ANALISIS JABATAN
MANAJEMEN KINERJA SDM DOSEN : DR. KUSDI RAHARJO
M. CHUSNUL SYAICHUDIN
(55108120016)
Universitas Mercu Buana Program Pasca Sarjana Megister Manajemen Juni 2009
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PERHUBUNGAN Jl. Medan Merdeka Timur No.5, Jakarta 10110, INDONESIA Telp: 021-3847404, Fax: 021-3847480 e-mail:
[email protected], http://diklat.dephub.go.id
Jenis Dokumen
Analisis Jabatan
Judul
Uraian Pekerjaan Pengelola Database Kepegawaian
Uraian Pekerjaan :
Pengelola Database Kepegawaian Revisi Tanggal Tanda Tangan 0 Jabatan
Kepala Badan Diklat Perhubungan
Sekretaris Badan Diklat Perhubungan
1. 2.
Disetujui oleh :
Diperiksa oleh :
Kepala Bagian Kepegawaian Kepala Sub Bagian TU Kepegawaian Dibuat oleh :
No. Dokumen :
Tanggal : 22 April 2008
Revisi
Halaman : 0 dari 1
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
URAIAN PEKERJAAN
A. IDENTITAS PEKERJAAN 1. Kode Jabatan & Unit Kerja : 2. Nama Jabatan : 3. Nama Unit Kerja : 4. Satuan Kerja/Instansi : (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) 5. Nama Jabatan Atasan Langsung : 6. Lokasi :
PENGELOLA DATABASE KEPEGAWAIAN BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PERHUBUNGAN DEPARTEMEN PERHUBUNGAN
Sub Bagian T.U. Kepegawaian Kota : Jakarta Pusat Provinsi : DKI Jakarta
B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI
Kepala Bagian Kepegawaian
Ka. Subbag. TU Kepegawaian
Ka. Subbag. Pengembangan Pegawai
Ka. Subbag. Jabatan Fungsional
Pengelola Database Kepegawaian
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 1 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN Membantu melaksanakan koordinator pengelolaan database kepegawain dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. D. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK 1. Membantu mengkoordinir pengelolaan Database Kepegawaian dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk membantu mengkoordinir pengelolaan database kepegawaian seluruh Unit Pelaksana Teknis 1.2. Mengumpulkan data-data dari database sebagai bahan untuk menganalisis kebutuhan SDM 1.3. Membantu menganalisis kebutuhan SDM dengan membuat aplikasi pendukung database kepegawaian 1.4. Membantu menyusun rencana kebutuhan SDM berdasarkan kualifikasi pendidikan dengan membuat aplikasi pendukung database kepegawian 1.5. Membantu membuat laporan hasil analisis kepegawaian denga aplikasi pendukung database kepegawian 1.6. Melakukan perbaikan database kepegawian jika diperlukan 1.7. Melaporkan hasil analisis kepada Kepala Subbagian T.U Kepegawaian Kewenangan : Tidak Ada Indikator Prestasi : Tersedianya hasil analisis kebutuhan SDM berdasarkan kualifikasi pendidikan dengan bersumber pada database kepegawaian 2. Membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian yang ada dilingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 2.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. 2.2. Mengumpulkan data sebagai bahan untuk menganalisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja 2.3. Membantu menganalisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja 2.4. Membantu menyusun rencana kebutuhan SDM berdasarkan aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja 2.5. Membantu membuat laporan hasil analisis aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja. 2.6. Melaporkan hasil analisis aplikasi dan database kepegawaian kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian. Kewenangan : Tidak Ada
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 2 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
Indikator Prestasi : Tersedianya hasil analisis yang mengarah pada akurasi data berdasarkan aplikasi dan database kepegawaian pada Unit Kerja di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. TUGAS TAMBAHAN 1. Membantu penyelenggaraan pelatihan Sistem Informasi Kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian sebagai panitia penyelenggara pelatihan aplikasi dan database Sistem Informasi Kepegawaian 1.2. Menyebarkan formulir ke Es. II seluruh unit kerja di BADAN DIKLAT PERHUBUNGAN 1.3. Mengumpulkan formulir dari peserta 1.4. Menyiapkan daftar peserta 1.5. Menyiapkan surat permohonan sebagai pengajar/instruktur 1.6. Menyiapkan undangan atau surat panggilan untuk peserta 1.7. Mendistribusikan surat penugasan ke pengajar atau undangan ke peserta 1.8. Menggandakan modul pelatihan 1.9. Menyiapkan bahan pelatihan 1.10. Menyiapkan sertifikat pelatihan 1.11. Melaporkan hasil penyelenggaraan kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian Kewenangan : Tidak Ada Indikator Prestasi : Terselenggaranya pelatihan kepegawaian dengan lancar 2.
aplikasi
dan
database
sistem
informasi
Menjalankan tugas sebagai Pengganti Pejabat Sementara (Pgs.) Kepala Sub Bagian T.U. Kepegawaian 2.1 Menerima surat penunjukkan dari Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan untuk menjalankan tugas-tugas Kepala Sub Bagian T.U. Kepegawaian sebagai pejabat pengganti sementara (Pgs.) 2.2 Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian 2.3 Melaksanakan tugas-tugas Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian 2.4 Menghadiri undangan rapat 2.5 Membuat laporan kepada Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian setelah selesai menjalankan tugas sebagai pejabat pengganti sementara Kepala Subbag. T.U. Kepegawaian Kewenangan : Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan Subbag. T.U. Kepegawaian Indikator Prestasi : Tercapainya pelaksanaan tugas harian Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian secara efektif dan efisien
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 3 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
3. Membantu menyusun prosedur Sistem Informasi Kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 3.1. Menerima penugasan dan arahan dari Kepala Bagian Kepegawaian untuk menyusun prosedur sistem informasi kepegawaian 3.2. Menyiapkan konsep surat undangan rapat Tim dalam rangka penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. 3.3. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. 3.4. Mengikuti rapat anggota Tim dalam rangka penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan 3.5. Melaporkan hasil penyusunan prosedur sistem informasi kepegawaian ke atasan langsung Kewenangan : Tidak ada Indikator Prestasi : Tersedianya Prosedur pengelolaan sistem informasi kepegawaian TUGAS LAIN-LAIN 1.
Menghadiri undangan rapat yang diadakan di Lingkungan Sekretariat Jenderal Depertemen Perhubungan 1.1. Menghadiri dan aktif dalam rapat-rapat koordinasi yang dipimpin oleh Kepala Biro dan Kepala Bagian di lingkungan Biro Kepegawaian dan Pusat Data Informasi Departemen Perhubungan Kewenangan : Tidak ada Indikator Prestasi : Tersedianya notulen hasil rapat
TUGAS BERKALA 1. Membantu penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) di lingkungan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan setiap tahun 1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Ka. Subbag. T.U. Kepegawaian untuk mengkoordinir penyusunan DUK di lingkunan Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan. 1.2. Mengumpulkan data dari setiap Unit Kerja sebagai bahan penyusunan DUK 1.3. Melakukan pencetakan penyusunan DUK 1.4. Membantu memeriksa draft awal penyusunan DUK 1.5. Melaporkan hasil penyusunan DUK kepada Kepala Subbagian T.U. Kepegawaian Kewenangan : Tidak Ada Indikator Prestasi : Tersedianya Daftar Urut Kepangkatan (DUK) No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 4 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
E. HUBUNGAN KERJA
JABATAN YANG DIHUBUNGI
UNIT TEMPAT KERJANYA
MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI INTERN ORGANISASI 1. Kepala Bagian Kepegawaian
1. Biro Kepegawaian
1. Meminta informasi dan konfirmasi 2. Menerima informasi dan saran
2. Kepala Sub Bagian
2. Biro Kepegawaian
1. Meminta saran dan penugasan 2. Konsultasi
EXTERN ORGANISASI Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Staf T.U. Kepegawaian
1. Sub Bag T.U. Kepegawaian
1. Koordinasi dan konsultasi
2. Staf unit lain Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan
1. Seluruh unit kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan
1. Koordinasi, pengumpulan bahan dan data 2. konfirmasi data
Tidak ada
Tidak ada
EXTERN ORGANISASI Tidak ada JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Staf Pengelola Sistem Informasi Kepegawaian
1. Seluruh unit kerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Perhubungan
1. Koordinasi dan konsultasi 2. Konfirmasi data
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 5 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
F. TANGGUNG JAWAB JABATAN PENERIMAAN PENGAWASAN Pekerjaan Yang Diawasi
Pengawasan Oleh
Frekuensi Pengawasan
1. Penyusunan hasil analisis
Ka. Sub Bag. T.U. Kepegawaian
Hampir setiap hari
2. Laporan DUK
Ka. Sub. Bag. T.U. Kepegawaian
Setiap bulan
PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi
Jumlah Pejabat
Pekerjaan yang diawasi
Frekuensi Pengawasan
-
-
-
-
ADMINISTRASI Waktu untuk menemukan kesalahan
Nama Formulir/File/Catatan
Waktu untuk memperbaiki
Surat/dokumen
1. 15 menit
1. 10 menit
Draft Prosedur Kepegawaian
2. 15 menit
2. 30 menit
Hasil analisis
3. 15 menit
3. 30 menit
ALAT/MESIN/BAHAN Nama Alat/Mesin/Bahan
Akibat Kesalahan
1. PC/Laptop, scanner, printer, Jaringan Intranet dan Internet, Koneksi Internet
1. Kehilangan data dan gangguan informasi
2. ATK
2. Pekerjaan terhambat
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 6 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
RAHASIA Jenis Kerahasiaan
Akibat jika terjadi kebocoran (bagi Instansi)
Tidak Ada
Tidak Ada
G. LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat jika terjadi kecelakaan
:
Kebakaran gedung, tersengat listrik
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi
:
Mata Lelah dan Badan Pegal
3. Kegiatan Pejabat Duduk Berdiri Berjalan
: : :
75 % 10 % 15 %
4. Tempat kerja Di dalam gedung Di luar gedung
: :
90 % 10 %
5. Kondisi Lingkungan Kondisi
Kurang
Cukup
Baik
a. Suhu
√
b. Penerangan
√
c. Ventilasi
√
d. Ketenangan
√
e. Kebersihan
√
f. Keleluasaan 1. luas ruang 2. luas meja
√ √
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 7 dari 7
:0
…………………………………………Penganalisis Kepegawaian
H. PERSYARATAN JABATAN
1. Pendidikan Minimal
:
D-III
2. Jurusan
:
Semua jurusan
3. Pelatihan Minimal
:
4. Pengalaman Minimal
:
Min. Gol. II/c
5. Persyaratan Fisik
:
Sehat jasmani dan rohani
6. Persyaratan Jenis Kelamin
:
Laki-laki / Perempuan
Pelatihan Keahlian Dasar Pelatihan Prajabatan
7. Persyaratan Usia
Minimal
:
21 tahun
Maksimal
:
55 tahun
8. Persyaratan Kompetensi
Behavior
:
Tekun, telaten, teliti, ramah dan kooperatif, memiliki inisiatif dan motivasi kerja tinggi
Technical
:
Memahami tata cara pembuatan SK Memahami tata cara pembuatan prosedur Mampu mengoperasikan komputer
No. Dokumen :
Tanggal : 1 November 2007
Revisi
Halaman : 8 dari 7
:0
