Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Alstublieft! De applicatie die u nu bekijkt op uw beeldscherm is het eerste jaarverslag dat Domeinen Roerende Zaken zelfstandig uitgeeft. Het is ook het eerste jaarverslag waarin het functioneren als baten-lastendienst wordt gepresenteerd. Het jaar 2006 was in veel opzichten voor Domeinen Roerende Zaken een nieuwe start. Daarom is als rode draad voor dit jaarverslag gekozen: nieuw, vernieuwend, nieuwswaardig en innovatief. Het woord ‘innovatief’ is zeker ook van toepassing voor de wijze waarop dit jaarverslag tot stand is gekomen. Medewerkers van Domeinen Roerende Zaken hebben zelf de onderwerpen aangedragen. Zij hebben hun collega’s geïnterviewd en gevraagd in welk opzicht het gekozen project vernieuwend is. Is hiervoor gekozen uit doelmatigheid? Misschien dat het een overweging is geweest. Want het functioneren als een baten-lastendienst brengt met zich mee dat kosten en baten telkens tegen elkaar worden afgewogen. Bij elke handeling, bij elk project. Dat was nieuw in 2006. “Je eigen broek ophouden” heet dat en dat is in het afgelopen jaar behoorlijk goed gelukt.
Nieuw is ook dat in 2006 de koers van Domeinen Roerende Zaken is gewijzigd. Waren we tot voor kort gewend om het bewaren en verkopen van staatsgoederen als de kern van ons werk te zien, door externe ontwikkelingen bij Justitie en Politie en door de invoering van het Landelijk Beslaghuis is gekozen om de logistieke verwerking als ketenproces tot onze hoofddoelstelling te verklaren. We hebben onze missie helder verwoord: Domeinen Roerende Zaken wil de vanzelfsprekende partner voor rijksdiensten zijn bij de totale verwerking van in beslag genomen en overcomplete goederen. De onderwerpen in dit jaarverslag hebben allemaal iets vernieuwends in zich. Domeinen Roerende Zaken richt zich hiermee op de toekomst. Voortdurende vernieuwing en verdere ontwikkeling zien wij als een continue uitdaging. Dat zal leiden tot verbeteringen en daarmee tot blijvende veranderingen. Veranderingen voor medewerkers die daar niet altijd op zitten te wachten. Maar dat zijn die medewerkers door de jaren heen wel gewend bij Domeinen Roerende Zaken. Dat is tegelijkertijd ook iets wat die medewerkers typeert: zij zijn betrokken, gemotiveerd en flexibel. Met die eigenschappen kan Domeinen Roerende Zaken niet anders dan een innoverende organisatie zijn. Niet statisch, maar dynamisch. Op het moment dat u dit leest zijn wij alweer een stap verder. Op weg naar de toekomst. Maar natuurlijk wens ik u veel genoegen bij het lezen van dit jaarverslag. Geert Nijenmanting, Directeur Domeinen Roerende Zaken Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Van statisch naar dynamisch Op 1 januari 2006 is Domeinen Roerende Zaken een zogenoemde baten-lastendienst geworden. De relatie met het ministerie van Financiën is op een andere leest geschoeid. Domeinen Roerende Zaken maakt nu rechtstreeks afspraken met opdrachtgevers over (onder andere) doelmatigheid en toekomstige ontwikkelingen. Vóór de totstandkoming van de baten-lastendienst verliep de communicatie met het departement van Financiën voornamelijk via de Dienst Domeinen, waarvan Domeinen Roerende Zaken deel uitmaakte. Sinds 1 januari 2006 regelt Domeinen Roerende Zaken zijn eigen zaken en legt daarover verantwoording af aan de eigenaar van de baten-lastendienst, de plaatsvervangend secretaris-generaal van het ministerie van Financiën. Na een wat onwennige periode kan inmiddels worden vastgesteld dat alle betrokkenen hun rol in de nieuwe organisatie goed invullen. Met alle opdrachtgevers, zoals bijvoorbeeld Justitie, het Openbaar Ministerie, het Bureau Ontnemingszaken en de Belastingdienst zijn afspraken gemaakt over de gewenste dienstverlening en bijbehorende tarieven. De afspraken zijn vastgelegd in een contract of convenant. Periodiek worden er gesprekken met opdrachtgevers gevoerd over klanttevredenheid, tarieven en optimalisatie van de dienstverlening.
Communicatie In de nieuwe situatie heeft Domeinen Roerende Zaken extra aandacht besteed aan de communicatie met toeleveranciers binnen de rijksoverheid. Een nieuwe huisstijl werd ingevoerd om de veranderde positionering van de dienst te visualiseren. Om de nieuwe Regeling Materieel beheer Rijksoverheid toe te lichten is een folder gemaakt voor de betrokken rijksdiensten. Vanuit de afdeling Relatiebeheer werden de diensten vertrouwd gemaakt met de nieuwe situatie. Het communicatieprogramma wordt in 2007 verder uitgebouwd. Landelijk Beslaghuis In het kader van de totstandkoming van het Landelijk Beslaghuis in 2007 (zie ook elders in dit jaarverslag) hebben de ketenpartners Politie, Justitie en Domeinen Roerende Zaken in 2006 hard gewerkt aan de voorbereidingen voor het Landelijk Beslagregister, waarin alle in beslag genomen goederen worden geregistreerd. Door dit register beschikken de drie ketenpartners over dezelfde informatie. Het registratiesysteem maakt het mogelijk termijnen te stellen ten aanzien van beslissingen omtrent het lot van de opgeslagen goederen. Deze termijnen zijn inmiddels afgesproken en door de ketenpartners haalbaar geacht. Voor Domeinen Roerende Zaken betekent dit dat goederen een snellere doorstroming zullen hebben en minder lang zullen worden bewaard.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Strategische visie Begin 2006 heeft Domeinen Roerende Zaken zich gebogen over de uitwerking van zijn strategische visie op de toekomst. Als missie werd vastgelegd: “Domeinen Roerende Zaken wil dé vanzelfsprekende partner zijn voor de Rijksoverheid bij het verwerken van in beslag genomen goederen en bij het afstoten van overcomplete goederen.” Overwegingen die een rol hebben gespeeld bij de totstandkoming van de strategische visie zijn: • De Politiekorpsen worden kritischer bij het al dan niet in beslag nemen van goederen. Dat vertaalt zich in een reductie van inbeslagnames. • De aard van de door het Openbaar Ministerie (OM) aangeleverde opdrachten verandert. In het verleden werden goederen veelvuldig opgeslagen; nu worden in beslag genomen goederen steeds sneller afgestoten door middel van verkoop, vernietiging of teruggave. • Omdat het OM wordt geconfronteerd met facturen voor de opslag van in beslag genomen goederen, neemt de hoeveelheid opgeslagen goederen af. • Gedurende de afgelopen jaren beschikte Domeinen Roerende Zaken over een structurele overcapaciteit aan bewaarruimte. Er lijkt geen toenemende vraag naar deze ruimte in de toekomst. Toekomstbeeld Bovenstaande feiten, gevoegd bij de verwachtingen ten aanzien van het Landelijk Beslaghuis, leiden tot het volgende toekomstbeeld voor Domeinen Roerende Zaken: • Het speerpunt voor Domeinen Roerende Zaken wordt de logistieke verwerking van goederen in plaats van bewaring en/of opslag ervan. • In het kader van het Landelijk Beslaghuis wordt een informatievoorzieningfunctie ten behoeve van Politie en Justitie ingericht. Dit toekomstbeeld heeft gevolgen voor de capaciteit van de opslagplaatsen en de gewenste bezettingsgraad op middellange termijn. In de behandeling van in beslag genomen goederen ligt het accent niet langer op opslag en bewaring, maar op een snelle en efficiënte logistieke verwerking. Met andere woorden: het accent verschuift van een statische opslag naar een dynamische verwerking. Deze veranderde visie sluit aan bij de doelstellingen van het Landelijk Beslag Huis: het ketenmanagement tussen Politie, Justitie en Domeinen Roerende Zaken wordt als een dynamisch proces gezien. Eindplaatje Voor de komende circa tien jaar is voor Domeinen Roerende Zaken het volgende eindplaatje ontwikkeld: • Er is nog maar één centrale opslag- en bewaarplaats, die modulair is opgebouwd en ingedeeld. Ook directie en staf van Domeinen Roerende Zaken worden hier gehuisvest. • Vanuit deze vestiging wordt met behulp van de nieuwste technologische en logistieke hulpmiddelen een optimale en klantgerichte dienstverlening uitgevoerd voor opdrachtgevers en klanten (Politie, Justitie, Rijksdiensten). • Er is geen ruimte meer voor decentrale en regionale opslagplaatsen. • Afhankelijk van de huurperiode met de Rijksgebouwendienst (afkoopsommen bij voortijdige beëindiging contract) worden de bestaande opslagplaatsen opgeheven en afgestoten.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken De ondernemingsraad van Domeinen Roerende Zaken is reeds in een vroegtijdig stadium bij de besluitvorming betrokken en heeft ingestemd met de ontwikkelde visie en het hierboven geschetste eindplaatje. Als eerste uitvloeisel van bovenstaande is inmiddels besloten om de regio-eenheid Amsterdam per 1 januari 2008 op te heffen.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Hét logistieke bedrijf In 2006 werd Ronald Gerritse, secretaris-generaal van het ministerie van Financiën, tijdelijk ‘eigenaar’ van Domeinen Roerende Zaken. Hoe kijkt hij terug op het eerste jaar van Domeinen Roerende Zaken als zogenoemde ‘baten-lastendienst’? “Ik vond het inspirerend om Domeinen Roerende Zaken beter te leren kennen. Het is goed dat de dienst een agentschap is geworden. Met name de zakelijke kijk op bedrijfsprocessen, die het kenmerk is van een baten-lastendienst, vind ik een positieve ontwikkeling. Domeinen Roerende Zaken ziet de eigen organisatie nu als een bedrijf. Dat mag natuurlijk niet ten koste gaan van het besef dat we onder politieke verantwoordelijkheid werken, maar voor mij is dat de essentie van de nieuwe status als baten- lastendienst.” Gerritse ziet ‘verder ontwikkelen’ als dé uitdaging voor de komende jaren. “Ik zie veel kansen en nieuwe toepassingen, zoals het veilen via internet. Maar we kunnen niet alles tegelijk. Het is goed om een visie op langere termijn te hebben, maar ook urgente zaken vragen om een oplossing. Ik denk daarbij bijvoorbeeld aan het Landelijk Beslaghuis en het Landelijk Beslag Register, waar hard aan wordt gewerkt. Binnenkort start de regio-eenheid Bleiswijk van Domeinen Roerende Zaken de pilot met ketenpartners Justitie en Politie uit de regio Rotterdam. De samenwerking met onze ketenpartners vraagt veel van Domeinen Roerende Zaken, wij moeten daar goed op inspelen. Het Landelijk Beslaghuis is een belangrijke vernieuwing die maatschappelijk van groot belang is. Door de hele keten heen zal efficiënter worden gewerkt en besluitvorming zal sneller kunnen. Domeinen Roerende Zaken heeft een spilfunctie in dit proces.”
Eigenaar Hoe ziet de secretaris-generaal zijn eigen rol als eigenaar van Domeinen Roerende Zaken? Gerritse: “Soms kun je je status van eigenaar gebruiken om projecten een extra impuls te geven. Ik kan soms persoonlijk wat invloed uitoefenen op diverse projecten. Ik denk daarbij aan het Landelijk Beslaghuis en aan het vuurwerktraject Ulicoten. Wat dat laatste betreft: met name het vervoer en het zorgen voor de benodigde vergunningen daarvoor hadden wat voeten in aarde. Maar ook bij meer politiek getinte zaken, zoals de Otapan en de verkoop van ‘gebruikte’ mobiele telefoons, kan ik als eigenaar een schakelfunctie vervullen tussen de minister van Financiën en Domeinen Roerende Zaken.”
Potentie Wat verwacht Gerritse van Domeinen Roerende Zaken in de nabije toekomst? “De focus voor de toekomst ligt op het inrichten van een doelmatig functionerende organisatie. Als batenlastendienst moet Domeinen Roerende Zaken letten op het kostenaspect. Onze opdrachtgevers mogen van ons verwachten dat we efficiënt functioneren. Het kostprijsmodel, zoals het nu
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken ontwikkeld is, ziet er goed uit, maar het kan nog verder ontwikkeld worden. Je kunt bijvoorbeeld de kosten van het vernietigen van datadragers afwegen tegen de kosten van schonen en verkopen. Natuurlijk moet je daarbij ook de risico’s scherp in het oog houden.” Gerritse vindt dat Domeinen Roerende Zaken zich vooral moet afvragen waar zijn potentie ligt. “Beschrijf verschillende mogelijke toekomstscenario’s en kijk waar je kracht ligt. Wat mijn eigen rol daarin betreft: als eigenaar ga ik niet op de stoel van de directeur van Domeinen Roerende Zaken zitten. Ieder heeft zijn eigen rol en zijn eigen verantwoordelijkheden. Het gaat er vooral om dat je met elkaar duidelijke afspraken maakt en elkaar daaraan houdt. Maar als je het mij vraagt: ik zie uitstekende toekomstmogelijkheden voor Domeinen Roerende Zaken. Het moet het beste en het meest doelmatige logistieke bedrijf van de Rijksoverheid worden.”
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Mobieltjes In 2006 heeft de verkoopunit Soesterberg van Domeinen Roerende Zaken een aantal geslaagde verkopingen van mobiele telefoons georganiseerd. De aangeboden toestellen waren voornamelijk topmodellen van de Nokialijn en waren allemaal ongebruikt. De wijze waarop de verkoop plaatsvond, was nieuw – en succesvol. Het ging om ruim 80.000 mobiele telefoons die medio 2005 door de FIOD-ECD te Haarlem in beslag waren genomen omdat ze vermoedelijk gebruikt werden in een BTWcarrouselfraude. Deze vorm van fraude kost de Nederlandse Staat naar schatting een half miljard euro per jaar aan inkomsten. De fraudeurs richten zich vooral op de lucratieve handel in telefoontoestellen en CPU's (central processing units, computeronderdelen). Het gaat in principe om een zeer eenvoudige vorm van fraude: in rekening gebrachte omzetbelasting wordt eenvoudigweg niet afgedragen. Omdat de fraudeur bij ontdekking door de fiscus meestal niet meer te vinden is, probeert de Belastingdienst de handel te stoppen. Zo krijgen bedrijven die met een fraudeleuze handelaar zaken hebben gedaan de teruggevorderde BTW niet meer terug of vooraftrek wordt hen niet meer toegestaan.
Via internet De officier van Justitie van het Functioneel Parket te Amsterdam gaf in 2006 toestemming aan Domeinen Roerende Zaken om de in beslag genomen partij mobiele telefoons te verkopen. Reden: de goederen zijn vervangbaar en de tegenwaarde kan op eenvoudige wijze worden bepaald. Een belangrijke overweging was ook dat de nieuwe telefoons in waarde afnemen; snelle verkoop is nodig om een zo hoog mogelijke tegenwaarde te krijgen. Overigens blijft het beslag rusten op de verkregen opbrengst van de verkochte toestellen. Terugkijkend is het Amsterdamse Parket zeer tevreden over de wijze waarop Domeinen Roerende Zaken de mobiele telefoons in de markt heeft gezet. Hoe ging dat in zijn werk? Op de verkoopunit te Soesterberg heerste tijdens de verkopingen een waar 'mobieltjesvirus'. Potentiële kopers werden gevonden en benaderd door mond-tot-mond reclame van eerdere kijkers en kopers op de kijkdagen. Ook zocht de verkoopunit via internet gericht naar (internationale) gegadigden. De geïnteresseerden werden vervolgens per e-mail op de hoogte gehouden van toekomstige verkopingen. Op deze manier werd op de kijkdagen een gemêleerd publiek getrokken voor de gemiddeld 20.000 mobieltjes die per verkoop werden aangeboden. De in beslag genomen telefoons werden per verkoop in maximaal circa honderd porties (kavels) verdeeld. Standaard werd een deel van de te verkopen mobiele telefoons uit de kavels gehouden om naderhand een stuksprijs van de verschillende aangeboden types te achterhalen. De verkregen informatie werd bij volgende verkopingen gebruikt ten behoeve van taxaties en verkoopprognose.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Internationaal De gegadigden voor de grote partijen telefoons bleken zowel particulieren, kleine ondernemers als grote firma’s uit Londen, Parijs en China (Hong Kong). Alhoewel de internationale potentiële kopers moesten wennen aan het verkoopproces bij Domeinen Roerende Zaken, namelijk zélf een bod uitbrengen in Mobieltjes Jaarverslag 2006 plaats van een vaste verkoopprijs aangeboden krijgen, heeft dit hen er niet van weerhouden de grenzen (letterlijk) te verleggen. Met dit nieuwe koperspubliek wordt Domeinen Roerende Zaken op de internationale kaart gezet. De verkoop van de enorme partij telefoontoestellen is in augustus 2006 gestart en loopt door tot medio 2007. De pijlen worden opnieuw gericht op de internationale markt. Het zaken doen met bijvoorbeeld Hong Kong heeft Domeinen Roerende Zaken geen windeieren gelegd. Het 'mobieltjesvirus' zal voorlopig nog wel heersen zowel binnen de poorten van Domeinen Roerende Zaken als ver daarbuiten…
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Cruise naar Antarctica In december 2006 verkocht Domeinen Roerende Zaken het hydrografisch opnemingsvaartuig de ‘Hr. Ms. Tydeman’ aan een Nederlandse bedrijf. Dit bedrijf wil het voormalige Marineschip in de toekomst inzetten voor expeditiecruises naar Antarctica. Voordat de Hr. Ms. Tydeman te koop werd aangeboden had het vaartuig er al 28 jaar trouwe dienst op zitten bij de Koninklijke Marine. In juni 2004 werd de Hr. Ms. Tydeman definitief uit de vaart genomen. Vanaf dat moment hebben de Defensie Materieel Organisatie en Domeinen Roerende Zaken nauw samengewerkt om de juiste koper voor het bijzondere schip te vinden. De Defensie Materieel Organisatie bracht als eigenaar de specifieke expertise rond dit bijzondere vaartuig in, Domeinen Roerende Zaken vervulde de rol van makelaar. Domeinen Roerende Zaken kent drie manieren om goederen te verkopen: de openbare verkoop bij inschrijving, de onderhandse verkoop bij inschrijving en de onderhandse verkoop. Nadat was gebleken dat de verkoop van de Hr. Ms. Tydeman aan een derde-wereldland geen optie was door de specifieke inrichting als onderzoekvaartuig, werd gekozen voor een aparte openbare verkoop bij inschrijving. Op deze wijze kon een zo groot mogelijk publiek worden bereikt. Daarbij was de nauwe samenwerking van Domeinen Roerende Zaken met meerdere scheepsmakelaars nieuw. Deze aanpak was nodig om de zeer specifieke doelgroep voor dit vaartuig te kunnen bereiken. De Hr. Ms. Tydeman werd zeer breed uitgezet op de internationale markt. De Defensie Materieel Organisatie nam daarbij de rondleidingen voor inspectie op afspraak geheel voor haar rekening.
Onder klasse Signalen uit de markt maakten duidelijk dat potentiële klanten veel tijd nodig hadden om de mogelijkheden van het vaartuig te onderzoeken. Zo was er bijvoorbeeld tijd nodig om na te gaan of de Hr. Ms. Tydeman ‘onder klasse’ gebracht kon worden. Dit vereist een scheepskeuring waaruit blijkt of een vaartuig zeewaardig is en constructietechnisch voldoet aan de eisen van het klassebureau. Ook wilden aspirant-kopers de mogelijkheid hebben vooraf offertes aan te vragen en te vergelijken voor eventuele aanpassingen aan het vaartuig. Door deze omstandigheden moest de planning worden aangepast en moest de datum van gunning van de Hr. Ms. Tydeman naar een later tijdstip worden verplaatst. Potentiële kopers kregen de gelegenheid om de haalbaarheid van hun plannen te toetsen. Uiteindelijk werd op 14 december 2006 de Hr. Ms. Tydeman gegund. Verrassend is dat de Hr. Ms. Tydeman na het verwerken van de biedingen aan een Nederlands bedrijf werd gegund. Dit bedrijf organiseert expeditiecruises voor avontuurlijk ingestelde reizigers die de natuur in Antarctica willen bewonderen. Een mooie bijkomstigheid is dat de
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken aanpassingen die nodig zijn om het vaartuig geschikt te maken voor de expeditiecruises naar dit bijzonder koude, moeilijk toegankelijke gebied, in Nederland zullen plaatsvinden. Uitdagend project Domeinen Roerende Zaken kijkt met tevredenheid terug op het verkopen van de Hr. Ms. Tydeman. Het was een interessant en uitdagend project. De samenwerking met de Defensie Materieel Organisatie verliep uitstekend en heeft tot een goed resultaat geleid. Ook de inzet van de verschillende scheepsmakelaars en de reacties uit de markt hebben een positieve invloed gehad op het resultaat en zijn als zeer stimulerend ervaren. In toenemende mate krijgt Domeinen Roerende Zaken te maken met specifieke goederen waarvan de verkoopstrategie een intensieve, nieuwe aanpak vergt. Wil de Defensie Materieel Organisatie misschien nog meer schepen kwijt? Domeinen Roerende Zaken is er klaar voor!
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Overtollige roerende zaken Een rijksdienst die overtollige roerende zaken heeft, moet die aanmelden bij Domeinen Roerende Zaken. De te volgen procedure daarbij is vastgelegd in de Regeling materieelbeheer Rijksoverheid 2006, die sinds 1 januari 2006 van kracht is. Deze nieuwe regeling is voor alle rijksdiensten bindend. De nieuwe regeling geeft duidelijk aan hoe diensten van de Rijksoverheid moeten omgaan met overtollige roerende zaken. Een rijksdienst kan zelf een actief en kostenbewust beheer voeren door overtollige roerende zaken niet langer dan noodzakelijk in bezit te houden. Deze goederen leggen immers beslag op vaak schaarse ruimte. Ook kan het te lang bewaren de waarde van de goederen doen dalen. Snel verkopen is in het eigen belang van de rijksdienst die de zaken aan Domeinen Roerende Zaken overdraagt, want de opbrengst vloeit terug naar de eigen organisatie.
Marktconforme prijzen De verkoopunit Soesterberg is het centrale verkooploket van Domeinen Roerende Zaken. Alle overtollige roerende zaken worden hier aangemeld door middel van een daartoe bestemd formulier. De eigenaar van de te verkopen spullen kan zelf voor het transport zorgen, maar ook kan Domeinen Roerende Zaken voor het vervoer worden ingeschakeld. Zodra Domeinen Roerende Zaken de goederen accepteert is de overdracht een feit. Rijksdiensten kunnen overtollige roerende zaken ook inleveren bij de leverancier die de vervangende nieuwe spullen levert. In dat geval geschiedt de inruil volgens de nieuwe geldende regels. Domeinen Roerende Zaken moet bijvoorbeeld toetsen of er marktconforme prijzen worden gehanteerd bij de inruil. Meestal verkoopt Domeinen Roerende Zaken bij openbare inschrijving. Wanneer een rijksdienst onzeker is over de restwaarde van de aangeboden overtollige roerende zaken biedt de afdeling verkoop van Domeinen Roerende Zaken uitsluitsel. Een rijksdienst kan ook overtollige goederen die door een andere rijksdienst zijn aangeboden kopen via Domeinen Roerende Zaken. Op deze manier brengt Domeinen Roerende Zaken aanbod en vraag bij elkaar. Schoningsstraat Voor overtollige ICT- apparatuur gelden andere spelregels. Dit soort apparatuur wordt aangemeld bij de Domeinen Roerende Zaken regio-eenheid Hoogeveen. Domeinen Roerende Zaken is volgens de nieuwe wettelijke regeling verantwoordelijk voor het schonen van computers. De kosten hiervan worden in rekening gebracht aan de inleverende instantie. Als een rijksdienst zijn computers aan derden schenkt of inruilt, dan biedt Domeinen Roerende Zaken facilitaire ondersteuning bij het schonen. De regio-eenheid Hoogeveen heeft hiervoor
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken een schoningsstraat ingericht met de modernste apparatuur en software. In deze straat worden computers, printers en monitoren op verantwoorde en integere manier verwerkt. Alle data worden verwijderd of vernietigd. Dit gebeurt met software die door de AIVD (Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst) is goedgekeurd. Na volledige schoning kan de apparatuur ter verkoop worden aangeboden. Het proces van schonen van computers is een complexe aangelegenheid, vooral omdat de technologische ontwikkelingen op dit gebied erg snel gaan. Domeinen Roerende Zaken anticipeert op de nieuwste ontwikkelingen door dit proces ook voor andere datadragers uit te werken. Indien noodzakelijk of gewenst kan het schonen van computers ook op locatie bij de klant (een rijksdienst) worden uitgevoerd. Uiteraard geschiedt het schonen dan volgens dezelfde strikte procedures als bij de regio-eenheid Hoogeveen. Op grond van de nieuwe Regeling materieelbeheer Rijksoverheid 2006 biedt Domeinen Roerende Zaken de rijksdiensten nieuwe mogelijkheden, waar deze diensten volop van kunnen profiteren.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Vuurwerk Al sinds decennia bewaart Domeinen Roerende Zaken in beslag genomen vuurwerk. De dienst is verantwoordelijk voor het in ontvangst nemen van de partijen, de opslag en de vernietiging. Al een aantal jaren wordt in beslag genomen vuurwerk opgeslagen op het complex van het ministerie van Defensie in Ulicoten (Noord-Brabant). Eind 2006 is de jarenlange samenwerking tussen Defensie en Domeinen Roerende Zaken beëindigd. Het complex ‘Ulicoten-B’ is overgedragen en Domeinen Roerende Zaken is nu ‘drijver der inrichting’. Vanaf het moment van overdracht is Domeinen Roerende Zaken verantwoordelijk voor alles wat er aan activiteiten op het complex Ulicoten plaatsvindt.
Die overdracht is geen kleinigheid. Voordat Domeinen Roerende Zaken de volledige verantwoordelijkheid op zich kon nemen moest er veel gebeuren. In het afgelopen jaar is een lijst opgesteld waarin alle zaken, groot en klein, zijn benoemd die een rol speelden bij de overdracht en het beheer van Ulicoten. Het ging onder andere om de benodigde vergunningen, aanpassing van het complex, de bedrijfsvoering en de aanvoer en afvoer van het vuurwerk. Het was een lange lijst: bouwkundige aanpassingen, beveiliging van het complex van tekeningen tot en met realisatie, de inrichting van het terrein, de bedrijfsvoering op Ulicoten zelf, afspraken met het ministerie van Justitie en de Politie en het regelen van de vernietiging van vuurwerk. Milieuvergunning Een van de belangrijke punten was het verkrijgen van een eigen milieuvergunning voor Domeinen Roerende Zaken. Een conceptversie van de milieuvergunning werd in samenwerking met de Bedrijfsmilieudienst Oost in augustus 2006 ingediend bij VROM. Voor één exemplaar van deze conceptaanvraag waren twee (dikke) ordners nodig! In totaal moesten er elf exemplaren van de vergunning worden geproduceerd. De definitieve vergunningsaanvraag en het toekennen van de eigen vergunning aan Domeinen Roerende Zaken zullen naar alle waarschijnlijkheid in de zomer van 2007 afgerond worden. De materie is echter zeer complex en vraagt daarom veel overleg tussen alle betrokkenen. Tot die tijd wordt er op Ulicoten nog gewerkt op basis van de bestaande vergunning van het ministerie van Defensie. Dit gebeurt uiteraard met goedkeuring van het ministerie van VROM en het ministerie van Defensie.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Veiligheid voorop Maar de milieuvergunning was niet het enige aandachtspunt. Alle werkprocessen moesten worden beschreven en vertaald naar werkinstructies voor de medewerkers die (een deel van) dat proces gaan uitvoeren. Domeinen Roerende Zaken moet ook voldoen aan de gestelde veiligheidseisen voor het werken met vuurwerk. De veiligheid en het welzijn van de mensen op het complex staan immers absoluut voorop. De werkplekken moeten voldoen aan arbonormen. Er is speciale bedrijfskleding gekocht voor de medewerkers die handelingen verrichten aan het vuurwerk zelf, zoals het classificeren en het ompakken. In 2006 hebben de betrokken medewerkers een speciaal voor Domeinen Roerende Zaken ontwikkelde cursus gevolgd om met het vuurwerk op het complex te kunnen werken. Documentatie De inzet van alle betrokken medewerkers om te komen tot een goede overdracht van Ulicoten aan Domeinen Roerende Zaken was en is bijzonder groot. Uiteraard zijn de relaties met het ministerie van Justitie en de Politie daarbij van groot belang. Veel aandacht is er voor de vraag hoe en met welke documentatie het vuurwerk op Ulicoten wordt aangeleverd. In 2007 zal dit proces worden geoptimaliseerd. In 2006 is in het project Ulicoten een flinke stap voorwaarts gezet. In de loop van 2007 zal Domeinen Roerende Zaken als nieuwe eigenaar daadwerkelijk gaan werken volgens de vastgelegde regelgeving en instructies. Doelmatigheid en veilig handelen worden daarbij natuurlijk niet uit het oog verloren.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Klachten: elke fout is goud Veel organisaties zijn terughoudend als het gaat om inzage in de klachtenregistratie. Een organisatie die op dit punt openheid van zaken geeft, stelt zich kwetsbaar op. Domeinen Roerende Zaken ziet een goede en transparante analyse van klachten als leerzaam en dus waardevol: “elke fout is goud”. Het vernieuwende voor 2006 is dat Domeinen Roerende Zaken de klachtenanalyse structureel heeft ingebed in het bedrijfsproces. Indien het onderhavige probleem regio-overschrijdend is wordt zo nodig het beleid aangepast. De basis voor een constructief klachtenbeleid is gelegen in een zorgvuldige en efficiënte klachtenregistratie. Inzicht in de aard en omvang van klachten vormt een onmisbaar hulpmiddel voor de continue verbetering van de dienstverlening. Voor de kengetallen verwijzen wij naar de cijfers voor 2006.
In beslag genomen partijen (IPB) In 2006 zijn in totaal 88 klachten binnengekomen in de categorie IBP. Dit betreft 0,3% van de 29.256 in beslag genomen partijen. Er is sprake van een toenemend aantal klachten over zaken waarin het Openbaar Ministerie aan Domeinen Roerende Zaken een opdracht geeft tot vernietiging of verkoop, terwijl de goederen in een later stadium moeten worden teruggegeven. In dat geval regelt Domeinen Roerende Zaken de schadevergoeding. Verkoop In 2006 zijn in totaal 49 klachten geregistreerd in de categorie Verkoop. In 2006 zijn 5.186 kavels verkocht in openbare verkopingen van Domeinen Roerende Zaken; het percentage klachten bedraagt dus 0,9%. Bij de klachten met betrekking tot Verkoop is het grootste deel toe te schrijven aan de categorie ‘gunningen’, het proces bij de verkoop waarbij kavels aan de bieder worden gegund. Zo maken kopers vergissingen bij het invullen van het biedingformulier, terwijl de verkoopvoorwaarden die Domeinen Roerende Zaken hanteert gebaseerd zijn op het principe van het ‘voetstoots’ verkopen. Nationale Ombudsman Als gevolg van twee klachten bij de Nationale Ombudsman heeft Domeinen Roerende Zaken in het verslagjaar haar werkwijze op een tweetal punten aangepast. Deze aanpassingen zijn inmiddels geïncorporeerd in de bedrijfsvoering.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Landelijk Beslag Register In het Landelijk Beslaghuis (LBH) werken drie ketenpartners - Politie, Justitie (Openbaar Ministerie) en Domeinen Roerende Zaken - samen aan een efficiënte en effectieve integrale verwerking van in beslag genomen goederen. Door de samenwerking moet het aantal inbeslagnames worden teruggebracht. Het is tevens de bedoeling dat er sneller besluiten worden genomen over in beslag genomen goederen en dat de goederen sneller worden overgedragen van de Politie aan Domeinen Roerende Zaken, waardoor de economische waarde kan worden veiliggesteld. Het Landelijk Beslag Register (LBR) is onderdeel van het LBH. Sterker nog: het LBR wordt hét centrale computerregistratiesysteem van de drie ketenpartners waarin alle in beslag genomen goederen tot in detail geregistreerd staan. De achtereenvolgende stappen in het registratiesysteem zijn: • De in beslag nemende instantie - dat is de Politie - voert na inbeslagname van de goederen het procesverbaal en bijbehorend KVI (kennisgeving van inbeslagneming) in het LBR in. • Justitie geeft daarna aan welke justitiële beslissing hierbij van toepassing is (wat er met de goederen moet gebeuren). • Vervolgens ontvangt Domeinen Roerende Zaken in zijn eigen computersysteem deze beslissing, die uiteindelijk uitmondt in een vervoersopdracht. Die opdracht wordt landelijk uitgezet bij de diverse regio-eenheden van Domeinen Roerende Zaken.
Door gebruik te maken van één registratiesysteem voor alle in beslag genomen voorwerpen kan een groot aantal handelingen voortaan geautomatiseerd – en dus sneller - plaatsvinden. Ook maakt een centraal registratiesysteem een beter inzicht in de aard van de goederenstroom mogelijk, waardoor een beter beheer binnen bereik komt. Geoliede machine Het LBR is op dit moment volop in ontwikkeling. Omdat het een nieuw systeem is, wordt het uiteraard uitgebreid getest in praktijksituaties. Werkt het op papier uitgedachte register ook effectief en efficiënt in de praktijk? Hoe gaan de partijen ermee om? Is iedereen voorbereid op zijn nieuwe rol? Domeinen Roerende Zaken gaat dit nieuwe systeem beheren en krijgt als taak op deze vragen een antwoord te geven. Zodra het centrale computersysteem er klaar voor is, gaat een pilot van start. Het hele proces wordt dan anders uitgevoerd. Voordelen: nauwkeuriger beschrijving, betere registratie, efficiëntere verwerking, minder administratieve handelingen, snellere doorstroming. De basis voor de pilot is een goede samenwerking tussen de ketenpartners. Alle partijen moeten een helder beeld hebben van hun taken om samen een
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken perfect geoliede machine te kunnen vormen. In 2007 zal een landelijke uitrol van het LBR volgen.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Personeel en ARBO Ondanks de vele veranderingen die de medewerkers van Domeinen Roerende Zaken in 2006 te verwerken kregen, bleef de sfeer binnen de dienst in het algemeen goed. Aan enkele zaken werd extra aandacht besteed. Ongewenste omgangsvormen en integriteit Mede naar aanleiding van de resultaten van het Medewerkers Tevredenheidsonderzoek (MTO) in 2005 is in het voorjaar van 2006 aandacht besteed aan het onderwerp ‘Ongewenste omgangsvormen en integriteit’. De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen en integriteit en de personeelsadviseur van Domeinen Roerende Zaken brachten een bezoek aan alle vestigingen en aan het directiebureau van de dienst. Tijdens deze bezoeken werd een videofilm getoond over pestgedrag door een leidinggevende en/of collega’s. Na afloop van de film werd gevraagd of deze situaties zich ook zouden kunnen voordoen binnen Domeinen Roerende Zaken. Voor wat betreft de ongewenste omgangsvormen van buitenaf gaven medewerkers aan dat ze soms geconfronteerd worden met agressief gedrag van klanten aan het loket of via de telefoon. Naar aanleiding van deze bevindingen is afgesproken dit onderwerp als vast agendapunt aan de orde te stellen tijdens het functioneringsgesprek en tijdens het werkoverleg.
Preventieve arbomaatregelen In 2006 is een inventarisatie gehouden van de risico’s en belastbaarheid van de functies buitendienstmedewerker en logistiek medewerker. Met het oog op preventie en vanwege veiligheidsoverwegingen zullen medewerkers in genoemde functies in 2007 door de arbodienst worden opgeroepen voor een keuring. Sociaal medische teamvergaderingen centraal en decentraal In november 2006 is een landelijke bijeenkomst gehouden van bedrijfsartsen, bedrijfsmaatschappelijk werkers van de arbodienst, de betrokken leidinggevenden van Domeinen Roerende Zaken, de casemanager en de personeelsadviseur. In deze bijeenkomst werd gesproken over de stand van zaken op sociaal-medisch gebied binnen Domeinen Roerende Zaken, met (onder andere) aandacht voor het ziekteverzuim, voor de rol en positie van het bedrijfsmaatschappelijk werk en de ervaringen met de SMT-vergaderingen (vergaderingen van het sociaal-medisch team). Ondernemingsraad Omdat Domeinen Roerende Zaken een zelfstandige baten-lastendienst is geworden, is er per 1 januari 2006 een nieuwe, eigen ondernemingsraad (OR). De raad bestaat uit vijf leden, vanuit Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken bijna elke regionale vestiging een lid. De nieuwe OR houdt zich alleen bezig met zaken die betrekking hebben op het bedrijfsproces van Domeinen Roerende Zaken. In een startconferentie heeft de nieuwe OR constructief gesproken met de bestuurder over de wijze waarop de overleggen zullen plaatsvinden, de wijze waarop de OR geïnformeerd wordt en hoe de OR wordt betrokken bij veranderingen in de organisatie. Eind 2006 is de balans opgemaakt: • zowel het formele als het informele overleg vindt op een ongedwongen en constructieve wijze plaats; • de OR wordt in een vroegtijdig stadium betrokken bij nieuwe ontwikkelingen of voorgenomen veranderingen; • de OR krijgt alle gewenste informatie, zowel gevraagd als ongevraagd. De OR heeft in 2006 meegedacht en -gepraat over de koersverandering en de visie op lange termijn voor Domeinen Roerende Zaken. Hij heeft aangegeven met deze veranderingen in te stemmen.
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken
Cijfers Balans per 31 december 2006 Activa (in duizenden euro’s) 31-dec-06 Materiële vaste activa - grond en gebouwen: 13 - installaties en inventaris: 488 - overige materiële vaste activa: 369 Totaal: 870 Vlottende activa - debiteuren: 1.237 - overige vorderingen: 142 Totaal: 1.379 Liquide middelen: 4.682 Totaal activa: 6.931 Passiva (in duizenden euro’s) 31-dec-06 Eigen vermogen - onverdeeld resultaat: 2.328 Voorzieningen: 1.188 Langlopende schulden - lening bij het ministerie van Financiën: 805 Kortlopende schulden - crediteuren: 774 - overlopende passiva: 1.836 Totaal: 2.610 Totaal passiva: 6.931 Toelichting activa Materiële vaste activa De materiële activa worden gewaardeerd tegen verkrijgingprijs verminderd met afschrijvingen. Debiteuren
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken De uitstaande vorderingen zijn courant (< 30 dagen) en hebben betrekking op de logistieke dienstverlening. De debiteuren zijn opgenomen tegen nominale waarde. Overige vorderingen De overige vorderingen omvatten nog te factureren diensten inzake vuurwerkverwerking te Ulicoten (€ 0.1 mln.), dienstverlening aan het CJIB, Openbaar Ministerie en overig. Liquide middelen Dit betreft het aangehouden tegoed bij de Rijks Hoofd Boekhouding. Toelichting Passiva Eigen vermogen Dit betreft het onverdeeld resultaat. Voorzieningen De voorzieningen zijn gevormd voor specifieke verplichtingen en risico’s die op balansdatum als waarschijnlijk of vaststaand worden beschouwd. Langlopende schulden Bij de start van de baten- en lastendienst is de inbreng van de materiële vaste activa gefinancierd met een initiële lening van het ministerie van Financiën. Kortlopende schulden De kortlopende schulden zijn opgenomen tegen de nominale waarde. In de balanspost nog te betalen bedragen wordt voornamelijk verklaard door een verplichting (€ 1.5 mln.) inzake het in 2006 opgestarte project met betrekking tot de renovatie van de vuurwerkopslaglocatie te Ulicoten. Niet uit de balans blijkende verplichtingen Voor de huisvesting is Domeinen Roerende Zaken langdurige gebruiksovereenkomsten aangegaan met de Rijksgebouwendienst en de Directie Domeinen. De waarde van deze verplichting bedraagt per 31 december 2006 € 25.7 mln. Staat van baten en lasten (in duizenden euro’s) Realisatie 2006 Baten - opbrengst overige departementen: 11.524 - opbrengst derden: 4.518 - rentebaten: 10 Totaal baten: 16.052 Lasten Apparaatskosten - personele kosten: 3.931 - materiële kosten: 8.289 Rentelasten: 88
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Afschrijvingskosten - materieel: 227 Overige lasten - dotaties voorzieningen: 1.188 - buitengewone lasten: 1 Totaal lasten: 13.724 Saldo van baten en lasten: 2.328 Toelichting baten Opbrengst overige departementen Deze post betreft met name opbrengsten inzake de logistieke kerntaken vervoer, verwerking, opslag en vernietiging van in beslag genomen goederen ten behoeve van het Openbaar Ministerie en het ministerie van Financiën. De opbrengst (1.1 mln) in relatie tot het schonen van datadragers (besluit Ministerraad december 2000) is onder deze categorie opbrengsten opgenomen. In 2006 zijn 20.000 extra harde schijven geschoond in verband met een grote opdracht van de Belastingdienst. Opbrengst derden De opbrengsten inzake de kerntaak verkoop is een uitvloeisel van de Regeling Materieel Beheer en zijn opgenomen onder deze categorie. De gerealiseerde opbrengsten zijn positief beïnvloed door de niet geraamde, incidentele verkoop van 54.000 stuks in beslag genomen mobiele telefoons (€ 1.3 mln.) en de verkoop van een onderzoeksvaartuig (€ 0.2 mln.). Toelichting lasten Personele kosten De personele lasten bevatten de personeelsgerelateerde lasten, uitzendkrachten en kosten van opleiding. De werkelijke bezetting is in 2006 gedaald met 2.7 fte naar 83.7 fte. Materiële uitgaven De materiële lasten bevatten exploitatielasten zoals huisvesting (€ 5.0 mln.), huur en ondersteuning aan ERP-systeem (€ 1.1 mln.), vernietigingskosten met name in relatie tot vuurwerk (€ 1.0 mln.) en overige lasten. Rentekosten De rentekosten zijn veroorzaakt door een incidentele negatieve liquiditeitspositie in de 1 e helft van 2006 als uitvloeisel van de opstart van de baten- en lastendienst. Dotaties voorzieningen De dotaties hebben betrekking op schadeclaims, huisvesting en personele zaken. Kasstroomoverzicht voor het jaar 2006 (in duizenden euro’s) Realisatie 2006
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Omschrijving - saldo van baten en lasten: 2.328 - aanpassing voor afschrijvingen: 227 - aanpassing voor mutaties voorzieningen: 1.188 - aanpassing voor mutaties in het werkkapitaal: 1.231 Totaal kasstroom uit operationele activiteiten: 4.974 - totaal investeringen -/- : -162 - totaal boekwaarde desinvesteringen (+) : 1 Totaal investeringskasstroom: -161 - aflossingen op leningen (-/-) : -132 Totaal financieringskasstroom: -132 Mutatie liquide middelen: 4.681 Mutatie liquide middelen Rekening courant RHB per 1 januari 2006: 0 Rekening courant RHB per 31 december 2006: 4.681
Jaarverslag 2006
Ministerie van Financiën Domeinen roerende zaken Personeel Formatie en bezetting (in FTE) per 31 december 2006 Formatie Directie Apeldoorn: 14,0 Verkoopunit Soesterberg: 19,0 Regio-eenheid Bleiswijk: 13,0 Regio-eenheid Amsterdam: 12,0 Regio-eenheid Hoogeveen: 17,0 Regio-eenheid Veldhoven: 13,0 Totaal: 88,0 Bezetting Directie Apeldoorn: 16,9 Verkoopunit Soesterberg: 19,0 Regio-eenheid Bleiswijk: 11,9 Regio-eenheid Amsterdam: 10,9 Regio-eenheid Hoogeveen: 13,0 Regio-eenheid Veldhoven: 11,9 Totaal: 83,7 Ziekteverzuim in procenten 2006 Directie Apeldoorn: 3,5 Verkoopunit Soesterberg: 4,4 Regio-eenheid Bleiswijk: 7,1 Regio-eenheid Amsterdam: 6,3 Regio-eenheid Hoogeveen: 2,5 Regio-eenheid Veldhoven: 4,8 Totaal: 4,2
Prestatiegegevens 2006 Ontvangen in beslag genomen partijen: 29.256 Ontvangen overcomplete partijen: 3.224 Ontvangen in beslag genomen vuurwerk (in kg.): 152.000
Jaarverslag 2006
