Algemene Ledenvergadering van Judo Ryu Mackaay dinsdag 27 maart 2012
1
Agenda
1. Opening
--------------------------------------- ---------------- 3
2. Mededelingen van het bestuur ------------------------------ 3 3. Verslag Algemene Ledenvergadering 2011
---------- 3
4. Jaarverslag 2011----------------------------------------------- 4 A. Algemeen Jaarverslag 2011 Judo Ryu Mackaay B. Jaarverslag 2011 Ledenadministratie C. Verslag wedstrijdsecretariaat 2011 D. Top Judo Utrecht 2011 E. Verslag Jeugdcommissie 2011 5. Verslag van de Kascommissie --------------------------------7 6. Verkiezing nieuw kascommissielid --------------------------7 7. Financieel verslag 2011 ---------------------------------------7 8. Begroting 2012 --------------------------------------------------7 9. Verkiezing bestuursleden --------------------------------------8 10. Lustrum 2013------------------------------------------------8 11. Rondvraag -------------------------------------------------------8 12. Sluiting -----------------------------------------------------------8 Bijlage 1. Balans 2011 ----------------------------------------------9 Bijlage 2. Financieel overzicht / begroting 2012--------------10
2
1. Opening 2. Mededelingen van het bestuur 3. Verslag Algemene Ledenvergadering Judo Ryu Mackaay 22 maart 2011 Aanwezig Leden Judo Ryu Mackaay: Joop Mackaay, Grietje Landsman (
[email protected]), Henny Stomphorst, Hugo Smeets (
[email protected]), Irma Avezaat(
[email protected]), Henk de Mari (
[email protected]), Fred Sijnhorst (
[email protected]), Jana Löwe (
[email protected]), Cyriel Kluiters (
[email protected]), Erik van Gameren (
[email protected]), Barbara Heebels (
[email protected]), Jan de Leeuw, Joke Maarschalkerweerd, Floris Kruijne, Marcel Kuik, Bas de Knegt, Stephanie Verhaar, Nico Janssen, Dave Aarts, Jeroen Doelman, Dimitra Argyroudis. Bestuursleden: Tom van Impelen (penningmeester), Huib Verhoeff (secretaris), Gert-Jan Doelman (algemene zaken en jeugdzaken), Cor Vermin (voorzitter), Anita Nieuwenhuis (administrateur), Sharmarke Mahamoud, aspirant bestuurslid. 1. Opening De voorzitter, Cor Vermin, heet de aanwezigen welkom. 2. Mededelingen Bestuur Cor Vermin dankt actieve leden voor hun inzet. Dus bloemen voor Irma, Grietje en Henk. Een bon voor Fred, Joke, Henny en Joop. 3. Verslag ALV 1 juni 2010 4A. Algemeen jaarverslag 2009. Punt 4D. Versla Top Judo Utrecht. Top Judo is er in 2 smaken: -12 en +12 jaar. Punt 10 Rondvraag. Marcel Houtzager wil geen trainer worden. 4A. Algemeen Jaarverslag 2010 Judo Ryu Mackaay Cor Vermin werd niet gekozen als penningmeester maar als voorzitter. De wachtlijst voor senioren blijft gehandhaafd. Instaptoernooien. In Lunetten kunnen 130 mensen meedoen, in Leidsche Rijn 200. In Leidsche Rijn is de zaalhuur hoger en je moet de bar huren. 4B. Jaarverslag 2010 ledenadministratie Het verloop is groot, ongeveer een derde van het ledenbestand. 4C. Verslag wedstrijdsecretariaat Er is een stijging van het aantal deelnemers aan de toernooien. 4D. Verslag Top Judo Utrecht Top Judo loopt goed. 5. Verslag Kascommissie De Kascommissie is nog niet bij elkaar gekomen. Er is dus geen verslag. Op korte termijn, dinsdag 19 april, mini ALV, om verslag alsnog goed te keuren.
3
6. Verkiezing nieuw kascommissielid Barbara Heebels is aftredend. Marcel Kuik volgt haar op. 7. Financieel Jaarverslag Toelichting penningmeester. 2 Het jaar 2010 is de min geëindigd door dubbele reservering voor het Lustrum en een reservering voor de mat. 8. Begroting 2010 Meer inkomsten uit contributieverhoging. Jana en Grietje krijgen per 1 april vrijwilligersvergoeding. Dat spaart kosten van het administratiekantoor uit. Het jeugdkamp wordt afgedekt door inkomsten uit subsidie en de grote clubactie, geen bus maar eigen vervoer. De overige bestuurskosten bestaan uit geschenken en representatie. Er is een positief resultaat van € 1.280,00. De begroting wordt goedgekeurd. 9. Verkiezing bestuursleden Het bestuurslid voor Algemene zaken, Gert Jan Doelman, wordt bij acclamatie opnieuw benoemd. Sharmarke Mahamoud blijft nog aspirant bestuurslid Rooster van aftreden bestuursleden Judo Ryu Mackaay Voorzitter: 2014 Algemene Zaken: 2014 Secretaris: 2012 Administrateur: 2013 Penningmeester: 2012 Jeugdzaken, sponsoring, trainersoverleg: 2014. 10. Rondvraag Eric pleit voor digitale nieuwsbrief. Akkoord. Joop vraagt om extra seniorenuur als er iets vrijkomt. Het bestuur kijkt hier na. Joop biedt zich aan als trainer. Nico vraagt aandacht voor het Groot Nederlands Studentenkampioenschap op zondag 29 mei. 6 tot 12 mensen voor achter de tafel gezocht. Werving via e-mail en de website. Dave meldt dat groep 3 op dinsdag (?) helemaal vol zit. Seniorenuitje. Henk en Joop organiseren het. Huib Verhoeff 16 mei 2011. 4. Jaarverslag 2011 4A Algemeen jaarverslag 2011 Judo Ryu Mackaay. (concept) Samenstelling Bestuur. In 2011 bestond het bestuur uit de volgende personen: Voorzitter: Penningmeester Ledenadministratie Secretaris: Algemene zaken / Jeugdzaken: Aspirant bestuurslid
Cor Vermin Tom van Impelen Anita Nieuwenhuis Huib Verhoeff. Gert Jan Doelman Sharmarke Mahamoud
4
Activiteiten bestuur In het verslagjaar werd door het bestuur 5 maal vergaderd bij bestuursleden thuis. Daarnaast waren bestuursleden ook aanwezig bij Topjudo, regionale judovergaderingen en overleg in Sporthal Lunetten met de Gemeente Utrecht. Rooster van aftreden bestuursleden Judo Ryu Mackaay Voorzitter: 2014 Algemene Zaken: 2014 Secretaris: 2012 Administrateur: 2013 Penningmeester: 2012 Jeugdzaken, sponsoring, trainersoverleg 2014. Zowel de penningmeester als de secretaris stellen zich herkiesbaar. Trainers & training Met de trainers is diverse keren overleg gevoerd. Over examens, seniorenstop, wedstrijdsecretariaat, administratie wedstrijdgeld en afstemming van allerlei zaken. Naast de reguliere zaken die in het bestuur aan de orde kwamen waren er een aantal meer opvallende zaken die hieronder gememoreerd worden. Nieuwe website De website is behoorlijk op orde. Dimitra Agryroudis is de nieuwe webmaster. Samen met Gert Jan doelman vormt zij de webredactie. Digitale nieuwsbrief Er verscheen ook voor het eerst in november een digitale nieuwsbrief. Het is de bedoeling dat de Nieuwsbrief regelmatig gaat verschijnen. Instaptoernooien De instaptoernooien zijn verhuisd naar Leidsche Rijn. Het loopt nu prima. Topjudo Website; http://www.topjudoutrecht.nl/ Topjudo is inmiddels perfect geregeld. Je blijft gewoon lid van de judovereniging als je meedoet met Topjudo. Na 4 keer meedoen, moet je lid worden van Topjudo, kosten 150 euro per jaar. Judopak vanaf 80 euro. Topjudo heeft een eigen wedstrijdsecretariaat. Henk de Mari is penningmeester. Vaste training is op de donderdagavond in Lunetten. Om de vrijdag is er Topjudo in Lunetten Onderscheiding Joop Mackaay Joop kreeg zijn onderscheiding op 20 november tijdens Utrecht judotoernooi. Alles verliep fantastisch. De burgemeester hield een goede speech. Daarna druk bezochte receptie en een gezellig diner. Er was ook veel aandacht in de pers. Huib Verhoeff, 19 februari 2012 4B. Jaarverslag 2011 ledenadministratie Per 1 januari 2011 had de vereniging 212 leden: 152 jeugdleden en 60 senioren. In de loop van 2011 hebben 50 jeugdleden opgezegd en 9 senioren. Er zijn in de loop van 2011 41 nieuwe jeugdleden verwelkomd en 4 senioren. Op het kata-uur trainen ook niet- leden die een strippenkaart kopen.
5
Er zit gedurende het hele jaar wat druk op het seniorenuur. Er zijn ook dit jaar maar mondjes maat mensen toegelaten en er zijn minstens 8 senioren (soms beginners, soms gevorderden) doorverwezen naar andere verenigingen. De vijf jeugdgroepen in Leidsche Rijn zijn heel aardig bezet. Er is nog beperkt plaats op de woensdag. De vrijdaggroepen in Lunetten zijn ook goed bezet. Het tweede jeugd uur op de dinsdag kan nog leden gebruiken. Er is geen wachtlijst voor jeugdleden meer. De jongerengroep (derde jeugduur op dinsdag) is behoorlijk vol. Er is in 2011 in deze groep meer instroom geweest dan in andere jaren. Het vermoeden is dat dit de danken is aan de aantrekkingskracht van Top Judo Utrecht. Anita Nieuwenhuis 4C. Verslag wedstrijdsecretariaat 2011 Ook in het verslagjaar 2011 hebben we deelgenomen aan diverse toernooien en kampioenschappen. September 2011 is Top Judo Utrecht gestart met het inschrijven van onze judoka’s die bij TJU staan ingeschreven voor diverse wedstrijden. Hierdoor is het aantal inschrijvingen door Mackaaij aanzienlijk gedaald. Wedstrijden: Aan de instaptoernooien, die wij zelf namens het district verzorgen, hebben gemiddeld 30 judoka’s deelgenomen. Een daling ten opzichte van voorgaand jaar. Het Utrechts Judo Toernooi had in 2011 458 deelnemers. Onze eigen club was met 19 judoka’s vertegenwoordigd. De toernooien van bevriende verenigingen uit Houten, Culemborg, Odijk, Wijk bij Duurstede en IJsselstein konden rekenen op een afvaardiging van onze club. Ook heeft een kleine groep (wedstrijd)judoka’s in de eerste helft van 2011 deelgenomen aan andere toernooien en districtswedstrijden. Organisatie: Onze vereniging is al jaren één van de instapdojo’s van het district Midden Nederland van de JBN. Dankzij een grote groep vrijwilligers weten we ieder instaptoernooi weer tot een gezellig en gestroomlijnd toernooi te maken. In 2011 hebben wij de toernooien gehouden op onze locaties Leidsche Rijn. Het Utrechts Judo Toernooi werd in 2011 voor de 33e keer gehouden in sporthal Lunetten. Vrijwilligers van Mackaay en van de Voltreffer hebben er weer voor gezorgd dat het een zeer geslaagd toernooi was. Na afloop van het toernooi zijn we met alle vrijwilligers aangeschoven aan het feestelijke diner ter ere van de Koninklijke onderscheiding van Joop. Henk de Mari, 28 januari 2012 4D. Top Judo Utrecht 2011 Van Top Judo Utrecht werd geen Jaarverslag 2011 ontvangen.
6
4E. Verslag jeugdcommissie 2011 In 2011 bestond de jeugdcommissie uit : Helma Lageman, Henk de Mari, Irma Avezaat, Lisette Kamphuis en Grietje Landsman. Joke Maarschalkerweerd heeft in 2011 haar medewerking aan de jeugdcommissie stopgezet. Dit omdat haar vrijwilligerswerk bij het gehandicaptenjudo zo veel tijd in beslag neemt dat dit niet meer te combineren viel. Wij bedanken haar voor vele jaren trouwe ‘dienst’. Voor haar in de plaats is Lisette Kamphuis toegetreden tot de jeugdcommissie. Lisette is oud-lid van onze club, dochter van Helma en moeder van een jeugdlid in Leidsche Rijn. De commissie heeft 3 keer vergaderd met de hele commissie en nog enkele keren in subgroepjes. Helaas is Helma vanwege ziekte dit jaar weer niet aanwezig geweest. We missen haar wel en hopen dat zij er volgend jaar weer bij zal zijn. Op de achtergrond verzorgt zij samen met Joke nog steeds trouw de Grote Clublotenactie Het jaar 2011 was ook weer een “traditioneel” activiteitenjaar met in maart de clubkampioenschappen. Van 21-23 mei het jeugdkamp, wederom in Austerlitz. In november de spelletjesmiddag, dit keer in onze locatie in Leidsche Rijn, wat zo goed beviel dat besloten is de spelletjesdag afwisselend in Lunetten en Leidsche Rijn te houden. Het zwemfestijn was ook in november en was net als altijd weer een leuke middag . Het uitje voor de oudste jeugd bestond dit jaar uit een middagje Glowgolf in Houten. Weer eens wat anders dan klimmen en werd dan ook zeer gewaardeerd. De organisatie in de hal in Houten liet nog wat te wensen over, maar we hopen volgend jaar op verbetering. Ook is er in oktober/november weer een hoop geld door de judoka’s verdiend met het verkopen van de loten van de Grote Clubactie. Vanwege het feit dat de kosten van het jeugdkamp 2009 en 2010 ruim boven de begroting uitkwamen, hebben we in 2011 besloten de judoka’s niet meer met bussen naar het kamp te vervoeren, maar door de ouders zelf. Dit is prima gegaan en vanwege de forse kostenbesparing gaan we dit in 2012 uiteraard weer doen. Ook gaan we nadenken over de maximum leeftijd van de judoka’s op kamp. We hebben namelijk geconstateerd dat het judokamp zoals wij dat organiseren niet geschikt is voor pubers die eigenlijk ‘niks willen’. Grietje Landsman 5. Verslag van de Kascommissie 6. Verkiezing nieuw kascommissielid Cyriel Kluiters is aftredend, Marcel Kuik gaat tweede jaar in. 7. Financieel verslag 2011 Toelichting De balans per 31 december 2011 (Bijlage 1) en het exploitatieoverzicht 2011 (Bijlage 2) zijn als bij dit verslag opgenomen. We sluiten 2011 af met een positief resultaat van €3515,57 Balans per 31 dec 2011. De reserveringen betreffen €600 voor het lustrum en €500 voor de judo. Exploitatieoverzicht 2011. Inkomsten. De inkomsten uit contributies waren hoger en de subsidies lager dan begroot. Verder waren er donaties(€650) i.v.m. het lintje voor Joop
7
Uitgaven. Omdat nu alle trainers als vrijwilliger werken hebben we dit jaar fors bespaard salariskosten. Het UJT had een klein verlies wat deels te wijten was aan een ruime inzet van vrijwilligers. Dit was gedaan i.v.m. de uitreiking van het lintje aan Joop . Het jeugdkamp viel goedkoper uit dan begroot. Dit jaar heeft de jeugdcommissie o.a. gekozen voor eigen vervoer i.p.v. bussen. De kosten i.v.m. de receptie en etentje na de uitreiking van het lintje aan Joop waren € 3026,00.
8. Financiële Begroting 2012 Zie Bijlage 2 Bij ongewijzigd beleid verwachten we ook volgend jaar een positief resultaat van € 3050,00. Tom van Impelen 9. Verkiezing bestuursleden 10. Lustrum 2013 Instellen Lustrumcommissie. 11. Rondvraag 12. Sluiting
8
Bijlage 1 Balans 2011
Vlottende activa Voorraden 400 Balansvoorraad Liquide middelen 1000 Kas 1101 Kapitaalrekening ING 1102 Bankrekening ING
Totaal van Vlottende activa Eigen vermogen Eigen vermogen v.d. onderneming 800 Eigen vermogen 860 Resultaat vorig boekjaar
Totaal van Eigen vermogen Kortlopende schulden Crediteuren 1610 Reserveringen 1630 Nog te betalen bedragen Te betalen posten 1940 Kruisposten
Totaal van Kortlopende schulden
winst
Debet
Credit
€ 1.250,00
€ 0,00
€ 1.250,00
€ 0,00
€ 1.377,52 € 10.000,00 € 2.173,76
€ 0,00 € 0,00 € 0,00
€ 13.551,28
€ 0,00
€ 14.801,28
€ 0,00
€ 0,00 € 382,53
€ 8.868,24 € 0,00
€ 382,53
€ 8.868,24
€ 382,53
€ 8.868,24
€ 0,00 € 0,00
€ 2.800,00 € 0,00
€ 0,00
€ 2.800,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 0,00
€ 2.800,00
€ 15.183,81
€ 11.668,24
€ 0,00
€ 3.515,57
€ 15.183,81
€ 15.183,81
9
Bijlage 2. Financieel Overzicht / Begroting 2012 Inkomsten Contributie Donaties Subsidies
Exploitatie
2011 Begroting
24.323,00 €
2012
2011 Begroting
€ 23.000,00
23.000,00 €
677,50 € 1.185,60 €
Grote clubactie / sponsoractie Rente Postbank Overige inkomsten
€ 26.186,10
€ 1.400,00
€ 24.400,00
1.200,00 €
€ 24.200,00
€ 1.613,35
€ 1.500,00
€ 1.500,00
€ 90,41
€ 100,00
€ 150,00
€ 507,60
€ 180,00
€ 500,00
€ 28.397,46
€ 26.180,00
€ 26.350,00
Uitgaven Trainers Vergoedingen
€ 6.631,52
€ 8.000,00
Loonadministratie
€ 687,82
€ 400,00
Opleidingen
€ 100,00
€ 500,00 € 7.419,34
€ 7.000,00 € 500,00 € 8.900,00
€ 7.500,00
Verenigingskosten Vergaderkosten
€ 56,60
€ 200,00
€ 100,00
Secretariaat
€ 305,58
€ 200,00
€ 400,00
Overige bestuurskosten
€ 696,67
€ 1.000,00 € 1.058,85
€ 700,00 € 1.400,00
€ 1.200,00
Trainingskosten Zaalhuur
€ 8.408,98
€ 8.000,00
€ 9.000,00
Mattenploeg
€ 1.047,00
€ 900,00
€ 1.100,00
€ 100,00
€ 100,00
Examens
€ 30,39
Overige trainingskosten
€ 9.486,37
€ 100,00
€ 10.200,00 € 9.100,00
Wedstrijdkosten Utrechts Judotoernooi
€ 161,23
€ 300,00
€ 300,00
Clubkampioenschappen
€ 668,16
€ 750,00
€ 800,00
Wedstrijdgeld
€ 67,50
€ 1.050,00
€ 100,00
€ 896,89
€ 1.200,00
Diverse activiteiten Jeugdkamp
€ 1.340,27
€ 2.750,00
€ 1.500,00
lustrum
€ 600,00
€ 600,00
€ 600,00
mat
€ 500,00
€ 500,00
€ 500,00
Overige activiteiten
€ 554,70
€ 600,00 € 2.994,44
Overige uitgaven
Resultaat
€ 600,00 € 4.450,00
€ 3.200,00
€ 24.881,89
€ 24.900,00
€ 23.300,00
€ 3.515,57
€ 1.280,00
€ 3.050,00
€ 3.026,00
10
