De Participanten Bij de samenwerking zijn de volgende partijen betrokken: 1. Het College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Delft 2. Vestia Delft 3.Vidomes Delft 4. Stichting Volkshuisvestingsgroep Woonbron Maasoevers vestiging Delftwonen 5. Stichting Duwo Uit dit samenwerkingsverband is een projectgroep geformeerd: Projectgroep: • • • • •
hoofd Burgerzaken gemeente Delft (opdrachtgever) Projectleider Procesondersteuning gemeente Delft ICT-medewerker gemeente Delft (beheer informatiestromen) Vertegenwoordiger Wonen Leefbaarheid Wijk- en Stadszaken gemeente Delft Woordvoerder van de gezamenlijke Woningcorporaties
De woordvoerder van de woningcorporaties vertegenwoordigt alle Delftse woningcorporaties; te weten Stichting Volkshuisvestingsgroep Woonbron Maasoevers vestiging Delftwonen, DuWo, Vidomes en Vestia. Verantwoordelijke Verantwoordelijke, in de zin van art. 1 Wbp, voor het gebruik van de Subset-woco’s is het College van Burgemeester & Wethouders van de gemeente Delft. Beheerder Als beheerder van de Subset-woco’s is aangewezen hoofd Burgerzaken van de gemeente Delft. 1. Doel van het samenwerkingsproject: 1. Het versnellen en verbeteren van het verhuisproces van huurders door middel van automatisering. 2. Het verbeteren van de dienstverlening aan burgers door het opheffen van administratieve belemmeringen en het verlagen van kosten. 3. Komen tot een juiste en actuele persoonsregistratie Geconstateerd is dat bij het toewijzen van een woning aan een huurder de administratieve handelingen die hiervoor vereist zijn voor alle betrokken partijen, huurders, woningcorporaties en burgerzaken, als tijdrovend en inefficiënt worden ervaren. De huurder dient namelijk vóór het aangaan van het huurcontract een uittreksel uit de gemeentelijke basisadministratie te overleggen aan de corporatie en na de verhuizing is de huurder verplicht aangifte te doen bij burgerzaken van de adreswijziging. Bij de nieuwe werkwijze worden door de participanten in principe de persoonsgegevens voor hetzelfde doel gebruikt als waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld. Dezelfde taken worden uitgevoerd maar de burger hoeft niet meer heen en weer te lopen en de kosten zijn voor hem
lager. Eén nieuw element is toegevoegd: de woningcorporatie geeft rechtstreeks de gegevens van het nieuwe adres door aan Burgerzaken. De huurder geeft door middel van een schriftelijke machtiging toestemming aan de corporatie om deze handeling uit te voeren. Omdat de regels met betrekking tot het gebruik van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie nauw omschreven zijn, is het van belang dat een aantal waarborgen in acht werden genomen om tot een zorgvuldige werkwijze te komen, met in acht neming van de bepalingen uit de geldende wet- en regelgeving. Op 15 januari 2004 is de pilot van start gegaan na een intensieve voorbereiding van besluitvorming rondkrijgen, opleiden, werkproces samenstellen, beveiligde ICT-lijnen werkend krijgen, gebruikersgroep oprichten, etc.. Vóórafgaand aan de pilot zagen wij verschillende voordelen aan de horizon opdoemen. Middels een enquete, tijdens de zomer van 2004 verstuurd, hebben we aan betrokkenen, medewerkers woningcorporaties en medewerkers van de gemeente hun mening over de pilot gevraagd.
De klant/de burger Het is lastig te achterhalen wat de burger van ons project vind. We hebben dat niet aan de klant zelf gevraagd. Er zijn van tevoren geen instrumenten bedacht om de mening van de burger te peilen. Maar wij zijn van mening dat de medewerkers van de woningcorporaties, die met de klant in aanraking kwamen, het best konden inschatten wat de burger van de nieuwe dienstverlening vond. Vooraf dachten we dat de burger de volgende voordelen zou hebben: 1. hij hoefde nog maar naar 1 loket, de woningcorporatie: 2. doordat hij niet naar de gemeente hoeft voor een uittreksel GBA spaart hij geld uit; 3. hij heeft sneller duidelijkheid of hij in aanmerking komt voor de woning waar hij op reageert. Uit de ingevulde enquetes spreekt een heel positieve indruk over het project. Unaniem zijn de woningcorporatiemedewerkers het eens over het in de praktijk werkelijkheid worden van de voorafbedachte voordelen van het project voor de burger. De reacties van klanten waren voornamelijk positief. Het niet naar de gemeente hoeven gaan wordt erg gewaardeerd. Zo is men snel en gemakkelijk klaar. De klant wordt ook altijd de keuze gelaten de handelingen waarvoor men naar de gemeente moet door de woningcorporatie te laten uitvoeren of het toch zelf te doen. Opvallend is hoe weinig klanten moeite hebben met het feit dat de woningcorporatie een gedeelte van hun persoonsgegevens kan inzien. Dat geeft een beetje het gevoel dat we in Nederland met onze strenge en starre privacywetgeving en –regels soms wat te ver zijn doorgeschoten en voor de klant denken.
De woningcorporaties De woningcorporaties zouden de volgende voordelen hebben: 1. door de nieuwe werkwijze zou men efficiënter kunnen gaan werken omdat de toewijzing versneld wordt; 2. de nieuwe werkwijze draagt bij aan het verbeteren van het dienstverlenende, klantvriendelijke imago; 3. door de versnelde toewijzing loopt de leegstandstijd van een woning terug Medewerkers van de woningcorporaties (klantmedewerkers en leidinggevenden) zijn het erover eens dat de nieuwe werkwijze erg positief bijdraagt aan het verbeteren van het dienstverlenende en klantvriendelijke imago.
Het eerste beoogde voordeel doet zich nog niet voor want de woningcorporaties, informeren pas in een aanbiedingsbrief over de GBA-raadpleegmogelijkheid en vragen pas toestemming voor inzage op het moment dat de klant bij hen is om over een huurcontract te praten. Pas bij structurele invoering van de werkwijze en de overname daarvan in de regio, wat veroorzaakt dat aspirant(huurders) reeds toestemming kunnen geven via het internet , zal dit voordeel gaan gelden. Nu schrijft men aspirant-huurders nog een aanbiedingsbrief waarin de GBA-mogelijkheid genoemd wordt. Men heeft dan de aanbieding al moeten doen en een brief moeten schrijven. Bij een regionale invoer met een toestemmingsmogelijkheid op internet kunnen de Delftse woningcorporaties w.b. Delftse inwoners bij belangstelling voor een woning vóórdat men een woning aanbiedt al checken of iemand er wel voor in aanmerking komt. Het laatste jaar hebben de woningcorporaties voor elkaar gekregen dat de leegstandstijd van een woning terugloopt. Men heeft er verschillende maatregelen voor genomen. Wellicht dat de nieuwe werkwijze eraan bijgedragen heeft maar met zekerheid is dat niet te zeggen. Het derde voordeel is dus wel behaald maar niet (of slechts in geringe mate) door het project.
De gemeente De gemeente zou de volgende voordelen hebben: 1. het aantal bezoekers zou verminderen vanwege dat er minder uittreksels en minder verhuisaangiften aan de balie nodig zijn; 2. het imago van de gemeente als Delft Kennisstad zou daardoor verbeteren; 3. de nieuwe werkwijze zou een kwaliteitsverbetering van de GBA opleveren. Veel nieuwe produkten (vooral parkeervergunningen) hebben ervoor gezorgd dat de toeloop op de balie slechts toegenomen is. We kunnen wel constateren dat er minder verhuisaangiften aan de Publieksbalie plaatsvinden maar het gevoel van minder drukte en dus lagere wachttijden is door bovengenoemde oorzaak niet bewerkstelligd. Ook hebben we kunnen constateren dat de verwerking van de verhuizingen in de back office van Burgerzaken sneller en efficiënter gaat bij een aangifte door een woningcorporatie. Niet alleen omdat de aangifte, ten opzichte van andere internetaangiften, zorgvuldiger en tijdiger gebeurd, maar ook omdat men bij dergelijke aangiften slechts een back office nodig heeft en geen lokethandeling. Het imago van Delft als Kennisstad kan verbeteren als we de bedachte juridische constructie kunnen toepassen op andere projecten en we zullen er mee publiceren in vakbladen en plaatselijke en regionale media. De verbetering van de GBA zit hem vooralsnog vooral in de juistheid, de volledigheid en actualiteit van GBA-gegevens. Door de doorgifte van adreswijzigingen door de woningcorporaties zijn we veel meer dan voorheen verzekerd van een adresopname op het juiste adres, in het verleden vergat men het soms en stond men op een verkeerd oud adres geregistreerd. Het massale gebruik, wat daar door de klant van de regeling wordt gemaakt, veroorzaakt ook dat we meer dan voorheen kunnen beschikken over een volledig aantal aangiften. Doordat de verhuizingen doorgaans direct worden doorgegeven zijn we ook tijdig op de hoogte van aangiften en verhoogt dat de actualiteit van verhuizingen en de GBA in zijn geheel. Wet en regelgeving De wet (art. 7 Wbp) schrijft voor dat gegevens alleen verwerkt mogen worden voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. In art. 8 Wbp zijn een aantal grondslagen beschreven die een verwerking rechtvaardigen. Een nadere invulling van deze grondslagen is terug te vinden in de diverse wetten en regelingen waar burgerzaken en de woningcorporaties aan gebonden zijn.
- Burgerzaken levert gegevens aan een aparte registratie: de ‘Subset-woco’s’. Voor deze levering gelden de bepalingen van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494 laatst gewijzigd Stb. 2002, 191) - Daarnaast is het noodzakelijk te toetsen of de werkwijze van de corporaties in overeenstemming is met de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2001, 302 laatst gewijzigd Stb. 2002, 148), en andere regelingen waar de corporaties aan gebonden zijn zoals de Huurwet, de Woningwet (Stb. 1991, 439 laatst gewijzigd Stb. 2004, 320), het Besluit Beheer Sociale Huursector (Stb. 1992, 555 laatst gewijzigd Stcrt. 2003, 248) en de Huisvestingsverordening Haaglanden 1996 (laatst gewijzigd februari 2004). - Tot slot volgt, door de aanleg en het gebruik van de Subset-woco’s, een administratieve samenwerking tussen burgerzaken en de corporaties waar eveneens de Wet bescherming persoonsgegevens op van toepassing is. In de volgende paragraaf zullen de bovenvermelde grondslagen toegelicht worden. Rechtmatige grondslag voor verwerking: Burgerzaken. Voor de werkwijze zoals hier beschreven kan het aanleveren van persoonsgegevens door burgerzaken aan een aparte registratie, de Subset-woco’s, aangemerkt worden als een verstrekking aan een binnengemeentelijke afnemer waar het College van B&W verantwoordelijk voor is. Op deze werkwijze is art. 96 Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van toepassing. Art. 96 schrijft voor dat deze verstrekking geregeld moet zijn in een gemeentelijke verordening. In de ‘Verordening verstrekking persoonsgegevens’ van de gemeente Delft (30 oktober 2003) is het vakteam Burgerzaken opgenomen als binnengemeentelijke afnemer. Daarmee is voldaan aan de eisen van de Wgba. Rechtmatige grondslag voor verwerking Woningcorporaties. Voor de corporaties is de rechtmatige grondslag voor de gegevensverwerking allereerst te vinden in art. 8 WBP: - art. 8 b: ‘noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst, (de huurovereenkomst), - art. 8 c: noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichtingen, (Woningwet, Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH) en de Huisvestingsverordening) - art. 8 f: noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de corporatie of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Op grond van de Woningwet zijn de vier corporaties die in deze samenwerking participeren allen ‘toegelaten instellingen’. De corporaties hebben hierbij een publieke taak toebedeeld gekregen: ‘zorg dragen voor het beheer van de sociale huurwoningen’. ‘De toegelaten instellingen huisvesten bij voorrang personen die door hun inkomen of door andere omstandigheden moeilijkheden ondervinden bij het vinden van hun passende huisvesting’ (art. 70 c Woningwet). Daarnaast is in het BBSH een bepaling opgenomen die voorschrijft dat ‘de toegelaten instelling bij haar werkzaamheden het in de betrokken gemeenten geldende volkshuisvestingsbeleid in acht neemt’ (= Huisvestingsverordening Haaglanden). De rechtmatige grondslag voor deze samenwerking is, gezien vanuit de corporaties, tevens te vinden in art. 9 Wbp: Is het gebruik van de persoonsgegevens in deze samenwerking verenigbaar met het doel waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verkregen? Zoals beschreven in paragraaf 1 wordt door de samenwerking van burgerzaken en de
woningcorporaties niet iets nieuws gedaan. De taken die de woningcorporaties en burgerzaken uitvoeren en de doeleinden van de gegevensverwerking blijven dezelfde. Ook de gegevens die hiermee gemoeid zijn zijn dezelfde. Nieuw is dat bepaalde handelingen verlegd worden van de burger naar de woningcorporatie. Hiervoor heeft de burger de corporatie gemachtigd. Bij de beoordeling of de nieuwe werkwijze verenigbaar is met de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, is rekening gehouden met het volgende: Er is een nauwe verwantschap tussen de registraties van de corporaties en burgerzaken te constateren: de corporatie heeft voor de verhuur een uittreksel uit de gba nodig en de gba moet tijdig in kennis worden gesteld van een verhuizing. Het gaat hierbij om een minimaal aantal identificerende gegevens. De gevolgen van de samenwerking zijn voor de betrokken huurder positief: lagere kosten en minder loket bezoek. De werkwijze is door een goede individuele voorlichting zeer transparant en de huurder kan zijn toestemming aan deze vorm van uitwisseling onthouden zonder dat dit gevolgen heeft voor zijn recht op woningtoewijzing.
Rechtmatige grondslag voor de samenwerking. Samenwerking van burgerzaken met corporaties door middel van de Subset-woco’s. Omdat sprake is van de aanleg van een nieuwe gegevensverzameling waar de corporaties toegang toe hebben; de Subset woco’s, moet voor deze samenwerking opnieuw een rechtmatige grondslag zijn aan te wijzen. De doeleinden van de aanleg van de Subset woco’s is ten eerste; het versnellen en verbeteren van het verhuisproces van huurders door middel van automatisering, ten tweede: het verbeteren van de dienstverlening aan burgers door het opheffen van administratieve belemmeringen en het verlagen van kosten en ten derde, komen tot een juiste en actuele bevolkingsadministratie. Op deze werkwijze is art. 8 f Wbp van toepassing: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt. Privacytoets. Art. 8f schrijft voor dat er een belangenafweging moet plaats vinden: het belang van de samenwerking tussen burgerzaken en de corporaties moet afgewogen worden tegen het belang van de burger op bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Het samenwerkingsverband is tot het oordeel gekomen dat door de beoogde samenwerking de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig wordt geschaad omdat de burger hierbij veel voordeel heeft. Daarbij wordt in overweging genomen dat de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer gering is omdat huurder over deze werkwijze volledig wordt ingelicht, de huurder schriftelijk toestemming geeft aan de corporatie om eenmalig de gegevens te controleren in de Subset-woco’s en de huurder de corporatie schriftelijk machtigt het nieuwe woonadres door te geven aan burgerzaken. Indien de huurder wenst dat zijn gegevens niet in de Subset-woco’s worden opgenomen, leidt dit niet tot nadelige gevolgen voor het recht op woningtoewijzing. Middels het tekenen van een convenant tussen de gemeenten en de woningcorporaties is de samenwerking werkelijk van start gegaan. Gebruik: In 2004:
1600 x doorgifte verhuizing 2100 x inzage in de subset 3700 x geen balieklant besparing 300 uur
In 2005 t/m 31 mei
975 x doorgifte verhuizing 1097 x inzage in de subset 2072 x geen balieklant besparing 210 uur
