Algemene vragen Wat is de naam van uw organisatie? (verplicht) DiVault
Wat is de naam van uw e-Depot oplossing? DiVault
Wat is uw naam? (verplicht) Hans Mannaert
Wat is uw e-mailadres? (verplicht)
[email protected]
Wat is uw telefoonnummer? 085-0090330
Specifieke vragen 1. Wat is volgens u de definitie van een e-Depot?
De definitie van een E-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software dat duurzaam beheren en raadplegen van digitale
archiefbescheiden mogelijk maakt . Dit is inmiddels de standaard omschrijving van het e-depot en DiVault sluit zich hier volledig bij aan. 2. Kunt u in het kort uw e-Depot omschrijven?
Het e-depot van DiVault is vormgegeven op basis van het OAIS model. De
data/informatie staat hierin centraal en de dienst en architectuur is erop gericht om deze data duurzaam, integer en veilig langdurig te bewaren en beschikbaar te stellen.
Doel DiVault: Duurzaam preserveren, beheren en ontsluiten van cultuurhistorisch of economisch waardevolle digitale informatie. Hierbij ligt de focus op:
1. Ontkoppelen van digitale informatie vanuit hun bronomgeving (applicatie), converteren naar een standaard formaat (metadata/TMLO, File-formaat) en
overbrengen naar een e-depot. Inrichten van een e-depot beheerorganisatie conform ED3.
2. Beheren en preserveren van digitale informatie: de beschikbaarheid, vind en
leesbaarheid van de informatie borgen (Systemen en dataconversie) voor de lange termijn.
3. Beschikbaar stellen van digitale informatie: op een gebruikersvriendelijke manier ontsluiten van digitale bronbestanden.
3. Kunt u een e-Depot leveren aan overheidsinstellingen in Nederland? Ja
4. Wie is intellectueel eigenaar van uw e-Depot?
We doelen daarbij op de technische voorzieningen en niet op de inhoud van het eDepot.
R5-projects BV 5. Hoeveel en welke klanten maken gebruik van uw e-Depot?
WestfriesArchief in samenwerking met de Gemeente Hoorn, Stede Broec en Medemblik.
Regionaal Archief Zutphen, Erfgoedcentrum Liemers en Achterhoek in
samenwerking met Gemeente Doetinchem, Gemeente Lochem en Waterschap Rijn en IJssel (pilot). Streekarchief Gooi en Vechtstreek (test).
6. Mogen we uw klanten (in overleg met u) benaderen voor het delen van ervaringen? Ja
7. Welke documentatie heeft u beschikbaar voor uw e-Depot en eventuele aanvullende diensten?
De volledige dienstverlening is weergegeven via de website van DiVault.
Via een korte animatie wordt weergegeven hoe het e-depot van DiVault is opgebouwd/werkt: https://youtu.be/Yse1JvmhJ64
8. Biedt uw e-Depot de mogelijkheid tot duurzame archivering tijdens en na het primaire proces? Ja
9. Op welke standaarden is uw e-Depot gebaseerd?
TMLO, ED3, RODIN, OAIS, XML, ISO 16363, ISO27000, NEN2082, etc 10. Aan welke NEN-ISO normering voldoen uw organisatie en uw e-Depot?
DiVault maakt gebruik van een ISO-27001 gecertifieerde datacenters. Daarnaast is DiVault zelf bezig om het NCDD traject te gaan volgen voor het certificeren van
digitale repositories. In samenwerking met het RAZ/ECAL wordt een traject gestart
om te toetsen in hoeverre de gezamenlijke dienstverlening aansluit bij de richtlijnen van ED3.
11. Welke koppelingen zijn er gerealiseerd tussen uw e-Depot en applicaties / omgevingen van klanten?
Er is een koppeling gebouwd met Ceelo, daarnaast heeft DiVault digitale informatie overgebracht naar haar e-depot via een export vanuit de volgende software systemen: Corsa, Sharepoint, Easyware, Decos, Atlantis, Maisflexis
12. Ondersteunt uw e-Depot het werken met een of meer standaarden binnen de overheid, zoals GEMMA, WILMA, PETRA, TMLO en de softwarecatalogus? Ja
13. Welke aanvullende diensten rondom het e-Depot biedt u aan?
Bijvoorbeeld aansluiten / koppelen, scannen, bewaren, onderhoud, beheer,
servicedesk, enzovoorts.
De DiVault service richt zich op 3 fasen van dienstverlening: 1: inrichten van organisatie, processen en techniek (aansluiten) rond een e-Depot. Hieronder valt het inrichten en begeleiden van een implementatieproject conform
Prince 2. Koppelen van systemen aan het E-depot (API). Mappen conform TMLO en inrichten van de beheerorganisatie conform ED3.
2: het leveren van een e-Depot service (bewaren, beheren en preserveren van gearchiveerde informatie).
3: het ontsluiten en beschikbaarstellen van gearchiveerde informatie in het e-Depot. (bouwen zoekomgeving/portal voor erfgoedinstelling, ambtenaar en burger) 14. Is uw e-Depot geschikt voor installatie “on premise” en/of in de “cloud”? Cloud
15. Welke maatregelen heeft u getroffen om de continuïteit van het e-Depot en bijbehorende dienstverlening te waarborgen?
DiVault garandeert de continuïteit van het e-Depot op drie niveau's1. Data: De data wordt conform de geldende standaarden weggeschreven: TMLO,
Standaard file formaten. Daarnaast is data integriteit en veiligheid geborgd. Metadata en content wordt bij elkaar in 1 object opgeslagen. Er wordt geen gebruik gemaakt van een database structuur en er is dus ook geen software afhankelijkheid!
2. Architectuur: de architectuur is robuust en gebaseerd op standaard componenten. De toegang en beheeromgeving zijn gebaseerd op OpenSource componenten.
3. Organisatie: DiVault is bezig om samen met haar klanten een continuïteitstichting op te richten die de bedrijfsactiviteiten van DiVault ook in de toekomst zal borgen.
16. Op welke wijze ondersteunt u als leverancier de preservatiestrategie, -beleid en planning van uw klanten?
Tijdens de Ingest worden files gecontroleerd via DROID (Digital Record Object
Identification) voor de juiste filetype herkenning. Tijdens het beheer wordt gebruik
gemaakt van de PRONOM database van The National Archives (UK) in hoeverre een filetype obsolete is en eventueel geconverteerd moet worden.
17. Welke informatie heeft u beschikbaar over de prijsstelling van uw e-Depot en aanvullende diensten?
Prijsstelling is afhankelijk van het volume, contractduur en serviceniveau die de klant wenst.
18. Heeft u nog aanvullende opmerkingen?
Het opzetten van e-depot dienst gaat veel verder dan het inrichten van een
(technische) voorziening. DiVault onderkent dat en wil haar klanten maximaal
ondersteunen om dat ook goed te doen. Hierbij maken wij graag gebruik van de enorme kennis die aanwezig is binnen de erfgoedmarkt als het gaat om het
selecteren en waarderen van informatie en leveren daarbij onze (ICT) technische kennis en e-depot dienst om digitale informatie te ontsluiten, te preserveren en beschikbaar te stellen.
19. Wilt u een of meer bijlagen toevoegen?
