Algemene Ledenvergadering

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

Notulen Algemene Ledenvergadering Woensdag 13 mei 2015 om 18:00 uur in K01-222 Aanwezigen (=50) Irene Bais (BuReCo, EJW), Pepijn Bakker (O.T., KCC, Ouderdag, Intro, Wintersport), Luuk Bekker (O.T., CIA), Melissa Bolier (Accie), Vera Bongaerts (Zeilweekend), Claire Brederveld (O.T., CoRaad), Charlotte ten Broeke (Epsteinbar), Jim Determeijer (Liftweekend, kieslijst MFAS-UVASOCIAAL), Demi Dorrepaal (Zeilweekend), Jolien van Dorth (Almanak), Stan Driessen (Wintersport, Intro), Romein Dujardin (O.T., CIA, Almanak), Jacintha van Eekhout (O.T., KCC), Iris Ertugul (SpoCo), Koen de Geus (O.T., RvT, CoRaad), Annabelle van Gils (RvT), Jan Jaap de Graeff (BuReCo), Cisca Griffioen (CvA, Stokvisfonds, erelid), Denise de Gruijter (Zeilweekend, Intro), Iris Harmsen (O.T., Lustrum), Janneke Hendriks (O.T., CIA, CuCo), Saskia Hendrikson (O.T., CvA, CoRaad), Maud van der Kleij (Intro), René Kruithof (Emphasis), Nikki Lemmers (O.T., KCC), Vincent Ligtvoet (Algemeen lid), Stijn Mintjens (O.T.), Annelies Pronk (Algemeen lid), Elles Reimerink (Epsteinbar), Jante Sinnige (EJW), Denise Torenstra (O.T., RvT, Emphasis), Willemijn Tros (Liftweekend), Niels Tuynman (Algemeen lid), Tycho Veerkamp (Intro), Magda Vergouwe (SpoCo), Isabelle de Vries (O.T., CIA), Terry Wagner (Feest), Nikki Walraven (O.T., CIA), Job van Wijlick (SpoCo), Merel de Witte (O.T., CvA, CIA, MCD), Patrick Witvliet (BuReCo, Lustrum), Gabriëla Zoutkamp (O.T., SR), Sabine Haggenburg (Voorzitter), Arjen Meewisse (Secretaris), Marleen Slim (Penningmeester), Saskia Veldkamp (Commissaris Activiteiten & Interne PR), Jeffrey Koole (Commissaris Acquisitie), Ellen Vromen (Commissaris Onderwijs), Robin van Schuylenburch (Commissaris Faciliteiten), Lydia Schonewille (Commissaris Epsteinbar)

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Opening Namenrondje Vaststellen agenda Goedkeuring notulen1 2 Mededelingen Commissies

7. Financiële halfjaarverslagen 3

(informeren)

Per 1 april is het eerste halfjaar van het financiële boekjaar afgesloten. Het financiële halfjaarverslag van respectievelijk de centrale, de boekenservice en de Epsteinbar zal gepresenteerd worden.

8. Verslag Kas Controle Commissie 4

(stemmen)

De Kas Controle Commissie (KCC) heeft de financiële halfjaarverslagen ingezien en heeft naar aanleiding hiervan een verslag opgesteld met een advies voor de ALV. Over dit verslag zal gestemd worden.

9. Online Ledensysteem

(informeren)

Bijlage I: Notulen ALV 25-02-2015 Bijlage II: Samenvatting Notulen ALV 25-02-2015 3 Bijlage III: Financiële halfjaarverslagen 4 Bijlage IV: Verslag Kas Controle Commissie 1 2

Medische Faculteit der Amsterdamsche Studenten

Algemene Ledenvergadering Woensdag 13 mei 2015 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53

Vorig jaar is op de halfjaars-ALV besloten om over te stappen naar een Online Ledensysteem. De secretaris zal een presentatie houden over de huidige ervaringen met het Online Ledensysteem en de voortgang die er tot nu toe mee is gemaakt.\ 10. Verslag Raad van Toezicht 5 (informeren) De Raad van Toezicht heeft de tweede ronde persoonlijke evaluaties met het bestuur gehouden en afgerond. Zij hebben een brief geschreven waarin ze de uitkomst van de evaluaties toelichten. 11. ALV notulen (informeren) Door de ALV is dit agendapunt ingebracht. Hierbij bespreken we de ALV notulen en vragen wij om advies van de ALV om de notulen te kunnen verbeteren en aanpassen aan de wensen van de ALV. 12. Beleidsevaluatie6 (informeren) Tijdens dit agendapunt wordt aan de hand van het beleidsplan, wat is geschreven door het 119de bestuur, het afgelopen half jaar geëvalueerd. 13. Halfjaarverslag Interne PR Laat u verrassen. 14. Waar zijn wij mee bezig 15. W.V.T.T.K. 16. Rondvraag 17. Nieuwe datum ALV 18. Sluiting 1.

(informeren)

Opening

Sabine open de vergadering om 18:02. 2.

Namenrondje

De aanwezigen stellen zich kort voor. 3.

Vaststellen agenda

Er zijn geen wijzigingen aan de agenda. 4.

Goedkeuring notulen

Cisca: "Op pagina 3, regel 16: het is Louise Gunning-Schepers, niet Gunnink." Sabine: “Onder voorbehoud van de zojuist genoemde wijzigingen zijn de notulen goedgekeurd.” 5.

Mededelingen

Sabine: “De financiële stukken in het vergaderpakketje zijn vertrouwelijk en dienen na de ALV weer ingeleverd te worden.” Sabine: “Jeffrey, onze Commissaris Acquisitie, heeft zijn target van (Bedrag A) euro gehaald. Hij is hier zelfs al overheen en heeft nu een bedrag van (Bedrag B) euro binnengehaald.” 5 6

Bijlage V: Verslag Raad van Toezicht Bijlage VI: Beleidsplan



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Sabine: “Tevens hebben wij een nieuwe vis, genaamd Dorst. Kom hem allemaal bewonderen in de MFASkamer.” Sabine: “Afgelopen weekend heeft de pilot van het EHBO-project plaatsgevonden. Het is erg goed verlopen en iedereen is geslaagd.” Sabine: “Zoals jullie mogelijk allemaal weten, hebben er in de afgelopen weken enkele ongeregeldheden plaatsgevonden rondom de Epsteinbar. Hierdoor is de positie van de bar binnen het AMC slechter geworden. Hierover is gecommuniceerd naar alle MFAS-leden door middel van een mail. Ook hebben wij enkele maatregelen getroffen, waaronder het sluiten van de MFAS-kamer op de donderdagborrel, zodat de stroom mensen langs museum Vrolik zo klein mogelijk is tijdens de borrel. Dit is ook opgenomen in het huisreglement van de Epsteinbar.” Sabine: “De volgende personen zijn afwezig: -Louise Gunning-Schepers -Egbert Schadé De volgende personen zijn afwezig en machtigen: Justin van Loon machtigt Charlotte ten Broeke Christiaan Ponsen machtigt Claire Brederveld Koos de Wit machtigt Koen de Geus Kaya Verhagen machtigt Stijn Mintjens Laura de Bever machtigt Saskia Hendrikson Jojanneke van Amesfoort machtigt Isabelle de Vries Sabine: "De luxaflex van de Boekenservice zijn vervangen." Sabine: "Een van de ramen in de Epsteinbar is vervangen." Sabine: "Het contract met de drukker voor de Emphasis is getekend." Sabine: "Wat betreft de lustrumgelden hebben wij het volgende bedacht: wij hebben de lustrumcommissie gezegd dat ze sowieso (Bedrag C) euro krijgen. De overige (Bedrag D) euro die gereserveerd is voor het lustrum kan het volgende bestuur verdelen. Ze kunnen dus ook meer krijgen dan die (Bedrag C)." Sabine: “De Studentenraadsverkiezingen zijn uitgesteld. Waarschijnlijk vinden deze plaats in juni.” 6.

Commissies

Sabine: “Het bestuur wil graag de volgende commissies bedanken: De activiteitencommissie voor de activiteit in de Escaperoom, De Epsteinbarcommissie voor het Woodstock feest, De CoRaad voor het symposium. De Buitenlandse reiscommissie voor de buitenlandse reis naar Marrakech, De Epsteinbarcommissie ’13-’14 voor de baromdraaidag, De cultuurcommissie voor de workshopavond, De bandjescommissie voor de bandjesavond, De sportcommissie voor de Batavierenrace en De onderwijscommissie voor de student-docentborrel. ” Sabine: “Tevens kondigen wij graag de volgende activiteiten aan: 18 t/m 22 mei de diesweek met daarin: - Op 19 mei de dies avond in de Epsteinbar en de almanakonthulling, - Op 20 mei het diesfeest in Club Up, 19 mei de Polyfarmacie cursus voor co-assistenten, 2 juni de GKLO- ochtend en middag, 5 juni de After-Tentamenborrel,



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

9 juni de bachelorinformatieavond over de master, 12 t/m 14 juni Zeilweekend.” 7.

Financiële halfjaarverslagen

Dit stuk in de notulen bevat financiële informatie en is daarom uit de notulen gehaald. 8.

Verslag Kas Controle Commissies

Janneke: "Er staat dat de KCC denkt dat er een slag valt te slaan met de draaiersformulieren, wat bedoelen jullie?" Jacintha: "Je raakt een beetje het overzicht kwijt door de vele correcties. Als het vanaf nu in 1x goed wordt gedaan is dat nauwkeuriger voor Robin zelf en voor ons." Saskia H.: "Wie weten nu allemaal de code van de commissierekening?" Marleen: "Ik heb 'm ondertussen weer veranderd. De reden dat er op 31 maart veel geld op stond is omdat ik niet mee was op BuReCo maar de pas wel. Als er dan iets gebeurde hadden ze geld om het op te lossen." Saskia H.: "Waarom zit de kluis vaak zo vol?" Marleen: "Ik weet het alleen voor mezelf, maar als er meerdere kaartverkopen tegelijk plaatsvinden wacht ik met storten tot ze allemaal klaar zijn. ABN heeft ook de openingstijden aangepast, dus als ik aankom om te storten zijn ze dicht." Robin: "Ik heb 1x gehad aan het einde van een periode met tentamenbundelverkoop dat er 3 bronnen van inkomsten m'n kluis in gingen." Sabine: “We gaan nu stemmen over de brief van de KCC. Voor: Je stemt voor en keurt daarmee de brief van de kas controle commissie goed. Tegen: Je stemt tegen en keurt daarmee de brief van de kas controle commissie af. Blanco: Je bent het niet eens met de stemprocedure of de keuzemogelijkheden. Onthouding: Je hebt geen mening betreffende deze kwestie of je weet niet wat je moet stemmen.” Sabine: “Met 37 stemmen voor, 6 gemachtigden voor, 0 stemmen tegen, 0 gemachtigden tegen, 0 stemmen blanco, 0 gemachtigden blanco en 12 stemmen onthouding, 0 gemachtigden onthouding is de brief van de kas controle commissie goedgekeurd.” 9.

Online Ledensysteem

Arjen: “Een jaar geleden is er op de halfjaars-ALV voor gekozen om van het oude ledenbestand, een Microsoft Access bestand, over te stappen naar een modern online ledensysteem via Genkgo. Een jaar later evalueren we dit op de ALV. Ik zal een aantal redenen geven om over te stappen en deze toelichten. Het oude systeem was erg foutgevoelig. In het oude systeem gebeurde het vaak dat er per ongeluk een wijziging werd gemaakt. Deze waren vervolgens moeilijk te traceren. Het nieuwe systeem is totaal niet foutgevoelig. Wijzigingen moeten worden bevestigd door op een knop te drukken. De laatste paar wijzigingen worden ook bijgehouden, zodat fouten makkelijk te traceren zijn. Een aparte site voor de leden In het nieuwe systeem zijn bepaalde functies voortaan alleen toegankelijk voor leden, zoals fotopagina’s en een sociaal netwerk. Ook kunnen leden hun eigen gegevens wijzigen. Het online ledensysteem heeft op dit moment zijn eigen site, mfas.genkgoweb.com, waarop iedereen, met gebruikersnaam en wachtwoord, zijn eigen gegevens kan wijzigen. Begin volgend jaar willen we, om ervoor te zorgen dat voortaan alle wijzigingen door de leden zelf gedaan worden, nog een mail sturen met de vraag of ze hun gegevens willen updaten, met daarin gebruikersnaam en wachtwoord. Op dit moment hebben wij een jaarkalender op de site van het online ledensysteem gezet. Verder kunnen we in deze site nog een aantal dingen maken, om het gebruik van het Online Ledensysteem te stimuleren. Zo willen we op mfas.net nog steeds foto’s te plaatsen maar voortaan de foto’s die niet echt op de site kunnen in het online ledensysteem te plaatsen, zodat mensen niet naar de MFAS-kamer hoeven te komen. Ook is er vorig jaar gesproken over een sociaal netwerk via Genkgo. Dit systeem valt misschien nog het



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

meest te vergelijken met een soort groepswhatsapp, waarbij leden berichten op een continue stream op de homepage van het systeem kunnen zetten. De laatste mogelijkheid hierbij is uitbreiding naar een app, waarbij deze hele site ook als MFAS-app te bezoeken is. Dit is iets voor de toekomst. Bij zo’n app zouden wij ook, als bestuur, push berichten kunnen sturen. Of deze app er ook komt, laten wij aan toekomstige besturen over. Daan: “Is het systeem te vinden via de normale site? Het was toch ooit het idee er een helemaal vernieuwde homepage site van de mfas kwam met een inlogknop zou zijn, en dat je dan niet door zou hebben dat je naar een andere site ging?” Arjen: “We willen hem gaan doorlinken, dat is nu nog niet. Ik weet niet of een hele vernieuwde homepage mogelijk is, we kunnen wel doorlinken naar mfas.genkgoweb.com via een knop.” Janneke: “Dit kan al sinds het begin van het jaar. Je kan op de MFAS-site de button maken en koppelen aan dit adres. Maar het ziet er dus niet hetzelfde uit. Dat kost geld, waar ik het niet mee eens ben, want Genkgo heeft anders beloofd, maar daar moet je achteraan gaan. Technisch is het mogelijk.” Demi: “Denk je dat dit mogelijk is om te doen voordat alle nieuwe leden komen?” Arjen: “Ik kom later terug op alle deadlines, maar zeg nu alvast dat dat gaat gebeuren.” Jim: “Zijn er al gegevens binnen over hoe veel mensen de website bezoeken? Het is wel leuk om het zichtbaarder te maken, bijvoorbeeld met die button.” Arjen: “Via Google Analytics kan je hiernaar kijken, dit heb ik nog niet gedaan. Ik kan wel zien dat er mensen zijn die hun adres wijzigen via het OLS.” Daan: “Als je die knop hebt kan je ook via Analytics kijken hoe vaak er op de knop wordt gedrukt.” Romein: “Wat is er nu precies veranderd sinds oktober?” Arjen: “Janneke was al bezig met de iDeal koppeling en dat is mijn prioriteit geweest, maar dit heeft veel vertraging opgelopen. Daar kom ik zo op terug.” Arjen: “Groepen In het oude ledenbestand was er een apart bestand voor het actieve ledenbeheer. In het nieuwe bestand kunnen mensen worden gegroepeerd in Groepen, voor actieve ledenbeheer. De voornaamste reden dat dit een groot voordeel is dat we groepen los of als gehele map kunnen mailen. Ook kun je groepen rechten geven, bijvoorbeeld een feestcommissie die kan kijken naar de lijst met aanmeldingen voor een feest. Daarnaast kun je Dynamische Groepen maken. Dit is een resultaat van een zoekopdracht dat verandert als de gegevens van leden veranderen. Zo kan je bijvoorbeeld zoeken naar iedereen die jonger is dan 18 en een lijst genereren van alle minderjarige mensen voor achter de bar. Elke keer als iemand uit die lijst dan 18 wordt, verdwijnt ie automatisch uit de lijst. Mailing Met het oude ledenbestand konden we geen mails sturen vanuit het ledensysteem, dat kan nu wel. Een oude mailing ging met veel gedoe. Een nieuwe mailing is een paar drukken op de knop in Genkgo. De ontvangers krijgen dan een mail met een persoonlijke opening en een strak design. Daarnaast kunnen we zien wie de mail hebben ontvangen of geopend.” Job: “Niet alle mailing komt aan.” Arjen: “Dat klopt. Het is dit jaar vaker gebeurd. Genkgo heeft dit toen opgelost. Genko is inmiddels ook overgestapt naar een andere hostingpartner dus dit probleem zou nu opgelost moeten zijn. Verder blijven helaas vaak mails in spamfilters hangen.” Daan: “Genkgo kan daar wat aan doen, dat ligt gewoon aan hun instellingen.” Arjen: “Dan ga ik Genkgo vrijdag bellen.” Arjen: “Aanmelding voor activiteiten en een iDeal-koppeling. In het nieuwe ledensysteem kunnen mensen zich aanmelden voor activiteiten. Ook kunnen we een iDealkoppeling maken. Dit was vorig jaar een van de belangrijke redenen om over te stappen naar dit nieuwe systeem, zodat we voortaan ook kaartverkoop via het online ledensysteem kunnen doen. Janneke heeft al een begin gemaakt met deze iDeal-koppeling, maar dit punt heeft ontzettende vertraging opgelopen omdat Genkgo ons, na zoeken naar onze iDeal-gebruikersnaam en wachtwoord, in februari pas liet weten dat ons iDeal-pakket ontoereikend was om een koppeling met het ledensysteem te maken. Een pakket van ABN waarmee dit wel kan is veel duurder. Genkgo raadde ons de paymentprovider Mollie aan waarbij we geen abonnementskosten zouden betalen, alleen kosten per transactie. We hebben hiernaar gekeken en het zou een goede optie zijn. Daarnaast hebben we met de ABN gekeken of wij mogen overstappen naar een andere iDeal-payment provider, maar de ABN heeft vorige week laten weten dat ze het goed vinden



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

als we overstappen. In de komende tijd ga ik zo snel mogelijk met Robin aan de slag om ons bij Mollie te registreren en om Genkgo de koppeling te laten maken.” Stijn: “Heeft de overstap naar Mollie andere gevolgen voor de iDeal-koppeling voor bijvoorbeeld de webshop?” Arjen: “Het pakket met Mollie lijkt veel op wat we nu hebben: betalen per transactie, maar dan iets goedkoper.” Robin: “Je kan met Mollie ongeveer dezelfde dingen doen als nu met iDeal: je eigen modules bouwen voor betalingen. Het enige verschil is dat de betalingen in ander beheer zijn. Zoals je nu continu in de backoffice kan om te bekijken hoe veel mensen een kaartje hebben gekocht, kan het straks alleen per periode. Maar, de penningmeester kan ook altijd de betalingen bekijken.” Janneke: “Ik heb begrepen dat er gekeken moest worden of het in het contract met ABN mogelijk was. Is er toen ook gekeken of dit kon met betrekking tot de inschrijvingen? Dat gaat om veel geld namelijk.” Arjen: “We hebben nog niet gekeken of we de iDeal-koppeling ook voor de inschrijvingen willen gebruiken.” Janneke: “Maar dat is wel de uiteindelijke insteek, ook voor de webshop.” Jeffrey: “De ABN Amro heeft toestemming gegeven gebruik te maken van Mollie.” Robin: “Mollie heeft geen abonnementskosten. Mocht het een probleem worden, kan je de oude iDeal ernaast blijven gebruiken. De boeken gaan via een ander systeem, dit hoeft niet via het Online Ledensysteem.” Janneke: “Kijk nog even na of het kan met de ABN.” Iris: “Maar als je je aanmeldt heb je nog niet betaald terwijl je in het Ledensysteem komt. Het zou beter zijn als je eerst betaald, en dan pas je inloggegevens krijgt en boeken kan kopen.” Arjen: “Afgelopen jaar hebben we mensen laten betalen bij inschrijving met machtigingen. We willen de inschrijving wel onder begeleiding blijven doen, vooral zodat mensen lid blijven worden van de VvAA. We willen wel de inschrijvingen in het digitorium doen, zodat het sneller gaat.” Iris: “Als ik het goed begrijp is het toekomstbeeld dat mensen inloggen en dan naar de webshop kunnen. Voordat ze naar de webshop kunnen, wil je dat ze hebben betaald, zodat mensen er niet foutief gebruik kunnen maken van de korting.” Arjen: “Bij het volgende deel komen we op de webshop terug zodat het hopelijk duidelijk wordt.” Arjen: “Koppeling met de webshop Sinds de overstap naar de webshop van StudyStore voor de Boekenservice, gebeurt het veel dat niet-leden boeken kopen met de korting voor MFAS-leden. Dit betekent dat wij leden mislopen en dat er mensen zijn die boekenkorting krijgen maar daar geen recht op hebben, wat oneerlijk is voor leden. Een van de voordelen van het nieuwe systeem was dan ook dat er een koppeling met de webshop zou kunnen worden gemaakt. In de afgelopen maanden hebben wij veel overlegd met Hanneke van StudyStore om een koppeling te maken, maar aan een koppeling zaten meer nadelen dan gedacht. Als de webshop voortaan alleen nog maar bereikbaar zou zijn via het ledensysteem bijvoorbeeld, zouden niet-leden geen boeken meer kunnen kopen, ook niet zonder korting. Daarnaast zouden de nieuwe eerstejaars niet alvast hun boeken kunnen kopen in de zomervakantie, voordat ze lid zijn. Uiteindelijk hebben Robin en ik nu een oplossing gevonden. Allereerst willen we de boekverkoop toegankelijk houden voor niet-leden en nog niet-leden via mfas.net, zodat iedereen boeken kan kopen. Dit kan dan alleen zonder korting, of met de optie dat je er gelijk een MFAS-lidmaatschap bij afrekent, zodat je in deze webshop alsnog de korting kan krijgen. De mensen die dan een lidmaatschap kopen via de webshop hoeven niet bij hun inschrijving een machtigingsformulier in te vullen voor de contributie. Daarnaast kunnen mensen die al lid zijn inloggen in het online ledensysteem, waar een link is naar een tweede webshop, alleen toegankelijk voor leden, waarbij de korting automatisch is verrekend in de prijs. Op deze manier kan iedereen boeken kopen via de MFAS, maar blijft de korting voorbehouden aan leden.” Jacintha: “Gaat dat lidmaatschap dan via Studystore?” Robin: “Ja. Dit doen ze ook al bij andere verenigingen. Dan krijg je later de lidmaatschappen teruggestort.” Janneke: “Je moet er wel voor zorgen dat de toegang tot die site niet verspreid wordt onder niet-leden.” Arjen: “Dat willen we regelen met de ICT van StudyStore.” Arjen: “Makkelijker voor de secretaris Er hoeven er niet meer handmatig back-ups worden gemaakt, aangezien Genkgo dit 2x per dag automatisch doet. Daarnaast is het nu heel makkelijk om iemand op te zoeken en wij als bestuur hebben dit als een erg prettige functie ervaren het afgelopen jaar. Ook is het heel makkelijk om het ledenbestand



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

of een deel ervan te exporteren naar Excel, wat met de almanak bijvoorbeeld erg handig was.” Nikki W.: “Ik ben benieuwd waarom jullie hebben gekozen er nu een agendapunt van te maken. Een groot deel van de presentatie waren dingen die we al wisten. Om kort door de bocht te zijn: sinds 1 oktober zijn jullie vooral bezig met iDeal? Misschien moeten jullie dan meer taken verdelen over de bestuursleden. Het zou het heel mooi zijn om voor de introductieweek alles klaar te hebben.” Arjen: “Een jaar geleden, bij de aanschaf van het OLS, is er gezegd dat we dit na een jaar wilden evalueren. Helaas heeft de iDeal-koppeling veel tijd gekost.” Arjen: “Deadlines Voor de koppeling met de webshop willen we halverwege juli klaar zijn, aangezien dan de eerste mensen al boeken gaan kopen. Het ligt het aan StudyStore of dit mogelijk is. Hanneke is tot 10 juni op vakantie, daarna maken we een afspraak met haar. Voor een fotopagina en het sociale netwerk willen wij de deadline van 1 augustus stellen. Voor de iDealkoppeling hebben wij ook de deadline van 1 augustus gesteld. Op deze manier leren de nieuwe eerstejaars het online ledensysteem echt kennen als een onderdeel van het MFAS-lidmaatschap. De eerste kaartverkoop via het ledensysteem willen we voor het septemberfeest doen. Om het systeem te promoten willen we de kaartjes via het ledensysteem goedkoper maken.” Janneke: “Voor de foto’s en het sociaal netwerk heb je geen iDeal nodig, dus je kan er eerder aan beginnen.” Arjen: “Deze deadlines zijn ook opgebroken in kleinere deadlines, heel wat dingen zijn eerder klaar. 1 augustus is een uiterste deadline, zodat alles ruim voor de Intro af is.” Maud: “Waarom is het kaartverkoop dan voor het eerste feest in september en niet in augustus bij de introductieweek?” Sabine: “Omdat dat feest een open feest is.” Cisca: “Levert dit ook nadelen op voor de zij-instromers die in juli al aan de slag gaan en boeken nodig hebben?” Merel: “De jaarlijkse rondleiding binnenkort is ook om het lidmaatschap en de boeken te promoten.” Janneke: “Het eerste feest is een open gelegenheid, dus niet het beste moment om de iDeal-koppeling te testen. Kan je het niet beter bij de MOM doen?” Arjen: “We wilden twee modulen naast elkaar doen, een via Genkgo en een standaard die voor iedereen toegankelijk is. De kaartjes zijn dan goedkoper in het online ledensysteem.” Janneke: “Misschien is de MoM alsnog leuk om te doen.” Merel: “Ik meen me te herinneren dat je bij de kaartverkoop kon instellen dat je maximaal 4 kaartjes kon kopen. Het is ook geen gekke aanname dat externen dan iemand moeten kennen die lid is zodat zij een kaartje kunnen kopen, dus dat is een voordeel” Sabine: “We nemen dit alles mee. Zijn er nog vragen?” 10.

Verslag van de Raad van Toezicht

Vanwege de inhoud van de brief wordt dit punt voorgezeten door de Raad van Toezicht. Arjen: “Ik wilde graag voor we beginnen een korte verklaring geven waarom ik denk dat dit is gebeurd. Ik ben er in de afgelopen zeven maanden achter gekomen dat deze functie toch niet echt goed bij me past. Hierdoor zit ik niet zo lekker in mijn rol en de laatste twee maanden ook minder lekker in m’n vel. Dit heeft voor mij persoonlijk tot frustraties geleid. Ook stelde ik bepaalde functietaken uit, omdat ik hier minder voldoening uit haalde. Dit alles heeft ervoor gezorgd dat er wrijvingen binnen de groep zijn ontstaan, waardoor we nu in deze situatie zitten. Ik denk dat, nu ik dit voor mezelf en bij de rest erkend heb, ik hier beter mee kan omgaan en ook de situatie kan verbeteren.” Tycho: “Ik vroeg me af wat er is gebeurd, dan kunnen wij als ALV een oordeel vormen.” Koen: “We houden halfjaarlijkse evaluaties met alle bestuursleden. Hier zijn een aantal punten uitgekomen en we hebben meer gesprekken gevoerd met een aantal bestuursleden. Omdat er spanningen waren, hebben we besloten in te grijpen. Daarnaast zijn we ook verplicht om de ALV in te lichten in de gang van zaken en willen we open en volledig zijn tegenover de ALV bij onze verslaglegging. Verder hebben we protocollaire geheimhouding en kunnen we niet specifiek ingaan op de gang van zaken.” Denise: “We achten de geheimhoudingsplicht belangrijker dan de gang van zaken.” Iris: “Waarom hebben jullie de persoon dan Secretaris genoemd en niet gewoon gezegd dat er spanningen zijn en dat jullie met het bestuur erop letten? Ik schrok er erg van. Als je de helft van het verhaal vertelt en



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

half zegt dat het geheimhouding is, dan vraag je leden om zelf een invulling van scenario’s te bedenken. Ik wil voorstellen het voortaan minder open te maken in de brief, en alleen in de kamer de persoon in kwestie bespreken.” Koen: “Precies om de reden dat je dit verteld en de speculatie die zou kunnen ontstaan, hebben we besloten de naam te noem. Zo wordt niet de hele positie van het bestuur tegenover de leden verslechterd.” Isabelle: “Ter informatie. Is dit de eerste evaluatie? En zo nee, zijn deze problemen toen ook omhoog gekomen?” Koen: “We hebben reeds in december evaluaties gehad en heeft het bestuur zelf een groepsevaluatie gedaan. Eind april en begin mei hebben we een tweede ronde gehouden, waarbij de problemen kwamen.” Jim: “Ik vroeg me af wat jullie proberen te bereiken op de ALV door de naam te noemen: een oordeel of een verandering in houding vanuit de ALV? Waarom probeerden jullie niet eerst het bestuur te laten werken eraan, en dan de ALV in te lichten?” Koen: “Omdat we sowieso verslag zouden leggen, voelden we ons verplicht dit te vermelden. Daarnaast wilden we niet dat, als het zou escaleren, het voor de ALV heel plots over zou komen.” Jim: Ik snap dit, de RVT is ook nog nieuw dus misschien moeten we ook naar de rol kijken. Maar, we gaan als ALV niet ingrijpen voordat het escaleert. We kunnen nu ook niet stemmen of invloed uitoefenen.” Koen: “Er is ook geen vraag om reactie vanuit de ALV, het is informerend. De ALV heeft statutair de mogelijkheid een bestuurslid te ontslaan. We denken niet dat het gaat escaleren, maar vinden het wel belangrijk om de ALV te informeren.” Annabelle: “Mocht het zo zijn dat de situatie overgaat in een (tijdelijke) schorsing, dan is het aan de ALV om te bepalen of deze wordt opgeheven of voortgezet. Tegen die tijd zou het dan nog plotser komen voor de ALV.” Stijn: “Ik ben blij dat jullie dit netjes en duidelijk en met naam op hebben geschreven. De taak van de RvT is toezicht houden, niet alleen voor jullie, maar ook voor de ALV. De ALV zelf is ook betrokken bij deze toezichthouding. Zo’n verslag is daarvoor.” Nikki W: “Ik denk dat er veel meer aan de gedachten worden overgelaten aan de leden. Je hoort heel veel roddels in de wandelgangen, die heel erg uit de hand lopen denk ik. Ik denk dat het voldoende was geweest om het te houden bij ‘er zijn spanningen binnen het bestuur.’” Daan: “Ik ben het daar mee eens. Elk jaar gebeuren er dingen of dat er iemand die wat minder in zijn functie zit. Krijg je dan elk jaar zo’n situatie? Ik dacht dat de RvT er meer voor was om bij escalatie te helpen handelen.” Koen: “Dat is ook onze prioriteit. We zijn hard met het bestuur bezig hiermee. Er zijn redenen geweest dit te benoemen op de ALV. We zijn van mening dat deze situatie erger is dan de normale bestuursstruggles.” Isabelle: “Aan de ene kant is het een heel globale brief maar daarnaast wordt er heel duidelijk gezegd dat er twijfels zijn over de kandidaatstelling, wat ik erg specifiek vind voor zo een globale brief. Waarom?” Annabelle:” De meest overwegende reden om dit te benoemen was omdat wij voorzien dat het combineren van het SR jaar met de bijbehorende voorbereidingen, en de afrondingen van het bestuursjaar, met de huidige situatie tijdtechnisch niet te doen zijn. Vandaar dat we dit hebben geadviseerd. Wij voorzagen dat met het opzeggen van deze plek, een groot deel van de mogelijke zaken die zijn MFAS-functioneren zouden kunnen belemmeren, zou worden opgeheven.” Isabelle: “We hebben jullie veel gehoord, en we hebben Arjen gehoord. Wat is de mening van het bestuur betreffende deze situatie?” Sabine: “We hebben het veelvoudig gesproken. Maar denken nu geen goed antwoord te kunnen geven omdat we er persoonlijk te dicht op staan om objectief te kunnen oordelen.” Jim: “De evaluatie is twee weken terug geweest en nu wordt het al besproken. Ik vind het jammer dat er geen langere periode is geweest om Arjen de mogelijkheid te geven zich te verbeteren.” Koen: “Nogmaals, we zijn een objectief orgaan. We hebben al een verbetering gezien in gemaakte afspraken maar we kunnen dit niet negeren bij onze verplichte verslaglegging.” Jim: “Misschien kunnen dan de evaluaties eerder.” Sabine: “Terugkomend. We zijn er blij mee dat het is opgepakt en dat we eraan werken. We hebben er vertrouwen in dat het goed komt en staan achter de keuze dat Arjen de SR in wil.” Denise: “Als bestuur zie je dingen op een gegeven moment minder goed, daar kan de RvT mee helpen.” Daan: “Hier ben ik helemaal voor. Maar, ik vind het toch echt te vroeg om het in de brief te zetten. Voor iedereen heerst het gevoel dat er nog niet genoeg tijd is geweest om dit als bestuur op te lossen. Ik vind ook dat jullie dat als bestuur kunnen aangeven.” Isabelle: “Wanneer zijn jullie hier als bestuur aan gaan werken?” Marleen: “De gesprekken met de RvT hebben gelijktijdig plaatsgevonden terwijl dit speelde, vandaar dat het aan het licht kwam. Als de gesprekken later waren geweest, hadden we er misschien meer aan kunnen doen als bestuur.”



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Stijn: “In de brief schrijf je over het zoeken van oplossingen en dat je dit over laat aan het bestuur. Verder wordt gesproken over een termijn van drie weken na de ALV. Wanneer is dit?” Koen: “Over drie weken gaan we dit herevalueren en stellen we jullie via een ALV-mailing op de hoogte.” Annabelle: “Het moment dat dit in het bestuur is gaan spelen was rond dezelfde tijd als de gesprekken. Toen begon het structureel te worden en dreigde het te escaleren, constateerden wij na gesprekken. Toen hebben we besloten aan de slag te gaan met het bestuur.” Gabriela: “Waarom hebben we besloten dat er elk half jaar verslag moet? Merel zegt dat dit nooit besloten is. Dan wil ik voorstellen dat als de RvT dingen samen met het bestuur kan oplossen, dit buiten de ALV wordt gelaten. Ook vind ik de opmerking over de kieslijst gek, je gaat ook niet tegen iemand zeggen dat diegene zijn bijbaan moet opzeggen.” Koen: “Dat snap ik, maar we moeten kijken naar het belang van de vereniging. Als we denken dat er iets in de weg staat, kunnen we hier een advies over geven. Dat kan ook in het geval van een bijbaan. We kunnen echter geen enkele invloed uitoefenen op de uiteindelijke beslissing.” Gabriela: “Ik stel voor dat jullie vervolgens alleen in het verslag toespitsen dat er meer tijd vrijgemaakt moet worden, en niet waarmee.” Meerdere geven aan het hiermee eens te zijn. Stijn: “Ik wil wel graag een verslag zien op de halfjaars-ALV. Dit is een belangrijk punt om het over te hebben.” Gabriela: “Ik heb het gevoel dat deze verplichte verslaglegging het gevolg kan hebben dat je echt op zoek gaat naar problemen.” Koen: “Vorig jaar is er verslag gelegd, en toen is dit gebruik ontstaan. Zo kan de RvT gezicht houden zodat het geen spookoorgaan wordt.” Nikki W.: “Dit is ook tijdens de ALV besproken en besloten, het staat alleen niet in het protocol.” Janneke: “Het zou moeten toegevoegd zijn aan het gewijzigde protocol.” Koen: “Bij ons heeft ook dit idee gespeeld. We noemen deze situatie niet gewoon om iets te noemen.” Tycho: “Ik wil eraan toevoegen dat dit vorig jaar ook gebeurde: toen was er gewoon niks aan de hand. Je hoeft niet te zoeken om te zoeken en te vinden.” Merel: “Ik denk ook niet dat het slecht is om verslag te leggen, maar door te zeggen dat het moet, dwing je jezelf deze situatie naar buiten te brengen. Je kan nog niet eens aangeven of er verbetering is. Niemand was boos geweest als jullie het niet hadden gedaan, en twee weken later bericht hadden gegeven als er geen verbetering was opgetreden.” Denise: “Dit is iets wat we later kunnen evalueren, maar was wel de situatie waar we in zaten. We wisten niet zeker of we het moesten noemen, en of het nodig was, en horen nu dat dit niet perse zo was.” Merel: “Misschien kan je eerder iets zeggen dat de RvT rondom de halfjaars-ALV een mail rondstuurt.” Koen: “We nemen dit mee met de evaluatie van de RvT zodat we het misschien kunnen meenemen bij de ALV.” Janneke: “Ik krijg het idee dat het bestuur het fijn vind dat het bij de ALV naar voren komt. Dan zou het juist een goede reden zijn om zo door te gaan.” Sabine: “Dat is niet zo. We vinden het fijn dat het is opgepakt en de RvT ons kan helpen, maar we hadden het liever niet op de ALV gezien.” Nikki W.: “Iedereen heeft het over de kritiek. Ik vind het wel fijn dat jullie het hebben opgepakt en eraan kunnen werken met het bestuur.” Daan: “Is het niet een idee om meer in samenspraak met het bestuur te beslissen of het naar buiten komt of niet. Als het bestuur dan meer ruimte wil, kan dat.” Koen: “We opereren los van het bestuur. We hebben lang hierover nagedacht en het bestuur heeft aangegeven niet blij te zijn met de keuze het kenbaar te maken. We hebben de CvA gevraagd om advies en die heeft wel het advies gegeven dit te noemen op de ALV, ook met een naam.” Tycho: “Ik zou volgende keer dat puntje als een van de eerste dingen noemen. Veel mensen uiten kritiek op jullie, terwijl jullie het niet alleen hebben besloten.” Annabelle: “De eindverantwoordelijkheid ligt bij ons en we functioneren in het belang van de vereniging en het bestuur. Wel vinden we zelf nog het wiel uit en kunnen we hiervan leren. We hebben nu een intensieve samenwerking met het bestuur en er zijn stappen gezet in de goede richting. Alles dat is opgemerkt door de ALV nemen we mee in de evaluatie zodat het protocollair handelen verbeterd kan worden.” Stijn: “Ik ben erg blij dat jullie nu, in twee weken, al verbetering zien en er vertrouwen in hebben dat het bestuur goede stappen zet. Ik denk dat het goed gaat komen en ben benieuwd naar de mail over drie weken.”



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58

Pepijn: “Ik wil ook graag op de hoogte gehouden worden. Over een week of drie is ook de SR verkiezing. Kan dit niet verplaatst worden naar de volgende ALV? Dan ga je niet Arjen’s beeld voor de kieslijst en stemmers omver schoppen. Ik denk dat we Arjen de kans moeten geven zijn gedachte hierover de vrije loop te laten. Ik wil het graag bij de ALV bespreken, en dat daarna pas die mail wordt verstuurd.” Koen: “We hebben voor deze periode gekozen omdat we bijna tegen het zomerreces aan zitten. Mocht het functioneren niet aanzienlijk verbeteren komen we hier ook op tijd achter. We zullen dit meenemen in ons besluit.” Daan: “Ik zou wel een mail sturen als het niet goed gaat.” Vincent: “Ik heb nog een vraag over de Epsteinbar. Het bestuur heeft allerlei maatregelen genomen. Hoe kijkt het AMC hier tegenaan?” Lydia: “De beveiliging heeft na het incident laten weten dat ze niet blij zijn met ons. Het hoofd van de beveiliging is wel gestopt. Nu hebben we mailcontact met iemand anders die ook bij ons eerste gesprek was. Hij heeft het vernieuwde reglement gezien en heeft het goedgekeurd, maar ze willen eerst zien, dan geloven.” Jacintha: “In de wandelgangen hebben we gehoord dat de RvT contact heeft gehad met twee barleden. Waarom jullie en niet Sabine en Jeffrey?” Lydia: “Er waren dingen gebeurt binnen de barcommissie waardoor het groepsgevoel een beetje weg was. We hebben eerst een groepsgesprek gehad, die niet heel goed is gegaan en daarom wilden we een tweede gesprek met groepsleider. Daarom ben ik naar de RvT gegaan, want mijn inschatting was dat Sabine en Jeffrey te dicht op de bar staan. Hier was mijn commissie het er mee eens.” Koen: “Verder staat dit wel los van de andere situatie.” Jacintha: “Maar ik weet niet of de RvT er dan bij gehaald hoeft te worden. De RvT is er voor het bestuur.” Lydia: “Wij wilden een neutrale gespreksleider, die geen belang of gevoel had bij de situatie die bij ons speelde. Ik had ook een ander persoon kunnen kiezen, maar heb gekozen voor twee mensen binnen de RvT.” Merel: “Ik vind het een goed teken dat je blijkbaar de RvT vertrouwt.” Daan: “Ik vind het onduidelijk dat er commissies staan in het verslag. Als RvT zijn jullie er voor het bestuur.” Koen: “We zijn er ook voor de vereniging in het algemeen, dus daarom dit punt.” Nikki W: “Ik denk dat niemand het idee wil krijgen dat je als commissie lid op het matje geroepen kan worden bij de RvT.” Pepijn: “Ik ben het er niet mee eens dat jullie verantwoordelijk zijn voor het functioneren van de vereniging. Dat is de voorzitter.” Koen: “Dit staat wel in het protocol.” Sabine: “Dit heb ik met Lydia overlegd, en heb haar keuze gerespecteerd. Dit hebben we in overleg gedaan dus het is prima zo.” 11.

ALV notulen

Arjen: De afgelopen tijd is er door een aantal mensen aangekaart dat de ALV notulen aan de lange kant zijn. Hierom hebben wij een plan gemaakt om de ALV notulen korter te maken. Dit plan bestaat uit 4 punten: -Schrijftaal, geen spreektaal -Minderen met de situatieschetsen -What to says inkorten -Vraag en antwoord samenvatten. Schrijftaal, geen spreektaal: Op dit moment bevatten de notulen nog relatief veel spreektaal. De euh’s tussendoor en rare zinsconstructies die mensen soms maken als ze spreken worden eruit gehaald, maar veel spreektaal haalt de notulen ook wel. Punt 1 van dit plan is dan ook om niet langer spreektaal in de notulen te laten terugkomen en mensen niet meer letterlijk te citeren, maar zinnen op zichzelf al samen te vatten. Janneke: “Ik wil inhaken op het voorbeeld op de dia. Zorg dat de mening niet in de notulen komt, maar het argument. Dus ‘niemand leest de notulen meer want ze zijn te lang’ in plaats van ‘piet vindt ze te lang.’” What to says inkorten



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Op dit moment worden de presentaties die worden gegeven op de ALV door het bestuur aangeleverd als kant en klare lappen tekst. Dit is hoofdzakelijk spreektaal, en dit punt sluit dus een beetje aan bij het eerste punt. Als er van deze “what-to-says” vanaf nu schrijftaal wordt gemaakt en ze worden ingekort tot de kern van het verhaal, scheelt dit op de uiteindelijke notulen een flinke hoeveelheid tekst. Minderen met de situatieschetsen Op dit moment wordt het, elke keer dat er wordt gelachen of iets in dat trant, genotuleerd. Ook worden de notulen langer, als gevolg van het feit dat grapjes en opmerkingen die niet echt bijdragen aan de informatie, worden genotuleerd, om een impressie te geven van de algemene sfeer op de ALV. Als deze situatieschetsen en opmerkingen worden weggelaten, is dat een goede manier om de notulen korter te maken. Het is natuurlijk wel belangrijk dat deze dingen die weggelaten worden, niet ten koste gaan van de kwaliteit van de notulen. Iris: “Kunnen we niet Arjen tips geven op de mail? Ik denk dat je dit prima allemaal zelf kan en hoef er geen presentatie van. Ik vind de intentie goed en daar heb ik vertrouwen in.” Merel: “Heb je met dat online ledensysteem ook de statistieken van wie de samenvatting heeft geopend?” Arjen: “Dat kan helaas niet. Maar die dient een ander doel dan kortere notulen. Sabine komt er later op terug. Dan staak ik nu de presentatie, als er tips zijn mogen die naar mij worden gestuurd.” 12.

Beleidsevaluatie

Sabine: “Op basis van 3 beleidsplanevaluaties gedurende de afgelopen 6 maanden zullen wij nu onze halfjaarevaluatie van het beleidsplan presenteren. Onze 3 speerpunten van dit jaar zijn uitstraling, ontwikkeling en samenwerking, hier zal ik dan ook op toespitsen. Sabine: "Uitstraling: Veelzijdigheid: In ons beleidsplan schreven wij dat door de brede doelgroep van de MFAS het belang van veelzijdigheid erg groot is. Deze veelzijdigheid uitstralen is goed gelukt. Verder zijn we bezig met het opzetten van het EHBO-project, waarvan afgelopen weekend de pilot van start ging. Hiermee streven we naar meer onderwijsgerelateerde mogelijkheden via de MFAS en het is een extra faciliteit naar onze leden. Ook vond dit jaar de Buitenland Informatieavond plaats, die erg goed is ontvangen. Toegankelijkheid: Hierbij schreven wij een open beleid te willen gaan voeren, waarin het bestuur laagdrempelig benaderbaar zou zijn. Dit gaat goed, we merken dat onder andere door de nieuwe opstelling van de MFAS-kamer en onze houding eerstejaars studenten maar ook ouderejaars, die minder met de MFAS hebben, makkelijk op ons afstappen om vragen te stellen. Ook schreven wij de ALV’s actiever te willen promoten. Dit doen we door bij alle voorzittersoverleggen de voorzitters van commissies te stimuleren om naar de ALV te komen, door duidelijke promotie door middel van een ALV-poster en door het aansturen hierop door begeleidend bestuursleden van de commissies. De samenvattingen van de ALVnotulen worden hier ook een onderdeel van, zodat ALV's toegankelijker worden voor nieuwe leden. Professionaliteit: Bij dit punt uit het beleidsplan beschreven wij plannen zoals een professionele en discrete samenstelling van commissies, heldere communicatie tussen commissies en bestuur, representatieve opstelling van het bestuur en het kritisch kijken naar het functioneren van bestuur als groep en per individu. De commissies zijn op 1 commissie na allemaal voor december en discreet samengesteld. Verder gaat de communicatie tussen bestuur en de commissies ook goed. Ook hebben we een representatieve houding. Ook zijn wij begonnen met een duidelijker beeld van de MFAS te scheppen naar het AMC toe. De MFAS biedt verschillende afdelingen van het AMC het verspreiden van vacatures voor studenten actief aan. Dit heeft tot nu toe al een beter gevulde vacaturepagina en –nieuwsbrief opgeleverd. Tevens hebben we de MFAS-huisstijl ingevoerd voor officiële documenten ter professionalisering van de vereniging. Zichtbaarheid: Door middel van actieve en gestructureerde promotie hopen wij meer leden enthousiast te maken voor commissies, activiteiten en daarmee de MFAS. Dit gaat erg goed, veel activiteiten, zoals CuCo-activiteit naar het Amsterdam Light Festival en de Wintersport waren volledig uitverkocht. De promotie gaat ook goed. De posters hangen op uitzonderingen daargelaten 2 weken van tevoren op pilaren op Plein J. Daarnaast is onze ‘Vandaag bij MFAS’ Facebookpost goed ontvangen en daarmee verbeteren we onze zichtbaarheid. Ook hebben wij het plasmascherm wat aan het begin van het jaar kapot was, laten maken.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

MFAS-kamer: De MFAS-kamer trachten we schoon en opgeruimd te houden. Dit lukt tot nog toe erg goed. Ook presenteren we sinds kort alle commissies in de MFAS-kamer via posters." Pepijn: "Ik wil jullie erop wijzen dat jullie op een aantal punten met jullie andere opstelling van de MFASkamer mensen missen. Soms is het onduidelijk wie hokdienst heeft, waardoor volgens mij een extra drempel ontstaat. Stel misschien een hokcomputer in." Sabine: "Ontwikkeling: Evaluatie en overdracht: Bij dit beleidspunt bespraken we onder andere de evaluatie van commissies en hun activiteiten, het optimaliseren van commissiedummy’s en de optimale communicatie met voorgaande en komende besturen om continuïteit te bewerkstelligen. Dit doen we door alle activiteiten voor te bespreken en te evalueren op de bestuursvergaderingen. De commissiedummy’s worden overgedragen aan de Secretaris, omdat de Commissaris Activiteiten & Interne PR hier niet aan toe komt. In september zullen de commissiedummy's klaar zijn voor de nieuwe commissies. Tijdens de communicatie met voorgaande 5 besturen aan het begin van het jaar kregen wij ideeën uit hun bestuursjaar die wij konden oppakken. Tevens zijn we sinds het begin van het jaar al bezig met een overdrachtsbestand per functie, waarin we belangrijke of lastige punten noteren voor onze opvolgers, waar we gedurende het jaar te maken mee krijgen. Onderwijs: Door middel van optimaliseren van de JVT’s en de nabesprekingen beschrijven we hier hoe we het beleid ten aanzien van onderwijs willen gaan verbeteren. Het onderwijs is onder andere zichtbaarder gemaakt doordat we de studenten hebben gemaild en een poster hebben gemaakt voor de Onderwijsprijs. Om de JVT’s te optimaliseren zijn er trainingsavonden geweest om ze professioneler te maken. Oude nabesprekingsverslagen worden benut door ze in de Curiusgroepen op Facebook te plaatsen. Ook werkt onze Commissaris Onderwijs hard aan de onderwijsprijsmuur. Faciliteiten: Bij dit beleidspunt spraken wij over de uitbreiding van de functie Commissaris Faciliteiten. Robin organiseert nu samen met Jeffrey het EHBO-project in samenwerking met het Oranje Kruis. Zij werft onder andere de deelnemers, onderhoudt het contact met hen en zorgt voor de instructieboekjes. De Pilot is afgelopen weekend geweest en er zal doorgepakt worden op het plan om begin van dit jaar te starten met de eerste echte inschrijving voor eerste- en tweedejaars. Ook lukt het goed om de site te laten functioneren, zo staan alle foto’s er op tijd op en werkt de site naar behoren. Robin is bezig met een dummy voor de site te maken voor haar opvolger. Doelgerichtheid: In het kader van doelgerichtheid zijn we, zoals eerder besproken, bezig met de overdrachtsbestanden voor onze opvolgers. De voorzitter maakt ook van alle gesprekken die zij heeft gevoerd met o.a. O&S en de beveiliging verslagen, zodat dit voor volgende voorzitters makkelijk terug te vinden zal zijn. Ook maakt Lydia een bestand van belangrijke gebeurtenissen in en om de Epsteinbar. Ook wordt het beleidsplan frequent geëvalueerd. Dit is gedaan in december, februari en april." Tycho: "Is de onderwijsmuur een onderdeel van het nieuwe plein J?" Ellen: "In Isabelle's jaar zou hij op plein J komen, maar toen kwam hij niet. Een maand terug zei Albert Kok dat de verbouwing dit jaar in de begroting zou worden meegenomen. Toen heb ik gezegd dat dat eerder is gebeurd. We gaan nu een pilot starten met fotolijsten en naamplaatjes, zonder iets te verbouwen. Als het bevalt wordt het ingebouwd met de verbouwing en groter gemaakt. Nu komt het bij die niet-werkende computers." Nikki W.: "Toen de Commissaris Faciliteiten werd bedacht werd er vanuit de ALV geroepen dat er veel mogelijk was met de site. Is daarnaar gekeken?" Robin: "Ik ben nu op het niveau dat ik de site kan onderhouden en kan verder kijken wat mogelijk is. Ik realiseer me dat we halverwege zijn en dat het verloren kan gaan in de overdracht, maar ik wil in de zomer met Koos en Pepijn gaan kijken zodat de leerperiode die ik heb gehad kan worden gedaan in een overdrachtsperiode, zodat mijn opvolger verder kan kijken." Romein: "Ik vind dat jullie het goed doen en ik hoor dat jullie veel evalueren. Heeft dat bijgedragen aan wat jullie hebben gedaan?" Marleen: "Sabine heeft een grote tabel gemaakt met alles wat we wilden die we gebruiken bij evaluaties. Daarmee hebben we veel inzicht gekregen over wat we wilden." Sabine: "Samenwerking.



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59

Medische Informatiekunde: Bij dit punt spraken wij over streven naar een betere samenwerking met MIKpunt en meer toegankelijkheid van de MFAS voor de MI-studenten. Er zijn lokaalpraatjes gehouden bij MI. Tevens vragen wij per mail of MIKpunt de MFAS-activiteiten wil promoten, bijvoorbeeld via hun Facebookpagina. Wel zouden we nog vaker lokaalpraatjes kunnen houden bij MI en mogelijk gaan we daar nog posters ophangen. Ook nodigen we MI-studenten actief uit op Facebook voor evenementen van de MFAS. Er zijn verder acties ondernomen om de samenwerking te bevorderen, maar de wens naar samenwerking is niet altijd wederzijds. Samenwerking met ganggenoten: SR: De samenwerking met de SR gaat goed. De bacheloruitreiking voor niet-nominaal studerende studenten is bijvoorbeeld een gezamenlijk project. De klankbordgroep functioneert helaas niet naar behoren, omdat er verschillende ideeën over de invulling ervan zijn. Ook is er een vernieuwde overeenkomst met betrekking tot de begeleiding van JVT’s. IFMSA & MVM: Met hen zijn de jaaragenda’s uitgewisseld. Zusjes: Het Medisch Interfacultair Congres werd dit jaar op een datum georganiseerd waarop geen MFASactiviteit plaatsvond, wat een vooruitgang is ten opzichte van voorgaande jaren. Het interfacultair feest wordt dit jaar niet georganiseerd en we zijn nu aan het zoeken naar geschikte data voor volgend jaar. Uniformiteit: We streven naar het vormen van een gezamenlijke mening van het bestuur over belangrijke onderwerpen, zoals de Epsteinbar en de toekomstige verbouwing van Plein J. Ook informeren we elkaar zo effectief mogelijk door tijdens elke BV updates over elke functie en commissies te geven. Op deze manier zijn we allemaal op de hoogte van de belangrijkste punten binnen elkaars functie.” Gabriëla: "Het idee was om standaard een Interfacultair feest te organiseren voor de jaren zonder MEgala. Er waren ook wat bezwaren om het te organiseren in MEgala-jaren." Arjen: "Het afgelopen jaar hebben we geprobeerd een datum te prikken met 8 besturen tegelijk en een jaaragenda die al helemaal vol zat, dus dat werkte niet. Wat we nu doen is een datum prikken voor volgend jaar zodat we onze opvolgers die datum kunnen geven, dan kunnen zij ermee doen wat ze willen." Janneke: "Hoe zit het met de computers?" Sabine: "Arjen en ik hebben een gesprek gehad met de mensen die de computers gaan centraliseren. Ze waren serieus in dat gesprek, maar de uitkomst is dat bij J0 de minste prioriteit ligt om het nieuwe systeem te implementeren, dus we zijn als laatste. Ze nemen ons ideeën wel mee." Nikki L.: "Hoe kunnen jullie nu werken, een boodschappenlijst maken kostte me laatst 45 minuten." Arjen: "We zijn nu de computers aan het opschonen en defragmenteren, zodat de situatie weer werkbaar wordt." Marleen: "We hebben erover vergaderd of we zouden wachten op nieuwe computers of ze zelf zouden aanschaffen. Uiteindelijk vonden we het zonde om nieuwe te kopen als het AMC misschien in december met nieuwe komt." Gabriëla: "Ik heb vanuit de SR gehoord dat die centralisatie allemaal toekomstmuziek is, dus misschien kunnen jullie alvast 4 nieuwe computers komen." 13.

Halfjaarverslag Interne PR

Het filmpje dat Saskia heeft gemaakt over het afgelopen half jaar wordt vertoond. 14.

Waar zijn wij mee bezig

Sabine: “We zijn bezig met het opzetten van een eerste alumniborrel. Hiervoor zijn we in overleg met Arjen, begeleidend bestuurslid van de lustrumcommissie, om eventueel een samenwerking aan te gaan met hen.” Sabine: “Ook is onze secretaris bezig met het opschonen van de computers in de MFAS-kamer.” Sabine: “Het AMC heeft ons benaderd om de kasten op de gang weg te halen. Dit doen ze in het hele AMC, er mogen geen dingen meer worden opgeslagen in de kast. We hebben afgelopen week al 2 kasten naar de boekenservice verplaatst, voor de andere kasten zoeken we nog ruimte.”



1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

Sabine: "Verder zijn we bezig met het organiseren van de Dies." Sabine: "Ook zijn we bezig met de bestuurssollicitaties." Sabine: "We zijn bezig met het EHBO project." 15.

W.V.T.T.K.

Er is verder niks ter tafel gekomen. 16.

Rondvraag

Nikki L.: "In verband met de situatie van de bar wil ik vragen of er ooit een protocol is gemaakt voor wat er gebeurt met de barcommissie en de Commissaris Epsteinbar als de bar dicht gaat? Ook omdat er in het verleden wel eens mee is gedreigd." Sabine: "Daar hebben we niet naar gekeken, maar daar kunnen we naar kijken." 17.

Nieuwe datum ALV

Sabine: “De volgende ALV zal op 23 juni in K01-222 om 18:30 uur. De datum daarna is 1 oktober.” 18.

Sluiting

Sabine sluit de vergadering om 21:05.



Algemene Ledenvergadering

Recommend Documents