierbij moet worden aangetekend dat het hier gaat om ongecomprimeerde bestanden en dat de Real en Windows Media bestanden kleiner zullen zijn omdat hierbij ook nog extra compressie plaatsvindt door de encoders van de beide pakketten. Dit is met de huidige stand van de encoders (sept 2003)


27

voor Real gemiddeld 35% en Windows Media gemiddeld 21%. De MPEG bestanden (audio .mp3 en video .mpg) zijn juiste weer iets groter – gemiddeld 3%. Ook de berekening van de opslag van audio-visuele bestanden kan middels de bovengenoemde spreadsheet worden berekend. De opslagruimte die nodig is voor de archiefafbeeldingen - opgeslagen in het TIFF formaat en niet online aangeboden - wordt berekend op grond van de eisen die aan de digitalisering van het origineel worden gesteld. In Bijlage 9 worden deze eisen beschreven. De volgende vijf zaken bepalen de grootte van een digitale afbeelding: - afmetingen van het origineel (cm, mm of inches) - afbeeldingsmodus (bitonaal, grijswaarden, RGB) - resolutie (van de scanning, in dpi) - bitdiepte (in onderstaande tabel wordt uitgegaan van RGB 24 bits, grijswaarden 8 bits) - het eventuele gebruik van een compressie formaat (JPEG, MrSid) In de onderstaande matrix worden deze zaken tegen elkaar afgezet. Afbeeldingsmodus/ Formaat origineel A5 14.8 x 21cm A4 21x29.7 cm A3 42x29.7 cm A2 42x59.4 cm A1 59.4x84 cm A0 84x118.8 cm 2xA0 118.8x168 cm 3xA0 168x237.6 cm

Bitonaal 300 dpi

Bitonaal 400 dpi

Bitonaal 500 dpi

Bitonaal 600 dpi

Grijswaarden 150 dpi

GrijsGrijswaarden waarden 200 dpi 300 dpi




520 KB

920 KB

1.5 MB

2.1 MB

1 MB

1.8 MB

4.1 MB

7.6 MB

11.5 MB

16.6 MB

1 MB

1,8 MB

2.9 MB

4.2 MB

2.1 MB

3.7 MB

8.3 MB

14.8 MB

23.1 MB

33.2 MB

2.1 MB

3.7 MB

5.8 MB

8.3 MB

4.1 MB

7.4 MB

16.6 MB

29.5 MB

46.1 MB

66.4 MB

4.2 MB

7.4 MB

11.5 MB 16.6 MB

8.3 MB

14.8 MB

33.2 MB

59 MB

92.2 MB

132.8 MB

8.3 MB

14.8 MB

23.1 MB 33.2 MB

16.6 MB

29.5 MB

66.4 MB

118 MB

184.4 MB

265.5 MB

16.6 MB 29.5 MB

46.1 MB 66.4 MB

33.2 MB

59 MB

132.8 MB

236 MB

368.8 MB

531 MB*

33.2 MB 59 MB

92.2 MB 133.8 MB 66.4 MB

118 MB

265.5 MB

472 MB

737.6 MB*

1 GB*

66.4 MB 118 MB

184.3 MB 265.4 MB 132.7 MB

235.9 MB 530.8 MB* 943 MB*

1.5 GB*

2.1 GB*

Afbeeldingsmodus/ Kleur Formaat origineel 150 dpi A5 14.8 x 21cm A4 21x29.7 cm A3 42x29.7 cm A2 42x59.4 cm A1 59.4x84 cm A0 84x118.8 cm 2xA0 118.8x168 cm 3xA0 168x237.6 cm

Kleur 200 dpi

Kleur 300 dpi

Kleur 400 dpi

Kleur 500 dpi

Kleur 600 dpi

3.1 MB

5.8 MB

12.4 MB

23 MB

34.5 MB

49.6 MB

6.2 MB

11.6 MB

24.9 MB

44.3 MB

69.2 MB

99.6 MB

12.4 MB

22.2 MB

49.8 MB

88.5 MB

138.3 MB

199.1 MB

24.9 MB

44.3 MB

99.6 MB

177 MB

276.6 MB

398.3 MB

49.8 MB

88.5 MB

199.1 MB

354 MB

553.2 MB*

769.6 MB*

99.6 MB

177 MB

398.3 MB*

708.3 MB* 1.1 GB*

1.6 GB*

199.1 GB

354 GB*

796.6 GB*

1.4 MB*

2.2 GB*

3.1 GB*

1.6 GB*

2.8 GB*

4.4 GB*

6.4 GB*

398.1. GB* 707.8 GB*

* Gezien de grenzen van de huidige (ccd) scansystemen is een dergelijke resolutie eigenlijk niet meer realistisch. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

28

Met deze matrix kan een grove schatting worden gedaan van de benodigde opslagruimte. Is het bijvoorbeeld nodig een postercollectie met 2000 posters van A3 en 1000 van A2 formaat in kleur op 300 dpi te scannen dan komt men tot een benodigde opslagcapaciteit van: (2000 x 49.8)+(1000 x 99.6) = 199,200 MB in gigabytes 199,200/1024 = 194.5 GB Een uitgebreide en toegelichte versie van deze matrix is raadpleegbaar op: http://www.kb.nl/persons/robert/geheugen/matrix_filesize.html Een andere situatie treedt er op als er van een intermediair (doorzichtfilm, microfilm en glasnegatief) wordt gescand. Een overzicht van de meest gangbare intermediairs wordt in de onderstaande matrix gegeven. Afbeeldingsmodus/ Formaat

Bitonaal Bitonaal GrijsGrijsGrijsGrijsGrijsKleur Kleur Kleur Kleur Kleur 1000 dpi 5000 dpi waarden waarden waarden waarden waarden 300 dpi 500 dpi 1000 dpi 3000 dpi 5000 dpi 300dpi 500 dpi 1000 dpi 3000 dpi 5000 dpi

Kleinbeeld 35 mm 24x36mm

*

Rolfilm 6x6 cm Rolfilm 6x7 cm

*

670 KB 16.6

*

320 KB 1.3 MB 11.5 MB 32 MB

340 KB 1 MB

480 KB 1.3 MB 5.3 MB 47.9 MB 133 MB 1.4 MB 4 MB

780 KB 19.4 MB 560 KB 1.6 MB 6.2 MB 55.9 MB 155.2 MB 1.3 MB 33.3 MB 1 MB 2.7 MB 10.6 MB 95.8 MB * * * 2 MB 5.5 MB 22.2 MB 199.6 * MB * * 3.1 MB 8.7 MB 34.6 MB * *

Rolfilm 6x12 cm Vlakfilm (Ekta's) 4"x5" of 10x15 cm Vlakfilm (Ekta's) 3"x7" of 13x18 cm Vlakfilm (Ekta's) * * 6.7 MB 8"x10" of 20x25 cm * * 9.6 MB Vlakfilm (Ekta's) 9"x12" of 24x30 cm * * 1.4 MB Glasnegatief 9x12 cm 160 KB 3.9 KB 110 KB Mircrofilm 35 mm Verschillende maskers mogelijk. Bijvoorbeeld 24x35 mm * Geen realistische of relevante waarde

3.8 MB 34.5 MB 95.8 MB 16 MB

143.7 MB 1.7 MB 4.7 MB 18.6 MB 167.6 MB 2.9 MB 8 MB 32 MB * 6 MB 16.6 MB 66.6 MB *

18.5 MB 74 MB

*

*

9.3 MB 25.9 MB 103.8 MB 19.7 MB 55.4 MB *

26.6 MB 106.4 MB 4 MB 16 MB

*

*

28.7 MB 79.8 MB *

143.7 * MB 320 KB 1.3 MB 11.5 MB 32 MB

4.3 MB 12 MB

* * *

*

*

*

*

*

*

47.9 MB *

*

340 KB 939 KB 3.7 MB 33.5 MB 93.1 MB

In de meeste gevallen zullen originelen natuurlijk niet aan de indeling in standaard papiermaten voldoen. Om precies te kunnen uitrekenen hoeveel geheugenruimte nodig is voor de digitalisering van een collectie is de bovengenoemde spreadsheet ontwikkeld. Deze spreadsheet wordt ingevuld nadat een test is gedaan met een representatieve testset van het materiaal en de scaninstellingen zijn bepaald.


*

29

BIJLAGE 3. MODEL PROJECTVOORSTEL 1. Projectvoorstel [Naam project] en [Projectnummer Geheugen van Nederland] Gegevens over de instelling • • • • • •

Naam instelling Naam projectleider Adres Telefoon- en faxnummer E-mailadres Bank- of gironummer

De instelling Een korte beschrijving van het doel en de taken van de instelling. Ervaring met digitalisering bij de instelling Algemene informatie over de aanwezige mogelijkheden en expertise voor digitaliseringsactiviteiten in de eigen instelling. Doel van het digitaliseringsproject Een korte samenvatting van het doel en de opzet van het digitaliseringsproject. De te digitaliseren collectie Beschrijving van de collectie • Naam collectie • Selectie die is gemaakt • Periode • Totstandkoming • Omvang collectie • Samenstelling collectie • Belang van de collectie Afspraken over wijze van digitaliseren Hier wordt vermeld wie het digitaliseren uitvoert, met een verwijzing naar de offerte en datum. Eventuele bijzondere afspraken over het maken van afgeleiden en het aanleveren van de digitale afbeeldingen dienen hier ook vermeld te worden. Regelingen met betrekking tot restricties en auteursrechten Indien er beperkingen zijn op dit gebied, wordt hier een beschrijving gegeven van de regelingen die hiervoor zijn getroffen. Materiaalanalyse en mate van ontsluiting De materiaalanalyse zoals die is gemaakt in het voortraject wordt in (of als bijlage bij) het projectvoorstel opgenomen. Berekening van de benodigde opslagruimte Berekening aan de hand van de spreadsheet. Eventuele samenwerkingsverbanden en gemaakte afspraken met partners Eventueel aangeven wanneer de instelling het gedigitaliseerde materiaal na afloop van het project wil ontvangen Hier wordt aangegeven of de instelling na afloop van het project het gedigitaliseerde materiaal zelf wil ontvangen, bijvoorbeeld om het materiaal zelf te beheren en/of beschikbaar te stellen.


30

De projectorganisatie Vanuit de instelling zijn de volgende personen bij het project betrokken: [Naam persoon 1, functie bij instelling, taak in project, telefoonnummer, e-mailadres.] [Naam persoon 2, functie bij instelling, taak in project, telefoonnummer, e-mailadres.] etc. Rapportage en overleg Met betrekking tot de rapportage zijn de volgende afspraken gemaakt met het Projectbureau GvN: • In ieder geval ontvangt het projectbureau Project Fact Sheets (PFS), offerteaanvragen en offertes, specificaties die in het kader van diverse werkpakketten opgesteld worden en een inhoudelijk en financieel eindverslag. Met betrekking tot overleg zijn de volgende afspraken gemaakt met het Projectbureau GvN: • Er vindt er minimaal 1 keer per kwartaal, maar bij voorkeur 1 keer per maand overleg plaats tussen projectleider (of projectteam)en projectcoördinator op basis van het PFS. De projectleider neemt het initiatief tot de bijeenkomsten.

2. Planning Met het project zal worden gestart op [datum]. De verwachte totale doorlooptijd van het project is [aantal maanden]. Werkpakket ..

Oplevering: [datum]

Op te leveren elementen •

Leverdatum: • [datum] • [datum] • [datum] Eind Status [datum] [datum]

Activiteit

Wie

Start [datum] [datum]

Voltooid o o

etc.

3. Begroting en toelichting op de begroting 1. De modelbegroting is hieronder afgedrukt. De bijbehorende spreadsheet bevindt zich op de diskette. Dit is een technische toelichting op de spreadsheet. Voor een inhoudelijke toelichting op de begroting wordt verwezen naar Hoofdstuk 3. Richtlijnen voor de Projectvoorstellen. 2. In het werkblad "Begroting" is getracht alle denkbare posten op te nemen. Het kan zijn dat niet alle posten relevant zijn voor een specifiek project of dat juist posten moeten worden toegevoegd. In die gevallen kunnen rijen worden verwijderd of toegevoegd. 3. De instellingen moeten in principe hun eigen tarieven hanteren. Deze uurtarieven moeten gebaseerd zijn op bruto loonkosten en 1600 effectieve uren per jaar. Voor de verschillende werkzaamheden moeten de bij instelling gangbare schalen gebruikt worden. 4. In het werkblad "Toelichting" wordt indicatief aangegeven hoe lang bepaalde werkzaamheden kunnen duren en hoe bijvoorbeeld het aantal uren voor controlewerkzaamheden bepaald moet worden. De hier genoemde bedragen, getallen en aantallen berusten op ervaringscijfers, maar hiervan kan in overleg worden afgeweken. 5. De begroting wordt op een dusdanige manier opgesteld dat duidelijk is hoeveel de verschillende werkpakketten kosten. 6. Het aantal te verrichten arbeidsuren en de materiële kosten moeten per werkpakket worden vastgesteld en apart worden opgenomen. 7. Voor de berekening van de personele kosten wordt per onderdeel het aantal begrote uren vermenigvuldigd met het bruto-uurloon. Indien een onderdeel door meerdere personen wordt uitgevoerd, wordt voor iedere persoon een aparte berekening gemaakt. 8. De kosten van het voortraject maken onderdeel uit van de begroting, hoewel ze zijn gebaseerd op de werkelijk gemaakte kosten.


31

Model begroting – Geheugen van Nederland Projectnummer Datum Versie Wie Activiteiten m.b.t. Projectmanagement

cursief = voortraject

Uren

DI

GvN

Totaal

0,00

0,00

DI

Personele kosten projectleiding voortraject (10% uren werkpakket 1) projectleiding overig (10% doorlooptijd )

0,00

0,00

DI

Niet personele kosten Reiskosten

0,00

0,00

DI

Totale kosten voor projectmanagement Wie Activiteiten werkpakket 1 Voortraject

DI DI DI DI DI DI

0 Uren

personele kosten inhoudelijke selectie / materiaalanalyse onderzoek auteursrechten eventueel test OCR / data-entry en vaststellen specificaties aanvragen en beoordelen offerte(s) digitaliseren en (OCR / data entry) orientatie onderwijsapplicatie opstellen projectvoorstel, begroting en planning

BTW

0,00 DI

GvN

Totaal

0,00 0,00 0,00

0,00 0,00 0,00

0,00

0,00

0,00 0,00

0,00 0,00

BTW

Niet personele kosten

Totale kosten voor werkpakket 1 Wie Activiteiten werkpakket 2 Metagegevens

0 Uren

personele kosten DI onderzoek metagegevens / mapping GvN schrijven conversiescripts voor beschrijvingen GvN eventueel aanpassing GvN invoermodule DI vervaardiging/aanvulling/correctie metagegevens (aantal obj x 10 min) DI selectie en aanleveren dump uit database DI DI controle metagegevens na conversie (10% obj. a x 20 pu) GV eventueel correctie conversieslag N/DI GVN DI

0,00 DI

GvN

0,00 0,00 0,00

Totaal

0,00 0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00 0,00

BTW

0,00 0,00

niet personele kosten Ext.

0,00 Totale kosten voor werkpakket 2


0

0,00 32

Wie Activiteiten werkpakket 3 Digitaliseren

DI DI DI

Uren

personele kosten voorbewerking te digitaliseren materiaal (aantal obj x ?min) verzending van het materiaal kwaliteitscontrole digitale afb. en koppeling metagegevens (10% obj.a 20 pu)

DI

GvN

0,00

0,00

0,00 0,00

0,00 0,00

niet-personele kosten Ext. eventueel vervaardigen intermediairs vgl offerte Ext. digitaliseren (incl. maken van afgeleiden, cd's, herscannen) vgl offerte Ext. Transport Ext. Verzekering Ext. eventueel OCR / data-entry vgl offerte

Totale kosten voor werkpakket 3 Wie Activiteiten werkpakket 4 Ontwikkeling subsite

0,00 0,00 0,00 0,00

0 Uren

personele kosten opstellen specificaties vervaardiging teksten redactie teksten technische ontwikkeling subsite en redactie GvN GvN eventueel aanpassing subsite n.a.v. /DI testresultaten GVN DI

0,00 DI

DI

GvN

0,00 0,00

Totaal

BTW

0,00 0,00 0,00

0,00

0,00

0,00 0,00

0,00

niet personele kosten Ext. vertalen teksten in het Engels

Wie Activiteiten werkpakket 5 Evaluatie en eindrapportage

BTW

0,00

DI DI DI GvN

Totale kosten voor werkpakket 4

Totaal

0,00

0 Uren

personele kosten opstellen inhoudelijk en financieel eindverslag

0,00 DI

GvN

0,00

Totaal

BTW

0,00 0,00

niet personele kosten Ext. Accountantsverklaring Totale kosten voor werkpakket 6 Wie Activiteiten m.b.t. Opslag niet-personele kosten GvN online opslag tbv geheugen website Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

0,00

0,00 0,00

0 Uren

DI

GvN

0,00

Totaal

BTW

0,00 33

(aantal Gb x ppe) Totale kosten voor opslag

0,00

Subtotaal

0,00

0,00

0,00

Verdeling 30% DI, 70% GvN Directe kosten GvN Totaal aan DI te betalen (in./ex. BTW)

30%

70% 0,00 0,00

100%

0,00

4. Verzoek tot betaling van subsidie Een verzoek tot betaling van subsidie moet schriftelijk worden gedaan. Het verzoek tot betaling richten aan Het Geheugen van Nederland en in het verzoek verwijzen naar nummer en datum van de overeenkomst. Graag ook het bedrag en het gironummer waarnaar het bedrag moet worden overgemaakt, vermelden. voorbeeld Het Geheugen van Nederland t.a.v. Mevrouw I. Verheul Koninklijke Bibliotheek Postbus 90407 2509 LK Den Haag [PLAATS, DATUM] Met verwijzing naar de overeenkomst tussen [DI] en de Koninklijke Bibliotheek/Het Geheugen van Nederland, nr. [NUMMER], d.d. [DATUM], verzoek ik u de [EERSTE / TWEEDE / DERDE] tranche van het afgesproken subsidiebedrag ad. EUR [BEDRAG] over te maken naar [GIRO / BANK] [NUMMER], t.n.v. [DI] te [PLAATS] Hoogachtend, [HANDTEKENING] [NAAM] [FUNCTIE]

projectnummer KB: 7001 Het Geheugen van Nederland


34

BIJLAGE 4. MODEL SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST EN BEPALINGEN AUTEURSRECHT4 Model schriftelijke overeenkomst (herzien maart 2003) Schriftelijke overeenkomst Het Geheugen van Nederland, projectnummer [nr.], [projecttitel] De Koninklijke Bibliotheek (KB) en [deelnemende instelling ([DI])] verklaren het volgende te zijn overeengekomen:

Algemeen 1. KB en [DI] voeren gezamenlijk een project uit in het kader van het landelijke programma Het Geheugen van Nederland met als doel een collectie van [DI] te digitaliseren en beschikbaar te stellen op internet, zoals omschreven in het projectvoorstel [datum, nr]. 2. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project ligt bij [DI]. 3. [DI] verklaart het project uit te voeren volgens de richtlijnen, vastgelegd in de Richtlijnen en procedures voor uitvoering van projecten in het kader van Het Geheugen van Nederland [datum, nr.]. 4. KB en [DI] verklaren zich akkoord met het projectvoorstel, de planning en de begroting [datum, nr.]. 5. Over tussentijdse afwijkingen van het projectvoorstel, de planning en de begroting moet overeenstemming worden bereikt tussen beide partijen. Dit geldt in het bijzonder voor het inschakelen van een ander bedrijf voor scanning dan in het projectplan/de begroting genoemd is. Financiële afwikkeling 6. Van het totale begrotingsbedrag ad €...... komt €...... ten laste van de KB [ca. 70%] en €...... [het restant] ten laste van [DI]. Een bedrag van €….. zal als subsidie beschikbaar worden gesteld aan [DI]. Deze bedragen zijn inclusief de eventueel over deze bedragen verschuldigde BTW. De BTW, door derden in rekening gebracht, maakt [wel/geen] onderdeel uit van het te subsidiëren bedrag. 7. De KB maakt op basis van een schriftelijk verzoek van [DI] hiertoe €...... [maximaal 30% van het bedrag waartoe zij zich heeft verplicht] als voorschot over naar een door [DI] aan te geven rekening op [datum] of zoveel dagen later als het project later van start gaat. [De KB maakt zonodig opnieuw 30% over op [datum halverwege looptijd] of zoveel dagen later als het project later van start is gegaan.] Na afronding en acceptatie van het project wordt door [DI] een eindafrekening opgemaakt, waarbij bewijsstukken van gemaakte kosten en een accountantsverklaring worden overgelegd. Na controle en acceptatie van de eindafrekening maakt de KB het resterende bedrag over. Mocht uit de eindafrekening blijken dat er minder is uitgegeven dan begroot, dan kan [DI] geen aanspraak maken op dit bedrag. Overschrijding van de begroting komt ten laste van [DI] indien deze kosten onder verantwoordelijkheid van [DI] zijn gemaakt. 8. De KB is niet verplicht tot enige betaling indien de in het projectvoorstel afgesproken resultaten niet volledig worden gerealiseerd. [DI] zal in dat geval op eerste schriftelijke verzoek reeds uitbetaalde voorschotten direct terugbetalen. Beschikbaarstelling 9. De KB zal de gedigitaliseerde collecties gratis ter beschikking stellen op de website van Het Geheugen en via de subsite gewijd aan de collectie. 10. De KB zal de gedigitaliseerde collecties minimaal tot het einde van de projectduur 31-12-2003 toegankelijk houden. 11. De KB zal aanzienlijke inspanning verrichten om de collecties daarna nog minimaal vijf jaar beschikbaar te houden.

4

De definitieve tekst van de overeenkomst en bepalingen auteursrecht zijn nog onder constructie. In de loop van 2004 zal dit nog aangepast worden. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

35

12. Met [DI] wordt nog nader afgesproken welk deel van de collectie in aanmerking komt om in de lange-termijnopslag van de KB te worden opgenomen. Herkenbaarheid 13. De gedigitaliseerde collectie van [DI] maakt onderdeel uit van de Geheugen-website. Daarnaast wordt ook toegang geboden tot deze gedigitaliseerde collectie via een aan deze collectie gewijde subsite. Op deze subsite wordt duidelijk herkenbaar gemaakt dat de collectie die ten grondslag ligt aan de gedigitaliseerde collectie, eigendom of bezit is van [DI]. 14. Op de website en in geschriften zal in redelijke mate worden aangegeven dat [DI] deelneemt aan de digitale collectie van Het Geheugen van Nederland. Bij gebruik van het gedigitaliseerde materiaal zal [DI] in redelijke mate aangeven dat het geheel tot stand is gekomen met subsidie van Het Geheugen van Nederland en de KB. Auteursrecht, andere rechten en hergebruik in digitale publicaties en applicaties 15. [DI] verklaart dat de gedigitaliseerde collectie (objecten en beschrijvingen) die door haar is vrijgegeven voor opname in Het Geheugen vrij is van rechten, of dat met de rechthebbenden afdoende afspraken zijn gemaakt om opname in de Geheugen-website mogelijk te maken, en dat de collectie en de onderdelen daaruit gebruikt mogen worden zoals neergelegd in de bijgevoegde Algemene bepalingen ten aanzien van het gebruik van teksten en digitale afbeeldingen in Het Geheugen van Nederland. 16. Door digitalisering en beschikbaarstelling binnen Het Geheugen van Nederland worden geen rechten overgedragen en ontstaan geen nieuwe rechten op de digitale afbeeldingen. 17. [DI] vrijwaart de KB van aanspraken door derden op de door haar voor digitale beschikbaarstelling vrijgegeven collectie. 18. [DI] verklaart de collectie die door haar is vrijgegeven voor digitalisering niet meer van opname in de Geheugen-collectie terug te trekken. Overige afspraken 19. Slotbepaling 20. Bij conflicten die voortvloeien uit deze overeenkomst of naar aanleiding van deze overeenkomsten en die niet in onderling overleg oplosbaar blijken te zijn, wordt beslist door arbitrage. Beide partijen benoemen een lid in de commissie en deze beide leden benoemen een derde als voorzitter. De uitspraak van de commissie is bindend.

[plaats, datum] Voor [DI]

Voor de Koninklijke Bibliotheek

[naam] [functie]

[naam] [functie]


36

Bepalingen auteursrecht Algemeen copyright Auteursrechtbepaling Deze website is een publicatie van de Koninklijke Bibliotheek. Hierop zijn de Auteurswet 1912 en de Databankwet 1999 van toepassing. Alle rechten op de database, het formaat, de metadata en de digitale afbeeldingen (waaronder ook wordt verstaan tekst, geluid en bewegend beeld) berusten bij de Koninklijke Bibliotheek en/of de instellingen die eigenaar of bezitter zijn van het object dat aan de digitale afbeelding ten grondslag ligt. Verveelvoudiging van (een deel van) deze publicatie met het (kennelijke) oogmerk deze openbaar te maken of te exploiteren is slechts toegestaan na toestemming van de Koninklijke Bibliotheek. Waar het om een digitale afbeelding gaat is toestemming vereist van de eigenaar danwel bezitter van het object dat aan de digitale afbeelding ten grondslag ligt. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden verbonden worden. Verveelvoudigingen in de vorm van afdrukken of machineleesbare kopieën die beperkt blijven tot enkele exemplaren en die uitsluitend dienen tot eigen oefening, studie of gebruik, zijn toegestaan. Als via hyperlinks wordt verwezen naar (pagina's op) de website van Het Geheugen van Nederland/ Koninklijke Bibliotheek, moet(en) deze als zodanig herkenbaar blijven. © Koninklijke Bibliotheek - Nationale bibliotheek van Nederland, 2002

Algemene bepalingen ten aanzien van het gebruik van teksten en digitale afbeeldingen in Het Geheugen van Nederland Voor zover natuurlijke personen of rechtspersonen toestemming hebben verleend aan de Koninklijke Bibliotheek (KB) om digitale afbeeldingen (waaronder ook wordt verstaan tekst, geluid en bewegend beeld) in Het Geheugen van Nederland op te nemen en te publiceren, deden ze dit onder de volgende voorwaarden: 1. Het is de KB niet toegestaan de tekst of digitale afbeelding op papier of in digitale vorm te vermenigvuldigen, te verspreiden en/of openbaar te maken op een andere wijze dan hier is aangegeven of is overeengekomen en op de (sub)site is vermeld. 2. Tenzij hiertoe een expliciete overeenkomst met de rechthebbende is afgesloten, is het de KB niet toegestaan met derden overeen te komen dat zij de tekst en digitale afbeeldingen mogen vermenigvuldigen, verspreiden en/of openbaar te maken. 3. Onderzoekers, studenten en andere geïnteresseerden mogen een digitale kopie van de digitale afbeelding maken voor eigen gebruik. 4. Onderzoekers, studenten en andere geïnteresseerden mogen een papieren afdruk maken van de digitale afbeelding voor eigen gebruik. 5. Het is slechts toegestaan de digitale afbeeldingen te hergebruiken (zoals het opnemen in onderzoeksresultaten die openbaar worden gemaakt) voorzover · het gaat om niet-substantiële gedeelten. · dit noodzakelijk is voor het behoorlijk weergeven van het onderzoek, · dit niet plaatsvindt in het kader van een commerciële publicatie, · dit de gerechtvaardigde commerciële belangen van de rechthebbenden niet schaadt, en · de naam van de rechthebbende/eigenaar altijd bij de publicatie wordt vermeld. Specifieke informatie ten aanzien van het gebruik van de teksten en digitale afbeeldingen in Het Geheugen van Nederland Elke in Het Geheugen van Nederland opgenomen digitale afbeelding heeft een copyrightverwijzing op de subsite waarin de rechthebbende, de eigenaar of de bezitter van het aan de digitale afbeelding ten grondslag liggende object en de eventueel specifieke voorwaarden en beperkingen ten aanzien van het gebruik zijn opgenomen. Voor elk ander gebruik dan in de auteursrechtverklaring is toegestaan, moet men zich wenden tot de rechthebbende, eigenaar of bezitter van het oorspronkelijke object dat aan de digitale tekst of afbeelding ten grondslag ligt.


37

Disclaimer De KB spant zich in om de voorwaarden ten aanzien van het gebruik van de teksten en digitale afbeeldingen met alle rechthebbenden schriftelijk overeen te komen. Soms lukt dit niet, doordat de verblijfplaats van één of meer rechthebbenden of van de erfgenamen niet kan worden achterhaald. Wanneer iemand meent enig recht te kunnen doen gelden op in de website van Het Geheugen van Nederland gepubliceerde teksten of digitale objecten, dan verzoeken wij dit te melden aan de instelling die de verzameling beschikbaar heeft gesteld waartoe de desbetreffende tekst of het desbetreffende object behoort. Gezien het culturele, maatschappelijke en non-profit doel van deze site is het niet mogelijk een vergoeding te betalen voor het publiceren op de site en raadplegen door derden van het beschikbaar gestelde materiaal. De KB en de deelnemende instellingen willen met Het Geheugen van Nederland het cultureel erfgoed toegankelijk maken. Tot het cultureel erfgoed behoren ook afbeeldingen en teksten die als kwetsend ervaren kunnen worden. Het is echter op geen enkele wijze de bedoeling door publicatie daarvan wie dan ook te kwetsen in zijn of haar religieuze, politieke, menselijke en maatschappelijke gevoelens. De KB aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor misbruik van de site of voor rechten of aanspraken die uit het gebruik van de site voortvloeien.


38

BIJLAGE 5. MODEL PROJECT FACT SHEET (PFS) Project Fact Sheet Naam Instelling Titel Project Rapport over de periode: van:

Datum tot:

Datum volgend PFS

Naam opsteller Belangrijkste werkzaamheden van de afgelopen maand: • • •

Belangrijkste werkzaamheden in de komende maand: • • •

Problemen: • • •

Overige opmerkingen: • • •

Het Project Fact Sheet wordt één keer per maand ingevuld door de projectleider en gestuurd aan de projectcoördinator van het Projectbureau GvN. Bij "Belangrijkste werkzaamheden van de afgelopen maand" kan een indicatie worden gegeven van lopende activiteiten en afgeronde elementen in de afgelopen maand. Bij "Belangrijkste werkzaamheden in de komende maand" wordt aangegeven welke activiteiten voor de komende maand zijn gepland. Door problemen vroegtijdig te signaleren kan wellicht vanuit het Projectbureau GvN worden bijgedragen tot de oplossing daarvan. Bij het PFS wordt iedere maand een bijgestelde planning gestuurd.


39

BIJLAGE 6. MODEL MATERIAALANALYSE Materiaalanalyse [Naam collectie] 1. Algemene informatie over de hele collectie en de materiaalanalyse Datum start analyse Datum beëindiging analyse Beschrijving van de wijze waarop de analyse tot stand is gekomen (bijvoorbeeld door middel van een steekproef5 of door telling en beschrijving van alle objecten)

Logistiek Beschrijving van de wijze waarop de collectie is opgeslagen (bijvoorbeeld bij elkaar of verspreid, in dozen of los)

Hoe lang kan de collectie worden afgestaan ten bate van het digitaliseren?

Zijn er delen van de collectie die niet vervoerd kunnen worden?

Ontsluiting Beschrijving van de ontsluiting van de collectie: - niveau van ontsluiting (collectie of object) - de methode - het datamodel of de velden

Mate van ontsluiting (percentage gereed, compleetheid)

5

Wanneer de materiaalanalyse door middel van een steekproef wordt uitgevoerd, is het van belang dat de steekproef een representatief deel van het materiaal bevat. Wanneer een collectie uit verschillende materiaaltypen bestaat, moeten alle typen zijn opgenomen. In ieder geval moet tien procent van de totale collectie worden opgenomen in de steekproef. Deze tien procent moet evenwichtig over de collectie zijn verspreid.


40

2. Aantallen en afmetingen Origineel formaat6

Materiaaltype 1

Materiaaltype 2

Aantal items Gebonden ja/nee ja/nee Gemiddeld aantal pagina's of objecten Totaal aantal pagina's of objecten Totaal aantal pagina's en/of objecten

Materiaaltype 3

MateriaalType 4

Totaal

ja/nee

Ja/nee

-

Afmetingen in cm Gemiddeld Grootste Kleinste

-

3. Algemene informatie per materiaaltype Materiaaltype 1 Beschrijving van de inhoudelijke structuur binnen dit type materiaal van de collectie (bijvoorbeeld chronologisch of alfabetisch, is er een inhoudsopgave?)

Eventuele veranderingen van de inhoudelijke structuur door de tijd

Hoe is het materiaal fysiek geordend (bijvoorbeeld naar grootte of alfabetisch)?

Relatie met andere objecten van de te digitaliseren collectie buiten dit type materiaal

Aanwezigheid van analoge intermediairs (bijvoorbeeld foto's, dia's of microfilm). In het geval van dia's: gaat het om een duplicaten of om originele dia's?7

Beschrijving van de fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, kwetsbaar, vergeeld, los in dozen)

6

Bijvoorbeeld schilderijen, boeken, foto's, kaarten, affiches, munten, pamfletten, tijdschriften, dagboeken, boeken, driedimensionale objecten, films ect. 7 Scanoperators kunnen dat moeilijk bepalen, waardoor het risico bestaat dat in spiegelbeeld wordt gescand. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

41

Vereist het materiaal een speciale behandeling? Zijn er bijvoorbeeld beperkingen bij het plaatsen van objecten op scanapparatuur?

Eventueel het aantal ontbrekende objecten en de plaats daarvan binnen de collectie

Materiaaltype 2 Beschrijving van de inhoudelijke structuur binnen dit type materiaal van de collectie (bijvoorbeeld chronologisch of alfabetisch, is er een inhoudsopgave?)

Eventuele veranderingen van de inhoudelijke structuur door de tijd

Hoe is het materiaal fysiek geordend (bijvoorbeeld naar grootte of alfabetisch)?

Relatie met andere objecten van de te digitaliseren collectie buiten dit type materiaal

Aanwezigheid van analoge intermediairs (bijvoorbeeld foto's, dia's of microfilm). In het geval van dia's: gaat het om een duplicaten of om originele dia's?

Beschrijving van de fysieke staat van de objecten (bijvoorbeeld gebonden, kwetsbaar, vergeeld, los in dozen)

Vereist het materiaal een speciale behandeling? Zijn er bijvoorbeeld beperkingen bij het plaatsen van objecten op scanapparatuur?

Eventueel het aantal ontbrekende objecten en de plaats daarvan binnen de collectie


42

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.1 Gedrukt materiaal [aantal] Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Is het materiaal gepagineerd?

De talen waarin het materiaal is geschreven en een schatting van het percentage van iedere taal. (bijvoorbeeld Frans, 25%, Engels, 50%, Nederlands, 25%) Is het materiaal gebonden? Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?

... mm ... mm ... mm o Ja, Arabische nummering o Ja, niet-Arabische, maar ... o Nee

o Ja, ...% o Nee o Ja, ..... o Nee

Bevat het materiaal uitvouwbare pagina's?

o Ja, percentage van totaal aantal pagina's ...% o Nee

Bevat het materiaal pagina's die gedrukt zijn over de rugmarge?

o Ja, ..... o Nee

Als meer dan 1% van het materiaal afbeeldingen bevat, beschrijf dan de afbeeldingen en het percentage van het totaal aantal pagina’s dat afbeeldingen bevat

o Minder dan 1% o Meer dan 1%, o lijnafbeeldingen (...%) o halftone z/w (...%) o halftone kleur (...%) o kleur (...%) o anders, ....... (...%)

Is de kleur van het papier constant binnen ieder item?

o Ja o Nee, ....

Is de kleur van het papier contant tussen items?

o Ja o Nee, ....

Wat is de conditie van de tekst?

Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst o Ja, ... o Nee

Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren op één pagina? Aanvullende opmerkingen over het materiaal


o Ja, ...% o Nee o Ja, ...% o Nee o Ja, ...% o Nee

43

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.2 Kranten en tijdschriften [aantal] Frequentie van verschijnen

Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Bevat het materiaal afleveringen of onderdelen van afleveringen van een ander formaat dan het normale formaat? Is het materiaal gepagineerd?

De talen waarin het materiaal is geschreven en een schatting van het percentage van iedere taal. (bijvoorbeeld Frans, 25%, Engels, 50%, Nederlands, 25%) Is het materiaal gebonden?

o Dagelijks, behalve ... o Wekelijks o Maandelijks o Anders, ... ... mm ... mm ... mm o Ja, ... keer o Nee o Ja, Arabische nummering o Ja, niet-Arabische, maar ... o Nee

Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?


Bevat het materiaal pagina's die gedrukt zijn over de rugmarge?

o Ja, ..... o Nee




o Minder dan 1% o Meer dan 1%, o lijnafbeeldingen (...%) o halftone z/w (...%) o halftone kleur (...%) o kleur (...%) o Anders, ....... (...%)

Is de kleur van het papier constant binnen ieder item? Is de kleur van het papier contant tussen items?

o Ja o Nee, .... o Ja o Nee, .... Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst


Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren op één pagina? Aanvullende opmerkingen over het materiaal



o Ja, ... o Nee

44

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.3 Fotografisch materiaal [aantal] Originele formaten: Geef aan welke formaten het materiaal bevat, het aantal items per formaat en of het formaat bestaat uit zwart-wit, sepia of kleur.

Bevat het materiaal objecten die zijn ingelijst of anderszins een frame hebben?

Aantal Z/W Sepia Kleur o Daguerreotypes o Zwart-wit afdrukken o Kleur afdrukken o Negatieven o Glas negatieven o Transparanten o 35 mm dia o 35 mm dia (glas) o Fotoboek o Anders, ... o Ja, ... o Nee

Bevat de achterkant van het materiaal informatie die o Ja, ... ook gedigitaliseerd moet worden? o Nee Bevat het materiaal verpakkingen (zoals enveloppen) met informatie (zoals stempels of inkt) die ook gedigitaliseerd moet worden?

o Ja, ... o Nee

Bevat het materiaal gebonden items?


Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's? Aanvullende opmerkingen over het materiaal


45

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.4 Manuscripten [aantal] Originele formaten

Omvang van de kleinste letter "e" in mm in de tekst Omvang van de kleinste letter "e" in eventuele noten in mm Omvang van de grootste letter in mm Is het materiaal gepagineerd?

Is het materiaal grotendeels

Is het materiaal gebonden Indien gebonden, veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?

o Correspondentie o Brievenboeken o Dagboeken ... mm ... mm

o Anders, ...

... mm o Ja, Arabische nummering o Ja, niet-Arabische, maar ... o Nee o Handgeschreven o Getypt o Anders, ... o Ja o Nee o Ja, ..... o Nee


o Minder dan 1% o Meer dan 1%, o lijnafbeeldingen (...%) o halftone z/w (...%) o halftone kleur (...%) o kleur (...%) o Anders, ....... (...%)

Is de kleur van het papier constant binnen ieder item?

o Ja o Nee, ....

Is de kleur van het papier contant tussen items?

o Ja o Nee, ....


Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst o Ja, ... o Nee

Bevat het materiaal verpakkingen (zoals enveloppen) met informatie (zoals stempels of inkt) die ook gedigitaliseerd moet worden? Bevat het materiaal pagina's met meerdere kleuren inkt op één pagina? Bevat het materiaal inkt of stempels die afwijken van de getypte of handgeschreven tekst? Welke kleuren komen voor? Aanvullende opmerkingen over het materiaal



o Ja, ... o Nee o Ja, ... o Nee

46

4. Specifieke informatie per materiaaltype 4.5 Plakboeken [aantal] Originele formaten

%

Staat

o Krantenknipsels o Zwart-wit foto's o Kleurenfoto's o Pamfletten o Anders, ... Is het materiaal gepagineerd?

o Ja, Arabische nummering o Ja, niet-Arabische, maar ... o Nee




Vervaagde tekst Doorschijnende tekst Gevlekte/beschadigde tekst

Veroorzaakt de verbinding schaduwen op de pagina's?

o Ja, ..... o Nee


Aanvullende opmerkingen over het materiaal


47

BIJLAGE 7. DATAMODEL Uitgangspunten • • •

Toegang: de Geheugen website moet eenvoudig toegankelijk zijn voor een breed publiek en toegang bieden tot onderwijsapplicaties. Er is gestreefd naar een zo groot mogelijke afstemming met DEN en Kennisnet. Met DEN heeft overleg plaatsgevonden en de "wie, wat, waar, wanneer" benadering is van DEN overgenomen. Voor Het Geheugen van Nederland zullen conversies moeten worden gemaakt van bestaande bibliografische beschrijvingen naar het hier gedefinieerde datamodel. Handmatige aanvullingen zullen wellicht noodzakelijk zijn.

1. Document Type Definition Geheugen van Nederland


49


50


51

2. XML structuur Geheugen-records ###1. Identificatie/Gecodeerde informatie <source-db> vaste waarde: ‘yes’/’no’ (seqno="[volgnummer]") #waarden: ‘help’, ‘child’, ‘parent’ #db-code van bijbehorend object #record-id van bijbehorend object <source-id>

###2. Deelnemende instelling <participant-institution> (xml:lang="en") ###3. Informatie gedigitaliseerd object #vaste waarden: ‘afbeelding’, ‘tekst’, ‘film’, ‘geluid’ (xml:lang="en") (xml:lang="en") (display="yes", "no") <page> (file="...")

###4. Informatie origineel object (xml:lang="en") (xml:lang="en") (xml:lang="en") (xml:lang="en") Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland

52

(xml:lang="en") <parent-database-record-id>

###5. Beschrijving vanuit zoektermen (xml:lang="en") <description> (xml:lang="en") <name-stmt> <name-type> #vaste waarden: ‘vervaardiger’, ‘persoon-onderwerp’ <name> <surname> <infix> <firstname> <role> (xml:lang="en") <subject-stmt> <subject-type> #waarden: ‘trefwoord’, ‘onderwijstrefwoord’, ‘thema’ <subject> (xml:lang="en") <period-stmt> <period-type> #vaste waarden: ‘vervaardiging’, ‘onderwerp’ <period> (xml:lang="en") <year-begin> <year-end> <location-stmt> <location-type> #vaste waarden: ‘vervaardiging’, ‘onderwerp’ <location> (xml:lang="en") ###6. Overige informatie <other-fields> <field-name> (xml:lang="en") <content> (xml:lang="en") Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 53 3. Relationeel model Geheugen van Nederland Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 54 BIJLAGE 8. AAN TE LEVEREN MATERIAAL VOOR DE SUBSITE 1. Richtlijnen Het verdient aanbeveling om in een vroeg stadium contact op te nemen met de projectcoördinator en/of webredacteur van het GvN om idee, structuur en uitwerking van de subsite door te nemen en een planning af te spreken. 1.1 Richtlijnen voor de teksten Subsiteteksten bieden bezoekers van Het Geheugen context bij de gedigitaliseerde collecties; ze vertellen meer over de specifieke aard van het materiaal en plaatsen het in een cultureel c.q. historisch perspectief. De teksten beogen het enthousiasme van de bezoekers op te wekken en hen te stimuleren het digitale collectiemateriaal uitvoerig te bekijken. Instellingen dienen subsiteteksten op te stellen met deze twee uitgangspunten in het achterhoofd. Daarnaast is het verstandig de volgende inhoudelijke regels in acht te nemen: • De teksten zijn bestemd voor een breed publiek. Dit stelt eisen aan omvang en stijl: bondig en kernachtig, met korte leesbare zinnen. De teksten zijn vrij van vakterminologie. • De teksten moeten informeren, maar vooral ook aanzetten tot het bekijken van het collectiemateriaal; ze zijn derhalve niet leidend, maar dienend bij het materiaal. • De gewenste toon in de teksten is informatief en beeldend; een toon die het best te omschrijven valt als populair-wetenschappelijk. Alle teksten worden na oplevering beoordeeld en geredigeerd door de webredacteur van Het Geheugen. Vervolgens worden ze in het Engels vertaald. Meer tekst dan voorzien in het begrote bedrag voor de vertaling betekent hogere kosten. Dit moet in een vroeg stadium met de coördinator worden vastgelegd. Vorm Indien mogelijk worden alle teksten aangeleverd in Word-formaat. Wanneer in de tekst een hyperlink wordt opgenomen naar een internetpagina buiten de Geheugen-website, dient de hyperlink te worden onderstreept met daarachter tussen haakjes de url waarnaar wordt verwezen. Bijvoorbeeld: "Deze collectie maakt onderdeel uit van de algemene collectie van het IISG (http://www.iisg.nl)." Wanneer in de tekst een hyperlink wordt opgenomen naar een pagina binnen de Geheugen-website, dient de hyperlink te worden onderstreept met daarachter tussen haakjes de naam van de pagina waarnaar wordt verwezen. Bijvoorbeeld:“Zeer geschikt hiervoor was het fluitschip (Collectie OHR > pagina fluitschip)”. De verhalende teksten dienen beknopt te zijn (bij voorkeur minder dan 200 woorden). In sommige gevallen is het mogelijk een langere tekst op te delen in onderwerpen en toegankelijk te maken via een introducerende pagina (zie paragraaf 3 voor voorbeelden). Voor geordende teksten, zoals een chronologie of een bibliografie, wordt geen harde grens aan de lengte van de tekst gesteld. We suggereren echter een maximum van 600 woorden. 1.2 Richtlijnen voor de afbeeldingen op de subsite en logo’s Alle tekstpagina’s/onderdelen waaruit de subsite bestaat moeten worden voorzien van begeleidende illustraties (behalve pagina’s met een beperkte tekstuele inhoud als het colofon en bijv. de links- en zoekpagina).Alle gebruikte afbeeldingen zijn JPEG-bestanden. Afbeeldingen hebben een formaat van maximaal 240 x 240 pixels. De afbeelding mag een detail/uitsnede zijn van een afbeelding, of een volledige afbeelding op klein formaat. Indien een uitsnede wordt gebruikt, dient de instelling deze als grafisch bestand aan te leveren. Bij volledige afbeeldingen is het voldoende dat de naam van de afbeelding wordt opgegeven. De naam moet de naam zijn die de afbeelding na digitalisering heeft gekregen. Wanneer in een tekst een afbeelding wordt opgenomen wordt dit als volgt bovenaan de tekst gezet: (Afbeelding:<bestandsnaam van afbeelding>). Dus bijvoorbeeld: "Afbeelding:19432) Veel vakbonden hadden hun eigen vaandels en meer tekst..." Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 55 Indien een ALT-tekst (teksten die je te zien krijgt als de muis erover beweegt) wordt meegeleverd krijgt dit de volgende vorm: (Afbeelding:0010, ALT-tekst: “Banier van de Diamantwerkersbond, 1908”). Alt-teksten bij foto’s worden dringend aanbevolen. Het logo van de instelling heeft een formaat van ongeveer 50 x 50 pixels. De thumbnail of uitsnede voor het collectieoverzicht heeft een formaat van precies 50 x 50 pixels. 1.3 Verplichte pagina’s De volgende teksten moeten verplicht worden aangeleverd: • Inleiding • Over de collectie (een beschrijving van de collectie) • Auteursrecht en andere beperkingen (NB: alleen indien deze afwijken van de standaardtekst van de Geheugen-website) • Colofon Inleiding Voor de homepage van de subsite wordt een korte inleidende tekst geleverd. Deze tekst bestaat uit de titel van de collectie, een aansprekende afbeelding uit de collectie en een korte tekst (maximaal 125 woorden) over het onderwerp en de inhoud van de collectie. Onder aan de pagina is plaats voor een korte beschrijving plus logo van de instelling die de collectie levert. De maximale lengte van deze beschrijving is 50 woorden. Op de introductiepagina plaatst een medewerker van het projectbureau GvN een standaardzin met een link naar de topstukken-pagina (een kleine applicatie met tien aansprekende afbeeldingen uit de collectie.) Over de collectie Hier wordt een beschrijving van de collectie gegeven. Let wel: met ‘de collectie’ wordt de daadwerkelijke selectie van objecten op Het Geheugen bedoeld, uitdrukkelijk niet de volledige collectie van de instelling waaruit ze afkomstig zijn. Naast een inhoudelijke beschrijving kunnen (samenvattingen uit) de resultaten van de materiaalanalyse uit het voortraject hier worden opgenomen. Aan de lengte van de tekst is geen harde grens gesteld, maar we suggereren een tekst van niet meer dan 600 woorden. Auteursrecht en andere beperkingen Hier worden eventuele beperkingen beschreven die specifiek zijn voor de collectie. Indien er geen specifieke auteursrechten op de collectie berusten en er geen andere bijzondere beperkingen zijn, wordt doorverwezen naar de algemene copyright-statement van de Geheugen-website. Colofon Een lijst van personen en instellingen die aan het project hebben meegewerkt. Medewerkers van het GvN worden hier niet in genoemd. 1.4 Suggesties voor aanvullende teksten Naast de verplicht aan te leveren teksten kunnen ook aanvullende teksten worden opgenomen. Gedacht kan worden aan teksten over onderstaande onderwerpen, maar ook andere onderwerpen zijn mogelijk. Welke teksten geleverd worden, hangt af van de aard en inhoud van de collectie. Wel zal de context-informatie zo beknopt mogelijk moeten zijn. Chronologie van gebeurtenissen Een chronologische lijst van gebeurtenissen om een historische context bij de collectie te geven. Deze tekst kan, omdat het geordend materiaal betreft, langer zijn dan een gewone verhalende tekst. Bibliografie Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 56 Een bibliografie van boeken en/of artikelen die voor het schrijven van de teksten zijn gebruikt. De instelling Over de instelling die de collectie beheert of heeft samengesteld. Glossarium Een alfabetische lijst van termen met korte uitleg. Historische achtergrond Inhoudelijke historische context bij de collectie. Gerelateerde externe websites Een lijst van websites die verband houden met de collectie of het onderwerp. Het gebruik van de collectie Hier kunnen tips en suggesties worden gegeven over de manieren waarop de digitale collectie kan worden gebruikt. Bij personen: een biografie Wanneer een collectie één persoon als centraal onderwerp heeft, kan een biografie worden gegeven van die persoon. Indien er een meerdere belangrijke personen zijn kan een alfabetische lijst van minibiografiën worden opgenomen. 1.5 Richtlijnen voor de topstukken-pagina De tien afbeeldingen van een topstukken-pagina hebben ongeveer hetzelfde formaat: liggend (breedte groter dan hoogte) of staand (hoogte groter dan breedte) De instelling geeft een lijst met namen van de afbeeldingen door. De namen moeten de namen zijn die de afbeeldingen na digitalisering hebben gekregen. Uit de keuze voor het formaat van de afbeeldingen volgt de versie van de topstukken-pagina: liggend of staand. De afbeeldingen worden op maat gemaakt door het Projectbureau GvN. De uitsneden van de afbeeldingen, die gebruikt worden voor de navigatie, worden gemaakt door het Projectbureau GvN. Bij elk van de afbeeldingen in de topstukken-pagina kan een bijschrift komen met: • de naam van de maker • de titel van het object • een beschrijving van het object van maximaal dertig woorden • een copyrightaanduiding • een jaartal of periode-aanduiding Voor de beschrijving van de afbeeldingen wordt gebruik gemaakt van de geleverde metagegevens. Indien noodzakelijk worden deze ingekort. De instelling kan aangepaste metagegevens leveren voor het bijschrift. De instelling kan een volgorde aangeven waarin de uitsneden geplaatst moeten worden. Indien de instelling dit niet expliciet doet, bepaalt een medewerker van het Projectbureau GvN de volgorde. 2. Aan te leveren materiaal 2.1 Subsite Zoeken en bladeren • Eén optioneel zoekveld • Maximaal drie velden voor het bladeren Teksten • Inleiding Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 57 • • • • • • Over de collectie Auteursrecht en andere beperkingen (NB: alleen indien deze afwijken van de algemene copyrightstatement van de Geheugen-website) Colofon Andere teksten Een korte naam voor de collectie Een tekst van vijftien woorden voor het collectieoverzicht Structuur • Een structuur voor de subsite met daarbij aangegeven hoe de teksten daarin worden ondergebracht Afbeeldingen • • • • Afbeeldingen van maximaal 240 x 240 pixels voor pagina’s op de subsite Alt-teksten voor de afbeeldingen (facultatief) Een logo van ongeveer 50 x 50 pixels Een afbeelding voor de collectie-overzichtspagina van precies 50 x 50 pixels 2.2 De topstukken-pagina • Tien afbeeldingen met allen een overwegend liggend dan wel allen een overwegend staand formaat. • Aangepaste metagegevens voor de afbeeldingen (facultatief) • Een volgorde voor de afbeeldingen (facultatief) Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 58 3. Voorbeelden Hieronder staat een aantal screenshots alsook een structuurdiagram van de subsite ‘De Nederlandse arbeidersbeweging tot 1918’. De voorbeelden zijn bedoeld om een concreet beeld te geven hoe de richtlijnen voor de subsite geïmplementeerd kunnen worden. Voorbeelden 1. Stuctuurdiagram subsite 2. Introductiepagina 3. Tekst op collectieoverzicht 4. Introductiepagina historische achtergrond 5. Detailpagina historische achtergrond 6. Bibliografie 7. Colofon 8. Horizontale topstukken 9. Verticale topstukken Voorbeeld 1. Structuurdiagram subsite ‘Arbeidersbeweging’ Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 59 Voorbeeld 2. Introductiepagina subsite ‘Arbeidersbeweging’ Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 60 Voorbeeld 3. Tekst op collectieoverzicht subsite ‘Arbeidersbeweging’ Voorbeeld 4. Introductiepagina historische achtergrond Elke link op de pagina gaat naar een aparte detailpagina. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 61 Voorbeeld 5. Detailpagina historische achtergrond Voorbeeld 6. Detail bibliografie Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 62 Voorbeeld 7. Colofon Voorbeeld 8. Horizontale topstukken (klik op een plaatje in de rij onderaan en de afbeelding verschijnt vergroot) Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 63 Voorbeeld 9. Verticale topstukken Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 64 BIJLAGE 9. RICHTLIJNEN VOOR HET DIGITALISEREN VAN STILSTAAND BEELD EN AUDIO-VISUEEL MATERIAAL 1. Stilstaand beeld Inleiding Deze richtlijnen gaan uit van de creatie van zogenaamde productie-masterbestanden.8 Dit zijn bestanden waar: - tonale- en kleurreproductie zo nauwkeurig mogelijk het origineel weerspiegelen; - detail reproductie wordt bepaald door het kleinste betekenisvolle detail; - er geen of nauwelijks afbeeldingsartefacten (strepen, kleurmisregistratie oa) zichtbaar zijn op 100%-inspectie; - er waarborgen voor de kwaliteit (in de vorm van scan-targets) in het productieproces zijn aangebracht; - er verschillende outputmogelijkheden (internet, printen) zijn. De masterbestanden worden gemaakt op basis van hetzij originelen, hetzij Metamorfoze preservation microfilms.9 Deze richtlijnen bestaan uit de volgende onderdelen: 1. Specificaties scannen van origineel of intermediair 2. Specificaties scannen van microfilm 3. Toevoegen van technische metadata 4. Afgeleide internetbestanden 5. Bestandsnamen 6. Aanlevering scans en metadata 8 In tegenstelling tot zogenaamde preservation- en access/internet-masterbestanden. De preservation-masterbestanden zijn bestanden die de pretentie hebben het origineel te kunnen vervangen en die daartoe een zeer hoge en zo compleet mogelijk gewaarborgde kwaliteit bezitten. De verwachting is dat dat op dit moment slechts voor een beperkt type originelen mogelijk is. De access/internet-masterbestanden zijn bestanden die een gemiddelde kwaliteit bezitten en/of geen waarborg (targets) voor de kwaliteit bezitten. De indeling naar preservation-, production- en access/internet-masterbestanden is overgenomen uit de NARA (Nationaal Archief VS) richtlijnen (Steve Puglia ea, Technical Guidlines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master Files – Raster Images (Juni 2004), p5, 14, 66-69. http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html 9 Voor Metamorfoze preservation microfilm Richtlijnen zie: http://www.metamorfoze.nl/publicaties/richtlijnen/richtlijnen.html Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 65 1.1 Specificaties scannen van origineel of intermediair Resolutie direct van origineel Als algemeen uitgangspunt: 300 ppi. Een hogere resolutie is toegestaan wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd. Een lagere resolutie is mogelijk als er bij de betreffende resolutie voldoende detailbehoud kan worden aangetoond. Resolutie van intermediair (exclusief microfilm)10 Op basis van het kleinste betekenisvolle detail, in overleg met instelling en kwaliteitsmanager digitalisering. Voorbeeld: equivalent A4 300 ppi 2500 x 1750 pixels of A3 300 ppi 3500 x 5000 pixels. Of: Minimale pixelbreedte 2500 / 3000 / 3500. Scanmodus, kleurenruimte en bitdiepte Hier zijn twee mogelijkheden: 1. Scanning in grijswaarden: Scanmodus: grijswaarden Bitdiepte: 8 of eventueel 16 bits 2. Scanning in kleur: Scanmodus: RGB Bitdiepte: 24 of eventueel 48 bits Kleurenruimte: Adobe RGB Hogere bitdieptes zijn alleen maar zinvol bij originelen met een groot dynamisch en/of kleurenbereik. Er moet rekening worden gehouden met het feit dat de bestandsgrootte van 16 en 48 bits bestanden twee maal zo groot zijn als respectievelijk 8 en 24 bits-bestanden. Bestandsformaat TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd. Eventueel is LZW-compressie toegestaan (dit scheelt ongeveer 25% opslagruimte). Het TIFF-bestand moet voldoen aan de TIFF 6.0-specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf Targets De volgende targets worden meegescand met iedere 'serie' van scans (frequentie is afhankelijk van het type originelen en van de productiemethode en wordt aangegeven door de kwaliteitsmanager digitalisering): - Opname 1 bij grijswaarden Kodak Grayscale Q-13. - Opname 1 bij kleur: Kodak Grayscale Q-13 en MacBeth-kleurenkaart. - Opname 2 scherpte: In het midden van het scanvlak: A&P PM-PMG target (waarin opgenomen ISO Resolution Test chart No. 2 en meetlatjes).11 Eventuele alternatieven (onder andere de Applied Image QA-1 of QA-2 targets) zijn mogelijk (in overleg). Wanneer het scanvlak groter is dan het gebruikte target, worden in de hoeken van het scanvlak (5 cm uit de hoek) vier losse identieke ISO Resolution Test chart No. 2 targets opgenomen. - Opname 3 MTF: In het midden van het scanvlak: Applied Image QA-62 Slant Edge Target. In de hoeken van het scanvlak (5 cm uit de hoek) vier indentieke QA-62 targets.12 - Opname 4: Uitlichting: wit vel ter grootte van het scanvlak. Wanneer er wordt gescand van intermediairs zal gebruik worden gemaakt van al dan niet aanwezige grijs- en kleurenkaarten. Over de precieze invulling daarvan wordt overleg gevoerd tussen Kwaliteitmanager Digitalisering en de dienstverlener. 10 Voor microfilm – zie onderstaande Specificaties scannen van microfilm. A&P target: http://www.pressenter.com/~apintl/pmmgp.htm Applied Image target: http://www.aigimaging.com/targets_QA.html 12 http://www.aig-imaging.com/targets_QA.html#QA-62 11 Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 66 Splitsing dubbele pagina's Pagina’s moeten in de regel worden gesplitst. Eventuele alternatieven en uitzonderingen worden in overleg tussen dienstverlener, instelling en GvN besloten. Cropping De cropping van de afbeeldingen wordt in onderling overleg tussen GvN en de instelling besloten. Er zijn twee benaderingen mogelijk: 1. Er wordt zo gecropt, dat het hele object zichtbaar blijft. Rondom het object is tussen de 10 en 20 pixels ruimte zichtbaar. 2. Het object wordt schoongecropt. Rondom het object is geen ruimte zichtbaar en het is mogelijk dat er een klein stukje van het object wordt weggecropt. Er mag echter in geen geval informatie op de pagina worden weggesneden. Rechtzetten en roteren De afbeeldingen worden zoveel mogelijk recht gezet. Maximale afwijking bij niet-ingebonden originelen is één graad, bij ingebonden originelen drie graden. Het kan voorkomen dat de positionering van origineel onduidelijk is (schilderijen, 3d objecten, oud prentmateriaal etc). In een dergelijk geval wordt in overleg met dienstverlener, instelling en Kwaliteitsmanager voor een alternatieve benadering gekozen. Tonale reproductie De tonale informatie dient zoveel mogelijk die van het bronmateriaal te benaderen. Het tonale bereik van de originelen zal worden vergeleken met die van de scans, aan de hand van de Kodak Q-13 Grayscale en de MacBeth-kleurenkaart. Waardes worden opgemeten in Adobe Photoshop (pipet tool, 5x5 sample, info panel). De Kodak Grayscale Algemeen uitgangspunt (dit kan worden bijgesteld voor specifieke projecten)13: - In de Kodak grayscale moeten minimaal de vakken A t/m B zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden. - De RGB waarden van vlak A moeten zich bevinden tussen de marges 239-247 (of tussen 3 en 6% zwarting). - De RGB waarden van vlak 19 moeten zich bevinden tussen 8-16 (of tussen 94 en 97% zwarting). - Wordt vlak 19 niet gehaald dan moeten de RGB waarden van het B vlak zich bevinden tussen 20 en 28 (of tussen 89 en 92% zwarting). Bij originelen en met name intermediairs (wanneer daarbij een grayscale is opgenomen) met een extreem groot dynamisch bereik zullen waarden buiten de grayscale moeten worden meegenomen. Zestien bits scanning is een dergelijk geval wellicht wenselijk. Voor intermediairs waarbij geen grayscale is opgenomen geldt de algemene regel dat de RGB waarden van de hooglichten niet boven de 247 (of 3% zwarting) uit mogen komen en van de donkerste partijen onder de 8 (of 97% zwarting) moeten blijven. Kleur-reproductie De kleur-informatie in de scan dient de kleur van het origineel zo dicht mogelijk te benaderen.14 13 De waardes zijn overgenomen uit de NARA richtlijnen, p 35, http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archivalmaterials.html Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 67 Aan de hand van de grijswaardenvlakken (de onderste rij) van de MacBeth-kleurenkaart in Adobe Photoshop worden eventuele kleurafwijkingen gemeten (pipet tool, 5x5 sample, info panel). De RGBwaarden op de verschillende grijswaardenvlakken moeten zo veel mogelijk gelijk zijn. (maximale afwijking is 5 van de RGB waarden). De MacBeth kleurenkaart Kleurmanagement en ICC kleurprofielen Het gebruik van kleurmanagement en ICC kleurenprofielen is op dit moment een punt van onderzoek. Voor specifieke projecten waarbij kleurbetrouwbaarheid een belangrijke rol speelt, worden er tussen instelling, dienstverlener en kwaliteitsmanager digitalisering afspraken gemaakt over een eventueel gebruik van kleurmanagement en ICC profielen.15 Op dit moment kan worden volstaan met een aanlevering zonder ICC profiel, aangeleverd in de Adobe RGB kleurenruimte en voorzien van de bovengenoemde scantargets als waarborg voor de kleurbetrouwbaarheid. Duidelijk is dat kleurmanagement geen absolute waarborg voor de juiste kleurweergave kan bieden. Goed gekalibreerde opnameapparatuur, getrainde scanoperators en zeer behoudende nabewerking van kleur (middels curves of levels in Adobe Photshop, liefst gedocumenteerd in de technische metadata) zijn de belangrijkste voorwaarden voor een kleurbetrouwbare afbeelding.16 Uitlichting De scans dienen zo gelijkmatig mogelijk te zijn uitgelicht. Lichtverloop tussen midden en hoeken van het uitlichtingsvel mag hoogstens 2% zijn (gemeten in Adobe Photoshop, met de pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld). Ruis De scans dienen zo veel mogelijk vrij te zijn van scannerruis (lichtfluctuaties die geen deel uitmaken van het origineel of intermediair). Omdat ruismeting nog onderwerp is van onderzoek zal dit aspect op dit moment niet in de kwaliteitsbeoordeling worden meegenomen. Detailbehoud De scans moeten de kleinste betekenisvolle details van het origineel weergeven. In deze richtlijnen wordt als uitgangspunt een kleine letter “e” van 1 mm hoog genomen. Met behulp van de scherptetargets wordt de scherpte gemeten. Op het ISO Resolution Test-chart No. 2 moet in het midden en aan de randen minimaal lijnenpaar target 4.5 zichtbaar zijn. 14 In deze richtlijnen wordt er van uitgegaan dat volledige kleur reproductie op dit moment nog niet mogelijk is en voor de productie masterbestanden ook niet nodig. Een gewaarborgde (Macbeth-target) benadering is voor het doel van deze bestanden voldoende. 15 Een punt van zorg blijft daarbij de lange termijn houdbaarheid en uitwisselbaarheid van de ICC profielen. Zie Franziska Frey, Measuring Quality of Digital Masters, http://www.rlg.org/legacy/visguides/visguide4.html#3.2. Uit richtlijnen Guides to Quality in Visual Resource Imaging, http://www.rlg.org/legacy/visguides/. De reeds genoemde NARA richtlijnen staan wel positief ten opzichte van het gebruik van kleurmanagement en ICC profielen: http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archivalmaterials.html , p.36-38. 16 NARA richtlijnen, http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html, p 37. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 68 De ISO Test-chart No. 2 Het gebruik van de MTF-targets is nog een punt van onderzoek en zal daarom vooralsnog geen rol spelen in de kwaliteitsbeoordeling. Verstoringen Niet toegestaan zijn: - Horizontale en verticale strepen - Pixelverstoringen (vaak veroorzaakt door vuil en/of stof) - Haloing door teveel verscherping - Verspringingen en andere vervormingsartefacten (golfbewegingen, krommingen ea). - Bovenmatige kleurmisregistratie Geometrische nauwkeurigheid Dit betekent dat de afmetingen van de meetlatjes (zie target) in de scan gelijk zijn aan die van de originele target (nagemeten in Adobe Photoshop). Nabewerking De volgende nabewerkingen zijn toegestaan in het masterbestand: - Roteren - Croppen - Een lichte vorm van verscherping (door middel van unsharp masking. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata) - Een lichte vorm van kleurcorrectie (door middel van levels of curves in Adobe Photoshop. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata. Zie paragraaf 3) - Een lichte vorm van tonale correctie (door middel van levels of curves in Adobe Photoshop. De instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata) De uit te voeren nabewerkingen worden in overleg met de Kwaliteitsmanager uitgevoerd. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 69 1.2 Specificaties scannen van microfilm Resolutie 300 true ppi. Dat betekent dat interpolatie bij hoge reductiefactoren niet is toegestaan. In dat geval zal worden bekeken of scanning op lagere resolutie voldoende detailbehoud te zien geeft. Scanmodus en bitdiepte Grijswaarden, 8 bits.17 Bestandsformaat TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd. In uitzonderlijke gevallen is LZW compressie toegestaan (scheelt ongeveer 25% opslagruimte). Het TIFF bestand moet voldoen aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6.pdf Meescannen symbooltargets De volgende inhoudelijke en technische targets moeten worden meegescand: Inhoudelijk target: - Signatuur microvorm Technische targets (paspoort): - Uitlichtvel - Opname met Kodak grayscale, centimeters en scherptekaarten - Wanneer aanwezig: AIIM scanner test chart #2 of eventuele andere scherptetargets Verwijderen grote symbooltargets De volgende targets en grote symboolkaarten die op de microfilm staan, dienen verwijderd te worden. De targets en de grote symboolkaarten zijn of met het blote oog zichtbaar of beeldvullend verfilmd en zijn eenvoudig te onderscheiden. - Begin van de film Vervolg van vorige spoel (optioneel) Moedernegatief opslagnummer Verklaring herhaling van beeld Verklaring afbeelding in kleur (optioneel) Microverfilmd Copyrightverklaring Lijst van onregelmatigheden Bibliografisch verslag Signatuur en/of Titel Inhoud van spoel (optioneel) Barcode Vervolg op andere spoel (optioneel) Einde van de film. Terug spoelen a.u.b. Kleine symbooltargets De kleine symbooltargets kunnen naar keuze worden meegescand of weggelaten. Daarbij kan geen keuze worden gemaakt voor specifieke targets. Splitsing dubbele pagina's Pagina’s moeten in de regel worden gesplitst. Eventuele alternatieven en uitzonderingen worden in gezamenlijk overleg tussen dienstverlener, instelling en KB besloten. Dubbele opnames in film 17 Bitonaal scannen is geen optie omdat het verlies van tonale informatie voor Geheugen en Metamorfoze doeleinden als onverantwoord groot wordt gezien. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 70 Wanneer sprake is van verschil in densiteit tussen twee pagina’s binnen één opening, is de opname op microfilm tweemaal gemaakt: eerst voor de linkerpagina en dan voor de rechterpagina.18 Bij de tweede opname wordt het symboolkaartje “herhaling van beeld” meeverfilmd. In dit geval dient van de eerste opname de linkerpagina, en van de tweede opname de rechterpagina te worden bewaard. De rechterpagina van de eerste opname en de linkerpagina van de tweede opname dienen verwijderd te worden. De kwalitatief beste scans blijven op deze manier gehandhaafd. I II III IV Symb Het kan voorkomen, dat op de microfilm per ongeluk een dubbele opname is gemaakt, bijvoorbeeld als gevolg van een werkonderbreking. Dit heeft een dubbele opname tot gevolg die geen symboolkaartje “herhaling van beeld” bevat. De dienstverlener moet in de nacontrole van de scans deze categorie van dubbele opnames zoveel mogelijk verwijderen. Cropping De cropping van de afbeeldingen wordt in onderling overleg tussen GvN en de instelling vastgesteld. Er zijn twee benaderingen mogelijk: 1. Er wordt zo gecropt dat de hele bladzijde zichtbaar blijft. Rondom de pagina is tussen de 10 en 20 pixels ruimte zichtbaar. 2. De pagina wordt schoongecropt. Rondom de pagina is geen ruimte zichtbaar en het is mogelijk dat er een klein stukje van de pagina wordt weggecropt. Er mag echter in geen geval informatie op de pagina worden weggesneden. Rechtzetten en roteren De pagina’s worden zoveel mogelijk rechtgezet (Metamorfoze-films hebben maximaal een afwijking van drie graden). Richtpunt is daarbij de tekst (dit met het oog op van OCR). Bij twijfel of onduidelijkheid wordt in overleg met bedrijf, instelling en kwaliteitsmanager voor een alternatieve benadering gekozen. Tonale reproductie De tonale informatie dient zoveel mogelijk die van het bronmateriaal te benaderen. In uitzonderlijke gevallen zullen meerdere opnames van één film nodig zijn. In geval van Metamorfoze-films moeten de volgende settings worden gebruikt (meting in Adobe Photoshop, pipet tool, 5x5 sample, info panel): - Laag contrast film: in de Kodak grayscale moeten de vakken A t/m 12 zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden. - Hoog contrast film: in de Kodak grayscale moeten de vakken A t/m 7 (M) zichtbaar zijn en goed van elkaar zijn te onderscheiden. - De waarden van vlak A moeten zich bevinden tussen de marges van 3 en 6% zwarting. - De waarden van vlak 7 (M) bij hoog contrast/ 12 bij laag contrast moeten zich bevinden tussen 816 (of tussen 94 en 97% zwarting). De Kodak Grayscale 18 Met een opening worden twee naast elkaar liggende pagina's bedoeld. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 71 Uitlichting De scans dienen zo gelijkmatig mogelijk te zijn uitgelicht. In geval van Metamorfoze-films: Lichtverloop tussen midden en hoeken mag hoogstens 2% zijn (gemeten in Adobe Photoshop, pipet tool, gemiddeld 5 x 5 pixels). Ruis De scans dienen zo veel mogelijk vrij te zijn van scanner-ruis (lichtfluctuaties die geen deel uitmaken van het origineel of film). Omdat ruismeting nog onderwerp is van onderzoek, zal het op dit moment niet in de kwaliteitsbeoordeling worden meegenomen. Detailbehoud In deze richtlijnen wordt, met behulp van de ISO Test-chart No. 2 scherptekaart, en rekening houdend met de reductie van de film, uitgegaan van een ondergrens van 50 lijnenparen per millimeter (lp/mm). Deze grens biedt over het algemeen genomen voldoende detailbehoud (tot een lettergrootte van 1.5 mm). Met behulp van de ISO-scherptekaart wordt berekend bij welke reductie, welk lijnenparen target moet worden gehaald. De ISO Test chart No. 2 Door de rekensom: reductie x target, kan worden uitgerekend voor welke reductie, welk lijnenparentarget op de ISO Test-chart scherptekaart minimaal moet worden gehaald om tot 50 lp/mm te komen. Bijvoorbeeld: 8 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 6.3 zichtbaar zijn (8 x 6.3 = 50,4). 10 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 5.0 zichtbaar zijn. 13 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 4.0 zichtbaar zijn. 16 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 3.2 zichtbaar zijn. 21 x reductie: op het ISO Test-chart No. 2 moet minimaal target 2.5 zichtbaar zijn. Verstoringen Niet toegestaan zijn: - Horizontale en verticale strepen - Pixelstoringen (vaak veroorzaakt door stof en/of vuil) - Haloing (dit treedt op bij teveel verscherping) - Verspringingen en andere vervormingsartefacten (golfbewegingen, krommingen ea). Geometrische nauwkeurigheid Dit betekent dat de afmetingen van de meetlatjes (zie target) in de scan gelijk zijn aan die van de originele target (nagemeten in Adobe Photoshop). Omdat er een minieme afwijking in de film zelf mogelijk is (de reductie is dan niet geheel gelijk aan de opgegeven reductie – dwz 12x reductie is dan bijvoorbeeld 12,2x reductie) is een afwijking toegestaan van plus of min 2 millimeter op tien centimeter.19 Nabewerking 19 Gevolg is wel, dat de resolutie dan iets boven of onder de waarde kan zitten, vergeleken met de waarde in de header van het bestand (uitgaande van 2 mm afwijking komt dat neer op ongeveer 294 of 306 ppi). Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 72 De volgende nabewerkingen zijn toegestaan in het masterbestand: - Roteren - Croppen - Een lichte vorm van verscherping (middels unsharp masking – aangeraden wordt de instellingen te documenteren in de technische metadata). - Een lichte vorm van tonale correctie (middels levels of curves in Adobe Photoshop –instellingen kunnen worden gedocumenteerd in de technische metadata) De uit te voeren nabewerkingen worden in overleg met de Kwaliteitsmanager uitgevoerd. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 73 1.3 Toevoegen van technische metagegevens Onder technische metadata worden verstaan: metadata die enerzijds als doel hebben de lange termijn bewaring van het bestand veilig te stellen en anderzijds documentatie over de kwaliteit van de afbeelding bevatten. Voor deze metadata is de volgende draft NISO standaard beschikbaar: NISO Z39.87-2002: http://www.niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf).20 Een belangrijk deel van de technische metadata kan batchmatig uit de header van de TIFF-bestanden worden onttrokken. Dit gebeurt met de JHOVE tool (http://hul.harvard.edu/jhove/). Een ander deel (met name de documentatie van het scanproces) zal moeten worden aangeleverd door de dienstverlener. Wanneer het de bedoeling is dat de masterbestanden worden opgenomen in het TIFF-archief / edepot van de KB moeten technische metadata worden toegekend aan elk individueel TIFFmasterbestand. Het ontrekken van de informatie uit de TIFF-fileheader zal worden uitgevoerd door de KB. De dienstverlener wordt gevraagd een beperkte set van tags aan te leveren. Er kan worden uitgegaan van een batchmatige toekenning van technische metagegevens. Wanneer de bestanden niet zullen worden opgenomen in het TIFF-archief dan ligt de keuze om wel of niet technische metadata te creëren bij de instelling. Om enige documentatie over de manier van scannen voor de toekomst te bewaren wordt het gebruik van de technische metadata wel sterk aangeraden. In onderstaand schema wordt aangegeven welke NISO Z39 87 tags door de dienstverlener dienen te worden aangeleverd. Bij enkele elementen wordt aanvullende informatie gegeven. Voor de stipte betekenis en invulling van ieder element wordt verwezen naar de Z39.86 norm: http://www.niso.org/standards/resources/Z39_87_trial_use.pdf NISO Z29.87 7.1 NISO Z39.87 Naam Opmerkingen of suggesties Source Type 7.3 ImageProducer 7.5 DeviceSource 7.6.1.1 ScannerManufacurer 7.6.1.2.1 ScannerModelName Er zijn twee mogelijkheden: 1. Microfilmscanning (uitgaande van Metamorfoze films): Type film = Kodak Direct Duplicating Intermediate 2470 (Estar Base) Polariteit= negatief Formaat= 16 of 35 mm D-min (grondsluier) = 0.14 – 0.18 Reductiefactor = bijvoorbeeld 12 2. Scanning van origineel: Omschrijving van het originele materiaal. Bijvoorbeeld: boek, manuscript, schilderij, glasnegatief. Naam dienstverlener. Vermeld daarbij ook een eventuele url. Mogelijkheden: - Microfilm scanner - Book scanner - Digital camera - Digital scanback Etc Suggesties van de dienstverlener welkom (in overleg). Wellicht is deze informatie te exporteren uit EXIF of anderszins technische metagegevens van het scansysteem. Wanneer het gaat om een digitale camera moet 7.7 en volgenden worden ingevuld. Idem. 20 Inmiddels (maart 2006) is er bijna een nieuwe versie beschikbaar (zie ballot versie: http://www.niso.org/standards/resources/Z39-87-200x-forballot.pdf?CFID=4088044&CFTOKEN=41507080). Zodra deze definitief is gepubliceerd zullen deze richtlijnen worden aangepast. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 74 NISO Z29.87 7.6.1.2.2 NISO Z39.87 Naam Opmerkingen of suggesties ScannerModelNumber Idem. 7.6.2.1 ScanningSoftware Let op: dit is niet hetzelfde als de nabewerkingsoftware. 7.6.2.2 ScanningSoftwareVersionNo 7.7.1 DigitalCameraManufacturer 7.7.2 DigitalCameraModel 7.7.3.7 SceneIlluminant 7.7.3.8 ColorTemp Wellicht is deze informatie te exporteren uit EXIF of anderszins technische metagegevens van de digitale camera. Idem. 7.7.3.9 FocalLength Idem. 7.7.3.10 Flash Idem. 7.7.3.15 AutoFocus 8.1.1 SamplingFrequencyPlane 8.3.1 TargetType 8.3.2.1 TargetIDManufacturer 8.3.2.2 TargetIDName 8.3.2.3 TargetIDNo 8.3.2.4 TargetIDMedia 8.3.3 ImageData 8.3.4 PerformanceData 9.1.3 ProcessingAgency 9.1.4.1 ProcessingSoftwareName 9.1.4.2 ProcessingSoftwareversion 9.1.5 ProcessingActions Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland Indien er sprake is van gebruik van een digitale camera. Wanneer scan van origineel dan is de waarde "2". Wanneer scan van microfilm of intermediair dan is de waarde "3". Waarde is "0" (external). Let op: Target tags (8.3.1 en volgenden) moeten herhaald worden voor alle targets (zie schema pagina 39 Z39.87 standaard). Voor microfilmscans is dat 3 of 4 x: - ISO Resolution Test chart No. 2 scherptekaartjes - Kodak Gray Scale Q-13 - Als aanwezig op film: AIIM Scanner Test Chart #2 - Wit uitlichtvel Voor scans van origineel 6 x: - ISO Resolution Test chart No. 2 scherptekaartjes - A&P PM-PMG target (of Applied Image alternatieven) - MacBeth Colorchart - Kodak Gray Scale Q-13 - Applied Image QA-62 Slant Edge Target - Wit uitlichtvel In overleg tussen instelling en KB. Dit kan bestaan uit een URL, URN of directory structuur. Belangrijk is dat hier de verbinding wordt gelegd tussen scans en targets (welke targets horen bij welke scans). Dienstverlener hoeft echter niets in te vullen en kan volstaan met aanmaken veld. Locatie van deze data zal door de opdrachtgever worden ingevuld. Idem als 7.3 In dit geval: eventueel rechtzetten, croppen en eventueel verscherpen. Wat betreft het laatste wordt verzocht de verscherpingsinstellingen van de gebruikte software te 75 NISO Z29.87 NISO Z39.87 Naam Opmerkingen of suggesties vermelden. Toevoegen van eventueel gebruikte action files is niet nodig. De toegekende en ontrokken technische metadata moeten worden aangeleverd in het XML Mix formaat (de XML uitwerking van de Z39.87 standaard): http://www.loc.gov/standards/mix/ Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 76 1.4 Afgeleide internetafbeeldingen Van de masterbestanden dienen de volgende internetafgeleiden te worden gemaakt: a. Thumbnail 1: - 50 pixels hoog - JPEG kwaliteit 4 b. Thumbnail 2: - 150 pixels breed - JPEG kwaliteit 4 c. Beeldschermresolutie 1: - 750 pixels breed - JPEG kwaliteit 7 d. Beeldschermresolutie 2 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): - 1000 pixels breed - JPEG kwaliteit 7 e. Beeldschermresolutie 3 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): - 1200 pixels breed - JPEG kwaliteit 7 f. Beeldschermresolutie 4 (in hoeverre deze resolutie nodig is, moet worden overlegd): - 1500 pixels breed - JPEG kwaliteit 7 Afbeeldingen die de breedte van 750 pixels niet halen (kleine objecten) mogen niet worden opgerekt (geïnterpoleerd) naar 750 pixels. Voor beeldschermresolutie 1 kan dan de breedte van het masterbestand worden aangehouden. Voorbeeld: wordt een pasfoto op 300 ppi gescand dan zal de scan niet breder zijn dan 420 pixels. Deze 420 pixels worden dan aangehouden als beeldschermresolutie 1 en wordt niet opgerekt naar 750 pixels. Wanneer de JPEG-artefacten – over het algemeen het beste zichtbaar rondom contrastrijke delen in een afbeelding – een te prominente rol krijgen in de afbeelding, kan worden besloten de hoeveelheid JPEG-compressie enigszins omlaag te brengen. Dit gebeurt in overleg met de Kwaliteitsmanager Digitalisering. De afgeleide bestanden mogen na verkleining worden verscherpt. Te veel verscherping - zichtbaar in het haloing effect - is niet toegestaan. Een lichte mate van tonale en kleur nabewerking is toegestaan. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 77 1.5 Bestandsnamen Masterbestand INSTELLING01_UNIEK-ID.TIF Targetbestanden microfilm Scan signatuur microfilm: INSTELLING01_Filmnummer_SIGNATUURMICROFILM.TIF Scan grijswaarden en scherpte targets: INSTELLING01_Filmnummer_GRIJSSCHERPTE.TIF Scan AIIM target: INSTELLING01_Filmnummer_AIIM.TIF Scan uitlichtvel: INSTELLING01_Filmnummer_UITLICHTING.TIF Opgeslagen in aparte directory met naam TARGETTEST_Filmnummer Targetbestanden scannen van origineel Scan grijswaarden: Normale pagina’s Eerste test: • Scan grayscale(s) in geval grijwaarden: INSTELLING01_TARGETTEST0001_GRIJS.TIF • Scan grayscale(s) en MacBeth-target in geval kleur: INSTELLING01_TARGETTEST0001_GRIJSKLEUR.TIF • Scan ISO resolution test charts en centimeters: INSTELLING01_TARGETTEST0001_SCHERPTE.TIF • Scan MTF-targets: INSTELLING01_TARGETTEST0001_MTF.TIF • Scan uitlichtingsvel: INSTELLING01_TARGETTEST0001_UITLICHTING.TIF De targetbestanden dienen te worden opgeslagen in een aparte directory met de naam: TARGETTEST_TEST0001 Xde test: • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_GRIJSKLEUR.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_SCHERPTE.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_MTF.TIF • INSTELLING01_TARGETTESTxxxx_UITLICHTING.TIF De targetbestanden dienen te worden opgeslagen in een aparte directory met de naam: TARGETTEST_TESTxxxx Deze directory’s worden aangemaakt in de subdirectory TARGETS. Afgeleiden Thumbnail 1: INSTELLING01_UNIEK-ID_S.JPG Thumbnail 2: INSTELLING01_UNIEK-ID_T.JPG Beeldschermresolutie 1: INSTELLING01_UNIEK-ID_U.JPG Beeldschermresolutie 2: INSTELLING01_UNIEK-ID_V.JPG Beeldschermresolutie 3: INSTELLING01_UNIEK-ID_W.JPG Beeldschermresolutie 4: INSTELLING01_UNIEK-ID_X.JPG Bestandsnamen worden in HOOFDLETTERS aangeleverd. Dat geldt ook voor de extentie. [Het middelste deel van de bestandsnaam - het "Uniek-ID" - wordt óf in hoofdletters óf in kleine letters aangeleverd, afhankelijk van hoe dit in de metagegevens is gedaan.] Indien het gaat om meervoudige objecten die in relatie tot elkaar in Geheugen moeten worden getoond (boeken, tijdschriften en hoofd- en detailafbeeldingen ea) wordt verwezen naar de Bijlage 12. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 78 1.6 Aanlevering scans en metagegevens De scans en de metagegevens moeten op Cd-rom, op DVD of op harde schijf worden aangeleverd. De aanlevering moet aan de volgende eisen voldoen: Type Cd-rom's: Mam ultra gold CD-R 700 MB of ander A-merk cd. Type DVD: A-merk DVD. In overleg. Type harde schijf: In overleg instelling en KB. De hoesjes van de Cd-rom's/DVD’s moeten voorzien zijn van de volgende informatie: 1) naam project (voorbeeld IISG01, CBG01) 2) volgnummer Cd-rom/DVD 3) nummer van het eerste en laatste object op de Cd-rom (of wanneer mogelijk: alle bestanden) Voorts moet in een Access '97 database de volgende informatie meegeleverd worden (op diskette of cd): Velden: 1) nummer Cd-rom/DVD 2) bestandsnaam objecten De afgeleiden moeten op aparte Cd-rom’s of DVD’s worden aangeleverd. De technische metadata worden in overleg aangeleverd. Van alle Cd-rom’s/DVD’s/harde schijven dienen twee exemplaren (een kopie voor instelling en een kopie voor het GvN) te worden gemaakt, waarvan er een aan het GvN geleverd moet worden. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 79 2. Audio-visueel materiaal 2.1 Bewegend beeld Analoog (celluloid) Film 8mm, 16mm, 32mm 21 Digibeta. Analoog video VHS, Betamax of Betacam Eventueel omzetten naar Digibeta Digitale video Digibeta, Digital-S, DVCam, DVCpro. n.v.t. MPEG-1 MPEG-1 MPEG-1 352x264 pixels (filmformaat) of 352x288 pixels (PAL) 1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps 352x288 pixels (PAL) 352x288 pixels (PAL) MPEG-1 (CD), MPEG2 (DVD) 352x288 pixels (PAL) 1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps 1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps 1500 Kilobyte (1,5 Mbs) 25 fps Windows media (..wmv) 352x264 pixels (filmformaat) of 352x288 pixels (PAL) 300 – 500 Kbs sure stream/multibit 25 fps Windows media (extensie .wmv) Windows media (..wmv) 352x288 pixels Windows media (..wmv) 352x288 pixels Windows media (..wmv) 352x288 pixels 300 – 500 Kbs sure stream/multibit 25 fps Windows media extensie .wmv) 300 – 500 Kbs sure stream/multibit 25 fps Windows media extensie .wmv) 300 – 500 Kbs sure stream/multibit 25 fps Windows media extensie .wmv) 176x132 of 176x144 pixels 34–56–100 Kbs sure stream/multibit 10 fps 176x144 pixels 176x144 pixels 176x144 pixels 34–56–100 Kbs sure stream/multibit 10 fps 34–56–100 Kbs sure stream/multibit 10 fps 34–56–100 Kbs sure stream/multibit 10 fps Gesproken woord Muziek Voorbeeld Radio opnamen CD, plaat Hoogwaardige muziek uitvoeringen CD Drager CD CD CD Bestandstype en bitrate master CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 layer III (MP3) 128 (of hoger) kbs Mono of stereo CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 compressie: MPEG-1 layer III (MP3) 256 (of hoger) kbs Stereo CD audio: WAV 1411 kbs of MPEG-1 layer III (MP3) 256 (of hoger) kbs Stereo MPEG-1 layer III (MP3) 32 of 64 kbs (extensie .mp3) Windows Media: 32 kbs, 64 kbs Extensie .wma Mono of stereo Verschillende bitrates worden in één bestand opgenomen. MPEG-1 layer III (MP3) 32, 64 of 128 kbs (extensie .mp3) Windows Media: 32 kbs, 64 kbs en eventueel 128 kbs Extensie .wma Stereo Verschillende bitrates worden in één bestand MPEG-1 layer III (MP3) 64 of 128 kbs (extensie .mp3) Windows Media: 32kbs, 64 kbs en 128 kbs Extensie .wma Stereo Verschillende bitrates worden in één bestand Voorbeeld Pre-master en/of de drager Bestandstype 22 master Resolutie Bitrate Frames per seconde 23 STREAMS Bestandstype streams breedband Resolutie Bitrate Frames per seconde Bestandstypen streams smalband Resolutie Bitrate Frames per seconde Digitale drager Cdrom, DVD n.v.t. 2.2 Audio STREAMS MPEG Windows Media 21 Scanning met lichte compressie vastgelegd op analoge dager. Met de keuze voor MPEG-1 wordt de huidige standaard binnen de omroepwereld gevolgd en wordt mogelijkheid opengehouden om in een later stadium eventueel nieuwe afgeleiden te fabriceren. 23 De streams zullen gehost worden bij Surfnet en aangeroepen worden vanuit de website van het GVN. 22 Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 80 opgenomen. opgenomen. 2.3 Quicktime object of panaroma movies Deze `films` (van aan elkaar geplakte afbeeldingen) worden gemaakt om een 360 graden beeld te vertonen van hetzij een object, hetzij een panorama. Bestanden worden aangeleverd in het Qucktime formaat in `breedband` en `smallband` formaat. Smallband: rond de 500 KB Breedband: rond 1 MB Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 81 BIJLAGE 10. MODEL AANVRAAG OFFERTE DIGITALISEREN Begeleidende brief t.a.v. de heer/mevrouw [naam] [Adres] [Datum] Betreft: offerte digitaliseren Geachte heer/mevrouw [naam], Met deze brief wil ik u uitnodigen voor het uitbrengen van een offerte voor het digitaliseren van objecten in het kader van het project [naam project] voor het landelijke digitaliseringsproject het Geheugen van Nederland. Het betreft het digitaliseren van [aantal] objecten uit de [naam collectie] van [naam instelling]. Digitaliseren dient te geschieden volgens de specificaties die zijn beschreven in de bijlage. Wij verzoeken u in de offerte aan te geven in welke mate u aan de specificaties kunt voldoen. Om dit te kunnen toetsten, willen wij u vragen een test uit te voeren. De specificaties voor deze test zijn in de offerteaanvraag opgenomen. Ook verzoeken wij u inzicht te geven in de hoeveelheid objecten die u in één zending in huis kunt hebben. Uw offerte zouden wij graag voor [datum] in bezit willen hebben. Voor meer informatie of bij vragen over deze aanvraag kunt u contact opnemen met de projectleider [naam projectleider, telefoonnummer projectleider]. Met vriendelijke groet, [Naam projectleider] [Functie] [Met 1 bijlage: specificatie voor de offerteaanvraag] Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 82 Specificaties voor de offerteaanvraag Het project [Korte omschrijving van het project en het materiaal] Offerte wordt gevraagd voor het digitaliseren van [korte omschrijving materiaal], [inclusief de toekenning van een basisset (technische) metagegevens], van [naam collectie]. Materiaal In de te digitaliseren collectie zijn de volgende soorten objecten opgenomen: [aantal][soort object]van [afmetingen] in [fysieke staat] [aantal][soort object]van [afmetingen] in [fysieke staat] Daarnaast zijn er [aantal] [soort objecten] met een afwijkend formaat. Deze dienen ook gedigitaliseerd te worden. Gevraagd wordt het digitaliseren van deze objecten apart in de offerte op te nemen. Aanlevering en teruglevering materiaal [Omschrijving van de wijze waarop het materiaal wordt aangeleverd]. [Omschrijving van de wijze waarop het materiaal moeten worden teruggeleverd]. Specificaties Digitaliseren Zie bijlage 9, paragraaf 1. Test en offerte Gevraagd wordt een aantal objecten als test te digitaliseren. Dit materiaal zal als volgt worden aangeleverd: [beschrijving aanlevering]. De testset bestaat uit [beschrijving testset]. De test moet worden uitgevoerd volgens deze specificaties en eventuele kosten kunnen in rekening worden gebracht. In ieder geval moet een aantal masterbestanden in TIFF en daarvan een aantal afgeleiden in JPEG worden aangeleverd (inclusief de juiste bestandsnamen).Op basis van deze test kan de kwaliteit bekeken worden. Gevraagd wordt offerte uit te brengen mede op basis van deze test. De volgende kostenposten moeten hierin gespecificeerd worden: - Digitaliseren (prijs per object en prijs totaal) - Digitaliseren afwijkende formaten (prijs per object en prijs totaal) - Invoeren metagegevens - Nabewerking van de images - Controle 1:1 van de images - Steekproefsgewijze controle metagegevens (10%) - Aanleveren documentatie - Opslag op Cd-rom (prijs per Cd-rom en verwacht aantal Cd-rom's) Ook wordt de leverancier verzocht aan te geven op welke termijn met de werkzaamheden begonnen kan worden en wat de doorlooptijd zal zijn. Deadlines en contactpersonen Gevraagd wordt de testbestanden en de offerte vóór [datum] af te ronden. Spoedig daarna zal de opdracht worden verleend. De testresultaten moeten worden gestuurd naar [adres], [naam projectleider]. Tijdens het testtraject zijn de volgende contactpersonen beschikbaar: [naam], [telefoonnummer] [naam], [telefoonnummer] Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 83 BIJLAGE 11. RICHTLIJNEN VOOR DE KWALITEITSCONTROLE VAN HET DIGITALISEREN Deze bijlage bestaat uit drie delen: 1. De procedure van de kwaliteitscontrole 2. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel 3. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole microfilmscans 1. Procedure kwaliteitscontrole In het onderstaande komen de volgende vier punten aan de orde: 1.1 Uitgangspunt 1.2 Steekproef 1.3 Controle kwaliteitsmanager digitalisering 1.4 Regelmaat kwaliteitscontrole 1.1 Uitgangspunt Uitgangspunt bij de controles is de oplevering van kwalitatief hoogstaand masterbestand. De kwaliteitseisen zoals geformuleerd in bijlage 9, Specificaties voor digitaliseren en de beoordelingsformulieren kwaliteitscontrole (zie onderstaand), zijn daarbij het richtsnoer. 1.2 Steekproef Algemeen uitgangspunt: Van een batch wordt 5% getest. Als meer dan 1% van de steekproef niet voldoet aan de normen, wordt de batch teruggezonden. De batch wordt dan in het geheel nagelopen en waar nodig verbeterd. Als minder dan 1% van de batch fouten vertoont, worden alleen de foute afbeeldingen teruggezonden en verbeterd. Als de batch na verbetering terugkeert, zal opnieuw een controle worden uitgevoerd.24 De grootte van de steekproef kan worden aangepast aan de omvang en aard van het project. Dit gebeurt in overleg met instelling, scanbedrijf en kwaliteitsmanager digitalisering. 1.3 Controle kwaliteitsmanager digitalisering De controle verloopt aan de hand van de beoordelingsformulieren kwaliteitscontrole (zie onderstaand). Deze formulieren zijn gebaseerd op de specificaties zoals die staan beschreven in bijlage 9, Specificaties voor digitaliseren. 1.4 Regelmaat kwaliteitscontrole De controles door de kwaliteitsmanager en de instelling vinden drie keer plaats: Controle 1: na één week productie (minimaal na 20% van het materiaal) Controle 2: op de helft van het project Controle 3: aan het einde van het project Deze frequentie kan worden aangepast aan de aard en omvang van het project. Dit gebeurt in overleg instelling, scanbedrijf en kwaliteitsmanager digitalisering. 24 Deze procedure is deels ontleend aan de richtlijnen van de National Archives and Records Administration: Steven Puglia ea, NARA Guidelines for digitizing archival materials for Electronic Access, 2004, p.65, 66 http://www.archives.gov/research/arc/digitizing-archival-materials.html Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 85 2. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van origineel van instellingnaam Scanbedrijf: Contactpersoon: Datum controle: Verslaglegging controle: Status controle: controle test/begin/midden/eind controle Kwaliteitscontroleur: Origineel materiaal: Scanner: Scan operator(s): Kwaliteitskenmerk 1. Resolutie 1.1 Is met de afgesproken resolutie gescand? 2. Scanmodus en kleurenuimte 2.1 Zijn de afbeeldingen op 8 of 16 bits grijswaarden gescand? 2.2 Zijn de afbeeldingen op 24 of 48 bits grijswaarden gescand? 2.3 Zijn de kleurenafbeeldingen afgeleverd in de Adobe RGB kleurenruime? 3. Bestandsformaat archiefbestand 3.1 Is het archiefbestand bewaard in het afgesproken bestandsformaat: TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd (of, wanneer afgesproken, met LZW compressie)? 3.2 Voldoet het TIFF bestand aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6. pdf? 4 Meescannen targets Zijn de volgende targets meegescand: 4.1 Opname Kodak grayscale en/of MacBeth kleurenkaart. 4.2 Opname scheptekaarten en centimeters en wanneer scanvlak groter dan A3 vier losse scherptekaarten in de hoeken. 4.3 Opname MTF Applied Image QA-62 targets (in het midden en in hoeken). 4.4 Uitlichtvel ter grootte van scanvlak. 5. Splitsen pagina’s 5.1 Zijn de pagina’s gesplitst? 6. Cropping 6.1 Zijn de pagina’s volgens afspraak gecropt? 7. Rechtzetten en roteren 7.1 Zijn de afbeeldingen rechtgezet (maximaal 1 graad niet ingebonden, 3 graden ingebonden of naar afspraak)? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland Acceptatie Toelichting 1.1 Ja/Nee 2.1 Ja/Nee 2.2 Ja/Nee 2.3 Ja/Nee 3.1 Ja/Nee 3.2 Ja/Nee 4.1 Ja/Nee 4.2 Ja/Nee 4.3 Ja/Nee 4.4 Ja/Nee 5.1 Ja/Nee 6.1 Ja/Nee 7.1 Ja/Nee 87 8. Tonale reproductie 8.1 Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 12 (of hoger – volgens afspraak) zichtbaar en goed van elkaar zijn te onderscheiden (gemeten in Photoshop)? 8.2 Bevinden de RGB waarden van vlak A zich bevinden tussen de marges 239-247 (of tussen 3 en 6% zwarting). 8.3 Bevinden de RGB waarden van vlak 19 zich tussen 8-16 (of tussen 94 en 97% zwarting). Of wanneer vlak 19 niet wordt gehaald: Bevinden de RGB waarden van het B vlak zich tussen 20 en 28 (of tussen 89 en 92% zwarting). 9. Kleur reproductie 9.1 Zijn de RGB waarden in de grijsvlakken MacBeth target aan elkaar gelijk - maximale afwijking 5 RGB waarden ((gemeten in Adobe Photoshop, met pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 10 Uitlichting 10.1 Is het lichtverloop op het uitlichtvel niet meer dan 2% (gemeten in Adobe Photoshop, middels pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 11 Detailbehoud 11.1 Is minimaal lijnenpaar target 4.5 zichtbaar op ISO Test chart No. 2 scherptekaart(en)? 12 Verstoringen 12.1 Zijn er horizontale of verticale strepen zichtbaar? 12.2 Zijn er pixelverstoringen zichtbaar? 12.3 Is er haloing zichtbaar? 12.4 Is er sprake van verspringen en eventuele andere vervormingen (golfbeweging, krommingen ea)? 12.5 Is er bovenmatige kleurmisregistratie zichtbaar? 13 Geometrische nauwkeurigheid 13.1 Zijn de afmetingen op het target (centimeters) identiek aan de afmetingen in de scan (nagemeten in Photoshop)? 14 Nabewerking 14.1 Is een eventuele nabewerking van de afbeeldingen verantwoord en volgens afspraak uitgevoerd? 15 Technische metadata 15.1 Zijn er technische metadata toegevoegd? 15.2 Zijn alle velden toegevoegd? 15.3 Zijn de technische metadata volgens de NISO Z39.87 norm toegevoegd? 15.4 Zijn de technische metadata aangeleverd in het XML Mix formaat? 16 Bestandsnamen (zie bijlage 12 Richtlijnen GvN) 16.1 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de TIFF master bestanden? 16.2 Zijn de juiste bestandsnamen en mappenstructuur gebruikt voor de TIFF target bestanden? 16.3 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de afgeleide JPEG bestanden? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 8.1 Ja/Nee 8.2 Ja/Nee 8.3 Ja/Nee 9.1 Ja/Nee 10.1 Ja/Nee 11.1 Ja/Nee 12.1 Ja/Nee 12.2 Ja/Nee 12.3 Ja/Nee 12.4 Ja/Nee 12.5 Ja/Nee 13.1 Ja/Nee 14.1 Ja/Nee 15.1 Ja/Nee 15.2 Ja/Nee 15.3 Ja/Nee 15.4 Ja/Nee 16.1 Ja/Nee 16.2 Ja/Nee 16.3 Ja/Nee 88 17 Afgeleiden 17.1 Zijn alle afgesproken afgeleiden gemaakt? 17.2 Is het afgesproken bestandsformaat gebruikt (JPEG-Quality level x,)? 18 Aflevering cd’s / dvd’s 18.1 Is de set de cd’s / dvd’s / harde schijven compleet? 18.2 Is er een aparte set afgeleiden meegeleverd? 18.3 Is de set cd’s / dvd’s gedocumenteerd? 18.4 zijn het merk en type cd’s /dvd’s/harde schijven volgens afspraak? 19 Acceptatie Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 17.1 Ja/Nee 17.2 Ja/Nee 18.1 Ja/Nee 18.2 Ja/Nee 18.3 Ja/Nee 18.4 Ja/Nee 19 Ja/Nee 89 3. Beoordelingsformulier kwaliteitscontrole scans van microfilm van instellingnaam Scanbedrijf: Contactpersoon: Datum controle: Verslaglegging controle: Status controle: controle test/begin/midden/eind controle Kwaliteitscontroleur: Origineel materiaal: Type microfilm: Hoog contrast/Laag contrast Scanner: Scan operator(s): Kwaliteitskenmerk 1. Resolutie 1.2 Is met de afgesproken resolutie gescand? 2. Scanmodus 2.1 Zijn de afbeeldingen op 8 bits grijswaarden gescand? 3. Bestandsformaat archiefbestand 3.1 Is het archiefbestand bewaard in het afgesproken bestandsformaat: TIFF IBM 6.0 ongecomprimeerd (of, wanneer afgesproken, met LZW compressie)? 3.2 Voldoet het TIFF bestand aan de TIFF 6.0 specificatie: http://partners.adobe.com/public/developer/en/tiff/TIFF6. pdf? 4 Mee scannen en verwijderen targets 4.1 Zijn de volgende targets meegescand: - Signatuur microvorm - Uitlichtvel - Opname Kodak grayscale, centimeters en scherptekaarten - Indien aanwezig: AIIM scanner test chart #2 of andere scherptetargets. 4.2 Zijn de juiste targets verwijderd: - Begin van de film - Vervolg van vorige spoel (optioneel) - Begin van de film - Vervolg van vorige spoel (optioneel) - Moedernegatief opslagnummer - Verklaring herhaling van beeld - Verklaring afbeelding in kleur (optioneel) - Microverfilmd - Copyrightverklaring - Lijst van onregelmatigheden - Bibliografisch verslag - Signatuur en/of titel - Inhoud van spoel (optioneel) - Barcode - Vervolg op andere spoel (optioneel) - Einde van de film. Terug spoelen a.u.b. 5. Splitsen pagina’s 5.1 Zijn de pagina’s gesplitst? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland Acceptatie Toelichting 1.2 Ja/Nee 2.1 Ja/Nee 8.1 Ja/Nee 3.2 Ja/Nee 4.1 Ja/Nee 4.2 Ja/Nee 5.1 Ja/Nee 90 6 Dubbele opnames verwijderen 6.1 Zijn de dubbele opnames verwijderd? 7. Cropping 7.1 Zijn de pagina’s volgens afspraak gecropt? 8. Rechtzetten en roteren 8.1 Zijn de pagina’s rechtgezet (richtpunt is de tekst)? 8.2 Zijn de pagina’s waarbij meer dan 50% van de tekst dwars staat geroteerd? 9 Tonale reproductie 9.1 - Laagcontrast-film: Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 12 zichtbaar en goed van elkaar te onderscheiden (meting in Photoshop)? - Hoogcontrast-film: Zijn in de Kodak grayscale de vakken A t/m 7 (M) zichtbaar en goed van elkaar te onderscheiden (meting in Photoshop)? 9.2 Bevinden de zwartingswaarden van vlak 7 (M) bij hoog contrast/ 12 bij laag contrast zich tussen 8-16 (of tussen 94 en 97% zwarting)? 10 Uitlichting 10.1 Is het lichtverloop op het uitlichtvel niet meer dan 2% (gemeten in Adobe Photoshop, met pipet tool, 5 x 5 pixels gemiddeld)? 11 Detailbehoud 11.1 Worden de 50 lp/mm van de film in de scan gehaald (zie schema onder kopje detailbehoud reductie om te bepalen bij welke reductie welk target op de ISO Test chart No. 2 scherptekaart moet worden gehaald)? 12 Verstoringen 12.1 Zijn er horizontale of verticale strepen zichtbaar? 12.2 Zijn er pixelverstoringen zichtbaar? 12.3 Is er haloing zichtbaar? 12.4 Is er sprake van verspringen en eventuele andere vervormingen (golfbeweging, krommingen ea)? 13 Geometrische nauwkeurigheid 13.1 Zijn de afmetingen op het target (centimeters) identiek aan de afmetingen in de scan (nagemeten in Photoshop)? Een marge van 2 mm op 10 cm is toegestaan. 14 Nabewerking 14.1 Heeft er tonale correctie plaatsgevonden? 15 Technische metadata 15.1 Zijn er technische metadata toegevoegd? 15.2 Zijn alle velden toegevoegd? 15.3 Zijn de technische metadata volgens de NISO Z39.87 norm toegevoegd? 15.4 Zijn de technische metadata aangeleverd in het XML Mix formaat? 16 Bestandsnamen (zie bijlage 12 Richtlijnen GvN) 16.1 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de TIFF master bestanden? 16.2 Zijn de juiste bestandsnamen en mappenstructuur gebruikt voor de TIFF target bestanden? 16.3 Zijn de juiste bestandsnamen en eventuele mappenstructuur gebruikt voor de afgeleide JPEGbestanden? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 6.1 Ja/Nee 7.1 Ja/Nee 8.1 Ja/Nee 8.2 Ja/Nee 9.1 Ja/Nee 9.2 Ja/Nee 10.1 Ja/Nee 11.1 Ja/Nee 12.1 Ja/Nee 12.2 Ja/Nee 12.3 Ja/Nee 12.4 Ja/Nee 13.1 Ja/Nee 14.1 Ja/Nee 15.1 Ja/Nee 15.2 Ja/Nee 15.3 Ja/Nee 15.4 Ja/Nee 16.1 Ja/Nee 16.2 Ja/Nee 16.3 Ja/Nee 91 17 Afgeleiden 17.1 Zijn alle afgesproken afgeleiden gemaakt? 17.2 Is het afgesproken bestandsformaat gebruikt (JPEG Quality level x,)? 18 Aflevering cd’s / dvd’s 18.1 Is set de cd’s / dvd’s / harde schijven compleet? 18.2 Is er een aparte set afgeleiden meegeleverd? 18.3 Is de set cd’s / dvd’s gedocumenteerd? 18.4 zijn het merk en type cd’s /dvd’s/harde schijven volgens afspraak? 19 Acceptatie Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 17.1 Ja/Nee 17.2 Ja/Nee 18.1 Ja/Nee 18.2 Ja/Nee 18.3 Ja/Nee 18.4 Ja/Nee 19 Ja/Nee 92 BIJLAGE 12. TYPEN OBJECTEN EN OPBOUW VAN BESTANDSNAMEN 1. Typen objecten 1.1 Enkelvoudige objecten Beschrijving één object met één xml-record. Een object heeft verschillende formaten jpegs en kan MrSid hebben. Informatie voor de website komt uit de tussenlaag Presentatie Titelpresentatie en detailpresentatie. Indien er steunafbeeldingen zijn, worden deze getoond in de titelpresentatie. In de grafische weergave zien we thumbnails, in de tekstuele weergave zien we volgnummers die door de tussenlaag worden gegeven. Bij beide weergaven betekent klikken op een steunafbeelding dat het plaatje wordt getoond in de detailweergave. Steunafbeelding Het object kan verschillende steunafbeeldingen hebben. (Er is in dit geval geen sprake van een samengesteld object en het object wordt niet ondergebracht in een directory). Let op: steunafbeeldingen zijn in dit geval dus altijd onbeschreven. Thumbnails Ieder xml-record heeft een thumbnail. 1.2 Samengestelde objecten Beschrijving één xml-record met een aantal verschillende afbeeldingen. Iedere afbeelding kan verschillende formaten jpegs en een MrSid hebben. (De verschillende afbeeldingen behorend bij het xml-record zitten in één directorie met de naam van het online-id). Hierbij kan gedacht worden aan: • boeken • brochures • atlassen • kranten • tijdschriften • foto's waarvan zowel de voor- als achterkant wordt opgenomen De index van afbeeldingen bij een record wordt gegeven door de Tussenlaag (een applicatie die de structuur van het object registreert). Presentatie In de titelpresentatie van het object komt altijd een knop 'inhoudsopgave'. Deze knop levert een pagina op waarin de index van het object wordt getoond, een lijst met vertalingen van de bestandsnamen. In de grafische weergave hiervan worden hierbij de thumbnails getoond indien aanwezig. Klikken op een item levert een detailweergave op (dwz de afbeelding). In de detailweergave wordt de inhoudsopgave ook weer getoond in een pulldownmenu. Steunafbeelding De deelobjecten van een onbeschreven samengesteld object hebben nooit steunafbeeldingen. Deze zouden namelijk niet kunnen worden gepresenteerd. Vanuit de index van een onbeschreven samengesteld object ga je immers meteen naar de detailweergave (de afbeelding), er zijn geen titelpresentaties van de deelobjecten. Thumbnails Het samengestelde object als geheel dat wordt beschreven in het xmlrecord heeft geen afzonderlijke afbeelding en dus ook geen thumbnail. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 93 De deelobjecten kunnen wel een thumbnail hebben (alleen het geval als alle onderdelen een thumbnail hebben). Dit wordt teruggegeven door de tussenlaag. 1.3 Gerelateerde records Beschrijving Meerdere xml-records die met elkaar zijn verbonden dmv het relationstmt. Types zijn "parent", "child" of "help". Presentatie 1. In de titelpresentatie van een gevonden object (kan zowel van het type parent als child zijn) komt een knop 'Toon serie'. Deze knop levert een pagina op waarin alle gerelateerde objecten worden getoond, een lijst met thumbnails en titels. Gebruikers kunnen kiezen uit "Toon afbeelding" of "toon beschrijving". 2. In de titelpresentatie van een gevonden object worden steunafbeeldingen getoond indien aanwezig. (Dit is het geval wanneer in het relation-stmt verwezen wordt naar een record van het type = help). In de grafische weergave dmv thumbnails, in de tekstuele dmv een volgnummer. Klikken op een steunafbeelding levert de titelpresentatie van de steunafbeelding. 3. In de detailweergave kan niet gebladerd worden door de gerelateerde objecten. Steunafbeelding Zijn te herkennen aan het relation-stmt, type = "help". Een beschreven detail is zelf ook weer een object met een xml-record die verschillende formaten jpegs en MrSid kan hebben. Een steunafbeelding is altijd "hidden". Thumbnails Ieder xml-record kan wel of niet een thumbnail hebben. 2. Opbouw bestandsnamen De opbouw van de bestandsnamen is verschillend voor de diverse soorten materiaal. Naast twee vaste elementen kan een bestandsnaam diverse aanvullingen of extensies bevatten al naar gelang het formaat van de afbeelding, de plaats in de structuur of het bestandsformaat. Hieronder worden achtereenvolgens de opbouw van bestandsnamen van stilstaand beeld ( b.v. foto’s, affiches of teksten) en bewegend beeld of geluid. 2.1 Vaste elementen Iedere bestandsnaam van een gescand object bestaat minimaal uit de volgende vaste elementen: Vast element -collectiecode (db-code) -uniek kenmerk, bv original-id (een signatuur), een barcode of record-id -> deze twee vormen het ‘‘online-id’’ bijvoorbeeld NIOD01 NIOD01_43S54 Als een uniek kenmerk tekens bevat als ‘/’, ‘_’, ‘(‘, ‘)’ of spaties worden deze weggelaten of vervangen door een dash ‘-‘. De elementen van een signatuur worden dus aan elkaar geplakt, of met een dash van elkaar gescheiden. Extra voornullen in een nummer kunnen naar keuze worden weggelaten. De underscore wordt gebruikt om de elementen in een bestandsnaam te scheiden. Het is belangrijk dat het unieke kenmerk in de bestandsnaam als zodanig terugkomt in het beschrijvingsrecord. Ook is belangrijk dat binnen een record slechts één kenmerk wordt gebruikt dat kan wijzen naar alle bestanden die bij dat record horen. 2.2 Bestandsnaamgeving stilstaand beeld (afbeeldingen en teksten) 2.2.1 Verschillende formaten Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 94 Formaat - Moederbestand: ‘online-id’.TIF - Thumbnail 50 pixels: ‘online-id’_S.JPG - Thumbnail 150 pixels: ‘online-id’_T.JPG - 750 pixels breed: ‘online-id’_U.JPG - 1000 pixels breed: ‘online-id’_V.JPG - 1200 pixels breed: ‘online-id’_W.JPG - .... pixels breed: ‘online-id’_X.JPG - Mr Sid bestand: ‘online-id’.SID Bijvoorbeeld NIOD01_43S54.TIF NIOD01_43S54_S.JPG NIOD01_43S54_T.JPG NIOD01_43S54_U.JPG NIOD01_43S54_V.JPG NIOD01_43S54_W.JPG NIOD01_43S54_X.JPG NIOD01_43S54.SID 2.2.2 Detailafbeeldingen in enkelvoudige objecten details bijvoorbeeld ‘online-id’ alleen (het hele plaatje) NIOD01_43S54 ‘online-id’_D01 (eerste detail) NIOD01_43S54_D01 ‘online-id’_D02 NIOD01_43S54_D02 enz. ‘Detailafbeeldingen’ hoeven niet persé een detail weer te geven. Het kan ook een tweede afbeelding van het object zijn, of het object vanuit een andere hoek, o.i.d. 2.2.3 Samengestelde objecten Om de volgorde binnen een samengesteld object vast te leggen, wordt de volgende opbouw van bestandsnamen gebruikt: Alleen een volgnummer: AVST01_N4008_001 AVST01_N4008_002 AVST01_N4008_003 AVST01_N4008_004 AVST01_N4008_005 Enz. Deze bestanden worden opgeslagen in een directory met de ID naam: ASTV01_N4008 AVST01_N4008_001 AVST01_N4008_002 AVST01_N4008_003 Enz. 2.2.4 Naamgeving van ge-ocrde bestanden Tekstbestanden krijgen als naam het online-id uit het xml-record. Dus gegeven een xml-record met als inhoud van het element online-id "foobar", dan wordt de naam van het bestand met de OCR-tekst die hoort bij dat xml-record: "foobar.txt". 2.3 Bestandsnaamgeving bewegend beeld en geluid 2.3.1 Video MPEG-1 bestand vast element <online-id>.mpg Bijvoorbeeld: FILM01_43S54.mpg Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 95 Streaming bestanden Windows Media <online-id>_AWV.WMV - lage bitrate en multi bitrate smalband <online-id>_BWV.WMV - evt extra middel bitrate <online-id>_CWV.WMV - hoog en multi bitrate breedband <online-id>_DWV.WMV - evt extra breedband Bijvoorbeeld FILM01_43S54_AWV.WMV Stills (afbeelding) uit film of uit fragment Naast de streams in de verschillende formaten vraagt het GvN thumbnails voor de presentatie op de Geheugen-site. Hiervoor gelden dezelfde regels als onder paragraaf 2.2.1 Thumbnail 50 pixels: <online-id>_S.JPG Thumbnail 150 pixels: <online-id>_T.JPG Bijvoorbeeld: FILM01_43S54_S.JPG / FILM01_43S54_T.JPG 2.3.2 Bestandsnaamgeving Qucktime object of panorama movies Smalband: <online-id>_AQ.MOV Breedband: <online-id>_BQ.MOV Bijvoorbeeld: NIBG01_43S54_AQ.MOV 2.3.2 Audio MPEG-1 bestand <online-id>.MP2 Bijvoorbeeld: NIBG01_43S54.MP2 of <online-id>.MP3 Bijvoorbeeld: NIBG01_43S54.MP3 Bij verschillende bitrates: <online-id>_AM3.MP3 - lage bitrate <online-id>_BM3.MP3 - evt extra middel bitrate <online-id>_CM3.MP3 - breedband <online-id>_DM3.MP3 - evt extra breedband Windows Media NIBG01_43S54.WMA Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 96 BIJLAGE 13. RICHTLIJNEN VOOR HET AANVRAGEN VAN OFFERTES De onderdelen die binnen de projecten door derden worden uitgevoerd dragen een aanzienlijk financieel risico. Bovendien gaat het vaak om partijen die technische uitvoering doen en zich daarom zeer nauwkeurig moeten houden aan richtlijnen en standaarden om te voorkomen dat er achteraf werk overnieuw gedaan moet worden. Voor offertes gelden de volgende richtlijnen: • Bij het aanvragen van offertes wordt vooraf geen richtbedrag voor het bedrijf genoemd. • Afspraken met financiële consequenties zijn uitsluitend geldig als ze schriftelijk en vooraf zijn vastgelegd en door zowel de deelnemende instelling als het Geheugen van Nederland zijn bekrachtigd. • Activiteiten van derden kunnen alleen worden vergoed indien daar een offerte aan ten grondslag ligt. Offertes moeten uitgebracht en goedgekeurd zijn voordat de projectbegroting en het projectvoorstel worden goedgekeurd en de overeenkomst tussen de deelnemende instelling en Het Geheugen kan worden getekend. • Er kunnen zonder instemming van het Projectbureau geen opdrachten worden verstrekt aan bedrijven waar projectleider of opdrachtgever persoonlijk bij betrokken is. • Offertes voor digitaliseren worden altijd bij tenminste twee bedrijven aangevraagd. Offertes moeten voldoen aan de specificaties van Het Geheugen van Nederland. Deze specificaties maken onderdeel uit van deze Richtlijnen. • De kosten voor benodigde licenties en de kosten voor noodzakelijk onderhoud van de applicatie na afloop worden in de offerte aangegeven. • Uitsluitend fixed-price offertes kunnen worden geaccepteerd. Overschrijding van de aanneemsom is voor rekening van de deelnemende instelling. • In de offerte wordt altijd expliciet vermeld of het totale offerte bedrag inclusief of exclusief BTW is. • In de offerte wordt opgenomen dat kleine aanpassingen, ook na acceptatie, door de het bedrijf binnen het contract en de daarvoor afgesproken prijs worden uitgevoerd. Dit betreft met name kleine wijzigingen waarvan de noodzaak pas in het gebruik (testscholen) duidelijk worden. Er kan een termijn worden afgesproken, waarbinnen deze wijzigingen moeten worden gemeld en worden uitgevoerd. • Indien het bedrijf eigen algemene voorwaarden hanteert of branche specifieke algemene voorwaarden, zoals de Fenit-voorwaarden, worden die bij de offerte meegeleverd. De deelnemende instellingen heeft het recht af te wijken van die voorwaarden. Dit moet schriftelijk gebeuren. Hierbij moet vooral gelet worden op auteursrechtoverdracht, bepalingen voor gebruik etc. Deze voorwaarden en de afwijkingen daarop worden besproken met de coördinator van Het Geheugen. • De keuze van de bedrijven is aan de instelling, waarbij Het Geheugen kan adviseren. Definitieve keuze en acceptatie van de offerte gebeurt in overleg met de coördinator van Het Geheugen om de technische eisen, de kwaliteitseisen en de financiële grenzen te bewaken. De deelnemende instelling en Het Geheugen leggen schriftelijk vast dat beide akkoord gaan met de keuze van het bedrijf en dat de offerte voldoet aan de richtlijnen van Het Geheugen. Dit kan gebeuren door het paraferen van een kopie van de offerte. In de planning worden steeds een of meer tussentijdse kwaliteitscontroles door het Geheugen opgenomen, alsmede een eindcontrole. • De instelling sluit de overeenkomst met derden af. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden door derden en de begeleiding tijdens de uitvoering ligt bij de deelnemende instelling. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 97 • Indien het leverende bedrijf niet aan de afgesproken verplichtingen voor kwaliteit van het op te leveren product voldoet zal het Geheugen de kosten niet vergoeden, tenzij er voor de deelnemen de instelling sprake is van overmacht. • Inhuur van externe expertise voor taken die normaal met personeel van binnen de instelling wordt uitgevoerd, zijn alleen subsidiabel voor de hoogte van de normbedragen (zie de bijlage over de begroting). Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 98 BIJLAGE 14. INHOUDELIJKE EN FINANCIËLE VERANTWOORDING EN EVALUATIE DEELNEMENDE INSTELLINGEN 1. Financiële verantwoording De financiële verantwoording omvat: Een vergelijking tussen de begrote kosten (materieel en personeel) en de werkelijke kosten, volgens bijgeleverd model. In de financiële verantwoording wordt bij de kosten voor de accountantsverklaring het bedrag aangegeven dat de accountant aangeeft in rekening te brengen voor de controle. Een kopie van de uiteindelijke rekening wordt later, na betaling, aangeleverd door de instelling aan Het Geheugen. Kopieën van offertes, facturen voor aan derden betaalde vergoedingen en door derden geleverde diensten, en van eventuele contracten van speciaal voor het project aangenomen medewerkers. Kopieën van andere documenten die mogelijk nader inzicht geven in de besteding van het subsidiegeld. Een accountantsverklaring volgens bijgeleverd model, waarin wordt verklaard dat de opgevoerde kosten ook daadwerkelijk in het kader van het project zijn gemaakt. Het gaat hierbij alleen om de verantwoording van de kosten die onder verantwoordelijkheid van de deelnemende instelling zijn gemaakt. Een verzoek tot betaling van het restant subsidiebedrag op basis van de werkelijk gemaakte kosten, waarbij geldt dat indien minder is uitgegeven dan het begrote bedrag het verschil niet zal worden uitbetaald. Verschuiving van bedragen tussen de verschillende werkpakketten is alleen bij uitzondering toegestaan na overeenstemming met het projectbureau. NB. De accountantsverklaring omvat niet de direct door Het Geheugen bestede uren/bedragen, zoals de inzet van Geheugen-medewerkers voor conversie. Eventuele overschrijdingen op deze posten komen ten laste van het projectbureau Het Geheugen. Toelichting op het financiële formulier: De getallen in de kolommen 'begroot' worden overgenomen van de gelijknamige posten in de begroting. Als er posten op dit formulier ontbreken die wel op de begroting voorkomen, kunnen ze bij het betreffende werkpakket worden toegevoegd. De totaaltelling moet overeenkomen met het totaalbedrag van de begroting. De getallen in de kolommen 'werkelijk' zijn de reëel in het project gemaakte kosten. Ze kunnen daarom afwijken van de begrote kosten. Zijn er kosten gemaakt voor zaken die niet begroot waren dan kunnen regels worden toegevoegd bij het betreffende werkpakket. In de kolom 'begroot' wordt dan het bedrag nul ingevoerd. Instellingen waarmee is afgesproken dat de BTW die door derden in rekening is gebracht, wordt mee gesubsidieerd, nemen in die gevallen de bedragen op inclusief BTW. Voor die regels wordt dan in de kolom BTW een kruisje geplaatst. Het Geheugen vergoedt in principe niet meer dan in de overeenkomst en de bijbehorende begroting is vastgelegd. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 99 Formulieren financiële verantwoording Formulier Deelnemende Instelling Financiële verantwoording Projectnummer Datum Versie cursief = voortraject Aan te leveren door DEELNEMENDE INSTELLING Wie Activiteiten m.b.t. Projectmanagement DI DI Personele kosten Projectleiding voortraject (10% uren werkpakket 1) Projectleiding overig (10% doorlooptijd, doorlooptijd 1 jaar) Begroot Begroot Werkelijk Uren Kosten Uren Werkelijk Verschil Kosten Uren Verschil Kosten Niet personele kosten Reiskosten Totale kosten voor projectmanagement Wie Activiteiten werkpakket 1 : Voortraject DI DI DI DI DI DI Personele kosten Inhoudelijke selectie / materiaalanalyse Onderzoek auteursrechten Eventueel test OCR / data-entry en vaststellen specificaties Aanvragen en beoordelen offerte(s) digitaliseren Oriëntatie onderwijsapplicatie Opstellen projectvoorstel, begroting en planning Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Niet personele kosten Reiskosten Totale kosten voor werkpakket 1 Wie Activiteiten werkpakket 2 : Metagegevens DI DI DI DI DI Personele kosten Onderzoek metagegevens / mapping Vervaardiging/aanvulling/correctie metagegevens Selectie en aanleveren dump uit database DI Controle metagegevens na conversie (10% obj. a x 20 pu) Eventueel correctie conversieslag Niet personele kosten Reiskosten Totale kosten voor werkpakket 2 Wie Activiteiten werkpakket 3 : Digitaliseren DI DI DI Personele kosten Voorbewerking te digitaliseren materiaal Verzending van het materiaal Kwaliteitscontrole digitale afb. en koppeling metagegevens (10% obj.a 20 pu) Ext. Ext. Ext Ext. Ext. Niet personele kosten Eventueel vervaardigen intermediairs vgl offerte Digitaliseren (incl. maken van afgeleiden, cd's, herscannen) Vgl offerte Transport Verzekering Eventueel OCR / data-entry vgl offerte Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 100 Totale kosten voor werkpakket 3 Wie Activiteiten werkpakket 4 : Ontwikkeling subsite DI DI DI DI DI Personele kosten Opstellen specificaties Vervaardiging en redactie teksten Maken testplan Testen subsite Eventueel aanpassing subsite n.a.v. testresultaten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Totale kosten voor werkpakket 4 Wie Activiteiten werkpakket 6 : Evaluatie en eindrapportage DI Personele kosten Opstellen inhoudelijk en financieel eindverslag Ext. Niet personele kosten Accountantsverklaring Totale kosten voor werkpakket 6 Totaal Deelnemende Instelling Formulier Het Geheugen van Nederland Financiële verantwoording Projectnummer Datum Versie Wie GvN GvN GVN Aan te leveren door HET GEHEUGEN VAN NEDERLAND Activiteiten werkpakket 2 : Metagegevens Schrijven conversiescripts voor beschrijvingen Eventueel aanpassing GvN invoermodule Eventueel correctie conversieslag Wie GvN GvN Ext. Activiteiten werkpakket 4 Ontwikkeling subsite Technische ontwikkeling subsite Eventueel aanpassing subsite n.a.v. testresultaten Vertalen teksten in het Engels (maximaal 2.500 woorden) Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten Wie GvN Opslag Online opslag tbv geheugen website (aantal Gb x ppe) Uren Kosten Uren Kosten Uren Kosten totaal Het Geheugen Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 101 Overzichtsformulier meegeleverde kopieën Datum offerte/ factuur Naam Bedrijf Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland Omschrijving dienstlevering 102 Model accountantsverklaring Accountantsverklaring ten behoeve van een deelproject voor Het Geheugen van Nederland van de Koninklijke Bibliotheek Deze accountantsverklaring wordt afgegeven ten behoeve van de verantwoording aan de Koninklijke Bibliotheek van door [NAAM INSTELLING] bestede middelen inzake het landelijk digitaliseringsprogramma Het Geheugen van Nederland. Opdracht Wij hebben de bijgaande verantwoording van [NAAM INSTELLING] te [PLAATSNAAM] inzake het project [NAAM PROJECT], projectnr. [PROJECTNUMMER], gecontroleerd. Dit project is onderdeel van het landelijk digitaliseringsprogramma Het Geheugen van Nederland. De verantwoording is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie van [NAAM INSTELLING]. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze verantwoording te verstrekken. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichting in de verantwoording. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. De door [NAAM INSTELLING] aan het project [NAAM PROJECT] bestede kosten bedragen EURO [BEDRAG] De verantwoording heeft betrekking op de periode [STARTMAAND PROJECT] tot en met [EINDMAAND PROJECT]. Oordeel Wij zijn van oordeel dat de bijgaande door ons gewaarmerkte verantwoording inzake het project [NAAM PROJECT] juist is. [PLAATS], [DATUM] [HANDTEKENING] [NAAM] BEDRIJFSNAAM EN -STEMPEL Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 103 2. Inhoudelijk eindverslag Naam instelling: Naam persoon: Functie in instelling Projectnummer: Datum: Namen van projectleiders gedurende het traject. Omvang van de aanstelling (uren per week of fte)? Deel van die aanstelling gemiddeld tijdens de projectduur besteed aan het projectleiderschap? naam tijdvak aanstelling 25% 50% 75% 100% Wie van deze projectleider(s) is speciaal aangetrokken voor dit project? GEPLAND GEREALISEERD Startdatum project Einddatum project Aantal scans Aantal metadatarecords Zijn de geleverde metadata uitsluitend in het Nederlands of het Engels, of in beide talen? Wat waren de 3 belangrijkste redenen voor de vertraging of voor het eerder gereedkomen van het project? 1. 2. 3. Bij welk bedrijf vond het digitaliseren plaats? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 104 Hoe waren de ervaringen met het bedrijf. Bent u tevreden en waarom? Wie schreef de teksten voor de subsite? Welk bedrijf bouwde de onderwijsapplicatie? Hoe waren de ervaringen met het bedrijf. Bent u tevreden en waarom of waarom niet? Wie waren er verder betrokken bij het inhoudelijk realiseren van de onderwijsapplicatie? Is er uit andere bron dan uit de eigen (basis)financiering bijgedragen aan de 30% eigen bijdrage? Waren dit publieke of private middelen? Welk percentage van de eigen bijdrage betrof dit? Is de documentatie voor de onderwijsapplicatie overgedragen? ja / nee Is het dossier over auteursrechten overgedragen? ja / nee Is vastgelegd welke afbeeldingen (minimaal 15 stuks) en bijbehorende metadata daarbij zijn vrijgegeven voor promotiedoeleinden? Dit houdt in dat wij niet telkens toestemming hoeven te vragen om de afbeeldingen te gebruiken voor promotie- en publiciteitsdoeleinden. Commercieel gebruik is niet toegestaan. We streven er naar de instelling zoveel mogelijk op de hoogte te houden waar de afbeeldingen gebruikt zijn. Naamsvermelding van de instelling zal waar mogelijk worden opgenomen. ja / nee Wordt toestemming verleend om de metadata te indexeren in de cultuurwijzer van de vereniging Digitaal Erfgoed Nederland (DEN)? www.cultuurwijzer.nl Is er belangstelling voor opname t.z.t. van de TIFF's in de Long Term Preservation storage van de KB? ja / nee ja / nee Verbindt u daar nog voorwaarden aan? Wij vragen nadrukkelijk dat bij het gebruik van (delen van) de gedigitaliseerde collectie wordt vermeld dat digitalisering is gebeurd in het kader van Het Geheugen van Nederland en/of mogelijk is gemaakt door een subsidie in het kader van Het Geheugen van Nederland. Voor akkoord: Voor akkoord: Projectleider Directeur Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 105 3. Evaluatieformulier Naam instelling: Soort instelling Naam persoon: Datum: Algemeen Waarom nam uw instelling deel aan Het Geheugen (bv: opbouw digitale collectie of digitaliseringkennis, verbetering collectieregistratie, ontwikkelen onderwijsapplicatie, grotere bekendheid onder paraplu Het Geheugen/KB, financiering)? Is die verwachting uitgekomen? Is er sprake van verdieping of verbreding van de expertise bij de instelling op het gebied van digitaliseren, onderwijs, en/of projectmanagement? Leidt dit of heeft dit geleid tot meer werkgelegenheid bij uw instelling of tot (structurele) veranderingen in bestaande functies? Hoe heeft u de tijd die besteed is aan het project, geregistreerd en in de hand gehouden? Is er contact geweest met instellingen die al dan niet deelnemen aan Het Geheugen om kennis te delen of om tot nieuwe initiatieven te komen? Is uw instelling geïnteresseerd in een vervolgtraject van Het Geheugen? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 106 Inhoudelijk Hoe is de keuze van de collectie tot stand gekomen? Speelde de behoefte van de gebruiker hierbij een rol? Zijn er binnen uw instelling andere collecties die u graag zou willen digitaliseren in het kader van Het Geheugen? Zo ja: Omschrijving collectie soort objecten: schatting aantal objecten Omschrijving collectie soort objecten: schatting aantal objecten Omschrijving collectie soort objecten: schatting aantal objecten Van welke andere instellingen zou u graag collecties aan Het Geheugen zien toegevoegd (en welke collecties)? Vindt u de huidige aanpak, waarbij breedte en diversiteit voorop staan een goed uitgangspunt voor een toekomstige ontwikkeling van Het Geheugen? Vindt u de keuze om Het Geheugen te beperken tot content een goede, of vindt u dat er meer context in de vorm van metadata, verhalen, 'tentoonstellingen' e.d. zou moeten worden toegevoegd? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 107 Wat zijn uw plannen rond de promotie van de gedigitaliseerde collectie? Zijn er plannen om nieuwe activiteiten te ontplooien met het gedigitaliseerde materiaal? Hoe denkt u de TIFF's of de andere formaten images die in dit project zijn gemaakt voor langere tijd te bewaren en beschikbaar te houden? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 108 Onderwijs Heeft de mogelijkheid tot het maken van de onderwijskundige applicatie een rol gespeeld in de selectie van de collectie? Hoe heeft u de werkwijze bij het maken van de onderwijsapplicatie ervaren? Wat ging er goed, wat ging er minder goed? Vindt u de inspanning van uw organisatie die nodig was om de onderwijsapplicatie te ontwikkelen in verhouding staan tot het resultaat? Past het in het beleid van uw organisatie om applicaties voor het voortgezet onderwijs te maken? Wat zijn uw plannen voor de promotie van de onderwijskundige applicatie? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 109 Organisatorisch Hoe vond u de ondersteuning en de samenwerking met de medewerkers van het projectbureau? Op welke gebieden of expertises had u meer ondersteuning willen hebben? Wat vindt u van de kwaliteit en volledigheid van de Richtlijnen? Had u liever meer of minder strakke richtlijnen gehad? En op welke punten? Wat vond u van de informatieverstrekking over de voortgang van Het Geheugen? Heeft u behoefte gehad aan meer of minder contact tussen de deelnemers onderling? Tijdens het project lag de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de instelling? Werkte dit goed of had u liever gezien dat de projectleiding bij medewerkers van de KB had gelegen? Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 110 Overig Hoe staat u tegenover verdergaande coördinatie van digitaliseringsactiviteiten in Nederland? Hoe ver zou die coördinatie moeten gaan (organisatorisch en financieel)? Zijn er verder nog opmerkingen over het project, de financiering, de gang van zaken of anderszins, die ons of uw eigen instelling kunnen helpen in het verbeteren van hun werkzaamheden? Tot slot Kunt u aangeven hoe uw oordeel over het project en de uitvoering in het algemeen is? ☺ Hartelijk dank voor uw medewerking aan deze evaluatie. Te zijner tijd worden deze gegevens anoniem in een overzicht verwerkt dat ook voor alle deelnemers beschikbaar komt. Wij verwachten mede door uw inzet de kwaliteit van digitaliseringsprojecten te verhogen en beter inzicht te krijgen in de kosten en de processen. Richtlijnen en procedures Het Geheugen van Nederland 111 </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> </div> <div class="modal fade" id="report" tabindex="-1" role="dialog" aria-hidden="true"> <div class="modal-dialog"> <div class="modal-content"> <form role="form" method="post" action="https://adoc.pub/report/richtlijnen-en-procedures" style="border: none;"> <div class="modal-header"> <button type="button" class="close" data-dismiss="modal" aria-hidden="true">×</button> <h4 class="modal-title">Report "Richtlijnen en procedures"</h4> </div> <div class="modal-body"> <div class="form-group"> <label>Your name</label> <input type="text" name="name" required="required" class="form-control" /> </div> <div class="form-group"> <label>Email</label> <input type="email" name="email" required="required" class="form-control" /> </div> <div class="form-group"> <label>Reason</label> <select name="reason" required="required" class="form-control"> <option value="">-Select Reason-</option> <option value="pornographic" selected="selected">Pornographic</option> <option value="defamatory">Defamatory</option> <option value="illegal">Illegal/Unlawful</option> <option value="spam">Spam</option> <option value="others">Other Terms Of Service Violation</option> <option value="copyright">File a copyright complaint</option> </select> </div> <div class="form-group"> <label>Description</label> <textarea name="description" required="required" rows="3" class="form-control" style="border: 1px solid #cccccc;"></textarea> </div> <div class="form-group"> <div style="display: inline-block;"> <div class="g-recaptcha" data-sitekey="6LcEnMcZAAAAAFHzKKgaE-Qh57XzUTzpfRElD4dP"></div> </div> </div> <script src='https://www.google.com/recaptcha/api.js'></script> </div> <div class="modal-footer"> <button type="button" class="btn btn-default" data-dismiss="modal">Close</button> <button type="submit" class="btn btn-primary">Send</button> </div> </form> </div> </div> </div> <script> $(document).ready(function () { var inner_height = $(window).innerHeight() - 250; $('#pdfviewer').css({"height": inner_height + "px"}); }); </script> <footer class="footer" style="margin-top: 60px;"> <div class="container-fluid"> Copyright © 2024 ADOC.PUB. All rights reserved. <div class="pull-right"> <a href="https://adoc.pub/about">About Us</a> | <a href="https://adoc.pub/privacy">Privacy Policy</a> | <a href="https://adoc.pub/term">Terms of Service</a> | <a href="https://adoc.pub/copyright">Copyright</a> | <a href="https://adoc.pub/contact">Contact Us</a> | <a href="https://adoc.pub/cookie_policy">Cookie Policy</a> </div> </div> </footer>  <div class="modal fade" id="login" tabindex="-1" role="dialog" aria-labelledby="myModalLabel"> <div class="modal-dialog" role="document"> <div class="modal-content"> <div class="modal-header"> <button type="button" class="close" data-dismiss="modal" aria-label="Close" on="tap:login.close">×</button> <h4 class="modal-title" id="add-note-label">Sign In</h4> </div> <div class="modal-body"> <form action="https://adoc.pub/login" method="post"> <div class="form-group"> <label class="sr-only" for="email">Email</label> <input class="form-input form-control" type="text" name="email" id="email" value="" placeholder="Email" /> </div> <div class="form-group"> <label class="sr-only" for="password">Password</label> <input class="form-input form-control" type="password" name="password" id="password" value="" placeholder="Password" /> </div> <div class="form-group"> <div class="checkbox"> <label class="form-checkbox"> <input type="checkbox" name="remember" value="1" /> Remember me </label> <label class="pull-right"><a href="https://adoc.pub/forgot">Forgot password?</a></label> </div> </div> <button class="btn btn-primary btn-block" type="submit">Sign In</button> </form> </div> </div> </div> </div>  <script async src="https://www.googletagmanager.com/gtag/js?id=UA-177279549-1"></script> <script> window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'UA-177279549-1'); </script> <script src="https://adoc.pub/assets/js/jquery-ui.min.js"></script> <link rel="stylesheet" href="https://adoc.pub/assets/css/jquery-ui.css"> <script> $(function () { $("#document_search").autocomplete({ source: function (request, response) { $.ajax({ url: "https://adoc.pub/suggest", dataType: "json", data: { term: request.term }, success: function (data) { response(data); } }); }, autoFill: true, select: function( event, ui ) { $(this).val(ui.item.value); $(this).parents("form").submit(); } }); }); </script>  <div id="ADOCPUB_cookie_box" style="z-index:99999; border-top: 1px solid #fefefe; background: #FFC107; width: 100%; position: fixed; padding: 5px 15px; text-align: center; left:0; bottom: 0;"> Our partners will collect data and use cookies for ad personalization and measurement. <a href="https://adoc.pub/cookie_policy" target="_blank">Learn how we and our ad partner Google, collect and use data</a>. <a href="#" class="btn btn-success" onclick="accept_ADOCPUB_cookie_box();return false;">Agree & close</a> </div> <script> function accept_ADOCPUB_cookie_box() { document.cookie = "ADOCPUB_cookie_box_viewed=1;max-age=15768000;path=/"; hide_ADOCPUB_cookie_box(); } function hide_ADOCPUB_cookie_box() { var cb = document.getElementById('ADOCPUB_cookie_box'); if (cb) { cb.parentElement.removeChild(cb); } } (function () { var ADOCPUB_cookie_box_viewed = (function (name) { var matches = document.cookie.match(new RegExp("(?:^|; )" + name.replace(/([\.$?*|{}\[\]\\\/\+^])/g, '\\$1') + "=([^;]*)")); return matches ? decodeURIComponent(matches[1]) : undefined; })('ADOCPUB_cookie_box_viewed'); if (ADOCPUB_cookie_box_viewed) { hide_ADOCPUB_cookie_box(); } })(); </script>  </body> </html> <script data-cfasync="false" src="/cdn-cgi/scripts/5c5dd728/cloudflare-static/email-decode.min.js"></script>

Richtlijnen en procedures

Recommend Documents