hoofd van de financiële dienst

INFORMATIEBUNDEL _ SELECTIEPROCEDURE Het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie organiseert – in samenwerking met Jobpunt Vlaanderen – een selectieprocedure voor de mandaatfunctie van

deskundige-coördinator/hoofd van de financiële dienst 1. Algemene situering DE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) is een overheidsinstelling opgericht bij de bijzondere wet van 12 januari 1989. Binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest is de VGC bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is de basis en draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en voor diegenen die bij haar aansluiting zoeken. Vanuit Nederlandstalig perspectief geeft ze aan de grootstad en het gebruik van haar mogelijkheden vorm en inhoud. De Vlaamse Gemeenschapscommissie maakt deze missie waar vanuit haar institutionele positionering en haar bevoegdheden inzake cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Door de ontwikkeling en ondersteuning van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden, wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie de kwaliteit van het leven in de stad in de diverse levensdomeinen verhogen en nieuwe kansen bieden aan mensen. De Vlaamse Gemeenschapscommissie staat voor een assertieve, open en zelfverzekerde Vlaamse gemeenschap die evident aanwezig is in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en die de stad mee uitbouwt. Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.

1/13

De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft lokale en intermediaire taken, oefent provinciale bevoegdheden uit en vervult gemeentelijke opdrachten als een overkoepeling voor het gewest wenselijk is of als gemeenten hun taken niet ten volle waarmaken. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft structurele banden, van institutionele, financiële, politieke en/of inhoudelijke aard, met de Vlaamse Gemeenschap en met het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De Vlaamse Gemeenschapscommissie heeft een Raad en een College. De Raad is samengesteld uit de 17 rechtstreeks verkozen Nederlandstalige leden van het Brussels Parlement. Het uitvoerend orgaan van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, het College, wordt gevormd door drie collegeleden. Deze collegeleden zijn de Nederlandstalige ministers en de staatssecretaris van de regering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

DE ADMINISTRATIE De Vlaamse Gemeenschapscommissie is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin voor de Brusselse Vlamingen en voor iedereen die toenadering zoekt tot de Vlaamse gemeenschap. De administratie vervult een drievoudige taak voor het College: • Zij bereidt het beleid voor. • Zij voert de beslissingen van het College correct en nauwgezet uit. • Zij evalueert de effecten van het gevoerde beleid. ORGANISATIESTRUCTUUR VAN DE ADMINISTRATIE De huidige organisatiestructuur werd door het College goedgekeurd op 17 oktober 2013. 1

De leidend ambtenaar

De leidend ambtenaar staat in voor het aansturen van de VGC-administratie op het gebied van strategie & algemeen management. Onderstaande diensten/cellen/eenheden worden rechtstreeks door de leidend ambtenaar aangestuurd. 1.1

Diensten leidend ambtenaar

Kanselarij o secretariaat van het College (beheer collegeprocedure)

2/13

Centrum voor documentatie, digitaal management en kwaliteitszorg o documentatiecentrum & archiefwerking o (digitaal) informatiemanagement o kwaliteitszorg (of kwaliteitsmanagement). Hiervoor wordt ook een externe consultant aangesteld. Die moet helpen bij de uitwerking en de begeleiding van een externe controle binnen de administratie. Juridische dienst en klachtenbehandeling o adviesverlening o geschillen o klachtenbehandeling o openbaarheid van bestuur 1.2

Cel Stedelijk Beleid

De opdrachten van de cel Stedelijk Beleid omvatten: - het versterken van de interne samenwerking binnen de VGC: de cel Stedelijk Beleid is transversaal gepositioneerd binnen de administratie om de transversale dynamiek en werking binnen de VGC te versterken. - de algemene en inhoudelijke coördinatie, monitoring en opvolging van de zakelijke en technische afspraken in het kader van het Stedenfonds. - het actief opvolgen en stimuleren van de samenwerking met andere overheden en coördineren van de participatie van Nederlandstalige gemeenschapsinitiatieven aan stedelijke herwaarderingsprogramma’s van andere overheden (Duurzame Wijkcontracten, oproep Stadsvernieuwing, enz). - het versterken van de samenwerking met het Nederlandstalige werkveld: het bevorderen van de participatie in de vorm van transversaal opgezette ontmoetings- en reflectiemomenten of inspraak- en participatietrajecten met het werkveld. - verschillende transversale opdrachten zoals de coördinatie en (co)redactie van strategische beleidsteksten (jaarlijkse regeerverklaring, beleidsnota’s, rapport Task Force Brussel) worden door de cel Stedelijk Beleid opgenomen en/of gecoördineerd. Onderzoek naar en mogelijke coördinatie van een strategisch meerjarenplan voor de VGC. - het transversale project m.b.t. de Buurtstewards. 1.3 Meet- en weetcel De Meet- en weetcel / Expertisecentrum staat in voor de wetenschappelijke onderbouw van het VGC-beleid. Haar o o o

kerntaken vallen uiteen in drie grote clusters: wetenschappelijke ondersteuning van het beleidswerk dataverzameling en -ontsluiting meten en operationaliseren van (indicatoren in) beleidsplannen

De Meet- en weetcel neemt de wetenschappelijke begeleiding op zich van onderzoeken die in opdracht van de VGC worden uitgevoerd. De activiteitencluster 'Dataverzameling' heeft in de eerste plaats betrekking op het ontwikkelen of het herwerken van registratiesystemen door en voor de administratie.

3/13

Daarnaast is de Meet- en weetcel ook een expertisecentrum: zij verzamelt wetenschappelijke documentatie die relevant is voor de ondersteuning en de omkadering van het beleid. De Meet- en weetcel ondersteunt de meet- en analyseactiviteiten binnen de VGC en verzamelt en verspreidt de resultaten ervan. De Meet- en weetcel kan de administratie ten slotte ook ondersteunen bij de opmaak, de opvolging en de evaluatie van beleidsplannen. Ze legt meetbare indicatoren vast en meet of monitort die volgens de afgesproken timing. 1.4

Communicatie & ICT / Events

De dienst Communicatie & ICT / Events staat in voor de ondersteuning, de dienstverlening en de aansturing van: ICT  Infrastructuur o beheer informaticapark, ICT-infrastructuur en -architectuur o netwerkbeheer, -conceptualisatie en -advies o hosting (inclusief beleid rond back-up en disaster recovery) o softwareconfiguraties, -installaties en -implementaties o ICT-architectuur o ICT-helpdesk (inclusief technische ondersteuning telewerken) o gebruikersopleidingen  Ontwikkeling o beheer ICT-aanvragen en -opportuniteiten (transversaal overlegplatform – Klankbordgroep ICT) o ontwikkeling en beheer applicaties en databanken o technisch advies en ondersteuning bij ICT-projecten (inclusief functionele en technische analyse) o technische opvolging ICT-leveranciers o kennismanagement Communicatie (& Events)  Interne communicatie o intranet o interne personeelsnieuwsbrief o taalondersteuning (taalrevisor) o aanmaak en beheer adressenbestand op basis van gegevens Rijksregister o grafische vormgeving  Bedrijfscommunicatie  Externe communicatie van de VGC o publicaties en producten (promotiemateriaal, events, standen ...) o taaladvies en copywriting o huisstijl o look & feel en imago o public relations o persrelaties  Subsidiedossiers Media  Opvolging Muntpunt in samenwerking met de algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport

4/13



Opvolging Wonen in Brussel

1.5 Facilitair beheer  Reprografie en huisdrukkerij  Onderhoud wagenpark  Mobiele ploeg  Magazijn / voorraadbeheer  Uitleendienst 1.6

Preventiedienst en Welzijn op het werk

De preventieadviseur is een onafhankelijke staffunctie die rechtstreeks onder de werkgever (de leidend ambtenaar) ressorteert. De preventieadviseur ondersteunt de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn en de werknemers om de maatregelen uit de welzijnswet toe te passen. De preventieadviseur adviseert de VGC-administratie over: o veiligheid en gezondheid op het werk o ergonomie o psychosociale belasting van het werk o invloed van het leefmilieu op de arbeidsomstandigheden o arbeidshygiëne 2

De algemene beleidsdirecties

De algemene beleidsdirecties hebben een centrale positie in het geheel van de organisatie. Ze staan in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het vlak van: - Cultuur, Jeugd en Sport - Welzijn, Gezondheid en Gezin - Onderwijs en Vorming 2.1

De algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport

De algemene directie Cultuur, Jeugd en Sport staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het gebied van Cultuur, Jeugd en Sport:  Cultuur: o algemeen cultuurbeleid o kunsten o erfgoed, musea, cultureel toerisme o sociaal-cultureel werk o leefmilieu o vorming o streekgericht bibliotheekwerk en lokale bibliotheken  Jeugd (& speelpleinen)  Sport

5/13

2.2

De algemene directie Onderwijs en Vorming

De algemene directie Onderwijs en Vorming staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het vlak van Onderwijs en Vorming: o Onderwijs o Vorming - Opleiding tot werken De algemene directie behartigt de aansturing en de opvolging van:  de eigen onderwijsinstellingen: o Kasterlinden - basisonderwijs en secundair onderwijs o Kasterlinden - verblijf voor jongeren o Zaveldal  Centrum voor Leerlingenbegeleiding 2.3

De algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin

De algemene directie Welzijn, Gezondheid en Gezin staat in voor de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid op het gebied van Welzijn, Gezondheid en Gezin: 

  

Welzijn o algemeen o jeugdwelzijn o ouderenwelzijn o personen met een handicap Gezondheid Gezin Integratie- en inburgering

De algemene directie omvat ook het Logo en staat in voor de aansturing en de opvolging van de Poolster. 3

De beleidsuitvoerende entiteiten

De beleidsuitvoerende entiteiten staan naast de voorbereiding en evaluatie voornamelijk in voor de uitvoering van het beleid. De entiteiten ressorteren elk onder een algemene beleidsdirectie. Ze werken voor alle transversale thema’s nauw samen met de cel Stedelijk beleid. 3.1

Entiteit Gemeenschapscentra (ADCJS)

De entiteit Gemeenschapscentra staat in voor de coördinatie en de begeleiding van de 22 gemeenschapscentra. Het gaat daarbij zowel om inhoudelijke als om zakelijke processen:  communicatie, onthaal en dienstverlening  culturele participatie, animatie en spreiding  educatie en permanente vorming  gemeenschapsvorming

6/13

3.2

Entiteit Onderwijscentrum Brussel (ADOV)

De entiteit Onderwijscentrum Brussel staat in voor de ondersteuning en de vorming van schoolteams rond:  taalbeleid  taalvaardigheidsonderwijs (en ICT)  omgaan met diversiteit  ouder- en buurtbetrokkenheid Het Onderwijscentrum is ook verantwoordelijk voor de coördinatie van de Brede Scholen. 6.3

Entiteit Gezin (ADWGG)

De entiteit Gezin staat in voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het gezinsbeleid:  ondersteuning van het Brusselse netwerk van Nederlandstalige opvangvoorzieningen voor kinderen  coördinatie van het Lokaal Overleg Kinderopvang  ondersteuning van preventieve Brusselse kinderzorg  taalondersteuning gezinsvoorzieningen 4

De algemene directie Ondersteuning en Facility

De algemene directie Ondersteuning en Facility beheer staat in voor een geïntegreerd zakelijk beheer en bestaat uit drie directies:  Personeel, HRM en Onthaal  Financiën, Begroting en Aankoop  Gebouwen en Patrimonium 4.1 





Directie Personeel, HRM en Onthaal

Wervingen en personeelsbewegingen o examens en selecties o interne mobiliteit o vervangingspool Een geïntegreerd personeelsbeheer o ziektebeheer o dossierbeheer (verlofvormen …) o salaris en pensioenen o kosten eigen aan de werkgever Personeelsontwikkeling o competentiemanagement o competentieontwikkeling (vorming, loopbaantrajecten, lerende organisatie) o motivatie en valorisatie van de medewerkers o evaluatie o loopbaanbegeleiding o vorming – lerende organisatie o diversiteitsbeleid o HR-ontwikkelingen

7/13

     

Sociaal overleg o syndicaal overleg o statutaire aangelegenheden Sociale dienst/werking Kennismanagement Onthaal Catering Interne en externe verzending

4.2         

Begroting en rekening Financieel beleid Boekhouding Thesaurie Boekhoudkundige inventaris Algemene financiële begeleiding Begeleiding en ondersteuning externe organisaties in de beleidsdirecties Financiële controles van de besteding van VGC-middelen bij externe organisaties en instellingen Aankoopdienst en contractbeheer (voor administratie + eventuele verzelfstandigde diensten) o besteldienst o nazicht facturen en leveringen o contractbeheer (onderhoud, energie, reprografie, verzekeringen)

4.3      

Directie Financiën, Begroting en Aankoop

Directie Gebouwen en Patrimonium

Beheer gebouwenpatriomium Beheer huurcontracten Opvolging verbouwingen en renovaties eigen gebouwen Opvolging verbouwingen en renovaties aan gebouwen van derden Opvolgen infrastructuuraspecten bij investeringssubsidies Opmaak en opvolging investeringsplan

Het College van de VGC is op zoek naar een deskundige-coördinator/hoofd van de financiële dienst. Het gaat over een mandaatfunctie die toegekend wordt voor een duur van maximaal zes jaar, en die meermaals verlengbaar1 is.

1

Als de eindevaluatie resulteert in een eindvermelding ’zeer goed’, wordt het mandaat vernieuwd zonder dat de mandaathouder opnieuw moet deelnemen aan een selectieprocedure. Als de eindevaluatie resulteert in een eindvermelding ‘voldoende’, kan het mandaat vernieuwd worden nadat de mandaathouder opnieuw heeft deelgenomen aan een selectieprocedure. Als de eindevaluatie van de mandaathouder resulteert in een eindvermelding ‘onvoldoende’ dan kan het mandaat niet vernieuwd worden.

8/13

Dynamisch organisatieconcept

9/13

SELECTIEPROCEDURE MANDAATFUNCTIE DESKUNDIGE-COÖRDINATOR/HOOFD VAN DE FINANCIËLE DIENST 1. Verloop van de selectieprocedure De selectieprocedure verloopt volgens de bepalingen van het VGCpersoneelsstatuut: De mandaatfuncties worden vacant verklaard via een open procedure, waarbij tezelfdertijd interne en externe kandidaten meedingen. Elke kandidatuur bevat een uiteenzetting van de aanspraken en ervaring die de kandidaat laat gelden om voor de mandaatfunctie te kandideren. De betrokkene dient een kandidatuur in te dienen voor elke betrekking waarvoor hij zich kandidaat stelt. In de selectieprocedure wordt onderzocht in welke mate de kandidaten voldoen aan het vereiste competentieprofiel voor de functie. Het vereiste profiel bevat de waardengebonden en niveaugebonden competenties; eventueel aangevuld met functiegebonden competenties. Het door het College aangestelde extern selectiebureau onderzoekt vooreerst de toelaatbaarheid van de kandidaturen op basis van de door de kandidaat ingediende uiteenzetting van zijn aanspraken en ervaring. De kandidaturen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden zijn onontvankelijk en worden geweerd. Het extern selectiebureau maakt vervolgens een voorselectie die bestaat uit een oriënterend gesprek met iedere kandidaat wiens kandidatuur toelaatbaar wordt verklaard. Tijdens dit gesprek wordt de relevantie van de door de kandidaat aangevoerde ervaring getoetst en wordt gepeild naar de motivatie, de inpasbaarheid in de overheidscontext, inzicht in de functie en de communicatieve vaardigheden van de kandidaat. Het extern selectiebureau test daarna, door middel van een assessment, de waardengebonden en de niveaugebonden competenties van de kandidaten die overblijven na de voorselectie. Een door het College samengestelde jury interviewt deze kandidaten over de functiegebonden competenties en over de inhoudelijke materies inzake de te begeven mandaatfunctie. Deze jury bestaat uit vijf leden, onder wie de voorzitter, één externe expert inzake human resources management en drie experts met ervaring of bijzondere kennis van de materie die eigen is aan het te begeven mandaat. De jury en het extern selectiebureau leggen de gegevens inzake de functiegebonden, de waardengebonden en de niveaugebonden competentietesten samen en beraadslagen. De jury stelt, na beraadslaging, aan het College een lijst voor van geschikte kandidaten zonder rangschikking maar met een beschrijvend verslag.

10/13

Het College selecteert op gemotiveerde wijze uit deze lijst. Het College heeft een gesprek met de kandidaten van deze lijst. Indien het College geen kandidaat kiest uit de lijst, wordt de procedure heropgestart. 2. Toelatingsvoorwaarden De mandaatfunctie voor deskundige-coördinator/hoofd van de financiële dienst is een functie van de graad ‘A2M’. Voor de vacature-invulling van deze mandaatfuncties komen alleen de kandidaten in aanmerking die beschikken over een leidinggevende ervaring van minstens drie jaar, verworven in de laatste tien jaar, of acht jaar nuttige professionele ervaring. Onder leidinggevende ervaring wordt verstaan: ervaring op het gebied van beheer in een overheidsdienst of hiermee gelijkgesteld, of in een organisatie uit de privésector. De kandidaten moeten voldoen aan de algemene toelatingsvoorwaarden voor een betrekking in de publieke sector. De algemene toelatingsvoorwaarden zijn: -

een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking;

-

de burgerlijke en politieke rechten bezitten;

-

de lichamelijke geschiktheid bezitten die vereist is voor de uit te oefenen betrekking.

3. Functiebeschrijving en competentieprofiel deskundigecoördinator/hoofd van de financiële dienst De functiebeschrijving voor deskundige-coördinator bestaat uit een algemene omschrijving met vermelding van de opdrachten en uit een competentieprofiel. De waardegebonden competenties gelden voor alle personeelsleden van de VGC. De niveaugebonden competenties gelden voor elke functie op niveau A. De functiegebonden competenties en opdrachten zijn specifiek voor de functie van deskundige-coördinator/hoofd van de financiële dienst . De functiebeschrijving en het competentieprofiel van de deskundigecoördinator/hoofd van de financiële dienst werden goedgekeurd bij collegebesluit nr. 20132014-0352 van 5 maart 2014 houdende de vacantverklaring van de mandaatfunctie van deskundige-coördinator /hoofd van de financiële dienst.

11/13

3.1. Functiebeschrijving deskundige-coördinator/hoofd van de financiële dienst



Algemene beschrijving:

Organiseren en coördineren van de financiële dienst. Verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse werking van de dienst. 

Opdrachten: -

-

-

Verantwoordelijk voor het financieel beheer van de VGC Ondersteunen van de opmaak, de opvolging en de uitvoering van de jaarlijkse budgetten en de financiële meerjarenplanning Instaan voor de permanente correct weergave van de financiële situatie van de VGC Beheren van de volledige boekhoudcyclus: voeren van de boekhouding, afsluiting en opmaak van de jaarrekening, wettelijke rapportering Beheren van de thesaurie van de VGC, inclusief korte- en lange termijnplanning Zorgen voor financiële beleidsinformatie, beleidsadviezen en analyses Instaan voor de organisatie van het betalingsverkeer en de correcte en tijdige inning van ontvangsten Verlenen van voorafgaand visum, in volledige onafhankelijkheid, over de wettigheid en regelmatigheid van alle belangrijk uitgavenstromen van de VGC Mee instaan voor de invoering van een nieuwe beheers-en beleidscyclus in de VGC Ondersteunen van medewerkers en diensten van de VGC en verlenen van advies vanuit de eigen expertise Uitvoeren van opdrachten om de doelstellingen van kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening te helpen realiseren Coördineren, plannen en leiding geven aan het eigen team Deelname aan het managementcomité en van relevante werk-en stuurgroepen

Competentieprofiel: 

Waardengebonden competenties - Dienstbaar zijn - Integer handelen - Betrokken zijn



Niveaugebonden competenties - Anderen overtuigen - Samenwerken - Problemen analyseren - Een visie ontwikkelen - Beslissingen nemen 12/13



Resultaatgericht werken Plannen en organiseren Taken delegeren Motiveren en aansturen van medewerkers

Functiegebonden competenties - Vertrouwd zijn met systemen van analytische boekhouding - Kennis hebben van overheidsbegrotingen en relevante wetgeving - Organisatiesensitief handelen - Transversaal kunnen denken en handelen

4. Ons aanbod Naast een uitdagende functie in een dynamische omgeving biedt de Vlaamse Gemeenschapscommissie voor de functie van deskundige-coördinator een geïndexeerde jaarwedde tussen 49 233,12 EUR en 79 631,88 EUR, aangevuld met andere voordelen: o gratis woon-werkverkeer bij gebruik van het openbaar vervoer; o gratis MIVB-abonnement; o gratis hospitalisatieverzekering; o fietsvergoeding; o maaltijdcheques; o verhuispremie voor werknemers die naar het Brussels Hoofdstedelijk Gewest verhuizen; o stadspremie voor werknemers die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wonen; o Voor de vaststelling van het salaris wordt de relevante ervaring uit de privésector onbeperkt aanvaard. Dat geldt alleen voor externe kandidaten. 5. Inschrijving U kunt solliciteren door een aangetekend schrijven op te sturen, ten laatste op 24 april 2014, naar de collegevoorzitter van de VGC, minister Guy VANHENGEL, Kunstlaan 9, 1210 Brussel. Uw sollicitatie voor deze selectie moet vergezeld zijn van een volledig en correct ingevuld kandidaatstellingsformulier. 6. Meer informatie Voor meer informatie over de mandaatfunctie en over de selectieprocedure kunt u contact nemen met Jan Haex van Jobpunt Vlaanderen ([email protected] of 016 38 10 00) of met Laura Geerts van de administratie van de VGC ([email protected]). Voor meer informatie over de Vlaamse Gemeenschapscommissie kunt u terecht op onze website: www.vgc.be.

13/13