ANALISIS PERAMALAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN PADA PT. RENOVO GALLERY Mardalena, Haryadi Sarjono Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Jakarta Barat
[email protected] ,
[email protected] Abstrak PT. Renovo Gallery berdiri pada tahun 2007 dan merupakan distributor hak paten tunggal yang mendistribusikan produk sanitary dari Vitreous China Sanitary Wares, China, ke seluruh wilayah Indonesia, khusunya JaBoDeTaBek. Produk yang didistriusikan khususnya berupa kloset yang menjadi produk terlaris dari produk lain yakni wash basin, shower room, urinal, serta aksesoris sanitary lainnya. Masing-masing kategori produk ada yang mencakup lebih dari satu tipe. PT. Renovo Gallery telah mengangkat beberapa dealer lokal untuk mengoperasikan toko model Renovo Gallery dibeberapa kota besar di Indonesia, seperti Palembang, Surabaya, dan Jakarta. Tujuan dari dibentuknya toko model adalah guna mengedukasi konsumen di Indonesia terhadap produk berkualitas ini secara meluas kepada kalangan masyarakat Indonesia. Selama ini, PT. Renovo Gallery belum mempunyai suatu peramalan yang bisa dikatakan sesuai dengan menggunakan metode-metode statistika, maka dari pihak perusahaan harus dan tidak boleh adanya out of stock guna memenuhi permintaan konsumen seluruh Indonesia. Hal ini sering kali menyebabkan adanya penumpukan persediaan produk di gudang pada masa low season. Persediaan baik dalam keadaan kekurangan maupun kelebihan dapat membawa dampak buruk bagi perusahaan karena berpengaruh pada pengeluaran biaya yang besar oleh perusahaan. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk mengetahui metode peramalan apa yang sesuai untuk meramalkan penjualan perusahaan. Kata Kunci: Peramalan Persediaan, Persediaan Produk dengan menggunakan metode EOQ, MinMax, EOI
Abstract PT . Renovo Gallery was established in 2007 and it is a sole distributor of patents which distributes sanitary products of Vitreous China Sanitary Wares, China, to all parts of Indonesia, especially JaBoDeTaBek. Those products are distributed, especially in the particular of toilet which became the best selling of other products, such as wash basin, shower room, urinals, and other sanitary accessories. Each product category includes no more than one type. PT . Renovo Gallery has raised some local dealers to operate store models Renovo Gallery in a several major cities in Indonesia, such as Palembang, Surabaya, and Jakarta. The purpose of the establishment of the model shop is to educate consumers in Indonesia against these quality products that extends to the people of Indonesia. During this time, PT. Renovo Gallery does not have a prediction that can be said to correspond to the use of statistical methods , then from the company should and should not absence out of stock in order to meet consumer demand throughout Indonesia. This causes a build up of inventory products in the warehouse during the low season. Both inventory in a state of deficiency and excess can bring harm to the company because they affect the large expenditures by the company. This thesis aims to determine what the appropriate forecasting method to forecast the company's sales. Key Words: Selling Forecasting, Inventory Product with methods of EOQ, Min-Max, EOI
PENDAHULUAN Dewasa ini, segala sesuatu baik perekonomian maupun pembangunan memasuki era globalisasi yang dimana mengalami sejumlah perubahan - perubahan yang cukup signifikan. Bagi Negara yang sedang berkembang sendiri dampak dari globalisasi ini sangat terasa. Hal itu dapat dilihat dari persaingan bisnis menjadi sangat ketat, dimana setiap perusahaan akan berupaya semaksimal mungkin untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi demi mementingkan persaingan dan menjadi yang terbaik. Pada dasarnya yang bertanggung jawab dalam mengelola aktivitas badan usaha adalah pihak amnajemen. Salah satu aktiitas perusahaan yang perlu diperhatikan adalah aktivitas pengelolaan persediaan barang dagangan. Perusahaan dapat meramalkan jumlah permintaan konsumen dan jumlah persediaan maka itu akan mengurangi biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dibandingkan dengan perusahaan yang tidak dapat meramalkan jumlah permintaan konsumen dan jumlah persediaan dimana perusahaan tersebut mengeluarkan biaya yang lebih banyak. Menurut Badan Pusat Statistik terbitan 1 oktober 2013, secara kumulatif nilai impor JanuariAgustus 2013 mencapai US$124,86 miliar atau turun 1,39 persen jika dibanding impor periode yang sama tahun 2012. Impor nonmigas mencapai US$94,95 miliar atau turun 4,20 persen. Negara pemasok barang impor nonmigas terbesar selama Agustus 2013 ditempati oleh Cina dengan nilai US$2,00 milliar atau sebesar 21,37%. (Dikutip dari http://www.bps.go.id/?news=1041 ) . Berdasarkan uraian mengenai latar belakang masalah diatas, penulis ingin membantu menemukan solusi untuk mengatasi masalah yang dihadapi oleh perusahaan. Penulis menggunakan metode Peramalan (Forecasting) dan EOQ (Economic Order Quantity), untuk mengetahui peramalan penjualan serta menentukan persediaan produk yang tepat. Maka penulis mengangkat masalah ini dengan judul :“Analisis Peramalan dan Pengendalian Persediaan pada PT. Renovo Gallery”.
Tujuan Penelitian 1.
2.
Adapun permasalahan yang akan diteliti oleh penulis, antara lain : Metode peramalan manakah yang paling tepat dan paling efektif diantara metode-metode Naive Method, Moving Average, Weighted Moving Average, Linear Regression, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend bagi PT. Renovo Gallery? Berapa Total Cost yang paling efisien dengan menggunakan metode EOQ, EOI dan MinMax ?
METODE PENELITIAN Metode-metode Peramalan (Forecating) Metode peramalan digunakan agar peramalan jumlah permintaan suatu barang maupun jasa dimasa yang akan datang dapat direncanakan dan hasil yang diperoleh tidak jauh menyimpang dari actual yang terjadi. Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2009) terdapat dua metode peramalan berdasarkan metode yang digunakan, yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif. Persediaan Menurut Sofjan Assauri (2004 : 169), Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan yang dimaksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang normal atau persediaan barang baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Dari pengertian persediaan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan merupakan barang-barang atau bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi maupun digunakan untuk dijual dalam suatu periode tertentu. Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2010 : 82), persediaan yang ada di perusahaan biasanya terdiri dari empat jenis yaitu: 1. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material Inventory) yang telah dibeli, tetapi belum diproses. Pendekatan yang lebih banyak diterapkan adalah dengan menghapus variabilitas pemasok dalam mutu, jumlah atau waktu pengiriman sehingga tidak perlu pemisahan.
2. Persediaan Barang Setengah Jadi (Work In Process Inventory) adalah komponenkomponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. 3. Persediaan MRO (Maintenance, Repairing, Operating Iventory) merupakan persediaan yang dikhususkan untuk perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, operasi. Persediaan ini ada karena kebutuhan akan adanya pemeliharaan dan perbaikan dari beberapa peralatan yang tidak diketahui sehingga persediaan ini merupakan fungsi jadwal pemeliharaan dan perbaikan. 4. Persediaan Barang Jadi adalah produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman. Barang jadi dapat dimasukkan ke persediaan karena permintaan pelanggan dimasa mendatang tidak diketahui. Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity) Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2010 : 92), model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity) adalah salah satu teknik kontrol persediaan yang meminimalkan biaya total dari pemesanan dan penyimpanan. Teknik ini relatif mudah digunakan tetapi didasaarkan pada beberapa asumsi : 1. Jumlah permintaan diketahui, konstan, dan independen. 2. Waktu tunggu yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan. 3. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu. 4. Tidak tersedia diskon kuantitas. 5. Biaya variabel hanya biaya untuk menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan). 6. Kehabisan persediaan (kekurangan persediaan) dan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Konsep Minimum Maksimum (Min-Max) Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003:38) menyatakan bahwa dalam konsep minimum maksimum ini, peninjauan dilakukan secara terus menerus, yang berarti setiap kali harus dipesan, maka harus dipesan. Konsep minimum maksimum menekankan bahwa sejumlah persediaan harus ditentukan jumlah minimum dan maksimumnya, mengingat tingkat permintaan tidak tentu (fluktuatif), sehingga persediaan harus selalu ada dan jumlah yang dipesan bersifat tetap, disini yang bersifat tetap adalah titik pemesanan ulang disesuaikan dengan jumlah minimum maksimum. Konsep Fixed Order Interval system (EOI) Fixed Order Interval System juga disebut sistem persediaan secara periodik yang lebih berdasar kepada periode daripada sistem persediaan continue yang lebih kepada posisi stock persediaan. Sistem persediaan yang berbasiskan waktu, melakukan suatu pesanan berdasarkan suatu jangka waktu tertentu. Jumlah pesanan bergantung kepada pemakaian permintaan selama periode waktu tersebut.
METODOLOGI PENELITIAN Untuk menganalisis permasalahan yang terjadi pada . Renovo Gallery dengan menggunakan metode, antara lain : 1. Peramalan (Forecasting) a. Linear Regression Y = a + bX Y = variabel terikat a = intersep X = variabel bebas
b = koefisien regresi
b. Moving Average t
n = Jumlah periode dalam rata-rata bergerak.
Ft = periode berikutnya
c. Weighted Moving Average
d. Exponential Smoothing Ft = Ft-1 + α(At-1 – Ft-1) α = konstanta penghalusan Ft = peramalan periode baru (pembobotan) (0≤ α ≤ 1) Ft-1 = periode sebelumnya At-1 = permintaan aktual periode lalu. e. Exponential Smoothing with Trend Ft = α(At-1)+(1-α)(Ft-1+Tt-1) atau Tt = β(Ft – Ft-1) + (1-β)Tt-1 Tt = Tren dengan eksponensial yang α = konstanta penghalusan dihaluskan pada periode (pembobotan) (0≤ α ≤ 1) Ft = peramalan periode baru
At = permintaan aktual periode lalu.
Ft-1 = periode sebelumnya
β = konstanta penghalusan untuk tren (0≤ β ≤ 1)
f. Naive Method Yt+1 = Yt Keterangan : Yt = periode saat ini,
Yt+1 = periode berikutnya
Setelah mendapatkan hasil peramalan, selanjutnya dilakukan perhitungan untuk mencari nilai terkecil dari kesalahan peramalan dengan perhitungan MAD dan MSE. • Rumus untuk menghitung MAD adalah sebagai berikut : ∑ | aktual - peramalan | MAD = n • Rumus untuk Menghitung MSE adalah sebagai berikut : MSE =
∑ | kesalahan peramalan | n
2
2. Persediaan dengan menggunakan metode EOQ Untuk menghasilkan persediaan yang ekonomis, akan dilakukan perhitungan menggunakan rumus, sebagai berikut :
2.D.S H = Jumlah optimal barang per pemesanan (Q*) = Permintaan tahunan barang persediaan dalam unit = Biaya pemasangan atau pemesanan setiap pesanan = Biaya penahan atau penyimpanan per unit per tahun EOQ =
EOQ D S H
a. Average Inventory =
Q* 2
D Q* D Annual Setup Cost = .Co Q* Q* Annual Holding Cost = .Ch 2 Total Cost Unit = Unit Cost x Demand Total Cost = Total Cost Unit + Annual Setup Cost + Annual Holding Cost.
b. Orders per period = c. d. e. f.
3. Persediaan dengan menggunakan metode Min-Max Untuk menghasilkan persediaan yang ekonomis, akan dilakukan perhitungan menggunakan rumus, sebagai berikut : a. Minimum stock = (d x L) + SS b. Maximum stock = 2(d x L) + SS c. Order Quantity= Max Stock – Min Stock D d. Orders per period = Q* e. Average Interval Control (I) = SS + ½Q*
D I
f.
Turn Over Ratio=
g.
Total Inventory cost =
D Co + Ch..D Q*
Keterangan: Q* = jumlah optimum unit per pesanan (EOQ) D = permintaan per periode Co = biaya pemesanan untuk setiap pesanan Ch= biaya penyimpanan per unit per tahun 4. Persediaan dengan menggunakan metode EOI Untuk menghasilkan persediaan yang ekonomis, akan dilakukan perhitungan menggunakan rumus, sebagai berikut : 2(Co) a. EOI= Ch.D b. Maximum Inventory Level (E) = SS+D(EOI+L) c. Average Interval Level (I) = SS + ½D.EOI
e.
D I Order Quantity = E-I
f.
Total Inventory cost =
d.
Turn Over Ratio=
Co + I.Ch EOI
HASIL DAN PEMBAHASAN Berikut hasil pengolahan data persediaan produk kloset pada bulan September 2013 – Agustus 2014 : Tabel 1 Hasil Pengolahan Data Persediaan Produk Kloset 839 White / 858 Pe White / 8082 White Bulan September 2013 – Agustus 2014 Keterangan Q* Order per Period Total Cost
EOQ
Min-Max
EOI
53.95
62274
0,000039915
1,154.29 x
1x
0
Rp. 77.573.589.097,-
Rp. 48.225.608.340.000,-
Rp. 93.989.055,91
Sumber : Hasil pengolahan data (2013) Berikut hasil pengolahan data persediaan produk wastafel pada bulan September 2013 – Agustus 2014 : Tabel 2 Hasil Pengolahan Data Persediaan Produk Wastafel P03 Ivory White / P21 White / P26 White Bulan September 2013 – Agustus 2014 Keterangan Q* Order per Period Total Cost
EOQ
Min-Max
EOI
53.95
8726
0,00002848
1,154.29 x
1x
0
Rp. 18.513.221.665,-
Rp. 6.757.501.660.000,-
Rp. 93.990.835,37
Sumber : Hasil pengolahan data (2013) Berikut hasil pengolahan data persediaan produk kloset pada bulan September 2013 – Agustus 2014 : Tabel 3 Hasil Pengolahan Data Persediaan Produk Shower Room Bulan September 2013 – Agustus 2014 Keterangan Q* Order per Period Total Cost
EOQ
Min-Max
EOI
8.31
1477
0,00016829
177.73766 x
1x
0
Rp. 8.208.450.902,-
Rp. 1.143.803.570.000,-
Rp. 93.985.675,16
Sumber : Hasil pengolahan data (2013) Dari hasil diatas dapat dilihat bahwa meskipun Q optimal terdapat pada metode MinMax, namun dengan melihat dari Total Cost yang dikeluarkan lebih baik menggunakan metode EOQ dimana Total Cost yang dikeluarkan lebih kecil dibandingkan dengan metode MinMax.
KESIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil analisis data yang sudah dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : • Berdasarkan hasil perhitungan dari peramalan akan produk sanitary kloset, wastafel dan shower room untuk periode bulan September 2013 hingga Agustus 2014 didapat metode yang tepat dan terbaik untuk digunakan perusahaan agar dapat meramalkan penjualan akan produknya yaitu dengan menggunakan metode Linear Regression dikarenakan tingkat kesalahan peramalan dari Linear Regression memiliki tingkat kesalahan yang paling kecil diantara ke 5 metode yang lainnya dengan nilai MAD dan MSE kloset sebesar 292.30 dan 136,393.66, wastafel sebesar 52.33 dan 3,530.79, dan shower room sebesar 11.58 dan 206.88. • Dari tiga model yang digunakan EOQ, EOI dan Min-Max, diperoleh model yang memberikan biaya total (total cost) terendah adalah model EOQ. Total biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk memenuhi permintaan kloset sebesar Rp. 77.573.589.970,-, permintaan wastafel sebesar Rp. 18.513.221.665,-, dan permintaan shower room sebesar Rp. 8.208.450.902,-. Saran Berdasarkan pada hasil penelitian ini, maka penulis memiliki beberapa saran yang ditujukan untuk : • Untuk dapat mengelola persediaan pada suatu periode tertentu sebaiknya perusahaan melakukan peramalan (forecasting) permintaan terlebih dahulu sehingga dapat diketahui perkiraan permintaan dimasa mendatang. Perusahaan dapat melakukan peramalan dengan mengambil data penjualan dari masa lalu serta menggunakan metode peramalan yang memberikan nilai kesalahan, yaitu MAD dan MSE yang paling kecil sehingga perusahaan dapat mengantisipasi atau meminimalkan bila suatu hari terjadinya out of stock dan overstock. • Untuk dapat mengurangi dan meminimalisir biaya-biaya persediaan yang harus dikeluarkan seperti biaya pemesanan, biaya penyetelan dan biaya penyimpanan, perusahaan sebaiknya menghitung besarnya ekonomis per pesanan, kapan titik pemesanan kembali dan berapa kali pemesanan dilakukan per periode. Selain itu, dengan meminimalisir biaya-biaya persediaan koperasi dapat mengalokasikan biaya-biaya tersebut untuk kebutuhan lainnya.
Daftar Pustaka
Assauri, Sofjan. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi Fakultas Universitas Indonesia, Jakarta. Chandra, Sevenpri. & Sarjono, Haryadi. (2010). Forecasting For Inventory Control. The Journal of the School of Business Management, Bina Nusantara University, Jakarta. Heizer, J. & Render, B. Alih bahasa oleh Sungkono, C. (2009). Manajemen Operasi. (jilid 1, edisi 9). Jakarta: Salemba Empat. Heizer, J. & Render, B. Alih bahasa oleh Sungkono, C. (2009). Manajemen Operasi. (jilid 2, edisi 9). Jakarta: Salemba Empat. Sarjono, Haryadi. (2010). Aplikasi Riset Operasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
