© IFCC 2017
IFCC Procedural Document
IFCC PD 1005
Dokumen Prosedur IFCC 2017-06-09
IFCC Procedures for Group Forest Management Prosedur IFCC untuk Grup Pengelolaan Hutan
Reference number/ Nomor Referensi IFCC PD 1005:2017
INDONESIAN FORESTRY CERTIFICATION COOPERATION (IFCC) KERJASAMA SERTIFIKASI KEHUTANAN INDONESIA (KSK)
IFCC PD 1005:2017
© IFCC 2017
Copyright notice © IFCC 2017 This document is copyright-protected by IFCC. The document is freely and publicly available from the IFCC website or upon request. No part of the document covered by the copyright may be changed or amended; reproduced or copied in any form or by any means for commercial purposes without the permission of IFCC.
Indonesian Forestry Certification Cooperation (IFCC) Plaza Amsterdam Blok D 56, Sentul City, Bogor, Jawa Barat, Indonesia Tel: (62-21) 87961780, Fax: (62-21) 87961780 E-mail:
[email protected], Website: www.ifcc-ksk.org
Hak Cipta © IFCC 2017 Dokumen ini adalah hak cipta IFCC. Dokumen ini dapat diakses secara bebas dan terbuka pada website IFCC atau atas permintaan. Tidak ada bagian dari dokumen ini yang dapat berubah atau diubah; diperbanyak atau disalin dalam bentuk apapun atau dengan cara apapun untuk tujuan komersial tanpa ijin dari IFCC.
Perkumpulan Kerjasama Sertifikasi Kehutanan Indonesia (KSK) Plaza Amsterdam Blok D 56, Sentul City, Bogor, Jawa Barat, Indonesia Tel: (62-21) 87961780, Fax: (62-21) 87961780 E-mail:
[email protected], Website: www.ifcc-ksk.org
Document name/ Nama Dokumen
:
IFCC Procedures for Group Forest Management – Prosedur IFCC untuk Grup Pengelolaan Hutan
Reference number/ Nomor Referensi
:
IFCC PD 1005:2017
Approved by/ Disetujui oleh
:
IFCC Board of Director /Badan Pengurus IFCC
Date/tanggal
:
Issue date/ Tanggal diterbitkan
:
Application date/ Tanggal berlaku
:
IFCC PD 1005:2017
2
© IFCC 2017
Contents Foreword
.......................................................................................................................................
5
Introduction .......................................................................................................................................
5
1
Scope
.......................................................................................................................................
6
2
Normative References .................................................................................................................
6
3
Terms and Definitions ..................................................................................................................
7
4
Context of the organization ..........................................................................................................
9
4.1
Understanding the organization and its context ...............................................................
9
4.2
Understanding the needs and expectations of interested parties ....................................
10
4.3
Determining the scope of the group management system .............................................
10
4.4
Group management system .............................................................................................
11
Leadership ...................................................................................................................................
11
5.1
Organizational roles, responsibilities and authorities .......................................................
11
5.1.1 Functions and responsibilities of the group entity ..................................................
11
5.1.2 Function and responsibilities of participants ..........................................................
13
Commitment and policy ....................................................................................................
14
6
Planning .......................................................................................................................................
15
7
Support .......................................................................................................................................
15
8
Operation .....................................................................................................................................
16
9
Performance evaluation ...............................................................................................................
17
9.1
Monitoring, measurement, analysis and evaluation .........................................................
17
9.2
Internal audit .....................................................................................................................
17
9.2.1 Goals ......................................................................................................................
17
9.2.2 Organization ............................................................................................................
18
9.3
Selection of participants in the audit programme .............................................................
19
9.4
Management review .........................................................................................................
19
10 Improvement ................................................................................................................................
20
5
5.2
10.1
Nonconformity and corrective action ................................................................................
20
10.2
Continual improvement ....................................................................................................
21
IFCC PD 1005: 2017
3
© IFCC 2017
Daftar Isi Kata Pengantar .................................................................................................................................
5
Pendahuluan ......................................................................................................................................
5
1
Ruang Lingkup .............................................................................................................................
6
2
Referensi Normatif .......................................................................................................................
6
3
Istilah dan Definisi ........................................................................................................................
7
4
konteks dari organisasi grup ........................................................................................................
9
4.1
Memahami organisasi grup dan konteksnya ....................................................................
9
4.2
Memahami kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan ..........................................
10
4.3
Menentukan ruang lingkup dari sistem manajemen grup ...............................................
10
4.4
Sistem manajemen grup ..................................................................................................
11
Kepemimpinan .............................................................................................................................
11
5.1
Peran, tanggung jawab dan kewenangan organisasi .....................................................
11
5.1.1 Fungsi dan tanggung jawab entitas grup ...............................................................
11
5.1.2 Fungsi dan tanggung jawab anggota grup .............................................................
13
Komitmen dan kebijakan ..................................................................................................
14
6
Perencanaan ...............................................................................................................................
15
7
Sumberdaya pendukung .............................................................................................................
15
8
Operasional ..................................................................................................................................
16
9
Evaluasi kinerja ............................................................................................................................
17
9.1
Monitoring, pengukuran, analisa dan evaluasi .................................................................
17
9.2
Audit internal .....................................................................................................................
17
9.2.1 Tujuan .....................................................................................................................
17
9.2.2 Organisasi ...............................................................................................................
18
9.3
Pemilihan anggota grup dalam audit ................................................................................
19
9.4
Tinjauan manajemen ........................................................................................................
19
10 Perbaikan berkelanjutan ..............................................................................................................
20
5
5.2
10.1
Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan ........................................................................
20
10.2
Perbaikan berkelanjutan ...................................................................................................
21
IFCC PD 1005:2017
4
© IFCC 2017
Foreword
Kata Pengantar
IFCC is an Indonesian organisation promoting
IFCC adalah suatu organisasi di Indonesia yang
sustainable forest management through forest
mempromosikan pengelolaan hutan lestari melalui
certification and labelling of forest based
sertifikasi hutan dan pelabelan atas produk-produk
products originating in certified forests. IFCC is
hasil hutan yang berasal dari hutan bersertifikat.
the standardising and governing body for the
IFCC merupakan lembaga penyusun standar untuk
Indonesian Forestry Certification Cooperation
skema
Scheme
mengembangkan
and
requirements
develops for
standards
forest
and
certification
in
sertifikasi
hutan standar
di
Indonesia, dan
yang
persyaratan-
persyaratan sertifikasi hutan berdasarkan proses
consensus based multi-stakeholder processes.
konsensus para pihak.
Introduction
Pendahuluan
IFCC has developed a sustainable forest
IFCC telah mengembangkan sistem sertifikasi
management
pengelolaan hutan lestari yang memadukan konsep
integrated
certification the
system
concept
of
that
continuous
perbaikan
berkelanjutan
(Rencana,
Tindakan,
improvement (Plan, Do, Check, Act) as defined
Periksa, Bertindak) seperti yang ditetapkan dalam
in ISO standards for quality and environmental
standar-standar ISO tentang kualitas dan system
management systems (ISO 9001:2008 and ISO
pengelolaan lingkungan (ISO 9001:2008 dan ISO
14001:2004), and considered best practices of
14001:2004), dan mempertimbangkan penerapan
sustainable forest management in Indonesia
terbaik pengelolaan hutan lestari di Indonesia
(sustainability of ecological, economic, and
(kelestarian fungsi ekologi, ekonomi, dan sosial).
social). Various
scales
in
Berbagai tipe pengelolaan hutan di Indonesia, mulai
Indonesia (micro/small, medium or large scale),
dari skala mikro hingga skala besar, dengan
with the various legality (state forest, owned
kepemilikan lahan yang berbeda-beda baik hutan
forest, or costumary forest). They face various
negara, hutan milik, atau hutan adat. Kendala yang
barriers such as the limited financial income,
dihadapi pun bervariasi mulai dari pembiayaan,
market
to
akses
as
pengetahuan, serta keterbatasan yang berkaitan
limitations relating to their conformity with some
dengan kesesuaian terhadap pengelolaan hutan
of
lestari
access,
information the
of
and
forest
the
management
limited
knowledge
criteria
for
access as
well
sustainable
forest
management (especially in micro/small forest
pasar,
akses
(terutama
terhadap
pengelolaan
informasi
hutan
dan
skala
mikro/kecil).
management). Group certification is an alternative approach to
Sertifikasi grup merupakan pendekatan alternatif
individual
forest
yang memungkinkan pengelola hutan untuk secara
owners and managers to become voluntarily
sukarela mendapatkan sertifikasi atas satu sertifikat
certified under one certificate and share the
dan berbagi kewajiban keuangan atas sertifikasi
certification
IFCC PD 1005: 2017
which
allows
5
© IFCC 2017
financial
obligations
certification
as
arising
well
from
as
the
forest
yang dilakukan, serta tanggung jawab bersama
common
dalam pengelolaan hutan. Pendekatan ini bertujuan
responsibility for forest management. This
untuk
approach
meningkatkan kerjasama dalam pengelolaan hutan
aims
dissemination
at
and
improving
information
co-operation
in
forest
memperluas
penyebaran
informasi
dan
antara pemilik dan pengelola hutan individu.
management among individual forest owners and managers. Group certification is regulated in a procedure
Sertifikasi grup diatur dalam suatu prosedur yang
that allows forest owners/managers of different
memungkinkan pemilik / pengelola hutan dari unit
forest management units to cooperate under
pengelolaan hutan yang berbeda untuk bekerja
one standard.
sama dalam satu standar.
1 Scope
1 Ruang Lingkup
This document defines the procedures for
Dokumen ini berisi prosedur untuk penerapan
implementation forest certification schemes
skema sertifikasi hutan yang mencakup sertifikasi
which
grup
include
group
forest
management
pengelolaan
hutan
dan
memungkinkan
certification and allow the certification of a
sertifikasi sejumlah pemilik/pengelola hutan dengan
number of forest owners/managers under one
satu sertifikat.
certificate. Group forest management certification requires
Sertifikasi grup pengelolaan hutan memerlukan
establishing a specific management structure
penetapan
that
forest
mencakup pemilik dan atau pengelola hutan
owners/managers. This entity represents the
individu. Entitas ini mewakili pemilik dan atau
individual
forest
pengelola individu dalam sertifikasi hutan untuk
certification in order to ensure the correct
memastikan penerapan yang benar dari standar
implementation
forest
pengelolaan hutan lestari dan memberikan tingkat
management standard and provide a sufficient
kepercayaan yang cukup pada kegiatan sertifikasi
level
berbasis sampling.
includes
of
the
individual
owners/managers of
the
confidence
in
sustainable in
sampling-based
struktur
manajemen
khusus
yang
certification activities. The procedurs laid out in this document reflect
Prosedur yang tercantum dalam dokumen ini
IFCC’s benchmark for group forest certification.
mencerminkan tolok ukur IFCC untuk sertifikasi
This procedures constitute requirements for
grup pengelolaan hutan. Prosedur ini merupakan
group
persyaratan bagi organisasi grup yang mengajukan
organisations
applying
for
group
certification.
sertifikasi grup.
2 Normative References
2 Referensi Normatif
IFCC ST1001 : Sustainable Forest
IFCC ST1001 : Persyaratan Pengelolaan Hutan
Management - Requirements.
Lestari.
IFCC PD 1005:2017
6
© IFCC 2017
3 Terms and Definitions
3 Istilah dan Definisi
For the purposes of this document the terms
Istilah dan definisi yang digunakan dalan prosedur
and definitions given in ISO/IEC Guide 2:2004
ini mengacu pada Panduan ISO / IEC 2:2004 dan
apply together with the following definitions:
definisi berikut:
3.1.
3.1.
Audit
Audit
Systematic, independent, documented process
Proses
yang
sistematis,
for obtaining records, statements of fact or
terdokumentasi
other relevant information and assessing them
pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan
objectively to determine the extent to which
dan menilai secara objektif untuk menentukan
specified requirements are fulfilled (ISO 17000).
sejauh mana persyaratan yang ditentukan terpenuhi
untuk
independen,
mendapatkan
catatan,
(ISO 17000). 3.2.
Certified area
3.2.
Area yang Tersertifikasi
The forest area covered by a group forest
Kawasan hutan dalam lingkup sertifikat grup
certificate representing the sum of forest areas
pengelolaan hutan yang mewakili jumlah kawasan
of the participants.
hutan peserta grup.
3.3.
3.3.
Documented information
Informasi yang Terdokumentasi
Information required to be controlled and
Informasi yang dipersyaratkan untuk dikendalikan
maintained by an organization and the medium
dan dipelihara oleh organisasi dan media yang
on which it is contained
terkandung di dalamnya.
NOTE: Documented information can be in any
Catatan:
3.4.
Informasi yang terdokumentasi dapat
format and media, and from any
berupa format dan media apa pun, dan
sources.
dari sumber manapun.
Group entity
3.4.
Entitas Grup
An entity that represents the participants, with
Entitas yang mewakili anggota grup, dengan
overall responsibility for ensuring the conformity
tanggung jawab menyeluruh untuk memastikan
of forest management in the certified area to
kesesuaian pengelolaan hutan di wilayah yang
the sustainable forest management standard.
disertifikasi dengan standar pengelolaan hutan
NOTE: The structure of the group entity needs
lestari.
to follow the operations, number of
Catatan:
Struktur
entitas
grup
perlu
participants and other basic conditions
mempertimbangkan
operasinya,
for the group organisation. It can be
jumlah peserta dan kondisi dasar
represented by one person.
lainnya untuk organisasi grup. Entitas grup bisa diwakili oleh satu orang.
3.5.
Group forest certificate
IFCC PD 1005: 2017
3.5.
Sertifikat untuk grup pengelolaan hutan 7
© IFCC 2017
A
document
confirming
that
the
group
Dokumen
yang
mengkonfirmasikan
bahwa
organisation complies with the requirements of
organisasi grup memenuhi persyaratan standar
a sustainable forest management standard and
pengelolaan hutan lestari dan persyaratan lain yang
other applicable requirements of the forest
berlaku untuk skema sertifikasi hutan.
certification scheme. 3.6.
Group forest certification
3.6.
Sertifikasi grup pengelolaan hutan
Certification of the group organisation under
Sertifikasi organisasi grup di bawah satu sertifikat
one group forest certificate.
grup pengelolaan hutan.
3.7.
3.7.
Group management system
Sistem manajemen grup
Set of interrelated or interacting elements of an
Seperangkat elemen organisasi yang saling terkait
organisation to achieve the objectives and
atau saling berinteraksi untuk mencapai tujuan dan
outcomes
keluaran dari standar pengelolaan hutan lestari.
of
the
sustainable
forest
management standard. 3.8.
Group Organisation
3.8.
Organisasi grup
A group of participants represented by the
Sekelompok peserta yang diwakili oleh entitas grup
group entity for the purposes of implementation
untuk tujuan penerapan standar pengelolaan hutan
of the sustainable forest management standard
lestari dan sertifikasi. Membentuk aturan main yang
and its certification. A contractual relationship
disepakati bersama untuk mengatur hubungan
needs to be established between a participant
antara antara anggotan dan entitas grup/organisasi.
and the group entity. The term “group organisation” is equivalent to the term “regional organisation” if the group is defined by regional boundaries or other terms chosen by the relevant forest certification scheme and complying with the content of this
Istilah "organisasi grup" setara dengan istilah "organisasi regional" jika grup tersebut ditentukan oleh batas wilayah atau persyaratan lain yang dipilih oleh skema sertifikasi hutan yang relevan dan sesuai dengan isi definisi ini.
definition. 3.9.
Internal Audit
3.9.
Audit Internal
Systematic, independent, documented process
Proses
for obtaining records, statements of fact or
terdokumentasi
other relevant information and assessing them
pernyataan atas fakta atau informasi lain yang
objectively to determine the extent to which
relevan
specified requirements are fulfilled, undertaken
menentukan sejauh mana persyaratan tertentu
by the group organisation itself (first party
dipenuhi, dilakukan oleh organisasi grup itu sendiri
audit).
(audit pihak pertama).
3.10.
Monitoring
IFCC PD 1005:2017
3.10.
yang
dan
sistematis, untuk
menilai
independen,
mendapatkan secara
objektif
catatan, untuk
Monitoring
8
© IFCC 2017
Determining the status of a system, a process
Menentukan status suatu sistem, suatu proses atau
or an activity.
aktivitas.
3.11.
3.11.
Organisasi
Person or group of people that has its own
Orang
atau
functions with responsibilities, authorities and
fungsinya sendiri dengan tanggung jawab, otoritas
relationships to achieve its objectives.
dan hubungan untuk mencapai tujuannya.
3.12.
3.12.
Organisation
Owner
kelompok
orang
yang
memiliki
Pemilik
Person who has the legal ownership rights for
Orang yang memiliki hak kepemilikan legal untuk
the area under management and certification.
areal dibawah pengelolaan dan sertifikasi.
3.14.
3.13.
Participant
Peserta/anggota grup
A forest owner/manager or other entity covered
Pemilik/pengelola hutan atau entitas lain yang
by the group forest certificate, who has the
dilindungi oleh sertifikat grup pengelolaan hutan,
legal or tenure right to manage the forest in a
yang memiliki hak legal atau kepemilikan untuk
clearly defined forest area, and the ability to
mengelola hutan di wilayah hutan yang didefinisikan
implement the requirements of the sustainable
dengan jelas, dan kemampuan untuk menerapkan
forest management standard in the area
persyaratan standar pengelolaan hutan lestari di
belonging to the group.
wilayah yang termasuk ke dalam grup.
NOTE The term “ability to implement the
Catatan:
requirements of the sustainable forest
persyaratan standar pengelolaan hutan
management standard” requires the
lestari" mewajibkan entitas memiliki
entity to have a legal or tenure right to
hak hukum untuk mengelola hutan dan
manage the forest and would disqualify
hak
one-off
anggota menjadi anggota sertifikasi
contractors
from
becoming
participants in group certification. 3.15.
Istilah "kemampuan untuk menerapkan
Document confirming participation in
untuk
tidak
menerima
calon
grup. 3.14.
Dokumen yang mengkonfirmasi partisipasi
group forest certification
dalam sertifikasi grup pengelolaan hutan
A document issued to a participant that refers
Dokumen yang diterbitkan untuk anggota grup yang
to the group forest certificate and that confirms
merujuk kepada sertifikat grup pengelolaan hutan
the participant as being covered by the scope
dan yang mengkonfirmasikan anggota grup telah
of the group forest certification.
tercakup dalam ruang lingkup sertifikasi grup pengelolaan hutan.
NOTE : This document can be for instance a
Catatan:
sub certificate or a confirmation of participation.
4
Context of the organization
IFCC PD 1005: 2017
Dokumen ini bisa berupa sub sertifikat atau konfirmasi partisipasi.
4
Konteks dari Organisasi Grup
9
© IFCC 2017
4.1
Understanding the organization and its
4.1.
Memahami organisasi grup dan konteksnya.
context The procedure requires that relevant external
Prosedur ini mensyaratkan bahwa isu eksternal dan
and internal issues of the group organization
internal yang relevan dari organisasi grup harus
shall be determined. As general framework for
ditentukan. Sebagai kerangka kerja umum untuk
the group organization shall be determined :
organisasi grup, harus ditentukan :
a. whether
a. apakah grup tersebut terbentuk dari beragam
the
assembled
groups
groups:
independent
are
a
diversely
cooperation
owners/managers
of
individu/organisasi
without
the
group
is
defined
dan/atau
administrative boundaries and or set by the c.
whether their area in state owned forest,
b. apakah grup tersebut ditetapkan berdasarkan batas wilayah administratif dan atau batas
private forest, and or customary forest. d. whether there are any circumstances
which
other specific influence
the
implementation of the group management system.
wilayah yang ditetapkan oleh pemerintah. c.
apakah wilayah dari grup tersebut berada di hutan Negara, hutan milik, dan atau hutan adat.
d. apakah ada keadaan spesifik lainnya yang mempengaruhi
4.2 Understanding
the
needs
suatu
adanya hubungan khusus (grup produsen),
by
government.
berkumpul:
kerjasama para pemilik/pengelola hutan tanpa
specific link (producer group) and/or b. whether
yang
pelaksanaan
sistem
pengelolaan grup.
and
expectations of interested parties 4.2.1 The procedure requires that the group
4.2.
organisation shall identify :
Memahami
kebutuhan
dan
harapan
pemangku kepentingan
a. the stakeholders that are relevant
4.2.1.
Prosedur ini mensyaratkan organisasi
for the group management system
grup untuk mengidentifikasi:
and;
a.
pemangku kepentingan yang relevan untuk sistem manajemen grup dan;
b. the relevant expectations of these stakeholders. 4.2.2
The
procedure
requires
b.
that
pemangku kepentingan tersebut.
arrangements shall be made for the need and way(s) of communication with
harapan yang relevan dari para
4.2.2.
Prosedur
ini
mensyaratkan
bahwa
these stakeholders in compliance with
pengaturan harus dibuat untuk kebutuhan
the
dan cara komunikasi dengan pemangku
respective
sustainable
forest
management standard.
kepentingan
tersebut
sesuai
dengan
standar pengelolaan hutan lestari yang 4.3 Determining the scope of the group
diacu.
management system 4.3.1 The procedure IFCC PD 1005:2017
requires
that group
10
© IFCC 2017
management
shall
provide
clear
4.3.
Menentukan ruang lingkup dari sistem
definitions relating to scope of group management
system,
at
least
the
manajemen grup 4.3.1.
Prosedur ini mensyaratkan manajemen
information :
grup untuk menetapkan ruang lingkup
a. the group participant,
sistem manajemen grup, yang memuat
b. the location of certified area,
sekurang-kurangnya informasi :
c.
the scope of certified area (total
a. anggota grup,
area in hectare),
b. lokasi areal hutan yang disertifikasi,
d. Land ownership status.
c.
luas areal hutan yang disertifikasi,
d. status kepemilikan lahan.
4.3.2 The procedure requires that the scope shall be made available as documented information. 4.3.2.
4.4 Group management system
lingkup harus tersedia sebagai informasi yang terdokumentasi.
4.4.1 The procedure requires that the group management participants’ sustainable
system conformity forest
ensuring with
the
management
standard shall be centrally administered and
subject
to
Prosedur ini mensyaratkan bahwa ruang
central
review.
4.4.
Sistem manajemen grup
4.4.1.
Prosedur ini mensyaratkan bahwa sistem manajemen
All
seluruh
participants shall be subject to the
grup
anggota
yang grup
memastikan memenuhi
persyaratan standar pengelolaan hutan
internal monitoring and annual audit
lestari yang diacu, diatur secara terpusat
programme.
dan tunduk pada tinjauan pusat. Semua anggota
4.4.2 The procedure requires that where the
grup
harus
mengikuti
group organisation has centralised sales
pemantauan internal dan program audit
of
tahunan.
forest
based
products
the
management system shall include the product flows and chain of custody
4.4.2.
Prosedur ini mensyaratkan bahwa apabila organisasi grup melakukan pemusatan
system.
penjualan manajemen
produk harus
kayunya,
sistem
mencakup
sistem
pengendalian arus kayu dan lacak balak.
5 5.1
Leadership Organizational roles, responsibilities and
5
Kepemimpinan
5.1.
authorities 5.1.1. Functions and responsibilities of the
Peran, tanggung jawab dan kewenangan organisasi
5.1.1.
Fungsi dan tanggung jawab entitas grup
group entity IFCC PD 1005: 2017
11
© IFCC 2017
The procedure requires that the following
Prosedur ini mensyaratkan fungsi dan tanggung
functions and responsibilities of the group entity
jawab dari entitas grup berikut harus ditetapkan:
shall be specified: a. to implement and maintain an effective management
system
covering
a. semua anggota grup harus menerapkan dan
all
memelihara sistem manajemen yang efektif ;
participants of the group; b. to represent the group organisation in the certification
process,
including
b. mewakili
in
organisasi
hubungan
certification
mengajukan
submission
of
dalam
proses
sertifikasi, termasuk dalam komunikasi dan
communications and relationships with the body,
grup
an
application for certification, and contractual
dengan
lembaga
permohonan
sertifikasi,
sertifikasi,
dan
hubungan kontrak dengan lembaga sertifikasi;
relationship with the certification body; c.
to establish written procedures for the
c.
management of the group organisation;
menetapkan
prosedur
tertulis
untuk
tertulis
untuk
pengelolaan organisasi grup;
d. to establish written procedures for the
d. menetapkan
prosedur
acceptance of new participants of the group
penerimaan anggota baru organisasi grup.
organisation.
Prosedur penerimaan ini mencakup paling
procedures
These shall
acceptance
cover
at
least
the
sedikit verifikasi informasi pemohon tentang
verification of the applicant’s information
rincian kontak, identifikasi properti hutan dan
about contact details, identification of their
ukurannya;
forest property and its/their size(s); e. to keep documented information of: i. the
group
entity
and
e. menyimpan informasi terdokumentasi atas:
participants’
i.
kesesuaian entitas grup dan anggotanya
conformity with the requirements of the
terhadap persyaratan standar pengelolaan
sustainable
hutan lestari, dan persyaratan lain yang
standard,
forest and
management
other
applicable
berlaku untuk skema sertifikasi hutan,
requirements of the forest certification scheme, ii. all participants, including their contact details,
identification
of
their
ii.
forest
mereka, identifikasi properti hutan dan
property and its/their size(s),
ukurannya,
iii. the certified area, iv. the
f.
semua anggota, termasuk rincian kontak
iii. areal yang telah di sertifikasi,
implementation
of
an
internal
iv. pelaksanaan program pemantauan internal
monitoring programme, its review and
(audit
any preventive and/or corrective actions
pencegahan
taken;
dilakukan;
to establish connections with all participants
f.
internal), tinjauan dan/atau
dan tindakan koreksi
yang
kontrak atau perjanjian tertulis antara entitas
based on a written agreement which shall
grup dengan seluruh anggota grup yang
include the participants’ commitment to
mencakup
comply
mematuhi standar pengelolaan hutan lestari
with
IFCC PD 1005:2017
the
sustainable
forest
komitmen
anggota
grup
untuk
12
© IFCC 2017
management standard and right of the
yang diacu dan hak entitas grup untuk
group entity to implement and enforce any
menerapkan
dan
corrective or preventive measures, and to
perbaikan
atau
initiate the exclusion of any participant from
mengeluarkan
the scope of certification in the event of
sertifikasi jika terdapat anggota yang tidak
nonconformity with the sustainable forest
memenuhi persyaratan standar pengelolaan
management standard;
hutan lestari yang diacu;
menegakkan
tindakan
pencegahan,
anggota
grup
dan
dari
lingkup
g. to provide participants with a document
g. memberi anggota dokumen yang menunjukkan
confirming participation in the group forest
partisipasi dalam sertifikasi grup pengelolaan
certification;
hutan ;
h.
i.
to provide all participants with information and guidance required for the effective
diperlukan
implementation and maintenance of the
pemeliharaan
sustainable forest management standard
pengelolaan hutan lestari dan persyaratan lain
and other applicable requirements of the
yang berlaku dalam skema sertifikasi hutan
forest certification scheme;
kepada semua anggota;
to
j.
h. memberikan informasi dan panduan yang
operate
an
internal
monitoring
i.
untuk
pelaksanaan
yang
efektif
dari
dan standar
menjalankan program pemantauan internal
programme that provides for the evaluation
yang
of the participants’ conformity with the
pemenuhan persyaratan sertifikasi terhadap
certification requirements;
seluruh anggota grup;
to
operate
an
annual
internal
audit
j.
programme covering both group members
bertujuan
untuk
mengevaluasi
melaksanakan program audit internal tahunan terhadap anggota grup dan entitas grup;
and group entity; k.
l.
to operate a management review of the
k.
melaksanakan
tinjauan
group forest certification and acting on the
sertifikasi
results from the review;
melakukan tindak lanjut atas hasil tinjauan;
to provide full co-operation and assistance
l.
sanggup
grup
manajemen
pengelolaan
bekerja
sama
hutan
dan
atas dan
memberikan
in responding effectively to all requests
bantuan penuh untuk menanggapi secara
from the certification body, accreditation
efektif
body, PEFC International or the National
sertifikasi, badan akreditasi, IFCC, atau PEFC
Governing
data,
International atas data-data, dokumen atau
information;
informasi lainnya yang relevan; memberikan
allowing access to the forest area covered
akses ke kawasan hutan yang dicakup oleh
by
and other
organisasi grup dan fasilitas lainnya, baik yang
facilities, whether in connection with formal
berkaitan dengan audit formal atau tinjauan
audits or reviews or otherwise related or
yang terkait dengan/implikasi terhadap sistem
with
manajemen.
Body
documentation the
for
or
relevant
other
group organization
implications
for
the management
semua
permintaan
dari
lembaga
system. 5.1.2.
Function
IFCC PD 1005: 2017
and
responsibilities
of
5.1.2.
Fungsi dan tanggung jawab anggota grup 13
© IFCC 2017
participants The procedure requires that the following
Prosedur ini mensyaratkan bahwa fungsi dan
functions and responsibilities of the participants
tanggung
shall be specified:
ditentukan:
a. to sign a written agreement with the group
a. menandatangani
jawab
anggota
grup
perjanjian
tertulis
dengan
entitas
with the sustainable forest management
memenuhi persyaratan standar pengelolaan
standard and other applicable requirements
hutan lestari dan persyaratan lain yang berlaku
of the forest certification scheme;
untuk skema sertifikasi hutan;
comply
the
untuk
b. mematuhi standar pengelolaan hutan lestari
management standard and other applicable
dan persyaratan lain yang berlaku dari skema
requirements of the certification scheme as
sertifikasi
well
manajemen;
the
sustainable
komitmen
forest
with
with
termasuk
harus
entity, including a commitment on conformity
b. to
grup,
berikut
requirements
of
the
serta
persyaratan
sistem
management system; c. to provide full co-operation and assistance in
c.
sanggup
bekerja
sama
dan
memberikan
responding effectively to all requests from
bantuan penuh untuk menanggapi secara
the group entity, or certification body for
efektif semua permintaan dari entitas grup,
relevant
atau lembaga sertifikasi atas data, dokumen,
data,
documentation
or
other
information; allowing access to the forest
atau
and other facilities, whether in connection
menyediakan akses ke hutan dan fasilitas
with formal audits or reviews or otherwise
lainnya, baik yang berhubungan dengan audit
related
formal
or
with
implications
for
the
management system; d. to
implement
informasi
atau
lainnya
yang
tinjauan
relevan;
yang
terkait
dengan/implikasi terhadap sistem manajemen;
relevant
corrective
and
d. menerapkan
tindakan
perbaikan
dan
preventive actions established by the group
pencegahan yang sesuai yang ditetapkan oleh
entity.
entitas grup.
5.2
Commitment and policy
5.2.1 The procedure requires that the group
5.2.
Komitmen dan kebijakan
5.2.1.
Prosedur ini mensyaratkan bahwa entitas
entity shall provide a commitment :
grup harus memberikan komitmen untuk:
a. to comply with the sustainable forest
a.
management applicable
standard
and
requirements
of
other
lestari dan persyaratan lain yang
the
certification scheme;
berlaku dari skema sertifikasi; b.
b. to integrate the group certification requirements
in
the
grup; c.
c. to continuously improve the group management system; d. to
continuously
IFCC PD 1005:2017
the
memperbaiki sistem manajemen grup secara terus menerus ;
d. support
mengintegrasikan persyaratan grup sertifikasi dalam sistem manajemen
group
management system;
mematuhi standar pengelolaan hutan
mendukung peningkatan pengelolaan lahan / hutan secara lestari oleh para
14
© IFCC 2017
improvement
of
the
sustainable
management of the land/forests by the participants.
anggota secara terus menerus. 5.2.2.
Komitmen entitas grup dapat menjadi bagian dari kebijakan pengelolaan grup
5.2.2 The commitment of the group entity can
dan harus tersedia sebagai informasi yang
be part of a group management policy and shall
terdokumentasi.
be available as documented information. 5.2.3
The
procedure
requires
5.2.3.
that
the
Prosedur ini mensyaratkan anggota grup berkomitmen untuk:
participants shall provide a commitment
a.
a. to follow the rules of the management b.
b. to implement the requirements of the standard
in
peraturan
sistem
manajemen;
system; sustainability
mengikuti menerapkan
persyaratan
standar
kelestarian yang diacu dalam operasi
their
mereka di wilayah mereka.
operations on their area.
6 6.1
Planning The
6
procedure
requires
a
6.1 Prosedur ini mensyaratkan bahwa rencana
management plan shall be established on
pengelolaan harus ditetapkan pada tingkat
group
organisasi grup. Rencana pengelolaan tersebut
organisation
level.
that
Perencanaan
Such
a
management plan shall cover at least:
harus mencakup paling sedikit:
a.
a. Perubahan sistem manajemen grup yang
Planned
changes
of
the
group
management system; b.
Sustainability
direncanakan;
forest
management
b. Rencana
pengelolaan
hutan
lestari
plan that required by sustainability
sebagaimana yang dipersyaratkan oleh
forest management standard;
standar pengelolaan hutan lestari yang diacu;
c.
Plan
of
internal
audit
and
c.
management review.
7
7
7.1 The procedure requires that resources for
implementation, continual
the
establishment,
maintenance
improvement
audit
internal
dan
tinjauan
manajemen.
Support
needed
Rencana
of
the
Sumberdaya Pendukung
7.1 Prosedur ini mensyaratkan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk pembentukan,
and
implementasi, pemeliharaan dan perbaikan
group
berkelanjutan sistem manajemen grup harus
management system shall be determined
ditentukan dan disediakan;
and provided; 7.2 The procedure requires that the necessary competence of persons taking over an IFCC PD 1005: 2017
7.2 Entitas grup harus menetapkan kompetensi orang-orang
yang
mendapat
tugas
untuk 15
© IFCC 2017
organizational
role
in
the
group
menjalankan organisasi grup;
organizationshall be determined. ; 7.3 The procedure requires that the awareness
7.3 Prosedur ini mensyaratkan membangkitkan
of participants shall be raised concerning
kepedulian anggota berkaitan dengan:
a. the group management policy;
a. kebijakan manajemen grup;
b. the requirements of the sustainability
b. persyaratan standar pengelolaan hutan
standard; c.
lestari yang diacu;
their contribution to the effectiveness of
c.
kontribusi
mereka
terhadap
efektivitas
the group management system and the
sistem manajemen grup dan pengelolaan
sustainable
sumber
resource
management,
including the benefits of improved
daya
berkelanjutan,
termasuk
keuntungan dari peningkatan kinerja grup;
group performance; d. the implications of not conforming with the
group
management
d. implikasi
system
dari
ketidaksesuaian
dengan
persyaratan sistem manajemen grup;
requirements. 7.4 The procedure requires that the internal and
7.4. Prosedur ini mensyaratkan bahwa komunikasi
external communications relevant to the
internal dan eksternal yang relevan dengan
group
management
system
shall
be
sistem manajemen grup harus ditetapkan;
that
the
7.5. Prosedur ini mensyaratkan bahwa informasi
documented information required by the
terdokumentasi yang disyaratkan oleh prosedur
group
the
sertifikasi grup dan standar pengelolaan hutan
sustainability standard shall be controlled.
lestari yang diacu harus dikendalikan, yang
Creating, updating and control of the
mencakup pembuatan, pembaharuan, status
documentation shall be considered.
revisi dan distribusi dokumen.
determined. 7.5 The
8
procedure
requires
certification
standard
and
Operation
8
8.1 The procedure requires that the group
Operasional
8.1. Prosedur ini mensyaratkan organisasi grup
organisation shall plan, implement and
harus
control processes needed
mengendalikan proses yang diperlukan untuk:
a. to meet the requirements of the group
a. memenuhi persyaratan prosedur sertifikasi
certification sustainable
procedure forest
and
the
management
merencanakan,
melaksanakan
dan
grup dan standar pengelolaan hutan lestari, dan
standard and b. to implement the actions determined in 6. 8.2 The procedure requires that this planning, implementing and controlling shall be done IFCC PD 1005:2017
b. melaksanakan
tindakan yang ditentukan
dalam butir 6. 8.2. Prosedur
ini
mensyaratkan
bahwa
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
16
© IFCC 2017
by:
harus dilakukan dengan cara:
a. defining the necessary processes and
a. menentukan proses yang diperlukan dan
establishing criteria for those;
menetapkan kriterianya;
b. implementing control of the processes
b. menerapkan pengendalian proses sesuai
in accordance with the criteria; c.
9 9.1
dengan kriteria;
keeping documented information to the
c.
menyimpan
informasi
terdokumentasi
extent necessary to have confidence
sejauh diperlukan untuk memiliki keyakinan
that the processes have been carried
bahwa
out as planned.
rencana.
Performance Evaluation
9
Monitoring, measurement, analysis and
telah
dilakukan
sesuai
Evaluasi kinerja
9.1.
evaluation 9.1.1 The
proses
Monitoring,
pengukuran,
analisa
dan
evaluasi
procedure
requires
that
group
9.1.1.
Prosedur
ini mensyaratkan organisasi
organization shall conduct a monitoring,
grup melakukan kegiatan
measurement, analysis and evaluation, of
pengukuran,
the implementation of the requirement of
terhadap implementasi dari persyaratan
the group management procedur and the
ini dan persyaratan standar pengelolaan
requirement
hutan lestari yang diacu.
of
sustainability
forest
analisa
monitoring,
dan
evaluasi
management standard; 9.1.2 Methods or monitoring, measurement,
9.1.2.
Metode atau cara melakukan monitoring,
analysis and evaluation undertaken by the
pengukuran, analisa dan evaluasi yang
group organisation should be able to produce
dilakukan oleh organisasi grup harus bisa
outputs in accordance with the objectives of
menghasilkan
monitoring,
dengan
measurement,
analysis
and
keluaran
tujuan
yang
dilakukannya
pengukuran,
sesuai kegiatan
evaluation activities established by the group
monitoring,
analisa
dan
organisation and effectively provide inputs for
evaluasi yang ditetapkan oleh organisasi
continuous improvement.
grup dan secara efektif dapat memberikan masukan untuk perbaikan berkelanjutan.
9.2. 9.2.1
Internal audit Goals
9.2.1.1 The procedure requires that an annual
9.2
Audit internal
9.2.1.
Tujuan
9.2.1.1. Prosedur
ini
mensyaratkan
bahwa
internal audit programme shall provide
program audit internal tahunan harus
information
memberikan informasi mengenai apakah
on
whether
the
group
management system
sistem manajemen grup:
a. conforms to the group certification
a.
procedure; b.
ensures the implementation of the
IFCC PD 1005: 2017
memenuhi
persyaratan
prosedur
sertifikasi grup yang diacu; b.
memastikan
penerapan
standar 17
© IFCC 2017
sustainable
forest
management
pengelolaan hutan lestari di tingkat
standard on the participant level; c.
is
effectively
implemented
anggota;
and
c.
maintained.
diimplementasikan
dan
dipelihara
secara efektif.
9.2.1.2 The procedure requires that the internal
9.2.1.2. Prosedur ini mesyaratkan program audit
audit programme shall cover the group
internal harus mencakup entitas grup dan
entity and all group participants. The
semua anggota grup. Entitas grup harus
group entity shall be audited annually.
diaudit setiap tahun, sedangkan anggota
The participants can be selected on a
grup dapat dipilih secara sampling.
sample basis. 9.2.2
Organisation
9.2.2.
Organisasi
9.2.2.1 Group entity shall assign a person to
9.2.2.1. Entitas grup harus menunjuk penanggung
be responsible for internal audit, and
jawab kegiatan audit internal dan internal
competent internal auditor.
auditor yang kompeten.
9.2.2.2 The procedure defines requirements for
9.2.2.2. Prosedur ini mensyaratkan grup untuk
the internal audit programme which
memiliki program audit internal sekurang-
shall cover at least
kurangnya mencakup:
a. planning, establishing, implementing
a. merencanakan,
and
maintaining
programme(s)
an
audit
including
melaksanakan
menetapkan, dan
memelihara
the
program audit termasuk frekuensi,
frequency, methods, responsibilities,
metode, tanggung jawab, persyaratan
planning
and
dan pelaporan perencanaan, yang
reporting, which shall take into
harus mempertimbangkan pentingnya
consideration the importance of the
proses
processes
sebelumnya;
requirements
concerned
and
the
tersebut
dan
hasil
audit
results of previous audits; b. definition of the audit criteria and
b. definisi kriteria dan cakupan audit
scope for each audit;
untuk setiap audit;
c. selection of auditors and conducting
c.
pemilihan auditor dan pelaksanaan
of audits to ensure objectivity and
audit untuk memastikan objektivitas
the impartiality of the audit process;
dan ketidakberpihakan proses audit;
d. ensuring that the results of the audits
are
reported
to
d. memastikan
relevant
dilaporkan
management; e. retaining
ke
hasil
audit
manajemen
yang
relevan;
of
information
bahwa
the
as
implementation
documented
evidence of
the
of
e. menyimpan informasi terdokumentasi
the
sebagai bukti pelaksanaan program
audit
audit dan hasil audit;
programme and the audit results; f. competence IFCC PD 1005:2017
of
internal
auditor
f.
kompetensi auditor internal tentang
18
© IFCC 2017
(forest
knowledge,
standard
hutan, standar pengelolaan hutan
knowledge). 9.3
lestari yang diacu.
Selection of participants in the audit
9.3.
programme
Pemilihan anggota grup dalam program audit
9.3.1 The sample for the internal audit shall be
9.3.1.
Sampel untuk audit internal ditentukan
determined on the basis of the total
berdasarkan jumlah total peserta, dipilah
amounts of participants, separately for
berdasarkan kategori yang mewakili jenis
representative categories of sites. The
hutan.
following indicators shall be used in order
digunakan untuk memastikan stratified
to ensure stratified sampling:
sampling:
a. ownership type (e.g. state owned
a.
forest, private forest, atau customary
Indikator
berikut
ini
harus
jenis kepemilikan (misalnya hutan negara, hutan milik, atau hutan adat);
forest); b. license of management units (based
b.
on regulation);
jenis
penatausahaan
kayu
(sesuai
hasil
dengan
hutan
peraturan
perundangan yang berlaku); c.
biogeographic region (e.g. lowlands,
c.
mangroves, peatlands, mountains).
wilayah
biogeografis
(misalnya
dataran rendah, mangrove, gambut, pegunungan).
9.3.2.
Group entity shall ensure that the
9.3.2.
Entitas grup harus memastikan bahwa
annual auditing takes place on the
jumlah sampel anggota grup yang diaudit
sample of group participants. The size
setiap tahunnya minimal y = √ x (dengan
of the sample should be the square
pembulatan ke atas) untuk setiap jenis
root of the number of forest that
hutan yang diidentifikasi pada bagian
identified on 9.3.1, rounded to the
9.3.1.
upper whole number. 9.3.3
At least 25% of the sample shall be
9.3.3.
selected at random. 9.4
9.4.
9.4.1 The procedure requires that an annual review
shall
at
least
include a. changes in external and internal
9.4.1.
b. the status of conformity with the
IFCC PD 1005: 2017
dari
Prosedur ini mensyaratkan bahwa tinjauan manajemen
management
tahunan
paling
sedikit
mencakup: a.
perubahan isu eksternal dan internal yang
relevan
dengan
sistem
manajemen grup;
management system; forest
persen
Tinjauan Manajemen
issues that are relevant to the group
sustainable
25
sampel harus diambil secara acak.
Management review
management
Sekurang-kurangnya
b.
status kesesuaian dengan standar pengelolaan hutan lestari, termasuk 19
© IFCC 2017
standard, that includes reviewing the
mengkaji hasil program pemantauan
results of the internal monitoring
internal, audit internal dan evaluasi
programme, the internal audit and the
dan pengawasan lembaga sertifikasi;
certification body’s evaluations and surveillance; c. information
on
the
group
c.
performance, including trends in: i. nonconformities
and
informasi
kinerja
grup,
termasuk kecenderungan dalam:
corrective
i.
actions;
ketidaksesuaian dan tindakan korektif;
ii.monitoring
and
ii.
measurement
hasil
pemantauan
dan
pengukuran;
results; iii. achievement of objectives iv. audit results; d. the evaluation of the effectiveness of
d.
corrective actions taken. e. opportunities
for
iii.
pencapaian tujuan;
iv.
hasil audit;
evaluasi efektifitas tindakan korektif yang dilakukan.
e.
continual
9.4.2 The procedure requires that the outputs of
kesempatan untuk perbaikan terusmenerus.
improvement. 9.4.2.
Prosedur
the management review shall include
keluaran
decisions
mencakup
related
to
continual
ini
mensyaratkan
tinjauan
bahwa
manajemen
keputusan
yang
harus
berkaitan
improvement opportunities and any need
dengan
for changes to the group management
berkelanjutan dan setiap kebutuhan akan
system.
perubahan pada sistem manajemen grup.
9.4.3. The procedure requires that the group organization
10
mengenai
shall
retain
9.4.3.
documented
Prosedur
kesempatan
ini
organisasi
perbaikan
mensyaratkan
grup
harus
bahwa
menyimpan
information as evidence of the results of
informasi terdokumentasi sebagai bukti
management reviews.
hasil tinjauan manajemen.
Improvement
10
10.1 Nonconformity and corrective action 10.1.1 The
procedure
requires
that
Perbaikan Berkelanjutan
10.1.
Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan
10.1.1.
Standar
ini
mensyaratkan
nonconformities and corrective action
ketidaksesuaian
for group level and participant level
perbaikannya
shall
tingkat peserta harus dikelola.
be
nonconformity
managed. occurs,
When the
a
group
tindakan
pada tingkat grup
dan
Bila ketidaksesuaian terjadi, organisasi
organization shall:
grup harus:
a. react to the nonconformity and, as
a.
IFCC PD 1005:2017
dan
bahwa
menindaklanjuti
ketidaksesuaian
20
© IFCC 2017
applicable:
dengan, (jika dapat diterapkan):
i. take action to control and correct
i.
it;
mengambil
tindakan
untuk
mengendalikan
dan
memperbaikinya; ii. deal with the consequences;
ii.
b. evaluate the need for action to eliminate
the
causes
of
b.
the
menanggung konsekuensinya;
mengevaluasi untuk
kebutuhan
menghilangkan
tindakan penyebab
nonconformity, in order that it does
ketidaksesuaian, agar tidak muncul
not recur or occur elsewhere, by:
kembali atau terjadi di tempat lain, dengan:
i. reviewing the nonconformity;
i.
meninjau ketidaksesuaian;
ii. determining the causes of the
ii.
menentukan
nonconformity;
penyebab
ketidaksesuaian;
iii. determining
if
similar
iii. menentukan
apakah
nonconformities exist, or could
ketidaksesuaian
potentially occur;
atau berpotensi terjadi.
c. implement any action needed;
c.
melaksanakan
serupa
tindakan
ada,
yang
dibutuhkan; d. review the effectiveness of any
d.
corrective action taken; e. make
changes
to
meninjau
keefektifan
tindakan
perbaikan yang diambil; the
group
e.
management system, if necessary.
membuat perubahan pada sistem manajemen grup, jika perlu.
10.1.2 The procedure requires that corrective
10.1.2
actions shall be appropriate to the effects of the
tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak
nonconformities encountered.
ketidaksesuaian yang dihadapi.
10.1.3 The procedure requires that the group
10.1.3 Prosedur
organization
organisasi
shall
retain
documented
information as evidence of:
Prosedur
grup
ini
ini harus
mensyaratkan
mensyaratkan menyimpan
bahwa
bahwa informasi
terdokumentasi sebagai bukti:
a. the nature of the nonconformities
a.
and any subsequent actions taken;
sumber ketidaksesuaian dan setiap tindakan yang diambil;
b. the results of any corrective action.
b.
hasil tindakan perbaikan.
10.2 Continual improvement
10.2.
The procedure requires that the suitability,
Prosedur ini mensyaratkan kesesuaian, kecukupan
adequacy and effectiveness of the group
dan keefektifan sistem manajemen grup dan
management
pengelolaan berkelanjutan harus terus ditingkatkan.
system
and
the
sustainable
Perbaikan berkelanjutan
management shall be continuously improved.
IFCC PD 1005: 2017
21
