EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PENGELOLAAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN PADA PT. MLW TELECOM

EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PENGELOLAAN PRODUKSI DAN PERSEDIAAN PADA PT. MLW TELECOM 1

Sintia Karlinda

2

Komar Darya

(+62856)-1677178, [email protected]

ABSTRAK Produksi dan persediaan merupakan salah satu faktor penting di dalam perusahaan karena memberikan pengaruh yang sangat besar bagi perkembangan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan pengendalian internal yang memadai di bagian produksi dan persediaan suatu perusahaan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem pengendalian internal yang ada di bagian produksi dan persediaan. Dalam penyusunan skripsi ini, Penulis menggunakan metode Penelitian Lapangan (Field Research) dengan cara meninjau langsung ke perusahaan dengan cara observasi, wawancara, dan kuesioner. Dalam penelitian ini jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Dari hasil penelitian diperoleh masih terdapat kelemahan pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom. Hal ini ditunjukkan dengan masih adanya penumpukan barang lama, sistem yang digunakan masih perlu untuk dikembangkan, serta tidak adanya kontrak jangka panjang dengan supplier. Dari hasil evaluasi, Penulis menyarankan agar perusahaan membatasi banyaknya jumlah retur penjualan agar tidak terjadi penumpukan barang lama, melakukan pengembangan sistem yang telah ada di bagian produksi dan persediaan, serta membuat kontrak jangka panjang dengan supplier di luar negeri sehingga perusahaan memiliki perjanjian yang kuat bahwa supplier akan memasok barang kepada perusahaan. (SK) Kata Kunci: Produksi, Persediaan, Pengendalian Internal

ABSTRACT Production and inventory is one important factor in the company because it provides a huge influence to the development of the company. It is therefore necessary that adequate internal controls on the production and supply of a company. This study aims to determine the existing internal control system in production and inventory. In preparing this paper, the authors use the method of Field Research (Field Research) by reviewing directly to the company by way of observation, interviews, and questionnaires. In this study the type of data used is primary data and secondary data. From the research, there are still weaknesses in the production and supply of PT. MLW Telecom. It was indicated by the accumulation of long items, the system used still need to be developed, and the absence of long-term contracts with suppliers. From the evaluation results, the authors suggest that many companies limit the amount of sales returns in order to avoid the buildup of old stuff, to develop systems that already exist on the production and inventory, as well as make long-term contracts with overseas suppliers so that companies have a strong agreement that the supplier will supply the goods to the company. (SK) Keyword: Production, Inventory, Internal Control

PENDAHULUAN Persaingan bisnis yang terjadi menuntut setiap perusahaan untuk melakukan yang terbaik dari segala aspek internal maupun eksternal, baik peningkatan mutu produksi, peningkatan pelayanan kepada pelanggan, dan peningkatan kinerja di dalam perusahaan. Pada perusahaan yang bergerak di sektor barang, fungsi produksi dan persediaan serta pengendalian mutu (quality control) merupakan faktor yang sangat penting untuk menjaga kinerja perdagangan perusahaan. Oleh karena itu, pengelolaan produksi dan persediaan serta pengendalian mutu (quality control) harus terjaga dengan baik dari segi kualitas dan keamanan barang dagangan. Tanpa adanya pengaturan atau pegelolaan aktivitas pergudangan yang baik, maka aktivitas perusahaan tidak dapat berjalan dengan lancar dan tujuan perusahaan pun tidak dapat tercapai. Untuk dapat melihat dan mengukur kinerja pergudangan yaitu dengan diterapkannya pengendalian internal yang memadai di perusahaan tersebut. Pengendalian internal dapat memberikan gambaran yang jelas apakah aktivitas tersebut terkontrol atau termonitor dengan baik atau tidak oleh perusahaan. Semua jajaran manajemen di dalam perusahaan harus mempunyai komitmen dalam memelihara pengendalian internal yang akan menyediakan keyakinan yang memadai bahwa aktivitas atau tindakan yang menyimpang dapat dicegah atau dideteksi lebih awal. Kelemahan dalam pelaksanaan pengendalian internal yang telah diterapkan, salah satunya sering terjadi dan dialami perusahaan pada umumnya adalah tidak terintegrasinya setiap aktivitas dengan teratur dan kurangnya kontrol di bagian produksi dan persediaan sehingga dapat mengakibatkan kesalahan dalam kegiatan atau aktivitas yang dijalani oleh perusahaan. Apabila kontrol atas aktivitas perusahaan buruk atau dengan kata lain pengendalian internal yang dimiliki perusahaan lemah maka dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan dan dapat menyebabkan tujuan yang dimiliki perusahaan tidak dapat tercapai, serta aktivitas yang terjadi di bagian produksi dan persediaan menjadi tidak efektif. Dalam hal ini, pengendalian internal yang efektif sangat diperlukan untuk mengatur dan mengontrol setiap kegiatan produksi dan persediaan. Oleh karena itu muncullah ketertarikan untuk melakukan penelitian tentang aktivitas pergudangan dan dideskripsikan dalam skripsi dengan judul “Evaluasi Pengendalian Internal Terhadap Pengelolaan Produksi Dan Persediaan Pada PT MLW Telecom”. Berdasarkan hasil penelitian terdahulu terdapat beberapa temuan baru atas hasil evaluasi pengendalian internal, diantaranya : •

Penelitian dilakukan oleh Siti Sartika Arni Rukmana Setia dalam skripsi Universitas Bina Nusantara dengan judul “Evaluasi Pengendalian Internal Atas Persediaan Pada PT. Hero Supermarket, Tbk”. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Dari hasil penelitian diperoleh masih adanya kelemahan yang terdapat pada PT. Hero Supermarket. Hal ini ditunjukkan dengan masih adanya penumpukan barang yang terjadi pada hari Besar, tata letak/ penempatan yang kurang optimal, serta masih terdapat stock out pada persediaan barang di gudang. Dari hasil evaluasi, dapat disarankan bahwa perusahaan harus menciptakan sistem identifikasi persediaan agar barang dapat diketahui waktu untuk melakukan pemesanan kembali sehingga barang dapat terkoordinir lebih baik, dan perusahaan harus melakukan perhitungan minimal sehari 1 kali, serta perlu diadakannya sistem pencatatan secara perpectual.

•

Penelitian dilakukan oleh Hastoni, Sapto Amal Damandari, Sanovi Rachmawati dalam jurnal ilmiah stiekesatuan dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Jadi dalam Meningkatkan Efektivitas dan Efisiensi Operasi Pada PT. Compotec International”. Terdapat beberapa hal yang muncul dalam siklus manajemen stok barang jadi. Mereka membutuhkan perhatian untuk menangani masalah yang ada dengan sistem pengendalian internal yang baik. Sehingga iklim yang kondusif pada salah satu aset perusahaan dapat

dibuat. Evaluasi sistem pengendalian internal tidak akan hanya terdiri dari proses dan prosedur pengelolaan persediaan produk jadi. Ini juga mencakup kelengkapan data dalam bentuk dokumen dan data akuntansi yang handal. Atas dasar latar belakang penelitian yang telah dikemukakan diatas, maka Penulis dapat mengidentifikasikan masalah yang akan dibahas sebagai berikut : 1.

Apakah pengendalian aplikasi atau sistem yang digunakan perusahaan sudah memadai?

2.

Apa saja kelemahan dalam sistem pengendalian internal pada bagian produksi dan persediaan di PT. MLW Telecom?

3.

Bagaimana cara meningkatkan pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan?

4.

Apakah sistem pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan telah memadai?

Penelitian yang dilakukan pada dasarnya untuk mengetahui atau menemukan, mengembangkan, dan menguji kebenaran suatu pengetahuan. Oleh sebab itu, tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1.

Mengetahui apakah pengendalian aplikasi atau sistem yang telah ada sudah memadai.

2.

Mengetahui kelemahan dalam sistem pengendalian internal pada bagian produksi dan persediaan di PT. MLW Telecom.

3.

Mengetahui cara meningkatkan pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan.

4.

Mengetahui apakah sistem pengendalian internal di bagian produksi dan persediaan sudah memadai.

METODE PENELITIAN Dalam rangka memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan dalam Pengendalian Internal Terhadap Pengelolaan Produksi dan Persediaan pada PT. MLW Telecom, jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1.

Data Primer (primary data) Merupakan data yang didapat dari sumber pertama baik individu atau perorangan seperti hasil wawancara yang mempunyai tujuan untuk memperoleh data secara langsung dari pihak perusahaan.

2.

Data Sekunder (secondary data) Merupakan data yang diperoleh dalam bentuk yang sudah jadi berupa publikasi. Jadi merupakan data yang sudah dikumpulkan oleh pihak atau instansi lain. a. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penelitian yang dilakukan dengan cara membaca dan mempelajari literatur-literatur kepustakaan dan sumber data lainnya untuk memeperoleh data sekunder yang dibutuhkan sehubungan dengan masalah yang dibahas dalam skripsi ini. b. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian lapangan merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan secara langsung untuk memperoleh data primer dengan cara: • Wawancara (interview)

Merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan untuk memperoleh informasi yang lebih jelas dan akurat. • Kuesioner Merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara mengajukan daftar pertanyaan untuk diisi oleh karyawan bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom. • Pengamatan (observasi) Merupakan metode pengumpulan data dengan melakukan peninjauan dan pengamatan langsung ke lokasi perusahaan untuk melihat keadaan dan aktivitas perusahaan yang sesungguhnya agar memperoleh data yang tepat dan akurat.

HASIL DAN BAHASAN PT. MLW Telecom merupakan perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang perangkat mobile wireless internet, yang berupa Data Card/Modem/Router CDMA/EVDO/GPRS/3G UMTS/3G HSDPA dan HSUPA, Pad guna menyediakan komunikasi yang mudah bagi siapa saja, kapan saja, dan dimana saja. Dalam aktivitas atau kegiatan di bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom dimulai dari proses penerimaan barang dari luar negeri hingga saat barang tersebut dilakukan pengiriman ke pelanggan. Di sisi lain dampak dari dilakukannya pengiriman barang adalah adanya retur penjualan, mutasi barang, yang juga dilakukan di bagian produksi dan persediaan. Hasil evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom seperti yang telah dijelaskan di atas didasarkan pada 5 (lima) komponen pengendalian internal yang saling berhubungan.

1.1 Komponen Pengendalian Internal 1.1.1 Lingkungan Pengendalian (Control Environment) 1. Integritas dan Nilai Etika . Berdasarkan hasil evaluasi menunjukkan bahwa pihak manajemen menggunakan media intranet melalui email ke semua karyawan untuk memberitahukan pengumuman dan peraturan baru yang berlaku di perusahaan. Di samping beberapa kelebihan diatas juga terdapat kekurangan atas faktor integritas dan nilai etika. Hal ini terlihat dari proses pelaksanaan peraturan kepegawaian (human resources policies) yang kurang maksimal. Hal ini terlihat dari karyawan yang sering melakukan pelanggaran peraturan kerja yang tidak selalu diberikan surat teguran dan surat peringatan atas pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan tersebut. Hal ini dapat mengakibatkan karyawan yang bersangkutan untuk tetap melakukan pelanggaran secara terus menerus dan apabila pelanggaran dilakukan dalam jangka waktu yang lama dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Dengan melihat adanya kelemahan diatas sebaiknya pihak manajemen memperketat pengawasan atas pelaksanaan human resources policies agar karyawan mematuhi dan menjalankan semua peraturan kepegawaian yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom. Selain itu tindakan pengawasan dan pemberian motivasi karyawan juga sangat penting untuk dilakukan oleh pihak perusahaan untuk mencegah terjadinya tindakan yang dapat merugikan perusahaan. 2. Komitmen terhadap kompetensi

Beberapa karyawan pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom memiliki tingkat pendidikan yang sesuai dengan bidang pekerjaan mereka. Hal ini terlihat pada karyawan packing yang memiliki tingkat pendidikan akhir SMA. Di samping itu tidak adanya pelatihan khusus bagi karyawan atas produk baru yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom. Selain itu tidak diadakannya training pengetahuan yang ditujukan untuk menambah keahlian atau skill dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab pekerjaannya. Apabila perusahaan memiliki produk baru, sebaiknya perusahaan memberikan pelatihan atas produk-produk tersebut kepada bagian-bagian yang bersangkutan sehingga setiap karyawan yang berhubungan langsung dengan produk-produk tersebut memiliki pengetahuan dan keahlian dasar terkait dengan produk baru yang dimiliki oleh perusahaan. Di sisi lain sebaiknya perusahaan memiliki anggaran khusus untuk memberikan pelatihan pengetahuan atau kursus bagi karyawan yang tidak memiliki tingkat pendidikan yang tinggi dengan melihat kinerja karyawan tersebut. 3. Dewan Direksi dan Komite Audit PT. MLW Telecom merupakan salah satu perusahaan keluarga yang bertujuan untuk membuka lapangan pekerjaan di bidang teknologi. Pangsa pasar perusahaan berada di Jakarta dan di luar daerah. PT. MLW Telecom memiliki 3 orang Pemegang Saham. Dalam struktur organisasi dan proses pelaksanaan perusahaan terdapat 1 orang Komisaris serta Direktur Utama. Di samping itu Komisaris belum memerlukan Komite Audit karena pihak Komisaris masih dapat melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap aktivitas yang terjadi di perusahaan. 4. Filosofi dan Gaya operasi Manajemen Adanya kekurangan yang dapat diidentifikasi Penulis adalah tidak adanya penilaian kinerja yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom sehingga karyawan yang memiliki kinerja atau performa terbaik di setiap bagian tidak mendapatkan bonus atau reward. Dalam hal ini pihak manajemen perusahaan seharusnya melakukan penilaian kinerja karyawan. Apabila ada penilaian kinerja dan bonus maka dapat membuat setiap karyawan untuk lebih rajin dan tanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. 5. Struktur Organisasi Salah satu kelebihan atas faktor struktur organisasi adalah adanya kerangka tertulis tentang struktur organisasi perusahaan sehingga setiap bagian dan karyawan mengetahui kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaan mereka. Di sisi lain Penulis menemukan kelemahan dari struktur organisasi dimana tidak adanya bagian audit internal perusahaan. Bagian audit internal seharusnya berdiri secara independen untuk melakukan pengendalian internal dan memeriksa semua aktivitas yang terjadi di perusahaan serta memberikan saran yang membangun apabila terjadi kesalahan atau kecurangan di dalam aktivitas perusahaan. Dengan melihat kondisi diatas sebaiknya PT. MLW Telecom membentuk departemen baru dalam struktur organisasi perusahaan sehingga bagian atau divisi audit internal dapat berdiri secara independen atau tidak berada di bawah naungan departemen lain. Selain itu apabila perusahaan belum memerlukan bagian audit internal karena lingkup operasional perusahaan yang belum terlalu luas, maka manajemen perusahaan dapat menambahkan fungsi dari Internal Auditor di dalam perusahaan. 6. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Kelebihan yang terlihat atas faktor kebijakan dan praktik sumber daya manusia adalah pihak manajemen perusahaan memberikan test saat perekrutan karyawan baru sesuai dengan

persyaratan yang dibutuhkan perusahaan. Di samping itu adanya adanya human resources policies dan prosedur secara tertulis bagi karyawan menjadi salah satu kelebihan atas faktor kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kelemahan yang terjadi adalah pihak manajemen perusahaan tidak melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan sehingga tidak ada promosi karyawan untuk naik ke tingkat yang lebih tinggi dan tidak ada reward bagi karyawan terbaik. Dengan melihat kondisi tersebut sebaiknya pihak manajemen perusahaan melakukan penilaian kinerja secara periodik sehingga dapat diketahui kinerja karyawan tersebut terhadap perusahaan. 1.1.2 Penilaian Resiko (Risk Assessment) Penilaian resiko harus mempertimbangkan resiko yang dapat muncul dari perubahan kondisi yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Penulis mengidentifikasi beberapa resiko yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom, antara lain :


Resiko adanya kecurian oleh karyawan CCTV merupakan salah satu cara untuk mengurangi atau meminimalisir terjadinya kecurangan di perusahaan. Pada bagian produksi dan persediaan di PT. MLW Telecom, kamera CCTV tidak diaktifkan karena para pemimpin (Manager) tidak menginginkan adanya pihak atau bagian di luar produksi dan persediaan yang mengetahui aktivitas dan situasi ruang di bagian produksi dan persediaan. Dalam hal ini ada baiknya apabila perusahaan mengaktifkan kembali kamera CCTV tersebut. Hal ini diharapkan agar setiap tindakan atau kecurangan yang terjadi baik oleh pihak internal maupun pihak eksternal dapat terekam oleh kamera CCTV tersebut. Di sisi lain dengan adanya kamera CCTV maka aktivitas atau kegiatan setiap karyawan dalam bagian produksi dan persediaan dapat terdeteksi sehingga para pemimpin perusahaan dapat menilai kegiatan yang terjadi di bagain produksi dan persediaan.




Resiko terhadap human error Human error terjadi karena unsur ketidaksengajaan dalam praktik sumber daya manusia. Hal ini dapat terjadi di PT. MLW Telecom karena kurangnya pelatihan yang dilakukan di bagian produksi dan persediaan sehingga kemungkinan kesalahan yang dilakukan oleh karyawan semakin besar. Dalam hal ini sebaiknya pihak manajemen memberikan pelatihan terhadap karyawan sesuai dengan bidang pekerjaan karyawan tersebut di perusahaan sehingga karyawan tersebut dapat lebih maksimal dalam menyelesaikan tugasnya sehingga human error atas aktivitas tersebut dapat diminimalisasi.




Perjanjian dengan supplier luar negeri PT. MLW Telecom tidak memiliki kontrak jangka panjang dengan supplier sehingga tidak ada jaminan bagi perusahaan bahwa pihak supplier akan memasok barang secara terus-menerus kepada perusahaan. Di sisi lain, PT. MLW Telecom melakukan pembelian barang secara cash terhadap supplier di luar negeri. Pembelian barang secara cash cukup membawa resiko yang besar bagi perusahaan, dimana PT. MLW Telecom tidak dapat memotong biaya atas kerusakan yang terjadi dari barang yang dipesan. Barang yang sudah dibeli oleh PT. MLW Telecom tidak dapat dikembalikan ke supplier apabila terdapat barang yang tidak dapat diperbaiki dengan sparepart yang ada. PT. MLW Telecom dan supplier mempergunakan kebijakan “bonus”. Bonus ini berarti bahwa PT. MLW Telecom mendapatkan tambahan barang yang sama sesuai pesanan sebesar 1% dari pembelian yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom terhadap supplier.

Dalam hal ini ada baiknya apabila PT. MLW Telecom memiliki atau membuat kontrak jangka panjang dengan supplier berkaitan dengan produk perusahaan sehingga pihak supplier tidak dapat berhenti secara sepihak dalam memberikan barang kepada PT. MLW Telecom. Di sisi lain kontrak tersebut juga harus membahas mengenai metode pembayaran dan sistem pengembalian barang rusak yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.


Resiko kosongnya persediaan Kosongnya persediaan di bagian persediaan juga dialami oleh PT. MLW Telecom. Hal ini beberapa kali terjadi saat perusahaan mengikuti event pameran baik di dalam maupun di luar kota. Hal ini disebabkan karena pemesanan barang ke luar negeri tidak dilakukan oleh bagian produksi dan persediaan, tetapi dilakukan oleh bagian penjualan sehingga apabila terjadi kekurangan stok di bagian persediaan bisa dikarenakan adanya miscommunication antara bagian produksi dan persediaan dengan bagian penjualan. Dalam hal untuk mencegah terjadinya kekosongan persediaan sebaiknya bagian produksi dan persediaan dengan bagian penjualan sebaiknya membuat perencanaan atas persediaan minimum sehingga pemesanan barang ke luar negeri bisa didasari atas perhitungan perencanaan tersebut.




Kerusakan barang sebelum tiba di pelanggan Dalam melakukan pengiriman barang ke pelanggan di luar daerah, PT. MLW Telecom mempergunakan jasa pengiriman barang. Apabila terjadi kerusakan untuk barang yang sensitif seperti “Pad” dalam jangka waktu pengiriman maka PT. MLW Telecom tidak menjamin atau bertanggung jawab atas kerusakan tersebut karena saat barang keluar dari perusahaan dalam kondisi baik dan layak jual. Sejauh ini belum ada keluhan dari pelanggan mengenai kerusakan barang dalam proses pengiriman. Apabila suatu saat terjadi kerusakan dalam proses pengiriman maka pihak PT. MLW Telecom akan memberikan service sesuai ketentuan dari kartu garansi yang diberikan dan PT.MLW Telecom akan melakukan komplain ke tempat jasa pengiriman atas kerusakan barang yang terjadi. Dalam hal ini, apabila suatu saat terjadi keluhan dari pelanggan atas kerusakan barang sebelum tiba di pelanggan, pihak PT. MLW Telecom khususnya bagian produksi dan persediaan harus meningkatkan kontrol atas keamanan dari proses pengepakan untuk produk-produk yang memiliki tingkat sensitivitas yang cukup tinggi.




Penumpukan Barang Di bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom terdapat penumpukan barang dan perlengkapan (supplies). Banyaknya pembelian atas barang lama mengakibatkan barang tersebut menjadi kelebihan stok di gudang. Hal ini disebabkan karena adanya produk atau barang baru yang dikeluarkan oleh PT. MLW Telecom di pasaran sehingga mengakibatkan barang lama kurang diminati oleh masyarakat dan selisih harga antara barang baru dan barang lama tidak terlalu significant. Di sisi lain perlengkapan atau supplies yang digunakan oleh bagian produksi seperti spons, kardus, flyer, buku panduan banyak yang kelebihan stok karena banyaknya pembelian perlengkapan yang tidak sesuai dengan barang yang ada di bagian persediaan. Dengan melihat beberapa hal diatas, maka apabila perusahaan akan mendatangkan produk baru, ada baiknya banyaknya pemesanan atas produk yang lama dikurangi karena sebagian besar pelanggan pasti memilih untuk membeli produk keluaran terbaru. Berkaitan dengan kelebihan perlengkapan atau supplies, sebaiknya bagian produksi dan persediaan khususnya packing melakukan pemeriksaan atas

banyaknya barang atau produk yang belum dilakukan pengemasan sehingga tidak terjadi penumpukan perlengkapan atau supplies. Di samping resiko tersebut terdapat kekuatan atau kelebihan dari PT. MLW Telecom dimana permintaan penjualan dari pelanggan dapat dipenuhi dari segi waktu sehingga pelanggan dapat menerima barangnya tepat pada waktu yang telah ditentukan. 1.1.3 Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Aktivitas atau transaksi di bagian persediaan PT. MLW Telecom akan diproses dalam sistem accurate, baik retur penjualan, permintaan penjualan, penerimaan barang, mutasi barang. Setelah itu akan menghasilkan laporan terkait dengan aktivitas tersebut. Selain aktivitas tersebut terdapat kelemahan lain yaitu belum terintegrasi dengan gudang-gudang eksternal yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom. Hal ini terlihat dari aktivitas atau kegiatan yang dilakukan di luar bagian persediaan pusat PT. MLW Telecom masih harus diinput di kantor pusat. Hal ini dapat menyebabkan terjadinya kesalahan dalam praktik sumber daya manusia yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Selain itu kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh PT. MLW Telecom yang cukup banyak dan berdampak pada banyaknya data yang diolah dan disimpan mengakibatkan kinerja dari sistem tersebut menjadi lebih lambat. Dengan melihat kondisi tersebut sebaiknya PT. MLW Telecom menyediakan dana cadangan untuk kembali mengundang trainer dari perusahaan yang menyediakan accurate accounting software tersebut untuk mendiskusikan pemecahan masalah terkait dengan sistem tersebut dan melakukan proses training ulang mengenai pemakaian dan cara kerja dari sistem yang telah diperbaharui tersebut sehingga kinerja karyawan yang berhubungan langsung dengan sistem tersebut menjadi tidak terhambat. 1.1.4 Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Aktivitas Pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Penulis dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan dan kelebihan atas faktor aktivitas pengendalian yang dimiliki oleh PT. MLW Telecom, diantaranya : 1. Pemisahan Tugas dan Wewenang Pemisahan tugas dan wewenang belum berjalan dengan baik di bagian produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom dimana adanya kesamaan individu yang mengeluarkan barang dan melakukan stok opname. Disamping itu terdapat kelebihan yang terlihat yaitu adanya job description pada bagian produksi dan persediaan sehingga karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawab masing-masing. Dalam hal ini ada baiknya apabila bagian produksi dan persediaan melakukan pemisahan tugas dan wewenang antara pihak yang melakukan pekerjaan dengan pihak yang melakukan pemeriksaan, sehingga kesalahan atau kecurangan yang mungkin terjadi dapat diminimalisir. 2. Adanya rekonsiliasi pencatatan atas persediaan Bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom membuat rekonsiliasi pencatatan transaksi atas persediaan yang tersedia dan memberikan keterangan apabila terdapat perbedaan jumlah barang awal dengan pada saat dilakukan rekonsiliasi pencatatan persediaan. 3. Otorisasi di Bagian Produksi dan Persediaan Otorisasi sistem accurate yang dipergunakan oleh PT. MLW Telecom telah berjalan cukup baik dimana hanya orang yang berkepentingan yang dapat mengakses informasi dari

sistem tersebut dan adanya password pada sistem semakin membantu memperkuat keamanan yang ada. Selain itu apabila karyawan melakukan kesalahan dalam memasukkan data persediaan maka karyawan tersebut harus meminta akses khusus kepada Head of Production and Inventory untuk melakukan pembetulan. Otorisasi yang lemah terlihat dalam proses permintaan penjualan (sales order), stock opname dan keluar barang, dimana tidak ada formulir khusus yang menyatakan aktivitas tersebut. Hal ini mengakibatkan tidak adanya bukti tertulis apabila terjadi kehilangan barang. Dalam hal ini, Penulis menyarankan agar perusahaan mulai mempergunakan formulir terkait dengan aktivitas tersebut dimana hal ini dapat membuat pengendalian internal di dalam perusahaan lebih memadai daripada sebelumnya. 4.

Kebijakan Retur Barang dan Barang Demo Retur penjualan merupakan salah satu strategi marketing PT. MLW Telecom dalam meningkatkan penjualan terhadap pelanggan. Dalam hal ini retur penjualan hanya boleh dilakukan “retail”. Retail merupakan pelanggan besar PT. MLW Telecom, diantaranya : carrefour, paper clip, office 2000, electronic city, electronic solution, hypermart. Di samping itu dengan tidak ada ketentuan banyaknya barang retur yang dapat dikembalikan akan mengakibatkan penumpukan persediaan di perusahaan, dimana apabila PT. MLW Telecom telah memasarkan barang baru maka produk retur tersebut menjadi kurang diminati di pasaran dan berdampak kerugian bagi perusahaan. Dalam hal barang retur ini ada baiknya apabila perusahaan membatasi banyaknya barang retur yang diperbolehkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat menjual atau memasarkan produk tersebut ke pelanggan lain sebelum perusahaan mendatangkan produk keluaran terbaru. Barang demo merupakan barang yang diperuntukkan bagi pelanggan PT. MLW Telecom untuk mengetahui fitur produk dari perusahaan dengan lebih detail. Beberapa barang demo yang diperuntukkan untuk pelanggan disalahgunakan oleh karyawan untuk kepentingan pribadi dengan menggunakan barang demo tersebut. Di samping itu data dari barang demo tersebut tidak up to date. Dalam menangani pendistribusian barang demo ini sebaiknya perusahaan menerapkan peraturan yang tegas terkait barang demo dimana karyawan tidak diperbolehkan untuk mempergunakan barang demo untuk kepentingan pribadi dan apabila ada yang melanggar peraturan tersebut maka perusahaan akan memberikan denda atau sanksi terhadap karyawan tersebut. Selain itu bagian produksi dan persediaan harus mendata secara lengkap tentang berapa banyak barang demo yang dikeluarkan oleh perusahaan dan letak penempatan serta rotasi dari barang demo tersebut di pelanggan, sehingga distribusi dan data mengenai barang demo menjadi lebih valid dan up to date. 5. Dokumen yang digunakan Dokumen merupakan hal yang sangat penting di setiap perusahaan karena dapat menjadi bukti tertulis dan pertanggung jawaban karyawan yang mengeluarkan atau menandatangani dokumen/form tersebut. Pada bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom terdapat aktivitas atau kegiatan yang tidak menggunakan form diantaranya sales order, stock opname, dan keluar barang (proses packing dan testing). Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya barang perusahaan yang sulit dideteksi siapa pelakunya karena tidak adanya form yang diguanakan sebagai bukti tertulis. 1.1.5 Pemantauan (Monitoring) Aktivitas pemantauan atau monitoring di bagian produksi dan persediaan PT. MLW Telecom dilakukan oleh Head of Production and Inventory dimana Head of Production and Inventory memantau setiap lini atau aktivitas yang terjadi di gudang. Di samping kelebihan diatas masih terdapat kekurangan atas aspek pemantauan, diantaramya : 1.

Tidak adanya fungsi audit internal

Dalam struktur organisasi dan berdasarkan analisa Penulis, bagian audit di PT. MLW Telecom menunjukkan bahwa akivitas atau kegiatan yang dilakukan lebih merujuk sebagai verifikator bukan sebagai audit internal perusahaan. Hal ini terlihat dari job description atas bagian audit dimana kegiatan atau aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pengecekan atas suatu transaksi dan laporan. PT. MLW Telecom belum memerlukan bagian internal audit karena lingkungan operasional perusahaan yang belum terlalu besar, tetapi PT. MLW Telecom memerlukan adanya fungsi Internal Auditor di dalam perusahaan. . Dengan melihat kondisi diatas sebaiknya di dalam perusahaan harus memiliki fungsi Internal Auditor. Hal ini dapat dilakukan dengan cara perusahaan mengeluarkan surat keputusan untuk membentuk suatu team work yang bersifat insidentil yang anggotanya diambil dari dalam perusahaan yang tidak berkaitan dengan objek yang diperiksa untuk melakukan pemeriksaan atas aktivitas operasional perusahaan sehingga apabila terdapat pelanggaran peraturan perusahaan atau human error atau kecurangan dapat segera dideteksi dan dicari solusi perbaikan untuk menyelesaikan masalah tersebut. 2.

Tidak adanya penilaian kinerja Setiap individu yang bekerja di suatu perusahaan harus diberikan penilaian kinerja karyawan atas performa karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab mereka. Dengan adanya penilaian kinerja maka perusahaan dapat mengetahui prestasi dari karyawan tersebut. Pihak manajemen PT. MLW Telecom tidak memiliki peraturan tertulis atas sistem penilaian balance scorecard karyawan. Di samping itu, PT. MLW Telecom juga tidak melakukan penilaian kinerja atas karyawan yang bekerja di setiap bagian dari PT. MLW Telecom sehingga perusahaan tidak mengetahui kualitas kinerja karyawan. Rekomendasi Penulis terkait dengan hal diatas adalah pihak manajemen perusahaan membuat peraturan tertulis mengenai balance scorecard untuk karyawan dan melakukan penilaian kinerja terhadap setiap karyawan sehingga perusahaan dapat mengetahui kinerja dari setiap karyawan dan memberikan reward atau bonus bagi karyawan dengan kinerja terbaik.

SIMPULAN DAN SARAN Dari hasil pembahasan dan penelitian yang telah dilakukan mengenai penerapan pengendalian internal terhadap produksi dan persediaan pada PT. MLW Telecom, maka Penulis dapat menyimpulkan secara umum bahwa diperlukan peran serta dari pihak manajemen untuk meningkatkan dan memperbaiki beberapa kelemahan yang dimiliki perusahaan. Di samping itu pengendalian aplikasi atau sistem yang digunakan cukup baik. Dalam hal penerapan pengendalian internal di perusahaan tersebut belum memadai dimana masih terdapat kelemahankelemahan yang membuat tujuan pengendalian internal terhadap visi perusahaan tidak dapat tercapai. Hal ini dapat ditunjukkan dengan kelemahan-kelemahan sebagai berikut: 1.

Sistem accurate yang digunakan oleh perusahaan pada bagian produksi dan persediaan belum terintegrasi dengan gudang-gudang eksternal serta banyaknya data yang diolah membuat kinerja sistem menjadi melambat.

2.

Adanya kesamaan individu antara mengatur keluar masuknya barang dengan pengontrolan stock opname.

3.

Tidak adanya pembatasan pada banyaknya jumlah retur penjualan mengakibatkan stock barang menjadi semakin banyak dan mengakibatkan penumpukan persediaan.

4.

Terjadinya penumpukan perlengkapan (supplies).

5.

CCTV di bagain produksi dan persediaan tidak diaktifkan.

6.

Tidak ada kontrak jangka panjang dengan supplier luar negri sehingga tidak ada jaminan bahwa pihak supplier akan memasok barang secara terus-menerus kepada perusahaan.

7.

Pembayaran dengan supplier di luar negri dilakukan secara cash dimana perusahaan tidak dapat memotong biaya atas kerusakan yang terjadi dari barang yang dipesan.

Walaupun terdapat kelemahan--kelemahan seperti diatas, namun Penulis menjumpai beberapa kelebihan sebagai berikut : 1.

Adanya kerangka tertulis struktur organisasi perusahaan sehingga setiap bagian dan karyawan mengetahui kepada siapa mereka harus mempertanggung jawabkan hasil pekerjaan mereka.

2.

Adanya job description secara tertulis pada bagian produksi dan persediaan sehingga setiap karyawan mengetahui tugas masing-masing.

3.

Otorisasi sistem accurate yang digunakan oleh perusahaan cukup baik dimana hanya orangorang yang berkepentingan yang dapat mengakses informasi dari sistem tersebut.

4.

Permintaan penjualan (Delivery Order) dari pelanggan dapat dipenuhi dari segi waktu sehingga pelanggan dapat menerima barangnya tepat pada waktu yang telah ditentukan.

5.

Adanya rekonsiliasi pencatatan persediaan.

Berdasarkan hasil simpulan yang telah diuraikan diatas, maka berikut ini akan diberikan beberapa saran yang diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dimasa mendatang. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut : 1.

Dari segi sistem accurate yang digunakan sebaiknya perusahaan memanggil kembali pihak yang membuat sistem tersebut untuk mendiskusikan perbaikan atau pengembangan kembali dari sistem yang ada sehingga sistem tersebut dapat menjadi lebih baik dan optimal.

2.

Bagian produksi dan persediaan sebaiknya melakukan pemisahan terhadap individu yang mengatur keluar masuknya barang dengan yang melakukan stock opname dan disaksikan oleh pihak Internal Auditor perusahaan agar tidak terjadi kecurangan maupun kesalahan yang tidak disengaja oleh karyawan tersebut.

3.

Bagian produksi dan persediaan sebaiknya meminta pembelian perlengkapan (supplies) sesuai dengan jumlah barang yang dimiliki.

4.

Peusahaan sebaiknya membuat peraturan mengenai pembatasan jumlah retur penjualan.

5.

Perusahaan sebaiknya memiliki kontrak jangka panjang dengan supplier di luar negri sehingga perusahaan memiliki perjanjian yang kuat dengan supplier.

6.

Perusahaan sebaiknya mengaktifkan CCTV yang ada di bagian produksi dan persediaan sehingga perusahaan dapat mengetahui aktivitas atau kegiatan yang terjadi.

7.

Dari segi pembayaran secara cash ke supplier, perusahaan sebaiknya melakukan pembayaran sebagian (50%) terlebih dahulu lalu setelah barang tiba dan diperiksa oleh bagian persediaan serta diterbitkan berita acara dari bagian produksi dan persediaan bahwa sesuai dengan permintaan perusahaan, maka dilakukan pelunasan pembayaran ke supplier.

REFERENSI Akmal. (2007). Pemeriksaan Intern. Jakarta: PT Macanan Jaya Cemerlang. Arens, Alvin A., Randal J.Elder, Mark S. Beasley.(2012). Auditing. New Jersey : Pearson Education. Assauri, Sofjan.(2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi, LPFE-UI, Jakarta. Boynton,W.C., Johnson,R.N., William C. (2006). Modern Auditing : Assurance Services and The Integrity of Financial Reporting. 8th Edition.

COSO(Committee of Sponsoring Organization). International Control Intergrated Frame Work, edition in two volumes, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, July 1997. Gavin, T. A. (2009). Internal Control Assessment-Improving Transparency of Private Company Reporting , 29-34. Gondodiyoto. (2007). Audit Sistem Informasi Pendekatan COBIT. Edisi Revisi. Jakarta : Mitra Wacana Media. Griffin, R. W., & Ebert, R. J. (2007). Bisnis (edisi 8). (Alih bahasa oleh Sita Wardhani). Jakarta: Erlangga. Hall, J. A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Hartono, J. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta. Heripracoyo, S. (2009). Analisis dan perancangan system informasi akuntansi pembelian dan persediaan pada PT. Oliser Indonesia. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Yogyakarta. http://jurnal.stiekesatuan.ac.id/index.php/jir/article/view/137 http://library.binus.ac.id/Collections/ethesis_detail/2012-2-00255-AK http://speedup.co.id SS belajar. (n.d.). Retrieved Januari 3, 2013, from ssbelajar.blogspot.com/2012/08/strukturorganisasi.html?m=1 Warren, C.S., Reeve, J.M., & Fees, P.E. (2008). Pengantar Akuntansi buku 1 (edisi 21). (Alih bahasa, Farahmita, A., Amanugrahani., & Hendrawan.T.). Jakarta : Salemba Empat.

RIWAYAT PENULIS Binusian ID

: 1301031930

Nama

: Sintia Karlinda

Email

: [email protected]

Alamat

: JL. Pulo Kenanga Raya, Kemandoran I

Tempat dan Tanggal Lahir

: Jakarta, 29 Mei 1991

Pendidikan Formal 2009 – 2013

: Binus University, Jakarta, Indonesia Bachelor (S1), Accounting