Amsterdam Business School
Rapporteren op het gebied van duurzaamheid binnen een publieke organisatie Onderzoek uitgevoerd bij Rijkswaterstaat
Naam: Daan Hoogewerf Student nummer: 0237507 Datum: 25-01-2013 MSc Accountancy & Control, specialization Accountancy Faculty of Economics and Business, University of Amsterdam Supervisor: drs. R.S. Boomsma
2
Dankwoord Met dit dankwoord wil ik me graag richten tot iedereen die geholpen heeft met het tot stand komen van mijn scriptie. Zonder de steun en inspanning van deze personen zou ik mijn scriptie niet hebben kunnen maken. Als eerste richt ik graag een dankwoord aan Roel Boomsma voor zijn kritische blik en constante begeleiding tijdens het schrijven van mijn scriptie. Zijn opmerking en tips hebben mij erg geholpen. Ook wil ik graag alle collega’s die ik heb mogen interviewen bedanken voor hun tijd en het verschaffen van informatie welke ik heb kunnen gebruiken in mijn onderzoek. In het bijzonder wil ik Bert Roodhof bedanken voor zijn steun en feedback tijdens dit proces. Als laatste wil ik vooral mijn vrouw Nancy Hoogewerf en mijn zoon Mees Hoogewerf bedanken voor hun steun en toeverlaat.
Daan Hoogewerf Beverwijk, 25 januari 2013
3
Abstract The reason for this research is the growing interest in sustainability reporting of organizations (Owen, 2001). Thereby there is also little research conducted within public organizations and sustainability reporting in public organization is still in its infancy (Dickinson, 2005). In previous research on public organizations there is analysed what is being reported on sustainability and if public organizations report on sustainability, this research is done on organizational level (Dickinson, 2005). They also examined to which extent the guidelines for sustainability reporting of the GRI (2005 and 2006) are followed within public organizations (Guthrie et al, 2008). The coverage on sustainability, according to Farneti et al. (2009) is focused on internal stakeholders and the annual report of public organizations is the only report in which sustainability is reflected (Guthrie et al, 2008). This research will therefore answer the question of what is reported in project organizations within Rijkswaterstaat on sustainability. In addition, it examines the influence of stakeholders on sustainability in project organizations at Rijkswaterstaat and which business processes within a project organization are responsible for sustainability reports. It is further investigated whether these sustainability reports match the GRI guidelines (GRI 2005 and GRI 2006). The research was carried out through a case study containing 4 project organizations within Rijkswaterstaat. Within this case study are 7 elaborated and analysed interviews and there is research conducted on reports of Rijkswaterstaat where sustainability is a part of. To understand the results the research used the legitimacy theory and stakeholder theory, with a focus on stakeholder engagement as discussed in O'Dwyer (2003) and Owen (2001). The investigation has shown that sustainability can be found in a variety of reports however, there are no separate sustainability reports. In addition, the influence of stakeholders is significant within the project organizations of Rijkswaterstaat. The impact is reflected in the reports where sustainability is part of and how sustainability is included in a project's strategy at Rijkswaterstaat. The aim is to cooperate with stakeholders to ensure sustainability. The influence of stakeholders is reflected in the initial phase of a project, furthermore the stakeholder has a direct influence on the decisions of a project organization and how the project is produced. The involvement of stakeholders has a direct influence on the processes and activities of the project organizations. However, the government is very determinative to which extent sustainability is applied. If there is no priority established by the government in the field of sustainability in projects and thus not part of the scope of a project, sustainability is considered minimal and will not be reported. An average of 41.1% of the indicators of the GRI (2005 and 2006) was 4
mentioned within the Environmental Impact Report (Milieu-effectrapportage) and in the annual report of Rijkswaterstaat. This research contributes to the existing literature on sustainability and sustainability reports in public organizations, because this study focuses on a part of an organization and not on the entire organization. Secondly, we investigated how significant the stakeholder engagement is in the field of sustainability and sustainability reports. The stakeholders engagement is mentioned minimal in previous literature on public organizations, these studies were mainly focused on what, why and where there is reported on sustainability. Thirdly, this research contributes to gain insight on how a public organization in the Netherlands reports in the field of sustainability and how significant stakeholder engagement is.
5
Samenvatting Aanleiding voor dit onderzoek is de groeiende belangstelling in duurzaamheidsrapportages van organisaties (Owen, 2001). Daarnaast is er nog weinig onderzoek uitgevoerd binnen publieke organisaties, duurzaamheidsrapportages staan bij publieke organisatie nog in de kinderschoenen (Dickinson, 2005). In voorgaand onderzoek bij publieke organisatie is er geanalyseerd naar wat er wordt gerapporteerd en of er gerapporteerd wordt op het gebied van duurzaamheid op organisatie niveau (Dickinson, 2005). Daarnaast is onderzocht in hoeverre de richtlijnen van de GRI (2005 en 2006) binnen publieke organisaties worden gevolgd (Guthrie et al, 2008). De berichtgeving op het gebied van duurzaamheid is volgens Farneti et al. (2009) voornamelijk gericht op interne stakeholders en is het jaar verslag van publieke organisaties de enige rapportage waarin duurzaamheid is terug te zien (Guthrie et al., 2008). Met dit onderzoek wordt daarom antwoord gegeven op de vraag wat er bij projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast wordt er ingegaan op de invloed van stakeholders op duurzaamheid binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat en welke bedrijfsprocessen binnen een projectorganisatie verantwoordelijk zijn voor
de
duurzaamheidsrapportages.
Verder
wordt
er
onderzocht
of
deze
duurzaamheidsrapportages overeenkomen met de richtlijnen (GRI 2005 en GRI 2006) afgegeven door de GRI. Het onderzoek is uitgevoerd door middel van een casestudie bestaand uit 4 projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat. Binnen deze casestudie zijn 7 interviews uitgewerkt en geanalyseerd en is er documentonderzoek uitgevoerd op rapportages van Rijkswaterstaat waar duurzaamheid onderdeel van uitmaakt. Om de resultaten van het onderzoek te analyseren is gebruik gemaakt van de legitimiteitstheorie en de stakeholderstheorie, met daarbij een focus op de betrokkenheid van stakeholders ‘stakeholder engagement’ zoals besproken in O’Dwyer (2003) en Owen (2001). Uit het onderzoek is gebleken dat duurzaamheid in veel verschillende rapportages is terug te vinden, echter er bestaan geen aparte duurzaamheidsrapportages. Daarnaast is de invloed van stakeholders zeer groot binnen de projectorganisaties van Rijkswaterstaat. De invloed is terug te zien in de rapportages waar duurzaamheid onderdeel van uitmaakt en hoe duurzaamheid wordt meegenomen in een project. De strategie van Rijkswaterstaat is er op gericht om in 6
samenwerking met de stakeholders duurzaamheid te waarborgen. De invloed van stakeholders is terug te zien in de beginfase van een project, daarbij heeft de stakeholder direct invloed op de beslissingen die een projectorganisatie neemt en hoe er geproduceerd wordt. De betrokkenheid van de stakeholders heeft ook direct invloed op hoe de processen en werkzaamheden van de projectorganisaties zijn ingericht. Echter de overheid is zeer bepalend in welke mate duurzaamheid wordt toegepast. Wanneer er geen prioriteit wordt gelegd door de overheid op het gebied van duurzaamheid bij projecten en het daarmee geen onderdeel uit maakt van de scope (doelstellingen) van een project, wordt duurzaamheid minimaal meegenomen en wordt er niet op gerapporteerd. Gemiddeld worden 41,1% van de indicatoren van de GRI (2005 en 2006) benoemd in de Milieu-effectrapportage en het jaarbericht van Rijkswaterstaat. Dit onderzoek draagt bij aan bestaande literatuur op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsrapportage bij publieke organisaties, omdat dit onderzoek zich richt op een onderdeel van een organisatie, namelijk projectorganisaties. Ten tweede is er onderzocht hoe groot de betrokkenheid is van de stakeholders op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages. De betrokkenheid van stakeholders is in voorgaande literatuur minimaal meegenomen, deze onderzoeken waren voornamelijk gericht op wat, waarom en waar er wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid. Ten derde draagt dit onderzoek bij om inzicht te krijgen in hoe een publieke organisatie in Nederland rapporteert op het gebied van duurzaamheid en hoe groot de betrokkenheid is van stakeholders.
7
Index 1. Introductie ............................................................................................................................................. 10 1.2 Bijdrage onderzoek ........................................................................................................................ 12 1.3 Onderzoeksvraag ........................................................................................................................... 14 2. Literatuur review ................................................................................................................................... 15 2.1 Duurzaamheidsrapportages binnen publieke organisaties ....................................................... 18 2.2 Betrokkenheid stakeholders bij duurzaamheidsrapportages.................................................... 19 3. Theorie ................................................................................................................................................... 20 3.1 Legititmiteitstheorie ....................................................................................................................... 20 3.2 Stakeholderstheorie........................................................................................................................ 21 3.3 Stakeholdersbetrokkenheid........................................................................................................... 22 4. Methode ................................................................................................................................................. 23 4.1 De case ............................................................................................................................................ 23 4.1.1 Schiphol Amsterdam Almere (SAA) ................................................................................ 25 4.1.2 Zeetoegang IJmuiden ......................................................................................................... 25 4.1.3 Omlegging A9 Badhoevedorp .......................................................................................... 25 4.1.4 Walradar ............................................................................................................................... 26 4.2 Kwalitatief onderzoek ................................................................................................................... 26 4.3 Casestudie........................................................................................................................................ 27 4.4 Documentonderzoek ..................................................................................................................... 28 4.5 Interviews ........................................................................................................................................ 30 5. Resultaten............................................................................................................................................... 32 5.1 Ervaringen met betrekking tot duurzaamheid in dagelijkse werkzaamheden ....................... 32 5.2 Duurzaamheidsrapportages binnen Rijkswaterstaat ................................................................. 36 5.3 In hoeverre komen de rapportages overeen met de GRI richtlijnen ..................................... 42 5.4 Invloed van stakeholder op duurzaamheid ................................................................................ 46 5.5 Bedrijfsprocessen verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportages ................................... 48 8
5.6 Interne doelstellingen .................................................................................................................... 49 6. Discussie ................................................................................................................................................ 52 7. Conclusie ................................................................................................................................................ 54 Literatuur .................................................................................................................................................... 56 Bijlage 1: Interview vragen voor de projectmanager en omgevingsmanagers. ................................ 62 Bijlage 2: Geïnterviewde medewerkers .................................................................................................. 64 Bijlage 3: Beschrijving indicatoren,......................................................................................................... 65
9
1. Introductie In Nederland is de consument steeds meer bezig met duurzaam leven en consumeren. Daarbij wordt ook gekeken naar de bedrijven die de producten produceren (Boersema, 2012 en Owen, 2001). Voor een organisatie is het belangrijk om te rapporteren aan haar stakeholders hoe duurzaam zij produceren, dit kan namelijk direct invloed hebben op hun winstgevendheid (Sinkin et al 2008). Met rapporteren op het gebied van duurzaamheid wordt in dit onderzoek bedoeld: het rapporteren van sociale-, economische- en omgevingsgerichte informatie. Internationaal is er een grote behoefte binnen organisaties om te rapporteren over de sociale en ecologische gevolgen van de bedrijfsvoering. Dit geldt voor commerciële bedrijven, maar ook voor non-profit - en publieke organisaties. Een studie van KPMG (2011) heeft aangetoond dat 95 procent van de top 250 organisaties uit de Global Fortune 500 rapporteert over duurzaamheid. In de afgelopen jaren is er een grote stijging te zien in het aantal bedrijven dat rapporteert op het gebied van duurzaamheid (Gray, 2006). Dit is ook terug te zien in de studie van KPMG uit 2002 waar het percentage van de top 250 organisaties uit de Global Fortune 500 50% lager was in vergelijking met 2011. Onderzoek van Ball en Grubnic (2007) toont aan dat binnen overheden deze stijging echter niet kan worden waargenomen. Ball en Grubnic (2007) geven aan dat er een groot verschil bestaat tussen commerciële bedrijven en publieke organisaties. Commerciële organisaties hebben in kwantiteit en kwaliteit een grote voorsprong in het rapporteren op het gebied van duurzaamheid. Dickinson (2005) geeft aan dat het rapporteren op duurzaamheid bij publieke organisatie nog in de kinderschoenen staat, terwijl commerciële organisaties gestaag doorgroeien in de berichtgeving met betrekking tot duurzaamheid. Volgens Ball en Grubnic (2007) is dit een ongewilde situatie en wordt er aangegeven dat het juist voor publieke organisaties belangrijk is om te zorgen voor sociaal welzijn en juridische gelijkheid. In de “GRI Reporting in Government Agencies”
rapportage
(GRI,
2010)
wordt
aangegeven
dat
1,7%
van
alle
duurzaamheidsrapportages uit 2009 betrekking hebben op publieke organisaties, terwijl volgens Ball en Grubnic (2007) 40% van alle economische activiteiten voortkomen uit publieke organisaties. Hiermee wordt aangetoond dat het verschil in kwantiteit tussen commerciële bedrijven en publieke organisaties groot is. Er is relatief weinig wetenschappelijk onderzoek gedaan naar wat publieke organisaties rapporteren op het gebied van duurzaamheid en hoe deze rapportage tot stand komen (Farneti et al., 2009). Wetenschappelijk onderzoek dat wel gekeken heeft naar het onderwerp van dit onderzoek zijn: Dickinson (2005), Ball en Grubnic (2007), Guthrie en Farneti (2008) & Farneti
10
en Guthrie (2009). Het doel van dit onderzoek is daarom om inzicht te krijgen in wat er gerapporteerd wordt op het gebied van duurzaamheid en hoe deze berichtgeving tot stand komt binnen een publieke organisatie in Nederland. Dit inzicht wordt behaald door middel van het uitvoeren van een casestudie, die bestaat uit het afnemen en analyseren van interviews met verschillende managers en documentonderzoek bij een publieke organisatie in Nederland, i.e. Rijkswaterstaat (Ministerie van Infrastructuur en Milieu). Rijkswaterstaat is binnen de Nederlandse overheid één van de grootste uitvoerende agentschappen en is verantwoordelijk voor het wegennet, de waterwegen en de watersystemen. Een agentschap is een zelfstandig onderdeel van een ministerie dat een eigen beheer voert. In de miljoenennota van 2012 is 10,7 miljard van de 257,4 miljard euro bestemd voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, dit is ruim 4% van de begroting (Miljoenennota, 2012). In dit onderzoek wordt onderzocht wat er gerapporteerd wordt op het gebied van duurzaamheid binnen Rijkswaterstaat en of deze berichtgeving overeenkomt met de richtlijnen, het neergezette raamwerk van de Global Rapporting Initiative (GRI, 2006). Daarnaast wordt ook gekeken welke bedrijfsprocessen binnen Rijkswaterstaat een bijdrage leveren aan de totstandkoming van een duurzaamheidsrapportage en welke invloed belanghebbende (stakeholders) hebben op de inhoud van de duurzaamheidsrapportages. Voorbeelden van stakeholders van Rijkswaterstaat zijn: weggebruikers, omwonenden, natuurorganisaties, de overheid, provincies, gemeentes en waterschappen. Stakeholders worden per project bepaald en zijn niet altijd hetzelfde. Omdat het begrip stakeholder zeer breed is wordt in dit onderzoek met de stakeholder bedoeld alle mogelijke betrokken en niet alleen de belanghebbende die invloed kunnen uitoefenen op projectorganisaties van Rijkswaterstaat. De betrokkenheid van stakeholders is in dit onderzoek meegenomen omdat, wanneer je onderzoek uitvoert naar verslaglegging met betrekking tot duurzaamheid, de invloed van de stakeholders een belangrijk onderdeel is van de duurzaamheidsrapportage (Deegan et al 2006). Binnen Rijkswaterstaat zal gekeken worden naar de berichtgeving van projectorganisaties op het gebied van duurzaamheid. De keuze om te kijken naar de projectorganisaties van Rijkswaterstaat is gemaakt omdat de projectorganisatie direct in contact staan met de stakeholders van Rijkswaterstaat. In dit onderzoek wordt onder een projectorganisatie verstaan: het geheel van taken en verantwoordelijkheden die worden ingevuld om tot een eindresultaat van een project te komen (Kaldewaij, 2011). De aanpak om naar projectorganisaties binnen een publieke organisatie te kijken verschilt met de tot nu toe uitgebrachte wetenschappelijke onderzoeken. Voorgaande wetenschappelijke onderzoeken hebben zich beperkt tot de verslaglegging op het 11
gebied van duurzaamheid over de gehele organisatie van een publieke organisatie in een jaarverslag (Farneti en Guthrie 2009; Guthrie en Farneti 2008). Binnen Rijkswaterstaat zijn in 2011 een aantal doelen gesteld om duurzamer te gaan werken. Deze doelen hebben betrekking op de gehele Rijkswaterstaat organisatie:
20 % CO2-reductie in 2020 vergeleken met 1990,
Aandeel duurzame energie in 2020 verhogen van circa 2 % nu naar 14 % van het totale energiegebruik,
Doelstelling duurzaam inkopen– Rijksoverheid koopt vanaf 2010 100 % duurzaam in (IenM, 2012f)
Deze doelstellingen zijn door de diensten van Rijkswaterstaat overgenomen in hun managementcontracten. In een managementcontract staan de doelstellingen en targets van een dienst voor een jaar, met daarin een vooruitzicht voor de komende vijf jaar. De doelstellingen met betrekking tot duurzaamheid die in het managementcontract staan zijn voor elke dienst gelijk en komen overeen met de doelstellingen die landelijk zijn gesteld. Het is belangrijk en noodzakelijk dat Rijkswaterstaat de stand van zaken met betrekking tot de doelstellingen communiceert naar haar stakeholders (Ball en Grubnic, 2007). Daarnaast wordt binnen Rijkswaterstaat per project een Milieu-Effectrapportage (MER) opgesteld, in deze rapportage wordt gerapporteerd op verschillende punten op het gebied van duurzaamheid. De Milieu-Effectrapportage is verbonden aan Europese richtlijnen, die in de Nederlandse Wet Milieubeheer en het Besluit Milieueffectrapportage (1994) zijn geïmplementeerd. Omdat de Milieu-Effectrapportage aan het begin van het project wordt opgesteld is het belangrijk om te kijken hoe een projectorganisatie in de loop van het project rapporteert op het gebied van duurzaamheid en op welke manier dit gecommuniceerd wordt naar haar stakeholders.
1.2 Bijdrage onderzoek Zoals hierboven beschreven zijn veel van de voorafgaande onderzoeken op het gebied van duurzaamheidsverslaggeving uitgevoerd in Australië (Farneti en Guthrie 2009; Guthrie en Farneti 2008). Reden waarom veel van de voorafgaande onderzoeken zijn uitgevoerd in Australië komt voort uit het feit dat de organisatie van de GRI die zich richt op de publieke sector
12
gevestigd is in Melbourne. Buiten Australië zijn maar een beperkt aantal wetenschappelijke onderzoeken uitgevoerd op het gebied van duurzaamheid bij publieke organisaties. Om deze reden draagt dit onderzoek bij om inzicht te krijgen in hoe de Nederlandse overheid en daarbij gericht op Rijkswaterstaat, verslag doet over duurzaamheid. Daarnaast is er in voorgaande onderzoeken gekeken naar een organisatie als geheel en is er niet gekeken op projectniveau. Dit onderzoek geeft inzicht in de ontwikkeling van een duurzaamheidsrapportage binnen Rijkswaterstaat op projectorganisatie niveau. In voorafgaand onderzoek naar duurzaamheidsrapportages is niet diep ingegaan op de betrokkenheid van stakeholders binnen publieke organisatie en is er vooral gekeken naar wat er gerapporteerd wordt. Dit onderzoek wil inzicht geven in welke invloed stakeholders hebben op duurzaamheidsrapportages binnen een publieke organisatie, namelijk Rijkswaterstaat, in Nederland. Duurzaamheidsverslaggeving staat bij publieke organisaties en ook bij Rijkswaterstaat nog in de kinderschoenen (Dickinson, 2005). Dit onderzoek kan als een katalysator dienen binnen Rijkswaterstaat om
duurzaamheidsverslaggeving binnen de organisatie neer te zetten. Als
projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat heb je met veel verschillende stakeholders te maken. Het is daarom zeer belangrijk om een goede duurzaamheidsrapportage te hebben en daarmee te communiceren naar je stakeholders. In het onderzoek binnen publieke organisaties Farneti et al. (2009), is geconcludeerd dat een overheidsinstantie rapporteert op het gebied van duurzaamheid om vooral interne stakeholders te informeren. Dit onderzoek zal bijdragen aan de ontwikkeling en/of verbetering van de manier van rapporteren over duurzaamheid binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat. Daarnaast geeft het onderzoek inzicht in hoeverre de rapportages van Rijkswaterstaat aansluiten op de richtlijnen de van de GRI (2005 en 2006) en welke invloed stakeholders hebben op de verslaggeving over duurzaamheid binnen publieke organisaties
13
1.3 Onderzoeksvraag Kenmerkend voor dit onderzoek is dat het uitgevoerd wordt binnen Nederland en dat het gericht is op duurzaamheidsverslaggeving binnen projectorganisaties en niet op organisatie niveau. De onderzoeksvraag die hierop aansluit en van toepassing is op dit onderzoek is: In hoeverre wordt er gerapporteerd binnen projectorganisaties op het gebied van duurzaamheid bij de publieke organisatie Rijkswaterstaat? Deelvragen die binnen dit onderzoek worden behandeld zijn: In hoeverre komen de duurzaamheidsrapportages van projectorganisaties van Rijkswaterstaat overeen met de richtlijnen van de Global Reporting Initiative (GRI)? In hoeverre hebben stakeholders invloed op de inhoud van een duurzaamheidsrapportage binnen een projectorganisatie bij Rijkswaterstaat? In hoeverre vormen bedrijfsprocessen binnen een projectorganisatie van Rijkswaterstaat een bijdrage aan de duurzaamheidsrapportage? De indeling van de scriptie is als volgt gestructureerd. In hoofdstuk 2 zal inzicht gegeven worden in wat er in voorgaande wetenschappelijke artikelen is geschreven over duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages binnen publieke organisaties. In hoofstuk 3 zal inzicht gegeven worden in de bestaande theorieën die worden toegepast op dit onderzoek. In hoofdstuk 4 wordt de methode van onderzoek beschreven en een beschrijving gegeven van de onderzochte case. In hoofdstuk 5 worden de belangrijkste resultaten besproken uit het onderzoek die voortkomen uit de analyse. In hoofdstuk 6 zal er een discussie zijn waar de resultaten uit het onderzoek afgezet worden tegenover de behandelde theorieën. Als laatste zal er een conclusie gegeven worden over het onderzoek met mogelijke suggesties voor toekomstig onderzoek.
14
2. Literatuur review Het begrip duurzaamheid wordt in vele wetenschappelijke artikelen beschreven. Hieronder zijn een aantal van deze begrippen weergegeven. Als eerste het begrip met betrekking tot duurzaamheid als omschreven in de Brundtland rapportage (WCED, 1987): “het voldoen aan de huidige behoefte zonder de behoefte van toekomstige generaties in gevaar te brengen”. Een andere definitie is: “het verbeteren van de kwaliteit van het bestaan en daarbij de capaciteit van de bijdragende ecosystemen in de gaten houden” (IUCN, 1991). The Earth Charter Initiative (2000) spreekt over een duurzame samenleving gericht op respect voor natuur, universele mensen rechten, economische gelijkheid en vrede. Vanaf de jaren zestig en zeventig is er vernieuwde aandacht voor het begrip duurzaamheid waarneembaar. Een voorbeeld hiervan is de in 1972 gehouden UN Conferentie met betrekking tot de Human Environment. Tijdens deze conferentie werd gesproken over de relatie tussen het milieu en de sociaal economische onderwerpen zoals armoede en onderontwikkeling 1 . De behoefte om te rapporteren op het gebied van duurzaamheid is ontstaan in de jaren 80, op het moment dat uitstootgegevens van verschillende organisaties werden gepubliceerd. Deze publicaties werden gedaan op basis van de US 1987 Superfund Amendments and Reauthorization Act (SARA). De publicaties van uitstootgegevens waren vooral gericht op de chemische industrie. Om de winstgevendheid van de organisaties niet in gevaar te brengen door de publicaties, gingen organisaties rapporteren over non-financiële onderdelen, zoals duurzaamheid, interne processen en sociale verantwoordelijkheid. De reden om te rapporteren over duurzaamheid komt daarmee mede voort uit het idee dat organisaties de rapportages kunnen gebruiken als een legitimiteitstool, organisaties rapporteren wat de samenleving wil zien/verwacht (Adams, 2004). De behoefte aan richtlijnen voor duurzaamheidsrapportages is ontstaan nadat is gebleken dat het traditionele financiële verslagleggingsraamwerk een incompleet beeld gaf over de prestaties van een organisatie (Gray et al., 1993; Deegan, 2005). De richtlijnen voor duurzaamheidsrapportages die nu beschikbaar zijn, zijn vrijwillig toepasbaar (Guthrie et al, 2008). Er bestaat dus geen verplichting voor organisaties om over duurzaamheid te rapporteren. Zoals beschreven door Adams (2004) wordt de duurzaamheidsrapportage gebruikt als een legitimiteitstool om zo te voldoen aan de verwachtingen van de stakeholders. Onder stakeholders wordt verstaan:
1
United Nations Conference on the Human Environment, Stockholm, 1972 15
shareholders, overheden, politieke groeperingen, milieuorganisaties, financiers, omgeving, werknemers, klanten en leveranciers (Freeman et al., 1983). Verwachtingen zijn echter per stakeholder verschillend. Voor een organisatie is het daarom belangrijk om te bepalen wie de belangrijkste stakeholders zijn. Om dit te bepalen dient er gekeken te worden naar de invloed die een stakeholder heeft. Hoe groter de invloed hoe belangrijker de stakeholder. Om meer uniformiteit in de rapportages te bewerkstellingen zijn er richtlijnen ontwikkeld voor duurzaamheidsrapportages. De meest gebruikte twee richtlijnen zijn die van de Global Reporting Initiative (GRI 2006) en The Institute of Social and Ethical Account Ability (AA1000 standaard 1995). In dit onderzoek wordt er gekeken naar de richtlijnen van de GRI, met als reden dat deze richtlijn ook een supplement heeft voor publieke organisaties (GRI 2005). Daarnaast zijn in de wetenschappelijke onderzoeken voorafgaand aan dit onderzoek (Guthrie et al. 2008; Adams 2004) ook de GRI richtlijnen gebruikt. Door de GRI richtlijnen te gebruiken voor dit onderzoek kan er een vergelijking plaats vinden tussen de onderzoeken. In de GRI richtlijnen (GRI, 2006) wordt
gesproken
over
een
triple
bottom
line
(TBL).
De
triple
bottom
line
van
duurzaamheidsverslaggeving houdt in dat de rapportage moet bestaan uit sociale-, economischeen omgevingsgerichte informatie. In veel andere onderzoeken wordt ook wel gesproken over de 3 p’s: planet, people en profit. De TBL werd voor het eerste besproken in het onderzoek van Elkington (1994). Daarin werd aangegeven dat er een belangrijke rol ligt voor de centrale overheden om deze TBL benadering toe te passen. Dit houdt in dat overheden zich ook zelf moeten richten op duurzaam ondernemen en de omgeving dienen te beschermen (Ball and Grubnic 2007). Daarnaast dienen overheden ook de TBL over te brengen naar organisaties door wet en regelgeving zoals binnen Europa door Brussel bepaald is. Op basis van de TBL zegt Silvius (2009) het volgende over duurzaamheid binnen projectorganisaties:
“Duurzaam projectmanagement is het management van de veranderingen in projectdoelstellingen, het doel van het produceren, de producten of services met in gedachten de economische, sociale en ecologische gevolgen van het project, eind product en het effect van het eindproduct”.
Volgens van den Brink (2009) dient er een omslag plaats te vinden in projectmanagement om duurzaamheid te waarborgen, er dient meer aandacht te komen voor de langere termijn en daarvoor dient ook de scope van een project bij de beginfase aangepast te worden. Om dit te bewerkstelligen dient een project de omgeving bij het project te betrekken. Daarnaast is volgens 16
van den Brink (2009) traditioneel projectmanagement alleen gericht op de organisatie van het project en de factoren die invloed hebben op de afronding en niet op factoren, zoals duurzaamheid, die geen invloed hebben op afronding van een project. Zoals hierboven wordt aangeven heeft de GRI specifieke rapporteringsrichtlijnen ontwikkeld voor de publieke sector, de GRI Sector Supplement for Public Agencies (GRI, 2005). In dit supplement wordt aangegeven dat het voor publieke organisaties belangrijk is om te berichten over duurzaamheid. Redenen om te berichten over duurzaamheid zijn het vergroten van de transparantie en accountability, versterken van organisatie doelstellingen. Ook maakt het verschaffen van informatie, een goede samenwerking met stakeholders mogelijk. Daarbij dienen publieke organisaties een rolmodel te zijn voor commerciële organisaties. Echter uit het onderzoek van Guthrie et al. (2007) is gebleken dat veel van de ontwikkelde rapportage richtlijnen en framewerken, niet aansluiten op specifieke industrieën en te algemeen zijn. De resultaten uit het onderzoek laten zien dat de GRI richtlijnen aangepast dienen te worden op specifieke industrieën. In veel van de voorafgaande wetenschappelijke onderzoeken naar duurzaamheidsrapportages is vooral gekeken naar commerciële bedrijven en niet zo zeer naar duurzaamheidsrapportages binnen publieke organisaties (Ball and Grubnic, 2007; Dickinson, 2005). Binnen de onderzoeken naar duurzaamheidsrapportages bij commerciële bedrijven zijn verschillende thema’s onderzocht. In het onderzoek van Solomon en Solomon (2006) wordt onderzocht welke invloed duurzaamheidsrapportages hebben op de beslissingen van beleggers. In het onderzoek van Adams (2004) is gekeken naar de inhoud van een duurzaamheidsrapportage betrekking hebbend op een commercieel bedrijf. In dit onderzoek is gekeken of de duurzaamheidsrapportage van een organisatie overeenkomt met de richtlijnen afgegeven door de GRI, het Institut of Social en Ethical Accountability (AccountAbility) en de eigen richtlijnen die zijn afgegeven door de industrie
zelf.
Daarnaast
heeft
Adams
(2007)
onderzocht
welke
bedrijfsprocessen
verantwoordelijk zijn voor totstandkoming van een duurzaamheidsrapportage en welke belemmeringen er zijn bij de totstandkoming van een duurzaamheidsrapportage. Deegan en Blomquist (2006) onderzochten de invloed van stakeholders op de wijze van rapporteren over duurzaamheid en keken welk effect de druk van lobby groepen heeft op de activiteiten van een organisatie. Als laatste is in het onderzoek van O’Dwyer et al. (2012) een analyse uitgevoerd op de onderliggende processen van duurzaamheids assurance die leiden tot een betere betrouwbaarheid van duurzaamheidsrapportages, bekeken van uit de gebruikers van duurzaamheidsrapportages.
17
Hieronder staat kort beschreven welke thema’s er zijn behandeld en welke voorgaande onderzoeken er zijn uitgevoerd binnen publieke organisatie op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsverslaggeving.
2.1 Duurzaamheidsrapportages binnen publieke organisaties Uit de resultaten uit het wetenschappelijk onderzoek van Dickinson (2005) blijkt 67% van de ondervraagde publieke organisaties extern- of wel intern te rapporteren op het gebied van duurzaamheid. Informatie op het gebied van duurzaamheid is terug te vinden in verschillende rapportages. Voorbeelden van rapportages waar informatie met betrekking tot duurzaamheid terug te vinden zijn: jaarverslagen, als bijlage bij het jaarverslag en op zich zelf staande duurzaamheidsrapportages. Guthrie et al. (2008) geven in hun onderzoek aan dat publieke organisaties heel verschillend rapporteren op basis van de GRI richtlijnen en dat het jaarrapport van de publieke organisatie bijna het enige rapport is waar een aanvullende rapportage gegeven wordt als het gaat om duurzaamheid. In het onderzoek van Farneti et al. (2009) wordt ingegaan op het nut en de noodzaak van een duurzaamheidsrapportage binnen een publieke organisatie. Aangegeven wordt dat voorafgaand wetenschappelijk onderzoek vooral gericht is op commerciële organisaties en er weinig interesse is in de totstandkoming van duurzaamheidsrapportages binnen publieke organisaties. Op basis van semigestructureerde interviews binnen verschillende organisaties is naar voren gekomen dat duurzaamheidsrapportages aan de hand van de meest actuele GRI richtlijnen worden opgesteld en voornamelijk gericht zijn op interne stakeholders, zoals: directies, personeel en bestuurlijke partners. Het jaarverslag is de enige rapportage waarin over duurzaamheid wordt bericht. De aanleiding tot het rapporteren over duurzaamheid komt voornamelijk uit individuele acties van medewerkers. Ball and Grubnic (2007) geven aan dat 40 procent van alle economische activiteiten voort komen uit publieke organisaties en daarmee een grote impact hebben op de omgeving, samenleving en economie. Daarnaast wordt aangegeven dat het voor publieke organisaties belangrijk is om te zorgen voor sociaal welzijn en juridische gelijkheid. Tevens is het belangrijk dat mensen worden geïnformeerd over wat publieke organisaties allemaal doen. Het is niet dat de mensen niet geïnteresseerd zijn, maar dat ze niet geïnformeerd worden. Publieke organisaties dienen een drijfveer te zijn voor de samenleving om duurzaam te leven.
18
Binnen dit onderzoek wordt er gekeken naar de betrokkenheid van de stakeholders op duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages binnen een publieke organisatie. Het is daarom van belang om te kijken naar voorgaand onderzoek over de betrokkenheid van stakeholders. Dit omdat naar verwachting de betrokkenheid van stakeholders groter is bij publieke organisaties dan bij commerciële organisaties. Hieronder worden twee onderzoeken beschreven die zich richten op de betrokkenheid van stakeholders bij duurzaamheidsrapportages.
2.2 Betrokkenheid stakeholders bij duurzaamheidsrapportages In het onderzoek van O’dwyer et al. (2005) wordt de invloed van niet-financiële stakeholders op duurzaamheidsrapportages geanalyseerd. Daarbij wordt gekeken naar een groep niet-financiële stakeholders van NGO’s (non-governmental organisations). Uit het onderzoek is naar voren gekomen dat stakeholders grote behoefte hebben om geïnformeerd te worden over hoe duurzaam een organisatie zijn werkzaamheden uitvoert en dat de organisatie dit moet afstemmen met de stakeholders. Deze afstemming en verifiëring vinden voornamelijk plaats op de duurzaamheidsrapportages, die als bijlage bij het jaarverslag zitten of op afzonderlijke duurzaamheidsrapportages. Echter de manier hoe duurzaamheidsrapportages nu worden opgesteld is niet efficiënt en de betrokkenheid van stakeholders is nog onvoldoende. Hierdoor schiet
de
geloofwaardigheid
en
de
volledigheid
te
kort
op
het
gebied
van
duurzaamheidsrapportages. O’dwyer et al. (2005) geeft wel aan dat er kansen liggen om met behulp van stakeholders en hun betrokkenheid, duurzaamheid binnen een organisatie te vergroten en daarmee ook de verslaggeving op het gebied van duurzaamheid te verbeteren. Owen (2001) geeft aan dat ondanks de betrokkenheid van de stakeholders de duurzaamheidsrapportage een speelbal is van een organisatie. Aangegeven wordt dat de richtlijnen van de GRI (2006) en AA1000 (1995) de betrokkenheid van de stakeholders stimuleert. De GRI geeft aan dat bij het bepalen van de belangrijkste indicatoren waar over bericht wordt, de betrokkenheid van de stakeholder erg belangrijk is. Het rapporteren op het gebied van duurzaamheid en daarbij de betrokkenheid van de stakeholders wordt tegen gewerkt door de macht van het bedrijfsleven.
19
3. Theorie 3.1 Legititmiteitstheorie Wanneer er gekeken wordt naar de totstandkoming van een duurzaamheidsrapportage binnen een projectorganisatie, dient er gekeken te worden naar hoe een organisatie reageert op de behoeftes van de samenleving. Hierbij wordt ingegaan op de legitimiteitstheorie. De legitimiteitstheorie gaat in op het voldoen aan het verwachtingspatroon van de samenleving (O’Dwyer et al., 2011) door een organisatie. Dit houdt in dat de strategie van een organisatie wordt gevormd door het beeld van dat de samenleving heeft op de organisatie. De ontwikkeling van een strategie op het gebied van duurzaamheid kan ook door een groep van organisaties uit dezelfde industrie worden gevormd in de vorm van codes en/of framewerken (Deegan et al, 2006). De legitimiteitstheorie houdt daarmee in dat er een sociaal contract wordt gevormd tussen een organisatie en de samenleving (Deegan 2002). Met een sociaal contract wordt bedoeld: de impliciete en expliciete verwachtingen van de samenleving over de productie van een organisatie. Deze sociale verwachtingen beperken zich niet alleen tot het sociale systeem waar een organisatie deel van uitmaakt, maar dienen in een groter sociaal geheel toegepast te worden. Daarnaast dient het management van een organisatie voortdurend te letten op veranderingen, wat nu legitiem lijkt kan in de toekomst niet meer legitiem zijn (Lindblom, 1994). Wanneer een organisatie niet voldoet aan de verwachting van de samenleving, het sociale contract, heeft dit direct invloed op de winstgevendheid van de organisatie (Sinkin et al 2008). Om de legitimiteit van een organisatie te vergroten kan een organisatie ervoor kiezen om een strategie van een andere organisatie, waarvan de legitimiteit van de organisatie breed binnen de samenleving is gevestigd over te nemen om zo de gewilde legitimiteit te krijgen. Veel van de voorafgaande wetenschappelijke onderzoeken gebruiken in de analyse de legitimiteitstheorie om verwachtingen te bespreken (Buhr, 1998; De Villiers and Van Staden, 2006 and Deegan and Rankin, 1996). De behoeftes en verwachtingen van de omgeving hebben ook invloed op hoe een organisatie rapporteert op het gebied van duurzaamheid. Organisaties passen hun strategie op het gebied van rapporteren aan, om te voldoen aan de behoeftes van de stakeholders (Guthrie and Parker, 1989; Deegan and Rankin, 1996; O’Donovan, 1999). Dit leidt tot een rapportage waarin de verwachtingen over de organisatie door de samenleving worden weergegeven. Een organisatie kan bijvoorbeeld berichten over de prijzen die de organisatie heeft gewonnen op het gebied van milieu en initiatieven tot recycling, terwijl informatie met betrekking tot vervuiling en kinderarbeid achterwegen wordt gelaten (Lindblom, 1994). In het Accounting, Auditing and Accountability Journal (Vol. 13, No. 3, 2002) wordt aangegeven dat de 20
legitimiteitstheorie de verklaring geeft over waarom organisaties rapporteren op het gebied van duurzaamheid. De legitimiteitstheorie wordt in dit onderzoek toegepast om te begrijpen of de invloed van stakeholders leidt tot een andere manier van rapporteren op het gebied van duurzaamheid binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat. Hierbij gaat het vooral om wat er gerapporteerd wordt en of iets daadwerkelijk gerapporteerd wordt. Een belangrijk onderdeel hierbij is of er wel behoefte is om rapporteren over duurzaamheid en welke invloed de overheid zelf heeft op de rapportages op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast wordt gekeken in hoeverre de verwachtingen en de behoeftes van de stakeholders worden meegenomen in de rapportages.
3.2 Stakeholderstheorie Een institutionele theorie van de legitimiteitstheorie is de stakeholderstheorie (Gray et al., 1996). Deze theorie heeft betrekking op hoe een organisatie reageert op stakeholdersgroepen, die invloed kunnen uitoefenen op het opereren van een organisatie. Dit zorgt ervoor dat een organisatie informatie moet verschaffen en openheid van zaken moet geven om aan de verwachtingen van de stakeholders te voldoen. Deze theorie lijkt veel op de legitimiteitstheorie, echter de stakeholderstheorie richt zich ook op de tegenstijdigheden tussen de behoeftes van de stakeholders (Roberts, 1992). Binnen de stakeholderstheorie bestaan er twee stromingen, de ethische en de adminstratieve stroming. Bij de ethische stroming wordt aangenomen dat alle stakeholders gelijk zijn en even veel rechten hebben op informatie van een organisatie. Er is daarbij geen onderscheid gemaakt in hoe de stakeholders benaderd worden door een organisatie. De tweede stroming uit de stakeholders theorie is de administratieve stroming. Dit betekent dat er onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende stakeholders en dat niet alle stakeholders even veel informatie tot hun beschikking hebben. Ook vanuit de kant van de stakeholders zelf, zijn er verschillende verwachtingen over de relatie met een organisatie. Dit hangt af van de macht van de stakeholders en de toegang die een stakeholder heeft tot media en consumenten. Op basis van de stakeholderstheorie worden in dit onderzoek de antwoorden op de interviewvragen geanalyseerd en verwerkt. Daarbij wordt gekeken welke invloed stakeholders hebben op de organisatie en daarbij op de verschillende bedrijfsprocessen van een projectorganisatie die betrekking hebben op duurzaamheid. In het onderzoek wordt geanalyseerd hoeveel informatie wordt verschaft naar de stakeholders en of er verschil bestaat in de
21
hoeveelheid informatie die wordt verschaft naar de verschillende stakeholders toe. Daarnaast wordt gekeken hoe er in de bedrijfsprocessen wordt om gegaan met tegenstijdigheden van verschillende stakeholders en op welke manier die wordt rapporteert en gecommuniceerd. De stakeholderstheorie en de legitimiteitstheorie richten zich allebei op hoe een organisatie samenwerkt met stakeholders en reageert op de behoefte en sociale druk die uitgevoerd wordt door stakeholders en daarmee zijn legitimiteit om voort te bestaan waarborgt (Deegan and Unerman, 2006).
3.3 Stakeholdersbetrokkenheid Zoals hierboven aangegeven worden de legitimiteitstheorie en de stakeholderstheorie toegepast om de resultaten van het onderzoek te begrijpen. Daarbij is er een focus op de betrokkenheid van stakeholders ‘stakeholder engagement’. Hiermee wordt het proces bedoeld dat is gericht op hoe een organisatie om gaat met stakeholders die beïnvloed kunnen worden door de beslissingen die een organisatie neemt of invloed kunnen uitoefenen op de beslissingen van een organisatie (Owen, 2001). Het doel voor het gebruikmaken van de stakeholder engagement is: het veranderen van de manier van werken binnen een organisatie (O’dwyer (2003), om de betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie te vergroten (Gray et al, 1996; O’dwyer (2003). De stakeholder engagement wordt door een organisatie vormgegeven door in dialoog te gaan met de stakeholders. Daarbij wordt gekeken naar welke behoeftes van stakeholders er zijn op de manier van produceren van een organisatie en hoe een organisatie deze behoeftes meeneemt in het maken van beslissingen. Volgens Owen (2001) is deze stakeholder engagement een belangrijk onderdeel in de richtlijnen van de GRI (2005). Belangrijkste motivaties zoals benoemd door O’Dwyer (2003 p.524) om de stakeholder engagement te vergroten zijn: een diep geworteld gevoel van rechtvaardigheid, fatsoen, het verlangen om te voldoen aan de publieke belangen, behoefte aan verandering en een gevoel van sociale verantwoordelijkheid. In dit onderzoek wordt onderzocht in hoeverre de stakeholder engagement invloed heeft op de beslissingen die een projectorganisatie binnen Rijkswaterstaat neemt. Daarnaast wordt bekeken op welke wijze een projectorganisatie van Rijkswaterstaat de betrokkenheid van de stakeholders gebruikt om de betrouwbaarheid en de transparantie te vergroten en daarmee goedkeuring krijgt om een project uit te voeren. Tevens wordt er gekeken naar welke motivatie een projectorganisatie binnen Rijkswaterstaat heeft om de stakeholder engagement te vergroten. 22
4. Methode In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe in dit onderzoek, door middel van interviews en documentonderzoek, de analyse wordt uitgevoerd en daarbij antwoord wordt gegeven op de hoofd- en deelvragen van dit onderzoek. Als eerste wordt de organisatie en de daarbij gekozen projectorganisaties beschreven waarbinnen de casestudie wordt uitgevoerd. Als tweede wordt neergezet hoe het documentonderzoek wordt uitgevoerd en geanalyseerd. Door dit te doen wordt er naar antwoord gezocht op wat er wordt gerapporteerd en of de rapportages overeenkomen met de richtlijnen van de GRI. Als derde wordt beschreven hoe de semigestructureerde interviews worden opgezet en geanalyseerd. Door middel van de interviews wordt onderzocht welke invloed stakeholders hebben op duurzaamheidsrapportages binnen een projectorganisatie bij Rijkswaterstaat. Daarnaast wordt er binnen de interviews gevraagd naar de bedrijfsprocessen
binnen
Rijkswaterstaat
die
een
bijdrage
leveren
aan
de
duurzaamheidsrapportage.
4.1 De case De casestudie zal bestaan uit 4 projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat. Rijkswaterstaat is binnen de Nederlandse overheid een van de grootste uitvoerende agentschappen en is verantwoordelijk voor het wegennet, de waterwegen en de watersystemen. De kerntaken van Rijkswaterstaat zijn: Droge voeten, Voldoende en schoon water, Vlot en veilig verkeer over weg en water, Betrouwbare en bruikbare informatie (IeM, 2012g). Rijkswaterstaat is opgebouwd uit een dagelijks bestuur waaronder vijf landelijke diensten, tien regionale diensten en een projectdirectie vallen (IenM, 2012h). De in deze case behandelde projectorganisaties zijn projectorganisaties van Dienst Noord-Holland (regionale dienst) en Dienst Infrastructuur (landelijke dienst). Een projectorganisatie van Rijkswaterstaat is opgebouwd uit vijf rollen die samen het integraal project management (IPM model) vormen. Deze vijf “rollen” (Functies) zijn: projectmanager, contractmanager, technisch manager, omgevingsmanager en de manager projectbeheersing. Aan dit vijfrollenmodel van een projectorganisatie is een gemandateerd opdrachtgever gekoppeld. Door projectorganisaties binnen allen diensten op de zelfde manier in te richten zorgt Rijkswaterstaat ervoor dat er meer uniformiteit en standaardisatie plaats vindt op het gebied van aansturing, organisatie en indeling
23
van functies binnen projecten (van Heeren, 2010). Binnen een projectorganisatie dienen de vijf rollen samen te werken om producten goed op elkaar te laten aansluiten en een integraal projectresultaat te leveren. De keuze voor Rijkswaterstaat is gemaakt omdat ik als uitvoerder van dit onderzoek werkzaam ben als intern accountant bij de Dienst Noord-Holland en daardoor de mogelijkheid heb om toegang te krijgen tot alle documenten van projectorganisaties en het netwerk heb om medewerkers te interviewen. De vier projectorganisaties die in deze casestudie behandeld worden zijn projecten die zijn samengesteld op basis van een aantal selectie criteria. Deze selectie criteria zijn: de omvang van het project, het soort project en de fase van het project. Door naar de fase van een project te kijken, is het mogelijk om inzicht te krijgen in meerdere fases van een project en is het niet nodig om een project jaren te volgen. In de criteria ‘het soort project’ wordt aangegeven of het gaat om een ‘nat’ project of een ‘droog’ project. Met ‘nat’ wordt bedoeld projecten gerelateerd aan waterwegen en watersystemen en ‘droog’ staat voor projecten gerelateerd aan het wegennet. De verschillende fases binnen een projectorganisatie zijn: inlichtingsfase, planstudie, gunningsfase, beginrealisatie, realisatie en afronding. Tabel 1: omvang, soort project en fasen van de behandelde projecten
Projectnaam
Omvang
Het soort project
Schiphol Amsterdam Almere (SAA)
>3 miljard
‘droog’ civiel aanleg project , t.b.v. de verbetering van de doorstroming en verbetering van de leefbaarheid. Bestaand uit vijf deel projecten.
Zeetoegang IJmuiden
+/- 1 miljard
Een ‘nat’ aanleg project, wat zich richt op de vervanging van de grote zeesluis in IJmuiden. ‘droog’ civiel aanleg project, het verleggen van de A9 om Badhoevedorp. 'nat' ICT project, het neer zetten van een monitoringssysteem voor scheepvaart op het Noordzee kanaal.
Omlegging A9 +/- 300 Badhoevedorp miljoen Walradar
30 miljoen
De fase van het project waarin het zich nu bevindt 4 deelprojecten in planstudie en 1 project is net de gunningsfase voorbij en zit in de realisatiefase planstudie gunningsfase Realisatie/Afronding
Exacte bedragen kunnen wegens mogelijke aankomende gunningen niet weer gegeven worden
24
Hieronder zullen de projectorganisaties, gebruikt in het onderzoek, kort beschreven worden. 4.1.1
Schiphol Amsterdam Almere (SAA)
Binnen het project SAA vallen vijf deelprojecten. Deze zijn: A10-Oost / A1 Diemen, A1/A6 Diemen - Almere Havendreef, A9 Holendrecht - Diemen (Gaasperdammerweg), A9 Badhoevedorp - Holendrecht en A6 Almere Havendreef - Almere Buiten Oost. De realisatie fase van het project loopt van 2012 tot 2020 en zal ruim 3 miljard euro gaan kosten. Het doel van het project is de bestaande rijkswegen A9, A10-Oost, A1 en de A6 tussen Schiphol, Amsterdam en Almere te verbreden. Dit betekent het toevoegen van rijstroken, het verbreden van bruggen en het renoveren van knooppunten en viaducten. Ook is verbetering van de leefbaarheid een doel van het project, er worden extra landtunnels en aquaducten aangelegd. Daarnaast zal voor de geluidsreductie geluid reducerend wegdek en 33 kilometer aan geluidschermen worden aangelegd. Bij de weguitbreiding hoort een samenhangend pakket van investeringen in natuur, water en fietspaden (IenM, 2012a). 4.1.2
Zeetoegang IJmuiden
Het doel van het project Zeetoegang IJmuiden is er op gericht de grote Noordersluis te vervangen. De Noordersluis is in 2029 aan vervanging toe en heeft dan 100 jaar zijn werk gedaan. Het project zal in 2015 starten en klaar zijn in 2019. De kosten zullen ongeveer 1 miljard euro gaan bedragen. De Noordersluis wordt niet gerenoveerd, maar er wordt een nieuwe grotere sluis binnen het sluizencomplex geplaatst. De sluis wordt groter gemaakt zodat deze kan voorzien in de behoefte van de Amsterdamse havenregio en het nationale- en internationale goederentransport. Na ingebruikname van de nieuwe zeesluis wordt de Noordersluis buiten bedrijf gesteld en eventueel ingezet bij calamiteiten (IenM, 2012b). 4.1.3
Omlegging A9 Badhoevedorp
Het doel van het project is de verlegging van de A9 zodat deze niet meer dwars door Badhoevedorp loopt. De realisatie fase loopt van 2013 tot 2018 en de kosten van het project liggen rond de 300 miljoen euro. Verbeteringen die door dit project gerealiseerd worden zoals beschreven op de site van Rijkswaterstaat zijn(IenM, 2012c): • Ruimtelijke kwaliteit: de A9 verdwijnt uit Badhoevedorp. • Een verbeterde leefomgeving: minder geluidsoverlast en een verbetering van luchtkwaliteit • Een betere doorstroming: betere bereikbaarheid Schiphol en regio Amsterdam.
25
4.1.4
Walradar
Het Walradar system bestaat uit 26 radarmasten langs de oevers van het Noordzeekanaal die samen een geïntegreerd systeem vormen door middel van een glasvezelkabel. Het gaat hier om het plaatsen van nieuwe radarmasten, het vervangen van de oude radarmasten en het plaatsen van camera’s. Het doel van het project is een veilige en goede doorstroming van de scheepvaart op het Noordzeekanaal, daarnaast is een goede communicatie met verkeersposten en de scheepvaart zeer belangrijk. Na realisatie voldoet het systeem aan de (inter)nationale richtlijnen. De realisatie van het project loopt van 2010 tot half 2013 en de kosten van het project zijn ongeveer 30 miljoen euro (IenM, 2012d).
4.2 Kwalitatief onderzoek Dit onderzoek wordt door middel van een casestudie uitgevoerd en valt daarmee onder de kwalitatieve onderzoeken. Bij kwalitatief onderzoek gaat het om het analyseren van woorden en niet van cijfers. Vragen die bij kwalitatief onderzoek worden beantwoorden zijn hoe en waarom vragen, men zoekt naar antwoorden waarom iets gebeurd, hoe bijvoorbeeld de bedrijfsprocessen lopen en wat dit betekent voor personen (Attride-Stirling, 2001). Op deze manier zorgt kwalitatief onderzoek ervoor dat er beeld gevormd kan worden over een onderwerp. Dit beeld kan getoetst worden aan bestaande theorieën, maar kan ook nieuwe theorieën opleveren (Glader and Strauss, 1967). Binnen kwalitatief onderzoek wordt geen statistiek gebruikt en wordt er geen correlatie bepaald. Tijdens het proces van het uitvoeren van een kwalitatief onderzoek, vindt er voortdurend een vergelijking plaats van theorie en praktijk. Data voortkomend uit het onderzoek wordt vergeleken met voorafgaande literatuur over het te beschrijven onderwerp (Maxwell, 1998). De te volgen stappen die ondernomen dienen te worden tijdens kwalitatief onderzoek zijn door Boeije (2008) beschreven. Al deze stappen zijn ook ondernomen in dit onderzoek, echter zoals Maxwell (1998) beschreef zijn deze stappen niet allemaal lineair gevolgd, maar heeft er een wisselwerking plaat gevonden tussen de verschillende stappen.
26
1. Het doel: Hierin laat je zien wat het doel is van het onderzoek en wat de toegevoegde waarde is van het gekozen onderwerp, 2. Conceptuele context: verwachtingen, voorafgaande literatuur en theorieën die het onderzoek ondersteunen, 3. Onderzoeksvragen: Onderzoeksvraag dient een directe relatie te hebben met het doel en dient met de onderzoeksmethode beantwoord te worden, 4. Dataverzameling: In dit onderzoek wordt gebruik gemaakt van documenten en interviews, 5. Kwalitatieve analyse: Voor het uitvoeren van een kwalitatieve analyse dienen categorieën opgesteld te worden die gekoppeld zijn aan de vraagstellingen van het onderzoek. Aan de hand hiervan wordt data geanalyseerd en aan een categorie toegevoegd. De opdeling binnen dit onderzoek bestaat uit de volgende categorieën:
Ervaringen met betrekking tot duurzaamheid in dagelijkse werkzaamheden
Duurzaamheidsrapportages binnen Rijkswaterstaat
In hoeverre komen de rapportages overeen met de GRI richtlijnen,
Invloed van stakeholder op duurzaamheid,
Bedrijfsprocessen verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportages,
Interne doelstellingen
6. Betrouwbaarheid en validiteit: Belangrijk is om goed te laten zien hoe het onderzoek is uitgevoerd en dat analyse van de data is gedaan.
4.3 Casestudie Zoals eerder benoemd wordt dit onderzoek uitgevoerd in de vorm van een casestudie. Yin (1981, 1984) beschrijft een aantal procedures voor de uitvoering van een casestudie die van belang zijn om kwalitatieve data te analyseren. Eisenhardt (1989) breidt deze eerder genoemde onderzoeken uit door het toevoegen van triangulatie met meerdere onderzoekers, cross case analyse & within case analyse en daarnaast de rol van bestaande literatuur. Deze stappen komen in grote lijnen overeen met de door Maxwell (1998) en Boeije (2008) beschreven stappen van kwalitatief onderzoek. Tijdens een casestudie wordt er een analyse uitgevoerd over een bepaald onderwerp op een specifieke organisatie of een specifiek organisatieonderdeel. Thomas (2011 p.3) definieert een case studie als volgens:
27
“Case studies zijn een analyse van een persoon, gebeurtenis, beslissingen, periodes, projecten, besluitvorming of andere systemen die diepgaand worden onderzocht doormiddel van een of meer methodes. De case die onderwerp is van het onderzoek dient gekoppeld te worden aan een fenomeen dat een analytisch frame met zich meer brengt, een doel, op basis waarvan het onderzoek wordt uitgevoerd.”
4.4 Documentonderzoek Het documentonderzoek dient als ondersteuning op de interviews en daarmee op het beantwoorden van de hoofdvraag van dit onderzoek. Omdat Rijkswaterstaat geen afzonderlijke duurzaamheidsrapportage afgeeft op projectniveau of organisatieniveau wordt in dit onderzoek gekeken naar de Milieu-Effectrapportage (MER) van een projectorganisatie. De MilieuEffectrapportage
is
geen
duurzaamheidsrapportage,
maar
er
worden
wel
duurzaamheidselementen in de rapportage meegenomen. Doelen van de Milieu-Effectrapportage rapportage en de duurzaamheidsrapportage zijn hetzelfde, het doel is stakeholders informeren over de gevolgen van de productie op de omgeving, samenleving en economie en welke maatregelen een organisatie neemt om duurzaam te produceren. De hoofd- en deelvraag die beantwoord dienen te worden door middel van het documentonderzoek zijn: wat wordt er gerapporteerd en in hoeverre komt dit overeen met de richtlijnen afgegeven door de GRI (2005 en 2006). De documenten die in dit onderzoek gebruikt worden zijn de Milieu-Effectrapportage van de projectorganisatie ‘Omlegging A9 te Badhoevedorp’ (2009) en ‘Het Jaarbericht 2011’ (jaarverslag) van Rijkswaterstaat. De reden om alleen de Milieu-Effectrapportage van het project ‘Omlegging A9 te Badhoevedorp’ in de vergelijking mee te nemen, is dat voor het project ‘Schiphol Amsterdam Almere (SAA)’ en het project ‘De Zeetoegang IJmuiden’ de MilieuEffectrapportages nog niet aanwezig zijn. Deze zijn nu in ontwikkeling. Voor het project ‘Walradar’ is een oud format gebruikt en dit geeft geen goed beeld over wat er op dit moment bericht wordt. Binnen Rijkswaterstaat zijn er vaste afspraken over wat er in de MilieuEffectrapportages dient te staan. Gevolg daarvan is dat alle rapportages uniform zijn en er minimale verschillen zullen zijn met betrekking tot de onderwerpen uit de rapportages. Omdat de vergelijking tussen de Milieu-Effectrapportage van het project ‘Omlegging te Badhoevedorp’ (2009) en ‘Het jaarbericht 2011’ van Rijkswaterstaat met de richtlijnen van de GRI (2005 en 2006) alleen als ondersteuning dienen voor de interviews en rapportage uniform zijn opgesteld, is er niet voor gekozen om een nieuwe selectie te maken van de gekozen projecten.
28
Voor de vergelijking met betrekking tot de inhoud van de rapportage worden in dit onderzoek de richtlijnen gebruikt die afgegeven zijn door de GRI (GRI, 2005 en 2006). Er dient hierbij ook gekeken te worden naar de GRI Sector Supplement for Public Agencies (GRI, 2005). Deze uitbreiding op de richtlijnen van de GRI zijn gericht op publieke organisaties en dienen als aanvulling op de GRI richtlijnen uit 2006. Om de inhoud van de rapportage te analyseren wordt in dit onderzoek gebruik gemaakt van de methode die gebruikt is in het onderzoek van Guthrie et al (2008). In deze methode wordt een coderingsinstrument gebruikt die de duurzaamheidsrapportage analyseert op basis van de GRI uit 2006 en de GRI Pilot Sector Supplement for Public Agencies uit 2005. Dit coderingsinstrument maakt gebruik van indicatoren neergezet door de GRI. Deze indicatoren zijn opgedeeld in zes categorieën: environmental, social-human rights, social-labour practices, social-product, social-society en public agencies. Deze zes categorieën zijn onderverdeeld in 33 aspecten waaronder 81 indicatoren vallen. Door het integraal doornemen van de MilieuEffectrapportage (omlegging A9 te Badhoevedorp, 2009) wordt bekeken of deze de benoemde indicatoren uit tabel 2 bevat, in bijlage 4 wordt een verdere beschrijving gegeven van de indicatoren. De Milieu-Effectrapportage van omlegging A9 te badhoevedorp (2009) bestaat uit 180 pagina’s en is aangevuld met 12 bijlagen, die bestaan uit afzonderlijke onderzoeken. Om de rapportage integraal door te nemen zijn twee dagen nodig. In de analyse wordt alleen gekeken of de indicatoren in de rapportage worden benoemd en wordt er niet naar de kwaliteit van de inhoud gekeken. De codering van de indicatoren komt overeen met de codering afgegeven door de GRI (GRI, 2005 en 2006). Ten tweede zal het documentonderzoek bestaan uit het bekijken van het jaarbericht 2011 van Rijkswaterstaat (IenM, 2012e). Daarbij wordt gekeken naar de totale rapportage en wordt er gekeken in welke mate de interne doelstellingen van Rijkswaterstaat en welke indicatoren van de GRI worden benoemd. Dit zal op dezelfde manier gebeuren als de analyse op de Milieueffectrapportage van Omlegging A9 te badhoevedorp (2009).
29
Tabel 2: Het coderingsinstrument voor publieke organisaties met daarin de GRI indicatoren Catagorieen Aspecten Environmental Materials (EN) Energy Water Biodiversity
I ndicatoren EN1 EN2 EN3 EN4 EN5 EN6 EN7 EN8 EN9 EN10 EN11 EN12 EN13 EN14 EN15 EN16 EN17 EN18 EN19 EN20 EN21 EN22 EN23 EN24 EN25
Emissions, effluents, and waste Products and services Compliance Transport Overall
EN26 EN27 EN28 EN29 EN30 Investment and procurement practices Aspect: non-discrimination Freedom of association and collective bargaining
Social—human Child labour rights (HR) Forced and compulsory labour Security practices Indigenous rights Social—labou Employment r practices and Labour/management relations decent work Occupational health and safety social Training and education performance: labour practices and Diversity and equal opportunity decent work
HR1 HR2 HR3 HR4 HR5 HR6 HR7 HR8 HR9 LA1 LA2 LA3 LA4 LA5 LA6 LA7 LA8 LA9 LA10 LA11 LA12
LA13 LA14
(LP) Customer health and safety Product and service labelling Marketing communications Customer privacy Compliance Social—society Community (SO) Corruption Public policy Anticompetitive behavior Compliance New disclosure elements for public agencies and new Public agencies—spec social indicators for public agencies ific (PA) Administrative efficiency
Social—produ ct responsibility (PR)
PR1 PR2 PR3 PR4 PR5 PR6 PR7 PR8 PR9 SO1 SO2 SO3 SO4 SO5 SO6 SO7 SO8 PA2 PA3 PA4 PA5 PA6 PA7 PA11 PA12 PA13 PA14 PA15
Tabel overgenomen van Guthrie et al., (2008)
4.5 Interviews In
de
sectie
4.1.1
tot
projectmanager/directeur omgevingsmanagers
en en
worden
met
4.1.4
genoemde
omgevingsmanager geïnterviewd,
omdat
projectorganisaties (adviseurs)
de
uitvoerders
worden
geïnterviewd. van
deze
de De
functie
verantwoordelijk zijn voor de communicatie naar de stakeholders van het project en daarbij ook verantwoordelijk zijn voor de interne informatievoorziening met betrekking tot stakeholders binnen een project. De projectmanager/directeur zal geïnterviewd worden, omdat deze persoon overall verantwoordelijk is voor het project. Door middel van de interviews wordt onderzocht 30
welke invloed stakeholders hebben op duurzaamheidsrapportages binnen een projectorganisatie bij Rijkswaterstaat. Daarnaast wordt gevraagd naar de bedrijfsprocessen binnen Rijkswaterstaat die een bijdrage vormen aan de duurzaamheidsrapportage. Totaal bestaat het onderzoek uit 8 geplande interviews waarvan er 7 zijn uitgevoerd en geanalyseerd. 1 interview is na een half uur afgebroken wegens project prioriteiten en daarom niet meegenomen. De interviews duurden tussen de 45 en 70 minuten en zijn digitaal opgenomen, waarna ze integraal zijn uitgeschreven. Antwoorden uit de interviews zijn in Word gecategoriseerd op basis van de categorieën benoemd in de paragraaf ‘kwalitatief onderzoek’. Dit betekent dat er in totaal 6 codes zijn gebruikt. Na de opdeling in de 6 codes zijn de categorieën verder onderverdeeld in secties. Deze secties hangen af van de analyses van de interviews en zijn niet vooraf bepaald. Wanneer een passage uit een interview over meer onderwerpen gaat en daaraan meerdere codes gehangen zijn, wordt gekeken welke code het belangrijkst is voor dit onderzoek en een bijdrage levert om antwoord te geven op de hoofd- en deelvragen. De interviews zijn eind december 2012 en begin januari 2013 afgenomen. Vragen van de semigestructureerde interviews zijn te vinden in bijlage 1 en de geïnterviewde personen in bijlage 2. De interviews zijn semigestructureerd. Bij een semigestructureerd interview zijn de vragen niet vooraf volledig vastgesteld. Hierdoor blijft er tijdens het interview ruimte over voor de geïnterviewde om een eigen inbreng te geven over het onderwerp van het interview. Tijdens het afnemen van de interviews is er bij semigestructureerde interviews ook ruimte om door te vragen en kunnen vragen in een andere volgorde gesteld worden (Bryman, 2004).
31
5. Resultaten Resultaten uit het documentonderzoek en de interviews zullen worden opgedeeld in de volgende onderdelen: ervaringen met betrekking tot duurzaamheid in dagelijkse werkzaamheden, wat wordt er gerapporteerd over duurzaamheid, in hoeverre komen de rapportages overeen met de GRI richtlijnen, invloed van stakeholders op duurzaamheid, bedrijfsprocessen verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportages en hoe wordt er omgegaan met interne doelstellingen van Rijkswaterstaat.
5.1 Ervaringen met betrekking tot duurzaamheid in dagelijkse werkzaamheden Om duurzaamheid en daarop volgend duurzaamheidsrapportages binnen een publieke organisatie, i.e. Rijkswaterstaat, te beschrijven is het noodzakelijk te weten hoe er binnen de organisatie gedacht wordt over duurzaamheid en welke invloed duurzaamheid heeft op de werkzaamheden van de medewerkers. In de interviews is terug te zien dat duurzaamheid binnen een projectorganisatie bij Rijkswaterstaat tweeledig is. Ten eerste gaat het om de behoeften/klanteisen van de stakeholders die invloed willen hebben op de manier hoe het project wordt uitgevoerd. Behoeften van de klant zijn gericht op geluidreductie, inpassing van het project in de omgeving, aankoop van grond, het gebruik van materialen, CO2- en fijn stof uitstoot en het doel van het project (het resultaat), wat belangrijk is voor de gebruiker. De gebruiker kan zijn de weggebruiker maar ook de bedienaar van een besturingssysteem. Dit betekent dat het meenemen van de behoeftes van de stakeholders gezien wordt als de vorm waarin Rijkswaterstaat duurzaamheid waarborgt, het gaat om hun inspraak in het produceren van de projecten binnen Rijkswaterstaat. De rol van de projectorganisaties is deze behoeftes naast elkaar te leggen, te prioriteren en door middel van onderzoeken te bepalen of de investeringen, die behoeftes met zich meebrengen, ook duurzaam zijn. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan door middel van Life Cycle Costing2.
“In deze voorfase hebben we heel veel contact met bestuurders over wat hun behoeftes zijn en daarbij is het van groot belang dat je dit goed moet uitdraagt en zorgt dat er ook draagvlak voor is en dat er misschien nog zaken bijgesteld dienen te worden.” A.1
Life Cycle Costing is er opgericht om de financiële kosten en baten van een product of dienst neer te zetten, rekening houdend met de investeringskosten, beheer- en onderhoudskosten en sloopkosten. Life Cycle Costing is niet specifiek Rijkswaterstaat, maar wordt door meerdere organisatie gebruikt om de duurzaamheid van materialen te toetsen. 2
32
“Stakeholders hebben geen invloed op duurzaamheid maar hebben inspraak in de vorming van het project. Dat is waar je als omgeving op in gaat spelen. Wanneer er bijvoorbeeld door de sluis meer lawaai gaat ontstaan, meer co2 uitstoot gaat ontstaan doordat er meer scheepvaart wordt afgewikkeld, is dat wat je in de MER onderzoekt. Je geeft ook aan precies de effecten zijn en daar tegen kan je als omwoner, externe stakeholder bezwaar tegen maken.” B.1 “Binnen het project wordt een bijgedrage geleverd door stakeholders en dat is puur een bijdrage van derden. Deze stakeholders investeren daarmee fors in leefbaarheid. Hierdoor wordt er duurzamer gebouwd. Daarmee hebben de stakeholders ook een belangrijke rol en niet alleen uit bevoegd gezag voor bijvoorbeeld het afgeven van vergunningen, maar hier hebben ze daadwerkelijk geïnvesteerd in duurzaamheid en zitten daarmee intensief in de samenwerking.” A.2
Ten tweede wordt duurzaamheid binnen projectorganisaties verplicht bij de opdrachtnemer gelegd. Rijkswaterstaat maakt de opdrachtnemer verantwoordelijk voor de manier waarop duurzaamheid wordt toegepast binnen het project. Om de opdrachtnemer te stimuleren en de laten innoveren op het gebied van duurzaamheid wordt bij de gunning van projecten het EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) criteria duurzaamheid gebruikt. Bij EMVI gaat het om de combinatie van geld en kwaliteit. Onder kwaliteit wordt verstaan: de publieksgerichtheid, duurzaamheid en projectbeheersing3.
“We stellen de opdrachtnemer verantwoordelijk voor hoe duurzaam hij te werk gaat, dit wordt beoordeeld als een van de EMVI criteria. Dit gaat natuurlijk hand in hand met de prijs die de opdrachtnemer bepaald.” C.1 “Het enige wat we aan duurzaamheid doen is de full life cycle costing en dan draait het om de levensduur van het areaal wat we daar als project gaan neerleggen. Dat is een vorm van duurzaamheid, maar dat is dan ook de enige vorm van duurzaamheid binnen het project. Hierbij wordt alleen gelet op de materialen en technische aspecten die worden gebruikt in het project. Het EMVI criterium duurzaamheid, want daar gaat het hier om, hebben we bij de marktpartijen neergelegd.” D.1
3
Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/zakelijk/zakendoen_met_rws/inkoopbeleid/aanbesteden/emvi/ 33
Een belangrijk werkwijze om duurzaamheid bij de opdrachtnemer te leggen is het gebruikmaken van DBFM 4 (Design, Build, Finance en Maintain) contracten. Dit is terug te zien in de antwoorden uit de interviews op de vraag hoe een projectorganisatie duurzaamheid toepast en welke invloed duurzaamheid heeft op hun werkzaamheden.
“Duurzaamheid wordt ook meegenomen in het kader van het DBFM contract. We hebben 4 DBFM contracten, wat we daarbij willen is dat de aannemer duurzaam bouwt, want de aannemer moet zelf zijn onderhoud gaan plegen. Daarmee is het in zijn eigen belang dat hij in een keer een goede investering doet, om in de toekomst minder onderhoud te hoeven uitvoeren.” C.2 “Daarmee proberen we met DBFM ook de bal bij de markt neer te leggen en dat de life cycle cost wordt neergezet in concurrentie. Dat is het spel wat wij met duurzaamheid willen bereiken.” A.3
Door middel van het meenemen van de behoeftes van de stakeholders in de voorfase van een project wordt de huidige behoefte van stakeholders meegenomen. Door te kijken naar wat investeringen betekenen voor de toekomst, bijvoorbeeld door Life Cycle Costing, worden de behoeftes van toekomstige generaties gewaarborgd. De quoten van de geïnterviewde medewerkers over duurzaamheid binnen projectorganisaties ondersteunen daarmee het begrip duurzaamheid van de Brundtland rapportage (WCED, 1987) waar gesproken wordt over het voldoen aan de huidige behoeftes zonder de behoeftes van toekomstige generaties in gevaar te brengen. Ook de andere begrippen (IUCN, 1991; TECI, 2000) besproken in de literatuurreview worden ondersteund. Projectorganisaties van Rijkswaterstaat verbeteren de kwaliteit van het bestaan, maar houden wel rekening met de rechten van de mens, de economie en de natuur. 5.1.1
Invloed van de overheid en duurzaamheid
De hoeveelheid capaciteit en geld dat binnen projectorganisatie op duurzaamheid wordt gezet hangt af van het beleid dat door de politiek wordt gevoerd. De wisseling van politieke partijen
4 DBFM (Design, Build, Finance en Maintain). Een DBFM contract houdt in dat een opdrachtnemer, zoals de naam zegt, het project ontwerp (binnen de gestelde kaders), bouwt, financiert en twintig jaar vanaf realisatie onderhoudt. Op deze wijze probeert Rijkswaterstaat veel aan de markt over te laten en de expertise van de markt te gebruiken. Internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/wegen/plannen_en_projecten/a_wegen/A15/verbreden_a15_maasvlakte_vaanplein /nieuws_a15_maasvlakte_vaanplein/nieuwsbrief/december_2011/veelgestelde-vragen.aspx
34
heeft invloed op de manier en de op intensiteit waarop duurzaamheid wordt toepast binnen Rijkswaterstaat. De politiek, en daarmee de overheid is de belangrijkste interne stakeholder van een projectorganisatie. Hieronder zijn enkele uitspraken geplaatst uit de interviews die de koppeling tussen duurzaamheid en het politieke beleid weergeven.
“Op dat moment leggen wij de minister uit dat er destijds afspraken zijn gemaakt, wij doen twee dingen, leefbaarheid en doorstroming. Deze sluit meer aan bij de leefbaarheidsdoelstelling, als de politiek het niet meer wil dan doen we het ook niet meer, omdat wij gewoon een uitvoeringsorganisatie zijn.” C.3 “Dat [EMVI criterium duurzaamheid] is nu weer politiek ingegeven om met name innovatie op het gebied van duurzaamheid een boost te geven. Het dilemma waar je vaak met je projectteam tegen aan loopt is dat beleidsinzichten een hele andere dynamiek hebben dan een project scope. Dit project heeft bijvoorbeeld een scope van tien jaar. Aan het begin van het project krijg je de opdracht en de doelstellingen mee, tegelijkertijd weet je dat beleid in de komende jaren kan gaan veranderen.” A.4 “Omdat het project groot is en in de picture staat is het risico dat daarmee gedacht wordt dat er geïnvesteerd kan worden en daarmee de dreiging ontstaat dat het een pilot is voor alles. Dan moet je duidelijk zijn wat je gaat doen. Je moet geen politieke speelbal worden.” A.5
Uit de interviews is gebleken dat het meenemen van de behoeftes van de stakeholders gezien wordt als de vorm waarin Rijkswaterstaat duurzaamheid waarborgt. Dit komt overeen met het onderzoek van O’dwyer et al. (2005), waarin gesproken wordt over het afstemmen met stakeholders door een organisatie om er voor te zorgen dat stakeholders geïnformeerd worden over hoe duurzaam een organisatie zijn werkzaamheden uitvoert. In het geval van projectorganisaties van Rijkswaterstaat worden de behoeftes van de stakeholders meegenomen en wordt er een dialoog aangegaan met de stakeholders om zo de geloofwaardigheid en de transparantie van de projectorganisatie te vergroten. Dit geldt ook voor de behoeftes en de dialoog die wordt gevoerd met de overheid, de belangrijkste interne stakeholder van projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat. Wanneer de overheid geen behoefte heeft aan duurzaamheid wordt deze ook niet of op minimale wijze meegenomen in de projecten. Dit omdat de overheid direct invloed heeft op het budget van het project.
35
5.2 Duurzaamheidsrapportages binnen Rijkswaterstaat Binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat bestaan er geen aparte rapportages op het gebied van duurzaamheid. Een grote invloed op duurzaamheid en projectorganisaties rapportages bij Rijkswaterstaat komt voort uit de ‘scope’ (doelstelling) van het project. Daarbij zie je grote verschillen in hoe duurzaamheid wordt beleefd tussen projecten waar duurzaamheid onderdeel uitmaakt van de scope en projecten waar duurzaamheid geen onderdeel uit maakt van de scope. Wanneer duurzaamheid geen deel uit maakt van de scope wordt er op het gebied van duurzaamheid niet meer gedaan dan wat er in vastgestelde richtlijnen wordt gevraagd. Hieronder zijn een aantal quoten weergegeven die aangeven dat de scope van het project leidend is en in welke mate duurzaamheid en daarbij ook de rapportages op het gebied van duurzaamheid wordt toegepast.
“Wij hebben als een van de enige projecten een dubbele doelstelling, dat is de leefbaarheid vergroten en de bereikbaarheid verbeteren. De meeste projecten hebben gewoon 1 duidelijke doelstelling. De dubbele doelstelling is vrij cruciaal. Er zijn een aantal forse investeringen gedaan om de doelstelling leefbaarheid uit te voeren. De helft van de totale kosten zijn ongeveer de kosten die worden besteed aan leefbaarheid. Het gaat hier puur om extra inpassingsmaatregelen.” A.6 “Ik denk dat wij als programma de leefbaarheid vergroten en beter maken dan het nu is. Wij zorgen er dus voor dat de manier waarop wij bouwen geen invloed heeft en zelfs verbetert voor toekomstige generaties.” C.4
Hieronder zijn quoten weergeven die aangegeven dat de ‘scope’ leidend is en dat duurzaamheid niet wordt meegenomen in een project wanneer dit geen deel uitmaakt van de ‘scope’ van het project.
“Laat ik het zo zeggen het project stelt zich op een standpunt van we hebben een scope, als het niet in mijn scope gezegd wordt dat ik meer aan duurzaamheid moet doen, dan ga ik dat ook niet doen. Want we moeten sober en doelmatig. We kunnen fantastische ambities hebben als project maar dan zou je daar toestemming voor moeten krijgen, je zou het als project niet eens mogen doen.” B.2
36
“Communicatie over duurzaamheid is ook niet echt heel erg duidelijk. Binnen het project is het meer gericht op het realiseren van het project en is duurzaamheid en de berichtgeving over duurzaamheid niet belangrijk.” F.1
Rapportages uit projectorganisatie bestaan voornamelijk uit voortgangsrapportages op het gebied van de doelstellingen uit de scope van een project. Zoals hierboven besproken wordt duurzaamheid niet meegenomen in de rapportages als deze geen deel uitmaakt van de scope.
“Het [duurzaamheid] wordt niet meegenomen in de rapportage over kosten en planning etc. We rapporteren alleen maar hoeveel mensen er op de sluizen zitten qua capaciteit, hoe loopt het met de planning, hoe zit het met de kosten, en valt alles nog binnen de afspraken die in het convenant gesloten zijn.” B.3 “We zullen bij afronding van een project rapporteren aan de stakeholders dat wij aan de afgesproken doelstellingen voldaan hebben ja of nee. Er zal neergezet worden wat er gebouwd is en wat er in de scope van het project stond.” C.5
Uit de interviews is naar voren gekomen dat de mate waarin duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages worden opgesteld afhankelijk is van de scope van een projectorganisatie. Dit komt overeen met de bevindingen van Silvius (2009) en van den Brink (2009) die aangeven dat de scope van een project aan de beginfase van een project aangepast dient te worden om meer aandacht te geven aan de langere termijn en daarmee ook duurzaamheid dient te waarborgen. De verschillende rapportages waar duurzaamheid onderdeel van uitmaakt zijn bestemd voor zowel interne stakeholders als externe stakeholders. Wel is er verschil in de hoeveelheid informatie die wordt gecommuniceerd naar stakeholders toe. Naar aanleiding van de interviews zijn alle documenten ingezien op inhoud en de mate waarin duurzaamheid wordt meegenomen in de rapportages. Alle documenten zijn voor alle stakeholders vrij toegankelijk en via internet beschikbaar of zijn via de projectorganisatie verkrijgbaar. De meest genoemde rapportages zijn: milieuonderzoeken uitgevoerd door externe ingenieursbureaus (deelrapporten), informatie per project over duurzaamheid op de website van Rijkswaterstaat, Milieu-effectrapportage (MER), informatieavonden
en
vastlegging
daarvan,
voortgangsrapportages,
media
en
37
uitwerkingsovereenkomsten / samenwerkingsovereenkomsten. Hieronder staan enkele quoten uit interviews waarop deze interpretatie gedaan is.
“Naar de stakeholders toe in de vorm van informatie avonden en wij hebben een digitaal informatie center. Dit is een vorm van rapporteren voor een hele grote groep. Bewoners kunnen ook een kijkje nemen op het werken, daarbij zullen wij uitleggen wat wij voor hen en de leefbaarheid doen. De formele rapportage, loopt naar de stuurgroep met daar in de directeur generaal en directie en daar maken wij minimaal twee keer per jaar een voortgangsrapportage over wat de stand van zaken is. In deze rapportage wordt gemeld wat er is uitgevoerd op het gebied van duurzaamheid, echter dit bevat alleen de maatregelen en daarmee de doelstellingen die binnen de scope van het project vallen. Voor deze rapportages zijn geen vaste framewerken.” C.6 “Ook hebben wij uitgelegd [op informatieavonden] dat we tijdens het aanleggen van de radarposten de natuur niet schaden en dat er uitgebreid onderzoek heeft plaatsgevonden naar de locaties mbt mogelijke bedreigde diersoorten. Onderzoek is apart door een ingenieursbureau uitgevraagd in de aanloop fase naar de realisatie toe. Deze rapportage is alleen voor intern gebruik geweest. In de MER rapportage worden ook onderwerpen met betrekking tot duurzaamheid benoemd.” F.2 “Daarnaast weten we dat iedereen invloed wil hebben op wat er gebouwd gaat worden, bewoners etc. Dit wordt gedaan doormiddel van voortgangsgesprekken, media uitingen en informatie avonden.” A.7 “We hebben in de verkenningsfase een deelrapport laten opstellen met de vraag welke er zijn aan duurzaamheidsmaatregelen die wij binnen het project toe zouden kunnen passen en toen hebben wij daar allemaal voorstellen voor gekregen vanuit het ingenieursbureau. Dat rapport hebben we gepakt zo van welke maatregelen passen er in de richtlijn en welke daar buiten. … Deze deelrapporten worden ook gepubliceerd.” B.4
In de bovenstaande quoten is te ziet dat er gerapporteerd wordt over duurzaamheid in veel verschillende rapportages. Dit komt over een met de bevindingen van Dickinson (2005), die aangeeft dat publieke organisaties rapporteren naar interne en externe stakeholders en dat dit gebeurt in verschillende rapportage. Dit is echter in tegenspraak met de bevindingen van Guthrie et al. (2008) en Farneti et al. (2009), waar alleen een aanvullende rapportage op het jaarverslag berichten op het gebied van duurzaamheid.
38
Daarnaast is ook terug te zien dat de rapportages van projectorganisaties er allemaal op gericht zijn de dialoog met de stakeholders aan te gaan en daarmee het stakeholder engagement te vergroten (O’dwyer et al., 2005 en Owen, 2001). Uit de interview is naar voren gekomen dat er grote behoefte is van stakeholders om geïnformeerd te worden over hoe duurzaam een projectorganisatie het project uitvoert, dit komt overeen met de bevindingen van O’dwyer (2005). Om aan de behoefte van de stakeholders te voldoen om geïnformeerd te worden gebeurd op verschillende manieren door projectorganisaties (Ball and Grubnic, 2007). Er zijn uitgebreide internetsites, media uitingen en worden informatie avonden georganiseerd, waar ook een dialoog aangegaan wordt met stakeholder. Daarnaast is uit de interviews naar voren gekomen dat er alleen wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid als een stakeholder hier behoefte aan heeft. Dit houdt in dat wanneer een projectorganisatie binnen de afgesproken richtlijnen en scope blijft er niet wordt gerapporteerd. Alleen wanneer er expliciet door een stakeholder gevraagd wordt om een rapportage of dat er een mogelijk risico bestaat dat duurzaamheid in het geding komt, wordt er gerapporteerd.
“Het is heel erg vraag georiënteerd, je speelt in op de vraag. We zijn daar niet heel erg proactief in. Omdat ik ook het idee heb dat stakeholders binnen dit project eerder geïnteresseerd zijn in de functionaliteit dan in de duurzaamheid.” F.3 “Op het moment dat een van de grootste risico’s van het project is “er wordt te veel bouw lawaai geproduceerd”, dan gaan we daar een toets op uitvoeren en dan gaan we kijken of de aannemer zijn proces georganiseerd heeft en er alles aan doet om te voorkomen dat het risico optreedt. Van deze toets wordt een rapportage gemaakt en op die manier rapporteren we daarover, maar als het geen risico is wordt daar ook niet op getoetst, tenzij het in de bouwvergunning geëist wordt van de gemeente.” B.5 “Wanneer het in de publieke opinie dus danig een onderwerp is geweest en er zoveel vragen over zijn geweest, dat mensen daar informatie over wensen neem je dat mee in je communicatie strategie. Wanneer de behoefte niet wordt aangegeven wordt er niet gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid, tenzij je uitzonderlijke maatregelen genomen hebt om dingen te voorkomen of dingen goed te doen. Op het moment dat het een PR ding zou kunnen zijn dan zou je gek zijn als je daar niet over rapporteert. Maar als het is zoals het is wordt dit niet gedaan.” B.6
39
De fases van het project waarin gerapporteerd wordt op het gebied van duurzaamheid zijn de planfase en de verkenningsfase. In de opvolgende fases is er een dalende lijn te zien in het aantal rapportages die betrekking hebben op duurzaamheid of waar duurzaamheid onderdeel uitmaakt van de rapportages. In deze fases wordt alleen gerapporteerd met betrekking tot duurzaamheid wanneer deze onderdeel uitmaakt van de scope of wanneer hier aparte afspraken met individuele stakeholders over zijn gemaakt.
“Daarbij is het belangrijk om te kijken of de keuzes die in het begin van het project gemaakt worden ook daadwerkelijk de juiste uitwerkingen hebben gehad. Het is daarom ook noodzakelijk om in de realisatiefase van een project deze doelen te rapporteren en bij afwijkingen daar ook direct verantwoording voor af te leggen”. G.1
Uit de bovenstaande quoten uit de interviews is op te maken dat projectorganisaties willen voldoen aan de verwachtingen van de stakeholders op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages en daarmee de behoeftes zoveel mogelijk willen mee nemen, mist dit pas binnen de scope van een project. De strategie die Rijkswaterstaat voert is er opgericht om in samenwerking met de stakeholders duurzaamheid te waarborgen. Daarbij is het belangrijk dat er een sociaal contract (Deegan 2002) bestaat tussen Rijkswaterstaat en de stakeholders. Dit sociale contract is er op gericht om de verwachtingen van de samenleving over de productie van een projectorganisatie te waarborgen. Echter er zitten voor een projectorganisatie en daarbij voor de gehele organisaties ook risico’s aan het rapporteren op het gebied van duurzaamheid. Daarbij wordt bedoeld de mogelijke precedentwerking van genomen besluiten en de rechtvaardiging van het uitgeven van belastinggeld. 5.2.1
Risico’s van het rapporteren op duurzaamheid
In voorgaande onderzoeken (Ball and Grubic, 2007; Dickinson, 2005; Guthrie et al 2008 en Farneti et al. (2009) ligt de nadruk niet op de risico’s van berichtgeving over duurzaamheid. Echter uit de interviews is te interpreteren dat er wel een risico ligt bij uitgeven van duurzaamheidrapportages en dat een projectorganisatie een afweging dient te maken over wat wel en wat niet gerapporteerd wordt over duurzaamheid.
40
“Ook dien je rekening te houden met de reacties die je kan krijgen van belastingbetalers die het er totaal niet mee eens zijn dat er zoveel geld uitgegeven wordt voor leefbaarheid in bepaalde gebieden. Dit zou een afweging kunnen zijn om het stil te houden. Maar dan ben je er wel bewust mee bezig. Op dit moment wordt het niet verlangd van de overheid om te rapporteren op het gebied van duurzaamheid.” C.8 “Ik weet ook dat heel veel mensen dat onzin vonden en dat ze boos worden waarom hun belasting geld daar aan uitgegeven wordt en dat er in andere gevallen bijvoorbeeld in de zorg geen geld is en oudere mensen onvoldoende verzorgd kunnen worden. Als overheidsorganisatie moet je daarin een bepaalde zorgvuldigheid in opnemen in wat je bericht naar de samenleving toe.” B.8 “Ik merk heel erg dat we bang zijn voor het communiceren naar buiten. We zouden ons kunnen profileren als een duurzame organisatie, die bijvoorbeeld een bewoner die langs de snelweg woont dan een schadevergoeding geeft of het huis opkopen. Maar dan zijn we bang voor precedentwerking, bang dat andere mensen ook een aanspraak zouden kunnen maken op dezelfde regeling.” D.2 “Je belasting geld gaat naar een publieke organisatie toe dus je ziet wel dat er behoefte van de mensen is dat hun geld duurzaam besteed wordt. Iedereen weet wel wat Rijkswaterstaat doet, maar ik kan begrijpen dat stakeholders zich zorgen maken, je legt toch asfalt neer en dat heeft niet echt het meest duurzame imago. Daarom dien je te rapporteren op het gebied van duurzaamheid.” F.4
Daarnaast is uit interviews naar boven gekomen dat de manier waarop stakeholders kijken naar duurzaamheid ook verandert (Lindblom, 1994), iets wat vroeger legitiem was kan dat nu niet meer zijn. Het is voor een projectorganisatie daarom van belang dat in de beginfase van een project een goede inventarisatie wordt gehouden van de behoeftes van de stakeholders. Daarnaast dient de projectorganisaties ook een algemeen beeld te vormen wat er bij Nederlandse belastingbetaler leeft om zo het uitgegeven belastinggeld te rechtvaardigen. Ondanks de hierboven genoemde risico’s bestaat er binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat wel de behoefte om te rapporteren op het gebied van duurzaamheid.
“Ik denk dat we als project wel een kans hebben op het gebied van duurzaamheid en het rapporteren op het gebied van duurzaamheid. Want we komen er niet mee weg wanneer we klaar zijn met de projecten en zeggen we hebben 4 miljard uitgegeven en kijk het areaal ligt er zo bij en 41
over het deel leefbaarheid niets zegt, dat kan gewoon niet. We zullen dat ook niet gaan doen omdat leefbaarheid gewoon een hele grote doelstelling is van het project. Het zou ook een gemiste kans zijn wanneer we dit niet zouden rapporteren ook op het gebied van imago.” C.7 “Het zou helpen wanneer er gerapporteerd dient te worden en er van bovenaf wordt aangegeven wat er verlangd wordt. Er dient gewoon beter gecommuniceerd te worden richting alle projecten, richting de districten, zet het in de programmering zodat het meegenomen wordt.” B.7
In hoofdstuk 2 is aangegeven dat het belangrijk is om richtlijnen te gebruiken voor duurzaamheidsrapportages om de betrouwbaarheid, de verantwoordelijkheid en de legitimiteit te vergroten. Om het onderzocht kracht bij te zetten en dieper op de rapportages zelf in te gaan wordt in de volgende paragraaf een vergelijking gemaakt tussen rapportages van Rijkswaterstaat en de GRI richtlijnen (2005 en 2006)
5.3 In hoeverre komen de rapportages overeen met de GRI richtlijnen Voorafgaand aan de analyse is het van belang om te vermelden dat er een groot verschil is tussen de Milieu-effectrapportage en het doel van de duurzaamheidsrapportages die voortkomen uit de GRI richtlijnen (2005 en 2006). Een Milieu-Effectrapportage kijkt vooruit op de productie van een project door een projectorganisatie. De GRI richtlijnen zijn erop gericht om terug te kijken naar hoe een organisatie heeft gepresteerd op de doelen die gesteld zijn op het gebied van duurzaamheidsontwikkeling. Ten tweede zijn de GRI richtlijnen opgesteld voor een gehele organisatie en niet voor een onderdeel van een organisatie, zoals een projectorganisatie. Echter omdat
onderdelen
van
organisaties
input
dienen
te
geven
voor
de
totale
duurzaamheidsrapportage kunnen de richtlijnen van de GRI wel gebruikt worden. Ten derde lopen de data waarop de Milieu-Effectrapportage wordt gerapporteerd niet gelijk met die van voortgangsrapportages en jaarverslagen. Deze benoemde verschillen zijn niet van toepassing op het jaarbericht (jaarverslag) van Rijkswaterstaat, hierbij wordt terug gekeken naar het afgelopen jaar en wordt de voortgang besproken van de gestelde doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en de doelstellingen op het gebied van de kerntaken zoals deze in de case van dit onderzoek beschreven staan. Daarnaast worden de financiële cijfers weergeven over de prestaties van het afgelopen jaar. Uit analyse van de interviews is gebleken dat de geïnterviewde medewerkers uit de projectorganisatie niet bekend zijn met de richtlijnen van de GRI (GRI, 2005 en 2006) op het gebied van duurzaamheidsrapportages. Dit heeft tot gevolg dat de indicatoren uit de GRI 42
richtlijnen niet bewust worden meegenomen in de rapportages. Naast de verplichte onderdelen (richtlijnen) uit de Milieu-effectrapportage zijn er geen Rijkwaterstaatbrede richtlijnen voor rapportages op het gebied van duurzaamheid.
“In deze rapportage wordt gemeld wat er is uitgevoerd op het gebied van duurzaamheid, echter dit bevat alleen de maatregelen en daarmee de doelstellingen die binnen de scope van het project vallen. Voor deze rapportages zijn geen vaste framewerken.” C.9 “Ik ken de richtlijnen [GRI] zelf niet, maar je merkt wel dat verschillende partijen hier [duurzaamheid] veel meer de nadruk opleggen en ook verantwoording over af leggen. Deze [duurzaamheid] rapportages van verschillende stakeholders bekijken wij ook. We vergelijken de inbreng van de stakeholders met de behoeftes die in de Milieu-effectrapportage zichtbaar zijn.” G.2
In tabel 3 is terug te zien dat totaal 38,3 procent van de indicatoren uit de GRI richtlijnen (GRI, 2005 en 2006) terug zijn te vinden in de Milieu-effectrapportage. Het hoogste percentage van 60% wordt behaald bij de categorie omgeving/milieu (environmental), gevolgd door de categorie product verantwoordelijkheid (product responsibility) met 44,4 procent. Het laagste percentage van 0% is voor de categorie mensenrechten (Human rights), gevolgd door de categorie arbeid en volwaardig werk (labour practices and decent work) met 14,3%. De Milieu-effectrapportage is er opgericht om inzicht te geven in de gevolgen van de productie van een project. Daarbij wordt aangegeven wat de belangrijkste resultaten zijn over de effecten op de omgeving en het landschap van alle mogelijke alternatieven in de productie. Dit heeft tot gevolg dat de onderwerpen, benoemd in de indicatoren van de GRI categorie omgeving, veelvuldig worden benoemd in de Milieu-effectrapportage. Omdat de categorie mensenrechten geen onderdeel uitmaakt van de Milieu-effectrapportage zijn geen van de indicatoren van de GRI benoemd in de rapportage. In het jaarbericht van Rijkswaterstaat zijn deze indicatoren ook niet terug te zien, zie tabel 4. Verklaring hiervoor is dat allebei de rapportages heel erg product gerelateerd zijn en zich vooral richten op de producten, kerntaken en doelstellingen van de organisatie. Dit heeft ook tot gevolgd dat in beide rapportages de categorie arbeid en volwaardig werk minimaal scoren.
43
Tabel 3: Totale waarnemingen van indicatoren in de Milieu-effectrapportage
Categorie
Omgeving/Milieu Mensenrechten Arbeid en volwaardig werk Productverantwoordelijkhei d Samenleving Publieke organisaties Totaal
B= Totale waarnemingen indicatoren in rapportage 18 0 2 4
A= Totaal aantal indicatoren in de richtlijnen 30 9 14 9
Totale percentage
3 4 31
8 11 81
37,5% 36,4% 38,3%
60,0% 0,0% 14,3% 44,4%
Tabel 4: Totale waarnemingen van indicatoren in het jaarbericht Rijkswaterstaat
Categorie
Omgeving/Milieu Mensenrechten Arbeid en volwaardig werk Productverantwoordelijkheid Samenleving Publieke organisaties Totaal
B= Totale waarnemingen indicatoren in rapportage 16 0 5 3 3 9 36
A= Totaal aantal indicatoren in de richtlijnen 30 9 14 9 8 11 81
Totale percentage 53,3% 0,0% 35,7% 33,3% 37,5% 81,8% 44,4%
In tabel 4 zijn de hoeveelheden en percentages aan indicatoren van de GRI (GRI, 2005 en 2006) benoemd die tijdens de analyse op het jaarbericht van Rijkswaterstaat (Jaarbericht, 2011) naar voren zijn gekomen. Het hoogste percentage van 81,8% wordt behaald door de categorie die voortkomt uit het supplement voor publieke organisaties. Het laagste percentage is voor de categorie mensenrechten (Human rights) met 0%. Het hoge percentage van 81,8 in de categorie publieke organisatie binnen het jaarbericht is te verklaren doordat het doel van het jaarbericht is, het rapporteren op interne doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en de kerntaken van Rijkswaterstaat. De indicatoren uit de categorie publieke organisatie zijn voornamelijk gericht op de interne doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en het inkoop beleid, dat weer een van de interne duurzaamheidsdoelstelling is van Rijkswaterstaat. In tabel 4 is terug te zien dat totaal
44
44,4 procent van de indicatoren uit de GRI richtlijnen (GRI, 2005 en 2006) terug zijn te vinden in het jaarbericht (2011) van Rijkswaterstaat. In vergelijking met Guthrie et al. (2008) bevatten de rapportages van Rijkswaterstaat procentueel meer indicatoren uit de GRI richtlijnen (GRI, 2005 en 2006) dan de publieke organisaties besproken in het onderzoek van Guthrie et al. (2008). Het gemiddelde van de percentages uit de Milieu-effectrapportage en het jaarbericht is 41,4 proces. Wanneer je dit percentage afzet tegen de 32,4 procent van de organisaties uit Guthrie et al. (2008) ligt het percentage uit dit onderzoek 9% hoger. Dit is opvallend omdat binnen Rijkswaterstaat de GRI richtlijnen niet bekend zijn bij de medewerkers, terwijl volgens het onderzoek van Guthrie et al. (2008) de organisaties uit onderzoek de Best Practice waren binnen publieke organisaties op het gebied van de toepassing van de GRI richtlijnen (2005 en 2006). Mogelijke reden waarom projectorganisaties veel van de indicatoren van de GRI richtlijnen (2005 en 2006) bevatten komt voort uit feit dat de Milieueffectrapportage voort komt uit de wet Besluitmilieu effectrapportage (1994) die een projectorganisaties verplichten te bericht over verplichting richtlijnen, zoals uitstoot van CO2 en fijn stof. Wel is te zien dat bij dit onderzoek en het onderzoek van Guthrie et al (2008) op de categorie mensenrechten (Human rights) het minst wordt gerapporteerd. Daarnaast is uit de percentages van de categorieën te analyseren waar de behoeftes liggen van de stakeholders. Volgens Owen (2001) stimuleren de richtlijnen van de GRI (2006) de betrokkenheid van de stakeholders. De GRI richtlijnen (2005 en 2006) geven aan dat bij het bepalen van de belangrijkste indicatoren waar over bericht wordt, de betrokkenheid van de stakeholders erg belangrijk is. Wanneer er op deze manier naar de uitkomsten van het onderzoek gekeken wordt, liggen de behoeftes van de stakeholders op de omgeving/milieu en het product zelf. Deze uitkomst wordt zoals in de rest van de resultaten zichtbaar ondersteund. Al laatste is opvallend dat de GRI richtlijnen (2005 en 2006) zich niet richten op archeologie en het behoud van monumenten. In de Milieu-effectrapportage is te zien dat de stakeholders behoefte hebben aan informatie over dit onderwerp. Daaruit kan geconcludeerd worden dat de rapportage richtlijnen van de GRI (2005 en 2006) niet specifiek genoeg zijn. Deze resultaten komen overeen met het onderzoek van Guthrie et al. (2007). In het onderzoek van Guthrie et al. (2007) wordt aangegeven dat de GRI richtlijnen beter aangepast dienen te worden op specifieke industrieën.
45
5.4 Invloed van stakeholder op duurzaamheid Zoals eerder is aangeven is de invloed van stakeholders een belangrijk onderdeel binnen het duurzaamheidsbeleid van Rijkswaterstaat. Dit betekent dat het meenemen van de behoeftes vanuit de stakeholders gezien wordt als de vorm waarmee Rijkswaterstaat duurzaamheid waarborgt, het gaat om hun inspraak in het produceren van de projecten binnen Rijkswaterstaat. De invloed van stakeholders is om deze reden zeer groot en ook de invloed die stakeholders hebben op de rapportages is daarmee aanzienlijk. Behoeftes vanuit de stakeholders die zij hebben op product wat opgeleverd wordt, zijn direct terug te zien in de rapportages. In de Milieu-effectrapportage worden de behoeftes, wanneer deze vallen binnen de scope van het project of wanneer er vanuit de stakeholder een bijdrage wordt geleverd, direct meegenomen. Dit leidt er toe dat de Milieu-effectrapportage altijd in samenwerking met de stakeholders wordt opgesteld. Een ander moment waarop de invloed van de stakeholder goed zichtbaar is, is de goedkeuring van het Tracébesluit, het Tracébesluit is een direct uitgewerkte versie van de scope en de Milieu-effectrapportage. Elke stakeholder heeft de mogelijkheid in beroep te gaan bij de raad van staten tegen dit Tracébesluit of kan een aanpassing van het Tracébesluit eisen. Bij inwilliging van een behoefte van een stakeholder heeft dit direct invloed op het product dat door de projectorganisatie wordt opgeleverd.
“Het is echter wel wenselijk omdat het een cruciaal onderdeel is. Dit omdat de output van het project geaccepteerd dient te worden door de gebruiker, de stakeholders. Wanneer zij tevreden zijn hebben wij een goed project gedraaid. Ik heb er niets aan als ik een mooi project heb afgerond en de klant aan geeft dat hij het bagger vindt. Op dat moment wordt het succes van een project bepaald.” H.2
Invloed van stakeholders is in de beginfase van een project groot, dit zijn de verkenningsfase en de planstudiefase. Wanneer deze fases zijn afgerond liggen de afspraken die gemaakt zijn vast en is de invloed van stakeholders verminderd.
“De invloed van stakeholders is alleen te zien in de planstudie fase van het project. Hier vindt ook de inspraak in het project plaats en er zijn een aantal informatie avonden gehouden.” F.5
46
“Ik zag dat er in de beginfase van een project geluisterd wordt naar de verwachtingen van de eindgebruikers en de behoeftes. Dat is zeer veel gedaan, daar is altijd een dialoog over geweest. Echter niet alle behoeftes zijn meegenomen, omdat dit niet in de scope was opgenomen.” H.1 “Je gaat eerst met de verantwoordelijke afspraken maken over de doelstellingen van het project. Tijdens het vormen van de planstudie komen alle wensen van de omgeving en andere stakeholders naar voren en vinden er discussies plaats met deze stakeholders. Op een bepaald moment heb je TB besluit, dat tik je af met de stakeholders en daarmee heb je ook bepaald wat je gaat bouwen. In deze voorfase hebben we heel veel contact met bestuurders voor wat betreft hun behoeftes. Daarbij is het heel belangrijk dat je dit goed uitdraagt en zorgt dat er ook draagvlak voor is en dat er misschien nog zaken bijgesteld dienen te worden.” A.8
Wanneer er door stakeholders extra maatregelen verlangd worden, die boven op de scope van het project komen, dienen stakeholders deze extra maatregelen ook te bekostigen en daarmee een bijdrage te leveren aan het project. Deze bijdrage kan geleverd worden in de vorm van arbeidskracht en of het beschikbaar stellen van grond, maar is meestal in de vorm van geld.
“Binnen het project wordt een bijgedrage geleverd door stakeholders en dat is puur een bijdrage van derden. Deze stakeholders investeren daarmee fors in leefbaarheid. Hierdoor wordt er duurzamer gebouwd. Daarmee hebben de stakeholders ook een belangrijke rol.” A.9
Zoals ook besproken in de paragraaf 5.1 is ook hier terug te zien dat de stakeholder engagement groot is en dat het meenemen van de behoeftes van de stakeholders gezien wordt als de vorm waarin Rijkswaterstaat duurzaamheid waarborgt. Dit komt overeen met het onderzoek van O’dwyer et al. (2005), waarin gesproken wordt over dat een organisatie dient af te stemmen met haar stakeholders en zo er voor te zorgen dat stakeholders geïnformeerd worden over hoe duurzaam een organisatie zijn werkzaamheden uitvoert. In vergelijking met voorgaande onderzoeken is de stakeholder engagement bij de projectorganisaties van Rijkswaterstaat groter dan de stakeholder engagement bij de niet publieke organisaties benoemd in de onderzoeken van O’Dwyer (2003) en Owen (2001).
47
5.5 Bedrijfsprocessen verantwoordelijk voor duurzaamheidsrapportages Uit de interviews is gebleken dat het proces met betrekking tot de verwerking van behoeftes/klanteisen binnen projectorganisaties het belangrijkste proces is op het gebied van duurzaamheid en de duurzaamheidsrapportages. De personen die binnen dit proces werkzaam zijn en daarmee binnen een projectorganisatie verantwoordelijk zijn voor dit proces zijn de omgevingsmanagers en de technisch manager. De IPM rol omgevingsmanager heeft zoals in de case beschreven, het contact met de stakeholders en vormt het eerste aanspreekpunt met de stakeholders van een project. Daarnaast is de omgevingsmanager verantwoordelijk voor de kaderstelling op het gebied van omgeving binnen het project. Naast de rol van omgevingsmanagers wordt de rol van technisch manager meerdere malen benoemd in de interviews.
“de projectleider techniek die zich heel erg bezig houdt met de duurzaamheid van materialen. Hij toets bij de opdrachtnemer welke materialen hij gebruikt bij zijn werkzaamheden.” F.6 “Dat zijn met name de omgevingsmanagers die samen met de omgeving kijken hoe zij samen kunnen werken. Maar ook het technisch management, deze kijken naar de vraagspecificaties / behoeftes van de stakeholders.” C.11 “Ik ben verantwoordelijk voor deze kaderstelling en het neerzetten van de context op het gebied van omgevingsmanagement. Daarmee kijk ik op het totaal project naar omgeving.” A.9
Naast de vaste IPM rollen uit projectorganisaties, zijn er bij projecten waarbij duurzaamheid aan de doelstelling/scope van het project is toegevoegd, specialisten op het gebied van inpassing en vormgeving toegevoegd. Deze rol houdt de leefbaarheid en daarmee ook de duurzaamheid van een projectorganisatie in de gaten en rapporteert naar de omgevingsmanager en projectdirectie. Een belangrijke interne stakeholder van een project en de rol binnen het proces ‘verwerking klanteisen’, is de beheerorganisatie van het district binnen een dienst. Deze interne stakeholder is verantwoordelijk voor het toekomstig onderhoud van het gerealiseerde project en neemt na realisatie het project over van het projectteam. De interne stakeholder wordt ingevuld door de netwerkmanager. Deze medewerker vervult de link tussen de beheerorganisatie en het project. Daarbij is van belang dat de behoeftes van de beheerorganisatie aan het begin van het project bij
48
de planstudie, net als de klanteisen van externe stakeholders, worden verwerkt en daarmee onderdeel uitmaken van de scope van het project. Eerste stap binnen het proces is het verzamelen van de behoeftes van de stakeholders in de vorm van klanteisen door de omgevingsmanager en technisch manager van een project. Deze klanteisen worden ingebracht bij het technisch team, dat onder de technisch manager valt. Hierna vindt er een honoreringsslag plaats. Vervolgens wordt er bekeken of de klanteisen binnen de scope van het project vallen en daarmee meegenomen kunnen worden in het project. Wanneer klanteisen niet binnen de scope vallen wordt er een bijdrage van de stakeholder gevraagd zodat de klanteisen als nog meegenomen kunnen worden. Op het moment dat er tegenstrijdigheden zijn in de klanteisen van verschillende stakeholders vindt er overleg plaats. De uitslag van de honorering wordt direct gecommuniceerd naar de stakeholders en er vindt een vastlegging plaats van deze beslissing. De positief gehonoreerde klanteisen zijn direct terug te zien in het Tracébesluit van het project. Wat een direct uitgewerkte afspiegeling is van de scope. Naast het proces van de klanteisen van de stakeholders waarbij gekeken wordt naar de behoeftes en daarmee de invloed van de stakeholders, wordt duurzaamheid ook overgelaten aan de opdrachtnemer. Deze opdrachtnemer wordt bij de gunning van het project gestimuleerd doormiddel van de gunningscriteria ‘duurzaamheid’ duurzaam te produceren. Medewerkers van projecten geven aan dat Rijkswaterstaat zelf niet veel aan duurzaamheid doet en dit vooral neerlegt bij de opdrachtnemers. Ook de rapportage op het gebied van duurzaamheid wordt overgelaten aan de opdrachtnemer. Alleen wanneer duurzaamheid in de scope is opgenomen, of wanneer dit specifiek is afgesproken met een of meerdere stakeholders wordt in een project de voortgang met betrekking tot duurzaamheid gerapporteerd. Naast dat het belangrijk is om te kijken hoe de processen met betrekking tot duurzaamheid lopen binnen projectorganisaties is het van belang om te kijken hoe de interne doelstellingen van Rijkswaterstaat worden meegenomen in projectorganisaties. Het gaat hier namelijk om de interne behoeftes die Rijkswaterstaat heeft op het gebied van duurzaamheid.
5.6 Interne doelstellingen Uit de interviews is gebleken dat interne doelstellingen van Rijkswaterstaat met betrekking tot duurzaamheid niet bekend zijn bij de verschillende medewerkers. De helft van de geïnterviewde personen kunnen de interne doelstellingen niet benoemen.
49
“voor mijn gevoel zijn de interne doelstelling van Rijkswaterstaat heel erg onderbelicht, en worden niet onder de aandacht gebracht.” F.7
De interne doelstellingen van Rijkswaterstaat worden niet meegenomen in de doelstellingen van de projecten en worden niet gecommuniceerd naar de projectteams. Dit heeft tot gevolgd dat deze interne doelstellingen niet bekend zijn en onvoldoende uitgevoerd worden. De oorzaak hiervan is dat de interne doelstellingen te algemeen zijn en niet project specifiek zijn door vertaald.
“Voor Rijkswaterstaat zijn deze doelstellingen te groot. Ik vind dat het heel erg in de lucht blijft hangen als je c02 reductie moet realiseren zonder dat je daar een beeld van hebt hoe je dit kunt doen en met welke middelen je daar een bijdrage aan kan leveren. Dus zo’n doelstelling is een beetje lucht daar kan je niks mee.” D.3
De rapportages op het gebied van de interne doelstellingen van Rijkswaterstaat bestaan uit een paragraaf in de voortgangsrapportages op dienstniveau en een paragraaf uit het jaarbericht van Rijkswaterstaat breed, zoals te zien is in de vergelijking met de richtlijnen van de GRI (GRI, 2005 en 2006). Er wordt geen input gevraagd vanuit de projectteams om te berichten over deze doelstellingen.
“Er wordt geen input gevraagd vanuit de project om te berichten over de duurzaamheidsdoelstellingen.” D.4
Alle geïnterviewde personen geven aan dat er een simpele oplossing is om de interne doelstellingen mee te nemen in de projecten. Dit is namelijk het project specifiek maken voor de doelstelling duurzaamheid en deze meenemen in de scope van het project, zodat deze wordt gerealiseerd.
“Op het moment dat je z’n prestatie-indicatienorm [op het gebied van interne doelstellingen] uit het management contract vertaald wilt zien, moet dit onderdeel feitelijk onderdeel zijn van de basis specificaties die door dienst infrastructuur worden geleverd. En het is 50
daarbij onderdeel van je scope, van je opdracht. En daarmee zoveel procent in energie gebruik te realiseren. De andere kant die daarbij is, of het kan via de basis specificaties komen of het kan door de regionale dienst extra aandacht aan gegeven worden. Je geeft als beheerder mee aan het project wanneer je je scope aan het schrijven bent, .. dat dit (de pin) een van de onderdeel is die meegenomen dient te worden. Of je zegt als opdrachtgever, ik wil in dit project terug zien dat wij deze reductie gaan halen.” B.9 “Op landelijk niveau wordt er heel veel gedaan op het gebied van duurzaamheid en die mensen hebben het niet makkelijk die er aan trekken. Zij proberen de doelstellingen van Rijkswaterstaat zo concreet mogelijk te maken, wat kunnen we daadwerkelijk doen. Maar om dat te laten landen bij de projectorganisaties en de projectorganisaties op een andere manier te laten denken en handelen, zo ver is het nog niet. Rijkswaterstaat is toch wel een soort machine, je stopt er iets in en dan komt er iets uit en bij wat je er in stopt dus de opdrachtverlening aan een project of daadwerkelijk het prille moment, wanneer de scope geschreven wordt daar moeten gewoon keiharde doelstellingen komen voor duurzaamheid, waarvan de opdrachtgever zegt dat moet je gaan monitoren tot het einde van het project. Dat betekent gewoon hoe belangrijk vind je het. Het ligt aan de opdrachtgevers wanneer deze het belangrijk vinden dan zie ik rijkswaterstaat wel als zo’n machine die dat gewoon gaat uitvoeren.” D.5
Deze aanbevelingen uit de interviews komen overeen met de bevindingen van Silvius (2009) en van den Brink (2009) die aangeven dat de scope van een project aan de beginfase van een project aangepast dient te worden om meer aandacht te geven voor de langere termijn en daarmee ook duurzaamheid dient te waarborgen. Daarnaast is uit de interviews gebleken dat Rijkswaterstaat zelf niet voorop dient te lopen op het gebied van duurzaamheidsrapportage maar dat projectorganisaties de stakeholders en speciaal de ondernemers, dient te stimuleren om duurzaam te werken en te produceren.
51
6. Discussie Geconcludeerd kan worden dat door het gebruik van de besproken theorieën de bevindingen uit de 7 interviews en het documentonderzoek op de Milieu-effectrapportage en het jaarbericht van Rijkswaterstaat beter geïnterpreteerd kunnen worden. Uit de resultaten van het onderzoek is gebleken dat projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat willen voldoen aan de verwachtingen van de
stakeholders
(O’dwyer
et
al.,
2011)
op
het
gebied
van
duurzaamheid
en
duurzaamheidsrapportages en daarmee de behoeftes zoveel mogelijk willen mee nemen, mits dit past binnen de scope van een project. De strategie die Rijkswaterstaat voert is er op gericht om in samenwerking met de stakeholders duurzaamheid te waarborgen. Het is van belang dat er een sociaal contract (Deegan 2002) bestaat tussen Rijkswaterstaat en de stakeholders en daarmee de impliciete- en expliciete verwachtingen van de samenleving over de productie binnen de organisatie wordt gewaarborgd. Daarnaast is uit het onderzoek gebleken dat het sociale contract breder is dan alleen het contract met de stakeholders van een projectorganisatie. Het sociale contract is er ook met de belastingbetaler in het algemeen. Uit de resultaten kan geconcludeerd worden dat Rijkswaterstaat zich moet verantwoorden aan de belastingbetaler voor de uitgaven die worden gedaan door de projectorganisaties en daardoor goed moeten afwegen wat er gerapporteerd wordt op het gebied van duurzaamheid. De stakeholders engagement is direct terug te zien in de manier waarop een projectorganisatie rapporteert over duurzaamheid (Guthrie and Parker, 1989; Deegan and Rankin, 1996; O’Donovan, 1999). Uit de bevindingen van het onderzoek is gebleken dat een stakeholder direct invloed heeft op wat er wordt gerapporteerd, of zelfs in samenwerking met de projectorganisatie de rapportage opstelt. De invloed is vooral zichtbaar in de beginfase van het project, waar stakeholders direct invloed hebben op wat en hoe er geproduceerd gaat worden. Stakeholders kunnen dit doen door middel van het inbrengen van klanteisen/behoeftes. De invloed en betrokkenheid van de stakeholders is daarmee zeer groot binnen projectorganisaties en stakeholders hebben ook direct invloed op de beslissingen die genomen worden door een projectorganisatie (Owen, 2001). Door deze grote betrokkenheid krijgt een projectorganisatie de goedkeuring om een project uit te voeren en vergroot het de betrouwbaarheid en transparantie van een projectorganisatie (Gray et al., 1996 en O’Dwyer (2003). Naast de duurzaamheidsrapportages die in de beginfase van een project worden gerapporteerd speelt een projectorganisatie in op de vraag van de stakeholders. Wanneer er een specifieke behoefte is van een stakeholder om geïnformeerd (O’Dwyer, 2003) te worden over 52
duurzaamheid aspecten van een project tijdens de realisatiefase van een project rapporteert een projectorganisatie hierop en vergroot zo de legitimiteit van een project (O’dwyer et al 2011). Wanneer deze vraag er niet is wordt er ook niet gerapporteerd, tenzij duurzaamheid onderdeel uitmaakt van de scope van een project. Wanneer duurzaamheid onderdeel uitmaakt van de scope worden rapportages waar duurzaamheid een onderdeel van uitmaakt gecommuniceerd naar interne stakeholders. Hieruit is op te maken dat er onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende stakeholders in de hoeveelheid informatie die wordt gecommuniceerd. Dit ondersteunt de administratieve stroming van de stakeholders theorie (Robert, 1992). Uit dit alles kan geconcludeerd worden dat een projectorganisatie het verlangen heeft om te voldoen aan de publieke belangen (O’dwyer 2003). Als onderdeel van een publieke organisatie is het de aard van een projectorganisatie om het sociaal welzijn en de kwaliteit van het bestaan te vergroten (Ball en Grubnic). Echter de mate waarin duurzaamheid bij projectorganisaties binnen Rijkswaterstaat wordt toegepast hangt vooral af van de behoefte die de overheid, als belangrijkste interne stakeholder, heeft op het gebied van duurzaamheid. Wanneer er geen politiekdraagvlak is voor duurzaamheid wordt duurzaamheid ook niet of maar minimaal meegenomen in de scope van het project en wordt er niet gerapporteerd. Dit komt omdat de overheid direct invloed heeft op het budget van een projectorganisatie.
53
7. Conclusie Met dit onderzoek is antwoord gegeven op de vraag wat er bij projectorganisaties binnen een publieke organisatie wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid. Daarnaast is er ingegaan op de invloed van stakeholders op duurzaamheid binnen de besproken projectorganisaties bij Rijkswaterstaat en welke bedrijfsprocessen binnen een projectorganisatie verantwoordelijk zijn voor de duurzaamheidsrapportages. Verder is er onderzocht of deze duurzaamheidsrapportages overeenkomen met de richtlijnen (GRI 2005 en GRI 2006) afgegeven door de GRI. Duurzaamheid binnen de projectorganisaties van Rijkswaterstaat is tweeledig. Ten eerste gaat het om de behoeftes/klanteisen van de stakeholders die invloed willen hebben op de manier waarop het project wordt uitgevoerd. Ten tweede wordt de verantwoordelijkheid voor duurzaamheid bij de opdrachtnemer gelegd. Binnen projectorganisaties bij Rijkswaterstaat bestaan er geen aparte rapportages op het gebied van duurzaamheid. Aspecten van duurzaamheid zijn daarin tegen in veel verschillende rapportage terug te vinden. De mate waarin gerapporteerd wordt over duurzaamheid wordt bepaald door de ‘scope’ van het project. Zeer bepalend voor deze scope en dus de mate waarin duurzaamheid wordt meegenomen is de invloed van de overheid, als belangrijkste interne stakeholder.
Zoals in de hoofdstuk 6 beschreven heeft een stakeholder veel invloed op wat er wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid. Deze invloed is vooral zichtbaar in de beginfase van het project, waar stakeholders direct invloed hebben op wat en hoe er geproduceerd gaat worden. De stakeholders engagement is daarmee zeer groot binnen projectorganisaties. Uit het onderzoek blijkt dat de betrokkenheid van de stakeholders direct invloed heeft op de bedrijfsprocessen en werkzaamheden van de medewerkers binnen een projectorganisatie en dat het proces met betrekking tot de verwerking van behoeftes/klanteisen binnen projectorganisaties het belangrijkste proces is op het gebied van duurzaamheid en de duurzaamheidsrapportages. In de vergelijking die in dit onderzoek gemaakt is tussen de GRI richtlijnen (2005 en 2006) en rapportages van Rijkwaterstaat wordt gemiddeld 41,1% van de indicatoren van de GRI (2005 en 2006) benoemd. Dit is opvallend omdat binnen Rijkswaterstaat de GRI richtlijnen niet bekend zijn bij de medewerkers. Echter hieruit kan wel geconcludeerd worden dat het rapporteren over duurzaamheid nog in de kinderschoenen staat bij projectorganisaties van Rijkswaterstaat en Rijkswaterstaat als geheel.
54
Dit onderzoek draagt bij aan bestaande literatuur op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsrapportage bij publieke organisaties, omdat dit onderzoek zich richt op een onderdeel van een organisatie, namelijk projectorganisaties. Ten tweede is er onderzocht hoe groot de betrokkenheid is van de stakeholders op het gebied van duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages. De betrokkenheid van stakeholders is in voorgaande literatuur minimaal meegenomen, deze onderzoeken waren voornamelijk gericht op wat, waarom en waar er wordt gerapporteerd op het gebied van duurzaamheid. Ten derde draagt dit onderzoek bij om inzicht te krijgen in hoe een publieke organisatie in Nederland rapporteert op het gebied van duurzaamheid en hoe groot de betrokkenheid is van stakeholders. De beperking aan dit onderzoek is dat er maar binnen één publieke organisatie van de Nederlandse overheid onderzoek is gedaan, hierdoor zijn de resultaten niet generiek toepasbaar op alle andere publieke organisaties van Nederland. Omdat duurzaamheidsrapportages bij de publieke organisatie binnen Nederland nog minimaal zijn onderzocht is het voor toekomstig onderzoek interessant om te kijken naar een andere publieke organisatie binnen Nederland en te onderzoeken in hoeverre er gerapporteerd wordt op het gebeid van duurzaamheid en in hoeverre stakeholders invloed hebben op de manier waarop duurzaamheid en duurzaamheidsrapportages worden vormgegeven.
55
Literatuur AccountAbility, (1995), ‘AA1000 standaard’ , geraadpleegd op 19 september 2012, internet bron: http://books.google.nl/books?hl=nl&lr=&id=5p5uR80TI60C&oi=fnd&pg=PR7&dq=aa1000 +standaard&ots=l_H35bdvht&sig=q-gU2EgjPFDv8xOyin-I38918c#v=onepage&q=aa1000%20standaard&f=false Adams, C.A., (2004), ‘Ethical, social and environmental reporting-performance portrayal gap’, Ethical, social and environmental reporting, Volume 17, Issue 5, 731-757. Adams, C. and McNicholas, P., (2007), ‘Making a difference: Sustainability reporting, accountability and organisational change’, Accounting, auditing & accountability Journal, Volume 20, Issue 3, pp. 382-402. Attride-Stirling, J., (2001), “Thematic networks: an analytic tool for qualitative research’ Sagejournals, 1:385. Ball, A. and Grubnic, S., (2007), ‘Sustainability accounting and accountability in the public sector’, in J. Unerman, J. Bebbington and B. O’Dwyer (eds), Sustainability Accounting and Accountability, Routledge, Volume 31, Issue 4-5, pp. 243-265. Besluitmilieu effect-rapportage, (1994) geraadpleegd op 17 december 2012, internet bron: http://wetten.overheid.nl/BWBR0006788/geldigheidsdatum_28-04-2010 Boeije, H., (2008), Analyseren in kwalitatief onderzoek. Denken en doen, Amsterdam: Boom onderwijs. Boersma, J., (2012), ‘Groen geloof en het goede leven’ Rede uitgesproken ter gelegenheid van het afscheid als hoogleraar Culturele en levensbeschouwelijke dimensies van de relatie mens en natuur bij de Faculteit Aard- en Levenswetenschappen van de Vrije Universiteit, geraadpleegd op 23 december 2012, internet bron: http://www.ivm.vu.nl/en/Images/Afscheidscollege%20Jan%20B%20A5camera%20ready_tcm53-280197.pdf Bryman, A., (2004), Social Research Methods. New York: Oxford University Press. Buhr, N., (1998), ‘Environmental performance, legislation and annual report disclosure: The case of acid rain and falconbridge’, Accounting, Auditing and Accountability Journal , pp. 163–190
56
Deegan, C., (2002), ‘Introduction: The legitimising effect of social and environmental disclosures – a theoretical foundation’, Accounting, Auditing & Accountability Journal, Volume 15, Issue 3, pp.282 – 311. Deegan, C., (2005), ‘Environmental management accounting: An overview and application of the concept’, Z. Hoque (Ed.), Handbook of cost and management accounting, Spiramus Press, London , pp. 275–307. Deegan, C. and Blomquist, C., (2006), ‘Stakeholder influence on corporate reporting: An exploration of the interaction between WWF-Australia and the Australian minerals industry’, Accounting, Organizations and Society, pp. 343–372. Deegan, C. and Rankin, M., (1996), ‘Do australian companies report environmental disclosures by firms prosecuted successfully by environmental protection authority’, Accounting, Auditing and Accountability Journal, Volume 9, Issue 2, pp. 50–67. Deegan, C., Rankin, M., and Tobin, J., (2002), ‘An examination of the corporate social and environmental disclosures of BHP from 1983 to 1997 – A test of legitimacy theory’, Accounting, Auditing and Accountability Journal, Volume 15, Issue 3, pp. 312–343. Deegan, C. and Unerman, J., (2006), ‘Financial Accounting Theory: European Edition’, McGraw-Hill, Maidenhead. De Villiers, C., and van Staden, C., (2006), ‘Can less environmental disclosure have a legitimising effect? Evidence from Africa’, Accounting, Organizations and Society, Volume 31, Issue 8, pp. 763– 781. Dickinson, D. (2005), ‘Sustainability reporting by public agencies: International uptake, forms and practice’, Accessed 29.05.07. Eisenhardt, K.M., (1989), ‘Building Theories from Case Study Research’, Academy of Management, Volume 14, Issue 4, pp. 532-550. Elkington, J., (1994), ‘Towards the sustainable corporation: win-win-win strategies for sustainable development’, California Management Review, Volume 36, pp. 90-100.
57
Farneti, F. and Guthrie, J., (2009), ‘Sustainability reporting by Australian public sector organisations: Why they report’ Accounting forum, Volume 33, Issue 2, pp. 89–98. Freeman, R.E. and Reed, D. L., (1983), ’Stockholders and Stakeholders: A new perspective on Corporate Governance’, California Management Review, Volume 25, Issue 3, p88-106. Glaser, B.G. and Strauss, A.L., (1967), ‘Discovery of grounded theory. Strategies for qualitative research’, New York: Aldine de Gruyter. Global Reporting Initiative (GRI) (2005), ‘Sector Supplement for Public Agencies. With an abridged version of the GRI 2002 Sustainability Reporting Guidelines’, geraadpleegd op 15 september 2012, internet bron: http://www.globalreporting.org/NR/rdonlyres/D7030C2069C0-4FA3-B08B- 9668A7658F9A/0/SS_PublicAgency_ENG.pdf Global Reporting Initiative (GRI) (2006), ‘G3.1 Guidelines incl. technical protocal’, geraadpleegd op 15 september 2012, internet bron: https://www.globalreporting.org/resourcelibrary/G3.1Guidelines-Incl-Technical-Protocol.pdf Global Reporting Initiative (GRI) (2010), ‘GRI Reporting in Government Agencies’, geraadpleegd op 15 september 2012, internet bron: https://www.globalreporting.org/resourcelibrary/GRI-Reporting-in-Government-Agencies.pdf Guthrie, J. and Parker, L.D., (1989), ‘Corporate Social Reporting: A Rebuttal of Legitimacy Theory’ Accounting and Business Research, Volume 19, Issue 76, pp. 343-352. Guthrie, J., Petty, R. and Ricceri, F., (2007), ‘Intellectual capital reporting: Lessons from Hong Kong and Australia’ Research Monograph, The Institute of Chartered Accountants of Scotland, Edinburgh, Scotland Guthrie, J. and Farneti, F., (2008), ‘Sustainability reporting by Australian public sector organisations’ Public Money & Management, Volume 28, Issue 6, pp. 361-366. Gray R., Bebbington, J. And Walters, D., (1993), Accounting for the Environment, Paul Chapman, London.
58
Gray R., (2006), ‘Social, environmental and sustainability reporting and organisational value creation? Whose value? Whose creation?’, Accounting Auditing and Accountability Journal, Volume 19, Issue 6, pp. 793-819. Kaldewaij, J., (2011), ‘Handleiding projectmatig werk’, Faculteit der Letteren, geraadpleegd op 17 januari 2013, , internet bron: https://docs.google.com/viewer?a=v&q=cache:56wT2rlfql4J:www.let.leidenuniv.nl Kolk, A., Veen, M.L. van der, Hay, K. and Wennink, D., (2002), ‘KPMG International Survey of Corporate Sustainability Reporting 2002’, KPMG, geraadpleegd op 15 september 2012, internet bron: www.gppi.net/fileadmin/gppi/KPMG2002.pdf KPMG, (2011), ‘KPMG International Survey of Corporate Sustainability Reporting 2011’ ,KPMG, geraadpleegd op 15 september 2012, internet bron: www.kpmg.com/PT/pt/IssuesAndInsights/Documents/corporate-responsibility2011.pdf Lindblom, C.K., (1994), ‘The implications of organizational legitimacy for corporate social performance and disclosure', paper presented at the Critical perspectives on Accounting Conference, New York, NY Maxwell, J.A., (1998), ‘Designing a qualitative study’. In L. Bickman & D. J. Rog (Eds.), Handbook of applied social research methods, (pp. 69-100). Miljoenennota 2012, geraadpleegd op 4 januari 2013, internet bron: http://www.prinsjesdag2012.nl/pd09_sites/objects/ad7/32k/ff3e1621db717485fa6f540b0e06b /miljoenennota.pdf Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012h), Adressen diensten Rijkswaterstaat, geraadpleegd op 18 december 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/over%5Fons/adressen%5Fen%5Fdiensten/
Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012c), Doelen en resultaten A9: omlegging bij Badhoevedorp, Geraadpleegd op 21 december 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/wegen/plannen%5Fen%5Fprojecten/a%5Fwegen/a9/omlegging %5Fbij%5Fbadhoevedorp/ Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012b), Doelen en resultaten grote nieuwe zeesluis. Geraadpleegd op 21 december 2012, internet bron: http://www.rws.nl/water/plannen_en_projecten/vaarwegen/noordzeekanaal/zeetoegang_ijmo nd/doelen_en_resultaten/index.aspx 59
Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012a), Doelen en resultaten SAA. Geraadpleegd op 21 december 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/wegen/plannen_en_projecten/a_wegen/a9/planstudie_schiphol_ amsterdam_almere/doelen_en_resultaten/index.aspx Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012d), Doelen en resultaten Walradar VTS-Systeem, Geraadpleegd op 21 december 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/water/plannen_en_projecten/vaarwegen/noordzeekanaal/noord zeekanaal_aanleg_walradar_vts_systeem/doelen_en_resultaten/index.aspx Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012f), Duurzaamheid Rijkswaterstaat, Geraadpleegd op 20 september 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/zakelijk/duurzaam Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012g), Missie en kerntaken Rijkswaterstaat, Geraadpleegd op 20 september 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/over%5Fons/missiekerntaken
Ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM), Rijkswaterstaat, (2012e), Rijkswaterstaat jaarbericht 2011, Geraadpleegd op 18 december 2012, internet bron: http://www.rijkswaterstaat.nl/over_ons/missiekerntaken/jaarverslag/ O'Donovan, G., (1999), `Managing legitimacy through increased corporate reporting: an exploratory study', Interdisciplinary Environmental Review, Volume 1, pp. 63-99. O’Dwyer, B., (2003), ‘Conceptions of corporate social responsibility: the nature of managerial capture’, Accounting, Auditing & Accountability Journal, Volume 16, Issue 4, pp. 523-557. O’Dwyer, B., Owen, D. and Unerman, J., (2010), ‘Seeking legitimacy for new assurance forms: The case of assurance on sustainability reporting’, Accounting, Organizations and Society, Volume 36, pp. 31–52. O’Dwyer, B., Unerman, J. and Hession, E., (2005), ‘User needs in sustainability reporting: perspectives of stakeholders in Ireland’, European Accounting Review, Volume 14, Issue 4, pp 759787. 60
Owen, D.L., (2001), ‘Questioning the Role of Stakeholder Engagement in Social and Ethicl Accounting, Auditing en Reporting’, Accounting Forum, Volume 25, Issue 3, pp. 264-283. Roberts, R., (1992), ‘Determinants of corporate social responsibility disclosure: An application of stakeholder theory’, Accounting, Organizations and Society, Volume 17, Issue 6, pp. 595–612. Silvius, G., Blaas, R., (2009), ‘Duurzaamheid in projectmanagement’, IPMA projectie magazine. Sinkin, C., Wright, C., and Burnett, R., (2008), ‘Eco-efficiency and firm value’, Journal of Accounting and Public Policy, Volume 27, Issue 2, pp. 167-176. Solomon & Solomon, (2006),’Private social ethical and environmental disclosure’, Accounting, Auditing & Accountability Journal, Volume 19, Issue 4. The Earth Charter Initiative (2000) ‘The Earth Charter’ Retrieved on: 2009-04-05. Thomas, G., (2011) ‘A typology for the case study in social science following a review of definition, discourse and structure’, Qualitative Inquiry, Volume 17, Issue 6, pp. 511-521 Van den Brink, J., (2009) ‘Verder kijken dan je project lang is’, IPMA projectie magazine, 04-2009 Van Heeren, B., (2010), ‘Een onderzoek naar de rol van de technisch manager binnen het IPMmodel van Rijkswaterstaat’, Rijkswaterstaat. Witteveen+Bos, (2009) ‘TN/MER omlegging A9 te Badhoevedorp, hoofdrapport’ ref. RW166412/dijw/294, pp. 1-180. geraadpleegd op 4 januari 2013, internet bron: http://www.centrumpp.nl/projecten/alle_procedures/tracebesluit_omlegging_a9_badhoevedor p__2012_.aspx World Commission on Environment and Development (WCED), (1987), ‘Our Common Future’. Oxford University Press, Oxford, England, p.43. Word Converstion Union (IUCN)/United Nations Environmental Program/The world Wide Fund for Nature, (1991), ‘Caring for the Earth: A strategy for sustainable living’, IUCN, Gland, Switzerland. Yin, R., (1981), ‘The case study crisis: Some answers’, Administrative Science Quarterly, Volume 26, pp. 58-65. Yin, R., (1984), ‘Case study research’ Beverly Hills, CA: Sage Publications.
61
Bijlage 1: Interview vragen voor de projectmanager en omgevingsmanagers. 1. Welke rol heb je in de projectorganisatie? geeft een korte functie omschrijving. 2. Wat is de scope van het project, wat wordt er geproduceerd? 3. Wat is de financiële omvang van het project? 4. Bent u bekend met de doelstellingen van Rijkswaterstaat met betrekking hebbend op duurzaam ondernemen? a. Kunt u deze doelstellingen benoemen? b. Hoe ervaar je deze doelstellingen? c. Wat is de invloed van deze doelstellingen op je dagelijkse werkzaamheden. d. Hoe wordt zijn deze doelstellingen door de organisatie gecommuniceerd naar de werknemers? 5. Zo ja, op welke manier rapporteert u de resultaten betrekking hebbend op deze doelstellingen? 6. Op welke manieren wordt er binnen de projectorganisatie gerapporteerd? a. Waar ligt de focus? Intern of extern? b. Intern c. Extern 7. In welke fases van een project wordt er gecommuniceerd over duurzaamheid. a. Kunnen je voorbeelden noemen over wat er gecommuniceerd wordt per fase? 8. Zijn er landelijke afspraken over wat er gerapporteerd dient te worden met betrekking tot duurzaamheid? (managementcontract, milieu effect rapportages) 9. Hoe wordt er gecommuniceerd op het gebied van duurzaamheid binnen Rijkswaterstaat in het algemeen? 10. Bent u bekend met de richtlijnen van de Global Reporting Initiative (GRI)? 11. Met welke stakeholders heeft het project te maken? 12. Wat is de invloed van stakeholders op de manier van werken binnen de projectorganisatie? a. Hoe is deze invloed zichtbaar? 13. Zorgt de invloed van stakeholders voor een andere manier van berichtgeving op het gebied van duurzaamheid? 14. Hoe wordt er binnen de projectorganisatie gedacht over duurzaamheid? a. Is er een verschil met een paar jaar geleden te zien? 15. Op welke wijze is duurzaam werken terug te zien in de projectorganisatie?
62
16. Welke mensen zijn verantwoordelijk binnen het project voor duurzaamheid? a. Hoe is dit terug te zien in hun werkzaamheden? 17. Dienen wij als overheidsinstantie een voorbeeld te zijn voor opdrachtnemers betrekking hebbend op duurzaamheid? 18. Hoe ziet u het imago van Rijkswaterstaat als het gaat om duurzaam produceren?
63
Bijlage 2: Geïnterviewde medewerkers Code quoten
Functie /Project
Tijdsduur interview (uur:min)
A
Omgevingsmanager, Schiphol/Amsterdam/Almere
0:52
B
Netwerkmanager/Omgevingsma nager,
0:55
De grote zeesluis IJmuiden C
Directdirecteur bedrijfsvoering,
1:05
Schiphol/Amsterdam/Almere D
Omgevingsadviseur,
0:45
Omlegging A9 te Badhoevedorp F
Omgevingsmanager,
0:50
Walradar G
Projectmanager,
0:51
De grote zeesluis IJmuiden H
Projectmanager,
1:10
Walradar
64
Bijlage 3: Beschrijving indicatoren, De beschrijving van de indicatoren is direct
EN9 Water sources significantly affected by withdrawal of water.
overgenomen van de GRI richtlijnen (2005
EN10 Percentage and total volume of water
en 2006).
recycled and reused.
ENVIRONMENT
Aspect: BiodiversityCO R E
Aspect: Materials R E
EN11 Location and size of land owned,
EN1 Materials used by weight or volume.E EN2 Percentage of materials used that are recycled input materials.
leased,managed in, or adjacent to, protected areas and areas of high biodiversity value outside protected areas. R E EN12 Description of significant impacts of activities,
products,
and
services
on
Aspect: Energy R E
biodiversity in protected areas and areas of
EN3 Direct energy consumption by primary
high biodiversity value outside protected
energy source. R E
areas.
EN4 Indirect energy consumption by
EN13 Habitats protected or restored.
primary source. D
EN14 Strategies, current actions, and future
EN5 Energy saved due to conservation and
plans for managing impacts on biodiversity.
efficiency improvements.
EN15 Number of IUCN Red List species
EN6 Initiatives to provide energy-efficient or renewable energy-based products
and national conservation list species with habitats in areas affected by operations, by level of extinction risk.
and services, and reductions in energy requirements as a result of these initiatives.
Aspect: Emissions, Effluents, and Waste
EN7 Initiatives to reduce indirect energy
EN16 Total direct and indirect greenhouse
consumption and reductions achieved.
gas emissions by weight.O R E EN17 Other relevant indirect greenhouse
Aspect: Water R E EN8 Total water withdrawal by source.
gas emissions by weight. EN18 Initiatives to reduce greenhouse gas emissions and reductions achieved.
CO R E EN19
Emissions
of
ozone-depleting
Aspect: ComplianceO R E
substances by weight.
EN28 Monetary value of significant fines
EN20 NOx, SOx, and other significant air
and
emissions by type and weight.O R E
sanctions
EN21 Total water discharge by quality and
environmental laws and regulations.
total
number for
of
non-monetary
noncompliance
with
destination.O R E EN22 Total weight of waste by type and
Aspect: Transport
disposal method. R E
EN29 Significant environmental impacts of
EN23 Total number and volume of
transporting products and other goods
significant spills.
and materials used for the organization’s
EN24 Weight of transported, imported,
operations, and transporting members of
exported,
the workforce.
or
treated
waste
deemed
hazardous under the terms of the Basel Convention Annex I, II, III, and VIII, and percentage of transported waste shipped
Aspect: Overall D
internationally.
EN30
EN25 Identity, size, protected status, and
expenditures and investments by type.
Total
environmental
protection
biodiversity value of water bodies and related habitats significantly affected by the
LABOR
reporting organization’s discharges of water
WORK
PRACTICES
&
DECENT
and runoff.
Aspect: EmploymentO R E Aspect: Products and Services R E EN26 Initiatives to mitigate environmental impacts of products and services, and extent of impact mitigation. R E EN27 Percentage of products sold and their
LA1 Total workforce by employment type, employment contract, and region. R E LA2 Total number and rate of employee turnover by age group, gender, and region.
packaging materials that are reclaimed by category. 66
LA3
Benefits
employees
that
provided
to
are
provided
not
full-time to
temporary or part-time employees, by major operations.
Aspect: Labor/ Management RelationsE LA4 Percentage of employees covered by
Aspect: Training and EducationO R E LA10 Average hours of training per year per employee by employee category. LA11 Programs for skills management and lifelong learning that support the continued employability of employees and assist them
collective bargaining agreements.R E
in managing career endings.
LA5 Minimum notice period(s) regarding
LA12 Percentage of employees receiving
significant operational changes, including
regular
whether it is specified in collective
development
agreements.
reviews.
Aspect: Occupational Health and Safety
Aspect: Diversity and Equal Opportunity
LA6
LA13 Composition of governance bodies
Percentage
of
total
workforce
performance
and
career
represented in formal joint management-
and breakdown of employees per category
worker health and safety committees that
according to gender, age group, minority
help monitor and advise on occupational
group membership, and other indicators of
health and safety programs. R E
diversity. R E
LA7 Rates of injury, occupational diseases,
LA14 Ratio of basic salary of men to
lost days, and absenteeism, and total number
women by employee category.
of work-related fatalities by region. LA8
Education,
training,
2
counseling,
prevention, and risk-control programs in
HUMAN RIGHTS
place to assist workforce members, their families, or community members regarding
Aspect: Investment and Procurement
serious diseases.
PracticesO R E
LA9 Health and safety topics covered in
HR1 Percentage and total number of
formal agreements with trade unions.Health
significant
and
include human rights clauses or that have
safety
topics
covered
agreements with trade unions.
in
formal
investment
agreements
that
undergone human rights screening.R E
67
HR2 Percentage of significant suppliers and
HR7 Operations identified as having
contractors that have undergone screening
significant risk for incidents of forced or compulsory labor, and measures taken to
on human rights and actions taken.
contribute to the elimination of forced or
HR3 Total hours of employee training on
compulsory labor.
policies and procedures concerning aspects of human rights that are relevant to operations, including the percentage of
Aspect: Security Practices
employees trained.
HR8 Percentage of security personnel trained n the organization’s policies or procedures concerning aspects of human
Aspect: Non-discrimination R E HR4
Total
number
of
incidents
rights that are relevant to operations. of
discrimination and actions taken. Aspect: Indigenous Rights
Aspect: Freedom of Association and Collective Bargaining E
HR9
Total
number
of
incidents
of
violations involving rights of indigenous people and actions taken.
HR5 Operations identified in which the right to exercise freedom of association and collective bargaining may be at significant
SOCIETY
risk, and actions taken to support these rights.
Aspect: Community E SO1 Nature, scope, and effectiveness of any
Aspect: Child LaborE
programs and practices that assess and
HR6 Operations identified as having
manage the impacts of operations on
significant risk for incidents of child labor,
communities, including entering, operating,
and measures taken to contribute to the
and exiting.
elimination of child labor.
Aspect: CorruptionE Aspect: Forced and Compulsory Labor
SO2 Percentage and total number of
E
business units analyzed for risks related to corruption.O R E 68
SO3 Percentage of employees trained in
PR1 Life cycle stages in which health and
organization’s anti-corruption policies and
safety impacts of products and services are assessed for improvement, and percentage
procedures.R E
of
SO4 Actions taken in response to incidents of corruption.
significant
products
and
services
categories subject to such procedures. PR2 Total number of incidents of noncompliance with regulations and voluntary codes concerning health and safety impacts
Aspect: Public Policy SO5
Public
policy
positions
and
participation in public policy development
of products and services, by type of outcomes.
and lobbying. SO6 Total value of financial and in-kind
Aspect: Product and Service Labeling
contributions to political parties, politicians,
PR3
and related institutions by country.
Type
of
product
and
service
information required by procedures, and percentage of significant products and services
subject
to
such
information
Aspect: Anti-Competitive Behavior
requirements.
SO7 Total number of legal actions for
PR4 Total number of incidents of non-
anticompetitive behavior, anti-trust, and
compliance with regulations and voluntary
monopoly practices and their outcomes.
codes concerning product and service information and labeling, by type of outcomes.
Aspect: Compliance
PR5
Practices
related
to
customer
SO8 Monetary value of significant fines and
satisfaction, including results of surveys
total number of non-monetary sanctions for
measuring customer satisfaction.
noncompliance with laws and regulations. 2 PRODUCT RESPONSIBILITY1
Aspect: Marketing CommunicationsE PR6 Programs for adherence to laws, standards, and voluntary codes related to
Aspect: Customer Health and Safety R E
marketing
communications,
including
advertising, promotion, and sponsorship.
69
PR7 Total number of incidents of non-
PA5 Describe the process by which the
compliance with regulations and voluntary
aspects and goals in both PA3 and PA4
codes
were set.
concerning
communications,
marketing
including
advertising,
promotion, and sponsorship, by type of outcomes.
PA6 For each goal, provide a description of the indicators. PA7 Describe the role of and engagement with stakeholders with respect to the items
Aspect: Customer Privacy PR8
Total
number
of
disclosed in PA6. substantiated
complaints regarding breaches of customer
PA11 Describe procurement policy of the
privacy and losses of customer data.
public agency as relates to sustainable development.
Aspect: Compliance PR9 Monetary value of significant fines for
PA12 Describe economic, environmental, and social criteria that apply to expenditures and financial commitments.
non-compliance with laws and regulations concerning the provision and use of products and services
PA13 Describe linkages between the public agency’s procurement practices and its public policy priorities.
\ PUBLIC AGENCY
PA14 Percentage of the total value of goods purchased that were registered with
PA2 State the definition of sustainable
voluntary environmental or social labels
development used by the public agency, and
and/or certification programmes, broken
identify any statements or principles
down by type.
adopted to guide sustainable development polices.
PA15 Administrative efficiency.
PA3 Identify the aspects for which the organization has established sustainable development policies. PA4 Identify the specific goals of the organization for the each aspects listed in PA3. 70
