ANALISIS RISIKO OPERASIONAL PADA PROSES KONVERSI WORKBOAT MENJADI SUPPLY VESSEL MV. SAM PROSPER I DI PT. DOK DAN PERKAPALAN SURABAYA Minto Basuki 1)
, Novendi
2)
Jurusan Teknik Perkapalan ITATS
*) 2)
*1)
Email:
[email protected]
PT. Dok dan Perkapalan Surabaya
Abstract In carrying out very big project, we also take a very high risk. Therefore, we need anticipate this risk if we don’t want to be bankcrupt. For this reason, special strategy is required to anticipated the various possible risk. This strategy is generally known is risk management. This risk management is also taken by. PT. Dok dan Perkapalan Surabaya (DPS) to build new shipbuilding project, one of them is building conversion ship of supply vessel MV Sam Prosper I. Risk analysis is done based on historical data during the project of building ship MV Sam Prosper I. It analysis as standart of risk analysis is used as standart of Australia and New Zealand risk management (AS/NZS 4360:2004). There are fifteen causes of risk for the project of ship MV Sam Prosper I, both internal risk and external risk consisting of four risk causes in the latenest of design and planning. Four risk causes in the latenest of material supply of equipment and seven risk causes in the latenest of production process. Key words: Risk management, Risk, AS/NZS standart, Risk source, New Building
1. Pendahuluan Di dalam bisnis jasa pembangunan perkapalan terdapat sifat-sifat unik sehingga diperlukan sejumlah asumsi untuk memperkirakan data-data dan informasi yang belum tersedia selama proses berjalannya proyek, sejak tahap perencanaan sampai pelaksanaan. Asumsi dan perkiraan yang digunakan dalam upaya mendukung adanya ketidakpastian ini. “Risiko” yang dihadapi proyek bergantung pada asumsi dan perkiraan yang digunakan atau tergantung pada pada faktor ketidakpastian (Djohanputra, 2008). Risiko yang akan dihadapi dalam proyek lebih berat, sehubungan dengan sifat proyek hanya berjalan dalam satu jangka waktu pelaksanaan yang tidak berulang (Norrman,2004). Sehubungan dengan itu, diperlukan manajemen risiko untuk melihat risiko-risiko yang dihadapi dan meninjau pengaruhnya terhadap sasaran kegiatan. Selanjutnya akan dapat direncanakan penanganan untuk meminimalisasi dampak buruknya sehingga dapat mendukung terwujudnya sasaran kegiatan (Andrews,2002). Dalam menilai risiko keterlambatan, perlu diketahui pula bahwa suatu risiko tertentu perlu dialokasikan kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan proyek tersebut, yaitu pihak galangan, owner, atau ditanggung bersama, dimana alokasi tersebut dituangkan melalui kontrak kerja (Basuki, dkk, 2008).. Namun seringkali dalam prakteknya, antara pihak yang satu dengan pihak yang lain saling melepas tanggung jawab terhadap terjadinya suatu faktor risiko tertentu yang menyebabkan terjadinya keterlambatan, sehingga hal tersebut berpotensi menimbulkan konflik antar pihak (Frosdick,1997). Implementasi pelaksanaan sebuah proyek besar, risiko yang dihadapi juga akan semakin besar. Jika hal tersebut tidak diantisipasi dengan baik, kerugian bahkan mungkin bangkrutnya sebuah perusahaan tak mustahil akan terwujud (Caltrans,2003). Dengan demikian, diperlukan strategi khusus untuk mengantisipasi berbagai risiko yang mungkin terjadi. Hal ini jamak dikenal dengan manajemen risiko (Kunreuther,2003), (Norris), (Sortreed,2003). Seperti yang dilakukan oleh PT Dok dan Perkapalan Surabaya (DPS) untuk membangun sebuah proyek kapal bangunan baru, diantaranya pembangunan kapal konversi supply vessel MV. Sam Prosper I. Risiko yang tidak tertangani dengan baik akan mengganggu proses pembangunan kapal. Hal tersebut terbukti dengan adanya kemunduran penyelesaian pekerjaan dari jadwal yang telah direncanakan, seperti yang terjadi pada proses pembangunan kapal MV. Sam Prosper I di PT. Dok Dan Perkapalan Surabaya.
1
2. Metodologi 3.1. Tahap Survey Pendahuluan Tahapan survey untuk pendahuluan perlu dilakukan sebelum tahapan pengambilan data kuantitatif dengan tujuan untuk lebih memahami sistem pada perusahaan yang akan dilakukan penelitian, yaitu dengan terlibat langsung di proyek MV. Sam Prosper I yang di bangun di PT. Dok Dan Perkapalan Surabaya (DPS). 3.2. Tahap Perumusan Masalah dan Penetapan Tujuan Penelitian Pada tahap ini observasi di proyek tersebut dilakukan hanya sebatas pada tahap pengamatan dan penggalian informasi dari data data yang sudah ada maupun data data yang masih terproses di PT. Dok dan Perkapalan Surabaya. 3.3. Tahap Studi Literatur Tahap studi literatur akan di lakukan Setelah ditetapkan apa yang menjadi tujuan dari penelitian. Tahapan ini berguna untuk memberikan referensi, konsep, teori, serta metode yang berhubungan dengan permasalahan yang dijadikan sebagai topik penelitian. 3.4. Tahap Pengumpulan Data Pada tahap pengumpulan data akan di lakukan langsung di proyek tersebut, yaitu dengan terlibat langsung di dalam proyek pembangunan kapal MV. Sam Prosper I di PT. Dok dan Perkapalan Surabaya, data data tersebut di peroleh dari pengumpulan data data yang sudah ada dan yang masih proses berlangsungnya proyek tersebut. 3.5. Tahap Identifikasi Risiko Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan pertanyaan where, when, why, and how terhadap kejadian-kejadian yang dapat menghambat atau mempengaruhi pencapaian tujuan proses operasional. Alat dan teknik yang dapat digunakan dalam pengidentifikasian risiko antara lain melalui checklist, penilaian berdasarkan pengalaman, dan dokumen yang sudah ada, observasi, serta wawancara dan interaksi langsung dengan proses yang akan diidentifikasi risikonya (Kunreuther,2003), (Sortreed,2003), (Standart AS/NZS 4360:2004). 3.6. Tahap Analisis Risiko Tahap analisis risiko dilakukan setelah proses indentifikasi terhadap risiko pada proses operasional pembangunan kapal MV. Sam Prosper I dilakukan. Tahapan ini bertujuan untuk memisahkan risiko mayor dan risiko minor, menyiapkan data dan mempersiapkan tahap selanjutnya yaitu melakukan evaluasi dan penanganan risiko. 3.7. Tahap Evaluasi Risiko Pada tahap ini dilakukan perbandingan antara level-level risiko yang diperkirakan terjadi dengan penetapan kriteria sebelumnya. Hasil dari evaluasi risiko adalah berupa daftar tingkat prioritas untuk tindakan lebih lanjut. Tahap evaluasi ini juga meliputi pembuatan peta risiko (risk mapping) untuk mengetahui level dari tiap risiko yang ada. 3. Hasil dan Perancangan 3.1. Identifikasi Risiko Tahap identifikasi risiko dilakukan untuk mengetahui risiko-risiko yang harus dievaluasi. Tahapan identifikasi resiko meliputi: 1. Penentuan KPI (Key Performance Indicator) Key Performance Indicator adalah indikator keberhasilan kunci/ pokok/ utama baik berupa finansial dari suatu aktifitas kunci proses maupun proyek yang dilakukan oleh suatu entitas di dalam organisasi. Tabel 1. Hubungan Objektif dan KPI. OBYEKTIF KEY PERFORMANCE INDICATOR CARA MENGUKUR MEMINIMALISIR KEUMUNDURAN/ KETERLAMBATAN PENYELESAIAN PEKERJAAN
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
FREKUENSI AKIBAT
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
FREKUENSI AKIBAT
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi
FREKUENSI AKIBAT
2
2. Sumber Risiko. Sebuah sumber risiko atau hazard adalah sesuatu yang secara intrinsik berpotensi untuk membahayakan atau membantu terjadinya risiko. Tabel 2. Sumber Risiko Kejadian Risiko
Sumber Risiko Gambar kerja salah.
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology). Approval drawing dari klasifikasi terlambat Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi. Keterlambatan Equipment Yard supply
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Proses pembuatan Purchase Order lambat. Equipment yang di supply tidak sesuai. Keterlambatan Equipment supply Owner Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari subkontraktor.
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
Respon instruksi yang lambat. Keputusan dari owner yang terlambat Tidak adanya owner representatif Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi. Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek.
Assesmen Konsekuensi / Akibat. Risiko bisa berakibat pada pencapaian tujuan bisnis korporat dalam berbagai cara. Tabel 3. berikut ini menunjukkan kriteria asesmen konsekuensi / akibat Tabel 3. Kriteria Konsekuensi / Akibat Indeks Akibat Rating Tingkat Akibat / Konsekuensi Keterangan 1 2 3 4 5
Tidak Berat / Insignificant Agak Berat / Minor Berat / Moderate Sangat Berat / Major Malapetaka / Catastrophic
Waktu terbuang < 10 hari Waktu terbuang 10 s/d 20 hari Waktu terbuang 20 s/d 50 hari Waktu terbuang 50 s/d 100 hari Waktu terbuang > 100 hari
Dengan perhitungan mean/rata-rata penundaan tiap kejadian maka diperoleh faktor tambah konsekuensi seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut. Tabel 4. Nilai Akibat risiko per peristiwa Kejadian Risiko
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Sumber Risiko
Akibat (per hari)
Gambar kerja salah. Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology).
3
Approval drawing dari klasifikasi terlambat Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi. Keterlambatan Equipment Yard supply Proses pembuatan Purchase Order lambat. Equipment yang di supply tidak sesuai. Keterlambatan Equipment supply Owner
5 6 7 1 4
7
10 Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang
5 2
3
memenuhi syarat dari sub-kontraktor. Respon instruksi yang lambat. Keputusan dari owner yang terlambat Tidak adanya owner representatif Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi. Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek
3 5 4 5 7
Assesmen Kemungkinan. Dari data yang tercatat selama 1 bulan, semua kejadian-kejadian dari setiap sumber risiko diakumulasikan sehingga didapatkan nilai kemungkinan sumber risiko selama 1 bulan. Kemudian, dari hasil sampel selama 1 bulan tersebut dikalikan dengan bilangan bulan penelitian. Tabel 5. Kriteria Kemungkinan Indeks Rating Frekuensi Probabilitas Kemungkinan Kemungkinan 1
Jarang Terjadi / Rare
Peristiwa / kejadian yang mungkin terjadi minimal 1 kali dalam 15 bulan
< 1%
2
Kemungkinan Kecil terjadi / Unlikely Mungkin Terjadi / Possible
Peristiwa / kejadian yang mungkin terjadi minimal 1 kali dalam 10 bulan
1% - 4%
Peristiwa / kejadian yang mungkin terjadi minimal 1 kali dalam 5 bulan
5% - 9%
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely Sering Terjadi/ Almost Certain
Peristiwa / kejadian yang mungkin terjadi minimal 1 kali dalam 1 bulan
10% - 15%
Peristiwa / kejadian yang mungkin terjadi minimal 1 kali dalam 3 minggu
≥ 16%
3 4
5
Pengukuran Risiko Langkah perhitungan akibat risiko ini dimaksudkan untuk mengetahui besarnya dampak dari masing-masing sumber risiko yang teridentifikasi. Hasil perhitungan tersebut dapat dilihat pada tabel 6. berikut : Tabel 6. Perhitungan Kemungkinan dan Akibat risiko dalam Kurun Waktu Bulan September 2008 s/d November 2009 Kejadian Risiko
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Keterlambatan dalam proses
Kemungkinan (likelihood)
Akibat (per hari)
Akibat Risiko
Gambar kerja salah.
45
3
48
Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology). Approval drawing dari klasifikasi terlambat Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi. Keterlambatan Equipment Yard supply Proses pembuatan Purchase Order lambat. Equipment yang di supply tidak sesuai. Keterlambatan Equipment supply Owner Penundaan pekerjaan karena material belum datang.
45
7
52
75
5
80
45
6
51
30
7
37
15
1
16
30
4
34
75
10
85
30
5
35
Sumber Risiko
4
pekerjaan produksi.
Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari subkontraktor. Respon instruksi yang lambat. Keputusan dari owner yang terlambat Tidak adanya owner representatif Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi. Kesadaran dari SDM untuk menyelesaikan proyek
30
2
32
30
3
33
30
5
35
30
4
34
60
5
65
45
7
52
Analisa Risiko Berdasarkan tabel likelihood/kemungkinan dan consequences/akibat (Standart AS/NZS 4360:2004) yang telah diatas, maka likelihood dari risiko yang telah diidentifikasi dapat diklasifikasikan sebagaimana ditunjukkan pada tabel 7. Tabel 7. Perhitungan Persentase Kemungkinan Kejadian Risiko
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
Kemungkinan (likelihood)
% Kemungkinan
Akibat Resiko
Gambar kerja salah. Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology).
45
10,00
24
45
10,00
28
Approval drawing dari klasifikasi terlambat
75
16,67
40
Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi.
45
10,00
27
Keterlambatan Equipment Yard supply
30
6,67
21
Proses pembuatan Purchase Order lambat.
15
3,33
8
Equipment yang di supply tidak sesuai.
30
6,67
18
Keterlambatan Equipment supply Owner Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari subkontraktor. Respon instruksi yang lambat.
75
16,67
45
30
6,67
19
30
6,67
16
30
6,67
17
Keputusan dari owner yang terlambat
30
6,67
19
Tidak adanya owner representatif Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi.
30
6,67
18
60
13,33
33
Sumber Risiko
5
Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek
Kejadian Risiko
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
10,00
Tabel 8. Level kemungkinan % Sumber Risiko Kemungkinan
28
Level
Indeks
Gambar kerja salah.
10,00
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely
4
Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology).
10,00
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely
4
Approval drawing dari klasifikasi terlambat
16,67
Sering Terjadi/ Almost Certain
5
Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi.
10,00
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely
4
Keterlambatan Equipment Yard supply
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
Proses pembuatan Purchase Order lambat.
3,33
Kemungkinan Kecil terjadi / Unlikely
2
Equipment yang di supply tidak sesuai.
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
16,67
Sering Terjadi/ Almost Certain
5
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
Respon instruksi yang lambat.
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
Keputusan dari owner yang terlambat
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
Tidak adanya owner representatif
6,67
Mungkin Terjadi / Possible
3
Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi.
13,33
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely
4
Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek
10,00
Kemungkinan Besar Terjadi/ Likely
4
Keterlambatan Equipment supply Owner Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari sub-kontraktor.
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
45
Tabel 9. Level Akibat Kejadian Risiko
Sumber Risiko
Akibat Risiko
Level
Indeks
6
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
Gambar kerja salah. Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology).
24
Berat / Moderate
3
28
Berat / Moderate
3
Approval drawing dari klasifikasi terlambat
40
Berat / Moderate
3
Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi.
27
Berat / Moderate
3
Keterlambatan Equipment Yard supply
21
Berat / Moderate
3
Proses pembuatan Purchase Order lambat.
8
Tidak Berat / Insignificant
1
Equipment yang di supply tidak sesuai. Keterlambatan Equipment supply Owner
18
Agak Berat / Minor
2
45
Sangat Berat / Major
4
Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari sub-kontraktor. Respon instruksi yang lambat.
19
Agak Berat / Minor
2
16
Agak Berat / Minor
2
17
Agak Berat / Minor
2
Keputusan dari owner yang terlambat Tidak adanya owner representatif Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi. Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek
19
Agak Berat / Minor
2
18
Agak Berat / Minor
2
33
Berat / Moderate
3
28
Berat / Moderate
3
Tabel 10. Indeks Akhir Risiko Kejadian Risiko
Keterlambatan dalam design dan perencanaan
Keterlambatan dalam Supply material / equipment
Indeks Kemungkinan
Indeks Akibat
Rating Resiko
Hasil
Gambar kerja salah. Masalah jenis pekerjaan baru (transfer of technology).
4
3
Tinggi (T)
7
4
3
Tinggi (T)
7
Approval drawing dari klasifikasi terlambat
5
3
Tinggi (T)
8
Revisi disain dari owner dan pihak klasifikasi.
4
3
Tinggi (T)
7
Keterlambatan Equipment Yard supply
3
3
Moderat (M)
6
Proses pembuatan Purchase Order lambat.
2
1
Equipment yang di supply tidak sesuai.
3
2
Sumber Risiko
Sangat Rendah (S) Rendah (R)
3 5
7
Keterlambatan dalam proses pekerjaan produksi.
5
4
Sangat Tinggi (E)
9
3
2
Rendah (R)
5
3
2
Rendah (R)
5
3
2
Keputusan dari owner yang terlambat
3
2
Tidak adanya owner representatif
3
2
Rendah (R)
5
4
3
Tinggi (T)
7
4
3
Tinggi (T)
7
Keterlambatan Equipment supply Owner Penundaan pekerjaan karena material belum datang. Kurangnya ketersediaan tenaga kerja yang memenuhi syarat dari subkontraktor. Respon instruksi yang lambat.
Pekerjaan perbaikan/revisi karena penyesuaian permintaan dari owner dan pihak klasifikasi. Kesadaran dari SDM untuk menyeleseikan proyek
Rendah (R) Rendah (R)
5 5
4. Kesimpulan a. Sumber Risiko dari proyek kapal MV. Sam Prosper I ini adalah 15 sumber risiko, baik itu internal maupun eksternal yaitu terdiri dari 4 kejadian risiko dari keterlambatan dalam desain dan perencanaan, 4 kejadian risiko dari keterlambatan dalam supply material/peralatan dan 7 kejadian risiko dari keterlambatan proses produksi. b. Berdasarkan hasil analisa tingkat risiko, maka sumber risiko yang memerlukan penanganan utama adalah risiko yang muncul dengan tingkatan risiko sangat tinggi yaitu keterlambatan owner supply equipment. Daftar Pustaka Andrews, D. J. and Moss, T. K. (2002): Reliability & Risk Assessment, AME Press, New York, USA. Basuki, M dan Widjaja, S, (2008): Studi Pengembangan Model Manajemen Risiko Usaha Bangunan Baru Pada Industri Galangan Kapal, Prosiding Seminar Nasional Teknologi Produksi, Jurusan Teknik Perkapalan, FTMK ITATS. Caltrans, (2003): Project Risk Management Handbook, http://www.dot.ca.gov/hq/projmgmt/guidance_prmhb.htm. (diakses pada : 28 Feb. 2009) Djohanputro, B., (2008): Corporate Risk Management (Manajemen Resiko Korporat), PT. Pustaka Binaman Presindo, Jakarta. Frosdick, S., (1997): Risk & Culture Theory : A Management Consultancy Approach, www.amazon.co.uk (diakses pada : 01 Maret 2009). Kunreuther, H., (2003): Risk Analysis, Center for Risk Management and Decision Processes, The Wharton School, University of Pennsylvania, Philadelphia. Norris,C., J. Perry dan P. Simon, Project Risk Analysis and Management, http://www.eurolog.co.uk/ apmrisksig/publications/minipram (diakses pada : 01 Maret 2009). Norrman, A. dan Jansson, (2004): Erricsson’s Proactive Supply Chain Risk Management Approach after a Serious Sub-supplier accident, International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, Vol. 34, Emerald Group Publishing Ltd. Sortreed, J. H., (2003): Institute for Risk Research, University of Waterloo, Waterloo, Ontario, Canada. _____________, RISK MANAGEMENT, Standards Australia and Standards New Zealand, AS/NZS 4360:2004.
8
