ANALISIS KETERSEDIAAN FITUR PROGRAM ADMINISTRASI PERSONALIA (Studi kasus pada PT. Agri Spice Indonesia) SKRIPSI

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

ANALISIS KETERSEDIAAN FITUR PROGRAM ADMINISTRASI PERSONALIA (Studi kasus pada PT. Agri Spice Indonesia)

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Gregorius Evan Reinaldo NIM: 122114083

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2017



SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh: Gregorius Evan Reinaldo NIM: 122114083

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2017

i


ii


iii


HALAMAN PERSEMBAHAN

“Show me a hero, and I'll write you a tragedy.” ― F. Scott Fitzgerald

Skripsi ini kupersembahkan untuk Papaku Alm. Fx. Sugeng H. dan Mamaku Alm. M. M. Purwanti Dyah K. Keluarga besar Sungkono dan Mulyadi Keluarga besar Suparjan dan Suyati Keluarga besar Plesir Semua kolega yang bersedia membantu

iv


v


vi


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkatnya sehingga saya dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul “ANALISIS KETERSEDIAAN FITUR PROGRAM ADMINISTRASI PERSONALIA” (Studi kasus pada PT. Agri Spice Indonesia). Penulisan skripsi ini disusun berkat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Karena itu pada kesempatan ini, saya akan menyampaikan ucapan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. Tuhan Yesus Kristus yang selalu mendampingi dan menuntun penulis dalam penulisan skripsi ini. 2. Johanes Eka Priyatma, M. Sc., Ph.D Selaku Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian penulis. 3. Albertus Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A Selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma. 4. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma. 5. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.I.P., M.Sc., Ak., C.A selaku dosen pembimbing yang telah membantu dan membimbing penulisan menyelesaikan skripsi. 6. A. Diksa Kuntara, S.E., MFA., QIA selaku dosen pembimbing akademik yang telah memberikan kontribusi berupa saran dan bimbingan yang berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi. 7. Iwan Suyudi selaku Kepala Personalia di PT. Agri Spice Indonesia yang telah berkenan memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian untuk tugas akhir. 8. Teguh Wahyono, S.Kom. selaku pembuat Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia yang telah berkenan memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan penelitian untuk tugas akhir. 9. Alm Papa dan Alm Mamaku, yang telah memberikan kesempatan pada anaknya untuk lahir, tumbuh, dan menjadi dewasa, semoga dengan skripsi yang penulis tulis dapat melengkapi salah satu wasiat yang diberikan pada anaknya. 10. Pasangan Sugiyanto dan Uswatun Chasanah yang telah memberikan tempat bagi penulis untuk berteduh selama penulis di Yogyakarta. 11. Joko Purnomo yang telah memberikan semangat dan bimbingan sipiritual kepada penulis pada penulisan skripsi. 12. Abbah Dono yang telah memberikan semangat dan masukan kepada penulis untuk selalu semangat dalam menempuh hidup. 13. David Kristiawan Cahya Putra yang telah memberikan semangat dan menghibur penulis dikala kesulitan yang dialami dalam penulisan skripsi 14. Agus Triyanto dan Pandu Firman C. yang telah memberikan bantuan berupa masukkan yang bermanfaat bagi penulis.

vii


viii


DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL .......................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ................................................. ii HALAMAN PERSEMBAHAN ......................................................................... iii HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ............................ iv LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA TULIS .. v KATA PENGANTAR ........................................................................................ vi DAFTAR ISI ...................................................................................................... viii DAFTAR TABEL ............................................................................................... xiii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiv DAFTAR SINGKATAN .................................................................................... xv ABSTRAK .......................................................................................................... xvi ABSTRACT ..........................................................................................................xvii BAB I

PENDAHULUAN ............................................................................. 1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................ 3 C. Batasan Masalah ........................................................................... 3 D. Tujuan Penelitian ......................................................................... 4 E. Manfaat Penelitian ....................................................................... 4 F. Sistematika Penulisan .................................................................. 5

BAB II

LANDASAN TEORI ........................................................................ 7 A. Sistem.............................................................................................. 7 1. Pengertian Sistem ..................................................................... 7

ix


2. Jenis-jenis Sistem ...................................................................... 8 B. Sistem Akuntansi ........................................................................... 9 1. Pengertian Sistem Akuntansi .................................................. 9 2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi ............................................... 10 3. Faktor-faktor dalam Menyusun Sistem Akuntansi ................. 11 4. Sifat-sifat Sistem Akuntansi ................................................... 12 5. Manfaat Sistem Akuntansi Bagi Fungsi Management .......... 13 6. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi .............................. 13 C. Software Akuntansi....................................................................... 14 1. Pengertian Software ................................................................ 14 2. Pengertian Software Akuntansi .............................................. 15 D. Pengendalian Intern ...................................................................... 16 1. Pengertian Pengendalian Intern .............................................. 16 2. Komponen Pengendalian Intern ............................................. 17 E. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi ...................................... 18 1. Pengertian Bagan Alir Dokumen ............................................ 18 2. Manfaat Bagan Alir Dokumen ............................................... 19 3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen ............... 19 BAB III METODE PENELITIAN .................................................................. 21 A. Jenis Penelitian ............................................................................ 21 B. Waktu dan Tempat Penelitian ...................................................... 21 1. Tempat Penelitian .................................................................. 21 2. Waktu Penelitian .................................................................... 21

x


C. Subjek dan Objek Penelitian ........................................................ 21 1. Subjek Penelitian ................................................................... 21 2. Objek Penelitian .................................................................... 22 D. Data yang Dibutuhkan .................................................................. 22 E. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 23 1. Wawancara ............................................................................ 23 2. Observasi ................................................................................ 23 3. Dokumentasi ........................................................................... 24 F. Teknik Analisis Data ................................................................... 24 BAB IV GAMBARAN UMUM ...................................................................... 30 A. Lokasi PT. Agri Spice Indonesia ................................................. 30 B. Sejarah Berdirinya PT. ASI .......................................................... 30 C. Visi Misi slogan dan tujuan pendirian .......................................... 31 1. Visi ......................................................................................... 31 2. Misi ......................................................................................... 32 3. Slogan ..................................................................................... 32 4. Tujuan Pendirian..................................................................... 32 D. Status Badan Hukum .................................................................... 32 E. Stuktur Organisasi dan Deskripsi Kerja ....................................... 33 1. Struktur Organisasi ................................................................ 33 2. Deskripsi kerja ........................................................................ 34 F. Administrasi Sumber Daya Manusia ............................................ 37

xi


G. Software Akuntansi Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia ............................................................................. 38 1. Sejarah Software .................................................................... 38 2. Modul Software ...................................................................... 40 BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ....................................... 43 A. Analisis Software Akuntansi Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia .................................................................... 43 1. Deskripsi Software Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia ....................................................................... 43 2. Deskripsi Penggunaan Software/Langkah Kerja Software ..... 48 3. Bagan Alir Software ............................................................... 53 B. Analisis Fitur Software Program Administrasi Personalia Modul PT. Agri Spice Indonesia .................................................................... 61 1. Fitur yang ditawarkan oleh Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia ...................................... 61 2. Fitur yang belum ditawarkan oleh Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia ...................................... 66 C. Uji Coba Penggunaan Software .................................................... 70 1. Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia................................................................................ 70 2. Deskripsi Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia .......................................................... 72

xii


D. Analisis Perbandingan Kesesuaian antara fitur software Program Administrasi Personalia dengan elemen komponen pengendalian internal aktivitas pengendalian menurut COSO ........................... 74 1. Perbandingan Fitur Software Program Administrasi Personalia dengan Komponen Aktivitas Pengendalian menurut COSO .. 74 2. Deskripsi Perbandingan Fitur Software Program Administrasi Personalia dengan Komponen Aktivitas Pengendalian menurut COSO...................................................................................... 79 BAB VI PENUTUP ......................................................................................... 81 A. Kesimpulan ................................................................................... 81 B. Keterbatasan Penelitian ................................................................ 81 C. Saran ............................................................................................. 82 DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................... 83 LAMPIRAN ........................................................................................................ 85

xiii


DAFTAR TABEL

3.1 Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia ...26 3.2 Penjelasan Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian ...................................................................................................27 5.1 Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia ...60 5.2 Rangkuman Analisis Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian ...................................................................................................65

xiv


DAFTAR GAMBAR

4.1 4.2 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

Struktur Organisasi PT. ASI ..........................................................................34

Bagan Pengelolaan Administrasi Personalia PT. ASI ................................38 Flowchart Login dan Memilih Modul ........................................................52 Flowchart Input Data Karyawan dan Pembentukan Database Karyawan ..53 Input Data Karyawan .................................................................................54 Pembentukan Database Presensi Komputer Operator dan Databe Presensi dan Terminal Karyawan .............................................................................55 Input Data Presensi (Input Otomatis dan Manual) .....................................56 Proses Data Tanpa Perhitungan (Laporan Laporan Karyawan dan Laporan Lain-Lain) ...................................................................................................57 Proses Data Dengan Perhitungan (Laporan Presensi dan Laporan Penggajian) .................................................................................................58 Output Proses Data (Output Cetak dan Output PDF).................................59

xv


DAFTAR SINGKATAN

No. Singkatan

Kepanjangan

1. ASI

AGRI SPICE INDONESIA

2. COSO

Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

3. KJUB

Koperasi Jasa Usaha Bersama

4. BKPM

Badan Koordinasi Penanaman Modal

5. NIP

Normor Induk Pegawai

6. P3K

Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan

7. PDF

Portable Document Format

xvi


ABSTRAK


Gregorius Evan Reinaldo NIM: 122114083 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2017

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis ketersediaan fitur pengendalian internal pada software “Program Administrasi Personalia”. Penelitian dilakukan di PT. Agri Spice Indonesia. Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Metode penelitian yang digunakan adalah deskrptif kualitatif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik pengumpulan data wawancara, observasi, dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis data kualitatif. Langkah analisis adalah mendeskripsikan fitur software, melakukan uji coba penggunaan software, dan melakukan perbandingan fitur software dengan kajian teori pengendalian internal. Hasil analisis menunjukkan bahwa software “Program Administrasi Personalia” sudah memiliki fitur pengendalian internal sistem personalia yang baik sesuai dengan teori pengendalian internal menurut COSO pada komponen aktivitas pengendalian. Software mampu melakukan pengelolaan database, mengolah data, melaporkan hasil olah dan membantu proses bisnis perusahaan. Kata Kunci: Ketersediaan Fitur, Software, Pengendalian Internal

xvii


ABSTRACT

FEATURES AVAILABILITY ANALYSIS OF PROGRAM ADMINISTRASI PERSONALIA (A Case Study at PT. Agri Spice Indonesia)

Gregorius Evan Reinaldo NIM: 122114083 Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2017

This research aims to analyze the availability of internal control features in “Program Administrasi Personalia” software. Research conducted at PT. Agri Spice Indonesia. The type of this research was a case study. This research used qualitative descriptive method. Data collection techniques in this research were interviewing, observation, and documentation. Data analysis technique used qualitative data analysis. The analysis steps were describing software features, testing software usage, and comparing software features with internal control theoretical studies. The result shows that “Program Administrasi Personalia” software has good internal control features in human resource system. According to internal control theory based on COSO, the software has good internal control features in control activities component. Software has capability in managing databases, processing data, reporting the results and has ability to help company’s business activities. Keywords: Features Availability, Software, Internal Control

xviii


BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Software akuntansi merupakan sebuah program yang dirancang khusus untuk memudahkan serta mempercepat perhitungan, dan penyajian laporan dalam suatu perusahaan. Menurut Azhar Susanto (2008: 207) sistem informasi akuntansi terdiri dari, “Perangkat Keras (Hardware), Perangkat Lunak (Software), Manusia (Brainware), Prosedur (Procedure), Basis Data (Database), dan Teknologi Jaringan Komunikasi (Communication Network Technology)”. Dapat diartikan bahwa software akuntansi adalah salah satu unsur sistem informasi akuntansi perusahaan, yang aktif dalam operasi bisnis perusahaan yang dilakukan secara terus menerus. Software akuntansi diperlukan agar informasi dapat dengan jelas dan tegas tersalurkan dari suatu bidang ke bidang lainnya, serta mampu memberikan instruksi agar prosedur-prosedur yang dijalankan berjalan dengan baik. Ketersediaan pengendalian internal pada software akuntansi berfungsi sebagai alat bantu

bagi

manajemen

dalam

pengambilan

keputusan,

atau

menentukan kebijaksanaan dalam sistem yang digunakan oleh perusahaan.

1

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI 2

Sistem personalia merupakan salah satu komponen dari sistem akuntansi perusahaan,

yang

berfungsi

berupa

untuk

informasi

menjamin personalia

kerahasian

aset

perusahaan

dan

menghasilkan laporan personalia yang dipercaya. Masalah persediaan merupakan sesuatu yang sangat penting sehingga dibutuhkan pengendalian sistem personalia. Software akuntansi merupakan bagian dari sistem akuntansi yang berfungsi untuk membantu kegiatan operasional bisnis perusahaan. Seperti halnya sistem personalia software akuntansi mampu menjamin kerahasian aset perusahaan, serta dapat membatu perusahaan untuk dapat menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Pengendalian internal sistem personalia merupakan suatu prosedur, dan catatan-catatan yang memberikan informasi mengenai sumber daya manusia perusahaan. Pengendalian internal bertujuan untuk menghidari adanya kecurangan-kecurangan yang mungkin terjadi dalam perusahaan, dan dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam menyampaikan informasi. Fitur pengendalian internal sistem informasi akuntansi merupakan fitur yang sangat penting, sehingga dibutuhkan ketersediaan fitur pengendalian internal pada software akuntansi.


Software akuntansi yang baik akan mengoptimalkan kinerja kegiatan perusahaan. Apabila software akuntansi yang digunakan tidak baik, maka akan menyebakan terjadinya manipulasi aset dalam proses proses bisnis yang dilakukan perusahaan. Berdasarkan uraian di atas dan mengingat pentingnya software akuntansi bagi perusahaan, maka penulis tertarik untuk mengkaji tentang “Analisis Ketersediaan Fitur Program Administrasi Personalia”. B. Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah, yaitu, Apakah Program Administrasi Personalia sudah memiliki fitur pengendalian internal sistem personalia yang baik sesuai dengan teori pengendalian internal menurut Commite of Sponsoring Organizations of the

Treadway

Commission

(COSO)

pada

komponen

aktivitas

pengendalian? C. Batasan Masalah Penelitian ini hanya mengamati dan menguji ketersediaan fitur pengendalian internal sistem personalia, pada Program Administrasi Personalia Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia yang sudah dikembangan oleh perusahaan. Penelitian ini hanya dilakukan pada salah satu versi software dan hanya terbatas pada fitur sistem personalia. Kajian teori pengujian software yaitu teori pengendalian internal menurut COSO hanya terbatas pada salah satu komponen, yaitu komponen aktivitas


pengendalian. Keterbatasan pengujian software hanya pada komponen aktivitas

pengendalian

dikarenakan

pada

komponen

lingkungan

pengendalian software tidak mampu menggambarkan corak organisasi, pada komponen penilaian risiko software tidak mampu mengidentifikasi dan menganalisis risiko dari dalam dan luar perusahaan, pada komponen informasi dan komunikasi software hanya mampu menyediakan elemen pendukung laporan keuangan dan tidak mampu menghasilkan laporan keuangan, pada komponen pemantauan software tidak mampu melakukan audit dan tidak bisa menggantikan posisi auditor internal. Hasil dan kesimpulan penelitian ini hanya berlaku untuk Program Administrasi Personalia Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia, versi software dan fitur pengendalian internal sistem personalia yang penulis teliti, dan pengujian pengendalian internal munurut COSO pada komponen aktivitas pengendalian. D. Tujuan Penelitian Tujuan yang diharapkan dapat dicapai dalam penelitian ini adalah untuk menganalisis apakah fitur pengendalian internal sistem personalia yang diberikan oleh Program Administrasi Personalia sudah sudah berjalan baik sesuai teori pengendalian inernal menurut COSO pada komponen aktivitas pengendalian. E. Manfaat Penelitian 1. Bagi PT. Agri Spice Indonesia Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi PT. Agri Spice


Indonesia, dan digunakan juga sebagai evaluasi terhadap software yang sudah dikembangkan dan dapat menjadi acuan dalam pengembangan software akuntansi dan kaitannya pada ketersediaan fitur pengendalian internal sistem personalia dari software akuntansi yang dikembangakan. 2. Bagi Penulis Hasil penulisan ini diharapkan memberikan tambahan kemampuan untuk mengevaluasi sistem personalia serta menjadi sarana dalam menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh dalam perkuliahan, khususnya mengenai software akuntansi khususnya mengenai fitur pengendalian internal sistem personalia. 3. Bagi pihak-pihak lain Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk menambah pengetahuan bagi pihakpihak yang tertarik dalam bidang yang sama. 4. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah kepustakaan dan memberi masukan mengenai sistem akuntansi, khususnya ketersediaan fitur pengendalian internal sistem personalia pada software akuntansi. F. Sistematika Penulisan BAB I

Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian, rumusan masalah, batasan penelitian,


tujuan

penelitian,

manfaat

penelitian,

dan

sistematika penulisan. BAB II

Landasan Teori Dalam bab ini, menguraikan gambaran umum mengenai teori-teori yang mendukung dalam proses-proses penelitian ini.

BAB III

Metode Penelitian Dalam bab ini, akan menguraikan berisi jenis penelitian, tempat dan waktu penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang digunakan, teknik pengumpulan data, jenis data, dan teknik analisis data.

BAB IV

Gambaran Umum Dalam bab ini, penulis akan menguraikan tentang lokasi, sejarah perusahaan, visi misi, status badan hokum, struktur oganisasi, deskripsi kerja, administrasi sumber daya manusia, sejarah software, dan modul software.

BAB V

Analisis Data dan Pembahasan Dalam bab ini, penulis akan membahas mengenai deskripsi data, analisis data dan interpretasi

BAB VI

Penutup Dalam Bab ini akan dibahas mengenai kesimpulan, keterbatasan penelitian, dan saran.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem 1. Pengertian Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut

Jogiyanto

(2005:

1)

berdasarkan

pendekatan

yang

menekankan pada prosedur, maka sistem dapat didefinisikan sebagai “Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,

berkumpul

untuk

melakukan

suatu

kegiatan

atau

menyelesaikan sesuatu dengan sasaran tertentu”. Berdasarkan pendekatan yang menekankan pada elemen, maka sistem didefinisikan sebagai “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. “Sistem adalah suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama, untuk mencapai tujuan tertentu. Urutan kegiatan disini yang dimaksud adalah untuk menjelaskan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan bersama”. (Ladjamudin Bin Al – Bahra, 2005: 1-2).

7


2. Jenis-jenis sistem Menurut Winarno (2006: 1-5), sistem dapat digolongkan ke dalam beberapa kelompok, tergantung karakteristiknya. Beberapa golongan diantaranya adalah: a. Sistem tertutup vs terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungannya. Misalnya sistem pencobaan di laboratorium. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungannya. Sistem terbuka menerima masukan dari luar dan menghasilkan keluaran juga untuk pihak luar. Kebanyakan sisitem bersifat terbuka. Pada sistem ini, lingkungan

seperti

sistem ekonomi

sosial,

internasional, politik, sosial budaya, hukum, dan lain-lain sulit dikendalikan. b. Sistem buatan manusia dan sistem alamiah Sistem buatan manusia adalah sistem yang di buat manusia. Misalnya sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pemasaran, dan sistem keuangan. Sistem alamiah adalah sistem yang sudah disediakan oleh alam,

sehingga

manusia

tidak

dapat

berbuat

banyak

untuk

mempengaruhi sistem tersebut. Misalnya, sistem tata surya, sistem hujan dan ekosistem. c. Sistem manual vs otomatis Sistem manual adalah sistem yang berdasarkan campur tangan orang. Tanpa dijalankan secara manual, sistem tidak akan berjalan. Sistem


otomatis adalah sistem yang dapat bekerja sendiri secara otomatis, sehingga tidak memerlukan campur tangan manusia. d. Sistem statis vs dinamis Sistem statis adalah sistem yang relative tetap dan tidak berubah, sedangkan sistem dinamis adalah sistem yang selalu berubah menyesuaikan dengan lingkungannya. e. Sistem pasti vs probabilistic Sistem pasti adalah sistem yang dibuat perancangan sistem untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. Sistem pasti menghasilkan output berupa informasi. Informasi merupakan hasil yang dirancang dan sudah ditentukan sesuai dengan pemakainya. Sedangkan sistem probabilistic adalah sistem menghasilkan informasi yang sifatnya tidak pasti. Informasi tidak dirancang terlebih dahulu, namun terbentuk secara tidak segaja. B. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Supono (2008: 27), Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikordinasikan sedemikian rupa, untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem akuntansi lebih menekan pada teknis yaitu mencapai tujuannya.

tercangkup dalam sistem maupun prosedur untuk


Menurut Warren, Revee, Duchac, (2014: 228), “Sistem akuntansi (Accounting System) adalah metode atau prosedur untuk mengumpulkan, mengelompokkan, merangkum, serta melaporkan informasi keuangan dan operasi perusahaan.” 2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2010: 3), sistem akuntansi memiliki unsur-unsur sebagai berikut: a. Formulir: dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) diatas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. b. Jurnal: catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongannya sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan dan terdapat kegiatan peringkasan data yang berupa jumlah rupiah tertentu kemudian diposting ke rekening buku besar. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. c. Buku besar: terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.


rekening-rekening data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dan rekening ini dapat dipandang sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. d. Buku pembantu: jika keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut yaitu buku pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir, yang berarti tidak ada catatan akuntansi lagi sesudah data akuntansi diringkas. e. Laporan: hasil akhir dari proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan laba yang ditahan, harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar unsur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. 3. Faktor-faktor dalam Menyusun Sistem Akuntansi Menurut Indra Bastian dan Gatot Soepriyanto (2003:12), penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan berapa faktor penting: a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.


Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman. Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah. Biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus ditekan dan dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi. 4. Sifat-sifat Sistem Akuntansi Menurut Narko (2007:2), pada umumnya suatu sistem mempunyai sifat-sifat sebagai berikut: a. Mempunyai Tujuan Tujuan sistem akuntansi adalah menyediakan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan. b. Mempunyai Input-Proses -Output Sebagai input dalam sistem akuntansi adalah transaksi-transaksi bisnis yang sudah direkam dalam berbagai bukti transaksi. Proses dalam sistem akuntansi adalah upaya mengubah bukti menjadi laporan. Dalam sistem akuntansi manual media proses berupa buku-buku jurnal, buku besar dan buku pembantu output. Output sistem akuntansi berupa laporan-laporan. c. Mempunyai Lingkungan Lingkungan sistem akuntansi adalah sistem-sistem lain yang


bersama-sama dengan sistem akuntansi membentuk sistem informasi manajemen. Sistem-sistem yang dimaksud adalah sistem produksi, pemasaran, keuangan, sumberdaya manusia, dan pengolahan data elektronik. d. Mempunyai Elemen-Elemen Terkait Elemen-elemen sistem terkait erat dan saling membutuhkan. Bila ada salah satu elemen yang bermasalah akan berakibat menggagu elemen yang lain. e. Mempunyai Pengendali Sistem Unsur-unsur yang harus dikoordinasikan sedemikian rupa sehingga tujuan sistem dapat tercapai. f. Mempunyai Pengguna Pengguna hasil sistem akuntansi terdiri dari pihak intern yaitu manajemen dan pihak ekstern yaitu para pemegang saham, kreditur, dan pemerintah.

5. Manfaat Sistem Akuntansi bagi Fungsi Management Menurut Supono (2008:39), sistem akuntansi mempunyai manfaat bagi fungsi management sebagai berikut: a. Sebagai salah satu bentuk sistem informasi. b. Sistem akuntansi akan menghasilkan data keuangan yang benar dan dan tepat waktu. c. Alat Controlling untuk mengawasi kinerja perusahaan.


d. Membantu management sebagai alat pengumpulan data aktual, menghasilkan laporan yang yang dibutuhkan pihak Manager, memberikan laporan mengenai rencana dan realisasi aktual, dan sebagai alat untuk memperintah tindakan-tindakan Control yang harus dilakukan demi perbaikan perusahaan. 6. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Empat tujuan pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (2010:19), yaitu sebagai berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan baru. Kebutuhan sistem akuntansi terjadi jika perusahaan baru didirikan, atau perusahaan menciptakan usaha baru yang berbeda. Perusahaan manufaktur biasanya memerlukan pengembangan sistem akuntansi lengkap, yaitu sistem akuntansi piutang, sistem akuntansi utang, sistem akuntansi penggajian, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas, sistem akuntansi persediaan, sistem akuntansi aktiva tetap dan sistem akuntansi pokok. b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.


d. Untuk mengurangi biaya klarikal dalam menyelenggarakan catatan akuntansi. Pengembangan sistem akuntansi biasanya dilakukan untuk menghemat biaya. C. Software Akuntansi 1. Pengertian Software Menurut Febrian (2007:35), “Software adalah suatu program atau aplikasi yang dikembangkan oleh sebuah seseorang atau kelompok atau perusahaan dengan tujuan tertentu dan dapat digunakan oleh pihak yang ingin mencapai tujuan tertentu tersebut”. Setiap bagian dari software mengacu pada sebuah perpaduan yang utuh dari software yang secara kolektif mampu mengimplementasikan sebuah proses bisnis yang spesifik. Software merupakan sebuah aplikasi yang siap untuk digunakan, yang telah direka sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna. Software akan membutuhkan dukungan dari sistem operasi (OS) komputer dan software atau perangkat lainnya yang mampu mendukung kinerja dari software tersebut. 2. Pengertian Software Akuntansi Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2010: 7), “Software akuntansi adalah sebuah program yang dapat memerintah hardware yang ada untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output informasi akuntansi dalam sebuah bisnis”.

Software yang mampu

mengimplementasikan suatu bagian dari proses akuntansi pada bisnis kini dikenal dengan sebutan “software akuntansi” atau “aplikasi akuntansi”.


Software akuntansi merupakan bagian dari sistem akuntansi yang bertujuan untuk mendukung proses akuntansi. Software akuntansi mampu memberikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan. Penggunaan software akuntansi di dalam perusahaan yaitu untuk pemrosesan data yang telah diinput oleh pengguna dengan tujuan untuk menghasilkan suatu informasi akuntansi seperti dokumen dan laporan keuangan. D. Pengendalian Intern 1. Pengertian Pengendalian Intern Menurut Committee of Sponsoring Organizations (COSO) (2013:15), pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil satuan usaha lainnya, yang direncanakan untuk mendapatkan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan dalam hal-hal berikut: a. Keandalan pelaporan keuangan. b. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku. c. Efektivitas dan efisiensi operasi. Konsep dasar yang terkandung dalam definisi diatas adalah sebagai berikut, yaitu: a. Pengendalian intern adalah suatu proses. Ini berarti bahwa pengendalian intern merupakan cara untuk mencapai tujuan, bukan tujuan itu sendiri.


b. Pengendalian intern dipengaruhi oleh manusia. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman kebijakan dan formulirformulir, tetapi juga orang-orang berbagai jenjang dalam suatu organisasi, termasuk dewan komisaris, manajemen, serta personil lainnya. c. Pengendalian intern hanya diharapakan memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan penuh, bagi manajemen dan dewan komisaris satuan usaha karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan yang melekat pada seluruh sistem pengendalian intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat yang bersangkutan dengan penetapan pengendalian tersebut. d. Pengendalian intern adalah alat untuk mencapai tujuan-tujuan dalam berbagai hal yang satu dan yang lain.

2. Komponen Pengendalian Internal Menurut COSO (2013:4), komponen-komponen pengendalian internal terdiri atas: a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan suatu tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan top manajemen, direktur dan pemilik suatu perusahaan terhadap pengendalian dan pentingnya bagi perusahaan. Lingkungan pengendalian terdiri dari:


1. Integritas dan etika organisasi 2. Parameter-parameter pelaksanaan tugas dan tanggung jawab direksi dalam mengelola organisasinya 3. Struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab 4. Proses untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan individu yang kompeten 5. Ketegasan mengenai tolok ukur kinerja, insentif, dan penghargaan untuk mendorong akuntabilitas kinerja b. Penilaian Risiko Manajemen Penilaian risiko manajemen merupakan identifikasi, menganalisis, mengelola berbagai risiko di dalam organisasi atau perusahaan dan dihubungankan dengan tujuan perusahaan. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan interaktif untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Risiko itu sendiri dipahami sebagai suatu kemungkinan bahwa suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan entitas, dan risiko terhadap pencapaian seluruh tujuan dari entitas ini dianggap relatif terhadap toleransi risiko yang ditetapkan. Prinsip yang mendukung penilaian risiko menurut COSO sebagai berikut: 1. Organisasi menetapkan tujuan dengan kejelasan yang cukup untuk memungkinkan identifikasi dan penilaian risiko yang berkaitan dengan tujuan.


2. Organisasi mengidentifikasi risiko terhadap pencapaian tujuan di seluruh entitas dan analis risiko sebagai dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. 3. Organisasi mempertimbangkan potensi kecurangan dalam menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. 4. Organisasi mengidentifikasi dan menilai perubahan yang signifikan

dapat

mempengaruhi

sistem

pengendalian

internal.Integritas dan etika organisasi c. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah tindakan-tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan. Aktivitas pengendalian dilakukan pada semua tingkat entitas, pada berbagai tahap dalam proses bisnis, dan atas lingkungan teknologi. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tindakan dan fungsi organisasi. Aktivitas pengendalian meliputi kegiatan yang berbeda, seperti: otorisasi, verifikasi, rekonsiliasi, analisis, prestasi kerja, menjaga keamanan harta perusahaan dan pemisahan fungsi. COSO menegaskan mengenai prinsip prinsip dalam organisasi yang mendukung aktivitas pengendalian yaitu sebagai berikut:


1. Organisasi

memilih

dan

mengembangkan

aktivitas

pengendalian yang berkontribusi terhadap mitigasi risiko pencapaian sasaran pada tahap yang dapat diterima. 2. Organisasi pengendalian

memilih umum

dan atas

mengembangkan teknologi

untuk

aktivitas mendukung

tercapainya tujuan. 3. Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan, dan

prosedur-prosedur

yang

menempatkan

kebijakan

kebijakan ke dalam tindakan. d. Sistem Komunikasi dan Informasi Sistem komunikasi dan informasi sangat penting bagi setiap entitas untuk melaksanakan tanggung jawab pengendalian internal guna mendukung pencapaian tujuan-tujuannya. Informasi yang diperlukan manajemen adalah informasi yang relevan dan berkualitas baik yang berasal dari sumber internal maupun eksternal dan informasi yang digunakan untuk mendukung fungsi komponen-komponen lain pengendalian internal. Informasi diperoleh ataupun dihasilkan melalui proses komunikasi antar pihak internal maupun eksternal yang dilakukan secara terus- menerus, berulang, dan berbagi. Kebanyakan organisasi membangun suatu sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi yang andal, relevan, dan tepat waktu.


Prinsip yang mendukung komponen komunikasi dan informasi dalam pengendalian internal menurut COSO, yaitu: 1. Organisasi memperoleh atau menghasilkan dan menggunakan informasi yang berkualitas dan yang relevan untuk mendukung fungsi pengendalian internal. 2. Organisasi secara internal mengkomunikasikan informasi, termasuk tujuan dan tanggung jawab untuk pengendalian internal dalam rangka mendukung fungsi pengendalian internal. 3. Organisasi berkomunikasi dengan pihak internal mengenai hal-hal yang mempengaruhi fungsi pengendalian internal. e. Pemantauan Aktivitas pemantauan menurut COSO merupakan kegiatan evaluasi dengan beberapa bentuk apakah yang sifatnya berkelanjutan, terpisah maupun kombinasi keduanya yang digunakan untuk memastikan

apakah

masing-masing

dari

kelima

komponen

pengendalian internal mempengaruhi fungsi fungsi dalam setiap komponen, ada dan berfunsi. Evaluasi berkesinambungan ,(terus menerus) dibangun ke dalam proses bisnis pada tingkat yang berbeda dari entitas menyajikan informasi yang tepat waktu. Evaluasi terpisah dilakukan secara periodik, akan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi tergantung pada penilaian risiko, efektifitas evaluasi yang sedang berlangsung, bahan pertimbangan manajemen


lainnya. Temuan-temuan dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh pembuat kebijakan, lembaga-lembaga pembuat standar yang diakui atau manajemen dan dewan direksi, dan kekurangan kekurangan yang ditemukan dikomunikasikan kepada manajemen dan dewan direksi. Menurut COSO kegiatan pemantauan meliputi proses sebagai berikut: 1. Penilaian kualitas kinerja pengendalian internal sepanjang waktu 2. Memastikan apakah semuanya dijalankan seperti yang diinginkan serta apakah telah disesuaikan dengan perubahan keadaan. 3. Pemantauan seharusnya dilakukan oleh

personal

yang

semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. E. Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi 1. Pengertian Bagan Alir Dokumen Bagan alir (Flowchart) digunakan oleh personal sistem dan manajemen. Bagan alir mengidentifikasi keseluruhan aliran operasi di dalam sebuah sistem. Sebuah bagan alir (flowchart) menunjukkan titik awal input, tahapan proses, mode pemrosesan. Di dalam mode pemrosesan dapat diketahui apakah masih menggunakan manual atau


sudah menggunakan mesin. Fokus flowchart sistem adalah pada fungsi proses media, bukannya pada rincian logika setiap fungsi pemrosesan (Bodnar, Hopwood 2006: 44). Bagan Alir Dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan– tembusan “(Jogiyanto, 2005: 800). 2. Manfaat Bagan Alir Dokumen a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir. b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidangbidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir. d. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir. 3. Keunggulan dan Kelemahan Bagan Alir Dokumen a. Keunggulan

document

flowchart:

dapat

dengan

jelas

merepresentasikan aliran proses yang terjadi pada program. b. Kelemahan document flowchart yang paling terlihat: jika program yang dibuat terlalu besar maka document flowchart akan terlihat sangat rumit karena terlalu banyak komponen yang digambarkan.


BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Hasan (2002;34) menjelaskan, ”Studi kasus merupakan suatu penelitian terhadap sesuatu dengan tujuan mengamati, mengevaluasi, dan memecahkan masalah yang timbul di dalam suatu fase spesifik dari keseluruhan personalitas.” Dari uraian diatas, peneliti menginterpretasikan bahwa studi kasus merupakan penelitian mengenai obyek penelitian dalam lingkungan yang terbatas. Kesimpulan yang akan diambil dalam penelitian ini hanya akan berlaku bagi obyek yang diteliti dan pada periode waktu penelitian. B. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat Penelitian Penelitian dilakukan di kantor personalia PT. AGRI SPICE INDONESIA yang berada di Klaten. 2. Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan pada bulan November 2015 - Juli 2016. C. Subjek dan Objek Penelitian 1.

Subjek Penelitian ini adalah tim pengembangan software yang terdiri dari: a) Pemilik/Owner b) Business analyst c) Programmer

24


d) Technical writer 2.

Objek Penelitian: Objek dari penelitian yang dilakukan adalah software akuntansi yang dikembangkan

oleh

perusahaan

perihal

ketersediaan

fitur

pengendalian internal pada software akuntansi sistem personalia meliputi: prosedur penggunaan software, formulir, dokumen dan laporan yang dihasilkan dari software (output software) yang berkaitan dengan administrasi peronalia, bagan alir output dari software (bagan alir dokumen). D. Data yang dibutuhkan 1. Gambaran umum PT. AGRI SPICE INDONESIA a. Sejarah perkembangan PT. AGRI SPICE INDONESIA. b. Bagan struktur organisasi dan job description masing-masing bidang dari PT. AGRI SPICE INDONESIA. 2. Fungsi-fungsi akuntansi yang menjadi fitur dalam software akuntansi. 3. Formulir, dokumen dan laporan yang dihasilkan dari software akuntansi yang berhubungan dengan sistem personalia seperti laporan biodata karyawan, formulir dan laporan presensi, laporan kecelakaan kerja. 4. Prosedur yang berkaitan dengan cara penggunaan software. 5. Bagan alir output dari software.


E. Teknik Pengumpulan Data 1.

Wawancara Menurut Jogiyanto (2010: 93), “Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan tanya jawab secara langsung atau komunikasi dua arah dengan responden”. Responden yang akan dipilih yaitu pemilik perusahaan dan atau karyawan yang diberikan wewenang oleh pemimimpin perusahan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh penulis. Teknik pengumpulan data dengan wawancara digunakan untuk mencari data yang diperlukan misalnya tentang struktur organisasi, prosedur penggunaan software, dokumen dan catatan akuntansi, serta bentuk bagan alir dokumen (document flowchart) yang dihasilkan dari software retail pos.

2. Observasi Menurut Jogiyanto (2010: 89), “Observasi merupakan teknik yang pengumpulan data dengan cara pengamatan secara langsung terhadap kegiatan perusahaan atau obyek data”. Pendekatan observasi berbeda dengan pendekatan komunikasi, dalam pendekatan observasi observator tidak berinteraksi secara langsung dengan obyek data, tetapi hanya mengobservasi saja. Teknik ini digunakan dengan tujuan mengungkap data-data yang belum dapat diperoleh selama wawancara dilakukan. Datadata yang diharapkan diperoleh dengan mengunakan teknik observasi adalah data-data berupa catatan-catatan dan formulir-formulir yang dihasilkan dari software retail pos.


3.

Dokumentasi Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengumpulkan, mendokumentasikan dan mempelajari datadata dihasilkan dari software retail pos. Data yang dihasilkan dari software retail pos yang berhubungan dengan sistem akuntansi seperti bukti transaksi, surat otorisasi, catatan perhitugan fisik,

F. Teknik Analisis Data Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskrptif kualitatif, yaitu dengan memberikan ulasan atau interpretasi terhadap data yang diperoleh sehingga menjadi lebih jelas dan bermakna dibandingkan dengan sekedar angka-angka. Teknik analisis data digunakan untuk menjawab rumusan masalah, mengenai apakah software akuntansi PT. AGRI SPICE INDONESIA memiliki fitur pengendalian internal untuk sistem personalia, penulis akan menggunakan beberapa langkah berikut: a. Langkah pertama adalah melakukan wawancara dengan pemilik software. Tujuan dari langkah ini adalah mendeskripsikan ketersediaan fitur pengendalian internal

sistem

persoanalia

pada

Program

Administrasi Personalia. Langkah tersebut meliputi tahap-tahap berikut: 1) Mendeskripsikan bagian-bagian software PT. AGRI SPICE INDONESIA. Deskripsi ini mencakup apa saja bagian-bagian utama yang menjadi dasar software.


2) Mendeskripsikan sistem di dalam software yang meliputi input, proses, dan output dari software. Deskripsi sistem software dengan tujuan menjelaskan secara lengkap siklus yang terjadi pada penggunaan software. 3) Menggambarkan sistem di dalam software menggunakan bagan alir (flowchart) dokumen. Bagan alir didapat dengan melakukan wawancara, observasi dan dokumentasi terhadap pemilik dan beberapa karyawan yang menjadi anggota tim developer software terkait dengan langkah pertama tahap 1 dan 2. b. Langkah kedua adalah melakukan uji coba penggunaan software. Tujuan dari langkah ini adalah pembuktian fitur pada langkah pertama dan memberikan penilaian terhadap fitur software serta melengkapi deskripsi software yang tidak didapat dari wawancara. Langkah tersebut meliputi tahap-tahap berikut: 1) Pembuktian ketersediaan fitur yang disebutkan pada langkah pertama tahap 1 dan 2. 2) Melakukan uji coba penggunaan software dengan cara uji coba siklus software (input-proses-output). Uji coba menggunakan database yang sudah dikosongkan atau dengan data yang disediakan oleh pemilik software. 3) Memberikan penilaian atas hasil uji coba software sebagai bukti uji coba yang dilakukan peneliti dan memberikan penjelasan berupa


deskripsi dari penilaian uji coba software. Penilaian yang dilakukan peneliti akan dijelaskan pada table 3.1. Tabel 3.1

Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia

Fitur yang Diuji

Ketersediaan fitur Fitur Tersedia Fitur Tidak Tersedia

Keterangan Peneliti

Bagian Utama Software Tahap Input Software Tahap Proses Software Tahap Output Software (Sumber: Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2011) 4) Mendeskripsikan hasil pembuktian fitur, observasi penggunaan software, dan hasil penilaian.

c. Langkah ketiga adalah melakukan perbandingan fitur pengendalian internal yang tersedia dengan kajian teori. Langkah tersebut meliputi tahap-tahap berikut: 1) Membandingan kesesuaian fitur yang tersedia pada software Program Administrasi Personalia dengan elemen komponen pengendalian

internal

aktivitas

pengendalian

dari

teori

pengendalian internal menurut COSO yang dijelaskan pada Tabel 3.2.


Tabel 3.2

Penjelasan Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian

Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Desain dokumen yang baik dan memiliki nomor urut cetak.

Pemisahan tugas

Teori Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana namun dapat memberikan informasi yang lengkap sesuai dengan kebutuhan, memiliki nomor urut cetak yang dapat membedakan dokumen satu dengan yang lainnya, dan memiliki kolom otorisasi sebagai bukti bahwa dokumen yang informasi perihal pemindahaan harta perusahaan telah disetujui.

Keterangan Adanya judul dokumen Adanya identitas perusahaan pada dokumen (hasil olah/output) Adanya nomor urut cetak Menyediakan tempat tanda tangan

(Sumber: COSO Framework, 2013; Diana Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011) Terdapat akses yang harus dipisah dikarenakan memiliki Pemisahan akses terminal karyawan dan peluang untuk memalsukan data, dan mengakibatkan pencurian komputer operator personalia harta perusahaan. akses itu antara lain: Pemisahan akses komputer kepala personalia dan komputer operator a. Terminal presensi karyawan. personalia b. Operator personalia. Pemisahan akses komputer kepala c. Komputer kepala personalia. personalia dan terminal karyawan d. Presensi fisik. Pemisahan akses terminal karyawan dan presensi fisik (Sumber: COSO Framework, 2013; Reni Diah Kusumawati, 2012)

30


Tabel 3.2

Penjelasan Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian (lanjutan) Elemen Komponen Aktivitas Teori Keterangan Pengendalian Penyimpanan data Software mampu mengamankan data dan informasi yang Membatasi akses fisik terhadap software terdapat didalamnya, dengan cara sebagai berikut: Menyimpan data dan informasi yang ada dalam software a. Membatasi akses fisik terhadap software. Adanya back-up yang memadai b. Menyimpan data dan informasi. c. Mampu membuat back-up yang memadai. Peninjauan kerja

Peninjauan kerja meliputi aktivitas menampilan hasil olah output yang dilakukan software sebelum cetak fisik.

Penampilan hasil olah output sebelum cetak fisik

(Sumber: COSO Framework, 2013; Akhmad Zaki Al-Safi, 2011)

31


Tabel 3.2

Penjelasan Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian (lanjutan) Elemen Komponen Aktivitas Teori Keterangan Pengendalian

Normalisasi database dan dokumen

Normalisasi database dan dokumen dilakukan untuk menghilangkan dan mengurangi redudansi data dan tujuan yang kedua adalah memastikan dependensi data (Data berada pada tabel yang tepat). Normalisasi dapat dicapai dengan cara sebagai berikut: a. Memiliki field/kolom yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan. b. Tidak ada field/kolom ganda. c. Field/kolom yang terpisah untuk setiap kelompok data. d. Terdapat primary key pada salah satu field untuk setiap dokumen. e. Tidak ada data yang salah tampil pada suatu field.

Field/kolom yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan Tidak ada field/kolom ganda

Field/kolom yang terpisah untuk setiap kelompok data Terdapat primary key pada salah satu field untuk setiap dokumen Tidak ada data yang salah tampil pada suatu field

(Sumber: COSO Framework, 2013; Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2011) 2) Mendeskripsikan kesesuaian antara fitur yang tersedia pada software Program Administrasi Personalia dengan elemen komponen pengendalian internal aktivitas pengendalian dari teori pengendalian internal menurut COSO.

32


BAB IV GAMBARAN UMUM

A. Lokasi PT. AGRI SPICE INDONESIA (PT. ASI) PT. AGRI SPICE INDONESIA mempunyai kantor dan gudang penyimpanan yang terletak di Jalan Sultan Agung no. 01 Ketandan Klaten Utara, Klaten. B. Sejarah berdirinya PT. ASI Sebelum PT. ASI berdiri, sebuah lembaga penanaman modal asing yang didirikan di Indonesia bernama PT. Cooperative Business International Indonesia, bekerjasama dengan Koperasi Jasa Usaha Bersama (KJUB) PUSPETA SARI dalam bentuk join ventura untuk melakukan perniagaan hasil bumi. Komoditi utama yang menjadi primadona pada waktu itu adalah vanilla beans (panili). Sementara bentuk kerjasama yang dibentuk ketika itu adalah sebuah unit usaha yang berada di bawah naungan KJUB Puspetasari dengan nama Unit Usaha Otonom Agribisnis, yaitu sebuah unit usaha yang berafiliasi ke dalam KJUB Puspetasari tetapi memiliki otonomi dalam menjalankan usahanya, termasuk dalam hal pengambilan kebijakan. Secara umum dijelaskan bahwa modal kerja yang digunakan untuk operasional di Unit Usaha Otonom tersebut disediakan oleh PT. CBII dan dijurnal sebagai pengakuan hutang oleh KJUB Puspetasari, sedangkan keuntungan hasil usaha dibagi menjadi keuntungan KJUB Puspetasari dan Fee Management kepada PT. CBII karena dalam hal ini PT. CBII terlibat di dalam pengelolaan usaha. 33


Dalam operasionalnya, Unit Usaha Otonom dijalankan bersama-sama antara PT. CBII dan KJUB Puspetasari, dalam bentuk tenaga kerja yang terlibat merupakan elemen karyawan PT. CBII dan KJUB Puspetasari. Seiring berjalannya waktu Unit Usaha tersebut berkembang dan pada tanggal 01 April 2004 dibentuklah sebuah Perseroan Terbatas yang dinamakan PT. Agri Spice Indonesia (PT. ASI), yang bergerak tidak hanya berpusat pada vanilla saja tetapi juga pada rempah-rempah lainnya seperti pala, cengkeh, cabai jawa, dan kayu manis. Kepemilikan saham PT. ASI dipegang oleh PT. CBII dan KJUB Puspetasari, dan secara umum tidak ada perubahan secara mendasar baik mengenai system operasional perusahaan maupun dalam hal pengelolaan sumber daya manusia. Karyawan yang berstatus tetap, mengacu pada karyawan yang sudah ada ketika masih menggunakan nama Unit Usaha Otonom Agribisnis, yang secara struktural tetap berada di bawah naungan perusahaan induk dimana mereka bernaung, hanya secara fungsi dan operasional berada di bawah pengampuan dari manajemen PT. ASI. Yang membedakan hanya karyawan non tetap, yang tadinya adalah karyawan musiman di bawah bendera KJUB Puspetasari, menjadi karyawan Kontrak Terbatas PT. ASI.

C. Visi, Misi, Slogan dan Tujuan Pendirian Perusahaan 1. Visi a. Melakukan perniagaan dan mendapatkan keuntungan dari menjual rempah-rempah atau hasil bumi ke pasar dunia.


b. Memenuhi kebutuhan akan rempah-rempah di pasar dunia 2. Misi a. Membeli rempah-rempah yang murah tetapi berkualitas dari pasar lokal b. Menaikkan kualitas komoditi dengan teknik pengolahan yang lebih maju c. Menjual ke pasar internasional dengan harga relative lebih tinggi. 3. Slogan Tidak ada. 4. Tujuan pendirian Adapun tujuan didirikannya PT. ASI antara lain: a. Memenuhi kebutuhan hasil bumi di pasar dunia. b. Indonesia merupakan salah satu penghasil rempah rempah yang dibutuhkan. Untuk Vanilla Beans, Indonesia merupakan negara penghasil terbesar kedua setelah Madagaskar. c. Meningkatkan

potensi

usaha

yang

telah

dimulai

dengan

dibentuknya Unit Usaha Otonom Agribisnis. D. Status Badan Hukum Legalitas PT. ASI di bawah Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM), dengan no akta pendirian perusahaan 010677/06/KT/311/5400 yang disahkan

oleh

notaris

pada

tanggal

1

April

2004.


E. Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja 1. Struktur organisasi Struktur organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Sebuah perusahaan memiliki struktur organisasi yang menggambarkan interaksi, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian atau posisi yang diduduki oleh seorang karyawan. Struktur organisasi tersebut memuat alur perintah yang mengidentifikasi jabatan pekerjaan dan tanggung jawab masing-masing karyawan atas semua kegiatan kerja maupun komunikasinya dengan unit lain dalam lingkup perusahaan tersebut. Seperti halnya perusahaan pada umumnya, PT. ASI memiliki struktur organisasi yang dibentuk sedemikian rupa agar tujuan organisasi dapat tercapai. Bisa dikatakan bentuk struktur organisasi PT. ASI pada dasarnya menyamai struktur organisasi perusahaan secara umumnya hanya bagan strukturnya lebih sederhana seperti nampak pada gambar berikut :


Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. ASI

2. Deskripsi Kerja a. Direktur memiliki tugas : i. Memimpin operasional perusahaan ii. Sebagai otoritas tertinggi dan memiliki kewenangan mutlak dalam pengambilan semua keputusan manajerial di dalam PT.

ASI

meskipun

tetap

memperhatikan

dan

mempertimbangkan masukan-masukan dari bawahan dan bertanggung jawab kepada Komisaris. iii. Memimpin rapat koordinasi b. Koordinator Internal memiliki tugas : i. Memimpin Bagian Keuangan dan Bagian Produksi ii. Berkonsolidasi

dengan

bagian-bagian

terkait

lainnya

melalui koordinator masing-masing. c. Koordinator eksternal memiliki tugas : i. Memimpin Bagian Purchasing dan Bagian Export/Import.


ii. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lainnya melalui koordinator masing-masing. d. Koordinator Umum memiliki tugas : i. Memimpin Bagian HRD dan Legal atau Personalia, Bagian Keamanan, dan Bagian Umum. ii. Berkoordinasi dengan bagian-bagian lainnya melalui koordinator masing-masing. e. Internal auditor memiliki tugas mengaudit cash flow perusahaan dan seluruh rangkaian administrasi dari semua bagian-bagian yang ada di dalam PT. ASI f. Bagian Keuangan memiliki tugas: i. Mengelola proses administrasi keuangan perusahaan ii. Pembuatan Cash Flow dan Result iii. Pengelolaan Kas iv. Pembukuan g. Bagian Produksi memiliki tugas mengolah bahan baku dalam produksi sesuai dengan alur produksi masing-masing komoditi sampai dengan menjadi barang siap ekspor. h. Bagian Purchasing memiliki tugas: i. Pembelian bahan baku dan bahan bantu produksi, semua kebutuhan operasional perusahaan termasuk ATK dan kebutuhan-kebutuhan bagian lainnya. ii. Grader dan otorisasi pembelian bahan baku.


i. Bagian Export/Import memiliki tugas berkoordinasi dengan pihak ketiga berkaitan dengan eksport/import. j. Bagian HRD & Legal (Personalia) memiliki tugas mengelola SDM yang terbagi menjadi 2 jenis karyawan: i. Karyawan non

operator: bertanggung jawab dalam

pengelolaan karyawan perbantuan dari perusahaan induk sampai dengan pembuatan laporan pertanggung jawaban mengenai presensi dan kinerja karyawan terkait. ii. Karyawan Operator yang merupakan karyawan PT. ASI dengan menggunakan software Sistem Administrasi Personalia. k. Bagian Keamanan memiliki tugas: i. Menjaga asset perusahaan ii. Mengawasi dan mengamankan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang l. Bagian Umum memiliki tugas: i. Melakukan perbaikan (maintenance) ii. Menjaga kebersihan perusahaan iii. Menjadi sopir perusahaan m. Staf memiliki tugas menjalankan tugas yang diperintahkan oleh atasan dimasing bagian n. Operator memiliki tugas melaksanakan pekerjaan yang berkaitan dengan produksi


F. Administrasi Sumber Daya Manusia PT. ASI memiliki 2 sistem administrasi untuk mengelola sumber daya manusia yaitu: i. Administrasi Manual, dilakukan secara manual dan tanpa menggunakan Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia, dipergunakan untuk pengelolaan administrasi karyawan non operator yang merupakan karyawan perbantuan dari induk perusahaan. ii. Administrasi

Software,

dilakukan

secara

komputerisasi

menggunakan Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia, dipergunakan untuk pengelolaan administrasi karyawaan operator yaitu karyawaan kontrak terbatas. Latar belakang sistem administrasi yang terpisah ini dikarenakan karena adanya perbedaan mendasar dalam pengelolaan administrasi karyawaan, antara karyawaan tetap perbantuan dari induk perusahaan dengan karyawaan PT. ASI. Dalam hal pengelolaan karyawaan tetap, administrasi personalia PT. ASI hanya memiliki batas kewenangan dalam hal presensi dan pengawasan kinerja. Sedangkan hal-hal lain yang berkaitan tentang kekaryawanan, seperti penempatan, penetapan dan penyesuaian gaji dan hal-hal lain yang berkaitan dengan penggajian, serta promosi dan degradasi menjadi kewenangan mutlak perusahaan induk. Dalam hal pengelolaan karyawan PT. ASI, Bagian Personalia memiliki kewenangan penuh dalam hal pengelolaan, oleh karenanya untuk mempermudah proses administrasi karyawan Bagian Personalia


menggunakan software akuntansi. Berikut gambar bagan pengelolaan adiministrasi personalia PT. ASI,

Gambar 4.2

Bagan Pengelolaan Administrasi Personalia PT. ASI

G. Software Akuntansi Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia 1. Sejarah Software PT. ASI PT. ASI menggunakan software akuntansi dalam proses bisnis yang dijalankan sebagai alat bantu untuk mempercepat proses bisnis. PT. ASI memiliki dua software akuntansi yaitu Pogram Keuangan Internal dan Program Administrasi Personalia. Kepemilikan kedua software tersebut adalah milik Bapak Teguh Wahyono, S.Kom. dan PT. ASI. Pembuatan software semuanya dilakukan secara internal oleh pihak PT. ASI sendiri atau lebih tepatnya dilakukan oleh Bapak Teguh Wahyono, S.Kom..


Program Keuangan Internal digunakan oleh Bagian Keuangan dan Bagian Produksi, sedangkan Program Administrasi Personalia digunakan oleh Bagian Personalia. Pogram Keuangan Internal merupakan software yang pertama kali dibuat oleh PT. ASI. Dengan menggunakan Pogram Keuangan Internal kinerja Bagian Keuangan dan Bagian Produksi meningkat dan mampu mengurangi jumlah staf yang dibutuhkan. Melihat peningkatan kinerja tersebut maka Bagian Personalia mengajukan permintaan untuk pembuatan software akuntansi personalia, yang berguna untuk membantu personalia dalam prosedur administrasi sumberdaya manusia perusahaan PT. ASI. Berdasarkan permintaan dari Bagian Personalia tersebut maka dibuatlah Program Administrasi Personalia.

2. Software Fox Pro Fox Pro merupakan bahasa pemrograman berbasis teks dan sistem manajemen basis data atau database management system (DBMS), yang diterbitkan oleh Fox Software dan Microsoft. Fox Pro adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat Pogram Keuangan Internal dan Program Administrasi Personalia. PT. ASI memilih Fox Pro sebagai pembuat kedua software akuntansi tersebut dikarenakan keterbatasan sumber daya manusia yang memiliki pemahaman pembuatan software. Pembuatan kedua software dilakukan sepenuhnya oleh Bapak Teguh Wahyono, S.Kom., beliau pada waktu itu adalah karyawan PT. CBI yang ditempatkan sebagai staf IT pada Bagian Umum di PT. ASI. Memiliki pengalaman pembuatan software


akuntansi dengan basis data fox pro maka Bapak Teguh menyanggupi tugas yang diberikan dan berhasil membuat Pogram Keuangan Internal dan Program Administrasi Personalia. PT. ASI melakukan pelatihan penggunaan Pogram Keuangan Internal dan Program Administrasi Personalia yang dipimpin oleh Bapak Teguh Wahyono, S.Kom. Pelatihan Penggunaan software tersebut selalu dilakukan apabila ada perbaharuan software seperti penambahan modul software dan lainnya.

3. Program Administrasi Personalia Dasar utama pembuatan software adalah untuk menyingkat proses administrasi yang dilakukan oleh Bagian Personalia. Bagian Personalia akan sangat terbantu seandainya ada software yang dapat mempermudah proses presensi dan pembuatan laporan, karena adanya keterbatasan staff pada waktu itu. Maka dibuatlah Program Administrasi Personalia. Awal pembuatan software berdasarkan kebutuhan dalam hal pendataan karyawan sekaligus pencatatan presensi. Dikemudian

hari

software

dikembangkan sampai pada tahap software mampu melakukan penghitungan gaji berdasarkan presensi dan penyediaan laporan administrasi perihal gaji dan keperluan personalia lainnya.

4. Modul Software Dalam Pogram Keuangan Internal PT. Agri Spice Indonesia terdapat dua modul yaitu Modul Keuangan, dan Modul Inventori dan Produksi.


a. Modul Keuangan, yang berisi program keuangan personalia PT. ASI. Modul ini berfungsi untuk membantu kinerja Bagian Keuangan perihal aktivitas binis PT. ASI mulai dari transaksi binis yang dilakukan oleh perusahaan hingga penyusunan laporan keuangan PT. ASI. b. Modul Inventori dan Produksi, yang berisi program Inventori PT. ASI. Modul ini berfungsi untuk membantu kinerja Bagian Produksi perihal inventarisasi aset perusahaan yang ada pada Bagian Produksi hingga penyusunan laporan Produksi PT. ASI. Dalam Program Administrasi Personalia terdapat tiga modul yaitu Modul PT. ASI, Modul PT. AJC, dan Modul Lamaran. a. Modul PT. ASI, yang berisi program administrasi personalia PT. ASI. Modul PT. ASI menurut Kepala bagian Personalia dapat membantu kinerja bagian personalia dengan mencakup 80% proses administrasi yang dilakukan personalia dan 30% dari seluruh kinerja Bagian Personalia. Proses administrasi yang tidak dapat tercakup oleh software yaitu pengisian form presensi karyawan non operator, pengisian laporan premi asuransi, laporan kecelakaan kerja karyawan non operator, admisnistrasi


dengan perusahaan induk, adminsistrasi dengan lembaga pemerintah dan atau pihak lainnya. b. Modul PT. AJC, yang berisi program pembayaran upah borong karyawan PT. AJC PLANT Ketandan. PT. AJC PLANT Ketandan menurapakan sebuah divisi milik KJUB Puspetasari yang berada di wilayah PT. ASI dan pengelolaan karyawannya dipercayaakan kepada personalia PT. ASI.

Personalia

PT.

ASI memiliki

kewenangan

untuk

melakukan pengawasan terhadap kinerja dan presensi karyawan PT. AJC serta mengelola pembayaran gaji karyawan borong. c. Modul Lamaran, yang berisi program Lamaran. Modul Lamatan beisi perihal data pelamar dan proses administrasi calon karyawan yang mana dipakai untuk melayani kebutuhan rekrutment bagi PT. ASI sendiri dan semua perusahaan yang terkait dengan PT. ASI, baik itu PT. CBI, PT. AJC maupun KJUB Puspetasari. Pogram Keuangan Internal dan Program Administrasi Personalia terpisah dan tidak terhubung antara satu dengan yang lainnya. Hanya modul dari Pogram Keuangan Internal yang terhubung dengan satu dengan lainnya. Laporan dari Modul Keuangan, dan Modul Inventori dan Produksi dapat digabungkan dan dilaporan menjadi satu laporan yaitu Laporan Keuangan. sedangkan Modul pada Program Administrasi Personalia terpisah dan tidak terhubung antara satu dengan yang lainnya. Laporan dari Modul PT. ASI


adalah Laporan Personalia PT. ASI. Laporan dari Modul PT. AJC adalah Laporan Personalia PT. AJC. Laporan dari Modul Lamaran adalah Laporan Lamaran PT. CBI, Laporan Lamaran KJUB Puspetasari, Laporan Lamaran PT. ASI, dan Laporan Lamaran PT. AJC PLANT Ketandan.


BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Analisis Software Program Administrasi Personalia Modul PT. Agri Spice Indonesia 1. Deskripsi Software Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia. Dalam modul ini terdapat lima bagian utama yaitu database karyawan, database presensi, file tampung, laporan, dan utility. Penjelasan bagian-bagian tersebut sebagai berikut: a. Database karyawan Berisi tentang data karyawaan (harian dan borong) dan data kecelakaan kerja. informasi yang terdapat dalam data karyawan tersebut adalah data pribadi dan data keluarga (istri dan anak, jumlah anak yang dapat tercata maksimal 3), nama karyawan, normor induk pegawai (NIP), alamat, usia, golongan darah, agama, jenis kelamin, status pernikahan. b. Database presensi Berisi tentang input data presensi karyawan (harian dan borong), penjaga malam dan lembur satpam, data presensi tersebut yaitu karyawan masuk, tidak masuk atau izin, dam terlambat. c. File Tampung (Database Sementara) Merupakan database yang berisi tentang output poses data dari kelompok proses data dengan perhitungan yang telah diproses oleh

47


software. Database ini merupakan database yang bersifat sementara dan akan terhapus jika ada perintah proses data yang baru. d. Laporan Berisi tentang menu proses data atau pengolahaan dari data karyawan dan data presensi. Output dari proses data tersebut dikelompokan menjadi Laporan Karyawan, Laporan Presensi, Laporan Penggajian, dan Laporan Lain-lain. i. Laporan Karyawan Laporan dalam kelompok ini berisi tentang data karyawan berdasarkan permintaan yang diinginkan. Fungsi dari laporan ini adalah untuk memenuhi permintaan dari pihak yang membutuhkan data karyawan dalam bentuk atau format tertentu dan atau kategori tertentu. Laporan tersebut antara lain: 1.

Laporan biodata lengkap karyawan

2.

Laporan daftar karyawan bentuk tabel

3.

Laporan daftar karyawan bentuk buku induk

4.

Laporan daftar kepersetaan jamsostek

5.

Laporan daftar iuran jamsostek

6.

Laporan berdasarkan salah satu kategori tertentu seperti

agama,

alamat,

usia,

golongan

darah,

pendidikan, jenis kelamin, status keluarga, divisi, kelompok kerja, masa kerja, dan jabatan.


ii. Laporan Presensi Laporan dalam kelompok ini berisi tentang pelaporan presensi, lembur karyawan, presensi satpam dan lembur satpam. Laporan tersebut antara lain: 1. Form Presensi Manual 2. Laporan presensi per periode 3. Laporan presensi per karyawan 4. Laporan presensi per tanggal 5. Daftar presensi terlambat 6. Daftar karyawan pernah lembur 7. Rekapitulasi kartu presensi per karyawan 8. Rekapitulasi lembur per karyawan 9. Rekapitulasi presensi satpam 10. Rekapitulasi lembur satpam 11. Rekapitulasi lembur satpam per anggota iii. Laporan Penggajian Laporan dalam kelompok ini berisi tentang data laporan penggajian karyawan, penjaga malam, dan gaji lembur satpam. Laporan tersebut antara lain: 1. Kalkulasi pecahan uang 2. Perhitungan Gaji kelompok (non asuransi dan plus asuransi) 3. Label gaji kelompok


4. Perhitungan Jam kerja lembur per karyawan 5. Perhitungan gaji penjaga malam (awal bulan dan akhir bulan) 6. Label gaji penjaga malam 7. Rekapitulasi upah lembur satpam 8. Rekapitulasi upah lembur kelompok 9. Rekapitulasi rapel upah kelompok iv. Laporan Lain-Lain Laporan dalam kelompok ini berisi laporan yang tidak dapat dikelompokan pada ketiga kelompok sebelumnya. Laporan tersebut antara lain: 1. Laporan Kecelakaan Kerja 2. Surat pengantar rumah sakit e. Utility Berisi tentang bagian perawatan software/software maintenance. Terdapat empat bagian tersebut yaitu backup dan restore database, kosongkan data, ubah sandi masuk/login password, dan hapus database. Penjelasan bagian-bagian tersebut sebagai berikut: i. Backup dan restore database Backup merupakan fiture otomatis pada mesin presensi untuk membackup data presensi mesin presensi secara harian, dan fiture manual yang digunakan oleh operator pada komputer operator untuk membackup database komputer operator secara


periode tertentu (setiap 1/3/6/12 bulan). Restore merupakan fitur manual yang digunakan oleh operator untuk memasukkan backup data presensi harian dari mesin presensi ke komputer Operator Personalia dan fitur manual yang diggunakan untuk memasukkan kembali backup database komputer operator bila dibutuhkan. ii. Kosongkan data Merupakan fitur untuk menghapus data presensi seperti yang dikehendaki operator, penghapusan data presensi ada 3 cara yaitu: 1.

Hapus

semua

prsensi,

semua

presensi

akan

terhapuskan tanpa adanya pengecualian. 2. Hapus presensi sebelum tanggal tertentu, semua presensi sebelum tanggal yang ditentukan akan terhapuskan. 3. Hapus presensi sesudah tanggal tertentu, semua presensi sesudah tanggal yang ditentukan akan terhapuskan. iii. Ubah sandi masuk/login password Merupakan fitur untuk mengganti sandi masuk/login password untuk mengoperasikan Modul PT. ASI dari Software Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia. Digunakan


apabila ada pergantian staf atau operator komputer Bagian Personalia. iv. Hapus database Merupakan fitur untuk menghapus semua data yang ada dalam database komputer yang tersimpan, database tersebut adalah database karyawan dan database presensi. Digunakan apabila software mengalami masalah berat dan tidak dapat berfungsi seperti semestinya, misalkan apa bila fitur backup restore presensi dan fitur kosongkan data tidak berfungsi yang menyebabkan database karyawan dan database presensi tidak dapat dibaca oleh software (file corrupt) maka fitur ini akan digunakan untuk menghapuskan semua data dan memulai proses dari awal. 2. Deskripsi Penggunaan Software/Langkah Kerja Software Terdapat empat langkah untuk menggunakan software Program Administrasi Personalia PT. Agri Spice Indonesia. Langkah-langkah tersebut yaitu login dan memilih modul, input data, proses data, dan output proses data. Penjelasan bagian-bagian tersebut sebagai berikut: a. Login dan Memilih Modul Pada tahap ini pengguna memilih modul yang ingin digunakan dan memasukkan

password/kata

sandi,

password/kata sandi yang berbeda.

setiap

modul

memiliki


b. Input Data Merupakan tahap dimana pengguna memasukkan data berdasarkan informasi yang dimiliki. Pada tahap ini terdapat empat kegiatan input yaitu input data karyawan, input data presensi, input data kecelakaan kerja, dan edit input data. i. Input data karyawan Operator melakukan input biografi karyawan yan akan menjadi data karyawan yang disimpan ke dalam database karyawan dan secara otomatis software akan memproses data karyawan tersebut dan membuat data presensi blank. Data presensi blank akan dicopy secara manual, data presensi blank asli yang akan disimpan ke dalam database presensi di dalam komputer operator personalia, sedangkan data presensi copy akan disimpan di dalam dataase presensi komputer mesin presensi. ii. Input data presensi Pada tahap input data presensi terdapat dua cara input yaitu input otomatis dan input manual. 1. Input otomatis Input dilakukan oleh komputer mesin presensi untuk membuat data presensi karyawan harian dan borong. Karyawan melakukan presensi di mesin presensi yang terhubung dengan komputer presensi, secara otomatis komputer akan membuat record presensi, menampilkan


pada layar bahwa karyawan sudah melakukan presensi, dan melakukan backup presensi yang telah dibuat. Backup data presensi akan masuk ke database presensi di komputer mesin presensi. Selanjutnya operator personalia akan melakukan copy backup data presensi di komputer mesin

presensi,

dan

restore

data

presensi

untuk

memasukkan data presensi ke dalam komputer operator personalia. Data hasil restore tersebut akan masuk ke dalam database presensi operator. 2. Input manual Input dilakukan oleh operator personalia secara manual untuk membuat data presensi satpam, penjaga malam, presensi karyawan yang menggalami kecelakaan kerja (selama

karyawan

dalam

masa

pemulihan),

dan

pembenaran presensi yang error (barcode tidak bisa dibaca oleh mesin presensi). Data presensi tersebut akan masuk ke dalam komputer operator personalia dan database presensi operator. iii. Input data kecelakaan kerja Input

dilakukan

oleh

operator

melakukan

input

data

kecelekaan kerja sebagai landasan pembuat surat pengantar rumah sakit dan laporan kecelakaan kerja. Proses input dimasukkan secara manual dan dilakukan segera setelah


pertolongan pertama pada kecelakaan (P3K) dilakukan. Data kecelakaan kerja yang terbentuk dari porses input akan tersimpan di dalam komputer operator personalia dan akan masuk ke dalam database karyawan. iv. Edit input data Edit

input

data

merupakan

tahap

pembaharuan

dan

pembenaran data. Data yang termasuk dalam bagian ini adalah data yang terdapat dalam database karyawan dan database presensi. c.

Proses data Merupakan

tahap

dimana

operator

menjalankan

sejumlah

serangkaian perintah untuk memerintahkan software melakukan proses seperti yang diinginkan operator. Proses data dilakukan secara otomatis oleh software, proses data dikelompokan menjadi dua proses data tanpa perhitungan dan proses data dengan perhitungan. i. Proses data tanpa perhitungan Merupakan proses olah data yang tidak melibatkan file tampung dan tidak menggunakan perhitungan matematis. Database yang terlibat dalam proses ini hanya database karyawan. Laporan yang diolah dalam proses ini adalah kelompok laporan laporan karyawan dan laporan lain-lain.


ii. Proses data dengan perhitungan Merupakan proses olah data yang melibatkan file tampung dan menggunakan perhitungan matematis. Database yang terlibat dalam proses ini yaitu, database karyawan, database presensi, dan file tampung (database sementara). Laporan yang diolah dalam proses ini adalah kelompok laporan presensi dan laporan penggajian. d. Output Proses Data Merupakan tahap akhir penggunaan software, setelah proses yang dilakukan oleh software selesai maka software akan menampikan laporan hasil olah data dan siap untuk di cetak. Setelah laporan hasil data dicetak maka akan diberikan kepada pihak yang membutuhkan

untuk

digunakan

secara

langsung

maupun

diotorisasi. Jika hasil cetak output proses data tidak diotorisasi dan atau terjadi kesalahan maka akan kembali ke langkah kedua bagian edit

input

data.

Output

yang

dihasilkan

oleh

software

dikelompokan menjadi dua yaitu output Portable Document Format (PDF) dan output cetak. i. Output PDF Merupakan hasil poses data yang akan diwujudkan dalam bentuk digital atau dokumen yang akan dipresentasikan


melalui layar. Hasil output ini bisa ditampilkan ke layar dan dicetak dengan menggunakan software pembaca pdf. ii. Output cetak Merupakan hasil poses data yang akan diwujudkan dalam bentuk laporan cetak. 3. Bagan Alir Software Bagan alir atau flowchart sebagai gambaran alur software akuntansi. Mulai

Memilih Modul & Login

Verifikasi

Tidak

Apakah login Benar?

Ya

Masuk Ke Modul

Selesai

Gambar 5.1 Login dan Memilih Modul (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

Input/edit data karyawan

Data karyawan

Database karyawan

Selesai

Gambar 5.2 Input Data Karyawan dan Pembentukan Database Karyawan (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

Input Data Kecelakaan Kerja

Data Kecelakaan Kerja

Database karyawan

Selesai

Gambar 5.3 Input Data Kecelakaan Kerja dan Pembentukan Database Karyawan (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

Input Data Karyawan dan Data Kecelakaan Kerja

Database karyawan

Membuat Data Presensi Blank

Data Presensi Blank

Database Presensi Komputer Operator

Copy Database ke terminal

Database Presensi Terminal Karyawan

Selesai

Gambar 5.4 Pembentukan Database Presensi Komputer Operator dan Databe Presensi Terminal Karyawan (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

1

Karyawan melakukan presensi

Restore Backup Data Presensi

Record Presensi Backup Data Presensi (Restore)

Data Presensi Input Manual

Backup Daily Data PresensiFix

Backup Data Presensi

Database Presensi

Database Presensi Terminal Karyawan

Selesai

1

Gambar 5.5 Input Data Presensi (Input Otomatis dan Manual) (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

Memilih Laporan

Memilih NIP dan Tanggal

Database karyawan

Olah Data

Membuat Laporan

Laporan Tanpa Perhitungan Keterangan:

NIP = Nomor Induk Pegawai Selesai

Gambar 5.6 Proses Data Tanpa Perhitungan (Laporan Karyawan dan Laporan LainLain) (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

1

Memilih Laporan Membuat Laporan

Memilih NIP dan Tanggal

Database karyawan

Olah Data

Laporan Dengan Perhitungan

Database Presensi Selesai

Perhitungan Matematis

Keterangan:

NIP = Nomor Induk Pegawai

1

File Tampung

1

Gambar 5.7 Proses Data Dengan Perhitungan (Laporan Presensi dan Laporan Penggajian) (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


Mulai

Laporan

Menampilkan Laporan ke Layar

Cetak Laporan atau Simpan Laporan?

Cetak

Simpan Keterangan:

PDF = Portable Document Format Laporan Cetak PDF

Selesai

Gambar 5.8

Gambar 5.8 Output Proses Data (Output Cetak dan Output PDF) (Sumber: Hasil Wawancara, 2015)


B. Analisis Fitur Software Program Administrasi Personalia Modul PT. Agri Spice Indonesia 1. Fitur yang ditawarkan oleh Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia. Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia menawarankan tiga fitur utama yaitu fitur keamanan, fitur pengelolaan dan fitur pelaporan. Penjelasan bagian-bagian tersebut sebagai berikut: a. Fitur Keamanan i. Login Password Merupakan fitur keamanan berupa sandi masuk untuk mengakses modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia ii. Ubah Login Password Merupakan fitur keaman yang ditawarkan apabila ada pergantian staf atau operator komputer Bagian Personalia. iii. Pembatasan Input Merupakan fitur keamanan berupa pembatasan input database karyawan dan database presensi. Input database karyawan hanya dapat dilakukan pada computer operator. Input database presensi dapat dilakukan pada komputer operator dan terminal karyawan, namun input yang dapat dilakukan pada terminal karyawan hanya bisa dilakukan satu kali oleh setiap karyawan dengan tujuan menghilangakan input ganda.


iv. Pembatasan Edit Data Merupakan fitur keamanan berupa pembatasan edit data pada database karyawan dan database presensi. Fitur edit data hanya dapat dilakukan pada computer operator dan tidak dapat dilakukan pada terminal karyawan. b. Fitur Pengelolaan data i. Pembentukan database karyawan Merupakan fitur pembentukan database karyawan, software secara otomatis akan membentuk dan memperbaharui database karyawan apabila ada input data karyawan dan data kecelakaan kerja. ii. Pembentukan Database presensi Merupakan fitur pembentukan database presensi, software secara otomatis akan membentuk data presensi blank apabila database karyawan telah terbentuk. Setelah data presensi blank terbentuk secara otomatis software akan membentuk dan memperbaharui database presensi. iii. Update Database Terminal Karyawan Merupakan fitur penggandaan database karyawan pada computer operator ke terminal karyawan. Fitur ini dilakukan oleh software secara otomatis apabila database presensi pada computer operator sudah terbentuk.


iv. Presensi Otomatis Merupakan fitur pengisian data presensi secra otomatis oleh software pada terminal karyawan ketika karyawan melakukan input. v. Presensi Manual Merupakan fitur pengisian data presensi secara manual oleh operator pada Komputer personalia. vi. Backup Database Otomatis Terminal Karyawan Merupakan fitur backup database presensi secara otomaris oleh software pada terminal karyawan yang dilakukan setiap hari pada akhir jam kerja perusahaan. vii. Backup Database Manual Merupakan fitur backup database karyawan dan database presensi secara manual yang dilakukan oleh operator pada komputer personalia apabila dibutuhkan. viii. Restore Database Terminal Karyawan Merupakan fitur pada terminal karyawan untuk memasukkan database presensi pada terminal karyawan secara manual apabila database presensi pada terminal karyawan dan fitur “update database terminal karyawan” mengalami masalah berat dan tidak dapat berfungsi seperti semestinya.


ix. Restore Database Komputer Operator Merupakan fitur untuk memasukkan backup database karyawan dan database presensi ke komputer operator secara manual. x. Kosongkan Data Presensi Merupakan fitur untuk menghapus data presensi seperti yang dikehendaki operator. Operator memiliki tiga pilihan untuk menghapus data presensi antara lain hapus semua presnsi, hapus presensi sebelum tanggal tertentu, hapus presensi sesudah tanggal tertentu. xi. Hapus database Merupakan fitur untuk menghapus semua database yang ada dalam komputer operator dan terminal karyawan. Digunakan apabila software mengalami masalah berat dan tidak dapat berfungsi seperti semestinya. c. Fitur Pelaporan i. Membuat laporan kosong Merupakan fitur membuat laporan yang dilakukan software secara otomatis setelah operator memilih salah satu model laporan. Laporan yang dibuat oleh software merupakan laporan kosong tanpa isi laporan.


ii. Pengolahan tipe data bukan bilangan Merupakan fitur pengolahan data yang berisi himpunan karakter bukan bilangan yang tidak terkait dengan hukum dasar operasi matematis. Data yang diolah merupakan data yang terdapat pada database karyawan. iii. Pengolahan tipe data bilangan Merupakan fitur pengolahan data yang berisi himpunan karakter bilangan yang terkait dengan hukum dasar operasi matematis. Data yang diolah merupakan data yang terdapat pada database presensi. iv. File tampung Merupakan fitur pembuatan database sementara untuk menampung proses pengolahan tipe data bilangan, di dalam file tampung terdapat query perhitungan matematis. Setiap model laporan yang memerlukan file tampung memiliki file tampungnya masing-masing. v. Penyajian isi laporan Merupakan fitur penyajian isi laporan berdasarkan hasil olah data tipe data bukan bilangan dan tipe data bilangan pada laporan kosong yang telah terbentuk sebelumnya dan menjadi laporan lengkap.


vi. Print Preview Laporan Merupakan fitur Print Preview setelah laporan lengkap terbentuk dan menampilkan laporan tersebut ke layar operator untuk dilakukan pengecekan oleh operator apakah laporan sudah benar atau belum sebelum dicetak atau disimpan. vii. Penyimpanan laporan secara sementara Merupakan fitur penyimpanan sementara laporan yang sudah terbentuk dalam software hingga ada perintah untuk membuat laporan yang baru. Jika ada perintah pembuatan laporan baru maka laporan yang tersimpan akan secara otomatis terhapus. 2. Fitur yang belum ditawarkan oleh Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia. Fitur Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia yang belum ditawarankan pada tiga fitur utama menurut peneliti antara lain sebagai berikut: a. Fitur Keamanan i. Password Edit Data Fitur keamanan untuk melakukan edit data. Sebelum melakukan edit operator harus memasukkan kata sandi untuk membuka fitur edit data. Kata sandi dipegang kepala personalia sehingga fitur edit data hanya bisa diakses dengan persetujuan kepala personalia. Tujuan fitur untuk mengurangi


peluangan kecurangan yang mungkin dilakukan oleh operator. ii. Ubah Password Edit Data Fitur keaman yang ditawarkan apabila ada pergantian Kepala Bagian Personalia yang memiliki otorisasi edit data. iii. Password Hapus Database Fitur keaman yang muncul apabila operator ingin menghapus database. Tujuan dari fitur ini untuk mengingatkan dan mengurangi peluang ketidak sengajaan operator menghapus semua database yang ada dalam komputer. b. Fitur Pengelolaan i. Update Database Presensi oleh Terminal Karyawan Fitur update atau restore database presensi dari terminal computer ke komputer operator secara otomatis setelah fitur “Backup Database Otomatis Terminal Karyawan” dilakukan. Tujuan fitur untuk mempersingkat kerja operator yang harus melakukan restore beckup data presensi dari terminal karyawan ke komputer operator secara manual. ii. Backup Otomatis pada Komputer Operator Fitur Backup database secara otomatis yang dilakukan oleh software setelah periode akuntansi berakhir. Periode yang digunakan bisa bulanan, triwulan, dan tahunan. Tujuan dari


fitur untuk mengurangi jumlah data pada komputer operator sehingga meringankan kinerja komputer. iii. Server Database Terdistribusi Fitur server penampung database karyawan dan presensi yang terintegrasi dengan komputer operator berfungsi sebagai bank data aktif yang akan diakses oleh komputer operator pada proses pelaporan. Tujuan dari fitur mengurangi beban data yang ditampung oleh computer operator sehingga dapat memaksimalkan kinerja computer. iv. Backup Server Fitur server penampung backup database karyawan dan presensi yang terintegrasi dengan komputer operator dan sever penampung database yang akan menjadi bank data pasif untuk backup periodik yang dilakukan pada fitur “Backup Otomatis pada Komputer Operator”. Tujuan dari fitur ini adalah mengurangi beban data yang tertampung pada komputer operator sehingga meringankan kinerja computer. c. Fitur Pelaporan i. Server Laporan Terdistribusi Fitur server penampung laporan yang telah diolah oleh software. Server penampung laporan terhubung dengan komputer operator dan dengan komputer bidang keuangan dan

internal

auditor.

Tujuan

dari

fitur

ini

adalah


mempersingkat proses otorisasi kelompok laporan presensi dan penggajian yang membutuhkan otorisasi dari bidang keuangan dan internal auditor.


C. Uji Coba Penggunaan Software 1. Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia Tabel 5.1

Penilaian Uji Coba Penggunaan Software Program Administrasi Personalia Fitur yang Diuji Ketersediaan fitur Keterangan Peneliti Tersedia Tidak Tersedia ✓ Bagian Database Karyawan Utama ✓ Database Presensi Software File Tampung ✓ Menu file tampung tidak dapat diakses melalui software Program Administrasi Personalia PT ASI. ✓ Laporan ✓ Utility ✓ Tahap Input Data Karyawan Input ✓ Software Input Data Presensi ✓ Input Data Kecelakaan Kerja ✓ Edit Input Data (Sumber: Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2011; data diolah, 2016)

74


Tabel 5.1

Penilaian Uji Coba Penggunaan Software Program Administrasi Personalia (lanjutan) Fitur yang Diuji Ketersediaan fitur Keterangan Peneliti Tersedia

Tidak Tersedia

✓

-

✓

-

✓ Tahap Output ✓ Software (Sumber: Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2011; data diolah, 2016)

-

Tahap Proses Software

Proses Data Tanpa Perhitungan Proses Data Dengan Perhitungan Output PDF Output Cetak

75


2. Deskripsi Penilaian uji coba penggunaan software Program Administrasi Personalia a. Bagian utama software Hanya empat dari lima bagian utama software dapat diakses melalui software Program Administrasi Personalia. Bagian itu antara lain Database Karyawan, Database Presensi, Lapora, Utility. File tampung dapat diaksses melalui software fox pro, software tersebut merupakan software maker yang digunakan untuk membuat software Program Administrasi Personalia PT ASI. Bentuk file tampung apabila diakses menggunakan software fox pro akan berwujud database yang setiap kolomnya memiliki query. b. Tahap Input Pada tahap input setiap input data karyawan dan data kecelakaan kerja akan masuk ke database karyawan, sedangkan input data presensi akan masuk ke database prensensi. Kedua database terpisah satu dengan yang lainnya dan setiap edit input salah satu jenis data tidak akan mengubah jenis data yang lainnya meskipun dalam database yang sama. c.

Tahap Proses Software

melakukan

proses

data

dan

menyusun

laporan.

Membentuk judul dokumen, tanggal dokumen, nama perusahaan, isi dokumen, dan kolom otorisasi bila diperlukan. Proses isi dokumen dilakukan secara otomatis oleh software dengan cara


mencari primary key dan foreign key. Contoh primary key yang digunakan adalah tanggal dan NIP, contoh foreign key yang digunakan kelompok kerja dan atau NIP. Proses tanpa perhitungan tidak akan menggunakan file tampung dan hanya melakukan proses pencarian data pada database dengan dasar primary key dan foreign key. Proses perhitungan tidak dapat ditampilkan di dalam software, namun apabila diakses melaui software foxpro akan nampak bahwa setiap laporan yang menggunakan file tampung mempunyai file tampungnya masing-masing dan setiap kolom pada file tampung memiliki query tersendiri yang berisi variable perhitungan matematis. d.

Tahap Output Setelah software selesai melakukan olah data baik itu proses tanpa perhitungan maupun proses perhitungan akan ditampilkan ke layar operator dalam bentuk print preview laporan atau dokumen. Hasil olah data yang telah berwujud laporan tersebut akan menjadi ouput cetak apabila operator memilih untuk mencetak, namun akan tersimpan dalam bentuk pdf apabila operator memilih simpan yang memungkinkan

untuk

dicetak

dilain

menggunakan software pembaca pdf.

kesempatan

dengan


D. Analisis Perbandingan Kesesuaian antara fitur software Program Administrasi Personalia dengan elemen komponen pengendalian internal aktivitas pengendalian menurut COSO 1. Perbandingan Fitur Software Program Administrasi Personalia dengan Komponen Aktivitas Pengendalian menurut COSO Ketersediaan fitur pengendalian internal pada software akuntansi sangatlah penting supaya software dapat menjadi alat bantu akuntansi yang tidak hanya mempermudah pekerjaan saja melainkan mampu menjadi alat bantu untuk mengurangi risiko terjadinya kecurangan dalam perusahaan. Dalam penelitian ini, peneliti membandingkan fitur yang terdapat pada software dengan salah satu komponen pengendalian internal yang telah ditetapkan menurut COSO yaitu komponen aktivitas pengendalian. Perbandingan pengendalian intenal pada software dengan komponen aktivitas pengendalian menurut COSO dijelaskan pada Tabel 5.2.


Tabel 5.2 Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Desain dokumen yang baik dan memiliki nomor urut cetak.

Rangkuman Analisis Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian Teori Fitur Pengendalian Sesuai / Keterangan yang disediakan oleh Tidak Software Sesuai Desain dokumen yang baik adalah desain dokumen yang sederhana namun dapat memberikan informasi yang lengkap sesuai dengan kebutuhan, memiliki nomor urut cetak yang dapat membedakan dokumen satu dengan yang lainnya, dan memiliki kolom otorisasi sebagai bukti bahwa dokumen yang informasi perihal pemindahaan harta perusahaan telah disetujui.

Terdapat judul dokumen pada semua dokumen yang mampu dicetak software

Sesuai

Ada nama/judul dokumen hasil olah data yang salah dan perlu dirubah.

Terdapat identitas perusahaan pada semua dokumen yang mampu dicetak software

Sesuai

-

Software menyediakan nomor urut cetak dalam bentuk nomor surat

Sesuai

-

Software memiliki field Sesuai untuk otorisasi (tanda tangan) laporan (Sumber: COSO Framework, 2013; Diana Anastasia dan Lilis Setiawati, 2011; data diolah, 2016)

-

79


Tabel 5.2

Rangkuman Analisis Ketersediaan Fitur Pengendalian Internal pada Software Berdasarkan Pengendalian Internal COSO pada Komponen Aktivitas Pengendalian (lanjutan) Teori Fitur Pengendalian yang Sesuai / Keterangan disediakan oleh Software Tidak Sesuai

Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Pemisahan Terdapat kegiatan yang harus dipisah dikarenakan memiliki peluang untuk tugas memalsukan data, dan mengakibatkan pencurian harta perusahaan. Kegiatan itu antara lain: a. b. c. d.

Terminal Presensi Karyawan. Komputer Operator Personalia. Komputer kepala personalia. Presensi fisik.

Terminal presensi karyawan tidak memiliki akses ke komputer operator personalia dan komputer kepala personalia Akses komputer operator personalia hanya terbatas pada copy backup presensi harian terminal presensi karyawan Terminal presensi karyawan dan komputer operator personalia tidak bisa diakses dari komputer kepala personalia Proses input terminal dan proses input manual (presensi fisik) terpisah

Sesuai

-

Sesuai

-

Sesuai

-

Sesuai

-

(Sumber: COSO Framework, 2013; Reni Diah Kusumawati, 2012; data diolah, 2016)

80


Tabel 5.2


Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Penyimpanan Software mampu mengamankan data dan informasi yang terdapat didalamnya, data dengan cara sebagai berikut: a. Membatasi akses fisik terhadap software. b. Menyimpan data dan informasi. c. Mampu membuat back-up yang memadai.

Peninjauan kerja

Peninjauan kerja meliputi aktivitas menampilan hasil olah output yang dilakukan software sebelum cetak fisik.

Tersedia fitur login password pada software dan ubah login password Terdapat fitur penyimpanan yaitu dalam bentuk pdf

Sesuai

-

Sesuai

-

Tersedia fitur back-up database karyawan dan database presensi

Sesuai

-

Software menampilkan hasil olah output sebelum melakukan cetak laporan

Sesuai

-

(Sumber: COSO Framework, 2013; Akhmad Zaki Al-Safi, 2011; data diolah, 2016)

81


Tabel 5.2


Elemen Komponen Aktivitas Pengendalian Normalisasi Normalisasi database dan dokumen dilakukan untuk menghilangkan dan database dan mengurangi redudansi data dan tujuan yang dokumen kedua adalah memastikan dependensi data (Data berada pada tabel yang tepat). Normalisasi dapat dicapai dengan cara sebagai berikut:

(Sumber:

COSO

a. Memiliki field/kolom yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan. b. Tidak ada field/kolom ganda. c. Field/kolom yang terpisah untuk setiap kelompok data. d. Terdapat primary key pada salah satu field untuk setiap dokumen. e. Tidak ada data yang salah tampil pada suatu field. Framework, 2013; Kenneth E.

Field/kolom yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan

Sesuai

-

Fitur file tampung membatasi agar tidak ada field/kolom ganda pada laporan dengan perhitungan matematis Kelompok data yang berbeda dipisahkan dan diletakkan pada field/kolom yang terpisah-pisah Penggunaan tanggal dan NIP sebagai primary key pada setiap laporan Fitur file tampung membatasi agar tidak ada data yang salah tampil

Sesuai

-

Sesuai

-

Sesuai

-

Sesuai

-

Kendall

dan

Julie

E.

Kendall,

2011;

data

diolah,

2016)

82


2. Deskripsi Perbandingan Fitur Software Program Administrasi Personalia dengan Komponen Aktivitas Pengendalian menurut COSO Berdasarkan hasil analisis komponen aktivitas pengendalian menurut COSO fitur pengendalian internal pada software sudah tersedia. Software mampu menyediakan fitur pengendalian internal pada setiap elemen dari komponen aktivitas pengendalian menurut COSO, berikut penjelasan pada masing-masing elemen: a. Elemen desain dokumen yang baik dan memiliki nomor urut cetak, software mampu menyediakan dokumen yang baik yang berdesain sederhana, dapat memberikan informasi yang lengkap sesuai dengan kebutuhan, memiliki nomor urut cetak, dan memiliki kolom otorisasi. Namun ada nama dokumen yang salah salah satunya yaitu laporan absensi yang seharusnya laporan presensi. b. Elemen pemisahan tugas, software telah terpisah dari kegiatan yang memiliki peluang untuk memalsukan data. c. Elemen penyimpanan data, software mampu membatasi akses fisik terhadap software, menyimpan data dan informasi, dan membuat back-up yang memadai.


d. Elemen peninjauan kerja, software mampu menampilan hasil olah output yang dilakukan software sebelum cetak fisik. e. Elemen normalisasi database dan dokumen, software mampu menghilangkan

dan

mengurangi

redudansi

memastikan data berada pada tabel yang tepat.

data

dan


BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan terhadap software Program Administrasi Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia, maka dapat disimpulkan bahwa software Program Administrasi Personalia Modul Personalia PT. Agri Spice Indonesia sudah memiliki fitur pengendalian internal sistem personalia yang baik sesuai dengan teori pengendalian pengendalian.

internal Program

menurut

COSO

Administrasi

pada

komponen

Personalia

aktivitas

memiliki

fitur

pengendalian internal dalam lima elemen aktivitas pengendalian yaitu desain dokumen yang baik dan memiliki nomor urut cetak, pemisahan tugas, penyimpanan data, peninjauan kerja, dan normalisasi database dan dokumen. Berdasarkan Fitur pengendalian internal yang tersedia Program Administrasi

Personalia

software

mampu melakukan

pengelolaan

database, mengolah data, dan melaporkan hasil olah dengan baik dan membantu proses bisnis PT. Agri Spice Indonesia. B. Keterbatasan Penelitian 1. Peneliti hanya mampu menganalisis dan membahas salah satu modul dari Program Administrasi Personalia yaitu modul PT. Agri Spice Indonesia. 2. Peneliti melakukan wawancara dalam mendapatkan sebagian data untuk mendeskripsikan software Program Administrasi Modul Personalia PT.

85


Agri Spice Indonesia, sehingga ada kemungkinan informan memberikan informasi secara subjektif. 3. Peneliti hanya mampu menguji coba Program Administrasi Personalia berdasarkan database yang sudah disediakan oleh kepala personalia PT. Agri Spice Indonesia. 4. Peneliti hanya mampu melakukan observasi penggunaan Program Administrasi Personalia dan tidak mengoperasikan software tersebut. C. Saran 1. Melakukan perbaharuan software terutama perihal nama laporan. Ada beberapa laporan yang belum menggunakan ejaan yang disempurnakan seperti laporan yang seperti laporan absensi, dll. 2. Mengubah sandi masuk/login password modul PT. Agri Spice Indonesia Login password tersebut harus diubah setiap adanya pergantian personalia. 3. Menggunakan fitur back-up dan kosongkan data agar proses pengolahan data yang memerlukan file tampung tidak memakan waktu yang terlampau lama.


DAFTAR PUSTAKA Al-Safi, Akhmad Zaki. 2011. Analisis Keamanan Dan Integritas Sistem Informasi Akuntansi Bank DKI Pada DBMS AS/400 Dengan Basis Pengukuran COBIT 4.1. Universitas Gunadarma, Jakarta Susanto, Azhar. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Gramedia Bodnar, Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Sembilan. Diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra, S.E,S.Kom., M.Si. dan Lilis Setiawati. Yogyakarta: Andi Offiset. Commite of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). 2013. Internal Control – Integrated Framework. Durham Anastasia, Diana, dan Lilis Setiawati, 2011. Sistem Informasi Akuntansi: Perancangan, Proses dan Penerapan. CV ANDI OFFSET, Yogyakarta. Febrian, Jack. 2007. Kamus Komputer dan Teknologi Informasi. Bandung: Informatika. Hasan, M. Iqbal. 2002. Pokok-pokok Materi Metodologi Penelitian dan Aplikasinya. Ghalia Indonesia. Bogor. Bastian, Indra, dan Gatot Soepriyanto. 2003. Sistem Akuntansi Sektor Publik, Konsep untuk Pemerintah Daerah. Jakarta: Salemba Empat. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offiset. Yogyakarta. .2010. Metodologi Penelitian Bisnis: Salah Kaprah Dan PengalamanPengalaman. BPFE, Yogyakarta. Kendall dan Kendall. 2011. Systems Analysis and Design. Eight Edition. United States of America: Pearson Education, Inc. Al – Bahra, Ladjamudin Bin. 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Cetakan kelima. Salemba Empat, Jakarta. Narko. 2007. Sistem Akuntansi. Yayasan Pustaka Nusantara. Yogyakarta. Kusumawati, Reni Diah. 2012. Sistem Informasi Akuntansi. Universitas Gunadarma, Jakarta

87


Satzinger, Jackson, Burd. 2010. System Analisis and Design with the Unified Process. USA: Course Technology, Cengage Learning. Supono, Boedyo. 2008. “Sistem Akuntansi Syarat Utama dalam Berwirausaha”. Jurnal Akuntansi dan Sistem Teknologi Informasi. Vol. 6. (April). No. 1:33-41. Warren, Carl S., James M. Reeve dan Jonathan E Duchac. 2014. Pengantar Akuntansi-Adaptasi Indonesia Edisi 25. Diterjemahkan oleh Devi S. Kalanjati, Amir Abadi Jusuf, dan Chaerul D. Djakman. Jakarta: salemba empat. Winarno, Wing Wahyu. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. UPP STIM YKPN. Yogyakarta.

88


LAMPIRAN

89




Lampiran Wawancara INFORMAN

PERTANYAAN

JAWABAN INFORMAN

KEPALA PERSONALIA PT. AGRI SPICE INDONESIA

Dimanakah lokasi PT. Agri Spice Indonesia? Bagaimana sejarah berdirinya PT. Agri Spice Indonesia?

Jalan Sultan Agung no. 01 Ketandan Klaten Utara, Klaten

Apa yang menjadi visi, misi, slogan dan tujuan pendirian perusahaan? Apa yang menjadi visi, misi, slogan dan tujuan pendirian perusahaan? (lanjutan)

PT. Agri Spice Indonesia berdiri atas kerjasama antara PT. Cooperative Business International Indonesia dan Koperasi Jasa Usaha Bersama (KJUB) PUSPETA SARI dalam bentuk join ventura untuk melakukan perniagaan hasil bumi dan komoditi utama yang menjadi primadona pada waktu itu adalah vanilla beans (panili). 1. Visi perusahaan melakukan perniagaan dan mendapatkan keuntungan dari menjual rempah-rempah atau hasil bumi ke pasar dunia serta memenuhi kebutuhan akan rempah-rempah di pasar dunia. 2. Misi perusahaan untuk memenuhi visi tersebut adalah pertama membeli rempah-rempah yang murah tetapi berkualitas dari pasar lokal, kedua menaikkan kualitas komoditi dengan teknik pengolahan yang lebih maju, dan terakhir menjual ke pasar internasional dengan harga relative lebih tinggi. 3. Perusahaan tidak memiliki slogan. 4. Tujuan pendirian perusahaan adalah memenuhi kebutuhan hasil bumi di pasar dunia dan meningkatkan potensi usaha yang telah dimulai dengan dibentuknya Unit Usaha Otonom Agribisnis (PT. Agri Spice Indonesia).

(Sumber: Wawancara)

92


Lampiran Wawancara (lanjutan) INFORMAN

PERTANYAAN

JAWABAN INFORMAN

KEPALA PERSONALIA PT. AGRI SPICE INDONESIA

Kenapa mendirikan perusahaan di Indonesia?

Indonesia merupakan salah satu penghasil rempah rempah yang dibutuhkan. Untuk Vanilla Beans, Indonesia merupakan negara penghasil terbesar kedua setelah Madagaskar.

Bagaimana legalitas atau status badan hukum dari perusahaan?

Legalitas PT. ASI di bawah Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM).

Tolong jelaskan struktur organisasi PT. Agri Spice Indonesia

Perusahaan dipimpin oleh direktur, yang menjadi pemimpin operasional perusahaan. Koordinator internal memimpin bagian keuangan dan bagian produksi. Koordinator eksternal memimpin bagian purchasing dan bagian export import. Koordinator umum memimpin bagian HRD dan Legal dan bagian Keamanan. Sedangkan tugas internal Auditor adalah mengawasi kinerja semua bagian dibawah ketiga koordinator tersebut. Indonesia merupakan salah satu penghasil rempah rempah yang dibutuhkan. Untuk Vanilla Beans, Indonesia merupakan negara penghasil terbesar kedua setelah Madagaskar. Legalitas PT. ASI di bawah Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM).

Kenapa mendirikan perusahaan di Indonesia? Bagaimana legalitas atau status badan hukum dari perusahaan? (Sumber: Wawancara)

93


Lampiran Wawancara (lanjutan) INFORMAN KEPALA PERSONALIA PT. AGRI SPICE INDONESIA

PERTANYAAN

JAWABAN INFORMAN

Tolong jelaskan struktur organisasi PT. Agri Spice Indonesia

Perusahaan dipimpin oleh direktur, yang menjadi pemimpin operasional perusahaan. Koordinator internal memimpin bagian keuangan dan bagian produksi. Koordinator eksternal memimpin bagian purchasing dan bagian export import. Koordinator umum memimpin bagian HRD dan Legal dan bagian Keamanan. Sedangkan tugas internal Auditor adalah mengawasi kinerja semua bagian dibawah ketiga koordinator tersebut. Administrasi Sumber Daya Manusia dikelola dengan 2 cara manual dan software, manual untuk karyawan non operator atau karyawan penempatan dari induk perusahaan, dan software untuk karyawan kontrak terbatas atau operator.

Bagaimana Proses Administrasi Sumber Daya Manusia pada perusahaan.

Apa Yang menjadi fitur utama dan bagaian utama software?

Fitur utama software adalah melaporakan laporan personalia. Bagian utama software antara lain database karyawan berisi data karyawan dan kecelakaan kerja, database presensi berisi data presensi, file tampung data sementara berisi perhitungan presensi dan gaji, laporan berisi perintah untuk membuat laporan, dan utility berisi menu perawatan software/maintenance.

(Sumber: Wawancara)

94



PERTANYAAN Apa saja Dokumen output dari Software?

Apa saja Dokumen output dari Software? (lanjutan)

JAWABAN INFORMAN 1. Laporan Karyawan yang isinya, Laporan biodata lengkap karyawan, Laporan daftar karyawan bentuk tabel, Laporan daftar karyawan bentuk buku induk, Laporan daftar kepersetaan jamsostek, Laporan daftar iuran jamsostek, Laporan berdasarkan salah satu kategori tertentu seperti agama, alamat, usia, golongan darah, pendidikan, jenis kelamin, status keluarga, divisi, kelompok kerja, masa kerja, dan jabatan. 2. Laporan Presensi yang isinya, Form Presensi Manual, Laporan presensi per periode, Laporan presensi per karyawan, Laporan presensi per tanggal, Daftar presensi terlambat, Daftar karyawan pernah lembur, Rekapitulasi kartu presensi per karyawan, Rekapitulasi lembur per karyawan, Rekapitulasi presensi satpam, Rekapitulasi lembur satpam, Rekapitulasi lembur satpam per anggota. 3. Laporan Penggajianyang isinya, Kalkulasi pecahan uang, Perhitungan Gaji kelompok (non asuransi dan plus asuransi), Label gaji kelompok, Perhitungan Jam kerja lembur per karyawan, Perhitungan gaji penjaga malam (awal bulan dan akhir bulan), Label gaji penjaga malam, Rekapitulasi upah lembur satpam, Rekapitulasi upah lembur kelompok, Rekapitulasi rapel upah kelompok. 4. Laporan Lain-Lain yang isinya, Laporan Kecelakaan Kerja, Surat pengantar rumah sakit.

(Sumber: Wawancara)

95



PERTANYAAN Bagaimana Prosedur Penggunaan software?

Bagaimana sejarah pembuatan software?

Ada berapa modul yang menjadi bagian dari software?

JAWABAN INFORMAN 1. Login modul, pilih modul dan memasukkan password. 2. Input data, data karyawan, data presensi, data kecelakaan kerja dan edit input bila perlu. Semuanya dialkukan manual ahanya input presensi saja terdapat input otomatis. 3. Proses data, proses tanpa hitung dan proses dengan hitung, bila proses dengan hitung akan menggunakan file tampung. 4. Output hasil proses menjadi laporan utuh yang ditampilkan ke layar, output bisa langsung dicetak atau menjadi PDF. Pada awal mulanya software yang dibuat untuk keperluaan Bagian Keuangan, dengan maksud untuk membantu pembuatan laporan Bagian Keuangan. Seiring berjalannya waktu Bagian Keuangan membutuhkan software inventori dengan maksud untuk membantu Bagian Keuangan dalam perhitungan inventori perusahaan. Dikarenakan permintaan oleh Bagian Personalia maka dibuatlah software akuntansi personalia yang berguna untuk membantu personalia dalam prosedur administrasi sumberdaya manusia perusahaan PT. ASI. Ada tiga modul, Modul PT. ASI, Modul PT. AJC, dan Modul Lamaran. Modul PT. ASI berisi program administrasi personalia PT. ASI, Modul PT. AJC berisi program administrasi personalia PT. AJC PLANT Ketandan, Modul Lamaran berisi tentang data pelamar dan administrasi calon karyawan.

(Sumber: Wawancara)

96

























































ANALISIS KETERSEDIAAN FITUR PROGRAM ADMINISTRASI PERSONALIA (Studi kasus pada PT. Agri Spice Indonesia) SKRIPSI

Recommend Documents