i
ANALISIS DAN DESAIN KONSEPTUAL REPOSITORI INSTITUSI YANG MENDUKUNG SWAARSIP PENELITI DI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
YANIASIH
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
ii
iii
PERNYATAAN MENGENAI TESIS DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis berjudul Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tesis ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, Maret 2015 Yaniasih NIM G652120095
ii
RINGKASAN YANIASIH. Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Dibimbing oleh FIRMAN ARDIANSYAH dan SULISTYO BASUKI. Repositori institusi (RI) merupakan salah satu bentuk akses terbuka jalur hijau. Dalam RI, lembaga mengarsipkan sendiri karya yang dihasilkan peneliti di dalamnya untuk dapat diakses oleh publik. RI berkembang pesat karena memberikan banyak keuntungan bagi lembaga, peneliti, dan ilmu pengetahuan. Saat ini ada 66 RI di Indonesia namun hanya ada satu yang merupakan RI dari lembaga penelitian (LP) publik. Oleh karena itu penelitian mengenai RI LP penting dilakukan untuk mendorong LP di Indonesia agar dapat membangun RI yang berkualitas. Penelitian ini mengkaji RI LP dan menyusun desain konseptual yang dapat direkomendasikan bagi pengembangan RI LP di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). Rumusan masalah penelitian adalah bagaimana konsep RI LP berkualitas global yang mendukung swaarsip peneliti. Penelitian bertujuan untuk menganalisis swaarsip peneliti, fitur web, regulasi, dan kebijakan pengelolaan RI LP serta membuat desain konseptual kebijakan dan web RI LP yang berkualitas global dan mendukung swaarsip. Metode penelitian terdiri dari dua tahap. Tahap 1 menggunakan riset metode campuran (mixed methods research/MMR) sedangkan tahap 2 menggunakan metode observasi situs web dan penyusunan desain konseptual. MMR terdiri dari penelitian kuantitatif menggunakan survei kuesioner dan kualitatif menggunakan wawancara semi terstruktur. Survei dilakukan terhadap 159 peneliti LIPI secara daring. Wawancara dilakukan terhadap pengembang sistem, pengelola web, dan peneliti. Observasi situs web dilakukan terhadap 8 RI LP yang masuk peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 dan RI LIPI. Hasil penelitian menunjukkan 71% responden belum mengetahui konsep RI dan 92% belum pernah mengakses situs web RI. Walaupun pengetahuan mengenai RI rendah, namun sebanyak 67% responden sudah pernah mengarsipkan karya mereka dalam fasilitas INTRA LIPI. Hal ini merupakan pondasi yang baik untuk pengembangan RI LP yang mendukung swaarsip di LIPI. Berdasarkan hasil observasi web dan mempertimbangkan kondisi swaarsip peneliti di LIPI, maka konsep RI LP yang efektif untuk mencapai kualitas terbaik adalah dengan kebijakan wajib deposit teks lengkap karya ilmiah dan kebijakan akses oleh semua masyarakat dengan pembatasan hanya pada beberapa karya tertentu. Kebijakan ini didukung dengan konsep web yang memiliki fasilitas deposit untuk swaarsip peneliti secara mudah, cepat dan tepat; fasilitas pencarian yang memudahkan pengguna mendapatkan informasi dengan tepat; serta fitur pendukung yang memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kualitas peneliti, RI dan lembaga induk. Kata kunci: akses terbuka; desain konseptual; repositori institusi; riset metode campuran; swaarsip
iii
SUMMARY YANIASIH. Analysis and Conceptual Design of Institutional Repositories Supporting Researcher Self-archiving in Indonesian Institute of Sciences. Supervised by FIRMAN ARDIANSYAH and SULISTYO BASUKI. Institutional repositories (IRs) are one form of green road open access movement. In IR, institution archives their researchers’ publications to be accessible to the public. IRs rapidly grows because they have been giving many benefits for institutions, researchers, and sciences. Currently, there are 66 IRs in Indonesia, but only one was developed by public research organizations (PROs). Therefore, a study on research organizations’ IRs is important to encourage PROs in Indonesia in order to build good IRs. This study examines the research organizations’ IRs and develops a conceptual design to be recommended for the development of IRs in Indonesian Institute of Sciences (LIPI). The goals of the study are to analyse researchers' self-archiving, web features, regulations and IRs' policies as well as make a conceptual design of policies and web feature of IRs. The study consists of two phases. Phase 1 used mixed methods research while the second phase used websites observation. MMR consists of quantitative research using questionnaires and qualitative ones using semi-structured interviews. The survey was conducted on 159 researchers. Interviews conducted with system developers, IRs managers, and researchers. Observations carried out IR LIPI and eight world best research organizations’ IRs base on Webometrics ranking. The results showed that 71% of respondents did not aware of the IRs' concept, and 92% of them never access the IRs website. However, there are 69% of respondents had experience in archiving research outputs in INTRA LIPI. These conditions are a good basis for the development of IRs supporting researcher self-archiving. Based on observations and considering the conditions of researchers self-archiving, the best concept for IR in LIPI are having mandatory deposit policy and open access to public with special restrictions only on some particular work. These policies are supported by a web concept that has a deposit facility for researcher self-archiving easily, quickly and precisely. A search facility that allows users to get proper information; as well as supporting features of the website that provide added value to improve the quality of researcher, IR, and the parent institution. Keywords: conceptual design; institutional repositories; mixed method research; open access; self-archiving
iv
© Hak Cipta Milik IPB, Tahun 2015 Hak Cipta Dilindungi Undang-Undang Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumbernya. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik, atau tinjauan suatu masalah; dan pengutipan tersebut tidak merugikan kepentingan IPB Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau seluruh karya tulis ini dalam bentuk apa pun tanpa izin IPB
i
ANALISIS DAN DESAIN KONSEPTUAL REPOSITORI INSTITUSI YANG MENDUKUNG SWAARSIP PENELITI DI LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA
YANIASIH
Tesis sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
ii
Penguji Luar Komisi pada Ujian Tesis : Drs Badollahi Mustafa, MLib
iv
PRAKATA Alhamdulillahirrabbil’alamiin. Segala puji bagi Allah subhanahu wa ta’ala sehingga tesis ini berhasil diselesaikan. Terima kasih penulis ucapkan kepada Bapak Firman Ardiansyah dan Prof. Sulistyo Basuki selaku dosen pembimbing; keluarga besar Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI); dosen, staf dan teman-teman Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan IPB; serta suami, anak-anak, dan orang tua atas segala bantuan dan dukungannya. Semoga karya ini bermanfaat.
Bogor, Maret 2015 Yaniasih
v
DAFTAR ISI 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian 2 TINJAUAN PUSTAKA Akses Terbuka Repositori Institusi (RI) Kualitas RI Swaarsip 3 METODE Tahap 1: Riset Metode Campuran Tahap 2: Observasi Situs Web dan Desain Konseptual Swaarsip RI 4 HASIL Survei Kuesioner Data Responden Pengalaman Menggunakan Fasilitas INTRA LIPI Pengetahuan dan Pengalaman Mengenai RI dan RI LIPI Harapan Pengembangan RI LIPI Wawancara Semi Terstruktur Observasi Situs Web RI Konten RI Program dan Fasilitas Web Strategi Pengumpulan Karya Ilmiah Kualitas data dan fitur layanan 5 PEMBAHASAN Swaarsip Peneliti LIPI Web RI LP Berkualitas Global dan Mendukung Swaarsip Peneliti Konten: Fokus pada Karya Ilmiah dan Ketersediaan Teks Lengkap Sarana Meningkatkan Konten: Dukungan pada Swaarsip Peneliti Akses: Visibilitas Web dan Konten, Interoperabilitas,… Desain Konseptual RI LIPI Konsep Kebijakan Konsep Web 6 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN RIWAYAT HIDUP
1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 4 5 5 7 8 8 8 10 13 14 15 16 19 20 21 23 24 24 28 28 29 30 31 31 34 41 41 41 42 46 55
vi
DAFTAR TABEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Sebaran satuan kerja responden Motivasi peneliti mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku Hambatan peneliti untuk mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku Harapan pengembangan RI LIPI Topik pertanyaan wawancara berdasarkan temuan survei kuesioner Daftar RI yang diobservasi Hasil observasi tahap 1 Konten RI Program dan fasilitas dalam situs web RI LP Strategi pengumpulan karya ilmiah dalam RI yang diobservasi Sertifikasi kualitas RI yang diobservasi
9 12 13 14 15 17 19 20 21 22 25
DAFTAR GAMBAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Riset metode campuran tipe explanatory design: participant selection model (QUAL emphasized) Tahapan penelitian Sebaran jenjang fungsional Sebaran usia responden Responden yang belum pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI Nilai rataan skala frekuensi akses fasilitas INTRA LIPI Jumlah publikasi yang diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI Pelaku swaarsip di publikasi-ku INTRA LIPI Pengetahuan dan pengalaman mengenai RI dan RI LIPI Harapan responden terhadap hak akses ke RI LIPI Konsep halaman depan web Konsep fasilitas deposit Konsep pengelompokan dokumen RI dalam fasilitas browse Konsep tampilan fasilitas pencarian lanjut Konsep fasilitas layanan pendukung
5 8 9 10 10 11 11 12 13 15 36 37 38 39 40
DAFTAR LAMPIRAN 1 2
Lembar Kuesioner Pedoman Wawancara
46 51
1
1 PENDAHULUAN Latar Belakang Pada akhir abad dua puluh, peneliti sebagai penghasil karya ilmiah mengalami kegundahan terkait adanya jeda waktu yang cukup lama antara pengajuan makalah sampai diterbitkan dalam jurnal ilmiah. Harga berlangganan jurnal juga semakin mahal sehingga peneliti mengalami kesulitan memperoleh referensi yang mereka butuhkan. Kedua hal tersebut serta ketentuan penerbitan yang memberikan hak cipta kepada penerbit mendorong munculnya gerakan akses terbuka yang bertujuan agar informasi ilmiah khususnya makalah jurnal bermitra bestari dapat diakses dan dimanfaatkan seluas mungkin tanpa halangan teknis, waktu dan biaya (Budapest Open Access Initiative 2002; Cullen dan Chawner 2011). Ada dua strategi utama untuk mencapai tujuan akses terbuka. Pertama adalah gold road (jalur emas) yaitu mempublikasikan artikel dalam jurnal yang diterbitkan untuk bisa diakses secara gratis (jurnal akses terbuka/open access journal). Cara kedua disebut green road (jalur hijau) atau open archive (arsip terbuka) atau self-archiving (swaarsip) yaitu mengarsipkan sendiri artikel yang dimiliki individu atau lembaga melalui repositori (Trayhurn 2002; DeMaria 2004). Repositori dapat dibedakan menjadi dua, yaitu repositori subjek dan repositori institusi. Repositori subjek berisi arsip bidang ilmu tertentu, sedangkan repositori institusi berisi arsip karya satu lembaga tertentu (Bawden dan Robinson 2012). Repositori institusi (selanjutnya disebut RI) memberikan banyak keuntungan. RI akan meningkatkan posisi dan prestise lembaga karena RI dapat menjadi media promosi untuk menarik pendanaan riset, peneliti potensial, dan mahasiswa yang berkualitas untuk masuk ke lembaga tersebut. Bagi ilmu pengetahuan, RI dapat menjadi sarana preservasi dokumen melalui digitalisasi sekaligus juga meningkatkan komunikasi ilmiah yang dapat mendorong perkembangan ilmu dan inovasi. Bagi peneliti maupun akademisi, RI dapat menjadi ajang promosi, diseminasi, dan meningkatkan dampak karya tulis mereka (Mondoux dan Shiri 2009; Veiga de Cabo dan Martín-Rodero 2011). Berdasarkan basis data repositori akses terbuka dunia seperti Directory of Open Acces Repositories/DOAR (www.opendoar.org) dan Registry of Open Access Repositories/ROAR (http://roar.eprints.org), sampai bulan Oktober 2014, terdapat 38 RI di Indonesia terindeks di DOAR dan 66 RI terdaftar di ROAR. Hampir semua RI tersebut dikembangkan oleh perguruan tinggi (selanjutnya disebut PT), hanya satu yang merupakan RI lembaga penelitian publik (selanjutnya disebut LP) yaitu RI Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). RI PT lebih berkembang karena adanya dukungan penuh dari Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) bagi PT untuk membangun perpustakaan digital dan RI dinilai penting untuk mengelola karya ilmiah mahasiswa yang jumlahnya sangat besar (Hasugian 2012). DIKTI juga mengeluarkan aturan yang mewajibkan dosen dan mahasiswa untuk mempublikasikan karya ilmiah mereka di RI dan sarana akses terbuka lainnya (Farida et al. 2015). Selain dari segi jumlah RI, kajian dan literatur mengenai RI LP baik di tingkat nasional maupun internasional juga lebih sedikit. Oleh karena itu,
2
penelitian dan pengembangan RI LP menjadi sangat penting. LIPI sebagai lembaga pembina jabatan fungsional (jabfung) peneliti dari semua LP di Indonesia memiliki Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII) yang visi utamanya adalah menjadi repositori nasional bidang sains dan teknologi. Pencapaian visi tersebut dilakukan dengan membangun konsep RI LIPI yang dapat dijadikan rujukan secara nasional. Penelitian ini mengkaji RI LP dan menyusun desain konsep yang dapat direkomendasikan bagi pengembangan RI LP LIPI. Penelitian berfokus pada RI yang mendukung swaarsip peneliti karena keefektifan RI sangat tergantung pada kesiapan penulis untuk melakukan swaarsip (Singeh et al. 2013).
Perumusan Masalah Rumusan masalah penelitian adalah bagaimana konsep RI LP berkualitas global yang mendukung swaarsip peneliti.
Tujuan Penelitian 1. 2. 3.
Menganalisis swaarsip peneliti di LIPI. Menganalisis fitur situs web, regulasi dan kebijakan pengelolaan RI LP berkualitas global dan mendukung swaarsip. Membuat desain konseptual kebijakan dan web RI LP di LIPI.
Manfaat Penelitian 1. 2. 3. 4.
Mengetahui faktor yang mempengaruhi swaarsip peneliti dapat menjadi pertimbangan dalam pengembangan RI LP, baik dari segi desain sistem, manajemen pengelolaan, dan kebijakan yang diterapkan. Desain konseptual yang dihasilkan dapat diterapkan oleh pengembang RI di LIPI dan LP lain di Indonesia, sehingga RI di Indonesia semakin meningkat kuantitas konten serta kualitas sistem dan pengelolaannya. Pengetahuan yang diperoleh dapat meningkatkan pemahaman mengenai perilaku peneliti di Indonesia dalam mendokumentasikan dan menyebarkan karya tulis mereka. Menambah khazanah literatur ilmu perpustakaan dan informasi (IPI) di Indonesia khususnya mengenai perpustakaan digital dan akses terbuka.
Ruang Lingkup Penelitian 1. 2. 3.
Repositori yang dikaji adalah RI LP peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 dan RI LIPI. Lembaga penelitian mengacu pada istilah public research organizations (PROs) yaitu lembaga yang khusus didirikan untuk melaksanakan penelitian selain perguruan tinggi (OECD 1998). Konsep yang didesain terdiri atas konsep kebijakan dan konsep web RI.
3
2 TINJAUAN PUSTAKA Akses Terbuka Open access atau akses terbuka didefinisikan sebagai ketersediaan informasi ilmiah di web yang dapat diakses secara gratis oleh individu maupun lembaga tanpa harus membayar atau berlangganan (Sánchez-Martín et al. 2009; Šilhánek 2011). Tujuan utama akses terbuka adalah untuk memudahkan pengguna mengetahui keberadaan dan menemukan artikel, yang selanjutnya diharapkan akan digunakan sebagai rujukan dalam menulis (sitasi) sehingga dampak artikel tersebut (impact factor/IF) akan meningkat. IF adalah jumlah rata-rata berapa kali artikel dalam suatu jurnal disital dalam waktu dua tahun setelah dipublikasikan (Thomson Reuters 2010). Kajian menunjukkan bahwa jurnal yang dapat diakses secara terbuka memiliki IF yang lebih tinggi dibandingkan jurnal yang berbayar (Suber 2005; Cheng dan Ren 2008; Swan 2012). Manfaat lebih besar yang diharapkan dari akses terbuka adalah merangsang penelitian lanjutan yang lebih baik, meningkatkan inovasi, pertumbuhan ekonomi, dan perkembangan sosial masyarakat (Silobrčić 2004; Veiga de Cabo dan Martín-Rodero 2011). Saat ini, kajian mengenai akses terbuka baik dari kebijakan dan penerapannya masih belum banyak dilakukan di Indonesia, sehingga dampak akses terbuka ini belum bisa dilihat di Indonesia.
Repositori Institusi (RI) RI merupakan salah satu bentuk akses terbuka terhadap karya ilmiah, di mana lembaga mengarsipkan sendiri (swaarsip) karya mereka untuk dapat diakses oleh publik (Trayhurn 2002; DeMaria 2004). Ada beragam teori dan praktik pengembangan RI khususnya terkait apakah konten RI hanya boleh dari satu lembaga pengembang atau bisa mengarsipkan koleksi dari lembaga lain. Namun untuk memperoleh manfaat maksimal dari RI dan sesuai dengan tujuan pengembangan RI LP maka penelitian ini memilih definisi RI berdasarkan empat kriteria yaitu (1) jelas lembaga yang mengembangkannya, (2) kontennya ilmiah bukan populer, (3) bersifat kumulatif yang terus bertambah setiap waktu, dan (4) aksesnya terbuka untuk masyarakat luas (Mondoux dan Shiri 2009).
Kualitas RI Ada beberapa indikator kualitas RI antara lain terkait dengan fasilitas pencarian, organisasi informasi, dan tampilan (Mondoux dan Shiri 2009); jumlah koleksi dan statistik (Mercer et al. 2011); hak kekayaan intelektual dan mekanisme timbal balik (Tripathi dan Jeevan 2011); ketersediaan fitur utama seperti registrasi pengguna, pengisian dokumen, peran administrator, arsip, dan diseminasi (Krishnamurthy dan Kemparaju 2011); akses, dukungan untuk penulis, metadata, isu hukum (hak cipta, lisensi), integritas, sistem cadangan, indeks, dampak, dan keberlanjutan (Dobratz dan Scholze 2006).
4
Cassella (2010) menyusun indikator kesuksesan RI dari sudut pandang pengguna. Indikator ini meliputi (1) persentase penulis yang mengarsipkan karyanya dalam RI, (2) jumlah koleksi per penulis, (3) jumlah komunitas yang mengarsipkan karyanya dalam RI, (4) jumlah unduhan per hari/bulan/tahun, (5) jumlah dokumen yang diarsipkan per hari/bulan/tahun, (6) ketersediaan teks lengkap dokumen, dan (7) nilai tambah layanan. Beberapa indikator tersebut berkaitan erat dengan swaarsip penulis. Penelitian ini tidak merujuk pada satu indikator namun memadukan beragam indikator kualitas RI yang telah disebutkan untuk dijadikan kriteria analisis. Beberapa kriteria digunakan supaya analisis yang dilakukan dapat memperoleh hasil yang lebih mendalam.
Swaarsip Istilah swaarsip belum ada dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Daring yang dibuat oleh Pusat Bahasa Kementerian Pendidikan Nasional RI (http://badanbahasa.kemdikbud.go.id/kbbi/index.php). Pemilihan istilah ini merujuk pada kata self-archiving yang diterjemahkan menjadi swaarsip dalam buku Membangun dan Meningkatkan Akses Terbuka (Swan 2013). Swaarsip adalah proses pengisian metadata sesuai format repositori dan pengunggahan teks lengkap dokumen karya ilmiah untuk dapat diakses secara terbuka. Swaarsip dapat dilakukan oleh penulis sendiri, pustakawan, maupun staf administrasi (Xia dan Sun 2007). Penelitian ini berfokus pada jenis swaarsip oleh peneliti. Di Indonesia, beberapa PT menggunakan istilah unggah mandiri khususnya oleh mahasiswa untuk mengarsipkan karya tesis mereka dalam RI atau perpustakaan PT. Perbedaan unggah mandiri dengan swaarsip adalah tujuan utamanya belum sepenuhnya berkaitan dengan akses terbuka sebagaimana tujuan dari swaarsip. Beberapa kajian RI di luar negeri menunjukkan sebagian besar koleksi dokumennya tidak diarsipkan sendiri oleh penulis. Jumlah peneliti dan akademisi yang mengarsipkan sendiri masih sangat kecil yaitu antara 15-30% (Cullen dan Chawner 2011; Kim 2011; Sawant, 2012). Sedikitnya peneliti dan akademisi yang mengarsipkan sendiri karya mereka mendorong dilakukan penelitian untuk mengetahui faktor yang mempengaruhi hal ini. Kim pada tahun 2011 mengidentifikasi bahwa faktor yang mempengaruhi swaarsip adalah biaya yang harus dikeluarkan, manfaat yang diperoleh, hambatan individu, dan faktor lingkungan. Penelitian lain menunjukkan bahwa motivasi utama swaarsip terkait dengan preservasi, kajian literatur, akses, hak cipta, dan keinginan untuk berbagi pengetahuan. Motivasi berupa penghargaan (materi, promosi, pangkat) sangat kecil, sedangkan hambatan yang dihadapi adalah kesibukan, ketidaktahuan, hak cipta dan plagiarisme. Hambatan berupa teknologi hanya dialami oleh sedikit pengguna (Cullen dan Chawner 2011). Sebelumnya Xia (2007) dan Xia (2008) melakukan observasi situs web RI dan menyimpulkan bahwa budaya suatu bidang ilmu tidak bepengaruh terhadap sikap pendepositan karya peneliti. Mereka juga menemukan data bahwa peraturan wajib bagi penulis (peneliti/akademisi) untuk mendepositkan sendiri karyanya berpengaruh nyata terhadap jumlah dokumen di repositori. Selain itu, penulis juga menginginkan adanya insentif berupa penyebaran yang lebih luas, cepat, akses,
5
dan tanggapan terhadap karya mereka. Penulis juga menyatakan bahwa diperlukan kebijakan pengelolaan yaitu dengan adanya mitra bestari, perlindungan dari plagiarisme, sistem yang terindeks di berbagai mesin pencari temu kembali, interoperabilitas dengan repositori lain, dan penyimpanan secara permanen (Paul 2012; Sawant 2012). Swaarsip merupakan proses penting dalam meningkatkan konten RI, namun belum ada kajian atau publikasi khusus swaarsip di Indonesia baik dari sisi sistem dalam web RI maupun dari sisi penulis terkait dengan pengetahuan, persepsi, sikap maupun perilakunya terkait dengan swaarsip.
3 METODE Penelitian ini terdiri dari dua tahap yaitu tahap 1 melakukan analisis faktor swaarsip peneliti dan tahap 2 membuat desain konseptual swaarsip RI di lembaga penelitian. Metode yang digunakan dalam tahap 1 adalah riset metode campuran (mixed methods research) sedangkan metode tahap 2 adalah observasi situs web dan penyusunan konsep.
Tahap 1: Riset Metode Campuran Riset metode campuran adalah metode yang memadukan pendekatan kuantitatif dan kualitatif dalam desain, pengumpulan, analisis, atau interpretasi data dalam satu kajian untuk memperoleh hasil yang lebih baik (Fidel 2008; Creswell dan Clark 2011a). Penelitian ini menggunakan metode campuran tipe explanatory design: participant selection model (QUAL emphasized). Tipe ini diawali dengan melakukan metode kuantitatif seperti survei untuk menguji konsep atau teori pada sampel dari populasi, kemudian diikuti dengan metode kualitatif untuk memperoleh informasi yang lebih mendalam terhadap topik atau responden yang lebih spesifik (Creswell 2003). Fokus penelitian adalah pada fase kualitatif, sedangkan fase kuantitatif digunakan untuk memperoleh gambaran umum serta mengidentifikasi responden dan topik yang akan dikaji dalam fase kualitatif (Creswell dan Clark 2011b). Tahapan tipe ini dapat dilihat pada Gambar 1. Kuantitatif Pengambilan data
Kuantitatif Analisis data
Kualitatif Analisis data
Kuantitatif Hasil
Kualitatif Hasil
Kualitatif Pemilihan responden
Kualitatif Pengambilan data
Interpretasi Kuantitatif Kualitatif
Gambar 1 Riset metode campuran tipe explanatory design: participant selection model (QUAL emphasized) (Sumber: diolah dari Creswell dan Clark 2011b)
6
Kuantitatif: Survei Kuesioner Survei dengan menggunakan instrumen kuesioner merupakan salah satu tahap penelitian metode campuran yang digunakan dalam penelitian ini. Tahap ini merupakan metode pendukung dan dilaksanakan terlebih dahulu sebelum metode kualitatif. Survei bertujuan untuk memperoleh gambaran awal mengenai kondisi umum swaarsip peneliti di LIPI. Hasil survei akan diperjelas melalui penelitian metode kualitatif yaitu dengan melakukan wawancara pada tahap berikutnya. Instrumen Kuesioner terdiri dari 23 pertanyaan yang dibagi menjadi empat bagian yaitu (A) Data responden, (B) Pengalaman menggunakan fasilitas INTRA LIPI (http://intra.lipi.go.id), (C) Pengetahuan dan pengalaman mengenai RI dan RI LIPI (http://ir.lipi.go.id), serta (D) Harapan pengembangan RI LIPI ke depan. Bagian A berisi 3 pertanyaan untuk mengetahui usia, jenjang fungsional, dan asal satuan kerja responden. Bagian B berisi 11 pertanyaan terkait dengan INTRA LIPI yaitu frekuensi akses, motivasi dan hambatan dalam mengarsipkan data publikasi, jumlah publikasi yang sudah diarsipkan, serta personil yang mengarsipkan publikasi. Bagian C terdiri dari 3 pertanyaan mengenai pengetahuan dan pengalaman responden terhadap istilah dan definisi RI, akses RI LIPI, dan sistem pengindeksan otomatis data publikasi dari INTRA LIPI ke RI LIPI. Bagian D berisi 6 pertanyaan mengenai harapan pengembangan RI LIPI ke depan untuk mendukung swaarsip peneliti yaitu mengenai peraturan wajib swaarsip peneliti LIPI, hak akses, biaya, serta ketersediaan teks lengkap dan data statistik bagi peneliti. Penyebaran kuesioner Peneliti di LIPI berjumlah 1543 dan tersebar di 42 satuan kerja (satker) yang mempunyai jabfung peneliti serta berlokasi di 10 provinsi. Penyebaran kuesioner diupayakan semaksimal mungkin dapat menjangkau semua satker dan semua jenjang fungsional, oleh karena itu dipilih penyebaran secara daring untuk menghemat biaya, waktu, dan tenaga. Kuesioner disebarkan menggunakan fasilitas Google Form. Google Form merupakan bagian dari Google Drive yaitu suatu serambi yang menyediakan fungsi seperti Microsoft Office dengan beberapa keunggulan dalam proses berbagi dan kolaborasi, serta penyimpanan berbasis komputasi awan yang dapat diakses menggunakan akun Google (Gallaway dan Starkey 2013). Google Form telah banyak digunakan untuk melakukan survei ilmiah dan pengumpulan data secara daring antara lain oleh Gehringer dan Cross (2010), Mansor (2012) serta Rehani dan Berris (2012). Dengan menggunakan Google Form, kuesioner dikirim ke alamat email responden. Kuesioner ditampilkan langsung dalam badan email dan dapat langsung diisi oleh responden. Di bagian akhir setelah pertanyaan kuesioner selesai, terdapat ikon “submit” yang ketika diklik, maka secara otomatis isian kuesioner akan masuk dan direkap dalam Google Drive. Responden Responden adalah peneliti di LIPI. Ukuran sampel ditentukan menggunakan Tabel Krejcie-Morgan. Tabel ini dipilih karena mudah
7
digunakan dan sesuai dengan tujuan penelitian yaitu untuk mengukur proporsi dari populasi. Tabel ini memakai asumsi tingkat keandalan 95% (=0,05) (Setiawan 2007). Berdasarkan Tabel Krejcie-Morgan dengan ukuran populasi (N) sebanyak 1543, jumlah sampel yang diambil (S) adalah 310 sampel. Mengantisipasi pengembalian kuesioner yang rendah, maka kuesioner dikirim ke 500 responden. Responden yang dikirimi kuesioner adalah peneliti LIPI yang memiliki alamat email terdaftar dalam basis data peneliti LIPI yang dapat diakses melalui alamat situs web http://peneliti.lipi.go.id/. Analisis survei Data dianalisis menggunakan statistik deskriptif untuk melihat persentase dan rataan jawaban dari responden. Menurut Walpole (1995) statistik deskriptif adalah metode yang berkaitan dengan pengumpulan dan penyajian suatu gugus data sehingga memberikan informasi yang berguna. Contoh statistik deskriptif adalah menampilkan data atau penghitungan antara lain persentase dan rataan menggunakan grafik, diagram balok, dan diagram kue. Kualitatif: Wawancara Semi Terstruktur Metode kualitatif digunakan untuk lebih memahami gambaran umum yang dihasilkan dari metode kuantitatif. Instrumen Metode kualitatif yang digunakan adalah wawancara semi terstruktur. Topik yang dikaji adalah hasil dari survei kuesioner yang penting dan perlu untuk diperjelas sehingga dapat digunakan untuk menyusun desain konseptual RI. Responden Responden terdiri dari tiga unsur yaitu (1) Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI yang merupakan penyusun dan pengembangan situs INTRA dan RI LIPI sebanyak 1 orang, (2) Pimpinan/penanggung jawab kegiatan pengembangan repositori di PDII LIPI sebagai penanggung jawab konten RI LIPI sebanyak 2 orang, dan (3) peneliti LIPI dengan kriteria: menjadi responden survei kuesioner, sudah mengarsipkan >50% publikasinya di INTRA LIPI, serta pernah memiliki pengalaman mengakses situs web RI LIPI. Jumlah responden peneliti sebanyak 5 orang. Total responden wawancara adalah 8 orang. Analisis Analisis kualitatif dilakukan dengan melakukan pengkodean tematik. Hasil analisis digabungkan dengan hasil kuantitatif digunakan untuk menyusun desain konseptual swaarsip penulis dalam RI LP.
Tahap 2: Observasi Situs Web dan Desain Konseptual Swaarsip RI Konsep swaarsip RI LP didesain sesuai dengan kondisi dan kebutuhan peneliti di LIPI berdasarkan hasil analisis tahap 1 khususnya mengenai regulasi dan sistem pendepositan. Selain itu, untuk memperkaya bahan acuan konsep, juga
8
dilakukan observasi situs web RI berkualitas global sebagai perbandingan konsep khususnya mengenai tampilan, fasilitas dan fitur layanan. Observasi Situs Web Situs web yang diobservasi adalah web RI LP peringkat 100 besar di Webometrics per Juli 2014 sebanyak 8 RI dan RI LIPI. Peringkat Webometrics dijadikan rujukan karena telah diakui secara internasional dan dijadikan standar kualitas RI global. Jumlah sampel adalah sebanyak 9 situs web. Pembuatan Desain Konseptual Konsep yang dibuat meliputi konsep kebijakan dan konsep web RI berdasarkan hasil analisis tahap 1 dan observasi web RI. Seluruh tahapan penelitian ditampilkan dalam Gambar 2. Survei kuesioner 159 responden
Wawancara semi terstruktur
Hasil analisis
8 responden
Observasi situs web RI 9 situs web Desain konseptual
Konsep: kebijakan dan web
Gambar 2 Tahapan penelitian
4 HASIL Survei Kuesioner Kuesioner dikirim kepada 500 peneliti selama bulan Juli – Agustus 2014. Berdasarkan laporan di email akun Google, ada 133 email yang salah atau tidak terkirim, sehingga jumlah email yang terkirim adalah sebanyak 367 email. Dari jumlah tersebut, ada 159 responden yang mengisi dan mengirim kembali kuesioner. Berikut hasil survei yang sudah dilaksanakan: Data Responden Partisipasi peneliti yang mengisi kuesioner tersebar merata dari berbagai satker. Jumlah total satker yang penelitinya mengisi dan mengirim kembali kuesioner adalah 37 satker. Jumlah ini mencapai persentase 88% dari jumlah satker LIPI yang memiliki jabfung peneliti. Data nama satker asal responden ditampilkan dalam Tabel 1. Responden juga tersebar merata dari semua jenjang jabfung peneliti. Persentase paling besar responden memiliki jenjang fungsional peneliti muda (40%), diikuti oleh peneliti madya (31%), peneliti pertama (15%), dan terakhir peneliti utama (12%). Sebanyak 3 orang responden (2%) tidak mengisi data jenjang fungsional. Dari sisi usia, sebagian besar responden berumur 31-40 tahun
9
(48%) diikuti oleh usia 51-60 tahun (23%), usia 41-50 tahun (18%), usia 21-30 tahun (3%), dan terakhir usia > 60 tahun (2%). Sebanyak 7 orang responden (6%) tidak mengisi data usia. Sebaran jenjang fungsional dan usia ditampilkan dalam Gambar 3 dan Gambar 4. Tabel 1 Sebaran satuan kerja responden Responden/ Jumlah satker satker 13 1 12 2 11 1 9 1 8 1 7 4 6 5 4
2 1 2
3 2
2 8
1
12
Jumlah
37
Nama satker P2 Kimia P2 Biologi, P2 Fisika P2 Limnologi Pusat Pengembangan Teknologi Tepat Guna Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah P2 Bioteknologi, P2 Oseanografi, UPT Balai Pengembangan Proses dan Teknologi Kimia Gunung Kidul Yogyakarta, P2 Tenaga Listrik dan Mekatronik P2 Informatika, P2 Metrologi P2 Geoteknologi UPT BKT Kebun Raya Bogor, UPT Balai Konservasi Tumbuhan (BKT) Kebun Raya Eka Karya Bali P2 Sumber Daya Regional, P2 Kemasyarakatan dan Kebudayaan P2 Biomaterial, P2 Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian, Pappiptek, P2 Elektronika dan Telekomunikasi, UPT BKT Kebun Raya Cibodas, UPT Balai Pengembangan Instrumentasi, UPT Loka Uji Teknik Penambangan dan Mitigasi Bencana (LUTPMB) Liwa, P2 Metalurgi dan Material UPT Loka Konservasi Biota Laut (LKBL) Tual, P2 Ekonomi, P2 KIM, P2 Laut Dalam, P2 Politik, Pusat Inovasi, UPT Balai Pengolahan Mineral LIPI, UPT BKT Kebun Raya Purwodadi, UPT LKBL Bitung, UPT LKBL Biak, UPT Loka Pengembangan Bio Industri Laut (LPBIL) Mataram, UPT Loka Pengembangan Potensi Sumber Daya Manusia Oseanografi (LPPSDMO) Pulau Pari
Peneliti utama 12%
Peneliti madya 31%
Data tidak diisi 3%
Peneliti pertama 15%
Peneliti muda 39%
Gambar 3 Sebaran jenjang fungsional
10
Data tidak diisi 6%
>60 tahun 2%
21 - 30 tahun 3%
51 - 60 tahun 23% 31 - 40 tahun 48%
41 - 50 tahun 18%
Gambar 4 Sebaran usia responden
Pengalaman Menggunakan Fasilitas INTRA LIPI Ada beberapa fasilitas utama dalam INTRA LIPI yang berkaitan dengan swaarsip pegawai khususnya peneliti antara lain SKP-ku, blog-ku, kinerja-ku, publikasi-ku, kegiatan-ku, dan terbitan-ku. Dalam 6 fasilitas ini, peneliti dapat mengisi data yang terkait dengan jabfung peneliti. Bagian ke-2 kuesioner menyurvei frekuensi akses responden terhadap 6 fasilitas ini. Hasil survei menunjukkan semua responden (100%) sudah pernah mengakses INTRA LIPI, namun fasilitas yang lain masih banyak responden yang belum pernah mengaksesnya. Gambar 5 menampilkan diagram persentase responden yang belum/tidak pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI. Fasilitas yang paling banyak responden belum pernah mengakses adalah blog-ku (56%), diikuti oleh terbitan-ku (46%), kinerja-ku (38%), publikasi-ku (24%), kegiatan-ku (22%) dan terakhir SKP-ku (14%).
SKP-ku
14% (21)
kegiatan-ku
22% (35)
publikasi-ku
24% (37)
kinerja-ku
38% (57)
terbitan-ku
46% (70)
blog-ku
56% (82)
0%
20%
40% Belum pernah
60%
80%
100%
Pernah
Gambar 5 Responden yang belum pernah mengakses fasilitas dalam INTRA LIPI Frekuensi akses setiap fasilitas diukur dengan menggunakan skala yang nilainya meningkat dengan semakin seringnya akses dilakukan. Penghitungan nilai rataan skala ini menunjukkkan bahwa INTRA LIPI paling sering diakses dengan nilai rataan 6,66 yaitu diakses minimal antara 1 minggu sampai 2 minggu sekali. Urutan nilai rataan akses 6 fasilitas INTRA LIPI dari yang paling sering sampai paling jarang adalah SKP-ku (3,25 = antara minimal 1 bulan sekali atau
11
Fasilitas INTRA LIPI
lebih), kegiatan-ku (2,90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), publikasi-ku (2,56 = 90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), kinerja-ku (2,52 = 90 = lebih lama dari 1 bulan sekali sampai tidak tentu), terbitanku (1,99 = tidak tentu sampai tidak pernah mengakses), dan terakhir blogku (1,95 = tidak tentu sampai tidak pernah mengakses). Nilai rataan frekuensi akses dan skala ditampilkan dalam Gambar 6. terbitan-ku
1,99
kegiatan-ku
Skala frekuensi akses: 2,90
publikasi-ku
2,56
kinerja-ku
2,52
blog-ku
1,95
SKP-ku
3,25
Setiap hari = 8 Minimal 1 minggu sekali = 7 Minimal 2 minggu sekali = 6 Minimal 3 minggu sekali = 5 Minimal 1 bulan sekali = 4 Lebih lama dari 1 bulan sekali = 3 Tidak tentu = 2 Belum pernah = 1
INTRA LIPI
6,66
Frekuensi akses
Gambar 6 Nilai rataan skala frekuensi akses fasilitas INTRA LIPI Data yang diarsipkan peneliti dalam fasilitas INTRA LIPI diindeks oleh RI LIPI antara lain data publikasi, terbitan, dan kegiatan. Oleh karena itu, RI LIPI tidak hanya berisi data publikasi di jurnal atau prosiding, namun juga file presentasi kegiatan atau laporan kegiatan. Mengacu pada Mondoux dan Shiri (2009) bahwa salah satu karakteristik RI adalah berisi karya tulis ilmiah serta beberapa RI yang mendapat peringkat bagus di Webometrics hanya berisi karya tulis dalam jurnal atau prosiding, maka survei penelitian ini memfokuskan pertanyaan kuesioner pada fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI yaitu jumlah karya yang sudah diarsipkan, pelaku swaarsip, serta motivasi dan hambatan dalam melakukan swaarsip. Berdasarkan hasil survei, sebanyak 67% responden sudah memiliki publikasi yang diarsipkan di INTRA LIPI, 31% responden belum ada publikasinya yang diarsipkan dan 2% responden tidak menjawab. Responden yang sudah mengarsipkan seluruh publikasinya sebanyak 12%, sedangkan 23% responden sudah mengarsipkan lebih dari 50% dan 32% responden sudah mengarsipkan kurang dari 50% jumlah publikasi mereka. Persentase jumlah publikasi responden yang sudah diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI ditampilkan dalam Gambar 7. tidak menjawab 2% belum ada 31%
seluruh publikasi 12% > 50% 23%
< 50% 32%
Gambar 7 Jumlah publikasi yang diarsipkan di publikasi-ku INTRA LIPI
12
Pengisian metadata dan atau pengunggahan teks lengkap merupakan proses swaarsip yang dapat dilakukan oleh penulis sendiri, pustakawan, maupun staf administrasi (Xia dan Sun 2007). Gambar 8 menyajikan diagram pelaku swaarsip dalam fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI. Gambar ini menunjukkan bahwa dari 67% responden yang sudah ada publikasinya di INTRA LIPI, 62% responden mengarsipkan sendiri publikasi mereka. Swaarsip yang dilakukan oleh penulis lain sebanyak 6%, oleh staf administrasi atau pustakawan satker 4%, dan oleh staf pribadi 1%. Publikasi yang diarsipkan bersama-sama antara penulis sendiri, penulis lain, dan staf administrasi atau pustakawan sebanyak 17% sedangkan 10% responden tidak mengetahui siapa yang mengarsipkan publikasi mereka. staf pribadi 1%
saya tidak mengetahui siapa yang mengunggah 10%
diunggah secara bersama-sama oleh saya sendiri, penulis lain, dan admin/pustakawan 17% diunggah oleh administrasi atau pustakawan satuan kerja 4% diunggah oleh penulis lain 6%
saya sendiri 62%
Gambar 8 Pelaku swaarsip di publikasi-ku INTRA LIPI Berkaitan dengan swaarsip, Tabel 2 menunjukkan bahwa persentase terbesar responden (30%) belum pernah mengisi data di fasilitas publikasi-ku. Responden yang sudah mengisi menyatakan bahwa motivasi terbanyak mengisi data publikasi adalah untuk publisitas (lebih dikenal luas) (20%). Motivasi yang lain adalah diwajibkan olah satker (17%), dokumentasi/arsip pribadi (15%), memudahkan pengajuan angka kredit fungsional (9%), lebih mudah menyimpan dan mengakses kembali (4%) dan 6% tidak menyatakan motivasi mereka. Tabel 2 Motivasi peneliti mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku Motivasi belum pernah mengisi dokumentasi/arsip pribadi (misalnya supaya tidak lupa) memudahkan dalam pengajuan angka kredit fungsional lebih mudah menyimpan dan mengakses kembali publisitas (lebih dikenal luas) diwajibkan/disuruh/direkomendasikan oleh pimpinan/satuan kerja tidak menjawab
Jumlah 47 24 14 6 32 27 9
Persen (%) 30 15 9 4 20 17 6
Walaupun masih banyak responden yang belum pernah mengisi data publikasi, namun 36% responden menyatakan tidak ada hambatan terkait dengan
13
sistem dalam fasilitas ini. Hal lain yang justru menjadi hambatan utama adalah karena bukan prioritas sehingga sering lupa (24%). Hambatan lain adalah responden harus mengeluarkan upaya lebih (10%), tidak ada waktu/tidak sempat (6%), tidak mengetahui manfaat dari fasilitas ini (6%), kesulitan untuk mengisi data (7%), dan masih ada 2% responden yang belum mengetahui fasilitas ini. Hambatan lain yang disampaikan oleh 11% responden adalah hambatan teknologi seperti jaringan internet yang sering mati atau lambat serta harus sering log in dalam INTRA LIPI sehingga menghambat pengisian data. Hasil survei mengenai hambatan mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku ditampilkan dalam Tabel 3. Tabel 3 Hambatan peneliti untuk mengisi data dalam fasilitas publikasi-ku Hambatan tidak mengetahui adanya fasilitas ini tidak mengetahui manfaat dari fasilitas ini tidak mengetahui atau kesulitan untuk mengisi data tidak ada waktu/tidak sempat bukan prioritas sehingga sering lupa harus mengeluarkan upaya lebih dalam mengisi data fasilitas ini tidak ada hambatan lainnya
Jumlah 3 9 7 10 38 16
Persen (%) 2 6 4 6 24 10
58 6
36 11
Mengetahui istilah dan definisi RI
Sistem Pengalaman dengan RI INTRA ke RI LIPI LIPI
Pengetahuan dan Pengalaman Mengenai RI dan RI LIPI Bagian ketiga kuesioner adalah mengenai pengetahuan dan pengalaman peneliti terhadap RI khususnya RI LIPI. Hasil survei bagian ini ditampilkan dalam Gambar 9. Gambar tersebut memperlihatkan jumlah responden yang memiliki pengetahuan dan pengalaman terhadap RI masih rendah, hal ini terlihat dari 51% responden yang belum pernah mendengar dan belum mengetahui definisi RI serta 20% pernah mendengar namun tidak paham definisi RI. Berdasarkan dua jawaban tersebut berarti ada 71% responden yang tidak mengetahui definisi RI. Responden yang mengerti definisi RI namun belum pernah mengakses situs web RI sebanyak 21% dan responden yang mengerti dan sudah pernah mengakses sebanyak 8%. 120
tidak mengetahuinya (78%)
33
mengetahuinya (22%) mengakses dan menemukan teks lengkap (2%)
2
mengakses namun tidak ada teks lengkap (4%)
6
mengakses namun tidak menemukan yang dicari (5%)
8 37
tahu namun tidak pernah mengakses (24%)
99
tidak tahu atau belum pernah mendengar (65%) mengerti dan sudah pernah mengakses (8%)
13
mengerti namun belum pernah mengakses RI (21%)
32
pernah mendengar namun tidak paham definisi (20%)
30
belum pernah mendengar dan tidak mengetahui (51%)
78
Gambar 9 Pengetahuan dan pengalaman mengenai RI dan RI LIPI
14
Hasil survei pengalaman responden terhadap RI LIPI juga menunjukkan hal yang serupa yaitu 65% responden belum pernah mengetahui atau mendengar RI LIPI dan 24% mengetahui tapi belum pernah mengakses RI LIPI. Data ini berarti bahwa 89% responden peneliti LIPI belum pernah mengakses situs web RI LIPI. Hanya ada 11% responden yang sudah mengakses di mana 5% yang sudah mengakses tidak menemukan informasi yang dicari, 4% menemukan yang dicari namun tidak ada dokumen teks lengkapnya, dan 2% saja yang menemukan yang dicari dengan dokumen teks lengkapnya. RI LIPI mengambil data secara otomatis dari data yang diarsipkan peneliti di INTRA LIPI. Prosedur ini tertulis di halaman depan situs web RI LIPI. Menjawab pertanyaan apakah responden mengetahui prosedur ini atau tidak, 78% responden menyatakan tidak mengetahui dan 22% responden menyatakan mengetahui hal tersebut. Harapan Pengembangan RI LIPI RI LIPI yang sudah ada menggunakan sistem swaarsip khususnya peneliti sendiri dalam pengumpulan data, oleh karena itu pengembangannya harus memperhatikan keinginan dan kebutuhan peneliti. Pertanyaan kuesioner mengenai harapan pengembangan RI bertujuan untuk mengetahui keinginan dan kebutuhan tersebut. Pertanyaan mengacu pada faktor swaarsip antara lain regulasi, penghargaan akademis, publisitas profesi, akses, teknologi, dan kepuasan berbagi (Kim 2011). Tabel 4 menyajikan nilai rataan tingkat persetujuan responden terhadap harapan pengembangan RI LIPI. Kelima pernyataan harapan mendapat nilai rataan di atas 4,5 yang menunjukkan bahwa rataan responden setuju sampai sangat setuju terhadap harapan tersebut yaitu (1) adanya peraturan yang jelas mengenai kewajiban swaarsip bagi peneliti termasuk prosedur, penghargaan dan sanksi; (2) RI LIPI tidak hanya berisi abstrak namun juga mengarsipkan teks lengkap; (3) adanya fasilitas statistik yang menampilkan jumlah akses, unduhan, dan sitiran sehingga peneliti mengetahui pemanfaatan publikasi mereka; (4) RI LIPI dapat diakses semua fasilitasnya melalui tablet atau telepon pintar; serta (5) dokumen dalam RI LIPI dapat diakses dan diunduh secara gratis dengan kebijakan akses yang jelas. Tabel 4 Harapan pengembangan RI LIPI Harapan pengembangan RI LIPI Peneliti wajib mengarsipkan karya dalam RI diatur dengan peraturan yang jelas mengenai prosedur, penghargaan dan sanksi RI LIPI tidak hanya berisi abstrak namun juga teks lengkap RI LIPI memiliki fasilitas statistik menampilkan jumlah akses, unduhan, dan sitiran RI LIPI dapat diakses melalui tablet atau smartphone Dokumen dalam RI LIPI dapat diakses dan diunduh secara gratis dengan kebijakan akses yang jelas a
Jumlah
a
Rataan
149
4,7
73
4,8
150
4,9
150
4,9
150
4,8
Skala likert: sangat setuju = 5, setuju = 4, kurang setuju = 3, tidak setuju = 2, sangat tidak setuju = 1
Berkaitan dengan kebijakan akses, 82% responden menginginkan masyarakat dapat mengakses dokumen teks lengkap di RI LIPI. 35% di antaranya menginginkan adanya proses registrasi terlebih dahulu, sedangkan 47%
15
menyatakan tidak perlu masyarakat melakukan registrasi untuk mengakses dokumen teks lengkap. 13% menginginkan masyarakat dapat mengakses data bibliografi saja dan hanya 4% yang menginginkan hal akses hanya diberikan kepada staf LIPI saja. Gambaran lengkap harapan hak akses responden disajikan dalam Gambar 10. Hanya staf LIPI yang dapat mengakses dokumen lengkap 4%
Lainnya 1%
Masyarakat dapat mengakses bibliografi saja 13%
Masyarakat harus registrasi untuk dapat mengakses semua dokumen secara lengkap 35%
Masyarakat dapat mengakses semua dokumen lengkap 47%
Gambar 10 Harapan responden terhadap hak akses ke RI LIPI
Wawancara Semi Terstruktur Wawancara dilakukan kepada 8 orang responden terdiri dari 1 orang dari TGJ, 2 orang dari PDII dan 5 orang peneliti yang memenuhi kriteria yang telah ditentukan. Pertanyaan wawancara diarahkan untuk memperoleh penjelasan sehingga diperoleh pengetahuan yang mendalam berkaitan dengan hasil survei. Beberapa temuan survei yang menarik dan perlu diperjelas ditampilkan dalam Tabel 5. Tabel 5 Topik pertanyaan wawancara berdasarkan temuan survei kuesioner Temuan 1. 70% responden belum pernah mendengar atau mengetahui adanya RI LIPI, 90% responden belum pernah mengaksesnya dan 78% tidak mengetahui bahwa data RI LIPI berasal dari INTRA LIPI. 2. Terkait dengan fasilitas publikasi-ku, sebanyak 24% responden belum pernah mengakses, 29% responden belum pernah mengisi data di dalamnya dan diakses rerata di atas 1 bulan sekali 3. Pengarsipan publikasi dilakukan sendiri oleh 52% responden dan ada 25% responden tidak mengetahui siapa yang mengarsipkan 4. Motivasi utama responden melakukan swaarsip adalah untuk publisitas (21% responden) dan 18% responden diwajibkan swaarsip oleh satker 5. Hambatan utama swaarsip adalah belum menjadi prioritas oleh 25% responden 6. Rataan responden mengharapkan RI LIPI ke depan ada peraturan kewajiban swaarsip, data di RI sampai dokumen teks lengkap, dapat diakses gratis oleh semua masyarakat, dan ada data statistik penggunaan
Pertanyaan Pengelolaan RI dan INTRA LIPI Perilaku swaarsip peneliti
Pengalaman, kebutuhan peneliti
Berikut adalah hasil dari wawancara yang telah dilakukan: - RI yang dikembangkan LIPI sekarang baru inisiatif TGJ dan belum dilansir secara resmi. Oleh karena itu belum ada regulasi, kebijakan, dan sosialisasi ke
16
-
-
-
-
-
-
peneliti maupun pihak-pihak yang lain. Dari sisi fasilitas, LIPI sudah menyiapkan infrastruktur yang memadai terkait dengan penyimpanan dan fasilitas akses (jaringan). Konsep repositori LIPI ke depan masih dalam proses penyusunan desainnya. Pembangunan repositori merupakan visi utama PDII namun masih ada perbedaan pandangan dan konsep dari beberapa pihak yang berwenang di LIPI. Saat ini sudah ada RI LIPI dan RDIP yang dibuat oleh TGJ namun PDII masih mencari konsep yang akan dijadikan repositori utama sesuai dengan tugas dan fungsi (tusi) PDII. Beberapa konsep repositori yang sedang dikaji adalah: repositori data seperti RDIP, repositori lembaga seperti RI yang ada sekarang namun dengan beberapa perubahan khususnya terkait dengan jenis dokumen yang diarsipkan, repositori jurnal meliputi arsip dan akses terbuka terhadap seluruh artikel jurnal terakreditasi. LIPI juga berencana membangun konsep repositori nasional yang berisi tidak hanya publikasi LIPI namun seluruh publikasi peneliti LP di Indonesia. Dari sudut pandang peneliti, konsep swaarsip publikasi peneliti di INTRA LIPI memudahkan mereka dalam mendokumentasikan karya mereka, memudahkan dalam menyusun angka kredit fungsional peneliti, serta beberapa peneliti sudah merasakan manfaat dari menyebarkan karya mereka di web LIPI antara lain karya lebih banyak disitir dan terbangun komunikasi serta kerjasama dengan peneliti dari lembaga lain atau universitas bahkan dengan peneliti di luar negeri. Peneliti menganggap bahwa fasilitas dalam INTRA LIPI sudah sangat bagus dan mendukung namun dari sisi tampilan perlu banyak perbaikan. Mereka tidak memiliki hambatan dalam mengarsipkan data publikasi, hambatan muncul hanya ketika ada gangguan jaringan internet. Walaupun belum ada regulasi yang mengikat untuk mengarsipkan publikasi di INTRA LIPI, namun beberapa satuan kerja sudah mewajibkan dan mendorong secara kuat agar peneliti mereka mengarsipkan data dikaitkan dengan penilaian kinerja serta rencana penerapan pengajuan angka kredit fungsional secara daring oleh Pusat Pembinaan Pendidikan dan Pelatihan (Pusbindiklat) LIPI. Sosialisasi dan kebijakan hak cipta khususnya terkait dengan penerbit harus dilakukan secara cermat sehingga pengarsipan seluruh karya LIPI dapat dilakukan tanpa ada komplain dari penerbit khususnya terhadap peneliti.
Observasi Situs Web RI Situs web RI yang diobservasi dipilih berdasarkan peringkat Webometrics RI (http://repositories.webometrics.info/en/top_Inst). Peringkat ditentukan berdasarkan empat hal yaitu: (1) Size (S) adalah jumlah dari halaman web yang diekstrak oleh Google, (2) Visibility (V) adalah jumlah dari tautan eksternal yang diterima web (backlinks), (3) Rich File (R) adalah file dalam format Adobe Acrobat (.pdf), MS Word (doc, docx), MS Powerpoint (ppt, pptx) dan PostScript (.ps dan .eps) yang diekstrak Google, dan (4) Scholar (Sc) adalah jumlah karya ilmiah yang diindeks dalam basis data Google Scholar (Webometrics 2014). Penilaian Webometrics di atas sudah sesuai dengan beberapa kriteria evaluasi dan standar RI berkualitas seperti visibilitas (Dobratz dan Scholze 2006), ukuran dan
17
jenis konten (Mercer et al. 2011), dan ketersediaan teks lengkap (Xia dan Sun 2007; Cassella 2010). Oleh karena itu, peringkat ini dapat dijadikan dasar untuk memilih RI berkualitas sebagai rujukan dalam menyusun desain konsep RI LP. Situs web RI khusus LP yang masuk peringkat 100 besar Webometrics per Juli 2014 sebanyak 8 RI, sisanya adalah RI PT dan Bank Dunia. Observasi dilakukan dua tahap. Tahap pertama adalah memilih RI LP yang tepat untuk dijadikan rujukan dan tahap kedua adalah mengobservasi sistem, pengelolaan dan kebijakan RI yang terpilih untuk dijadikan rujukan pembuatan desain konseptual. Pada tahap kedua, selain RI yang memenuhi kriteria tahap 1, observasi juga dilakukan terhadap situs web RI LIPI. RI LIPI dimasukkan dalam observasi untuk membandingkan kondisi RI LIPI saat ini dengan RI LP yang dijadikan rujukan. Daftar nama RI yang diobservasi ditampilkan dalam Tabel 6. Tabel 6 Daftar RI yang diobservasi Peringkat 1
3
4
5
8 18 64 68
1964
Nama RI
Nama lembaga
HAL INRIA
Negara
Institut national de recherche en informatique et en automatique (INRIA)/The French Institute for Research in Computer Science dan Automation Smithsonian/ Harvard-Smithsonian Astrophysical NASA Observatory (SAO) - National Astrophysics Data Aeronautics dan Space System (ADS) Administration (NASA) NASA Technical Scientific dan Technical Information Reports Server (STI) NASA (NTRS)
Prancis
HAL SHS (Sciences de l'Homme et de la Société)
Prancis
The Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD)/Centre for Direct Scientific CommunicationCentre National de la Recherche Scientifique (CNRS)/The French National Centre for Scientific Research CERN Document Conseil Européen pour la Recherche Server Nucléaire (CERN)/European Council for Nuclear Research Digital CSIC Consejo Superior de Investigaciones Científica (CSIC)/Spanish National Research Council NERC Open Natural Environmental Research Research Archive Council (NERC) (NORA) Horizon Institut de recherche pour le Publications développement (IRD)/French Scientifiques IRD institute of research for the development LIPI Institutional Lembaga Ilmu Pengetahuan Repository Indonesia (LIPI)/Indonesian Institute of Sciences
Amerika Serikat (AS) AS
Alamat URL http://hal.inr ia.fr/
http://adsab s.harvard.ed u/ http://data.n asa.gov/nas a-technicalreportsserver/ http://halshs .archivesouvertes.fr/
Swis
http://cds.ce rn.ch/
Spanyol
http://digital .csic.es/?loc ale=en http://nora.n erc.ac.uk/
Inggris Raya Prancis
http://horizo n.document ation.ird.fr/
Indonesia http://ir.lipi. go.id/
18
Tahap pertama menggunakan tiga kriteria. Kriteria ini ditentukan berdasarkan tujuan pengembangan RI LIPI yaitu (1) konten dalam RI seluruhnya dihasilkan sendiri oleh peneliti dalam lembaga tersebut atau hasil penelitian yang didanai oleh lembaga tersebut, (2) terdapat layanan swaarsip untuk penulis/peneliti, (3) konten tersedia seluruhnya atau sebagian dalam bentuk teks lengkap, bukan hanya tautan ke sumber teks lengkap di luar web RI tersebut. Tabel 7 menyajikan hasil dari observasi tahap pertama. Hasil observasi ini menunjukkan ada lima RI yang tidak memenuhi kriteria yaitu: 1 Smithsonian/(NASA) Astrophysics Data System (ADS). RI ini tidak memenuhi ketiga kriteria karena tidak hanya berisi karya peneliti dari satu lembaga namun lebih menekankan pada seluruh karya mengenai astrofisik dari semua lembaga di seluruh dunia. ADS juga tidak memiliki fasilitas bagi penulis untuk mengarsipkan sendiri karya mereka karena seluruh data ADS berasal dari penerbit dan lembaga penghasil. Konten dalam ADS sebagian besar adalah basis data abstrak. Teks lengkap tersedia namun dalam jumlah terbatas dan hanya sebagian kecil yang dapat diunduh langsung karena banyak teks lengkap yang harus diakses langsung ke web sumbernya dan ADS hanya menyediakan tautan ke sumber tersebut. 2 NASA Technical Reports Server (NTRS) NTRS memenuhi kriteria 1 yaitu karya berasal dari peneliti NASA atau penelitian yang didanai oleh NASA serta kriteria 3 yaitu sebagian konten tersedia teks lengkapnya, namun NTRS tidak memiliki layanan swaarsip bagi peneliti sehingga tidak memenuhi kriteria 2. Peneliti yang ingin datanya masuk dalam NTRS tidak mengarsipkan karya yang sudah terbit, tetapi mengajukan usulan penerbitan naskah asli yang belum pernah diterbitkan melalui divisi Scientific dan Technical Information (STI) NASA. Naskah yang sudah diterbitkan oleh STI secara otomatis akan masuk dalam data NTRS. 3 HAL SHS HAL SHS memiliki layanan swaarsip untuk penulis dan sebagian kontennya tersedia dalam teks lengkap, namun karya dalam RI ini tidak hanya berasal dari peneliti dalam satu lembaga pengembang RI yaitu CCSD-CNRS, namun semua publikasi bidang sosial dan humaniora dari berbagai LP dan PT khususnya di Prancis. 4 CERN Document Server RI dari CERN memiliki layanan swaarsip untuk penulis dan sebagian kontennya tersedia dalam teks lengkap, namun karya dalam RI ini tidak hanya berasal dari peneliti CERN namun seluruh publikasi bidang nuklir dari berbagai lembaga di dunia. 5 Horizon Publications scientifiques IRD Horizon memenuhi kriteria 1 dan 3 yaitu mengarsipkan karya ilmiah yang dihasilkan oleh peneliti di IRD dan sebagian besar kontennya (67%) tersedia dalam bentuk teks lengkap, namun tidak memiliki layanan swaarsip untuk penulis. Berdasarkan observasi tahap 1, ada 3 RI yang memenuhi kriteria yaitu HAL INRIA, Digital CSIC, dan NORA. Tiga RI ini dan RI LIPI selanjutnya masuk dalam observasi tahap 2. Ada empat aspek yang diamati dalam observasi tahap 2 yaitu:
19
1 Konten RI: ukuran dan jenis publikasi yang diarsipkan 2 Program dan fasilitas web: tahun mulai dikembangkan, peranti lunak yang digunakan, fasilitas penelusuran, menu dan fitur di beranda web 3 Strategi pengumpulan karya ilmiah: peraturan wajib simpan, sosialisasi, layanan deposit, dan pengumpulan pengetahuan secara otomatis 4 Kualitas data dan fitur layanan: visibilitas, layanan penulis, isu hukum, integritas dan otentikasi data, pengideksan, statistik, dan preservasi Tabel 7 Hasil observasi tahap 1 Nama repositori HAL INRIA ADS
NTRS
HAL SHS
CERN Document Server Digital CSIC NORA Horizon
Karya hasil atau didanai lembaga sendiri Ya (100% hasil peneliti INRIA) Tidak (NASA dan lembaga sejenis) Ya (peneliti NASA dan yang didanai) Tidak (50% peneliti CNRS, 50% LP dan PT bidang sosial) Tidak (Penelitian tentang nuklir dihasilkan oleh CERN dan LP lain) Ya Ya Ya
Kriteria Layanan swaarsip penulis
Ketersediaan teks lengkap
Ada
36% (khusus publikasi tahun 2013 sebanyak 59%)
Tidak (adanya untuk mengisi data abstrak yang kurang lengkap atau salah) Tidak ada
Ada namun sebagian besar adalah abstrak dan tautan ke basis data lain yang memiliki teks lengkapnya Ada namun tidak ada data statistik persentase teks lengkap 12,51%
Ada
Ada
Ada namun tidak ada data statistik persentase teks lengkap
Ada
58% (data tahun 2012)
Ada Tidak, adanya untuk edit publikasi yang sudah terdaftar
43% 67%
Berikut adalah hasil observasi tahap 2: Konten RI HAL INRIA memiliki konten terbesar yaitu berjumlah 941247 cantuman. RI dengan konten terbesar kedua adalah Digital CSIC sebanyak 104552 cantuman, ketiga adalah RI LIPI sebanyak 53957 cantuman, dan keempat adalah NORA sebanyak 28967 cantuman. Jenis konten yang paling banyak diarsipkan oleh HAL INRIA, Digital CSIC dan NORA adalah publikasi karya ilmiah khususnya didominasi oleh artikel jurnal yang mencapai 83% di Digital CSIC, 53% di NORA, dan 48% di HAL INRIA. Jenis konten yang lain jumlahnya jauh lebih sedikit seperti makalah konferensi, buku, maupun laporan, bahkan konten yang bukan publikasi seperti Tesis, diseminasi, dll diarsipkan juga dalam RI LP ini namun dalam persentase yang sangat kecil dibandingkan publikasi ilmiah.
20
Kondisi berbeda terlihat dalam RI LIPI, di mana jenis konten yang paling banyak justru bukan publikasi ilmiah melainkan aktivitas ilmiah (presentasi dan laporan kegiatan), bibliografi koleksi perpustakaan, serta berita terkait dengan LIPI yang ketiganya mendominasi hampir sepertiga (75%) konten, sedangkan publikasi ilmiah menempati urutan keempat sebanyak 17%. Informasi konten dalam keempat RI ditampilkan dalam Tabel 8. Tabel 8 Konten RI yang diobservasi Nama RI
Jumlah arsip
Jenis karya ilmiah yang tersedia
HAL INRIA
Data 29 Oktober 2014: 941267 (cantuman), 340955 (36% teks lengkap) Data 29 Oktober 2014: 104552 (cantuman)
Ada 4 jenis konten: (1) Publikasi 25.9%, (2) dokumen tidak dipublikasikan 3.7%, (3) karya akademik 4.9%, (4) data penelitian 1.9% Artikel jurnal, buku dan bagian buku, laporan teknis, makalah konferensi, poster konferensi, disertasi, materi diseminasi, presentasi, ulasan, komposisi musik, laporan kerja, bahan pendidikan, Tesis, data penelitian, video, gambar, dan peranti lunak.
NORA
Data 29 Oktober 2014: 28967 (cantuman), 43% teks lengkap, 38% akses terbuka
Publikasi (artikel, buku, bagian buku, konferensi, peta, laporan, Tesis), perjanjian, diseminasi/komunikasi, hak kekayaan intelektual, temuan utama, keluaran, dampak/kebijakan.
RI LIPI
Data 29 Oktober Publikasi ilmiah, aktivitas ilmiah, 2014: 53957 bibliografi perpustakaan, buku cantuman akses Tesis Universitas Indonesia, dokumen Memory of The World, berita terkait LIPI, pengumuman LIPI, produk komersial, grup penelitian, laboratorium, video, audio, siaran pers, buku terbitan LIPI Press, blog personal LIPI
Digital CSIC
Karya ilmiah terbanyak Pertama Kedua Ketiga Artikel Prosi- Buku/ jurnal ding bagian 48.9% 27.6% buku 6.5% Artikel jurnal 83%
Buku dan bagian buku 4%
Laporan teknis 3%
Publika- Lapo- Konsi artikel ran feren53.7% 21.7% si 5%
Aktivitas ilmiah (presentasi, laporan kegiatan) 32%
Biblio- Berita grafi LIPI kolek- 18% si perpustakaan 24%
Program dan Fasilitas Web Keempat web RI LP dikembangkan menggunakan peranti lunak berbeda, HAL INRIA menggunakan HAL, Digital CSIC menggunakan DSpace, NORA menggunakan e-Prints, dan RI LIPI mengembangkan program sendiri untuk RI mereka. Fasilitas pencarian secara umum terdiri dari pencarian cepat/sederhana dan pencarian lanjut kecuali RI LIPI fasilitas pencariannya hanya terbatas pada pencarian cepat. Menu dan fitur yang terdapat pada keempat situs web RI adalah informasi/deskripsi RI dan fasilitas pencarian. Tiga RI kecuali RI LIPI, juga mempunyai kesamaan menu dan fitur yaitu browse, form sign in dan informasi kebijakan swaarsip, hak cipta dan akses terbuka. Program dan fasilitas web RI LP secara lengkap dapat dilihat pada Tabel 9.
21
Tabel 9 Program dan fasilitas dalam situs web RI LP Nama Peranti Fasilitas pencarian RI lunak HAL HAL Browsing berdasarkan tanggal INRIA (Hyper penulisan, bidang ilmu, tipe publikasi, Article koleksi, arXiv. Pencarian cepat: en mengisi kata kunci dan bisa Ligne) digabungkan dengan memilih tipe dokumen dan tipe deposit. Pencarian lanjut: judul teks, judul buku, abstrak, kata kunci, penulis, bahasa, negara, no identitas, penerbit, lembaga, direktur, proyek, jurnal, konferensi, tanggal (terbit, unggah, modifikasi), donor, mitra bestari, kontributor. Digital DSpace Browsing berdasarkan komunitas dan CSIC koleksi, judul, penulis, subyek, dan tanggal. Pencarian cepat: mengisi kata kunci. Pencarian lanjut: penulis, judul, judul jurnal, no identitas, sponsor, editor, lembaga, situs, nama artefak.
Menu dan fitur di depan web Menu: submit, search, browse, service, help. Fitur: form sign in, tautan ke kontak dan informasi regulasi dan sarana pendukung bagi penulis untuk melakukan swaarsip, 5 artikel terbaru yang diarsipkan, form untuk pencarian sederhana, tautan ke fasilitas pencarian lanjut, dan tautan ke informasi/bantuan untuk melakukan pencarian.
Informasi tentang RI, komunitas dan jumlah dokumennya, statistik, berita tentang CSIC, informasi hak cipta, informasi kebijakan akses terbuka, pencarian cepat, tautan: pencarain lanjut, browsing, dukungan akses terbuka, laporan tahunan, testimoni, sumber daya (peneliti dan pustakawan), web CSIC, web perpustakaan, web proyek. NORA e-Prints Browse: tahun, subyek, pusat Menu: home, about, browse (Year, penelitian, penulis, program. Pencarian Subject, Centre, NERC Author, cepat: jenis dokumen, judul, Programme), search (simple dan penulis/editor. Pencarian lanjut: advanced), statistics (jumlah penulis, editor, tanggal, judul, dokumen yang sudah diunduh), help jurnal/nama publikasi, no seri, afiliasi, (log in/register, submission guide), status, jenis publikasi, dokumen, contact. Fitur: tautan ke edisi abstrak, bidang ilmu, kolaborasi, terakhir, pencarian lanjut, browse, donor, proyek, program, grup riset, about, peraturan dan kebijakan, unit riset, bentuk karya. statistik unduh, RSS, tautan ke informasi peranti lunak). Kolom utama: penjelasan singkat RI dan tautan ke pusat-pusat penelitian. RI Program Hanya pencarian cepat mengisi kata Penjelasan singkat RI, pencarian LIPI sendiri kunci dan memilih jenis arsipnya. cepat dan disclaimer Tidak ada penelusuran lanjut.
Strategi Pengumpulan Karya Ilmiah Pertumbuhan konten menjadi salah satu indikator kesuksesan RI. Menurut Shearer (2006) ada 4 strategi untuk mengumpulkan karya ilmiah dalam RI sehingga konten dalam RI dapat terus tumbuh. Keempat strategi tersebut adalah (1) peraturan wajib simpan, (2) sosialisasi, (3) layanan deposit, dan (4) sistem pengumpulan secara otomatis. Tabel 10 menyajikan strategi yang dilakukan oleh 4 RI LP berdasarkan data yang ada di web RI maupun web lembaga. Kolom yang tertulis tidak tersedia data, dianggap RI tersebut tidak melaksanakan, walaupun ada kemungkinan melaksanakan namun tidak diinformasikan di web. Digital CSIC merupakan RI yang menyediakan informasi lengkap yang menunjukkan
22
mereka melaksanakan 4 strategi ini, sedangkan NORA hanya melaksanakan 3 strategi yaitu peraturan wajib simpan, layanan deposit, dan sistem pengumpulan secara otomatis. Tidak ada informasi kegiatan sosialisasi yang mereka lakukan. HAL INRIA menginformasi 2 strategi yaitu peraturan wajib simpan dan layanan deposit, tidak ada informasi mengenai sosialisasi dan pengumpulan otomatis apakah mereka lakukan atau tidak. RI LIPI melaksanakan sistem pengumpulan otomatis, namun tidak ada informasi mengenai peraturan wajib simpan, sosialisasi, dan layanan deposit. Tabel 10 Strategi pengumpulan karya ilmiah dalam RI yang diobservasi Nama RI HAL INRIA
Digital CSIC
NORA
Strategi pengumpulan karya ilmiah Peraturan wajib Sosialisasi Layanan simpan deposit Kebijakan Tidak tersedia data Pedoman dikeluarkan tahun mengenai 2013: kewajiban peraturan deposit bagi semua deposit, form teks lengkap yang deposit, proses dipublikasikan, di deposit, HKI mana HAL INRIA penerbit, dan menjadi satu-satunya fasilitas impor sumber informasi ke basis data untuk pelaporan dan lain (ArXiv penilaian aktivitas dan PubMed) peneliti, grup, dan unit. Kesepakatan wajib Kampanye OA, Layanan OA saat persetujuan workshop tentang terpadu yang pendanaan penelitian RI dan OA ke disebut (data mentah, laporan peneliti dan Mediated hasil (monografi), pustakawan, archiving postprint artikel jurnal pelatihan untuk services: form maksimal 6 bulan pustakawan (sekitar unggah setelah terbit (12 11 pelatihan/tahun). dokumen di bulan untuk ilmu Ikut dalam seminar- beranda web, sosial), dukungan seminar OA dan serta proyek dana publikasi di repositori; 100% jurnal OA pemberian hadiah DigitalPlan bagi peneliti yang melayani unitkaryanya paling unit di bawah banyak diunduh, CSIC untuk pusat penelitian mengunggah yang paling banyak dokumen karyanya, perpustakaan yang paling banyak mengunggah Peneliti NERC dan Tidak tersedia data Informasi penelitian yang peraturan didanai NERC wajib secara jelas, mengarsipkan teks statistik yang lengkap artikel menunjukkan publikasi yang penggunaan
Pengumpulan otomatis Tidak tersedia data
Penggunaan conCIENCIA > Digital.CSIC Bridge untuk mengambil data dari database lembaga induk (CRIS) dan jaringan dengan perpustakaan di unit-unit CSIC serta SWORD protocol untuk impor publikasi dari BioMed Central Teks lengkap harus dalam format pdf dan akan dipreservasi di NERC
23 Tabel 10 (lanjutan)
RI LIPI
ditinjau oleh mitra bestari secepat mungkin setelah tahap diterima. Metadata harus langsung dimasukkan sedangkan teks lengkap menyusul sesuai dengan kebijakan HKI penerbit. Jenis karya lain tidak wajib didepositkan namun direkomendasikan untuk juga didepositkan. Tidak tersedia data
Tidak tersedia data
untuk meningkatkan publisitas penulis, form deposit tidak bisa diakses oleh semua orang (harus log in dulu dan hanya bisa diakses oleh staf)
ERMS (Electronic Records Management System), dilakukan cadangan konten secara teratur dan migrasi format file
Tidak tersedia data
Semua data dikumpulkan dan diindeks secara otomatis dari data publikasi dan aktivitas ilmiah yang diarsipkan sendiri oleh peneliti di INTRA LIPI
Kualitas data dan fitur layanan Kualitas terhadap data dan fitur layanan dalam RI dijadikan evaluasi dalam sertifikasi RI oleh DINI (Deutsche Initiative fur Netzwerkinformation/the German Initiative for Networked Information). DINI merupakan lembaga yang dibentuk oleh otorita pendidikan tinggi di Jerman yang melakukan sertifikasi terhadap RI. Walaupun sertifikasi ini hanya untuk RI di Jerman, namun standar yang digunakan dapat dijadikan rujukan. Ada 7 aspek yang dinilai yaitu: 1 Visibilitas (bisa diakses dalam web lembaga, terdaftar di mesin pencari dan ROAR/DOAR, dan pernyataan kebijakan akses terbuka) 2 Dukungan untuk penulis (konsultasi, menyediaakan fasilitas unggah sendiri, penduan, lokakarya, informasi HKI) 3 Isu hukum (disklaimer, hak dan kepemilikan metadata, lisensi untuk penulis, akses pengguna, penyataan Creative Common) 4 Otentikasi dan integritas data (uniform resource names (URN) atau digital object identifiers (DOI)) 5 Indeks (pengindeksan tajuk, metadata, antarmuka, interoperabilitas) 6 Dampak (statistik) 7 Ketersediaan jangka panjang (penggunaan format file terbuka untuk preservasi jangka panjang, sistem penyimpanan) Hasil observasi tujuh aspek tersebut ditampilkan dalam Tabel 11. Berdasarkan informasi yang terdapat di situs web RI dan laporan tahunan yang
24
tersedia di web RI atau lembaga, HAL INRIA memenuhi 6 aspek, 1 aspek tidak terpenuhi adalah tidak adanya statistik konten maupun penggunaan. Digital CSIC memenuhi 5 aspek, 2 aspek tidak terpenuhi adalah tidak adanya informasi terkait isu hukum dan preservasi jangka panjang. NORA memenuhi 7 aspek namun dengan catatan pada visibilitas di mana tidak ada tautan langsung dari web NERC dan statistik hanya berupa unduh dokumen, tidak ada statistik konten maupun penggunaan yang lengkap. RI LIPI memenuhi 2 aspek yaitu isu hukum, dan otentikasi data. Ada 5 aspek yang belum terpenuhi yaitu visibilitas, layanan penulis, indeks, dampak, dan preservasi jangka panjang. Visibilitas RI LIPI menjadi permasalahan yang paling penting untuk diperhatikan. Berdasarkan eksperimen yang dilakukan penulis, konten dalam RI LIPI tidak bisa ditemukan dalam mesin pencari Google. Penilaian Webometrics pada empat kriteria juga menunjukkan RI LIPI tidak terindeks di mesin pencari. Nilai size, rich file dan scholar mendekati ≈ 0 artinya hampir tidak ada halaman web RI LIPI yang diekstrak oleh Google, tidak ada file dalam format Adobe Acrobat (.pdf), MS Word (doc, docx), MS Powerpoint (ppt, pptx) dan PostScript (.ps dan .eps) yang diekstrak Google, dan tidak ada karya ilmiah yang diindeks dalam basis data Google Scholar. RI LIPI hanya memperoleh nilai visibility yang menujukkan adanya tautan eksternal yang diterima web RI LIPI.
5 PEMBAHASAN Swaarsip Peneliti LIPI Penelitian mengenai swaarsip pada akademisi fakultas atau universitas, baik mengenai motivasi maupun sikap, telah banyak dilakukan antara lain swaarsip akademisi di universitas di Selandia Baru oleh Cullen dan Chawner (2011), Universitas Carnegie AS oleh Kim (2011), Universitas Harvard AS oleh Brand (2012), universitas di Malaysia oleh Singeh et al. (2012) dan Singeh et al. (2013), Atilim University di Turki oleh Ertürk dan Şengül (2012), dan departemen peternakan di beberapa universitas di AS oleh Oleen et al. (2014). Secara umum hasil penelitian ini menunjukkan bahwa swaarsip oleh penulis langsung masih sedikit dibandingkan oleh pustakawan atau staf RI. Ada beberapa faktor yang mendorong swaarsip akademisi antara lain keinginan untuk berbagi, keterampilan teknis terkait dengan penggunaan komputer dan manfaat bagi promosi, sedangkan faktor yang menghambat adalah usia, permasalahan hak cipta, serta diperlukannya waktu dan upaya tambahan untuk mengarsipkan sendiri. Berbeda dengan swaarsip akademisi, literatur mengenai swaarsip peneliti masih sulit diperoleh termasuk dari berbagai database jurnal terkemuka seperti Springer, Elsevier, maupun Web of Science. Hasil survei penelitian ini memberikan gambaran swaarsip peneliti di Indonesia khususnya peneliti LIPI antara lain masih rendahnya pengetahuan peneliti di Indonesia mengenai RI.
25
Tabel 11 Sertifikasi kualitas RI yang diobservasi Nama RI
Visibilitas
Dukungan untuk penulis
Sertifikasi kualitas RI Isu hukum Otentikasi dan integritas data
Indeks
Dampak
Ketersediaan jangka panjang Sejak Maret 2010, seluruh data dalam HAL diarsipkan dalam format dokumen pdf dan gambar jpeg untuk tujuan arsip jangka panjang dalam sistem yang dikelola secara nasional oleh CINES (National Computing Centre for Higher Education). Tidak tersedia data
HAL INRIA
Tautan langsung dari beranda situs web lembaga. Terdaftar di OpenDOAR ID: 165 dan ROAR ID: 68. Kebijakan akses terbuka yang dinyatakan dengan kuat.
Petunjuk dan sarana yang lengkap untuk swaarsip penulis, informasi mengenai hak cipta termasuk kebijakan hak cipta dari setiap penerbit jurnal, dan berbagi informasi yang berguna dalam memotivasi penulis untuk meningkatkan swaarsip.
Semua dokumen dalam HAL INRIA dilindungi dengan lisensi Creative Commons CC:BY (boleh menggandakan, mendistribusikan dalam berbagai format dan tujuan apapun bahkan komersial namun harus menyebutkan pemilik atau sumber aslinya)
Setiap dokumen memiliki identitas yang dibuat khusus oleh HAL dan DOI
Metadata dapat diakses dan memenuhi standar OAI-PMH: http://hal.inr ia.fr/oai/oai. php
Tidak tersedia statistik konten maupun penggunaan
Digital CSIC
Tautan langsung dari beranda situs web lembaga namun terletak di bagian yang sulit terlihat dan dalam font yang kecil.OpenDOAR ID: 1106 ROAR ID: 321
Halaman penulis berisi informasi lengkap penulis, keahlian, kolaborasi, peta riset gratis yang memudahkan mengetahui setiap karya yang dihasilkan sehingga penulis mau berkontribusi. Ada sarana Bibliometrics untuk melihat jumlah sitiran artikel di Scopus, reference manager Mendeley untuk impor bibliografi dengan mudah
Tidak ada informasi di web mengenai isu hukum namun dalam laporan tahunan terdapat informasi pelatihan mengenai hak kekayaan intelektual kepada penulis
Identifikasi dengan DOI, tidak ada identifikasi khusus dokumen dari Digital CSIC
Metadata Dublin Core, OAIPMH: http://digital .csic.es/dspa ceoai/request
Di beranda terdapat statistik kunjungan dan jumlah yang diunduh
26 Tabel 11 (lanjutan) NORA
RI LIPI
Tidak ada tautan ke web NORA dari beranda situs web lembaga NERC. Terdapat informasi singkat dan tautan ke NORA setelah mengakses 5 halaman (Home/Research/Fu nded research/Research outputs/NERC libraries dan archives). OpenDOAR ID: 1002 .ROAR ID: 920. Pernyataan yang jelas mengenai kebijakan akses terbuka yang dilaksanakan NORA. Terdapat tautan langsung dari beranda web LIPI. OpenDOAR ID: 1173. Belum terdaftar di ROAR. Konten tidak terindeks di mesin pencari Google.
Terdapat panduan deposit (NORA Quick Deposit Guide) di menu bantuan (help menu). Terdapat penjelasan informasi HKI dalam akses, deposit, dan peraturan menghapus isi konten.
Informasi hukum: akses terhadap beberapa konten terbatas pada staf NERC, penggandanaan dapat dilakukan tetapi tidak boleh mengunduh dalam jumlah besar dan tidak dikomersialkan, dalam penggunaan harus menuliskan sitiran: NERC Open Access Research Archive (NORA) Available: http://nora.nerc.ac.uk/
Identifikasi DOI untuk dokumen yang dipublikasikan
Metadata Dublin Core dapat diakses dan memenuhi standar OAI-PMH: http://nora.n erc.ac.uk/cg i/oai2.
Terdapat statistik unduh
Kebijakan preservasi dinyatakan dengan jelas mengenai pengembangan metadata dan sistem untuk konversi dan migrasi format file tetapi tidak disebutkan jenis formatnya.
Tidak ada informasi layanan untuk penulis di web
Disklaimer menyatakan bahwa setiap pihak bertanggung jawab terhadap konten yang diarsipkan termasuk teks lengkap (bila tersedia). HKI semua data adalah milik penulis aslinya.
Identifikasi dokumen berdasarkan unit riset (satker) dan DOI untuk artikel yang dipublikasikan
Tidak tersedia data
Tidak tersedia statistik konten maupun penggunaan
Tidak tersedia data
27
Sebanyak 71% responden belum pernah mendengar atau mengetahui definisi RI dan 92% responden belum pernah mengakses RI dari lembaga manapun. Kondisi ini menunjukkan peneliti di Indonesia belum mengetahui konsep RI apalagi menyadari manfaat dan pentingnya RI bagi peneliti maupun LP. Pengetahuan peneliti LIPI mengenai RI memang masih rendah, namun 69% responden sudah melakukan praktik mirip swaarsip dalam INTRA LIPI. Peneliti di LIPI tidak mengetahui RI karena belum ada sosialisasi maupun regulasi mengenai RI di LIPI, namun sejak tahun 2002 LIPI sudah mengembangkan INTRA LIPI yang salah satunya memberikan fasilitas bagi peneliti untuk mengarsipkan karya mereka. Bahkan sejak melaksanakan reformasi birokrasi pada tahun 2012, beberapa satker sudah mewajibkan peneliti mereka untuk melaporkan kegiatan dan publikasi mereka melalui INTRA LIPI. INTRA LIPI merupakan sumber data RI LIPI dan sudah tersosialisasi sejak lama sehingga sebagian besar peneliti sudah mengetahui sedangkan RI LIPI baru dikembangkan sehingga banyak yang belum mengetahuinya. Hasil survei juga menunjukkan bahwa motivasi utama peneliti melakukan swaarsip adalah untuk publisitas (21% responden) dan diwajibkan swaarsip oleh satker (18% responden). Selain itu beberapa responden yang diwawancara menyatakan bahwa kewajiban dari satker untuk mengarsipkan publikasi di INTRA LIPI belum bersifat mengikat (tidak ada sanksi) atau baru sekedar himbauan, namun hal ini efektif untuk pelan-pelan menciptakan budaya swaarsip. Seorang responden menyatakan bahwa tadinya ia tidak melakukan swaarsip, namun karena melihat teman-temannya sesama peneliti mengarsipkan publikasinya, ia merasa malu dan akhirnya ikut mengarsipkan. Hal yang sama dilaporkan Kim (2010) bahwa lingkungan dan budaya berpengaruh besar terhadap kondisi swaarsip akademisi. Satker yang mendorong penelitinya melaksanakan swaarsip memiliki data publikasi jauh lebih banyak di INTRA LIPI dibandingkan satker yang belum menghimbau penelitinya melakukan swaarsip. 25% responden juga menyatakan bahwa mereka belum melaksanakan swaarsip karena belum menjadi prioritas sehingga sering lupa. Hal ini disebabkan belum ada regulasi yang mewajibkan. Di sinilah peran pimpinan dan adanya aturan atau kebijakan dalam lembaga penting untuk meningkatkan swaarsip. Wawancara dengan responden yang sudah melakukan swaarsip di INTRA LIPI menyatakan mereka sudah merasakan manfaat dari swaarsip. Manfaat ini antara lain memudahkan mereka dalam mendokumentasikan karya mereka, memudahkan dalam menyusun angka kredit fungsional peneliti, serta karya mereka lebih banyak disitir dan terbangun komunikasi serta kerjasama dengan peneliti dari lembaga lain atau universitas bahkan dengan peneliti di luar negeri. Terkait dengan pengembangan RI LIPI ke depan, sebagian besar responden menyetujui untuk pengembangan RI LIPI ke depan perlu dibuat peraturan kewajiban swaarsip yang lengkap dengan penghargaan dan sanksi bagi peneliti. Responden juga menginginkan data di RI tersedia sampai dokumen teks lengkap, dapat diakses gratis oleh semua masyarakat, ada data statistik penggunaan, serta dapat diakses melaui tablet dan telepon pintar. Responden pun mengharapkan adanya sosialisasi dan kebijakan hak cipta khususnya terkait dengan penerbit sehingga pengarsipan seluruh karya LIPI dapat dilakukan tanpa ada keluhan dari penerbit khususnya terhadap peneliti. Hak cipta banyak menjadi hambatan bagi
28
penulis untuk mau melakukan swaarsip karena kekhawatiran melanggar lisensi hak cipta dari penerbit dan karyanya diplagiasi (Kim 2011b; Cullen dan Chawner 2011; Paul 2012). Di Malaysia yang memiliki budaya dekat dengan Indonesia, penghambat utama swaarsip juga adalah hak cipta dan plagiarisme (Singeh et al. 2012). Hal yang sama juga disampaikan oleh responden peneliti di LIPI bahwa ada peneliti belum mau mengunggah teks lengkap karyanya karena dia tidak mengetahui itu melanggar hak cipta penerbit atau tidak. Dia hanya khawatir bila nanti disalahkan oleh penebit. Hal ini menunjukkan bahwa sebenarnya peneliti khususnya di LIPI belum mengetahui secara pasti mengenai peraturan hak cipta dan sebenarnya mereka ingin memberikan akses terbuka namun karena ketidaktahuannya justru menghambat mereka.
Web RI LP Berkualitas Global dan Mendukung Swaarsip Peneliti Menentukan RI berkualitas global dapat dilakukan salah satunya dengan melihat peringkat RI yang dikeluarkan oleh Webometrics. Penelitian ini menggunakan penilaian Webometrics untuk memperoleh daftar RI LP yang dapat diobservasi dengan beberapa konsep kualitas RI sehingga bisa dijadikan rujukan kualitas. Berdasarkan penilaian Webometrics dan beberapa literatur kualitas RI dalam tinjauan pustaka penelitian ini, ada dua hal pokok yang diidentifikasi dapat meningkatkan kualitas RI yaitu konten dan akses. Konten: Fokus pada Karya Ilmiah dan Ketersediaan Teks Lengkap Merujuk pada penilaian Webometrics, RI dapat meningkatkan kualitas konten mereka dengan meningkatkan jumlah cantuman (size), jumlah teks lengkap (rich file), dan persentase jenis dokumennya harus sebagian besar karya ilmiah (scholar). Walaupun jumlah cantuman besar, namun bila jumlah teks lengkap dan atau jumlah karya ilmiahnya kecil, penilaian akan rendah. Sebagian besar konten HAL INRIA, Digital CSIC dan NORA adalah publikasi karya ilmiah. NORA memiliki konten publikasi artikel jurnal sebanyak 53% dan bila digabungkan dengan publikasi ilmiah lainnya hampir mencapai 90%, sedangkan RI LIPI jumlah konten publikasi ilmiah hanya mencapai 17% yang terdiri dari berbagai publikasi ilmiah seperti artikel jurnal, prosiding, laporan, dll. Selain dari sisi jenis konten, ketersediaan teks lengkap juga mempengaruhi kualitas konten. HAL INRIA sebanyak 36% kontennya dalam bentuk teks lengkap. NORA memiliki 43% teks lengkap. Digital CSIC dan RI LIPI tidak menyebutkan atau menyediakan data jumlah teks lengkap mereka, namun bila diakses dalam web mereka, sangat mudah menemukan teks lengkap dalam Digital CSIC, sedangkan di web RI LIPI sangat jarang diperoleh artikel dengan teks lengkap. Hal ini diperkuat dengan keterangan dari hasil wawancara bahwa saat ini kebijakan RI LIPI memang tidak membuka teks lengkap. Pengguna yang ingin memperoleh teks lengkap ditautkan dengan data dan kontak penulis untuk menghubungi penulis langsung. Konsep ini masih menjadi perdebatan, karena pihak PDII menginginkan RI LIPI menyediakan teks lengkap. Hal ini sesuai dengan definisi dan konsep RI sebagian bagian dari akses tebuka jalur hijau yaitu memberikan akses terbuka kepada masyarakat walaupun dari segi akses dapat
29
dibuat kebijakan pembatasan, namun teks lengkap harus tersedia dalam web RI (Johnson 2002; Trayhurn 2002; DeMaria 2004; Mondoux dan Shiri 2009). Sarana Meningkatkan Konten: Dukungan pada Swaarsip Peneliti Peningkatan jumlah konten memerlukan upaya serius dari RI LP. Beberapa literatur mengidentifikasi beberapa sarana yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kuantitas dan kualitas konten. Sarana tersebut secara umum mengarah pada bagaimana penulis bersedia mengarsipkan karyanya, melakukan proses swaarsip mulai dari mengisi metadata sampai mengunggah teks lengkap, atau menyerahkan karyanya untuk diarsipkan pustakawan atau staf RI. Sarana yang mendukung swaarsip penulis ini antara lain peraturan wajib simpan, sosialisasi, layanan deposit termasuk di dalamnya layanan untuk penulis, informasi pendukung seperti hak cipta dan statistik serta sistem pengumpulan secara otomatis yang terkait dengan swaarsip atau basisdata lainnya. Tiga RI yang dijadikan rujukan memiliki peraturan wajib simpan yang jelas sedangkan LIPI belum memiliki regulasi yang jelas mengenai hal ini. Peraturan wajib simpan sudah banyak direkomendasikan sebagai salah satu cara yang efektif untuk meningkatkan jumlah konten dan juga pemerataan bidang ilmu dalam konten. Banyak RI di beberapa negara khususnya Inggris Raya, Australia, dan AS melaksanakan hal ini (Pinfield 2004; Xia 2007; Xia 2008; Jantz dan Wilson 2008). Adanya peraturan ini juga akan mengarah pada penyediaan sarana peningkatan konten lainnya, mulai dari sosialisasi ke penulis sampai pada adanya prosedur pendepositan yang jelas, siapa yang harus mendepositkan, serta sistem layanan deposit khususnya layanan penulis bagi yang membuat kebijakan swaarsip oleh penulis. Selain peraturan dan sistem, informasi pendukung seperti hak cipta dan statistik juga dapat meningkatkan partisipasi penulis untuk mengarsipkan karya mereka dalam RI. Oleh karena itu, RI harus membuat kebijakan yang jelas terkait dengan hak cipta karya di RI untuk melindungi penulis dari plagiasi misalnya lisensi Creative Commons CC:BY yang diterapkan oleh HAL INRIA untuk semua konten di dalamnya. RI juga harus memberikan informasi hak cipta terkait dengan penerbit seperti kebijakan akses terbuka atau embargo oleh setiap penerbit atau jurnal sehingga penulis mengetahui haknya dan yakin kapan karyanya bisa diarsipkan di RI lembaganya. Contoh layanan informasi hak cipta penerbit ini ada dalam depan web HAL INRIA yang memberikan fasilitas pencarian kebijakan hak cipta oleh jurnal atau penerbit berdasarkan data dari SHERPA/Romeo Journals' and Publishers' Open Access Policies. Romeo dapat diakses melalui alamat http://www.sherpa.ac.uk/romeo/. Romeo memberikan informasi kebijakan akses terbuka dari setiap jurnal dan penerbit internasional. Selain Romeo, juga terdapat Juliet yang menyajikan informasi akses terbuka dari lembaga pemberi donor/hibah penelitian yang kadang juga mewajibkan penelitian yang didanainya melaksanakan akses terbuka dengan kebijakan tertentu. Juliet dapat diakses melalui alamat http://www.sherpa.ac.uk/juliet/. Informasi kebijakan akses jurnal ini penting dalam memberikan dukungan bagi penulis untuk melakukan swaarsip namun sayang untuk jurnal dari Indonesia belum ada sumber informasi yang lengkap mengenai kebijakan akses terbukanya.
30
Akses: Visibilitas Web dan Konten, Interoperabilitas, Menu dan Fitur Pendukung Hasil penelitian Kim (2011) menyatakan bahwa kemudahan akses memiliki pengaruh paling besar dalam meningkatkan partisipasi swaarsip penulis. Akses dipengaruhi oleh visibilitas, interoperabilitas, dan fitur web. Visibilitas konten dapat di tingkatkan dengan membuat metadata sesuai format standar Open Archive Initiative-Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH) sehingga mendukung interoperabilitas untuk dapat diakses dari berbagai mesin pencari (seacrh engine) (Tmava dan Alemneh, 2013). Peningkatan visibilitas web dapat dilakukan dengan mendaftarkan dalam ROAR, membuat sistem web RI sesuai dengan standar DOAR, serta menyediakan banyak tautan ke berbagai situs web terkait di halaman depan. Web RI yang masuk dalam ROAR dan DOAR akan meningkat visibilitasnya dengan meningkatnya jumlah link balik serta semakin mudah ditemukan, diketahui dan diakses oleh masyarakat luas. Tiga web RI LP yang diobservasi sudah memiliki ID dalam kedua database tersebut, sedangkan RI LP baru memiliki ID di DOAR namun belum terdaftar di ROAR. Permasalahan utama visibilitas RI LIPI adalah tidak terindeks dalam mesin pencari karena sistem yang dibuat memproteksi konten dalam RI LIPI. Hal ini menyebabkan RI LIPI sulit diakses dan peringkat Webometrics RI LIPI rendah. Oleh karena itu, kebijakan akses RI LIPI harus diubah dengan membuka akses kepada seluruh masyarakat luas dan membuat program web yang dapat diindeks oleh semua mesin pencari. Peningkatan visibilitas juga dapat diupayakan dengan menyediakan banyak tautan ke berbagai situs web terkait khususnya di halaman depan. Konsep tampilan dan antarmuka di depan menjadi penting sebagai representasi kualitas RI. Halaman depan web merupakan wajah dari sebuah situs web. Halaman depan umumnya berisi informasi penting, jendela ke menu dan fitur yang dimiliki, serta tautan ke berbagai sumber informasi yang terkait. Kolom utama halaman depan keempat web RI LP yang diobservasi semua berisi informasi singkat mengenai RI seperti deskripsi konten, lembaga pengembang, dan kebijakan secara umum seperti wajib simpan dan hak cipta. Jendela menu hanya terdapat pada web HAL INRIA dan NORA dengan nama menu yang sama adalah browse, search, dan help. Selain ketiga menu tersebut HAL INRIA juga memiliki menu submit dan service, sedangkan NORA menambahkan menu about, statistic dan contact. Digital CSIC tidak memiliki jendela menu namun banyak tersedia fitur yang ditautkan dalam kolom fitur antara lain pencarian lanjut, browse, FAQ, dukungan akses terbuka, laporan tahunan, testimoni, dan sumber daya (peneliti dan pustakawan). Web RI LIPI juga tidak memiliki jendela menu dan hanya terdiri dari kolom utama berisi penjelasan singkat RI, pencarian cepat dan disclaimer. Selain tidak ada menu, web RI LIPI juga tidak memiliki tautan ke web lain. Menu dan fitur yang dapat mendukung akses adalah fasilitas pencarian. Tiga web kecuali RI LIPI memiliki dua jenis fasilitas pencarian yaitu cepat/sederhana dan lanjut/canggih. Pencarian cepat terdiri dari satu ruas kosong yang dapat diisi dengan kata kunci dan selanjutnya memilih sumber kata kunci tersebut yang terbatas pada jenis dokumen seperti pada RI LIPI dan HAL INRIA serta penulis pada NORA. Pencarian lanjut memberikan pilihan kata kunci dari sumber yang lebih rinci. HAL INRIA memiliki minimal 18 pilihan sumber kata kunci yaitu judul teks, judul buku, abstrak, kata kunci, penulis, bahasa, negara, no identitas,
31
penerbit, lembaga, direktur, proyek, jurnal, konferensi, tanggal (terbit, unggah, modifikasi), donor, mitra bestari, kontributor. Digital CSIC menyediakan 9 pilihan yaitu penulis, judul, judul jurnal, no identitas, sponsor, editor, lembaga, situs, nama artefak. NORA menyediakan 20 pilihan yaitu penulis, editor, tanggal, judul, jurnal/nama publikasi, no seri, afiliasi, status, jenis publikasi, dokumen, abstrak, bidang ilmu, kolaborasi, donor, proyek, program, grup riset, unit riset, bentuk karya. Adanya fasilitas pencarian lanjut yang rinci akan memudahkan pengguna untuk mencari dan mendapatkan informasi yang diinginkan dengan lebih spesifik dan hasilnya lebih tepat, sedangkan untuk web RI LIPI yang tidak menyediakan pencarian lanjut akan menyebabkan hasil pencariannya kurang tepat. Pengembangan fasilitas penelusuran tidak terlepas dari pengembangan peranti lunak yang digunakan. Ada banyak peranti lunak untuk membangun RI. Data dari ROAR ada sekitar 32 peranti lunak yang digunakan oleh 3830 RI yang terdaftar di ROAR sampai November 2014. Peranti lunak yang paling banyak digunakan adalah DSpace sebanyak 1489 RI (38.88%), di posisi kedua adalah Eprints digunakan oleh 535 RI (13.97%), dan ketiga adalah jenis peranti lunak yang dikembangkan sendiri oleh lembaga sebanyak 475 (12.40%). Keempat web RI menggunakan peranti lunak yang berbeda. Digital CSIC menggunakan DSpace, NORA menggunakan Eprints, RI LIPI mengembangkan program sendiri, dan HAL INRIA menggunakan HAL adalah sistem arsip akses terbuka baru yang dikembangkan oleh Centre pour la Communication Scientifique Directe (CCSD) untuk semua repositori di Prancis.
Desain Konseptual RI LIPI Hasil penelitian yang dilakukan Xia (2007) menyatakan bahwa perkembangan RI dipengaruhi oleh dukungan dan peraturan deposit. Penelitian Ertürk dan Şengül (2012) juga mengidentifikasi beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membangun RI yaitu kebijakan, kelembagaan khusus yang mengelola, serta sistem dan prosedur teknis yang jelas. Hal yang serupa juga dinyatakan oleh Swan (2012) bahwa strategi utama dalam membangun repositori akses terbuka adalah kebijakan dan infrastruktur. Bukti ilmiah ini menguatkan hasil observasi web bahwa kebijakan termasuk di dalamnya aturan wajib simpan, kebijakan konten, akses, dll, serta dukungan sarana prasarana seperti peranti lunak, fasilitas dalam web dan informasi pendukung, merupakan dua hal yang sangat penting dalam membangun RI. Penelitian ini menyusun desain konsep berdasarkan pada dua hal tersebut disesuaikan dengan kondisi di LIPI. Konsep terdiri dari dua bagian yaitu konsep kebijakan dan konsep web. Konsep Kebijakan Konsep kebijakan terdiri dari kebijakan deposit, kebijakan konten, dan kebijakan akses. Kebijakan Deposit Hasil penelitian dan pengalaman dari berbagai lembaga menunjukkan bahwa kebijakan deposit sangat menentukan keberhasilan RI khususnya dalam menghimpun karya ilmiah yang dihasilkan lembaga. Secara umum kebijakan
32
dapat dibagi menjadi yaitu wajib dan sukarela. Ratusan aturan wajib simpan sudah dibuat, ternyata dampaknya beragam. Ada yang kontenya meningkat tajam namun ada juga yang tidak berpengaruh. Hasil penelitian Xia et al. (2012) dari 95 RI yang dikaji kebijakan depositnya, 64% menaikan kuantitas, 16% tidak berpengaruh, dan 15% justru menurun. Karena itu Xia et al. (2012) menyatakan bahwa tidak ada satu peraturan yang cocok untuk semua RI. Suatu kebijakan bisa berhasil di satu tempat namun belum tentu berhasil ditempat lain, sehingga perlu dibuat peraturan sesuai dengan kondisi dalam lembaga pengembang RI. Walaupun begitu, Xia et al. (2012) dikuatkan oleh Swan (2012) dan Singeh et al. (2012) menyatakan bahwa peraturan wajib simpan lebih efektif meningkatkan konten dan kinerja RI daripada sukarela. Menentukan kebijakan deposit RI LP di Indonesia harus berdasarkan pada konsep akses terbuka seperti yang disyaratkan dalam Prakarsa Budapest serta kondisi dalam lembaga. Prakarsa Budapest secara garis besar menyatakan bahwa literatur yang tertelaah mitra bestari harus tersedia tanpa halangan biaya, tersedia segera, dan dapat digunakan ulang dengan berbagai pemanfaatan dengan tetap memberikan penulis hak pengakuan dan pengutipan yang layak. Syarat ini dapat diterapkan dalam RI LP di Indonesia di mana hasil survei dan wawancara juga menunjukkan bahwa sebagian besar responden setuju mengasipkan karyanya di RI bahkan dibuat aturan wajib simpan karena mereka ingin menaikan publisitas sekaligus melakukan kewajiban moral sebagai peneliti dengan membagikan karyanya bagi masyarakat luas. Berdasarkan kedua hal di atas, maka dapat dirumuskan kebijakan deposit yang tepat untuk RI LP adalah bersifat wajib. Mempertimbangkan bahwa kebijakan seperti ini masih relatif baru dan masih membutuhkan banyak advokasi untuk memperoleh dukungan kelembagaan, maka jenis peraturan yang tepat adalah deposit wajib setelah jangka waktu tertentu. Penjelasan peraturan ini adalah mendorong peneliti untuk mempublikasikan karya mereka di jurnal akses terbuka seperti yanmg terdaftar di Directory of Open Access Journal (DOAJ) (http://doaj.org/), namun bila peneliti menerbitkan jurnal di penerbit berbayar maka deposit harus dilakukan dalam waktu segera setelah karya terbit. Bila ada embargo dari penerbit maka matadata harus disediakan terlebih dahulu untuk selanjutnya diikuti dengan pengarsipan teks lengkap setelah masa embargo berakhir. Masa embargo perlu dibatasi umumnya untuk ilmu pengetahuan alam berlangsung enam bulan dan untuk ilmu pengetahuan sosial berlangsung dua belas bulan. Model kebijakan ini mirip dengan kebijakan yang diterapkan oleh NORA, Wellcome Trust (Inggris) dan National Institute of Health/NIH (AS). Berikut adalah konsep kebijakan deposit RI LIPI: Konsep kebijakan deposit: 1. Karya peneliti LIPI dan penelitian yang didanai oleh LIPI, berupa artikel yang tertelaah mitra bestari wajib diarsipkan dalam RI 2. Metadata artikel diarsipkan sesegera mungkin, baik dalam bentuk preprint, post-print, maupun versi terbit dengan menuliskan status publikasi. Versi teks lengkap diarsipkan setelah dapat diakses secara terbuka atau masa embargo berakhir. 3. Jenis publikasi lain dapat diarsipkan namun tidak wajib.
33
Kebijakan deposit tersebut pelu didukung dengan peraturan yang jelas dan resmi di tingkat lembaga sekaligus dilengkapi dengan sanksi dan penghargaan bagi peneliti. Sanksi dapat berupa adanya peraturan pemutusan pembiayaan penelitian bagi yang tidak mematuhi dan penghargaan berupa hadiah atau kemudahan dalam kenaikan pangkat/jabatan fungsional seperti memberikan angka kredit tertentu setelah mengarsipkan karya di RI dalam jumlah tertentu. Kebijakan Konten Berbeda dengan PT di mana konten biasanya tersebar merata berupa publikasi karya ilmiah dosen dan mahasiswa, literatur kelabu seperti Tesis dan disertasi, serta bahan ajar (Gonzalez dan Porce 2007), RI LP seharusnya memfokuskan pada publikasi karya ilmiah peneliti khususnya publikasi di jurnal. Hal ini karena kinerja peneliti dinilai dari publikasi khususnya di jurnal ilmiah. Jenis publikasi atau dokumen lain dapat dimasukkan dalam RI LP namun persentasenya harus sangat kecil dibandingkan publikasi ilmiah. Bila dilihat dari RI LIPI saat ini, maka harus ada perubahan kebijakan konten, karena dalam RI LIPI sekarang jumlah publikasi karya ilmiahnya sangat sedikit dan lebih banyak berisi dokumen lain seperti berita LIPI. Dari segi bidang ilmu, subyek RI LP dapat disesuaikan dengan jenis LP tersebut. LP seperti LIPI atau CSIC tentu merupakan RI multidisiplin yang meliputi semua bidang ilmu, sedangkan RI seperti HAL INRIA atau LP di Indonesia yang di bawah kementerian yang fokus pada bidang ilmu tertentu, kontennya hanya akan berisi subyek bidang ilmu tersebut. Selain subyek dan jenis publikasi, hal yang perlu diatur terkait konten adalah ketentuan bahasa dalam metadata. Keseragaman bahasa metadata diperlukan sekaligus juga disesuaikan dengan target pengguna misalnya metadata RI LIPI dalam bahasa Inggris bertujuan untuk melayani pengguna global bukan hanya dari Indonesia. Berdasarkan beberapa pertimbangan tersebut, berikut adalah desain konsep konten RI untuk LP seperti LIPI: Konsep kebijakan konten: 1. 2. 3.
4.
5.
RI LIPI merupakan repositori dari berbagai pusat penelitian di LIPI dari berbagai bidang ilmu. Subyek terdiri dari ilmu kebumian, ilmu hayati, ilmu teknik, ilmu sosial, dan interdisiplin Konten utama repositori adalah artikel publikasi di jurnal ilmiah yang dihasilkan oleh peneliti LIPI atau penelitian yang didanai LIPI. Jenis dokumen yang lain adalah prosiding, buku, laporan, paten dan diseminasi terkait dengan keluaran kegiatan penelitian seperti paten, kebijakan, peranti lunak, dll. Artikel yang didepositkan dapat berupa versi yang sudah dipublikasikan untuk artikel yang terbit di jurnal akses terbuka atau sudah selesai masa embargo dari penerbitnya, atau bisa berupa draf final setelah ditelaah mitra beberstari atau draf sebelum dipublikasikan/ditelaah. Bahasa metadata: Inggris
34
Kebijakan Akses Kebijakan akses diperlukan untuk memberikan kejelasan kepada penulis terkait dengan perlindungan hak cipta dan bagi pengguna mengenai sampai sejauh mana dapat memanfaatkan dokumen dalam RI. Salah satu cara terbaik adalah dengan memberikan lisensi Creative Common Attribution (CC-BY) yaitu pengguna dapat menyalin dan menyebarluaskan kembali dalam bentuk atau format apapun dan melakukan adaptasi (mengubah dan membuat turunan untuk kepentingan apapun, termasuk kepentingan komersial) dengan syarat atribusi (harus mencantumkan nama yang sesuai, mencantumkan tautan terhadap lisensi, dan menyatakan bahwa telah ada perubahan yang dilakukan) (Creative Commons 2014). Model ini sesuai dengan Prakarsa Budapest. Konsep akses lain dapat dikembangkan sesuai kondisi LP. Mempertimbangkan hasil survei terkait dengan pendapat peneliti mengenai hak akses di mana walaupuan sebagian besar setuju semua orang dapat mengakses seluruh konten RI sampai teks lengkap, namun ada yang tidak setuju dan ingin membatasi akses terhadap beberapa konten tertentu. Oleh karena itu Creative Commons Attribution (CC-BY) belum dapat diterapkan untuk RI LIPI sehingga perlu dibuat perubahan khususnya pada pembatasan akses terhadap beberapa teks lengkap. Berikut adalah konsep kebijakan akses yang menggabungkan beberapa prinsip lisensi Creative Commons, merujuk pada kebijakan akses di NORA dan keinginan peneliti LIPI. Konsep kebijakan akses: 1. Seluruh metadata dapat diakses oleh publik, hanya akses terhadap beberapa teks lengkap yang dikontrol. 2. Teks lengkap dapat disebarkan, digunakan dengan berbagai perubahan kecuali untuk tujuan komersial, dengan keharusan mencantumkan hak cipta pada lembaga dan pengutipan yang layak bagi penulis. 3. Pengunduhan teks lengkap tidak boleh dilakukan secara masif kecuali untuk tujuan analisis sitasi 4. Beberapa teks lengkap adalah milik individu dengan hak yang berbeda. Penggunaan jenis dokumen ini harus menghubungi dan seijin pemilik karya tersebut.
Konsep Web Web RI LP harus didesain untuk memudahkan penulis melakukan swaarsip dan pengguna mengakses serta memperoleh informasi yang dibutuhkan. Suber (2005) menyatakan desain web RI harus bertujuan agar swaarsip menjadi cepat, mudah, tidak melanggar hukum, dan dapat memberikan banyak manfaat. Hal pertama yang perlu ditentukan adalah bahasa dalam web RI. HAL INRIA memiliki dua versi web yaitu berbahasa Prancis dan Inggris, Digital CSIC juga memiliki web versi bahasa Spanyol dan Inggris, NORA karena dari lembaga di negara berbahasa asli Inggris hanya memiliki versi bahasa Inggris, sedangkan RI LIPI saat ini hanya dalam versi bahasa Inggris. Berkaitan dengan tujuan RI yang memudahkan swaarsip penulis dengan kemampuan bahasa Inggris yang beragam, maka web RI LP di Indonesia seharusnya tetap memiliki versi bahasa
35
Indonesia. Namun web versi bahasa Inggris juga harus dibuat untuk memperluas dampak RI di tingkat global. Penulisan menu dan fasilitas yang sudah umum digunakan dapat hanya menggunakan bahasa Inggris namun informasi di dalamnya perlu dibuat dalam dua bahasa. Halaman Depan Homepage atau halaman depan merupakan pintu masuk yang mengindeks seluruh konten web dan menjadi halaman utama yang menentukan bagi pengguna untuk menilai sebuah web. Oleh karena itu, halaman ini harus didesain secara bijak sehingga tujuan pengembangan web dapat dicapai. Berdasarkan panduan usabilitas homepage yang disusun oleh Nielsen (2001), ada 113 hal yang harus diperhatikan. Desain konsep dalam penelitian ini menggunakan beberapa saran dalam panduan tersebut antara lain terkait dengan link (tautan), navigasi dan pencarian. Konsep halaman depan dari menu utama home, submit, browse dan services. Setiap menu mewakili fasilitas tertentu dan dibahas dalam satu desain konsep ditambah dengan fasilitas penelusuran yang meliputi menu browse dan tautan search. Fitur dalam halaman depan terdiri sub menu log in, help dan contact us di bagian paling atas; kolom utama terdiri deskripsi singkat RI tersebut, informasi layanan dan kebijakan secara umum, data 5 tambahan artikel terbaru (latest deposits); kolom sebelah kanan berisi kotak fasilitas pencarian cepat, tautan ke pencarian lanjut (advanced search), kebijakan (policies), informasi hak cipta penerbit dan ke web lembaga; kolom kiri berisi kotak statistik; kolom paling bawah berisi logo, nama dan alamat lembaga serta link ke media sosial. Berdasarkan panduan Nielsen (2001) halaman depan harus bisa mengkomunikasi tujuan web dan informasi lembaga. Fitur ini ada dalam sub menu contact us, deskripsi RI serta informasi logo, alamat dan lembaga. Tiga sub menu help, contact us dan login serta lima empat utama berfungsi sebagai navigasi utama. Delapan komponen ini akan tampil secara tetap walaupun pengguna berpindah halaman. Sub menu help dan contact us terletak pada bagian atas dan selalu tampil untuk memudahkan pengguna memperoleh bantuan bila mengalami kesulitan atau memiliki pertanyaan/saran/komentar untuk disampaikan. Pada kolom kiri dan kanan terdapat tautan serta fitur yang perlu diakses secara cepat karena paling banyak dibutuhkan seperti quick search dan advanced search, serta komponen yang diperkirakan menarik dan penting untuk diketahui pengguna seperti informasi hak cipta, kebijakan dan statistik. Komponen-komponen ini ditampilkan pada halaman depan untuk memudahkan pengguna memperoleh informasi tanpa harus mencari atau mengakses banyak halaman terlebih dahulu untuk memperolehnya. Fasilitas search di banyak situs web RI dijadikan menu utama bersamaan dengan tautan dalam halaman depan. Adanya pengulangan tautan ini harus dihindari karena tidak efisien (Nielsen 2001; Walia dan Gupta 2013). Dalam konsep halaman depan ini, fasilitas pencarian ditampilkan dalam bentuk kotak pencarian cepat dan tautan pencarian canggih yang terletak di bawah kotak pencarian cepat. Konsep halaman depan web RI LP ditampilkan dalam Gambar 11.
36
Logo LP | Logo dan moto RI
Help | Contact us
LOG IN Home
Submit Browse
Statistic
Services
Deskripsi RI
Number of ites Number of fulltext Items downloads
Search Advanced search
Layanan dan kebijakan umum Latest deposits …………. ……….....
Copyright Policies Web LP
Alamat kontak LP sosial media
Logo
Gambar 11 Konsep halaman depan web Fasilitas Deposit Di LIPI, fasilitas deposit sudah tersedia dalam web INTRA LIPI. Proses pendepositan cukup sederhana dan dapat dilakukan dalam waktu yang singkat. Hasil survei dan wawancara menunjukkan peneliti cukup puas dengan fasilitas tersebut sehingga dapat terus digunakan untuk layanan deposit dan diintegrasikan dengan web RI LIPI. Menu submit pada web RI LIPI dapat ditautkan ke web INTRA LIPI sehingga penulis dapat mengakses layanan deposit melalui INTRA LIPI maupun web RI LIPI. Web RI berfungsi untuk memberikan layanan akses kepada pengguna sedangkan pendepositan menggunakan INTRA LIPI. Formulir layanan deposit dalam INTRA LIPI perlu diperbaiki terkait format metadata serta perlu penambahan pedoman pengarsipan dan informasi hak cipta. Metadata yang ada belum sesuai dengan standar OAI-PMH sehingga data dalam RI LIPI yang seluruhnya diambil dari INTRA LIPI tidak bisa ditemukan oleh mesin pencari seperti Google. Hal ini menyebabkan visibilitas konten web RI rendah sehingga interoperabilitas metadata menjadi isu paling penting dan mendesak untuk diperbaiki (COAR 2012). Formulir metadata dapat didesain mengacu pada set elemen metadata DSpace yang sudah sesuai dengan OAI-PMH. Elemen metadata yang dipilih disesuaikan dengan jenis sumber informasi, organisasi koleksi, serta kebutuhan lembaga dan pengguna (Park dan Tosaka 2010). Elemen metadata yang disarankan terdiri dari: (1) Judul (TITLE: main dan subtitle), (2) Penulis (CREATOR: name, email, affiliation), (3) Kontributor (CONTRIBUTOR: co-author (name, email, affiliation), funder (name)), (4) Abstrak (DESCRIPSTION), (5) Jenis (TYPE), (6) Sumber (SOURCE: name, seri), (7) Identifikasi (IDENTIFIER:URL/URN/ISBN/ISSN), (7) Waktu (DATE: tahun terbit), dan (8) Penerbit (PUBLISHER: name, city, country).
37
Setelah penulis mengisi metadata, penulis dipersilahkan untuk mengunggah dokumen. Sebelum menekan tombol unggah (choose file), terdapat tulisan peringatan untuk mengecek hak cipta pada kolom sebelah kanan. Kolom informasi untuk pengecekan hak cipta berisi tiga tahap pengecekan. Di setiap tahap terdapat tautan terhadap informasi yang lebih rinci seperti informasi pre-print dan post-print yang menuju sub menu panduan pendepositan di menu layanan, tautan ke web SHERPA/romeo dan juliet serta tautan tanya kami ke sub menu kontak. Setelah mengecek hak cipta dan mengunggah dokumen, penulis dapat menekan tombol sent sebagai tahap akhir swaarsip oleh penulis. Dokumen yang sudah didepositkan kemudian akan divalidasi oleh tim RI terkait dengan kesesuaian dan kelengkapan data. Sebagai contoh, tim akan mengecek apakah dokumen benar-benar sudah bisa dibuka aksesnya dengan mengecek hak ciptanya kembali. Bila ada kekurangan dan ketidaksesuaian maka tim akan menghubungi kembali penulis untuk memperbaiki. Proses validasi bertujuan untuk menjaga kualitas konten RI. Konsep fasilitas deposit ditampilkan dalam Gambar 12. FORM DEPOSIT (1) Judul (TITLE: main dan subtitle) (2) Penulis (CREATOR: name, email, affiliation) (3) Kontributor (CONTRIBUTOR: coauthor (name, email, affiliation), funder (name)) (4) Abstrak (DESCRIPTION) (5) Jenis (TYPE) (6) Sumber (SOURCE: name, seri) (7) Identifikasi (IDENTIFIER:DOI,URL/ URN,ISBN/ISSN) (8) Waktu (DATE: tahun terbit) (9) Penerbit (PUBLISHER: name, city, country). Tombol unggah dokumen (ada peringatan untuk mengecek hak cipta sebelum mengunggah)
Submit
Langkah swaarsip: 1. Pilih jenis publikasi 2. Isi metadata 3. Cek hak cipta 4. Unggah teks lengkap Cek hak cipta karya anda: Silahkan unggah bila pre-print atau post-print (lihat definisi pre-dan post-print di sini) atau terbit di jurnal akses terbuka. Bila tidak memenuhi no 1, cek kebijakan penerbit dan pemberi donor di web SHERPA/romeo atau juliet. Bila tidak ada konsultasikan pada penerbit atau bila ada pertanyaan hubungi kami. Dokumen yang sudah didepositkan akan divalidasi sesuai kriteria sistem (bukan validasi konten), bila tidak memenuhi akan ada pemberitahuan kepada penulis untuk memperbaiki.
Gambar 12 Konsep fasilitas deposit Fasilitas Penelusuran Fasilitas penelusuran dapat dibedakan menjadi dua yaitu melalui menu browse dan search. Melalui browse, dokumen dapat ditelusur berdasarkan pengelompokan tertentu. Pengelompokan ini akan terkait dengan jenis peranti lunak yang digunakan. HAL INRIA yang mengembangkan program sendiri menyediakan fasilitas browse berdasarkan tanggal penulisan, bidang ilmu, jenis publikasi dan lembaga afiliasi. Digital CSIC mengelompokan dokumen seperti
38
umumnya RI yang menggunakan DSpase berdasarkan koleksi, komunitas, judul, penulis, subyek, dan tanggal publikasi. NORA menggunakan EPrints mengelompokan berdasarkan tahun, subyek, nama penulis, pusat penelitian, dan nama program penelitian (proyek). Konsep web RI LP harus menyediakan fasilitas browse. Fasilitas ini penting karena pengguna kadang belum mengetahui apa yang dicari dan mendapatkan pengetahuan setelah melihat daftar cantuman berdasarkan kelompoknya. Pembagian kelompok dokumen dalam RI LP sebaiknya dibuat berdasarkan penulis, subyek, jenis punblikasi, tahun, pusat penelitian, dan nama proyek seperti fasilitas browse di web NORA. Kelompok berdasarkan pusat penelitian dan proyek penting dibuat terutama untuk RI LP yang penelitianya tersebar di banyak pusat penelitian serta penelitiannya didanai dari proyek pemerintah atau donor. Hal ini untuk memudahkan pengguna serta sebagai layanan tambahan di mana RI dapat dijadikan sarana untuk melihat produktivitas pusat penelitian maupun mengevaluasi keluaran suatu program penelitian (proyek). Gambar 13 menampilkan pengelompokan dalam fasilitas browse. Author Year
Subject Browse
Publication type Center Program
Gambar 13 Konsep pengelompokan dokumen RI dalam fasilitas browse Jenis fasilitas penelusuran yang kedua adalah pencarian lanjutan. Selain pencarian cepat di mana pengguna hanya perlu mengisi satu ruas untuk mencari dokumen dalam RI, diperlukan fasilitas yang dapat memberikan berbagai pilihan pencarian dari beberapa representasi informasi dalam suatu dokumen. Semakin banyak informasi yang dapat dipilih akan menghasilkan temuan yang lebih tepat sesuai kebutuhan pengguna. Tiga web RI memiliki fasilitas pencarian lanjut yang sangat rinci khususnya HAL INRIA dan NORA namun dari segi tampilan fasilitas di NORA lebih mudah dan jelas. HAL INRIA hanya menampilkan satu ruas yang bisa diisi dengan 18 pilihan representasi informasi. Hal ini membutuhkan waktu untuk menggulung layar dalam waktu yang lama dan ketelitian untuk membaca satu persatu sebelum memilih kata kunci mana yang akan diisikan. Hal ini berbeda dengan fasilitas di NORA yang memberikan form dengan 18 pilihan ruas yang dapat diisi dan seluruhnya tampil langsung dalam satu halaman sehingga dapat dipindai untuk membacanya dan dapat diisi satu per satu dari bagian atas tanpa harus banyak menggerakkan kursor. Tampilan dalam web NORA ini dapat dijadikan rujukan
39
untuk desain tampilan fasilitas penelusuran lanjutan. Adapun untuk pilihan ruas, minimal harus tersedia informasi biblografi seperti judul, nama, jenis publikasi, judul publikasi (nama jurnal, prodising, buku, dll), tahun, subyek dan kata kunci. Selain itu untuk melengkapi data terkait dengan penelitian di LP maka dapat ditambahkan pilihan ruas seperti lembaga/pusat penelitian, program dan sponsor. Beberapa ruas yang pilihanya terbatas disediakan pilihan kata kunci misalnya jenis publikasi sudah disediakan jenisnya apa saja sehingga penulis cukup mencentang yang dikehendaki. Ruas yang pilihannya sudah ditentukan seperti subyek namun jumlah pilihannya banyak dapat dibuat kolom berisi pilihan yang dapat ditampilkan sebagian dengan menggeser kursor. Gambar 14 menampilkan konsep tampilan fasilitas pencarian lanjut.
ADVANCED SEARCH Author: Article title: Publication type:
Publication title: Date: Keyword: Subject:
Article Book Section Map Thesis Dissemination Output (Electronic)
Book Conference Item Report Award Intellectual Property Impact (Policy)
Agriculture Biology and Microbiology Botany Chemistry Computer Science Data and Information Earth Science Economics
Institution: Program: Donor:
Gambar 14 Konsep tampilan fasilitas pencarian lanjut Layanan Pendukung Menu services berisi beragam layanan pendukung yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas RI khususnya partisipasi peneliti sebagai sumber daya utama dalam RI. Layanan pendukung ini berfungsi untuk memberikan nilai tambah dari web RI di mana pengguna dan penulis tidak hanya sebatas mengarsipkan dan mengakses namun dapat memperoleh banyak manfaat lain dengan adanya RI LP. Nilai tambah yang dapat diperoleh penulis selain publikasinya dapat tersebar luas antara lain adalah tersedianya fitur my profile
40
di mana peneliti dapat melihat aktivitasnya di RI seperti jumlah yang sudah diarsipkan dan melakukan editing dari arsip yang sudah ada. Peneliti juga dapat mencetak daftar riwayat hidup (curriculum vitae/CV) lengkap dengan daftar publikasinya. Layanan ini juga menyediakan data statistik per satu peneliti seperti statistik penggunaan antara lain jumlah pengakses, jumlah yang diunduh dan jumlah sitiran dari dokumen yang ada di RI. Sub menu berikutnya adalah statistik RI secara lengkap. Statistik ini terdiri dari statistik konten meliputi jumlah cantuman, jumlah teks lengkap dan jumlah dokumen yang aksesnya terbuka untuk publik. Yang kedua adalah statistik penggunaan meliputi jumlah dokumen yang diunduh, cantuman yang paling banyak diunduh, dan penulis yang paling banyak karyanya diunduh (top author). Ketiga adalah statistik aktivitas meliputi perkembangan RI per minggu, bulan, dan tahun. Menu services juga dilengkapi dengan sub menu advokasi yang berisi kegiatan seminar, kampanye dan kegiatan yang sudah dan akan dilaksanakan untuk mempromosikan RI dan akses terbuka di lembaga. Advokasi merupakan salah satu pilar kesuksesan kebijakan RI. Advokasi harus dibuat secara efektif dan berkelanjutan, salah satunya untuk jangka panjang perlu advokasi untuk mendorong penerapan kebijakan swaarsip di LIPI menjadi kebijakan di tingkat nasional untuk seluruh LP di Indonesia. Sub menu terakhir adalah panduan swaarsip berisi panduan lengkap dalam melakukan swaarsip seperti peraturan wajib simpan, isu hak cipta, prosedur pengarsipan, dan tata cara pengeditan. Gambar 15 menyajikan konsep fasilitas layanan pendukung dalam web RI LP. My submission My profile
My CV My statistics Contents
Statistics
Usages Reports
Services
Events Advocation
Awards Policies
Guidance
Copyright Submission
Gambar 15 Konsep fasilitas layanan pendukung
41
6 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Konsep RI berkualitas dan mendukung swaarsip yang sesuai dengan kondisi di LIPI didesain dalam penelitian ini sebagai masukan bagi pengembangan RI LIPI. Beberapa kelemahan RI LIPI yang harus diperbaiki untuk mencapai kualitas global adalah konsep kebijakan konten, sistem dan akses yang belum disetujui semua pihak yang berkepentingan; belum didukung dengan peraturan maupun pendanaan resmi; serta belum ada sosialisasi ke peneliti maupun masyarakat luas. Peneliti di LIPI sebagai penghasil karya dalam RI belum banyak yang mengetahui dan menyadari pentingnya RI namun mereka memiliki kemauan untuk menyebarluaskan karya mereka sampai pada teks lengkap untuk dapat dimanfaatkan masyarakat. Hal ini merupakan modal yang bagus untuk keberhasilan pengembangan RI LP di LIPI. Konsep pengembangan RI LP pun diarahkan untuk sebanyak mungkin melibatkan peneliti dengan membangun kebijakan dan sarana yang mendukung swaarsip peneliti dalam RI. Konsep RI LP yang efektif untuk mencapai kualitas terbaik adalah dengan kebijakan wajib deposit teks lengkap karya ilmiah yang dapat diakses oleh semua masyarakat luas dengan pembatasan akses hanya pada beberapa karya tertentu. Kebijakan ini didukung dengan konsep web yang memiliki fasilitas deposit untuk swaarsip peneliti secara cepat dan tepat, fasilitas pencarian yang memudahkan pengguna mendapatkan informasi dengan tepat, serta fitur pendukung yang memberikan nilai tambah untuk meningkatkan kualitas peneliti, RI dan lembaga induk seperti peningkatan publisitas, dampak dan advokasi.
Saran 1. Sesuai dengan visi misi PDII, pengelolaan RI LIPI sebaiknya diserahkan kepada PDII dan diberikan kewenangan menentukan arah pengembangan ke depan. 2. Kebijakan dan sistem akses web RI LIPI harus dibuka sehingga dapat diindeks oleh mesin pencari dan visibilitas RI LIPI semakin meningkat. 3. Perlu dilakukan pemutakhiran data alamat email basis data peneliti LIPI (http://peneliti.lipi.go.id/) karena banyak alamat yang tidak valid. 4. Pengembangan RI dalam lembaga harus memperhatikan aspek kelembagaan seperti peraturan, advokasi serta kejelasan unit yang memiliki kewenangan pengembangan dan pengelolaan. 5. Penelitian mengenai aspek kebijakan dan hukum dalam RI atau perpustakaan digital perlu banyak dilakukan di Indonesia karena semakin banyak jumlah RI dan perpustakaan digital di Indonesia namun belum ada peraturan yang jelas dan tegas mengenai kebijakan akses terbuka dan hak cipta.
42
DAFTAR PUSTAKA Bawden D, Robinson L. 2012. Introduction to information science. London (UK): Neal-Schuman. Brand A. 2012. Beyond mandate and repository, toward sustainable faculty selfarchiving. Learned Publishing 25(1): 29–34. doi:10.1087/20120105 Budapest Open Access Initiative. 2002. Budapest Open Access Initiative. [Internet]. [diunduh pada 2014 Okt 20]. Tersedia pada http://www.budapestopenaccessinitiative.org/read. Cassella M. 2010. Institutional Repositories: an Internal and External Perspective on the Value of IRs for Researchers’ Communities. LIBER Quarterly 20(2):1–11. Cheng W, Ren S. 2008. Evolution of open access publishing in Chinese scientific journals. Learned Publishing 21(2):140–152. http://www.scopus.com/ inward/record.url?eid=2-s2.0-43749089580&partnerID=40&md5= b65c362e2dcccd 014b302cfb67b58447 [COAR] Confederation of Open Access Repositories. 2012. The Current State of Open Access Repository Interoperability. Goettingen (DE). [Internet]. [diunduh 2014 Okt 2]. Tersedia pada https://www.coar-repositories.org/ files/COAR-Current-State-of-Open-Access-Repository-Interoperability-2610-2012.pdf . Creative Commons. 2014. Atribusi 3.0 Tanpa Adaptasi (CC BY 3.0). [Internet]. [diunduh 2014 Okt 4]. Tersedia pada https://creativecommons.org/ licenses/by/3.0/deed.id Creswell JW. 2003. Research Design: Qualitative, Quantitative, and Mixed Methods. Ed ke-2. London (UK): Sage. Creswell JW, Clark VL. 2011a. Choosing a mixed methods design. Di dalam: Designing and Conducting Mixed Methods Research. Ed ke-2. London (UK): Sage. hlm.53–106 Creswell JW, Clark VL. 2011b. The nature of mixed methods research. Di dalam: Designing and Conducting Mixed Methods Research. Ed ke-2. London (UK): Sage. hlm 1–18 Cullen R, Chawner B. 2011. Institutional Repositories, Open Access, and Scholarly Communication: A Study of Conflicting Paradigms. The Journal of Academic Librarianship. 37(6):460–470. doi:http://dx.doi.org/ 10.1016/j.acalib.2011.07.002 DeMaria AN. 2004. Open access, open archives, and enhanced public access to National Institutes of Health Research. Journal of the American College of Cardiology. 44(12):2406–2407. Dobratz S, Scholze F. 2006. DINI institutional repository certification and beyond. Library Hi Tech. 24(4):583–594. doi:10.1108/07378830610715446 Ertürk KL, Şengül G. 2012. Self Archiving in Atılım University. Di dalam EScience and Information Management. Berlin (DE): Springer. hlm 79–86 Farida I, Tjakraatmadja JH, Firman A, Sulistyo-Basuki. 2015. A conceptual model of Open Access Institutional Repository in Indonesia academic libraries Viewed from knowledge management perspective. Library Management 36(1/2):40–57. doi:http://dx.doi.org/10.1108/LM-03-2014-0038
43
Fidel R. 2008. Are we there yet?: Mixed methods research in library and information science. Library and Information Science Research. 30(4):265– 272. doi:10.1016/j.lisr.2008.04.001 Gallaway TO, Starkey J. 2013. Google Drive. The Charleston Advisor. 14(3):16 – 19 (4). doi:http://dx.doi.org/10.5260/chara.14.3.16 Gehringer EF, Cross WT. 2010. A suite of Google services for daily course evaluation. In Frontiers in Education Conference (FIE) (pp. F4C–1 – F4C– 2). Washington, DC: IEEE. doi:10.1109/FIE.2010.5673187 Gonzalez AB, Porce AF. 2007. Guidelines for the creation of institutional repositories at universities and higher education organisations. Valparaiso Chile: Alfa Network Babel Library. [Internet]. [diunduh 2014 Jul 4]. Tersedia pada http://eprints.rclis.org/13512/2/Guidelines_IR_english.pdf Hasugian J. 2012. Internal Repository pada Perguruan Tinggi. [Internet]. [diunduh pada 2014 Sep 24]. Tersedia pada http://repository.usu.ac.id/bitstream/ 123456789/39750/1/Repositori Institusi Perguruan Tinggi.pdf Jantz RC, Wilson MC. 2008. Institutional Repositories: Faculty Deposits, Marketing, and the Reform of Scholarly Communication. The Journal of Academic Librarianship. 34(3):186–195. doi:http://dx.doi.org/10.1016/ j.acalib.2008.03.014 Johnson R. 2002. Institutional repositories: partnering with faculty to enhance scholarly communication. D-Lib Magazine 8(11):1-6. Kim J. 2010. Faculty self-archiving: Motivations and barriers. Journal of the American Society for Information Science and Technology 61(9):1909–1922. Kim J. 2011. Motivations of Faculty Self-archiving in Institutional Repositories. The Journal of Academic Librarianship 37(3):246–254. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2011.02.017 Krishnamurthy M, Kemparaju TD. 2011. Institutional repositories in Indian universities and research institutes: A study. Program: Electronic Library and Information Systems 45(2):185–198. doi:10.1108/00330331111129723 Mansor AZ. 2012. Managing students’ grades and attendance records using google forms and google spreadsheets. Procedia - Social and Behavioral Sciences. 59:420–428. doi:10.1016/j.sbspro.2012.09.296 Mercer H, Koenig J, McGeachin RB, Tucker SL. 2011. Structure, features, and faculty content in ARL member repositories. The Journal of Academic Librarianship. 37(4):333–342. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2011. 04.008 Mondoux J, Shiri A. 2009. Institutional repositories in Canadian post-secondary institutions: User interface features and knowledge organization systems. Aslib Proceedings. 61(5):436–458. doi:10.1108/00012530910989607 Nielsen J. 2001. 113 Design Guidelines for Homepage Usability (Nielsen Norman Group). [Internet]. [diunduh pada 2015 Mar 30]. Tersedia pada http://www.nngroup.com/articles/113-design-guidelines-homepage-usability/ Oleen J, Farmer D, Olsen L. 2014. Publishing and Archiving Trends in Open Access : Preliminary Results. Kansas Library Association College & University Libraries Section Proceedings. 4(2):1–6. doi:10.4148/2160942X.1045.
44
Park J, Tosaka Y. 2010. Metadata Creation Practices in Digital Repositories and Collections: Schemata, Selection Criteria, and Interoperability. Information Technology and Library (September):104–117. Paul S. 2012. Institutional Repositories: Benefits and incentives. The International Information & Library Review. 44(4):194–201. doi:http://dx.doi.org/10.1016/ j.iilr.2012.10.003 Pinfield S. 2004. A mandate to self archive? The role of open access institutional repositories. In UKSG seminar “Scientific Publications: Free for all?”. London (UK): The Geological Society. Rehani MM, Berris T. 2012. International Atomic Energy Agency study with referring physicians on patient radiation exposure and its tracking: a prospective survey using a web-based questionnaire. BMJ Open. 2(5):1–11. doi:10.1136/bmjopen-2012-001425 Sánchez-Martín FM, Rodríguez FM, Mavrich HV. 2009. The open access initiative (OAI) in the scientific literature. La Iniciativa Open Access (OAI) En La Literatura Científica 33(7):732–740. Sawant S. 2012. Indian institutional repositories: a study of user’s perspective. Program: Electronic Library and Information Systems 46(1):92–122. doi:10.1108/00330331211204584 Setiawan N. 2007. Penentuan ukuran sampel memakai rumus Slovin dan tabel Krejcie-Morgan. [Internet]. [diunduh pada 2014 April 23]. Tersedia pada http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/03/penentuan_ukuran_ sampel_ memakai_rumus_slovin.pdf Shearer K. 2006. The CARL institutional repositories project: A collaborative approach to addressing the challenges of IRs in Canada. Library Hi Tech 24(2):165–172. doi:10.1108/07378830610669547 Šilhánek J. 2011. Revolution in scientific publishing? Getting on with Open Access. Chystá Se Skutečně Revoluce ve Vědeckém Publikování, Aneb Jak Pokračuje “Open Acces”? 105(1):69–71. Silobrčić V. 2004. Open access to scientific information - A possible future for informing scientists. Slobodan Pristup Znanstvenim Informacijama - Moguća Budúcnost Objavljivanja Znanstvenih Otkrića. 53(10):472–476. Singeh FW, Abrizah A, Karim NH. 2012. What inhibits authors to self-archive in Open Access repositories? A Malaysian case. Information Development 29(1):24–35. doi:10.1177/0266666912450450 Singeh FW, Abrizah A, Karim NH. 2013. Malaysian authors’ acceptance to self‐ archive in institutional repositories: Towards a unified view. Electronic Library. 31(2):188–207. Suber P. 2005. Open access, impact, and demand. BMJ (Clinical Research Ed.), 330(7500):1097–8. doi:10.1136/bmj.330.7500.1097 Swan A. 2012. Membangun dan Meningkatkan Akses Terbuka: Pedoman untuk Pembuat Kebijakan. Permadi A, penerjemah. Jakarta (ID): Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah LIPI. Terjemahan dari: Policy Guidelines for the Development and Promotion of Open Access. [OECD] The Organisation for Economic Co-operation and Development. 1998. Actor Brief on Public Research Organizations (PROs). [Internet]. [diunduh pada 2014 Jul 12]. Tersedia pada http://www.oecd.org/innovation/ policyplatform/48136051.pdf
45
Thomson Reuters. 2010. BiBliometric Handbook: Accelerating Discovery Advancing Knowledge. Philadelphia (US): Thomson Reuters. Tmava AM, Alemneh DG. 2013. Enhancing Content Visibility in Institutional Repositories: Overview of Factors that Affect Digital Resources Discoverability. In iConference 2013 Proceedings (pp. 855–859). Illinois (USA): iSchool. doi:10.9776/13437 Trayhurn P. 2002. The Public Library of Science and “Open Access” to the scientific literature. British Journal of Nutrition 87(1):1–2. Tripathi M, Jeevan, VK. 2011. An Evaluation of Digital Libraries and Institutional Repositories in India. The Journal of Academic Librarianship 37(6): 543–545. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2011.08.012 Veiga de Cabo J, Martín-Rodero H. 2011. Open access: New models of scientific publishing in web 2.0 environments. Acceso Abierto: Nuevos Modelos de Edición Científica En Entornos Web 2.0. 7(SUPPL):19–27. Walia PK, Gupta M. 2013. Usability analysis of Homepage of Websites of National Libraries in Asia. Library Philosophy and Practice (e-Journal)1(1): 959. Walpole RE. 1995. Pengantar Statistik.. Sumantri B, penerjemah. Jakarta (ID): Gramedia Pustaka Utama. hlm 233 Webometrics. 2014. Methodology Rangking Web of Repositories. [Internet]. [diunduh pada 2014 Okt 24]. Tersedia pada http://repositories.webometrics. info/en/Methodology. Xia J. 2007. Assessment of Self-archiving in Institutional Repositories: Across Disciplines. The Journal of Academic Librarianship 33(6):647–654. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2007.09.020 Xia J. 2008. A Comparison of Subject and Institutional Repositories in Selfarchiving Practices. The Journal of Academic Librarianship 34(6):489–495. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.acalib.2008.09.016 Xia J, Gilchrist SB, Smith NX, Kingery JA, Radecki JR, Marcia L, Alyson J. 2012. A Review of Open Access Self-Archiving Mandate Policies. Portal: Libraries and the Academy 12(1):85–102. Xia J, Sun L. 2007. Assessment of Self-Archiving in Institutional Repositories: Depositorship and Full-Text Availability. Serials Review 33(1):14–21. doi:http://dx.doi.org/10.1016/j.serrev.2006.12.003
46
LAMPIRAN Lampiran 1 Lembar Kuesioner Judul penelitian tesis:
Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
Pendahuluan: Repositori institusi (RI) adalah arsip digital karya ilmiah yang dihasilkan oleh akademisi dan peneliti dari satu institusi tertentu, yang dapat diakses secara terbuka oleh publik atau komunitas tertentu. RI menjadi tren bagi universitas dan lembaga penelitian karena memiliki manfaat untuk meningkatkan prestise lembaga dan meningkatkan dampak ilmiah suatu artikel. Webometrics meranking repositori setiap dua kali setahun bersamaan dengan ranking Webometrics situs web institusi yang sering dijadikan acuan kualitas web dan repositori. LIPI memiliki RI (http://ir.lipi.go.id) yang datanya diambil secara otomatis dari data INTRA LIPI (http://intra.lipi.go.id). Saya memohon bantuan Bapak/Ibu untuk mengisi kuesioner berikut ini terkait dengan pengalaman Bapak/Ibu mengakses dan memanfaatkan sarana INTRA LIPI dan RI LIPI. Terima kasih atas kesediaan waktu dan informasi yang diberikan. Mohon mengisi atau memberikan tanda silang pada jawaban yang sesuai I. Data Responden 1. Satuan kerja --------------------------------------------------------------------------------------2. Jabatan Fungsional ----------------------------------------------------------------------------3. Usia 21 - 30 tahun 31 - 40 tahun 41 - 50 tahun 51 - 60 tahun 60 - 65 tahun > 65 tahun
47
II. Pengalaman menggunakan fasilitas INTRA LIPI (http://intra.lipi.go.id) Frekuensi Kegiatan
Setiap Minimal 1Minimal 2Minimal 3Minimal 1 hari minggu minggu minggu bulan sekali sekali sekali sekali
Lebih Lama dari 1 bulan
Tidak tentu (kadang sering, kadang jarang)
Belum pernah
4. Berapa kali Bapak/Ibu mengakses INTRA LIPI? INTRA LIPI memiliki fasilitas untuk mendokumentasikan data personal, berapa kali Bapak/Ibu mengakses/mengisi data/mengunggah dokumen dalam fasilitas personal di bawah ini? 5. 6. 7. 8.
SKP-ku blog-ku kinerja-ku publikasiku 9. kegiatan-ku 10. terbitan-ku 11. Khusus untuk fasilitas publikasi-ku, apa motivasi Bapak/Ibu mengisi data/mengunggah dokumen ke dalamnya? belum pernah mengisi dokumentasi/arsip pribadi (misalnya supaya tidak lupa) memudahkan dalam pengajuan angka kredit fungsional lebih mudah menyimpan dan mengakses kembali publisitas (lebih dikenal luas) diwajibkan/disuruh/direkomendasikan oleh pimpinan/satuan kerja lainnya …………………………………………………………………….. 12. Apa hambatan Bapak/Ibu dalam mengisi data/mengunggah dokumen ke dalam fasilitas publikasi-ku? tidak mengetahui adanya fasilitas ini tidak mengetahui manfaat dari fasilitas ini tidak mengetahui atau kesulitan dalam mengakses/mengisi data fasilitas ini tidak ada waktu/tidak sempat bukan prioritas sehingga sering lupa harus mengeluarkan upaya lebih dalam mengisi data fasilitas ini lainnya, …………………………………………………………………..
48
13. Berapa banyak publikasi Bapak/Ibu sudah didokumentasikan dalam fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI? seluruh publikasi saya sudah didokumentasikan dalam INTRA LIPI lebih dari 50% publikasi saya sudah didokumentasikan dalam INTRA LIPI kurang dari 50% publikasi saya yang sudah didokumentasikan dalam intra lipi 14. Jika di INTRA LIPI terdapat publikasi bapak/ibu siapa yang mengunggah? saya sendiri dimasukkan oleh penulis lain/pustakawan/administrasi satuan kerja saya tidak mengetahui siapa yang memasukkan data publikasi tersebut
III. Pengetahuan dan pengalaman mengenai repositori institusi (RI)/institutional repository dan RI LIPI (http://ir.lipi.go.id) 15. Apakah Bapak/Ibu pernah mengetahui istilah dan definisi repositori institusi (RI)/institutional repository sebelumnya? belum pernah mendengar dan tidak mengetahui defisininya pernah mendengar istilah tersebut namun tidak paham definisinya mengetahui dan mengerti definisinya, namun belum pernah mengetahui atau mengakses situs web RI mengetahui, mengerti definisinya, dan sudah pernah mengakses RI 16. Apakah Bapak/Ibu memiliki pengalaman dengan RI LIPI saya tidak tahu atau belum pernah mendengar RI LIPI saya tahu RI LIPI, namun tidak pernah mengaksesnya saya pernah mengakses namun tidak menemukan informasi yang saya inginkan saya pernah mengakses dan menemukan informasi yang saya inginkan, namun tidak ada teks lengkapnya (full text) saya pernah mengakses dan menemukan informasi yang saya inginkan lengkap dengan teks lengkapnya (full text) pengalaman lain yaitu…………………………………………………… 17. Data publikasi yang didokumentasikan dalam INTRA LIPI, secara otomatis akan diindeks oleh RI LIPI sehingga bisa diakses oleh masyarakat luas. Sebagian besar data tersebut hanya berupa bibliografi dan tidak tersedia teks lengkapnya (full text). Apakah Bapak/Ibu mengetahui prosedur ini? saya mengetahui hal ini saya tidak mengetahui hal ini
49
IV. Harapan pengembangan RI LIPI ke depan 18. Peneliti paling mengetahui data karya mereka, sedangkan jumlah pustakawan dan administrasi RI terbatas untuk mengarsipkan semua karya peneliti. Menurut Bapak/Ibu, bagaimana bila setiap peneliti diwajibkan mengarsipkan sendiri karya mereka di RI dengan peraturan yang jelas mengenai prosedur, penghargaan dan penalti? sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju 19. RI yang memiliki ranking bagus di Webometrics, sebagian besar koleksinya diunggah dengan teks lengkap (PDF full text). Bagaimana bila karya Bapak/Ibu diarsipkan di RI LIPI dengan teks lengkap? sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju 20. Setiap RI memiliki kebijakan akses yang berbeda. Menurut Bapak/Ibu, siapa yang dapat mengakses dan mengunduh dokumen di RI LIPI? masyarakat luas dapat mengakses data bibliografi namun tidak dapat mengunduh semua jenis dokumen masyarakat luas dapat mengakses data bibliografi namun hanya dapat mengunduh jenis dokumen tertentu yang merupakan dokumen publik atau artikel/jurnal akses terbuka (open access) masyarakat luas dapat mengakses data bibliografi namun hanya yang melakukan registrasi yang dapat mengunduh jenis dokumen tertentu yang merupakan dokumen publik atau artikel/jurnal akses terbuka (open access) hanya staf LIPI yang dapat mengunduh teks lengkap usulan kebijakan akses lain, mohon dituliskan …………………………… …………………………………………………………………………… 21. Saya ingin karya tulis saya dapat dibaca orang lain secara gratis melalui RI LIPI sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju
50
22. Saya ingin RI LIPI dapat mempreservasi karya ilmiah saya secara permanen sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju 23. Saya ingin RI LIPI dapat memberikan data berapa kali karya saya dilihat, diunduh, dan disitir sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju 24. Saya ingin dokumen serta fasilitas unggah dan unduh RI LIPI dapat diakses melalui tablet atau smartphone sangat setuju setuju kurang setuju tidak setuju sangat tidak setuju
SEKALI LAGI TERIMA KASIH
51
Lampiran 2 Pedoman Wawancara Judul penelitian tesis:
Analisis dan Desain Konseptual Repositori Institusi yang Mendukung Swaarsip Peneliti di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Penelitian ini akan menggunakan wawancara semi terstruktur untuk memperjelas temuan survei kuesioner yaitu mengenai pengelolaan repositori institusi (RI) dan INTRA LIPI, kebijakan dan regulasi yang ada, serta pengalaman peneliti dalam mengakses dan mengarsipkan publikasi mereka. Pedoman ini terdiri dari 3 topik pertanyaan untuk 3 nara sumber yang berbeda. Pertanyaan umum berdasarkan temuan hasil survei yang perlu diperjelas adalah: Temuan 1. 65% responden belum pernah mendengar atau mengetahui adanya RI LIPI, 89% responden belum pernah mengaksesnya dan 78% tidak mengetahui bahwa data RI LIPI berasal dari INTRA LIPI. 2. Terkait dengan fasilitas publikasi-ku sebagai sumber data publikasi di RI LIPI, sebanyak 24% responden belum pernah mengakses, 29% responden belum pernah mengisi data di dalamnya dan diakses rerata di atas 1 bulan sekali 3. Pengarsipan publikasi dilakukan sendiri oleh 52% responden dan ada 25% responden tidak mengetahui siapa yang mengarsipkan publikasi mereka 4. Motivasi utama responden melakukan swaarsip adalah untuk publisitas (21% responden) dan ada 18% responden diwajibkan swaarsip oleh satker 5. Hambatan utama swaarsip adalah belum menjadi prioritas oleh 25% responden 6. Rerata responden mengharapkan RI LIPI ke depan ada peraturan kewajiban swaarsip, data di RI sampai dokumen teks lengkap, dapat diakses gratis oleh semua masyarakat, ada data statistik penggunaan, serta dapat diakses melaui tablet dan telepon pintar
Topik pertanyaan Bagaimana pengelolaan RI dan INTRA LIPI khususnya sosialisasi ke peneliti? Apa kelebihan dan kekurangan kedua sistem ini? Bagaimana peraturan dan kebijakan wajib simpan publikasi LIPI? Apa peran PDII dan satuan kerja dalam meningkatkan swaarsip? Menggali lebih dalam pengalaman, kebutuhan dan keinginan peneliti terhadap RI LIPI
52
Rincian pertanyaan I. Pengembangan sistem RI LIPI dan INTRA LIPI Nara sumber: Pimpinan/staf Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI 1. TGJ merupakan pengembang sistem INTRA LIPI dan RI LIPI. Bagaimana ide awal kedua sistem tersebut dibuat? Bisa diceritakan kapan mulai dikembangkan dan proses pengembangannya seperti apa? 2. Program apa yang dipakai? Apa alasan pemilihan program ini? Apa keunggulan dan fasilitas sistem yang dikembangkan? 3. Apa tujuan utama dan konsep dasar kedua sistem ini? Apakah tujuan tersebut sudah tercapai sekarang? 4. Bagaimana pengelolaan kedua sistem tersebut, terutama terkait dengan sosialisasi dan kerjasama dengan satuan kerja dan juga ke peneliti LIPI sehingga mereka bisa berperan aktif? 5. Apakah sudah ada regulasi dan kebijakan dari LIPI pusat terkait swaarsip oleh peneliti? Karena ada beberapa satuan kerja yang diwajibkan ada juga yang tidak. 6. Apakah saya bisa memperoleh data statistik penggunaan INTRA LIPI dan RI LIPI? Seperti jumlah pengakses, pengunggah, jumlah publikasi yang diunggah dan diunduh, dll.
II. Pengelolaan konten, regulasi dan kebijakan RI LIPI Nara sumber: Pimpinan/penanggung jawab RI di PDII 1. PDII sebagai dinyatakan dalam situs web RI LIPI sebagai pengelola konten, bagaimana sebenarnya peran PDII dalam pengelolaan RI LIPI? 2. PDII pernah melakukan evaluasi terhadap situs web RI LIPI yang ada sekarang, bagaimana hasil evaluasi tersebut? Apa yang perlu dipertahankan dan apa yang harus diperbaiki? 3. Ada peraturan wajib simpan (deposit) hasil penelitian oleh peneliti LIPI ke PDII, bagaimana pelaksanaan peraturan ini sekarang? Berapa banyak hasil karya peneliti LIPI yang sudah didokumentasikan oleh PDII? Apa hambatan pelaksanaan peraturan ini? 4. Apa rencana PDII terkait dengan pengembangan RI LIPI ke depan? III. Pengetahuan dan pengalam mengenai RI LIPI Nara sumber: Peneliti LIPI dengan kriteria merupakan responden survei kuisioner, jumlah publikasi di INTRA LIPI > 50%, pernah mengakses RI LIPI A. INTRA LIPI 1. Kapan biasanya Bapak/Ibu mengakses INTRA LIPI? Apa yang mendorong Bapak/Ibu mengaksesnya? 2. Fasilitas yang paling sering Bapak Ibu akses di dalamnya? Apa fasilitas yang paling menurut Bapak/Ibu paling menarik dan paling penting? 3. Berdasarkan pengalaman Bapak/Ibu, bagaimana tampilan situs web INTRA LIPI?
53
4. Apakah Bapak/Ibu pernah mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi di INTRA LIPI? B. Swaarsip di publikasi-ku 1. Apakah Bapak/Ibu selalu mengakses publikasi-ku setiap masuk ke INTRA LIPI? 2. Darimana Bapak/Ibu mengetahui adanya fasilitas publikasi-ku INTRA LIPI? 3. Kapan Bapak/Ibu mulai mengisi atau mengunggah data publikasi di dalamnya? 4. Berapa banyak publikasi Bapak/Ibu yang sudah diarsipkan di INTRA LIPI? Kalau belum semua, apa yang menghambat Bapak/Ibu mengarsipkan semua publikasi di sana? 5. Apakah ada publikasi Bapak/Ibu yang diarsipkan oleh orang lain di publikasi-ku misal pustakawan atau staf satuan kerja? 6. Apa yang mendorong Bapak/Ibu mengarsipkan publikasi di sana? 7. Apakah pimpinan atau satuan kerja mewajibkan Bapak/Ibu mengarsipkan publikasi di sana? C. RI LIPI 1. Darimana Bapak/Ibu mengetahui situs web RI LIPI? 2. Pertama kali Bapak/Ibu mengakses RI LIPI untuk tujuan apa? 3. Apakah Bapak/Ibu pernah mengecek keberadaan publikasi Bapak/Ibu di sana? 4. Apakah Bapak/Ibu mengetahui siapa yang memasukkan data publikasi Bapak/Ibu di sana? 5. Berdasarkan pengalaman Bapak/Ibu, bagaimana tampilan situs web RI LIPI? 6. Apakah Bapak/Ibu pernah mencoba mencari informasi disana? Bagaimana fasilitas pencarian datanya? Apakah Bapak/Ibu menemukan informasi yang Bapak/Ibu inginkan? 7. Publikasi di RI LIPI sebagian besar hanya bibliografi tanpa dokumen teks lengkap, menurut Bapak Ibu sebaiknya seperti apa? 8. Apa yang Bapak/Ibu ketahui mengenai copyright publikasi? Apakah Bapak/Ibu pernah punya pengalaman mengenai hal ini? 9. Menurut Bapak/Ibu, fasilitas apa yang perlu ditambahkan di RI LIPI? 10. Apakah Bapak/Ibu pernah mengakses RI lain? Bagaimana menurut Bapak/Ibu RI tersebut dibandingkan RI LIPI?
54
Form Transkrip Pewawancara:
Data dan lokasi wawancara:
Data nara sumber Nama: Organisasi:
No HP dan email nara sumber:
Apakah wawancara direkam? Ya
Tidak
Persetujuan direkam: Lisan
Nara sumber (8 orang) 1. Pimpinan/staf Tim Gabungan Jaringan (TGJ) LIPI 2. Pimpinan/penanggung jawab RI di PDII (2 orang) 3. Peneliti yang memenuhi kriteria ada 5 berasal dari: UPT LUTPMB Liwa Lampung (Peneliti muda) UPT BPPTK Yogya (Peneliti madya) UPT BKT Kebun Raya Cibodas (Peneliti muda) PDII Jakarta (Peneliti madya) P2 Informatika Bandung (Peneliti muda)
nara
sumber
Tertulis
untuk
55
RIWAYAT HIDUP Nama : Tempat, Tanggal Lahir : Telepon/HP : Alamat Kantor :
Yaniasih Madiun, 13 Juli 1983 085693474697 Gedung PDII LIPI Jl. Gatot Subroto No 10 Jakarta Telepon : 021 5733465 ext. 3405 Email :
[email protected];
[email protected] Pekerjaan : Peneliti Ilmu Informasi dan Perpustakaan Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (PDII LIPI) Publikasi : 1. Yaniasih. 2014. Evidence-based Library Management: Urgensi dan Tantangan Penerapannya di Indonesia. BACA: Jurnal Dokumentasi, Informasi dan Perpustakaan 35 (2): 15-20 2. Yaniasih, Ratnayani, Ariani D, McDonald F, Short S. 2014. Peningkatan Ketahanan Pangan Melalui Sistem Pangan Lokal dan Teknologi Informasi: Studi di Kabupaten Bantul dan Gunungkidul. Dalam: Windrawan P dan Purwaningrum F (Eds.). Sistem Pengetahuan dan Desentralisasi Kesehatan di Indonesia : Kajian Multidisiplin. Yogyakarta (ID): Total Media (pp. 24-39) 3. Yaniasih, Subakti A. 2013. Urgensi dan Kelayakan Operasional Pengembangan Database Kepakaran Bidang Ilmu Informasi dan Perpustakaan. Visi Pustaka 15 (3): 201-205 4. Yaniasih. 2013. Analisis dampak ketersediaan sumber daya informasi elektronik database online terhadap produktivitas publikasi internasional Indonesia. Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI) 6: 101-116. Malang 12-14 November. 5. Yaniasih. 2013. Evaluasi Konten, Akses, dan Fasilitas Penelusuran pada Repositori Institusi Institut Pertanian Bogor. Visi Pustaka 15 (1): 54-59 6. Purwaningrum F, Evers HD, Yaniasih. 2012. Knowledge Flow in the Academia-industry Collaboration or Supply Chain Linkage? Case Study of the Automotive Industries in the Jababeka Cluster. Procedia - Social and Behavioral Sciences 52:62-71 7. Yaniasih, Mahmudi, Hartinah S, Lastiwi DT, Marzuki R. 2012. Antara Open Access dan Langganan: Perkembangan Pola Penyebaran Informasi Ilmiah di Lembaga Penelitian dan Universitas di Indonesia. Konferensi Perpustakaan Digital Indonesia (KPDI 5): 149-157. Labuan Bajo, 16-19 Oktober 8. Yaniasih, Mahmudi, Hartinah S, Lastiwi DT, Marzuki R. 2012. Involving Library in Research: Case Study of Research Library and Subject Librarian in Indonesian Institute of Sciences. International Conference & Workshop “Making you know”. Depok 19 Oktober. 9. Mahmudi, Yaniasih, Lastiwi DT. 2012. Scientific Information for Supporting Industry and Entrepreneurship: Learning from Information Services at Center for Scientific Documentation and Information. International Seminar on. Enhancing Grassroots Innovation. Competitiveness for Poverty Alleviation (EGICPA). Yogyakarta 18 Oktober.
56
10. Farah Purwaningrum, Yaniasih, Lastiwi DT, Yoganingrum A, Ariani D, McDonald F, Short SD. 2009. Translating Scientific Knowledge to Policy: Comparison of Barriers to Evidence Based Decision Making in Nutritional Policy in The District of Bantul and Gunungkidul. National seminar Development of Technology Based Local Raw Materials. Yogyakarta, 2 December. 11. Yoganingrum A, Yaniasih. 2009. Sistem Manajemen Informasi Kesehatan untuk Penanggulangan Masalah Gizi Balita dan Ibu Hamil di Bantul. Seminar Nasional Sistem Informasi Bagi Pembangunan Daerah. Jogjakarta, 2 November.
