Algemene Ledenvergadering

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015

Algemene Ledenvergadering Maandag 23 maart 2015 Clubhuis Oliveo Handbal mfa Het Nest Zilverreigerdreef 111 Aanvang: 20.00 uur Einde: streeftijd 22.00 uur Inloop en koffie vanaf 19.45 uur Het bestuur van Oliveo Handbal nodigt hierbij haar leden, Ereleden, Leden van Verdienste, ouders van jeugdleden en donateurs uit tot het bijwonen van de Algemene Ledenvergadering van Oliveo Handbal. Belangstellenden, zoals de Vrienden van Oliveo Handbal, zijn welkom als toehoorder. Conceptagenda: 20.00 uur Welkom door de voorzitter a.i. namens alle bestuursleden 01. Opening en vaststelling van de definitieve agenda 02. Mededelingen 03 Vaststellen van het verslag van de ALV d.d. 31 oktober 2014 04. Toelichting bestuursbeleid 05 Bestuursverkiezing, voordracht Henk van Rijn als bestuurslid financiële zaken 06. Voorstel tot verhoging van de contributie 07. a Voorstel aanpassing rijdersvergoeding b Voorstel eigen bal vanaf F-jeugd 08. Voorstel aangepast Huishoudelijk Reglement 09. Voorstel Beleid Sociale Veiligheid 10. Discussie alcoholbeleid a.d.h.v. enkele vragen/stellingen 11. Rondvraag 12. Sluiting

Vanaf 10 maart vindt u de stukken op de website. U kunt de stukken ook opvragen via [email protected] Tijdens de vergadering zijn een aantal papieren kopieën beschikbaar. 1

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015

Conceptverslag Algemene Ledenvergadering 31 oktober 2014 01) Opening en vaststelling van de definitieve agenda Waarnemend voorzitter Piet van Adrichem opent om 20.00 uur de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom. Hij vindt het leuk weer eens aan de bestuurstafel te zitten. Bijzonder is dat ook enkele ereleden en leden van verdienste aanwezig zijn, alsook enkele selectieleden. Een van de nieuwe leden is zelfs een buurman van Het Nest. Oliveo is aan het ‘wortelen’ in de wijk. De volgorde van de agendapunten wordt aangepast. De logische volgorde is: agendapunt 9. Nieuwe bestuursstructuur, 10. Bestuursverkiezing, 11. Bestuursbeleid en 12. Voorstel afmelddatum naar 1 april. Agendapunt 14 Vrijwilligersbeleidsplan 2014-2017 vervalt, omdat het beleidsstuk nog niet helemaal gereed is. 02) Mededelingen van de voorzitter Er is veel tijd en energie gaan zitten in de nieuwbouw. Nu de nieuwbouw er staat en de verhuizing achter de rug is, komt er weer meer tijd om ons op handbal te focussen. Tijdens deze ALV wordt het nieuwe Technisch Beleidsplan gepresenteerd. De financiële stukken zijn laat binnengekomen. Helaas is de functie van penningmeester van de vereniging al enige tijd vacant. De penningmeester van de stichting, Peter Luscuere, is aanwezig en hij kan wellicht antwoord geven op vragen van financiële aard. Door het ontbreken van een penningmeester ontbrak het aan financieel inzicht. Piet zegt veel bewondering te hebben voor de inzet van Henk Bierman als financieel administrateur. Henk heeft al veel langer zijn werkzaamheden gedaan dan hij zich voorgenomen had. Henk neemt nu afscheid en hij wordt bedankt voor zijn tomeloze inzet. Het voordragen van een bestuurslid financiële zaken is een verantwoordelijkheid van de hele vereniging. Piet van Adrichem is voor bepaalde tijd interim-voorzitter, zolang er geen opvolger is gevonden. Hopelijk kan tijdens de ALV in het voorjaar een nieuwe voorzitter worden voorgedragen. Ron van der Ploeg heeft om persoonlijke redenen een stap teruggedaan, maar wil wel betrokken blijven. Daarnaast hebben Mieke van Veen en Rick Klompé gezondheidsperikelen. Arthur van Opzeeland had eigenlijk al bij de ALV in het voorjaar van 2014 afscheid willen nemen, maar Piet is blij dat hij dit tot aan de vakantie heeft opgeschort. Er is hard gewerkt door dit bestuur. Piet meldt dat er binnenkort weer een container voor oud papier wordt geplaatst. De opbrengst wordt gedeeld met de omliggende scholen en de handbal. Mieke leest de afmeldingen voor: Ron van der Ploeg, Henk Bierman, Mario Geertzen en Kevin de Vrueh (van de kascommissie), Ad, Conny, Danny en Lisette Ruigrok, Dylan Lorist, José Langelaan, Jessica en Bert IJszenga, Ingrid en Henk Kegge, Bert Heemskerk, Bianca van Bemmelen, Petra Mélis en Thea Benachour. Gré van der Ende en Henny van Bemmelen komen wat later. 03) Vaststellen van het verslag van de ALV d.d. 29 november 2013 Er is een uitgebreid verslag van de ALV van 29 november. Dit wordt paginagewijs doorgenomen. Er zijn geen vragen of opmerkingen op de blz. 3 t/m 10. Hiermee wordt het verslag van de ALV 2013 vastgesteld met dank aan de notulist Mieke van Veen en Marianne Nooijen voor de schaduwnotulen. 04) Jaarverslag secretaris Opvallende zaken zijn de opschoning van de ledenlijst, de aanwas van de jongste jeugd en de komst van EDH-leden. Het aantal afmeldingen is wat hoger dan andere jaren, desondanks is er groei. Het overleg met EDH is afgerond. Er zijn camera’s geplaatst. Er zijn geen vragen of opmerkingen en het verslag wordt vastgesteld. 05) Jaarverslagen verschillende commissies Jaarverslag Technische Commissie 2

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Het vertrek van Wim Jautze kwam onverwacht en had wat nasleep. Desondanks is HS1 zaalkampioen geworden onder leiding van Lidie van de Coevering. Het team promoveerde hiermee naar de tweede divisie. Oliveo is blij met de komst van Edwin Hofland die met de nieuwe, jonge groep aan de slag is gegaan. De jeugdteams doen het ook goed. HB1 heeft afgelopen zondag met dubbele cijfers gewonnen van Volendam. Casper van den Broek vraagt waarom er geen keeperstraining is voor de D- en E-keepers? Dit was wel toegezegd. Rick antwoordt dat de opkomst bij de D en E dusdanig laag is dat er geen aparte training gegeven kan worden. Tineke van Adrichem meldt dat er afscheid wordt genomen van de benaming ‘Spelersvolgsysteem’. Een van de speerpunten is een nieuwe structuur. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan Marianne Nooijen voor het opstellen ervan. Jaarverslag van de Commissie Scheidsrechterszaken Van de Scheidsrechterscommissie is niemand aanwezig. Rianne van der Helm heeft afscheid genomen van de CSZ. Er staan cursussen gepland en de scheidsrechters kregen een zonnebloem in de Week van de Scheidsrechters. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan Sabrina van Kester. Jaarverslag Commissie Vrijwilligerszaken Van de Commissie Vrijwilligerszaken is niemand aanwezig. De CVZ is druk bezig vrijwilligers te werven. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan José Langelaan. Ook over het Jaarverslag van de Activiteitencommissie zijn geen vragen of opmerkingen. De zwemavond voor de jeugd was zeer druk bezocht. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan Inge de Kroon. Jaarverslag Kantinebeheer Nico van den Besselaar blijft nog een jaar als kantinebeheerder; er is in goed overleg met de vereniging en de stichting een nieuwe overeenkomst gesloten. Nico heeft hart voor de club. Er gebeurt veel in de kantine. De schoonmaak van de kleedkamers deed Dames B o.l.v. Henny van Bemmelen en Richard Spies. Het team kreeg hiervoor een vergoeding voor het toernooi in Zweden. Nico wordt bedankt voor alles wat hij het afgelopen jaar voor de club heeft gedaan. Op zijn beurt geeft Nico een compliment aan alle mensen achter de bar. Het verslag wordt vastgesteld met dank aan Nico. Jaarverslag Commissie Commerciële Zaken De CCZ is intussen nieuw leven ingeblazen met de komst van Jaap Kloeg, Vincent Lorist en Jacques Reniers. Het is een belangrijke commissie; sponsorinkomsten zijn hard nodig. Het verslag wordt vastgesteld en secretaris van de CCZ, Marianne Nooijen, wordt bedankt voor het verslag. Jaarverslag webmaster Er is veel tijd en aandacht besteed aan het bijhouden van de website die belangrijk is voor de informatievoorziening. Webmaster Casper van den Broek wordt bedankt voor zijn verslag en voor het vele werk dat hij besteedt aan de site. Het jaarverslag van de Vrienden van Oliveo Handbal hoort eigenlijk niet thuis binnen de jaarvergadering. Het verslag heeft geen formele status, hoeft niet vastgesteld te worden, maar het is wel fijn om te weten dat er zoveel Vrienden zijn die een bijdrage leveren aan de Club. VvOH heeft momenteel 86 leden. Nico van den Besselaar heeft weleens aangegeven dat als er honderd zijn, hij stopt, maar hij had ook gehoord dat er dan van 99 naar 101 gegaan zou worden. Een verslag van de werkgroep Handbalkamp ontbreekt. Jan Wijntjes zegt dat het ontbreken van het verslag van de werkgroep handbalkamp wel jammer is en ook onontbeerlijk voor het nageslacht. Piet kan dit beamen en vindt het inderdaad jammer dat het verslag ontbreekt. Dit is een actiepunt. Alle samenstellers van de jaarverslagen worden bedankt voor hun bijdragen. 06) Financieel verslag Resultatenrekening Frank Kuijstermans vraagt naar de kantine-exploitatie. Hij wordt verwezen naar de toelichting op blz. 8. 3

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 René van Steenbergen vraagt naar het onderscheid tussen vereniging en stichting. Hij heeft de indruk dat veel op één hoop gegooid wordt. Piet licht e.e.a. toe: de stichting is opgericht om gelegenheid te geven tot handballen. De stichting heeft alles in bezit, dus ook ballen, tenues en reclameborden. Dit geeft een fiscaal voordeel. Meerdere verenigingen binnen Pijnacker hebben een stichting opgericht voor het belastingvoordeel. Stichting en vereniging staan naast elkaar. Nu zijn de stukken integraal aangeboden om een totaalplaatje te bieden voor een duidelijk beeld. Het zijn echter gescheiden overzichten. Met de nieuwe penningmeester wordt besproken hoe het in de toekomst aangeboden wordt. De jaarrekening van de stichting is bij Mieke verkrijgbaar. René van Steenbergen vraagt zich af of het dan belangrijk blijft om een gescheiden boekhouding te houden. Peter Luscuere geeft aan dat het zuiver is om het gescheiden te houden. De stichting geeft aan de vereniging de opstal in bruikleen. De stichting heeft geen aparte ledenvergadering. De keuzes worden in overleg tussen de stichting en de vereniging gemaakt en het geld wordt op verantwoorde wijze besteed. Het is een leerproces. Er is bijvoorbeeld nog geen duidelijk beeld van de energiekosten. Doordat de vereniging geen penningmeester had, heeft het bestuur minder inzicht gehad in de kosten/baten en heeft ze geleund op de penningmeester van de stichting. Daarom zijn de stukken ook laat. Casper van den Broek: de verenigingskosten op de begroting bedragen € 52.000,00, de werkelijke kosten € 86.000,00, hoe komt dit verschil ? Zie toelichting op de resultatenrekening blz. 7. Peter: de huur van de zaal is aanzienlijk hoger dan begroot, ook de huur van het buitenveld is hoger. De verhuizing naar de nieuwe accommodatie, maar ook het verhogen van de zaaluurprijs door de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn hier mede debet aan. Het bestuur heeft een aantal jaar geleden besloten om het verenigingsjaar aan te houden en niet het kalenderjaar. De afwikkeling van het oude pand aan de Monnikenweg vond pas plaats in 2014. 07a) Verslag van de kascommissie Mario Geertzen en Kevin de Vrueh zijn op 28 oktober bij Henk Bierman geweest. Helaas zijn beide heren vanavond verhinderd, maar ze hebben wel schriftelijk hun bevindingen op papier gezet. Piet leest het verslag voor: Aan de Algemene Ledenvergadering van Oliveo Handbal VERSLAG VAN DE KASCOMMISSIE Bij besluit van de Algemene Ledenvergadering zijn wij, Mario Geertzen en Kevin de Vrueh benoemd in de kascontrolecommissie. We hebben op 28 oktober 2014 het financieel jaarverslag en de onderliggende verantwoording van de penningmeester over het boekjaar 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014 onderzocht. Wij hebben geen nader onderzoek gedaan naar de uitgangspunten voor de begroting van het boekjaar 2013/2014. Onze bevindingen zijn: 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

8.

4

De financiële administratie wordt naar eer en geweten gevoerd door een grote inzet van Henk Bierman. Henk was over het verslagjaar administrateur, maar heeft aangegeven dat hij de stok wil overdragen. De financiële administratie geeft een duidelijk inzicht in alle geboekte transacties. Het geeft ook een duidelijk inzicht in de financiële positie van de vereniging. Aan de hand van de aanwezige administratie zijn een balans en een resultatenrekening opgesteld welke zijn opgenomen in het financieel jaarverslag 2013/2014 van Oliveo Handbal. Wij hebben het financieel jaarverslag over het boekjaar 2013/2014 van Oliveo Handbal onderzocht. Het is een voldoende nauwkeurige samenvatting van de mutaties in de financiële administratie van de vereniging. Het eigen vermogen per 1 juli 2013, vermeerderd met het positieve resultaat over 2012/2013 sluit aan bij het vermogen per 30 juni 2014. De banksaldi per 30 juni 2014 sluiten aan bij de door de banken verstrekte overzichten. We hebben ook dit jaar geen aansluiting kunnen vinden met de financiële ledenadministratie. Dit blijft een punt van aandacht. In oktober 2013 heeft de verhuizing plaatsgevonden van de Monnikenweg naar de Zilverreigerdreef in Keijzershof. De afwikkeling van het oude pand heeft in 2013 plaatsgevonden. Ten aanzien van het nieuwe pand zijn er nog onduidelijkheden omtrent de financiering, aansprakelijkheidsverzekering, (voorzieningen voor) onderhoud, etc. De lening aan stichting Oliveo handbal bedraagt per 30 juni 2014 € 40.930. Deze uitstaande vordering is aangesloten met de balans van Stichting Oliveo handbal. De administratie van stichting Oliveo handbal is in

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 handen van een deskundig en toegewijd persoon. Wij hebben geen reden om te twijfelen aan de juistheid van die cijfers. Conclusie: We adviseren de Algemene Ledenvergadering om het financieel jaarverslag van de penningmeester goed te keuren en het bestuur van Oliveo Handbal te dechargeren van haar beleid in het boekjaar 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014. Pijnacker, 30 oktober 2014 De leden van de kascommissie: Mario Geertzen Kevin de Vrueh

Als actiepunt geven zij aan het jammer te vinden dat er tussen de financiën en de ledenadministratie nog geen koppeling is. René van Steenbergen beaamt dit; hij heeft de administratie via Henk Bierman aan Ad Ruigrok ter beschikking gesteld. René van Steenbergen vraagt over de Balans: € 3.900,00 is oude voorraad sportkleding in bezit van vereniging? Piet: zie ook toelichting op de balans op blz. 4. Antwoord Piet: de laatste afschrijving moet nog plaatsvinden van de vereniging naar de stichting. De vermogenspositie is goed van de vereniging. René van Steenbergen vraagt of de vereniging uitgekocht is door de stichting? Kijkend naar de balans, is het dan niet aan de ALV om een besluit te nemen over de bestemming van de € 40.000,00? Toelichting door Peter Luscuere: ‘Deze € 40.000,00 (zie Balans blz. 2) is een lening van de vereniging aan de stichting ter realisatie van de nieuwe kantine, de inrichting van de bestuurskamer en de fitnessruimte. Door de BTW-constructie is het zonder schuld mogelijk geweest om de bestuurskamer en de fitnessruimte neer te zetten. Sjoerd zegt dat dit aan de deskundigheid van met name Ad Ruigrok te danken is. Als het geld naar de vereniging was gegaan, was dit niet mogelijk geweest. Jeroen Cornelissen zegt dat dit vorig jaar al besloten is; het staat in het verslag van vorig jaar. Jaap Koole legt uit dat de vereniging en de stichting er samen voor gezorgd hebben dat de waarde van de kantine (circa vijf ton) schuldenvrij is. Het is financieel een gezonde structuur. Peter Luscuere geeft aan dat het zuiver is om de stichting en de vereniging gescheiden te houden; er zijn twee gescheiden geldstromen. De vereniging zorgt voor de sportbeoefening en de rest gebeurt door de stichting. Het is belangrijk om het zuiver te houden naar de belasting toe. De vereniging is leidend. Piet zegt dat het belangrijk is om een goed inzicht te geven. Het blijft een lastige materie, maar er is door deskundigen goed naar gekeken en er is een zorgvuldig financieel beleid gevoerd. Er is een bescheiden positief resultaat. Daarna wordt het bestuur gedechargeerd. Piet dankt iedereen voor het vertrouwen. 07b) (Her)benoemen van de Kascommissie Mario Geertzen treedt af, Kevin de Vrueh blijft nog een jaartje. Piet vraagt wie zich beschikbaar stelt? Edwin Nooijen stelt zich beschikbaar en wordt met applaus unaniem benoemd in de Kascommissie. Voorstellen Jeroen Cornelissen en Presentatiegids Jeroen Cornelissen krijgt het woord. Hij stelt zich voor als kandidaat bestuurslid. Hij is vader van Femke uit E2. Hij is ergens in juni door José Langelaan benaderd voor een vrijwilligerstaak. Hij zag de beste aansluiting bij de opvolging van Arthur met in zijn takenpakket CCZ, AC, PR en vrijwilligerszaken. Hij draait sindsdien al mee met het bestuur. Jeroen reikt de nieuwe Presentatiegids uit aan degenen die aanwezig zijn van de selectieteams en hij spreekt de wens uit dat de selectieteams er een mooi seizoen van maken. Ook doet hij een oproep uit te kijken naar nieuwe sponsoren. De gids wordt uitgedeeld aan de aanwezigen. Hierna is er een korte pauze. Vrijwilliger van het Jaar Om 21.20 uur krijgt vicevoorzitter Arthur van Opzeeland het woord. Hij meldt dat Dylan Lorist aan het eind van seizoen 2013-2014 gekozen is tot Jong Aanstormend Talent. Hij is jeugdscheidsrechter, altijd bereid mee te helpen bv. bij het schoolhandbaltoernooi.

5

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Henny van Bemmelen en Gré van der Ende waren genomineerd voor de verkiezing Vrijwilliger van het Jaar. Gré geeft training aan het G-team, ze begeleidt de maatschappelijke stagiairs, doet kantinediensten en was direct betrokken bij de organisatie van het Prokkeltoernooi. Gré is zeer vereerd met de nominatie en de bijbehorende bloemen. De 25 jaar haalt ze niet, zoals Jan van Santen, maar ze gaat nog wel een poosje door. Henny van Bemmelen is een handbalmens in hart en nieren, hij weet van geen ophouden en zit vol ideeën, onder andere de schoonmaak van de kleedkamers door DB1 en de kledingactie was zijn idee. Ook hij ontvangt nu een mooi boeket, omdat hij afwezig was op het Eindeseizensfeest. Piet zegt blij te zijn met de terechte eer voor deze twee mensen. De voordracht komt vanuit de leden zelf, waaruit het bestuur een keuze maakt. Er zijn veel meer mensen die veel doen voor de club en hij bedankt hen ook voor de inzet. Kantinebeheerder Nico van den Besselaar won de Piet van Adrichem Trofee; hij was al bedankt tijdens het Eindeseizoensfeest. 08) Vaststelling begroting 2014-2015 Hierna gaat de vergadering verder met de begroting. De inkomsten worden toegelicht op blz. 3. De contributie-inkomsten worden hoger ingeschat, met name door het toetreden van EDH-leden. De reclameborden leveren inkomsten. De Vrienden van Oliveo Handbal leveren een gewaardeerde inbreng. De VvOH had aangegeven dat de vrienden willen weten waar het geld aan besteed is. Ze willen de uitgave ‘zichtbaarder’ hebben. Er is een overzicht gemaakt: parasols, inschrijfkosten buitenlandtoernooi, geluidsinstallatie, trainingsweekend Dames 1, schoolhandbal. De VvOH houdt 20% zelf voor activiteiten van de VvOH en 80% is bestemd voor doelen en activiteiten van de club. De omzet van de kantine is goed. De verenigingskosten zijn hoog; hoger spelende teams leidt tot hogere NHV-teambijdragen bv. HS1 tweede divisie, HA1, HB1 en HC1 spelen jeugddivisie, DS1 speelt 1ste klasse en hoofdtrainers krijgen een vergoeding. De vervoerskosten van HS1 is hoog. Er wordt vijf keer een bus gehuurd door Gianna Steijger en Monique van Winden. Spelers en supporters betalen ook een eigen bijdrage voor het vervoer. Er worden activiteiten ontplooid voor extra inkomsten. Huisvestingskosten lopen op. In het voorjaar van 2014 is er geen verhoging van de contributie geweest. Casper van den Broek merkt op: bij algemene kosten staat € 2386,00 kantinekosten i.p.v. onder kantine-exploitatie. Antwoord: Dit waren algemene kantinekosten. Peter kan het niet verklaren. Dit wordt nagevraagd. Het zouden kleine investeringen kunnen zijn, zoals bloemetjes op tafel, schoonmaakmateriaal dat later is aangeschaft. Piet gaat terug naar pagina 2: het negatief resultaat is acceptabel. Er moet wel meer balans komen in uitgaven en inkomsten. Daarom moet dit jaar wel gekeken worden of er een contributieverhoging moet komen. Piet geeft ook aan dat de intentie er is om meer sponsorgelden binnen te krijgen. René van Steenbergen denkt aan een contributieverhoging van € 20,00 per lid. Hij vraagt zich wel af hoe het NHV denkt over het voortzetten van het veldseizoen. Er is binnenkort weer een regiobijeenkomst, waar dit punt zeker aan de orde komt. René heeft het gevoel dat het NHV het veldseizoen niet zo belangrijk vindt. Landelijk gezien is het veldseizoen onderbelicht, terwijl het belangrijk is voor de omzet. Piet vraagt of de aanwezigen zich kunnen vinden in de voorgestelde begroting. Er wordt instemmend gereageerd en Piet bedankt de aanwezigen voor het vertrouwen. 09) Nieuwe bestuursstructuur Een zelfbenoemde adviesgroep is om de tafel gaan zitten en heeft een kritische blik geworpen op de bestaande bestuursstructuur. Sjoerd Sliggers en Jaap Koole hebben het bestuur een nieuw organisatieschema geadviseerd. Een bestuur dat bestaat uit vijf mensen is kwetsbaar; er is altijd wel 6

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 iemand aan het weggaan of ziek en dan zit je nog met zijn drieën aan tafel. De situatie in de huidige accommodatie is ingewikkelder. Het advies is uit te breiden tot zeven personen. De nieuwe accommodatie vraagt ook iemand voor accommodatiebeheer, aansturing van de kantine, contact met Vereniging van Eigenaars, beveiliging, onderhoud etc . Het bestuur moet een oneven aantal leden hebben. Er komt een extra bestuurslid algemene zaken o.a. voor een direct contact van de EDH-geleding met het bestuur. Judith van den Bosch heeft een lange bestuurlijke ervaring en zij wordt contactpersoon van EDH. Ron van der Ploeg treedt terug als voorzitter en wordt bestuurslid algemene zaken. René van Steenbergen int de contributie. Irma Duijvestijn wordt financieel administrateur. Het bestuur is in gesprek met een stevige kandidaat voor bestuurslid financiële zaken, maar die heeft nog niet definitief toegezegd; Voor accommodatie en kantinebeheer is nog geen mogelijke kandidaat. Jeroen Cornelissen heeft de CVZ, CCZ, AC, PR en communicatie onder zijn hoede. Hij gaat de interne communicatie trachten te verbeteren. De commissie commerciële zaken is van groot commercieel belang. Rick Klompé is bestuurslid Technische Zaken en hij heeft de commissie scheidsrechterszaken en de technische activiteitencommissie onder zijn hoede. Niemand heeft bezwaar tegen uitbreiding van het bestuur naar zeven personen. Piet bedankt de adviesgroep. 10) Bestuursverkiezing Piet van Adrichem wordt benoemd tot waarnemend-voorzitter, voorlopig tot volgend voorjaar. Mieke van Veen wordt herbenoemd als secretaris. Jeroen Cornelissen wordt benoemd als vicevoorzitter, bestuurslid PR en communicatie. Rick Klompé wordt (her)benoemd tot bestuurslid technische zaken. Ron van der Ploeg wordt benoemd tot bestuurslid algemene zaken. De vergadering gaat akkoord met de (her)benoemingen. Piet dankt de vergadering voor het vertrouwen. Er wordt afscheid genomen van Arthur van Opzeeland. Hij zou van het voorjaar al stoppen, maar heeft dit uitgesteld tot aan de zomer. Piet had Ron gevraagd om het afscheidswoordje te komen doen, maar Ron is verhinderd, omdat hij als jurylid gewenst is bij een vakevenement. Piet leest het stukje van Ron voor waarin staat dat hij fantastisch heeft samengewerkt met Arthur en in hem een ‘sparring partner’ vond. Ron bedankt Arthur hartelijk voor de fijne tijd. Arthur heeft zelf drie jaar geleden aangegeven dat een cadeau bij het afscheid van een bestuurslid niet meer nodig is. Dit is een bestuursbesluit. Vandaar dat hij nu een bos bloemen krijgt als bedankje. Arthur zegt dat het drie fantastische jaren waren. Door de drukke werkzaamheden ging het echt niet meer. ‘Als ik ergens voor ga, dan voor honderd procent. Er zijn hele fijne mensen binnen de club. Wellicht ben ik in de toekomst beschikbaar voor taakjes.’ Er volgt applaus. 11) Bestuursbeleid Piet vervolgt de vergadering met te melden dat het bestuur een meer zichtbare en verbindende rol wil gaan spelen. Het beleid staat beschreven in de Beleidsagenda die als bijlage bij de stukken zit. Het gaat om zaken als een betere aansturing, een duidelijk alcoholbeleid, verbeteren van de interne communicatie, een goede cultuur binnen de club (zie verder bijlage ´Beleidsagenda’). Gezien de gebeurtenissen bij de hockeyclub is het aanstellen van een vertrouwenspersoon wenselijk. Samenwerken moet versterkt worden met de wijk. Bij het schoolhandbaltoernooi waren geen teams vanuit de scholen van Het Nest. Er zijn geen vragen of opmerkingen over de beleidsagenda. 12) Voorstel afmelddatum naar 1 april 7

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Het voorstel is de afmelddatum 1 april te maken i.p.v. 15 mei. Rick geeft toelichting. Het NHV wil half april/eind april al een beeld hebben van het niveau van de teams, aantal spelers, aantal teams etc. De nieuwe daum wordt vastgesteld door de aanwezigen. De datum wordt aangepast in het Huishoudelijk Reglement. 13) Presentatie technisch beleidsplan Rick start om 22.15 uur de PPP van het nieuwe technische beleidsplan 2015-2017. Hoofdlijnen: - het is een beknopt beleidsdocument met onderliggende documenten voor operationele invulling - de visie en het beleidsplan van het NHV worden gevolgd - opleiden van jeugd staat voorop - er is meer aandacht voor individuele behoefte - kader en scheidsrechters zijn belangrijke randvoorwaarden - er is een opleidingsplan voor scheidsrechters Visie NHV: - spelvisie: snel, dynamisch, effectief en verrassend (SDEV) - open dekking met snelle omschakeling - gevarieerd aanvalsspel - bij jeugdopeiding staan spelplezier en ontwikkeling voorop - volgen van kinderen op basis van techniek, tactiek, fysiek, mentaal en sociaal - aanbod baseren op ontwikkelingsfase en individuele behoefte Visie op opleiding Oliveo Handbal - kinderen individueel benaderen op eigen niveau en naar eigen belevingswereld - teams indelen op basis van niveau en beleving - trainingen en coaching afstemmen op wat het team en de individuele kinderen aankunnen - ruimte bieden voor kinderen die zich sneller of langzamer ontwikkelen - duidelijke lijn in opleiding over de verschillende categorieën - streven naar continue verbetering Onderliggende documenten: - jeugdopleidingsplan OH updaten - visie op handbalkeepers - visie op talentontwikkeling - opleidingsplan technisch kader - spelvisie Oliveo Handbal - organisatiestructuur technische zaken Structuur doelstellingen: - kortere lijnen - verantwoordelijkheden dichter bij de werkvloer - meer samenwerking tussen kaderleden - technische commissie is meer ondersteunend - meer aandacht voor handbaltechnische zaken - constructief zoeken naar verdere verbeteringen Rollen in technisch kader: - trainers en coaches bovenaan - daaronder hoofdtrainers - coördinator DEF, coördinator Heren ABC, coördinator Dames ABC, coördinator senioren - bestuurslid TZ 8

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015

Ongeveer 300 schoolkinderen hebben laatst clinics gevolgd met hulp van de TAC. Het wedstrijdsecretariaat en de scheidsrechterscommissie worden regelmatig uitgenodigd bij tc-vergaderingen. Doelstellingen 2014-2015 - nieuwe opzet laten werken - meer ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid - openstaan voor verbeteringen - gezamenlijk komen tot rode draad - meer met elkaar praten over handbal - veel aandacht voor opleiden van kader en scheidsrechters Piet bedankt Rick voor de presentatie waarin hij met een sneltreinvaart de hoofdlijnen liet zien. Tineke van Adrichem wenst hem veel succes. Rick heeft nog vacatures binnen de TC en hoopt dat deze spoedig worden ingevuld. 14) Vrijwilligersbeleidsplan Het beleidsstuk is nog is niet klaar. 15) Rondvraag: Nico van den Besselaar merkt op dat er veel wedstrijdwijzigingen zijn. Hij heeft veel bewondering voor de mensen die dit allemaal regelen en bijhouden. Nico zou graag zien dat het bestuur de vele wedstrijdwijzigingen aankaart bij het NHV. Piet gaat dit meenemen naar het regio-overleg. De overgang naar Eén NHV gaf veel onrust. Piet deelt de bewondering voor de vele arbeid met dank. Frank Kuijstermans vraagt zich af of de timing van de vergadering verkeerd is. Er zijn weinig mensen, is vrijdagavond wel een goede avond? Te korte aankondiging van tevoren? Piet: Binnen het bestuur wordt dit geëvalueerd. Mieke van Veen geeft aan dat het best al lang op de site staat, ook in de Nieuwsbrief en in de Telstar is de ALV genoemd. Arthur beaamt dat een andere avond ook al geprobeerd is; de opkomst is vaak laag. Nico meldt over de instroom van EDH-leden dat hij plezierige contacten heeft met hen. EDH heeft het idee geopperd de bel van EDH op te hangen in de kantine voor het geven van een rondje voor de hele zaak. De bel is een blijvende herinnering aan de zustervereniging EDH. Hij wordt voorzien van een inscriptie. Nico overhandigt hem aan Piet die de bel laat luiden. Het bellen heeft financiële consequenties; er volgt een rondje van de zaak. Er volgt applaus. 16) Sluiting Piet sluit de vergadering om 22.50 uur. Helaas zijn er nu niet al te veel aanwezigen, maar morgen zijn er nieuwe kansen bij de wedstrijden. Zowel HS1 als DS1 spelen een thuiswedstrijd. Piet bedankt eenieder voor de aanwezigheid en wenst ieder wel thuis.

9

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Bijlagen bij de conceptagenda 04) Toelichting bestuursbeleid In ons streven om de zaken organisatorisch op orde te brengen, hebben we n.a.v. ervaringen in het afgelopen halfjaar een aantal hiaten in de interne regels aangepakt en duidelijker beschreven. Bij de opstelling van die regels zijn we ook in gesprek gegaan met betrokkenen. De onderstaande regels zijn bedoeld als kaders en geven ook aan wie waarvoor de verantwoordelijkheid draagt. De volgende beleidskaders hebben we opgesteld: Kaders sponsorwerving Een vereniging als Oliveo Handbal is naast de contributie voornamelijk afhankelijk van sponsor-/ advertentie-inkomsten. Deze inkomsten (financieel of in natura) worden ingezet in het algemene belang van de vereniging in brede zin en de uitoefening van de handbalsport in het bijzonder en niet specifiek voor een deelgroep binnen de vereniging geworven. Sponsor-/fondsenwerving door (leden van de) vereniging wordt geacht te geschieden ten bate van de gehele vereniging. Uitzondering op dit uitgangspunt Als een lid of leden de mogelijkheid zien om middels fondsenwerving een sportieve activiteit, zoals deelname aan een toernooi, eerder binnen handbereik te brengen, dan wel de kosten voor de vereniging te beperken, kan op bovenstaande richtlijn een uitzondering worden gemaakt. Een dergelijke uitzondering wordt gemaakt door het bestuur, getoetst tegen de volgende voorwaarden en afgegeven met de volgende restricties: 1. Aanwending van de verworven middelen moet vooraf duidelijk benoemd zijn. 2. Aanwending van de verworven middelen moet achteraf verantwoordbaar zijn. 3. De verworven /te verwerven bedragen zijn in balans met de te verwachten kosten. 4. Verworven financiële middelen worden belegd bij een bankrekening van de vereniging en niet op particuliere bankrekeningen. 5. Eventueel resterende bedragen komen ten bate van de vereniging in brede zin. Restricties: a. Er mogen geen tegenprestaties tegenover worden gesteld die conflicterend kunnen zijn met belangen van de vereniging of haar sponsoren en adverteerders. Met andere woorden er mag als tegenprestatie geen reclame- / logo- of naamuiting ten behoeve van de betreffende sponsoren tegenover staan. b. De naam Oliveo en of het Oliveologo mag eveneens niet als tegenprestatie aan de betreffende sponsoren in bruikleen worden gegeven. c. Eventueel geboden tegenprestaties dienen te passen binnen het verenigingsimago en de normen en waarden van Oliveo Handbal. d. Het verwerven van middelen mag niet leiden en zelfs het risico niet in zich hebben tot het wegvallen of verminderen van bestaande of te verwachten verenigingsbrede sponsorinkomsten of sponsorcontracten. e. Hoewel sponsornamen niet expliciet worden genoemd, mogen middelen van mensen of organisaties die de Nederlandse of Europese wetgeving overtreden of waarvan dit vermoed wordt, niet aangenomen worden. Kaders organisatie evenementen Oliveocommissies of werkgroepen, die een activiteit voor leden willen organiseren geven dit door aan het bestuurslid communicatie. Die toetst of de activiteit op de jaarkalender past en geen andere eerder gemelde activiteiten belemmert. 10

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Wie als individu of groep een activiteit wil organiseren voor een groot deel of voor alle leden van Oliveo Handbal meldt dit eveneens bij het bestuurslid communicatie, maar vraagt tevens om toestemming van het bestuur. Daarbij buigt het bestuur zich over de volgende vragen:  Is het een passende activiteit voor de vereniging en met name voor de genoemde doelgroep?  Past de activiteit in de jaarkalender en belemmert deze geen andere eerder gemelde activiteit?  Heeft de organisatie plannen met de opbrengst van de activiteit? Zo ja, kan het bestuur daarmee akkoord gaan?  Vinden we de gevraagde entreeprijzen passen bij de leeftijdsgroepen? Als deze vragen bevredigend zijn beantwoord en het bestuur zich in de opzet kan vinden, kan de organisatie contact opnemen met de kantinebeheerder, die vervolgens met hen in gesprek gaat over de uitvoering. Hij handelt dit verder met hen af binnen de voor ons clubhuis geldende afspraken m.b.t. barbezetting, toezicht, regels over alcoholgebruik en schoonmaak. 05) Bestuursverkiezing Bestuurssamenstelling en -verkiezing functie

naam

voorzitter a.i. vicevoorzitter secretaris financiële zaken technische zaken algemene zaken accommodatiebeheer

Piet van Adrichem Jeroen Cornelissen Mieke van Veen Henk van Rijn Rick Klompé Ron van der Ploeg vacature

benoemd 2014 2014 2011 2015 2013 2011

herbenoemd aftredend

2014

2014

2017 2017 2018 2016 2017

06) Voorstel tot verhoging van de contributie Het bestuur stelt voor de contributie met ingang van het seizoen 2015-2016 voor alle categorieën en leeftijdsgroepen te verhogen met 5 %. Onderbouwing daarvoor: Vorig jaar is de contributie niet verhoogd, waardoor de inkomsten per lid geleidelijk achterblijven bij de stijgende kosten. Vooral de gestegen kosten van de zaalhuur als gevolg van de verhuizing en de toepassing van het profijtbeginsel hebben ervoor gezorgd, dat deze kosten in twee jaar tijd meer dan verdubbeld zijn. Gelukkig staan daar tegenover hogere inkomsten van onze kantine en hoeven de huurkosten daardoor niet in zijn geheel doorberekend te worden in de contributies. Verder is de verhoging ook bedoeld om de algemene prijsindexeringen van 2014 en 2015, hoewel die beperkt waren, te compenseren. Er is gekozen voor een procentuele verhoging om de kosten zo eerlijk mogelijk over alle categorieën en leeftijdsgroepen te verdelen. Na instemming van de ALV met deze verhoging, zullen de nieuwe contributiebedragen worden verwerkt in de begroting voor het seizoen 2015-2016.

11

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Aanpassing contributie Contributie

leeftijd

huidig

Senioren A B C D E F H Recreant met competitie Recreant zonder competitie G-team

> 19 jr 17-18 15-16 13-14 11-12 9-10 7-8

303 267 243 228 210 180 180

> 19 alle alle

213 135 135

verhoging contributie afgerond 5% nieuw 15,15 318,15 320 13,35 280,35 280 12,15 255,15 255 11,4 239,40 240 10,5 220,50 220 9 189,00 190 9 189,00 190 10,65 6,75 6,75

223,65 141,75 141,75

225 140 140

07.a) Voorstel aanpassing rijdersvergoeding Bij de uitwedstrijden van onze jeugdteams hanteert Oliveo Handbal de regeling dat ouders bij toerbeurt aangewezen worden voor het vervoer en dat zij daarvoor een bescheiden kilometervergoeding krijgen. De vergoeding van de reiskosten kost veel tijd en werk, maar zorgt ervoor dat iemand die vaker rijdt, zoals bijvoorbeeld de coach, in de kosten daarvan enigszins wordt gecompenseerd. De rijdersvergoeding maakt deel van de contributie. In de praktijk blijkt dat ouders regelmatig de reiskostenvergoeding als donatie aan de vereniging schenken. Op basis van deze praktijkervaringen met als doel het werk m.b.t. de halfjaarlijkse afrekening van de reiskosten enigszins te beperken stelt het bestuur voor om reiskostenvergoedingen, die kleiner zijn dan € 10,- per halfjaar niet meer uit te betalen en ten goede te laten vallen aan de vereniging. In dit seizoen tot nu toe komt bijna 30 % van de rijders in aanmerking voor een vergoeding van een bedrag kleiner dan € 10,00. Die 30 % van de betalingsacties betreft slechts 7 % van het totale bedrag. In het vorig seizoen was de trend hetzelfde, maar minder sterk nl. iets minder dan 20 % van de handelingen en 9 % van het totale bedrag. Het gaat ons niet om een besparing op de kosten, donaties gaan vaak om grotere bedragen dan € 10,00, maar om de werkzaamheden. Verder willen we ook een strakkere einddatum hanteren en die in onze Nieuwsbrief en op de site publiceren. Na die einddatum worden in principe geen declaraties meer in behandeling genomen. 07.b) Voorstel eigen bal vanaf F-jeugd Alle leden bij Oliveo Handbal zijn verplicht een eigen bal aan te schaffen. Die regel geldt nog niet voor de E- en F-eugd. Voor deze leeftijdsgroepen schaft de vereniging de ballen aan. De TC heeft het bestuur voorgesteld om ook voor de E- en F jeugd de regel in te stellen, dat ieder lid voor een eigen bal zorgt. Het bestuur kan zich daarin vinden en stelt deze wijziging nu voor aan de ALV. Uiteraard blijft de vereniging een aantal ballen beschikbaar stellen aan aspirant- leden en nieuwe leden tijdens kennismaking en introductie.

12

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015

08.

Voorstel aangepast Huishoudelijk Reglement

Hoofdstuk 3: Bestuurlijke structuur Art. 12: Bestuurlijke structuur in schema Algemene Ledenvergadering

kascommissie

bestuur

Nieuw uitgeschreven Art. 13 i.p.v. organogram Art. 13: Samenstelling bestuur Het bestuur bestaat uit zeven personen, die de volgende functies vervullen: a. Voorzitter, met als belangrijkste taken het leiding geven aan het bestuur, het onderhouden van contacten met externe partners zoals gemeente en NHV. Tevens contactpersoon voor de werkgroep Handbalkamp. b. Vicevoorzitter, tevens PR, Communicatie, geeft leiding aan de activiteitencommissie, de commissie pr/communicatie en de commissie commerciële zaken. c. Secretaris, bereidt in overleg met de andere bestuursleden de bestuursvergaderingen voor, legt deze vast en verzorgt de inkomende en uitgaande correspondentie van uit het bestuur. De secretaris is het contactadres voor bestuurszaken. d. Bestuurslid Financiële Zaken, geeft leiding aan de contributie-inning en de financiële administratie. Het bestuurslid financiële zaken verzorgt de jaarstukken zoals begroting en jaarrekening en bijzondere financiële projecten zoals het aanvragen van subsidies en fondsen. e. Bestuurslid Accommodatie Zaken, geeft leiding aan de commissie accommodatie (waarin iedereen is vertegenwoordigd, die taken verricht op het gebied van gebruik, beheer en onderhoud van de accommodatie, waar onder ook de contacten met de partners in mfa Het Nest en de gemeente); f. Bestuurslid (handbal)Technische zaken, geeft leiding aan het wedstrijdsecretariaat, de ledenadministratie, de technische commissie, de scheidsrechterscommissie, de commissie technische activiteiten en de werkgroep schoolhandbal. g. Bestuurslid Algemene zaken, beschikbaar voor bijzondere taken en projecten. Het bestuur kiest uit haar midden een Dagelijks Bestuur voor het afhandelen van spoedeisende zaken. De leden van het bestuur moeten tenminste achttien jaar oud zijn. De onderlinge vervanging bij afwezigheid wordt bij bestuursbesluit geregeld.

Art. 16: Bestuurstaken 16.4: Bestuurslid financiële zaken (i.p.v. Penningmeester) Het bestuurslid financiële zaken beheert de gelden van de vereniging en is daarvoor aansprakelijk, tenzij hij overmacht kan aantonen. Het bestuurslid financiële zaken is verantwoordelijk voor de inning van alle aan de vereniging toekomende gelden (i.p.v. int alle t/m gelden). Het bestuurslid financiële zaken is verantwoordelijk voor het doen van betalingen naar aanleiding van 13

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 een geldig document (i.p.v. doet betalingen t/m document). Het bestuurslid financiële zaken is verplicht het bestuur en de Kascommissie op het eerste verzoek inzage in zijn administratie te geven. Het bestuurslid financiële zaken doet op de ALV verslag over het afgelopen boekjaar. Het bestuurslid financiële zaken biedt aan de ALV een begroting aan van baten en lasten voor het lopende boekjaar. Het bestuurslid financiële zaken kan slechts aftreden als hij gedechargeerd is door de ALV. Een afschrift van het financieel verslag en de begroting wordt aan de leden ter beschikking gesteld.

Art. 22: Commissie Accommodatie (i.p.v. Commissie Beheer Accommodatie) De Commissie Accommodatie draagt zorg voor alle zaken, die met het gebruik van de kantine, het clubhuis, de handbalvelden en de sporthal te maken hebben. Tot haar taken behoren: a. Contacten met de Stichting Oliveo Handbal (eigenaar clubhuis) b. Contacten met de gemeente (eigenaar handbalvelden en sporthal) c. Aanspreekpunt voor de kantinebeheerder t.a.v. alle zaken, die met het beheer van de kantine te maken hebben, zoals kantinebezetting, schoonmaak, onderhoud. d. Contact met de andere gebruikers van mfa Het Nest waar het beheer en exploitatie van de totale Multi- Functionele Accommodatie betreft. e. Contact met de Vereniging Van Eigenaren in Het Nest t.a.v. onderhoud buitenzijde en installaties. f. Aansturing van het klusteam voor onderhoudszaken. De Commissie Accommodatie bestaat uit tenminste drie personen, waarvan een tot voorzitter wordt benoemd. (i.p.v. De Commissie Beheer Accommodatie/Kantinecommissie draagt zorg voor een goede exploitatie van het clubhuis. Tot haar taken behoren: g. Het zorgen voor kantinebezetting bij trainingen en wedstrijden. h. Het inkopen van inventaris en consumptiegoederen. i. Het schoonmaken, onderhouden en repareren van het clubhuis. j. Het onderhouden van functionele contacten met de gemeente.)

Art. 25: Commissie Scheidsrechterszaken De Commissie Scheidsrechterszaken coördineert of verzorgt de opleiding, begeleiding en inzet van scheidsrechters en spelleiders. Tot haar taken behoren: a. Het onderhouden van contacten met het NHV betreffende scheidsrechterszaken (i.p.v. afdelingsbureau). b. Het werven, (doen) opleiden en begeleiden van scheidsrechters en jeugdscheidsrechters (i.p.v. spelleiders). c. Het inzetten van (jeugd)scheidsrechters op te bemensen thuiswedstrijden en organisatie van de levering van scheidsrechters voor de leveringsplicht (i.p.v. als ASC-scheidsrechter in scheidsrechterspools). Art. 26 en 27 Commissie Vrijwilligerszaken zijn verwisseld. Art. 26 Commissie Kamp is Werkgroep Kamp Verwijderd Art. 28: Vrienden van Oliveo Handbal

14

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 09) Voorstel Beleid Sociale Veiligheid Inleiding Er is op dit moment veel aandacht voor sociale veiligheid binnen de sportvereniging. De incidenten bij HGC, breed uitgemeten in de media, hebben op veel plaatsen geleid tot het inzicht, dat we kwetsbare groepen beter moeten beschermen. Tijdens de ALV van 31 oktober hebben we aangegeven, dat ook Oliveo Handbal de aandacht wilde richten op de sociale veiligheid van onze jeugdleden. In de afgelopen maanden hebben we ons georiënteerd op deze materie, welke middelen al aanwezig zijn om in te zetten en de werving van een vertrouwenspersoon. Tijdens deze ALV willen we ons beleid voorleggen en vragen om instemming. Niet alleen in formele zin, maar ook om het draagvlak voor dit beleid te vergroten. In de afgelopen periode zijn we op zoek gegaan naar informatie, die op andere plaatsen al beschikbaar is. Daaruit blijkt dat er al veel materiaal is ontwikkeld. Op de eerste plaats door NOC*NSF, die dat voor de totale sportwereld heeft ontwikkeld, maar ook bij het NHV en collegaverenigingen is al het nodige in gang gezet. Zo hebben we dankbaar gebruik gemaakt van de kennis, die al aanwezig is bij Vires et Celeritas uit Gouda. Tenslotte is ook veel informatie beschikbaar via de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV). Doelstelling Al onze leden willen we een veilig sportklimaat bieden, zodat ze plezier kunnen beleven aan de handbalsport. Dat vereist onderling respect en tegengaan van grensoverschrijdend gedrag. Grensoverschrijdend vinden we de volgende vormen van gedrag: •sexuele intimidatie •pesten •bedreigen •discriminatie •mishandeling •belediging Maar ook: •onsportief gedrag binnen en buiten het veld Dat vraagt enerzijds om gedragsregels voor iedereen, maar ook om extra bescherming van groepen die een groter risico lopen om slachtoffer te worden. Specifieke risicosituaties kunnen bestaan bij: •machtsverschillen •jonge sporters •vrouwelijke sporters •homosexuele sporters •verstandelijk beperkte sporters Het is belangrijk om ons op de risicogroepen te richten en daar degenen, die hen begeleiden zoals coaches en trainers bij te betrekken. Dat kan door per groep een risicoanalyse op te stellen. Deze analyse kan vervolgens gebruikt worden om gedragsregels/omgangsregels aan te scherpen waar dat nodig is. Stappenplan Het volgende stappenplan is overgenomen van NOC*NSF: •Zet het onderwerp op de agenda •Stel omgangsregels / gedragsregels op met je leden •Stel een vertrouwenspersoon aan 15

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 •Besteed aandacht aan omgangsregels/gedragsregels •Vraag van vrijwilligers een VOG •Maak een risicoanalyse •Informeer betrokkenen over het beleid Uitwerking NOC*NSF heeft over het onderwerp Grensoverschrijdend gedrag een aantal instrumenten ontwikkeld, die door de sportbonden zijn onderschreven. Zo heeft men een aantal brochures opgesteld voor bestuurders, sporters, ouders en trainers/ coaches. Verder heeft NOC*NSF een aantal gedragsregels seksuele intimidatie opgesteld. Als deze beleidsregels in de vereniging gelden en bekend zijn gemaakt, dan kan de vereniging aangemeld worden bij de NOV. De NOV beoordeelt of de vereniging gebruik kan maken van de regeling voor een gratis Verklaring Omtrent Gedrag voor vrijwilligers die werken met jongeren en/of verstandelijk gehandicapten. Tenslotte hebben veel verenigingen al regels opgesteld voor de omgang tussen sporters, ouders, scheidsrechters, trainers en coaches, die als vertrekpunt voor de opstelling van regels voor onze vereniging gebruikt kunnen worden. Het is belangrijk om heel concreet te benoemen wat gewenst en wat ongewenst gedrag is. Hierbij willen we ook gebruik maken van de handreiking, die het NHV ons biedt voor de opzet van een Veilig Sportklimaat. Medio maart vindt een eerste overleg plaats. Vertrouwenscontactpersoon Ine Fransen heeft aangegeven bereid te zijn om de rol van vertrouwenscontactpersoon te vervullen. Daaraan willen we de volgende invulling geven: De vertrouwenscontactpersoon kan adviseren rondom ongewenst gedrag. Binnen de vereniging kunnen er gebeurtenissen zijn waarbij er sprake is van grensoverschrijdend gedrag of andere omstandigheden waardoor een onprettige situatie ontstaat. Je kunt hierbij denken aan pesten, ongewenste intimiteiten, seksueel getinte opmerkingen, verbaal geweld (schelden etc.); dit kan tussen teamleden onderling maar ook tussen trainer en teamlid voorkomen. Graag bieden we dan een luisterend oor en denken we mee over een eventuele oplossing. De gegeven informatie zal niet zonder toestemming van betrokkene gedeeld worden met andere personen. De vertrouwenscontactpersoon is er voor iedereen binnen de vereniging. NOC*NSF heeft zelf vertrouwenspersonen in dienst, die in geval van incidenten ingeschakeld kunnen worden voor advies en voor begeleiding van slachtoffer en beschuldigde. Aandacht besteden aan gedragsregels Het is belangrijk om de samen bepaalde regels regelmatig onder de aandacht te brengen. Dat vraagt aan het begin van het seizoen om afspraken binnen en met teams en de vraag om ieders instemming met die afspraken. Op basis van de risicoanalyse kan specifieke aandacht gericht worden op bepaalde groepen en/of teams. Maak met name kinderen duidelijk dat het een serieus punt is en bij wie ze terecht kunnen. Indien nodig mensen aanspreken die ‘buiten de lijntjes kleuren’. Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) Indien de vereniging een preventief beleid heeft t.a.v. sociale veiligheid en sexuele intimidatie, zichtbaar o.a. in de aandacht voor gedragsregels, kan de vereniging gebruik maken van de mogelijkheid om gratis VOG’s bij de NOV aan te vragen. 16

Algemene Ledenvergadering 23 maart 2015 Als onderdeel van ons beleid sociale veiligheid willen we trainers/coaches om zo’n VOG vragen. Dit kan digitaal via www.gratisVOG.nl Allereerst zullen we de huidige vrijwilligers betrekken bij de opstelling van de gedragsregels, waarna we op hen een beroep willen doen een VOG aan te vragen. Bij de werving van nieuwe vrijwilligers, zeker als ze gaan werken met risicogroepen, zullen we de wervingsprocedure moeten aanpassen. In ieder geval zal in een gesprek aandacht aan dit onderwerp besteed moeten worden. Daarin zal ook de aanvraag van een VOG aan de orde komen. Informeer betrokkenen over het beleid In een communicatieplan zal aangegeven worden hoe informatie verspreid zal worden. Besluit Aan de Ledenvergadering worden de volgende besluiten gevraagd:  Instemmen met dit beleidsplan  Instemmen met de geleidelijke invoering van een Verklaring Omtrent Gedrag voor iedereen die werkt met jeugdige sporters.  Instemmen met de aanstelling van Ine Fransen als vertrouwenscontactpersoon. Uitvoering Wie heeft interesse om deel te nemen in een werkgroep, die het beleidsplan in de komende maanden gaat uitvoeren? 10) Discussie alcoholbeleid a.d.h.v. enkele vragen/stellingen. Vragen/stellingen over het alcoholbeleid bij Oliveo Handbal zullen op de avond zelf naar voren gebracht worden. Hierover kan kort met elkaar gediscussieerd worden.

17