ANALISIS PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BBM PADA SPBU PT. MANASRI USMAN *) Jonathan
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan dan pengendalian persediaan pada SPBU PT. MANASRI USMAN. Metode analisis yang digunakan yaitu deskriptif. Penelitian ini menggunakan metode peramalan Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend dan Linear Regression serta metode inventory EOQ dan Min-Max. Dengan metode-metode ini dapat diketahui metode peramalan terbaik dari permintaan konsumen dilihat dari penjualan masa lalu dan mengetahui jumlah pemesanan persediaan yang ekonomis serta mengetahui biaya total yang memberikan hasil minimum. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa metode peramalan terbaik yang memberikan hasil nilai MAD dan MSE terkecil adalah metode Linear Regression dan untuk metode persediaan dipilih metode Min-Max karena menghasilkan biaya total terkecil.
Kata Kunci : Manajemen Operasi, Peramalan, Penyimpanan.
PENDAHULUAN Kondisi peluang bisnis di Indonesia sangat baik, dikutip dari VOA Indonesia. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya bermunculan perusahaan, baik itu bergerak di bidang jasa ataupun barang. Produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan-perusahaan yang ada juga sangat beragam. Salah satu produknya yaitu bahan bakar. Bahan bakar merupakan salah satu bentuk energi yang cukup mendasar bagi manusia. Seiring dengan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi, bahan bakar menjadi kebutuhan primer yang sangat diperlukan manusia dalam menunjang berbagai aktivitas kehidupannya.
Penggunaan bahan bakar diperlukan untuk kebutuhan sehari-hari seperti transportasi pada umumnya. Transportasi di Indonesia sudah sangat berkembang seperti transportasi darat, laut dan udara. Transportasi darat saat ini sudah banyak dikembangkan seperti kendaraan roda dua atau sepeda motor, roda empat atau mobil, bus, truk dan lain-lain. Akibat dari hal tersebut maka dampaknya terhadap kebutuhan bahan bakar semakin meningkat. Perusahaan yang memproduksi serta menyediakan bahan bakar untuk kebutuhan di Indonesia adalah Pertamina. Pertamina juga terus mengembangkan standar pelayanan baru guna memastikan konsumen mendapatkan pelayanan terbaik. Dalam standar pelayanan ini, konsumen memiliki peran yang tinggi. ‘Standar pelayanan ini mempunyai lima elemen, di antaranya pelayanan staf yang terlatih dan bermotivasi, jaminan kualitas dan kuantitas, peralatan yang terawat, format fisik yang konsisten serta penawaran produk dan pelayanan bernilai tambah’. Untuk memastikan penerapan standar pelayanan secara konsisten, auditor internasional independen akan secara terus menerus melakukan audit pengawasan setelah sertifikasi. Stasiun Pengisian Bahan Bakar adalah tempat di mana kendaraan bermotor bisa memperoleh bahan bakar. Di Indonesia, Stasiun Pengisian Bahan Bakar dikenal dengan nama SPBU (singkatan dari Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum). Namun, masyarakat juga memiliki sebutan lagi bagi SPBU. Misalnya di kebanyakan daerah, SPBU disebut Pom Bensin yang adalah singkatan dari Pompa Bensin. Di beberapa daerah di Maluku, SPBU disebut Stasiun bensin. Dalam hal ini SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) merupakan pihak swasta yang bekerja sama sebagai sarana untuk menyalurkan produk-produk yang dihasilkan. Produk BBM (Bahan Bakar Minyak) yang dijual di SPBU sangat perlu untuk dijamin kualitasnya dan juga perlu dijamin ketersediaan stoknya yang selalu disesuaikan dengan kebutuhan kendaraan konsumen dan berada dibawah pengawasan Pertamina. PT. MANASRI USMAN berdiri sejak tahun 1998 di Jakarta. Adapun bidang usaha pertama yang dijalankan oleh PT. MANASRI USMAN adalah restaurant dan mini market yang berada di Bandara Soekarno Hatta. Pada tahun 2000, PT. MANASRI USMAN mengembangkan usahanya ke bidang SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) sampai sekarang. Lewat penelitian ini penulis ingin lebih meneliti lagi bagaimana caranya agar PT. MANASRI USMAN dapat lebih meningkatkan manajemen operasi usaha mereka agar dapat mencapai tingkat yang lebih tinggi lagi dan lebih kompeten. Oleh karena latar belakang ini penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN BBM PADA SPBU PT. MANASRI USMAN.“
Rumusan masalah yang akan diteliti adalah:
1. Berapa besar penyimpanan BBM pada SPBU? 2. Kapan harus dilakukan restock BBM? 3. Berapa Safety S tock yang harus disimpan? 4. Berapa biaya total yang akan dikelurkan perusahaan untuk restock BBM dengan men ggun akan metode EOQ?
Adapun tujuan dari penelitian dan penulisan adalah sebagai berikut :
1.
Untuk mengetahui proses penyimpanan BBM.
2.
Untuk mengetahui biaya persediaan yang ada di perusahaan dan usulan dengan EOQ (Economic Order Quantity).
3.
Untuk mengetahui jumlah penyimpanan BBM saat waktu permintaan tiba.
4.
Untuk mengetahui seberapa besar Safety Stock y ang diperlukan.
METODE PENELITIAN Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan mengumpulkan data yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, kemudian diolah, diinterpretasikan dan dianalisis sehingga dapat diketahui masalahnya dan dapat memberikan gambaran pemecahan masalah tersebut. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis kuantitatif yang dilakukan dengan metode peramalan kuantitatif dengan melibatkan data-data masa lalu Teknik yang digunakan peneliti untuk untuk memperoleh data adalah dengan studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan data dengan cara mempelajari literatur-literatur yang relevan dengan penelitian guna memperoleh gambaran teoritis mengenai konsep peramalan dan persediaan, yaitu mengumpulkan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung kepada manajer di SPBU ini. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode forecasting dengan metode peramalan moving average,weighted moving average, exponential smoothing, exponential smoothing with trend dan linear regression. Dari kelima metode tersebut dipilih metode yang terbaik dilihat dari metode yang memiliki nilai MAD dan MSE terkecil, yang kemudian hasil peramalan dengan metode tersebut digunakan untuk menghitung jumlah pemesanan
ekonomis produk dan biaya total yang memberikan hasil minimum dengan menggunakan metode inventory, yakni EOQ dan Min-Max. Kedua metode tersebut, baik forecasting maupun inventory akan dianalisis menggunakan Software QM for Windows-4. serta menggunakan perhitungan manual.
HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah data permintaan produk BBM pada SPBU PT. Manasri Usman dari bulan Januari 2014 sampai dengan Maret 2015:
Bulan
Premium
Solar
(liter)
(liter)
839.102
254.683
Februari
798.631
300.644
Maret
897.977
389.661
April
846.592
317.949
Mei
878.325
330.810
Juni
742.835
302.656
Juli
731.454
253.365
Agustus
840.008
322.696
September
845.040
369.960
Oktober
912.609
388.733
November
666.567
358.527
Desember
664.326
346.100
878.981,2
361.352,2
Februari
814.540,3
367.895,3
Maret
915.199,7
406.349,7
12.272.187,2
5.071.381,2
Januari (2014)
Januari (2015)
Jumlah
Metode Forecasting
Untuk mengetahui peramalan persediaan produk BBM, maka dilakukan peramalan menggunakan 6 (enam) metode peramalan untuk memperoleh data peramalan produk bulan April 2015 dengan menggunakan Software QM for Windows-4.
Metode peramalan yang digunakan adalah: •
Naïve Method
•
Moving Averages
•
Weighted Moving Averages
•
Exponential Smoothing
•
Exponential Smoothing with Trend
•
Linear Regression
Berikut adalah hasil rekapitulasi peramalan produk BBM yaitu Premium dan Solar pada bulan April 2015:
Tabel 1 - Rekapitulasi Data Peramalan Premium Bulan April 2015 Premium – April 2015 No.
Metode
Forecast
MAD
MSE
1.
Naïve Method
915.199,7
84.214,24
12.208.590.000
2.
Moving Averages
869.573,8
97.703,1
12.241.350.000
866.892,6
103.234,7
13.519.430.000
860.600
82.035,79
9.566.728.000
Weighted 3.
Moving
Average Exponential
4.
Smoothing Exponential Smoothing
5.
with Trend
839.558,8
80.614,89
8.959.241.000
6.
Linear Regression
807.344,4
85.282,15
6.279.673.000
Tabel 2 - Rekapitulasi Data Peramalan Solar Bulan April 2015 Solar – April 2015 No.
Metode
Forecast
MAD
MSE
1.
Naïve Method
406.349,7
38.231,91
2.055.773.000
2.
Moving Averages
378.532,4
32.069,25
1.767.481.000
372.314,6
36.335,81
2.169.820.000
384.488,8
36.006,26
2.166.769.000
397.389,4
39.745,66
2.202.184.000
389.753
25.358,02
1.241.526.000
Weighted 3.
Moving
Average Exponential
4.
Smoothing Exponential Smoothing with
5. 6.
Trend Linear Regression
Berdasarkan hasil perhitungan peramalan jumlah permintaan produk BBM untuk bulan April 2015 pada SPBU PT. Manasri Usman dengan menggunakan 6 (enam) metode pada QM for Windows, antara lain: Naïve Method (Metode Pendekatan Awal), Moving Average (Ratarata Bergerak), Weighted Moving Average (Rata-rata Bergerak Tertimbang), Exponential Smoothing (Penghalusan Eksponensial), Exponential Smoothing with Trend (Penghalusan Ekponensial yang Dihaluskan) dan Linear Regression (Regresi Linear). Berdasarkan hasil pengolahan data yang didapat, maka diperoleh hasil MAD dan MSE dari produk Premium dengan nilai terkecil, yaitu pada metode Linear Regression (Regresi Linear). Untuk produk Solar, MAD dan MSE dengan nilai terkecil terdapat juga pada metode Linear Regression (Regresi Linear). Metode Regresi Linear merupakan metode peramalan yang sebaiknya digunakan oleh SPBU ini untuk meramalkan banyaknya permintaan produk BBM yaitu Premium dan Solar dimasa mendatang berdasarkan perhitungan dengan menggunakan QM for Windows dan hitungan secara manual. Untuk peramalan permintaan produk BBM untuk bulan April 2015 berdasarkan hasil perhitungan dengan metode forecasting yang paling optimal untuk Premium yaitu metode Linear Regression (Regresi Linear) dengan hasil sebesar 807.344,4 liter. Untuk Solar yang paling optimal yaitu metode Weighted Moving Average (Rata-rata Bergerak Tertimbang) dengan hasil sebesar 372.314,6 liter.
Metode Inventory
Setelah mendapatkan data-data yang diperlukan, maka berikut adalah cara untuk melakukan perhitungan Economic Order Quantity :
Premium Data Persediaan Premium Premium (D)
11.968.383 liter
Unit Cost
Rp 7.150/liter
Biaya Pengiriman (Co)
Rp 100.000 (akumulasi dari ongkos sopir dan kendaraan)
Lead Time (LT)
3 hari
Biaya Penguapan (H) (0.5% dari jumlah
Rp 116.664,25
stock awal Januari 2014 – Maret 2015 x Unit Cost) Days per Year (d)
365 hari
Safety Stock (0,5% dari restock per bulan)
61.560 liter
Perhitungan Manual
Solar Data Persediaan Solar Solar (D)
6.083.030 liter
Unit Cost
Rp 6.650/liter
Biaya Pengiriman (Co)
Rp 100.000 (akumulasi dari ongkos sopir dan kendaraan)
Lead Time (LT)
3 hari
Biaya Penguapan (H) (0.5% dari jumlah
Rp 67.271,75
stock awal Januari 2014 – Maret 2015 x Unit Cost)
Days per Year
365 hari
Safety Stock (0,5% dari restock per bulan)
25.320 liter
Perhitungan Manual
SIMPULAN DAN SARAN
Premium Berdasarkan data yang ada, perusahaan sering mengalami permasalahan dalam sistem pengendalian persediaan produk BBM. Permasalahan yang terjadi adalah sistem pemesanan yang dilakukan pada setiap bulannya yang tentunya menjadi beban bagi perusahaan dalam hal biaya pengiriman produk BBM. Maka perlu diterapkan beberapa pendekatan untuk mengoptimalisasi sistem peramalan dan sistem perencanaan persediaan produk BBM, dan hasil penerapan dari pendekatan-pendekatan tersebut, antara lain : 1. Diterapkannya metode peramalan permintaan BBM pada SPBU PT. Manasri Usman, sehingga perusahaan dapat meramalkan permintaan BBM pada periode bulan April 2015. Metode peramalan yang digunakan adalah Linear Regression, karena metode tersebut menghasilkan nilai MAD dan MSE yang terkecil diantara Naïve Method, Moving Averages, Weighted Moving Averages, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend. Dari hasil penghitungan peramalan menggunakan Linear Regression maka didapatkan hasil peramalan permintaan pada bulan April 2015 sebanyak 807.344,4 liter dengan nilai MAD sebesar 85.282,15 dan nilai MSE sebesar 6.279.673.000. 2. Selanjutnya adalah dengan melakukan penghitungan jumlah persediaan BBM dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity) untuk mengetahui kuantitas pemesanan yang optimal untuk produk BBM. Data yang didapat dari hasil penghitungan dengan EOQ didapatkan hasil bahwa kuantitas pemesanan yang optimal adalah sebanyak 4.529,64 liter. Dan melakukan pemesanan kembali pada produk BBM dilakukan jika persediaan tersisa 159.930,27 liter. 3. Setelah melakukan peramalan permintaan dan penghitungan Economic Order Quantity dengan titik pemesanan kembali maka tahap yang terakhir adalah melakukan penghitungan Maximal Inventory. Maximal Inventory untuk produk BBM pada periode berikutnya adalah sebanyak 66.089,64 liter.
Agar peramalan dan perencanaan serta pengendalian persediaan produk BBM dapat berjalan dengan baik, berikut adalah saran-saran yang diberikan penulis kepada SPBU PT. Manasri Usman, yaitu : 1. Di dalam perencanaan pemesanan produk BBM, sebaiknya perusahaan melakukan peramalan permintaan terlebih dahulu berdasarkan data permintaan pada periode sebelumnya agar dapat merencanakan kebutuhan akan produk BBM untuk mengantisipasi permintaan pada periode berikutnya agar tidak terjadi overstock atau understock pada persediaan BBM. Peramalan permintaan produk BBM dengan menggunakan metode Linear Regression karena dari penghitungan peramalan permintaan pada periode (bulan) selanjutnya didapatkan hasil MAD dan MSE yang paling kecil. 2. Agar dapat mengetahui kuantitas pemesanan yang optimal sebaiknya perusahaan menggunakan metode EOQ dan untuk mengetahui titik pemesanan kembali maka perusahaan sebaiknya menggunakan metode ROP. Karena dengan menggunakan metode penghitungan Economic Order Quantity maka perusahaan dapat menghemat
total
biaya
pemesanan
produk
BBM
sebanyak
Rp
2.630.207.545.718,75 karena dalam setiap periodenya (tahun) perusahaan hanya melakukan sebanyak dua kali pengiriman dalam satu periode.
Selanjutnya untuk mengetahui persediaan maksimal yang ada di tempat penyimpanan, perusahaan sebaiknya menggunakan metode Maximal Inventory untuk menghitung persediaan BBM yang ada di tempat penyimpanan. Karena dalam penghitungan persediaan maksimum diperlukan oleh perusahaan agar jumlah persediaan BBM yang ada di tempat penyimpanan tidak berlebihan sehingga tidak terjadi pemborosan dalam pengeluaran biaya.
Solar Berdasarkan data yang ada, perusahaan sering mengalami permasalahan dalam sistem pengendalian persediaan produk BBM. Permasalahan yang terjadi adalah sistem pemesanan yang dilakukan pada setiap bulannya yang tentunya menjadi beban bagi perusahaan dalam hal biaya pengiriman produk BBM. Maka perlu diterapkan beberapa pendekatan untuk mengoptimalisasi sistem peramalan dan sistem perencanaan persediaan produk BBM, dan hasil penerapan dari pendekatan-pendekatan tersebut, antara lain :
1. Diterapkannya metode peramalan permintaan BBM pada SPBU PT. Manasri Usman, sehingga perusahaan dapat meramalkan permintaan BBM pada periode bulan April 2015. Metode peramalan yang digunakan adalah Linear Regression, karena metode tersebut menghasilkan nilai MAD dan MSE yang terkecil diantara Naïve Method, Moving Averages, Weighted Moving Averages, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend. Dari hasil penghitungan peramalan menggunakan Linear Regression maka didapatkan hasil peramalan permintaan pada bulan April 2015 sebanyak 389.753 liter dengan nilai MAD sebesar 25.358,02 dan nilai MSE sebesar 1.241.526.000. 2. Selanjutnya adalah dengan melakukan penghitungan jumlah persediaan BBM dengan menggunakan metode EOQ (Economic Order Quantity) untuk mengetahui kuantitas pemesanan yang optimal untuk produk BBM. Data yang didapat dari hasil penghitungan dengan EOQ didapatkan hasil bahwa kuantitas pemesanan yang optimal adalah sebanyak 4.252,63 liter. Dan melakukan pemesanan kembali pada produk BBM dilakukan jika persediaan tersisa 75.317,49 liter. Setelah melakukan peramalan permintaan dan penghitungan Economic Order Quantity dengan titik pemesanan kembali maka tahap yang terakhir adalah melakukan penghitungan Maximal Inventory. Maximal Inventory untuk produk BBM pada periode berikutnya adalah sebanyak 29.572,63 liter.
Agar peramalan dan perencanaan serta pengendalian persediaan produk BBM dapat berjalan dengan baik, berikut adalah saran-saran yang diberikan penulis kepada SPBU PT. Manasri Usman, yaitu : 1. Di dalam perencanaan pemesanan produk BBM, sebaiknya perusahaan melakukan peramalan permintaan terlebih dahulu berdasarkan data permintaan pada periode sebelumnya agar dapat merencanakan kebutuhan akan produk BBM untuk mengantisipasi permintaan pada periode berikutnya agar tidak terjadi overstock atau understock pada persediaan BBM. Peramalan permintaan produk BBM dengan menggunakan metode Linear Regression karena dari penghitungan
peramalan permintaan pada periode (bulan) selanjutnya
didapatkan hasil MAD dan MSE yang paling kecil. 2. Agar dapat mengetahui kuantitas pemesanan yang optimal sebaiknya perusahaan menggunakan metode EOQ dan untuk mengetahui titik pemesanan
kembali maka perusahaan sebaiknya menggunakan metode ROP. Karena dengan menggunakan metode penghitungan Economic Order Quantity maka perusahaan dapat menghemat total biaya pemesanan produk BBM sebanyak Rp 942.164.115.858,9 karena dalam setiap periodenya (tahun) perusahaan hanya melakukan sebanyak dua kali pengiriman dalam satu periode.
Selanjutnya untuk mengetahui persediaan maksimal yang ada di gudang, perusahaan sebaiknya menggunakan metode Maximal Inventory untuk menghitung persediaan BBM yang ada di tempat penyimpanan. Karena dalam penghitungan persediaan maksimum diperlukan oleh perusahaan agar jumlah persediaan BBM yang ada di tempat penyimpanan tidak berlebihan sehingga tidak terjadi pemborosan dalam pengeluaran biaya.
