ANALISIS PROSEDUR DAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA PT. MPM RENT
Oleh HENDRIANTO H24104013
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
RINGKASAN
HENDRIANTO (H24104013). Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil. Dibimbing Oleh BUDI PURWANTO. Pengendalian internal terhadap kas selaku aktiva yang paling likuid sudah seharusnya diperketat. Penyalahgunaan terhadap penggunaan kas sangat rentan terjadi, mengingat kas sebagai aktiva yang mudah dipindahtangankan dan sulit dibuktikan kepemilikannya. Tujuan dari penelitian ini ialah (1) Menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent, (2) Menghitung jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari kekosongan dana kas kecil pada PT. MPM Rent, dan (3) Menganalisis pengendalian internal yang diterapkan terhadap pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent. Data yang digunakan dalam penelitian ini ialah data primer dan data sekunder. Data primer didapatkan melalui wawancara dengan bagian Treasury di PT. MPM Rent. Sedangkan data sekunder didapatkan dari studi pustaka, bukubuku, internet, artikel serta data dari PT. MPM Rent yang mendukung kelancaran penelitian ini. Penelitian ini dilakukan dengan dukungan metode analisis deskriptif kuantitatif. Analisis deskriptif kuantitif diawali dengan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan, kemudian dianalisis dan diinterpretasikan sesuai dengan landasan teori yang berlaku. Prosedur pengelolaan dana kas kecil di PT. MPM Rent terdiri dari prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil & prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Hasil perhitungan menunjukan bahwa saldo dana kas kecil yang optimal di PT. MPM Rent adalah Rp 43.737.848. Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu menambah saldo dana kas kecil sebesar Rp 8.737.848. Dari sisi pengendalian internal, baik dari aspek organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, maupun praktik yang sehat, PT. MPM Rent sudah menerapkan praktik yang cukup baik. Hal yang tidak diterapkan adalah mengasuransikan dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil, karena PT. MPM Rent merasa belum perlu untuk melakukan hal tersebut, karena sudah merasa cukup dengan pengendalian-pengendalian internal yang saat ini diterapkan.
ii
ANALISIS PROSEDUR DAN SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL DANA KAS KECIL PADA PT. MPM RENT
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi Manajemen Institut Pertanian Bogor
Oleh HENDRIANTO H24104013
PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014
iii
Judul Penelitian Nama NIM
: Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil Pada PT.MPM Rent : Hendrianto : H24104013
Disetujui oleh Pembimbing
Ir. Budi Purwanto, ME NIP 196307051994031003
Diketahui Ketua Departemen
Dr. Mukhamad Najib, STP, MM NIP 197606232006041001
Tanggal lulus:
iv
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 16 Februari 1989. Penulis merupakan anak kedua dari enam bersaudara dari pasangan Maswik dan Euis Bunayah. Penulis mengawali pendidikan di TK Islam Al-Kautsar pada tahun 1994. Kemudian melanjutkan pendidikan Sekolah Dasar (SD) Negeri Pondok Kopi 08 Pagi pada tahun 1995 hingga tahun 2001. Pendidikan tingkat menengah pertama diselesaikan penulis di SMP Negeri 199 Jakarta pada tahun 2004. Penulis melanjutkan pendidikan menengah atas di SMA Negeri 59 Jakarta dan lulus pada tahun 2007. Penulis melanjutkan pendidikan Diploma 3 di Politeknik Negeri jakarta jurusan Akuntansi dan lulus pada tahun 2010. Pada tahun 2010, penulis diterima sebagai mahasiswa Program Sarjana Alih Jenis Manajemen, di Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bulan November tahun 2011, penulis memutuskan untuk bekerja di PT. ANJ Rent yang kemudian diakuisisi oleh PT. MPM dan berganti nama menjadi PT. MPM Rent, sampai dengan saat ini penulis masih bekerja di perusahaan tersebut.
v
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmatNya sehingga skripsi ini dapat diselesaikan. Tidak lupa shalawat serta salam penulis panjatkan bagi Nabi kita Muhammad SAW. Tema skripsi penulis dalam penelitian yang dilaksanakan pada bulan Agustus 2013 sampai Desember 2013 ini ialah analisis prosedur dan pengendalian internal, dengan judul Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil Pada PT. MPM Rent. Penyusunan skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan oleh berbagai pihak. Hasil penelitian ini diharapkan berguna bagi perusahaan, penulis, dan seluruh pihak yang berkepentingan. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih terdapat kekurangan, sehingga saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan skripsi ini sangat penulis harapkan. Penulis berharap penelitian yang dilakukan dapat diterima dan bermanfaat bagi seluruh pihak yang berkepentingan.
Bogor, Mei 2014
Penulis
vi
UCAPAN TERIMA KASIH Dalam penulisan skripsi ini, penulis telah mendapatkan sumbangan pikiran, bimbingan, dukungan, dorongan dan doa dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan kepada: 1. Bapak Ir. Budi Purwanto, ME. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, menuntun, mengarahkan dan membimbing penulis dengan penuh kesabaran. 2. Bapak Dr. Eko Ruddy Cahyadi, S. Hut., MM. dan Bapak Ali Mutasowifin, SE, M. Ak. yang telah meluangkan waktu sebagai dosen penguji. 3. Keluarga tercinta yang senantiasa memberikan kasih sayang, doa dan dukungan baik moril maupun materil serta bantuan teknis maupun non teknis tanpa henti kepada penulis. 4. Segenap pimpinan dan pegawai Finance & Accounting Division PT. MPM Rent yang telah memaklumi dan memberikan izin kepada penulis selama penyusunan skripsi ini. 5. Staf pengajar dan karyawan/wati di Program Sarjana Alih Jenis Departemen Manajemen, FEM IPB. 6. Segenap teman-teman Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Angkatan 8. 7. Pihak-pihak lainnya yang tidak bisa disebutkan satu persatu, namun sangat membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
vii
DAFTAR ISI
RINGKASAN RIWAYAT HIDUP ................................................................................................v KATA PENGANTAR .......................................................................................... vi UCAPAN TERIMA KASIH .............................................................................. vii DAFTAR ISI ....................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix DAFTAR TABEL ................................................................................................ ix DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ ix I. PENDAHULUAN ..............................................................................................1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
Latar Belakang .............................................................................................1 Perumusan Masalah ......................................................................................4 Tujuan Penelitian..........................................................................................4 Ruang Lingkup Penelitian ............................................................................4 Manfaat Penelitian........................................................................................5
II. TINJAUAN PUSTAKA ....................................................................................6 2.1 Dana kas kecil ..............................................................................................6 2.1.1 Pengertian dana kas kecil ...........................................................................6 2.1.2 Prosedur dana kas kecil ..............................................................................6 2.2 Sistem Pengendalian Internal .....................................................................14 2.2.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal.................................................14 2.3 Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil.......................................15 III. METODE PENELITIAN .............................................................................18 3.1 3.2 3.3 3.4
Kerangka Pemikiran ...................................................................................18 Lokasi dan Waktu Penelitian......................................................................19 Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data ................................................20 Metode Penelitian .......................................................................................20
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN ......................................................................22 4.1 Gambaran Umum Perusahaan ....................................................................22 4.2 Pengujian dan Analisis Data.......................................................................22 4.2.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil di PT. MPM Rent ......................23 4.2.2 Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil .............................................27 4.3 Hasil Analisis .............................................................................................30 4.3.1 Penilaian terhadap Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan PT. MPM Rent. ......................................................................30 4.3.2 Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil31 4.3.3 Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil ...................34 4.3.4 Penilaian terhadap Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil ..............36
viii
KESIMPULAN DAN SARAN ............................................................................38 1. 2.
Kesimpulan.................................................................................................38 Saran ...........................................................................................................39
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................40 LAMPIRAN ..........................................................................................................41 DAFTAR GAMBAR Halaman No 1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap .............................. 7 2 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil ......................... 9 3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Metode Dana Tetap ................... 10 4 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Metode Dana Berfluktuasi......................................................................................................... 13 5 Kerangka Berfikir............................................................................................... 19 6 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil ............................................................ 30 7 Laporan Penggunaan Dana Kas Kecil................................................................ 33
DAFTAR TABEL Halaman No 1 Unsur Pengendalian Internal (Mulyadi, 2001) ................................................... 16 2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000............................. 32
DAFTAR LAMPIRAN No Halaman 1 Pengeluaran dana kas kecil periode Januari 2013 - Desember 2013 ................. 41 2 Flow Chart permintaan dana kas kecil............................................................... 43 3 Laporan Pengeluaran Dana Kas Kecil ............................................................... 43 4 Flow Chart pengisian dana kas kecil .................................................................. 44 5 Pengeluaran dana kas kecil periode Oktober-Desember 2013 ........................... 45 6 Rata-rata pengeluaran dana kas kecil tahun 2013 dan perhitungan dana Kas kecil optimal ....................................................................................................... 48 7 Pengendalian internal berdasarkan teori dan impelementasi pada PT. MPM Rent ............................................................................................................................... 49 8 Pengeluaran-pengeluaran yang sering dibiayai dana kas kecil ......................... 51
ix
x
I.
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Semakin berkembangnya suatu usaha maka semakin besar tanggung jawab pimpinan perusahaan atas pengelolaan aktiva perusahaan. Berkembangnya suatu usaha akan diikuti
dengan bertambahnya
aktiva perusahaan,
sehingga
pengawasannya harus semakin diperketat. Perusahaan harus membuat suatu sistem pegendalian yang baik serta memberikan pengarahan untuk dapat melindungi aktiva dari penyalahgunaan. Sistem pengendalian internal yang dirancang dengan baik akan membantu manajemen menetapkan sebuah kebijakan. Selain itu, mendorong terciptanya efisiensi, melindungi aktiva dari penyalahgunaan seperti pemborosan, kecurangan, pencurian, serta turut menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan dapat dipercaya. Sistem pengendalian internal harus diterapkan perusahaan untuk menjaga harta kekayaannya. Penerapannya atas kas dianggap sangat penting karena kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan paling rentan terhadap penyalahgunaan, mudah dipindahtangankan, dan tidak dapat dibuktikan kepemilikannya sehingga kas sering menjadi sasaran pencurian. Sistem pengendalian internal terhadap kas akan memisahkan beberapa fungsi, diantaranya fungsi penyimpanan, fungsi pelaksanaan dan fungsi pencatatan. Tanpa adanya fungsi-fungsi tersebut, kas akan sangat mudah digelapkan. Itulah sebabnya dalam akuntansi, prosedur-prosedur untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan sangat penting. Sistem pengendalian internal terhadap kas dibedakan menjadi dua, yaitu sistem pengendalian penerimaan kas dan sistem pengendalian pengeluaran kas. Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai merupakan hal yang penting dilakukan untuk memastikan jumlah penerimaan kas yang masuk sesusai dengan jumlah penerimaan kas yang seharusnya diterima perusahaan. Akan tetapi, kecurangan dan penyelewengan jarang terjadi melalui transaksi penerimaan kas, melainkan melalui pengeluaran kas. Oleh karena itu pengawasan
2
terhadap pengeluaran kas sama pentingnya atau bahkan lebih penting daripada penerimaan kas karena intensitasnya yang lebih sering terjadi. Cek dapat membantu perusahaan dalam pengendalian pengeluaran kas. Namun akan tidak ekonomis jika perusahaan harus menggunakan cek untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil. Selain menyebabkan pemborosan waktu juga memakan banyak biaya. Oleh karena itu perusahaan menyediakan dana kas kecil (petty cash fund) berupa dana tunai untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Walaupun jumlah pengeluaran dana kas kecil relatif kecil, tetapi intensitas pengeluarannya tinggi, sehingga jumlah totalnya selama periode akuntansi cukup besar. Oleh sebab itu dana kas kecil bisa menjadi sasaran penyelewengan baik sengaja atau tidak oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pengeluaran dana kas kecil. PT. MPM Rent merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, dimana bisnis utamanya adalah rental (penyewaan) mobil dan bisnis pendukungnya adalah penyediaan jasa supir. Saat ini PT. MPM Rent mempunyai sekitar 14.000 mobil dan 3.100 supir yang setiap harinya memerlukan biaya untuk beroperasi. Sama seperti perusahaan-perusahaan lainnya, untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil, PT. MPM Rent juga menggunakan dana kas kecil. Dana kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai pengeluaran operasional harian para supir serta pengeluaranpengeluaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Pengelompokan pengeluaran dana kas kecil di PT. MPM Rent setiap harinya dibagi menjadi enam kelompok : 1. Kas Kecil Operasional Supir GA, merupakan kas kecil yang dikelola oleh bagian General Affair (GA) PT. MPM Rent yang digunakan untuk membiayai biaya operasional (tol, parkir, BBM) supir yang bertugas antar-jemput karyawan PT. MPM Rent, baik pada saat berangkat dan pulang kantor (dari daerah tempat tinggal karyawan ke kantor), maupun pada saat jam kerja kantor (visit customer, meeting, dll). 2. Operasional Supir Kendaraan: Merupakan biaya operasional (tol, parkir, transport, derek & BBM) supir yang bertugas mengantar dan menjemput kendaraan untuk rental baru atau rental yang sudah selesai, dan kendaraan yang mau diperbaiki atau sudah selesai diperbaiki dari atau ke customer.
3
3. Operasional Supir Jepang: Merupakan biaya operasional (tol, parkir, BBM) supir yang bertugas antar-jemput karyawan jepang. 4. Operasional Koordinator: Merupakan biaya operasional (tol, parkir, BBM) koordinator supir yang bertugas mengawasi supir setiap harinya. 5. Kas Kecil Emergency BSD: Merupakan kas kecil yang disediakan untuk membiayai operasional (tol, parkir, transport, derek & BBM) supir operasional kendaraan yang bertugas mengantar dan menjemput kendaraan untuk rental baru atau rental yang sudah selesai, dan kendaraan yang mau diperbaiki atau sudah selesai diperbaiki dari atau ke customer ketika kasir kas kecil tutup, dari jam 17.00-08.00 hari berikutnya. 6. Operasional Lain-Lain: Merupakan biaya operasional lain-lain baik yang sifatnya rutin seperti uang makan supir, messenger dan mekanik; biaya pulsa internet; maupun yang sifatnya conditional seperti biaya pembelian spare part kendaraan yang sifatnya urgent, biaya entertainment customer, biaya derek kendaraan, biaya pembelian makan karyawan lembur, biaya penggantian kerugian ke customer, biaya tilang, dan reimburse biaya tol, parkir, bbm karyawan yang bertugas keluar kantor menggunakan uang pribadi. Setelah dikumpulkan, saldo pengeluaran dana kas kecil menunjukan angka yang cukup besar Lampiran 1. Namun, ditengah jumlah saldo pengeluaran yang cukup besar tersebut, masih ada keluhan dari karyawan dan para supir mengenai ketersediaan dana kas kecil. Para supir dan karyawan mengeluhkan dana kas kecil yang seringkali kosong. Tercatat pada bulan Oktober-Desember 2013, kasir kas kecil mengalami kekurangan dana kas kecil sebanyak 25 kali Lampiran 5 sehingga harus melakukan peminjaman ke bagian penerimaan. Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolan dana kas kecil dan sistem pengendalian internal yang diterapkan di PT. MPM Rent, sehingga penulis memutuskan untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Prosedur dan Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil pada PT. MPM Rent”
4
1.2. Perumusan Masalah Perusahaan perlu merancang sebuah kebijakan sistem pengendalian internal yang dapat mengendalikan dana kas kecil, menjamin ketepatan catatan akuntansi dan menjaga keterkaitan pada kebijakan-kebijakan perusahaan, yaitu pemisahan tanggung jawab yang jelas dan otorisasi transaksi-transaksi kas yang tepat. Tingginya saldo pengeluaran dana kas kecil dan banyaknya keluhan mengenai sering habisnya dana kas kecil dari karyawan merupakan masalah yang sedang terjadi di PT. MPM Rent. Oleh karena itu, perlu dianalisis pengelolaan dana kas kecil dan sistem pengendalian internal yang diterapkan PT. MPM Rent untuk melindungi kas kecil dari penyelewengan. Berdasarkan uraian tersebut, dapat dirumuskan beberapa permasalahan berikut: 1. Bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent? 2. Berapa jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari ketidaktersediaan dana kas kecil? 3. Bagaimana upaya pengendalian internal yang diterapkan terhadap pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent? 1.3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: 1. Menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent. 2. Menghitung jumlah persediaan dana kas kecil yang optimal untuk menghindari kekosongan dana kas kecil pada PT. MPM Rent. 3. Menganalisis
sistem pengendalian internal
yang diterapkan terhadap
pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent. 1.4. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian
ini
difokuskan
pada
bagaimana
perusahaan
melakukan
pengelolaan dana kas kecil dan pengendalian dalam pengelolaan dana kas kecil. Sedangkan tahap pengambilan keputusan dan strategi tetap menjadi wewenang penuh perusahaan. Penelitian akan dilakukan di kantor pusat PT. MPM Rent. Waktu penelitian adalah bulan Agustus-Desember 2013.
5
1.5. Manfaat Penelitian Melalui penelitian ini diharapkan terdapat hasil yang dapat dimanfaatkan perusahaan untuk : 1. Mengetahui penyebab besarnya saldo pengeluaran dana kas kecil dan seringnya terjadi kekosongan dana kas kecil di PT. MPM Rent. 2. Menentukan kebijakan untuk menyelesaikan masalah-masalah kas kecil di PT. MPM Rent. 3. Membuat pengelolaan dana kas kecil di PT. MPM Rent semakin baik dan sistem
pengendalian
internal
yang
semakin
meminimalisasi penyalahgunaan dari kas kecil.
efektif
sehingga
dapat
6
II.
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Dana kas kecil 2.1.1. Pengertian dana kas kecil Berikut adalah pengertian dana kas kecil menurut pandangan para ahli akuntansi : “Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayarkan dengan cek atau giro.” (Baridwan, 2006). “Dana kas kecil adalah sejumlah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran tunai perusahaan karena tidak mungkin dibayar dengan cek.” (Haryanto dkk, 2007). “Dana yang berisikan sejumlah kecil kas yang digunakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran kecil.” (Tunggal, 2009). Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kas kecil adalah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran perusahaan yang nilainya relatif kecil dan tidak ekonomis jika menggunakan cek atau giro. 2.1.2. Prosedur dana kas kecil Dalam mengelola dana kas kecil, terdapat prosedur-prosedur yang harus dilakukan agar dana kas kecil dapat dikelola dengan baik. Menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001) penyelanggaraan dana kas kecil dapat diselenggarakan dengan dua metode yaitu metode dana tetap (imprest method) dan metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method). Baik dengan metode dana tetap maupun metode dana berfluktuasi penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur, yaitu: 1.
Prosedur pembentukan dana kas kecil
2.
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil
3.
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
7
a. Metode dana tetap (imprest method) i. Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (imprest method) Dibawah ini merupakan bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001)
Gambar 1 Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001) Pada Gambar 1, bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal : Debit :
Dana kas kecil
Kredit :
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa (keuangan). Berdasarkan bukti
8
kas keluar tersebut, bagian kasa (keuangan) membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa (keuangan). Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut : Debit :
Bukti kas kecil yang akan dibayar
Kredit : Kas ii. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil metode dana tetap (imprest method) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dengan metode dana tetap sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas
kecil
dengan metode dana
berfluktuasi. Menurut Mulyadi (2001), bagan alir prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan metode dana tetap digambarkan pada Gambar 2
9
Gambar 2 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001) Dalam metode dana tetap pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Oleh karena itu, pada Gambar 2 tidak terlihat dokumen yang dikirimkan oleh pemegang dana kas kecil ke bagian jurnal untuk kepentingan pencatatan. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pegeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil dan
10
dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan. iii. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana tetap (imprest method) Pengisian kembali dana kas kecil dalam metode dana tetap didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil dan dicatat dengan mendebit rekening biaya. Menurut Mulyadi (2001), bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan metode dana tetap dilukiskan pada Gambar 3
Gambar 3 Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana tetap (Mulyadi, 2001)
11
Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada bagian utang. Bagian utang membuat bukti kas keluar sesuai jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang. Contoh jurnal: Debit :
Biaya administrasi dan umum
Debit :
Biaya pemasaran
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh bagian utang ke bagian kartu biaya untuk kepentingan rincian biaya administrasi dan umum dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang ke bagian kasa (keuangan). Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, bagian kasa (keuangan) membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan pada bagian jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut: Debit :
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Kredit :
Kas
b. Metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method) i. Prosedur pembentukan dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method) Pembentukan dana kas kecil metode dana berfluktuasi tidak berbeda dengan pembentukan dana kas kecil metode dana tetap baik dari segi tahapan maupun pencatatan. Namun dalam sistem dana kas kecil metode dana berfluktuasi, saldo rekening dalam kas kecil dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil.
12
ii. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method) Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan pembentukan, pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut: Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan register cek dengan jurnal: Register bukti kas keluar: Debit :
Dana kas kecil
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Register Cek: Debit :
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Kredit : Kas
Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal: Debit :
Biaya administrasi dan umum
Debit :
Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar dan register cek dengan jurnal: Register bukti kas keluar: Debit :
Dana kas kecil
Kredit : Bukti kas keluar yang akan dibayar Register cek: Debit :
Bukti kas keluar yang akan dibayar
Kredit : Kas Menurut Mulyadi (2001), bagan alir dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan metode dana berfluktuasi dapat digambarkan seperti pada Gambar 4.
13
Gambar 4 Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil metode dana berfluktuasi (Mulyadi, 2001) Perbedaan bagan alir dokumen di antara sistem dana kas kecil metode dana tetap dan metode dana berfluktuasi terletak pada prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil. Pada gambar 4, setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada pemakai dana kas kecil (dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil lembar ke-2), pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke bagian jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, bagian jurnal mencatat pengeluran dana kas kecil di dalam jurnal khusus (jurnal pengeluaran dan kas kecil) sebagai berikut:
14
Debit :
Biaya administrasi dan umum
Debit :
Biaya pemasaran
Kredit : Dana kas kecil Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu-persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian dan mingguan), bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh bagian jurnal untuk jangka waktu tertentu, disusun rekapitulasi, dan dicatat hasil rekapitulasinya dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Bagian jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran dana kas kecil kepada bagian kartu biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, bagian kartu biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya. iii. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil metode dana berfluktuasi (fluctuating balance method) Dalam metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil. 2.2. Sistem Pengendalian Internal 2.2.1. Pengertian Sistem Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Berikut adalah beberapa definisi pengendalian internal yang dikemukakan para ahli : a.
Menurut Dewan Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP) Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) (2007), sistem pengendalian internal meliputi organisasi serta pengendalian internal merupakan semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya, mencek kecermatan dan keandalan data
15
akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha, dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah digariskan. b.
Menurut Hery (2008) pengendalian internal adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersediaanya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa ketentuan (peraturan) hukum/ undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan.
c.
Menurut Messier, Glover, Prawitt (2008), pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, dan personel entitas lainnya yang di desain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (1) keandalan laporan keuangan, (2) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (3) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yag berlaku.
Dari beberapa pengertian diatas, penulis menyimpulkan, sistem pengendalian internal adalah sistem yang dibuat perusahaan untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, meningkatkan efisiensi, memberikan keyakinan tersedianya data akuntansi yang akurat dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditentukan. 2.3. Pengendalian Internal Terhadap Dana Kas Kecil Karena sifatnya yang sangat mudah dipindahtangankan, maka kas merupakan elemen yang rawan dicuri atau diselewengkan. Oleh karena itu perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas. Dalam bukunya, Mulyadi (2001) menyatakan, unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi prosedur pencatatan, serta unsur praktik yang sehat.
16
Tabel 1 Unsur Pengendalian Internal (Mulyadi, 2001) SISTEM PENGENDALIAN
1. Organisasi 2. Otorisasi Prosedur Pencatatan 3. Praktik yang Sehat
INTERNAL Keterangan Tabel 1 : 1. Organisasi a. Unsur sistem pengendalian internal mengharuskan pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan, agar data akuntansi yang dicatat dalam catatan akuntansi dijamin keandalannya. b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas kecil tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh pemegang dana kas kecil dari awal sampai akhir, tanpa campur tangan pihak lain. unsur pengendalian internal mengharuskan pelaksanaan setiap transaksi oleh lebih dari satu fungsi agar terciptanya internal check. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a.
b.
Pengeluaran kas kecil harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi kas kecil diotorisasi dengan pejabat berwenang dengan menggunakan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (jika menggunakan metode imprest) atau dalam jurnal pengeluaran kas kecil (jika menggunakan metode fluktuasi) harus didasarkan bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumendokumen pendukung yang lengkap.
3. Praktik yang sehat a.
b.
c.
Saldo dana kas kecil yang merupakan jumlah kas yang ada ditangan perlu dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir disuatu ruangan yang terpisah. Dokumen dasar dan dokumen pendukung pengeluaran kas kecil harus dibubuhi cap “lunas” oleh pemegang dana kas kecil setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. Penyelenggaraan sistem dana kas kecil dengan menggunakan metode dana tetap. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, agar catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi keandalan dan ketelitianya, maka perlu adanya pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi penyimpanan kas. Hal ini akan dimungkinkan melalui penyelenggaraan sistem dana kas kecil dengan metode dana tetap yakni fungsi penyimpanan kas kecil dilakukan oleh pemegang kas kecil dan pencatatan oleh fungsi akuntansi.
17
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Secara periodik ataupun mendadak diadakan perhitungan atau pencocokan jumlah fisik kas kecil yang ada ditangan dengan jumlah kecil menurut catatan. Perhitungan fisik kas (cash account) yang ada ditangan perusahaan harus dilakukan secara periodeik maupun mendadak untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas kecil. Besarnya saldo yang dihitung harus sama dengan jumlah kas kecil yang dibentuk berdasarkan surat keputusan direktur keuangan dikurangi dengan jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti. Dana kas kecil yang ada ditangan diasuransikan dengan asuransi kerugian Jika jumlah dana kas kecil yang ada ditangan jumlahnya relatif besar sehingga dipastikan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya membuka asuransi untuk menghindari resiko kemungkinan tersebut. Pemegang dana kas kecil atau kasir kas kecil diasuransikan (Fidelity Bond Insurance) Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan dana kas kecil maka karyawan tersebut harus diasuransikan. Fidelity Bond Insurance menjamin penggantian atas kerugian yang timbul atas penyelewengan yang dilakukan oleh kasir. Kasir kas kecil dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan. Untuk menjaga fisik kas yang ada ditangan, maka kas kecil perlu diberi perlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan kasir disebuah ruangan yang tidak semua karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Selain itu perlu pula disediakan lemari besi untuk melindungi kas yang ada ditangan perusahaan yang biasa dibuka oleh pihak-pihak yang berhak dan berwenang. Bukti penerimaan kas kecil harus dibatalkan atau dirusak sesudah diserahkan untuk pengisisan kembali, sehingga hal itu tidak dapat digunakan untuk pengisian yang kedua. Setelah uang diterima oleh pemegang dana kas kecil untuk pengisian kembali kas kecil maka bukti penerimaan kas kecil harus dibatalkan atau dirusak oleh bagian kasa perusahaan sehingga hal itu tidak dapat digunakan untuk pengisian yang kedua oleh pemegang dana kas kecil.
18
III.
METODE PENELITIAN
3.1. Kerangka Pemikiran PT. MPM Rent merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, dimana bisnis utamanya adalah Rental (penyewaan) mobil dan bisnis pendukungnya adalah penyediaan jasa supir. Saat ini PT. MPM Rent mempunyai sekitar 14.000 mobil dan 3.100 supir yang setiap harinya pasti memerlukan biaya untuk beroperasional. Seperti telah dijelaskan dalam latar belakang, kas merupakan aktiva yang sangat likuid dan paling rentan terhadap penyalahgunaan dan penyelewengan, oleh karena itu pengendalian
internal yang baik
dibutuhkan untuk
meminimalisasi atau bahkan menghilangkan penyalahgunaan dan penyelewengan tersebut. Selain kas bank, untuk pembiayaan operasional,
PT. MPM Rent juga
menyediakan dana kas kecil (petty cash fund) yang berupa dana tunai untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Dana kas kecil di PT. MPM Rent biasanya digunakan untuk me-reimburse pengeluaran operasional harian para supir dan karyawan PT. MPM Rent, seperti pengeluaran untuk tol, parkir, BBM, uang makan siang, dan pengeluaranpengeluaran lainnya yang jumlahnya relatif kecil. Walaupun jumlah pengeluaran dana kas kecil relatif kecil, tetapi intensitas pengeluaran ini sering terjadi, sehingga jumlah totalnya selama periode akuntansi cukup besar. Oleh sebab itu dana kas kecil bisa menjadi sasaran penyelewengan baik sengaja atau tidak oleh pihak-pihak yang terkait dengan prosedur pengeluaran kas kecil, baik prosedur pencatatan, pengeluaran sampai pengisian kembali. Untuk menghindari kecurangan tersebut, maka PT MPM Rent harus menetapkan suatu kebijakan untuk menciptakan sistem pengendalian internal yang efektif yang dapat mengamankan dana kas kecil. Pengendalian internal yang telah dibuat harus diukur implementasinya. Pengukuran tersebut dapat dilakukan dengan mengecek saldo pengeluaran dan pengisian kas kecil yang terjadi pada periode tertentu dan melakukan pemeriksaan mendadak oleh manajemen yang
19
waktu pelaksanaannya tidak diberitahu sebelumnya. Dari hasil pemeriksaan atau inspeksi tersebut akan terlihat sejauh mana pengendalian internal tersebut dapat mengamankan dana kas kecil dari penyalahgunaan dan penyelewengan. Untuk lebih jelasnya berikut ini disajikan kerangka pemikiran seperti pada Gambar 5 berikut ini : PT. MPM Rent
Prosedur dana kas kecil
Pembentukan
Permintaan dan
Pengisian dana
dana kas kecil
pertanggungjawaban
kas kecil
dana kas kecil
Sistem Pengendalian Internal Dana Kas Kecil
Organisasi
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Praktik yang sehat
Analisis Deskriptif Kuantitatif
Hasil Analisis
Gambar 5 Kerangka Pemikiran
3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini akan dilakukan di Kantor PT. MPM Rent yang beralamat di Jalan Sunburst CBD Office Park Lot. 2 Jalan kapten Soebijanto Djojohadikusumo
20
no. 10-12, BSD, Tangerang. Penelitian ini dilaksanakan kurang lebih lima bulan, dimulai pada bulan Agustus sampai dengan Desember 2013. 3.3. Jenis Data dan Metode Pengumpulan Data Data-data yang akan dikumpulkan untuk penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. 3.3.1. Data Primer Data primer merupakan data atau informasi yang dikumpulkan untuk tujuan tertentu yang sedang dihadapi.Data ini diperoleh dari sumber pertama melalui prosedur dan teknik pengambilan data yang dapat berupa wawancara (interview), observasi, maupun penggunaan instrumen pengukuran yang khusus dirancang sesuai tujuannya. Data primer diperoleh melalui wawancara langsung dengan bagian Treasury PT. MPM Rent. Melalui wawancara diajukan pertanyaan mengenai pengelolaan dana kas kecil, prosedur pengisian dan sistem pengendalian internal yang diterapkan untuk menghindari kecurangan-kecurangan. 3.3.2. Data Sekunder Data sekunder merupakan kumpulan data yang berisikan informasi yang telah ada dan sebelumnya telah dikumpulkan untuk tujuan yang lain. Data ini biasanya berupa data dokumentasi, arsip-arsip, studi pustaka, buku-buku, artikel dari media cetak maupun internet, dan lain sebagainya. Pencarian data sekunder ini bertujuan untuk mendapatkan inforrasi dan teori-teori yang berhubungan dan mendukung permasalahan yang dibahas, sehingga peneliti dapat memahami permasalahan secara lebih mendalam. Data sekunder dalam penelitian ini diperoleh dari studi pustaka, buku-buku, internet, artikel serta data dari PT. MPM Rent itu sendiri. 3.4. Metode Penelitian Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil, menghitung berapa total persediaan dana kas kecil yang optimal dan menganalisis sistem pengendalian internal pengelolaan dana kas kecil yang berkaitan dengan sistem, prosedur, serta pengendalian internalnya. Untuk mencapai tujuan itu, akan dilakukan melalui metode analisis deskriptif kuantitatif.
21
Analisis deskriptif dilakukan dengan mengumpulkan data, mencari fakta, kemudian menjelaskan dan menganalisis data dengan cara pengumpulan dan penyusunan data, selanjutnya dianalisis dan diinterpretasikan berdasarkan landasan teori yang ada. Dengan metode ini dapat diketahui apakah prosedur pengelolaan dana kas kecil dan sistem pengendalian internal pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai dengan prosedur yang berlaku atau belum. Setelah menganalisis prosedur pengelolaan dana kas kecil dan sistem pengendalian internal pengelolaan dana kas kecil, akan dilakukan perhitungan total persediaan kas kecil yang optimal untuk menghindari kekurangan maupun kelebihan dana kas kecil.
22
IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Perusahaan PT. MPM Rent didirikan tahun 1993 dengan nama PT. Autosale Lancar Mandiri. Perusahaan ini menjadi perusahaan penyewaan mobil di tahun 2001 dan dibeli oleh PT. Austindo Nusantara Jaya di tahun 2008. PT. MPM mengakuisisi perusahaan di akhir tahun 2011 dan mengubah namanya menjadi PT. MPM Rent. Saat ini PT. MPM Rent merupakan perusahaan penyewaan mobil terbesar kedua di Indonesia dengan total armada sekitar 14.000 unit. PT. MPM Rent memberikan layanan otomotif lengkap termasuk penyewaan mobil, jasa pengemudi, manajemen armada, car pooling, perbaikan body kendaraan dan asuransi. PT. MPM Rent selalu memberi layanan berkualitas dengan cara memastikan seluruh pengemudinya melalui seleksi penerimaan yang ketat serta menjalani pelatihan. Kurang dari 20% pelamar, diterima untuk program pelatihan pengemudi dan hanya setengahnya yang dinyatakan lulus dari program. Selain itu PT. MPM Rent juga memiliki layanan pelanggan selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Mobil-mobil PT. MPM Rent rata-rata hanya digunakan selama tiga tahun, setelah itu dijual melaui perusahaan lelang. Dengan memiliki dan mengoperasikan sendiri bengkel dan body repair-nya, kondisi mobil-mobil sewaan di PT. MPM Rent dipastikan dalam kondisi yang prima karena telah melalui proses perawatan yang baik dan berkala. 4.2. Pengujian dan Analisis Data Dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp 2.000.000. Sementara pengeluaran diatas Rp 2.000.000 harus melalui kas bank (kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager pemohon dana kas kecil). Hal ini dilakukan untuk mengoptimalkan fungsi utama dana kas kecil, yaitu untuk membiayai pengeluaran yang nominalnya kecil, selain itu juga untuk mencegah semakin cepat habisnya dana kas kecil jika dipakai untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya besar. Adapun pengeluaran-pengeluaran yang sering dibiayai melalui dana kas kecil,
23
diantaranya : I. Biaya tol parkir II. Biaya BBM (Bahan Bakar Minyak) III. Biaya transport antar-jemput mobil supir operasional kendaraan IV. Biaya entertain customer V. Biaya konsumsi pelatihan karyawan & supir VI. Biaya pembuatan kunci duplikat VII. Biaya makan siang supir operasional, kurir & mekanik VIII. Biaya operasional koordinator supir IX. Biaya makan karyawan lembur Penyajian komponen biaya-biaya tersebut terdapat pada Lampiran 8. 4.2.1. Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil di PT. MPM Rent a.
Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan Berdasarkan dua metode kas kecil yang telah diuraikan pada sub-bab
sebelumnya, PT. MPM Rent memilih metode dana tetap (imprest fund) sebagai metode dana kas kecil perusahaan. Alasan perusahaan menggunakan metode ini adalah agar pemeriksaan lebih mudah dilaksanakan, karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu tetap. Sehingga, pada saat pemeriksaan pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada. Tahap awal dalam pengelolaan dana kas kecil adalah pembentukan dana kas kecil. Diawali dengan penaksiran nominal alokasi dana kas kecil dari anggaran kas oleh bagian Treasury. Kemudian dibuatkan daftar usulan pembentukan dana kas kecil oleh bagian Treasury dengan penanggung jawabnya adalah Assistant Manager Treasury. Daftar usulan Pembentukan dana kas kecil yang telah dibuat tersebut harus mendapat persetujuan Manager Treasury dan General Manager Finance & Accounting. Setelah disetujui, bagian Treasury memberikan dana kas kecil sebesar jumlah yang telah disetujui kepada pemegang dana (Kasir) kas kecil. Pemegang dana kas kecil menyimpan dana kas kecil ke dalam Cash Box dan menguncinya. Akses Cash Box hanya dimiliki oleh pemegang dana kas kecil.
24
Berdasarkan internal memo pada tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang. b. Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Prosedur permintaan dana kas kecil pada PT.MPM Rent dapat dilakukan dengan cara: 1. Penggunaan dengan Formulir Permintaan Pembayaran Dana kas kecil dapat digunakan pemohon dengan mengisi Formulir Permintaan Pembayaran dan melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya. Setelah Formulir Permintaan Pembayaran diisi lengkap, bukti transaksi dan dokumen pendukung dilampirkan, pemohon meminta otorisasi di Formulir Permintaan Pembayaran oleh atasan pemohon (yang berwenang), lalu menyerahkan Formulir yang sudah diotorisasi, bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya ke kasir. Permintaan pembayaran dibawah Rp. 100.000 dapat langsung dibayarkan oleh kasir kas kecil setelah dilakukan verifikasi terlebih dahulu. Sedangkan untuk permintaan pembayaran diatas Rp. 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant Manager Treasury. 2. Penggunaan dengan Formulir Cash Advance Voucher Cash Advance Voucher digunakan untuk membiayai pengeluaran yang belum ada bukti transaksinya. Penggunaan dengan Cash Advance Voucher dilakukan dengan mengisi permohonan penggunaan dana kas kecil di Formulir Cash Advance Voucher dan melampirkan dokumen pendukung. Formulir Cash Advance Voucher yang sudah diisi lengkap dan dilampirkan dokumen pendukung diberikan ke atasan pemohon (yang berwenang) untuk diotorisasi. Formulir Cash Advance yang sudah lengkap dan diotorisasi, diserahkan ke kasir untuk dimintai otorisasi Assistant Manager Treasury. Setelah diotorisasi Assistant Manager Treasury, kasir kas kecil memberikan dana yang diminta kepada pemohon. Pemohon dapat menggunakan dana kas kecil dengan penuh tanggung jawab, dan melakukan pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil dengan menyertakan bukti transaksi dan Formulir Permintaan Pembayaran yang sudah diotorisasi oleh atasan pemohon (yang berwenang) paling lambat dua minggu setelah dana diterima.
25
Karena metode dana kas kecil di PT. MPM Rent menggunakan metode imprest system maka pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Pemegang dana kas kecil hanya mencatat di laporan kas kecil dan mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil untuk selanjutnya diajukan untuk pengisian kembali dana kas kecil. Pada PT. MPM Rent, kasir kas kecil menyelenggarakan catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Catatan tersebut disebut laporan kas kecil. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan bukti kas keluar yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil. Setiap penggunaan dana kas kecil harus dicatat ke dalam laporan kas kecil agar ketika dilakukan pemeriksaan atau pengecekan, dana tersebut dapat diketahui peruntukannya. Selain itu, dari pencatatan tersebut juga dapat diketahui berapa besar pegeluaran dana kas kecil dan berapa sisa dana kas kecil yang ada ditangan. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Di PT. MPM Rent pembuatan laporan penggunaan kas kecil dilakukan setiap hari (jika ada transaksi) oleh kasir kas kecil. Setelah selesai dibuat, laporan penggunaan kas kecil tersebut diserahkan ke bagian Treasury beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung untuk diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil. c.
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika dana kas kecil perusahaan sudah menipis atau saldo dana kas kecil
diperkirakan tidak akan cukup untuk melayani transaksi pengeluaran dana kas kecil, kasir kas kecil akan mengajukan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Sampai dengan penelitian ini selesai, pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari oleh kasir kas kecil. Karena metode yang digunakan PT. MPM Rent adalah metode dana tetap (imprest fund) maka prosedur pengisian kembali dana kas kecil didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut laporan penggunaan dana kas kecil, sehingga jumlah dana kas kecil akan kembali seperti pada saat awal periode pembentukan dana kas kecil. Proses pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja dari saat pengajuan permintan pengisian kembali. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dimulai dengan menyerahkan dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi dan laporan penggunaan
26
dana kas kecil kepada staf Treasury untuk kemudian diproses. Staf Treasury melakukan pengecekan dengan memeriksa kembali apakah bukti-bukti transaksi dan dokumen-dokumen sudah benar dan lengkap atau belum, jika sudah lengkap dan tidak ada kekurangan, staf Treasury menginput pengeluaran-pengeluaran tersebut ke software Microsoft Windows AX. Setelah selesai di input oleh staf Treasury dokumen-dokumen diberikan ke Assistant Manager Treasury. Assistant Manager Treasury memverifikasi dokumen-dokumen tersebut dengan data yang diinput di Microsoft Windows AX untuk mengetahui apakah ada kesalahan atau tidak. Setelah dinyatakan cocok dengan data yang telah diinput di Microsoft Windows AX dan tidak ada kesalahan, Assistant Manager Treasury akan mengotorisasi dokumen-dokumen tersebut dan menyerahkannya ke Manager Account Payable untuk kemudian diverifikasi kembali kesesuaian dokumen dan pencatatan di sistem (Microsoft Windows AX) jika tidak ada kesalahan, dokumen diposting di sistem (Microsoft Windows AX). Setelah selesai memposting, dokumen-dokumen tersebut diserahkan kembali ke Staf Treasury untuk dibuatkan jurnal kas keluar di sistem (Microsoft Windows AX) dan cek pengisian dana kas kecil, setelah jurnal kas keluar dan cek selesai dibuat,
Assistant Manager
Treasury dan Manager Treasury mengecek kesesuaian jumlah pengeluaran dana kas kecil dengan jumlah nominal rupiah yang tertulis pada bukti kas keluar dan cek. Setelah dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar dan cek selesai diproses dan dinyatakan tidak ada masalah, dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar beserta cek tersebut diserahkan ke General Manager Finance & Accounting untuk proses approval dan dilanjutkan dengan penanda-tanganan cek oleh General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO). Setelah approval selesai dan cek telah ditanda-tangani, dokumen-dokumen, lembar bukti kas keluar beserta cek dikembalikan ke staf Treasury untuk selanjutnya dilakukan proses pencairan. Setelah dana pengisian kas kecil cair, staf Treasury akan menginformasikan kepada kasir bahwa dana sudah cair sehingga pengisisan dana kas kecil bisa dilaksanakan. Setiap pembayaran yang telah dilakukan, dan lembar bukti kas keluar ditanda-tangani oleh kasir, Staf Treasury akan mencap lunas lembar bukti kas keluar tersebut dan bukti-bukti pembayaran beserta dokumen pendukungnya, lalu kemudian diarsip dan disimpan.
27
4.2.2. Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil Salah satu tugas pimpinan perusahaan adalah melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan, pencurian, dan penyalahgunaan. Bila perusahaan semakin besar dan semakin kompleks, maka peranan pembukuan dan akuntansi
menjadi
semakin penting untuk mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas, mencegah pengeluaran kas yang tidak sah, dan mencegah kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Hal-hal tersebut diatas merupakan sebagian dari bentuk pengendalian internal. Sebagaimana telah diketahui, keandalan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan sangat ditentukan oleh baik atau tidaknya pengendalian internal yang berlaku di perusahaan. Jika pengendalian internal dirancang dan diterapkan dengan baik oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaannya, maka laporan keuangan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan akan ter.jamin ketelitian dan keandalannya. Sistem pengendalian yang
lemah
akan
menyebabkan
kekayaan
perusahaan
tidak
terjamin
keamanannya, karena informasi yang tidak teliti dan tidak handal. Berkaitan dengan hal tersebut, PT. MPM Rent melakukan berbagai pengendalian internal agar pengelolaan dana kas kecil dapat berjalan dengan baik. Pengendalian internal yang dilakukan oleh PT. MPM Rent adalah sebagai berikut: a.
Aspek organisasi Struktur organisasi yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional
secara tegas merupakan bagian penting perusahaan untuk melakukan kegiatan pokok perusahaan. Pemisahan fungsi yang jelas pada masing-masing bagian bertujuan untuk mengetahui secara jelas dan pasti sesuai dengan kedudukannya di dalam struktur organisasi. Organisasi yang telah memisahkan tanggung jawab serta memberikan kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pengelolaan dana kas kecil pada PT. MPM Rent ditunjukkan dengan : i. Adanya pemisahan fungsi penyimpanan dana kas kecil oleh kasir dengan fungsi pencatatan ke dalam sistem (oleh Staf Treasury). ii. Adanya pemisahan fungsi pencatatan ke dalam sistem (oleh staf Treasury) dan fungsi approve pencatatan dalam sistem (oleh Manager Account Payable). iii. Adanya pemisahan fungsi pengecekan pengisian dana kas kecil (oleh bagian
28
Treasury) dengan fungsi pengotorisasian atau penanda-tanganan CEK pengisian dana kas kecil (General Manager Finance & Accounting dan Direktur Keuangan). iv. Transaksi penerimaan kas kecil (pengisian dana kas kecil) melibatkan kasir kas kecil, staf Treasury, Assistant Manager treasury, Manager Account Payable (AP), Manager treasury, General Manager Finance & Accounting & Direktur Keuangan. Pengeluaran dana kas kecil melibatkan kasir kas kecil, pemohon dana, atasan pemohon dana & Asst. Manager treasury (utk transaksi diatas Rp. 100.000). b. Aspek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berlaku pada PT. MPM Rent adalah : i. Setiap permintaan dana kas kecil, harus menggunakan formulir permintaan dana kas kecil yang sudah di otorisasi. Permohonan penggunaan dana harus menggunakan formulir permintaan pembayaran atau formulir Cash Advance Voucher yang sudah di otorisasi. Permohonan dengan nilai; ≤ Rp. 250.000 harus diotorisasi oleh Supervisor pemohon dana, ≥ Rp 250.000 - Rp 500.000 oleh Assistant Manager pemohon dana, ≥ Rp 500.000 oleh Manager pemohon dana. Dalam beberapa kasus tertentu, pembayaran diatas Rp 2.000.000 boleh dibayarkan melalui dana kas kecil setelah mendapat otorisasi dari General Manager pemohon. Dengan pengendalian ini setiap pengeluaran dengan nilai-nilai tersebut diatas pasti diketahui baik oleh Supervisor, Assistant Manager, Manager maupun General Manager dari pemohon dana. ii. Otorisasi Assistant Manager Treasury. Setiap permohonan penggunaan dana kas kecil diatas Rp 100.000 harus diotorisasi terlebih dahulu oleh Assistant manager Treasury. iii. Otorisasi General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO) Setiap pengisian dana kas kecil harus melalui otorisasi General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO). iv. Prosedur pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas.
29
Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. c.
Aspek praktik yang sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi pada PT. MPM Rent ditunjukkan dengan: 1. Cap lunas dari bagian keuangan pada saat dana cair diterima. Dengan pengendalian ini pencairan dana secara dobel tidak dapat dilakukan, karena bukti-bukti pengeluaran dan dokumen-dokumen pendukung yang telah selesai diproses untuk pengisian kembali dana kas kecil telah dicap lunas setelah dana diterima oleh kasir kas kecil. 2. Laporan penggunaan dana kas kecil dibuat setiap hari oleh kasir kas kecil. Dengan pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil setiap hari, perusahaan/ manajemen dapat mengetahui pengeluaran-pengeluaran apa saja yang terjadi setiap harinya. 3. Penanda tanganan bukti kas keluar oleh kasir kas kecil setelah dana kas kecil diambil. Pengendalian ini juga tidak memungkinkan pengambilan dana kas kecil secara dobel karena adanya tanda tangan dari kasir kas kecil setelah dana kas kecil diambil. 4. Verifikasi dokumen secara terperinci. Setiap dokumen yang berhubungan dengan penggunaan kas kecil diverifikasi secara terperinci, karena kelengkapan dan keaslian dokumen merupakan salah satu syarat pencairan dana dari bagian keuangan. 5. Pencocokan data yang di input di Microsoft Windows AX dengan hard copy. Setelah data hard copy diterima, Assistant Manager Treasury melakukan pengecekan dengan data di
segera
Microsoft Windows AX untuk
mencocokan dan memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam data tersebut. 6. Dokumen harus dilengkapi bukti-bukti pengeluaran. Setiap dokumen harus dilengkapi bukti-bukti pengeluaran asli seperti kuitansi, justifikasi, notulen dll. 7. Melakukan cash opname.
30
Bagian keuangan mencocokan jumlah fisik kas kecil yang ada pada kasir kas kecil. Saldo dana kas kecil yang ada ditangan harus sama dengan jumlah dana tetap kas kecil setiap periodenya dikurangi dengan jumlah pengeluaran kas kecil yang telah terjadi menurut catatan kasir kas kecil dan bukti-bukti pengeluaran kas. Di PT. MPM Rent cash opname ini dilakukan setiap satu minggu sekali, namun sesekali dilakukan juga dengan mendadak. 8. Kasir kas kecil dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian kas kecil yang ada ditangan. Untuk menjaga fisik kas yang ada ditangan, kasir kas kecil diberikan cash box untuk menyimpan uang yang dilengkapi dengan kode pengaman dan ditempatkan disebuah ruangan yang tidak semua karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Selain cash box, lemari besi (brankas) juga telah disediakan untuk menyimpan cash box kas kecil, uang tunai perusahaan dan dokumen-dokumen serta barang penting lainnya ketika jam kerja selesai yang hanya bisa dibuka oleh pihakpihak yang berhak dan berwenang (bagian Treasury). 4.3. Hasil Analisis 4.3.1. Penilaian terhadap Prosedur Pembentukan dan Metode Dana Kas Kecil yang Digunakan PT. MPM Rent. Prosedur pembentukan dana kas kecil di PT. MPM Rent terdapat pada bagan dibawah ini : Staf
Asst. Manager
Manager
General Manager
Treasury
Treasury
Treasury
Finance & Accouting
Penaksiran nominal alokasi dana kas kecil
Pembuatan daftar usulan pembentukan dana kas kecil
Review daftar usulan pembentukan dana kas kecil
Setujui daftar usulan pembentukan dana kas kecil
Gambar 6 Prosedur pembentukan dana kas kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil di PT. MPM Rent diawali penaksiran nominal alokasi dana kas kecil yang kemudian dijadikan dasar pembuatan daftar usulan pembentukan dana kas kecil oleh Staf Treasury dengan penanggung jawabnya adalah Assistant Manager Treasury yang mendapat persetujuan
31
Manager Treasury dan General Manager Finance & Accounting, menunjukan prosedur yang melalui sistem otorisasi yang berlapis sehingga dapat meminimalisasi tingkat error, karena sudah melalui pengecekan oleh Manager Treasury & General Manager Finance & Accounting. Untuk metode dana kas kecil yang digunakan, PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil yang digunakan di perusahaan. Alasan PT. MPM Rent menggunakan metode dana tetap, bahwa pemeriksaan akan lebih mudah dilaksanakan karena dalam metode ini rekening kas kecil selalu tetap. Sehingga pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mengecek jumlah uang yang ada dikasir dan bukti-bukti pengeluaran yang ada. Pemilihan metode dana tetap sebagai metode dana kas kecil di PT. MPM Rent merupakan keputusan yang tepat, karena metode dana tetap (Imprest Fund) memiliki pengendalian yang baik dalam pengelolaan dana kas kecil dan pengawasannya lebih
mudah sehingga dapat
meminimalisasi terjadinya
kecurangan-kecurangan dan penggunaan dana untuk pengeluaran-pengeluaran yang tidak perlu. Jumlah uang yang tersisa ditambah bukti-bukti pengeluaran harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan dalam satu periode. Hal yang perlu dilakukan dan diperhatikan dalam penggunaan metode ini adalah review plafon rekening kas kecil setiap tahun untuk mengetahui apakah rekening kas kecil perlu ditambah atau mungkin dikurangi seiring perkembangan perusahaan. Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan saldo dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah optimal, sehingga dapat meminimalisasi kemungkinan terjadinya dana idle yang terlalu banyak akibat kelebihan saldo maupun complain karena kekurangan dana kas kecil. 4.3.2. Penilaian tehadap Permintaan dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil Pemohon yang ingin menggunakan dana kas kecil baik dengan Formulir Permintan Pembayaran maupun dengan Formulir Cash Advance Voucher harus melalui approval atasan pemohon (Supervisor, Assistant Manager & Manager) sesuai dengan jumlah yang diajukan dan untuk nominal diatas Rp. 100.000 harus melalui approval Assistant Manager Treasury Lampiran 2. Kasir kas kecil hanya perlu memastikan bahwa pengunaan dana kas kecil disertai dengan dokumen pendukung asli dan pengotorisasian yang jelas dan tepat. Pengecekan secara
32
mendetail yang dilakukan baik ditingkat Supervisor, Assistant Manager maupun Manager tiap departemen pemohon dana sebelum melakukan pengotorisasian penggunaan dana akan membantu kasir dan bagian Treasury dalam memperketat pengeluaran dana kas kecil. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah untuk besaran penggunaan dana kas kecil, dana kas kecil di PT. MPM Rent khusus hanya diperuntukkan bagi kegiatan operasional yang nominalnya dibawah Rp. 2.000.000. Sementara pengeluaran diatas Rp. 2.000.000, harus melalui kas bank (kecuali untuk beberapa kasus tertentu yang sifatnya urgent dengan persetejuan General Manager pemohon dana kas kecil). Namun, pada kenyataannya masih ada pengeluaran diatas Rp. 2.000.000 yang beberapa kali dibiayai dari dana kas kecil yaitu kas kecil emergency BSD tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon. Tercatat dari bulan Juni-November 2013, ada 14 Transaksi kas kecil emergency bsd tanpa diotorisasi oleh General Manager pemohon (Tabel 2). Tabel 2 Pengeluaran kas kecil emergency BSD diatas Rp 2.000.000 Tanggal
Jumlah (Rp)
3 Juni
2,360,500
4 Juni
2,841,500
7 Juni
2,142,300
17 Juni
2,639,500
24 Juni
2,045,500
22 Juli
2,411,000
14 Oktober
2,133,500
18 Oktober
2,632,500
28 Oktober
2,006,000
4 November
3,187,000
6 November
2,077,500
11 November
2,984,500
18 November
2,086,500
25 November
2,038,500
Alasan dibayarkannya pengeluaran ini ialah karena General Manager sedang tidak berada dikantor sehingga tidak bisa dimintakan otorisasi sementara kas kecil
33
emergency BSD merupakan dana emergency yang di peruntukan untuk membayar pengeluaran supir-supir diluar jam operasional kasir sehingga pembayarannya tidak dapat ditunda, karena jika tertunda dikhawatirkan dapat menghambat kegiatan operasional. Selain itu, jumlah Rp. 2.000.000 merupakan jumlah yang masih terlalu besar untuk dibayarkan melalui dana kas kecil. Berdasarkan fungsinya dana kas kecil adalah dana yang digunakan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang relatif kecil, sementara nominal Rp 2.000.000 adalah nominal yang cukup besar dan dapat menghabiskan dana kas kecil dengan cepat jika intensitasnya banyak, sehingga membuat fungsi dana kas kecil menjadi tidak optimal. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah menunjukan praktik yang cukup baik, selain kas kecil emergency BSD, permintaan pembayaran lain sudah melalui otorisasi yang sesuai baik di tingkat atasan pemohon maupun di bagian treasury sehingga dapat meminimalisasi terjadinya fraud karena sudah melewati pengecekan yang ketat. Namun permasalahan otorisasi pada kas kecil emergency tersebut perlu mendapat perhatian karena dapat menimbulkan peluang terjadinya fraud dikemudian hari. Setelah dana kas kecil dibayarkan, kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana kas kecil. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil dilakukan oleh kasir kas kecil kepada staf treasury PT. MPM Rent. Laporan penggunaan dana kas kecil berbentuk catatan yang tidak berbentuk jurnal atas pengeluaran dana kas kecil di Microsoft Office Excel. Laporan kas kecil dibuat berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayar oleh kasir kas kecil. Kasir Kas Kecil Membuat laporan penggunaan dana kas kecil setiap hari berdasarkan seluruh transaksi yang sudah dibayarkan di Microsoft Office Excel.
Staf Treasury Memeriksa penggunaan dana kas kecil berdasarkan laporan yang dibuat kasir kas kecil beserta lampiran dan dokumen pendukung.
Gambar 7 Laporan penggunaan dana kas kecil Saat ini laporan penggunaan dana kas kecil berisi saldo awal pada saat kasir kas kecil dibuka, rincian penggunaan dana kas kecil pada hari tersebut dan saldo akhir pada saat kasir ditutup Lampiran 3. Setiap penggunaan dana kas kecil yang
34
dicatat didalam laporan kas kecil memudahkan pemeriksaan atau pengecekan dana kas kecil. Pada saat pemeriksaan, pengguna informasi hanya perlu mencocokan laporan dana kas kecil dengan dokumen pengeluaran kas kecil (Formulir Permintaan Pembayaran dan Cash Advance Voucher) dan bukti-bukti transaksi. Laporan kas kecil juga digunakan sebagai dasar untuk melakukan pengisian kembali atas dana kas kecil. Laporan penggunaan kas kecil beserta dokumen pengeluaran kas kecil dan bukti-bukti pendukung diajukan sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil oleh kasir kas kecil ke staf treasury. Pembuatan laporan penggunaan dana kas kecil di PT. MPM Rent sudah berjalan dengan baik setiap harinya, namun laporan penggunaan dana kas kecil sebaiknya disertai pelaporan cash on hand oleh kasir kas kecil. Pelaporan cash on hand akan secara otomatis membantu pengecekan kesesuaian saldo kas kecil setiap harinya, yaitu dengan menjumlahkan total pengeluaran yang belum diisi kembali, jumlah cash advance dengan cash on hand, sehingga jika terdapat selisih dapat segera ditelusuri dan ditemukan darimana selisih berasal. 4.3.3. Penilaian terhadap proses pengisian kembali dana kas kecil Pengisian kembali dana kas kecil di PT. MPM Rent melibatkan kasir kas kecil, Staf Treasury, Assistant Manager, Manager Account Payable & Manager Treasury, sementara untuk pencairan melibatkan General Manager Finance & Accounting dan Chief Financial Officer (CFO) untuk melakukan otorisasi berupa penanda-tanganan cek Lampiran 4. Proses pencairan pengisian kembali yang cukup panjang membuat pengawasan terhadap kas kecil semakin ketat dan baik, namun disisi lain hal ini terkadang membuat proses pengisian membutuhkan waktu yang cukup lama. Dokumen-dokumen pengisian kembali dana kas kecil yang sudah diserahkan Staf Treasury kepada Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable terkadang harus tertahan karena harus menunggu Assistant Manager Treasury dan Manager Account Payable selesai mengerjakan pekerjaan lain yang sedang dikerjakan. Saat ini, pengajuan pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent dilakukan setiap hari (satu hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon). Proses pengisian kembali dana kas kecil memakan waktu 3-4 hari kerja, sehingga
35
membuat dana pengisian kembali baru cair 4-5 hari setelah dana dibayarkan kepada para pemohon. Berdasarkan internal memo tanggal 22 Juli 2012, dana kas kecil di PT. MPM Rent ditetapkan sebesar Rp. 35.000.000. Sampai saat ini plafon dana tersebut belum bertambah maupun berkurang. Sementara semakin berkembangnya perusahaan membuat kebutuhan akan dana kas kecil juga semakin bertambah, hal ini terbukti dengan sering terjadinya kekurangan dana kas kecil karena permintaan yang semakin banyak, sementara pengisian dana kas kecil tetap membutuhkan proses yang memakan waktu 4-5 hari kerja setelah dana dibayarkan. Hal ini terlihat pada Lampiran 5. Pada Lampiran 5 terlihat, bulan November 2013 kas kecil PT. MPM Rent mengalami kekurangan dana kas kecil di tanggal 7, 13, 14, 15, 19, 21, 25, 28 & 29 November 2013 sehingga harus meminjam kepada bagian penerimaan untuk membayar kebutuhan pemohon dana kas kecil. Peminjaman tersebut disesuaikan dengan ketersediaan dana dari bagian penerimaan, sehingga walaupun sudah melakukan pinjaman, pada hari-hari tertentu dimana permintaan dana kas kecil sedang tinggi, kasir kas kecil masih tidak bisa memenuhi seluruh permintaan dana kas kecil dari pemohon karena kekurangan dana kas kecil. Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu melakukan penambahan dana kas kecil untuk menghindari banyaknya complain dari para karyawan/ supir yang tidak dapat menggunakan dana kas kecil dikarenakan ketidaktersediaan dana kas kecil di kasir. Pada Lampiran 6 terlihat rata-rata pengunaan dana kas kecil PT. MPM Rent selama tahun 2013 adalah Rp. 8.147.570. Dengan waktu pengisian selama empat hari dari saat dana kas kecil dikeluarkan dan rata-rata cash advance Rp. 3.000.000, PT. MPM Rent membutuhkan dana sebesar Rp. 35.590.278 untuk mencukupi kebutuhan para pemohon. Namun, pada Lampiran 5 terlihat fluktuasi permintaan dana kas kecil cukup tinggi setiap harinya dan beberapa kali pengisian dana kas kecil di PT. MPM Rent terlambat dilaksanakan. Oleh karena itu PT. MPM Rent perlu menyiapkan dana cadangan sebesar satu kali pengeluaran, sehingga total dana yang dibutuhkan adalah Rp. 43.737.848. Dengan tambahan dana cadangan tersebut, ketika terjadi keterlambatan pengisian dana kas kecil atau kenaikan permintaan dana kas kecil pada hari-hari tertentu ,
36
kasir kas kecil tidak mengalami kekurangan atau bahkan kekosongan dana kas kecil. 4.3.4. Penilaian terhadap Pengendalian Internal atas Dana Kas Kecil Dalam bukunya, Mulyadi (2001:517) menyatakan, unsur pengendalian internal dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dirancang dengan merinci unsur organisasi, sistem otorisasi prosedur pencatatan, serta unsur praktik yang sehat. Aspek-aspek tersebut dan pengendalian internal yang terjadi di PT. MPM Rent dapat terlihat pada Lampiran 7. a. Aspek organisasi Seperti terlihat pada Lampiran 7, dalam aspek organisasi, PT. MPM Rent sudah menetapkan prosedur yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional. Organisasi
yang telah memisahkan tanggung jawab serta memberikan
kewenangan terhadap masing-masing bagian terkait dengan proses pengelolaan dana kas kecil. b. Aspek sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Begitu juga dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berlaku pada PT. MPM Rent, Sistem otorisasi sudah menunjukan praktik yang baik. Otorisasi dari level Supervisor, Assistant Manager,Manager & General Manager sudah diberlakukan di PT. MPM Rent. Begitu juga di departemen Treasury, Assistant Manager harus mengotorisasi pengeluaran diatas Rp 100.000. Dengan pengendalian ini setiap pengeluaran dengan nilai-nilai tersebut diatas pasti diketahui baik oleh Supervisor, Assistant Manager, Manager maupun General Manager dari pemohon dana dan Assistant Manager Treasury (untuk pengeluaran diatas Rp. 100.000). Prosedur pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas juga sudah memenuhi prosedur yang baik, karena pencatatan dalam jurnal peneluaran kas sudah didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. c. Aspek praktik yang sehat Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada PT. MPM Rent juga sudah diterapkan oleh PT. MPM Rent, hal yang tidak diterapkan oleh PT. MPM Rent adalah mengasuransikan dana kas
37
kecil dan pemegang dana kas kecil. PT. MPM Rent merasa belum perlu mengasuransikan dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil tersebut karena sudah merasa cukup dengan pengendalian-pengendalian internal yang saat ini diterapkan.
38
KESIMPULAN DAN SARAN
1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan terhadap prosedur dan sistem pengendalian internal dana kas kecil di PT. MPM Rent dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Prosedur pengelolaan dana kas kecil yang diselenggarakan PT. MPM Rent terdiri dari prosedur pembentukan dana kas kecil, prosedur permintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil, serta prosedur pengisian kembali dana kas kecil. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan Staf Treasury, Assistant Manager Treasury, Manager Treasury & General Manager Finance & Accounting. Prosedur pengeluaran dana kas kecil melibatkan pemohon dana kas kecil, kasir kas kecil dan Assistant Manager Treasury. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil, melibatkan Staf Treasury, Assistant Manager Treasury, Manager Treasury, Manager Account Payable, General Manager Finance & Accounting & Chief Financial Officer (CFO). b. Dari hasil perhitungan, saldo dana kas kecil yang optimal di PT. MPM Rent adalah Rp. 43.737.848. Oleh karena itu, PT. MPM Rent perlu menambah saldo dana kas kecil sebesar Rp. 8.737.848. c. Pengendalian internal di PT. MPM Rent dalam aspek organisasi sudah menetapkan prosedur yang memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional. Begitu juga dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang berlaku pada PT. MPM Rent, sistem otorisasi sudah menunjukan praktik yang baik. Otorisasi dari level Supervisor, Assistant Manager,Manager & General Manager sudah diberlakukan di PT. MPM Rent dan departemen Treasury. Prosedur pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas juga sudah memenuhi prosedur yang baik, karena pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas sudah didasarkan pada bukti pengeluaran kas kecil yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dan dilampiri oleh dokumen-dokumen pendukung yang lengkap. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi pada PT. MPM Rent juga sudah diterapkan oleh PT. MPM Rent, hal yang tidak diterapkan oleh PT. MPM Rent adalah mengasuransikan
39
dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. PT. MPM Rent merasa belum perlu mengasuransikan dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil tersebut karena sudah merasa cukup dengan pengendalian-pengendalian internal yang saat ini diterapkan. 2. Saran Berikut ini saran untuk meningkatkan prosedur dan pengendalian internal terhadap dana kas kecil pada PT. MPM Rent: a. Pengisian dana kas kecil sebaiknya dijadwalkan secara rutin agar dapat lebih dipersiapkan dengan baik. Salah satu penyebab kekosongan dana kas kecil di PT. MPM Rent adalah karena pengisian dana kas kecil terlambat dilaksanakan, oleh karena itu, pengisian dana kas kecil yang dijadwalkan secara rutin diharapkan dapat meminimalisasi keterlambatan pengisian dana kas kecil. b. Bagian Treasury dipimpin oleh Assistant Manager Treasury dengan diketahui oleh Manager Treasury sebaiknya melakukan review alokasi dana kas kecil secara rutin setiap periode akuntansi, untuk menghindari kelebihan ataupun kekurangan dana kas kecil. c. Kas kecil emergency BSD sebaiknya dibayarkan melalui kas bank, untuk d. Pengendalian internal terhadap pengelolaan dana kas kecil PT. MPM Rent dapat dipertahankan dan terus ditingkatkan terhadap pengawasannya agar manfaat dari pengelolaan dana kas kecil tersebut dapat dicapai secara maksimal. Ketika saldo dana kas kecil menunjukan angka yang cukup besar, PT.
MPM
Rent
sebaiknya
mengasuransikan
dana
tersebut
untuk
meminimalisasi resiko kerugian yang lebih besar akibat pencurian atau perampokan.
40
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan. 2008. Intermediate Accounting. Yogyakarta (ID): BPEE. Haryanto, dkk. 2007. Pengantar Akuntansi 2. Depok (ID): Lembaga Penerbit Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Jakarta. Hery. 2008. Pengantar Akuntansi 1. Jakarta (ID): Badan Penerbit Fakltas Ekonomi UI. Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta (ID): Salemba Empat. Messier, Glover, Prawitt, 2005. Audit & Assurance. Jakarta (ID): Salemba Empat. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta (ID): Salemba Empat. Tunggal. 2009. Intisari Akuntansi. Jakarta (ID): Harvarindo.
41
LAMPIRAN Lampiran 1 Pengeluaran dana kas kecil periode Januari 2013 - Desember 2013
42
Lanjutan Lampiran 1
43
Lampiran 2 Flow Chart permintaan dana kas kecil Pemohon Menyerahkan Form Permintaan Pembayaran yang sudah diisi lengkap dan di otorisasi oleh atasan yang berwenang serta melampirkan bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya.
Kasir Kas Kecil
Asst. Manager Treasury
Verifikasi kelengkapan dokumen dan otorisasi pada Form Permintaan Pembayaran.
< 100 000
≥ 100 000
Berikan uang sesuai dengan jumlah yang disetujui di Form Permintaan Pembayaran
Lampiran 3 Laporan Pengeluaran Dana Kas Kecil
Verifikasi kelengkapan dokumen dan otorisasi pada Form Permintaan Pembayaran.
44
Lampiran 4 Flow Chart pengisian dana kas kecil Kasir Kas Kecil Menyerahkan dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi dan laporan penggunaan dana kas kecilkepada staf treasury.
Staf Treasury Memeriksa dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi dan mencocokan dengan laporan yang dibuat kasirkas kecil kemudianmenjurnal pengeluaranpengeluaran tersebut disystem (AX).
Asst. Manager Treasury
Manager Account Payable
Memeriksa jurnal yang dibuat staf treasurydan dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi, kemudian menyerahkan ke Manager Account Payable.
Memeriksa jurnal yang dibuat staf treasurydan dokumen pengeluaran kas kecil beserta bukti transaksi, serta kesesuaian dengan account di system, kemudian memposting jurnal dan mengembalikan ke staf treasury.
Manager Treasury Membuat jurnal pengeluaran kas bank atas jurnal pengeluaran kas kecil yang sudah diposting oleh Manager Account Payable dan membuat cek untuk pencairan pengisian kembali dana kas kecil
Meminta tanda tangan General Manager Finance & Accounting & Direktur Keuangan di cek untuk pencairan pengisian dana kas kecil.
Memeriksa jurnal pengeluaran kas dan cek yang dibuat staf treasury.
Memeriksa jurnal pengeluaran kas dan cheque yang dibuat staf treasury dan sudah diotorisasi oleh Asst. Manager Treasury
General Manager Finance & Accounting
Chief Financial Officer (CFO)
Memeriksa jurnal pengeluaran kas dan cek yang dibuat staf treasurydan sudah diotorisasi oleh Asst. Manager Treasury & Manager Treasury. Menandatangani cek.
Memeriksa jurnal pengeluaran kas dan cek yang dibuat staf treasurydan sudah diotorisasi oleh Asst. Manager Treasury & Manager Treasury. Menandatangani cek.
45
Lampiran 5 Pengeluaran dana kas kecil periode Oktober-Desember 2013
46
Lanjutan Lampiran 5
47
Lanjutan Lampiran 5
48
Lampiran 6 Rata-rata pengeluaran dana kas kecil tahun 2013 dan perhitungan dana Kas kecil optimal
49
Lampiran 7 Pengendalian internal berdasarkan teori dan impelementasi pada PT. MPM Rent
50
Lanjutan Lampiran 7
51
Lampiran 8 Pengeluaran-pengeluaran yang sering dibiayai melalui dana kas kecil
