ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN PERUSAHAAN TELEKOMUNIKASI DAN MULTIMEDIA PT XYZ, Tbk. LAPORAN MAGANG

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN PERUSAHAAN TELEKOMUNIKASI DAN MULTIMEDIA PT XYZ, Tbk.

LAPORAN MAGANG

SHELVY RUFITA 1006696724

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2014

Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

UNIVERSITAS INDONESIA

ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN PERUSAHAAN TELEKOMUNIKASI DAN MULTIMEDIA PT XYZ, Tbk.

LAPORAN MAGANG Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana

SHELVY RUFITA 1006696724

FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI AKUNTANSI DEPOK JULI 2014


ii


iii


iv


KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat, nikmat, dan karunia-Nya, saya dapat menyelesaikan Laporan Magang ini. Penulisan Laporan Magang ini ditujukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Banyak dukungan dan bantuan dari berbagai pihak yang saya terima sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Magang ini. Atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Keluarga saya, terutama orang tua saya yang sangat saya cintai, Ma’ruf dan Arfinar Suwita, yang selalu memberikan cinta, doa, dan dukungan kepada anaknya. Terima kasih untuk tidak pernah lelah mendidik anaknya hingga sampai ini. Alhamdulillah, pencapaian Kakak sampai saat ini untuk Papa dan Mama. Karena Papa dan Mama, Kakak bisa ada di posisi saat ini. Adik saya tercinta, Shelly Rufita, yang selalu memberikan semangat dan mendengarkan curhatan kakaknya ini. Semoga Dedek bisa cepat menyusul menjadi Sarjana Ekonomi, yaa. Tidak lupa keluarga besar saya yang selalu mendukung dan mendoakan saya. Terima kasih banyak. Alhamdulillah, Pipi sudah lulus. 2. Ibu Rini Yulius, S.E., M.Ak., yang sudah memberikan bimbingan kepada saya dalam menyusun Laporan Magang ini. Terima kasih, Bu, sudah bersabar, meluangkan waktu, dan menghabiskan pulsanya untuk memberikan pengarahan dan masukan kepada saya. Para penguji, Bapak Markus Handowo Dipo, S.E., M.Sc. dan Ibu Desi Adhariani, S.E., Ak., M.Si. yang sudah banyak memberikan masukan dan bantuan kepada saya untuk membuat Laporan Magang saya menjadi lebih baik lagi. 3. Bima Mandala Putra, sahabat, kakak, mentor, dan pembimbing kedua saya. Terima kasih sudah banyak memberikan banyak bantuan, pengertian, dukungan, masukan, dan nasihat kepada saya. Terima kasih telah menegur dan mengingatkan saya dalam mengerjakan Laporan ini. Mohon maaf waktunya suka terganggu untuk menemani saya yang mau berkonsultasi, cerita, atau bahkan curhat. Alhamdulillah aku sudah menyusul menjadi Sarjana Ekonomi. v


4. Tim audit PT XYZ, tim yang sangat menerima kami, peserta magang yang banyak bertanya, yang tetap ceria walaupun deadline sudah di depan mata, yang seru setiap saat. Mas Shenno, Kak Surya, dan Kak Daniel yang selalu memberikan tawa di dalam tim. Kak Felly yang menjadi “Mama” bagi peserta magang dan sangat baik dalam pengarahan. Mega dan Azizah yang menjadi teman seperjuangan yang saling mendukung kesuksesan satu sama lain, teman yang sudah seperti saudara sendiri, dan selalu mengisi hari-hari di kantor dengan kelucuan dan kegilaan, kurang-kurangin laah… 5. Divisi Tosca RSM AAJ yang sangat welcome kepada saya dan banyak menceritakan pengalaman kerjanya. Kak Vito, sahabat Bima, yang juga selalu mendukung saya. Pak Didik, Bang Jul, Ko Tjuntjun, Kak Frans, Kak Ricky, Kak Dinda, Kak Agnes, Kak Dimas, Kak Wisya, Kak Sita, Kak Yenny, dan anggota divisi Tosca yang lain karena sudah baik dan banyak memberikan semangat kepada saya. 6. WhatsApp Group “Crazy Intern AAJ”, Puspa, Meutia, Halida, Eva, Fiona, Dian, dan Runi yang terlambat bergabung. Terima kasih dengan segala kebaikan dan kegilaan kalian, mulai dari membagi info penting sampai menggosip tentang senior-senior di tempat magang. Tidak lupa juga temanteman di group “Intern AAJ”, Adit, Audi, Uti, Afina, dan Dinda.. terima kasih untuk segala keceriaan, dukungan, info-info yang selalu dibagikan. Thank you so much, Guys, dan Alhamdulillah kita wisuda bersama, yaa. 7. Teman-teman seperjuangan dari OPK FE UI 2010, kelompok Vickrey, Ayu dan Ebnu yang sudah lulus terlebih dahulu, Abang-abang saya, Imam, Yoga, dan Affan, Benga Ody dan Pingkan, Dwi Uli, dan Dhita. Mama Puspa tercinta yang sering ditinggal sama Papa Haryo, orang tua kami selama menjalani OPK dan banyak memberikan ilmu dan nilai yang berharga. Terima kasih banyak, Kak. Walaupun sudah jarang bertemu dengan kalian lagi, you are still my first family at FE UI. 8. KASTRAT BEM FE UI 2012, Imam, si Papi yang sangat menerima dan membimbing saya untuk dapat mendampinginya dengan baik. Staf Kastrat vi


yang sudah saya anggap seperti keluarga sendiri, Izi, Tungga, Dita, Wann, Baim, dan Yudis yang memiliki warnanya masing-masing dan semakin memperindah Kastrat. Terima kasih sudah memberikan pengalaman dan ilmu berharga kepada saya. I love you, all… Terima kasih sudah menerima Emak yang seperti ini, yaa. 9. Keluarga besar BEM FE UI 2012, PI yang seru dan patut jadi panutan, Kak Thowy, Kak Dennis, Kak Eja, Kak Inah, Kak Mpit, Kak Nisa, Teh Site, Kak Cala, Kak Sasha, Kak Aldi, dan Kak Muti. Terima kasih Kakak-kakak sudah mau menerima anak seperti saya. Bidang Sosial Politik, Teteh Site, Abi Eldi dan Umi Anti, Lia alay dan Ulilalita, keponakan-keponakan saya di Adkesma dan Pengmas, terima kasih atas kekeluargaan, kekompakkan, dan kegilaan kalian ketika kita bersama-sama selama satu tahun. Semoga kebersamaan kita selalu terjalin, yaa. Together on the Move!!! 10. Teman-teman dan kakak-kakak di Soscom FE UI, OPK FE UI 2011 dan 2012, Sosact FE UI 2012, Desbin FE UI, dan kepanitiaan lain yang sudah menerima saya untuk bergabung dan berkontribusi. Terima kasih atas pelajaran berharga yang telah diberikan dan sudah menjadi keluarga saya selama empat tahun saya di FE UI. 11. Orang tua dari Azizah, yang sudah mau direpotkan untuk mencari berkas untuk membantu menyelesaikan laporan magang saya. Terima kasih banyak, Om dan Tante. Mohon maaf saya sudah banyak merepotkan. 12. Karyawan Biro Pendidikan dan Departemen Akuntansi FE UI yang selalu baik dan ramah kepada saya. Terima kasih Bapak dan Ibu sudah membantu saya. 13. The last but not the least, my beloved best friends forever, Hani “noey”, Tia “tay-tay”, Fitri “piti”, Mulia “muke”, dan Riri “my twinmate” yang sudah banyak berbagi cerita, cinta, tawa, dan dukungannya satu sama lain. Suatu saat kita harus berkumpul lengkap lagi, yaa. Another POB member, Iedo dan Echa, yang bertemu kembali di FE UI. Terima kasih atas segala dukungan, doa, semangat, dan keceriaan yang saling diberikan satu sama lain. Akhirnya kita bisa wisuda bersama, yaa. Ivan, temen seperjuangan saya sejak SMA, vii


walaupun kita berbeda sekolah. Saya tidak pernah menyangka dapat memiliki sahabat laki-laki yang bisa saling mendukung satu sama lain, bercerita mulai dari masalah kuliah sampai pacar. Ivan pasti bisa lulus tahun ini! Ditunggu kabar wisudanya, yaa, Van! 14. Dan seluruh pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu, terima kasih banyak atas bantuan, pinjaman buku selama kuliah, dan hal-hal lain sehingga bisa membawa saya sampai saat ini. Untuk semua pihak-pihak yang telah saya sebutkan, semoga Tuhan membalas segala kebaikan yang telah mereka berikan. Saya juga memohon maaf atas segala kekurangan dan ketidaksempurnaan yang ada dalam Laporan Magang ini. Akan tetapi, saya berharap Laporan Magang ini dapat berguna dan bermanfaat bagi orang lain.

Jakarta, 4 Juli 2014

Penulis

viii


ix


ABSTRAK

Nama Program Studi Judul

: Shelvy Rufita : S1 Akuntansi : Analisis Siklus Pendapatan Perusahaan Telekomunikasi dan Multimedia PT XYZ, Tbk.

Laporan Magang ini bertujuan untuk menjelaskan mengenai siklus pendapatan pada salah satu perusahaan penyedia layanan telekomunikasi dan multimedia di Indonesia. Pembahasan diawali dengan penjelasan mengenai siklus pendapatan, dilanjutkan dengan mengevaluasi penerapan siklus pendapatan dan prosedur pengendalian internal yang telah dilakukan untuk mengantisipasi risiko yang dapat terjadi. Siklus pendapatan Perusahaan dimulai dari penerimaan permintaan pemasangan decoder sampai menerima pembayaran dari pelanggan. Penerapan siklus pendapatan Perusahaan memiliki beberapa perbedaan dengan teori yang menjadi referensi pembahasan karena teori tersebut lebih umum digunakan untuk perusahaan manufaktur atau retail. Pengendalian internal yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik, ditandai dengan tercapainya tujuan dalam pengendalian internal.

Kata kunci: Siklus pendapatan, penjualan jasa, prosedur pengendalian internal, perusahaan telekomunikasi dan multimedia

x Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

ABSTRACT

Name Study Program Title

: Shelvy Rufita : S1 Accounting : Analysis of Revenue Cycle on Telecommunication and Multimedia Company PT XYZ, Tbk.

This internship report describes the revenue cycle of a telecommunication and multimedia service provider in Indonesia. The discussion starts with explanation about revenue cycle, continued with evaluation of the cycle and internal control procedures to anticipate risk. The revenue cycle starts from taking customers request for decoder installation to payment collection from customers after one month of the service. The revenue cycle on this company has several differences with the theories because the theories generally are used for manufacture or retail companies. The company has sufficient internal controls, as the goals of internal control have been achieved.

Key words: Revenue cycle, service selling, internal control procedure, telecommunication and multimedia company

xi Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL................................................................................................ i HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .................................................... ii HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ iii TANDA PERSETUJUAN LAPORAN AKHIR MAGANG ................................. iv KATA PENGANTAR ............................................................................................ v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ................................................. ix ABSTRAK .............................................................................................................. x ABSTRACT ........................................................................................................... xi DAFTAR ISI ......................................................................................................... xii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xv DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xvi BAB 1 PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang ............................................ 1 1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang .............................................................. 2 1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang ..................................................... 3 1.4 Pelaksanaan Kegiatan Magang ..................................................................... 4 1.5 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang ................................................ 5 1.6 Metode Penulisan Laporan Magang ............................................................. 6 1.7 Sistematika Penulisan Laporan Magang....................................................... 7 BAB 2 LANDASAN TEORI ................................................................................ 9 2.1 Sistem Informasi Akuntasi dan Perannya dalam Proses Bisnis ................... 9 2.2 Siklus Pendapatan ....................................................................................... 11 2.2.1 Pencatatan Pesanan Penjualan (Sales Order Entry) ......................... 11 2.2.2 Pengiriman (Shipping) ..................................................................... 16 2.2.3 Penagihan (Billing)........................................................................... 17 2.2.4 Penerimaan Kas (Cash Collections)................................................. 18 2.3 Tujuan, Kendala, dan Prosedur Pengendalian dalam Siklus Pendapatan .................................................................................................. 18 2.3.1 Isu Pengendalian secara Umum ....................................................... 19 2.3.2 Kendala dalam Aktivitas Pencatatan Pesanan Penjualan ................. 19 2.3.3 Kendala dalam Aktivitas Pengiriman............................................... 21 xii Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

2.3.4 Kendala dalam Aktivitas Penagihan ................................................ 21 2.3.5 Kendala dalam Aktivitas Penerimaan Kas ....................................... 22 2.4 Akun-akun Utama dalam Siklus Pendapatan ............................................. 23 2.4.1 Pendapatan ....................................................................................... 23 2.4.2 Kas ................................................................................................... 25 2.4.3 Piutang Usaha .................................................................................. 26 BAB 3 PROFIL PERUSAHAAN ....................................................................... 28 3.1 RSM AAJ (KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto) ....................... 28 3.1.1 Sejarah RSM AAJ ............................................................................ 28 3.1.2 Jasa yang Disediakan RSM AAJ...................................................... 28 3.1.3 Struktur Organisasi RSM AAJ ......................................................... 31 3.2 PT XYZ, Tbk. ............................................................................................. 33 3.2.1 Sejarah PT XYZ, Tbk. ..................................................................... 33 3.2.2 Struktur Organisasi PT XYZ, Tbk. .................................................. 36 3.2.3 Struktur Kepemilikan Saham PT ABC, Tbk. Atas Anak Perusahaan........................................................................................ 37 BAB 4 PEMBAHASAN ...................................................................................... 40 4.1 Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. .............................................................. 40 4.2 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. .................................... 43 4.2.1 Proses Penerimaan Permintaan Pemasangan Decoder dari Pelanggan ......................................................................................... 44 4.2.2 Proses Pemenuhan Permintaan Pemasangan Decoder..................... 45 4.2.3 Proses Pembaruan Database Pelanggan .......................................... 48 4.2.4 Proses Penerimaan Uang Biaya Pemasangan .................................. 50 4.2.5 Proses Penagihan atas Penggunaan Layanan ................................... 52 4.2.6 Proses Penerimaan Pembayaran Tagihan......................................... 55 4.3 Evaluasi Penerapan Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. .............................. 63 4.3.1 Pencatatan Pesanan Pelanggan (Sales Order Entry) ........................ 64 4.3.2 Pengiriman (Shipping) ..................................................................... 68 4.3.3 Penagihan (Billing)........................................................................... 70 4.3.4 Penerimaan Kas (Cash Collection) .................................................. 71 4.4 Pengendalian terhadap Kendala dan Risiko yang Dapat Terjadi dalam Siklus Pendapatan PT XYZ ............................................................. 72

xiii Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

BAB 5 PENUTUP................................................................................................ 80 5.1 Kesimpulan ................................................................................................. 80 5.2 Saran ........................................................................................................... 84 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 86

xiv Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Klasifikasi Transaksi dalam Pasar (Exchange in the Marketplace)................................................................................... 14 Gambar 2.2 Jurnal Pencatatan saat Penagihan dan Pembayaran ........................ 17 Gambar 3.1 Lini Bisnis dari RSM AAJ.............................................................. 30 Gambar 3.2 Garis Besar Struktur Organisasi RSM AAJ ................................... 31 Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT XYZ, Tbk. ................................................. 36 Gambar 3.4 Struktur Kepemilikan PT ABC, Tbk. Atas Anak Perusahaan ........ 37 Gambar 4.1 Context Diagram Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk....................... 40 Gambar 4.2 Level Zero Data Flow Diagram Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. ................................................................................................. 42 Gambar 4.3 Level One Data Flow Diagram Proses Pemenuhan Permintaan ...................................................................................... 46 Gambar 4.4 Level One Data Flow Diagram Proses Pembaruan Database Pelanggan........................................................................................ 49 Gambar 4.5 Level One Data Flow Diagram Proses Penerimaan Uang Biaya Pemasangan .......................................................................... 50 Gambar 4.6 Jurnal Pencatatan Penerimaan Uang Biaya Pemasangan ............... 51 Gambar 4.7 Jurnal Pencatatan Penyetoran Biaya Pemasangan .......................... 51 Gambar 4.8 Level One Data Flow Diagram Proses Penagihan ......................... 53 Gambar 4.9 Jurnal Pencatatan Penagihan .......................................................... 54 Gambar 4.10 Level One Data Flow Diagram Proses Penerimaan Pembayaran .................................................................................... 56 Gambar 4.11 Jurnal Pencatatan Pembayaran Piutang dari Pelanggan ................. 56 Gambar 4.12 Diagram Alur Siklus Pendapatan dari Proses Penerimaan Pemasangan Decoder ..................................................................... 60 Gambar 4.13 Diagram Alur Siklus Pendapatan dari Proses Penagihan atas Penggunaan Layanan ...................................................................... 62

xv Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1: Pendapatan PT XYZ, Tbk. Berdasarkan Sumber Pendapatan ......... 88 Lampiran 2: Pendapatan PT XYZ, Tbk. Berdasarkan Jenis Pelanggan ............... 89 Lampiran 3: Tahap Pengajuan Permintaan Pemasangan secara Online ............... 90 Lampiran 4: Contoh Berita Acara Pemasangan .................................................... 94 Lampiran 5: Contoh Surat Kuasa Bagi Pelanggan yang Menggunakan Metode Pembayaran Auto Debit ...................................................... 95 Lampiran 6: Diagram Alur Pengembalian (Restore) Data ................................... 96

xvi Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Pelaksanaan Program Magang Persaingan di dunia usaha yang semakin ketat, serta dengan perkembangan globalisasi yang membuat pertukaran informasi semakin mudah, menuntut pasar tenaga kerja untuk dapat memberikan calon-calon pekerja yang berkompeten dan berkualitas. Tenaga kerja tidak hanya dituntut memiliki pengetahuan akademis yang memadai, namun juga pengalaman kerja yang diyakini dapat memberikan nilai tambah bagi tenaga kerja itu sendiri. Dengan memiliki pengalaman kerja, tenaga kerja tersebut diharapkan mampu mengetahui hubungan antara teori yang telah dipelajari dengan praktik yang terjadi di lapangan sehingga mereka dapat menjadi pendorong kemajuan dan kelangsungan hidup perusahaan yang menggunakan tenaga dan pikiran mereka. Selain itu, tenaga kerja yang berpengalaman diharapkan dapat menjadi aset perusahaan, bukan hanya menjadi sumber daya penggerak perusahaan saja. Untuk dapat membantu menghasilkan tenaga kerja yang berkualitas dan memiliki pengalaman kerja yang baik, Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FE UI) menyediakan program magang bagi mahasiswamahasiswa aktif. Program magang ini dapat dilakukan sebagai dasar penulisan tugas akhir bagi mahasiswa yang sedang menjalani semester akhir (magang SKS) atau juga dapat dilakukan untuk mengisi waktu, baik ketika liburan panjang setelah semester genap telah selesai atau saat menyelesaikan penulisan skripsi (magang non SKS). Bagi mahasiswa yang ingin menjadikan program magang sebagai tugas akhir dalam mencapai gelar sarjana, ada beberapa prasyarat yang harus dipenuhi mahasiswa tersebut. Prasyarat yang harus dipenuhi adalah mahasiswa tersebut harus memiliki Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) minimal sebesar 2,75 dalam skala 4,00. Selain itu, mahasiswa tersebut diharuskan telah lulus mata kuliah minimal 120 Satuan Kredit Semester (SKS). Program magang ini diharapkan dapat membantu mahasiswa untuk dapat menemukan kaitan antara teori yang telah dipelajari saat bangku kuliah dengan 1 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

2

praktik kerja di lapangan. Selain itu, dengan adanya pengalaman magang yang diterima, mahasiswa dapat mengetahui gambaran dunia kerja yang akan mereka masuki ketika lulus kuliah nanti sehingga mereka dapat lebih mempersiapkan diri dan mental mereka. Mahasiswa yang mengikuti program magang juga memiliki kesempatan untuk mengembangkan soft skill mereka, baik kemampuan berkomunikasi, menganalisis, dan lainnya karena mereka berinteraksi langsung dengan rekan kerja, senior, supervisor, klien, dan pihak-pihak lainnya. Hal ini tentunya dapat membantu mahasiswa tersebut untuk mencari pekerjaan karena mereka memiliki nilai tambah tersendiri dari pengalaman mereka saat bekerja selama menjalankan program magang. Selain memberikan manfaat bagi mahasiswa yang menjalankan, program magang juga memberikan manfaat bagi perusahaan tempat mahasiswa tersebut melaksanakan magang. Perusahaan-perusahaan tersebut memiliki kesempatan untuk mencari calon-calon tenaga kerja yang dapat mereka rekrut selepas peserta magang lulus kuliah. Perusahaan juga dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusianya secara sementara ketika mereka memasuki masa peak season, yaitu masa saat laporan keuangan perusahaan, terutama perusahaan terbuka, harus diaudit secara independen. Laporan keuangan yang telah diaudit tersebut akan dipertanggungjawabkan kepada pihak-pihak yang berkaitan, seperti para pemegang saham selaku pemilik perusahaan atas penyertaan modalnya, Otoritas Jasa Keuangan (OJK), pemerintah, dan pihak-pihak yang berkaitan lainnya. Selain itu, perusahaan dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia mereka dengan biaya yang relatif lebih murah dibandingkan harus merekrut staf atau karyawan sehingga tidak memberatkan keuangan perusahaan.

1.2 Tujuan Penulisan Laporan Magang Penulisan laporan magang ini diwajibkan bagi mahasiswa yang menjalankan program magang sebagai tugas akhir (magang SKS). Laporan magang ini merupakan tugas akhir pengganti skripsi sebagai syarat kelulusan untuk mendapatkan gelar sarjana. Melalui laporan magang ini, mahasiswa dapat menuliskan pengalamannya selama menjalankan program magang. Selain

Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

3

menuliskan dokumentasi kegiatan yang dilakukan selama magang, mahasiswa juga dapat memberikan kontribusinya dalam dunia pendidikan melalui analisis, ide, dan pengetahuannya mengenai keterkaitan antara teori yang berkaitan dengan topik pembahasan di dalam laporan magang dengan aplikasi dan praktik penerapannya di dalam dunia nyata. Laporan magang ini memberikan gambaran mengenai keterkaitan teori salah satu siklus proses bisnis (business process) dengan praktik yang terjadi di salah satu perusahaan klien yang diaudit oleh penulis ketika melaksanakan program magang, yaitu PT XYZ, Tbk., salah satu anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. Melalui laporan magang ini, penulis akan berfokus pada topik mengenai siklus pendapatan (revenue cycle) yang terjadi pada PT XYZ, Tbk. dan prosedur pengendalian internal untuk mengatisipasi risiko yang dapat terjadi. Mengingat masih sedikitnya laporan magang yang membahas mengenai proses bisnis suatu perusahaan melalui pendekatan siklus-siklus proses bisnis, penulis berharap kaporan magang ini dapat menjadi acuan bagi mahasiswa dan sivitas akademik lainnya dalam membuat penelitian atau penulisan topik yang serupa atau berkaitan.

1.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan Magang Program magang yang dijalani oleh penulis dilaksanakan selama kurang lebih tiga bulan, terhitung mulai dari tanggal 2 Januari sampai 2 April 2014. Penulis melaksanakan program magang di KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto atau RSM AAJ yang merupakan representatif dari RSM Internasional di Indonesia. Selama program magang berlangsung, penulis ditempatkan di Divisi Tosca yang memberikan jasa audit assurance untuk perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam industri properti dan real estate, infrastuktur, utilities dan transportasi.


4

1.4 Pelaksanaan Kegiatan Magang Penulis mendapat kesempatan untuk melaksanakan prosedur audit atas laporan keuangan dari beberapa klien selama kurang lebih tiga bulan menjalani program magang. Selama prosedur dilaksanakan, penulis didampingi oleh Associate, Senior Auditor 1, dan Senior Auditor 3. Penulis banyak diarahkan oleh Senior Auditor 1 dalam menjalankan teknis dari prosedur audit. Kegiatan yang dilakukan oleh penulis bervariasi, seperti kegiatan administrasi dan dokumentasi dari dokumen dan berkas klien yang menjadi bukti eksistensi suatu transaksi atau kegiatan operasional klien, melaksanakan prosedur audit untuk beberapa akun yang umumnya dinilai berisiko rendah, hingga melakukan sampling untuk beberapa akun tertentu dan memeriksa kelengkapan dokumennya. Dokumen terkait transaksi yang diperiksa berupa formulir pemesanan (purchase order) dari konsumen atau oleh klien, berita acara pengiriman dan pemerimaan barang atau jasa yang telah ditandatangani oleh konsumen atau klien, otorisasi dari pihak yang berwenang untuk melakukan pembayaran jika transaksi tersebut adalah transaksi pembelian yang dilakukan klien, dan bukti pembayaran atas tagihan, baik dari pihak konsumen atau klien. Penulis ditugaskan untuk mengaudit beberapa perusahaan, di antaranya adalah PT ABC, Tbk. dan PT XYZ yang merupakan anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. Dalam melaksanakan audit terhadap dua perusahaan tersebut, penulis bekerja sama dengan satu tim audit yang terdiri dari seorang Senior Auditor 3 yang tingkatannya setara dengan Supervisor, seorang Senior Auditor 1, seorang Associate, dan dua orang peserta magang lainnya. Proses audit dilaksanakan di kantor klien yang berlokasi di Karawaci, Tangerang. Kantor yang berlokasi di Karawaci tersebut bukanlah kantor pusat klien. Kantor pusat klien sendiri berlokasi di salah satu daerah perkantoran elit di Jakarta. Proses audit dilakukan di Karawaci karena divisi akuntansi perusahaan klien berada di kantor yang berlokasi di Karawaci. Selain itu, operasional perusahaan lebih banyak dilakukan oleh kantor yang berlokasi di Karawaci. Penulis bersama Senior Auditor 1 dan Senior Auditor 3 sudah berada di kantor klien sejak pertengahan bulan Januari. Namun, proses audit baru efektif Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

5

dilakukan mulai dari akhir Januari. Keterlambatan dalam melaksanakan proses audit ini dikarenakan data dari klien yang terlambat diberikan kepada tim audit. Namun, sejak berada di kantor klien, penulis sudah diberikan arahan oleh Senior Auditor 1 dalam melaksanakan prosedur audit beserta tujuan dilakukannya prosedur tersebut. Penulis juga diberi arahan mengenai proses pembuatan kertas kerja (working paper), cara mengisi lead schedule, dan detail-detail lain yang ada di dalam working paper tersebut. Hasil pekerjaan penulis akan dilakukan proses review oleh Senior Auditor 1 sehingga kesalahan dan kekurangan yang ada di dalam working paper dapat segera direvisi dan dilengkapi. Hal ini dapat membantu tim audit untuk menghindari terjadinya kesalahan dalam memberikan kesimpulan atas penyajian saldo akun yang sedang diaudit. Selain melaksanakan prosedur audit pada PT ABC, Tbk., penulis juga melaksanakan beberapa prosedur audit untuk anak perusahaan lain dari PT ABC, Tbk. Dalam mengaudit anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. tersebut, prosedur audit tidak dilakukan secara penuh. Penulis hanya diminta untuk menyediakan lead schedule di dalam working paper masing-masing perusahaan. Namun, untuk akun tertentu seperti kas dan bank, penulis diminta untuk membuat lead schedule beserta detail-detail lainnya seperti rekening koran dan konfirmasi dari pihak ketiga. Penulis juga diminta membantu beberapa prosedur audit lain untuk beberapa perusahaan lain, misalnya vouching atas sampel yang diambil, melakukan footing dan cross footing pada saat proses pembuatan laporan (reporting), serta memeriksa penggunaan kata (wording) dan apakah angka di dalam Catatan Atas Laporan Keuangan sudah sama (tie up) dengan angka yang ada di Laporan Posisi Keuangan (Statement of Financial Position) dan Laporan Laba Rugi Komprehensif (Statement of Comprehensive Income).

1.5 Ruang Lingkup Penulisan Laporan Magang PT ABC, Tbk. merupakan salah satu perusahaan yang menjadi pemain besar dalam menyediakan layanan telekomunikasi dan multimedia. Layanan andalan yang ditawarkan oleh PT ABC, Tbk. adalah televisi berbayar (televisi kabel), internet pita lebar berkecepatan tinggi, dan komunikasi data melalui


6

jaringan telekomunikasi digital. Layanan yang banyak digunakan oleh pelanggan PT ABC Tbk. adalah layanan televisi berbayar dan internet yang mayoritas merupakan pelanggan individu. Akan tetapi, operasional dalam penyediaan kedua layanan tersebut dilakukan oleh salah satu anak perusahaan dari PT ABC, Tbk, yaitu PT XYZ, Tbk. Industri bisnis PT XYZ, Tbk. yang unik dan tidak umum membuat penulis tertarik untuk mengetahui proses dari siklus pendapatan PT XYZ, Tbk. Karena PT XYZ, Tbk. merupakan perusahaan penyedia jasa, penerapan siklus pendapatan PT XYZ, Tbk. dapat dipastikan memiliki perbedaan dengan perusahaan manufaktur atau penyedia barang (retail). Laporan magang ini akan membahas mengenai sistem informasi akuntansi dari siklus pendapatan (revenue cycle) PT XYZ, Tbk. Siklus pendapatan ini berhubungan dengan proses penjualan, pengiriman, penagihan, dan pengumpulan kas dari pelanggan. Pembahasan di dalam laporan magang ini akan mengaitkan antara teori yang relevan dengan praktik yang terjadi dalam siklus pendapatan PT XYZ, Tbk. Secara spesifik, rumusan masalah yang akan dibahas dalam laporan magang ini meliputi: a. Penerapan dan evaluasi siklus pendapatan pada PT XYZ, Tbk. dengan alur mulai dari pemesanan oleh pelanggan, pemberian jasa kepada pelanggan, pencatatan piutang, penagihan, dan penerimaan kas dari pelanggan perseorangan, dan b. Risiko yang dapat terjadi dalam siklus pendapatan PT XYZ, Tbk. dan prosedur pengendalian internal untuk mengatasi risiko tersebut.

1.6 Metode Penulisan Laporan Magang Metode penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan magang ini adalah studi kepustakaan. Penulis menggunakan metode studi kepustakaan untuk mengaitkan topik penulisan yang diangkat dalam laporan magang ini dengan teori yang berkaitan dan relevan. Teori-teori tersebut diambil penulis dari buku-buku kuliah dan sumber referensi lain yang dapat dipercaya keandalannya.


7

Metode penulisan yang juga digunakan adalah studi kasus dari observasi pada perusahaan dan dokumen klien. Penulis melakukan observasi terkait siklus penerimaan yang terjadi di perusahaan klien. Sumber informasi dan data yang digunakan penulis berasal dari data pemahaman bisnis klien (understanding client’s business) yang merupakan langkah awal dalam menjalankan prosedur audit. Selain itu, penulis juga mengunakan sumber-sumber lain yang relevan dari prosedur audit yang dilakukan untuk menunjang penulisan laporan magang ini. Dalam penggunaan data audit dan internal perusahaan klien, penulis diharuskan untuk menjaga kerahasiaan data tersebut.

1.7 Sistematika Penulisan Laporan Magang Laporan magang ini disusun dalam lima bab yang disertai dengan lampiran yang disajikan sebagai informasi pelengkap bagi pembaca. Sistematika laporan magang akan dijelaskan sebagai berikut: a. Bab 1 – Pendahuluan Bab ini berisi latar belakang dari program magang yang diadakan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (FE UI), tujuan penulisan magang, dan waktu dan tempat pelaksanaan program magang. Bab ini juga memberikan penjelasan mengenai kegiatan yang dilakukan selama magang. Selain itu, ada penjelasan pula mengenai ruang lingkup dan metode penulisan laporan magang. Pada akhirnya, bab ini ditutup dengan sistematika penulisan laporan magang ini. b. Bab 2 – Landasan Teori Bab dua pada laporan magang ini berisi teori-teori yang terkait dengan topik pembahasan laporan magang. Bab ini akan membahas mengenai salah satu siklus dari proses bisnis yang umum ada di dalam suatu perusahaan. Teori akan lebih difokuskan pada siklus pendapatan yang berkaitan dengan proses penerimaan pemesanan dari pelanggan sampai dengan pengumpulan kas dari pelanggan, dan pengendalian terkait data dalam siklus ini. Teori-teori ini akan menjadi dasar bagi penulis dalam membahas topik yang berkaitan dengan aplikasi siklus pendapatan yang terjadi di perusahaan klien. Teori-teori ini Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

8

dapat bersumber dari buku-buku kuliah dan sumber referensi referensi lain yang relevan dengan topik yang dibahas. c. Bab 3 – Profil Perusahaan Pada bab ketiga ini akan dibahas mengenai informasi umum perusahaan tempat magang, yaitu KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto (RSM AAJ) dan perusahaan klien yang dijadikan sumber informasi dalam topik magang ini, yaitu PT XYZ. Bab ini juga menjelaskan informasi mengenai kegiatan operasional atau jasa yang diberikan, susunan organisasi, dan informasi-informasi umum lain dari RSM AAJ dan PT XYZ. d. Bab 4 – Pembahasan Bab ini merupakan bab inti dari laporan magang ini. Bab empat akan memberikan pembahasan dan analisis mengenai topik yang diangkat. Selain itu, penulis akan memberikan penjelasan mengenai keterkaitan teori yang dilampirkan di dalam Bab 2 dengan praktik yang terjadi di perusahaan klien dan perusahaan tempat penulis melaksanakan program magang. e. Bab 5 – Kesimpulan dan Saran Bab lima merupakan bab terakhir untuk penulisan laporan magang. Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan dan analisis yang sudah diberikan pada bab empat sebelumnya. Bab ini akan ditutup dengan saran yang diajukan penulis atas praktik yang dilakukan oleh perusahaan klien agar proses penerimaan pendapatan menjadi lebih baik.


BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntasi dan Perannya dalam Proses Bisnis Sistem adalah rangkaian komponen yang saling berkaitan yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (Romney dan Steinbart, 2009). Sistem tersusun dari berbagai subsistem yang memiliki fungsi masing-masing dan menopang sistem yang lebih besar. Jika suatu perusahaan ingin mengubah suatu subsistem, maka harus mempertimbangkan kemungkinan konflik yang mungkin terjadi di antara subsistem dan sistem secara keseluruhan. Hal ini dapat terjadi karena sistem terdiri dari komponen yang saling berkaitan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Sistem yang berfungsi dengan baik dapat membantu pengolahan data bagi perusahaan. Data sendiri adalah fakta yang dikumpulkan, dicatat, disimpan, dan diproses oleh sebuah sistem informasi (Romney dan Steinbart, 2009). Pengolahan data yang relevan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi penggunanya. Menurut Romney dan Steinbart (2009), informasi adalah data yang telah terorganisir dan diproses dan menghasilkan makna bagi penggunanya. Tidak semua informasi dapat berguna untuk pengambilan keputusan. Karakteristik informasi yang berguna adalah sebagai berikut (Romney dan Steinbart, 2009): a. Relevan, yaitu dapat mengurangi ketidakpastian dengan membantu pembuat keputusan memprediksi apa yang akan terjadi atau memastikan apa yang telah terjadi, b. Andal, yaitu bebas dari eror atau kesalahan atau bias dan secara akurat merepresentasikan kejadian atau aktivitas, c. Lengkap, yaitu tidak mengabaikan aspek penting dari kejadian atau aktivitas, d. Tepat waktu, yaitu dihasilkan pada waktu yang tepat bagi pembuat keputusan untuk membuat keputusan, e. Dapat dimengerti, yaitu disajikan dalam bentuk yang jelas dan berguna, f. Dapat diverifikasi, yaitu jika orang yang berbeda bertindak secara independen akan cenderung menghasilkan informasi yang sama, serta 9 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

10

g. Dapat diakses, yaitu tersedia bagi pengguna ketika dibutuhkan dan dalam bentuk yang dapat digunakan. Salah satu sistem yang digunakan oleh suatu perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi (accounting information system/AIS). Sistem informasi akuntansi dapat memberikan informasi mengenai kejadian atau aktivitas di dalam perusahaan sehingga dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Definisi sistem informasi akuntansi menurut Romney dan Steinbart (2009) adalah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data untuk menghasilkan informasi untuk pembuat keputusan (decision maker). Sistem informasi akuntansi terdiri dari enam komponen (Romney dan Steinbart, 2009), yaitu: 1. Pelaku yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan berbagai fungsi, 2. Prosedur dan instruksi manual atau otomatis yang terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data aktivitas organisasi, 3. Data mengenai organisasi dan proses bisnis, 4. Perangkat lunak (software) yang digunakan untuk memproses data organiasi, 5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, perangkat pendukung, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan mengirim data dan informasi, dan 6. Pengukuran keamanan dan pengendalian (control) internal yang melindungi data di dalam sistem informasi akuntansi. Keenam komponen tersebut dapat membantu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dari bisnis (Romney dan Steinbart, 2009), yaitu: 1. mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan karyawan organisasi, 2. data diubah menjadi informasi yang berguna untuk membuat keputusan sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengontrol, dan mengevaluasi aktivitas, sumber daya, dan karyawan, serta 3. menyediakan pengendalian yang memadai untuk melindungi aset organisasi, termasuk data organisasi. Selain itu, sistem informasi akuntansi dapat


11

membantu memastikan bahwa aset dan data tersebut tersedia ketika dibutuhkan dan data telah akurat dan andal.

2.2 Siklus Pendapatan Salah satu praktik penerapan sistem informasi akuntansi di dalam sebuah organisasi adalah siklus pendapatan (revenue cycle). Secara garis besar, siklus ini dimulai dari proses penjualan sampai penerimaan kas dari pelanggan (customer). Siklus ini dapat membantu manajemen dalam memberikan informasi mengenai tingkat penjualan, batas kredit dari pelanggan, piutang usaha yang belum lunas, membuat analisis kemungkinan piutang usaha yang tak tertagih (allowance for doubtful account), hingga kas yang telah terkumpul dari hasil penjualan atau piutang usaha yang sudah dibayar oleh pelanggan. Romney dan Steinbart (2009) mendefinisikan siklus pendapatan sebagai suatu rangkaian aktivitas bisnis dan informasi proses operasi yang berkaitan, yang berhubungan dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan serta penerimaan kas dari penjualan yang telah dilakukan sebelumnya. Romney dan Steinbart (2009) juga menjelaskan bahwa ada empat aktivitas bisnis dasar yang dilakukan di dalam siklus pendapatan. Keempat aktivitas bisnis tersebut adalah pencatatan pesanan penjualan (sales order entry), pengiriman (shipping), penagihan (billing) dan penerimaan kas (cash collection).

2.2.1 Pencatatan Pesanan Penjualan (Sales Order Entry) Pencatatan pesanan penjualan adalah aktivitas awal dalam siklus pendapatan. Pesanan (order) yang diminta oleh pelanggan dicatat oleh departemen yang bertanggung jawab untuk dilakukan proses selanjutnya. Aktivitas pencatatan pesanan umumnya terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu menerima pesanan pelanggan, menyetujui kredit atau hutang pelanggan, dan memeriksa persediaan. Namun, ada satu tahapan yang tidak dapat terpisahkan terkait aktivitas pencatatan pesanan ini dan dapat dilakukan oleh departemen atau pihak yang berkepentingan, yaitu menanggapi pertanyaan pelanggan. Berikut ini


12

adalah penjelasan setiap tahapan yang ada dalam aktivitas bisnis ini (Romney dan Steinbart, 2009). a. Menerima pesanan pelanggan (taking customer orders), yaitu tahapan untuk mencatat dokumen pesanan penjualan dari pelanggan di dalam suatu formulir yang umumnya berbentuk elektronik. Formulir pemesanan (sales order) ini berisi informasi mengenai jenis, jumlah, dan harga barang atau jasa yang dipesan oleh pelanggan, serta ketentuan penjualan yang lain. Pemesanan dari pelanggan ini dapat dilakukan melalui pemesanan langsung dari toko, lewat surat elektronik (email), telepon, website, atau agen penjualan. b. Menyetujui kredit atau hutang (credit approval), yaitu dilakukannya pemeriksaan batas kredit atau hutang (credit limit) dari pelanggan yang melakukan pemesanan. Hal ini dilakukan karena pada umumnya pemesanan dilakukan dalam jumlah besar dan penjualan dilakukan secara kredit (muncul akun piutang usaha dari sisi perusahaan). Pemeriksaan batas kredit ini dilakukan untuk memastikan bahwa pelanggan dapat membayar hutangnya. Jika pelanggan tidak melewati batas kredit, maka kredit penjualan atas pemesanan yang dilakukan tersebut dapat disetujui. c. Memeriksa persediaan (checking inventory availability), yaitu persediaan barang atau jasa yang dipesan oleh pelanggan diperiksa ketersediaannya. Melalui tahap ini, perusahaan dapat mengetahui apakah persediaan yang ada dapat memenuhi pesanan dari pelanggan. Jumlah persediaan yang ada dapat memberikan

informasi

kepada

perusahaan

mengenai

waktu

yang

memungkinkan untuk mengirim pesanan. Jika jumlah persediaan mencukupi, pengiriman dapat dilakukan secepat mungkin. Namun, jika jumlah persediaan tidak memenuhi pesanan, perusahaan sebaiknya memberitahukan kepada pelanggan. d. Menanggapi pertanyaan pelanggan (responding to customer inquiries), yaitu hal penting yang tidak terpisahkan dari aktivitas ini. Tahapan ini merupakan bagian dari manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship management/CRM) yang membuat perusahaan harus selalu memperhatikan


13

kepuasan pelanggan. Pelayanan pelanggan (customer service) merupakan upaya yang penting dilakukan untuk menjaga kelangsungan hidup bisnis perusahaan. Dalam aktivitas pencatatan pesanan pelanggan, Godfrey dan Steinbart (2009) tidak menjelaskan adanya tahapan pemilihan atau penyeleksian pelanggan (customer selection). Menurut Gordon A. Wyner (2000), pemilihan pelanggan dapat membantu perusahaan dalam menentukan pelanggan yang mana saja yang dapat memberikan nilai (value) bagi perusahaan sehingga dapat membuat perusahan menarik pelanggan yang berharga. Lebih lanjut, Wyner menyatakan bahwa perusahaan pada saat ini cenderung memilih pelanggan yang menanggapi stimulus pemasaran (marketing stimuli) yang membuat mereka tertarik untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan perusahan. Perusahaan tidak memperhatikan kembali apakah pelanggan tersebut berharga dan berpotensi untuk menghasilkan keuntungan, atau bahkan dapat mengantarkan pada kehilangan kesempatan untuk meningkatkan keuntungan. Pada dasarnya, proses pemilihan pelanggan harus disesuaikan dengan bisnis dan sumber daya perusahaan sehingga kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi. Wyner (2000) menyatakan bahwa ada tiga tingkatan pembedaan pelanggan dalam memilih pelanggan, yaitu tidak dibedakan (undifferentiated), tersegmentasi (segmented), dan terindividualisasi (individualized-targeted). Tingkatan pertama adalah tidak ada pembedaan antara pelanggan, yaitu setiap pelanggan diperlakukan secara sama. Umumnya tingkatan ini digunakan untuk perusahaan menjual produk dalam jumlah besar (mass product). Tingkatan tersegmentasi adalah proses pemilihan pelanggan yang dikelompokkan terhadap kriteria tertentu, seperti berdasarkan kebutuhan, perilaku, dan lainnya. Pada tingkatan ini, perusahaan sudah mulai membedakan jenis produknya dan disesuaikan

dengan

segmen

pelanggannya.

Tingkatan

terakhir

adalah

terindividualisasi, yaitu pelanggan diperlakukan secara berbeda sesuai dengan keunikannya masing-masing. Tingkatan ini lebih sulit dikelola karena perusahaan harus memastikan terpenuhinya kebutuhan setiap pelanggan yang berbeda-beda


14

dan kepuasan pelanggan tetap terjaga. Tingkatan ini banyak digunakan untuk industri tertentu yang jumlah pelanggannya relatif lebih sedikit. Yang dikemukakan Wyner (2000) pada paragraf sebelumnya merupakan proses pemilihan pelanggan ketika perusahaan menjalankan bisnisnya, bukan ketika perusahaan menerima pesanan dari pelanggan. Proses pemilihan pelanggan, dalam hal ini adalah proses penentuan keputusan apakah perusahaan sebaiknya menjual barang atau jasa kepada suatu pelanggan, tidak dapat diterapkan dalam setiap industri atau bisnis yang ada. Menurut Houston dan Gassenheimer (1987) seperti yang dikutip dalam Disertasi milik Sterling Allen Bone (2006), terdapat klasifikasi bertransaksi dalam pasar (exchange in the marketplace) antara penjual dan pembeli yang saling menentukan pilihan. Klasifikasi pertukaran pasar dapat dilihat dalam Gambar 2.1 di bawah ini.

Gambar 2.1 Klasifikasi Transaksi dalam Pasar (Exchange in the Marketplace) Sumber: Sterling Allen Bone (2006)


15

Gambar 2.1 menunjukkan peran dari penjual dan pembeli sebagai pembuat keputusan dan rekan dalam bertransaksi. Pada kuadran I, terdapat klasifikasi antara pembeli dengan pembeli (Haruskah saya merekomendasikan ini kepada teman atau rekan kerja?). Transaksi ini umumnya dilakukan untuk memuaskan kebutuhan mereka yang sama dengan merekomendasikan barang atau jasa, misalnya ketika perkumpulan ibu rumah tangga yang melakukan arisan dan merekomendasikan barang-barang keperluan rumah tangga seperti Tupperware. Contoh lainnya adalah skema multi-level marketing, contoh Amway. Dalam klasifikasi ini, pembeli yang berperan sebagai pengambil keputusan akan mempertimbangkan teman atau rekan kerja yang diundang dalam perkumpulan untuk mempromosikan produk tersebut. Kuadran II merupakan klasifikasi yang paling umum terjadi ketika pembeli menentukan barang atau jasa dari penjual tertentu. Dalam transaksi ini, pelanggan memiliki hak untuk memilih penjual yang dapat memenuhi kebutuhannya atas barang atau jasa. Transaksi ini banyak terjadi dalam industri barang konsumsi dan jasa. Berbeda halnya dengan Kuadran III yang merupakan transaksi yang terjadi ketika penjual menjadi pengambil keputusan dalam memilih penjual lainnya untuk melakukan transaksi. Transaksi ini umumnya dilakukan untuk mencari pemasok dalam memenuhi bahan dan jasa yang diperlukan untuk berproduksi. Kuadran IV merupakan transaksi ketika penjual memiliki hak untuk memilih pelanggan dalam menjual barang atau jasa. Pada transaksi ini, pembeli harus menyetujui syarat dan ketentuan yang diberlakukan oleh penjual dalam perjanjian transaksi. Selain itu, penjual umumnya memiliki kriteria tertentu dalam memilih pelanggan. Kriteria tersebut menjadi indikator apakah pembeli memiliki kemampuan membayar atas transaksi yang akan dilakukan dan penjual dapat mempertimbangkan apakah menyetujui transaksi tersebut atau tidak. Industri yang umumnya menggunakan transaksi ini adalah real estate atau properti, asuransi. jasa hukum, atau sektor keuangan seperti bank. Dalam memilih pembeli, penjual perlu mengelola portofolio pembeli dan menilai risiko dan keuntungan (returns) dari pembeli. Pada klasifikasi transaksi ini, umumnya tingkat risiko lebih tinggi


16

jika dibandingkan dengan industri lain. Hal ini dapat dilihat dengan bagaimana penjual memproteksi dirinya sendiri dengan menentukan kriteria dalam memilih pembeli untuk memastikan bahwa penjual dapat menerima keuntungan dari transaksi yang dilakukannya dengan pembeli.

2.2.2 Pengiriman (Shipping) Setelah pesanan pelanggan telah diterima dan dicatat serta persediaan atas pesanan telah memenuhi, aktivitas bisnis selanjutnya adalah pengepakan dan pengiriman pesanan tersebut kepada pelanggan. Aktivitas ini umumnya berisi dua tahapan, yakni pengambilan dan pengemasan pesanan, serta pengiriman pesanan (Romney dan Steinbart, 2009). a. Mengambil dan mengemas pesanan (pick and pack the order), yaitu tahap ketika pesanan yang telah disetujui masuk ke dalam sistem dan diterima dalam bentuk formulir pengambilan barang (picking ticket) oleh bagian gudang. Karyawan gudang akan mengidentifikasi produk dan jumlah yang harus diambil sesuai yang tertera pada picking ticket tersebut. Jumlah dari masingmasing barang yang diambil dicatat oleh karyawan gudang pada picking ticket dan data tersebut dimasukkan ke dalam sistem sehingga jumlah persediaan akan selalu diperbarui. Barang yang telah diambil dan telah sesuai dengan pesanan kemudian dikemas dan ditransfer ke bagian pengiriman. b. Mengirim pesanan (ship the order), yaitu tahap lanjutan setelah barang pesanan telah diambil dan dikemas. Sebelum mengirim pesanan, bagian pengiriman akan memeriksa kembali apakah jumlah barang yang telah dikemas yang tertera di picking ticket telah sesuai dengan jumlah pesanan yang tertera di sales order. Jika pemeriksaan telah selesai dilakukan dan telah sesuai dengan pesanan yang tercatat, pesanan dikirim ke pelanggan sesuai dengan alamat yang tertera di dalam sales order. Pengiriman umumnya dilengkapi dengan beberapa dokumen pendukung, seperti lembar pengemasan (packing slip), bill of landing, dan berita acara penerimaan barang atau jasa yang dapat menjadi bukti bahwa pengiriman telah dilakukan dan pelanggan telah menerimanya pesanannya. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

17

2.2.3 Penagihan (Billing) Penagihan merupakan aktivitas ketiga di dalam siklus pendapatan. Aktivitas ini umumnya terdiri dari dua penugasan yang masing-masing dipegang oleh unit yang berbeda di dalam departemen akuntansi (Romney dan Steinbart, 2009). a. Mengirim faktur atau tagihan (invoicing), yaitu kegiatan yang dilakukan setelah pengiriman pemesanan telah selesai dilakukan dan telah diterima oleh pelanggan. Pengiriman tagihan ini harus akurat dan dalam waktu yang tepat. Dalam kegiatan ini, pelanggan akan menerima tagihan penjualan (sales invoice) yang berisi informasi mengenai jenis, jumlah, dan harga barang dan jasa yang telah dibeli, serta ketentuan penjualan lainnya. Unit penagihan mendapatkan informasi ini dari departemen penerima pesanan dan departemen pengiriman. b. Mengelola piutang usaha (maintain account receivable), yaitu menjurnal akun piutang usaha (account receivable) pada sisi debit ketika sudah terjadi penagihan kepada pelanggan melalui informasi yang ada di dalam sales invoice dan menjurnal kembali ke sisi kredit ketika pembayaran sudah diterima dari pelanggan.

Gambar 2.2 Jurnal Pencatatan saat Penagihan dan Pembayaran Ada dua cara dasar yang dapat digunakan untuk mengelola piutang usaha, yaitu: 

Open-invoice method, yaitu pelanggan membayar setiap tagihan diberikan dan sesuai dengan jumlah yang tertera di dalam tagihan tersebut. Umumnya pelanggan menerima dua salinan lembar tagihan. Ketika Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

18

pelanggan telah melakukan pembayaran, satu salinan lembar tagihan dikembalikan beserta bukti pembayaran. Dokumen ini disebut sebagai bukti penyetoran (remittance advice). 

Balance-forward method, yaitu pelanggan membayar tagihan secara kumulatif setiap bulannya (monthly statement). Nominal tagihan tertera di dalam monthly statement beserta rincian transaksi yang terjadi selama satu bulan.

2.2.4 Penerimaan Kas (Cash Collections) Penerimaan kas merupakan aktivitas terakhir di dalam siklus pendapatan ini. Penerimaan kas dapat dilakukan melalui pembayaran langsung jika transaksi dilakukan di toko atau transfer melalui rekening bank. Kasir yang menerima pembayaran kas secara langsung harus melaporkan ke treasurer (bendahara) dan memasukkan kas tersebut ke bank (Romney dan Steinbart, 2009).

2.3 Tujuan, Kendala, dan Prosedur Pengendalian dalam Siklus Pendapatan Siklus pendapatan yang berfungsi dengan baik harus didukung dengan sistem pengendalian yang baik juga. Menurut Romney dan Steinbart (2009) ada beberapa tujuan yang harus dicapai melalui pengendalian yang memadai terhadap siklus pendapatan, yaitu: a. semua transaksi telah diotorisasi dengan tepat, b. semua transaksi yang tercatat adalah transaksi yang valid dan benar-benar terjadi, c. semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah tercatat, d. semua transaksi dicatat secara akurat, e. aset seperti kas, persediaan, dan data telah diamankan dari kehilangan atau pencurian, dan f. aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.


19

Setelah mengetahui tujuan dari penerapan pengendalian dalam siklus pendapatan, perusahaan juga perlu mengetahui kendala-kendala apa saja yang umumnya terjadi di dalam siklus pendapatan. Ketika perusahaan telah mengetahui kendala-kendala yang mungkin terjadi, perusahaan dapat mengantisipasinya dengan menjalani prosedur penanganan kendala-kendala tersebut. Berikut ini adalah penjelasan kendala yang umumnya terjadi dalam setiap aktivitas bisnis siklus pendapatan dan prosedur penanganannya (Romney dan Steinbart, 2009).

2.3.1 Isu Pengendalian secara Umum Tujuan seluruh aktivitas siklus pendapatan secara umum adalah data yang akurat tersedia ketika dibutuhkan dan semua aktivitas dilaksanakan secara efisien dan efektif. Kendala yang dapat menghalangi tujuan ini adalah sebagai berikut: a. Data yang hilang, berubah, atau diungkapkan tanpa diotorisasi. Jika data perusahan hilang, berubah menjadi tidak seperti yang seharusnya, atau bahkan sampai tersebar ke pihak yang tidak memiliki otoritas untuk mengetahuinya, maka kelangsungan bisnis perusahaan dapat terancam dan dapat menurunkan tingkat persaingan perusahaan. Hal yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya kehilangan, perubahan, atau penyebaran data adalah dengan melakukan pencadangan (back-up) data secara berkala dan disimpan pada tempat terpisah, aman, dan hanya pihak yang memiliki otorisasi yang dapat mengaksesnya. b. Kinerja yang buruk. Akibat dari kendala ini adalah dapat menurunkan standar kinerja perusahaan. Untuk mengatisipasinya, diperlukan laporan kinerja secara berkala dan meninjau kembali praktik yang terjadi di perusahaan.

2.3.2 Kendala dalam Aktivitas Pencatatan Pesanan Penjualan Tujuan utama dalam aktivitas bisnis ini adalah memproses pesanan pelanggan secara akurat dan efisien, memastikan semua kredit penjualan dapat terbayarkan dan penjualan tersebut sah, dan meminimalisasi kehilangan Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

20

pendapatan akibat manajemen persediaan yang lemah. Kendala yang dapat timbul dalam aktivitas ini dan mengganggu tercapainya tujuan tersebut adalah: a. Pesanan pelanggan yang tidak lengkap dan tidak akurat. Akibat dari kendala ini adalah proses pencatatan pesanan pelanggan menjadi tidak efisien karena perlu menghubungi pelanggan kembali untuk dapat mengoreksi pesanan ke sistem. Tindakan tersebut dapat menimbulkan persepsi negatif bagi pelanggan karena ketidakprofesionalan pekerja yang mencatat pesanan dan dapat mempengaruhi penjualan masa depan. Hal yang dapat dilakukan untuk mencegah terjadinya kendala ini adalah pemeriksaan menyeluruh terhadap data yang masuk dan pemeriksaan otomatis terhadap data referensi, seperti nama pelanggan dan alamat tujuan pengiriman, dari master file. b. Memberikan kredit kepada pelanggan yang berkemampuan bayar rendah. Jika kendala ini terjadi, akibatnya adalah piutang usaha tidak dapat tertagih sehingga akan menurunkan pendapatan perusahaan. Untuk dapat mencegah hal ini terjadi, prosedur yang dapat digunakan adalah mengatur batas kredit (credit limit) setiap pelanggan. Selain itu, ketika ada pengajuan kredit oleh pelanggan, yang berhak mengotorisasi pengajuan tersebut adalah manajer kredit, bukan bagian penjualan. Hal lain yang perlu dilakukan adalah selalu mencatat piutang setiap pelanggan secara akurat. c. Tidak ada legitimasi atau keabsahan pesanan. Akibat dari kendala ini adalah pesanan pelanggan tidak sah dan tidak tercatat dalam sistem sehingga tidak ada penjualan. Prosedur yang dapat dilakukan adalah setiap pesanan yang masuk harus ditandatangani oleh pelangan yang memesan, dengan demikian keabsahan pesanan dapat dipertanggungjawabkan. d. Persediaan habis, biaya penyimpanan, dan penurunan harga (markdown). Ketika persediaan habis (stockout), perusahaan akan kehilangan penjualan. Akan tetapi, jika perusahaan melebihkan jumlah persediaannya, maka biaya untuk penyimpanan (carrying cost) persediaan tersebut akan meningkat atau bahkan dapat menyebabkan penurunan harga yang signifikan. Untuk


21

mengantisipasinya, perusahaan perlu mengontrol persediaan, menghitung penjualan masa depan, dan menghitung jumlah fisik persediaan secara berkala.

2.3.3 Kendala dalam Aktivitas Pengiriman Tujuan utama dalam aktivitas bisnis ini adalah fungsi pengiriman dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan efisien dan akurat, serta dapat mengamankan persediaan. Berikut ini adalah kendala yang dapat menghalangi pencapaian tujuan tersebut. a. Kesalahan pengiriman. Kesalahan pengiriman dapat berupa jenis atau jumlah barang yang salah atau pengiriman ke lokasi yang salah. Akibatnya adalah dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan memengaruhi penjualan masa depan. Prosedur yang dapat dilakukan untuk mencegah kesalahan ini adalah dengan mencocokkan pemesanan di dalam sales order, picking ticket, dan packing slip. Selain itu, perlu dilakukan pencatatan setiap terjadi pemilihan dan pengiriman barang. b. Pencurian persediaan oleh orang luar maupun orang dalam. Akibat dari kejadiaan ini sudah pati kerugian bagi perusahaan. Ketika jumlah aset secara fisik sudah berkurang, sedangkan jumlah aset yang tercatat dalam sistem adalah jumlah sebelum persediaan dicuri, akibat yang dapat terjadi adalah kesalahan atau ketidakmampuan memnuhi pesanan pelanggan. Untuk mencegah terjadinya pencurian, perusahaan perlu melakukan pembatasan akses bagi orang-orang yang masuk ke dalam gudang. Prosedur yang lain adalah mendokumentasikan semua transfer persediaan dalam perusahaan, menghitung fisik secara berkala dan mencocokkan jumlah tercatat.

2.3.4 Kendala dalam Aktivitas Penagihan Tujuan dari aktivitas ini adalah untuk memastikan pelanggan telah ditagih untuk semua penjualan, tagihan telah akurat, dan piutang setiap pelanggan telah dikelola secara akurat. Kendala yang dapat mengganggu pencapaian tujuan ini adalah sebagai berikut. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

22

a. Gagal dalam membuat tagihan kepada pelanggan. Akibat dari kendala ini adalah kehilangan aset dan kesalahan data mengenai penjualan, persediaan, dan piutang usaha. Untuk meminimalisasi kesalahan ini, perlu dilakukan pemisahan pekerjaan antara yang melakukan pengiriman dan penagihan. Prosedur lain yang dapat digunakan adalah dengan penomoran semua dokumen pengiriman dan mencocokkannya dengan tagihan secara berkala, mencocokkan picking ticket dan bill of landing dengan sales order. b. Kesalahan dalam penagihan. Kesalahan yang dapat terjadi adalah salah harga atau menagih pembayaran kepada pelanggan atas barang yang tidak dikirim atau sudah dikembalikan. Kesalahan lain adalah penagihan yang lebih atau kurang dari yang seharusnya (overbilling atau underbilling). Prosedur pencegahan yang dapat dilakukan adalah dengan membuat daftar harga dari setiap barang di dalam master file dan mencocokkan jumlah yang ada di dalam packing slip dan sales order. c. Kesalahan dalam mengelola piutang pelanggan. Akibat yang dapat ditimbulkan adalah kehilangan penjualan masa depan dan dapat mengindikasikan adanya kemungkinan pencurian kas. Pencegahan dapat dilakukan dengan merekonsiliasi buku pembantu piutang usaha (subsidiary account receivable ledger) dengan buku besar (general ledger), atau dengan mengirimkan jumlah piutang setiap bulan kepada pelanggan (monthly statement).

2.3.5 Kendala dalam Aktivitas Penerimaan Kas Tujuan utama aktivitas bisnis ini adalah untuk mengamankan bukti pembayaran yang telah dilakukan pelanggan. Kendala yang dapat menghalangi tujuan tersebut adalah pencurian kas karena kas adalah aset yang paling mudah untuk dicuri. Kas yang dicuri dapat dicatat sebagai piutang yang belum dibayar atau membuat memo kredit palsu sebesar kas yang dicuri. Akibatnya adalah kesalahan dalam penyajian saldo kas. Prosedur pencegahan terhadap pencurian kas adalah dengan pemisahan tugas antara karyawan yang memiliki akses fisik terhadap kas dengan yang bertanggung jawab untuk pencatatan atau Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

23

pengotorisasian setiap transaksi. Selain itu, harus mengurangi jumlah kas yang dipegang (cash on hand), memasukkan semua pembayaran ke bank, dan merekonsiliasi secara berkala antara rekening koran dengan pencatatan yang dilakukan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam proses penerimaan kas.

2.4 Akun-akun Utama dalam Siklus Pendapatan Secara umum, siklus pendapatan melibatkan beberapa akun, diantaranya Penjualan atau Pendapatan, Kas, dan Piutang Usaha. Akun Penjualan (Sales) atau Pendapatan (Revenue) akan mempengaruhi penyajian dari Laporan Laba Rugi (Statement of Income) perusahaan. Akun Kas (Cash) dan Piutang Usaha (Account Receivable) akan mempengaruhi penyajian Laporan Posisi Keuangan (Statement of Financial Position) perusahaan.

2.4.1 Pendapatan Financial

Accounting

Standards

Board

(FASB)

mendefinisikan

pendapatan sebagai arus masuk atau peningkatan lain atas harta dari suatu entitas atau penyelesaian kewajibannya selama satu periode dari pengiriman atau produksi barang, pemberian jasa, atau aktivitas lain yang merupakan operasi pokok atau utama yang berkelanjutan dari entitas tersebut (Godfrey et al., 2009). Definisi pendapatan menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 23 Revisi 2010 Paragraf 6 adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode jika arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal. Selain itu, PSAK No. 23 Revisi 2010 Paragraf 7 juga menyebutkan bahwa pendapatan hanya terdiri dari arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang diterima dan dapat diterima oleh perusahaan untuk dirinya sendiri. Jumlah yang diterima atas nama pihak ketiga, seperti pajak pertambahan nilai (PPN), dan dari hubungan keagenan tidak termasuk sebagai manfaat ekonomi yang mengalir ke perusahaan karena bukan milik perusahaan dan tidak mengakibatkan kenaikan ekuitas sehingga kedua hal tersebut harus dikeluarkan dari pendapatan. Yang


24

dapat diakui sebagai pendapatan dari hubungan keagenan adalah komisi yang diterima dari kegiatan keagenan itu. Berdasarkan PSAK No. 23 Revisi 2010 paragraf 8-10, pendapatan diukur dengan nilai wajar (fair value) yang diterima atau dapat diterima dan telah disepakati oleh perusahaan dan pembeli atau pengguna aset yang menjadi objek transaksi. Nilai wajar yang diterima atau dapat diterima adalah nilai setelah dikurangi dengan jumlah diskon atau rabat yang telah disetujui perusahaan. Jumlah pendapatan yang diterima perusahaan dari hasil penjualan atau operasional aktivitas bisnis utama perusahaan adalah kas atau setara kas yang diterima atau dapat diterima. Standar ini juga menjelaskan bahwa pendapatan diukur tidak hanya dari manfaat ekonomi yang sudah masuk atau diterima perusahaan, namun juga kemungkinan adanya manfaat ekonomi yang akan masuk ke dalam perusahaan setelah nilai manfaat ekonomi tersebut dapat diukur secara andal. Menurut Kieso et al. (2011), terdapat empat transaksi pendapatan yang diakui. Keempat transaksi pendapatan tersebut adalah sebagai berikut: 1. pendapatan yang berasal dari transaksi penjualan pada tanggal penjualan yang umumnya diintepretasikan sebagai tanggal pengiriman ke pelanggan, 2. pendapatan yang diterima atas penyediaan jasa, setelah jasa tersebut sudah diberikan dan dapat ditagihkan, 3. pendapatan yang diperoleh karena perusahaan mengizinkan pihak lain menggunakan aset milik perusahaan, seperti bunga, sewa, dan royalti, dan 4. pendapatan yang diperoleh karena menjual aset selain barang dagangan pada saat tanggal penjualan. Menurut PSAK No. 23 Revisi 2010 Paragraf 19, hasil dari transaksi yang terjadi atas penjualan jasa dapat diakui sebagai pendapatan jika hasil dari transaksi tersebut dapat diestimasi secara andal dengan acuan pada tingkat penyelesaian dari transaksi pada akhir periode pelaporan. Kondisi yang harus dipenuhi agar hasil dari transaksi tersebut dapat diestimasi secara andal adalah sebagai berikut:


25

1. jumlah pendapatan dapat diukur secara andal, 2. kemungkinan besar manfaat ekonomi sehubungan dengan transaksi tersebut akan mengalir ke perusahaan, 3. tingkat penyelesaian dari suatu transaksi pada akhir periode pelaporan dapat diukur secara andal, dan 4. biaya yang timbul untuk transaksi dan biaya untuk menyelesaikan transaksi tersebut dapat diukur secara andal. Salah satu contoh pendapatan dalam transaksi penjualan jasa adalah imbalan instalasi dengan mengacu pada tahap penyelesaian instalasi (Lampiran PSAK No. 23 Revisi 2010 Paragraf 9). Bagi perusahaan yang menyediakan jasa dengan tahap instalasi pada proses transaksinya, imbalan atas instalasi yang dilakukan dapat diakui sebagai pendapatan pada setiap tahap penyelesaian atau ketika instalasi telah selesai dilakukan. Bagi perusahaan penyedia jasa yang berkelanjutan, jumlah dari hasil pemberian jasa tersebut ditangguhkan dan diakui sebagai pendapatan selama periode jasa dilakukan. Periode ini dapat ditentukan sesuai dengan perjanjian antara perusahaan dengan pengguna jasa dari perusahaan. Selain itu, imbalan yang dibebankan atas hak berkelanjutan dalam perjanjian, atau jasa lain yang disediakan selama periode perjanjian, diakui sebagai pendapatan pada saat jasa tersebut disediakan atau hak tersebut digunakan.

2.4.2 Kas Menurut Kieso et al. (2011), kas adalah alat tukar standar (standard medium of exchange) dan dasar untuk mengukur dan menghitung semua barang lainnya. Kas merupakan aset yang paling likuid atau yang paling mudah digunakan dalam transaksi dan umumnya dikelompokkan sebagai aset lancar (current assets). Yang termasuk dalam kategori kas adalah uang logam atau koin, mata uang nasional maupun asing, dan dana yang tersedia dalam simpanan di bank. Selain itu, instrumen yang dapat dinegosiasikan (negotiable instrument) seperti wesel (money orders), cek bersertifikat, cek kasir, cek personal, dan bilyet giro (bank draft) dapat dikategorikan sebagai kas (Kieso et al., 2011).


26

Kieso et al. (2011) menyatakan bahwa ada pengklasifikasian kas dan hal yang dapat dikategorikan sebagai kas, yaitu: a. Kas diklasifikasikan sebagai kas jika tidak dibatasi penggunaannya. Jika penggunaannya dibatasi, kas diidentifikasi dan diklasifikasikan sebagai aset lancar atau tidak lancar; b. Petty cash dan uang kembalian (change funds) diklasifikasikan sebagai kas; c. Short-term paper, seperti surat hutang negara dan reksa dana pasar modal, diklasifikasikan sebagai setara kas (cash equivalents) jika investasi jatuh tempo dalam waktu kurang dari tiga bulan; dan d. Cerukan bank (bank overdraft) diklasifikasikan sebagai kas jika digunakan untuk offsetting arrangement rekening lain dari bank yang sama.

2.4.3 Piutang Usaha Piutang (receivable) adalah semua klaim uang terhadap entitas lainnya, termasuk orang pribadi, perusahaan bisnis, dan organisasi lainnya (Reeve et al., 2008). Menurut Reeve et al. (2008), terdapat banyak jenis piutang, salah satunya adalah piutang usaha (account receivable). Piutang usaha adalah hutang yang muncul dari transaksi penjualan barang atau jasa. Piutang usaha umumnya diekspektasikan akan terbayar dalam waktu yang relative lebih singkat, misalnya 30 atau 60 hari (Warren et al., 2008). Kieso et al. (2011) menyatakan bahwa piutang adalah klain yang dimiliki terhadap pelanggan atau pihak lain atas uang, barang, atau jasa. Selain itu, Lieso et al. menyatakan bahwa piutang dapat terdiri dari dua bentuk. Yang pertama adalah piutang lancar atau piutang jangka pendek apabila perusahaan dapat memperkirakan bahwa piutang dapat terbayar dalam waktu satu tahun atau selama siklus operasi sedang berjalan. Yang kedua adalah piutang tidak lancar atau jangka panjang yang merupakan piutang selain piutang jangka pendek. Piutang dagang (trade recaivable) menurut Kieso et al. (2011) adalah jumlah hutang pelanggan atas barang-barang yang dijual dan jasa-jasa yang telah dilakukan sebagai bagian dari operasi bisnis normal. Piutang dagang atau piutang usaha merupakan salah satu contoh dari piutang lancar.


27

Berdasarkan PSAK 1 Revisi 2009 Paragraf 64, klasifikasi dari aset lancar adalah jika: a. perusahaan memperkirakan akan merealisasikan aset, atau bermaksud untuk menjualnya, atau menggunakannya, dalam siklus operasi normal, b. perusahaan memiliki aset untuk tujuan diperdagangkan, c. perusahaan memperkirakan akan merealisasikan aset dalam jangka waktu dua belas bulan setelah periode pelaporan, atau d. kas atau setara kas kecuali aset tersebut dibatasi pertukaran atau penggunaannya untuk menyelesaikan liabilitas sekurang-kurangnya dua belas bulan setelah periode pelaporan. Lebih lanjut, Paragraf 66 menyatakan bahwa siklus operasi entitas merupakan jangka waktu antara perolehan aset untuk pemrosesan dan realisasinya dalam bentuk kas dan setara kas. Dengan definisi yang disebutkan, piutang usaha maupun piutang dagang merupakan bagian dari aset lancar karena piutang usaha akan muncul ketika perusahaan telah menjual barang atau telah memberikan jasa kepada pelanggan. Selain itu, piutang usaha merupakan akun yang timbul karena pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan ditangguhkan sampai waktu tertentu sesuai perjanjian atau atas jasa yang telah dapat ditagihkan. Dengan demikian, piutang usaha merupakan akun penyeimbang ketika pendapatan sudah dapat diakui (recognize) dan ketika piutang telah terbayar, perusahaan akan menerima kas atau setara kas sebagai pendapatannya. Kieso et al. (2011) menyatakan bahwa piutang usaha disajikan pada neraca yang kemudian diikuti oleh penyisihan piutang yang tak tertagih (allowance for doubtful account) atau estimasi jumlah piutang yang tak tertagih (estimated uncollectible emmounts). Penyisihan atau estimasi piutang tak tertagih akan dicatat sebagai beban dan sebagai pengurang tidak langsung pada akun piutang usaha pada periode ketika penjualan dicatat. Estimasi mengenai piutang yang mungkin tidak dapat ditagih dilakukan oleh manajemen karena manajemen dianggap lebih mengetahui faktor-faktor penentu, seperti pengalaman masa lalu yang mempengaruhi tingkat kolektibilitas piutang usaha pelanggannya.


BAB 3 PROFIL PERUSAHAAN

Secara garis besar, bab ini akan membahas mengenai profil perusahaan tempat penulis melaksanakan magang dan perusahaan klien yang diaudit. Penulis melaksanakan magang di RSM AAJ dan mengaudit perusahaan klien yakni PT ABC. Dalam bab ini, penulis akan membahas sejarah perusahaan, bidang usaha atau jasa yang disediakan perusahaan, struktur organisasi, dan informasi-informasi umum lainnya mengenai RSM AAJ dan PT ABC.

3.1 RSM AAJ (KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto) 3.1.1 Sejarah RSM AAJ KAP Aryanto, Amir Jusuf, Mawar & Saptoto adalah representatif dari RSM Internasional di Indonesia. RSM sendiri adalah salah satu perusahaan jasa profesional independen yang menyediakan jasa audit, perpajakan, dan konsultasi. Hingga saat ini, RSM telah berada di 106 negara melalui 700 kantor di seluruh dunia. Awal mulanya, RSM AAJ didirikan dengan nama KAP Amir Abadi Jusuf pada tahun 1985 yang bergerak dalan bidang akuntansi dan audit. Kantor akuntan publik ini berafiliasi dengan RSM Internasional pada tahun 1992. Dengan perngalamannya lebih dari 25 tahun, RSM AAJ memiliki kedudukan yang cukup kuat di Indonesia dan menawarkan jasa bertaraf internasional. RSM AAJ sendiri berlokasi di Jakarta dan Surabaya. RSM AAJ memiliki tujuan yakni menyediakan jasa yang berkualitas dan memberikan nilai tambah bagi kliennya.

3.1.2 Jasa yang Disediakan RSM AAJ Jasa yang diberikan oleh RSM AAJ dikelola dalam Lini Bisnis (Line of Business atau disingkat menjadi LOB). Line of Business ini adalah jasa yang disediakan RSM AAJ untuk kliennya yang bertujuan untuk membantu proses

28 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

29

bisnis dari kliennya. Line of Business dan jasa yang disediakan oleh RSM AAJ adalah: 1. Lini bisnis audit assurance Dalam Lini Bisnis audit assurance, jasa yang ditawarkan RSM AAJ adalah audit umum atas laporan keuangan. Jasa lain yang ditawarkan adalah melakukan review atas informasi keuangan yang meliputi informasi keuangan historis, pengujian atas informasi keungan prospektif, dan kesesuaian informasi keuangan dengan prosedur. Jasa terakhir dalah lini bisnis ini adalah IFRS. 2. Lini bisnis tax and outsourcing Lini bisnis ini menawarkan jasa perpajakan yang meliputi jasa litigasi pajak dan perselisihan pajak, melakukan review dan dokumentasi mengenai transfer harga (transfer pricing), strukturisasi perpajakan internasional, kesesuaian perpajakan, audit perpajakan, dan konsultasi perpajakan. Selain itu, lini bisnis ini juga menawarkan jasa outsourcing yang meliputi penggabungan perusahaan dan

pendirian

kantor

perwakilan.

Sekretaris

perusahaan

(corporate

secretarial), pencarian dan perekrutan eksekutif, dan akuntansi dan penggajian (payroll). 3. Lini bisnis corporate finance and transaction support Jasa yang ditawarkan dalam lini bisnis ini adalah melakukan review atas prediksi (forecast) keuangan dan modal kerja (working capital) review, due diligence, analisis transaksi, dan integrasi pasca merger (post-merger integration). Selain itu, jasa lain yang dilakukan adalah persiapan pra-IPO, IPO support, dan jasa penasihat (advisory) pasca IPO, merger dan akuisisi, strukturisasi dan permulaan perjanjian, dan perencanaan bisnis. 4. Lini bisnis risk advisory Dalam lini bisnis ini, jasa yang diliputi adalah penasihat tata kelola. Selain itu, lini bisnis ini juga menawarkan jasa audit internal yang meliputi sumber daya pembantu atau sumber daya outsource, audit kesesuaian, audit kinerja, pengujian pengendalian internal, dan melakukan review atas quality assurance pada aktivitas audit. Lini bisnis risk advisory juga menawarkan jasa penasihat


30

dan assurance atas sistem informasi yang meliputi audit IT, pengujian penetrasi, kesiapan sistem dan perencanaan IT. Jasa lain yang ditawarkan adalah penasihat manajemen risiko dan pengendalian internal yang meliputi penilaian

risiko,

pencegahan

kecurangan

(fraud),

whistleblowing,

pengembangan kerangka kerja dan prosedur.

Gambar 3.1 Lini Bisnis dari RSM AAJ Sumber: Employee Handbook RSM AAJ Edisi 2014

Untuk LOB audit assurance, RSM AAJ memiliki empat divisi yang dikelompokkan berdasarkan sektor industri tertentu. Divisi Blue menangani perusahaan-perusahaan perdagangan, BUMN, dan nonprofit, divisi Green menangani perusahaan-perusahaan yang bergerak pada sektor industri manufaktur dan pertambangan, divisi Red menangani industri keuangan (financial) dan agrikultur, dan divisi Tosca menangani sektor properti dan real estate, infrastuktur, utilities dan transportasi. Untuk LOB risk advisory, dilakukan oleh divisi White. LOB tax & outsourcing dilakukan oleh divisi Purple, dan divisi Orange menangani LOB corporate finance & transaction support. Sedangkan untuk cabang RSM AAJ yang berlokasi di Surabaya, terdapat divisi Brown yang menangani LOB audit assurance untuk semua sektor industri.


31

3.1.3 Struktur Organisasi RSM AAJ

Gambar 3.2 Garis Besar Struktur Organisasi RSM AAJ Sumber: Employee Handbook RSM AAJ Edisi 2014

Manajemen RSM AAJ diawasi oleh Board of Partners (BOP) yang anggotanya terdiri dari Amir Abadi Jusuf yang merangkap sebagai Chairman dari RSM AAJ, Aryanto Agus Mulyo yang juga menjabat sebagai Deputy Chairman, Mawar I. Napitupulu, dan Irwan B. Afiff. Peran manajemen atau eksekutif dilakukan oleh Chief Executive Partner yang diduduki oleh Amir Abadi Jusuf dan dibantu oleh Managing Partner, Division Chief Operating Officer, Partner, Director dan karyawan lainnya yang secara keseluruhan disebut sebagai Board of Management. Peran dan tanggung jawab dari BOP adalah menentukan tujuan, objektif, dan strategi perusahaan; menentukan tone at the top pada isu-isu yang penting, strategis, dan signifikan; mengarahkan semua sumber daya dalam mencapai tujuan dan objektif perusahaan; dan mengawasi implementasi progam dan perencanaan. BOP akan menunjuk salah satu anggotanya untuk melaksanakan peran Chief Executive Partner (CEP), yaitu Amir Abadi Jusuf, untuk menjalankan fungsi manajemen. CEP bertindak untuk mengeksekusi dan mengelola operasional perusahaan berdasarkan arahan dan strategi yang telah ditentukan oleh BOP. CEP juga bertanggung jawab untuk memberikan laporan dari hasil eksekusi arahan dan strategi yang telah dilakukan kepada BOP. Untuk menjalankan setiap LOB dari perusahaan, CEP akan menunjuk Managing Partner (MP) yang


32

bertanggung jawab dari setiap LOB tersebut MP dari LOB Audit Assurance (Divisi Blue, Green, Red, dan Tosca) diduduki oleh Saptoto Agustomo, MP dari LOB Corporate Finance and Transaction Support (Divisi Orange) diduduki oleh Daniel F. Iskandar, MP dari LOB Tax and Outsourcing (Divisi Puple) diduduki oleh Nicholas Graham, dan MO dari LOB Risk Advisory (Divisi White) diduduki oleh Angela I. Simatupang. MP dari setiap LOB bertanggung jawa untuk memberikan

keputusan

operasional

terkait

dan

mengawasi

pekerjaan;

mengkoordinasikan kesesuaian pekerjaan yang telah diselesaikan oleh setiap divisi dengan panduan dan kebijakan dari RSM AAJ dan RSM Internasional; dan mengawasi pekerjaan Divison Chief Operating Officer (DCOO) masing-masing LOB. MP dari LOB bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada CEP. MP dari setiap LOB akan membawahi divisi-divisi tertentu. Setiap divisi akan diketuai oleh Divison Chief Operating Officer (DCOO). Peran DCOO adalah untuk memastikan operasional divisi telah mendukung pencapaian tujuan dan objektif perusahaan. DCOO memiliki tanggung jawab untuk memberikan laporan kepada MP dari LOB terkait. Tabel 3.1 Divisi RSM AAJ

Division

Line of Business

Division Chief Operating Officer

Blue

Audit Assurance

Maurice Nainggolan

Green

Audit Assurance

Leknor Joni

Red

Audit Assurance

Dudi Hadi Santoso

Tosca

Audit Assurance

Didik Wahyudianto

White

Risk Advisory

Syahraki Syahrir Musin

Orange

Corporate Finance & Transaction Support

Wiljadi Tan


33

Division

Line of Business

Division Chief Operating Officer

Purple

Tax & Outsourcing

Nicolas Graham

Brown (Surabaya)

Audit Assurance

Endang Pramuwati

Sumber: Employee Handbook RSM AAJ Edisi 2014

3.2 PT XYZ, Tbk. PT XYZ, Tbk., yang selanjutnya disebut dengan PT XYZ, merupakan salah satu anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. PT XYZ merupakan salah satu perusahaan penyedia layanan telekomunikasi dan multimedia di Indonesia. Jasa yang ditawarkan oleh PT XYZ adalah layanan televisi kabel (televisi berbayar) dan layanan internet berkecepatan tinggi. Penyebaran layanan dari PT XYZ sudah melingkupi wilayah Jakarta, Bogor, Tangerang, Bekasi, Bandung, Surabaya, dan Bali.

3.2.1 Sejarah PT XYZ, Tbk. PT XYZ awalnya didirikan pada tahun 1996 dengan nama PT SIP dengan menjalankan bisnisnya dalam dalam bidang usaha teknologi informasi dan jasa. Pada tahun 2000, PT PI mengubah nama perusahaan menjadi PT XYZ dan mengubah Anggaran Dasarnya. Pada tahun tersebut, PT XYZ mulai melakukan operasi komersial. Dalam usaha yang dijalankannnya, PT XYZ merupakan penyedia jasa internet kepada masyarakat. Melihat prospek yang bagus dalam PT XYZ, PT ABC, Tbk. mengakuisisi PT XYZ pada tahun 2008. Pada tahun tersebut, PT XYZ juga mengubah kembali Anggaran Dasarnya dan disesuaikan untuk mematuhi Undang-undang Perusahaan No. 40 tahun 2007. Melalui pengakuisisian ini, PT ABC, Tbk. ingin mengembangkan usahanya dalam menyediakan layanan internet kepada pelanggannya dan memperkuat tiga layanan terpadu yang ditawarkan oleh PT ABC, Tbk. Satu tahun setelah perubahan Anggaran Dasarnya, PT XYZ mendapatkan izin penyelenggaraan Jasa Akses Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

34

Internet dengan wilayah penyelenggaraan nasional berdasarkan Surat Keputusan Direktur

Jenderal

Pos

dan

Telekomunikasi

Republik

Indonesia

No.

176/DIRJEN/2009 pada tanggal 27 Juli 2009. Pada tahun 2009, PT XYZ mulai mengembangkan layanan nirkabel (wireless) setelah mendapat izin yang diterima oleh PT ABC, Tbk. untuk dapat menyelenggarakan jaringan tetap lokal berbasis Packet-Switched menggunakan VSAT (Very Small Aperture Terminal), kabel hybrid fiber optik dan coaxial, serta pita frekuensi radio 2,3 GHz untuk keperluan layanan pita lebar nirkabel (wireless broadband) berbasis netral teknologi. PT XYZ pun mulai mengembangkan jaringan wireless dengan teknologi Long Term Evolution (LTE) pada tahun 2013. Layanan wireless tersebut melengkapi bisnis tiga layanan terpadu yang telah lebih dulu dikembangkan. Layanan wireless ini ditujukan bagi pengguna dengan mobilitas tinggi. Pada awalnya, PT XYZ hanya mengembangkan produk internet dengan kecepatan tinggi. Seiring dengan perkembangan usahanya, PT ABC, Tbk. melakukan organisasi ulang (reorganization) atas usaha anak perusahaannya. Pada tahun 2011, melakukan organisasi ulang atas usaha PT XYZ dan PT T. Atas organisasi ulang ini, PT XYZ mengubah Anggaran Dasarnya pada tahun 2011 dan terjadi perubahan usaha yang dijalankannya. PT XYZ yang awalnya hanya mengembangkan layanan internet, juga melaksanakan operasional layanan televisi berbayar. Penyediaan layanan televisi berbayar ini tetap menggunakan brand PT ABC, Tbk. dan atas izin usaha yang diberikan PT ABC, Tbk. Atas bisnis layanan televisi berbayar ini, PT ABC, Tbk. mendapatkan royalti atas penggunaan nama brand yang dimilikinya dan pembagian keuntungan (profit sharing) atas pendapatan dari PT XYZ. Pada tanggal 25 Februari 2014, PT XYZ, Tbk. mengubah Anggaran Dasarnya dalam rangkah perubahan status PT XYZ menjadi Perusahaan Terbuka. Perubahan Anggaran Dasar ini didasarkan pada Akta Notaris yang telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia dalam Surat Keputusan No. AHU08381.AH.01.02.Tahun 2004 pada tanggal 27 Februari 2014. Berdasarkan Anggaran Dasar ini, PT XYZ bergerak dalam bidang penyelenggaraan tetap Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

35

berbasis kabel, penyelenggaraan jasa multimedia, jasa akses internet (internet service provider), jasa nilai tambah teleponi, serta jasa konsultasi manajemen bisnis. Pada tanggal 11 Maret 2014, PT XYZ telah menyampaikan pendaftaran kepada Otoritas Jasa Keuangan (OJK) untuk melakukan penawaran umum perdana (IPO) saham kepada publik. Satu bulan setelah penawaran pertamanya, yaitu tanggal 11 April 2014, PT XYZ membentuk Komite Audit dengan susunan satu orang Ketua dan dua orang Anggota. Selain itu, PT XYZ mengubah kembali Anggaran Dasarnya terkait dengan masa jabatan Dewan Komisaris dan Direksi. Anggaran Dasar tersebut juga mengatur tentang perberhentian dan pengangkatan Dewan Komisaris dan Direksi Baru. Susunan Dewan Komisaris adalah satu orang Presiden Komisaris, dua orang Komisaris dan dua orang Komisaris Independen. Susunan dari Direksi adalah satu orang Presiden Direktur, tiga orang Direktur, dan satu orang Direktur Independen. Untuk memberikan kepuasan pelayanan bagi pengguna produknya, PT XYZ melalukan berbagai inovasi dan pengembangan produk. Salah satunya adalah PT XYZ menjadi penyedia layanan televisi berbayar pertama di Indonesia yang menyediakan tayangan dalam kualitas High Definition (HD). Awal mulanya, layanan televisi berbayar ini hanya memiliki dua saluran HD pada tahun 2010. Seiring dengan perkembangan usahanya, layanan televisi berbayar PT XYZ mampu menyediakan lima puluh saluran HD pada tahun 2013. Selain itu, PT XYZ juga dikenal sebagai pelopor dalam penyediaan layanan internet berkecepatan tinggi dengan harga terjangkau. Hingga tahun 2013 ini, PT XYZ telah menyediakan layanan internet dengan kecepatan hingga 10 Mbps. Berbagai inovasi yang terus dikembangkan semakin memperkuat kedudukan PT XYZ sebagai salah satu pemain besar dalam industri telekomunikasi dan multimedia di Indonesia.


36

3.2.2 Struktur Organisasi PT XYZ, Tbk.

Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT XYZ, Tbk. Sumber: Dokumentasi Audit Tahun 2013 (telah diolah kembali)

Struktur organisasi PT XYZ dapat dilihat melalui Gambar 3.3 di atas. Struktur tertinggi perusahaan adalah Dewan Komisaris yang merupakan perwakilan dari para pemegang saham. Dewan Komisaris terdiri dari seorang Presiden Komisaris, dua orang Komisaris Independen, dan dua orang Komisaris. Dewan Komisarin melakukan fungsi pengawasan atas pelaksanaan kebijakan dan strategi perusahaan yang dilakukan Direksi. Selain itu, Dewan Komisaris juga memberikan arahan atau nasihat kepada Direksi dalam mengelola perusahaan. Dewan Komisaris melakukan pengawasan melalui laporan yang diberikan oleh Direksi dan Komite Audit. Komite Audit merupakan perpanjangan tangan Dewan Komisaris

dalam

melakukan

pengawasan

terhadap

perusahaan.

Dalam

melaksanakan fungsinya, Komte Audit berkoordinasi dengan Unit Audit Internal perusahaan. Direksi memiliki tanggung jawab dalam menjalankan kebijakan dan strategi perusahaan. Direksi terdiri dari seorang Presiden Direktur, seorang Direktur Independen, dan tiga orang Direktur. Setiap Direktur bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan harus mempertanggungjawabkan pengelolaan dari


37

setiap divisi yang dipimpinnya. Divisi yang ada dalam PT XYZ adalah Divisi Operasional, Divisi Teknik, Divisi Sumber Daya, Divisi Keuangan, Divisi Penjualan, Divisi Penjualan Korporasi, dan Divisi Pengembangan Jaringan Baru.

3.2.3 Struktur Kepemilikan Saham PT ABC, Tbk. Atas Anak Perusahaan Gambaran mengenai kepemilikan saham PT ABC, Tbk. terhadap anakanak perusahaan dapat dilihat pada Gambar 3.4. PT ABC, Tbk. memiliki enam anak perusahaan dengan kepemilikan saham secara langsung lebih dari 50%. Empat dari enam anak perusahaan tersebut hampir secara penuh dimiliki oleh PT ABC, Tbk. karena kepemilikan saham PT ABC, Tbk. atas PT N, PT P, PT M, dan PT B adalah sebesar 99% atau lebih. PT ABC, Tbk. memiliki sekitar 66% saham PT XYZ dan 80% saham PT T. Dengan kepemilikan lebih dari 50%, PT ABC memiliki hak kontrol (control rights) terhadap keenam anak perusahaannya tersebut. Untuk itulah, PT ABC, Tbk. menggunakan anak-anak perusahaan ini untuk membantu mengembangkan usahanya.

Gambar 3.4 Struktur Kepemilikan PT ABC, Tbk. Atas Anak Perusahaan Sumber: Laporan Tahunan Tahun 2013 PT ABC, Tbk.


38

Selain memiliki enam anak perusahaan yang dimiliki langsung, PT ABC, Tbk. juga memiliki beberapa anak perusahaan lain melalui kepemilikan anak perusahaannya. Anak perusahaan lain yang dimiliki oleh PT ABC, Tbk. adalah PT J melalui PT N dan PT P dengan kepemilikan saham masing-masimg 70% dan 30%, PT S dengan kepemilikan melalui PT P, serta PT G dengan kepemilikan melalui PT P dan PT M. PT ABC juga melakukan investasi pada PT D dengan kepemilikan saham sebesar 49,83%. Melalui PT G, PT ABC, Tbk. juga secara tidak langsung memiliki PT MI dengan kepemilikan saham PT G atas PT MI sebesar 45%. Selain kesebelas anak perusahaan tersebut, PT ABC, Tbk. juga melakukan investasi di tiga perusahaan lainnya melalui anak perusahaannya dengan kepemilikan saham antara 10% sampai 15%, yaitu PT MT, PT MM, dan PT W. Melalui anak perusahaannya, yaitu PT T, PT ABC, Tbk. mengembangkan usahanya untuk menyediakan layanan televisi berlangganan setelah mendapatkan Izin Penyelenggaraan Penyiaran Lembaga Penyiaran Berlangganan Jasa Penyiaran Televisi dari Departemen Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia pada tahun 2010. Selain itu, PT ABC, Tbk. juga melakukan pengembangan usaha melalui PT N untuk menyediakan konten acara yang berupa layanan berita. PT ABC, Tbk. juga mengembangkan konten acara dengan jenis lain melalui anak perusahaannya, yakni PT P, untuk mengembangkan konten acara yang berisi informasi dan hiburan. Pengembangan usaha PT ABC, Tbk. juga dilakukan melalui penyediaan saluran televisi (channel) yang diluncurkan pada tahun 2011. Penyelenggaraan saluran televisi ini dilakukan atas izin yang diterima melalui PT T pada tahun 2010. Melalui saluran televisi ini, PT ABC, Tbk. menyediakan konten acara berupa berita dan informasi. Program acara yang diberikan dalam saluran televisi ini dapat dikelompokkan dalam dua bagian, yaitu program jurnal yang memberikan berita-berita dan informasi terkini dan program current affair yang memberikan informasi dan wawasan baru kepada pemirsa. Selain penayangan informasi dalam televisi, PT ABC, Tbk. juga mengembangkan saluran televisi ini


39

dengan menyediakan berita dan informasi secara elektronik dan diakses secara online melalui situs resmi dari saluran televisi ini. Layanan telekomunikasi dan multimedia terpadu merupakan perubahan besar dari strategi bisnis yang dijalankan PT ABC, Tbk. pada tahun 2007, yaitu layanan televisi berbayar, internet berkecepatan tinggi, dan komunikasi data melalui jaringan telekomunilasi digital. Untuk memperkuat tiga layanan terpadu tersebut, PT ABC, Tbk terus melakukan pengembangan produk melalui anak perusahaannya.


BAB 4 PEMBAHASAN

4.1 Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. Secara garis besar, siklus pendapatan (revenue cycle) PT XYZ dimulai dari permintaan pemasangan decoder televisi berbayar atau internet oleh pelanggan (customer). Permintaan ini kemudian diproses dalam database aplikasi penjualan dan bagian pemasangan (instalasi) akan melaksanakan pemasangan sesuai dengan permintaaan pelanggan. Setelah pemasangan telah dilakukan dan pelanggan telah membayar biaya instalasi, PT XYZ akan memproses tagihan penggunaan layanan pada akhir bulan. Pelanggan akan menerima tagihan dari PT XYZ dan melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan.

Gambar 4.1 Context Diagram Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Siklus pendapatan PT XYZ tentu saja tidak hanya sampai pemasangan decoder dan melakukan penagihan atas pemasangan tersebut. Siklus usaha PT XYZ terus berputar setiap bulannya selama pelanggan masih menggunakan layanan televisi berbayar dan internet dari PT XYZ. Pembayaran yang dilakukan pelanggan didasarkan pada tagihan atas pemakaian jasa tersebut selama satu bulan. Pelanggan PT XYZ terdiri dari pelanggan individu dan korporasi. Pembahasan yang dilakukan dalam laporan ini adalah pemakaian layanan televisi berbayar dan internet yang digunakan oleh pelanggan individu. 40 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

41

Gambaran mengenai siklus pendapatan di PT XYZ dapat dilihat melalui diagram alur data level nol (level zero data flow diagram) pada Gambar 4.2 pada halaman berikutnya. Siklus pendapatan PT XYZ dimulai dari penerimaan permintaan pemasangan decoder dari pelanggan. Permintaan pemasangan ini diterima oleh bagian layanan pelanggan (customer service). Permintaan ini kemudian akan dimasukkan ke dalam database aplikasi permintaan pemasangan untuk diproses lebih lanjut. Dari pemberitahuan permintaan pemasangan yang masuk, bagian instalasi akan mencetak dokumen-dokumen yang diperlukan dan mengambil perlengkapan pemasangan setelah mengisi Formulir Pengambilan Perlengkapan Pemasangan di gudang. Selanjutnya bagian instalasi akan mendatangi lokasi pelanggan dan melakukan pemasangan. Ketika pemasangan telah dilaksanakan, pelanggan harus mengisi dan menandatangani Formulir Pemasangan, serta menandatangani Berita Acara Pemasangan. Pelanggan juga harus membayar langsung biaya pemasangan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Usai melaksanakan tugasnya, bagian instalasi akan kembali ke kantor dan mengarsipkan satu lembar Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Formulir Pemasangan, lembar lain Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan, serta uang biaya pemasangan akan diserahkan ke bagian administrasi untuk dilakukan proses pencatatan. Bagian administrasi akan mencatat data pelanggan dan layanan yang mereka gunakan ke dalam database pelanggan. Untuk pendokumentasian, bagian administrasi akan mengarsipkan Formulir Pemasangan, satu lembar Berita Acara Pemasangan, dan satu lembar Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan.


42

Gambar 4.2 Level Zero Data Flow Diagram Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Setelah pencatatan telah dilakukan, bagian administrasi akan menyerahkan lembar lain dari Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan ke bagian keuangan dan akuntansi. Bagian keuangan juga menerima uang biaya pemasangan yang diterima bagian instalasi sebelumnya. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

43

Setelah uang biaya pemasangan telah diterima oleh bagian keuangan, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan penerimaan kas atas pengakuan pendapatan. Setelah itu, bagian keuangan dan bagian akuntansi melakukan pengarsipan Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Biaya penmasangan yang diterima oleh bagian keuangan akan disetorkan ke rekening bank perusahaan setelah diakumulasikan per hari. Dari penyetoran kas tersebut, bagian keuangan akan menerima Slip Penyetoran Kas dari bank. Slip Penyetoran Kas tersebut menjadi bukti bahwa uang kas yang disetorkan telah masuk ke dalam rekening perusahaan. Slip Penyetoran Kas tersebut akan dibuat salinannya oleh bagian keuangan untuk diserahkan ke bagian akuntansi. Setelah membuat salinannya, Slip Penyetoran Kas akan diarsipkan oleh bagian keuangan. Bagian akuntansi yang menerima Salinan Slip Penyetoran Kas akan melakukan penjurnalan untuk mencatat bahwa ada penyetoran kas biaya pemasangan ke rekening bank perusahaan. Setelah mendekati akhir bulan, bagian administrasi akan memproses tagihan penggunaan layanan kepada masing-masing pelanggan. Selanjutnya, bagian administrasi akan membuat Laporan Tagihan Bulanan (Monthly Statement) untuk dikirimkan ke masing-masing pelanggan. Ketika Laporan Tagihan Bulanan ini diterbitkan, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan piutang usaha atas pengakuan pendapatan untuk penggunaan layanan. Ketika pelanggan telah melakukan pembayaran, bagian keuangan akan melakukan rekonsiliasi antara uang yang telah masuk dengan tagihan. Ketika uang telah masuk ke rekening bank perusahaan,

bagian

akuntansi

akan

melakukan

penjurnalan

penerimaan

pembayaran atas piutang usaha yang terkait.

4.2 Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. Dari penjelasan siklus pendapatan PT XYZ secara umum sebelumnya, dapat diketahui bahwa siklus pendapatan PT XYZ melibatkan beberapa fungsional perusahaan. Bagian layanan pelanggan melaksanakan proses penerimaan permintaan pemasangan decoder dari pelanggan. Bagian instalasi Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

44

akan menindaklanjuti permintaan pelanggan yang telah diterima oleh bagian layanan konsumen dan bagian gudang yang menyiapkan perlengkapan pemasangan yang dibutuhkan bagian instalasi. Bagian administrasi akan mencatat data pelanggan dan layanan yang digunakan untuk proses penagihan selanjutnya. Terakhir adalah bagian keuangan dan akuntansi yang masing-masing bertugas menerima penerimaan uang dan melakukan penjurnalan setiap transaksi yang terjadi. Untuk memperjelas setiap aktivitas bisnis siklus pendapatan PT XYZ, berikut ini adalah penjelasan mengenai setiap aktivitas bisnis tersebut.

4.2.1 Proses Penerimaan Permintaan Pemasangan Decoder dari Pelanggan Siklus pendapatan PT XYZ dimulai dari menerima permintaan pelanggan untuk pemasangan (installment) decoder. Pengajuan permintaan pemasangan dapat dilakukan pelanggan melalui telepon, langsung datang ke sales counter, atau secara online melalui situs resmi PT ABC, Tbk (Lampiran 3). Permintaan pelanggan tersebut akan ditanggapi oleh layanan pelanggan dan kemudian dicatat di dalam database aplikasi permintaan pemasangan. Selanjutnya, sistem akan memberi pemberitahuan mengenai permintaan pemasangan tersebut agar bagian instalasi dan bagian lain yang terkait, seperti bagian administrasi, bagian keuangan, dan bagian akuntansi dapat melihat adanya permintaan pemasangan dari pelanggan. Ketika permintaan telah tercatat dalam database permintaan pemasangan, bagian layanan pelanggan dapat melihat tanggal pemasangan yang dapat dilakukan bagian instalasi. Sistem sudah mengatur tanggal pemasangan secara otomatis berdasarkan data permintaan pemasangan yang masuk. Dengan demikian, bagian layanan pelanggan dapat langsung menginformasikan kepada pelanggan tanggal pemasangan yang akan dilakukan oleh bagian instalasi di lokasi pelanggan. Jadwal pemasangan hanya memberikan informasi mengenai tanggal pemasangan yang dapat dilakukan, tetapi tidak dengan jam atau waktu karena kepastian jam tidak dapat ditentukan berdasarkan jarak lokasi pelanggan dan arus lalu lintas (traffic) tidak dapat diprediksi.


45

Jika dalam persiapan untuk melakukan pemasangan terdapat kendala, seperti jumlah karyawan instalasi atau peralatan pemasangan yang tidak mencukupi, bagian instalasi akan segera mengatur jadwal pemasangan yang baru. Setelah itu, bagian instalasi menginformasikan kepada bagian layanan pelanggan bahwa terjadi penundaan pemasangan dan memberitahukan jadwal pemasangan yang baru. Setelah mendapat informasi tersebut, bagian layanan pelanggan akan segera

menginformasikan

kepada

pelanggan

bahwa

terjadi

penundaan

pemasangan seperti yang telah diinformasikan kepada pelanggan sebelumnya. Bagian layanan pelanggan juga menginformasikan mengenai jadwal pemasangan yang baru yang akan dilakukan di lokasi pelanggan.

4.2.2 Proses Pemenuhan Permintaan Pemasangan Decoder Setelah menerima permintaan pemasangan, bagian instalasi akan memeriksa apakah jumlah karyawan yang dibutuhkan telah mencukupi, seperti yang terlihat pada Gambar 4.3. Pemeriksaan jumlah karyawan dilakukan untuk memastikan apakah jumlah karyawan mencukupi untuk memenuhi permintaan pemasangan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Umumnya, pemasangan dapat dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah diinformasikan kepada pelanggan. Penundaan pemasangan dari yang telah dijadwalkan dapat terjadi jika ada permintaan pemasangan dalam jumlah besar, umumnya dari pelanggan korporasi, dan pemasangan tersebut memakan waktu lebih lama dari yang telah perkirakan sehingga tidak ada karyawan instalasi yang tersedia (overload). Jika ternyata tidak mencukupi karena ada jadwal pemasangan yang melebihi kapasitas (overload), bagian instalasi akan segera mengatur jadwal pemasangan yang baru untuk permintaan pemasangan yang baru diterimanya. Selanjutnya, bagian instalasi akan segera menginformasikan kepada layanan pelanggan bahwa terjadi penundaan pemasangan dan menginformasikan jadwal pemasangan yang baru. Jika jumlah karyawan yang dibutuhkan mencukupi, bagian instalasi akan mengutus beberapa karyawannya untuk melaksanakan pemasangan.


46

Gambar 4.3 Level One Data Flow Diagram Proses Pemenuhan Permintaan Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Karyawan instalasi yang ditugaskan akan mencetak satu lembar Formulir Pemasangan, lima lembar Berita Acara Pemasangan, dan lima lembar Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Formulir Pemasangan merupakan dokumen yang berisi isian mengenai data lengkap pelangga, layanan yang digunakan, serta paket yang dipilih. Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan merupakan dokumen bukti bagi karyawan instalasi bahwa jasa pemasangan telah diberikan dan diterima oleh pelanggan, serta pelanggan telah membayar biaya pemasangan melalui bagian instalasi. Bagi pelanggan korporasi, terdapat Surat Perjanjian (Agreement Letter) yang telah ditandatangani terlebih dahulu antara klien PT XYZ dengan perwakilan PT XYZ sebelum pemasangan akan dilakukan. Surat Perjanjian tersebut berisi kontrak antara pelanggan dengan PT XYZ mengenai layanan yang digunakan dan lama waktu pemakaian layanan tersebut.


47

Setelah menyiapkan dokumen yang diperlukan, karyawan instalasi akan ke gudang untuk mengambil perlengkapan untuk melakukan pemasangan decoder di lokasi pelanggan. Perlengkapan pemasangan yang diperlukan adalah decoder, smart card, kabel, dan peralatan lainnya. Sebelum mengambil perlengkapan yang diperlukan, karyawan instalasi harus mengisi Formulir Pengambilan Perlengkapan Pemasangan untuk diserahkan kepada karyawan gudang. Formulir tersebut digunakan untuk proses pencatatan dan pendataan perlengkapan pemasangan yang tersedia di gudang. Jika jumlah perlengkapan tidak mencukupi, bagian gudang akan menginformasikan kepada bagian instalasi dan bagian instalasi akan mengatur jadwal pemasangan baru sampai perlengkapan yang dibutuhkan tersedia. Selanjutnya bagian instalasi akan menginformasikan kepada bagian layanan pelanggan mengenai penundaan pemasangan untuk diberitahukan kepada pelanggan. Umumnya persediaan perlengkapan pemasangan telah diprediksi dan selalu dipastikan ketersediaannya. Jika ada perlengkapan yang tidak tersedia, umumnya adalah persediaan dari paket atau layanan yang sudah jarang digunakan pelanggan. Akan tetapi, perusahaan tetap mengelola ketersediaan perlengkapan pemasangan untuk mencegah terjadinya penundaan pemasangan karena jumlah perlengkapan pemasangan yang tidak mencukupi. Selain itu, setiap perlengkapan pemasangan yang tersedia di dalam gudang sudah dipastikan telah melewati kontrol kualitas (quality control) dan dapat digunakan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu prosedur yang dilakukan perusahaan untuk menjaga kepuasan pelanggannya. Jika perlengkapan pemasangan mencukupi, bagian gudang akan mengambil perlengkapan yang dibutuhkan bagian instalasi. Setelah mengambil perlengkapan pemasangan sejumlah yang tercantum dalam Formulir Pengambilan Perlengkapan Pemasangan, karyawan gudang akan memasukkan data yang tertulis di dalam formulir ke dalam sistem. Dengan demikian, jumlah persediaan akan diperbarui. Usai menerima perlengkapan pemasangan yang diperlukan, karyawan instalasi akan mendatangi lokasi pelanggan sesuai dengan permintaan yang diajukan sebelumnya.


48

Usai memberikan jasa pemasangan, pelanggan harus mengisi Formulir Pemasangan dan menandatangani Berita Acara Pemasangan (Lampiran 4) yang telah dibawa karyawan instalasi. Formulir Pemasangan digunakan untuk keperluan pencatatan data pelanggan dan penandatanganan Berita Acara Pemasangan menandakan bahwa pelanggan telah menerima pemasangan decoder sesuai dengan permintaannya. Setelah itu, pelanggan harus membayar tunai biaya pemasangan decoder tersebut. Uang biaya pemasangan tersebut diserahkan kepada karyawan instalasi yang datang melakukan pemasangan. Selanjutnya, karyawan instalasi akan memberikan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan kepada pelanggan. Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan tersebut juga ditandatangani oleh pelanggan untuk menjadi bukti bahwa pelanggan telah melaksanakan kewajibannya untuk membayar biaya pemasangan tersebut dan telah diterima oleh karyawan instalasi. Setelah melakukan tugasnya, karyawan instalasi akan memberikan satu lembar salinan Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan kepada pelanggan untuk disimpan oleh pelanggan. Selanjutnya,

karyawan

instalasi

akan

kembali

ke

perusahaan

dan

mendokumentasikan satu lembar Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan berdasarkan urutan tanggal. Pengarsipan dokumen tersebut menjadi bukti bahwa bagian instalasi telah melaksanakan pekerjaannya untuk memenuhi permintaan pemasangan pelanggan. Uang tunai biaya pemasangan, Formulir Pemasangan, lembaran Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan lainnya akan diserahkan oleh karyawan instalasi ke bagian administrasi.

4.2.3 Proses Pembaruan Database Pelanggan Formulir Pemasangan, Berita Acara Pemasangan, dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan yang telah ditandatangani pelanggan, serta uang tunai biaya pemasangan akan diserahkan oleh karyawan instalasi ke bagian administrasi, seperti yang terlihat dalam Gambar 4.4. Melalui dokumen yang diterima dari karyawan instalasi, bagian administrasi akan melakukan rekonsiliasi


49

atau mencocokkan dengan data permintaan pemasangan yang juga diterimanya. Proses rekonsiliasi ini ditujukan untuk memeriksa apakah pemasangan yang dilakukan bagian instalasi telah sesuai dengan permintaan pemasangan yang tercatat atau pelanggan mengubah permintaannya ketika bagian instalasi mendatangai lokasi pelanggan. Selain itu, bagian administrasi juga memeriksa apakah jumlah uang yang diberikan oleh karyawan instalasi telah sepenuhnya diserahkan dan telah sesuai dengan permintaan akhir yang diinginkan pelanggan.

Gambar 4.4 Level One Data Flow Diagram Proses Pembaruan Database Pelanggan Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Setelah memeriksa dokumen dengan permintaan, bagian administrasi akan mencatat data pelanggan yang ada di dalam Formulir Pemasangan ke dalam sistem. Bagian instalasi juga mencatat layanan yang digunakan pelanggan. Untuk pelanggan korporasi, bagian administrasi juga mencatat jangka waktu pemakaian layanan sesuai dengan yang tertulis di dalam Surat Perjanjian. Data pelanggan dan layanan yang digunakan akan masuk ke dalam master file untuk proses penagihan selanjutnya. Setelah semua data telah dicatat, bagian administrasi mengarsipkan Formulir Pemasangan yang disimpan berdasarkan urutan nomor pelanggan, serta satu lembar Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya


50

Pemasangan serta diurutkan berdasarkan tanggal. Sisa lembaran dokumen dan uang tunai biaya pemasangan akan diserahkan ke bagian keuangan.

4.2.4 Proses Penerimaan Uang Biaya Pemasangan Bagian keuangan merupakan divisi yang menerima uang biaya pemasangan. Seperti yang terlihat pada Gambar 4.5, bagian keuangan melakukan pemeriksaan dokumen dan data permintaan pemasangan terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa semua permintaan pemasangan telah dilengkapi dengan dokumen yang dibutuhkan. Selain itu, pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan bahwa uang biaya pemasangan yang diterima telah sesuai dengan yang seharusnya. Setelah uang biaya pemasangan telah sesuai dengan dokumen yang ada, bagian keuangan akan mencatat ke dalam sistem adanya uang masuk sebesar yang diterima dan tercatat dalam dokumen. Setelah semua telah tercatat, bagian keuangan akan mengarsipkan lembar Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Uang tunai yang diterima dikumpulkan per hari untuk disetor ke rekening bank perusahaan.

Gambar 4.5 Level One Data Flow Diagram Proses Penerimaan Uang Biaya Pemasangan Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali) Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

51

Bagian akuntansi akan menerima Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan dari bagian keuangan. Dokumen tersebut merupakan dokumen pendukung untuk melakukan penjurnalan atas transaksi yang telah terjadi. Setelah menerima dokumen, bagian akuntansi juga melakukan rekonsiliasi antara dokumen dengan data permintaan pemasangan. Ketika bagian keuangan telah melakukan pencatatan uang masuk, aplikasi pencatatan akan memberi pemberitahuan (notification) ke sistem akuntansi. Setelah itu, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan dengan mencatat kas pada sisi debit dan pendapatan pada sisi kredit, seperti yang terlihat pada Gambar 4.6 di bawah ini. Jurnal saat menerima biaya pemasangan: Kas (Cash)

xxx

Pendapatan (Revenue)

xxx

Gambar 4.6 Jurnal Pencatatan Penerimaan Uang Biaya Pemasangan Ketika biaya pemasangan telah terkumpul dalam satu hari, bagian keuangan akan menyetorkannya ke rekening bank perusahaan. Dari penyetoran yang dilakukan, bagian keuangan akan menerima Slip Penyetoran Kas yang diberikan oleh Bank sebagai tanda bukti bahwa kas yang disetorkan telah masuk ke dalam rekening perusahaan. Slip Penyetoran Kas tersebut akan dibuat difotokopi oleh bagian keuangan untuk diberikan kepada bagian akuntansi. Usai memfotokopi

Slip

Penyetoran

Kas

tersebut,

bagian

keuangan

akan

mengarsipkannya dan diurutkan berdasarkan tanggal. Bagian akuntansi yang menerima Salinan Slip Penyetoran Kas akan melakukan penjurnalan dengan bank pada sisi debit dan kas pada sisi kredit (Gambar 4.7). Setelah itu, Salinan Slip Penyetoran Kas diarsipkan bagian akuntansi dan simpan berdasarkan urutan tanggal.

Jurnal saat menerima biaya pemasangan: Bank

xxx Kas (Cash)

xxx

Gambar 4.7 Jurnal Pencatatan Penyetoran Biaya Pemasangan Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

52

Biaya pemasangan yang diterima PT XYZ dapat diakui sebagai pendapatan karena biaya pemasangan tersebut merupakan manfaat ekonomi yang masuk ke dalam perusahaan atas aktivitas bisnis perusahaan dalam memasang decoder sesuai dengan permintaan pelanggan. Biaya pemasangan ini telah diukur dengan nilai wajar oleh PT XYZ dan disesuaikan dengan permintaan yang diterima dari masing-masing pelanggan. Biaya pemasangan yang dikenakan kepada pelanggan meminta pemasangan untuk satu decoder tentu akan berbeda dengan pelanggan yang meminta pemasangan untuk dua decoder atau lebih. Biaya pemasangan tersebut juga merupakan imbalan berbentuk kas yang diterima langsung oleh bagian instalasi, sebelum diserahkan kepada bagian keuangan. Selain itu, biaya pemasangan baru akan diakui sebagai pendapatan oleh PT XYZ setelah pemasangan selesai dilakukan di lokasi pelanggan.

4.2.5 Proses Penagihan atas Penggunaan Layanan Gambar 4.8 menunjukkan bahwa data pelanggan dan layanan yang digunakan merupakan dasar bagi bagian administrasi untuk melakukan penagihan setiap bulannya kepada pelanggan. Ketika sudah mendekati akhir bulan, bagian administrasi akan memproses tagihan berdasarkan data pelanggan dan layanan yang digunakan. Kemudian bagian administrasi akan membuat Laporan Tagihan Bulanan (Monthly Statement) untuk dikirim ke pelanggan. Laporan Tagihan Bulanan tersebut berisi daftar penggunaan layanan, tagihan yang harus dibayar oleh pelanggan, dan batas waktu pembayaran. Jika pelanggan tidak membayar sampai batas waktu yang ditentukan, layanan akan dihentikan secara otomatis oleh perusahaan.


53

Gambar 4.8 Level One Data Flow Diagram Proses Penagihan Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Laporan tagihan dapat berbentuk elektronik ataupun surat. Laporan Tagihan Bulanan untuk pelanggan individu yang menggunakan layanan televisi berbayar umumnya berbentuk elektronik yang tampil pada layar televisi pelanggan. Pelanggan korporasi dan pelanggan individu yang menggunakan layanan internet akan menerima tagihan dalam bentuk surat yang dikirim ke alamat pelanggan atau dapat pula dikirim melalui e-mail. Semua Laporan Tagihan Bulanan, baik yang elektronik maupun surat akan disimpan dalam dalam database Laporan Tagihan Bulanan dan bagian keuangan dan bagian akuntansi dapat melihat adanya tagihan yang telah diterbitkan. Setelah menerima pemberitahuan penerbitan Laporan Tagihan Bulanan, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan. Pernjurnalan ini dilakukan untuk mengakui pendapatan dalam bentuk piutang usaha (account receivable). Pencatatan jurnal ini dilakukan ketika mendekati akhir bulan atas penggunaan layanan, setelah bagian administrasi menerbitkan Laporan Tagihan Bulanan dan telah dikirim ke pelanggan. Penjurnalan yang dilakukan bagian akuntansi adalah mencatat piutang usaha pada sisi debit dan pendapatan pada sisi kredit, seperti yang tampak pada Gambar 4.9. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

54

Jurnal saat menerima laporan tagihan bulanan: Piutang Usaha (Account Receivable)

xxx

Pendapatan (Revenue)

xxx

Gambar 4.9 Jurnal Pencatatan Penagihan Pengakuan pendapatan atas penggunaan layanan oleh pelanggan merupakan pendapatan yang diterima perusahaan atas penyediaan jasa, yaitu layanan televisi berbayar maupun internet setelah jasa tersebut sudah diberikan dan dinikmati oleh pelanggan. Ketika sudah mendekati akhir bulan, penggunaan layanan oleh konsumen sudah dapat ditagihkan oleh perusahaan karena pemberian layanan sudah mendekati tingkat penyelesaiannya dalam setiap periode, dalam hal ini adalah setiap bulan. Pendapatan yang diakui tersebut telah memenuhi kondisi jumlah pendapatan dapat diukur secara andal, karena PT XYZ telah menetapkan harga penggunaan layanan berdasarkan paket-paket tertentu. Selain itu, ketika dilakukan penagihan, PT XYZ dapat mengakui adanya pendapatan karena kemungkinan besar ada manfaat ekonomi yang akan mengalir ke perusahaan terkait dengan penggunaan layanan oleh pelanggan dan PT XYZ telah mengukur secara andal biaya dari penyediaan layanan tersebut. Pengakuan piutang usaha erat kaitannya dengan pengakuan pendapatan. Ketika perusahaan mengakui pendapatan pada sisi kredit, maka harus ada sisi debit yang menyeimbangkan pencatatan transaksi tersebut (double-entry). Sisi debit yang dapat dicatat dalam penjurnalan ketika ada pengakuan pendapatan adalah kas maupun piutang usaha. Jika penerimaan pendapatan ditangguhkan dan tidak langsung diterima dalam bentuk kas atau setara kas, maka sisi kredit yang dicatat dalam penjurnalan adalah piutang usaha. Pengakuan piutang usaha dilakukan PT XYZ ketika melakukan penagihan kepada pelanggan atas penggunaan layanan yang telah dinikmati pelanggan selama hampir satu bulan. Pencatatan atas pengakuan pendapatan dan piutang usaha dilakukan PT XYZ ketika Laporan Tagihan Bulanan telah diterbitkan (issued) oleh bagian administrasi dan bagian akuntansi telah menerima pemberitahuan penerbitan Laporan Tagihan Bulanan tersebut. Jika ada tagihan yang tidak dibayar oleh


55

pelanggan, piutang usaha akan disajikan bersama dengan penyisihan piutang yang tak tertagih (allowance for doubtful account) dan akan dicatat sebagai beban. Namun, jika pelanggan telah membayar tagihan, piutang usaha akan berkurang dan aset perusahaan yang lain akan meningkat, yaitu setara kas yang dalam hal ini adalah jumlah kas yang ada dalam rekening perusahaan untuk pengumpulan (collection) pembayaran tagihan atas penggunaan layanan.

4.2.6 Proses Penerimaan Pembayaran Tagihan PT XYZ umumnya memiliki beberapa rekening yang digunakan untuk penerimaan (collection) pembayaran tagihan penggunaan layanan. Atas penggunaan rekening-rekening tersebut, PT XYZ melakukan kerja sama dengan beberapa bank untuk mengintegrasi catatan kas masuk dan keluar dengan sistem perusahaan PT XYZ. Ketika ada uang yang masuk atau keluar dari rekening tersebut, bagian keuangan akan menerima pemberitahuan melalui sistem. Dengan demikian, setiap pembayaran tagihan yang masuk dapat diketahui oleh bagian keuangan dan bagian keuangan dapat segera melakukan pengecekan. Gambar 4.10 menunjukkan bahwa pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan tagihan. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, bagian keuangan akan menerima pemberitahuan melalui sistem dengan bentuk seperti Rekening Koran. Setelah menerima pemberitahuan adanya pembayaran yang telah masuk, bagian akuntansi akan melakukan rekonsiliasi antara jumlah yang masuk ke rekening dengan Laporan Tagihan Bulanan yang diterima bagian keuangan dari bagian administrasi. Jika ada pelanggan yang belum membayar, bagian keuangan akan melakukan pelaporan melalui sistem ke bagian administrasi. Selanjutnya bagian administrasi akan melaporkan pada bagian operasional untuk memutuskan layanan bagi pelanggan yang pembayarannya bermasalah.


56

Gambar 4.10 Level One Data Flow Diagram Proses Penerimaan Pembayaran Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)

Bagian keuangan akan memasukkan data pembayaran yang telah diterima ke dalam aplikasi dan diterima bagian akuntansi. Bagian akuntansi yang menerima data pembayaran dari bagian keuangan juga memeriksa kembali sesuai dengan Laporan Tagihan Bulanan yang telah diterima sebelumnya. Semua data pembayaran akan dicatat bagian akuntansi dalam penjurnalan seperti yang tertera pada Gambar 4.11. Penggunaan akun bank disesuaikan dengan rekening yang digunakan masing-masing pelanggan yang melakukan pembayaran. Siklus pendapatan akan kembali berputar dimulai dari proses penagihan atas penggunaan layanan selama bulan berjalan setelah pelanggan membayar tagihan penggunaan layanan bulan sebelumnya. Jurnal saat menerima laporan rekonsiliasi pembayaran tagihan: Bank (Bank)

xxx

Piutang Usaha (Account Receivable)

xxx

Gambar 4.11 Jurnal Pencatatan Pembayaran Piutang dari Pelanggan


57

PT XYZ memberikan beberapa alternatif metode pembayaran bagi pelanggan untuk membayar tagihan bulanan. Alternatif metode pembayaran yang ditawarkan PT XYZ adalah: 1. Pembayaran melalui mesin ATM. Pada metode pembayaran ini, pelanggan dapat membayar tagihan melalui mesin ATM dari rekening bank miliknya. Ketika sudah masuk dalam menu “Pembayaran” dan memilih melakukan pembayaran atas tagihan dari PT XYZ, pelanggan cukup memasukkan nomor pelanggan pada kolom yang tersedia. Setelah nomor pelanggan dimasukkan, di layar mesin ATM akan menunjukkan tagihan yang harus dibayar dan pelanggan memilih tagihan tersebut. Tagihan yang sudah terbayar akan diinformasikan melalui sistem ke bagian keuangan PT XYZ. 2. Kartu kredit. Tagihan atas penggunaan layanan dari PT XYZ dapat dibayar dengan menggunakan kartu kredit milik pelanggan. Langkahnya pembayarannya kurang lebih sama dengan pembayaran melalui transfer bank, hanya saja pembayaran dilakukan pada tempat-tempat tertentu, seperti kantor cabang dari bank yang bersangkutan atau sales counter PT XYZ. Ketika pelanggan telah menggunakan kartu kreditnya (swipe), pelanggan harus memasukkan nomor pelanggannya dan membayar sesuai tagihan yang tertera. 3. One bill payment (auto debit). Metode pembayaran ini merupakan pendebitan secara otomatis oleh bank penyelenggara yang telah diotorisasi oleh pelanggan ketika tagihan sudah masuk. Pendebitan dapat dilakukan melalui kartu kredit atau rekening tabungan bank tertentu yang telah bekerja sama dengan PT XYZ. Pelanggan yang ingin menggunakan metode pembayaran ini harus mengisi Surat Kuasa (Letter of Authority) dan memilih pendebitan dilakukan melalui kartu kredit atau rekening bank pelanggan (Lampiran 5). Surat Kuasa yang telah diisi diberikan kepada bagian layanan pelanggan. Selanjutnya layanan pelanggan akan segera menyerahkannya ke bagian keuangan. Surat Kuasa yang telah diterima oleh bagian keuangan segera diberikan kepada bank yang terkait. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

58

4. Setor tunai melalui teller PT XYZ. Pelanggan yang menggunakan metode pembayaran ini harus mendatangi teller PT XYZ di sales counter atau kantor layanan dari PT XYZ. Pembayaran tunai yang dilakukan harus disertai dengan mencantumkan nomor pelanggan di kolom Berita Acara Pembayaran. Hal ini dilakukan untuk membantu bagian keuangan mencatat pembayaran yang telah diterima atas tagihan dari pelanggan tersebut. Pembayaran yang diterima melalui teller harus segera diinformasikan ke bagian keuangan terlebih dahulu sebelum diserahkan ke bagian keuangan. Bagian keuangan yang telah menerima uang tunai pembayaran akan melakukan pengecekan dengan tagihan sesuai dengan nomor pelanggan yang tercantum dalam Berita Acara Pembayaran. Usai memeriksa, bagian keuangan akan mencatat dalam sistem, seperti pada proses penerimaan uang biaya pemasangan. Uang pembayaran tagihan akan dikumpulkan per hari dan disetorkan ke rekening bank perusahaan. 5. Internet banking atau sms atau mobile banking melalui beberapa bank tertentu. Metode pembayaran ini hampir sama dengan pembayaran melalui mesin ATM. Yang membedakan metode pembayaran ini dengan pembayaran melalui mesin ATM adalah alat yang digunakan dapat berupa telepon selular (cellphone atau smartphone), komputer, laptop, tablet, atau alat komunikasi (gadget) lain yang dapat mendukung pembayaran dengan metode ini. Walaupun melalui proses pembayaran yang berbeda, bagian keuangan akan tetap melakukan verifikasi dan rekonsiliasi antara pembayaran yang telah dilakukan dengan tagihan yang dikenakan. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan pembayaran atau tidak ada pembayaran sehingga tidak mengakibatkan salah saji dalam laporan keuangan. Untuk memperjelas tugas setiap bagian yang terlibat dalam PT XYZ, Gambar 4.12 dan Gambar 4.13 menyajikan diagram alur (flowchart) siklus pendapatan PT XYZ. Gambar 4.12 menyajikan diagram alur siklus pendapatan PT XYZ mulai dari penerimaan permintaan pemasangan decoder sampai penerimaan uang tunai biaya pemasangan. Gambar 4.13 adalah diagram alur siklus pendapatan PT XYZ yang dimulai dari proses penagihan atas penggunaan layanan Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

59

sampai proses penerimaan pembayaran tagihan dan terus berulang selama pelanggan PT XYZ masih menggunakan layanan dari PT XYZ. Jika pelanggan ingin mengubah paket atau layanan yang digunakan, misalnya ingin menggunakan layanan televisi berbayar dari kualitas standar menjadi kualitas High Definition (HD), pelanggan harus menghubungi layanan pelanggan dan siklus pendapatan dimulai dari proses awal. Namun, bagian administrasi hanya memperbarui data layanan yang digunakan untuk proses penagihan selanjutnya.


60

Gambar 4.12 Diagram Alur Siklus Pendapatan dari Proses Penerimaan Pemasangan Decoder Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali) Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

61

Gambar 4.12 Diagram Alur Siklus Pendapatan dari Proses Penerimaan Pemasangan Decoder (lanjutan) Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)


62

Gambar 4.13 Diagram Alur Siklus Pendapatan dari Proses Penagihan atas Penggunaan Layanan Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ tahun 2013 (telah diolah kembali)


63

4.3 Evaluasi Penerapan Siklus Pendapatan PT XYZ, Tbk. Pada pembahasan sebelumnya, telah dijelaskan mengenai praktik dan penerapan siklus pendapatan di PT XYZ. Dari penjelasan dan gambaran yang terlihat dalam Gambar 4.2 sampai Gambar 4.13, siklus pendapatan PT XYZ tidak banyak melibatkan proses penerimaan permintaan pemasangan (order) dan pemenuhan permintaan pemasangan (delivery) seperti aktivitas bisnis pada umumnya. Setelah pelanggan menerima pemasangan decoder, aktivitas bisnis PT XYZ berputar pada proses penagihan ke pelanggan dan penerimaan pembayaran (cash collection) dari pelanggan. Aktivitas penerimaan permintaan pemasangan dari pelanggan akan dimulai ketika ada permintaan pemasangan yang baru, baik dari pelanggan baru maupun pelanggan lama, atau penambah atau pengubahan penggunaan layanan dari pelanggan lama. Perbedaan yang juga cukup mendasar dari proses bisnis PT XYZ adalah tidak banyak melibatkan persediaan perlengkapan pemasangan (inventory). Gudang yang dimiliki PT XYZ digunakan untuk menampung persediaan decoder, smart card, dan kabel-kabel penunjang pemakaian decoder untuk layanan televisi berbayar dan internet. Namun, persediaan tersebut bukan persediaan barang untuk dijual ke pelanggan. Persediaan tersebut merupakan aset PT XYZ yang dipinjamkan ke pelanggan selama pelanggan menggunakan layanan dari PT XYZ. Jika ada pelanggan yang menghentikan penggunaan layanan atau tidak membayar tagihan dalam beberapa bulan, PT XYZ akan mengambil kembali decoder, smart card, kabel, dan peralatan lainnya dari pelanggan. Poin lain yang juga dapat dilihat dari siklus pendapatan PT XYZ adalah tidak banyak dokumen yang digunakan dari setiap kegiatan. Gambar 4.12 dan Gambar 4.13 menunjukkan bahwa terdapat empat sampai lima jenis dokumen yang digunakan dalam setiap aktivitas bisnis dalam siklus pendapatan dan untuk mencatat setiap transaksi. Kelima dokumen tersebut adalah Formulir Pemasangan, Berita Acara Pemasangan, Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan, Slip Penyetoran Kas, dan Surat Perjanjian (Agreement Letter) yang hanya digunakan pada pelanggan korporasi. Penggunaan dokumen yang relatif lebih sedikit dibandingkan dengan teori yang umumnya digunakan dapat disebabkan Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

64

karena kegiatan bisnis dari PT XYZ yang cukup berbeda dari industri lain pada umumnya, terutama jika dibandingkan dengan perusahaan manufaktur atau penjualan barang. Penerapan siklus pendapatan dalam PT XYZ akan dilihat kesesuaiannya dengan teori yang dikemukakan oleh Romney dan Steinbart (2009) mengenai siklus pendapatan. Mengingat bahwa PT XYZ menawarkan jasa, bukan barang, akan ada perbedaan mendasar seperti yang disebutkan sebelumnya, karena teori yang dikemukakan Romney dan Steinbart lebih mendekati perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur atau retail yang menjual barang. Namun demikian, ada hal-hal yang dapat dievaluasi dari penerapan siklus PT XYZ. Berikut ini adalah pembahasan penerapan siklus pendapatan PT XYZ dari setiap aktivitas bisnisnya.

4.3.1 Pencatatan Pesanan Pelanggan (Sales Order Entry) Di dalam siklus pendapatan PT XYZ, aktivitas bisnis ini merupakan proses penerimaan permintaan pemasangan decoder dari pelanggan. Permintaan pemasangan decoder ini diterima oleh bagian layanan pelanggan melalui telepon, sales counter PT XYZ, atau secara online melalui situs resmi PT ABC, Tbk. Permintaan pemasangan yang telah diterima layanan konsumen akan diproses ke dalam database aplikasi permintaan pemasangan. Permintaan pemasangan yang telah masuk ke dalam sistem akan diterima oleh bagian instalasi, administrasi, keuangan, dan akuntansi. Bagian instalasi untuk dilakukan proses selanjutnya untuk memenuhi permintaan pemasangan dari pelanggan. Pada aktivitas bisnis awal ini, PT XYZ tidak menggunakan formulir pemesanan (sales order) untuk mencatat permintaan pemasangan dari pelanggan. permintaan pemasangan yang diterima akan dicatat secara online melalui aplikasi pencatatan. Data permintaan pemasangan akan ditampilkan secara online oleh aplikasi tersebut dan diterima oleh bagian instalasi. Untuk menggantikan fungsi formulir pemesanan, PT XYZ menggunakan Formulir Pemasangan untuk mencatat permintaan pemasangan dari pelanggan. Akan tetapi, Formulir Pemasangan ini diisi langsung oleh pelanggan ketika bagian instalasi mendatangi Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

65

lokasi pelanggan untuk memenuhi permintaan pemasangan. Dengan demikian, tidak ada dokumen yang digunakan oleh PT XYZ dalam proses penerimaan permintaan pemasangan ini. Menurut penulis, ada baiknya perusahaan membuat formulir penerimaan permintaan pelanggan. Formulir tersebut dapat diberikan kepada bagian instalasi untuk proses pemenuhan permintaan pelanggan. Dengan adanya formulir permintaan pelanggan, bagian instalasi dapat menyesuaikan perlengkapan pemasangan yang diperlukan nantinya. Selain itu, formulir tersebut dapat diberikan kepada bagian gudang untuk pendokumentasian. Pendokumentasian ini dimaksudkan sebagai pembanding antara permintaan pemasangan yang diterima dengan jumlah perlengkapan pemasangan yang diambil oleh bagian instalasi. Hal ini perlu dilakukan karena bagian instalasi dapat mengambil perlengkapan pemasangan lebih dari yang dibutuhkan, namun tetap diprediksikan. Pengambilan perlengkapan pemasangan terebut dilebihkan karena ketika bagian instalasi datang ke lokasi pelanggan, pelanggan dapat mengubah permintaannya, seperti pengubahan paket layanan, atau menambah permintaannya, yang awalnya hanya meminta pemasangan decoder untuk internet namun menambah untuk melakukan pemasangan decoder televisi berbayar. Untuk pendaftaran permintaan pemasangan online melalui situs resmi PT ABC, Tbk., terlihat ada pemilihan cakupan wilayah (coverage area) penyediaan layanan dari PT XYZ pada tahap pertama (Lampiran 3, halaman 80). Ketika calon pelanggan memilih cakupan wilayah dan ternyata lokasi pelanggan tidak masuk dalam cakupan wilayah, proses tersebut hanya berhenti pada tahap pertama saja dan tidak ada informasi yang masuk ke perusahaan. Penulis mengusulkan untuk menyediakan kolom yang dapat diisi oleh calon pelanggan yang ingin mendaftar permintaan pemasangan, namun lokasi calon pelanggan tersebut belum masuk dalam cakupan wilayah penyediaan layanan dari PT XYZ. Hal ini dapat memberi informasi kepada perusahaan mengenai jumlah peminat calon pelanggan dari wilayah atau lokasi tertentu dan membantu perusahaan dalam melakukan pengembangan jaringan.


66

Dalam proses penerimaan pesanan pemasangan decoder, PT XYZ tidak melakukan tahapan pengecekan dan penyetujuan kredit (credit approval) pelanggan. Hal ini disebabkan karena perusahaan memiliki asumsi bahwa setiap pelanggan memiliki kemampuan bayar yang sama. Pengecekan kredit dinilai tidak memiliki pengaruh yang signifikan terhadap kegiatan bisnis perusahaan karena pelanggan diharuskan untuk langsung membayar setiap tagihan penggunaan layanan setelah menikmatinya selama hampir sebulan. Jika ada pelanggan yang tidak membayar tagihan, PT XYZ langsung memutuskan layanan pelanggan tersebut. Jika sampai tiga bulan pelanggan belum membayar tagihannya, PT XYZ dapat langsung mendatangi lokasi pelanggan, menarik decoder, smart card, dan peralatan lainnya, dan menagihkan pembayarannya. Pengecekan

ketersediaan

perlengkapan

pemasangan

(inventory

availability) dilakukan oleh bagian instalasi ketika akan memproses pemasangan di lokasi pelanggan. Ketika perlengkapan pemasangan mencukupi dalam pelaksanaan pemasangan, pemasangan dapat langsung dilakukan di lokasi pelanggan sesuai dengan jadwal yang telah diinformasikan ke pelanggan. Apabila perlengkapan

pemasangan

tidak

mencukupi,

bagian

instalasi

akan

menginformasikan ke pelanggan melalui bagian layanan pelanggan. Bagian instalasi juga akan menginformasikan jadwal pemasangan yang baru yang disesuaikan dengan estimasi kedatangan perlengkapan pemasangan yang dibutuhkan. Namun pada umumnya, pengecekan ketersediaan perlengkapan pemasangan dilakukan ketika ada permintaan pemasangan atas paket layanan yang sudah jarang diminta, terutama untuk mengecek jumlah smart card atas paket layanan tersebut. Untuk paket layanan yang banyak digunakan, PT XYZ selalu mengelola ketersediaan perlengkapan pemasangan untuk mencegah penundaan jadwal pemasangan. Pada tahapan menanggapi pertanyaan pelanggan, PT XYZ menyediakan layanan pelanggan yang dapat diakses melalui telepon, email, dan sales counter PT XYZ. Layanan pelanggan ini terbagi dalam dua bagian, yaitu bagian yang melayani keluhan, pertanyaan, dan pelayanan lainnya (contact center), serta bagian yang menerima permintaan pemasangan decoder (sales center). Layanan


67

pelanggan merupakan fasilitas yang diberikan PT XYZ kepada pelanggan agar pelanggan yang memiliki kendala dalam penggunaan layanan dari PT XYZ dapat segera bertanya dan melaporkannya melalui layanan pelanggan. Pertanyaan dan laporan yang diterima melalui layanan pelanggan akan ditindaklanjuti untuk tetap menjaga kepuasan pelanggan. Akan tetapi, dalam suatu forum situs berita di Indonesia, beberapa pelanggan pengguna layanan internet dari PT XYZ mengeluhkan pelayanan yang lambat. Pengaduan dari pelanggan lewat email dianggap spam dan tidak ada solusi yang diberikan. Pengaduan lewat contact center pun sulit dilakukan karena jaringan telepon yang selalu sibuk, bahkan ketika ditelepon pada malam hari. Hal ini dapat menjadi pertimbangan untuk PT XYZ dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggannya, terutama dalam pemberian akses yang lebih mudah bagi pelanggannya untuk mengajukan pengaduan maupun pertanyaan. Dalam tingkatan pembedaan pelanggan dalam proses pemilihan pelanggan (customer selection), PT XYZ tidak melakukan pembedaan (undifferentiated) sehingga setiap pelanggan PT XYZ diperlakukan secara sama. Hal ini dikarenakan PT XYZ merupakan perusahaan penyedia jasa yang dapat digunakan secara massal selama masih di dalam ruang lingkup penyediaan layanan dari PT XYZ. Dengan demikian, dalam bisnis PT XYZ, yang memiliki peran sebagai pengambil keputusan adalah pelanggan sehingga pelanggan dapat memilih perusahaan mana untuk memenuhi permintaannya, yaitu layanan televisi berbayar atau internet. Namun, untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda-beda, PT XYZ mengatasinya dengan memberikan pilihan paket layanan yang dapat dipilih oleh pelanggan. Dalam proses penerimaan permintaan pemasangan, PT XYZ tidak melakukan

seleksi

pelanggan

untuk

menentukan

menerima

permintaan

pemasangan atau tidak. Setiap permintaan pemasangan yang masuk ke perusahaan akan diterima dan kemudian diproses untuk memenuhi permintaan pelanggan. Penyeleksian pelanggan umumnya tidak dilakukan kepada pelanggan individu. Jika pelanggan tidak membayar tagihannya, PT XYZ dapat langsung mencabut layanannya dan langsung menagihkan kepada pelanggan. Untuk pelanggan


68

korporasi, PT XYZ melakukan penyeleksian dikarenakan nilai transaksi dan risiko bisnis umumnya lebih besar dibandingkan dengan pelanggan individu. Akan tetapi, penyeleksian tidak dilakukan secara mendalam. PT XYZ hanya memastikan bahwa pelanggan korporasi mampu membayar tagihannya setiap bulan. Ketika melakukan transaksi dengan pelanggan korporasi, PT XYZ melakukan perjanjian dalam Surat Perjanjian yang disetujui kedua belah pihak. PT XYZ juga menyeleksi melalui kondisi ekonomi pelanggan korporasi untuk memastikan mereka dapat membayar tagihan yang akan diberikan setiap bulannya.

4.3.2 Pengiriman (Shipping) Aktivitas pengiriman dalam siklus PT XYZ merupakan proses pemenuhan permintaan pemasangan dari pelanggan. Aktivitas ini dimulai setelah bagian instalasi PT XYZ telah memeriksa jumlah karyawan instalasi yang tersedia dan mencetak satu lembar Formulir Pemasangan dan lima lembar Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Setelah dokumen disiapkan, bagian instalasi akan ke gudang untuk mengambil decoder dan peralatan lainnya setelah mengisi Formulir Pengambilan Perlengkapan Pemasangan. Selanjutnya bagian instalasi akan mendatangi lokasi pelanggan dan memasang decoder sesuai dengan permintaan pelanggan. Jika pemasangan decoder telah dilakukan, pelanggan mengisi Formulir Pemasangan dan menandatangani Berita Acara Pemasangan dan menyimpan satu lembar Berita Acara Pemasangan. Pelanggan juga diharuskan untuk membayar tunai biaya pemasangan. Untuk mendokumentasikan transaksi ini, bagian instalasi akan memberikan Berita Acara Serah Terima Uang yang juga ditandatangani pelanggan. Satu lembar Berita Acara Serah Terima Uang akan diserahkan ke pelanggan untuk disimpan pelanggan dan lembar lainnya akan didokumentasikan oleh bagian instalasi, administrasi, keuangan, dan akuntansi. Pada aktivitas ini, PT XYZ menggunakan Formulir Pengambilan Perlengkapan Pemasangan ketika mengambil decoder dan peralatan lainnya. Formulir tersebut digunakan untuk mencatat persediaan yang keluar dari gudang


69

beserta jumlahnya. Bagian instalasi yang mengisi formulir tersebut dan bagian gudang yang mengambil sejumlah yang tertera pada formulir. Usai memberikan peralatan pemasangan yang dibutuhkan bagian instalasi, bagian gudang akan mencatat perlengkapan pemasangan yang telah keluar dari gudang dan jumlah dari masing-masing perlengkapan pemasangan tersebut. Pencatatan tersebut akan dimasukkan ke dalam sistem dan jumlah persediaan akan diperbarui (update). Aktivitas pengiriman dalam proses bisnis PT XYZ ini tidak memerlukan dokumen seperti lembar pengemasan (packing slip) dan bill of landing. Bukti bahwa pelanggan telah menerima pemasangan

decoder sesuai dengan

permintaannya adalah melalui Berita Acara Pemasangan yang berisi detail pemasangan dan telah ditandatangani oleh pelanggan (Lampiran 4). Dengan menandatangani Berita Acara Pemasangan, pelanggan telah memastikan bahwa pemasangan decoder telah sesuai dengan permintaannya tanpa ada kesalahan. Ketika pelanggan membayar biaya pemasangan secara tunai, pelanggan harus memastikan bahwa bukti pembayaran yang diberikan oleh bagian instalasi telah mencantumkan jumlah tagihan yang benar. Setelah itu, barulah pelanggan dapat menandatangani bukti pembayaran tersebut dan membayar sesuai dengan tagihan. Berita Acara Pemasangan memiliki fungsi sebagai bukti bahwa bagian instalasi telah melakukan tugasnya untuk memenuhi permintaan pelanggan dan pelanggan telah menerima pemasangan sesuai dengan permintaannya. Namun, Berita Acara Pemasangan tidak dilengkapi dengan daftar permintaan dari pelanggan yang dicatat sebelumnya oleh bagian layanan pelanggan. Sebaiknya Berita Acara Pemasangan dilengkapi dengan permintaan pemasangan yang diminta pelanggan untuk mendukung proses pendokumentasian dan rekonsiliasi saat proses pencatatan data pelanggan nanti. Selain itu, dengan tercatatnya permintaan pelanggan yang telah diterima oleh bagian layanan pelanggan sebelumnya, perusahaan dapat membantu proses rekonsiliasi dan mengetahui apakah pelanggan mengubah layanan yang diinginkan atau menambah permintaannya pada saat pemasangan dilakukan. Hal ini dapat membantu proses pengendalian mengenai jumlah decoder, smartcard, kabel, dan perlengkapan lain yang digunakan pada aktualnya karena bagian instalasi dapat membawa


70

perlengkapan pemasangan melebihi yang dibutuhkan. Jika pelanggan ingin mengubah atau menambah penggunaan layanan di lokasi pelanggan, penggunaan decoder, smartcard, dan perlengkapan lainnya tetap dapat dikontrol dan jumlah persediaan tetap dapat dicatat dengan baik.

4.3.3 Penagihan (Billing) Formulir Pemasangan dan Berita Acara Pemasangan yang ditandatangani oleh pelanggan merupakan dokumen bukti mengenai data pelanggan dan jenis layanan yang mereka gunakan. Dari Formulir Pemasangan dan Berita Acara Pemasangan yang telah masuk ke bagian administrasi, bagian administrasi akan mencatatnya ke dalam sistem dan diproses dalam master file data pelanggan dan layanan yang digunakan. Melalui master file ini, bagian administrasi dapat memproses penagihan atas pemakaian layanan dari PT XYZ dan membuat Laporan Tagihan Bulanan untuk pelanggan setiap bulan. Bagian administrasi juga menerima Berita Acara Serah Terima Uang dan uang biaya pemasangan dari pelanggan atas pemasangan decoder. Berita Acara Serah Terima Uang dan uang biaya pemasangan tersebut menjadi dokumen pendukung untuk pencatatan ke dalam sistem sebelum diserahkan ke bagian keuangan. PT XYZ mengelola piutang usahanya dengan metode balance-forward. Dengan penggunaan metode ini, PT XYZ memproses tagihan masing-masing pelanggan atas layanan yang mereka gunakan selama satu bulan. Laporan Tagihan Bulanan tersebut merupakan hasil pengolahan oleh bagian administrasi dengan data dari master file di dalam sistem. Proses pembuatan tagihan bulanan ini dilakukan ketika sudah mendekati akhir periode atau bulan. Setelah tagihan telah diproses, bagian administrasi akan menerbitkan Laporan Tagihan Bulanan dan memberikan pemberitahuan kepada bagian akuntansi untuk mencatat penjurnalan piutang usaha terhadap pendapatan. Selanjutnya, bagian administrasi akan melakukan pengiriman tagihan bulanan, baik secara elektronik maupun surat. Pengiriman Laporan Tagihan Bulanan rutin dilakukan setiap bulan.


71

4.3.4 Penerimaan Kas (Cash Collection) Bagi pelanggan yang membayar tunai atas pemasangan decoder, bukti pembayaran dan uang kas akan diserahkan oleh bagian administrasi kepada bagian keuangan. Bagian keuangan akan mengarsipkan bukti pembayaran setelah memasukkan pembayaran yang sudah tejadi ke dalam sistem. Sistem akan mengolah data dan bagian akuntansi akan mencatat penjurnalan kas masuk terhadap penjualan atau pendapatan dan juga mengarsipkan salinan bukti pembayaran. Selanjutnya, bagian keuangan akan menyetorkan biaya pemasangan yang telah diterima ke rekening bank perusahaan. Penerimaan kas dari pembayaran tagihan umumnya lebih banyak dilakukan melalui transfer ke rekening bank perusahaan atau auto debit. Untuk memeriksa pembayaran yang sudah masuk, bagian keuangan akan memeriksa dari pemberitahuan sistem dan melakukan rekonsiliasi dengan rekening bank. Ketika semua pembayaran sudah terrekonsiliasi, bagian keuangan akan mencatat dalam sistem dan bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan kas atau bank terhadap piutang usaha dan mengarsipkan tagihan bulanan dari bagian administrasi. Apabila ada pembayaran yang tidak masuk ke rekening bank, bagian keuangan akan melapor pada bagian administrasi sehingga layanan terhadap pelanggan tersebut akan dicabut. Pengendalian atas aktivitas ini sudah cukup baik karena PT XYZ mempersempit kemungkinan terjadinya pencurian kas dengan memberikan banyak pilihan pembayaran diluar pembayaran tunai. PT XYZ juga memisahkan penugasan antara yang menerima kas atau pengecekan rekening bank dengan yang melakukan pencatatan atau penjurnalan. Selain itu, dengan dilakukannya rekonsiliasi rekening bank, jumlah uang yang masuk dapat dikontrol dengan melihat aktivitas yang terdaftar dalam rekening koran. Pengendalian atas jumlah kas yang seharusnya masuk juga dilakukan melalui pengarsipan Berita Acara Pemasangan, Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan, dan akses atas database Laporan Tagihan Bulanan.


72

Pada alur penyerahan dokumen Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan dari bagian administrasi sebaiknya dilakukan sedikit perbaikan. Dari Gambar 4.12, terlihat bahwa alur penyerahan dokumen dari bagian administrasi harus melewati bagian keuangan terlebih dahulu, setelah itu baru diterima oleh bagian akuntansi. Penulis menyarankan agar alur dari bagian administrasi langsung diserahkan langsung ke bagian keuangan dan akuntansi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah dokumen yang tidak terdokumentasi dengan baik atau hilang sebelum diterima oleh bagian akuntansi. Selain itu, hal ini dapat membantu mempercepat proses rekonsiliasi dengan data permintaan pemasangan sebelum dilakukan penjurnalan.

4.4 Pengendalian terhadap Kendala dan Risiko yang Dapat Terjadi dalam Siklus Pendapatan PT XYZ Selama dalam pelaksanaannya, setiap aktivitas bisnis akan menghadapi kendala yang dapat terjadi untuk menghalangi pencapaian pelaksanaan siklus pendapatan yang baik. Tujuan-tujuan yang dapat dicapai dalam setiap aktivitas bisnis maupun siklus pendapatan secara keseluruhan telah dijelaskan dalam Bab 2 sebelumnya. Berdasarkan penerapan siklus pendapatan di PT XYZ, kendala yang dapat terjadi menurut Romney dan Steinbart (2009) dan prosedur penanganan yang telah dilakukan PT XYZ akan dibahas pada subbab ini. 1. Permintaan pemasangan tidak dicatat dengan lengkap atau tepat. Kendala ini dapat diatasi PT XYZ melalui layanan pelanggan yang mencatat setiap permintaan pemasangan decoder. Dalam menerima permintaan pemasangan, layanan konsumen akan memastikan dan mengkonfirmasikan langsung kepada pelanggan bahwa semua permintaan pelanggan telah tercatat. Setelah permintaan pemasangan telah dipastikan tepat dan akurat, barulah layanan konsumen akan memasukkannya ke dalam aplikasi untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, kendala ini juga diminimalisasi oleh PT XYZ dengan penyediaan permintaan pemasangan secara online melalui situs resmi PT ABC, Tbk. sehingga penerimaan permintaan pemasangan dapat lebih akurat


73

dan lengkap karena pelanggan sendiri yang menuliskan permintaannya di formulir online (Lampiran 3). 2. Tidak ada legitimasi pesanan. Penerimaan pesanan yang langsung dilakukan oleh layanan pelanggan merupakan prosedur yang dilakukan PT XYZ dalam menghadapi kendala ini. Dengan mengkomunikasikan langsung kepada pelanggan, baik melalui telepon maupun tatap muka, kebenaran akan pemesanan pemasangan yang dilakukan pelanggan dapat dipastikan dengan baik. Penerimaan pesanan pemasangan melalui online juga diantisipasi dengan menghubungkan langsung pesanan online untuk langsung masuk ke dalam sistem. Dengan demikian, semua pesanan pemasangan dapat dipastikan masuk ke dalam sistem untuk diproses lebih lanjut. Selain itu, penggunaan Formulir Pemasangan juga meminimalisasi terjadinya kendala ini. 3. Persediaan perlengkapan pemasangan kurang atau habis. Walaupun persediaan decoder, smart card, kabel-kabel, dan peralatan lainnya adalah aset PT XYZ, bukan berarti ketersediaan persediaan menjadi tidak penting. Ketika persediaan decoder, smart card, kabel, atau peralatan lainnya tidak dapat memenuhi permintaan pemasangan, sudah dapat dipastikan bahwa pendapatan PT XYZ di masa depan dapat berkurang dari hasil layanan televisi berbayar atau internet. Untuk mecegah kendala ini terjadi, PT XYZ melakukan pemeriksaan fisik secara berkala dan memproyeksikan permintaan pemasangan decoder setiap bulannya. Dengan demikian, persediaan decoder dan peralatan lainnya dapat dikelola dengan dengan baik untuk memenuhi permintaan pemasangan oleh pelanggan dan pengelolaan pendapatan perusahaan. 4. Kesalahan dalam pemasangan. Kesalahan dalam pemasangan dapat berupa perlengkapan pemasangan yang dibutuhkan tidak dibawa atau pencatatan alamat yang keliru. Untuk menghidari kesalahan perlengkapan pemasangan, bagian instalasi sudah memastikan dengan baik permintaan pemasangan yang diinginkan oleh pelanggan. Jumlah decoder, panjang dan jumlah kabel yang dibutuhkan, dan Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

74

peralatan lainnya sudah dipastikan telah benar sebelum bagian instalasi mendatangi lokasi pelangan. Selain itu, antisipasi lain yang dilakukan adalah adanya kebijakan bahwa bagian instalasi dapat membawa perlengkapan pemasangan melebihi dari permintaan pemasangan yang tercatat. Jumlah yang dibawa tentunya tidak sembarangan, melainkan berdasarkan pengalaman layanan atau paket yang banyak digunakan. Terjadinya kesalahan alamat juga dihindari PT XYZ dengan mengkonfirmasi data pelanggan, seperti nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon yang dapat dihubungi, pada saat pelanggan melakukan permintaan pemasangan. Karena dalam proses bisnis PT XYZ tidak ada pengiriman barang melalui kurir, melainkan bagian instalasi datang langsung ke lokasi pelanggan untuk melakukan pemasangan, kekhawatiran akan kehilangan barang (dalam hal ini decoder dan perlengkapan pemasangan lainnya) saat proses pengiriman dapat diminimalisasi. 5. Pencurian perlengkapan pemasangan oleh orang luar maupun orang dalam. PT XYZ membatasi akses bagi orang-orang yang memasuki gudang. Bagian dalam dan sekeliling gudang juga dilengkapi kamera pengawas (CCTV) sehingga pengawasan gudang dapat dilakukan 24 jam. Selain itu, ketika bagian instalasi mengambil decoder, smart card, kabel, dan peralatan lainnya, bagian

instalasi

harus

mengisi

Formulir

Pengambilan

Perlengkapan

Pemasangan dan bagian gudang yang mengambilkan perlengkapan tersebut. Data

dalam

Formulir

Pengambilan

Perlengkapan

Pemasangan

akan

dimasukkan sistem dan sistem akan memperbarui data persediaan secara otomatis. Ketika bagian instalasi mengembalikan kelebihan perlengkapan pemasangan, terdapat Formulir Perlengkapan Pemasangan Masuk yang juga diisi oleh bagian instalasi dan datanya dimasukkan ke dalam sistem oleh bagian gudang. Data persediaan perlengkapan pemasangan terus diperbarui setiap ada barang yang masuk atau keluar sehingga ketika PT XYZ melakukan perhitungan fisik di gudang, jumlah yang tersedia dapat dipastikan telah sama dengan jumlah persediaan yang tercatat di dalam sistem.


75

6. Gagal dalam membuat tagihan kepada pelangan. Menurut Romney dan Steinbart (2009), salah satu cara yang dapat dilakukan untuk menghindari terjadinya kendala ini adalah dengan memisahkan pekerjaan antara yang melakukan pengiriman dengan yang melakukan penagihan. Prosedur ini sudah jelas dilakukan oleh PT XYZ dengan bagian instalasi yang memenuhi permintaan pemasangan dan bagian administrasi yang memproses laporan tagihan. Selain itu, prosedur lain yang dilakukan PT XYZ adalah dengan mendokumentasikan setiap Formulir Pemasangan dan Berita Acara Pemasangan, serta memberi nomor secara urut. Untuk menghindari terjadinya gagal dalam pembuatan tagihan, setiap ada data pelanggan baru beserta layanan yang mereka gunakan, bagian administrasi akan memasukkannya ke dalam sistem. Dengan demikian, pemrosesan laporan tagihan akan dilakukan secara otomatis oleh sistem. Ketika ada pelanggan yang menambah atau mengurangi penggunaan layanan, bagian administrasi akan mencatatnya dalam sistem dan memperbarui data pelanggan sehingga laporan tagihan untuk pelanggan tersebut juga akan terbarukan secara otomatis. 7. Kesalahan dalam penagihan atau pengelolaan piutang pelanggan. Pembuatan laporan tagihan yang salah dapat dihindari oleh PT XYZ dengan memproses laporan tagihan melalui sistem. Sistem akan menarik data dari database pelanggan dan layanan yang digunakan. Pemrosesan tagihan disesuaikan dengan layanan dan paket yang digunakan oleh pelanggan. Setiap ada pelanggan baru atau perubahan pemakaian layanan akan selalui diperbarui ke database pelanggan oleh bagian administrasi. Dengan demikian, tagihan yang lebih atau kurang dari seharusnya (overbilling atau underbilling) dapat dihindari. Pengiriman tagihan bulanan secara berkala dalam setiap mendekati akhir bulan juga merupakan prosedur yang dilakukan PT XYZ dalam mengelola piutang pelanggan. 8. Pencurian kas. Meminimalisasi jumlah kas yang dipegang (cash on hand) merupakan salah satu kebijakan yang dilakukan PT XYZ untuk menghindari terjadinya


76

pencurian uang kas. Bagian keuangan dapat mengontrol biaya pemasangan yang diterima melalui karyawan dengan melakukan rekonsiliasi antara jumlah biaya pemasangan diterima dengan data permintaan pemasangan, Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan yang telah ditandatangani pelanggan. Apabila ada pelanggan yang mengubah permintaannya ketika bagian instalasi mendatangi lokasi pelanggan tersebut, jumlah biaya pemasangan yang diterima tetap dapat dikontrol melalui Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Biaya pemasangan yang telah terkumpul dalam satu hari akan diakumulasi, kemudian bagian keuangan akan segera menyetorkannya ke rekening bank perusahaan. Penggunaan atau pengeluaran kas juga dilakukan melalui proses otorisasi oleh pihak-pihak yang berwenang. Setiap ada reimburse kas atas keperluan yang berhubungan dengan operasional perusahaan harus disertai dengan bukti pembayaran dan bagian keuangan harus memberikan laporan secara berkala. 9. Data yang hilang, berubah, atau diungkapkan tanpa diotorisasi. Untuk menghindari kendala ini, data yang dimiliki oleh perusahaan tidak dapat diakses oleh semua pihak. Misalnya, data pelanggan dan layanan yang digunakan hanya dapat diakses oleh bagian administrasi. Ketika karyawan administrasi ingin mengubah data pelanggan karena ada pelanggan baru atau pelanggan yang mengubah layanannya, karyawan tersebut harus meminta persetujuan terlebih dahulu dari atasannya. Setelah data diubah, karyawan terebut harus melaporkan dan melampirkan dokumen pendukung ke atasannya tersebut. Dengan demikian, keamanan dan keaslian data tetap dapat dikontrol dengan baik. 10. Kinerja yang buruk. Untuk mengatisipasi kendala ini, setiap divisi dalam PT XYZ akan memberikan laporan kinerja setiap bulannya. Dari laporan yang diberikan oleh setiap divisi akan ditinjau dan dievaluasi oleh Direksi PT XYZ. Setiap ada masalah atau kendala yang teridentifikasi akan segera ditindaklanjuti dan dicarikan solusi penyelesaiannya. Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

77

Selain kendala yang yang telah disebelumnya, PT XYZ juga melakukan pengendalian terhadap risiko yang dapat timbul dalam kegiatan siklus pendapatannya. Salah satu pengendalian yang dilakukan oleh PT XYZ adalah terkait dengan pemakaian layanan yang melebihi dari permintaan atau penggunaan layanan yang tercatat. Untuk pemakai layanan internet, PT XYZ sudah memiliki sistem yang sudah terintegrasi yang dapat mendeteksi penggunaan layanan oleh pelanggan. Ketika ada pelanggan yang menerima kuota internet melebihi paket yang dipilihnya, sistem akan langsung mendeteksi. Ketika bagian administrasi membuat tagihan bulanan, sistem akan mengolah tagihan sesuai dengan penggunaan kuota aktual dari pelanggan, bukan berdasarkan paket layanan yang tercatat. Selain itu, PT XYZ juga menyediakan laporan penggunaan layanan bulanan untuk memantau apakah kuota yang diterima oleh pelanggan sudah sesuai dengan paket yang dipilih dan yang tercatat dalam data pelanggan dan layanan yang digunakan. Jika ditemukan penggunaan kuota yang melebihi paket yang dipilih, PT XYZ akan segera melakukan audit sistem untuk menindaklanjuti masalah yang terjadi. Pengendalian terhadap penggunaan layanan televisi berbayar juga dilakukan PT XYZ untuk menghindari terjadinya kelebihan akses saluran televisi (channel) dari paket yang digunakan pelanggan. Ketika terjadi kecurangan penggunaan paket televisi berbayar sehingga pelanggan dapat mengakses saluran televisi melebihi dari paket yang digunakan, sistem akan langsung mendeteksi hal tersebut. Dengan demikian, ketika dilakukan proses penagihan oleh bagian administrasi, sistem akan mengolah tagihan berdasarkan jumlah saluran televisi yang dapat diakses oleh pelanggan, bukan berdasarkan paket yang tercatat. Selain itu, pihak penyedia saluran televisi (channel provider) memiliki laporan mengenai jumlah pelanggan yang dapat mengakses saluran televisinya. Jika jumlah pelanggan yang dapat mengakses saluran televisinya melebihi dari laporan yang diterima, pihak penyedia saluran televisi dapat melakukan audit sistem PT XYZ dapat dilakukan untuk memastikan bahwa tagihan yang dikirim ke pelanggan merupakan tagihan atas pemakaian aktual.


78

PT XYZ juga melakukan pengendalian terhadap risiko atas data rekening bank atau kartu kredit pelanggan yang melakukan metode pembayaran auto debit. Data rekening bank atau kartu kredit pelanggan, seperti yang terlihat dalam Lampiran 5, merupakan data yang sangat pribadi dan memiliki risiko tinggi jika sampai tersebar kepada pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Selain itu, dengan perkembangan teknologi saat ini, pihak yang tidak bertanggung jawab dapat menggunakan data tersebut untuk kepentingan pribadinya, seperti dengan melakukan pembajakan (hacking) atas rekening bank atau kartu kredit pelanggan. Untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan data rekening bank atau kartu kredit pelanggan, PT XYZ memiliki kebijakan untuk tidak menyimpan data rekening bank atau kartu kredit pelanggan. Surat Kuasa dari pelanggan yang diterima oleh bagian layanan pelanggan harus langsung diserahkan ke bagian keuangan. Setelah diterima oleh bagian keuangan, bagian keuangan akan menyerahkan Surat Kuasa tersebut ke bank yang bersangkutan pada hari yang sama. Selain itu, prosedur lain yang digunakan untuk melindungi data rekening bank atau kartu kredit pelanggan adalah dengan tidak membuat salinan dari Surat Kuasa tersebut dan pembatasan pihak yang menerima Surat Kuasa (limited access). Karyawan dari bagian layanan pelanggan yang menerima Surat Kuasa dari pelanggan dan yang menyerahkan Surat Kuasa ke bagian keuangan harus dicatat namanya di dalam berita acara harian. Karyawan dari bagian keuangan yang menerima Surat Kuasa dari bagian layanan pelanggan dan yang menyerahkan Surat Kuasa ke bank juga harus pihak yang memiliki otoritas atas kegiatan tersebut. Hal ini dilakukan untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya tindakan yang tidak bertanggung jawab atas data tersebut. Jika terjadi penyalahgunaan data rekening bank atau kartu kredit pelanggan, perusahaan dapat langsung mengidentifikasi berdasarkan catatan berita acara harian dan orangorang dari bagian keuangan yang memiliki akses untuk menerima Surat Kuasa. Untuk menghindari penggunaan data rekening bank atau kartu kredit perusahaan, penulis menyarankan agar ada perubahan prosedur. Pelanggan yang ingin menggunakan metode pembayaran auto debit sebaiknya menyerahkan Surat Kuasa langsung kepada bank yang bersangkutan, tanpa menyerahkannya ke PT


79

XYZ melalui bagian layanan pelanggan. Setelah menyerahkan Surat Kuasa ke bank dan mengurus prosesnya, pelanggan dapat menginformasikan ke pihak PT XYZ. Bank yang menerima Surat Kuasa juga sebaiknya menginformasikan ke pihak PT XYZ untuk proses rekonsiliasi dan pencocokan nomor pelanggan. Dengan demikian, data rekening atau kartu kredit pelanggan data lebih terjamin keamanannya karena PT XYZ tidak memiliki data tersebut. Pengendalian terhadap transaksi online dilakukan pada saat penerimaan permintaan pemasangan dan pembayaran tagihan penggunaan layanan dari pelanggan. Ketika pelanggan melakukan pendaftaran pemasangan decoder secara online, data permintaan akan langsung masuk ke dalam data permintaan pemasangan. Tanggal pemasangan akan diinformasikan kemudian melalui telepon oleh bagian layanan pelanggan setelah permintaan pemasangan telah diterima. Pengendalian yang dilakukan PT XYZ dengan melakukan pemeriksaan secara berkala bahwa sistem sudah terhubung secara online dengan data permintaan pemasangan. Hal ini dilakukan untuk memastikan permintaan pemasangan secara online dapat diterima. Pengedalian terhadap transaksi pembayaran secara online, baik melalui internet banking maupun sms atau mobile banking, dapat dipantau melalui sistem yang telah terintegrasi dengan bank-bank yang telah bekerja sama dengan PT XYZ. Ketika ada pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan secara online, sistem dari pihak bank akan mengirimkan pemberitahuan kepada bagian keuangan bahwa ada pembayaran yang masuk ke rekening bank perusahaan. Bagian keuangan akan melakukan rekonsiliasi dengan data tagihan bulanan melalui ebanking setiap rekening perusahaan yang digunakan untuk proses penerimaan pembayaran (collection). Dari setiap pembayaran yang masuk, akan diterima melalui bagian akuntansi untuk dilakukan proses penjurnalan melalui Oracle, sistem yang digunakan PT XYZ dalam kegiatan akuntansi.


BAB 5 PENUTUP

5.1 Kesimpulan Salah satu klien yang diaudit penulis selama menjalani program magang adalah PT ABC, Tbk. dan PT XYZ. PT ABC, Tbk. merupakan salah satu perusahaan besar dalam industri penyedia layanan telekomunikasi dan multimedia. Dengan menawarkan tiga layanan besar, yaitu televisi berbayar, internet berkecepatan tinggi, dan komunikasi data melalui jaringan telekomunikasi digital, PT ABC, Tbk. menjadi salah satu pemain besar dalam industri ini. Penyediaan layanan televisi berbayar dan internet dilakukan oleh PT XYZ, anak perusahaan dari PT ABC, Tbk. Karena bisnis utama PT ABC, Tbk. dijalankan oleh PT XYZ, siklus pendapatan dari PT XYZ dalam menyediakan kedua layanan tersebut menjadi objek dalam laporan magang ini. Pemahaman mengenai bisnis klien merupakan salah satu langkah awal dalam proses audit, salah satunya adalah sistem informasi akuntansi dalam perusahaan klien. Uniknya industri dan bisnis PT XYZ membuat penulis tertarik untuk membahas lebih mendalam mengenai siklus pendapatan PT XYZ. Penulis ingin membandingkan antara penerapan siklus pendapatan PT XYZ dengan teori yang berkaitan. Selain itu, penulis juga ingin mengetahui bagaimana pengendalian yang dilakukan oleh PT XYZ untuk memastikan bahwa siklus pendapatan telah berjalan dengan baik dan risiko yang mungkin dapat terjadi dapat diatasi oleh PT XYZ. Secara garis besar, ada enam proses yang terjadi dalam siklus pendapatan PT XYZ, yaitu: 1. Proses penerimaan permintaan pemasangan decoder yang dilakukan oleh bagian layanan konsumen dan data permintaan pemasangan akan dicatat dalam aplikasi database permintaan pemasangan. 2. Proses pemenuhan permintaan pemasangan decoder yang dilakukan oleh bagian instalasi dan dilengkapi dokumen pendukung, seperti Formulir 80 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

81

Pemasangan, Berita Acara Pemasangan, dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. 3. Proses pencatatan data pelanggan dan layanan yang digunakan yang dilakukan oleh bagian administrasi dengan didukung dokumen seperti Formulir Pemasangan, Berita Acara Pemasangan, dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Dokumen tersebut akan dicocokan dengan data permintaan pemasangan yang juga diterima oleh bagian administrasi untuk proses verifikasi dan pencatatan. 4. Proses penerimaan biaya pemasangan yang diterima melalui karyawan instalasi yang melakukan pemasangan dan diserahkan ke bagian keuangan melalui bagian administrasi terlebih dahulu untuk melakukan pencatatan. Penerimaan biaya pemasangan ini akan dicocokkan dengan data permintaan pemasangan, Berita Acara Pemasangan, dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan. Setelah penerimaan uang telah dicatat, bagian akuntansi akan menerima pemberitahuan dan melakukan penjurnalan pengakuan pendapatan dari biaya pemasangan tersebut. 5. Proses penagihan atas penggunaan layanan yang dilakukan bagian administrasi dengan dasar penggunaan data pelanggan dan layanan yang digunakan. Melalui data ini, sistem akan memproses Laporan Tagihan Bulanan yang akan dikirim ke pelanggan secara elektronik atau melalui surat. Ketika Laporan Tagihan Bulanan sudah diterbitkan, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan pengakuan pendapatan dalam bentuk piutang usaha. 6. Proses penerimaan pembayaran tagihan yang dilakukan oleh bagian keuangan. Pembayaran ini umumnya dilakukan pelanggan dengan transfer atau auto debit sesuai dengan kesepakatan yang telah dilakukan. Setelah bagian keuangan memastikan bahwa pembayaran telah masuk, bagian akuntansi akan melakukan penjurnalan penerimaan kas melalui bank atas piutang usaha yang telah dibayar.


82

Berbeda dari siklus pendapatan pada umumnya yang berulang dari proses penerimaan pemesanan dari pelanggan, siklus pendapatan PT XYZ akan berulang mulai dari penagihan sampai proses penerimaan pembayaran kembali. Proses itu akan terus berulang setiap bulannya selama pelanggan menggunakan layanan dari PT XYZ. Siklus pendapatan akan dimulai dari proses penerimaan permintaan pemasangan ketika PT XYZ mendapat pelanggan baru yang meminta pemasangan decoder atau ketika pelanggan lama ingin mengganti paket, layanan, atau menambah layanan. Ketika terjadi perubahan penggunaan layanan, bagian administrasi akan mengubah data pelanggan dan layanan yang mereka gunakan sesuai dengan permintaan yang baru dan didukung dengan Formulir Pemasangan, Berita Acara Pemasangan, dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan atas permintaan baru tersebut. Pengendalian yang dilakukan PT XYZ di dalam siklus pendapatan sudah cukup baik. Hal ini dapat dibuktikan dalam pencapaian tujuan-tujuan di bawah ini: 1. Pemintaan pelanggan telah dicatat dengan lengkap dan akurat, 2. Terdapat legitimasi permintaan pemasangan dari pelanggan, salah satunya dengan pengisian Formulir Pemasangan yang langsung diisi oleh pelanggan, 3. Tersedianya persediaan decoder, smart card, kabel, dan peralatan lain yang mendukung penyediaan layanan kepada pelanggan, 4. Rendahnya tingkat kesalahan dalam memenuhi permintaan pemasangan, baik dalam jumlah decoder, smart card, kabel, dan peralatan lain yang dibutuhkan maupun alamat pelanggan yang tidak dapat ditemui (salah pencatatan alamat), 5. Rendahnya tingkat pencurian persediaan, baik dari orang dalam maupun pihak luar, 6. Rendahnya tingkat kegagalan dalam membuat tagihan kepada pelanggan, 7. Rendahnya tingkat kesalahan dalam membuat tagihan pelanggan, 8. Rendahnya tingkat pencurian kas, 9. Data yang hilang, berubah atau diungkapkan tanpa otorisasi dapat diminimalisasi, dan 10. Kinerja perusahaan yang cukup baik.


83

Sistem yang digunakan PT XYZ sudah terintegrasi dengan baik. Sistem ini sudah terintergrasi antar divisi dalam perusahaan maupun dengan bank-bank yang telah bekerja sama dengan perusahaan dalam proses penerimaan pembayaran. Melalui sistem yang terintegrasi ini, pengendalian dalam proses pencatatan, penagihan, penerimaan kas, dan penjurnalan dapat dilakukan dengan cukup baik. Sistem dapat memberitahukan kepada divisi-divisi perusahaan yang saling berkaitan dengan suatu transaksi, misalnya ketika layanan pelanggan mencatat adanya permintaan pemasangan decoder dari pelanggan. Data permintaan ini tidak hanya dapat diterima oleh bagian instalasi saja, namun juga diterima oleh bagian administrasi untuk proses pengecekan dan pencatatan data pelanggan dan layanan yang digunakan, bagian keuangan untuk proses penerimaan biaya pemasangan, dan bagian akuntansi untuk melakukan penjurnalan atas biaya pemasangan untuk diakui sebagai pendapatan perusahaan. Sistem yang sudah terintegrasi dengan cukup baik juga dilakukan PT XYZ dalam proses penagihan. Ketika ada kecurangan atas penggunaan layanan yang melebihi dari paket yang dipilih oleh pelanggan, sistem dapat langsung mendeteksi dan penagihan yang dilakukan didasarkan pada pemakaian aktual. Dengan demikian, tagihan yang dikirimkan kepada pelanggan tersebut tetap dilakukan secara adil dan pelanggan yang melakukan kecurangan tetap harus membayar tagihan atas kelebihaan penggunaan paket layanan yang diterimanya. Selain itu, PT XYZ juga akan melakukan audit sistem dan melakukan penyelidikan atas tindakan kecurangan tersebut dan mencari pelaku yang terlibat untuk mengatasi masalah kecurangan yang ada. Penggunaan sistem yang terintegrasi juga dilakukan PT XYZ dengan pihak eksternal, diantaranya adalah bank-bank yang telah bekerja sama dengan PT XYZ dalam proses penerimaan pembayaran tagihan atas penggunaan layanan. Melalui kerja sama dengan bank-bank tersebut, PT XYZ dapat langsung menerima pemberitahuan ke dalam sistem ketika ada pembayaran tagihan yang masuk ke rekening perusahaan atau bahkan ada uang yang keluar. Hal ini tentunya dapat mempermudah perusahaan dalam mengontrol uang yang masuk maupun keluar dan mengurangi risiko terjadinya pencurian uang.


84

5.2 Saran Secara keluruhan, pengendalian dalam siklus pendapatan PT XYZ sudah berjalan cukup baik. Selain itu, pengendalian yang telah dilakukan dapat meminimalisasi terjadinya risiko yang dapat terjadi. Namun, ada beberapa hal yang dapat dilakukan PT XYZ untuk meningkatkan kinerja siklus pendapatannya. Penulis mengusulkan beberapa saran sebagai berikut: 1. Adanya formulir atau dokumen yang mencatat permintaan pemasangan dari pelanggan. Penggunaan dokumen ini dapat digunakan oleh bagian instalasi sebagai dasar pengambilan perlengkapan pemasangan. Selain itu, dokumen tersebut juga dapat menjadi alat kontrol untuk bagian gudang dalam mengeluarkan perlengkapan pemasangan dari gudang. Dokumen tersebut dapat menjadi pembanding antara perlengkapan pemasangan yang dibutuhkan, perlengkapan pemasangan yang keluar dari gudang, dan perlengkapan pemasangan yang dipakai pada aktualnya. Hal ini dapat membantu kontrol terhadap jumlah persediaan perlengkapan pemasangan. 2. Adanya kolom yang dapat diisi oleh calon pelanggan yang ingin mendaftar online permintaan pemasangan, namun lokasi calon pelanggan belum masuk dalam ruang lingkup wilayah (coverage area) penyediaan layanan dari PT XYZ. Kolom tersebut dapat diisi calon pelanggan tersebut dan dapat memberikan informasi kepada perusahaan mengenai peminatan calon pelanggan dari wilayah yang belum dijangkau oleh perusahaan untuk pengembangan jaringan di wilayah baru. 3. Peningkatan layanan pelanggan yang lebih mudah diakses oleh pelanggan. Selain itu, tanggapan atas keluhan atau pengaduan yang dilaporkan oleh pelanggan sebaiknya cepat dilakukan. Dengan demikian, kepuasan pelanggan lebih terjaga dan loyalitas pelanggan terhadap perusahaan dapat lebih ditingkatkan. 4. Berita Acara Pemasangan dilengkapi dengan daftar permintaan pemasangan yang tercatat. Hal ini dapat membantu proses pengecekan antara permintaan pemasangan yang diajukan pelanggan dengan pemasangan aktual yang Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

85

dilakukan. Dengan demikian, pelanggan yang mengubah permintaannya di lokasi dapat segera teridentifikasi. Selain itu, dengan adanya daftar permintaan pemasangan awal dapat membantu proses kontrol terhadap persediaan perlengkapan pemasangan. 5. Alur penyerahan dokumen Berita Acara Pemasangan dan Berita Acara Serah Terima Uang Biaya Pemasangan dari bagian administrasi langsung diserahkan ke bagian akuntansi tanpa harus berputar ke bagian keuangan terlebih dahulu. Langkah ini dapat dilakukan untuk meminimalisasi kemungkinan dokumen yang hilang atau tidak terdokumentasi dengan baik. 6. Surat Kuasa bagi pelanggan yang ingin menggunakan metode pembayaran dengan auto debit sebaiknya diserahkan langsung oleh pelanggan ke bank yang bersangkutan. Dengan demikian, PT XYZ dipastikan tidak memiliki data rekening bank atau kartu kredit pelanggan. Hal ini dapat dilakukan untuk mengamankan data rekening bank atau kartu kredit pelanggan yang bersifat rahasia dan pribadi. Selain itu, prosedur ini dapat mencegah penyalahgunaan data tersebut oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dari internal PT XYZ.


DAFTAR PUSTAKA

Bone, Sterling Allen. “To Accept or Reject A Customer’s Business? The Interaction of Customer Quantitative Merit, Customer Reputation and The Decion-maker’s Need”. ProQuest Information and Learning Company. 2006. Godfrey, Jayne, et al. Accounting Theory 7th Edition. Milton: John Wiley & Sons Australia, Ltd, 2010. Ikatan Akuntan Indonesia. “PSAK No. 1.” Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Ikatan Akuntan Indonesia, 2009. Ikatan Akuntan Indonesia. “PSAK No. 23.” Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Ikatan Akuntan Indonesia, 2010. Kieso, Donald E., Jerry J. Weygandt, and Terry D. Warfield. Intermediate Accounting, Volume 1 – IFRS Edition. United States of America: John Wiley & Sons, Inc, 2011. -------------. Intermediate Accounting, Volume 2 – IFRS Edition. United States of America: John Wiley & Sons, Inc, 2011. Laporan Keuangan Tahun 2013 PT XYZ, Tbk. Laporan Tahunan Tahun 2013 PT ABC, Tbk. Online Forum. 25 Maret 2009. Detik Forum. 30 Mei 2014. . Reeve, James M., et al. Principles of Accounting – Indonesia Adaptation. Singapore: Cengage Learning Asia Pte Ltd, 2008. Romney, Marshall B., and Paul John Steinbart. Accounting Information Systems 11th Edition. New Jersey: Pearson Education, 2009. RSM AAJ. Employee Handbook Version.14.01. Jakarta: RSM AAJ, 2014.

86 Universitas Indonesia Analisis siklus …, Shelvy Rufita, FE UI, 2014

87

Situs resmi PT ABC, Tbk. Situs resmi PT XYZ, Tbk. Wyner, Gordon A. “Customer Selection". ProQuest Information and Learning Company. 1998.


88

Lampiran 1: Pendapatan PT XYZ, Tbk. Berdasarkan Sumber Pendapatan (telah diolah kembali) Pendapatan PT XYZ, Tbk. berdasarkan sumbernya (dalam Rupiah) Pendapatan Layanan internet Layanan televisi berbayar Iklan Lain-lain TOTAL

2011 436.871.600.962

2012 2013 924.264.189.120 1.176.651.841.144

213.697.528.919

505.985.180.580

682.124.685.150

36.783.950.282 90.698.764.606 116.420.986.594 31.983.950.326 84.791.357.253 79.865.431.371 719.337.030.491 1.605.739.491.560 2.055.062.944.261

2,500,000,000,000 2,000,000,000,000 1,500,000,000,000

2011 2012 2013

1,000,000,000,000 500,000,000,000 Layanan internet

5.67%

Layanan televisi berbayar

Iklan

Lain-lain

TOTAL

3.89%

Layanan internet Layanan televisi berbayar

33.19% 57.26%

Iklan Lain-lain

Sumber: Laporan Keuangan Tahun 2013 PT XYZ, Tbk.


89

Lampiran 2: Pendapatan PT XYZ, Tbk. Berdasarkan Jenis Pelanggan (telah diolah kembali) Pendapatan PT XYZ, Tbk. berdasarkan jenis pelanggan (dalam Rupiah) Pelanggan Pihak ketiga Pihak berelasi

2011 703,872,833,101 15,464,197,390

2012 2013 1,581,441,960,918 2,034,675,290,126 24,297,530,643 20,387,654,135

TOTAL

719,337,030,491

1,605,739,491,561 2,055,062,944,262

2,500,000,000,000

2,000,000,000,000

1,500,000,000,000

Pihak ketiga Pihak berelasi

1,000,000,000,000

500,000,000,000

2011

2012

2013

0.99%

Pihak ketiga Pihak berelasi

99.01%

Sumber: Laporan Keuangan Tahun 2013 PT XYZ, Tbk.


90

Lampiran 3: Tahap Pengajuan Permintaan Pemasangan secara Online (telah diolah kembali) Tahap 1


91

(lanjutan) Tahap 2


92

(lanjutan) Tahap 3


93

(lanjutan) Syarat dan Ketentuan

Sumber: Situs resmi PT ABC, Tbk.


94

Lampiran 4: Contoh Berita Acara Pemasangan


95

Lampiran 5: Contoh Surat Kuasa Bagi Pelanggan yang Menggunakan Metode Pembayaran Auto Debit

Sumber: Situs Resmi PT XYZ (telah diolah kembali)


96

Lampiran 6: Diagram Alur Pengembalian (Restore) Data (telah diolah kembali)

Sumber: Dokumentasi audit RSM AAJ Tahun 2013


ANALISIS SIKLUS PENDAPATAN PERUSAHAAN TELEKOMUNIKASI DAN MULTIMEDIA PT XYZ, Tbk. LAPORAN MAGANG

Recommend Documents